Produtividade para advogados: 5 dicas exclusivas para você
5 dicas exclusivas de produtividade para advogados
14 fev 2020 •
5 dicas de produtividade para advogados
Se houvesse um ranking de expressões mais faladas atualmente, certamente "não tenho tempo" ocuparia um dos primeiros lugares. As dicas de produtividade para advogados são cada vez mais valorizadas justamente por que o tempo é um bem escasso e valioso na rotina moderna. Então, se você chegou aqui procurando maneiras de melhorar a sua produtividade e da equipe do seu escritório, veio ao lugar certo!
A partir de agora, as suas horas acabam de valer mais. Isso porque nós (e você!) vamos dar atenção especial em como usá-las para aproveitar melhor o tempo no trabalho e ter mais tranquilidade para investir em aquisição de novos clientes e dar conta de todas as demandas.
Afinal, por aqui a crença é de que produtividade pode deixar de ser um problema para se transformar em uma palavra de motivação – para você e para a sua equipe. Conheça as dicas exclusivas que preparamos para você!
1. O planejamento é a primeira etapa para uma rotina mais produtiva
Se você nos acompanha há algum tempo deve ter percebido que planejamento é uma etapa que se repete em várias das nossas dicas de produtividade para advogados, desde a gestão de escritório de advocacia – de maneira mais abrangente – até as ações individuais de cada colaborador. Nós garantimos que existe um motivo real (e muito positivo!) para gostarmos tanto dessa palavra.
O planejamento é um processo de organização mental e prático que facilita o cumprimento de todos os passos necessários para um objetivo ser alcançado.
Quando falamos em produtividade para advogados, além do estabelecimento de metas, que detalhamos no artigo sobre planejamento estratégico para escritórios de advocacia, essa etapa inicial ganha uma importância semanal e diária na vida do advogado.
Não somos um escritório de advocacia, mas enquanto empresa que desenvolve sistemas para advogados, vamos nos usar de exemplo (e inspiração) para facilitar o entendimento.
Aqui na Aurum, os times planejam as ações semanais na segunda-feira. Cada colaborador sai da reunião sabendo exatamente quais atividades vai desenvolver e entregar durante a semana.
A partir daí, cada pessoa faz a sua organização diária para cumprir a lista de atividades definida em equipe. Falamos melhor sobre isso no artigo sobre gestão horizontal, caso você queira saber mais sobre como é o nosso processo interno. 🙂
Leia mais: como otimizar equipes com 5W2H para escritórios de advocacia.
Uma dica de produtividade para advogados que ajuda a cumprir o planejamento semanal e diário é o uso inteligente de listas de tarefas e eventos! Eventos são compromissos com data, horário e local para acontecer.
Já as tarefas são atividades de rotina, que, apesar de necessitarem organização para acontecer de maneira produtiva, podem ser executadas com um pouco mais de flexibilidade.
Usar ferramentas digitais, como um software jurídico completo e focado em produtividade, é uma alternativa para o uso efetivo de listas de tarefas e eventos. Com o software Astrea, por exemplo, você pode criar listas de tarefas, pautas de audiências, delegar e receber atividades.
E para quem está começando na advocacia, o Astrea possui o plano Light, que é gratuito por 1 ano e o usuário também tem acesso ao controle de tarefas, funcionalidade tão importante para a organização individual.
Além disso, no programa para advogados as suas atividades aparecem na página principal e todos os compromissos com prazos ficam na agenda do sistema, que aceita integrações das agendas do Outlook, Google e Apple.
Assim, você reúne todos os seus compromissos em um mesmo lugar! Quanto mais visual for a sua organização, mais "palpável" é a sua produtividade. E quanto mais "palpável", maior é o seu controle sobre suas atividades e menor é o tempo desperdiçado. 😉
Outra dica de produtividade para advogados relacionada ao cumprimento do planejamento é iniciar o dia checando sua agenda. Isso vai ajudar você a relembrar compromissos e a criar sua lista de tarefas diária sabendo quanto tempo você vai ter disponível para executá-la.
Recapitulando a primeira dica de produtividade para advogados:
Comece o seu dia consultando a agenda – isso vai ajudar na organização das suas horas de trabalho.
Faça o planejamento da equipe do escritório no início da semana. Caso você atue de forma autônoma, liste as atividades principais da semana no seu software jurídico ou na ferramenta de sua preferência. Não deixe de registrar todos os eventos na agenda, para não se perder com anotações dispersas!
Faça seu planejamento individual diariamente, para não se perder no tempo e conseguir manter a sua produtividade palpável e crescente. Há quem prefira planejar o dia seguinte nos últimos minutos de trabalho e tem quem se organize melhor no início da manhã. Perceba o que é mais eficiente para você. 🙂
2. Aprenda a priorizar as atividades
Falamos rapidamente sobre isso no tópico anterior, agora vamos mergulhar mais a fundo e abordar as nomenclaturas "importante" e "urgente", que confundem muitos advogados. Na hora de priorizar ações, todas as tarefas parecem importantes, certo? E não deixam de ser. No entanto, algumas são mais importantes do que outras.
Vamos compartilhar como fazermos aqui na Aurum para ilustrar melhor como a priorização pode funcionar. Você vai ver como é uma interessante dica de produtividade para advogados! Por aqui, na hora da reunião de planejamento, nós mensuramos o esforço das tarefas e damos nota de prioridade para cada uma delas.
Entre outros motivos, recebem maior prioridade as atividades que possuem prazo definido, impedem e atrapalham o trabalho de alguém ou solucionam problemas fundamentais para o pleno funcionamento do time ou da empresa.
É claro que a prática de dar notas para as prioridades pode não servir para você e para o seu escritório, e tudo bem (mesmo!). Para facilitar essa divisão, também é possível usar outro critério e separar as atividades em quatro grupos: urgentes, importantes, importantes e delegáveis e, por fim, não importantes e nem urgentes. Esses conceitos fazem parte das melhores dicas de produtividade para advogados!
São aquelas que precisam ser resolvidas o quanto antes! Normalmente, atividades urgentes são tarefas importantes que não foram priorizadas corretamente.
Também entram aqui as ações estratégicas que precisam ser feitas rapidamente para evitar possíveis prejuízos ao escritório. Prazo processual próximo de vencer, reuniões com clientes importantes, ações de marketing digital atrasadas, entre outras.
Aqui entram as tarefas mais estratégicas, que têm relação com a rotina do escritório e com as metas de como fazer o escritório de advocacia crescer. São as atividades relativas aos prazos previstos, às ações de aquisição de clientes e ao que é imprescindível para o pleno funcionamento do escritório.
Atividades delegáveis
Aqui entram aquelas ações que são muito importantes para o escritório, mas que podem ser executadas por advogados menos experientes ou até por pessoas de outras áreas. Agendar reuniões, redigir peças a partir de modelos de documentos jurídicos, atualizar as redes sociais do escritório, etc.
Atividades não urgentes e nem importantes
Cuidado! Esse grupo reúne atividades capazes de sugar o seu tempo. Brincadeiras à parte, aqui entram as atividades de menor importância para as metas do escritório, mas que ainda assim são relevantes para a sua rotina.
Ler emails, checar whatsapp, acompanhar redes sociais, ler notícias e outras ações que podem ser mais produtivas quando criado e respeitado um tempo diário ou semanal para dedicar-se a elas.
A melhor das dicas de produtividade para advogados:
Destacar visualmente as atividades urgentes e importantes vai facilitar (e muito!) o momento da priorização. As etiquetas personalizadas do Astrea permitem que você crie essa sinalização com a cor e o título que preferir para aplicar em diferentes áreas do sistema, como tarefas, processos e casos.
A partir delas você também pode gerar relatórios e organizar suas informações para que a rotina seja mais produtiva. Esse recurso é útil individual e coletivamente.
3. Use a tecnologia de maneira estratégica
Hoje em dia existem muitas ferramentas para advogados que ajudam a elevar a produtividade. O melhor é quando você pode contar com uma que resolve mais de um problema ao mesmo tempo e concentra todas as informações no mesmo lugar, facilitando o acesso e otimizando o tempo.
Esse é o caso dos softwares jurídicos, com destaque para o Astrea. Além das funções de agenda, lista e delegação de tarefas, sobre as quais falamos anteriormente, o sistema para advogados profissionaliza o controle de processos, a gestão de prazos (adeus, perda de tempo alimentando planilhas!), o atendimento ao cliente (olá, fidelização!), a gestão financeira (organização financeira é tranquilidade!) e a rotina de produzir e editar peças jurídicas!
O sistema foi todo pensado (e desenvolvido) para elevar a produtividade dos advogados e escritórios. É por isso que ele prioriza o acesso facilitado às informações e torna os dados mais visuais e práticos de usar. O aplicativo mobile é um complemento do sistema para oferecer ainda mais produtividade para o seu dia a dia. 🙂
Entre as dicas de produtividade para advogados, essa talvez seja uma das mais importantes. Afinal, de nada adianta estabelecer metas e planejar ações se você não consegue cumpri-las. Manter o foco é importante para não esquecer por que você faz o que faz diariamente! Metas sem foco acabam perdendo o propósito.
Além de planejar suas atividades e as dos seus colaboradores com foco nos objetivos do escritório, dê atenção à sua rotina. Evite interferências na hora de executar as suas atividades. Afaste o celular do seu campo de visão enquanto estiver em atendimento ou em atividade intelectual. Mantenha o aparelho em modo silencioso, defina horários para ler e responder emails, Whatsapp e redes sociais.
Se você vai aos compromissos de uber, táxi ou similar, torne esse tempo produtivo. É um excelente momento para responder mensagens, checar as atualizações dos processos no seu software jurídico pelo celular, fazer ligações ou meditar (meditação também ajuda na produtividade para advogados).
Ao dirigir em horário de trabalho, aproveite para ouvir podcasts sobre Direito e advocacia ou sintonizar em estações de notícias. Organizando cada atividade "em seu lugar", dificilmente você vai deixar algo passar batido.
Para os momentos de dificuldade de concentração, o método pomodoro é uma das grandes dicas de produtividade para advogados. A técnica de hiperfoco propõe um trabalho em ciclos.
O mais comum é de 25 minutos de foco total em uma tarefa para 5 minutos de descanso (podem ser usados com vídeos no Youtube, Whatsapp ou como você quiser). Ao fim da quarta sequência, você tem direito a 30 minutos de descanso.
No artigo sobre aplicativos para advogados indicamos dois ótimos apps de cronômetros personalizados para o uso da técnica. 😉
Direta ou indiretamente, todas as dicas de produtividade para advogados que compartilhamos neste artigo otimizam o tempo. Mas achamos importante dedicar um tópico para ressaltar o quanto esse aspecto deve ser valorizado com a mesma relevância e seriedade da gestão de processos e casos do escritório.
Leve o seu tempo e o tempo da sua equipe a sério! Planeje apenas o que é possível executar no tempo estimado e cobre apenas o que foi delegado.
Repensar a maneira como você conduz e participa de reuniões também é muito importante para manter a produtividade lá em cima (sua e da sua equipe!). Preparamos um texto com dicas para uma reunião de sucesso para evitar que você perca tempo com encontros improdutivos.
Outra maneira de otimizar o seu dia e fazê-lo caber nas 24 horas disponíveis é automatizando atividades repetitivas e desburocratizando processos de trabalho. Redação de documentos, acompanhamento processual, manutenção de histórico de clientes e processos. Todas essas atividades (e muitas outras) podem (e devem!) ser automatizadas. Conte com o Astrea para isso! 🙂
Além de receber alertas no sistema, pelo celular ou por email de todas as movimentações nos processos, você mantém todas as informações organizadas e interligadas aos processos, clientes, casos, timesheets, e outros dados fundamentais da rotina jurídica. É muito mais prático visualizar, receber, inserir e editar dados!
Muitas vezes é mais fácil (e confortável) culpar a falta de tempo do que pensar em diferentes maneiras de alcançar seus objetivos. Mas será que essa desculpa se sustenta por muito tempo?
Pare por alguns minutos e pense em como você tem usado as suas horas. Elas têm sido suficientes para advogar, prospectar e se relacionar com clientes, cuidar das atividades pessoais e descansar? Ou a sua rotina é de pouco sono, muito trabalho e pouca ou nenhuma dedicação às questões pessoais?
Se a sua realidade se aproxima mais do segundo cenário ou se você acha que é possível ser ainda mais produtivo, aproveite as dicas de produtividade para advogados que compartilhamos neste artigo! 😉
Agora é a sua vez! Você tem mais dicas de produtividade para advogados? Tem alguma história interessante ou dúvida sobre o tema? Comente aqui embaixo! 🙂