Responsabilidades do síndico e da administradora na gestão condominial
Administrar corretamente um condomínio é um trabalho muito exigente, envolvendo uma série de pequenas tarefas, desde lidar com a equipe interna até acompanhar questões jurídicas. Por isso que o serviço de uma administradora é bem valorizado nesse meio. Porém, muitos não sabem exatamente como são divididas as responsabilidades do síndico e da administradora na gestão condominial, o que provoca confusão e alguns desentendimentos.
Para quem exerce a função de síndico, entender essa distinção é fundamental, especialmente na hora de planejar suas tarefas. Além disso, na hora de contratar uma administradora de condomínio, é importante saber quais responsabilidades você deve esperar que ela cumpra.
Para ajudá-lo a fazer a melhor escolha, vamos listar aqui as principais responsabilidades do síndico e da administradora na gestão condominial. Continue a leitura!
Naturalmente, o síndico costuma ser a linha de frente no que diz respeito a lidar com as responsabilidades dentro de um condomínio. Algumas de suas principais atribuições estão elencadas a seguir.
Uma das primeiras atribuições do síndico é fazer a compra de produtos e equipamentos para as equipes internas de limpeza e de manutenção. Ele deve entrar em contato com empresas e definir quais serão os fornecedores, em que quantidade serão feitas as compras e a frequência de reposição. Mesmo que a administradora tenha algumas sugestões, ainda cabe ao síndico tomar a decisão final sobre o assunto.
Há muitas informações sobre o condomínio e sobre suas atividades que só passam pelo síndico — contas, compras, consultoria, pagamento de tributos, entre outras coisas que são indispensáveis para o seu funcionamento.
Além de administrar esses números, o síndico também deve prestar contas para a administradora e para as autoridades específicas sempre que necessário. Se a empresa faz a sua gestão fiscal, por exemplo, é importante que ela receba os dados precisos para avaliar as contas e fazer projeções.
Convocação de assembleias internas
Assuntos internos do condomínio devem sempre estar entre as responsabilidades do síndico, não da administradora. A convocação de assembleias, por exemplo, é indispensável para a tomada de decisões que afetam o dia a dia de todos os moradores. Por isso que, em muitos casos, ela é exigida por lei. Independentemente do motivo, mesmo que a administradora tenha algum assunto a tratar com os moradores, isso deve ser feito por meio do síndico, que atua como representante.
Estabelecimento de normas internas
Por fim, mas não menos importante, o síndico também é responsável por manter a ordem interna do condomínio. Em partes, isso também envolve a definição de certas normas, como barulho em determinados horários, uso de espaços comuns, entre outras coisas. Em alguns casos, será necessário marcar uma assembleia para que todos concordem com as regras. Em outros, a norma pode ser apenas parte de alguma lei municipal, como é o caso da Lei do Silêncio.
Equilibrar as responsabilidades do síndico e da administradora na gestão condominial é a chave para garantir que todas essas tarefas sejam devidamente cumpridas. Entre aquelas que cabem à administradora, vejamos as que podemos destacar a seguir.
O processamento correto de pagamentos, o planejamento orçamentário, entre outras coisas, são mais bem executados por profissionais que entendem desses gastos e têm ferramentas adequadas para fazer essas análises. Isso faz uma grande diferença na saúde financeira do condomínio, o que se reflete na qualidade de vida dos moradores e no trabalho do próprio síndico.
Outra atribuição bem comum da administradora de condomínio é fazer a contratação das equipes de limpeza, manutenção e segurança. Ainda que isso também possa ser uma atribuição do síndico, dependendo sempre do que for acordado entre as partes. A vantagem de contar com a administradora para esse processo é o fato de ela ter contatos para fazer esse tipo de contratação.
Fornecimento de um banco de dados
A grande maioria das administradoras também dispõe de ferramentas que auxiliam nas atividades do dia a dia, tanto nas suas próprias quanto nas do síndico. Por exemplo, é possível que haja um sistema de banco de dados, no qual os dados financeiros e fiscais do condomínio podem ser armazenados com mais facilidade. Isso não só torna o dia a dia mais prático, mas também contribui para a transparência de todo o serviço prestado até o momento.
Por fim, a administradora também deve atuar como assessoria nas questões jurídicas e fiscais do condomínio, principalmente no que diz respeito ao fornecimento de documentos e ao planejamento correto de tributos. Em geral, haverá, ao menos, um advogado que conhece a legislação dos condomínios e pode servir tanto como consultor quanto como administrador dessas questões.
O orçamento de um condomínio depende diretamente do pagamento de aluguéis e de taxas pelos moradores. Sendo assim, para que o fluxo de caixa se mantenha saudável, a administradora deve fazer a cobrança desses valores sempre em dia. O síndico, no caso, acompanha as cobranças. Em caso de inadimplência, é a administradora que tem a obrigação de entrar em contato com o morador em questão e tomar as atitudes necessárias.
Como escolher a melhor administradora?
Além de entender as diferentes responsabilidades do síndico e da administradora na gestão condominial, também é necessário saber solicitar esses serviços. Para isso, veja aqui algumas orientações na hora de contratar a sua administradora.
Avalie, pelo menos, três propostas
Evite escolher a primeira administradora que encontrar por aí. Se você comparar algumas opções disponíveis no mercado e suas condições, saberá qual delas oferece o melhor serviço. Três empresas já são o suficiente para ter uma boa proposta sem ter que gastar tempo demais apenas na pesquisa. Afinal, sempre há mais opções do que seria possível avaliar em tempo hábil.
Crie contas separadas dentro do condomínio
Outra recomendação é que haja contas diferentes para pagamentos, despesas jurídicas e para o fundo de reserva do condomínio. Dessa forma, é possível garantir a segurança dos recursos diante de algum erro, além de protegê-los contra atos de má fé.
Agora que você sabe as responsabilidades do síndico e da administradora na gestão condominial, pode tomar suas decisões com mais atenção. Lembre-se de cobrar essas obrigações da empresa e também de cumprir aquelas que cabem a você.
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