Conheça as etapas para implantar software de automação comercial! – Blog da Oriontec | Gestão e softwares para empresas
Conheça as etapas para implantar software de automação comercial!
Seus clientes gostam do seu produto e sua loja está sempre cheia, mas você ainda sente que precisa profissionalizar mais seu negócio para poder aumentar o sucesso? Para isso, uma alternativa que faz você crescer em produtividade é implantar software de automação comercial.
Negócios de qualquer tamanho e segmento podem ter benefícios com esse tipo de tecnologias. Afinal, diversos processos podem ser automatizados, como emissão de notas fiscais, controle de estoque, registro de vendas e gestão financeira. Mas qual é o primeiro passo para implantá-lo?
Neste artigo, você vai entender melhor sobre a importância de um software de automação e descobrir o passo para levá-lo para sua empresa. Confira!
Qual a importância de um software de automação comercial?
A automação comercial traz diversos benefícios para uma empresa porque, em termos simples, o que ela faz é mecanizar e automatizar processos e tarefas que antes eram feitos de forma manual.
É comum encontrarmos o registro do fluxo caixa, por exemplo, em planilhas e até em cadernos, mas esse tipo de registro de dados abre espaço para erros. Além disso, exigem tempo e recursos humanos.
O aumento na produtividade é o primeiro benefício que podemos constatar. Com a automação no fechamento diário do caixa, por exemplo, você economiza um bom tempo no fim do dia e evita que o cansaço permita algum equívoco nas contas — afinal, somos humanos. Mas softwares não ficam cansados e não erram!
Uma das principais vantagens é a redução de trabalho manual em atividades que são necessárias, mas não agregam valor. É provável que você já tenha sentido que algum funcionário ou até mesmo você esteja cuidando de uma tarefa que parece ser um desperdício de tempo. Nessas horas, a automação pode ajudar muito.
No caso da gestão financeira, por exemplo, há a possibilidade de emitir notas fiscais automaticamente, reduzir custos com a identificação de desperdícios e organizar em um só local as contas a pagar.
Se você consegue identificar gargalos nos processos e é difícil encontrar as informações necessárias para a tomada de decisão, é sinal de que precisa modernizar sua gestão comercial com a automação. Outro sinal é a falta de agilidade para executar tarefas.
Agora, se ainda não sabe se tem gargalos, você pode começar a detalhar seus processos, com início, meio e fim. Depois de formalizar essas etapas em documento, avalie se elas realmente têm um fluxo contínuo e funcional.
Quais etapas existem na hora de implantar software de automação comercial?
Mesmo que os varejistas conheçam as vantagens de implantar o software de automação, o receio de fazer uma mudança grande em seus processos pode impedir a modernização do negócio.
Por isso, é importante conhecer o passo a passo para implantar algum software, como os oferecidos pela Oriontec.
Depois de tomar a decisão de contratar um software de automação, é necessário que você faça uma análise sobre as características do seu negócio e identifique os problemas que precisa resolver. Você deve, inclusive, fazer um documento com essas informações. Veja o que precisa considerar:
O que eu estou buscando com a automação?
A resolução de qual problema é a minha prioridade?
Ele é o maior desafio de gestão da minha loja?
Depois de ter uma resposta clara para essas perguntas, fica mais fácil decidir qual software é o mais adequado para seu negócio. Afinal, existem diversos modelos. Em geral, as opções que oferecem soluções para o varejo são bem parecidas.
Além desse diagnóstico, você precisa designar uma pessoa ou equipe responsável por estudar, implantar e treinar os outros funcionários durante a transição dos processos. Isso tudo deve estar dentro de um cronograma.
Compare as opções do mercado
Na hora de fechar negócio com uma empresa que fornece softwares, é preciso avaliar a reputação dela no mercado, verificar como é o serviço de suporte e checar se ela tem opções adequadas para seu nicho.
Mesmo que existam sistemas flexíveis e adaptáveis a diversos negócios, procure por aqueles que são especializados. A Oriontec, por exemplo, é focada em soluções para o varejo.
Verifique os equipamentos necessários
A automação comercial une software e hardware. Por isso, é necessário avaliar os equipamentos que o software que você deseja adotar pede. No varejo, os mais comuns são os scanners de códigos de barra.
Eles devem ser utilizados na gestão de estoque, para registrar o que há no inventário, e na saída de produtos no caixa.
Na Oriontec, você consegue contratar o serviço de automação que já oferece software e hardware. Entre os equipamentos oferecidos pela empresa estão as balanças, os relógios de ponto, o terminal de consulta, as impressoras — entre outros.
Mesmo que as mudanças nos processos sejam pequenas, implantar um software de automação impõe uma nova cultura aos funcionários. Por isso, eles precisam ser bem treinados e envolvidos durante a transição.
Se você delegou uma pessoa para estudar o sistema e projetar a implantação no seu negócio, ela é o profissional ideal para fazer esse treinamento.
Se a empresa da qual você contratou o software oferece consultoria e dá apoio durante a implantação do sistema, fica muito fácil se adaptar às novas condições.
Dependendo da complexidade do seu negócio, da facilidade de adaptação dos seus funcionários e da qualidade do software, a transição deve durar mais ou menos tempo.
No entanto, não deve ser feita de uma só vez: as mudanças devem ser gradativas. Assim, você evita que qualquer problema paralise toda a rotina da loja e cause prejuízos. Nos primeiros dias, também é importante contar com a presença do seu fornecedor.
Depois de 100% implantado, chega a hora de acompanhar os resultados. Há funcionários com reclamações? O software está funcionando corretamente? Você consegue mensurar como a produtividade melhorou?
Para evitar problemas, você pode prevenir alguns erros, como deixar de definir objetivos, não definir uma equipe qualificada e não estudar bem o software.
Agora você já sabe por que implantar software de automação comercial traz benefícios para sua empresa e quais são as principais etapas. Faça um planejamento, defina uma pessoa responsável por estudar o sistema, escolha bem o fornecedor e faça treinamentos. Se você seguir esse passo a passo, em pouco tempo vai começar a colher os benefícios!
O que acha de aumentar a produtividade da sua loja? Entre em contato com a Oriontec e conheça nossas soluções!