Produtividade: Ferramentas para você iniciar sua vida organizada
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Como usar os diversos aplicativos para ganhar produtividade em sua vida
Robert Gleydson 31 de outubro de 2019
"Um médico tem o seu estetoscópio, o desenvolvedor tem seu computador, o vendedor tem o seu portfólio, e você deve também possuir as suas ferramentas de trabalho!"
Nesse artigo vou falar sobre as ferramentas básicas que você vai usar para se organizar e melhorar a sua produtividade e nos próximos artigos explicarei melhor como usá-las tirando o melhor de cada ferramenta apresentada.
Por que usar softwares para gerir seu conhecimento ao invés de guardar tudo em sua memória e anotações?
O ser humano, com pequenas exceções, não tem memória suficiente para memorizar, por exemplo, o número do chassis do seu carro. Isso é uma deficiência que nos temos que a natureza nos deu para que pudéssemos economizar energia pois esse tipo de dado é desnecessário para fins evolutivos (a mente primitiva não vê vantagem em guardar esse tipo de informação).
As ferramentas de produtividade estão ai para resolver essas questões e nos deixar livres para usar nossa memória com coisas mais interessantes! É como se tivéssemos artificialmente evoluído nossa espécie para um patamar superior, uma evolução que naturalmente levaria algumas centenas de milhares de anos. Ou seja, ao invés de gravar número da nossa apólice de seguro ou o telefone daquele possível cliente que entrou em contato conosco semana passada mas não deixou muita certeza se ligaria novamente, deixamos essa tarefa para nosso pequeno computador pessoal (smartphone).
A eficiência dessa gestão de conhecimento e tempo depende de você identificar e usar as melhores ferramentas para a realização da tarefa que você vai realizar .
Ferramentas Tecnológicas Essenciais para a sua Produtividade
As 3 principais ferramentas para iniciar sua gestão de produtividade são:
Ferramenta de gestão de tarefas (2DO, To-do, etc).
Agenda (Google Agenda, etc).
Ferramenta para guardar informações (Evernote, Google Keep, etc).
Ferramenta nº 1 – Ferramenta de gestão de tarefas
A ferramenta de gestão de tarefas permite que você anote e organize seus projetos, tarefas e futuras ações.
Por incrível que pareça, essa é a ferramenta mais essencial para a organização de sua vida e muitas pessoas não sabem nem que ela existe!
David Allen em seu ótimo livro "A Arte de Fazer Acontecer" recomenda que você use uma lista em uma folha de papel ou cards que você pode levar em sua carteira para ter suas tarefas sempre a mão. Hoje em dia existem ótimos aplicativos que simulam essa funcionalidade. Essencialmente é uma lista de tarefas (como a lista de compras que fazemos para o supermercado), com pequenos quadrados que precisam ser marcados quando as tarefas são realizadas. Muitos psicólogos até atribuem um "pequeno prazer" quando uma pessoa produtiva marca uma caixinha de tarefas desta.
Eu uso o 2DO, que é uma ferramenta que pode ser comprada uma única vez. Existem também ótimas ferramentas gratuitas ou que funcionam tanto gratuitamente (com funcionalidades limitadas) ou como serviços online como o Todoist, Wunderlist, Asana, Things, OmniFocus, etc.
Aqui você vai registrar tudo o que tem para fazer que não tem data EXATA para iniciar e terminar (comprar um produto que vai acabar, produzir um relatório sobre um cliente, fazer um exame de rotina, etc). Por intermédio dessa ferramenta também é possível anotar tudo o que pretende fazer no futuro (arrumar um cômodo, viagem para outros países, cursos de férias, etc).
Existem diversas técnicas para selecionar as próximas tarefas a serem feitas e isso abordaremos no próximo artigo, mas essencialmente é o local onde você irá consultar quando estiver com um tempo livre e poder realizar algo que deseja e assim evitar a famigerada procrastinação.
Ferramenta nº 2 – Agenda
A agenda permite que você organize seu tempo e te avisa sobre eventos e compromissos.
A segunda ferramenta básica e essencial é a mais conhecida e mais mal utilizada: a agenda. Um software de agenda simula a agenda de papel e as antigas agendas eletrônicas. A agenda permite que você organize seu tempo e receba notificações sobre eventos e compromissos pendentes.
Aqui você anota seus compromissos que tem data exata para iniciar . Sua principal função é lhe permitir ter uma visão gráfica de como será sua semana lhe permitindo realizar seu planejamento semanal e mensal, lhe indicar o tempo livre para encaixar um compromisso (um almoço com clientes ou a melhor data para agendar uma consulta por exemplo) e te avisar de eventos que estão próximos de acontecer através de notificações.
Uso o Google Agenda (calendar.google.com) como minha ferramenta para esta finalidade. Outras boas agendas são a Apple Calendar e o Microsoft Outlook.
Tome bastante cuidado para não anotar aqui suas tarefas ou vai perder muito tempo alternando datas e horários pois as tarefas são dinâmicas (só em raros casos, ou quando os prazos estiverem quase vencidos que você vai ter uma data exata para iniciar uma tarefa), já os compromissos tem que ser executados na hora exata em que são agendados, sua pontualidade e reputação dependem disso!
Ferramenta nº 3 – Ferramenta de Armazenamento de Informações
As ferramentas para armazenar informações permite que você insira, arquive e acesse as informações de referência e de conhecimento.
A terceira ferramenta essencial é uma ferramenta de armazenamento de informações. Essencialmente é um espaço na nuvem que permite que você insira, arquive e acesse suas informações no exato momento em que precisar delas. Os três quesitos principais que definem a que você vai usar são a disponibilidade (estar lá quando você precisar, capacidade delas (quanto espaço) e um bom mecanismo de busca (afinal não adianta guardar algo e não conseguir achar depois).
Antigamente usávamos as pastas suspensas para esse fim. Depois passamos para os drives externos (HD, Pen Drive), depois disso para a nuvem (armazenamento online). Todos esses meios tinham o problema de organização e busca. Hoje em dia temos aplicativos desenvolvidos para esse fim.
Eu uso atualmente o Evernote como sua ferramenta de informação, mas recomendo a ferramenta da Google, o Keep para esse fim dada a sua integração com os outros produtos da empresa. Alternativas para eles podem ser o OneNote, Notability, Dropbox e muitos outros.
O uso é simples: qualquer coisa que você queira guardar: artigos, fotos, pdfs, documentos, coisas que não são tarefas e nem compromissos, e-mails que podem ser interessantes, etc você envia para lá. No dia que você precisar sabe que está guardado e usando a ferramenta de busca do aplicativo rapidamente terá aquela informação em mãos (a busca do Evernote é tão poderosa que acha até trechos de texto presentes em fotos armazenadas).
Essas ferramentas podem ser instaladas em quase todos os tipos de computadores e smartphones e são acessíveis em qualquer lugar no qual você disponha de uma conexão com a internet (elas permitem que você armazene algumas pastas no dispositivo, mas ocuparão uma boa parte da sua memória física, por isso use com moderação).
Aplicativos de produtividade devem possuir conexão com a internet
Muitas pessoas usam suas caixas de entrada de e-mail para esse fim. O e-mail não é para isso! Você vai inundar sua caixa e tornar o uso delas tão caótico a ponto de você perder informação importante por conta da lotação da caixa de entrada. Organizar também é uma tarefa que vai fazer você perder muito tempo mexendo no correio eletrônico, tempo esse que seria mais útil se fosse gasto com a resolução de seus projetos já que essas ferramentas requerem o mínimo possível de organização (ou nenhuma, como conheço pessoas que fazem: apenas jogam as coisas lá dentro e quando precisam elaboram um pouco mais nas palavras chaves da busca).
Bem essa foi a finalidade do artigo, apresentar para você o conceito dessas três ferramentas. Nos próximos artigos vou ajudar a escolher a ferramenta ideal para vocês ensinar a melhor forma de utilizá-la, já que no fim das contas você é que definirá a forma como quer fazer a sua rotina de trabalho, afinal os métodos de uso são flexíveis e devem se encaixar com as suas necessidades, tanto na sua vida particular como profissional.