Home > Como a produtividade na advocacia é afetada pelo perfil multitarefa
Ser multitarefa está afetando a sua produtividade na advocacia?
Será que fazer uma reunião, duas audiências, registrar o andamento de seus processos e ainda terminar o dia redigindo um contrato é mesmo a melhor forma de cumprir as tarefas do seu dia a dia? Apesar da ideia de eficiência que isto pode transmitir, a multitarefa mostra-se, muitas vezes, como uma ilusão. Estudos demonstram que ser multitarefa pode comprometer a produtividade na advocacia. E, como para todo advogado tempo é dinheiro, é bom não desperdiçar esse recurso tão valioso dentro e fora dos escritórios de advocacia.
Para saber mais sobre os impactos negativos da multitarefa e como organizar seu dia a dia de forma mais produtiva, não deixe de conferir!
A multitarefa pode assumir diferentes formas na vida profissional. Mas todas podem afetar a produtividade na advocacia. Segundo um estudo da American Physicological Association existem três formas de multitarefa:
troca rápida de tarefas;
troca de tarefa ininterrupta
1. Multitarefa clássica
Na multitarefa clássica, o indivíduo tenta realizar mais de uma tarefa de forma simultânea. É o caso, por exemplo, de um advogado que está atendendo seu cliente pelo whatsapp e, simultaneamente, redigindo uma peça processual. Nesse caso, então, ele parece estar adiantando tarefas do seu dia. Contudo, não está completamente em nenhuma delas. E isto pode gerar não apenas perda de tempo, na medida em que precisará despender mais de sua energia para finalizar cada uma das atividades. Pode gerar, também, equívocos, que demandarão tempo para serem reparados.
2. Troca rápida de tarefas
Também existe a troca rápida de tarefas, onde o indivíduo fica pulando rapidamente de uma tarefa para outra. Ou seja, ele não as está realizando simultaneamente. Contudo, interrompe bruscamente a linha de raciocínio e muda o comando do cérebro. Assim, demora mais tempo para finalizar as atividades no total, pois perde mais tempo para conseguir focar na nova atividade, uma vez que ainda não se desligou da anterior.
3. Troca de tarefa ininterrupta
E por fim, existe a troca de tarefa ininterrupta, onde o indivíduo pula de uma tarefa para outra sem concluir nenhuma. Essa última forma, no entanto, é uma das que mais impacta negativamente a agenda dos profissionais. Isso porque, muitos profissionais não se dão conta de que estão a todo tempo mudando de tarefas e acabam se distraindo com maior frequência.
Esse tipo de atividade é bastante comum quando, o advogado começa a redigir uma peça e, de repente, está checando as redes sociais ou respondendo um e-mail que acabou de pular na sua tela. Embora pareça estar adiantando cada uma delas, está adiando seu fim também. E cada troca exige um tempo para que o próprio cérebro foque na nova atividade. E num total de tempo, quanto somam essas variações?
O custo do multitarefa
Para muitos, o fato de responder um e-mail ou até dar uma checada nas redes não é algo prejudicial. O que ninguém se dá conta é que cada vez que o seu cérebro muda de atividade, ele demora depois cerca de 25 minutos para retomar o mesmo nível de concentração de quando ela foi deixada. Por isso sim, embora pareçam inofensivas, essas atividades consomem tempo, disposição e foco, comprometendo a produtividade na advocacia.
Para o profissional a multitarefa traz uma série de impactos negativos. Além da queda de produtividade na advocacia propriamente, quem é multitarefa tem maior propensão à realização de erros e se sente constantemente frustrado e estressado. Além disso, ser multitarefa prejudica a capacidade que o profissional tem de gravar em sua memória informações relevantes. Isso, naturalmente, pode prejudicar a execução de tarefas do dia a dia.
Quem é multitarefa costuma lidar com uma alta desorganização no seu dia a dia, deixando de cumprir prazos, criando uma comunicação falha com o cliente e deixando aberto processos por pura negligência.
Porém, não é apenas para o profissional que a multitarefa causa impactos negativos. Para os escritórios, seus efeitos refletem diretamente no orçamento. Afinal, o multitarefa perde muito tempo para executar suas atividades e, tempo, como todo advogado sabe, custa caro.
Produtividade na advocacia: agendamento eficiente
Não é fácil se libertar de uma rotina multitarefa, especialmente na advocacia. Além das diferentes atividades que envolvem o dia a dia do advogado, lidar com o mundo digital requer uma certa dose de determinação, já que não é nada simples programar um tempo ininterrupto para se concentrar em uma tarefa por vez. Porém, esse tipo de atitude é necessário se você realmente quiser finalizar o dia com aquela sensação de dever cumprido.
Organização pessoal e produtividade na advocacia
Uma boa dica para ter mais produtividade na advocacia e evitar tentar resolver muitas coisas ao mesmo tempo é separar blocos na agenda para executar uma única tarefa. Durante esses blocos de tempo, telefone, celular e notificações ficam desligadas até que você finalize o que se propôs a fazer. Em seguida, tire algum tempo para atender ligações, trocar mensagens e responder e-mails.
Uma boa organização pessoal pode evitar os riscos da multitarefa. E, desse modo, gerar bons resultados em questões de produtividade na advocacia. Separando o que precisa ser feito e focando em uma atividade de cada vez, o profissional gerará melhores resultados naquilo que fizer. E não despenderá tempo nas constantes trocas, na ilusão de que esteja adiantando cada dever.
Também é possível apostar em técnicas de gestão de tempo e métodos de produção, como a metodologia ágil. Por exemplo, veja em que hora do dia você produz mais e melhor e destine esse horários justamente àquelas atividades que exigem maior concentração. Dessa forma, será possível se dedicar melhor a elas. Do mesmo modo, técnicas como kanban, definição de metas e lista de tarefas podem ser úteis para a definição das prioridades e do que precisa ser realizado sem que o profissional se sobrecarregue.
Atenção à dinâmica da sua rotina
Para que esse sistema funcione, também é importante adequar essa atitude à dinâmica do seu dia a dia. Se na sua rotina os períodos da manhã costumam ser mais tranquilos, por exemplo, reserve esse tempo para ficar totalmente concentrado nas tarefas que precisam ser executadas, deixando o resto do dia mais focado no atendimento de clientes ou outras questões relativas à administração do escritório.
Cabe lembrar, enfim, que a ansiedade é um dos grandes problemas da sociedade contemporânea. A sensação de que precisa ser feito mais em menos tempo é algo contantes em todas as profissões. Mas certamente afeta mais aqueles que trabalham o tempo. E está o caso dos advogados, na medida em que operam sob a pressão dos prazos processuais. Na medida em que se limitam e definem as tarefas, contudo, inclusive esse sentimento é amenizado. E permite-se, assim, maior atenção naquilo que se produz.
O segredo da produtividade na advocacia é colocar todas as atividades na agenda e criar blocos de tempo, onde o advogado se mantém focado no que deve ser feito. Neste sentido, o uso de um software jurídico pode ser uma ótima maneira de visualizar todas as tarefas que devem ser executadas pelo profissional, permitindo que ele decida com mais clareza sobre os períodos em que pode e deve se concentrar na execução das atividades, além de claro, auxiliar o advogado a delegar tarefas quando for preciso.
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