Muitas empresas em expansão costumam evitar falar sobre dinheiro e optam por concentrar todo e qualquer assunto relacionado a finanças a um único banco e uma única pessoa que representa a empresa, usualmente um gerente ou um dos sócios. Atitudes como esta andam na contramão da estrada da abundância e colaboram para que o sentimento de escassez se instale na cultura da organização, tendo como resultado um time financeiro incapaz de opinar sobre as estratégias do negócio.
O controle financeiro é um pré-requisito básico para toda empresa que almeja o crescimento e, portanto, é vital para a prosperidade do negócio. Com ajuda de tecnologia especializada uma empresa pode reduzir custos e aumentar consideravelmente seus lucros, e é sobre isso que falaremos neste artigo.
A importância do controle financeiro para o Comércio Exterior
Quem nunca teve medo de discutir sobre workflow com o time financeiro que atire a primeira pedra! Em se tratando de Comércio Exterior, é comum nos depararmos com situações burocráticas e quanto mais tempo levarmos para solucionar essas situações, mais custo incide sobre a operação.
Se a sua equipe financeira não sabe dos detalhes ou não conhece todos os atores que estão envolvidos em um processo de exportação ou importação é provável que você tenha boas chances de melhoria no seu orçamento, pois o entendimento do processo é primordial para a correta elaboração do orçamento anual.
O orçamento anual é uma peça importante a ser considerada neste enorme quebra-cabeças, portanto, ele é a prioridade neste assunto, afinal para termos o controle das finanças precisamos saber dos detalhes que foram considerados no planejamento estratégico global da empresa.
Além desse aspecto, existem muitos outros que influenciam para um bom controle financeiro. Por isso, acompanhe a leitura a seguir para conferir nossas dicas.
Como melhorar o controle financeiro no Comex
1- Conheça o processo
O domínio dos processos é favorável à inovação e colabora para manter a fluidez das atividades de rotina que são inerentes ao negócio. Diante deste contexto, convide a sua equipe para compreender os detalhes das tarefas diárias usando perguntas simples como: Minha rotina está vinculada a um ou mais processos? Quais são estes processos? Quem são os atores (pessoas envolvidas) que partilham deste processo comigo? Estes processos estão formalizados? Estes processos podem ser melhorados?
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2- Negocie boas condições de pagamento
Engajar fornecedores mundo afora não é tarefa fácil, tampouco rápida, pois além de envolver muito estudo e pesquisa, a confiança entre as partes envolvidas na negociação é primordial. Depois de encontrar quem esteja disposto a trabalhar por um preço justo, é preciso compreender de que forma você pode ter uma operação segura e, assim, evitar possíveis erros durante esse processo. Vale ressaltar que as modalidades de pagamento servem para garantir a segurança da operação, entretanto cada forma de pagamento pode apresentar prós e contras para o exportador ou para o importador — fique atento às melhores práticas do mercado para então escolher a melhor opção para o seu negócio.
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3- Conte com a ajuda de softwares especializados
Sem um sistema inteligente capaz de apoiar a sua operação será necessário pensar em todos os caminhos possíveis que um processo de importação ou exportação vai percorrer, logo, isso vai exigir de você e da sua equipe dar conta de muitos detalhes. Neste sentido, recomendamos que sua empresa esteja apta para avaliar um software específico que possa atender todas as suas necessidades de um jeito prático.
Continue a leitura para entender melhor a importância da tecnologia!
De acordo com Dumas, Marlon et al (2012), os profissionais de tecnologia da informação gostam de notações e representações gráficas de processos porque é uma forma de se comunicar e compartilhar por meio de uma mesma linguagem com todas as partes interessadas do negócio. Quando o assunto é Comércio Exterior, não é raro vivenciarmos processos que acabam sendo executados sem qualquer formalização. Práticas como esta dificultam a compreensão do cenário, não colaboram para a agilidade necessária e acabam por desorganizar a execução das atividades a serem desenvolvidas.
Abaixo listamos 3 bons motivos para lhe convencer que investir em tecnologia é o melhor caminho.
Benefícios do uso da tecnologia para controle financeiro no Comércio Exterior
Linearidade e clareza nas informações
As informações bem-organizadas valem ouro na hora de cobrir a licença maternidade/paternidade de algum colaborador ou naquele momento que um colega pegou férias ou se desligou da empresa sem cumprir aviso. A equipe que tem clareza da operação, tem controle sobre ela e experimenta os benefícios financeiros daí resultantes.
Saber quando o exportador enviou os documentos originais ao banco para dar início àquele processo que conta com uma enorme Carta de Crédito cheia de condições mirabolantes faz toda a diferença para os outros times darem continuidade ao processo. Somado a isso, com um software em nuvem as informações permanecem seguras e acessíveis a todos os membros.
A cada dia que passa o recurso chamado tempo se torna mais escasso, afinal de contas, quem solicita extensão de deadline sabe valorizar cada minuto do dia, não é mesmo? Valendo-se da tecnologia de automação é possível descomplicar o trabalho dos colaboradores com a emissão de notas fiscais, por exemplo.
Considere contar com sistema de gestão de notas fiscais de importação e exportação que facilite o dia a dia da sua empresa na emissão de NFs, com rapidez e sem burocracia.
Notas fiscais para importações diretas, por conta e ordem e por encomenda;
Notas Fiscais de Venda e Exportação;
Integração com produtos já cadastrados;
Importação do XML da DI
Inteligência no cálculo tributário
Saiba mais: automação de NFs na importação
Como utilizar tecnologia para controle financeiro?
Antes de mais nada é preciso entender que o uso da tecnologia é inegável e incontestável nos dias de hoje. Usualmente as pessoas demoram para se adaptar, pois todo e qualquer episódio de inovação sempre encontrará resistência, por isso é muito comum vermos empresas apostando na gamificação como uma estratégia capaz de potencializar a absorção da ideia e melhorar o engajamento da equipe como um todo.
Como implementar tecnologia na minha empresa?
Vale ressaltar que ter um panorama do que poderia ser melhorado com a implementação de novas tecnologias é extremamente importante, pois é a partir daí que a sua equipe vai começar a nomear quais são as tecnologias específicas que precisam ser implementadas para que todos saiam ganhando.
O software certo
O software certo é aquele que permite a customização das necessidades da equipe sem prejudicar a essência do design que lhe é característico e ainda é especializado na sua área de atuação – o comércio exterior. Além disso, é aquele que prima pela experiência do usuário porque sabe que um sistema sem aderência é um sistema ruim.
Se chegou até aqui, leia: Gestão Empresarial no Comércio Exterior: como escolher um bom software?
O nosso time faz questão de trabalhar para garantir a adoção das soluções criadas e integrá-las com a rotina de cada empresa e é por isso que o objetivo dos nossos softwares é proporcionar uma experiência intuitiva e moderna capaz de simplificar os perrengues do dia a dia de quem trabalha no Comércio Exterior.
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