Todas as organizações buscam, ou deveriam buscar, informações de mercado através dos dados coletados em pesquisas, para que possam atender seus consumidores adequadamente e que satisfaçam os desejos e necessidades dos clientes.
Além de coletar uma certa quantidade de dados, há razões para que os mesmos sejam armazenados em locais seguros e de fácil acesso, especialmente hoje, onde a velocidade com que age no mercado é um requisito básico para vários setores e empresas.
Existem inúmeros programas (softwares) que podem ser adquiridos pelas organizações, também existem programas livres, que cumprem a função de armazenar adequadamente os dados inseridos, mas a maneira como serão tratados os dados é que faz a diferença entre o sucesso e o fracasso no mercado.
Diante da concorrência, ter um banco de dados é fundamental, pois o volume de informações que podem ser obtidos pelo profissional de Marketing é muito superior ao que a empresa realmente necessita neste momento.
Filtrar os dados é um primeiro passo após sua inserção no banco de dados, nem todas as informações são necessários agora, mas auxiliam no relacionamento com os clientes e na entrega de produtos adequados ao momento de mercado e que atendem aos desejos e necessidades dos consumidores.
Alguns pontos importantes que podem ser levantados para criar e armazenar as informações em bancos de dados são:
Fontes a serem pesquisadas: ter um foco e um público-alvo para a Pesquisa é um primeiro passo, não adianta pesquisar um local onde o seu produto não chega ou sequer é conhecido, da mesma maneira os dados históricos podem ser um bom início para realizar uma Pesquisa e acompanhar o desenvolvimento pelo qual passou aquele mercado específico;
Qualidade ou quantidade: em certos momentos os dois modelos acabam complementando um ao outro, mas para algumas decisões deve-se escolher um modelo;
Facilidade de acesso: um banco de dados inacessível é o mesmo que não possuir um banco de dados, todas as pessoas devem possuir acesso às informações coletadas e ali armazenadas, logicamente cada área possui uma necessidade específica e com isto devem ser criados sistemas que filtrem somente o que cada área deseja acessar;
Sigilo de um grupo de dados: existem dados altamente sigilosos, que devem estar guardados e protegidos, pois não serão usados pelos demais departamentos devido às suas características;
Facilitar cadastro de novos clientes: a facilidade de uso é outro ponto importante, os campos a serem preenchidos devem ser claros e objetivos, para que qualquer pessoa da organização possa cadastrar os dados, da mesma maneira deve-se evitar a duplicação de dados, por isso uma empresa deve trabalhar como um conjunto e não um agrupamento de departamentos (ainda existentes hoje), o que acaba gerando custos desnecessários e tornam o acesso a informação lento e confuso.
Os bancos de dados são fundamentais para as organizações, facilitam a troca de informações entre departamentos e permite que todos trabalhem em uma única direção, independente da área de atuação.
Existem alguns passos que podem ser usados para elaborar um banco de dados, como:
Necessidade da informação: realizar uma Pesquisa sem propósitos não é lógico, pois estas informações já podem estar dentro da organização;
Clareza das informações: os dados devem trazer ao usuário do banco de dados a facilidade de compreensão;
Organização: cada empresa têm uma necessidade, assim como cada área possui, então a ordem de prioridade da consulta dos dados deve ser correspondente a necessidade daquele momento;
Nomes: cada dado deve estar inserido em um local que facilite ser lembrado, agilizando o processo de acesso às informações e economizando tempo nas consultas.
Com a Internet a coleta de dados supera facilmente a necessidade de cada organização, desta maneira cabe à empresa compreender que tipo de informações ela precisa para colocar no mercado um novo produto ou serviço, melhorar seu atendimento, criar uma página na Internet, ampliar sua fatia de mercado, manter o relacionamento com os clientes, modificar produtos etc.
Um banco de dados não deve ser apenas mais um programa dentro da organização, deve ter uma finalidade muito mais ampla e auxiliar a integrar a empresa, pois as informações mais preciosas não estão dentro do banco de dados, mas na sua utilização correta.