Preparativos para o Lançamento do 5S
O "Lançamento do 5S" tem recebido várias denominações: Dia da Grande Limpeza, Dia da Limpeza Inicial, Dia do SEIRI, Dia do Descarte, Dia D, Dia S, etc.
Este evento é de fundamental importância para o início do 5S, devido aos seguintes fatores:
a) Serve como "marco" de implantação do 5S em uma organização, ou em uma de suas instalações (operacional, administrativa ou apoio);
Por se tratar de um evento que poderá mobilizar toda a organização, pode ser formada uma equipe específica para planejar e coordenar o evento, inclusive com pessoas que não obrigatoriamente fazem parte do Comitê de 5S.
O lançamento do 5S pode ocorrer em um só dia por toda a organização, ou pode ocorrer em dias alternados. As maiores vantagens e desvantagens do primeiro caso são as seguintes:
Redução de custos promocionais (faixas, cartazes, brindes, camisetas, concursos, despesas com palestrantes, grupos de teatro, filmagem, etc.);
Evita solicitação de serviços por clientes internos, incluindo atendimento telefônico;
Mobilização de toda a organização, promovendo uma maior sinergia.
Dificuldade maior de planejamento, principalmente para conciliar os interesses das diversas áreas;
Dificuldade para os processos de apoio que são altamente solicitados no dia (Segurança do Trabalho; Segurança Patrimonial, Serviços Gerais, Almoxarifado, Documentação Técnica, manutenção, Informática, etc.);
Atendimento precário aos clientes externos imediatos;
Maior concentração de recursos materiais, onerando os custos de execução (vassouras, baldes, mangueiras, caminhões, transportadores de carga, escadas, máquinas de lavagem sob pressão, etc.).
O sucesso deste dia que depende da aceitação do 5S por todos os participantes. As atividades básicas deste planejamento são:
a) Definição e instalação de áreas de descarte;
b) Programação e realização de treinamento e apresentação do plano para toda a equipe;
c) Elaboração e envio de convites para clientes e fornecedores;
d) Elaboração de regulamentos de concursos promocionais;
e) Confecção e/ou compra de material de divulgação;
f) Providências de material de limpeza.
Normalmente as organização realizam alguns eventos promocionais do 5S antes e no dia de lançamento, como por exemplo:
a) Realização de um café matinal;
b) Oferecimento de almoço especial;
c) Apresentação de grupos culturais (coral, danças, capoeira, repentes, teatros, mímicas, marionetes, etc.);
d) Celebração de atividades religiosas (missa e/ou culto evangélico);
e) Apresentação de filmes;
f) Realização de concursos e gincanas;
g) Apresentação de palestras;
h) Comes e bebes no final do dia;
i) Discurso de encerramento, etc.
Os concursos mais comuns são os de frases, mascotes e/ou logomarca do 5S. Caso a o Comitê opte por um concurso, deve elaborar e divulgar o regulamento do concurso (pode ser feito durante os treinamentos introdutórios de 5S), coletar e analisar as sugestões, escolher as melhores (deve ser formada uma comissão específica), divulgar os resultados, realizar evento de premiação e veicular as vencedoras em faixas, cartazes, banners, camisetas, cartilhas, adesivos, etc.
A programação de todas estas atividades depende da cultura da organização e de seus colaboradores; da facilidade em fazê-las acontecer e dos recursos financeiros disponíveis.
Os clientes e fornecedores que freqüentam as instalações que participarão do Lançamento devem ser informados com antecedência de como serão afetados naquele dia. Atividades e instalações relacionadas diretamente com clientes poderão fazer uma programação fora do horário de atendimento, evitando transtorná-los ou gerar perda de faturamento. Esta é uma decisão gerencial que a organização deve tomar, após analisar todas as possibilidades.
Caso necessário, a organização poderá antecipar ou prorrogar algumas atividades de rotina quando este evento for realizado em dias úteis.
Todos devem participar do Lançamento do 5S, inclusive todo o esforço deve ser feito para viabilizar a presença das pessoas que trabalham de turno (que não trabalha no horário administrativo naquele dia).
Este momento deve ser amplamente divulgado por toda a organização, através de meios de comunicação, como jornais internos, quadro de avisos, circulares, etc. O importante é criar um clima em torno do lançamento.