A chegada da pandemia no Brasil trouxe incertezas para o mercado. Muitas empresas tiveram suas atividades suspensas e com isso as famílias sofreram com a redução de renda. Esse cenário de crise reflete diretamente no fluxo de entradas da escola, pois muitos pais, apertados financeiramente, acabam pedindo por descontos ou ainda ficando inadimplentes.
Nesse sentido, ter um bom controle financeiro é essencial para ultrapassar momentos de crise e de dificuldades. Além disso, conhecer a necessidade de capital de giro, montante necessário para financiar as atividades da instituição, pode ser uma vantagem para o gestor que deseja superar os momentos de adversidade.
O fluxo de caixa é a ferramenta que possibilita a visualização de entradas e saídas de dinheiro, de tudo que é pago e tudo que é recebido. Para Alan Tanno, consultor de negócios com foco em finanças no Sebrae, essa é a principal ferramenta de gestão financeira dentro de uma empresa. Sendo essencial e vital para a saúde do negócio.
É ela que vai ajudar a encontrar as respostas de como controlar o caixa da sua escola e também do quanto de capital giro é necessário.
Alan Tanno utiliza uma analogia para mostrar aos empresários o porquê o fluxo de caixa é fundamental: "Eu costumo dizer que o fluxo de caixa é como se fossem os faróis e o volante de um carro."
Imagine que você está dirigindo à noite, porém o carro está com os faróis queimados. Logo, se tiver um buraco no caminho quais são as chances de você ver? E se você conseguir enxergá-lo, sem um volante seria possível desviar dele?
Sua empresa pode até caminhar sem o fluxo de caixa, mas se houver um buraco financeiro será que você vai conseguir visualizar a tempo? E ainda, vai ser possível desviar dele?
Criar um fluxo de caixa é muito simples e pode ser feito em apenas dois passos:
1- Classifique as receitas e despesas
Essa é uma etapa importante que vai ajudá-lo a fazer análises mais ágeis e assertivas do seu fluxo de caixa. Por exemplo, classificar todas as despesas referentes à manutenção do espaço físico como "despesas para manutenção do espaço", pode contribuir para a tomada de decisão sobre permanecer ou mudar de prédio.
As classificações são livres e devem ser feitas de acordo com a necessidade de análise de cada instituição.
2- Preencher e manter o fluxo de caixa atualizado
Segundo Alan Tanno, esse é sem dúvida o maior desafio dos gestores com o fluxo de caixa. "O fluxo de caixa é simples de fazer, porém precisa de muita disciplina e organização. Eu costumo dizer que fazê-lo está ligado a comportamento," afirma o consultor.
Ele também alerta que alimentar o fluxo com informações incorretas, às vezes lembrando de preencher e às vezes esquecendo de lançar um gasto ou uma receita, pode mascarar os números dando ao gestor uma falsa visão da saúde financeira da instituição de ensino.
Inadimplência, uma vilã do fluxo de caixa
Ana Rinaldi, Coordenadora Finanças na ClassApp, conta que para superar um dos maiores desafios do controle financeiro, a inadimplência, a tecnologia é uma excelente aliada. Sendo assim, um módulo financeiro como o ClassPay, sistema de pagamentos e recebimentos do ClassApp, pode fazer toda a diferença na gestão das cobranças, na diminuição da inadimplência e consequentemente no aumento do faturamento e na prevenção de possíveis impactos negativos no fluxo de caixa.
"O módulo financeiro permite um fluxo automatizado de cobrança, o que facilita o controle do caixa, ao permitir mais organização no processo, e contribui para a redução no tempo de recebimento," complementa Ana Rinaldi.
O sistema financeiro também é indicado para escolas menores e de pequeno porte?
Ana recomenda que o módulo financeiro seja usado por todas as escolas, principalmente aquelas de porte menor, uma vez que costumam ser as que mais sofrem com a inadimplência.
Além disso, o uso do sistema financeiro contribui para evitar erros de cobrança e também auxilia a otimizar o tempo do responsável financeiro, uma vez que automatiza atividades operacionais do dia a dia.
Fluxo de caixa negativo é sinônimo de prejuízo?
Alan Tanno comenta que um erro muito comum dos gestores na hora de analisar o fluxo de caixa é associar o caixa positivo com lucratividade e o caixa negativo com prejuízo. E exemplifica: "O saldo pode ficar negativo porque o meu contas a receber está muito longo e o meu contas a pagar está mais curto. Então existe um descasamento entre contas a receber e contas a pagar que faz com que o meu caixa fique negativo, mas na prática é uma necessidade de capital de giro e não prejuízo."
O especialista orienta que é preciso identificar os motivos do saldo estar positivo ou negativo e ainda analisar quais decisões e ações são necessárias com base nesse resultado.
Se você deseja ter controle sobre o caixa da escola é essencial colocar as dicas que trouxemos em prática.