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Veja os 5 erros de cronograma que você está cometendo
Relaxe! Fazer um cronograma correto não é tarefa simples. Há muitas variáveis envolvidas entre o planejado e executado. Por isso, você vai encontrar aqui os 5 erros de cronograma mais comuns e as melhores formas de evitar esses problemas no seu projeto digital.
Erros de cronograma são o principal desafio do gestor de projeto digital
Controlar escopo, custo e? Prazo! Adequar o desejo do cliente ao tempo e recursos necessários do time é mesmo um desafio para o gestor de projetos. Considerando a velocidade com se que realizam as atividades digitais, o erro de prazo fica ainda mais presente. O cliente tem pressa, a empresa tem pressa e o time precisa lutar com isso para entregar o melhor possível. Se essa é a sua realidade, tome aqui uma água de coco e uma rede pra relaxar. Já cometi todos os erros abaixo em algum momento da minha história e compartilho com você o que aprendi com eles.
Erro nº 01 – Não olhar o calendário antes de registrar um prazo para o cliente
Esse é mais básico e um dos erros mais comuns. Uma olhada no calendário de mesa ou esse que fica do lado do relógio do seu computador pode evitar um abalo na sua imagem. Parece exagero? Mas o que você acha que seu cliente pensa quando você, que trabalha durante a semana, promete uma entrega para sábado, domingo ou feriado?
Como evitar erros de cronograma:
Além de olhar o calendário, tenha clareza do tempo realmente necessário para execução da tarefa. Considerando que seu último dia de prazo é um feriado, agende a entrega para 1 ou 2 dias úteis depois. Assim você constrói uma relação de credibilidade com seu cliente.
Erro nº 02 – Ser otimista com o prazo de entrega
Ansiedade, pressão do cliente, excesso de demandas, agenda cheia. Um ambiente perturbador costuma prejudicar a nossa capacidade de racionalizar sobre os problemas. Nessas horas, é comum ceder a pressão do ambiente e dar prazos que você não conseguirá cumprir. Resultado: o cliente te cobra a demanda e você ainda nem terminou.
Diante da necessidade de determinar um prazo, respire. Observe sua rotina e a agenda estimada para os próximos dias. Considere que essa não será sua única demanda e que imprevistos na execução das tarefas anteriores podem atrasar você.
Por isso, antes de determinar um prazo, se imagine realizando a tarefa de forma pessimista, ponderada e otimista. É comum que a ponderada seja a mais assertiva, mas é sempre bom considerar 20% em cima dela para não ter surpresas.
Pessimista: quanto tempo levo para executar essa tarefa se as piores coisas acontecerem na minha semana
Ponderada: quanto tempo em média eu levo para executar esta tarefa
Otimista: se eu tiver super inspirado e apenas com essa demanda eu termino essa tarefa em X tempo
Erro nº 03 – Não considerar as interdependências do projeto
Sua agenda tá livre e você assume o compromisso em levantar o projeto. Mas aí percebe que vai precisar de apoio do design e do programador para um detalhe que o cliente pediu no final do e-mail. Pronto! O prazo que você registrou já foi embora porque os designers e programadores estão envolvidos em outros jobs urgentes.
Respire e repasse todas as fases necessárias para alcançar o resultado esperado pelo cliente. Se encontrou alguma demanda que depende de outro colega, consulte-o e verifique o prazo possível para execução. Some então ao seu tempo e esse será o cronograma do projeto. Informe o cliente dessa necessidade de reprogramação, caso ele solicite ajuste no projeto.
Erro nº 04 – Desconhecer a agenda do time
O fechamento de novos contratos é um sinal de saúde para o negócio, mas pode se tornar uma ferida. Isso se você prometer um prazo para o novo cliente sem conhecer as tarefas que o seu time está executando, que prazos eles têm ou quando desafogam para receber esse novo projeto.
Estimar os recursos disponíveis durante a negociação da proposta é fundamental. Converse com o time, acompanhe os seus prazos e se empenhe em manter a produtividade. Assim você consegue se antecipar sobre a necessidade de contratação antes de fechar um contrato que ultrapasse a capacidade de atendimento.
Erro nº 05 – Não controlar o cronograma
Muita água passa entre a promessa de data e a entrega do projeto. Dificuldades de execução, atraso em validações, doença ou desligamento no time são só alguns dos problemas enfrentados durante o desenvolvimento de um projeto digital. Se você promete uma data e esquece dela durante as suas outras atividades, já era. Você vai perder o prazo e o cliente a confiança em você.
Apoie-se em ferramentas de gestão de tarefas e projetos para ter uma visão geral da sua operação ao longo do projeto. Conheça metologias de gestão como scrum ou Pmbok e desenhe a que melhor se adequa ao seu negócio. Lembre-se: perder prazo é perder dinheiro. Erros de cronograma são cifras indo embora! Aproveite para ver aqui como corrigir erros no cronograma de projeto.