O controle é uma das principais atividades para se manter competitivo no mercado
A importância do controle no gerenciamento do dia a dia:
Controle de acordo com a Instrução Normativa n.° 16, de 20.12.91, do Departamento de Tesouro Nacional, conceitua controle interno como sendo: "O conjunto de atividades, planos, métodos e procedimentos interligados utilizado com vistas a assegurar que o objetivo dos órgãos e entidades da administração pública sejam alcançados de forma confiável e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder Público."
Podemos abstrair deste conceito importantes argumentos a favor do controle interno:
a) Planos – sempre deverá haver um plano que dê suporte às atividades organizacionais;
b) Métodos – métodos são maneiras de se fazer as coisas dentro de um determinado plano. Um método sempre será a forma encontrada pelas pessoas para atingirem um objetivo comum. Este método deverá sempre ser questionado e melhorado;
c) Procedimentos interligados – aqui o autor enfatiza que tudo está interligado em uma organização. Não há atividade isolada; toda decisão tomada em um setor da empresa necessariamente afetará outros setores ou departamentos;
d) Objetivos – em se tratando de empresas as atividades levadas a cabo deverão levar à consecução dos objetivos (da unidade/departamento) que, no conjunto levarão à consecução dos objetivos globais de um negócio.
e) Desvios – os desvios de rumo são comuns nas empresas. Entretanto, quando os resultados passam a serem insatisfatórios é o momento de se pensar em adotar métodos eficazes de trabalho. Esta maneira de pensar a organização irá resultar em atividades concretas e confiáveis e que levarão a uma melhor situação econômica e financeira ao longo do tempo.
Existem infinitas formas de se ter controle sobre atividades empresariais. Entretanto, todas passam pela necessidade de se ter um método físico de controle. Seja uma planilha eletrônica ou um complexo sistema de gestão.
Estamos aqui falando em INFORMAÇÃO. Informação é tudo aquilo que reduz a incerteza. O problema está, na maioria dos casos, na interpretação desta informação e seu uso na tomada de decisões, sejam operacionais, de rotina ou estratégicas.
Um método eficiente é colocar todos os movimentos de entrada e saída, sejam operacionais ou financeiros (um está intimamente ligado ao outro, ou seja, um não existirá sem o outro), em um "container" que consiga realizar o tratamento estatístico para se obter a tal de informação gerencial útil e antecipada.
Existem no mercado, como já dito, inúmeros softwares de gestão. O lance é encontrar um que supra todas as necessidades da empresa em termos de operação, registro, custo de compra e de manutenção e principalmente de geração de informação gerencial.
A Microsoft criou o MS Excel, entre outros do pacote OFFICE, que é muito útil para tal finalidade. Este programa é de plataforma aberta e qualquer um poderá modelar um sistema profissional de gestão da empresa.
Por fim, existe a necessidade de controle para não ter "surpresas" desagradáveis, que geralmente levam o caráter de "tarde de mais".