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Certificado digital para NFS-e
A certificação digital funciona como uma identidade virtual da empresa e como uma assinatura eletrônica. Por meio dela, é possível entregar declarações a órgãos governamentais e de fiscalização, assinar e emitir notas fiscais eletrônicas e entrar em perfis criados em sites de entidades ligadas ao Fisco nas instâncias federal, estadual e municipal.
Quando se usa o certificado digital para NFS-e – nota fiscal de serviço eletrônica – o documento não é emitido e nem transmitido ao município sem que a validação seja feita com o uso do certificado. Com essa ferramenta, todos os envolvidos na operação recebem os dados e cópias da nota assim que ela é identificada e autorizada pelo sistema emissor junto ao sistema fiscalizador, o que ocorre instantaneamente.
A certificação pode ser colocada em pen drive ou em cartão eletrônico. No primeiro caso, basta colocar o pen drive na entrada do computador e esperar que ele reconheça o acessório. Em alguns casos, é necessário instalar programa para que esse reconhecimento ocorra – o que as empresas certificadoras fornecem em seus sites.
Quando se opta pelo smart card, o usuário deve ter um leitor de cartão com chip para a colocação do smart card. O leitor é ligado ao computador por entrada USB. Na hipótese de o reconhecimento não ser automático, a unidade certificadora disponibilizará programa para uso e gerenciamento do certificado digital para NFS-e.
Diferencias do certificado digital para NFS-e
O certificado digital é um mecanismo de segurança, identidade e assinatura que funciona por meio de algoritmos matemáticos. Isso garante autenticidade a ele e a seu uso, confiabilidade ao sistema e confidencialidade de dados. Ele identifica a empresa para sistemas de segurança.
O armazenamento da programação do certificado digital para NFS-e dentro do smart card ou pen drive inutiliza a mídia para qualquer outro uso simultâneo ou após o vencimento do certificado. Isso evita que outros softwares coletem informações importantes ou façam uso do certificado sem ciência do proprietário. A validade da certificação é de três anos ou um ano por mídia – dependendo do que se necessita e do valor pago. Após esse período, nova mídia deve ser adquirida, programada e certificada.
Por lei, a assinatura digital é válida desde o ano de 2001. Portanto, documentos assinados ou transmitidos com o uso do certificado digital para NFS-e são totalmente idôneos e podem ser usados em quaisquer situações às quais sejam pertinentes.
Com isso, a certificação garante segurança ao emitente, tomador do serviço e ao órgão fiscalizador e que libera o uso da nota. Também, os municípios acompanham melhor o tráfego de informações, de operações e de impostos das empresas da cidade, evitando informações falsas.
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Atualmente, algumas empresas ainda possuem blocos para emissão de notas manuais em suas prestações de serviços – mesmo que o município já tenha adotado a emissão informatizada. Nesses casos, deve-se atentar ao período estipulado para adequação ao sistema, sob pena de multa. Na hipótese de o prazo já ter findado, os blocos manuais não podem ser usados de forma alguma, mesmo que tenham sido autorizados à impressão pela fiscalização municipal.