A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) representa o início de um novo período das transações comerciais entre contribuintes no Brasil. Em vigor desde 2006, o projeto da Nota Fiscal Eletrônica já emitiu mais de 80 milhões de notas, somando mais de R$ 1,6 trilhão. Estado pioneiro na implantação, o Rio Grande do Sul já emitiu cerca de 300 mil documentos desse tipo. A partir de abril deste ano, empresas que atuam nas áreas de bebidas, tintas, derivados de petróleo, autopeças, álcool e fumo, entre outros, deverão se adaptar ao serviço de Nota Fiscal Eletrônica.
Mas se por um lado a tecnologia facilita a vida, simplificando processos e evitando o uso de papel, a mesma inovação pode trazer alguns problemas, principalmente a empresários e contadores menos atentos. Os benefícios trazidos pela NF-e abrangem variados segmentos. Para as empresas, simplifica obrigações acessórias, com a eliminação do uso de formulários contínuos, da sua impressão e da armazenagem do documento em papel. Do lado do Fisco, permite o acesso à informação sobre as operações comerciais em tempo real, evitando a ocorrência de diversos tipos de fraudes e possibilitando uma fiscalização mais efetiva das operações. Para a sociedade, além do fator ecológico, a NF-e representa a modernização das relações comerciais entre empresas, favorecendo o comércio eletrônico, a redução do custo-Brasil e a disseminação do uso da tecnologia de certificação digital.
No entanto, a falta de conhecimento fiscal do emitente, informações erradas ou incompletas ou simplesmente cadastros de clientes e produtos desatualizados ou incompletos podem representar entraves relativos à emissão das notas eletrônicas.
Segundo o contador Tiago Nascimento Borges Slavov, mestre em Controladoria e Contabilidade Estratégica, coordenador e professor do curso de Ciências Contábeis da Universidade de Sorocaba (SP), com o uso da NF-e, a tendência é que os erros se tornem mais comuns para empresários menos cuidadosos no processo de faturamento. Ele explica que a geração de um documento fiscal agora dependerá do preenchimento adequado de todos os campos, pois a via nem chegará a ser emitida se isso não for feito - graças à rotina de validação do programa emissor do documento eletrônico.
Os erros mais frequentes, na opinião de Slavov, são no Código Fiscal de Operações e Prestações, o valor do desconto, a informação do ICMS no campo de informações adicionais, entre outros. Em operações interestaduais, por exemplo, o erro impede inclusive a concretização da venda, que fica no aguardo da regularização dos documentos para que a mercadoria, apreendida em postos de fiscalização, seja liberada. As multas e outras atuações também não são raras.
As informações imprecisas estarão mais sujeitas à verificação do Fisco, que, por meio de modernos sistemas de auditoria eletrônica, terá a possibilidade de apurar todas as informações de faturamento de um contribuinte em segundos. Erros, que antes não eram detectados até em meticulosas auditorias fiscais, agora serão mais facilmente rastreados e exigirão, no mínimo, explicações dos infratores.
Entre os entraves encontrados por algumas empresas para a implantação da NF-e, Slavov destaca a cultura brasileira de deixar tudo para última hora. "Muitas organizações que têm manifestado dificuldades para implementar a NF-e estão sujeitas a entregar em abril e setembro, mas só agora identificaram as necessidades técnicas e de pessoal para ajustar-se ao projeto. Como qualquer projeto de mudança, se tudo for feito com planejamento, aliado a ações, os entraves são mínimos", afirma.
Como proceder em caso de erro
Como qualquer documento, o preenchimento da NF-e está sujeito a erros. Se o contribuinte identificar uma irregularidade, nas condições previstas na lei, poderá cancelar o documento mediante o envio de um arquivo eletrônico, em formato XML, que acusará na Secretaria da Fazenda o cancelamento do documento. Outra possibilidade é a emissão da Carta de Correção Eletrônica, que corrige o erro.
Para o contador Tiago Nascimento, o uso da Carta de Correção Eletrônica é um assunto delicado, pois o Fisco ainda não disponibilizou ao contribuinte o layout do referido documento. "Ocorre a prática, nas empresas que já emitem a NF-e, de adotar o trâmite tradicional, em papel, pelo qual o emitente e o destinatário trocam correspondência, comunicando o erro."
Enquanto não é definido o layout da Carta de Correção Eletrônica, o contribuinte deve evitar usar sua versão em papel, cancelando a NF-e e emitindo outra. Existe ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar, nas situações previstas na lei, como variações de preço e erro de cálculo de imposto.
Nesse caso, o método para emissão da nota complementar é semelhante ao da original. O contribuinte só deve ficar atento com a precisão das informações dos documentos.
Para Vinicius Pimentel, coordenador do Projeto NF-e da Secretaria da Fazenda, a NF-e possibilita a emissão de mais documentos, mantendo a taxa de erros, proporcionalmente, maior. No entanto, ele discorda de que essa ocorrência seja em função da complexidade da tecnologia e dos novos procedimentos.
Mitos que não existem
Os trâmites legais para obter a NF-e são menos complicados do que a maioria dos empresários imagina. Quem defende esse argumento é o coordenador do projeto NF-e da Secretaria da Fazenda, Vinicius Pimentel. Ele explica que, na internet, estão todos os passos para quem quiser se cadastrar no sistema. "Basta procurar a seção do autoatendimento no site da Secretaria da Fazenda e seguir as indicações. O credenciamento para a NF-e é deferido em menos de 24 horas. A partir daí, pode começar a fazer seus testes", explica, ressaltando que a única condição é que a empresa adquira uma certificação digital.
Segundo Pimentel, alguns mitos são difundidos erroneamente em relação às vantagens e desvantagens da NF-e. A primeira inverdade, segundo ele, é que é necessário um grande aporte financeiro para a adesão à NF-e. "Com cerca de R$ 300,00 é possível comprar a certificação digital, e para quem tem uma empresa isso não representa um grande investimento." Outra questão que ele desmitifica é o alto grau de dificuldade para implantação, que pode ser melhor compreendido com programas disponibilizados pelo Fisco. Ainda em relação à dificuldade de compreensão do sistema da NF-e, Pimentel diz que o grau de complexidade de um sistema de informações varia conforme o tamanho e os serviços de cada empresa. "Quando a empresa é de porte maior, isso vai demandar modificações no sistema dela. Aí terá que verificar quais serão essas modificações com o sistema de tecnologia da informação. Por isso as pequenas empresas têm mais facilidade."
Sistema exige mudança cultural e estrutural
Por mais que o governo tenha lançado um portal totalmente dedicado à NF-e, que será obrigatória para todas as transações comerciais e está sendo implementada, aos poucos, em diversos segmentos da economia, muitas empresas perdem receita por falta de preparo. Segundo o diretor da Versifico Web Solutions, Wagner Oliveira, muitos empresários conservam a cultura do papel e alguns, inclusive, não contam sequer com uma infraestrutura mínima necessária para fazer transações via internet com sucesso, principalmente fora das capitais. "Parece incrível, mas ainda persistem aqueles departamentos limitados a lidar com talões e papel carbono", ressalta ele.
Em abril, fabricantes, importadores, distribuidores e atacadistas do setor automotivo, além de outros segmentos, deverão estar com todo sistema contábil alinhado com as novas exigências. Segundo o executivo da Versifico, as empresas que se apressarem poderão aproveitar os benefícios do credenciamento voluntário, ganhando tempo para fazer os ajustes e testar o sistema sem prejuízo algum. "Os profissionais do departamento financeiro terão tempo suficiente para aprender a cadastrar o cliente, os produtos, as transportadoras, e - muito importante - aprender a digitar, validar, assinar e transmitir a NF-e."
Para Oliveira, as novas gerações demonstram facilidade com a implantação do sistema de emissão de NF-e via internet. "O mais difícil é transformar a cultura do empresário, não do seu staff. Mas, uma vez que os investimentos em tecnologia estejam em dia, os passos da implantação não apresentam tantas dificuldades", diz.
Indústria automotiva terá ganhos em curto e médio prazo
A indústria automotiva representa um dos setores que mais sentiram o impacto da crise econômica mundial. No Brasil, o que parecia ser mais um custo em meio à necessidade de cortes, tem se mostrado uma saída inteligente.
"A nota fiscal eletrônica, que deverá estar implementada e em perfeito funcionamento nesse setor a partir de 1 de abril, certamente representa um ganho em curto e médio prazo", diz Wagner Oliveira, diretor da Versifico Web Solutions. Oliveira acredita que já era tempo de a indústria automotiva, que há anos optou pela automação dos processos de fabricação, se beneficiar igualmente com a automação de sua área contábil.