Organização de processos: o que é e como fazer » Organize na Prática
por Organize na Prática - Priscilla Gomes janeiro 18, 2022
Ao pensar em um negócio, é importante ter em mente todas as entregas finais que sua empresa deve realizar ao cliente. Por isso, é muito importante fazer a organização de processos. Quem tem um restaurante, por exemplo, determina o ambiente e os pratos de comida conforme o seu posicionamento e proposta de valor.
Por isso, uma fábrica de automóveis entrega carros, o hotel entrega hospedagens e a companhia aérea entrega viagens. No entanto, para que esses produtos se realizem, é necessário a conclusão de outras entregas.
Desse modo, descubra mais sobre a organização de processos, como fazer uma organização de processos eficiente. Além disso, como funciona a organização de processos e quais são os benefícios que essa organização de processos pode trazer. Boa leitura!
A organização de processos é fundamental para alcançar os objetivos da empresa. | Foto: Pixabay.
Qual a importância da organização de processos?
Em primeiro lugar, é importante entender o que é o processo organizacional – ou organização de processos. Assim, essa estratégia envolve uma série de atividades relacionando pessoas, equipamentos, procedimentos e informações. Portanto, na prática, transforma entradas (insumos) em saídas (produtos e serviços) para atender todas as necessidades dos usuários internos e externos, agregando valor para a organização e para o público.
Desse modo, entre os exemplos de entradas e insumos desse procedimento, temos os equipamentos, matérias-primas, conhecimento e informações, além de outros elementos intangíveis e tangíveis. Por outro lado, as saídas podem se caraterizar pelos seus produtos e serviços no estado final, ou seja, da maneira que geralmente se comercializam.
Além disso, existem algumas categorias de processos organizacionais. Por exemplo, os processos primários ou finalísticos, atividades que geram serviço ou produto para os clientes externos. Assim, a organização consegue atender todas as necessidades da persona. Esse processo também tem o objetivo de caracterizar o ramo, no qual a companhia atua. Portanto, geralmente os processos primários recebem ajuda de outros processos coadjuvantes, gerando o produto ou serviço final.
Desse modo, entre essas ferramentas para suporte temos os processos de apoio. Ou seja, mecanismos que auxiliam o processo primário, como também ajudam a organização entregar os produtos sem interrupções na oferta. Por fim, os gerenciais são responsáveis pela gestão de processos da empresa. Portanto, são constantemente monitorados e aprimorados, ajudando a trazer maior eficiência.
No entanto, é importante estabelecer prioridade nesses processos de negócios. Assim, a hierarquia dessas atividades ajuda no gerenciamento e clareza sobre a importância de cada tarefa. Por isso, são divididas em:
Macroprocessos (envolvem dois ou mais departamentos);
Processos (atividade de alta complexidade);
Subprocessos (realizam objetivos específicos para ajudar algum processo);
Atividades (operações de complexidade média) e, por fim;
Tarefas (conjunto de trabalho a serem executados).
Como fazer uma organização de processos eficiente?
Confira, a seguir, como fazer uma organização de processos eficiente e como aplicar essa organização de processos:
A sigla PDCA significa Plan, Do, Check e Act, traduzindo para o português, planejar, fazer, checar e agir. Desse modo, a estratégia é uma metodologia em 4 passos para ajudar na organização de processos mais ágeis e eficientes.
Por isso, as suas etapas são:
Planejar (identificar o objetivo que deve ser alcançado);
Fazer (colocar em prática o planejamento);
Checar (coletar os dados mensuráveis) e;
Agir (aplicação de correções às ações que foram tomadas).
Esse processo funciona da mesma maneira que o PDCA, mas a diferença é que são 6 etapas, são elas:
Planejamento e alinhamento estratégico (levantamento e mapeamento dos processos existentes);
Análise de processos (analisar como esses processos estão sendo aplicados);
Desenho de processos (desenho ou remodelamento);
Implantação dos processos (colocar em prática);
Monitoramento dos processos (acompanhamento dos resultados obtidos) e;
Refinamento dos processos (análise sobre as mudanças).
5 benefícios da organização nos processos de uma empresa
Confira, abaixo, os benefícios da organização de processos de uma empresa:
Os processos ineficientes causam diversos prejuízos, principalmente pelos desperdícios durante as etapas, por exemplo, a perda de tempo. Afinal, algumas tarefas demandam períodos longos para conseguirem ser executadas.
Essa dificuldade na gestão pode ser justificada pelo mau aproveitamento da capacidade dos colaboradores e dos recursos humanos. Por outro lado, o investimento na organização de processos pode reduzir as perdas e aumentar a eficiência.
Com a organização de processos, o resultado dessa diminuição dos desperdícios é a redução dos custos com mão de obra (horas extras e menos contratações), insumos (maior aproveitamento dos materiais), logística (otimização dos transportes e deslocamento), entre outros pontos.
Com melhorias nas maneiras de organizar processos – na organização de processos em si – e o investimento em soluções tecnológicas conforme novidades da transformação digital, é possível obter a padronização dos resultados. Além disso, garantir que tudo será executado corretamente, consequentemente, aumentando a credibilidade com os clientes.
Além disso, é possível adotar um fluxo de trabalho (workflow) com a finalidade de eliminar inconsistências e erros, portanto, o aumento na qualidade é uma consequência natural. Essa é uma alternativa de organização de processos.
A integração dos departamentos da empresa é complicada, mas quando os processos não são realizados de maneira correta, esses problemas tendem a aumentar. Por isso é tão importante ter uma boa organização de processos.
Por outro lado, ao investir em melhorias, os colaboradores passam a se apoiar em busca dos objetivos. Assim, quando o processo está bem alinhado, mostra a ordem de execução das atividades, as funções que devem ser cumpridas e os responsáveis por cada etapa.
5. Atuação estratégica
Essa organização de processos representa o cotidiano da empresa. Portanto, com a padronização os gestores passam a ter mais liberdade para cuidar de atividades estratégicas e gerenciais. Isto é, quanto melhor os processos, menos tempo os colaboradores perdem com refacção, correção ou tarefas manuais.
A organização de processos proporciona diversos benefícios para as empresas. | Foto: Pixabay.
Como foi dito anteriormente, ao pensar em um negócio, é importante ter em mente todas as entregas finais que devem ser realizadas ao cliente. E para que esses produtos se realizem, é necessário a conclusão de outras entregas. Desse modo, é importante que faça a organização de processos.
Independente da estratégia que você usa para conseguir ter sucesso na organização de processos, o ideal é manter fiel aos princípios para conseguir chegar aos objetivos. Portanto, o recomendado é buscar o desenvolvimento de novas habilidades e conhecimentos, além de estar sempre atento às novidades tecnológicas que aparecem no mercado. Assim, você consegue ganhar cada vez mais destaque no segmento em relação aos concorrentes.
Por fim, para resumir o que foi dito ao longo texto, a organização de processos é uma estratégia que envolve uma série de atividades relacionando pessoas, equipamentos, procedimentos e informações. Dessa forma, na prática, ela transforma entradas (insumos) em saídas (produtos e serviços), para atender todas as necessidades dos usuários internos e externos. E, então, agregar valor para a organização e para o público.
Sendo assim, para utilizar a organização de processos é preciso estabelecer prioridade nesses processos de negócios. Assim, a hierarquia dessas atividades ajuda no gerenciamento e clareza sobre a importância de cada tarefa.