Compliance na advocacia – o ápice da gestão – Blog Aviso Urgente
Compliance na advocacia - o ápice da gestão
Nas últimas décadas o mundo passou por uma revolução. As inovações tecnológicas e a interação global provocam o compartilhamento do conhecimento e das melhores práticas para o alcance de objetivos
A todo instante somos impulsionados a atingir maiores níveis de excelência. Não existe mais a espera, tudo precisa ser realizado com tamanha urgência que parece não mais existir o tempo e, apesar dos obstáculos e desafios do caminho, não se pode deixar de trilhar rumo às mudanças que se impõem.
O Direito mudou e com ele as práticas jurídicas. Diante de um mercado saturado e com altíssima competitividade, o saber jurídico, tão valorizado, passou a ser apenas mais um requisito diante de todo o rol de exigências colocadas a prova nos dias atuais para a Advocacia.
A integração da gestão jurídica às rotinas dos escritórios de advocacia, necessária para a criação de diferenciais competitivos e para a própria sobrevivência das Bancas, foi um dos principais desafios enfrentados pelos profissionais do direito.
Universidades abriram as portas para novos cursos na área de gestão dos serviços jurídicos, e consultorias especializadas foram criadas para abastecer esse mercado que estava ansiando por transformações.
O trabalho em equipe, muitas vezes multidisciplinares, tornou-se indispensável, assim como as ferramentas de gestão, fator que levou muitos profissionais da área jurídica a repensar os modelos dos seus escritórios.
Muitos que prestavam serviços no estilo "boutique" resolveram empreender na área do contencioso massificado, para explorar melhores condições de retorno e imagem pública. Outros expandiram os seus negócios para novas áreas do direito, novas parcerias foram consolidadas e novos rumos de trabalho direcionados, mas todos tiveram um ponto em comum que os levaram a um maior destaque no universo jurídico, abriram as portas para a tecnologia de ponta e práticas de gestão há tempos utilizadas nas grandes organizações.
Investiram na aquisição de softwares de gestão, na implantação da controladoria jurídica, na criação de núcleos financeiros, de gestão de pessoas e de serviços compartilhados. Passaram a administrar os serviços jurídicos como um todo, através de um sistema de qualidade, gerando resultados sustentáveis, maior visibilidade e, principalmente, confiança por parte dos clientes.
Mas o tempo não para! As melhorias implantadas tornaram-se básicas e novas práticas passaram a ser exigidas para satisfazer uma sociedade que enfrenta momentos difíceis nos quesitos de tolerância, valores, transparência e, principalmente, ética.
Muito do que ficou oculto por algum tempo, hoje está exposto. Punições para os erros são exigidas e a sociedade não mais se contenta com justificativas, ela espera atitudes, mudanças e cobra incessantemente atenção aos seus direitos e respeito aos seus valores.
E o mesmo movimento é sentido nas organizações. O cenário atual traduz a necessidade de maior atenção ao risco, ao estreitamento da confiança, ao respeito pelas diferenças e ao cumprimento de regras, pois a exposição é maior e as informações são divulgadas e transmitidas na web em questão de segundos, capazes, portanto, de levar ao topo e à queda qualquer estrutura que não estiver de acordo com os princípios sociais, culturais e legais, ou seja, "em conformidade".
Conformidade, termo que advém do inglês, to comply, Compliance, expressa o dever de atuação de uma organização de acordo com regras e valores predeterminados, ou seja, a exigência do estrito cumprimento das políticas e procedimentos internos, criados pela própria organização, e externos, impostos pela sociedade, por leis, e por regulamentos internos de terceiros.
Os programas de compliance, essenciais para a mitigação de riscos e para manter a integridade das organizações, ganham a cada dia maior destaque diante das condições mundias de corrupção, intolerância e de fraudes, que têm sido tão divulgadas nos meios de comunicação.
O escopo de tais programas é a avaliação do cumprimento dos regulamentos internos e externos da organização; investigação de falhas, desvios de condutas, fraudes; sanar irregularidades; corrigir procedimentos; divulgar as políticas e resultados; aplicar treinamentos, prevenir riscos, e preservar a integridade da corporação.
Se implementados corretamente, com o apoio da alta gestão e divulgados periodicamente, os programas de compliance levam ao ápice da gestão e à consequente maturidade organizacional, pautada no equilíbrio estável operacional, financeiro, cultural, estrutural e ético, pois visam prevenir, detectar e remediar irregularidades.
Mas programas de Compliance podem ser aplicados nos Escritórios de Advocacia?
É sabido que os programas desenvolvidos nas grandes corporações são complexos, principalmente depois da promulgação da rigorosa Lei Anticorrupção 12.846/13. Ademais, dependendo do ramo de atuação da organização, existem muitas leis e regulamentos específicos que devem ser observados e cumpridos.
Mas os princípios de Compliance podem e devem ser aplicados no universo jurídico, certamente com algumas adaptações na metodologia que deveram ser adequadas ao modus operandi do escritório.
A implantação da ferramenta exige a formalização de um sistema de qualidade que integre o Código de Conduta do escritório, que determina a missão, visão e valores, assim como os comportamentos aceitáveis no ambiente de trabalho, além das suas políticas internas, com os procedimentos e fluxos de atividades físicos e eletrônicos alinhados ao software de gestão, relatórios de controles e resultados, e um manual, se for o caso, com as principais teses jurídicas, leis e políticas relacionadas ao core business do escritório, utilizado principalmente no ramo do contencioso massificado.
Para o desenvolvimento da própria política de Compliance é aconselhável que seja feita uma análise detalhada de todos os riscos operacionais, técnico jurídicos e comportamentais do escritório de advocacia.
Além disso, eventuais políticas ou regulamentos externos, notadamente dos clientes e fornecedores, devem ser avaliados e integrados às diretrizes internas, se necessário, para a mitigação dos riscos e controle dos procedimentos, pois muitos, principalmente empresas, possuem programas próprios de compliance e emitem relatórios mensais, com índices de conformidade, e aplicam penalidades, se detectadas irregularidades.
A política de compliance deverá ainda definir como serão feitas as investigações para certificação do cumprimento das diretrizes; quais fluxos e procedimentos serão avaliados; elaborar os relatórios de análise e definir a periodicidade dos mesmos; estabelecer a forma de comunicação da "não conformidade" apurada; e indicar as medidas disciplinares que serão aplicadas.
A implantação de canais para denúncias anônimas também é de suma importância para ajudar na apuração de irregularidades, desde que estabelecidas condições de investigação e de segurança aos informantes.
Todas as regras do programa de compliance, além de específicas e claras, devem ser comunicadas periodicamente a todos os profissionais do escritório e envolvidos, inclusive através da aplicação de treinamentos para que possam ser integradas efetivamente às práticas diárias.
Os resultados de compliance permitem uma percepção elevada dos problemas e riscos enfrentados pelo escritório de advocacia, das medidas que devem ser adotadas para as devidas correções e, principalmente, das sanções disciplinares que devem ser aplicadas.
Os relatórios mensais de avaliação irão constatar a existência de falhas e eventuais irregularidades, as quais deverão ser sanadas e avaliadas periodicamente para a eliminação dos riscos.
Com o acesso a tais informações o escritório de advocacia chega ao ápice da gestão, pois possui a capacidade de conhecer a extensão dos desvios que impedem os resultados pretendidos e pode promover melhorias efetivas e sustentáveis.