Como criar reuniões realmente úteis em 6 passos - Grupo Alltech
Realizar reuniões efetivas não é simplesmente uma questão de fazer as coisas óbvias, como compartilhar a ata de reunião e começar no horário. Embora essas coisas sejam importantes, elas são apenas apostas de mesa. A verdadeira chave para reuniões efetivas é organizá-las e executá-las com um toque humano – não como um robô de gerenciamento corporativo.
Segundo pesquisas feitas pelo Verizon Business 47% dos trabalhadores reclamam que as reuniões são onde a produtividade vão para o corredor da morte. Além disso, os trabalhadores consideram que cerca da metade de suas reuniões são um desperdício de tempo e 73% confessam ter feito outras atividades durante as reuniões. Isso é lamentável. Se você está fazendo reuniões corretamente, elas são onde o "trabalho de verdade" é executado.
A maioria de nós não tem treinamento formal em reuniões de facilitação, mas qualquer um pode aprender a fazer isso bem. O mesmo vale para saber se realmente deve realizar uma reunião e o que fazer depois para garantir que não seja uma perda de tempo. Você pode se surpreender com o que realmente importa (e o que não importa).
Primeiro de tudo, o que é uma reunião efetiva?
Uma reunião efetiva reúne um grupo cuidadosamente selecionado de pessoas para um propósito específico, oferece um fórum para discussão aberta e fornece um resultado tangível: uma decisão, um plano, uma lista de ideias a serem seguidas, um conhecimento compartilhado do trabalho a ser feito futuramente. Não apenas isso, mas o resultado é então compartilhado com outras pessoas cujo trabalho pode ser afetado.
É realmente necessária essa reunião?
Vamos encarar: a maioria de nós tem muitas reuniões marcadas na agenda. E poucas coisas são um desperdício de tempo maior do que as reuniões recorrentes que não fornecem nenhum valor para os participantes (ou a empresa). É fácil cair na armadilha de ver as reuniões como a única maneira de colaborar. Esse hábito é o que gera problemas e o que dá às reuniões uma má reputação.
Alguns tipos de reuniões são justificáveis, outras não. As reuniões nunca devem ser realizadas com o único propósito de compartilhar informações. É para isso que e-mails, chats e memorandos servem. As reuniões oferecem uma oportunidade única para pessoas de todos os níveis da empresa ouvirem diretamente de executivos e outros líderes – e incluir tempo para perguntas e respostas, vice-versa.
Na melhor das hipóteses, o objetivo de uma reunião é tomar uma decisão ou criar algo de forma colaborativa. Planejamento de projetos, mapeamento de jornadas de clientes, estabelecimento de metas, solução de problemas, escolha de X vs. Y … Todas essas situações serão provavelmente mais eficazes se feitas em reuniões.
1) Escolha participantes que irão contribuir de maneira única
Reuniões são caras, então seja cuidadoso com quem você convida. Para ter certeza, você quer convidar o número mínimo de pessoas necessárias para atingir sua meta. Mas você também quer que o grupo traga perspectivas e conhecimentos diversificados, especialmente se o objetivo da reunião for resolver um problema difícil ou um brainstorming. Infelizmente, não existe uma fórmula mágica para equilibrar o custo em relação ao potencial de criatividade das pessoas. Faça bom uso de seu julgamento.
2) Faça e compartilhe a ata da reunião
Poucas coisas são mais cansativas do que a pessoa que envia um convite para reunião sem nenhuma indicação do que acontecerá na reunião e, portanto, nenhuma pista sobre por que você está sendo convidado. Não seja essa pessoa. Inclua sua agenda no convite para que as pessoas possam determinar se realmente precisam estar presentes. Caso contrário, recuse a reunião ou sugira outra pessoa.
A ata da sua reunião pode ter apenas um item. Tudo bem! O objetivo é ter uma ata que mostre o resultado que você deseja. Por exemplo: Pensar em 10 ou mais formas de reduzir a rotatividade de clientes em 10% até o final do ano. Se você não puder descrever o que estará fazendo de maneira que impulsione ações e orientados por resultados, isso é um sinal de que a reunião será uma perda de tempo.
3) Mantenha os participantes engajados
Não há problema em iniciar a reunião sem a expectativa de que todos estejam 100% concentrados no que está acontecendo na sala. Deixe o grupo saber que, se alguém tiver um trabalho muito urgente, este terá permissão para fazer esse trabalho e acompanhar o que aconteceu na reunião mais tarde, uma vez que ele estará tentado a executar várias tarefas. Eles produzirão um trabalho melhor e você terá mais participantes engajados. É, assim, vantajoso para as duas partes.
Nesta era de empresas em um ambiente globalizado, um pouco de cuidado sobre o timing ajuda muito a maximizar a eficácia da sua reunião. Dentro do possível, evite programar sua reunião durante a hora do almoço de outra pessoa, ou no outro lado do mundo, durante a leitura de uma história para seus filhos á noite. Quando isso não puder ser evitado, pelo menos, cheque com as pessoas antecipadamente que terão inconvenientes. Dependendo da cultura da sua empresa, isso pode não ser estritamente necessário, mas é sempre educado.
Mesmo para participantes locais, o tempo pode fazer a diferença. Nossa capacidade de pensamento criativo é a mais alta logo após o sono, então programe essa sessão de brainstorming pela manhã. Em contraste, resolvemos problemas melhor no final do dia, quando nossas mentes estão um pouco cansadas. Nosso foco relaxa, por isso, podemos ver mais oportunidades e conectar mais pontos. Além disso, é menos provável que nos distrairmos com uma lista iminente de tarefas do dia.
4) Construa confiança
Reuniões eficazes devem fornecer um espaço seguro para o pensamento divergente. Um pouco de divergência vai longe quando você está procurando ideias criativas, confundindo soluções para um problema ou explorando opções. Você não precisa colocar um exercício de brainstorming específico na ata, mas precisa fazer com que o grupo se sinta à vontade para expressar opiniões incomuns ou oferecer ideias inusitadas.
As pessoas precisam ter certeza de que sair da norma não será um passo final das suas carreiras. Conhecido como segurança psicológica, este é um dos principais indicadores de uma equipe de alto desempenho. E o que é um grupo de pessoas em uma reunião, se não uma equipe temporária? Como organizador e facilitador da reunião, você tem a chance de dar o exemplo e ser o primeiro a oferecer uma perspectiva ou ideia controversa.
Você também pode criar confiança fazendo perguntas que levem a uma discussão mais profunda, mesmo quando você acha que sabe a resposta. Perguntas como "Por que achamos que isso é verdade?" Ou "Você pode corroborar isso?" Ou "Como poderíamos medir isso?" Demonstram humildade e curiosidade de sua parte, o que define o tom para o restante do grupo.
Se você fez um bom trabalho reunindo um grupo com conhecimento e perspectivas diversificadas, todos serão "os isolados" de uma forma ou de outra. O único introvertido … a única pessoa da Finanças … a pessoa que acabou de começar na semana passada. Seu trabalho agora é aproveitar essa diversidade certificando-se de que todos são (e se sentem) ouvidos.
Pergunte ao novo contratado como as coisas parecem do ponto de vista ainda "fresco". Pergunte ao introvertido no final de uma discussão perguntando se ele vê pontos que o grupo ainda não considerou. Incentive o representante solitário das Finanças a compartilhar como a decisão afetaria sua equipe.
Dica: Se uma pessoa começar a dominar a reunião, peça que ela assuma o papel de capturar anotações no quadro branco. Isso os transita para o modo de escuta e dá ao restante do grupo mais chances de falar.
6) Foque incansavelmente em resultados
Você sabe o propósito da reunião porque foi você que pensou nisso. Você criou uma ata projetada para atingir o objetivo. Agora siga o percurso! Esteja atento para não se desviar do tópico por muito tempo ou mergulhar muito fundo nas discussões técnicas.
Se a reunião se concentrar em uma decisão, não deixe o grupo fora do foco e nem aceite um "talvez". Incentive essa decisão para que as pessoas possam começar a agir assim que saírem da sala. Você pode não chegar a um acordo completo, mas tudo bem. O trabalho em equipe efetivo significa concordar em confiar um no outro o suficiente para se apoiar na decisão, uma vez tomada.
Compartilhe as informações da reunião com mais pessoas do que é necessário. É realmente difícil acompanhar exatamente o que todos ao seu redor estão fazendo, ou como o resultado da sua reunião irá se cruzar com o trabalho deles. O compartilhamento reduz amplamente a chance de você descobrir conflitos no final do jogo e pode até levar a uma oportunidade de unir forças com uma equipe que faz um trabalho complementar.