Por que trocar o e-mail por uma plataforma de comunicação interna
Luciano Tomazi em CEO e Liderança 16 de agosto de 2016
Já falamos aqui no Cultura Colaborativa sobre os prejuízos que o e-mail traz à eficiência e produtividade das pessoas no dia a dia de trabalho. Prova disso é que, segundo pesquisas, 52% dos brasileiros perdem mais de uma hora diária com e-mails desnecessários, e 41% dos respondentes também declararam trocar mais de 5 e-mails para chegar a uma decisão. Esses dados mostram que o e-mail, inicialmente criado para nos ajudar na rotina profissional, está se tornando um incômodo dentro das organizações e que é hora de pensar em trocar o e-mail por algo mais eficiente.
Para falar com contatos externos à organização, o e-mail ainda pode ser o canal oficial, mas para a comunicação interna da empresa e contato entre departamentos e setores, é necessário considerar trocar o e-mail por uma plataforma de comunicação interna, hoje a melhor solução para a comunicação empresarial, pois elas trazem ferramentas que podem ser utilizadas de forma integrada.
"O e-mail é uma ferramenta que apenas despeja a informação para o destinatário que não garante o consumo e processamento daquela informação. E por mais que você utilize uma ferramenta específica de envio de e-mails que lhe permita verificar taxas de abertura e clique, a única ação que você poderá tomar nesta ferramenta é reenviar outro e-mail caindo em um loop infinito e improdutivo. E se você partir para estratégia de utilizar canais auxiliares ao e-mail para garantir sua leitura, estará na verdade aumentando a complexidade da gestão da comunicação e, de quebra, deixando seus colaboradores confusos com o número de canais que precisam estar presentes", explica Amanda Silva, gerente de Marketing da SocialBase.
Por que e como trocar o e-mail
Segundo dados de uma pesquisa da consultoria McKinsey, o principal problema do e-mail é que os knowledge workers (trabalhadores do conhecimento) normalmente gastam 28% de seu dia de trabalho na leitura, escrita e arquivamento de e-mails. E que esse tempo é gasto muitas vezes com informações que não ajudam no aumento da produtividade e também não são utilizadas para uma tomada de decisão estratégica.
Plataformas de comunicação interna diminuem a necessidade de trocar e-mails e agilizam o processo de troca de informações, aumentando a produtividade dos colaboradores e possibilitando que o foco seja em atividades estratégicas e não em leituras de e-mails desnecessários.
Depois de saber disso, acredito que você deve estar pensando:
"Ok, mas como vou me comunicar na empresa? Como posso trocar o e-mail ou reduzi-lo?"
"Diferente do e-mail, que é muito limitado quanto ao seu formato, uma plataforma de comunicação interna possibilita que a informação seja transmitida através de várias formas, inclusive criativas, dependendo da estratégia e o plano definidos pela comunicação interna. Por isso, uma plataforma é a melhor solução atualmente para uma empresa, pois ela se adapta aos mais diversos objetivos e necessidades das organizações, basta saber utilizá-la adequadamente." explica Amanda.
Para além de todas as vantagens que uma plataforma de comunicação interna pode ter para as mais diversas necessidades de uma organização, separamos apenas aquelas que vão lhe mostrar porque é a hora de trocar o e-mail.
1. Aumenta o alcance das informações
Além de uma plataforma de comunicação interna viabilizar o contato entre a gestão da empresa e seus colaboradores de maneira mais direta do que o e-mail, ela permite mensurar o alcance da mensagem.
"Algumas empresas precisam ter a certeza de que seus colaboradores vão tomar conhecimento das informações estratégicas da organização, e uma plataforma que permite verificar alcance e engajamento é o ideal", comenta Amanda.
No SocialBase, é possível ver quantas pessoas visualizaram uma mensagem, quantos curtiram, comentaram e compartilharam.
Ainda é preciso considerar que provavelmente os colaboradores recebem muitos e-mails diariamente, e o da empresa pode passar despercebido. Portanto, a possibilidade de mensurar o alcance das postagens permite à área de comunicação tomar as devidas providências com relação à divulgação de um assunto importante para a empresa antes que algum problema surja pela falta de conhecimento do que foi anunciado.
2. Promove uma comunicação mais participativa
Plataformas de comunicação interna também são perfeitas para as empresas que buscam uma comunicação mais horizontal. Elas estimulam a integração entre líderes e equipes e entre áreas de uma mesma organização, permitindo informar e engajar as pessoas às informações da empresa. Alguma empresas já estão, inclusive, apostando no engajamento dos colaboradores como forma de fugir da crise.
Imagine que um colaborador precise de uma informação importante para executar uma atividade, mas seu gestor direto não está no momento ou outra pessoa que, por convivência, poderia lhe ajudar. Ao invés de enviar um e-mail e esperar uma resposta, se tiver disponível uma plataforma com uma ferramenta de mural ou grupos, ele poderá fazer seu questionamento e todos poderão ajudá-lo. Da mesma forma, se um colaborador possuir essa informação e estiver engajado, poderá ajudar com mais rapidez seu colega, impedindo que um trabalho deixe de ser realizado e traga prejuízos para a empresa.
3. Agiliza a tomada de decisão
Já comentamos em outra oportunidade que o tempo é o principal valor entregue por uma plataforma de comunicação. Isto porque na plataforma de comunicação interna você pode utilizar murais para realizar uma publicação e atingir todas as pessoas que estão envolvidas com o tema e que precisam participar do processo de tomada de decisão. Apesar de parecer que o tempo para redigir um e-mail e um post na plataforma é o mesmo, é preciso considerar que a plataforma possibilitará mensurar o alcance da comunicação e o engajamento com mais facilidade, permitindo tomar as providências necessárias para otimizar a tomada de decisão mais rápida.
Caso a mensagem não seja visualizada por todos, o emissor pode optar por enviar para grupos e ainda marcar outras pessoas.
Você pode fazer essa publicação em um determinado grupo da empresa para obter feedback de todas as pessoas desse círculo de colaboradores, ou marcá-los no próprio post realizado, garantindo que eles serão notificados de que há alguma informação para eles na plataforma e que precisam ler. Essa possibilidade torna o debate mais rápido e efetivo, já que as pessoas podem responder através de comentários na sua publicação, afetando diretamente o tempo para tomada de decisão.
4. Acelera a troca de informações
Algumas empresas possuem filiais em diversos locais, e por isso muitas vezes é preciso falar com outro colaborador que está em outra cidade ou prédio. Quando surge uma demanda urgente e que é preciso o auxílio de um colaborador de outra cidade, você fica com poucas alternativas: ligar para o funcionário, quebrando a sua rotina e a dele, que geralmente é em frente a um computador, ou mandar um e-mail e aguardar ser respondido.
Plataformas de comunicação interna que disponibilizam ferramentas de chat, seja ele web ou mobile, são excelentes nesse momento e podem ser a solução para as empresas que pensam em trocar o e-mail, ou pelo menos diminuir sua frequência. Essa ferramenta é muito valiosa para que você entre em contato imediatamente com qualquer pessoa, mesmo sem estar em frente a um computador, agilizando todo o processo que poderia levar horas. Além disso, elas praticamente não ficam indisponíveis e são muito mais seguras do que outras ferramentas abertas, como o WhatsApp e o Skype.
Na mesma plataforma, é possível também comunicar-se com seus colegas por meio do chat.
Os quatro pontos citados acima são apenas uma visão geral da infinidade de benefícios que uma plataforma de comunicação interna pode trazer para a sua empresa. A CiaNet é um exemplo de empresa que unificou sua comunicação em uma plataforma e por meio da sua utilização conseguiu reduzir em 87,5% o número de e-mails dentro da empresa em um período de 8 meses, utilizando o SocialBase. Além disso, tornou a comunicação da empresa muito mais fluída e agradável, o que gerou mais engajamento e um maior alinhamento entre todas as áreas.
Por fim, podemos perceber que trocar o e-mail ou reduzir sua frequência dentro da empresa e adotar uma plataforma de comunicação interna traz não só benefícios para a produtividade das pessoas mas também para o relacionamento entre elas, deixando todos alinhados gerando ganho nos resultados finais e estratégicos da empresa como um todo.
Produzimos o eBook "Plataforma de Comunicação Interna: o que é e quando implantar" para que você conheça outras vantagens de uma plataforma e comece a considerar trocar o e-mail da sua comunicação interna.