Datasets:
minhquy1624
/
CPT_data5

Dataset card Data Studio Files Community
2
text
stringlengths
1
101k
C- TRA CỨU, TÌM KIẾM CHỨNG TỪ: Để tra cứu, tìm kiếm chứng từ: Sử dụng nút "Tra cứu" ở thanh công cụ, hoặc dùng nút lệnh "Tìm đến" trong khi nhập chứng từ (tác dụng như nhau).
Người sử dụng có thể dễ dàng tra cứu các chứng từ đã nhập bằng cách nhập một hay một số ô điều kiện trong cửa sổ tra cứu này.
Việc tra cứu không gây ảnh hưởng đến số liệu, chứng từ đã nhập.
D- IN SỔ KẾ TOÁN.
Để in sổ kế toán sử dụng nút "In sổ KT" ở thanh công cụ.
Cửa sổ đặt lệnh in như hình dưới: Khi sổ cần in xuất hiện trên màn hình : Các sổ bắt buộc in: Điều kiện in 1.
Sổ quỹ tiền mặt đồng Việt Nam: In theo tháng.
2.
Sổ tiền gửi đồng Việt Nam (nếu có): In theo tháng, chi tiết cho từng TK tiền gửi 3.
Sổ thu, chi tài chính công đoàn cơ sở: CĐCS In theo kỳ quyết toán.
4.
Sổ tạm ứng, cho vay, đầu tư tài chính (nếu có) In theo kỳ quyết toán, chi tiết từng đối tượng.
5.
Sổ theo dõi phải trả, tạm giữ (nếu có) In theo kỳ quyết toán, chi tiết từng đối tượng.
6.
Các sổ khác không bắt buộc: In tùy theo yêu cầu quản lý của đơn vị, và Công đoàn cấp trên trực tiếp.
E-LẬP BÁO CÁO GỬI CẤP TRÊN.
I- Cách lập báo cáo của Công đoàn cơ sở: Công đoàn cơ sở cần lập các báo cáo sau gửi công đoàn cấp trên: + B07-Báo cáo quyết toán thu chi tài chính công đoàn.
+ B14 -Báo cáo dự toán thu, chi tài chính công đoàn.
Để lập các báo cáo sử dụng nút lệnh: "T.Hợp BC".
1.
Lập báo cáo B07- Báo cáo quyết toán thu chi tài chính công đoàn: Thao tác: Tại cửa sổ chính chương trình chọn nút "T.Hợp BC" => bấm nút "Nhập mới" => Chọn tên BC B07-Báo cáo..., kỳ báo cáo => bấm nút "Dữ liệu KT" để phần mềm tự trích dữ liệu kế toán đưa vào báo cáo => kiểm tra, nhập sửa các số liệu cơ bản (số lao động, đoàn viên, quỹ lương...) và số liệu các mục thu, chi => bấm nút "Ghi đĩa" (Hình dưới).
2.
Lập báo cáo B14-Báo cáo dự toán thu, chi tài chính công đoàn: Thực hiện tương tự như lập báo cáo B07 ở phần trên.
II- Cách lập báo cáo của CĐCS có cơ sở thành viên và Công đoàn cấp trên cơ sở Quy trình tổng hợp báo cáo quyết toán như sau: Lập ra báo cáo quyết toán thu chi của đơn vị sử dụng phần mềm => nhập các báo cáo quyết toán của các CĐCS cấp dưới => Bấm nút "Chuyển chế độ" để chuyển sang chế độ "Tổng hợp BC gửi cấp trên" => Lập Sổ tổng hợp quyết toán và lập báo cáo Tổng hợp quyết toán gửi cấp trên.
1/ Lập báo cáo thu, chi tài chính công đoàn của đơn vị sử dụng phần mềm: a/ Nếu đơn vị sử dụng phần mềm là công đoàn cơ sở có cơ sở thành viên, cần lập báo cáo quyết toán thu chi tài chính công đoàn dành cho công đoàn cơ sở có thành viên mẫu B07b.
Thao tác như lập B07-Báo cáo quyết toán thu, chi tài chính công đoàn.
b/ Nếu đơn vị sử dụng phần mềm là công đoàn trên cơ sở, lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn mẫu B08.
Thao tác: Tại cửa sổ chính chương trình chọn nút "T.Hợp BC" => bấm nút "Nhập mới" => Chọn tên BC: B08-Báo cáo tổng hợp quyết toán thu chi tài chính công đoàn, kỳ báo cáo => bấm nút "Dữ liệu KT" => bấm nút "Ghi đĩa" (các hình dưới).
Chú ý khi lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi B08 tại đơn vị sử dụng phần mềm: + Số liệu của đơn vị phải nhập ở cột "Số quyết toán CĐ cấp trên cơ sở", phần mềm sẽ tự động cộng sang cột "Tổng hợp quyết toán trong kỳ".
+ Kiểm tra số dư đầu kỳ khớp với cuối kỳ trước.
+ Đối chiếu số thu của cấp dưới (mục 44) + Đối chiếu số cấp trên cấp.
+ Đối chiếu số cấp cho cấp dưới (mục 43).
2/ Nhập các báo cáo của công đoàn cấp dưới (CĐCS thành viên hoặc CĐCS cấp dưới) Ở chế độ "nhập BC của cấp dưới" (màu tím), nhập báo cáo của từng đơn vị cấp dưới (hình dưới): Lưu ý khi nhập báo cáo quyết toán của công đoàn cấp dưới: - Phải nhập đầy đủ báo cáo của tất cả các đơn vị công đoàn cấp dưới trực tiếp quản lý (kể các các đơn vị không có báo cáo quyết toán).
- Phải kiểm tra ngay khi nhập các chỉ tiêu: + Số nhập vào chương trình là số duyệt cho cấp dưới.
+ Số dư đầu kỳ: Khớp đúng với số dư cuối kỳ trước.
+ Số nộp cấp trên trực tiếp và số cấp trên cấp khớp với số từ phần kế toán tự động chuyển sang.
+ Tính cân đối của số liệu báo cáo: Cộng thu, cộng chi, dư cuối kỳ.
- Báo cáo của đơn vị chưa có báo cáo quyết toán (mới chỉ nhập được một vài số liệu như số dư, số nộp, số cấp…), cần bấm chọn để xác định đơn vị này chưa có BC quyết toán.
3/ Tổng hợp BC gửi cấp trên: Sau khi lập xong Báo cáo thu, chi của cơ quan cấp trên và nhập các báo cáo của CĐCS, cơ sở thành viên xong (Chế độ nhập BC của cấp dưới), bấm nút "Chuyển chế độ" sang chế độ "Tổng hợp BC gửi cấp trên" (màu vàng) để lập báo cáo và sổ tổng hợp quyết toán gửi cấp trên như sau: a/ CĐCS có cơ sở thành viên: Cần lập B25-Báo cáo tổng hợp quyết toán thu-chi TCCĐ cơ sở thành viên, S84-Sổ tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn gửi cấp trên (thao tác như hình trên).
Ngoài ra, công đoàn cơ sở có thành viên có thể lập thêm báo cáo B27- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu chi CĐCS có thành viên.
b/ Cơ quan LĐLĐ quận, huyện, tương đương, CĐ TCTy: Cần lập B08- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn và S84-Sổ tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn gửi cấp trên (thao tác như hình trên).
Một số lưu ý khi sử dụng chức năng lập báo cáo tài chính: + Sau khi đã lập xong báo cáo quyết toán, nếu người dùng lại sửa, xoá, thêm mới chứng từ thuộc kỳ báo cáo của báo cáo quyết toán đã lập thì những thay đổi này không được tự động cập nhật vào báo cáo đã lập.
Người dùng phải mở phần tổng hợp báo cáo, chọn báo cáo cần cập nhật, bấm nút "Sửa" và nút "Dữ liệu KT" để phần mềm cập nhật lại sự thay đổi của chứng từ, đưa vào báo cáo.
+ Khi phát hiện sai sót, quay trở lại sửa các báo cáo của cấp dưới ở phần đầu vào "Nhập báo cáo của cấp dưới" thì các báo cáo đã lập ở phần đầu ra "Tổng hợp báo cáo" sẽ không tự động cập nhật số liệu đã sửa ở các báo cáo đầu vào.
Để cập nhật số liệu cho các báo cáo phần đầu ra, cần chuyển sang phần "Tổng hợp báo cáo", chọn báo cáo cần cập nhật, bấm nút "sửa" rồi bấm nút "T.hợp BC" để phần mềm cập nhật lại số liệu đã thay đổi ở các báo cáo đầu vào.
+ Quy trình lập báo cáo dự toán, báo cáo tổng hợp dự toán cũng thực hiện tương tự như quy trình lập báo cáo quyết toán, báo cáo tổng hợp quyết toán.
III- Gửi báo cáo qua email: Người sử dụng muốn gửi báo cáo cho Công đoàn cấp trên qua email, thao tác như sau: Bấm nút lệnh "T.hợp BC" để mở chức năng tổng hợp báo cáo => bấm nút "Chuyển chế độ" để chọn báo cáo cần gửi ở đầu vào hay đầu ra => chọn báo cáo cần gửi => bấm nút "Gửi file BC" => máy thông báo "Đã chuyển xong … cần coppy file này gửi cấp trên".
Người sử dụng gắn kèm file theo thông báo này vào email gửi Công đoàn cấp trên (Hình dưới): F- NHẬP TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, DỤNG CỤ LÂU BỀN (nếu có): Để nhập tài sản, theo dõi quá trình từng tài sản cố định, dụng cụ lâu bền sử dụng nút lệnh "Tài Sản".
Căn cứ để nhập là số liệu kiểm kê thực tế hoặc sổ tài sản kỳ trước.
1/ Nhập tài sản đầu kỳ và tăng trong kỳ: Mỗi tài sản nhập vào 1 thẻ tài sản.
Cách nhập thẻ tài sản như hình dưới: Lưu ý chọn mã loại tài sản: TSCĐ chọn mã loại từ 1 đến 6 (trong đó loại 6 là đất, TS vô hình), Dụng cụ lâu bền chọn mã loại 7.
2/ Tính hao mòn TSCĐ: Vào thực đơn Tài sản cố định => chọn "Tính hao mòn tài sản cố định => Bấm nút "Nhập mới" => Bấm nút "Ghi đĩa" => Bấm In nếu cần .
3/ Nhập Tài sản giảm trong năm: 4/ In sổ tài sản: Người sử dụng in sổ tài sản bằng nút "In sổ KT".
Ghi chú: Tùy khả năng người sử dụng chương trình, yêu cầu quản lý tài sản của CĐ cấp trên mà có thể sử dụng hoặc không sử dụng phần theo dõi tài sản này.
G- QUẢN LÝ CÁC THƯ MỤC VÀ FILE CỦA CHƯƠNG TRÌNH, SAO LƯU, KHÔI PHỤC DỮ LIỆU, CHUYỂN DỮ LIỆU QUA EMAIL.
I- Quản lý các thư mục và File của chương trình: Thư mục chứa chương trình: Nếu người dùng cài đặt phần mềm đúng như hướng dẫn, file chương trình và dữ liệu đều nằm trong thư mục D:\KetoanCDcoso2014.
Trong thư mục này có chứa các thư mục con: Data, Luudulieu, Report và file chương trình "Ketoancongdoan.exe" (hình dưới).
1.
Thư mục "Data": chứa toàn bộ dữ liệu đã nhập, bao gồm các file: - File HT20xx.MDB: chứa các thông tin đã nhập: Thủ trưởng đơn vị, kế toán, Danh sách đơn vị phòng ban, Danh sách đối tương, Danh sách ngân hàng kho bạc …; Mỗi năm chương trình tạo ra 1 file riêng.
- File TCCD20xx.MDB: chứa các chứng từ đã nhập (Thu TM, chi TM, Thu TGNH kho bạc, Chi TGNH, kho bạc); Mỗi năm chương trình tạo ra 1 file riêng.
- File VTTS.MDB: Chứa các thẻ tài sản, dụng cụ lâu bền đã nhập trong nút Tài sản; File này dùng chung cho tất cả các năm.
- Các file sysmem và sysmem2 nhớ vị trí dữ liệu của chương trình (khi chạy chương trình, đường dẫn vị trí dữ liệu hiển thị phía dưới màn hình).
Các file này có thể xóa khi cần copy chương trình sang vị trí khác hoặc máy khác để sử dụng.
- Các file HTgoc.MDB, HTTKgoc.MDB, TCCDgoc.MDB, VTTSgoc.MDB là các file gốc ban đầu của chương trình bắt buộc phải có để chương trình tạo ra các file dữ liệu tương ứng của từng năm.
2.
Thư mục "Luudulieu": - Đây là thư mục do chương trình tự động tạo ra khi chạy chương trình để lưu dữ liệu dự phòng (lưu các file HT20xx.MDB, TCCD20xx.MBD, VTTS.MDB từ trong thư mục Data thêm ra để dự phòng).
- Trường hợp các file dữ liệu tương ứng trong thư mục Data bị hỏng, bị xóa, bị virus, chương trình có thể khôi phục lại được dữ liệu lấy từ trong thư mục này.
3.
Thư mục "Report": - Thư mục "Report": là nơi chứa tất cả các mẫu của chương trình dùng để in như: Mẫu phiếu thu, mẫu phiếu chi, chứng từ ngân hàng, các mẫu sổ kế toán, báo cáo tài chính … - Trường hợp các file mẫu này bị hỏng, bị xóa, bị virus, thì mẫu bị hỏng đó sẽ không in ra được.
4.
File chạy chương trình "Ketoancongdoan.exe" - File Ketoancongdoan.exe là file chạy chương trình.
Bấm đúp trực tiếp vào file này chương trình sẽ chạy.
- Để đưa biểu tượng chạy chương trình ra màn hình chính của Windows: bấm chuột phải tại file Ketoancongdoan.exe => chọn sent to => chọn Desktop.
II- Thay đổi file dữ liệu đang dùng : Thông thường, sau khi cài đặt phần mềm như hướng dẫn thì toàn bộ dữ liệu kế toán sẽ nằm ở thư mục D:\KetoanCDcoso2014, và dòng dưới cùng màn hình của phần mềm sẽ hiển thị vị trí của file dữ liệu đang dùng qua đường dẫn như sau: (File dữ liệu đang dùng là TCCD2014.MDB nằm trong thư mục KetoanCDcoso2014\data ở ổ đĩa D:\).
Tuy nhiên, phần mềm này có chức năng "Thay đổi file dữ liệu đang dùng" để người dùng có thể sử dụng các file dữ liệu nằm ở một thư mục khác hoặc nằm ở máy tính khác.
Nhờ chức năng này, người dùng có thể mở file dữ liệu tài chính dùng chung ở trên mạng, do đó có thể thực hiện nghiệp vụ kế toán của đơn vị cùng với những cán bộ kế toán khác.
Khi đã thay đổi file dữ liệu đang dùng, vị trí của file dữ liệu mới sẽ được hiển thị theo đường dẫn mới : (File dữ liệu đang dùng là TCCD2014.MDB nằm trong thư mục Datamaychu ở trên máy tính chủ có tên là tuanvp).
Vì vậy, mỗi khi chạy phần mềm, người dùng luôn phải để ý xem hiện tại phần mềm đang sử dụng file dữ liệu nào, nằm ở máy tính nào, thư mục nào.
- Cách thay đổi file dữ liệu đang dùng: Bấm chuột mở thực đơn "Quản lý các file dữ liệu tài chính" => "Thay đổi file dữ liệu đang dùng", cửa sổ "Chọn file dữ liệu tài chính" sẽ được hiển thị trên màn hình như sau : Để chọn một file dữ liệu khác với file dữ liệu đang dùng, người dùng có thể nháy đúp chuột vào dòng chứa tên file muốn chọn trong ô "Danh sách các file đã dùng trước đây", nếu không có thì bấm nút lệnh "Tìm file mới", mở thư mục chứa file dữ liệu cần chọn (luôn có tên là TCCD20xx.mdb) ở trên máy tính đang dùng hoặc ở một máy tính khác trên mạng cục bộ (LAN), sau khi chọn xong tên file được chọn sẽ được điền vào ô "Tên file được chọn" trong cửa sổ trên, bấm nút "Chấp nhận" để phần mềm chuyển sang sử dụng file vừa chọn này, hoặc bấm "Không chọn" để huỷ việc thay đổi file dữ liệu đang dùng.
- Cách kết nối các máy tính trong mạng nội bộ: + Bước 1 : Lấy một máy tính nào đó làm máy chủ (máy tính của trưởng ban Tài chính hoặc của nhân viên sử dụng phần mềm hàng ngày, ví dụ máy tính của chị Hoa ban Tài chính được chọn làm máy chủ và đã được đặt tên trên hệ điều hành Windows là hoatc).
Dữ liệu kế toán của phần mềm trên máy tính này sẽ được chia sẻ (sharing) để các máy tính khác trong mạng nội bộ có thể thấy và sử dụng chung.
Mở thư mục chứa phần mềm này (ví dụ : mở thư mục D:\KetoanCDcoso2014 ở ổ đĩa D:\).
Bấm chuột phải vào thư mục Data và chọn dòng "Sharing and Security..." như sau : Đánh dấu đồng thời vào ô cho phép chia sẻ (Share this folder on the network) và vào ô cho phép nhập sửa (Allow network users to change my files) để các máy tính khác trong mạng có thể nhìn thấy thư mục Data và nhập sửa dữ liệu rồi bấm OK như sau : + Bước 2 : Chạy phần mềm này ở các máy tính khác trong mạng, mở thực đơn "Thay đổi file dữ liệu đang dùng" như hướng dẫn ở trên, bấm nút "Tìm file mới", trong ô "File name", nhập đường dẫn tới thư mục Data của máy chủ theo quy định sau: 2 gạch chéo ngược (\\) + tên máy chủ (ví dụ chọn máy tính của chị Hoa có tên trên mạng cục bộ là hoatc) + tên thư mục được chia sẻ (trong hình minh hoạ dưới đây là "\\hoatc\Data") rồi gõ Enter: Chọn file TCCD20xx.mdb (ví dụ chọn TCCD2013.mdb, TCCD2014.mdb v.v..) có trong thư mục chia sẻ để máy tính này kết nối và sử dụng dữ liệu kế toán trên máy chủ.
III- Cách khôi phục các file dữ liệu bị hỏng: Phần mềm "Kế toán công đoàn cơ sở 2014" hoạt động dựa trên các file dữ liệu có tên TCCD20xx.mdb, HT20xx.mdb và VTTS.mdb, trong đó số 20xx là niên độ kế toán.
Các file dữ liệu này có thể bị hỏng nếu khi phần mềm kế toán đang ghi dữ liệu thì máy tính bị mất điện, bị treo hay đường kết nối mạng bị lỗi.
Các file dữ liệu này cũng có thể bị hỏng hoặc bị mất do virus, do người dùng xoá nhầm, hoặc ổ đĩa cứng bị hỏng v.v..
+ Nếu File TCCD20xx.MDB hỏng sẽ mất các chứng từ, các báo cáo đã nhập.
+ Nếu File HT20xx.MDB bị hỏng sẽ mất thông tin hệ thống, các danh sách đơn vị phòng ban, danh sách đối tượng, danh mục các ngân hàng, kho bạc… + Nếu File VTTS.MDB hỏng sẽ mất các thẻ tài sản đã nhập.
Để dự phòng trường hợp bị mất, hỏng dữ liệu, người dùng phải tuân thủ nguyên tắc thường xuyên copy lưu cả thư mục dữ liệu là Data ra ổ đĩa khác, hay tốt nhất là copy ra ổ đĩa di động USB, thực hiện định kỳ hàng tháng hoặc ngay sau khi cán bộ kế toán vừa thực hiện một khối lượng công việc lớn trên phần mềm (như vừa nhập, sửa xong nhiều chứng từ, lập xong báo cáo quyết toán v.v..).
Chú ý phải copy đúng thư mục Data có chứa file dữ liệu đang dùng (phải xem đường dẫn file dữ liệu đang dùng ở dòng cuối trên màn hình của phần mềm này để biết thư mục Data nằm ở đâu trên máy tính), và nhớ đổi tên thư mục Data vừa được copy trên ổ đĩa USB thành Datangaythangnam (Ví dụ đổi tên thư mục Data thành Data30062014, để ghi nhớ đây là thư mục Data được copy ngày 30/06/2014.).
Khôi phục file dữ liệu bị hỏng, mất : Khi xảy ra mất, hỏng dữ liệu (phần mềm sẽ thông báo tên file bị hỏng là TCCD20xx.mdb, HT20xx.mdb hay VTTS.dmb), thực hiện việc khôi phục file dữ liệu bị hỏng bằng file dữ liệu đã được lưu gần nhất như sau : - Trong trường hợp nếu đơn vị đang sử dụng chế độ dùng chung file dữ liệu qua mạng (lập chế độ Sharing thư mục Data trên máy tính chủ) thì phải chạy phần mềm "Kế toán công đoàn cơ sở 2014" từ máy tính chủ chứa dữ liệu bị mất để thực hiện việc khôi phục dữ liệu, không thực hiện việc khôi phục dữ liệu từ các máy tính trạm.
- Bấm chuột mở thư mục "Quản lý các file dữ liệu tài chính" => Chọn thực đơn "Khôi phục dữ liệu kế toán, báo cáo TC (TCCD20xx.MDB)" (hoặc chọn thực đơn "Khôi phục dữ liệu tài sản", "Khôi phục dữ liệu tham khảo" tuỳ theo cần khôi phục loại file dữ liệu nào) như hình dưới đây.
- Trong cửa sổ "Kiểm tra quyền quản trị", nhập tên và mật khẩu của người dùng có quyền quản trị (nếu đã lập danh sách người dùng), nếu không chỉ cần bấm nút "Tiếp tục" để mở cửa sổ "Khôi phục file ..." như sau.
+ Bấm chuột chọn một file trong danh sách các file được hiển thị và bấm nút "Khôi phục" để khôi phục file dữ liệu bị mất.
Đây là các file dữ liệu do phần mềm tự động sao lưu trong thời gian qua.
+ Nên chọn các file có thời gian cập nhật gần nhất trước (xếp phía trên), nếu khi khôi phục xong, kiểm tra lại thấy dữ liệu vẫn chưa đạt yêu cầu thì người dùng có thể thực hiện lại quy trình khôi phục này và chọn file dữ liệu tiếp theo...
cho đến khi chọn được file dữ liệu đạt yêu cầu.
Chú ý các file dữ liệu đã được sao lưu trước khi dữ liệu bị sự cố thường sẽ thiếu một số chứng từ hoặc báo cáo v.v..
vì vậy không nên cầu toàn, chấp nhận file được khôi phục thiếu ít dữ liệu nhất rồi nhập bổ sung lại một số chứng từ, báo cáo...