Steuerliche Anerkennung und Absetzbarkeit von Bürokosten




  

Steuerliche Anerkennung und Absetzbarkeit von Bürokosten   

  

Situation:  

Selbständiger Gewerbebetrieb :  

Einnahmen 70.000 EUR pro Jahr ( in 2019 circa 110.000 EUR)  

Ehefrau zusätzlich als angestellte Aushilfe bei einem Fremdarbeitgeber angestellt 70 - 80 Stunden im Monat, Gehalt 12.000.- brutto pro Jahr.  

Ehemann ( nicht erwerbstätig) unterstützt die Ehefrau AD / Büro ohne Entgelt.  

Arbeitszeit im Büro - Ehemann 120 Stunden im Monat, Ehefrau 100 Stunden im Monat.  

Zzgl. Arbeitszeit vom Ehemann im Außendienst für den Gewerbebetrieb (im Monat 25 Stunden) .  

  

Unternehmenstätigkeit:  

Einkaufsgemeinschaft und Fuhrpark Beratung bzw. Kostenoptimierung für gewerbliche Fuhrparks  

Generiert folgende Einnahmen:  

a ) durch Partnerschaftbeiträge der einzelnen Unternehmen ( Kunden)   

b ) durch Vermittlungsprovision der Lieferanten  

  

Büro Nutzung:  

- 2-8 Lieferanten und Kunden Besuche im Büro pro Woche  

- Abwicklung Lieferantenverträge, gesamte Angebotseinholung und Angebotsabgabe im Büro ( pro Tag im Schnitt 50 Telefonate und 25 eingehende und 20 ausgehende Mails)   

- Fuhrparkverwaltung und Fuhrpark Kostenanalyse für 25 Partnerunternehmen   

Pro Partnerbetrieb existieren circa 70 Fahrzeuge, die Fahrzeugunterlagen ( pro [Fahrzeug](/landingpage/upload/148/148) mit Verträgen und Werkstattrechnungen usw. 1.800 Ordner)   

(werden im 2. Büroraum gelagert und ständig benötigt bzw. benutzt.  

  

Die Private Meldeadresse ist 22 KM vom Büro entfernt   

Die Gewerbeanmeldung / Büro ist auf eine Mietwohnung ( 4 Zimmer, kein gewerblicher [Mietvertrag](/mietvertrag-pruefen), modernes Mehrfamilienhaus) ausgestellt.  

Gesamtmietkosten der Wohnung 2.230,00 EUR pro Monat  

  

Mittlerweile wird die Mietwohnung an Werktagen auch zum Übernachten genutzt.  

  

Meine Fragen:  

- Sind die Bürokosten komplett nicht absetzbar?  

- Ist evtl. nur die 1.200 EUR Pauschale für ein häusliches Arbeitszimmer absetzbar?  

- Sind die beiden ausschließlich dokumentierbar als Büro und Verwaltung genutzten Räume anteilig an den Gesamtmietkosten absetzbar?  

- Wie lautet Ihre ergänzende Empfehlung zur steuerlichen Anerkennung der gewerblich genutzten Büroräume?  

  

Herzlichen Dank im Voraus!
Guten Morgen und nochmals vielen Dank für die Beauftragung bei yourXpert. Ihre Anfrage möchte ich im Rahmen einer Erstberatung gerne wie folgt beantworten.  
  

Grundsätzlich kann ein **kompletter Abzug** der Kosten für betriebliche Räume erfolgen, wenn es sich um eine Betriebsstätte oder um ein außerhäusliches Arbeitszimmer handelt und bzgl. der ausgeübten Tätigkeit, kein anderer Raum zur Verfügung steht.  
  

Eine Wohnung wiederum kann nur Betriebsstätte sein, wenn diese ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht derer eines Büros ähneln. Weiterhin ist reger Publikumsverkehr ein Anhaltspunkt für eine Betriebsstätte.  
  

Aufgrund der von Ihnen gemachten Angaben spricht daher wenig dafür, dass die Wohnung als Betriebsstätte gelten kann. Insbesondere die Tatsache, dass es sich um eine teilweise als Büro ausgestattete Wohnung handelt spricht dagegen.  
  

Somit wäre zu prüfen, ob ein außerhäusliches Arbeitszimmer vorliegen könnte. Grundsätzlich steht Ihrer Frau lt. Sachverhalt für die gewerbliche Tätigkeit ja kein anderes Büro zur Verfügung. Damit wäre diese Voraussetzung erfüllt. Allerdings ist hier weiterhin  Voraussetzung, dass das außerhäusliche Arbeitszimmer deutlich vom privaten Wohnbereich abgegrenzt ist. Dies ist hier durch die private Nutzung der anderen Räumlichkeiten (z.B. Übernachtung) nicht gegeben. Unter diesen Aspekten wäre dann nur die Jahrespauschale in Höhe von 1.250,- EUR p.a. abzugsfähig. Ein anteiliger Abzug der Gesamtkosten im Verhältnis der Nutzflächen wäre hier nicht möglich.  
  

Grundsätzlich wäre meine Empfehlung daher, die private Nutzung der angemieteten Wohnung zu unterlassen, damit dann ein vollständiger Abzug der Kosten erreicht werden kann. Ansonsten wäre lediglich ein Betrag von 1.250,- EUR als Betriebsausgabe möglich. Der Mietvertrag sollte dann auch nur auf den Namen Ihrer Frau lauten. Weiterhin ist dem Finanzamt, möglicherweise auch durch einen Vor-Ort-Termin, nachzuweisen, dass die Nutzung nur zu betrieblichen Zwecken erfolgt. Hier wären dann die beiden verbleibenden Zimmer entweder auch betrieblich einzurichten oder aber leer zu lassen.  
  

Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass dieses Forum eine ausführliche und persönliche steuerliche Beratung nicht ersetzen kann, sondern vor allem dafür gedacht ist, eine erste steuerliche Einschätzung zu ermöglichen. Durch Hinzufügen oder Weglassen relevanter Informationen könnte die rechtliche [Beurteilung](/arbeitszeugnis-pruefen-lassen) Ihres Anliegens anders ausfallen.  
  

Ich hoffe Ihre Frage damit beantwortet zu haben. Ansonsten stellen Sie gerne kostenfreie Rückfragen ein.  
  

Mit freundlichen Grüßen  
  

Knut Christiansen  

Steuerberater
> 
>  Wie ist es, wenn ich ein Arbeitszimmer in diesem Haus beruflich nutze und steuerlich geltend machen kann? 
> 


In diesem Fall sind die anteiligen Aufwenungen abziehbar.



> 
>  Notarkosten
> 


Für den Kaufvertrag gehören sie zu den Anschaffungskosten. Für die Grundschuld sind es sofort abziehbare Aufwendungen.



> 
>  Gebühren für Grundbucheintragung
> 


Anschaffungskosten



> 
>  Gebühren für Grundschuldeintragung
> 


Sofort abziehbar.



> 
>  Grunderwerbssteuer
> 


Anschaffungskosten



> 
>  Maklerkosten
> 


Anschaffungskosten



> 
>  Gebäudeversicherung
> 


Sofort abziehbar, ebenso wie Strom, Grundsteuer usw.


Wenn du die einzelnen Aufwendungen ermittel hast, teilst du die Anschaffungskosten in einen Anteil Grund&Boden und in einen Anteil Gebäude auf. Das Gebäude ist dann mit 2% bzw. 2,5% jährlich abzuschreiben - je nach Baujahr.


Alle so ermittelten Aufwendungen werden dann anteilsmäßig als Werbungskosten oder als Betriebsausgabe (je nach Einkunftsart) abgezogen.


Das Ende der beruflichen Nutzung (z.B. bei Verkauf des Hauses oder bei Einstellung der Arbeit) stellt eine steuerpflichtige Privatentnahme dar. Umzugskosten aufgrund eines Berufswechsels kann man sich leichter über die Steuer zurückholen. Bei einem rein privaten Umzug hast du da weniger Glück:
  
Du musst das dann als "haushaltsnahe Dienstleistungen" angeben.
  
*"Dabei gilt folgende Einschränkung: Sie können 20 Prozent der Handwerkerkosten (jedoch maximal 1.200 Euro) und der Transportkosten (maximal 4.000 Euro) absetzen. Für die Anrechnung sind Belege erforderlich."*
  

  
[Quelle](https://www.gkanzlei.de/blog/umzug-von-der-steuer-absetzen-welche-moeglichkeiten-gibt-es/) > 
> Wollte mal nachfragen, wie sich denn mein Gehalt verändert, wenn ich zusätzliche Mieteinnahmen erhalten.
> 
> 
> 


Dein Gehalt hat nichts mit Mieteinnahmen zu schaffen, das bleibt gleich.



> 
> Gehen wir mal von einem Gehalt von 3.000 EUR (ohne Abzüge) aus. Wenn ich dann nun 500 € Miete erhalten, wie ändert sich dann mein Gehalt?
> 
> 
> 


0,00 €



> 
> Die Mieteinnahmen kann man ja auch steuerlich absetzen?!
> 
> 
> 


Im Gegenteil. die muss man versteuern:


Das nennt sich Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung.


Absetzen bzw. dis Steuern dafür werden z.B. gemindert durch Kosten, z.B. für Renovierungen oder z.B. eine Hypothek.


MfG


Johnny > 
> Geht das - auch steuerfrei?
> 
> 
> 


Nein. Der AG kann Dir einen FK-Zuschuss max. in Höhe der absetzbaren Werbungskosten zahlen ( einfache Entfernung x 0,30 x Tage = Entfernungspauschale) aber auch ein Zuschuss ist möglich.


Diese Zahlung muss vom AG mit 15% LSt + Soli u. evtl. KiSt pauschal versteuert werden. Du bekommst den Zuschuss brutto für netto. Die Höhe der pauschal versteuerten AG-Leistung mindert Deine Werbungskosten. Schummeln ist nicht möglich, die Höhe der pauschal versteuerten Fahrtkosten muss auf der Lohnsteuerbescheinigung eingetragen sein. 4-Parteien-Haus: Heizkosten und Kosten der Warmwassererwärmung müssen nach der Heizkostenverordnung abgerechnet werden, wenn es nicht eine begründete Ausnahme gibt. Insofern ist eine Änderung nicht nur erlaubt, sondern sogar geboten.


Wenn er allerdings eine davon abweichende Vereinbarung vorschlägt, ist das auch nicht erlaubt.


Bei allen anderen Nebenkostenpositionen ist eine einseitige Änderung nicht erlaubt. Das würde auch für den Wasserverbrauch gelten.


Sollte der Vermieter jetzt vor haben, Zähler und Messgeräte einbauen zu lassen und das auch für Wasser, solltest Du dem zustimmen, denn es ist allemal gerechter am Jahresende eine Abrechnung zu bekommen, auf der das steht, was auch tatsächlich verbraucht wurde, als dass man ständig das Gefühl hat, mehr zu bezahlen, als man eigentlich muss.


Die 5 % Regelung für die Erhöhung könnte im Lauf der Zeit sehr nachteilig werden, denn sie erlaubt die Erhöhung ohne Einblick in die Belege des Vermieters und ihr könnt immer nur raten, ob es noch passt oder nicht. 200 € können jetzt schon viel sein oder auch wenig, aber im Lauf der Zeit könnte es wirklich sehr viel mehr werden, als eigentlich nötig wäre, zu zahlen.


Wenn nun tatsächlich Heizung und vielleicht auch Wasser getrennt abgerechnet werden, bleiben noch so Posten, wie Müll, Versicherungen, Grundsteuer, Allgemeinstrom. Natürlich könnte man da analog zum Mietvertrag auf einer Pauschale bestehen, aber wie hoch sollte diese dann sein? Dann lieber auch die Umstellung auf monatliche Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung.


Schaut Euch also erst einmal an, was Euch der Vermieter vorschlägt. Die Nebenkosten sollten aufgeschlüsselt sein. Die Aussage des Vermieters empfinde ich als ungewöhnlich. Es ist nicht zwingend notwendig, dass für jeden eine eigne Mülltonne zur Verfügung steht. In vielen Fällen wird der Verbrauch hochgerechnet um die Nebenkosten in einem erträglichem Rahmen zzu halten. Wenn Sie bereits eine Nebenkostenabrechnung erhalten haben sollten, steht dort, ob die Müllgebüren enthalten sind. Wenn dem so ist, können Sie den Müll über die dort aufgestellten Tonnen entsorgen. MfG * a ) Muss unter 450 € im Monat bleiben
* b ) Mann muss nach dem Abzug der Freibeträge laut SGB - ll noch bedürftig sein.
 Eine bestimmte Anzahl an Wochenstunden ist nicht erforderlich.
* c ) Solange du nicht Vollzeit beschäftigt bist,wird dich das Jobcenter nicht in Ruhe lassen,auch 
 wenn man Vollzeit beschäftigt ist,kann man Anspruch auf eine Aufstockung haben. "(1) Der Regelbedarf zur Sicherung des Lebensunterhalts *umfasst* **insbesondere** Ernährung, Kleidung, Körperpflege, Hausrat, Haushaltsenergie ohne die auf die Heizung und Erzeugung von Warmwasser entfallenden Anteile sowie persönliche Bedürfnisse des täglichen Lebens." § 20 SGB II - <http://www.gesetze-im-internet.de/sgb_2/index.html>


Das heißt, dabei handelt es sich um eine **Pauschale**, die vieles, vieles *umfasst*, **insbesondere**, also unter anderem, das oben Genannte. Ansonsten ist man frei, diese Pauschale zu verwenden wie man mag - man kann auch täglich Milchreis und Zitronen essen und vom Rest drei Wohnungen anmieten.


Dafür gibt es nur eine Einschränkung: § 31 Pflichtverletzungen


"(2) Eine Pflichtverletzung von erwerbsfähigen Leistungsberechtigten ist auch anzunehmen, wenn (..) 2. sie trotz Belehrung über die Rechtsfolgen oder deren Kenntnis ihr **unwirtschaftliches Verhalten** fortsetzen,"


Das kommt praktisch aber nur dann zum Tragen, wenn man sein Geld versäuft usw., um dann zur Monatsmitte schon einen Vorschuss oder ein Darlehen zu verlangen. Also praktisch selten und hier gar nicht. Bislang. Die Hinweise der Bundesagentur für Arbeit sagen dazu auch, dass quasi erst bei Selbstzerstörung eingegriffen werden muss:


"3.2 Unwirtschaftliches Verhalten
(1) Unwirtschaftliches Verhalten im Sinne der unter § 31 Absatz 2 Nummer 2 genannten Pflichtverletzung liegt dann vor, wenn ein erwerbsfähiger Leistungsberechtigter unter Berücksichtigung der ihm durch die Allgemeinheit gewährten Hilfe bei allen oder einzel-nen seiner Handlungen jede wirtschaftlich vernünftige Betrach-tungsweise vermissen lässt **und dadurch weitere Hilfebedürftigkeit auslöst**. Der erwerbsfähige Leistungsberechtigte ist vorher in jedem Einzelfall über die ggf. eintretenden Rechtsfolgen zu belehren. In diesem Zusammenhang ist ihm deutlich aufzuzeigen, dass und wie er sein unwirtschaftliches Verhalten unterlassen soll."


Eine gesetzliche Grundlage, einen Leistungsempfänger zu einer Vertragskündigung zu zwingen, gibt es also nicht - und soweit man mit seinem Regelbedarf klar kommt, gibt es auch keine Absenkung des ALG II nach SGB II §§ 31 ff.


Was anderes kann passieren, wenn der Verdacht aufkeimt, man hätte verschwiegenes Einkommen, weil man sich das alles gar nicht leisten könnte vom Regelbedarf. Dann könnte SGB I § 60 Angabe von Tatsachen greifen in Verbindung mit SGB I § 66 Folgen fehlender Mitwirkung:


"(1) Kommt derjenige, der eine Sozialleistung beantragt oder erhält, seinen Mitwirkungspflichten nach den §§ 60 bis 62, 65 nicht nach und wird hierdurch die Aufklärung des Sachverhalts erheblich erschwert, **kann der Leistungsträger ohne weitere Ermittlungen die Leistung bis zur Nachholung der Mitwirkung ganz oder teilweise versagen oder entziehen, soweit die Voraussetzungen der Leistung nicht nachgewiesen sind**. Dies gilt entsprechend, wenn der Antragsteller oder Leistungsberechtigte in anderer Weise absichtlich die Aufklärung des Sachverhalts erheblich erschwert."


Gruß aus Berlin, Gerd Beispiele für perodische Ausgaben:


- Wohnungmiete


- Abschlagszahlung Energie


- Monatbeitrag für den Verein


Beispiele für periodische Einnahmen:


- Lohn/Gehalt


- Erträge aus Vermietung und Verpachtung


Periodische Ausgaben und Einnahmen lassen sich über die Zeit gut kalkulieren bei einer Vorausberechnung seines vermögens.


Günter Pro Jahr ungefähr einen Monatslohn.