O papel do planejamento na construção
O artigo descreve a aplicação do método PDCA (Plan, Do, Check, Action), que passou a ser visto pelas empresas como uma "solução" para o sucesso dos processos produtivos nos canteiros
Por Adriano Carvalho, Arilson Pereira Vilas Boas, Maria Gabriela Santos da Rosa, Ricardo Franco Moura e Thais Petroni Pires
Durante muitos anos, a construção civil cresceu em escala exponencial no Brasil. No entanto, desde o final do ano de 2013 o setor tem sofrido um recesso, com a instabilidade político-econômica acarretando aumento de preços dos insumos e levando as empresas a repensar seu método de trabalho, de modo a continuar no mercado e suportar os impactos financeiros do período de baixa.
Em tal cenário, as empresas da área passaram a estudar os problemas que acarretam perdas recorrentes nos canteiros, constatando que a falta de planejamento e controle traz impactos no desenvolvimento da obra e que, com um mercado cada vez mais competitivo e exigente, o sucesso está cada vez mais atrelado à mitigação de erros e ao afunilamento dos processos.
Nesse processo, o método PDCA (Plan, Do, Check, Action) passou a ser visto como "solução" para a assertividade dos processos produtivos no decorrer da obra, já sendo utilizado com bons resultados no país.
Mesmo que muitos profissionais de engenharia ainda desprezem a eficiência promovida por ações planejadas, o planejamento tem suma importância na construção, pois possibilita avaliar simultaneamente várias atividades e tomar as decisões mais assertivas, minimizando impactos negativos do processo organizacional.
Um bom planejamento evita o desperdício de tempo, dinheiro, mão de obra e materiais, permitindo realizar análises e implementar medidas mitigatórias e de tratamento para riscos, gerenciar todas as atividades e avaliar processos, caminhos e informações importantes do projeto.
Mas para que o planejamento seja eficaz e eficiente, é necessário que o gestor domine o empreendimento e imprima coerência e adequação à execução. Ou seja, para planejar uma obra é necessário ter conhecimento do empreendimento como um todo, incluindo o entorno, a demanda para a região, o público-alvo, a localização e situação do terreno e a concepção do projeto arquitetônico, passando pelo orçamento de execução até a conclusão da obra.
Um dos fatores mais importantes no planejamento é a comunicação entre os stakeholders, que tem como finalidade unificar informações e interpretações, bem como possíveis dúvidas, para que não sejam repassadas para outra etapa. O planejamento de uma obra não é realizado apenas a partir da elaboração de um cronograma, pois envolve atividades como layout do canteiro, atuação da equipe de obra, contratação indireta e direta, suprimentos etc.
Após a elaboração de todos os planos, é necessário monitorar o avanço das atividades e verificar o cumprimento do que foi planejado. Resumidamente, o planejamento ocorre em três etapas, iniciando-se com a escolha do local para sua implantação e os devidos estudos de viabilidade, arquitetônicos orçamentárias e legais, seguidos pela captação do cliente, ou seja, propaganda, marketing e anúncios, até encerrar com a escolha de fornecedores e profissionais para a execução da obra.
Uma ferramenta muito poderosa para auxiliar no planejamento e controle de projetos e obras é o "Ciclo PDCA", também conhecido como "Método das Melhorias", desenvolvido na década de 1920 pelo estatístico norte-americano Walter A. Shewhart (1891-1967) e posteriormente disseminado por William Edward Deming (1900-1993).
Seu intuito é servir como um ciclo de controle de uma atividade, permitindo verificar a conclusão do que havia sido planejado, a execução e sua possível correção, caso não tenha sido atingida a meta. Nesse caso, faz-se necessária a repetição contínua da atividade, retornando à etapa inicial e promovendo novo plano de ação.
Na Figura 1, nota-se que as técnicas de planejar e controlar são atividades incessantes no decorrer da obra, realçando a analogia entre o planejamento, o controle e as atuações necessárias para prevenir e corrigir possíveis problemas, verificando a necessidade de renovação das atividades.
Segundo a norma NBR ISO 9001, pode-se aplicar o Ciclo PDCA em qualquer processo do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade). Também é possível organizar o tratamento de não conformidades, tornando o processo mais eficiente, facilitando a execução de outros empreendimentos, mitigando possíveis erros futuros e resultando em uma obra entregue dentro dos padrões de qualidade estabelecidos.
Para que uma obra possa ser tocada, são necessários estudos prévios que garantam que o projeto será rentável e passível de execução. Isso inclui um estudo de "viabilidade financeira", que estima se o investimento (de tempo e dinheiro) necessário para executar o projeto é viável, assim como um estudo de "viabilidade técnica", que analisa o local de implantação e seu entorno, avaliando ainda as legislações pertinentes à região, e um estudo de "viabilidade econômica", que avalia os custos e benefícios do empreendimento, além de seus impactos na economia ou mesmo na composição patrimonial da empresa.
Após os estudos de viabilidade, inicia-se a etapa de orçamento da obra. Para tal, deve-se planejar os custos variáveis para a execução, considerando recursos humanos, especificações e quantidades de materiais, frotas de equipamentos e tempo de execução, dentre outros fatores, que serão somados aos custos fixos da empresa e ao BDI (Benefícios e Despesas Indiretas) para obter-se o orçamento.
É necessário que o orçamento preveja todos os serviços e recursos que serão exigidos na execução da obra. Constatando-se a viabilidade do empreendimento, é iniciada a fase de projeto, com levantamento topográfico, estudos geotécnicos, projeto arquitetônico, estrutural e de instalações, maquetes e perspectivas, etapas que devem ser lideradas por especialistas como arquitetos, projetistas e engenheiros. Segue-se ao projeto a análise de clientes e sua captação, de acordo com o empreendimento que será executado.
Dessa forma, fica claro como a primeira etapa passa por todas as fases do Ciclo PDCA. Primeiramente, faz-se um planejamento de captação de clientes, no qual se definem o perfil do cliente e a abordagem a ser adotada. Em seguida, é feita a divulgação e o approach dos potenciais clientes. Ao final, faz-se uma análise de todo o processo, para que o ciclo se reinicie com os ajustes necessários.
Juntamente com a execução dos projetos, outros controles precisam ser iniciados. É importante ressaltar que o planejamento de compras deve estar alinhado ao cronograma da obra. A contratação de serviços, equipamentos, profissionais e materiais deve ocorrer de forma coerente, garantindo a realização dos serviços com qualidade e dentro dos prazos.
Inicia-se então a obra com todas as atividades descritas no cronograma, seguindo prazos de execução e custos. A obra deve seguir normas de execução e segurança do trabalho, visando comprometimento com os serviços e padrão de finalização e acabamento compatíveis.
É necessário ainda planejar a entrega da obra, criando-se, quando for o caso, termos de responsabilidade e entrega, para que a obra ofereça uma garantia por determinado tempo. Porém, antes de encerrar esse ciclo, é necessário realizar uma análise geral dos pontos positivos e negativos de cada etapa do processo, para que se possa criar um plano de correção de falhas e melhorias.
A falta de uma gestão eficiente acarretará atrasos físicos na obra e, consequentemente, prejuízos financeiros para o empreendedor. O planejamento, controle e ajustes são elementos essenciais para o sucesso de qualquer empreendimento, pois possibilitam um conhecimento mais amplo dos serviços, dos valores envolvidos e, inclusive, da gestão de possíveis riscos.
Consideremos uma empresa executora que atue exclusivamente junto ao programa de construção habitacional Minha Casa Minha Vida (MCMV). Para assegurar uma evolução crescente e adequação aos padrões exigidos pelas contratantes, a empresa desenvolveu uma plataforma na qual é possível avaliar e unificar todas as informações pertinentes à obra que será executada, criando um planejamento que se inicia logo após a aprovação do terreno com a financiadora e se finaliza com a entrega das unidades.
Os projetos do MCMV executados pela construtora são do tipo 'Faixa 2', para famílias de renda de até três salários mínimos, e 'Faixa 3', para famílias com renda de três a seis salários mínimos. O planejamento da obra inicia-se com o estudo para captação e compra de terrenos pela incorporadora, de acordo com a tipologia do empreendimento que será construído.
Após o estudo para compra do terreno, é necessário seguir um processo de aprovação com a contratante para cada tipo de empreendimento, o que leva de 30 a 45 dias, em média. Após a aprovação, a financiadora lança os dados na FRE (Ficha Resumo do Empreendimento), que contém informações sobre o projeto, sua localização, planilha orçamentária, cronograma de execução e aprovação, juntamente com as documentações necessárias para a construção e aprovação junto aos órgãos regionais.
A partir desse momento, inicia-se também o planejamento de vendas e a divulgação do empreendimento. Em paralelo, a equipe de obras inicia o planejamento de construção do empreendimento.
As primeiras atividades incluem regularização e limpeza do terreno, execução do canteiro de obras com as ligações de energia elétrica, água e internet, fechamento do terreno com tapumes e contratação de mão de obra para execução dos serviços iniciais.
Após a implantação do canteiro de obras, é feito o planejamento inicial, no qual participam gestores, engenheiros residentes e equipe de planejamento. Nessa reunião, são definidos a compra, entrada e saída de materiais, o cronograma de obras com todos os serviços e os prazos para a execução, com datas de início e término para cada atividade.
A plataforma cria então uma planilha chamada "tempo x caminho'', que apresenta em forma de gráfico todas as definições do cronograma, definindo os prazos de cada atividade, como mostra a Figura 2.
Em outra frente, as equipes de orçamentos e suprimentos trabalham juntas, alinhando e realizando as cotações de serviços e materiais indicados na FRE, visando garantir bons preços e verificando se os valores mencionados são praticados no mercado.
Após a finalização das cotações de materiais, elaboração de mapas de concorrência para contratação de serviços e conclusão do orçamento executivo pela equipe de suprimentos e orçamentos, a obra é iniciada, liberando atividades/serviços pré-estabelecidos na contratação junto ao agente financiador.
A partir desse momento, a equipe de engenharia inicia o processo de emissão de pedidos via software da empresa, para que o departamento de suprimentos possa realizar a compra dos materiais e a obra possa ser abastecida. Nesse software também são acrescentados todos os projetos e documentos necessários para que os envolvidos possam ter acesso às informações sobre a obra.
Durante a execução, é realizado o controle e checagem das atividades com preenchimento e atualização das planilhas de cronograma, o que é feito por meio de reuniões de fechamento físico.
Na Figura 3 é possível verificar que muitas informações essenciais são disponibilizadas na plataforma para o acompanhamento da obra, tais como detalhamento das atividades que compõem os serviços, detalhamento por atividade com prazo inicial e final, cronologia do percentual a ser realizado mês a mês e custos por atividade, por exemplo. Essas reuniões geram planilhas de controle, que mostram a situação das metas previstas para o mês anterior e as projeções para o próximo mês (Figura 4).
Dessa forma, o documento atualizado de metas é lançado na plataforma para que todos estejam cientes das atividades para o mês subsequente.
Após a execução das atividades previstas e checagens em prazo e custo, a entrega da obra é formalizada para toda a equipe.
O próximo passo é realizar a vistoria e, caso algum item não seja aceito, anotar a irregularidade e estipular um prazo para sua correção. Isso se repete até que todos os serviços sejam aceitos e o cliente assine o 'Termo de Responsabilidade e Entrega'.
Após a entrega do empreendimento, é por fim realizada uma reunião interna na empresa para que todos os resultados sejam apresentados, incluindo cronograma, prazo, custos e metas, de modo que essas informações sirvam de base referencial para as próximas obras.