O patrocinador do projeto é um dos papéis mais importantes que os líderes seniores devem exercer quando o assunto são as "iniciativas transformacionais", especialmente as que são apoiadas pelas novas tecnologias
Implantações de soluções tecnológicas para a gestão do varejo, mesmo as de maior sucesso, podem ter a sua potencialidade reduzida devido à falta de uma efetiva disposição para mudança no mindset da alta cúpula corporativa. Apesar das melhores intenções, os altos executivos podem criar grandes entraves para a obtenção dos benefícios que estas soluções podem oferecer devido à falta de alinhamento de objetivos e dos processos do novo sistema ou pela adesão às velhas formas de pensar e fazer negócios. Por outro lado, uma liderança participativa pode realmente potencializar a obtenção de melhores resultados que estas soluções trazem quando há compromisso em engajar-se em todas as etapas da implantação, evitando assim o retrabalho e uma possível redução do ritmo da adesão aos novos processos e ao sistema.
A realidade é que intrinsecamente estes executivos sabem que precisam adotar e promover uma mudança de atitude para realizar plenamente os objetivos do projeto, mas muitas vezes faltam-lhe uma sólida compreensão de quão importante é o seu comprometimento pessoal para garantir efetivamente a realização do projeto. Vários são os pontos críticos que os executivos seniores têm em suas mãos para obter o máximo de valor gerado de uma nova solução tecnológica, mas destaco aquele que, tendo vivenciado diversas implantações de sistema, considero o mais importante: o patrocinador.
O patrocinador do projeto é um dos papéis mais importantes que os líderes seniores devem exercer quando o assunto são as "iniciativas transformacionais", especialmente as que são apoiadas pelas novas tecnologias. No entanto, frequentemente vemos casos em que o patrocínio é "terceirizado" para as diretorias departamentais ou abaixo. Isso ocorre, via de regra, porque estes executivos são incapazes de abrir espaço em sua tumultuada agenda corporativa, de modo que os permita atuar como a principal liderança na execução de uma implementação.
O patrocínio ativo de um projeto deve residir nos níveis mais altos da organização, idealmente pelo Chief Executive Officer (CEO), mas outras funções de nível C- também podem desempenhar bem este papel, dependendo da estrutura de poder que o cargo lhe confira dentro da organização. A função em nível de diretoria ou inferior é geralmente pouco apropriado para exercer o tipo de envolvimento e liderança necessários para resultados mais efetivos especialmente nos casos de implementações grandes e multifuncionais.
Uma das principais razões para a colocação de alta prioridade na liderança sênior em uma implementação é porque as decisões de configuração para sistemas de varejo avançadas normalmente têm implicações estratégicas significativas. Por isso, tais decisões devem ser tomadas em nível hierárquico adequado, pois será exigido um entendimento sistêmico dos impactos que a nova solução trará para a organização, assim como será demandado poder para definir, influenciar e, talvez, até mesmo conduzir mudanças de posicionamento ou de estratégia global da empresa no mercado.
Apenas para ilustrar a importância dos líderes seniores como agente fundamental ao longo do processo de implantação há decisões que precisam ser tomadas muitas vezes em "real time" onde, por exemplo, quando há gestores que possam criar dificuldades em aceitar os resultados e as recomendações que a nova solução proporciona, especialmente quando o produto gerado por estas são diferentes do padrão vigente, ou quando não se ajustam ao modelo mental destes gestores.
A melhor ferramenta para influenciar a alta gestão para se tornarem patrocinadores eficazes é nomear lideranças apropriadas para o projeto. E é, em grande parte, uma questão que envolve a demonstração clara dos retornos elevados que os softwares e as soluções tecnológicas podem trazer para o negócio. É possível demonstrar com avaliações detalhadas de ROI, benefícios mensuráveis significativos para melhorias em vendas, margem e giro de estoque, a obtenção de retornos anuais de milhões para a última linha de resultado. Objetivamente, então, o que uma implementação de sucesso de uma solução de tecnologia deve conter?
Patrocinador em nível hierárquico alto, que garanta intensidade adequada ao projeto e que forneça recursos apropriados
Colaboração efetiva entre diferentes grupos funcionais
Estratégia e políticas de apoio claramente definidas
Tomadas de decisão rápidas impulsionadas pela liderança
Design de processos, funções e responsabilidades claras
Comunicação aberta e franca entre as partes interessadas no projeto, e da organização como um todo
O tema é bastante complexo do ponto de vista tecnológico, mas indubitavelmente maior é a complexidade de forças que competem internamente na empresa que elevam o papel do patrocinador ao grau máximo para o sucesso da implantação.