Publicado por Fernando Macedo em 11 de outubro de 2018
Dentre tantos gastos de uma empresa, os custos de Telecomunicações são dos mais complexos e estratégicos em todos os negócios, em maior ou menor escala. Gerir estes custos é um desafio em toda empresa e exige uma série de ações para otimizá-los (custos) e ao mesmo tempo obter a melhor performance. Vamos falar das melhores práticas para a Gestão de Telecomunicações da sua empresa.
Manter os custos sob controle é uma tarefa em todas as áreas de uma empresa, com certeza. Porém, em Telecom esta preocupação tem algumas particularidades:
Pelos valores representativos que são movimentados;
Por ter usuários de diferentes áreas e nem sempre com uma política correta;
Por depender de fatores externos do mercado como regulações de agências governamentais.
Tudo isto aumenta a necessidade de uma gestão presente, com várias abordagens e controles, para evitarmos desperdícios, que em Telecom pode ser alto e recorrente.
1 – Instituir um Plano de Gestão de Telecom
Um Plano de Gestão de Telecomunicações é o principal instrumento para implementar uma governança corporativa na empresa.
Nele estarão todas as metas, prazos, responsáveis, detalhamento de ações e as respectivas métricas, para que o custo de Telecom seja gerido da forma mais transparente e eficiente. A partir das definições, cada área da empresa buscará a melhor performance e todos ganharão com um custo controlado e certamente reduzido, gerando mais lucro.
2 – A Gestão Corporativa para os custos de Telecom
Por ser um gasto presente em todos os departamentos de uma empresa, torna-se fundamental implantar uma Gestão Corporativa, que será responsável pelo acompanhamento das metas definidas no Plano de Gestão e as revisões que forem necessárias.
Dependendo do perfil de negócio da empresa, os custos de Telecom podem ter uma importância estratégica em áreas como Atendimento ao Cliente, ou ser um custo rotineiro em outras. O grande desafio de uma Gestão Corporativa é entender as necessidades, prover a melhor solução para cada demanda e também garantir um custo otimizado para a organização.
3 – Inventário de Ativos de Telecom
Em algumas empresas com grande número de funcionários, onde todos fazem uso de telefonia (principalmente móvel) e dados, podemos imaginar como é difícil administrar os gastos e investimentos em níveis satisfatórios.
Há empresas, que por vários motivos distintos, ainda não dedicam um cuidado especial para seus ativos de Telecomunicações: linhas, e aparelhos móveis, centrais telefônicas e planos de telefonia e dados.
Os resultados serão provavelmente custos e investimentos acima do necessário, por variados motivos:
Linhas fixas e móveis subutilizadas;
Aparelhos obsoletos e sem plano de substituição programada;
Planos incompatíveis com as necessidades do usuário – gerando custos adicionais que podem ser evitados ou restrições de uso, prejudicando o trabalho.
Inventariar equipamentos e planos visando implementar essa ação como processo é uma ótima iniciativa para evitar perdas que podem ser consideráveis e recorrentes, no caso dos planos.
O momento é oportuno para tomar uma série de decisões que vão modernizar o ativo, reduzir custos com aparelhos, especialmente com os planos, e melhorando a rentabilidade das áreas e da empresa como um todo.
4 – Implementar o uso da tecnologia em Telecom
Hoje em dia temos uma série de aplicativos e recursos de tecnologia que podem ser aliados na gestão dos custos de Telecom.
Programas de mensagens instantâneas como o WhatsApp e de reuniões em vídeo podem substituir as ligações telefônicas e ajudar a reduzir o custo dos planos. Para isto é importante atualizar os aparelhos para versões que suportem os aplicativos e implementar o uso frequente da tecnologia como uma política.
A mudança de cultura, priorizando os programas e aplicativos, ajudará bastante a avaliar os excessos nos planos contratados e renegociar com as empresas.
5 – Revisar e renegociar os planos de Telefonia e Dados
Existem muitos os planos de telefonia e dados, e com as mudanças constantes das operadoras de telefonia nos seus pacotes e preços, se não houver um controle permanente, a perda de dinheiro imperceptível será certa.
O ideal é estabelecer uma rotina de análise dos valores, acompanhar as ofertas e renegociar de acordo com a necessidade de uso. E importante: avaliar a possibilidade de trocar de operadora sempre que outra apresentar um serviço melhor e/ou de custo menor.
A concorrência é forte no setor das operadoras e os dados atualizados podem ajudar a renegociar ou obter um contrato mais vantajoso.
6 – Auditar e controlar de perto as Faturas de Telefonia e Dados
Esta é uma prática que costuma dar resultados imediatos muito bons, principalmente em empresas onde não há um controle de consumo.
Estima-se no Brasil que cerca de 7% do custo anual de telefonia vem de cobranças indevidas das operadoras – é um número considerável, principalmente nas pequenas e médias empresas.
Uma auditoria inicial, feita nos últimos 12 meses, pode trazer bons resultados e motivar ainda mais o trabalho rotineiro.
7 – Implantar um sistema de gestão de Telecom
Gerir os custos de Telefonia e Dados envolve uma série de informações, documentos e medições que exigem um ambiente de dados seguro e que possa ser usado pelos gestores de área e corporativo para analisar e tomar decisões.
Existem diversas soluções de sistema atuais que oferecem esta possibilidade de controlar os dados de planos, consumo e faturas.
8 – Envolver os colaboradores na importância da gestão de Telecom
Toda estratégia de gestão e controle tem chances maiores de sucesso quando os colaboradores participam ativamente da sua construção e das melhorias que certamente acontecerão pelo caminho.
E esta participação não se restringe apenas a cumprir as metas e a mudança de cultura definidas pela Gestão Corporativa, mas também propor ações e apontar problemas que somente o usuário, no dia a dia, consegue reportar.
Não podemos subestimar as boas ideias que podem surgir dos colaboradores, e esta chamada a participar gera mais motivação entre eles, incentivando o melhor uso possível dos recursos de telefonia e dados disponíveis.
É um ciclo que tende a criar mais lucro, pela economia que pode gerar.
Com estas práticas, acreditamos que é possível implementar uma Gestão de Telecomunicações eficiente e que traga benefícios para a sua empresa.