Necessidade por gestão de documentos e o desafio da implantação
Como todo grande empreendimento, uma solução tecnológica para gerenciar os documentos é um requisito básico, principalmente no caso de Belo Monte, onde o empreendimento é enorme, existem sítios em diferentes localidades e diversas empresas, cada uma atuando em uma ponta do processo. A necessidade da solução é iminente para a organização e controle das obras e, também, para manter o empreendimento em conformidade com normas, auditorias e responsabilidade social. "Hoje, não se pode pensar em realizar um projeto de engenharia sem um software de controle da documentação" explica Alexandre Fonseca, Sócio-diretor da ATS Tecnologia.
O processo de um único documento passa pela avaliação, comentários e aprovação de vários profissionais com diferentes papéis – projetistas, engenheiros, administrativo, clientes, fornecedores – e que estão localizados em diferentes cidades do país. Além das várias pares envolvidas, são vários os tipos de documentos: especificações técnicas, desenhos, listas de materiais, relatórios técnicos, enfim, todos os documentos que subsidiam o planejamento e execução do projeto. Se o processo é feito de outra maneira – e-mail, por exemplo – perde-se em controle e agilidade, ou seja, vira um caos.
No caso de Belo Monte, dada a dimensão do empreendimento, cada erro ou lentidão toma enormes proporções e podem refletir na perda de milhões de reais, milhares de trabalhadores parados, multas contratuais, entre outros. Além de todos esses fatores, todos os envolvidos trabalham sobre uma rigorosa exigência com prazos, pois um pequeno atraso no meio do processo acarreta em um enorme atraso nos próximos eventos.
Solução que oferece agilidade aliada à simplicidade
Existe uma grande dificuldade em implantar um sistema em um empreendimento como o de Belo Monte, pois qualquer complicador é ampliado em função do seu tamanho. Apesar de toda a complexidade do projeto, a ATS Tecnologia, junto à desenvolvedora da solução, fez a implantação em tempo recorde: em um mês, a solução já estava em produção.
Hoje, todo o processo de documentação é feito de maneira digital e automatizada por dentro do sistema de gerenciamento de documentos que atua integrado aos demais sistemas do CCBM. Ao longo do primeiro ano, uma série de ajustes foi realizado para aumentar à aderência da solução as necessidades do empreendimento.
"Mesmo com a complexidade do empreendimento, a solução atende com agilidade e simplicidade as nossas necessidades específicas.", cita Henrique Tartaglia, Coordenador de Engenharia do CCBM.
Os projetos desenvolvidos pelo consórcio projetista, liderado por empresa situada em Curitiba, são emitidos para o consórcio construtor em Altamira – tudo feito através do sistema. Ao longo do processo, engenheiros e outros profissionais avaliam, comentam e aprovam os documentos e formalizações são realizadas em cada ponta do processo. Após passar pela aprovação do corporativo, o projeto é liberado para construção. Em apenas um ano de empreendimento, mais de 2.000 emissões já foram realizadas pelo sistema. "Como eu trabalho o dia inteiro no sistema, ele facilita minha vida! O trâmite do documento é rápido e o sistema também é muito veloz. O fluxo de trabalho torna-se simples e fácil.", diz Cintia Lino, Coordenadora do Arquivo Técnico do CCBM.
Para o cliente e a gestão do empreendimento, a solução oferece um panorama completo do empreendimento, permitindo a fácil identificação de problemas e gargalos – tudo de uma maneira gráfica e visual que possibilita a rápida tomada de ação. Além da velocidade da implantação, as principais características notadas pelos profissionais do CCBM estão relacionadas à simplicidade e facilidade de uso do sistema, o que contribuiu diretamente para a agilidade nos processos.
"No passado, trabalhei com um sistema que levava de 15 a 20 minutos para executar uma tarefa que no atual leva apenas 1 minuto.", finaliza Cintia Lino.