Postado por Mobilit em 12/10/2017 08:30
Foi justamente por entender a complexidade e responsabilidade exigidas nestas operações, que a Mobilit se especializou no gerenciamento e automação dos processos de pagamento e rateio de faturas, desenvolvendo técnicas avançadas para otimização de recursos e liderando o mercado de gestão de despesas de Telecom.
Com mais de 15.000 funcionários, uma multinacional do ramo de papel e celulose sofria ao realizar os seus pagamentos, e como a maioria das empresas, não possuía processsos organizados para análises.
Obrigada a lidar com pilhas de faturas impressas, que muitas vezes eram pagas com atraso e resultavam em corte dos serviços e altos custos operacionais, a empresa buscou junto a Mobilit soluções para mudar esse contexto.
O rateio entre os setores era feito manualmente e sem critérios, e havia constantes reclamações por parte dos gestores, que tinham de conferir e corrigir os erros manualmente.
A intervenção da Mobilit se deu através do mapeamento do cenário da empresa, onde pode determinar os pontos de maior impacto no orçamento, que consequentemente dificultavam as operações, seguido da identificação do perfil particular dessa empresa e implantação das melhores práticas e automatização dos processos.
Os dados a seguir representam o sucesso do projeto de Otimização e Automatização do rateio de despesas de Telecom:
Redução de 50% na quantidade de faturas através do processo de unificação;
99% das faturas passaram a ser recebidas em formato eletrônico, eliminando o material impresso;
Alteração das datas de vencimento para sincronizar os pagamentos com o fluxo de caixa da empresa;
Rateio 100% automatizado utilizando o Centro de Custo extraído da base do RH considerando o consumo real de cada usuário;
Geração de arquivo de rateio no layout SAP para carga automática no sistema módulo de pagamentos;
Controle de pagamentos e faturas;
Eliminação do corte e atrasos dos pagamentos e subsequente risco de inclusão do nome do cliente nos órgãos de proteção ao crédito, além de multas e juros;
Enorme redução de custos, praticidade e produtividade.
Organizar os pagamentos e rateios é uma prática importantíssima já implementada por organizações visionárias, interessadas em eficiência e redução de custos e processos.
Junto a nossa expertise, foi possível elaborar uma estratégia personalizada, automatizar e organizar processos, praticamente eliminar o uso de faturas impressas e liberar os gestores do retrabalho de conferir e organizar despesas para poderem focar em suas funções produtivas.
Saber exatamente quanto cada setor gasta, assim como ratear os custos entre os gestores, implicam em um grande desafio, ao mesmo tempo que oferecem grandes oportunidades para obtenção de bons resultados.