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Segundo a lei brasileira, é responsabilidade da empresa, seja ela de qualquer ramo de atuação, manter documentos jurídicos e de contabilidade arquivados por períodos que podem variar entre cinco e 30 anos, dependendo do tipo de documento. Mesmo assim, muitas delas não se atentam ao teor obrigatório disso ou simplesmente ignoram essa necessidade. Assim, muitas podem estar correndo riscos ou acabar diante de situações embaraçosas.
Duas delas são corriqueiras para quem não toma os devidos cuidados. Uma é ter que pagar novamente algo que já foi pago pela impossibilidade de comprovar a dita quitação. No caso de documentos fiscais, quando não é possível esclarecer a situação, o pagamento do compromisso que já havia sido cumprido ainda terá de ser feito com um acréscimo de 20% do valor, condição que é ajustada de acordo com os juros da taxa Selic.
Outro tipo de garantia importante relacionada ao armazenamento de documentos está na contenção de processos trabalhistas, ações que uma hora ou outra surgem para desafiar qualquer empresa com muitos anos de atuação no mercado. Não preservar a papelada legal relativa a quitação de todas as obrigações trabalhistas do corpo de funcionários pode causar sérios prejuízos em longo prazo. O ditado já diz que é melhor prevenir do que remediar.
Como arquivar documentos de funcionários?
A resposta é longa, mas simples: depende do tipo de documento. No Brasil, a maior parte dos documentos necessários para garantir a segurança da sua empresa devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos. Caso esse período não seja respeitado, sua empresa pode vir a sofrer sérias consequências.
Entre elas estão a proibição de venda pela falta de comprovação de posse dos bens, perda de garantia dos itens negociados, cobranças indevidas de fornecedores, cobranças repetidas de taxas e impostos e ações trabalhistas indevidas.
Para que você se atente a especificidade de tempo que cada documento deve ser mantido guardado, relacionamos alguns dos mais importantes deles abaixo. Confira:
Durante 2 (dois) anos: termo de rescisão do contrato de trabalho;
Durante 3 (três) anos: cadastro geral de empregados e desempregados e relação anual de informações sociais dos funcionários;
Durante 5 (cinco) anos: notas fiscais e recibos, livros fiscais, imposto de renda, contribuição social sobre o lucro líquido, PIS, Cofins, ICMS, declaração anual do simples nacional, DIRFs, registros de entrada e saída, carnês de recolhimento, contratos de trabalho, pagamentos de salário, férias e 13º salário;
Durante 10 (dez) anos: folhas de pagamento;
Durante 30 (trinta) anos: FGTS, guias de recolhimento, previdência e contribuição social;
Durante tempo indeterminado: livros ou fichas de registro de empregados.
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