Email Corporativo: Regras e dicas para usar corretamente - Mobilit
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6 de agosto de 2021 Mobilit TI
Espaço formal de negociações e compartilhamento de informações importantes, o email corporativo é indispensável em qualquer empresa. Mas, para não transformar essa ferramenta de compartilhamento de dados sigilosos e dados sensíveis em uma porta de entrada para ameaças de segurança a infraestrutura de TI da sua empresa, é preciso saber como usa-la corretamente.
Continue lendo esse artigo e saiba mais sobre o que é email corporativo e quais riscos que o uso incorreto desta ferramenta acarreta para a empresa. E veja o que fazer para elevar a segurança ao usar o email corporativo no seu negócio. Confira!
Quando se fala em email corporativo, muitos acreditam que o termo se trata de uma ferramenta empresarial nova. No entanto, o e-mail corporativo nada mais é do que um serviço de e-mail que tem o objetivo de atender as necessidades de empresas.
Ou seja, o email corporativo representa um importante meio de comunicação entre a empresa e seu publico interno e externo. Por meio dessa ferramenta de trabalho é possível imprimir a identidade da marca, uma vez que no email corporativo se utiliza um domínio próprio e não de intermediários como Google, Outlook entre outros.
Com isso, é possível transmitir para outras pessoas uma imagem mais profissional e segura do seu negócio.
Principais riscos do email corporativo para empresa
Apesar de indispensável na melhor comunicação entre a empresa, colaboradores, fornecedores e clientes, o e-mail corporativo, quando não usado corretamente, pode representar um riscoparaas empresas.
De acordo com a pesquisa realizada pela empresa de segurança Trend Micro, o Brasil é o segundo dos top 5 países mais afetados com ameaças em emails corporativos.
Entre as principais ameaças que o email corporativo pode acarretar para uma empresa, estão:
Segundo o estudo realizado pelo Instituto Ponemon, cerca de 62% dos colaboradores possuem acesso no e-mail a informações extras e não necessárias em suas tarefas. De certa forma, isso representa um risco as empresas, pois informações sigilosas podem vazar através de colaboradores mal-intencionados ou então insatisfeitos com a empresa.
Conhecido como engenharia social, outro risco ao e-mail corporativo são os golpes realizados através de links maliciosos. Ao fraudar email de terceiros, hackers enviam mensagens com links que ao serem clicados automaticamente instalam vírus nos computadores. Assim, os hackers passam a ter acesso a dados bancários e demais informações da empresa.
Programas de roubo
Outro risco do e-mail corporativo para empresa é o Phising, golpe realizado quando e-mails maliciosos são enviados com o intuito de instalar programas que roubam dados. Praticado por hackers com o objetivo de roubar dinheiro, o Prishing também pode ser feito por concorrentes da empresa. Nesse caso, o intuito é roubar dados de lançamentos futuros programados pela organização.
Roubo de dados por BYOD
As empresas adeptas do BYOD (Bring Your Own Device), o vazamento de dados também pode ocorrer pelo fato do colaborador acessar email corporativo no seu próprio aparelho. Nesse caso, o vazamento pode ocorrer pela instalação de vírus no aparelho do colaborador, assim como também pela perca ou roubo do aparelho. Além do vazamento proposital dos dados.
Como a falta de segurança no uso do email corporativo pode prejudicar a empresa?
Por conta dos riscos citados acima, a falta de segurança no email corporativopode prejudicar as empresas em diversos aspectos.
Isso porque o vazamento de informações sigilosas pode representar prejuízos significativos e em muitos casos, irreversíveis a empresa. Entre os prejuízos que a falta de segurança no uso do email corporativo pode ocasionar para as empresas, estão:
Perda de receitas, dados bancários ou então de clientes;
Danos na imagem da empresa no mercado;
Perca do direito de lançamentos futuros;
Sanções por conta do vazamento de dados de clientes;
Instalação de vírus ou então programas de roubo de arquivos;
Problemas de instabilidade pelo acesso em diversos dispositivos;
Atualização frequente de senhas, impactando na produtividade;
Indisponibilidade, acarretando o uso de contas pessoais no trabalho;
Armazenamento insuficiente prejudicando o envio ou então o recebimento de e-mails.
Uma forma eficiente de evitar alguns dos prejuízos citados, como a perca de dados é realizando o backup.
No uso de email corporativo, o backup é importante para garantir que informações importantes não sejam perdidas em caso de roubo de dados por hackers. Além disso, fazer o backup também garante que os arquivos fiquem salvos em caso de falhas técnicas ou humanas.
E a criptografia? É necessária nesse caso?
Sim, a criptografia é necessária no e-mail corporativo! A criptografia atua como uma camada extra de segurança onde a sua função é codificar os dados que modo que apenas alguns usuários possuam acesso. Com isso, essa tecnologia pode ser usada para criar senhas em arquivos da empresa com o intuito de garantir a confidencialidade de qualquer dado sigiloso.
9 dicas para garantir a segurança no email corporativo
Apesar do alto risco de vazamento de dados, o e-mail corporativo não precisa ser extinto das corporações. Isso porque, assim como o backup e a criptografia, existe outras formas de garantir a segurança da informação no e-mail corporativo. Veja abaixo algumas delas:
1. Usar filtros e AntiSpam
Ao configurar email corporativo utilize os filtrosdisponíveis eo AntiSpam, pois eles asseguram a confiabilidade das mensagens na caixa de entrada. Além disso, o AntiSpam rastreia mensagens com links duvidosos, conteúdos suspeitos e propagandas maliciosas.
2. Verifique o assunto antes de abrir o e-mail
Uma forma simples de evitar golpes é analisar o assunto do email antes de abrir. Isso porque os spams e mensagens de golpistas possuem texto em caixa alta, com tom imperativo, promessas e promoções imperdíveis. Ao notar esses pontos, o email deve ser descartado.
3. Bloquei e-mails suspeitos
Bloqueando emails suspeitos, o risco de os colaboradores caírem em golpe por engano é menor. Isso porque, ao bloquear um contato o e-mail não recebe mais mensagens daquele contato. Além disso, os colaboradores não precisarão mais deletar emails daquele contato.
4. Adotar a autenticação de 2 passos
Assim como a criptografia, a autenticação de 2 passos não permite que terceiros acessem sistemas ou então dados não autorizados. Com ela, um único aparelho pode ficar responsável por validar a legitimidade dos demais acessos a conta do email corporativo.
5. Invista em técnicas de DLP
As técnicas de DLP (Data Loss Prevention) são úteis para aumentar a segurança dos e-mails juntamente com o AntiSpam. Isso porque, tratam-se de camadas de proteção que podem ser desenvolvidas nos próprios softwares do e-mail. Dessa forma, evita-se o roubo de dados.
6. Utilizar e incentivar senhas complexas
No email corporativo é indispensável que as senhas utilizadas nos arquivos ou então no acesso do próprio e-mail sejam fortes. Para isso, a empresa deve utilizar e incentivar o uso de senhas complexas com o uso de letras, números e caracteres especiais.
7. Recorrer a sistemas de metadados seguro
Os sistemas de metadados possibilitam um alto controle dos conteúdos enviados e recebidos no email corporativo. Com esse monitoramento, a empresa pode identificar padrões, reparar erros, otimizar recursos e ter mais controle na utilização do email corporativo.
8. Dar preferência ao compartilhamento em nuvem
O cloud computing, compartilhamento em nuvem é a forma mais segura de armazenamento de envios. Com esse recurso, apenas os colaboradores autorizados terão acesso aos arquivos compartilhados. No entanto, o cloud computing não exclui a necessidade de backup.
9. Investir em campanhas de conscientização
Outra forma de aumentar a segurança do e-mail corporativonas empresas é conscientizando os próprios colaboradores sobre os possíveis riscos e medidas de segurança. Dessa forma, os colaboradores ficarão atentos aos golpes e a segurança na utilização do e-mail será maior.
Adotando as 9 dicas acima, sem dúvida o uso do email corporativo por você ou sua equipe será feito com muito mais segurança. Dessa forma, sua empresa poderá extrair o melhor que essa ferramenta pode oferecer, sem correr o risco de ameaças que possam comprometer a imagem do seu negócio.
Dúvidas frequentes ao construir um email corporativo
Quando se pensa em construir um email corporativo, é comum que muitas dúvidas surjam ao longo desse processo. Para auxiliar nessa questão, separamos abaixo algumas das principais dúvidas envolvendo esse assunto. Confira!
É possível criar um email corporativo grátis?
Sim! Por ser um e-mail comum, porem destinado as necessidades especificas das empresas, é possível criar e-mail corporativo grátis sem dificuldade nenhuma. No entanto, por conter informações valiosas é necessário se atentar a hospedagem email corporativo.
Como escrever um email corporativo?
Uma duvida comum nas empresas é sobre email corporativo como escrever? Quanto a isso, é preciso saber que o e-mail não deve ser escrito com fontes extravagantes. Via de regra, a melhor fonte para email corporativo é Times New Roman ou então Arial. Além disso, por se tratar de uma ferramenta corporativa, o ideal é que o conteúdo siga uma linguagem mais formal e direta.
Como criar gratuitamente um email corporativo?
Outra duvida recorrente é sobre como criar e-mail corporativo grátis ou então como instalar e-mail corporativo no celular. Quanto a essas questões, é importante contar com ferramentas específicas para o desenvolvimento e instalação de emails profissionais.
Então, gostou das dicas para usar email corporativo com segurança? Lembre-se que investindo nas técnicas e em boas ferramentas de segurança da informação, os riscos de vazamento ou perca de dados são baixos!
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