O momento ideal de automatização de uma empresa é quando as atividades de um processo se tornam repetitivas. As atividades estão bem definidas em cada processo, e é desta forma que o uso de softwares deve trazer benefícios para o negócio (e não causar problemas).
Algumas vezes o aplicativo de gestão automatiza um processo em estágio avançado, que já passou da fase em que o mesmo é executado na empresa. Isto ocorre, pois o software já foi especializado com a experiência de outras empresas daquele mercado. Em outras vezes, o aplicativo pode ainda não estar preparado para automatizar um certo processo.
Neste caso, é preciso estudar o que vale mais a pena: redefinir o processo, ou adaptar o software para que ele possa gerenciar a evolução daquele conjunto de atividades. Esta decisão é extremamente complexa.
Em qualquer um destes casos, mudanças devem ocorrer. A simples mudança de atividades de um processo, seja para automatização ou mesmo ajuste, tem seu impacto nas pessoas que com a empresa se relacionam. Cada empresa possui uma cultura, e esta cultura é construída ao longo do tempo por estas mesmas pessoas. Assim, a aceitação das mudanças dependem da participação de tais pessoas desde o planejamento até a realização das novas ações.
As culturas organizacionais podem ser classificadas como flexíveis e rígidas. Geralmente, empresas com cultura rígida, burocráticas, ou onde as pessoas tem certo medo de realizar certa atividade de forma diferente, não têm facilidade em compreender novos meios e aceitar mudanças sem um posicionamento defensivo. Assim, nestas empresas é muito mais difícil a elaboração e a implantação das mudanças causadas pela automatização de processos.
Apesar das dificuldades e do desafio que se enfrenta ao automatizar processos de empresas com pessoas defensivas (cultura rígida), sempre existe um caminho para realizar a mudança. Algumas ações podem ser tomadas para facilitar o processo, como as dicas a seguir, que foram retiradas do livro de Dan Heath, "Switch: How to Change Things When Change Is Hard".
- Direcione a racionalidade: O que parece resistência frequentemente é falta de clareza. Seja claro quanto à direção para onde a mudança deve levar;
- Trabalhe a questão emocional: O que parece preguiça frequentemente é exaustão. Trabalhar somente o lado racional não leva a mudança muito longe. É importante engajar o lado emocional das pessoas, através de estórias, sonhos, etc;
- Construa o caminho: Não seja abstrato ao direcionar as pessoas, seja claro e consistente. Problemas de comportamento pessoal são frequentemente problemas situacionais. Diga o que a pessoa pode ou deve fazer ao invés de dizer como/o que ela deve ser/agir;
- Analise as coisas boas, as coisas que estão funcionando, e como é possível fazer mais daquilo;
- Objetivos SMART são melhores para situações estáveis, não situações de mudança. Objetivos SMART presumem emoção, não geram a emoção. (Objetivos SMART já estão "ultrapassados", atualmente é trabalhado um novo conceito de definição de objetivos chamado SMARTEN UP);
- Encontre o sentimento nas pessoas. Cresça-os. Faça-os entender que o teste de uma atividade não é sobre a qualidade da primeira execução, e sim quão bem a prevenção de problemas resultantes daquela atividade foi feita;
- Construa hábitos. Desenvolva rotinas de atividades. Grandes mudanças são construídas por várias pequenas mudanças;
- Crie pequenas vitórias. Para motivar a mudança, você deve planejar para ela. Quando você cria sucessos em estágios mais próximos, você está criando esperança. Esperança é um esforço
- Cresça as pessoas: Converse sobre o que a pessoa é boa em o que. Inspire-a. Crie a expectativa de falha, não a falha da missão, mas a falha no caminho. Falhar faz parte do processo, e dificilmente se chega ao objetivo sem alguma falha.
- Em situações onde não sabemos como agir, começamos a prestar atenção nos outros sobre como se comportar. E então os imitamos. Mas como fazer para que um comportamento seja seguido pelos outros? Informe. Quando 80% das pessoas fazem certa coisa, tenha certeza que as outras 20% conheçam a norma do grupo. Mas se apenas 10% fazer certa coisa, não publique os resultados, pois não ajudará.