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If membership fees are required, a procedure for payment and determining fee rates should be stated. Si l'organisme exige une cotisation, il convient de préciser les modalités de paiement et la méthode d'établissement du barème des cotisations.
-9018930857095984839
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Il est également recommandé que le mandat soit de plus d'un an pour que l'organisme puisse profiter de l'expérience acquise par les membres du conseil. Also, it is suggested that directors hold office for more than one fiscal year so that the organization can benefit from the expertise gained.
972904664472715839
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Puisque l'assemblée générale annuelle a normalement lieu peu après la fin de l'exercice, l'organisme devrait choisir un exercice qui convienne à la plupart de ses membres. Since the annual general meeting of members usually occurs shortly after the close of the fiscal year, the organization should choose a fiscal year which is convenient to most of its members.
1944425346186205941
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As a matter of interest, the government's fiscal year end is March 31. Signalons en passant que l'année financière du gouvernement se termine le 31 mars.
6051142988793529677
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Les règlements doivent renfermer des clauses précisant les modalités d'organisation de l'assemblée générale et le mois où elle aura lieu. Since there must be one annual general meeting of members, a clause should be included setting out how, and during which month, this meeting will take place.
-1117570179217483548
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Les membres de l'organisme doivent recevoir la convocation à cette assemblée au moins 21 jours avant la date fixée. All members of the organization should be given at least 21 days' notice of a general meeting.
-8437934712210616729
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Another clause should deal with the procedures for calling special and directors' meetings and the number of people required to constitute a quorum. Une clause devrait décrire la marche à suivre pour convoquer les réunions ordinaires et extraordinaires du conseil; il convient aussi de préciser le nombre de membres du conseil requis pour le quorum.
9198121686332090141
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Les membres du conseil doivent recevoir une convocation aux réunions. All members of the board of directors must be given notice of directors' meetings.
-6395236406871396190
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23 Also, it should be determined whether proxies will be allowed. A proxy is a person appointed to vote for someone who is not present. Il faut aussi indiquer si le vote par procuration est autorisé, c'est-à-dire si une personne absente peut désigner quelqu'un pour voter à sa place.
-2332457949082022869
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À moins d'indication contraire, les membres du conseil peuvent modifier les règlements qui régissent l'administration de l'organisme. Unless the by-laws state otherwise, the directors may amend any by-laws that regulate the business of the organization.
4799368011221631959
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Les membres de l'organisme doivent ensuite approuver la modification par un vote d'au moins la majorité des voix (souvent, on précise qu'il faut les deux tiers des voix). The amendment must then be passed by at least a majority vote of the members (and often an organization will specify a two-thirds vote is necessary in its by-laws).
4662226451909983210
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Recording and keeping of minutes should be provided for. Les règlements doivent comporter des clauses au sujet de la rédaction et de la conservation des procès-verbaux.
7929816807096246907
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Ces procès-verbaux sont un registre des décisions prises lors des réunions. Minutes are records of decisions made at meetings.
-5729344456479138949
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Also, the financial records of the organization should be available for the membership to inspect. Les membres devraient aussi pouvoir consulter les registres financiers de l'organisme.
-8134128045988448657
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24 BY-LAWS CHECKLIST It is important that the board regularly review its by-laws to confirm that they are still current and relevant to the agency. 23 RÈGLEMENTS : AIDE-MÉMOIRE Il importe que le conseil passe régulièrement en revue les règlements afin de s'assurer qu'ils demeurent utiles et pertinents pour l'organisme.
-7723456069763125338
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Time should be taken each year to review the by-laws and procedures of the agency. Il faudrait, chaque année, prévoir une séance de révision des règlements et des procédures.
1600610051860085144
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Name of the organization Purpose of the organization (mission statement) Membership 1. Nom de l'organisme But de l'organisme (énoncé de mission) Membres Articles 1.
-3883005836575769444
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Admission (qui peut devenir membre) Catégories de membres (avec ou sans droit de vote, actif, honoraire, étudiant, etc.) Eligibility (who may be a member) Types of membership (voting, non-voting, active, honourary, student etc.)
2208874935782513761
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Modalités de démission et de réintégration Resignation and reinstatement procedures
3606600196136897897
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Terms of office (how long board members and officers serve) 3. Nominations and election procedure a) Nominating committee (method of selection, number of members, when they must present their recommendations) b) Elections (when held, how conducted, filling vacancies, removal, board rotation) 4. Durée du mandat (des membres du conseil et de la haute direction) Procédure de mise en candidature et d'élection a) b) Comité de mise en candidature (mode de sélection, nombre de membres, moment où le comité doit présenter ses recommandations) Élections (moment de la tenue des élections, procédure, modalités afin de pourvoir les postes vacants, radiation, rotation des membres du conseil)
701157599859031743
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Énumération des comités permanents et des comités spéciaux autorisés comme le conseil le juge bon. List standing committees and authorized ad hoc committees as deemed necessary by the board.
-4544666723429223892
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X. Parliamentary Authority (this does not have to be a part of the by-laws; if it is, it must be followed at all meetings) Dissolution (state what would happen if the organization should dissolve: how funds and other resources would be distributed and to whom; who has the power to make the decision to dissolve; notification of intention to dissolve). Autorité législative (il n'est pas nécessaire d'inclure cet article dans les règlements; s'il l'est, il faut le suivre à toutes les réunions) Dissolution (marche à suivre en cas de dissolution de l'organisme, façon de répartir les fonds et les autres ressources, à qui ils seront remis, à qui revient l'autorité de prendre la décision de dissoudre l'organisme, modalités pour informer les membres de l'intention de dissolution)
8256978570645923310
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27 GUIDELINES FOR BOARD MEMBERS AND OFFICERS THE COMMITMENT AND GENERAL DUTIES Board members are those individuals who have stepped forward to give their skills, interests and talents to an agency. 26 LIGNES DIRECTRICES POUR LA HAUTE DIRECTION ET LE CONSEILD'ADMINISTRATION ENGAGEMENT ET DEVOIRS GÉNÉRAUX Les membres du conseil d'administration ont volontairement mis leurs compétences, leurs talents et leurs intérêts au service de l'organisme.
1017587069807939985
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La clientèle et la communauté que dessert l'organisme exigent du conseil d'assumer un minimum de responsabilités par rapport à la direction de l'organisme. The clients and community served by an agency require the agency's board to maintain a minimum level of commitment to the governance of the agency.
1262489299134035254
UnbabelFrEn
Le succès de l'organisme se mesure à la qualité et à la quantité des services offerts. The success of the agency is measured in the quality and quantity of service that is delivered.
6552110840347914509
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A board member must ensure the financial stability of the organization by the raising of monies through fund-raising, personal gifts, government assistance or other funding organizations and by being a responsible manager of these funds. Les membres du conseil doivent assurer la stabilité financière de l'organisme en recueillant des fonds (par exemple, campagnes de financement, dons personnels, subventions gouvernementales et autres sources de fonds). Les membres doivent être responsables d'administrer judicieusement ces fonds.
2571381115888312172
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Each board member helps assure the financial integrity of the agency. Chaque membre aide à assurer l'intégrité financière de l'organisme.
5139974128915168614
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A board member provides resources to the agency through his or her talents, special skills and interests and by encouraging others to support the agency. Chaque membre du conseil apporte sa contribution en mettant ses talents, ses intérêts et ses compétences particulières au service de l'organisme ainsi qu'en encourageant d'autres personnes à appuyer l'organisme.
5525423479418039376
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Enfin, les membres du conseil devraient accepter de consacrer du temps et de l'énergie à l'organisme. Finally, a board member should be willing to commit time and energy to the agency.
-6388396174890541572
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Pour assurer la participation complète et intelligente aux réunions du conseil et des comités, chaque membre doit se préparer à l'avance. Preparation time is required so each member can participate fully and intelligently in board and committee meetings.
-1331526398389240836
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Attend all board meetings - this participation emphasizes policy making, monitoring operations via the executive director or General Manager, and monitoring actual progress compared to a one-year operational plan. Assister à toutes les réunions du conseil - ceci permet d'élaborer des politiques, de surveiller les activités, par l'intermédiaire du directeur ou de la directrice, et de voir des progrès accomplis par rapport au plan d'action de l'année.
4007967726501334229
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Afin de participer de leur mieux à l'administration de l'organisme, les membres du conseil devraient : In order to participate to the best of their abilities, board members should:
-3952627852776425535
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Représenter l'organisme aux activités organisées dans la communauté ainsi que faire connaître ses buts et ses programmes. Represent the agency at community events and promote the understanding of its purpose and programs.
3626768008880706119
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Be informed about the needs and trends within the agency membership and the community. Connaître les besoins et les tendances à l'intérieur de l'organisme et de la communauté.
-8795726922889270615
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Chaque année, il faut revoir tous les mandats et les mettre à jour pour en assurer la pertinence. They should be reviewed annually and updated to ensure continued relevance.
-8361712625734968379
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Terms of reference aid in the recruitment of members by analyzing task requirements, making it is easy to identify needed skills. Il peut aider à recruter des membres, car il fournit une analyse des tâches à accomplir, ce qui permet de déterminer facilement les compétences nécessaires.
8655691319175327526
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Créer une atmosphère positive durant les réunions afin de permettre à tous les membres du conseil de travailler en harmonie et de participer à la prise de décisions. Creating a positive atmosphere at meetings which allows the board of directors to work harmoniously and decisively together so all members participate.
-5392059572696028366
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Delegating to other officers or committees the arrangements for the meeting place and necessary details, and monitoring this process to ensure these tasks are done satisfactorily. Déléguer à des comités ou à d'autres membres de la haute direction les décisions quant au lieu des réunions et aux autres détails nécessaires.
-256532168979635696
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Casting the deciding vote in the case of a tie (depending on guidelines in the constitution). Exprimer le vote prépondérant en cas d'égalité des voix (selon les directives prévues dans l'acte constitutif).
7182491479632989714
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Diriger les réunions en assumant les tâches suivantes : a) b) c) d) donner la parole à une seule personne à la fois; coordonner la discussion et s'assurer que les membres du conseil ne s'éloignent pas du sujet; donner ou résumer des faits ou des détails, au besoin; lire clairement chaque motion avant le vote, annoncer le résultat du vote et surveiller la procédure de vote, par exemple la désignation de directeurs ou directrices de scrutin, au besoin. Managing or conducting meetings by: a) b) c) d) assigning the floor to one speaker at a time; co-ordinating discussion and assuring that the discussion stays on the topic under consideration; providing and/or summarizing facts and details as necessary; and stating clearly every motion before the vote is taken, announcing the results of the vote and overseeing the actual voting procedures, such as appointing scrutineers, if required.
6470032700802614741
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Ensuring that the most qualified and effective individuals are appointed to the key committees which do the work of the agency. Veiller à ce que les personnes les plus compétentes et les plus efficaces soient nommées aux comités importants qui font le travail de l'organisme.
-6816991376055837773
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Rencontrer le comité exécutif entre les réunions mensuelles du conseil afin de prendre toutes les décisions administratives nécessaires, selon les directives du conseil. Meeting with the executive committee between monthly board meetings to make any necessary administrative decisions, within the policy guidelines of the board.
8925526334482886359
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· Open meetings on time and proceed in a business-like manner and adjourn meetings on time. o Commencez les réunions à l'heure prévue et dirigez les débats de manière professionnelle. Levez la séance à l'heure fixée.
8645290912629871887
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Faites approuver l'ordre du jour par le conseil au début de la réunion. Have the board approve the agenda at the beginning of the meeting.
-6966362004197625255
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· Arrive for the meeting early to check on seating and equipment, and to review items of business with officers. Arrivez avant la réunion pour vérifier le matériel et la disposition de la pièce, et pour revoir l'ordre du jour avec les autres membres de la haute direction.
6889993807003407178
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· Be familiar with the rules of parliamentary procedure and any variations of those that appear in the organization by-laws. Familiarisez-vous avec les règles de procédure et toutes les variantes de ces règles qui figurent dans les règlements de votre organisme.
-5231846224043597738
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· Conduct the meeting with tact, firmness and fairness. Dirigez les réunions avec tact, fermeté et équité.
719932480382447123
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Il n'est pas conseillé de chuchoter avec les autres membres de la haute direction pendant que vous présidez. It is not good practice to hold whispered conferences with other officers while in the chair.
6030978056684653453
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Participer, quand il convient, à la discussion et au vote. Participating when appropriate in discussion and voting.
6677710009380240520
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Larger boards may have paid staff who record meeting minutes and do the "legwork" for the organization. Les grands conseils ont parfois du personnel rémunéré qui prend les notes durant les réunions, rédige le procès-verbal et fait le travail pratique de l'organisme.
7904003016969366627
UnbabelFrEn
Présenter régulièrement un état financier lors des réunions mensuelles du conseil et du comité exécutif. Submitting regular financial statements at monthly meetings of the board of directors and executive committee.
-6975679718400168107
UnbabelFrEn
Overseeing the development of the agency's budget and its presentation to the board for consideration and approval. Superviser l'élaboration du budget de l'organisme et sa présentation au conseil aux fins d'étude et d'approbation.
1016799831661758708
UnbabelFrEn
Veiller à ce que les fournisseurs de fonds, les membres de l'organisme, les gouvernements et les organismes gouvernementaux reçoivent en temps opportun des rapports financiers exacts. 9. Ensuring that funding sources, members, governments and their agencies receive timely and accurate financial reports.
-3316577688324158010
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Toutefois, le trésorier ou la trésorière devrait avoir les compétences nécessaires pour s'acquitter des tâches énumérées auparavant. However, the treasurer should still have a financial background equal to the responsibilities listed above.
911783371875065087
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Le trésorier ou la trésorière rend des comptes au conseil pour que celui-ci puisse assurer l'intégrité financière de l'organisme. The treasurer is responsible to report to the board, so the board can ensure the financial integrity of the agency.
3820710793488786476
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One of the major roles of the treasurer will be to oversee the independent audit of the agency's accounts. Un des principaux rôles du trésorier ou de la trésorière est de superviser la vérification indépendante des livres comptables de l'organisme.
8303982681998487351
UnbabelFrEn
(Les descriptions de tâches pour des postes précis comme la présidence ou la vice-présidence renferment d'autres responsabilités.) (Job descriptions for specific board positions such as president or vice-president, define additional responsibilities.)
-6183358402599214904
UnbabelFrEn
M'informer au sujet de l'organisme, de son historique, de ses objectifs, de sa clientèle, de son personnel, ainsi que de sa situation, de ses problèmes et de ses besoins actuels. Knowledge and Preparation Educate myself on the agency, its history, goals, clients, staff, current situations, problems and needs.
-5640256241567646043
UnbabelFrEn
Keep abreast of national, provincial and local trends that affect the agency and its clients. Me tenir au courant des tendances à l'échelle nationale, provinciale et locale qui ont des répercussions sur l'organisme et sur sa clientèle.
5757287788306202865
UnbabelFrEn
M'informer au sujet du rôle et des responsabilités de l'ensemble du conseil et des membres individuels. Educate myself on the role and responsibility of the board as a whole, as well as individual board members.
-5737877746773257469
UnbabelFrEn
Be an enthusiastic and knowledgeable voice for the agency. Parler au nom de l'organisme avec enthousiasme et en connaissance de cause.
4057751846581704286
UnbabelFrEn
Time Commitment Attend board orientation and training. Engagement de temps Assister aux séances d'orientation et de formation du conseil.
-3505882231217139922
UnbabelFrEn
Assister aux réunions du conseil et des comités ainsi qu'aux assemblées générales des membres. Attend board meetings, committee meetings and general membership meetings.
-4426102479575730313
UnbabelFrEn
Do assigned work between meetings, including preparing for meetings by reading reports and background material. Faire le travail requis entre les réunions, notamment me préparer aux réunions en lisant les rapports et la documentation.
2687749162054354055
UnbabelFrEn
Contraintes Appuyer les décisions prises par le conseil (même si j'ai voté contre) ou remettre ma démission, si je ne puis le faire. Constraints Support board decisions once they are made, (even if I voted against the decision) or resign if I cannot.
7931426799631682124
UnbabelFrEn
Comprendre la différence entre le rôle du conseil et celui du personnel; ne pas tenter de faire le travail du personnel et ne pas le laisser faire le mien. Understand the difference between the roles of the board and the staff; don't attempt to do a staff's job, or let them do mine.
3268270776972641198
UnbabelFrEn
Adapté du document Gaining Momentum For Board Action d'Arty Trost et de Judy Rauner Gaining Momentum For Board Action Arty Trost/Judy Rauner
-4056609599142219837
UnbabelFrEn
36 LES COMITÉS Dans le premier chapitre, Le rôle des conseils, nous avons exposé les principales fonctions de gestion et d'administration des conseils. 37 COMMITTEES In the first section, "The Role of the Board," the key governance and management functions of the board of directors were discussed.
-3513264628653939982
UnbabelFrEn
Therefore, it is important that their purpose and responsibilities be clearly defined. Par conséquent, il importe de définir clairement leur but et leurs responsabilités.
2088577253761321353
UnbabelFrEn
Le comité peut jouer un rôle consultatif; il compte alors sur les connaissances et l'expérience d'un groupe de personnes très qualifiées pour présenter au conseil des recommandations sur des sujets particuliers. The committee may have an advisory role, drawing on the skills and wisdom of a highly qualified group to recommend actions to the board regarding particular items.
194340978152836087
UnbabelFrEn
An exploratory committee would be made up of a group of individuals who have the skills to examine an issue, carry out research regarding that issue, and present their findings to the board. Un comité d'étude se compose de personnes qui possèdent les compétences utiles pour examiner une question, faire de la recherche sur cette question et remettre des conclusions au conseil.
6275067783156777045
UnbabelFrEn
Il revient au conseil d'indiquer clairement la portée de l'autorité dont est investi le comité. It is the board's responsibility to clearly state the scope of authority the committee is delegated.
4334332583419852621
UnbabelFrEn
Non-profit organizations are sometimes reluctant to create and empower committees because of a fear of losing power. Les organismes sans but lucratif hésitent parfois à constituer des comités et à leur confier un mandat par peur de perdre leur pouvoir.
-6812668294858872447
UnbabelFrEn
It is important to understand that a committee only has the power to make recommendations. Il importe donc de savoir qu'un comité a seulement le pouvoir de faire des recommandations.
-8879648622656757279
UnbabelFrEn
C'est au conseil qu'il incombe d'approuver et de déterminer les mesures à prendre. It is the board which approves and directs actions to be taken.
-1425795048884132762
UnbabelFrEn
Their terms of reference may also be defined in the by-laws. Leurs pouvoirs peuvent aussi être définis dans les règlements.
5699965197852364734
UnbabelFrEn
Standing committees are expected to meet and report to the board regularly. Leurs membres doivent régulièrement se réunir et rendre compte de leurs activités au conseil.
87587517967553665
UnbabelFrEn
38 Examples of standing committees include finance and budget, human resources, audit, executive program and evaluation, nominating, facilities, public relations and policy and procedures. Les autres comités permanents peuvent s'occuper notamment des finances et du budget, de la vérification comptable, des installations, des ressources humaines, de l'évaluation des programmes, des mises en candidature, des politiques et de la procédure, et des relations publiques.
-661787838660972062
UnbabelFrEn
Each board must decide which standing committees are appropriate for its structure. Chaque conseil doit décider quels comités permanents sont adaptés à sa structure.
-4914175644184511456
UnbabelFrEn
Même si l'on peut avoir recours à une personne de l'extérieur du conseil pour ses compétences particulières, la majorité des membres devraient faire partie du conseil. Although it may be possible to select someone outside the board who has special expertise, the majority of members should be from the board of directors.
1490924029549677672
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Habituellement, une personne qui fait partie du conseil siège aux autres comités permanents ou spéciaux ainsi qu'aux groupes de travail pour assurer la liaison avec le conseil. Other standing committees, special committees and task forces are typically linked to the board by one board member acting as a liaison.
-1310479636314276717
UnbabelFrEn
The option always exists to form a committee without any board member participation. Il est toujours possible de constituer un comité où ne siège aucun membre du conseil.
3390753342369179075
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Since standing committees are included in the organization by-laws, they must exist unless the membership amends the by-laws. Puisque les comités permanents sont prévus dans les règlements de l'organisme, ils doivent être mis sur pied, sauf si les membres modifient les règlements.
8987296778651363843
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2) Les «comités spéciaux» sont souvent appelés «comités directeurs» ou «groupes de travail». 2) Ad Hoc Committees are often referred to as "special committees," "steering committees" or "task forces."
-3249209671298932464
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These committees are usually created to perform a task or function. Ils sont habituellement créés pour accomplir une tâche ou fonction particulière.
-7519621008877697697
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A well-developed committee structure is often the key to organizational effectiveness. L'efficacité d'un organisme dépend souvent d'une structure de comités bien établie.
-1352877368379848129
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When individuals pool their knowledge and discuss different viewpoints, better ideas often emerge. Lorsque plusieurs personnes mettent en commun des connaissances et des opinions différentes, il en ressort souvent de meilleures idées.
-142995476481163559
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Parce que les comités font participer un plus grand nombre de personnes au processus, leurs recommandations peuvent obtenir plus facilement l'approbation du conseil et être mises en oeuvre plus rapidement. Committees involve more people in the process which can speed up board acceptance and implementation of a committee's recommendations.
1781771138171969393
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MISE SUR PIED DE COMITÉS PAR LE CONSEIL Lorsque vous mettez sur pied un comité dont le but n'est pas strictement confidentiel, choisissez d'autres personnes outre des membres du conseil. DEVELOPING BOARD COMMITTEES When developing a board committee whose purpose is not of a strictly confidential nature, choose other people in addition to board members.
9157818232740110240
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It is critical that each committee have individuals who have skills and knowledge relevant to the work of the committee. Chaque comité doit absolument compter des personnes qui ont les compétences et les connaissances nécessaires pour effectuer le travail.
-7629971758343879575
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· have interest in the activity of the committee; are committed to furthering the purpose of the agency; represent different segments of the agency; will work well together and are able to manage conflict; will provide good leadership; and will communicate between board and committee. o s'intéressent aux activités du comité; s'engagent à poursuivre les objectifs de l'organisme; représentent les diverses composantes de l'organisme; travailleront bien ensemble et pourront gérer leurs conflits; sauront faire preuve de leadership; maintiendront une liaison entre le comité et le conseil.
-4662900636703138206
UnbabelFrEn
Comprenons-nous l'autorité qui nous revient et les limites de cette autorité? Do we understand our authority and the limitations of these powers?
4110317089852518382
UnbabelFrEn
What is the scope of our work? 2. Quelle est l'ampleur de notre mandat? 2.
-1434734669826527497
UnbabelFrEn
Do we understand the time frames to carry out tasks and directives and to submit reports? Comprenons-nous les délais qui nous sont accordés pour accomplir nos tâches, respecter les directives et présenter nos rapports?
1674891253575318451
UnbabelFrEn
What resources are available to us? (budget, staff support, spending authority). These questions should all be answered in carefully developed terms of reference for committees. Quelles ressources sont à notre disposition? (budget, soutien du personnel, autorisation de dépenser) Le document qui précise le mandat des comités devrait fournir les réponses à toutes ces questions.
-2049492490628056813
UnbabelFrEn
TERMS OF REFERENCE FOR COMMITTEES A committee is a work unit of the board and the board must develop clear and concise terms of reference that assign responsibilities to the committee. MANDAT DES COMITÉS Les comités sont des groupes de travail du conseil. Voilà pourquoi le conseil doit rédiger un mandat clair et concis qui définit les responsabilités de chaque comité.
-1073955356028979601
UnbabelFrEn
Lorsque les membres d'un comité connaissent les attentes à leur égard, ils ont probablement plus de chances d'apprécier leurs tâches et de donner un meilleur rendement. When committee members know what they are expected to do, they are more likely to enjoy the task and reach a high level of productivity.
-418189361603862880
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Purpose: What is the general description of the area in which the committee works and what does it do? Nom du comité But du comité Composition Quel est le domaine particulier dont s'occupe le comité (description générale)?
9198586671714029018
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Is representation from interest groups needed? Une représentation des groupes d'intérêt est-elle nécessaire?
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POUR UN USAGE EFFICACE DES COMITÉS Les lignes directrices ci-dessous sont adaptées du document Improving Boardmanship Skills, Project Manage, 1984. USING COMMITTEES EFFECTIVELY The following guidelines for effective committees were adapted from Improving Boardmanship Skills, Project Manage 1984.
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