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PRIMAVERA MAINTENANCE PARA UMA GESTÃO EFICAZ DE EQUIPAMENTOS
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Brenda Castanho Camilo
1 PRIMAVERA MAINTENANCE PARA UMA GESTÃO EFICAZ DE EQUIPAMENTOS
3 3 PRIMAVERA MAINTENANCE PARA UMA GESTÃO EFICAZ DE EQUIPAMENTOS A importância de uma Manutenção planeada e estruturada As organizações fazem, muitas vezes, investimentos avultados em equipamentos que facilmente se degradam devido à inexistência de um sistema que permita o controlo rigoroso do seu ciclo de vida. Reagir, nestas circunstâncias, quando há tanto investimento em jogo, está longe de ser uma opção estratégica. Assim, encontrar mecanismos que conduzam a um aumento directo da produtividade, sem sobrecarregar os custos operacionais, é um objectivo comum a todas as organizações ambiciosas, que diariamente procuram afinar as suas estratégias em busca do equilíbrio perfeito entre o aumento da competitividade e o controlo rigoroso de custos. Neste contexto, a Manutenção assume um papel transversal de extrema importância. Dela dependem o nível de produtividade, a eficiência dos processos operacionais, a performance organizacional, a qualidade dos produtos/serviços, o rendimento das equipas técnicas, o ciclo de vida dos equipamentos e instalações, os custos operacionais e a imagem das organizações. Uma Manutenção eficaz, planeada, programada, preventiva e devidamente controlada é uma condição indispensável para as organizações que seguem o trilho da excelência empresarial.
4 4 PRIMAVERA BSS A SOLUÇÃO PRIMAVERA MAINTENANCE Assumindo a Manutenção como uma área transversal que afecta todo o processo produtivo, podendo causar grande impacto na competitividade das organizações, a PRIMAVERA apresenta uma solução que permite definir, controlar e gerir a nível operacional e estratégico todo processo da Manutenção. A solução PRIMAVERA MAINTENANCE é ideal para as organizações cuja gestão de equipamentos é determinante para o seu bom desempenho, nomeadamente nos sectores da Indústria, da Construção e da Hotelaria, onde os resultados de toda a organização dependem essencialmente da capacidade e do nível operacional dos seus equipamentos. Com esta solução todo o processo de gestão das intervenções é centralizado, permitindo coordenar a informação técnica com a gestão de materiais de armazém, nomeadamente de materiais para manutenção e respectivos processos de requisição, compra e venda, além de uma gestão financeira integrada na contabilidade orçamental (geral, analítica e de gestão). Isto possibilita a criação de fluxos dos processos de Manutenção, onde as várias equipas da organização podem interagir facilmente. Esta é uma solução autónoma que não necessita de integração com um sistema de gestão empresarial, permitindo estimar os custos das intervenções por Obras, sejam elas preventivas ou correctivas, executadas pelas equipas internas, por contratualização externa ou outsourcing. Outra das particularidades desta solução prende-se com a facilidade com que os colaboradores das organizações podem enviar Inputs essenciais ao planeamento das intervenções de Manutenção em ambiente Web, graças à sua integração com o Módulo de HelpDesk que complementa e potencia a Gestão de Activos e da Manutenção, utilizando a Internet e/ou Intranet. A solução PRIMAVERA MAINTENANCE apresenta assim um conjunto de mecanismos que permitem configurar e gerir todo o processo da Manutenção, suportando a elaboração e controlo de Planos de Manutenção, Inspecção, Lubrificação, Teste e respectivos Relatórios, com a possibilidade de configurar Queries geradores de relatórios com exportação directa para Excel e WinWord, permitindo explorar sob várias perspectivas a informação arquivada no sistema. Graças a essa facilidade de consulta e extracção de dados, esta ferramenta disponibiliza ao gestor um conjunto de mapas de análise, fundamentais para o controlo do processo e para a tomada de decisão.
5 5 PRIMAVERA MAINTENANCE PARA UMA GESTÃO EFICAZ DE EQUIPAMENTOS Principais Funcionalidades alid dades e Módulos Tendo como objectivo planear, programar e gerir a Manutenção de acordo com a disponibilidade das equipas técnicas, dos meios técnicos e da condição operacional dos equipamentos, a solução PRIMAVERA MAINTENANCE apresenta-se como uma estrutura modular que funciona quer em rede quer em monoposto, com acesso do tipo Client Server. Apresentando uma estrutura arborescente, esta solução é constituída por um conjunto de módulos interdependentes que permitem gerir eficazmente todo o processo, com base em funcionalidades como: CARACTERIZAÇÃO EFICIENTE DOS EQUIPAMENTOS OU OBJECTOS DE MANUTENÇÃO A definição e caracterização dos equipamentos existentes numa organização é uma etapa fundamental para que se obtenha um bom planeamento. É nesta primeira fase que se estrutura toda a informação que servirá de suporte à calendarização e planeamento das intervenções periódicas previstas. Assim, o Módulo Equipamentos ou Objectos de Manutenção suporta um conjunto de funcionalidades que permitem uma caracterização eficiente das condições dos equipamentos considerados Objectos de Manutenção. Entidades e Localizações Os equipamentos apresentam-se codificados de acordo com o seu conteúdo funcional (Entidades) ou com a localização geográfica de cada posição operacional (Localizações), sendo possível também fazer uma referenciação simultânea que facilita a análise histórica das localizações por onde esse equipamento foi passando. As diversas Entidades estão organizadas por níveis hierárquicos numa estrutura em árvore multinível e agrupadas em famílias, de acordo com os seus conteúdos funcionais, podendo estar subagrupadas em marcas/modelos, onde se encontram informações técnicas e operativas relevantes sobre cada um desses equipamentos. A cada Localização ou Entidade podem estar associadas unidades de medida como contadores e parâmetros que servem de informação de suporte à calendarização e planeamento das intervenções periódicas previstas. É também graças a esse agrupamento lógico e eficiente dos equipamentos que é possível prever e controlar os custos de Manutenção, uma vez que a cada Localização e Entidade está associada uma Conta Destino de investimento, onde se poderá encontrar toda a informação acerca dos respectivos custos.
6 6 PRIMAVERA BSS GESTÃO DE MATERIAIS intervenções de Manutenção ASSOCIADOS À MANUTENÇÃO previstas ou fazer encomendas ao A solução PRIMAVERA exterior. MAINTENANCE permite uma gestão Os dados sobre os artigos de autónoma de materiais associados à armazém a utilizar em intervenções Manutenção, através do Módulo de de Manutenção estão associados Materiais, podendo também estar aos respectivos fornecedores e integrada com qualquer ERP ligados aos equipamentos, marcas existente no mercado. Neste módulo e modelos específicos para os estão concentrados os mecanismos quais foram adquiridos. necessários à gestão de stocks e Essa gestão pode ser feita aprovisionamentos. autonomamente nesta solução, podendo também estar integrada Sobresselentes, Consumíveis com um sistema central de gestão e Ferramentas de stocks. Uma gestão eficaz de materiais Face à integração com o Módulo de pressupõe um conhecimento Obras, é também possível consultar pormenorizado e um um conjunto de informação acompanhamento permanente das essencial para a gestão de stocks, DEFINIÇÃO DOS INTERVENIENTES Manutenção, aos centros saídas e entradas de armazém. nomeadamente, que materiais NO PROCESSO DE MANUTENÇÃO prestadores de trabalho interno Nesse sentido, no Módulo Materiais estão pedidos para determinada Uma boa gestão das equipas (Oficinas), passando pelas entidades é possível fazer o inventário de Obra, quais os períodos de técnicas alocadas à Manutenção é externas (Firmas) - de forma a Sobresselentes, Consumíveis e aprovisionamento normais ou o fundamental para a eficácia de todo facultar toda a informação Ferramentas, efectuar a requisição plano de aprovisionamentos a o processo. Com o PRIMAVERA necessária à rentabilização do de materiais ao armazém (através efectuar. MAINTENANCE todos os trabalho das equipas técnicas. das listas de materiais associadas É ainda possível armazenar e intervenientes no processo de às preparações de trabalho ou por consultar informação sobre os Manutenção estão interligados- Meios imputação directa a Obras); definir fornecedores (preços e -desde os recursos humanos, No Módulo Meios está concentrada Localizações em vários armazéns e características dos materiais), internos e externos, responsáveis toda a informação sobre as cativar artigos em função das referenciando índices de qualidade. pela execução de Obras de entidades que participam no
7 PRIMAVERA MAINTENANCE PARA UMA GESTÃO EFICAZ DE EQUIPAMENTOS 7 processo de gestão da Atendendo a este conjunto de DEFINIÇÃO DO PLANO informação necessária à Manutenção, bem como a sua informação, é possível calcular a DE MANUTENÇÃO planificação pormenorizada das caracterização. Desta forma, o quantidade de mão-de-obra Depois de consultada toda a acções de Manutenção. sistema disponibiliza não só uma disponível para cada intervenção, informação necessária ao descrição dos meios disponíveis, calendarizar as intervenções, planeamento da Manutenção, é Organização como identifica pessoal interno e verificar a taxa de ocupação de fundamental concentrar os esforços A estruturação do Plano de externo à organização de acordo pessoal por Oficina, calcular as na definição da sequência dos Manutenção propriamente dito é com a sua especialidade, a oficina à despesas associadas a cada trabalhos a efectuar, para que tudo feita no Módulo Organização, onde qual estão vinculados, a sua intervenção, consultar a corra como o previsto. é definida a ordem e prioridade das agenda pessoal, período de férias, disponibilidade de fornecedores de No sentido de simplificar esse intervenções a efectuar, sejam elas horas extras, despesas, ajudas de mão-de-obra, material, trabalho, a solução PRIMAVERA Correctivas ou Preventivas. custo, etc. equipamento ou serviços. MAINTENANCE fornece toda a
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9 PRIMAVERA MAINTENANCE PARA UMA GESTÃO EFICAZ DE EQUIPAMENTOS 9 Para que o planeamento seja bem de fazer a orçamentação através de Ligação à Internet ou Intranet, Planeamento de Obras, sucedido, o processo contempla uma estrutura de Contas Destino facilitando o envio de pedidos Inspecções e Lubrificações simultaneamente uma dimensão relativas aos custos das actividades de intervenção A definição de Planos de minuciosa (que abarca um conjunto de Manutenção. A solução disponibiliza um sistema Manutenção compreende o meticuloso de fases onde estão interno de correio electrónico onde planeamento de Obras e de todo o definidas as tarefas a realizar) e CONTROLO E GESTÃO DO PLANO é possível fazer pedidos de tipo e Inspecções, rotinas de abrangente (onde estão agregadas DE MANUTENÇÃO intervenção, requisições, pedidos de Lubrificação e Planos de Calibração as várias fases que dão origem às O planeamento e a gestão das compra ou de codificação de em qualquer Equipamento, Preparações, ou seja, conjunto de intervenções constituem o núcleo materiais e a troca de todo o tipo de Localização ou conjunto de trabalhos a efectuar preventiva ou operacional da solução PRIMAVERA informação relacionada com o Localizações ou Equipamentos, de correctivamente). Estas MAINTENANCE. Um bom processo de Manutenção, através da forma a permitir uma gestão programações, que podem estar planeamento das intervenções integração com o Módulo de integrada de todo o processo. associadas a determinadas famílias permite aumentar a durabilidade e HelpDesk. de equipamentos, permitem prever rentabilizar ao máximo a utilização Desta forma é dada a cada Facilidade de Controlo de Custos meios, materiais e serviços dos activos de uma organização. colaborador a possibilidade de A capacidade de controlar os custos necessários a cada uma das fases ou Assim, esta é uma etapa decisiva solicitar, através da Internet e/ou numa organização é condição sine à programação completa de uma para o sucesso de todo o processo Intranet, determinada intervenção, o quo non para a vitalidade de um intervenção. Além da planificação das de Manutenção e deverá reflectir a respectivo nível de prioridade e data projecto de negócio. Respondendo a acções de Manutenção, é igualmente informação disponível sobre cada limite para a sua execução. essa necessidade, a solução possível registar as Avarias e equipamento, de forma a maximizar No entanto, só depois de feita a PRIMAVERA MAINTENANCE Ocorrências, e fazer o respectivo o seu tempo de vida útil. Requisição de Obra, pelo gestor, é disponibiliza diferentes mapas tratamento estatístico dessa que a mesma passa a incluir o plano operacionais de contabilização dos informação que pode estar associada Este Módulo de Gestão do Plano de de intervenções. Caso a aplicação custos com as intervenções, que ao reporte de Obras ou directamente Manutenção comporta algumas esteja integrada com o ERP, é permitem controlar os trabalhos a referenciada aos Equipamentos. É características que permitem agilizar possível converter essa requisição facturar às requisições de Obras também de salientar a possibilidade todo processo, como por exemplo: numa encomenda. efectuadas.
10 10 PRIMAVERA BSS Planeamento As intervenções periódicas de Manutenção Preventiva são planeadas de acordo com um conjunto de informação que contempla: o Plano de Manutenção estipulado pelo fabricante, as limitações ao nível dos recursos humanos, os stocks, a condição dos equipamentos, o Programa de Paragens e o Programa de Produção. A periodicidade das intervenções pode ser definida de acordo com diversos critérios: com base na escala de tempo, baseada em valores medidos em pontos ou de acordo com as Paragens Programadas. A aplicação sugere um planeamento assente na periodicidade das intervenções preventivas sistemáticas, bem como na eventual calendarização de outras intervenções correctivas previstas, no entanto, o planeamento sugerido pode ser alterado de forma a optimizar a realização de intervenções de Manutenção. Neste módulo é possível planear todo o tipo de inspecções, rotinas de lubrificação e planos de calibração para todo o tipo de equipamento existente nas organizações. Obras Esta ferramenta permite um acompanhamento constante do estado de cada intervenção ou conjunto de intervenções (Obras). A informação relativa a cada processo é apresentada graficamente de forma intuitiva, permitindo ao gestor perceber facilmente o estado em que se encontra cada uma delas. HISTÓRICO E ANÁLISE DE TODAS AS INTERVENÇÕES REALIZADAS A solução disponibiliza informação standard ou configurável, apresentando vários critérios de pesquisa e modos de apresentação dessa informação. Assim, é possível consultar os dados relevantes inerentes às Obras Fechadas ou em Curso, como por exemplo, intervenções realizadas, meios utilizados, tempo de execução e respectivo custo. São ainda disponibilizadas Queries configuráveis e geradoras de relatórios com exportação directa para Excel e WinWord. Desse modo, o sistema poderá fazer uma interpretação dos dados do histórico segundo uma perspectiva financeira, administrativa ou técnica, permitindo diferentes tipos de análise, das quais se destacam: O tratamento estatístico de todas as intervenções realizadas, tipificando-as de acordo com os códigos de referência; A visualização, num universo temporal, das intervenções realizadas sobre as diversas Entidades, quer por Localização, quer por Referência de Código; O cálculo e a discriminação dos custos da Manutenção para o período pretendido e de acordo com o nível de desagregação mais conveniente.
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12 12 PRIMAVERA BSS INTEGRAÇÃO COM O ERP Esta é uma solução que pode ser No caso do ERP PRIMAVERA, esta para manutenção e respectivos utilizada por qualquer organização, integração é built-in, permitindo processos de requisição, compra e independentemente do sistema de que de forma simples, todos os venda, passando pela gestão gestão empresarial que utiliza, já dados fluam para as diversas áreas financeira totalmente incorporada que integra com qualquer ERP do ERP, eliminando dados e na contabilidade orçamental, geral, existente no mercado, permitindo processos redundantes. analítica e de gestão. uma grande fluidez de informação, Graças a esta intensa integração, Com estes fluxos de processos de nomeadamente para as áreas todos os processos estão manutenção, todas as equipas da logística, administrativa e interligados, desde a gestão empresa interagem de forma financeira. centralizada de armazéns, materiais simples e natural. ARTIGOS CENTROS DE CUSTO TERCEIROS ERP MANUTENÇÃO MOVIMENTOS DE ARMAZÉM REQUISIÇÃO DE MATERIAL FECHO DE OBRA
13 PRIMAVERA MAINTENANCE PARA UMA GESTÃO EFICAZ DE EQUIPAMENTOS 13 DADOS BASE MANUTENÇÃO ERP INÍCIO DE OBRA CONSUMO DE MATERIAIS* REQUISIÇÃO DE MATERIAL* COMPRA/ENTRADA EM STOCK AFECTAÇÃO DE CUSTOS FECHO DE OBRA MATERIAIS, OUTROS CUSTOS, DESPESAS, MÃO-DE-OBRA IMPUTAÇÃO A CENTRO DE CUSTO REABERTURA DE OBRA *Caso existam
14 14 PRIMAVERA BSS Principais Características da Solução Constitui um sistema global de Promove uma gestão eficiente Facilita o reporte de eventos e gestão da informação referente dos materiais necessários a pedidos, graças à integração com ao processo de Manutenção que cada intervenção, sendo possível o Módulo de HelpDesk que utiliza permite definir, controlar e gerir a fazer o inventário de a Intranet e/ou a Internet como nível operacional e estratégico Sobresselentes, Consumíveis e meio de comunicação com esta todo processo da Manutenção, de Ferramentas, além da requisição aplicação; forma a promover a máxima de materiais ao armazém, rentabilidade dos equipamentos, a consultar informação sobre Disponibiliza um conjunto de administração adequada do seu fornecedores ou fazer mapas de análise (com ciclo de vida, a gestão eficiente encomendas ao exterior; possibilidade de exportação para das equipas técnicas e dos meios Excel e WinWord) fundamentais existentes e o controlo dos custos Permite a gestão eficiente dos para o processo de tomada de a ela associados; recursos humanos internos e decisão; externos responsáveis pela Suporta a elaboração e controlo execução de Obras de É uma ferramenta universal que de Planos de Manutenção, Manutenção; permite a integração com todos Inspecção e Lubrificação e os sistemas de gestão permite registar Avarias e Implementa mecanismos de empresarial, podendo também Ocorrências, fazer testes e controlo rigoroso de estado das funcionar de forma autónoma. respectivos relatórios, com a acções planeadas com envio de possibilidade de configurar alertas para os respectivos Queries geradores de relatórios intervenientes; com exportação directa para Excel e WinWord;
16 PRIMAVERA BUSINESS SOFTWARE SOLUTIONS Braga Edifício Olympus II Rua Cidade do Porto, Nº Braga Portugal T F Lisboa Edifício Miraflores Premium Alameda Fernão Lopes, Nº 16, 13º Algés Portugal T F Madrid Parque Europa Empresarial Edifício París, Calle Rozabella, Nº 6 Planta Baja, Oficina Las Rozas, Madrid España T F Luanda Rua Eng. Armindo de Andrade Nº 63, 1º Dto Miramar, Luanda Angola T F M Maputo Av. Ahmed Sekou Touré Nº 713, Maputo Moçambique T F
PRIMAVERA MAINTENANCE PARA UMA GESTÃO EFICAZ DE EQUIPAMENTOS PRIMAVERA MAINTENANCE PARA UMA GESTÃO EFICAZ DE EQUIPAMENTOS 3 A importância de uma Manutenção planeada e estruturada As organizações fazem,
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