Escrever sobre programas e projetos pode parecer redundante, uma vez que um é o coletivo do outro, porém as acepções tem detalhes que merecem atenção.
Programa - Conjunto de projetos homogêneos, integrados e temporários com uma finalidade precípua. Os programas, geralmente, são referenciados à ações não perenes, como os programas sociais (chamamentos públicos às contribuições, prevenções, engajamento...), educacionais (propaganda de conscientização ...); políticos (campanhas de esclarecimento, auto-promoção ...); institucionais (fixação da imagem, marca); promocionais (publicidade de lançamentos...) ... com prazo pré-determinado de duração (início, meio e fim) e se prestam à um intento exclusivo e singular.
Projeto é um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico e único motivado pela demanda particular de uma entidade. É um trabalho empreendido com responsabilidade de execução e resultado esperado, com quantificação de benefícios e prazo de execução pré-estabelecidos considerando os recursos humanos, financeiros, materiais e de equipamento, bem como as áreas envolvidas necessárias ao seu desenvolvimento.
As organizações estruturadas em projetos são notoriamente as voltadas ao desenvolvimento: empresas de arquitetura e construção, laboratórios de pesquisa, engenharia de produtos, propaganda e marketing ...
Um projeto só tem razão de ser quando da criação de algo novo, com características únicas ou de transformação, mudança de algo existente, porém com novos atributos. O desenvolvimento de um projeto pressupõe inovação, de dinâmica de ruptura, de mudança, de superação em busca de novos patamares de valor e desempenho.
Desenvolver ou adquirir uma nova tecnologia;
Empreender uma campanha política, sócia, educacional ...;
Criar um sistema de abastecimento para uma comunidade carente;
Implementar um novo procedimento ou processo gerencial;
Programar um evento, uma viagem de férias...
Por seu caráter único os projetos / programas não são medidos pelos mesmos indicadores de desempenho como nos processos e sim por indicadores de resultado (lagging indicators):
- inputs: recursos aplicados nas atividades; (as variáveis: horas trabalhadas, materiais consumidos, equipamentos depreciados, etc.)
- outputs: bens / serviços obtidos; (total de horas-aula consumidas num programa nacional de erradicação do analfabetismo, alunos alfabetizados)
- outcomes - atingimento dos objetivos desejados; (indicam o resultado das metas alcançadas / metas estipuladas ou pesquisas de opinião).
Com o objetivo de organizar o conhecimento sobre gerenciamento de projetos, o PMI (Project Management Institute) – entidade mundial, sem fins lucrativos disseminadora e reguladora da metodologia - PMBoK (Project Management Body of Knowledge) defini nove áreas do corpo de conhecimento para o gerenciamento de projetos e cinco etapas em gerência de projetos:
- Gerenciamento da Integração: assegurar que os diversos elementos do projeto estão adequadamente coordenados.
- Gerenciamento do Escopo: assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e tão somente o trabalho necessário, para complementar de forma bem sucedida o projeto, relativamente aos requisitos desejados pelo cliente.
- Gerenciamento do Tempo: assegurar que o projeto será implementado no prazo previsto.
- Gerenciamento do Custo: assegurar que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado.
- Gerenciamento dos Riscos: identificação, análise e resposta aos riscos do projeto.
- Gerenciamento dos Recursos Humanos: possibilitar o uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto.
- Gerenciamento da Qualidade: garantia conformidade para satisfação das necessidades para as quais ele foi empreendido.
- Gerenciamento da Contratação: (Aquisições) obtenção de bens e serviços demandadas na execução do projeto, externos à organização executora.
- Gerenciamento da Comunicação: assegurar a geração, coleta, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto.
Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para projetar atividades que visem atingir os requisitos do Projeto (escopo, prazo, custo e qualidade, recursos...)
As etapas de gerenciamento, derivadas do ciclo PDCA (Deming) são:
- Iniciação: autorização do projeto ou fase
- Planejamento: definição e refinamento dos objetivos e seleção da melhor alternativa de ação para atingir os objetivos do projeto.
- Execução: coordenar atividades e recursos para realizar o plano.
- Controle (acompanhamento, avaliação): assegurar o atingimento dos objetivos pela monitoração contínua do processo para detetar variações e tomar ações corretivas.
- Encerramento: formalizar a aceitação do projeto e encerrar de forma organizada.
Profissionais com formação e experiência consistentes em projetos são altamente valorizados, posto que a quantidade de trabalhos que não atingem a eficácia esperada é numerosa: parte deles não são concluídos, outros o são fora de prazo e orçamento e outros, ainda não satisfazem os requisitos definidos. Tudo isso somado provoca grande demanda por profissionais competentes.