Publicado por Multiedro em 24/05/2018 | Atualizado em 31/08/2020
O uso de e-mail corporativo é essencial para qualquer empresa. É por intermédio dele que se recebe orçamentos, responde-se dúvidas, estabelece-se contato com clientes e fornecedores e mantém-se a imagem profissional da organização por meio do domínio próprio.
Também é por meio dele que é possível controlar quem pode falar pela empresa e pelo controle de acesso, bem como fazer o backup das mensagens enviadas pelos funcionários, de forma a verificar possíveis condutas inadequadas e recuperar dados importantes.
Assim, já podemos perceber o quanto esse serviço é essencial para as organizações. Portanto, o responsável pela área de TI deve garantir que as melhores decisões sejam tomadas a fim de assegurar a eficiência, a estabilidade e a produtividade.
Uma opção cada vez mais utilizada por grandes corporações é o uso do e-mail corporativo na nuvem. Confira 7 razões essenciais para implementá-lo em sua organização!
Uma das principais vantagens de usar um e-mail corporativo na nuvem é a disponibilidade. O serviço está sempre presente em qualquer lugar, bastando apenas uma conexão de Internet confiável e que os servidores estejam ativos.
Assim, não há perda de produtividade caso as máquinas estejam com defeito (no caso de uso de softwares específicos ou disponibilidade de hardware), de forma que o trabalho não fica impossibilitado e está sempre acessível para os colaboradores, independentemente da situação.
Precisa tomar uma decisão urgente, e a pessoa responsável não está na empresa? É possível! Basta que o colaborador se conecte do local em que estiver e responda o e-mail.
Outra vantagem é a possibilidade de redução de custos no uso do e-mail corporativo na nuvem. Como os dados ficam armazenados online, os gastos com a aquisição de hardwares e softwares específicos, que, via de regra, são mais caros, diminuem.
Também estão inclusos, no rol de gastos reduzidos ou eliminados, por meio do uso de cloud computing, nessa situação:
o custo da implantação do software e hardware;
a despesa com energia elétrica em todo o processo, incluindo gastos com refrigeração de servidores;
o custo da manutenção do hardware;
a despesa com a renovação da licença do software;
o custo com o backup;
os gastos com suporte, gerenciamento e manutenção.
Além disso, os valores de aquisição de contas de e-mail corporativo nessa modalidade são acessíveis, de forma que se torna possível, sem a necessidade de investimentos pesados, conseguir um endereço para cada colaborador, facilitando o trabalho, já que cada um será responsável por uma conta.
Isso também permite uma maior valorização do colaborador, que se sentirá parte importante e integrante da equipe, capaz de assumir a responsabilidade de resolver questões e situações em nome da empresa, bem como melhora a produtividade do setor.
O uso de e-mail corporativo na nuvem permite a flexibilidade do regime de trabalho. Algumas empresas, atualmente, segundo tendências mundiais, aceitam e, até mesmo, incentivam a possibilidade de trabalhar em casa. Assim, pode-se implementar medidas mais atuais e, com isso, promover uma maior produtividade na empresa.
Outra vantagem é a possibilidade de mobilidade, principalmente para os colaboradores que, devido a características das suas funções corporativas, precisam viajar constantemente e, portanto, têm de realizar o acesso remotamente.
Assim, por meio de qualquer dispositivo, seja ele um notebook, seja ele um computador doméstico, seja ele um dispositivo mobile (smartphone ou tablet), a pessoa poderá ter acesso ao servidor e conseguir as informações necessárias, como dados antigos ou e-mails novos.
Ganha-se agilidade, praticidade e exatidão na resolução de questões, bem como há uma maior modernização das formas de trabalho da empresa.
A possibilidade de mobilidade e disponibilidade das informações permite uma melhor otimização do tempo, principalmente em caso de migração de dados.
Muitas vezes, há a necessidade de mudanças de empresas de serviço de hospedagem e, no caso do e-mail corporativo tradicional, há uma demora no processo de migração, que pode comprometer a produtividade e a disponibilidade dos dados.
Por meio de cloud computing, a mudança é realizada bem mais rapidamente, garantindo que haverá pouco impacto para as rotinas da empresa.
Para melhorar a capacidade de armazenamento de dados em servidores físicos, é necessário adquirir hardwares novos, o que gera um impacto significativo para a empresa a longo prazo.
Já quando há a opção por cloud computing no uso de e-mail corporativo, há a possibilidade de aquisição de maior espaço de armazenamento de forma escalonável, ou seja, a realização da compra de espaço de acordo com a necessidade da empresa. Assim, pode-se aumentar ou diminuir a capacidade segundo a demanda.
Uma das principais vantagens do uso de cloud computing para e-mail corporativo é uma redução dos riscos de segurança. Afinal, há uma série de informações importantes, estratégicas e, principalmente, confidenciais e, portanto, é primordial evitar vazamentos, roubos, espionagens, entre outros ataques que circulam online entre as partes.
Nesse caso, há uma maior possibilidade de proteção das informações, já que os serviços de armazenamento na nuvem contam com bloqueadores de spam e vírus bem eficazes, bem como utilizam técnicas de criptografia ponta a ponta eficientes, de forma a evitar interceptações durante a transmissão de dados. E, caso ocorram, é possível garantir a confidencialidade da informação.
7. Backup facilitado
Outra vantagem do uso do e-mail corporativo na nuvem é o backup facilitado. Como os dados estão armazenados online, ele pode ser feito automaticamente, bem como há a possibilidade de recuperar as informações a qualquer momento, de forma ágil, independentemente do que aconteça.
Assim, há uma diminuição dos riscos de perdas de dados, o que difere consideravelmente da hospedagem física. Nesse segundo caso, quando há um problema com o servidor, pode-se perder informações preciosas, prejudicando o andamento do trabalho.
Além disso, como o backup é feito de forma imediata e concomitantemente com o uso do serviço, não há necessidade de parada das funções realizadas ou de agendamento de horário para sua realização, facilitando o processo e garantindo a disponibilidade do serviço.
Essas são as 7 principais vantagens de incentivar o uso de e-mail corporativo na nuvem na sua empresa. Ao apresentar a proposta para os gestores, é importante ressaltar todos os pontos de que falamos anteriormente, como forma de convencê-los da relevância da migração para cloud computing.
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