Já falamos em outros artigos do blog sobre a importância de um planejamento detalhado para garantir o sucesso de uma obra. Entre outras etapas, o escopo do projeto é um elemento importante para garantir que a execução saia dentro dos limites previamente estabelecidos pelo cliente.
Mas o que fazer quando surgem alterações no projeto após o seu início? Continue lendo para conferir as nossas dicas de como lidar com mudanças no projeto de forma a garantir a satisfação do cliente.
A Importância do Escopo do Projeto
O planejamento deve ser o primeiro passo para uma obra bem sucedida. É nesse momento que o profissional deve alinhar com o cliente não só as expectativas do mesmo com relação ao resultado final do projeto, mas também os limites de prazo e orçamento.
Por mais simples que seja o projeto a ser realizado, é de suma importância ter todo o escopo do projeto documentado em um contrato de obras : quanto mais informações tiver, maior será a transparência na relação com o cliente e a sua segurança jurídica contra possíveis reclamações futuras sobre atividades não acordadas previamente.
Uma dica aqui é registrar tudo da forma mais simples possível, evitando o uso de termos muito técnicos e também generalidades e palavras dúbias. Isso garante o alinhamento entre ambas as partes.
As Mudanças no Escopo: Como lidar?
Por mais bem definido que seja o escopo de um projeto, alguns fatores são imprevisíveis, afinal, nenhuma obra jamais saiu 100% conforme o planejado. Um atraso no fornecedor, uma mudança no mercado ou a danificação de um material são eventos que impactam o andamento de um projeto – seja no seu cronograma ou no seu orçamento, ou em ambos.
Depois que um projeto tem seu andamento iniciado, é natural surgirem outras ideias e possibilidades conforme o andamento da obra. O importante é avaliar as propostas e desejos de mudanças que surgirem uma a uma, avaliando sua real necessidade e viabilidade.
E lembre-se: por melhor que seja essa avaliação, a inclusão de mudanças no escopo do projeto causa certa confusão e necessidade de adaptação de todos os envolvidos no projeto.
É papel do profissional oferecer a melhor solução para o problema dentro dos limites de custo e prazo estabelecidos pelo cliente. O que muitos clientes não imaginam é que grande parte das alterações solicitadas podem se converter em retrabalhos, gerando custos extras e atrasos no cronograma.
O cliente tem sempre razão? Sim! Mas é importante ter cautela com relação às mudanças propostas, avaliando de forma crítica e ilustrando para o cliente se elas serão benéficas ou até mesmo necessárias para o sucesso do projeto. Isso envolve também uma avaliação técnica acerca das possíveis complicações inerentes a mudança proposta.
O marketing boca a boca ainda é a melhor forma de conquistar novos negócios, por isso um cliente satisfeito deve ser prioridade!
Documente Tudo
No início do texto falamos da importância de registrar o escopo do projeto em um contrato entre as duas partes. Não se esqueça de adicionar ao contrato toda e qualquer mudança que houver no projeto, por menor ou mais natural que pareça. Isso serve não só para garantir a segurança jurídica entre ambas as partes, mas também para que seja possível avaliar o resultado final do projeto por meio de métricas precisas. Sem o registro das mudanças, é impossível verificar se ela teve efeito negativo ou positivo no que diz respeito a execução do projeto.
Comunicação Clara
As falhas de comunicação em canteiro de obras são responsáveis por gerar perdas e retrabalhos. Em um cenário de mudanças e imprevistos, é importante garantir que as informações cheguem a todos os colaboradores de obra de maneira clara, objetiva e atualizada.
A utilização de softwares de gestão ajuda no gerenciamento de documentos, obras, plantas orçamento e cronograma, facilitando o contato entre os colaboradores de obra e o próprio cliente, e diminuindo erros. Isso permite uma maior agilidade no processo de tomada de decisão, além de aumentar a transparência entre contratante e contratado.
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