Com as funções de receber, analisar, encaminhar e responder à Comunidade Acadêmica e Comunidade Externa em suas demandas, a Ouvidoria constitui-se, também, num órgão que fortalece o processo de resgate da cidadania, de defesa dos direitos e deveres, de acesso à informação, e de participação democrática, contribuindo para a formação de pessoal ético e competente, num processo facilitador das relações com o fim de melhorar, cada vez mais, os serviços prestados.
O OUVIDOR E SEUS REPRESENTANTES AGEM DE ACORDO COM AS SEGUINTES PREMISSAS:
O OUVIDOR TEM AS SEGUINTES ATRIBUIÇÕES:
I – receber demandas – consultas, elogios, reclamações ou sugestões – por ele próprio ou através de seus representantes, provenientes tanto de pessoas da comunidade acadêmica/escolar quanto da comunidade em geral;
II – quando for o caso, encaminhar às Unidades demandadas as solicitações para que possam:
a) no caso de consultas: responder às questões dos usuários;
b) no caso de elogios: reconhecer os aspectos positivos e admirados do trabalho e dar ciência ao elogiado;
c) no caso de reclamações: explicar o fato, corrigi-lo ou não reconhecê-lo como verdadeiro;
d) no caso de sugestões: adotá-las, estudá-las ou justificar a impossibilidade de sua adoção;
III – responder aos usuários, por si próprio com cópia às Unidades demandadas ou através do posicionamento/retorno destas Unidades, conforme cada caso;
IV – documentar todas as demandas encaminhadas à Ouvidoria e as respostas oferecidas aos usuários;
V – elaborar, semestralmente, a Listagem das Solicitações à Ouvidoria, sem que constem os dados pessoais dos usuários;
VI – elaborar, semestralmente e anualmente, relatórios estatísticos das atividades da Ouvidoria;
VII – sugerir às instâncias administrativas medidas de aperfeiçoamento da organização e do funcionamento da Instituição;
VIII – retomar a sugestão, quando aceita pela unidade e não realizada;
IX – gerar formulário eletrônico, para fins de acompanhamento, de toda a demanda, recebida diretamente; e
X – dar seguimento à geração do formulário eletrônico, para fins de acompanhamento, de toda a demanda, recebida através de seus representantes.