Empresas que fazem o uso do Protheus nem sempre sabem como aproveitá-lo para decisões estratégicas. Para isso, é necessário compreender o enorme volume de informações geradas, uma tarefa bem complexa se não for realizada por alguém que entende do assunto.
Quer realizar uma boa gestão de informações usando o Protheus? Então confira algumas práticas que separamos para conseguir fazer bons relatórios e análises de dados do ERP.
Por que realizar a gestão da informação no Protheus?
O Protheus é um ERP completo que gera muitas informações diariamente, mas nem todas empresas conseguem utilizar esses dados a nível tático e estratégico. Por isso, existe a gestão da informação. Esse processo exige um entendimento das necessidades de cada setor para gerar maneiras de compilar e utilizar as informações dentro do ERP. Para isso é possível usar relatórios, registros, gráficos, entre outros.
Somente observando os relatórios do ERP talvez seja difícil de entender tudo que está descrito. Na hora da tomada de decisão o gestor deve contextualizar as informações para conseguir compreendê-las e aplicá-las a uma visão global da empresa. Com isso, é preciso ter meios de traduzi-las para um relatório mais compreensível.
Ao fazer um bom uso do Protheus e de suas informações, o gestor consegue diversos benefícios. É possível comparar dados de vários períodos para entender a situação da empresa, ciclos econômicos do mercado e comportamento de compras. Uma empresa consegue, por exemplo, ver em quais épocas do ano as vendas aumentam. Assim, é possível investir para o crescimento nesses períodos e atender com mais precisão a demanda do mercado.
O Protheus pode ser uma ferramenta estratégica para decisões de investimentos, contratações e até mudanças em processos. Tudo depende de uma gestão eficiente de suas informações que consiga mostrar aos tomadores de decisões da organização a situação real de cada setor. Para isso é possível utilizar ferramentas complementares, como os softwares de business intelligence (BI) sobre os quais falaremos mais tarde.
1. Integrar a base de dados do Protheus e de outros sistemas
Algumas empresas utilizam outro sistema para atender a gestão de folha de pagamento. Assim, criam-se duas bases de dados: uma do Protheus, com informações sobre processos, produtos, estoque, financeiro, entre outros. A outra é do sistema de folha de pagamento, que tem o registro do funcionários e informações de seus benefícios.
Portanto, nenhum dos dois sistemas encontra-se realmente completo para as análises necessárias para o gestor. Quem trabalha com o RH, por exemplo, fica incapaz de entender a produtividade dos colaboradores. Ao mesmo tempo, o gestor de cada setor da empresa não consegue ver o custo do colaborador porque as informações da folha de pagamento encontram-se em outro sistema.
Uma boa gestão da informação faz uso do Protheus e do sistema de forma integrada. Sendo assim, é possível realizar uma integração para conseguir os dados mais completos e conseguir fazer análises eficientes.
Para compreender a importância desse processo, imagine que você tem várias planilhas com informações de cada setor. Na hora de tomar uma decisão estratégica é inviável ficar trocando de planilhas. Ao agir dessa maneira perderia a visão global da empresa tão essencial para tais decisões. Por isso, o melhor é utilizar uma planilha de resumo com todos os dados. É exatamente isso que você procura ao integrar o Protheus e outros sistemas que a empresa utilize.
2. Usar ferramentas de BI (business intelligence)
Quem faz uso do Protheus sabe que ele é completo e detalhado. Portanto, tem diversas informações úteis para a empresa, mas que são difíceis de visualizar. Para isso, existe um módulo de BI (business intelligence) dentro do próprio ERP.
Mas a ferramenta de business intelligence do Protheus é muito abrangente. Assim, para algumas empresas fica difícil de configurar e manter tal ferramenta. Seria necessário contratar um profissional especializado para isso.
Por isso, muitos gestores optam por fazer uso do Protheus e de uma ferramenta de BI. Ele pode ser integrado com outras ferramentas, como a Power BI da Microsoft. Esse software é oferecido em suas versões gratuita e paga, sendo bastante eficiente e de fácil utilização. A ferramenta é ideal para ajudar a solucionar as dificuldades de análises de dados das organizações.
O Power BI foi criado pela Microsoft para integrar bases de dados não conectadas e facilitar a gestão de informação. Ele pode ser conectado com os mais variados tipos de ferramentas, softwares e sistemas. Entre eles encontram-se os programas do Pacote Office, como planilhas do Excel, Mail Chimp, serviços de automação e, claro, o Protheus.
Ao integrar todas suas bases de dados usando o Power BI, é possível obter insights valiosos para a gestão. Ele também auxilia na produção de relatórios, gráficos e outros recursos para análises das informações geradas pelo ERP.
3. Fazer relatórios semanais, não só mensais
Como sua empresa trabalha com relatórios fazendo uso do Protheus? Mensalmente? Trimestralmente? Tudo bem, é possível usar os dados do ERP dessa maneira, mas o ideal é realizar relatórios semanais. Quanto mais informado estiver o gestor, mais rápido ele consegue tomar decisões que salvam a empresa de uma possível crise.
Os relatórios semanais ajudam a ter uma visão rápida e eficiente da produtividade e lucratividade de uma organização. Enquanto isso, os mensais, trimestrais e semestrais servem para fazer análises a longo prazo. Todos são essenciais e sua empresa não deve ignorar qualquer um deles.
Combinando as boas práticas de uso do Protheus que mostramos nesse artigo você consegue fazer relatórios muito mais eficientes. Aproveite todas as informações completas contidas no ERP e ferramentas como o Power BI para potencializar a análise de dados. Com elas você conseguirá deixar a empresa mais competitiva, inovadora e lucrativa.