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Equipe: não sabe liderar? Escolha uma ferramenta eficiente
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Empreender não é fácil. Além de lidar com as burocracias do dia a dia, você precisa aprender como liderar uma equipe.
Por Ana Escobar 23/01/2018 às 22:03
O processo de liderar uma equipe é delicado e exige, acima de tudo, empatia e uma boa ferramenta. É ela que realizará com eficiência a comunicação entre você e seus funcionários. Assim como o monitoramento dos projetos e tarefas destinadas para cada um.
No mercado, há diversas opções de aplicativos que prometem ajudar nessa missão. Mas que costumam variar de valor, objetivo e usabilidade. A escolha dependerá do tamanho do seu negócio, do perfil de comportamento dos seus colaboradores e da sua relação com tecnologia. Aqui, trouxemos três opções de ferramentas eficientes: duas gratuitas e uma paga.
Ferramentas para gerir uma equipe
Google Keep não é apenas um app de anotações
Começaremos indicando o Keep, um aplicativo do Google altamente eficiente. Por dois motivos pragmáticos: simplicidade e acessibilidade. De quebra, ele é de propriedade do Google. Fato que garante uma experiência no mínimo interessante, e você pode utilizá-lo na versão Web.
Mas antes de chegarmos neste assunto, vamos voltar algumas casas. À primeira vista, o Keep é definido como um mero aplicativo de anotações. Que oferece uma única opção de interação: a de criar Notas.
No entanto, é importante que você não se deixe enganar por essa definição mercadológica. Se você utilizá-lo sem medo e com um objetivo específico. Como o de acompanhar as tarefas de uma equipe, vai perceber funcionalidades úteis.
O primeiro passo, depois de instalar o aplicativo para Android, iOS e Web, é compreender a Nota como um projeto ou uma tarefa. Ao criá-la, você tem a opção de inserir um título e uma descrição que pode ser a partir de uma imagem, desenho, gravação ou caixas de seleção. E, aqui, é fundamental explorarmos melhor a última opção: caixa de seleção.
Digamos que você é um pequeno empreendedor que lidera uma equipe de, no máximo, cinco pessoas. Para cada membro da equipe existe um projeto. Para cada projeto, algumas tarefas, correto?
Com o Google Keep, você consegue descrever, através da opção "Caixa de seleção", as tarefas para que elas fiquem expostas como se fossem listas e, por fim, consegue delegar a Nota a alguém inserindo o e-mail da pessoa.
Assim que você inserir o e-mail e enviar o convite de colaboração, a pessoa receberá uma notificação no aplicativo, além de um e-mail avisando que uma Nota foi delegada a ela.
Para você acompanhar o andamento das tarefas e, por consequência, do projeto, basta solicitar aos colaboradores responsáveis que "marquem" a tarefa conforme forem realizando-as.
Desta forma, você consegue não somente entender o andamento do projeto, como consegue ter uma visão real da tarefa que está tomando o tempo da equipe e consegue ter uma noção da performance do colaborador responsável.
Após muitos projetos (ou Notas) criados, o seu aplicativo estará mais ou menos assim:
Além das possibilidades acima, você pode utilizar o Google Keep para situações diárias, listas e anotações pessoais. Você também pode escolher a forma que deseja a exposição das Notas e a cor dela. Por fim, você pode utilizar a versão Web, que é tão boa quanto o aplicativo e possui uma ótima sincronização. Isto é, tudo o que você escreve pela Web, aparece no seu app fração de segundos depois.
Ainda não convenci você a instalar o Google Keep? Pois bem, a palavra-chave do texto vem agora: gratuito. O app que ajudará você na tarefa de liderar a sua equipe é totalmente de graça. Ou seja, você consegue utilizá-lo de forma integral, sem "valores adicionais" para determinadas funcionalidades.
No entanto, é importante que você compreenda que o Google Keep não é um gerenciador de tarefas. Se você lidera um grupo maior de pessoas, que possuem diferentes tipos de tarefa e você precisa entender um pouco mais sobre a etapa de cada uma delas, meu amigo, você precisa de uma ferramenta como o Trello.
Trello, um gerenciador de tarefas eficiente
Ao contrário do Keep, que pode ser utilizado como gerenciador de tarefas, o Trello é um gerenciador nativo. Ou seja, ele foi criado com o intuito de ajudar o usuário a organizar detalhadamente todas as etapas de uma tarefa.
É por isso que, à primeira vista, ele pode parecer meio complexo, até confuso. Mas se você ultrapassar a barreira da linguagem, que é bastante técnica, terá em mãos uma grande ferramenta e poderá utilizá-la entre a equipe e até como forma de comunicação com o cliente.
Por ser bastante completo, o Trello possui três versões: Grátis, Business Class e Enterprise que podem ser acessadas em iOS, para Android e na versão Web. Você escolhe de acordo com sua necessidade financeira e operacional. Como estamos falando de ferramentas eficientes, é claro, mas gratuitas, vamos explorar a opção Grátis.
Nesta versão, você pode criar quadros, listas, cartões, adicionar membros, montar checklists e pode anexar quantos arquivos desejar. Inclusive, pode inserir eles através do Google Drive ou qualquer outro tipo de armazenamento em nuvem.
Mas, antes, vamos considerar a seguinte situação: você é líder de uma equipe composta por mais de 5 pessoas que, além de interagir com você, precisa interagir entre si, através de arquivos compartilhados, listas etc. Obviamente o Google Keep não será suficiente, mas o Trello atenderá muito bem sua necessidade por possuir muitas opções atribuíveis.
Em termos práticos, você cria um quadro como se ele fosse uma tarefa específica e destina ela a um "time", também conhecido como grupo, departamento ou setor. Exemplo, setor de Recursos Humanos de uma empresa. Confira na imagem abaixo:
Dentro deste quadro, você tem a possibilidade de criar listas que podem ser compreendidas como etapas de uma tarefa.
Dentro destes quadro, você cria cartões que também podem ser entendidos como ações de determinada tarefa – o que você precisa fazer para realizá-la. No cartão, conforme imagem abaixo, há inúmeras opções de inserção de conteúdo. Você pode interagir através de comentários com as pessoas envolvidas, pode compartilhar imagens, realizar checklists e até trabalhar com datas de entrega e etiquetas.
Em suma, com o Trello você conseguirá disponibilizar à sua equipe uma ferramenta poderosa de organização. Se ela for bem utilizada e bem aceita, certamente a produtividade das pessoas aumentará e você terá boas experiências de comunicação e um histórico completo de tudo o que já foi realizado pelo time. Se você precisar fazê-la novamente, já saberá como evitar os possíveis erros e manter o que deu certo.
Depois de um tempo de uso, o seu board estará mais ou menos deste jeito:
Nem Google Keep, nem Trello? Bom, aí você precisa de uma ferramenta específica, completa (e provavelmente mais complexa) de gestão de equipes. A Vivo Gestão de Equipes é uma boa opção. Com ela, você consegue acompanhar em tempo-real a localização e o rendimento do colaborador; estabelecer uma comunicação através de mensagens e gerar relatórios que indicam quais colaboradores se destacaram. E faz tudo isso através de um aplicativo.