Gostaríamos de começar esse texto com algumas perguntas: qual o seu custo médio por km rodado? Qual a periodicidade das manutenções preventivas para cada ativo da frota? Quais os motoristas mais alinhados com os padrões de direção da empresa? E quais são os menos alinhados?
Essas podem ser perguntas difíceis para você. É comum que a dinâmica da operação ocupe o tempo que o planejamento deveria estar ocupando, isso pode ocorrer tanto pela alta demanda de trabalho, quanto pela redução nos quadros de funcionários, resultando numa sobrecarga aos gestores. Todos esses pontos precisam ser cuidadosamente reconhecidos e trabalhados, para que o resultado da operação seja aquele que irá tornar a empresa ainda mais competitiva. No entanto, eles não diminuem a importância do registro dos dados críticos à operação. Além das ações de controle que seguem esse registro.
Vamos falar abaixo de alguns dos principais dados que devem ser coletados, acompanhados e controlados, a fim de garantir que a operação está atendendo critérios desejados de segurança, economia e sucesso dos clientes.
Custo do Km
Quando falamos em dados para tomada de decisão o custo pelo quilômetro rodado deve ser um dos principais a ser analisados. Nesse custo devem ser sintetizadas informações como: gasto de combustível por km rodado, despesas com manutenções durante um intervalo de uso veículo, custos com pessoal, multas, taxas e demais obrigações inerentes ao uso do veículo.
Para ter esse dado de extrema importância, ajuda muito se a empresa fizer uso de ferramentas computacionais que viabilizem o registro e visualização das informações que irão compor o custo do quilômetro rodado. Aqui na Infleet nós já oferecemos plataformas que auxiliam no controle de custos de manutenções, combustível, além de entregarmos um software de roteirização que lhe ajuda a criar as melhores rotas, reduzindo assim os seus custos em viagens.
Tempo Médio Entre Preventivas
A manutenção é umas das principais aliadas de uma frota rentável. É extremamente que seja feito o controle de forma preventiva. Pois, além de aumentar a previsibilidade dos gastos, você estará também contribuindo para o tempo de vida útil dos ativos.
Destacamos que não só é bom que haja um plano, com os serviços que devem ser realizados, como também é importante respeitar os períodos estabelecidos para realização dos serviços, seja essa periodicidade medida em dias corridos desde o último serviço, horas ativas ou quilômetros rodados. Saber o tempo restante para cada manutenção preventiva irá lhe ajudar a comprar as suas peças com melhores condições de preço, além de evitar a parada simultânea de múltiplos veículos ou máquinas.
Dizemos frequentemente que os motoristas de uma empresa, muitas vezes são os principais comunicadores dos valores da mesma. Você já experimentou criar um ranking dos seus motoristas, atribuindo pontos a boas atitudes e retirando pontos quando são cometidas falhas? A forma como eles dirigem: frenagens, acelerações, entrada em curvas, variação do RPM; as multas que eles eventualmente venham a tomar; a necessidade de manutenções corretivas frequentes, todos esses são pontos aos quais deve ser dedicada atenção e que podem ser controlados de forma unitária, com a finalidade de melhorar o serviço prestado pelos seus colaboradores.
É fundamental conhecer para onde os recursos da sua empresa estão caminhando. Saber quais fornecedores recebem as maiores quantias é uma boa forma de fortalecer parcerias e sugerir condições especiais decorrentes da fidelidade. Sugerimos também que acompanhe a frequência de visitas aos fornecedores, essa é uma forma de acompanhar se sua frota está sofrendo de falhas recorrentes, as quais precisam ser identificadas e mitigadas.
Alguns exemplos de fornecedores que devem ser acompanhados são: postos de gasolina, oficinas mecânicas, lojas de peças.
Em operações como entrega e coleta possuem alguns tempos que devem ser acompanhados a fim de ampliar os ganhos com a frota. O primeiro desses tempos é aquele gasto em viagem, saber quanto está levando para chegar até os seus clientes lhe ajudará a evitar atrasos e a planejar melhor os trajetos. Um outro tempo importante é o ocioso, esse desejamos sempre que seja o menor possível, às vezes ele existe em decorrência de esperas no pátio, o que precisa ser conhecido, para que seja possível agir a respeito. É fundamental conhecer também o seu tempo em visita, dessa forma será possível identificar se estas estão durando mais do que o desejado, ou se estão dentro do esperado.
Acreditamos que a gestão baseada em dados é a sua maior aliada para vencer o desafio da eficiência operacional.