A gestão de material consignado é um dos pontos sensíveis que contribuem para a complexidade da atividade hospitalar, assim como para as empresas da área de saúde que fornecem esses tipos de insumo.
Dentro desse modelo particular de gestão, há diferentes processos que precisam ser acompanhados de perto, cada qual na sua particularidade, para que se evite possíveis não conformidades.
Neste artigo, vamos primeiramente abordar o conceito de material hospitalar consignado. Depois vamos explicar como funciona a consignação de materiais para hospitais.
Por fim, falaremos das vantagens de contar com um sistema automatizado na gestão dos diversos aspectos da consignação, como agendamento de cirurgias, controle de material, rastreabilidade e armazenamento.
O que é material hospitalar consignado
Material hospitalar consignado é todo o insumo da área de saúde cuja venda do fornecedor para o cliente final é intermediada por consignatários.
Sem a consignação, ou seja, sem o fornecimento de materiais e equipamentos fundamentais para atividade hospitalar, o próprio modelo de negócio da área da saúde fica impraticável, uma vez que é impossível para clínicas, postos de saúde e hospitais a aquisição integral de todos os insumos necessários para o tratamento e recuperação dos pacientes.
Um exemplo prática são os estentes, cujos diversos modelos e tamanhos atendem a uma gama de necessidades.
Portanto, não há como um hospital adquirir todos os tipos de estentes existentes no mercado, ainda mais porque um cirurgião, na grande maioria dos casos, só consegue saber qual estende deve usar no momento mesmo da cirurgia.
O termo consignado, é bom lembrar, implica também que o material ou implante pode ser devolvido ao fornecedor após o uso. É, em suma, um sistema em que todos ganham, pois reduz os custos sem prejuízo da qualidade do atendimento, tratamento e recuperação de pacientes.
Como funciona a consignação de materiais para os hospitais
A consignação de material hospitalar exige cuidados, regras e profissionais capacitados. Em muitos casos, como citamos acima, demanda a entrega de itens, com certa instabilidade, a serem distribuídos em caso de urgência do paciente.
Daí a importância de elaborar rotinas consistentes e seguras, acompanhando a quantidade de produtos em estoque a fim de apresentar números fiéis aos profissionais envolvidos.
Quando isso ocorre, e o trabalho está sendo bem feito, há redução de gastos da empresa e garantia de material em armazenamento.
A seguir, vamos detalhar o que se faz necessário para que a consignação de material hospitalar ocorra de maneira eficiente.
Levantamentos constantes de estoque
É de primordial importância que se faça de forma constante levantamentos de estoque visando categorizar o material hospitalar consignado de acordo com seu uso em cirurgias e demais procedimentos, sem esquecer de identificar fornecedores e status do material.
Com esses levantamentos em mãos, os gerentes podem avaliar o material hospitalar consignado à disposição e identificar os itens que precisam que tenham mais saída periódica.
Esse monitoramento de consumo, com recebimentos e superávits, permite requisitar aos fornecedores quaisquer reposição de armazenagem em tempo hábil.
Essas rotinas devem ser praxe na unidade hospitalar, de modo que todos os colaboradores do setor responsável contribuam para o processo.
Gerentes precisam estar seguros sobre a confiabilidade do insumo fornecido. Por tal razão, algumas sugestões podem se fazer necessárias nesse sentido.
Em primeiro lugar, é necessário atenção e rigor com todos os documentos que atestem a permissão para um acordo de consignação e/ou compra, entre outras tarefas com relação ao uso do material hospitalar consignado.
Além disso, não se pode nunca deixar de requisitar certificados de alvará de localização, do responsável técnico e da permissão de itens consignados nas instituições sanitárias capacitadas.
Controle de saída dos materiais
A aplicação do material hospitalar consignado é a etapa seguinte ao levantamento. Como não há espaço de armazenamento que dê conta de todas as opções de insumos existentes no mercado, torna- se extremamente importante analisar a periodicidade do uso.
É essencial, ainda, que os gerentes analisem a saída de material hospitalar consignado periodicamente, definindo um volume mínimo para os itens mais utilizados, o que otimiza o fluxo dos produtos.
Capacitações em grupo
O uso de material hospital consignado é uma prática altamente regulada. Existem leis específicas, como por exemplo a obrigação de adicionar o rótulo ao prontuário do paciente – algo que é realizado em determinados cenários – ou a validação do uso do material através de um raio-X.
Portanto, para dar conta de todos os procedimentos regulados pela legislação, é crucial capacitar o grupo de profissionais que está envolvido em processos hospitalares.
Ainda mais se for levando em conta que são materiais sujeitos a falsificações e contratos duvidosos.
Sistemas automatizados simplificam e garantem qualidade à gestão de material consignado
Soluções tecnológicas (como um ERP automatizado para a área da Saúde) facilitam a padronização de atividades e a capacitação de profissionais. Vamos dar alguns exemplos a seguir:
ERPs como os desenvolvidos pela Visto Sistemas permitem controle total das caixas ou kits que vão para cirurgias
Desse modo, sabe-se qual item foi usado e qual precisa ser reposto. Além disso, é possível ter a gestão do faturamento do material e o controle de pendências.
Há acompanhamento de todo o material que está consignado pelo fabricante ou distribuidor, o qual fica no hospital.
Com a ferramenta, também é possível saber qual foi o consumo e a utilização do material em uma cirurgia para prever a reposição – ou, até mesmo, a montagem – do item.
Há possibilidade de saber exatamente onde está determinado material ou lote através do número de série, Rfid ou QR code (que são sistemas de rastreamento por ondas de rádio ou por leitores de código).