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Reuniões são o primeiro passo para decisões democráticas, mas falta de planejamento e de objetividade comprometem a eficácia da discussão
postado em 29/04/2013 11:13 / atualizado em 29/04/2013 11:16
Na empresa de Cristiano Goulart, os encontros são marcados com uma semana de antecedência
Para o diretor-geral Horizon de Almeida, um dos maiores desafios é lidar com profissionais de perfis diferentes
Na hora de tomar decisões sobre os rumos da empresa, é comum que empreendedores reúnam a equipe a fim de obter a opinião de todas as partes interessadas de forma democrática. O problema é que nem sempre esses encontros são produtivos. Palpites fora de hora, participantes que desviam o foco da discussão e assuntos recorrentes comprometem a eficácia das reuniões.
"O que faz uma reunião mal-sucedida é a falta de foco e de objetividade dos participantes", afirma Carlos Alberto Ferreira Jr., presidente do Conselho Regional de Administração do Distrito Federal (CRA/DF). Segundo ele, encontros sem temas de discussão bem definidos prolongam os debates, que acabam por não chegar a lugar algum. "A falta de planejamento estende a conversa e dá brecha para comentários pouco úteis", explica.
E planejar reuniões vai além de marcá-las com os funcionários em um determinado horário e local. "A reunião começa bem antes, lá na organização", comenta a vice-presidente da Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH-Nacional), Elaine Saad. Explicar por e-mail a data do encontro, o assunto a ser discutido e as ações que devem ser tomadas em busca de soluções deixa os participantes mais bem informados. "Dessa forma, o profissional já sabe o que deve trazer para a conversa", coloca Elaine.
Outro cuidado que o gestor deve ter é o de não convocar encontros inúteis. "Existem decisões que a chefia pode tomar sem a necessidade de interromper o horário de trabalho para reunir toda a equipe. Nesse tipo de situação, e-mails são suficientes", afirma Carlos Alberto Ferreira Jr. Para ele, esses encontros devem servir para momentos em que determinados profissionais precisam ser ouvidos para que algum rumo da empresa seja definido. "Eles devem ser dedicados à tomada de decisões, em situações quando a chefia precisa falar e ser ouvida pelos envolvidos diretamente", diz. Encontros com participantes demais podem tirar o foco tanto da chefia quanto dos demais presentes. "A partir dos assuntos a serem discutidos, o organizador já pode ver quem deve ser chamado ou não", afirma Ferreira Jr. Quem não tem relação com o tópico ou não tem capacidade para tomar decisões naquela área deve ficar de fora.
Porém, para Elaine Saad, alguns membros da empresa não envolvidos diretamente com a pauta podem participar da conversa por questões organizacionais, como presidentes e diretores. "São pessoas que têm alguma ligação mais forte com a companhia e possuem habilidade para ajudar nas tomadas de decisões."
Marcado o encontro, funcionários e líderes precisam saber defender pontos de vista de forma clara e objetiva, sem perder o foco. Isso é um desafio tanto para quem media as conversas quanto para os participantes. "Uma ideia é colocar todos os pontos de discussão em algum quadro ou cartaz, de modo que fiquem visíveis a todos, para organizar o debate", sugere Christian Barbosa, CEO da empresa de consultoria Triad PS. Outra dica do especialista é que todos vejam quanto tempo cada pessoa está utilizando para expor seu ponto de vista. "Colocar um relógio com contagem regressiva no centro da mesa, por exemplo, ajuda a controlar o tempo do discurso", afirma.
Enquanto há aqueles que se excedem, falar demais não faz o perfil de Daniela Soares, 35 anos, que trabalha como auxiliar de departamento pessoal da Cobras Contabilidade. Tímida, ela evita se expor com veemência nas reuniões, mas sabe o momento certo de dar opinião. "Quando tenho dúvida, dificuldades ou me sinto sob pressão demais, falo sem medo", conta. Daniela tenta aproveitar o fato de ser quieta para transformá-lo em qualidade durante os encontros. "Falando menos, eu consigo entender melhor o que está sendo dito e compreendo os objetivos da reunião", comenta.
Para Horizon de Almeida, diretor-geral da empresa de contabilidade, lidar com pessoas com características diferentes é um dos maiores desafios de quem organiza reuniões. "Além de ter sempre alguém que fala muito e outro que é mais calado, cada pessoa tem um interesse diferente em relação aos assuntos", comenta. Segundo ele, o espírito de equipe tem de ser fortalecido para que esses encontros tenham êxito. "É preciso haver espírito de solidariedade entre funcionários, chefes e colegas."
Ter consciência daquilo que se diz durante o debate é fundamental para evitar enrolações e demora. Para isso, é bom que o profissional se prepare bem antes de iniciar a reunião. "Se o funcionário estudou o assunto, ele naturalmente vai saber quando e como falar", garante Elaine Saad. O bom senso e a auto-observação devem guiar a maneira como o participante fala. "Mesmo em encontros mais informais, é fundamental que se sigam regras básicas, como evitar palavrões ou elevar o tom de voz", explica.
Deixar o ambiente mais informal pode funcionar para reuniões que não definem mudanças radicais na cultura da empresa. Encontros festivos e até mesmo fora do ambiente de trabalho são saídas para algumas companhias, mas nem sempre evitar o excesso de formalidade da reunião é positivo. "É preciso que haja cautela com esse tipo de encontro, para não perder tempo, além dos custos envolvidos em jantares e deslocamentos", afirma Christian Barbosa. Na empresa de consultoria ambiental Geo Lógica, Cristiano Goulart lança mão de reuniões sem maiores formalidades quando o assunto é de interesse interno e não leva a grandes mudanças na empresa. "Uma conversa mais informal evita a tensão, que torna o convívio ruim", comenta.
Uma boa dica para pensar em como estruturar a reunião é ver como a própria empresa se compõe. Ao saber qual setor será diretamente atingido, fica mais fácil escolher quais serão os participantes e os tópicos a serem abordados. Na empresa de consultoria ambiental, as reuniões são marcadas com uma semana de antecedência, para que todos possam fazer comentários ou sugerir assuntos à pauta. "Com a reunião marcada, estimulamos a duração e quanto cada um deve falar", afirma o diretor comercial da empresa, Cristiano Goulart. Segundo ele, debates alheios à programação são cortados, mas há exceções. "Assuntos correlacionados ao tema eu costumo deixar correr um pouco, porque mostram exemplos que podem trazer soluções", diz.