A segurança da informação nas empresas envolve diversos setores para garantir a proteção dos dados, evitando vazamentos, violações e roubo de dados. Neste cenário, a segurança fiscal é um aspecto central para os negócios.
Afinal, as organizações precisam lidar com a emissão de inúmeras notas fiscais e demais documentos eletrônicos, além de pagamentos de tributos e obrigações acessórias. O que exige grande responsabilidade dos profissionais responsáveis devido aos dados sensíveis e à confidencialidade da informação.
Vale destacar que os ataques cibernéticos estão em crescimento e as empresas correm o risco de ter as informações da NF-e e dos outros processos fiscais invadidas por hackers. Segundo pesquisa da Apura Cybersecurity, o número de ameaças aumentou 394% de janeiro a novembro de 2020, em relação a 2019.
Então, a preocupação com a segurança de dados se torna necessária e as empresas devem implementar medidas tanto no envio, como no armazenamento das NF-e, minimizando as vulnerabilidades.
Importância de manter as notas fiscais seguras
A Nota Fiscal Eletrônica foi criada para facilitar o trabalho dos gestores fiscais e executivos na emissão e envio do documento para os órgãos reguladores. Da mesma forma, também é possível agilizar a fiscalização da Receita Federal.
Assim, nos processos de geração dos documentos, envio, organização e guarda por meio de software de nota fiscal, é fundamental ter as melhores estratégias de segurança.
Com isso, é possível evitar que as informações fiscais sejam acessadas por invasores, causando sequestro de dados, roubo de documentos sigilosos, espionagem, entre outros.
O que pode gerar prejuízos financeiros para restabelecer a conformidade e a segurança e pode acarretar até em multas por não cumprimento de legislações de proteção de dados, como a LGPD. Com a entrada em vigência em agosto de 2020, essa norma prevê penalidades de até 2% do faturamento, podendo chegar a R$50 milhões.
Portanto, o investimento na segurança da informação nas empresas durante os processos da NF-e é primordial a fim de adotar ações preventivas, deixar sua estrutura protegida e eliminar todos esses impactos.
Dicas de segurança da informação nas empresas para emissão da NF-e
Neste contexto, com o objetivo de manter a segurança fiscal e proteger os dados dos seus arquivos da NF-e, vamos ver as principais estratégias de segurança da informação nas empresas. Confira!
1. Criação de uma política de acesso
Se as empresas não têm normas claras e estabelecidas sobre a liberação de acesso dos usuários às informações contidas nos sistemas, corre-se o risco de o negócio ficar vulnerável a pessoas má intencionadas e vazamentos, inclusive por acidentes.
Por isso, além de definir uma política clara de senhas, é preciso adotar regras de acesso aos colaboradores com restrições de acordo com seu nível de permissão para abrir os arquivos, como notas fiscais eletrônicas, obrigações acessórias, certificado digital, entre outros.
O processo de emissão de nota fiscal eletrônica gera arquivos XML que precisam ser guardados para o caso de fiscalização. Para garantir a segurança da informação nas empresas, no armazenamento de documentos fiscais, é necessário adotar uma solução de nuvem protegida com backup constante das informações.
Isso facilita a guarda dos documentos, garante que nenhum arquivo seja perdido e ainda permite ter um resguardo se ocorrer algum dano a computadores e sistemas da organização.
Mas, mesmo com a utilização de soluções na nuvem, é importante empregar as principais recomendações de segurança, como a troca de senha com frequência.
3. Medidas de proteção contra hackers
Ao estabelecer técnicas de proteção simples como programas de antivírus e recursos aprimorados como criptografia, o departamento de TI consegue melhorar a segurança da informação nas empresas como um todo, incluindo a gestão fiscal.
4. Conscientização de colaboradores
Normalmente, um dos elos mais fracos nos ataques cibernéticos são os colaboradores. Isso porque os hackers jogam iscas, como e-mails disfarçados, para manipular as pessoas e conseguir instalar programas maliciosos ou incentivar a digitação de dados sensíveis, como senhas.
Então, é importante treinar os funcionários para conscientizá-los sobre essas ameaças a fim de detectar tais comportamentos antes que ocorram problemas mais sérios de segurança.
5. Uso do software para emissão de NF-e
Um software fiscal específico para a emissão de nota fiscal eletrônica vai ajudar e muito a garantir a segurança da informação nas empresas. Uma vez que a ferramenta realiza todo o processo de forma segura, com certificação digital e armazenamento na nuvem.
6. Conte com a DANFE
Quando há alguma falha de comunicação com os servidores da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) e as empresas precisam emitir as NF-e, o DANFE é a saída. Trata-se de um documento fiscal emitido nessas situações de problema técnico em modo de contingência.
Por fim, vale mencionar um fator importante relacionado à segurança fiscal na emissão da NF-e, que é o certificado digital. Esse recurso permite agilizar os processos de emissão e envio com maior proteção.
Até porque a certificação digital é obrigatória e deve ser emitida de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil) para atestar a autenticidade dos documentos.
Como a GSF Fiscal pode garantir a segurança fiscal das empresas
Empresa brasileira com mais de 25 anos de experiência em software fiscal, a GSF Fiscal desenvolveu soluções fiscais com o que existe de mais novo neste mercado, além de promover atualizações frequentes. Temos um produto completo, seguro e modular para o seu negócio.
Atendemos a todas as legislações fiscais/tributárias federais, estaduais e municipais com flexibilidade para pequenas, médias e grandes empresas.
Contamos com diversos módulos de acordo com as demandas da sua organização, como SPEDs e Obrigações Fiscais, NF-e, NFS-e, CC-e, CT-e, Gestão de Documentos Eletrônicos, Calculadora de Impostos, BPO Fiscal e Inteligência Artificial Tributária e Fiscal.
Além disso, promovemos rápida implementação e preço 30% menor do que a concorrência.
Entre agora mesmo em contato conosco e adote o melhor software fiscal para aumentar a segurança da informação nas empresas.