Saiba o que é o certificado digital MEI, quais os tipos mais comuns, suas vantagens e como emitir esse documento.
Administração
8 MIN LEITURA
10 FEBRUARY 2021
O certificado digital MEI é um documento eletrônico que pode ser armazenado no seu computador, celular, ou até mesmo na nuvem. Ele permite que os microempreendedores individuais façam operações na internet de forma mais segura.
Este documento funciona como uma assinatura digital para quem é MEI. Estima-se que o Brasil possuía, até 2020, mais de nove milhões de certificados ativos, de acordo com dados do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Se você é ou pretende se tornar MEI, saiba que o certificado digital não é algo burocrático que vai lhe dar mais uma dor de cabeça. Pelo contrário, ele é uma ferramenta que pode lhe ajudar muito na rotina do seu negócio.
O que é o certificado digital MEI
O certificado digital MEI é o documento que permite você fazer operações e transações na internet de forma mais segura, bem como outras trocas virtuais de documentos, mensagens e dados.
Ele é uma espécie de assinatura digital com validade jurídica. Todas as operações feitas com um certificado digital são submetidas a um sistema criptografado que valida sua autenticidade, confidencialidade e integridade. É como se você estivesse assinando à caneta um contrato em papel.
Além disso, ele evita que outras pessoas acessem sua conta quando você estiver realizando procedimentos por sites ou aplicativos, por exemplo.
A função de um certificado digital
Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), os usos do certificado digital são variados. Entre eles, citamos os seguintes:
Assinatura de documentos e contratos digitais: os documentos assinados digitalmente com certificado digital têm a mesma validade que os documentos assinados em papel. Além de proporcionar economia de insumos, já que não há necessidade de realizar impressões, os documentos assinados digitalmente agilizam processos, pois podem ser enviados por email e assinados de qualquer lugar facilmente;
Autenticação em sistemas: existem vários sistemas com informações confidenciais, especialmente de governo, que só podem ser acessados presencialmente, através da confirmação de identidade. Como o certificado digital garante autenticidade, ele proporciona o acesso a esses sistemas e informações através da internet, não havendo necessidade de comparecimento presencial;
Atualização de informações em sistemas: além de garantir acesso seguro à sistemas, o certificado também permite a alteração rápida de informações, evitando longos processos burocráticos.
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O MEI é obrigado a ter um certificado digital?
Não! O MEI não tem obrigação de possuir um certificado digital. A única exceção é caso ele opte por emitir nota fiscal eletrônica, porém essa regra varia de acordo com as legislações tributárias de cada município.
Mas mesmo que o uso do certificado digital não seja obrigatório por lei em algumas cidades, vale lembrar que ele é um recurso que garante mais segurança às operações feitas pela internet, evitando fraudes, por exemplo, na hora de firmar contratos virtuais ou na hora de declarar imposto de renda.
Qual o tipo de certificado digital MEI você precisa?
Existem dois tipos de certificado digital disponíveis hoje: o modelo A1 e o modelo A3. Veja abaixo quais as diferenças entre eles:
Certificado digital A1: esse modelo é um arquivo digital instalado e armazenado no computador ou em dispositivos móveis como smartphones e tablets. Sua validade costuma ser de um ano e ele serve tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas que precisam emitir nota fiscal eletrônica.
Seu funcionamento se dá por meio de um par de chaves criptografadas que reconhecem o MEI através de um login, garantindo a segurança da transação.
Certificado digital A3: a diferença desse modelo é que ele fica armazenado em meios de estrutura física, como um token ou um cartão. Custa um pouco mais caro, pois é portátil e tem a validade de até cinco anos, conforme o local de armazenamento. O certificado digital A3 oferece maior mobilidade e eficiência, pois pode ser utilizado em qualquer computador.
As vantagens do certificado digital MEI
Com o certificado digital MEI é possível, além de emitir a nota fiscal eletrônica, fazer uma série de transações fiscais como comprovações e declarações à Receita Federal.
Entre outras vantagens, nós destacamos algumas:
01. Segurança a partir de uma assinatura digital com valor jurídico;
02. Assinatura digital de contratos e documentos, tendo a mesma validade que a versão impressa;
03. A assinatura digital ajuda a economizar recursos e é sustentável;
04. Segurança na transferência e recebimento de informações da Receita Federal;
05. O certificado traz praticidade e comodidade: assinar documentos e realizar transações digitalmente permite que as ações sejam rápidas e sem complicações;
06. Desburocratização de rotinas fiscais e trabalhistas, atuando com um sistema virtual seguro e unificado.
Como emitir o certificado digital MEI
Antes de qualquer coisa, é preciso saber que o certificado digital MEI é pago. Existem algumas instituições, como a Caixa Econômica e o Serasa, que oferecem alguns tipos de certificados digitais.
Quem pode emitir os certificados digitais são as chamadas Autoridades Certificadoras (ACs) da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Para fazer o seu certificado digital MEI, você precisa seguir os passos abaixo:
Confira a lista de empresas autorizadas a emitirem certificados digitais;
Pesquise os custos, formas de pagamento e compatibilidade com seu sistema de emissão de nota fiscal;
Escolha uma Autoridade Certificadora e solicite a emissão do seu certificado digital. Os tipos mais comuns são os que citamos anteriormente: o A1 (com validade de um ano, armazenado no computador) e o A3 (com validade de até cinco anos, armazenado em cartão ou token criptográfico);
Agende um dia e horário para fazer a validação presencial dos dados na Autoridade Certificadora escolhida. É preciso apresentar documentos previamente requisitados e o solicitante realizará um cadastro biométrico, com coleta de foto e digitais;
Aguarde a verificação e confirmação de dados e documentos. Caso esteja tudo correto, a empresa entrará em contato para comunicar que o certificado digital está pronto para uso.
Fácil, não é mesmo?
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