Temporalidade dos Documentos - SOS Docs
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Você sabia que há uma tabela de temporalidade para os documentos, e que um dia eles podem ser destruído?
A tabela abaixo representa o tempo de guarda dos documentos. Significa que após determinado período, o documento pode ser destruído.
Prazo Tipo de documento
Aviso prévio, pedido de demissão, termo de rescisão de contrato.
Cadastro geral de empregados e de desempregados, a contar da data de postagem.
Recibos de pagamentos, recibos de adiantamentos, cartões, fichas ou livro de ponto, relações de contribuição sindical e assistencial, atestados médicos, solicitações de abono de férias, recibos de abono-gozo de férias, vale transporte e imposto de renda; guias de recolhimento sindical e assistencial (para contribuições descontadas e não há prescrição), folha de votação de eleição da CIPA, acordo de prorrogação de horas, acordo de compensação de horas, comprovante de entrega da comunicação de dispensa (CD), recibo de entrega do requerimento seguro-desemprego – SD, guias de recolhimento de impostos municipais, federais e estaduais (ISS, IPI e ICMS).
Documentação sujeita à fiscalização do INSS: guias de recolhimento, de pagamento, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário maternidade, recibos e fichas de salário família, PIS ( a contar da data prevista pra seu recolhimento, salário educação, documentos que envolvam propriedade/imóveis (por exemplo: contrato de compra e venda) de pessoas vivas.
Qualquer contrato firmado entre duas pessoas físicas, desde que seja regulamentado pelo Código Civil. Dados obtidos nos exames médicos incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas que deverão ser registradas no prontuário clínico individual, o qual ficará sob a responsabilidade do médico coordenador do PCMSO até 20 anos após o desligamento do empregado.
Os documentos relativos ao FGTS.
Livro diário (onde estão registradas todas as operações diárias de uma empresa),
Ficha Patrimonial de Bens, (relação do que pertence aos sócios),
Documentos que fazem parte de algum processo judicial ou fiscal em andamento devem ser guardados até a decisão da justiça,
Livro de Inspeção do Trabalho, e aqueles que comprovem o tempo de serviço de empregados, ex-funcionários, tais como a RAIS ou livro de registro de empregados devem ser arquivados por prazo indeterminado.
Obs.: Contra os menores de 18 anos não ocorre prescrição.
Documentos que não tem valor legal Fax
Não tem valor legal porque não é considerado um documentos oficial, mesmo com a logomarca da empresa e até assinatura de diretores. O papel usado para fax não tem durabilidade, e quando for necessário guardá-lo, deve-se tirar uma fotocópia do documento.
Pasta de multiuso
Usada par guardar qualquer tipo de papel que não se sabe a qualificação deles. Boa parte desses documentos poderias ser jogada fora sem qualquer prejuízo para a empresa, tais como: correspondências, cópias de documentos, protocolos e até livros sem valor comercial e/ou fiscais.
É muito comum ver a empresas guardarem cópias ou original de memorando e até bilhetes recebidos e enviados. A coisa a fazer nestes casos, é avaliar o que realmente é importante arquivar.