O cadastro de produtos pode parecer uma tarefa simples, mas, na prática, acaba consumindo muito tempo e esforço dos funcionários de qualquer varejista. É preciso investir mais tempo e conhecimento nesse trabalho, que na maioria das vezes é realizado de forma rápida e sem a devida atenção. Embora o assunto seja importante para qualquer tipo de varejo, para as empresas que trabalham com grande quantidade e variedade de mercadorias, como um supermercado ou mercearia, é essencial.
Selecionamos 5 dicas para sua loja ganhar produtividade e rentabilidade no processo de cadastro de produtos.
1 – Defina um responsável pelo cadastro de produtos
É comum haver, em uma mesma loja, várias pessoas com autonomia para cadastrar e alterar produtos.
Isso não é um problema, desde que uma delas seja a responsável pelo cadastro. A diferença entre cadastrar e ser o responsável é muito grande.
O responsável pelo cadastro precisa ter conhecimento do negócio e da legislação, garantindo um padrão de cadastramento dos produtos a ser adotado pelos outros que exerçam a atividade.
Esse responsável fará o acompanhamento de todos os produtos incluídos e alterados no dia.
Caso encontre alguma falha operacional, ele deve corrigir e dar o “feedback” para o colaborador que errou, de modo a capacitá-lo e evitar erros futuros.
2 – Padronize a descrição dos produtos e detalhe o máximo que puder
Já observou como, às vezes, é difícil encontrar um produto buscando pelo nome?
Isso ocorre pela falta de padrão na descrição. Definir esse padrão trará agilidade e assertividade na busca.
Por exemplo, ao cadastrar um refrigerante e definir “refri.” como padrão, não informar “refr.”, “refrig.” ou “refrigerante”. Siga o padrão, coloque sempre “refri.” para todos.
Defina também o complemento da descrição, por exemplo, o nome, sabor (se tiver) e a unidade de medida.
Nesse exemplo ficaria assim:
Refri. Marca A Laranja 1 lt
Refri. Marca B 1 lt
Refri. Marca B 1,5 lt
Ao cadastrar um produto você deve garantir que a descrição informada especifique exatamente o produto, que ele seja único.
Enfim, garanta que qualquer pessoa que consultar pela descrição encontrará, com certeza, o produto que procura.
3 – Classifique os produtos
Além de informações básicas, tais como código EAN, classificação fiscal, CEST e tributação, há aqueles campos que não são obrigatórios para atender a legislação, porém são fundamentais para controle gerencial de sua loja.
A principal classificação é aquela que divide os produtos por setor, grupos, família e categorias. Aqui, o nome que se dá a essas divisões não é o importante. O fundamental é que você entenda o conceito e classifique seus produtos desde os grupos sintéticos até os mais analíticos ou detalhados.
Lembre-se, a classificação independe da marca, ela se define por tipo ou característica do produto.
Imagine emitir um relatório de itens mais vendidos na classificação “achocolatados” e analisar, dentre as marcas, qual você mais vende. Veja que você pode também saber qual produto lhe traz melhor rentabilidade, para trabalhar melhor sua exposição na gôndola.
Sua empresa pode ainda economizar espaço de depósito, ao retirar do mix aquele produto que não traz rentabilidade e vende pouco comparado a outras marcas.
Classificando seus produtos você consegue emitir relatórios gerenciais essenciais para análise de vendas e rentabilidade.
O que é CEST? E a importância de estar preparado.
4 – Acerte em sua compra
Já percebeu a dificuldade em fechar uma compra com segurança e agilidade?
Isso ocorre, muitas vezes, por informações mal organizadas.
Cadastre os dias de giro de seus produtos de acordo com suas vendas, pois assim sua loja terá a sugestão do sistema de quanto precisa comprar para não haver ruptura dentro do período.
Acompanhe os fornecedores vinculados aos produtos, pois assim, ao fazer um pedido, você terá mais agilidade com o sistema, que lhe informará apenas os produtos vinculados àquele fornecedor.
Tenha cadastro de produtos similares, para comparar o giro e melhorar sua decisão de compra.
5 – Ganhe em produtividade na alteração dos preços
Uma função muito útil em um software de gestão é a rotina que facilita a alteração de preços.
A funcionalidade da alteração de produtos com preços iguais é fundamental, ainda mais se o seu negócio for um supermercado.
Em exemplos tais como biscoitos, macarrões instantâneos, gelatinas e refrescos encontramos produtos da mesma marca e gramatura, variando apenas o sabor.
Dessa forma, ao invés de alterar o preço um a um, você conseguirá otimizar o tempo alterando o grupo todo de uma única vez. Para essa rotina os seus produtos devem ser agrupados e corretamente cadastrados.
No varejo, seja supermercado, padaria ou comércio em geral, o cadastro de produtos é o “coração” da operação.
Ele influencia diretamente a eficiência operacional e a estrutura de custos do seu negócio. Além disso, fornece informações para a tomada de decisão dos gestores, aumentando a lucratividade da loja!