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Produtividade | Dica n° 3 – Administração das Tarefas
26/11/2020 Por PUCRS Carreiras Ainda não há comentários Produtividade
Para além de organizar o seu tempo, outra atividade essencial para garantir a sua produtividade é administrar as tarefas que você tem de realizar, no sentido de registrar as tarefas, avaliar a prioridade de sua realização, organizar os prazos de entrega, e os horários para executar as atividades. Nesse item também temos alguns resultados de pesquisa e fenômenos interessantes, como o de que a possibilidade de organizar a ordem em que as tarefas serão realizadas diminui a fadiga e reduz os erros, quando se comparam com pessoas que não podem realizar a organização de demandas.
Ter esse controle sobre as atividades também permite que você possa utilizar da Teoria da Expectância a seu favor, nela se propõe que a motivação para realizar um comportamento está relacionada com as expectativas de resultados que esse comportamento pode acarretar, e assim podemos pensar em algumas formas de aumentar o seu interesse em realizar uma atividade através de recompensas ou da visualização de resultados.
Além disso, na hora de organizar as atividades é importante levar em consideração que alguns resultados de pesquisa tem quebrado um mito atual de que temos a habilidade de multitasking (fazer mais de uma atividade simultânea), indicando que na verdade o que acontece é a alternância entre as atividades, e que isso gera uma redução no desempenho por também termos de alternar o contexto e demandas relacionadas à tarefa, como se precisássemos "reiniciar" sempre que alternamos entre as atividades, ao invés de seguir um fluxo contínuo.
Claro que existem algumas exceções, porém são muito poucas, e estão fortemente relacionadas à complexidade das atividades, nesse sentido, é fácil caminhar e beber água ao mesmo tempo, porém conversar por mensagem, ler um livro e prestar atenção no professor dando aula na vídeo chamada ao mesmo tempo é bem mais improvável.
Como aplicar a administração das tarefas:
– Crie uma lista de tarefas, ou um registro em que você possa anotar todas as demandas e tarefas que precisa realizar, ter esse registro permite que você possa inclusive "procrastinar" realizando tarefas mais simples da sua lista, e assim se manter produtivo;
– Tenha acesso fácil a essa lista para poder anotar rapidamente pensamentos, ideias e tarefas que surgirem à sua mente e assim evitar que elas ocupem a sua atenção e memória enquanto realiza outras atividades;
– Tenha clareza das suas prioridades e objetivos de curto e médio prazo para poder definir quais são as atividades e demandas mais importantes para o dia, semana e mês;
– Priorize as tarefas entre as mais importantes, as mais urgentes, ou aquelas com o maior impacto futuro, ou se essa atividade realmente tem de ser realizada, ou se pode ser descartada – você pode usar uma Matriz de Eisenhower para auxiliar;
– Avalie a necessidade de que as atividades sejam realizadas por você, e se não é possível delegar ensinando a realização delas para outras pessoas – retomando a Matriz de Eisenhower;
– Crie um horário para poder revisar a sua lista de tarefas diariamente e semanalmente, para avaliar os itens que precisam de atenção, os que podem ser postergados, ou que foram resolvidos;
– Crie o hábito de avaliar o tempo para fazer as atividades, criando expectativas e refinando a sua percepção de tempo para minimizar os efeitos da Falácia do Planejamento, ter o controle da sua gestão do tempo pode auxiliar a refinar essas expectativas;
– Junto a sua gestão do tempo, crie um planejamento de atividades para o seu dia ou semana, utilizando de agendas ou calendários para poder acompanhar o seu planejamento e as demandas;
– Crie prazos para as atividades, mesmo que elas não possuam eles, para evitar sofrer negativamente pela Lei de Parkinson;
– Busque identificar as suas horas de maior energia diariamente: durante a manhã, a tarde ou a noite. A nossa energia tende a variar ao longo do dia e identificar o melhores momentos para fazer atividades mais complexas, ou mais simples pode lhe ajudar a organizar o seu tempo conforme você produz melhor;
– Crie recompensas (como intervalos, atividades prazerosas, alimentos, bebidas, etc.), ou visualize os resultados positivos que você irá obter após terminar a atividade para aumentar a sua motivação para executar ela.