Como escrever justificativas de fornecedor exclusivo |
Como escrever justificativas de fornecedor exclusivo
As justificativas de fornecedor exclusivo (SSJs) são uma exigência na maioria das instituições onde se compra itens (suprimentos, equipamentos, serviços, etc.) acima de um determinado valor inicial e requerem uma explicação sobre os vários fatores que justificam o fato dos referidos artigos virem somente de um fornecedor. Muitos acham que escrever as SSJs é complicado e não entendem que o esclarecimento de que este é o item que desejam comprar é uma justificativa suficiente. No entanto, o departamento de compras deve ter razões válidas para que esses itens não sejam adquiridos através de uma concorrência pública, onde qualquer fornecedor possa fazer uma oferta sobre o contrato. Enquanto a maioria das instituições tem os próprios modelos para solicitar uma determinada SSJ, este artigo descreve as etapas básicas para fundamentar todas essas requisições de compra.
Aprenda a redigir justificativas de jornecedor exclusivo (Firma de documento image by madguy from Fotolia.com)
Intitule o documento como "Justificativa de Fornecedor Exclusivo" para o número de pedido de compra específica, se for o caso, e relacione quaisquer números de política institucional sobre o motivo de um fornecedor exclusivo ser necessário para esta requisição.
Descreva os usos particulares do produto. Indique especificamente qual será e para que ele serve. Inclua aqui os números e títulos do projeto, para os quais o material em questão dará suporte.
Declare as características diferenciadas do produto e o motivo pelo qual é o único que cumprirá as exigências. Isto pode incluir o fato de ser um complemento ou a substituição de um sistema já existente. Os direitos autorais e as marcas registradas podem ser apropriados aqui, dependendo da situação.
Explique o que aconteceria se outro item inadequado fosse adquirido em vez desse. Inclua atrasos de treinamento, alteração de procedimentos operacionais padrão, etc., que custariam tempo, dinheiro e conclusão total dos projetos da instituição.
Descreva o trabalho realizado para estipular quais outros itens semelhantes são oferecidos por outros fornecedores, e por que esses itens não cumprirão os requisitos indicados nas etapas anteriores. É necessário ser claro para incluir: nomes de empresa, informações de contato e, em alguns casos, cotações válidas.
Inclua o nome, cargo e informações de contato de uma pessoa principal na SSJ (não tem que ser alguém que a escreveu) e uma cópia juntamente com o pedido.
Siga sempre o modelo institucional sugerido para uma SSJ, se houver um disponível, pois este é o caminho mais certo de conseguir uma aprovação.
Converse com outras pessoas que escreveram SSJs e peça para ver seus exemplos de apresentações bem sucedidas. Da mesma forma, uma vez que você tenha uma boa apresentação, guarde esse documento em um lugar seguro e como base para todas as futuras SSJs. Sem dúvida, é importante fornecer informações, tanto quanto possível, sobre os itens exigidos, quanto menos tempo a compra gastar para voltar e fazer perguntas para o autor da SSJ, menos tempo será necessário para obter os itens.
O processo de compra está se tornando mais rigoroso através da diretoria e as SSJs, mais complexas e trabalhosas. Leve a sério este processo e mostre que respeita os procedimentos e espere o melhor.
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