Handover: construção diária de conhecimento - Mestre GP
Abordamos nos artigos anteriores vários aspectos sobre a gestão de um projeto, seja ele em fase de planejamento, execução ou encerramento, mas temos um ponto bem importante sobre a gestão como um todo que se trata do Handover, o que eu prefiro denominar como uma construção diária do conhecimento.
O Handover é conhecido no mercado como uma passagem de conhecimento adquirido em uma atividade, ou seja, se você por algum motivo se ausentará de um trabalho / projeto definitivamente ou por um período considerável é necessário que você passe esse conhecimento para outro agente que fará a condução dos projetos que você esta inserido.
Caso seja necessário executar o Handover é porque alguma peça se desligará ou se ausentará por um período considerável do projeto, desta forma é muito importante que seja feito uma passagem do histórico de todo projeto ao novo recurso que assumirá o trabalho.
Esse tipo de tarefa muitas vezes é executada no momento em que a situação ocorre, porém tendo uma visão mais profunda é interessante que esse acumulo de experiência do projeto seja compartilhado com todos desde o princípio, algo equivalente a uma Gestão de Risco envolvendo um fornecedor nos casos de falência ou não cumprimento do escopo, onde quando nos deparamos com esse tipo de situação com uma gestão de risco estruturada geralmente já temos mapeado as ações possíveis a serem tomadas. Caso algum agente importante do projeto não faça mais parte do time todo o seu conhecimento e experiência deve permanecer na empresa, evidentemente que nem tudo é possível passar formalmente como, por exemplo, algum feeling já detectado no tom de conversa com cliente. De qualquer forma isso pode ser reconstruído pelo novo recurso sem muitos problemas, caso o Handover seja aplicado da forma correta.
Durante minha carreira já me encontrei sendo o novo agente mas também sendo o agente de saída do projeto, em ambos os casos um Handover bem estruturado ajuda a todos, pois quem esta de saída acredito deseja deixar tudo organizado para aquele que entrar consiga conduzir os trabalhos.
Então trate o Handover como uma construção diária de conhecimento do projeto, compartilhe a informação do projeto o máximo possível com os stakeholders, por meio de documentos formais como ATAs, Status semanais, Cronogramas e Escopo atualizados, mas também no dia a dia tente passar o máximo possível as situações do projeto, isso deixará ferramentas necessárias para os demais agentes do projeto continuarem os trabalhos.
Um dos critérios mais exigidos atualmente no mercado de trabalho e dos Gerentes de Projetos consequentemente é a comunicação, então se comunique com todos os membros do seu time, da sua empresa, para que possa assim numa situação de transição ela seja a mais controlada possível, isso também faz com que as portas permaneçam abertas para futuras oportunidades e uma boa reputação no mercado.