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O seu restaurante controlado de forma fácil, a organização e gestão numa única solução
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Victor Gabriel Fidalgo Rico
1 PHC Restauração CS DESCRITIVO O módulo PHC Restauração CS permite-lhe, com toda a segurança, aumentar o profissionalismo do seu atendimento, simplificando o serviço às mesas em sintonia com as restantes áreas da sua unidade. PHC Restauração CS O seu restaurante controlado de forma fácil, a organização e gestão numa única solução BENEFÍCIOS ππ Rápida adaptação dos utilizadores, fácil aprendizagem ππ Controlo de todas as operações realizadas ππ Redução de erros ππ Organização na gestão de processos e tarefas ππ Imagem de modernidade ππ Possibilidade de definir quais os documentos a certificar no ambito da Portaria n.º 363/2010 SOLUÇÃO Seleccione o pedido de entre as famílias e artigos disponíveis para cada área do estabelecimento. ππ Controlo de pedidos ππ Gestão de mesas e reservas ππ Facturação ππ Análise e Painel de Bordo ππ Integração total com o Backoffice ππ Monitor de cozinha ππ Terminais portáteis ππ HACCP (Higiene e segurança alimentar) ππ Possibilidade de ter diferentes preços de venda por horário. (útil para a Happy Hour ) DESTINATÁRIOS ππ Restaurantes ππ Bares ππ Indústria Hoteleira Para conhecer melhor esta solução PHC, clique aqui e veja um filme PHC TV. p. 1
2 ππ Gestão de menus e ementas físicas; ππ Gestão gráfica do espaço; ππ Controlo de reservas e ocupação; ππ Gestão de mesas; ππ Emissão e controlo das contas apresentadas aos Cliente; ππ Controlo de descontos e promoções; ππ Controlo de movimentos de caixa e anulações; ππ Envio de pedidos para a cozinha e bar, com respectiva suspensão; ππ Gestão de consumos; ππ Controlo dos meios de pagamento utilizados; ππ Redução do número de erros cometidos e facilidade na sua identificação; ππ Análises sobre diversas perspectivas; ππ Controlo de acesso por funcionário; ππ Painel de bordo com a situação actual do restaurante; ππ Caso possua o PHC Dashboard CS, tem acesso a um painel de análises da informação constante deste módulo; ππ Ecrã táctil com utilização extremamente simples; ππ Ligação aos periféricos mais comuns: impressoras, visores de Clientes, gavetas de dinheiro; ππ Integração com fornecedores, tesouraria e bancos (back-office assegurado com total integração com o módulo PHC Gestão CS); ππ Integração com terminais portáteis; ππ Template de higiene e segurança alimentar HACCP; ππ Controlo dos pedidos para os centros de preparação via Monitor de cozinha : alertas visuais e sonoros para novos pedidos na cozinha; ππ Possibilidade de ter diferentes preços de venda por horário (útil para Happy Hour ). Gostaria de gerir facilmente as reservas do seu restaurante? Tem sempre ao seu dispor informação actualizada do estado real de cada mesa? Um restaurante tem a necessidade de gerir mesas e de saber, a cada momento, quais as mesas livres de que dispõe. Além disso, é vital conhecer o que cada Cliente que se encontra no estabelecimento pediu. Mas o registo de toda a informação no sistema não pode impedir o funcionário de passar o maior tempo possível junto dos Clientes. Com o PHC Restauração CS dota os seus funcionários da ferramenta certa para melhorar o seu serviço à mesa e satisfazer os seus Clientes. Este módulo simplifica a gestão operacional do serviço às mesas, com um visual atractivo e múltiplas funcionalidades que facilitam ao operador a tarefa de registar os pedidos das diferentes mesas. Reservas e Ocupação com Simplicidade O primeiro contacto com qualquer identidade é determinante na relação que mantemos no futuro. Por isso, dotámos o PHC Restauração CS das funcionalidades para impressionar os seus Clientes naquele que muitas vezes será o primeiro contacto com o seu restaurante: o acto da reserva. mesas com capacidade para o número de pessoas requisitado. Para que possa gerir o seu espaço e reservas da melhor forma, pode configurar o tempo médio de ocupação de mesa para que a aplicação lhe indique quando as mesas estarão livres. Gestão espacial do estabelecimento Porque é imperativo adaptar o seu espaço às necessidades de layout que a operação do seu estabelecimento lhe obriga, criámos um editor e configurador de mesas, que através de ícones lhe permite desenhar o esquema da sala e identificar facilmente as mesas, através de chapéus de sol, floreiras, balcões, diferentes pisos, entre outros. Será mediante este esquema definido por si que é determinada a capacidade do espaço e apresentada a sua lotação a cada momento, ou seja, a ocupação do momento. Isto porque cada mesa estará permanentemente num de 4 estados (Livre, Ocupado, Reservado, Conta fechada) que, neste esquema, são representados quer por texto como por cores, para uma mais rápida gestão espacial. Além disso, pode definir diferentes sectores e atribuir-lhes mesas, representando as diferentes zonas do seu restaurante, como a esplanada ou as diferentes salas. Ao efectuar uma reserva pode consultar rapidamente quais as mesas livres, levando em linha de conta as reservas já efectuadas e quais as Ao registar uma reserva pode consultar a ocupação do espaço para a data/hora da reserva. Pode personalizar as áreas do restaurante, utilizando as suas próprias imagens. p. 2
3 Mas para que nunca tenha de voltar a uma mesa a dar más notícias, pode visualizar o stock disponível de cada artigo, através do controlo de doses, sugerindo apenas o que tem disponível. Além disso, pode ainda, a qualquer momento, transferir os pedidos dos seus Clientes entre mesas, sem perder todos os dados já inseridos. Após o pedido efectuado, este pode ser impresso num ou em vários centros de preparação, em uma ou mais cópias, por exemplo, no balcão de preparação de bebidas e na cozinha. A designação dos artigos a imprimir nos centros de preparação pode ser diferente da designação a exibir na conta ao Cliente. Além disso, pode suspender os pedidos, no momento da sua impressão para os diversos centros de preparação, para que possa introduzir um pedido, mesmo que não seja para efectuar de imediato. Com um olhar identifica as mesas ocupadas e livres, através do identificador de status. A satisfação dos Clientes passa pelo atendimento atempado e por não esperarem pelos seus pedidos. A introdução dos pedidos tem de ser rápida e fácil. O módulo PHC Restauração CS simplifica a tarefa do operador que introduz os pedidos e, caso o deseje, pode emiti-los directamente para a cozinha, agilizando o seu tratamento. Profissionalismo no atendimento A forma de atendimento no seu restaurante é a sua imagem principal e é determinante no sucesso do seu negócio. A rapidez deve estar associada a um serviço de atenção, ao conhecimento dos pratos e até à capacidade de fazer sugestões aos Clientes. Para potenciar todas estas características foi incluída no PHC Restauração a possibilidade de pré-definir quais os produtos que podem ser seleccionados, face ao artigo escolhido pedido. Desta forma, ao fazer o pedido de determinado artigo, será possível seleccionar como acompanhamento aqueles que lhe são pertinentes, de acordo com o que determinar, ou, em alternativa, sugerir outros produtos complementares. Pode ainda configurar se o produto soma preço ou não, ou se existe a necessidade de introduzir a quantidade ou não. Exemplo disso são as entradas num restaurante, em que o funcionário poderá sugerir complementos aos que a casa oferece. Pode configurar e personalizar as suas impressões da conta. Tem a possibilidade de definir as designações dos artigos em vários idiomas, facilita o atendimento a Clientes de diferentes nacionalidades e pode imprimir as contas/documentos no idioma do Cliente que está na mesa. E para que preste o melhor serviço a cada Cliente criámos um sistema de avisos, que alerta os seus funcionários quando, por exemplo, já passou o período de tempo que foi configurado sem uma mesa ser atendida. Os artigos com hierarquias permitem-lhe ver as várias opções para cada prato e fazer sugestões aos Clientes. Ao definir para cada produto o seu nome em várias línguas, pode dar a cada Cliente a conta no seu próprio idioma. p. 3
4 É exigido ainda um controlo rigoroso dos valores vendidos/ cobrados, com a necessidade da aplicação fornecer mecanismos que permitam um atendimento personalizado do cliente. Questões como gestão de sectores, pagamentos parciais, transferências de pedidos são também comuns neste tipo de negócio. Facturação e Pagamentos Para que também no momento de pagamento o seu atendimento seja exemplar, pode definir o pagamento rápido através de uma única tecla, acelerando drasticamente a velocidade de pagamento evitando filas desnecessárias. Para que a facturação seja adaptada à sua realidade, cada conta pode ser regularizada por vários tipos de pagamentos distintos, ou seja, a conta pode ser dividida por diferentes pessoas e facturas. Existindo ainda a possibilidade de pagamento faseado, facturando parte da conta sem fechar a conta da mesa. E para que esta funcionalidade seja ainda mais flexível é possível efectuar a divisão artigo a artigo, seleccionando o que cada Cliente paga ou indicar o valor pretendido para cada conta. No caso da conta não ser emitida de forma faseada, as operações na mesa são bloqueadas após emissão de conta, com opção de reabertura caso exista algum consumo a registar após aquele momento. Estatísticas de Vendas e Folha de Caixa Pode, a qualquer momento, obter vendas ao dia, por ponto de venda, por vendedor/operador, por artigo, por modo de pagamento, etc., controlando, desta forma, ao pormenor toda a situação financeira e comercial do seu ou seus restaurantes. Tem, ainda, a possibilidade de analisar a rentabilidade das suas vendas, controlando de imediato se o lucro gerado pelas vendas está dentro das previsões e se permite cobrir os custos fixos. Pode imprimir todos os mapas de vendas, incluindo aquelas listagens habitualmente disponíveis nas caixas registadoras como X1, X2 e Z. Permite-lhe também imprimir a folha de caixa com o saldo inicial e final e com a lista de todos os documentos emitidos, listagens de fechos de caixa, configuradas pelo utilizador, e reconciliação de caixa. No PHC Restauração CS existem várias possibilidades de obter análises de forma rápida e configurável. Várias Lojas A aplicação foi criada para ter totalmente em conta a existência de uma sede e vários estabelecimentos e a completa transferência de dados entre lojas e sede e vice-versa. Na sede, é possível ter os dados de todos os estabelecimentos consolidados e efectuar análises baseadas em cada um dos estabelecimentos ou na rede inteira. De um modo simples, seleccione o que cada pessoa vai pagar e o meio de pagamento escolhido. Para uma mais rápida operação os preços podem ser alterados directamente no ponto de venda, caso o operador tenha acesso para tal, assim como a definição de descontos, que pode ser feita por tipo de preço, oferta de em x paga y ou percentagem. Com a possibilidade de reimprimir qualquer documento do próprio dia ou de dias anteriores, existe um real controlo das contas apresentadas aos Clientes, assim como dos respectivos meios de pagamento. Todas as operações críticas efectuadas são registadas em log, para posterior consulta, desde anulações, pagamentos e transferências de mesas. Todas as impressões são desenhadas por si, o que lhe permite utilizar os documentos emitidos como mais um factor de divulgação da sua imagem de marca. Análises Com a inclusão de um Painel de bordo nesta aplicação, obtém, a qualquer momento, uma imagem da situação actual do restaurante desde valores facturados por artigo, por empregado, entre muitos outros. Além deste painel, dispõe de inúmeras análises e gráficos de fácil consulta e utilização. Template PHC Dashboard Restauração A quantidade de dados gerada pelos sistemas de informação, exige por parte dos gestores uma capacidade extra para distinguir o importante do acessório. Assim foi desenvolvido para este módulo um template de dashboard que visa complementar do ponto de vista das análises, transformar estes dados em informação útil. Desta forma, permite ao decisor consolidar uma melhor tomada de decisão tornando-a mais simples e assertiva, o que contribui para o sucesso da empresa. Assim, passa a dispor de inúmeras análises de fácil consulta, de que são exemplos análises de vendas por: funcionário, posto, sector, mesa, tipo, Ano, trimestre, Mês, Semana, Dia, hora, família, Marca e Artigo; Estatísticas de consumos por horas, assim como estatísticas gráficas de consumos médios por pessoas. p. 4
5 Gestão Diária Facilitada Porque a flexibilidade é imperativa na restauração, o módulo PHC para o sector prevê a inexistência de abertura e/ou fecho do dia ou Múltiplas aberturas/fechos de caixa no mesmo dia com o Apuramento de caixa total por dia. Adicionalmente, os carregamentos, reforços e correcções de caixa podem ser efectuados por operador e posto em qualquer altura do dia. Interfaces Possibilidade de registo por teclado com interface optimizado para este tipo de registo, incluindo a criação de sequências de teclas que são executadas, premindo uma tecla (teclas de utilizador). Se possuir o módulo PHC Multilingua CS pode ainda associar a cada funcionário o seu idioma de trabalho. Segurança É fundamental para si? Mas não pode controlar de perto a cada momento todo o seu negócio? Esta aplicação permite a protecção de diferentes níveis através do uso de passwords. Desta forma, pode limitar os acessos e monitorizar as operações efectuadas por cada utilizador. Backoffice Integrado Tendo o módulo PHC Gestão CS passa a ter integração directa com o back-office, resultando assim numa aplicação única e completa para as suas necessidades de gestão relacionadas com encomendas e compras a fornecedores, passando por um controlo rigoroso da tesouraria e bancos, terminando numa gestão de Clientes e stocks extremamente completa e eficaz. Ligações a periféricos O software permite a ligação a diversos periféricos: ππ Gaveta com abertura automática quando se encerra o documento; ππ Leitor de códigos de barras para maior rapidez na facturação; ππ Visor para o cliente que mostra o artigo e respectivo preço, pode ainda ser configurado para outra informação; ππ Impressora própria para talões; ππ Balanças de check-out, balanças que ao registarem o peso, lançam o mesmo directamente na linha conta/pedido. Se estes periféricos estiverem de acordo com as normas standard para Windows Standard (OPOS), funcionarão directamente após a instalação. Multi-operador ou multi-sessão em simultâneo Pode ter, protegidos ou não por password, vários operadores (funcionários) em simultâneo e controlar as vendas de cada um. Monitor de cozinha Com a nova funcionalidade Monitor de Cozinha pretende organizar e optimizar os chamados centros de preparação, ou seja, as cozinhas ou bares do restaurante. Com esta funcionalidade terminam os problemas relacionados com as impressoras, desde a falta de papel até ao desaparecimento dos talões. Por outro lado, permite ainda uma melhor visão e gestão global dos pedidos e ao mesmo tempo alguma interacção entre quem atende o Cliente e quem prepara, tornando todo o processo mais eficiente e minimizando erros e demoras. Este mecanismo permite ainda a evolução automática da cor dos pedidos à medida que o tempo vai passando, o que faz com que o utilizador tenha uma noção muita clara da idade dos pedidos com um simples olhar. A facilidade de operação é também uma vantagem, pois com um simples clique o utilizador coloca um pedido em curso, em espera ou pronto. Alertas visuais e sonoros para novos pedidos na cozinha. Terminais Externos Com a sua solução PHC Restauração CS pode optar por utilizar comandos via rádio para registar os pedidos dos Clientes directamente no PHC Restauração CS. Além da facilidade de utilização, a integração dos Terminais Portáteis X64 no Software PHC permite anular pedidos com maior rapidez, interagindo directamente com a cozinha. Com total controlo de acessos por funcionários, esta aplicação permitelhe optimizar o atendimento às mesas, com toda a segurança. Pode ainda sincronizar os artigos apenas de determinado sector a um terminal específico. Com esta solução reduz ainda mais o número de erros no atendimento, passando uma imagem de rapidez e eficácia. O que pensam os utilizadores do Software PHC "O Software PHC é extraordinariamente simples de utilizar, com um interface gráfico simples e agradável, o que simplificou significativamente o processo de adaptação ao mesmo. Paulo Vieira Executivo da Assibeta p. 5
6 Terminais Externos (Opcional) Com a sua solução PHC Restauração CS pode optar por utilizar comandos via rádio para registar os pedidos dos Clientes directamente no PHC Restauração CS. Além da facilidade de utilização, a integração dos Terminais Portáteis X64 no Software PHC permite registar e anular pedidos com maior rapidez, interagindo directamente com a cozinha. Para poder beneficiar destas funcionalidades deve adquirir a aplicação PHC Terminais Portáteis que lhe vai permitir retirar todas as mais-valias dos Terminais X64. Com total controlo de acessos por funcionários, este módulo permitelhe optimizar o atendimento às mesas, com toda a segurança. Pode ainda sincronizar os artigos com base em diversos critérios, como por exemplo: artigos com base num filtro; apenas em determinado sector; só os artigos disponíveis de um posto de venda ou todos os artigos. Com esta solução reduz ainda mais o número de erros no atendimento, passando por uma maior mobilidade e uma imagem de rapidez e eficácia, contribuindo para o aumento da produtividade dos utilizadores. O que pensam os utilizadores do Software PHC "Com o Software PHC conseguiu-se automatizar todos os processos internos da organização, obtendo assim uma maior produtividade da parte dos utilizadores e consequentemente ganhos de eficiência de toda a estrutura, com vantagens acrescidas para os nossos clientes. Dinis Pires, responsável do Convento do Espinheiro p. 6
7 Dashboard PHC Restauração (opcional) A área de Restauração gera grande volume de dados, já que podem existir muitos pontos de venda, muitos operadores, horários de trabalho alargados, o que não facilita a análise de toda a informação. O PHC Dashboard Restauração permite ao gestor olhar de uma forma fácil, organizada e pormenorizada, todos estes dados. Este template é disponibilizado num painel de informação constituído por várias páginas, e cada uma desta dedicada a representar informação sobre cada uma das áreas contabilísticas. Analisador Nesta zona, a aplicação permite-nos analisar as Vendas por um vasto número de critérios. Do lado esquerdo, existem uma série de campos de escolha: Loja, Sector, Posto, Funcionário, Tipo de documento, Taxa de IVA, Família, Marca, Artigo, e um campo que permite Agrupar os resultados por um dos campos anteriormente mencionados. Com todos estes campos disponíveis para critérios de escolha e cruzamento de informação, dispomos de um infindável número de análises comparativas imediatas. Restaurante Nesta zona a informação disponibilizada fornece elementos sobre a Loja, os Sectores e Períodos, passando também pela comparação baseada no cruzamento destes elementos. O gestor fica com uma noção de como evoluem as suas vendas, podendo fazer o cruzamento da Loja, com os vários Sectores e Períodos. Desta forma, analisa facilmente por exemplo, quais os Sectores e em que períodos têm mais afluência, assim como a média do consumo e nº de pessoas, por cada um dos critérios seleccionados. Vendas Aqui encontramos uma análise multi-dimensional muito completa e versátil pois tem inúmeros eixos pelos quais podemos visualizar os valores, o que permite de um modo muito eficaz perceber como estão distribuídas as vendas, desde uma leitura pelo número de cada mesa, pelo nome do operador, nome do terminal de vendas, nome do documento, etc., podendo também seleccionar qual o ano e o mês do documento, assim como qual a loja a analisar, e podendo sempre alterar as dimensões pelas quais se pretende observar a análise. Esta análise permite também observar os resultados quer em valores, quer em percentagens, assim como exportar todos os elementos para o Excel. Num único monitor, tem acesso a uma série de variações que permitem analisar o actual estado da empresa. O que pensam os utilizadores do Software PHC A Quinta Grande, na qualidade de Assistência Técnica Autorizada aos computadores portáteis TOSHIBA, necessita de ferramentas que permitam uma grande facilidade de adaptação, quer a novos tipos de produtos, quer à frequente implementação de novos processos. Esta maleabilidade do Software PHC, conjugada com o enorme potencial de consulta e análise de dados, permitiu um melhor e mais versátil controlo e adaptação à dinâmica do negócio. Aníbal Pereira, Administrador da Quinta Grande p. 7
9 Esteja sempre a par de todas as novidades, formação, artigos de opinião e promoções PHC. Se deseja estar actualizado sobre as novidades PHC e receber periodicamente informação relacionada com o nosso software subscreva a idirecto no nosso site na Internet em Desenvolvemos software para ser rapidamente instalado e adaptável à realidade da sua empresa, definindo as suas próprias regras, acrescentando dados ou funcionalidades e com análises de suporte à decisão, completas e fiáveis. O Software PHC é muito fácil de utilizar e permite aumentar a produtividade dos utilizadores. Basta uma curta formação para começar. Este documento tem como objectivo descrever as funcionalidades do software. Como estão em constante evolução, é possível que as funcionalidades aqui descritas não se mantenham no mesmo formato. Se considerar vital alguma funcionalidade em particular, verifique numa Demonstração do Software se a mesma corresponde ao que necessita. O que ganha ao optar pelas nossas soluções? Ao embebermos no Software PHC a nossa experiência de negócio de mais de 20 anos, adicionando-lhe o profissionalismo dos nossos Parceiros e a flexibilidade das nossas soluções, tornamos o software adaptável ao seu negócio e às suas necessidades. Assim, obtém mais produtividade para a sua empresa. E com maior confiança nas decisões diárias, agiliza o seu negócio. Quem é a PHC? Desde 1989 a aumentar a rentabilidade das Empresas. Somos mais de 131 colaboradores espalhados por Portugal, Espanha, Moçambique e Angola. Trabalhamos para fortalecer a que consideramos ser a característica vital do nosso software: a capacidade de se adaptar ao utilizador. Para nós, esta é a particularidade que permite às empresas fazerem mais com menos e obterem mais produtividade. Para isso, confiamos nos mais de 350 Parceiros PHC, que são devidamente certificados por nós, para instalarem o software e darem suporte aos mais de utilizadores. É a busca constante pela satisfação dos clientes, através da qualidade do software e da sua facilidade de utilização, que nos motiva à permanente inovação, inserindo nas aplicações as novas tecnologias, que consideramos permitirem às mais de empresas nossas clientes obterem mais resultados e reduzirem os custos. Para que explore as oportunidades de negócio que todos os dias surgem à sua empresa, o Software PHC trata da rotina. Mas vai ainda mais longe. Com as nossas soluções obtém informação preciosa e atempada para a tomada de decisão, atingindo um nível notável de capacidade de gestão. Esta confiança incutirá na sua empresa uma velocidade de negócio impressionante. E o sucesso do seu negócio reside na combinação destes factores PHC Todos os direitos sobre este documento estão reservados. Este documento tem apenas objectivos de informação. A PHC não dá nenhuma garantia, explícita ou implícita, no conteúdo deste documento. A marca PHC é uma marca registada. p. 9 design
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