Como usar o Google Planilhas? 5 recursos úteis nas empresas
O Google Planilhas é a incrível plataforma de planilhas da gigante das buscas. Com o Planilhas ou Google Sheets é possível criar, editar e colaborar de forma fácil, rápida e principalmente em equipe. Você sabe como usar o Google Planilhas?
Com as incríveis funcionalidades de gráficos, fórmulas, tabelas dinâmicas, formatações condicionais, você pode facilmente impressionar ao preparar aquele relatório financeiro que precisa apresentar.
Ao terminar, basta compartilhar a planilha e ir ajustando com toda a sua equipe simultaneamente.
Como o Google tem como um de seus mais importantes princípios a mobilidade, é possível realizar todas essas funções do Google Planilhas de qualquer dispositivo e em qualquer lugar, até mesmo offline.
Para facilitar ainda mais o seu dia a dia e a execução da atividade, você não precisa nem se preocupar em salvar, pois tudo é salvo automaticamente enquanto você digita.
Outro recurso útil do Planilhas é a possibilidade de inserir imagens nas áreas congeladas (fixas). Isso é muito útil para melhorar o visual das suas faturas, relatórios e outras planilhas que você deseja apresentar de forma personalizada com um logotipo ou imagem, por exemplo.
Essa é apenas uma prévia do que é possível fazer no aplicativo. Continue lendo e aprenda como usar o Google Planilhas.
Como usar o Google Planilhas: passo a passo
Até quem não tem muita facilidade com números aprende fácil como usar o Google Planilhas. Veja os passos iniciais:
1. Criar a planilha
Existem duas formas de acessar o aplicativo Planilhas: a primeira é clicando no quadrado pontilhado no lado direito superior da tela principal do Gmail; a segunda pelo link sheets.google.com.
A tela inicial do Planilhas mostra as opções para criar um arquivo:
– criar uma planilha do zero;
– escolher um modelo pré-formatado da Galeria de modelos.
Com um dos modelos abertos, você pode começar a trabalhar e criar sua planilha para montar um relatório de financeiro, o resultado de um projeto, etc.
2. Editar e formatar um arquivo
Para usar o Google Planilhas basta organizar os dados em colunas e linhas de forma que fique fácil analisar e relacionar os dados entre si.
Depois, é possível editar a planilha adicionando mais informações, criando fórmulas, gráficos, entre outros recursos.
Para criar uma fórmula clique em cima de uma célula e insira o símbolo "=" e na frente a fórmula desejada.
Um exemplo é uma planilha de pagamento, onde pode ser criada uma fórmula que multiplica os valores das células pelo valor do trabalho e depois soma tudo para obter o valor total automaticamente.
3. Compartilhar a planilha e trabalho em conjunto
Depois de criar o arquivo e editá-lo para o objetivo desejado, outro recurso valioso é a opção de compartilhar a planilha com outros usuários.
No canto superior direito da tela existe o botão "Compatilhar". Ao clicar nele, você pode configurar as opções de compartilhamento permitindo que pessoas visualizem a planilha por meio de um link ou tenham acesso total, podendo fazer edições.
Ao compartilhar uma planilha, é possível trabalhar em conjunto com outras pessoas da equipe, seja durante uma reunião ou para a preparação de um relatório.
Conheça a seguir alguns recursos importantes que um editor de planilha possui e como eles ajudam a criar arquivos funcionais e práticos.
5 recursos úteis do Google Sheets
À medida que os dados vão sendo acrescentados, a planilha vai crescendo e é importante conhecer os recursos existentes para facilitar a visualização e a manipulação dos dados.
Conheça algumas dessas funcionalidades que vão te ajudar em como usar o Google Planilhas:
1. Fórmulas e funções
Existem inúmeras possibilidades para criação de fórmulas e funções ao usar o Google Planilhas.
Dá para converter um número em uma unidade de medida, em um tipo de moeda, em porcentagem, data, entre outras.
O Google fornece uma lista de funções das planilhas disponíveis para o usuário conhecer e utilizar (clique no link para conferir).
Esses atalhos e as fórmulas facilitam a organização numérica e textual das planilhas para que elas sejam entendidas com facilidade.
Quando você começa a usar o Google Planilhas, as informações vão aumentando e nem sempre você precisa visualizar tudo que existe nela.
Por isso, existe um recurso chamado 'Filtros' que permite selecionar quais dados você quer visualizar, ocultando o restante.
Pelo menu 'Dados', você pode criar os filtros e deixá-los ativos sempre ou desativar ao terminar de ver o que precisa e aplicá-lo apenas quando precisar.
3. Galeria de modelos pré-formatados
Como destacamos no início, existe a opção de usar o Google Planilhas a partir de um modelo pré-formatado da Galeria de modelos.
Esse recurso é muito útil, principalmente se você não tem muito domínio da ferramenta, mas precisa usá-la.
Os modelos são separados em categorias que facilitam a escolha de acordo com o objetivo. Existem modelos de planilha de orçamento mensal, lista de tarefas, agenda, fatura, relatório de despesas, entre outros.
Uma forma de facilitar a análise numérica dos dados de uma planilha é criando gráficos a partir das informações contidas nas células.
Ao usar o Google Planilhas, você consegue fazer isso de forma automática. É só selecionar o intervalo de células e depois clicar no menu Inserir > Gráfico para gerar o desenho.
Depois de criado, o gráfico pode ser formatado, modificando a aparência, cores, textos, etc.
5. Conversão de resultados dos formulários em planilha
Outro recurso útil é a possibilidade de converter os resultados obtidos em uma pesquisa no aplicativo Formulários em uma planilha.
Isso é útil porque assim fica mais fácil analisar e comparar resultados de pesquisas anteriores, por exemplo.
Essa integração é automática e você pode gerar a planilha a partir do próprio arquivo da pesquisa. Simples e rápido!
Leia também: Aprenda como criar uma pesquisa no Google: tudo que você precisa saber!
Gostou de aprender como usar o Google Planilhas?
Aprender como usar o Google Planilhas igual a um expert exige tempo e dedicação para conhecer a ferramenta. Porém, a medida que você usa o aplicativo vai aprimorando e descobrindo os recursos úteis no seu dia a dia.
Esse é apenas um dos recursos incríveis que o Google Workspace tem a agregar às empresas que hoje querem se destacar no mercado.
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Você também pode conhecer os valores e planos no post: 'Quanto custa o Google Workspace? Conheça os planos!'