5 dicas de gestão médica para aumentar a receita do seu consultório
Falar sobre gestão ainda pode assustar muitos profissionais da saúde – mas esse não é um tema a ser temido! A gestão médica precisa ser encarada para que os profissionais da área consigam ter maior controle sobre seus negócios e, claro, sigam lucrando sem contratempos.
O dia a dia da clínica médica, mesmo com pouca estrutura e pessoal, requer conhecimentos mais específicos, muito além da prática da medicina. Administrar melhor deve ser um desafio, mas estamos aqui para ajudar médicos e demais profissionais a alcançarem bons resultados por meio da gestão.
Dicas de gestão médica para aumentar a receita e melhorar a administração do consultório
Leia agora as 5 principais dicas de gestão médica para quem quer aumentar a receita do consultório e administrar melhor o seu negócio! Todas elas são essenciais para quem quer uma gestão otimizada e, o melhor de tudo: podem ser colocadas em prática com poucos recursos e a partir de hoje mesmo.
1) Tenha um bom planejamento da gestão médica
Um erro comum que pode impedir o sucesso de um consultório é acreditar que ele não é uma empresa ou um negócio comum. Toda empresa, sem exceção, precisa ter um plano para poder, de fato, avançar e alcançar seus objetivos. E é por isso que devemos falar do tão conhecido plano de negócios.
Para começar, responda a uma pergunta simples: você tem um plano de negócios estruturado? Mesmo que simples, você poderia consultar hoje um documento que explica bem o seu negócio e onde ele quer chegar?
O plano de negócio é um documento muito falado em qualquer conversa sobre gestão. Para quem tem alguma noção de administração de empresas, não é nenhuma novidade que esse planejamento é essencial desde o momento em que o profissional decide abrir o próprio negócio.
O plano de negócio, então, é como um verdadeiro documento estruturado que descreve todos os objetivos, estratégias e planos de uma empresa para um determinado período, além de abordar as principais características da essência daquele negócio. Nele devem constar as informações básicas sobre o negócio, os primeiros passos e um plano de ação.
Por isso, começando a pensar em gestão, independentemente do momento da sua clínica, elabore um plano de negócios, mesmo que básico:
Documente quem é a sua empresa. Essa etapa parece básica demais mas é importante para situar a empresa e começar do princípio de verdade. Registre os dados mais simples do consultório, desde o lugar onde ele se situa ao corpo de funcionários, como funciona o atendimento e tudo mais que houver de importante sobre seu negócio.
Quais são os objetivos a curto e longo prazo? Onde se quer chegar? Nenhum plano pode partir de outro lugar que não seja o objetivo final do negócio. O plano de negócios vai ser norteado por esses objetivos, então liste tudo o que você deseja para o seu negócio em períodos determinados de tempo. Caso esteja na dúvida sobre o tempo, trace metas para o próximo mês, o próximo semestre, o próximo ano, os 5 anos que virão ou qualquer outro período pertinente para seus objetivos.
Quais são as projeções financeiras ao longo do tempo? Quanto se investiu e se pretende investir? O plano de negócios deve entrar na vida financeira do consultório. Como é a sua situação financeira atual? Como anda o fluxo de caixa? E principalmente, qual é a projeção de investimentos e gastos que pretende ter ao longo do tempo? Registre essas informações para conseguir distribuir as ações certas em relação às finanças. Só assim suas decisões serão inteligentes de verdade e minimizarão os riscos de prejuízo ou queda nos lucros.
Que outras clínicas podem ser vistas como concorrentes e como se posicionar para diferenciar-se delas? Fazer uma boa gestão médica também vai depender do que você conhece sobre os concorrentes que atuam na sua área. Faça constar no seu plano quem é essa concorrência, seus pontos fortes os pontos fracos nos quais você os supera. Isso vai ajudar a pensar em estratégias que podem te colocar à frente na preferência dos pacientes.
Essas são só algumas das perguntas mais comuns que precisam de resposta em um plano de negócio. Elabore as respostas delas e de toda a operação da clínica em um documento oficial, que pode – e será – consultado sempre que necessário. Por mais burocrácito que possa parecer, esse documento será essencial para garantir que a gestão médica no dia a dia flua da melhor forma possível. Se quiser realmente administrar melhor o seu negócio e aumentar a receita, não pule essa etapa!
2) Crie visibilidade na gestão médica, divulgando seu consultório
A segunda dica deste artigo sai um pouco das práticas de administração e muda o foco da gestão médica para o marketing. Seguindo as normas do Conselho Federal de Medicina, os consultórios podem fazer suas próprias estratégias de marketing e divulgação. Esse tipo de ação ajuda a atrair pacientes, o que aumenta a receita do consultório e equilibra outros pontos da gestão.
Veja agora o que fazer para conseguir ser visto principalmente na internet para atrais mais pacientes.
Foi-se o tempo que ter um site na internet era um luxo. Hoje, com os pacientes cada vez mais recorrendo ao Google e aos navegadores de internet para buscarem soluções, um site institucional é quase uma obrigação para quem quer ser notado por seu público.
Redes sociais – Instagram, YouTube e outros
Fazer seu consultório ter visibilidade nas redes sociais também é uma boa pedida para aumentar a receita. Com o conteúdo certo, o profissional da área médica pode ir até redes sociais para oferecer dicas e explicar melhor os seus serviços para o público. Além de tudo, redes como o Instagram podem servir como canais de comunicação para que o paciente entre em contato, esclareça dúvidas e se relacione melhor com o consultório.
Você pode começar estabelecendo perfis para sua prática em redes sociais populares como Facebook, Instagram e Twitter. Tanto os vídeos no YouTube quanto as fotos e vídeos curtos do Instagram podem aumentar consideravelmente a visibilidade.
Mantenha seus perfis atualizados com novos conteúdos que seu público-alvo gostaria. Compartilhar conteúdo de boa qualidade sobre suas ofertas de serviços é uma maneira eficaz de divulgar sua clínica. Conteúdo rico e relevante agregará valor à sua marca. Conteúdo de boa qualidade desempenha um papel importante no ranking dos mecanismos de pesquisa – como o Google
Blog com conteúdo próprio
Sabendo da importância do site e o alcance das redes sociais, que tal juntar os dois em um único local? Um blog serve exatamente para isso. Em um blog do consultório, é possível compartilhar conteúdo próprio que eduque o seu paciente e traga-o até você. Ao mesmo tempo, o blog é como um cartão de visitas onde o público descobre quem você é, que tipo de serviço presta e como pode entrar em contato para marcar suas consultas.
O email marketing é uma das melhores opções para comunicação personalizada e direta com os pacientes. Melhor ainda: é algo barato, fácil e rápido. Você pode usá-lo para manter contato com seus pacientes existentes e potenciais, simplesmente pedindo que eles informem seus emails e mandando conteúdo para eles. Segundo uma pesquisa da Marketing Sherpa, quase 60% dos entrevistados escolheram o email como a maneira preferida de receber promoções e atualizações de empresas com as quais estão interessados em fazer negócios. E seu consultório pode ser uma delas!
3) Gestão médica é automatizar os processos
A automatização é uma grande aliada dos profissionais e negócios que querem aumentar a eficiência e perder menos tempo com tarefas corriqueiras.
Para administrar um consultório médico com eficiência, você precisa minimizar gargalos e tarefas repetitivas. Isso pode ser conseguido através da criação de fluxos de trabalho automatizados que garantem que as solicitações sejam passadas para as pessoas corretas ou para a ferramenta ideal, além de aprovadas em tempo hábil.
Desde a verificação do plano de saúde do paciente até o faturamento da consulta, qualquer processo repetitivo de várias etapas pode ser automatizado para aliviar sua equipe de papelada excessiva, processos prolongados e longas conversas de email.
Os motivos para apostar nas tarefas automatizadas são vários. Para a gestão médica, a automatização de processos permite que se ganhe em agilidade, mas também economize recursos. A confirmação de uma consulta, por exemplo, requer tempo e esforço de um profissional, sendo que pode ser facilmente automatizada por meio de uma ferramenta digital e ainda pode ter resultados também otimizados.
Automatize tarefas demoradas, como lembretes de pacientes, recargas de prescrição e pagamento de contas. Implemente um sistema de bate-papo para que todos da sua equipe possam se comunicar rapidamente, caso tenha um corpo de funcionários maior.
Por isso, a dica definitiva é: fique de olho nas tecnologias que surgem no mercado médico. Hoje, existem uma série de apps, softwares e ferramentas digitais que ajudam os médicos a prever no shows e agendar com mais inteligência as consultas médicas. Por fim, certifique-se de treinar todos os funcionários em todas as novas tecnologias para garantir que as coisas funcionem sem problemas.
A maioria das clínicas médicas que oferecem agendamento online consegue observar uma redução no trabalho da equipe, no tempo de espera do paciente e no show, de acordo com um estudo publicado no Journal of Medical Internet Research. Seus pacientes apreciarão a conveniência de marcar consultas on-line. Enquanto isso, sua equipe gostará de gastar menos tempo em tarefas administrativas e pode focar em atividades mais produtivas para o consultório.
Como automatizar as tarefas na gestão médica?
Como dissemos acima, existe uma série de ferramentas para contratar e automatizar as mais corriqueiras tarefas da gestão médica.
Procure, primeiramente, por softwares específicos que possam simplificar os processos da recepção e do atendimento ao paciente de forma geral. Identifique no seu consultório o que pode ser melhorado e priorize as tarefas: será que é a gestão financeira que precisa de um software específico? Ou a recepção que anda ocupada demais com tarefas pequenas, como a confirmação de consulta de cada paciente?
Além dessas ferramentas específicas, também vale empregar outros tipos de tecnologia mais simples e diretas, como disparos de SMS programados para os pacientes e até mesmo o uso do WhatsApp para se relacionar com o seu público. Esse tipo de comunicação funciona, é simples e pode ser até gratuito!
4) Cuide corretamente do fluxo de caixa
Chegando até a dica 4, já passamos por alguns itens do planejamento financeiro. Desde a etapa do plano de negócios, já falamos sobre a importância de conseguir projetar os seus gastos.
Esse é um ponto crucial da gestão médica e que pode facilmente ser ignorado por pura desinformação sobre o assunto.
Um dos principais aspectos da gestão médica no financeiro é ter um bom fluxo de caixa. Essa ferramenta apresenta todas as entradas e saídas de recursos financeiros mensais do negócio, funcionando como um "diário" dos gastos e do dinheiro que entra no consultório.
O fluxo de caixa é essencial para se ter um panorama do que está investido em cada parte do consultório, a origem de cada valor obtido e para se conseguir mensurar os resultados e projetar investimentos, gastos e ganhos. Só assim é possível obter total controle sobre o que vem sendo gasto e, se necessário, cortar onde realmente se pode abrir mão de algo.
É dessa forma que o fluxo de caixa ajuda a criar um panorama de todas as finanças do consultório, facilitando todo o trabalho de gestão médica. Mas as vantagens não param por aí.
Além de mostrar a situação atual, o fluxo de caixa ainda permite que você se prepare melhor para o futuro. É possível montar um fundo de reserva a partir dos dados do caixa, por exemplo, garantindo sua segurança diante de imprevistos. Por fim, o fluxo de caixa na gestão médica também permite encontrar oportunidades para crescer. Sabendo da situação financeira, o gestor verá mais facilmente o quanto pode investir para continuar crescendo e aumentando a receita.
5) Aposte em capacitações para toda a equipe
No item 3 deste artigo, citamos a importância de garantir um atendimento excelente para os seus pacientes.
Como deve ter ficado claro, essa atenção especial deve partir dos gestores do consultório mas envolver toda a equipe. Quem fornece a experiência não é só a recepcionista na sala de espera, mas também o médico e qualquer outra pessoa que tenha contato com o paciente.
Nessa mesma linha de raciocínio, é fundamental falarmos sobre a importância de investir em capacitações para toda a equipe.
Primeiramente, é sempre bom reforçar a importância de continuar se especializando na área médica. Depois de se formar em medicina, ainda há muito caminho pela frente para os profissionais que querem oferecer o máximo de excelência aos seus pacientes.
As opções para continuar estudando são inúmeras, mas uma em especial pode fazer muito pela gestão médica: cursos de atualização.
Um curso de atualização médica pode ser uma capacitação de curta ou ​média duração, variando de acordo com o assunto do curso escolhido pelo profissional.
De qualquer forma, essa é uma modalidade de capacitações muito recomendada para quem quer rever sua prática profissional, aprimorar o que já sabe e aprofundar o conhecimento em algumas áreas e práticas específicas da medicina.
Esse tipo de curso, de forma geral, têm foco voltado para a aplicação prática e o desenvolvimento de habilidades necessárias para melhor atuação da medicina no dia a dia. As opções de cursos nessa modalidade são diversas. Cada área da formação de um médico pode ter um ou vários cursos dedicados a alguma das suas práticas. Por isso, também é importante saber no que focar para escolher o curso certo.
Além dos cursos voltados especificamente para a prática médica, também existem opções que focam na parte de gestão. Quem quer aprimorar pontos específicos da gestão médica, como a gestão financeira, por exemplo, podem facilmente encontrar opções de cursos para realizar na área.
Assim, o próprio médico consegue aprender em uma modalidade feita especialmente para ele, sem precisar contratar profissionais terceirizados ou gastar tempo demais estudando algo que pode ser mais simples.
Além disso, não deixe de capacitar também os funcionários além dos médicos do consultório. Recepcionistas, por exemplo, são pessoas importantes para manter toda a operação funcionando bem. Por isso, não vale apenas seguir a dica de entregar para a recepção um novo software e obrigar os funcionários a usar.
Invista também em capacitações para que esses funcionários consigam acompanhar e executar da melhor forma possível as mudanças que você aprendeu ao longo desse post.
Falar sobre gestão pode assustar alguns profissionais da saúde, mas não se preocupe! O assunto não é tão difícil como pode parecer.
Basta dedicar uma parte do seu tempo para aprender alguns princípios e você poderá, sem dúvidas, administrar melhor seu consultório e ter mais lucro com ele.
Depois de ler todas essas dicas sobre o tema, que tal começar a colocar essas ações que propusemos em prática, além de descobrir outros pontos importantes? Para continuar aprendendo ainda mais sobre o tema, baixe o e-book que preparamos sobre gestão na clínica médica.