A agilidade do ECM na rotina das empresas: 3 exemplos de como reduzir custos e aumentar a produtividade com a gestão de conteúdo - NeoCognitiva
Qualquer empresa visa otimizar sua economia e eficiência para se tornar mais competitiva. E com o sistema de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ECM) isso é possível!
Quer saber como, na prática, o software pode auxiliar as empresas a alcançarem esse objetivo? Confira os exemplos que selecionamos!
1. Eficiência na gestão de contratos com ECM
Você já pensou na quantidade de papéis com os quais os profissionais de uma empresa ou setor público precisam lidar todos os dias? No setor de gestão de contratos, por exemplo, são diversos documentos que devem estar sempre organizados para que a equipe encontre facilmente as informações que precisa, seja para continuar suas atividades, seja por conta de uma auditoria.
Em secretarias de educação de um município, por exemplo, diferentes contratos para a aquisição de uniformes escolares e alimentos são fechados. E a consulta aos detalhes desses arquivos se torna muito mais fácil com um ECM. Afinal, o software traz total controle do fluxo de documentos e conta com ferramentas que tornam sua localização e gestão rápida e eficaz. E isso se aplica tanto para os arquivos em papel (posteriormente digitalizados) ou que já nasceram digitais, entre textos, planilhas, vídeos, e-mails e qualquer outro formato.
2. Facilidade na gestão de arquivos hospitalares no setor de saúde
A quantidade de pacientes que chega aos hospitais todos os dias é enorme. Por esse motivo, manter dados atualizados e com fácil acesso (como prontuários) pode ser um grande obstáculo para boa parte das instituições de saúde.
Com um ECM, no entanto, é possível agilizar a consulta às informações, restringindo o acesso apenas a pessoas autorizadas e garantindo mais segurança e eficiência no tratamento dos pacientes. Além disso, a organização e gestão de arquivos hospitalares permite que o setor trabalhe com excelência e melhoria contínua de sua gestão como um todo.
Se considerarmos uma necessidade do médico em consultar rapidamente uma informação no prontuário do paciente, no modelo antigo o médico teria que recorrer ao SAME (Serviço de Arquivamento Médico e Estatístico), enquanto que se houver uma ferramenta de gerenciamento de documentos à disposição da equipe médica, essa consulta pode ser feita de maneira instantânea. Trata-se de um ganho operacional significativo, aumentando a produtividade da equipe como um todo, e evita o tráfego, desarquivamento e arquivamento sucessivos do prontuário do paciente, o que aumenta o risco do extravio de conteúdo.
As ferramentas de gestão de conteúdo empresarial, aplicadas em hospitais, podem melhorar os fluxos de trabalho relacionados a contas médicas de pacientes internados. Reunir todas as evidências de despesas médicas durante a internação e submetê-las aos convênios demanda muita mobilização. Uma ferramenta de ECM possibilita o controle dessas evidências e o trâmite junto aos convênios, o que auxilia a redução do índice de glosa.
E isso é fundamental para a acreditação hospitalar. O sistema ou metodologia de gerenciamento consiste na avaliação periódica do serviço das instituições, com o objetivo de levar a melhorias no atendimento e nos resultados do hospital.
Ou seja, o ECM disponibiliza ferramentas e informações fundamentais para que a gestão de documentos hospitalares seja colocada em prática facilmente, melhorando seus processos de forma contínua.
3. Alta produtividade da equipe na área de faturamento com content services
O volume de notas fiscais e outros documentos corriqueiros no departamento de faturamento pode comprometer seriamente o desempenho da equipe em um estabelecimento comercial. Isso porque encontrar determinada nota, emitida em uma data específica, por exemplo, só se torna algo simples quando se conta com um bom sistema de gerenciamento de conteúdo.
Em outras palavras, o ECM é capaz de multiplicar a produtividade da equipe, uma vez que todos os arquivos de faturamento ficam concentrados no softwares, completamente organizados.
Qual é a necessidade da sua empresa com relação à gestão de conteúdo? Fale com a NeoCognitiva e descubra como o ECM pode trazer redução de custos e mais eficiência para seu negócio!