Transição para a ISO 9001:2015: como me preparar para a auditoria externa? - Blog Pollon Consultoria: Tudo sobre sistemas de gestão da qualidade
A transição para a ISO 9001:2015 começou a partir da publicação dessa nova versão da norma de gestão da qualidade, em setembro de 2015, e terminará em setembro de 2018, quando a revisão 2008 perderá sua validade.
Agora, estamos entrando na reta final dos três anos de margem para a transição. E aí, sua empresa está preparada para a auditoria externa? Não? Então, venha conosco e aprenda como se preparar para a transição para a ISO 9001:2015!
Conheça os novos requisitos da ISO 9001:2015
Alguns dos novos requisitos da ISO 9001:2015 que podemos destacar são:
A empresa deve se conhecer e entender as questões internas e externas do contexto em que está inserida e qual o impacto dessas questões nos resultados do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).
Essas questões precisam ser consideradas no direcionamento estratégico da organização e no gerenciamento de riscos e oportunidades.
A partir de agora, a ISO 9001 expandiu o foco do stakeholder cliente para todas as demais partes interessadas do negócio — colaboradores, fornecedores,
comunidade, sócios ou acionistas, parceiros comerciais, governo, etc., especialmente pelo fato de influenciarem os resultados do SGQ.
As partes interessadas e seus requisitos devem ser determinados, monitorados e analisados criticamente, desde que sejam relevantes para o SGQ.
Essa é a novidade que mais agitou os usuários da ISO 9001:2015. Agora, a organização precisa mapear os riscos e as oportunidades aos quais está submetida em seu contexto, e que possam interferir nos resultados planejados do SGQ.
O atendimento a esse requisito visa a prevenir ou a reduzir efeitos indesejáveis trazidos pelos riscos e a potencializar os efeitos positivos das oportunidades.
O pensamento baseado em riscos permeia todos os requisitos da norma, conduzindo a uma melhor análise de todos os fatores que concorrem para a estruturação de um bom sistema de gestão da qualidade. Dessa forma, foi possível extinguir o requisito de ação preventiva que havia na versão anterior da ISO 9001.
Sua organização deve formar bases de conhecimento a serem preservadas e compartilhadas internamente para garantir sua continuidade e evolução.
O conhecimento organizacional deve ser um facilitador da operação dos processos do SGQ e do alcance da conformidade de produtos e serviços.
A nova versão da ISO 9001 trata os documentos e registros da versão 2008 como informação documentada.
Isso se deve ao fato de que os documentos e registros, com as novas tecnologias, assumiram multiformas, tais como: papel, arquivos eletrônicos de texto, imagem, áudio ou vídeo, registros de sistemas informatizados, fotos e outros.
Essa nova terminologia é muito mais abrangente e deixa a empresa livre para adotar o formato de documentação mais adequado ao seu estilo empresarial.
A alta direção passa a ser responsável por prestar contas sobre a eficácia do sistema de gestão da qualidade e desaparece a obrigatoriedade de haver um representante da direção na organização.
Esse requisito promoveu a integração efetiva do sistema de gestão da qualidade com o negócio.
O conhecimento da nova versão da norma pode ser adquirido com a leitura simples do novo texto, participação em treinamento, auxílio de uma consultoria especializada ou uma combinação dessas práticas.
Atualize o sistema de gestão
Uma vez conhecidos os novos requisitos da ISO 9001:2015, a próxima ação a tomar é a atualização da informação documentada do sistema de gestão da qualidade. Para isso, é preciso determinar os gaps (lacunas) existentes na documentação atual e estudar a forma de solucioná-los.
Contar com a participação de todas as pessoas chaves da organização é fundamental para estruturar uma documentação consistente para o SGQ.
Vale ressaltar que a informação documentada do SGQ deve ser um espelho fiel da realidade da empresa para que haja sucesso nas auditorias internas e externas.
Quando o assunto é gestão da qualidade, o treinamento é parte essencial do processo.
É preciso treinamento para conhecer a norma, adequar a informação documentada, implementar as mudanças do SGQ, mantendo sua integridade e eficácia, e promover a melhoria continuamente, enfim, tornar-se capacitado na norma ISO 9001:2015.
O treinamento funciona como o motor da engrenagem do SGQ e serve para consolidar o conhecimento organizacional acerca da norma ISO 9001:2015.
A partir do momento em que o SGQ estiver adequado à revisão 2015 da ISO 9001, sua empresa deve realizar o processo de auditoria interna. Para isso, é possível formar auditores internos ou contratar empresas especializadas para realizar a auditoria interna terceirizada.
Adotar a auditoria interna terceirizada é muito mais acessível do que você possa imaginar e torna o processo profissional, altamente técnico e totalmente imparcial.
A auditoria interna serve para averiguar a conformidade dos processos do SGQ aos requisitos da ISO 9001:2015, aos requisitos internos e a outros requisitos aplicáveis à organização.
Esse processo é precioso para a detecção de não conformidades e para possibilitar ações corretivas e melhorias que assegurem o sucesso na auditoria externa.
Programe a auditoria externa de transição
É preciso formalizar o agendamento da auditoria externa de transição com muita antecedência junto ao Organismo Certificador, respeitando os prazos determinados pela ISO e o IAF (International Accreditation Forum) e preparar a equipe para ser bem-sucedida no evento.
Se a sua empresa ainda não adequou o sistema de gestão da qualidade aos requisitos da ISO 9001:2015, não há motivo para estresse ou desespero: basta seguir as orientações deste post e preparar-se com calma — e de forma organizada —, que tudo se resolve a contento.
A transição para a ISO 9001:2015 não é nenhum desafio intransponível, muito pelo contrário, é uma oportunidade de evolução significativa do SGQ, considerando todas as melhorias que aconteceram em sua estrutura e requisitos, que foram alinhados aos melhores padrões internacionais de gestão.
Para seu conhecimento, a nova versão da ISO 9001 é o resultado do trabalho conjunto de representantes de mais de 160 países membros da ISO (organização responsável pela elaboração das normas para sistemas de gestão).
Agora que você já tem uma trilha valiosa para a transição para a ISO 9001:2015, que tal realizar uma análise do que falta para sua empresa em relação aos novos requisitos da ISO 9001:2015? Faça um autodiagnostico! Vamos lá!