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Cinco passos para ter reuniões mais produtivas
Se você participa de reuniões demasiadamente demoradas e que não são eficientes para decidir projetos, pode ser que esteja faltando foco ou que haja excesso de tópicos abordados.
Parar evitar que encontros sejam improdutivos, confira os conselhos que Daniel Costa, autor do livro Não Existe Gestão sem Comunicação (editora Dublinense, R$ 34,90):
1. Crie regras
Direcionamentos são fundamentais para organizar o trabalho em equipe. Por isso, Costa considera importante elaborar uma lista com o que é ou não permitido fazer nas reuniões. "Os funcionários precisam saber a hora de falar e a hora de ouvir os colegas. Telefones, tablets e computadores tiram o foco", explica. Não se esqueça de deixar esses acordos claros e visíveis para todos.
2. Determine e comunique o objetivo
Além de marcar a data, é necessário preparar o time previamente para o assunto que será abordado. Assim, cada membro da reunião ficará ciente e poderá se organizar para o encontro e reorganizar a sua agenda para não prejudicar os prazos.
De acordo com o autor, reuniões longas têm curva de atenção decrescente e, por isso, o concelho é que não durem mais do que uma hora e que não sejam feitas no fim do dia. "Quanto mais perto da hora de ir embora os coordenadores marcam reuniões, mas impaciente os participantes ficam", diz Costa.
4. Respeite a pauta
Para manter a credibilidade da reunião e o controle do tempo, é necessário seguir criteriosamente as diretrizes passadas no instante em que a reunião foi marcada. Uma dica é dividir o tempo do encontro entre os presentes para possibilitar que todos exponham uma opinião. "Se essas pessoas foram convidadas, é porque é válido saber o que todos pensam a respeito da pauta", afirma o autor.
5. Prepare uma ata
Após a reunião, é importante que um representante da equipe seja responsável por elaborar uma ata com o registro dos principais pontos discutidos e das decisões tomadas. Assim, ninguém se esquece de cumprir os combinados.