Tarefas Importantes, Urgentes e Circunstanciais: Saiba Como Lidar Com Cada Uma Delas - Marcus Marques
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Como definir as tarefas prioritárias?
Estamos vivendo a era do imediatismo, em que tudo é "pra ontem" e considerado urgente. Quem não consegue se organizar e diferenciar o que realmente é prioridade daquilo que pode esperar para ser resolvido terá dificuldades para gerenciar o seu tempo. Se você é do tipo que nunca consegue concluir as suas listas de tarefas dentro do prazo, é sinal de que precisa aprender a classificar cada atividade com mais eficácia.
Como Diferenciar as Listas de Tarefas Importantes, Urgentes e Circunstanciais?
As tarefas importantes, urgentes e circunstanciais fazem parte da chamada Tríade do Tempo. Trata-se de um método que foi criado pelo brasileiro Christian Barbosa, que é considerado o maior especialista em produtividade e gerenciamento do tempo no país. Apenas com esse breve resumo sobre ele já dá para imaginar que a ferramenta deve ser realmente fantástica!
Dentro da Tríade do Tempo as tarefas podem ser consideradas:
Como o próprio nome sugere, as tarefas importantes são aquelas que trazem resultados e fazem a diferença em sua vida. Vale ressaltar que a importância deve ser focada em você e não nos outros. Geralmente estão ligadas a um dos seus quatro corpos, que são: físico, mental, emocional e espiritual. Elas costumam variar de acordo com cada pessoa, mas darei alguns exemplos para que possa entender com maior clareza.
Físico: Praticar exercícios, cuidar da saúde, etc.
Mental: Estudar, ter um hobby, se dedicar ao projeto dos seus sonhos, etc.
Emocional: Passar mais tempo com quem você ama, sorrir, etc.
Espiritual: Orar, meditar, etc.
São coisas que fazem com que você se sinta vivo e que têm um verdadeiro sentido em sua vida.
São aquelas atividades que precisam ser feitas naquele exato momento e que costumam gerar estresse ou trazer consequências negativas se não forem resolvidas. Essas tarefas costumam interromper o nosso dia e atrasar o que realmente deveria ser feito.
Como Evitar: Muitas vezes não temos controle sobre o surgimento de tarefas urgentes, entretanto, existem algumas medidas que podemos ter para reduzir a ocorrência delas.
1 – Planejamento: O primeiro passo é se planejar, pois se você sabe que existe algo que precisa ser feito não há motivos para deixar para a última hora e transformá-lo em uma urgência.
2 – Dizer NÃO: Para muitas pessoas dizer "não" é algo comum, mas para outras pode ser um grande desafio. Ao dizer "sim" para tudo você não estará apenas se prejudicando, mas também a todos aqueles que estão ao seu redor.
3 – Delegar: Em muitos casos, outras pessoas poderão realizar determinada atividade com mais eficiência do que você. Então, não hesite em delegar atividades para evitar que se tornem uma urgência e atrapalhem o seu dia.
São aquelas tarefas que você é levado a fazer por causa das circunstâncias, que podem vir de outras pessoas ou serem resultados de seus antigos hábitos. Elas apenas desperdiçam o seu tempo e não agregam valor para a sua vida, como, por exemplo, reuniões desnecessárias, eventos com pessoas que não fazem diferença para você, horas desperdiçadas assistindo programas de TV sem conteúdo, etc.
Como Evitar: Para evitar que as tarefas circunstanciais continuem consumindo o seu tempo, pare e pense nas horas que está desperdiçando fazendo coisas que não acrescentam em nada para a sua vida. Reflita, também, sobre os momentos em que permitiu que as circunstâncias atrapalhassem a realização dos seus sonhos.
A Tríade do Tempo Ideal
Muitas pessoas permitem que a esfera das suas tarefas urgentes e circunstanciais sejam maiores do que a das atividades importantes. Com isso, desperdiçam o seu tempo com coisas que não irão levá-las a lugar algum. Não temos o poder de eliminar as urgências e circunstâncias completamente das nossas vidas, mas podemos torná-las menores, dando mais espaço para aquilo que realmente importa.
Veja, a seguir, como colocar o método organizador de tarefas da Tríade do Tempo em prática e saiba o que precisa fazer para ser uma pessoa mais produtiva e mais feliz. Sem organização você desperdiçará o seu tempo e, quando perceber, ele terá passado sem que tenha realizado nenhum dos seus sonhos.
A Tríade do Tempo na Prática
O método é composto por cinco etapas, que são:
1 – Identidade: Identificação das tarefas entre: importante, urgente e circunstancial.
2 – Metas: Definir quais são as metas que pretende alcançar.
3 – Planejamento: Além de saber onde quer chegar, é muito importante definir qual o caminho irá seguir para alcançar os seus objetivos.
4 – Organização: Mantenha seus e-mails, arquivos virtuais e documentos físicos sempre organizados para que não desperdice o seu tempo tentando localizá-los.
5 – Execução: É o momento de colocar em prática tudo o que foi analisado e planejado. É importante fazer uma estimativa de quanto tempo levará para realizar cada item da sua lista e lembre-se de começar sempre por aqueles que são mais importantes.