TERMO DE REFERÊNCIA PARA REGISTRO DE PREÇO VISANDO A CONTRATAÇÃO DE EMPRESA DE SERVIÇOS DE IMPRESSÃO, CÓPIA E DIGITALIZAÇÃO. - PDF
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Sérgio Lameira Mendonça
1 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO TERMO DE REFERÊNCIA PARA REGISTRO DE PREÇO VISANDO A CONTRATAÇÃO DE EMPRESA DE SERVIÇOS DE IMPRESSÃO, CÓPIA E DIGITALIZAÇÃO. (OUTSOURCING) Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Bloco: G, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
2 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTAO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECONOLOGIA DA INFORMAÇÃO 1. INTRODUÇÃO O presente Termo de Referência visa estabelecer parâmetros e especificações técnicas para a contratação de empresa especializada na prestação de serviço de impressão, cópia e digitalização (Outsourcing) na modalidade de Registro de Preços. 2. OBJETO Contratação de empresa especializada na prestação de Serviços de impressão, cópias e digitalização (Outsourcing) com o fornecimento e instalação de equipamentos de impressora e multifuncional com tecnologia laser ou led, monocromático (preto e branco), policromático (colorida), bem como solução de softwares de gerenciamento e contabilização (bilhetagem) de impressão, com provimento de todos os suprimentos originais, incluindo papel branco e tonner, técnicos em manutenção on-site, manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos com substituição de peças, componentes e insumos originais, pelo período de 30 (trinta) meses, nas condições descritas neste Termo de Referência. 3. JUSTIFICATIVA A contratação deste serviço visa à continuidade do modelo utilizado na maioria dos Órgãos da Administração Estadual, o qual vem através do tempo de mostrando um modelo consciente, econômico, sustentável e eficaz, capaz de atender a demanda de impressão, cópia e digitalização através da instalação de equipamentos, fornecimento de suprimentos e papel, atendendo de forma continuada e controlada, evitando desperdícios e descontinuidade dos serviços. A opção pela contratação dessa modalidade de serviço se deu pelos seguintes benefícios: Proporcionar redução de custos com os insumos/consumíveis, visto que estes são fornecidos com menores preços, obtidos pelas compras em grande escala, que podem ser realizadas pelo prestador de serviços; Proporcionar a gestão centralizada do serviço de páginas impressas, digitalizadas e copiadas que em consequência possibilita a obtenção de indicadores de qualidade, desempenho, disponibilidade, utilização de recursos e custos, de forma mais ágil e exata, permitindo melhor planejamento, tomadas de decisão e ações rápidas, cada vez mais demandadas pelos ambientes produtivos; Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
3 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Permitir a eliminação da necessidade de infraestrutura de logística para atendimento de solicitações e distribuição de insumos/consumíveis, além de instalação e manutenção dos equipamentos disponibilizados para a prestação dos serviços; Reduzir as interrupções dos serviços de impressão, através da implantação e aplicação de níveis de serviço (SLA); Permitir a aplicação do conceito de Centro de Custos, na contabilização das impressões realizadas pelos departamentos, por ilha de impressão, ou similar, viabilizando rateio de cópias de acordo com o contrato, promovendo assim controle e racionalização de custos mais eficazes; Proporcionar uniformização e padronização dos produtos finais de impressão; Considerando o serviço de impressão utilizado por órgãos que aderiram ao Outsourcing, esta devidamente comprovada os benefícios oferecidos pela solução de terceirização, fato que reforça a opção de contratação desse modelo, que pode ainda alcançar altos níveis de otimização. Espera-se que os benefícios mencionados sejam ampliados em função da manifestação de adesão a esse modelo de solução de impressão, e do consequente aumento de oferta de mercado e da evolução das tecnologias de impressão e da atualização tecnológica. Deve-se ressaltar que esse é um modelo que minimiza sobremaneira a possibilidade de interrupção dos serviços de impressão, que têm como consequência, a paralisação dos serviços internos dos Órgãos/Entidades e os serviços prestados pelo Estado aos cidadãos. A contratação em Lote Único se justifica pelo objeto do Registro de Preço, uma vez que além de insumos variados, manutenção, controle via softwares de impressão, monitoramento e gestão, bem como pouca variação de modelos de equipamentos e logística de atendimento, em todos os pontos determinados pelos órgãos participes. A contratação individualizada geraria uma desvantagem para a Administração Pública, uma vez que alguns lotes seriam mais atrativos e teriam um custo mais vantajoso, sendo outros lotes menos atrativos criando assim um custo acima do esperado pela Administração Pública. Outro fator que determina a contratação em lote único é o custo de logística de entrega de insumos (papel, toner, etc.), nas diversas entidades distribuídas pelo Estado de Goiás, uma vez que o valor total do Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Bloco: G, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
4 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTAO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECONOLOGIA DA INFORMAÇÃO custo diluído em apenas um lote será mais vantajoso para a licitante, levando em consideração a distribuição deste custo em lotes individualizados. Sendo a continuidade do Objetivo da Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) número 1, descrito no Plano de Desenvolvimento de Tecnologia da Informação de Goiás, PDTI da SEPLAN, é necessário "Prover o Estado de Goiás de Infraestrutura de TIC integrada e padronizada". Esse objetivo, por si só, nos leva a exigir que os equipamentos contratados no processo de Outsourcing seja os de melhores especificações, já que isso simplifica a capacitação, suporte, manutenção, gerenciamento e operação dos equipamentos. Ao se optar pela não utilização de serviços com todos os insumos padronizados a administração estadual corre o risco de ter prejuízos futuros advindos de indisponibilidade de sistemas, incompatibilidade de equipamentos e até mesmo de atendimentos diferenciado por algum dos licitantes, uma vez as pequenas quantidades de equipamentos não são relevantes o suficiente para que o fornecedor ou fabricante mantenham peças sobressalentes para substituição em caso de necessidade. Por se tratar de um processo que envolve além de todos os insumos, uma logística de atendimento, licitarem em vários lotes causaria um aumento significativo de custo, fato que será sensivelmente reduzido na licitação em Lote Único, uma vez que a empresa vencedora terá um volume maior de atendimento e isto proporcionara um custo mais vantajoso na proposta de preço. A escolha da solução de outsourcing representa um avanço para o Estado de Goiás, pelos motivos apresentados acima, evitando assim custos adicionais de logísticas, compras de papel, contratação de empresa de entrega dos produtos solicitados pelos órgãos contratantes, custo com locação de equipamentos, fato que em análise de custo se mostrou mais vantajoso à contratação da solução de impressão, sendo os custos assumidos pelo licitante vencedor. Todas estas variáveis demonstra que a solução escolhida é a que mais promovera alcançarmos a vantajosidade, efetividade e economicidade, para os entes estaduais que aderirem ao Registro de Preço. Como referência de adoção desse modelo de serviço de impressão, cópias e digitalização em empresas e órgãos públicos, pode ser citada, dentre outros, os seguintes: Secretaria da Fazenda, Secretaria de Segurança Pública, Secretaria da Educação, Secretaria de Gestão e Planejamento, DETRAN, Secretaria da Saúde, Procuradoria Geral do Estado, Controladoria Geral do Estado, entre outros, todos se beneficiaram dos benefícios do processo, além de promover ao Estado uma padronização e uniformização de custo de impressão a preço de mercado. 4. BENEFÍCIOS 4.1. Obter melhor qualidade de impressão, cópias e digitalização com a utilização de suprimentos originais e equipamentos novos e padronizados; Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
5 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 4.2. Controles dos recursos de impressão, cópias, digitalização e seus insumos, por setor ou departamento, através de software especializado; 4.3. Melhor distribuição das estações de impressão, cópias e digitalização; 4.4. Suprir as demandas de impressão, cópias e digitalização com serviços de qualidade, equipamentos modernos e adequados com mais agilidade, segurança e confiabilidade; 4.5. Manter ou melhorar qualitativamente e quantitativamente os serviços de impressão, cópias e digitalização, com constante manutenção e atualização tecnológica de equipamentos que atendam as características dos documentos; 4.6. Diminuir tempo do atendimento das solicitações de serviços, reparos e ou manutenção aos equipamentos, melhorando sensivelmente os índices de disponibilidade dos equipamentos; 4.7. Logística de suprimentos e papeis, onde se encontram os equipamentos instalados, por conta da CONTRATADA gerando economia com deslocamentos, diárias e combustível na manutenção, dentre outros, buscando atendimento eficiente e otimizado aos serviços de impressão, cópias e digitalização; 4.8. Economizar recursos financeiros e de pessoal, uma vez que os serviços relacionados à Tecnologia da Informação possuem alto custo quando de sua aquisição e são desvalorizados rapidamente, sobrecarregam as Órgãos/organizações que os adquirem, devido ao alto custo de manutenção e suprimentos, assim como a obsolescência precoce; 4.9. Eliminação de desperdícios; Pró-atividade nas soluções a serem implementadas por pessoal técnico especializado. 5. DO CONTRATO O prazo de vigência do referido contrato será de 30 (trinta) meses, contados a partir da data de assinatura do mesmo e eficácia após sua publicação no Diário Oficial do Estado de Goiás, com reajuste anual pelo índice IPC-A, podendo ser prorrogado por igual período, conforme disposto no artigo 57, inciso II da lei 8.666/93. A contratação por 30 (trinta) meses, esta plenamente justificada, uma vez que o vencedor do certame terá um grande número de órgãos a ser atendido, fato que promoverá um investimento financeiro elevado inicialmente, sendo que o prazo de validade do contrato mais extenso proporciona ao participante segurança e uma expectativa de fluxo financeiro por um período mais elevado, promovendo assim uma proposta mais vantajosa para a Administração Pública, pelo fato de o investimento poder ser diluído na execução do contrato a médio e longo prazo, uma vez que a Lei de Licitações permite a renovação por mais 30 (trinta) meses, perfazendo assim uma vez sendo a proposta mais vantajosa 60 (sessenta) meses. Fato adverso nas contratações que necessitam de altos investimentos com prazos exíguos. A CONTRATANTE indicará um servidor responsável pelo acompanhamento, gerenciamento físico e Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Bloco: G, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
6 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTAO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECONOLOGIA DA INFORMAÇÃO financeiro e fiscalização de sua execução, denominado gestor do contrato; Cabe ao gestor do contrato fiscalizar, acompanhar e verificar sua perfeita execução, em todas as fases, até o recebimento do objeto, competindo-lhe, primordialmente, o que dispõe o artigo 52, e seus Incisos da Lei Estadual nº / DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS DE IMPRESSÃO E CÓPIA E DIGITALIZAÇÃO 6.1. Estações de Impressão: As necessidades da CONTRATANTE deverão ser atendidas com a disponibilização de recursos organizados na forma de Estações de Impressão A CONTRATADA deverá fornecer todos os equipamentos de impressão, acessórios e softwares associados, contemplando inclusive, instalação nas dependências da CONTRATANTE e a devida manutenção, nas quantidades, especificações técnicas e demais características constantes do item 8.1 e anexo III deste Termo de Referência; Todos os equipamentos fornecidos deverão possuir interface de rede. Os ativos de rede necessários para ativação dos equipamentos, bem como o devido fornecimento de energia ficarão a cargo da CONTRATANTE; Todos os equipamentos e acessórios deverão ser obrigatoriamente disponibilizados pela CONTRATADA. Os equipamentos deverão ser novos, de primeiro uso e deverão pertencer à linha atual de produção do fabricante, sendo que a comprovação será realizada por meio de site do fabricante ou declaração apresentada do próprio fabricante no ato da entrega; No caso de algum equipamento inicialmente fornecido for descontinuado pelo fabricante, ou nos casos de ampliações de estações de trabalho ou mesmo substituição de equipamentos defeituosos, fica o Contratado obrigado a substituir o equipamento por um de capacidade técnica igual ou superior, mantido o mesmo preço praticado no Registro de Preço para o item alterado O fabricante das estações de impressão deverá possuir Site na Internet disponibilizando atualizações de drivers para o equipamento proposto; Todos os equipamentos deverão possuir obrigatoriamente tecnologia de impressão laser ou led, possuir recurso de contabilização de páginas impressas pelo próprio Hardware, para comparação com os resultados obtidos pelo sistema de contabilização e aferição dos volumes efetivamente impressos, possibilitando a auditagem dos serviços; O início da prestação dos serviços deverá ocorrer em até 30 (trinta) dias a partir da assinatura e efetivação do contrato; Os equipamentos deverão ser entregues e instalados no prazo de até 30 (trinta) dias a partir da data Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
7 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO da solicitação de instalação, conforme demanda de utilização, mediante solicitação por escrito da CONTRATANTE, nos locais a serem definidos, em Goiânia e nas demais localidades do Estado de Goiás. Juntamente com os equipamentos, deverão ser entregue, papéis e tonner para no mínimo 2 (dois) meses; Tipo e Quantidade Estimada de Estações de Impressão: ITEM PRODUTO QUANTIDADE ESTIMADA CÓD. COMPRAS NET 1 TIPO I 30ppm / Monocromática TIPO II 40ppm / Monocromática TIPO III 60ppm / Monocromática TIPO IV 30ppm / Policromática TIPO V 40ppm / Multifuncional / Monocromática TIPO VI 105ppm / Multifuncional / Monocromática As especificações técnicas mínimas dos equipamentos destinados a atender cada um dos tipos de Estações de Impressão se encontram no item 8 deste termo de referência Equipamentos agregados à solução: A CONTRATADA deverá fornecer os estabilizadores/transformadores de voltagem para os equipamentos assim como adaptadores para a conexão dos mesmos com a rede elétrica da CONTRATANTE, nas localidades onde não possuir rede estabilizada; A CONTRATADA é responsável pela distribuição e instalação das estações de impressão quanto da entrega das mesmas, juntamente com os seus consumíveis; Após a instalação das estações de impressão, pelo menos um usuário no local deve ser treinado na operacionalização do equipamento, assim como na execução de serviços básicos, a ser indicado pela Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Bloco: G, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
8 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTAO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECONOLOGIA DA INFORMAÇÃO CONTRATANTE; Deverá ser disponibilizado pela CONTRATADA um Servidor Físico para instalação de Software(s) com features de Bilhetagem e Monitoramento/Gestão dos Recursos de Impressão com alta disponibilidade e contingência, com as seguintes especificações mínimas: processador com 2 núcleos físicos, memoria 4 GB de RAM e HD de 500 GB e fonte com regulagem automática de tensão, o qual deverá ser hospedado no ambiente de Datacenter/CPD da CONTRATANTE. A critério da CONTRATANTE, o servidor Físico poderá ser dispensado, sendo que o mesmo poderá ser do Tipo Virtual, hospedado em Ambiente de Datacenter/CPD da própria CONTRATANTE A licença do Sistema Operacional, caso seja necessária, será fornecida pela CONTRATADA, bem como quaisquer outras licenças de Softwares necessárias para o funcionamento da Solução; A administração do(s) servidor(es) será(ao) de responsabilidade da CONTRATADA, resguardadas as políticas de segurança da CONTRATANTE; Os custos relativos aos equipamentos agregados à solução (servidor de bilhetagem, estabilizadores, transformadores e outros) são de inteira responsabilidade da CONTRATADA; O Servidor Físico ou Virtual deve ser instalado e configurado em até 30 (trinta) dias a partir da autorização da instalação que coincidirá com a assinatura e efetivação do contrato. Todos os Órgãos cadastrados na pré-adesão e/ou caroneiros deverão ser contemplados com 01 (um) servidor ou virtualização no ambiente da CONTRATANTE; 6.2. Serviços de Reposição de Suprimentos e Substituição de Componentes de Manutenção: A CONTRATADA deverá se encarregar de manter os equipamentos sempre providos de consumíveis e em condições de funcionamento pleno e de qualidade, de forma a atender as demandas estimadas. Todos os consumíveis, peças e acessórios deverão ser originais do fabricante dos equipamentos, não sendo, admitidos produtos remanufaturados, similares, reenvasados e/ou recondicionados Os suprimentos e componentes de manutenção deverão ser distribuídos da seguinte forma: Toda a substituição deverá ser de fácil operacionalização, para que funcionários da CONTRATANTE, treinados pela CONTRATADA, possam executar os serviços básicos, como substituição do cartucho de toner; remoção de atolamentos e configuração básica dos equipamentos, nas localidades não contempladas com postos de suporte técnico local; Os serviços de reposição dos componentes de manutenção operacional preventiva (fusores, reveladores, cilindros e peças que tenham necessidade de substituição pelo desgaste de uso, dentre outros), assim como os reparos nos equipamentos serão executados exclusivamente pelos profissionais da CONTRATADA, devendo respeitar os prazos de atendimentos descritos no item 9 deste Termo de Referência; Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
9 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Os serviços de reposição de material e suprimentos serão executados exclusivamente por profissionais da CONTRATADA, que ocupam os Postos de Suporte Técnico (local), nos órgãos em que o volume for superior a (um milhão) de páginas mês, devendo respeitar os prazos de atendimento descritos no item 9 deste Termo de Referência; Todo o fornecimento de papel será de 75gr/m² alcalino branco, no formato A4 para as Estações de Impressão e será de responsabilidade da CONTRATADA; A CONTRATADA se responsabilizará por todos os procedimentos de aquisição, recebimento, estocagem, transporte, distribuição dos suprimentos, estabelecendo um estoque suficiente para garantir a disponibilidade dos serviços, nos níveis exigidos neste Termo de Referência; A CONTRATADA tem liberdade para propor a logística a ser utilizada na reposição dos suprimentos, em comum acordo com a CONTRATANTE, más a mesma deverá contemplar a instalação de um pequeno almoxarifado, em local disponibilizado pela CONTRATANTE, com capacidade para estocar os suprimentos em quantidade suficiente para atender à demanda por um período mínimo de 2 (dois), meses. O usuário responsável do órgão ao fazer a solicitação, deverá enviar à contratada, página de status dos equipamentos ou o contador dos mesmos, por ou de forma acordada entre contratada e contratante para comprovação do seu volume de paginas; A CONTRATADA será responsável pela destinação ambientalmente correta para todos os recipientes dos suprimentos, peças e materiais utilizados nos equipamentos, obedecendo à legislação e orientações relativas ao compromisso com o meio ambiente, retirando os mesmos no período máximo de 3 (três) meses, sendo o mesmo solicitado esta retirada pelo usuário responsável do órgão Serviços de Suporte Técnico e Manutenção: A CONTRATADA deverá indicar profissional para representá-la como preposto nas atividades relacionadas à execução do contrato, nas localidades que imprimem ou copiem volume superior a (um milhão) de páginas/mês. O representante deverá ter dedicação integral nas dependências da sede CONTRATANTE, sendo responsável por decidir em nome da empresa, participar de reuniões e outras atividades de coordenação, planejamento, acompanhamento e avaliação que venham a ser convocadas pela CONTRATANTE; CONTRATADA deverá prover serviços de suporte técnico local na modalidade presencial, on-site, para o atendimento das necessidades da CONTRATANTE e dentro do escopo especificado neste Termo de Referência; Os serviços de suporte técnico local terão por finalidade a resolução de problemas e recuperação de Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Bloco: G, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
10 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTAO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECONOLOGIA DA INFORMAÇÃO falhas das Estações de Impressão; São os seguintes os principais serviços de suporte técnico local: Gerenciar e supervisionar a execução dos serviços, promovendo a prevenção e correção de problemas; Garantir o funcionamento e prestar assistência técnica nos equipamentos; Prover orientação/informação aos usuários quanto à melhoria contínua da utilização das Estações de Impressão; Auxiliar na resolução de pequenos problemas tais como configuração básica dos equipamentos, instalação e desinstalação de softwares, desatolamento de papel, configuração do painel de controle, ajustando e definindo recursos e funcionalidades simples; Instalação, distribuição, remoção, configuração, troca de componentes, peças e remanejamento de Estações de Impressão dentro da estrutura da CONTRATANTE; Havendo necessidade de realizar manutenção em laboratório externo, deve-se substituir a Estação de Impressão por um equipamento ou acessório reserva, nas mesmas configurações, visando cumprir o Acordo de Níveis de Serviços, item 9 deste Termo de Referência; CONTRATADA deverá controlar a abertura de chamados técnicos assim como acompanhar seu andamento, visando cumprir o Acordo de Níveis de Serviços, expresso no item 9 deste Termo de Referência; A CONTRATADA poderá também utilizar a estrutura de suporte técnico do fabricante dos equipamentos disponibilizados, para a execução desses serviços desde que seja garantido o cumprimento do Acordo de Nível de Serviços expressos no item 9 deste Termo de Referência, executados pela empresa autorizada do fabricante; A CONTRATANTE disponibilizará os espaços físicos e mobiliários necessários à instalação e acomodação dos profissionais da CONTRATADA que ocuparão os postos de suporte técnico local, compreendendo salas com mesas e cadeiras, rede elétrica e lógica com acesso à Internet; A CONTRATADA deverá prover todos os recursos computacionais (estação de trabalho e aplicativos) e ferramentas necessárias à realização dos serviços de suporte técnico e manutenção local; A CONTRATADA deverá apresentar à CONTRATANTE, a descrição dos procedimentos, posturas, uniforme dos profissionais e demais aspectos relativos aos serviços de suporte técnico local; A CONTRATADA deverá utilizar kits de manutenção originais do fabricante dos equipamentos para todas as estações de impressão disponibilizadas; A CONTRATADA deverá se responsabilizar pelo controle de substituição de peças de manutenção, bem como pela retirada dos kits de manutenção vencidos; A CONTRATADA deverá manter em seus estoques, equipamentos e componentes de reserva, a fim de garantir o cumprimento do Acordo de Níveis de Serviços descrito Termo de Referência; Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
11 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO A CONTRATADA deverá se responsabilizar pelos reparos de qualquer problema na estação de impressão bem como estabilizadores de energia que tenha como sua causa distúrbios elétricos como a troca de fusíveis, capacitores, fonte de energia ou demais componentes da estação de impressão; Controlar o patrimônio da empresa CONTRATADA à disposição da CONTRATANTE; Os custos relativos à substituição de peças de manutenção tanto preventiva quanto corretiva, incluindo a mão de obra, deverão estar contemplados nos custos dos milheiros de páginas impressas, não sendo aceito nenhum ônus adicional à CONTRATANTE. 7. SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA GESTÃO DE ATIVOS E SERVIÇOS DE IMPRESSSÃO E CÓPIA 7.1. A prestação do serviço de impressão prevê o fornecimento, implantação e utilização, pela CONTRATADA, dos sistemas informatizados a seguir descritos, que deverão ser utilizados para garantir o gerenciamento dos níveis de serviços exigidos neste Termo de Referência Sistema de Monitoramento e Gestão dos Recursos de Impressão: Os serviços de impressão deverão ser controlados por um sistema informatizado especializado no monitoramento e gerenciamento remoto das impressoras. O detalhamento de recursos e características operacionais requeridos para este sistema será detalhado no item 7.3 deste Termo de Referência Sistema de Contabilização e Bilhetagem de Impressão: Os serviços de impressão deverão ser contabilizados por um sistema informatizado especializado na contabilização e bilhetagem das impressões realizadas. As especificações mínimas deste sistema estão descritas no item 7.4 deste Termo de Referência Sistema de Gestão de Ativos e Ordens de Serviço O serviço de Gestão de Ativos e Ordens de Serviço deverá ser realizado por um sistema informatizado especializado. As especificações mínimas deste sistema estão descritas no item 7.5 deste Termo de Referência A CONTRATADA deverá fornecer instalar e configurar os Sistemas Informatizados descritos neste Termo de Referência em até 30 (trinta) dias a partir da autorização da instalação que coincidirá com a assinatura e efetivação do contrato. Serão 3 (três) softwares sendo, Monitoramento e Gestão dos Recursos de Impressão, Contabilização de Bilhetagem de Impressão e de Ordens de Serviço. As licenças dos softwares deverão atender o quantitativo de usuários registrados no domínio (active directory ou LDPA), e será Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Bloco: G, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
12 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTAO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECONOLOGIA DA INFORMAÇÃO instalado nas dependências de cada órgão o quantitativo de usuários informado por cada participe, conforme tabelas disponibilizadas no final deste termo de referência O Sistema de Monitoramento e Gestão dos Recursos de Impressão deverá atender aos requisitos mínimos operacionais e de tecnologia. Características técnicas: Funcionalidades para administração e gerenciamento da solução; - O controle das impressoras de rede e locais; - Monitorar os equipamentos on-line, possibilitando, no mínimo, gerenciar remotamente, via rede TCP/IP, os equipamentos instalados, permitindo efetuar alterações de configuração, checagem do status de impressão, nível dos suprimentos de impressão. - Deverá informar usuário, nome do documento, horário de impressão, impressora, número de páginas, policromático ou monocromático, tamanho do papel, qualidade e custo para cada trabalho impresso ou copiado; - Permitir a geração de relatórios, via WEB, por usuário, impressora/multifuncional (equipamento físico), fila de impressão (driver instalado em uma estação ou servidor), computadores (estação ou servidor de impressão) e centros de custo. - Os usuários, tanto para autenticação quanto para estatísticas, devem ser integrados com a autenticação via Microsoft Active Directory e LDAP. - Gerar relatórios de Comparação que seja possível comparar duas datas a serem confrontadas; - Permitir a ordenação dos relatórios por volume de páginas, por custo e por ordem alfabética de usuário; - Possuir filtros nos relatórios por tipo de impressão (color ou mono), tipo de papel, modo de impressão (simplex ou duplex); - Permitir a geração de relatórios de análise informando sumários, impressões por usuários, impressão colorida ou monocromática, por tamanho de papel, duplex ou simplex, em impressoras de rede, locais ou remotas; - Permitir a exportação de dados para análise, em formatos PDF, HTML e CSV; Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
13 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - Permitir a centralização automática de dados a partir de locais remotos e a geração de relatórios integrados com todos os dados; - Definição de custos de página impressa por impressora, diferenciando custos para impressão colorida ou monocromática; - Permitir a definição de Centros de Custos para grupos de usuários/setores e a geração de relatórios a partir dos mesmos; - Permitir a definição de variações de custos por página baseada na quantidade de páginas impressas (monocromática ou colorida). - Permitir a importação automática de usuários/grupos, mantendo a sincronia, via fontes externas de dados de usuários, através de LDAP e Active Directory; - Possibilitar a implantação de filtros com proibições de acordo com determinadas extensões, proibições de impressões color entre outros; - As impressoras instaladas nos Servidores de Impressão configurados na Solução, deverão ser cadastradas automaticamente no sistema; - Interface WEB de gerenciamento central, que permita o acesso a todas as funções da solução, sem limitações; - Emissão de gráficos e resumos para acompanhamento do ambiente; - Permitir agendamento de relatórios nos períodos estipulados, podendo ser semanais, mensais ou dias específicos; - Implantar rotina de notificações de usuários com relação ao nível de utilização das cotas de impressão, através de ou cliente em Estação de Trabalho; - O sistema não poderá efetuar o envio de dados para nenhum repositório de dados externos, em nenhuma circunstância, devendo manter o banco de dados localmente; - Portal de usuário para verificação do histórico pessoal; - Utilizar método para captura de informações sobre os trabalhos de impressão e diretamente de um servidor de impressão de rede e em ambientes onde não exista servidor de impressão; - Deverá armazenar logs de impressão em casos de queda de link, falha de conexão para reenvio desses dados ao banco de dados principal após a normalização do link e/ou conexão evitando a perda e a interrupção do serviço; Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Bloco: G, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
14 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTAO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECONOLOGIA DA INFORMAÇÃO - Preservar em banco de dados, as informações que permitam o rastreamento de impressões realizadas por um determinado usuário, impressora, setor ou multifuncional, dentro de um determinado período ou data; - Deverá gerenciar impressoras de diversos fabricantes; - Apresentar todas as funcionalidades em um único produto; - Deverá gerenciar impressoras de diversos fabricantes; - Caso seja necessário licenciamento por Usuário, a CONTRATANTE deverá informar a CONTRATADA a quantidade de Usuários, sendo que a CONTRATADA deverá fornecer licença para a quantidade informada de usuários; 7.4. O Sistema de Contabilização de Bilhetagem de Impressão deverá atender aos requisitos mínimos operacionais e de tecnologia. Características técnicas: Funcionalidades o Sistema de Contabilização de Bilhetagem de Impressão; -Deverá rodar em plataforma Windows, além da Linux, devendo ser compatível com os navegadores utilizados por estes sistemas operacionais (IE ou Firefox ou Chrome); - Deverá fazer uso do protocolo SNMP para captura de informações das impressoras; - Deverá realizar monitoramento específico para impressoras com interface de rede nativa, a partir de locais remotos, conforme normas de acesso definidas pela CONTRATANTE; - Deverá emitir alerta em tempo real, com relação aos insumos (toner, etc.) com possível aplicação de filtros; - Deverá gerenciar impressoras de diversos fabricantes; - Interface com Usuário totalmente configurável. - Os dados deverão residir em ambiente de Banco de Dados Relacional desenvolvido com qualquer software que venha a ser fornecido na prestação de serviço, desde que acompanhado pelas licenças de uso e acesso, sem ônus para a CONTRATANTE; - O software de bilhetagem deverá possibilitar a instalação em ambientes com ou sem servidor de impressão; - Gerar relatórios de Comparação que seja possível comparar duas datas a serem confrontadas; - Filtros nos relatórios por tipo de impressão (color ou mono), tipo de papel, modo de impressão (simplex ou duplex); Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
15 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - Exportação de dados para análise, em formatos PDF, HTML e CSV; - Centralização automática de dados a partir de locais remotos e a geração de relatórios integrados com todos os dados; - Interface WEB de gerenciamento central, que permita o acesso a todas as funções da solução, sem limitações; - Emissão de gráficos e resumos para acompanhamento do ambiente; - O sistema não poderá efetuar o envio de dados para nenhum repositório de dados externos, em nenhuma circunstância, devendo manter o banco de dados localmente; - Deverá fazer a comunicação e confirmação das impressões via SNMP a fim de contabilizar o que realmente foi impresso em todo e qualquer equipamento, fazendo a validação sob a sob da bilhetagem física e lógica; - A contabilização de impressões oriundas dos contadores dos equipamentos alocados deverá ser efetuada mensalmente pela empresa a ser CONTRATADA, sendo que as planilhas de medição deverão ser encaminhadas ao usuário responsável do contrato de cada local, juntamente com a fatura de prestação de serviços, para a necessária verificação. - Deverá gerenciar impressoras de diversos fabricantes; Nota: Na bilhetagem mensal para faturamento, caso ocorra impressoras com contadores zerados por motivo de desligamento, troca de equipamento, indisponibilidade de rede, etc., a bilhetagem deverá ser retirada em outro horário. Havendo reincidência, o relatório deverá ser enviado no mês subsequente. Serão permitido no máximo 2 (dois) meses a mesma impressoras com contador zerados. Nota 2: Desde que sejam respeitados todos os requisitos técnicos, será aceita a entrega de apenas um sistema para as funções de Monitoramento e Gestão dos Recursos de Impressão e de Contabilização de Bilhetagem de Impressão O Sistema de Gestão de Ativos e Ordens de Serviço deverá ser utilizado na execução dos serviços da central de suporte técnico, na modalidade de Help Desk de primeiro nível de atendimento, de acordo com os requisitos mínimos a seguir: Características técnicas: Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Bloco: G, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
16 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTAO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECONOLOGIA DA INFORMAÇÃO - O sistema deverá disponibilizar todas as suas funcionalidades operacionais através da WEB (Internet e Intranet); - A plataforma Server deverá ser compatível com um dos seguintes ambientes: Linux ou MS-Windows Server. Os clientes deverão operar com os navegadores Internet Explorer ou Mozilla Firefox, entre outros livres; - Os dados deverão residir em ambiente de Banco de Dados Relacional desenvolvido com qualquer software que venha a ser fornecido na prestação de serviço, desde que acompanhado pelas licenças de uso e acesso, sem ônus para a CONTRATANTE; - A documentação e interação do Sistema de Gestão de Ativos deverão estar disponíveis on-line, com Help Online; - O sistema deverá ter sido desenvolvido e codificado para ambiente 32 ou 64 bits; - O sistema deverá estar disponível em língua portuguesa e possuir manuais de administração e de utilização neste idioma; - O sistema deverá permitir implementar, campos e menus nas telas de chamados, de acordo com a necessidade; - O sistema deverá operar em rede TCP/IP; - O sistema deverá ter acesso somente através de senha individual, podendo ser alterada a qualquer momento pelo próprio usuário; - O sistema deverá ter níveis de acesso personalizados para usuários distintos; - O sistema deverá possuir registros em logs das alterações e cadastros realizados em qualquer módulo do mesmo; - O sistema deverá possuir recurso nativo, específico para cadastramento e manipulação de base de conhecimento, possibilitando o armazenamento de problemas e soluções, viabilizando o atendimento on-line pelo operador do Help Desk; - O sistema deverá possuir controle de acesso específico para as funcionalidades da base de conhecimento, garantido o acesso somente a usuários cadastrados, respeitando os privilégios de cada usuário para inserção, alteração e exclusão de registros, bem como viabilizando e garantindo a padronização dos dados sobre os problemas e soluções armazenadas; Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
17 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - O sistema deverá permitir que os usuários efetuem consultas via WEB, sobre a situação status dos seus chamados técnicos e que os mesmos possam incluir ou solicitar informações adicionais; - O sistema deverá permitir alterações de layout de telas, nomenclatura e tipo de dados de cada campo do banco de dados, criação de novas telas e tabelas no banco de dados. Somente usuários com privilégios previamente definidos poderão fazer tais operações; - O sistema deverá permitir o desenvolvimento de novos relatórios. Todos os relatórios desenvolvidos devem ser disparados nativamente do software de Gestão de Ativos e Ordens de Serviço, sem a necessidade da abertura de um segundo aplicativo; - O sistema deverá emitir, a qualquer instante, relatório da quantidade de chamadas recebidas pelo Help Desk, com possibilidade de filtrar por período, por departamento e/ou por unidade de negócio; - O sistema deverá emitir relatório do total de chamadas recebidas pelo Help Desk agrupadas por tipo de problema, com possibilidade de filtrar por período por departamento e/ou por unidade de negócio; - O sistema deverá emitir, a qualquer momento, relatório sumarizado dos atendimentos efetuados pelo Help Desk ou Suporte Técnico em um determinado período, agrupado conforme avaliados pelos usuários em Bom, Regular e Ruim; - O sistema deverá emitir relatório das chamadas recebidas pelo Help Desk, imprimindo o tempo de atendimento, técnico responsável, problema, setor solicitante, com possibilidade de filtrar por status e período; - O sistema deverá emitir relatório de todas as chamadas atendidas pelo Help Desk, imprimindo status da OS, problema, setor solicitante, sendo possível filtrar os mesmos por técnico e período; - O sistema deverá realizar inventário das informações de hardware e software, apresentando as características básicas de cada tipo de impressora. - O sistema deverá possuir cadastro e controle dos equipamentos com a identificação por número de série e marca como campos-chave, bem como permitir a descrição dos equipamentos em campo texto; - O sistema deverá permitir a associação do registro de equipamento com o contrato de serviços e termos de garantia; - O sistema deverá permitir o agrupamento dos equipamentos por tipo; - O sistema deverá permitir o armazenamento de transferências de localização dos equipamentos, com possibilidade de recuperação do histórico; Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Bloco: G, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
18 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTAO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECONOLOGIA DA INFORMAÇÃO - O sistema deverá permitir o registro e análise do histórico de falhas e resolução de problemas dos equipamentos; - O controle do fluxo das chamadas deverá permitir a descrição do problema em campo texto, com tamanho ilimitado; - O controle do fluxo das chamadas deverá permitir o armazenamento de todas as etapas pelas quais as O.S.- Ordens de Serviço, passaram, com possibilidade de recuperação do histórico; - O controle das chamadas atendidas pelo Help Desk deverá permitir a associação dos dados de atendimento com os dados do contrato de serviços de terceiros; - O sistema deverá possuir, de forma pré-configurado, módulo de tratamento de dados estatísticos para a produção dos seguintes relatórios: - Indicadores de disponibilidade de equipamentos e instalações físicas; - Estatísticas de atendimento por itens, período e assunto; - Resultados mensais de tempo de atendimento, histórico de falhas e ações de recuperação de serviços e equipamentos; - Relatórios de gestão e controle de Ordens de Serviços. - O sistema proposto deverá possibilitar a abertura automática de Ordens de Serviço, sem necessidade de intervenção humana, para reposição de consumíveis das Estações de Impressão e Multifuncionais, mediante comunicação TCP/IP; - O sistema deverá possibilitar metodologia e automação para o planejamento de tarefas relacionadas à manutenção dos equipamentos; - O sistema deverá permitir a associação de chamados com um chamado anteriormente criado (chamado filho), possibilitando que o fechamento do Pai seja automaticamente replicado aos filhos; - O sistema deverá realizar a verificação automática de chamados já abertos para os equipamentos e/ou usuários solicitantes, evitando assim a duplicidade de chamados. - Deverá gerenciar impressoras de diversos fabricantes. 8. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS A licitante deverá apresentar prospectos dos equipamentos oferecidos para os serviços, em idioma português ou com a devida tradução, que possibilitem a comprovação do atendimento das especificações Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
19 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO técnicas exigidas. Caso os prospectos técnicos não sejam suficientes para comprovar todas as exigências, as licitantes poderão apresentar declarações do(s) fabricante(s) dos equipamentos, atestando o atendimento dos requisitos a serem comprovados Descrição dos tipos de equipamentos: TIPO I ESTAÇÃO DE IMPRESSÃO MONOCROMÁTICA 30 PPM OU SUPERIOR Especificações mínimas de atendimento pleno e obrigatório: Tecnologia de impressão: Laser ou led monocromático; Velocidade de impressão (Papel carta ou A4): Mínimo de 30 páginas por minuto; Duplex: Impressão frente e verso automático; Tempo para primeira página: Máximo de 10 segundos; Resolução de impressão: Mínimo de 600 x 600 dpi; Processador: Mínimo de 400 MHz; Memória instalada: Mínimo de 256 MB; Sistemas operacionais suportados: Windows 2000, 2003, 2008, XP, VISTA, 7, 8 ou superior com total compatibilidade com as redes MS Windows e distribuição de Linux e Unix; Capacidade de Entrada de papel: Mínimo de 300 folhas; Capacidade de saída de papel: Mínimo de 100 páginas; Tipos de mídias suportados: Envelopes, etiquetas de papel, papel comum, transparências; Tamanhos de papel suportados: Envelope, A4, A5, envelope C5, envelope DL, executive, folio, ofício e carta; Portas padrão: Ethernet 10/100/1000 Base TX (RJ-45); USB Compatível com especificação USB 2.0; Linguagens da impressora Padrão: Emulação PCL 6, PCL 5e; Post Script 3; Ciclo de trabalho mensal de impressões por mês. Gerenciamento Remoto: Permitir gerenciamento remoto através de acesso via Browser (HTTP). TIPO II ESTAÇÃO DE IMPRESSÃO MONOCROMÁTICA 40 PPM OU SUPERIOR Especificações mínimas de atendimento pleno e obrigatório: Tecnologia de impressão: laser ou led monocromático; Velocidade de impressão (papel carta ou A4): Mínimo de 40 páginas por minuto; Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Bloco: G, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
20 SECRETARIA DE ESTADO DE GESTAO E PLANEJAMENTO SUPERINTENDÊNCIA DE TECONOLOGIA DA INFORMAÇÃO Duplex: Impressão frente e verso; Tempo para primeira página: Máximo de 10 segundos; Resolução de impressão: Mínimo de 600 x 600 dpi; Processador: Mínimo de 700 MHz; Memória instalada: Mínimo de 512 MB; Sistemas operacionais suportados: Windows 2000, 2003, 2007, 2008, XP, VISTA, 7, 8 ou superior com total compatibilidade com as redes MS Windows e distribuição de Linux e Unix; Capacidade de Entrada de papel: Mínimo de 500 folhas; Capacidade de saída de papel: Mínimo de 100 folhas; Tamanhos de papel suportados: Envelope, A4, A5, executive, folio, ofício, carta; Ethernet 10/100/1000 e USB 2.0 de alta velocidade; Linguagens da impressora Padrão: Emulação PCL 6, PCL 5e, PostScript 3; Ciclo de trabalho: impressões por mês; Gerenciamento Remoto: Permitir gerenciamento remoto através de acesso via Browser (HTTP). TIPO III ESTAÇÃO DE IMPRESSÃO MONOCROMÁTICA 60 PPM OU SUPERIOR Especificações mínimas de atendimento pleno e obrigatório: Tecnologia de impressão: laser ou led monocromático; Duplex: Impressão frente e verso; Velocidade de impressão (papel carta ou A4): Mínimo de 60 páginas por minuto; Tempo para primeira página: Máximo de 8,5 segundos; Resolução mínima de impressão: mínimo 600 x 600 dpi; Memória instalada: Mínimo instalado de 1GB; Processador: Mínimo de 700 MHz; Sistemas operacionais suportados: Windows 2000, 2003, 2007, 2008, XP, VISTA, 7, 8 ou superior com total compatibilidade com as redes MS Windows e distribuição de Linux e Unix; Capacidade de Entrada de papel: Mínimo de 600 folhas; Capacidade de saída de papel: Mínimo de 500 folhas; Tipos de mídias suportados: Envelopes, etiquetas de papel, papel normal, transparências e Cartolina; Tamanhos de papel suportados: Envelope, A4, A5, executive, folio, ofício, carta; Ethernet 10/100/1000 e USB 2.0 de alta velocidade; Av. Vereador José Monteiro, nº 2.233, Setor Nova Vila, CEP , Goiânia Goiás. Telefone: (62) Fax: (62)
TERMO DE REFERÊNCIA. Confins, Abril/2012.
TERMO DE REFERÊNCIA CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA PARA FORNECIMENTO DE SOLUÇÃO DE IMPRESSÃO CORPORATIVA (OUTSOURCING) PARA A SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL DO SUDESTE E AEROPORTOS VINCULADOS. Confins,
ANEXO I TERMO DE REFERÊNCIA 1 OBJETO Contratação de empresa especializada para a implementação e prestação de serviço continuado de impressão, excluído o fornecimento de papel, para atender, pelo prazo