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Quanto mais as coisas mudam, mais tudo fica na mesma. Esta frase traduz bem o que acontece em muitos armazéns e plataforma logísticas.
Os requisitos e o perfil das encomendas dos clientes mudam ao longo do tempo, mas na maior parte das vezes os processos logísticos permanecem inalterados.
Para contrariar este tipo de "tendência natural" digamos assim, é recomendável que os gestores dos armazéns uma vez por ano façam o exercício de se distanciar um pouco das questões do dia a dia, ganhar perspectiva sobre a operação como um todo e se focalizarem nas questões essenciais do que é feito nas suas instalações e na forma como é feito.
Esta "paragem" é fundamental porque na pressão do dia a dia para se fazer todo o trabalho gerindo todas as condicionantes de recursos e tempo, é normal perder-se a noção do que realmente é essencial, do que faz a diferença entre uma boa ou má performance global.
Em jeito de exercício, Donald Derewecki, presidente da Gross & Associates, sugere 3 passos que se podem colocar em prática para que, sem incorrer em grandes custos, iniciar um processo de revisão dos processos logísticos.
Passo 1. Documente e valide os seus processos.
Invista algum tempo para descrever as várias etapas nas quais se decompõem os processos operacionais que devem ocorrer na sua operação, não se esquecendo de referir quais as componentes do sistema que devem apoiar a execução em cada etapa. Depois vá para o terreno e confronte com o que realmente está a acontecer, como é que efectivamente o trabalho está a ser feito.
Deste confronto pode surgir duas coisas. Por um lado pode descobrir que alguém pode ter montado, de forma espontânea, uma nova metodologia de trabalho que pode estar a dar melhores resultados do que a formalmente instituída. Se for esse o caso, é conveniente formalizar essa nova metodologia, de modo que o sistema lhe dê suporte. Em alternativa pode também detectar que as equipas operacionais não estão a seguir as metodologias e procedimentos instituídos, sendo portanto necessário reforçar a cadeia de comunicação interna e provavelmente montar um plano de formação.
Passo 2. Reveja os valores das produtividades de modo a estabelecer objectivos razoáveis para cada função.
No caso de não haver qualquer tipo de valores de referência para a produtividade, esta será uma boa altura para as desenvolver. No caso de já existirem métricas definidas, convém que sejam revistas pois a alteração dos perfis das encomendas dos clientes, podem condicionar os valores das produtividades atingidas.
Vejamos um cenário onde o objectivo de produtividade é definido em linhas por hora. Imagine-se a situação em que no último ano as encomendas dos clientes tenham aumentado substancialmente o número de caixas por linha. Isto pode levar a uma quebra do indicador de produtividade, apesar dos operadores poderem estar a trabalhar muito mais do que a leitura desse indicador revela. Evidentemente que a situação inversa também pode ocorrer, onde a produtividade efectiva é muito inferior à mostrada pelo indicador.
Passo 3. Verifique se efectivamente está a tirar o máximo partido do seu sistema de gestão de armazém (SGA).
Uma vez por ano deve verificar se não haverá funcionalidades no SGA que ainda não estão em uso ou que não estão a ser usadas em toda a sua extensão. Como é do conhecimento geral existem boas razões para se iniciar com um novo sistema de gestão de armazém sem fazer uso de todas as possibilidades que estes oferecem, especialmente se o objectivo é entrar em produtivo o mais rapidamente possível e com o mínimo de perturbação ao nível operacional.
No entanto, após terminado o período de estabilização, é importante que se comece a olhar para além das funcionalidades básicas, de modo a tirar o máximo partido do sistema. Por outro lado um sistema parametrizável vai permitir implementar alterações nos processos, que conduzam à recuperação do capital investido através de ganhos ao nível de despesas com o pessoal, aumento do controlo operacional e redução do nível geral de erros, logo aumento do nível de serviço de cliente.