Gestão de Contratos: tudo sobre ciclo de vida de contratos empresariais
Tudo sobre Gestão de Contratos: como administrá-los e não perder o prazo dos vencimentos e renovações
Publicado dia 6 de julho de 2017
São muitos os fatores que determinam a performance financeira e operacional de uma empresa. Podemos citar alguns como controle patrimonial, capital de giro, lucratividade sobre as vendas, margem de contribuição, ponto de equilíbrio e por aí vai. Poderíamos fazer uma lista imensa, mas existe um item que talvez passe despercebido por você, ou que só chame sua atenção na hora do sufoco, quando um prazo for perdido: a Gestão de Contratos.
Não entendeu? Para resumir (você saberá mais neste artigo), com a Administração de Contratos é possível minimizar riscos, analisar e identificar tendências ou problemas futuros. Como sabemos que sua rotina é super corrida, entendemos que você não tenha na ponta da língua as datas de vencimentos e renovações de todos os contratos empresariais. Mas não se preocupe, vamos te ajudar nesse desafio.
Pense na gestão de contratos administrativos ou de fornecedores. Sem um correto controle dos documentos contratuais a empresa poderá esquecer de renovar com algum cliente (o que poderá ocasionar furos no previsto x realizado) ou pode pagar um fornecedor na data errada, correndo o risco de multas (aí entra o controle de vencimento de contratos).
Isso é apenas para mostrar alguns exemplos sobre a importância de se fazer o Controle de Contratos Empresariais. Justamente por ser um assunto tão relevante é que dedicamos um artigo inteirinho sobre a Gestão de Contratos.
Primeiro: por que a Gestão de Contratos é importante?
E o que é Gestão de Contratos?
Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM - Contract Lifecycle Management)
Como gerir contratos empresariais?
O que faz uma Administração de Contratos de sucesso?
Já sabemos que isso chegou a virar clichê, mas o fato é que empresas, sejam públicas ou privadas, enfrentam pressão crescente para reduzir custos e melhorar o desempenho financeiro e operacional. Como controller, você sabe que sua responsabilidade não termina com a elaboração do orçamento. Muito além disso, sua função também é a de monitorar as variações orçamentárias e investigar suas causas.
Tudo isso porque, mais uma vez, o foco está na redução de custos (e, claro, na boa relação entre planejamento estratégico e gestão orçamentária). Além disso, é preciso estar de olho em requisitos regulamentares e aí entramos na esfera dos contratos.
O aumento dos volumes e complexidade dos documentos contratuais fizeram vir à tona uma necessidade percebida no ambiente empresarial: o gerenciamento efetivo de contratos. Com a Gestão de Contratos cada vez mais minuciosa, muitos benefícios têm sido vistos:
Na prática, o que acontece é que muitas empresas, ao não controlarem o vencimento dos contratos, tendem a aceitar os preços e cláusulas impostas pelo fornecedor justamente pelo fato de não terem tido tempo hábil de fazer cotações com outras empresas, ou até mesmo pelo medo de ficarem desamparada, como é o caso do Seguro. Nota-se que organizações que fazem a Gestão de Contratos empresariais conseguem agir de forma mais estratégica (e disso entendemos bem) e ganhar na redução de custos, com o poder de negociação.
Não vamos nos alongar muito neste tópico porque no decorrer do texto você entenderá ainda mais claramente a importância do gerenciamento dos documentos contratuais. Antes de prosseguir com o tema, queremos frisar uma questão importantíssima (e que tem tudo a ver com o assunto).
Contratos influenciam diretamente no Planejamento Orçamentário, o qual deve estar alinhado ao Planejamento Estratégico. Isso porque o não cumprimento de uma obrigação contratual pode causar danos financeiros irremediáveis à organização. Então, como uma coisa liga à outra, queremos deixar uma dica para você deixar reservada assim que finalizar este artigo.
Desenvolvemos um e-book todinho voltado a auxiliar empresas a criar o Planejamento Estratégico e montar um Orçamento Empresarial. Para acessá-lo, clique no banner abaixo:
O e-book também apresenta dicas e mostra algumas das melhores práticas para garantir que as ações e metas planejadas sejam alcançadas. Tudo isso pensando também na Gestão de Contratos, a qual, feita corretamente, ajuda a manter o Orçamento Empresarial nos eixos.
Vamos lá: muitas empresas entendem que o objetivo da Gestão de Contratos é o arquivamento do documento em um armário de depósito. A Administração de Contratos, como você deve imaginar, vai muito além e acompanha de todo o ciclo de vida do documento: criação, execução e encerramento. Para você entender melhor, é graças ao Gerenciamento de Contratos que tanto o contratado quanto o contratante recebem benefícios.
O sucesso da Gestão Contratual está em gerir o documento desde o início, controlando cada uma de suas fases (falaremos disso mais para frente). Aliás, quando o assunto é controle de contratos não estamos falando de seu aspecto físico, apenas.
Atualmente, especialmente os profissionais de controladoria sabem que precisam ligar os ciclos operacional e financeiro a um processo onde dados e informações se alimentem de forma automática e transparente. A Gestão de Contratos entra nesse pacote, já que garante que as informações mais atualizadas e relevantes estejam sempre disponíveis. Isso, por consequência, será uma verdadeira mão na roda na hora das tomadas de decisão.
Como você deve imaginar, gerir contratos é uma habilidade cada vez mais requisitada, pois quando falamos em relações comerciais todas (ou quase todas) iniciam-se por contratos. Em suma, a gestão dos documentos contratuais tem as seguintes funções:
Cuidar do ciclo de vida de um contrato (falamos sobre isso mais adiante).
Acompanhar o histórico do contrato, o que ajuda a prevenir gargalos e renegociações.
Controlar os prazos de renovações. Isso é extremamente importante para o caixa da empresa, pois manter a carteira de clientes significa que o dinheiro continua a entrar. Ao ter o controle dos prazos contratuais, a empresa não perde o foco nas estratégias de renovações.
Controle de vencimento de contratos.
Identificar a necessidade de aditivos contratuais.
Realizar a comunicação entre as partes.
Por ser um trabalho que exige um controle minucioso e envolve uma quantidade imensa de documentos, existe um profissional (pelo menos é assim que deveria ser) dedicado à Gestão de Contratos.
O profissional responsável pela Administração de Contratos deve, além de ter conhecimento pleno do contrato, trabalhar minuciosamente com o controle de vencimentos. Para isso, ele faz uso de uma planilha de gestão de contratos ou de softwares especiais para esse fim.
Para administrar os documentos, o Gestor de Contratos deve:
Registrar todas as ações e eventos para fins de controle e auditoria;
Detectar ocorrências e possibilidades de desvios. Caso necessário, é de sua responsabilidade solucionar ou corrigir o problema;
Estar apto a comprovar o cumprimento de obrigações contratuais: notas fiscais, fotografias, atas, inventários, certificados etc.
Exigir que o contrato seja cumprido com qualidade, economia e minimização de riscos.
Fazer análises críticas e propor melhorias, ou alterações, sempre que julgar necessário.
Como você deve imaginar, o Controle de Contratos não é algo simples. De modo geral, os maiores desafios do Gestor de Contratos estão em respeitar prazos, conseguir descentralizar responsabilidades (muitas vezes tendo que integrar áreas), identificar riscos e ter sempre o histórico documental.
Todo profissional que estiver envolvido da Gestão de Contratos deve lembrar que sua tarefa é, principalmente, garantir que os objetivos contratuais sejam cumpridos. Em outras palavras, garantir a relação entre custo e benefício.
Ter um profissional dedicado para fazer a gestão de contratos é mais comum em grandes empresas, que possuem uma estrutura organizacional maior. A realidade de boa parte das pequenas e médias empresas é o controller ou compras serem responsáveis por essas atividades, por isso vamos nos preparar para colocar a mão na massa.
Indo direto ao ponto: o processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato vai além de simplesmente criar e gerenciar contratos. Graças a ele é possível que organizações gerenciem melhor seus riscos e reduzam custos.
Ao falar em Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos Empresariais podemos tanto pensar em softwares para gestão de contratos ou planilhas. Os primeiros automatizam o processo e, por centralizarem as informações, têm o benefício de economizar tempo da equipe.
Mas caso sua empresa não use um sistema para fazer a gestão de documentos contratuais, não tem problema. Um controle por planilhas pode ser bastante útil, apesar de dar um pouquinho mais de trabalho.
Antes de mais nada, um contrato inicia com a pré-contratação. Esta é a fase em que algum departamento identificou a necessidade de contratar um serviço/produto/fornecedor. Na pré-contratação são definidos os requisitos técnicos do objeto do contrato. Além disso, são definidos os requisitos administrativos como: o que é necessário para autorizar a contratação, quais as exigências de certidões a serem entregues pelos fornecedores, entre outros.
Feito isso, é criado o rascunho do contrato (draft). Com o contrato elaborado, vem a fase de contratação (negociação e formalização). Nesta etapa as cláusulas são negociadas e ocorrem as alterações no documento.
Observe que é fundamental que todos os itens a serem cumpridos pelo contratado e pelo contratante sejam formalizados detalhadamente. É primordial que aspectos técnicos, financeiros e jurídicos estejam devidamente registrados no contrato.
Após todas as partes estarem de acordo com o contrato, o mesmo é assinado e inicia-se a fase de pré-execução, a qual ocorre de três maneiras:
Execução técnica: são realizadas atividades iniciais para a execução do contrato. Por exemplo: contratação de funcionários, preparação de local, compra de matéria-prima etc.
Execução administrativa: a gestão do contrato propriamente dito. É de responsabilidade do setor administrativo compilar e armazenar a documentação do processo contratual. Lembrando que o armazenamento deve ser feito com permissão de acesso aos gestores que podem consultar o documento e registrar ocorrências.
Execução financeira: o setor financeiro recebe o fluxo de pagamentos. É importante que o departamento de finanças receba as informações corretas, pois elas influenciarão nos resultados econômicos e financeiros. Falamos sobre isso neste artigo, mas você pode aproveitar e salvar também a leitura do post Diferenças entre o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).
Na pré-execução devem ser definidos também calendários de entregas, termos de aceite, vistorias e certidões. Em seguida, os departamentos envolvidos são notificados sobre o cronograma e a liberação para execução.
Assim começa a fase mais longa (da execução), pois além das entregas do objeto do contrato é na execução que as atividades administrativas de acompanhamento do documento são realizadas minuciosamente. Nesta fase são controlados os pagamentos, registram-se os aditivos, realizam-se prorrogações e/ou renovações e o encerramento.
O encerramento, última etapa, ocorre caso a data de vigência do contrato tenha expirado e não houve renovação. Observe que isso não significa arquivar o documento. Pelo contrário, essa é a hora de verificar se todos os eventos previstos foram realizados (incluindo recebimentos ou pagamentos).
Para resumir tudo o que foi dito aqui, a Gestão do Ciclo de Vida de Contratos tem as fases:
Pré-execução;
Destacamos que cada fase é importante e é essencial que nenhum detalhe seja esquecido. As etapas do CLM podem variar de empresa para empresa, mas o que deve se levar em consideração é que as fases, após bem definidas, criam uma padronização. Com isso, sua empresa só tem a ganhar, afinal, a gestão dos contratos passa a ser realizada de maneira muito mais eficiente.
Como vimos, uma boa Gestão de Contratos trabalha detalhadamente com o planejamento e programação de atividades e eventos (como financeiros). Sabemos que a implementação de uma área específica para Administração de Contratos não é realidade em muitas organizações e isso acaba caindo nas mãos da área de planejamento e controladoria.
Falando sobre gestão de contratos de fornecedores ou suprimentos, por exemplo: são os profissionais de controladoria que, ao receberem uma demanda de contratação, devem analisar indicadores de resultados e orçamento empresarial para verificar se há a viabilidade desta contratação. Isso tudo para manter a sustentabilidade econômica da empresa (afinal, não adianta contratar fornecedores se o objetivo da empresa não será atingido).
Então, para gerenciar contratos, pense nos seguintes itens:
Serviços: definição do tipo de serviço que será prestado.
Responsabilidades: detalhamento das responsabilidades de cada parte. Inclua descrições de cargos e quem é responsável por produzir o que, e a quem eles estão gerenciando.
Prioridades: este item é importante quando existe mais de uma entrega. Aqui é definido o que deve ser produzido/entregue primeiro.
Prazos: definição de quando os serviços estarão disponíveis e quando a equipe estará disponível para trabalhar no projeto.
Lembre-se ainda que os arquivos de contrato devem conter:
Uma cópia do contrato final, totalmente executado.
Quaisquer documentos relacionados ao contrato. Caso hajam problemas de desempenho, por exemplo, tudo deve estar documentado.
Alterações (incluindo ordens de mudança e ordens de trabalho) devem ser formalmente executadas de acordo com os termos do contrato e anexadas ao contrato.
Qualquer extensão do acordo deve ser formalmente executada de acordo com os termos do contrato e anexado ao documento.
E para encerrar com chave de ouro, vamos responder à pergunta:
Pense na gestão de contratos administrativos ou na gestão de contratos de fornecedores. Uma infinidade de documentos, não é mesmo? Agora imagine cada aspecto que deve ser observado (como controle de vencimento de contratos). Conforme vimos, a Gestão de Contratos possui diversas fases.
O primeiro ponto a se observar quando o assunto é como gerir documentos contratuais é a necessidade de ter uma equipe de especialistas, liderada pelo Gestor de Contratos. O time de profissionais responsáveis pelo gerenciamento de contratos deve ter uma combinação de habilidades técnicas e empresariais.
Além disso, é necessário que os profissionais envolvidos tenham conhecimento de contratação, como o planejamento e a elaboração de contratos, e habilidades de negociação. Lembre-se que antes de mais nada os contratos são feitos entre pessoas, portanto a capacidade de interagir e trabalhar com diferentes personalidades é importante.
Dito isso, anote mais algumas dicas para um Controle de Contratos de sucesso:
Pode parecer óbvio, mas nunca é demais falar: a Administração de Contratos precisa que todas as partes envolvidas tenham conhecimento minucioso do conteúdo contratual;
Ter sempre em mãos (seja em planilhas ou com a ajuda de softwares) a programação e o planejamento de todas as atividades e eventos. Lembrando que todas as etapas devem estar bem detalhadas;
Fiscalizar periodicamente se as cláusulas contratuais estão efetivamente sendo cumpridas;
Implementar sistemas que monitorem prazos e vencimentos. Muitos softwares fazem isso, mas caso você opte por planilha para gestão de contrato, certifique-se de que esses dois itens sejam sempre monitorados. Isso evita gastos extras e pagamentos fora do prazo estipulado (afinal, o dinheiro tem que ficar no caixa da empresa o tempo que for preciso);
Assegurar de que a empresa tenha recursos para realizar o que for acordado;
Quando o contrato for arquivado, o responsável deve fazê-lo de modo que o documento possa ser facilmente acessado (especialmente para os casos de conflitos judiciais);
Acompanhar de perto renovações e rescisões, cuidando sempre para que suspensões de contratos evitem danos financeiros à empresa, além de danos jurídicos, claro.
Com a correta Administração de Contratos (aqui entendemos por Gestão do Ciclo de Vida de Contratos) a empresa se torna mais apta a monitorar e supervisionar adequadamente o cumprimento das obrigações contratuais.
Como vimos, uma boa Gestão de Contratos trabalha detalhadamente com o planejamento e programação de atividades e eventos (como financeiros) e muitas vezes cai nas mãos da área de planejamento e controladoria. Dentre outras coisas, um gerenciamento de sucesso deve assegurar de que a empresa terá recursos para realizar o que for acordado.
Isso significa que sem um controle efetivo dos documentos contratuais corre-se o risco de fechar um acordo que não será nada rentável para o negócio, pois afetará negativamente o orçamento empresarial.
Aproveitando o gancho, se tem uma ferramenta de gestão que traz benefícios a qualquer negócio (além da Gestão de Contratos) ela se chama Orçamento Empresarial. Nossa pergunta é: como o orçamento da sua empresa é elaborado?
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O guia está dividido em 06 partes:
Da próxima vez que um contrato cair na sua caixa de e-mail ou na sua mesa, lembre-se: de alguma maneira ele vai impactar no Orçamento Empresarial, então, é melhor gerenciá-lo corretamente.
E agora que chegamos ao fim deste artigo queremos saber se ele foi útil para você. Compartilhe conosco o que achou e envie este post aos seus colegas. Até a próxima!