Administração de Compras - apostila compras
A FUNÇÃO COMPRA
A função compras É um segmento essencial do Departamento de Material Suprimentos que tem pôr finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidade corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar andamento. Compras É, portanto, uma operação da área de materiais, muito importante entre as que compõem o processo de suprimento.
Qualquer atividade industrial necessita de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços que possa operar. No ciclo de um processo de fabricação, antes de se dar início á primeira operação, os materiais e insulso gerais devem estar dispondo e mantendo-se, com certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento de atender as necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos material sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo.
Em todo sistema empresarial, para se manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e, consequentemente, gerar lucros satisfatórios, a minimizarão de custos deve ser perseguida e alcançada, principalmente os que se referem materiais utilizados, já que representam uma parcela pôr demais considerável estrutura de custo total.
Podemos concluir então que os objetivos básicos de uma Seção de Compras seriam:
Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programa produção.
Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento afete a operacionalidade da empresa.
Comprar materiais e insumos aos menores preços obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos.
Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento.
Um dos parâmetros importantes para o bom funcionamento da Seção de Compras e, consequentemente, para o alcance de todos os objetivos é a previsão das necessida­des de suprimento. Nunca é demais insistir na informação dessas quantidades, das qualidades e prazos que são necessários para a fábrica operar. São estas informações que fornecem os meios eficientes para o comprador executar o seu trabalho, devendo Compras e Produção dispor do tempo necessário para negociar, fabricar e entregar os produtos solicitados.
Com os preços de venda extremamente competitivos, os resultados da empresa deverão vir do aumento da produtividade, da melhor gestão de material e de compras mais econômicas. O alto custo das matérias-primas, foi a responsável pôr uma série de modificações na maneira de ver a função do setor de suprimentos dentro da empresa. Até alguns anos atrás, o controle dos suprimentos era quase sempre atribuição secundária do gerente industrial ou de níveis hierárquicos inferiores e foi somente quando algumas empresas começaram a parar pôr falta de estoque de determinados produtos básicos que se reconheceu a importância de planejar e controlar o fluxo de materiais de forma científica e centralizada.
A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada pôr todos os empre­sários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de raciona­lizar o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. Mas manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor, antevendo na medida do possível eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é talvez o mais importante na época de escassez e altos preços.
A seleção de fornecedores é considerada igualmente ponto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instala­ções e seus produtos, e isso é importante. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas semestralmente, muitos problemas serão evitados.
autoridade para compra;
registro de compras;
registro de estoques e consumo;
registro de fornecedores;
arquivos e especificações;
arquivos de catálogos.
Completando a organização, podemos incluir como atividades típicas da seção de
a)	Pesquisa dos Fornecedores
estudo do mercado;
estudo dos materiais;
análise dos custos;
investigação das fontes de fornecimento;
inspeção das fábricas dos fornecedores;
desenvolvimento de fontes de fornecimento;
desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.
b)	Aquisição
conferência de requisições;
análise das cotações;
decidir comprar pôr meios de contratos ou no mercado aberto;
entrevistar vendedores;
5.1.2.	organização de compras
Pelo histórico inicio da vida de uma empresa, a administração cabe a um único homem, o dono, que cuida das três responsabilidades: vendas, produção e finanças. Com o crescimento dos negócios, torna se necessário adicionar uma assistência mais profis­sional e delegar autoridade e responsabilidade. Continuando o crescimento, o dono passa a responder pela adoção de diretrizes de ação e toma se o dirigente do empreendimento. Até este ponto as três funções tem sido subordinadas, mas estão tornando-se responsabilidade executivas separadas, coordenadas em hierarquia, reportando-se a um orgão administrativo geral comum e sendo coordenadas pelo mesmo.
Independente do porte da empresa, os princípios básicos da organização de compras constituem-se de normas fundamentais assim consideradas:
Registro de compra;
Registro de preço;
Registro de estoque e consumo;
Arquivo de catálogos;
Completando a organização, podemos incluir como atividade típicas da seção de compras:
Pesquisa dos fornecedores
Estudo do mercado
Estudo dos materiais
Analise dos custos
Investigação das fontes de fornecimento
Desenvolvimento de fontes de fornecimento
Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos
Conferencia de requisições
Analise dos cotações
Decidir comprar pôr meios de contratos ou mercado aberto
Entrevistar vendedores
Efetuar as encomendas de compras
Acompanhar o recebimento de materiais
c)	Administração
manutenção de estoques mínimos;
transferências de materiais;
evitar excessos e obsolescência de estoque;
padronizar o que for possível.
d)	Diversos
fazer estimativa de custo;
dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes;
cuidar das relações comerciais recíprocas.
Além das atividades típicas dentro da organização de compras, outras responsa­bilidades poderão ser partilhadas com outros setores:
determinação do que fabricar ou comprar;
padronização e simplificação;
especificações e substituições de materiais;
testes comparativos;
seleção de equipamentos de produção;
programas de produção dependentes da disponibilidade de materiais.
E lógico que esses não são completos, pois variam de empresa para empresa, devendo adaptar se ao tipo de organização de cada uma.
Normalmente as grandes empresas envolvem várias fábricas; quase sempre enquadram se nesses casos as multinacionais. O volume de operações de compras, dependendo do empreendimento, pode alcançar quantidades apreciáveis; nesses casos é necessário saber se todas as compras da organização devem ser feitas em um ponto centralizado, ou estabelecer se em seções de compras separadas para cada fábrica ou divisão operacional. Ambos os métodos poderão ser empregados. As razões para se estabelecer a descentralização das compras podem ser assim resumidas:
distancia geográfica;
tempo necessário para a aquisição de materiais;
facilidade de diálogo.
A centralização completa das compras reúne certas vantagens, conforme podemos verificar.
oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais;
homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos;
controle de materiais e estoques
a Organização de compras pôr divisão de grupos é funcional quando as seções são de tamanho moderado e quando tais atribuições são entregues a compradores individuais. Os itens de cada grupo são especificados de acordo com a origem, necessidade e valor do material.
FIGURA 5.1.	Organograma da seção de compras.
A pesquisa é o elemento básico para a própria operação da seção de compras. A busca e a investigação estão vinculadas diretamente ás atividades básicas de compras:
a determinação e o encontro da qualidade certa, a localização de uma fonte de suprimento, a seleção de um fornecedor adequado, o estudo para determinar se o produto deve ser fabricado ou comprado, o estabelecimento de padrões e análises de valores são exemplos de pesquisas.
Mais do que nunca as compras requerem procura sistemática e análise dos fatos a fim de inteirar-se dos novos desenvolvimentos e das técnicas crescentes bem como da estrutura econômica dos fornecedores com os quais negociamos.
A função principal da pesquisa de compras é suprir com informações e orientação analítica os departamentos interessados. O campo da pesquisa de compras pode ser dividido em áreas distintas, onde se aplicam essas atividades.
Estudo dos materiais -- Avaliação das necessidades da empresa para períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto prazo e longo prazo das ofertas e demandas, tendência dos preços, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações.
Análise econômica Efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências dos preços gerais, influência das variações econômicas sobre fornecedores e concorrentes.
Análise de fornecedores Qualificações de fornecedores ativos e em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, aval ação do seu desempenho, análise da condição financeira.
Análise do custo e do preço Razões subjacentes ás variações dos preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações relativas a métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais.
Análise das embalagens e transportes Efeito das localizações dos fornecedores sobre os custos métodos alternativos de despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens, métodos melhorados de manipulação dos materiais.
Análise administrativa Controle dos formulários, simplificação do trabalho, empre­go de processamento eletrônico de dados, preparação de relatórios.
Todos os departamentos funcionais dentro de uma empresa geram informações para o sistema de compras, ou requerem informações pôr causa do mesmo. Vejamos os mais importantes:
Produção. A relação entre ambos deverá ser considerada mais do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir efetivamente para o beneficio geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predomine em suas funções.
Engenharia. A cooperação entre Compras e Engenharia concentra-se principalmente ao redor dos assuntos concernentes ao projeto, planejamento e especificações preliminares ás verdadeiras exigências de produção.
Contabilidade. Cada compra efetuada representa um dispêndio, ou um compromisso dos fundos da empresa, Essa compra põe em ação uma série de operações de contabilidade. A relação entre Compras e Contabilidade é. portanto, de vital importância e freqüentemente, iniciada antes que a compra seja realmente realizada.
Vendas. O departamento de Vendas deve manter o de Compras informado quanto às cotas de vendas e quanto as expectativas das mesmas, que servem como um índice das prováveis quantias de materiais necessários. Nas empresas industriais esse relacionamento já esta transferido-se para o PCP, que fica responsável pôr estas informações.
P.CP. A relação existente entre Compras e o P.C.P. é inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das organizações industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado pôr esta estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, desde o mo­mento de aquisição até ao de entrega e utilização.
Controle de Qualidade. A primeira responsabilidade das Compras para com o Controle de Qualidade é adquirir materiais e produtos que satisfaçam as especificações. O Controle de Qualidade geralmente faz testes de aceitação de materiais comprados. Nesse caso deve-se esclarecer a Seção de compras e, pôr intermédio desta. ,0 fornecedor sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual será o critério adotado para sua aceitabilidade.
Nas Figuras 5.2 e 5.3
podemos ver os tipos de informações internas e externas que influenciam o funcionamento da seção de Compras.
FIGURA 5.2.
apostila compras
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