Manhãs Poderosas - Por que a falta de tempo é a principal causa da pressão no trabalho
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Autor: Neder Izaac	Publicado em: 8 de fevereiro de 2019 Categoria: Artigos
Um famoso artigo de Willian Oncken e Donald Wass intitulado Management time: who's got the monkey? cita três tipos de pressão encontradas no ambiente corporativo: exercidas pelo chefe, pelo sistema e pelo próprio profissional. Para administrá-las bem é preciso controlar o tempo e as tarefas a serem cumpridas. Considerando que as pressões impostas pelo chefe e pelo sistema são componentes externos e que, em linhas gerais, geram penalidades, é importante gerenciar com inteligência o único componente sobre o qual o profissional pode exercer influência: a pressão imposta por si mesmo.
Por acaso já parou para pensar que muitos gestores gastam tempo demais lidando com problemas de seus subordinados, o que limita suas ações, atrasa decisões e impacta negativamente na produtividade e na conquista de resultados? Por essas e outras, é essencial analisar e distribuir corretamente os monkeys mencionados no artigo, ou seja, as responsabilidades e obrigações, para que cada colaborador assuma seus compromissos e, paralelamente, desenvolva competências e habilidades. Atiçamos sua curiosidade sobre o tema, não foi? Então acompanhe e aprenda mais:
Quais são as pressões geradas pelo tempo?
Conheça agora as três pressões geradas pela administração do tempo no ambiente de trabalho:
Pressão imposta pelo chefe
Refere-se à pressão originada pelo tempo necessário para realizar as atividades exigidas pelo chefe. Nesse caso, quaisquer que sejam as tarefas, não podem ser simplesmente ignoradas ou preteridas, já que estão diretamente relacionadas ao exercício de sua função.
Pressão imposta pelo sistema
É a pressão causada pela exigência de encontrar tempo para atender às demandas naturais da área, além das enviadas por outros departamentos, em forma de apoio ou suporte. Negligenciar essas solicitações também pode resultar em sanções, mesmo que não tão diretas. Porém, nesse caso, pode haver um impacto nos indicadores de performance e de satisfação do cliente, por exemplo.
Pressão imposta por si mesmo
Trata-se da pressão gerada pelo próprio trabalhador, devido à dificuldade de disponibilizar tempo para realizar suas tarefas de acordo com seu planejamento. No caso dos gestores, uma parte desse tempo acaba sendo tomada pela equipe, devendo assim ser considerada como tempo imposto pelos subordinados. A parte restante é usada exclusivamente pelo gestor, recebendo o nome de tempo discricionário ou tempo arbitrário.
Quem está trabalhando para quem?
Essa questão deve estar sempre clara para gestores e subordinados, de forma que todos assumam seus devidos papéis e consigam alcançar os objetivos definidos pela empresa. Afinal, equipes de alta performance são mais independentes, criativas e competentes, sempre preparadas para novos desafios. Mas não é nada raro encontrar gestores colecionando monkeys de suas equipes, ficando sobrecarregados e, por isso, deixando de realizar com efetividade suas tarefas como líderes. E aí o sentimento de pressão no trabalho aumenta.
Toda vez que o gestor toma exclusivamente para si a resolução de problemas trazidos por seus subordinados, assume mais um monkey, enquanto o colaborador fica apenas esperando por uma decisão. Esse processo, além de ser pouco produtivo, desperdiça o capital humano da equipe, suas potencialidades e talentos, restringindo a atuação dos profissionais. Por isso, é fundamental evidenciar as responsabilidades de cada membro do time, além de delegar com assertividade e meritocracia.
Como evitar a pressão no trabalho?
Para evitar ou ao menos reduzir a pressão autoimposta, o gestor precisa controlar o tempo dedicado aos subordinados e devolver os monkeys a seus respectivos donos. Segundo Oncken e Wass, algumas rotinas podem ser aplicadas com sucesso. Confira as principais sugestões:
Marque reuniões para tratar dos monkeys
Agendar reuniões com os verdadeiros responsáveis é a primeira etapa para que os problemas sejam resolvidos. Nesse momento, é possível debater detalhadamente o caso e compreender os fatores críticos envolvidos, proporcionando assim valiosos insights acerca de soluções.
Identifique o grau de iniciativa do subordinado
Em geral, existem cinco níveis de iniciativa para lidar com as dificuldades. Temos, do menor para o maior:
Aguardar até que digam o que deve ser feito;
Perguntar o que deve ser feito;
Recomendar uma ação e, com a aprovação do gestor, implementá-la;
Agir independentemente, mas sempre avisando o gestor;
Agir independentemente, informando o gestor por meio das rotinas internas.
Quando o colaborador está nos níveis 1 ou 2, é preciso discutir conjuntamente, até que atinja os níveis 3, 4 ou 5.
Combine uma revisão do status
Depois de decidirem quais serão as ações tomadas, é importante acordar um prazo para que se faça uma revisão do status daquele item, por meio de uma nova reunião e de relatórios embasados.
Examine suas motivações pessoais
Vários gestores continuam assumindo responsabilidades de seus liderados, pois têm receio de que, ao delegar, podem perder poder ou autoridade perante a equipe. Nesse caso, é necessário corrigir antigos conceitos e eliminar inseguranças, para que o crescimento profissional também aconteça por meio do amadurecimento.
Desenvolva habilidades dos colaboradores
Para que os colaboradores administrem os próprios problemas com eficiência, precisam desenvolver as competências necessárias. Assim, cabe ao gestor conhecer sua equipe e elaborar um plano de treinamento individual, de modo a valorizar o ser humano, eliminar fraquezas e fortalecer habilidades importantes. Conhecimentos técnicos e competências comportamentais, como poder de negociação, equilíbrio emocional, empatia e criatividade, são apenas alguns pontos a serem explorados.
É essencial construir uma relação de confiança entre gestor e equipe para que haja transparência, engajamento e comprometimento por parte dos colaboradores. Desse modo, as falhas devem ser esclarecidas, para que não se repitam, mas o estilo de liderança precisa ser humanizado, com respeito às diferenças e foco no potencial de cada profissional.
E o tal do tempo discricionário ou arbitrário?
Para o gestor, a questão mais importante desse processo de organização e gerenciamento consiste em manter o controle sobre sua agenda. E, para isso, é preciso ampliar seu tempo discricionário, eliminando o que é imposto pelos subordinados. Além disso, é necessário usar parte desse tempo adicional para preparar, desenvolver e incentivar a equipe, fazendo com que todos sejam capazes de resolver problemas e assumir responsabilidades. Assim, o gestor passa a administrar melhor as demandas trazidas pelo chefe e pelo sistema, diminuindo a pressão no trabalho por meio de uma gestão mais estruturada e direcionada a resultados.
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Autor do livro Manhãs Poderosas, idealizador do treinamento O Monge e o Executivo. É treinador certificado para aplicar os Princípios do Sucesso de Jack Canfield no Brasil. Neder é hoje um dos palestrantes de maior sucesso nas áreas de foco, produtividade, planejamento pessoal e mudança de hábitos.