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Victorio Monsanto Anjos
2 Índice Introdução... 1 I FUNCIONALIDADES BÁSICAS Ambiente de Trabalho Botão Office Opções do Excel Friso Barra de Acesso Rápido Operações com Livros e Folhas Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Edição e Manipulação de Células Formatação Básica de Células Formatação Número Formatação Tipo de Letra Formatação Alinhamento Formatação Limites Formatação Preenchimento Formatação de Protecção Formatação Condicional Área de Transferência: Opções de Colar Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Configuração de Páginas e Impressão Configuração de Páginas Tamanho e Orientação da Página Margens Cabeçalhos e Rodapés Quebras de Página Impressão Pré-visualização Impressão Rápida Impressão Personalizada Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) VII
3 Utilização do Excel 2007 para Economia e Gestão II FÓRMULAS E FUNÇÕES Introdução a Fórmulas e Funções Operadores Precedência de Operadores Referências Referências Relativas Referências Absolutas Referências Mistas Referência por Nome Referências Externas Referências Circulares Funções Funções Aninhadas Erros em Fórmulas e Funções Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Funções Matemáticas Cálculo de Totais Simples e Condicionais Arredondamento de Valores Geração de Números Aleatórios Cálculos Matemáticos Lista de Funções de Matemática e Trigonometria Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Funções Estatísticas Medidas de Tendência Central Medidas de Dispersão Contagem de Células Frequência de Valores/Dados Máximo, Mínimo e N-ésimos Valores Lista de Funções Estatísticas Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Funções Financeiras Cálculo de Valor inicial e Valor final Cálculo de Taxas Cálculo de Períodos Cálculo de Prestações, Juros e Amortizações Lista de Funções Financeiras VIII
4 Índice 7.6 Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Funções Data e Hora Representação de Datas e Horas Cálculos com Datas Cálculos com Horários (Horas) Lista de Funções de Data e Hora Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Funções Lógicas Lista de Funções Lógicas Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Funções de Consulta e Referência Lista de Funções de Consulta e Referência Exercícios Resolvidos Exercícios Complementares Funções de Texto e de Informação Funções de Texto Conversão do tipo de Dados Tratamento de Texto Localização e Extracção de Caracteres Lista de Funções de Texto Funções de Informação Lista de Funções de Informação Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) III ANÁLISE E GESTÃO DE DADOS Gráficos Categorias e Tipos de Gráficos Elementos de um Gráfico Configuração e Formatação de Gráficos Formatação dos Elementos de Gráficos Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) IX
5 Utilização do Excel 2007 para Economia e Gestão 13. Operações sobre Tabelas Ordenação de Tabelas Conversão de Texto para Colunas Remoção de duplicados Validação de Dados Consolidação de Dados Subtotais Importação de dados externos Importação de ficheiros do Access Importação de ficheiros de texto Importação de dados da WEB Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Filtros de Dados Filtros Automáticos Critérios de Filtros Automáticos Filtros Avançados Critérios de Filtros Avançados Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Funções de Bases de Dados Lista Completa de Funções de Bases de Dados Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Tabelas e Gráficos Dinâmicos Tabelas Dinâmicas Áreas de uma Tabela Dinâmica Configuração de Tabelas Dinâmicas Gráficos Dinâmicos Configuração de Gráficos Dinâmicos Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Análise de Hipóteses Tabelas de Dados / Simulação Tabelas de Dados de uma Variável Tabelas de Dados de duas Variáveis Cenários Sumários de Cenários Atingir Objectivo Solucionador (Solver) X
6 Índice Instalação do Suplemento do Solucionador Utilização do Solucionador Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Ferramentas de Análise Instalação do Suplemento Analysis ToolPak Descrição das Ferramentas Analysis Toolpak Análise de Variância (ANOVA) Correlação Co-variância Estatística Descritiva Ajuste Exponencial Teste F: Duas Amostras para Variâncias Análise de Fourier Histograma Média Móvel Geração de Número Aleatório Ordem e Percentil Regressão Amostragem Teste T Teste Z Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) IV AUTOMATIZAÇÃO DE TAREFAS Macros de Comandos Activação do Separador Programador Segurança nas Macros Gravador de Macros de Comandos Referências Relativas vs. Absolutas Execução de Macros Tecla de Atalho Associar uma macro a um Botão Edição de Macros Eliminação de Macros Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Funções Definidas pelo Utilizador Editor de Visual Basic Módulos VBA XI
7 Utilização do Excel 2007 para Economia e Gestão 20.3 Linguagem Visual Basic Estrutura de uma Função Variáveis e Tipo de Dados Operadores e funções VBA Estruturas de Controlo Exercícios Resolvidos (Er) Exercícios Complementares (Ec) Índice Remissivo XII
8 Introdução Introdução Dada a diversidade de publicações existentes sobre Excel, publicar um livro que forneça ao leitor uma nova forma de apresentação e de prática destes conteúdos é algo difícil de alcançar. Ao longo de vários anos de experiência como docente no Ensino Superior, em licenciaturas das áreas de Engenharia, Contabilidade e Gestão, deparei-me com a dificuldade em encontrar um livro que pudesse ser utilizado, durante as aulas, como suporte teórico-prático para os conteúdos leccionados e que, ao mesmo tempo, fornecesse um conjunto de exercícios que permitissem praticar e consolidar os conhecimentos leccionados, quer de forma assistida (exercícios resolvidos), quer de forma autónoma (exercícios complementares). Esta dificuldade conduziu à construção de um conjunto de fichas de trabalho convertidas neste livro em capítulos que, por sua vez, foram organizados e agrupados em 4 partes, a saber: I - Funcionalidades Básicas: agrupa os três capítulos iniciais que são dirigidos sobretudo a utilizadores menos experientes e que apresentam os conceitos e algumas das funcionalidades básicas, fundamentais para a compreensão e utilização do Excel. II - Fórmulas e Funções: os capítulos aqui disponibilizados abordam com algum detalhe as regras para a construção de fórmulas e as funções mais utilizadas nas principais categorias de funções do Excel. III - Análise e Gestão de Dados: neste grupo de capítulos é dada particular atenção às principais funcionalidades do Excel que são frequentemente utilizadas na análise, tratamento e gestão de dados. IV - Automatização de Tarefas: nos dois capítulos finais deste livro, onde sem grandes detalhes, é apresentado o essencial de macros de comandos e de funções no Excel, para que qualquer utilizador possa tirar partido da sua criação e utilização. Relativamente à estrutura de cada um dos capítulos, foi seguida uma lógica de apresentação em primeiro lugar dos conteúdos e, em seguida, de prática e consolidação desses mesmos conteúdos. Desta forma, em cada um dos capítulos é realizada sequencialmente: 1
9 Utilização do Excel 2007 para Economia e Gestão A apresentação dos fundamentos teórico-práticos associados às funcionalidades do Excel consideradas. A resolução assistida de um conjunto de exercícios (ER) com a finalidade de promover a prática e o teste das funcionalidades apresentadas. A disponibilização de um conjunto de exercícios complementares (EC) para consolidação dos conhecimentos adquiridos. No que se refere aos exercícios resolvidos e complementares propostos, no enunciado dos mesmos serão identificados os nomes dos ficheiros e das respectivas folhas onde estes deverão ser resolvidos. Por exemplo, no caso do Exercício Resolvido 7 (ER 7), é solicitada a resolução deste exercício em FTExcel07.xlsx/ER7, ou seja, na folha ER7 do ficheiro FTExcel07.xlsx. De forma a facilitar a resolução, estará disponível em um conjunto de ficheiros de Excel com a estrutura base das folhas necessárias para cada exercício, bem como um outro conjunto de ficheiros com as respectivas resoluções. Para terminar, quaisquer comentários e/ou sugestões sobre os conteúdos deste livro serão bem-vindos, pelo que poderei ser contactado pelo endereço de correio electrónico: 2
10 I FUNCIONALIDADES BÁSICAS
12 1 Ambiente de Trabalho 1. Ambiente de Trabalho O Excel 2007 é uma poderosa ferramenta que, para além de permitir realizar complexos cálculos numéricos, possibilita, entre muitas outras funcionalidades, a criação personalizada de gráficos e diagramas elaborados, a organização, gestão e análise de dados em listas ou tabelas, a importação de dados de diferentes origens e a automatização de tarefas complexas através de macros de comandos e de funções. Na versão 2007 do Excel, o ambiente de trabalho, quando comparado com as versões anteriores, sofreu uma significativa reformulação com a introdução de novos componentes (e.g., Botão Office e Friso) e a eliminação de componentes históricos (e.g., menus e barras de ferramentas tradicionais), o que resultou, fundamentalmente, numa nova organização e no reposicionamento dos comandos que dão acesso a todas as funcionalidades. Para os utilizadores mais habituados às versões anteriores, a principal dificuldade será, eventualmente, a de saber onde o Excel 2007 disponibiliza os comandos ou opções necessários para realizar determinadas tarefas. Neste novo ambiente de trabalho destacam-se três componentes: Botão Office: que facilita o acesso às principais funcionalidades relacionadas com a manipulação dos ficheiros e a configuração do Excel. Friso: que agrupa, através de separadores, os comandos necessários para aceder às diversas funcionalidades. Barra de Acesso Rápido: que permite o acesso simples e rápido (no topo da janela do Excel) aos comandos utilizados com maior frequência. Para além destes novos componentes, o Excel 2007 mantém no seu ambiente de trabalho alguns dos componentes mais tradicionais como a Barra de Fórmulas (onde poderão ser introduzidas e editadas as células), o Separador de Folhas (onde poderão ser realizadas operações com as folhas de um livro), a Barra de Estado e as áreas de Zoom e de Esquema de Página. Na figura 1.1 são apresentados os principais componentes do ambiente de trabalho do Excel
13 Utilização do Excel 2007 para Economia e Gestão 1.1 BOTÃO OFFICE O Botão Office surge na versão 2007 das ferramentas do Microsoft Office com o intuito de reunir e centralizar num único local todas as funcionalidades existentes ao nível de criação e gestão de ficheiros, nomeadamente a criação, a gravação, a partilha, a protecção, a impressão, a publicação e o envio de ficheiros. Botão Office Barra de Acesso Rápido Separadores Friso Friso Barra de Fórmulas Comando Friso Grupo Friso Célula Activa Separador de Folhas Barra de Estado Modos de visualização Zoom Fig. 1.1: Ambiente de Trabalho do Excel 2007 Ao aceder ao Botão Office o utilizador tem acesso a um menu subdividido em três secções ou áreas (figura 1.2): Na secção lateral esquerda é disponibilizado um conjunto de comandos e submenus com as principais operações de manipulação de ficheiros. Na secção à direita é apresentada uma lista com os nomes dos últimos ficheiros abertos no Excel. Na secção inferior (rodapé do menu) são disponibilizados dois botões: um que permite aceder à caixa de diálogo de configuração das opções do Excel 6
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