AGROGESTÃO | Artigo ? CAC II - Gestão e rastreabilidade rigorosas na produção de ovos ?
A CAC II - Companhia Avícola do Centro, SA é uma sociedade anónima que se dedica à classificação e comercialização de Ovos. Iniciou a sua atividade em 1986, quando um grupo de 13 avicultores resolveu adquirir o património de uma pequena empresa do ramo, começando as suas atividades com um efetivo de 120.000 galinhas poedeiras. Localizada na região centro - Bidoeira de Cima - Concelho de Leiria, é atualmente uma das maiores empresas do género no país e reconhecida pelos seus pares.
Agrupa 20 acionistas (pequenos e médios produtores) e ainda cerca de 20 produtores com os quais mantém contratos de integração. No seu conjunto têm um efetivo de aproximadamente um milhão de galinhas.
A CAC II tem como principal objetivo fornecer o mercado nacional. No entanto, está atenta às oportunidades que surgem nos mercados de exportação, principalmente para França, Alemanha, Itália, Espanha, Inglaterra e Holanda.
Atualmente, a empresa tem cerca de 80 colaboradorese o centro de classificação está dotado de equipamentoe pessoal que asseguram a classificação e embalagemde cerca de 108.000 ovos por hora.
Há cerca de 5 anos a CAC II iniciou a instalação de um sistema de controlo de gestão que veio potenciar a adoção de novas práticas e aumentar drasticamente a velocidade de consulta e precisão do sistema de rastreabilidade. A motivação para a instalação de tal sistema estava ancorada não só nas exigências da grande distribuição e dos clientes estrangeiros, mas também nas necessidades de reforço do controlo de gestão.
A empresa já utilizava um software de gestão genérico (o ERP ETICADATA) fundamentalmente para gestão comercial e contabilidade oficial mas o novo sistema - OVOGESTÃO - veio integrar-se com grande profundidade no sistema existente, reutilizando e potenciando toda a informação recolhida.
O sistema de gestão OVOGESTÃO
O controlo do processo de receção dos ovos provenientes dos 40 avicultores associados e parceiros da CAC II foi, desde o início, um dos objetivos centrais da implementação do sistema. Foi desenvolvido um sistema que permite a compilação de toda a informação caraterizadora do lote recebido, disponibilizando essa informação para todas as áreas da empresa. Para facilitar as tarefas desta fase do processo, foi desenvolvido um sistema integrado com balança já existente na empresa e foi implementado um sistema de identificação de lotes com etiquetas que disponibilizam toda a informação para leitura humana, associado a um código de barras EAN128, que permite uma fácil integração nos processos seguintes. Escolheu-se instalar um ecrã tátil que veio garantir uma elevada operabilidade aos trabalhadores que vão executando a tarefa de receção dos ovos.
Uma das grandes vantagens do sistema implementado advêm da sua total integração com o ERP - ETICADATA, já implementado há muito tempo na empresa. No caso da receção, o sistema faz a emissão da Guia de Receção no ERP, que serve de ponto de partida para processo documental de compra. Este processo foi muito simplificado o que veio a libertar os recursos administrativos para outras tarefas, nomeadamente a resposta às exigências dos clientes da empresa.
Para José Luís Gomes - Diretor de qualidade na CAC II - o processo de receção de ovos está agora muito controlado. A compra de ovos aos fornecedores corre agora fluidamente. "Um bom exemplo nesta fase é a etiqueta que é colocada à chegada em todos os lotes de ovos que condensa toda a informação relevante e que anteriormente estava dispersa em diferentes suportes" afirma aquele responsável na empresa.
Na classificação, o controlo do processo foi potenciado pela utilização de leitores de códigos de barras na entrada dos lotes para classificação. Junto das saídas de cada linha da calibradora MOBA estão disponíveis impressoras de etiquetas que, utilizando toda a informação integrada do sistema, imprimem as etiquetas de caixa do produto, respondendo às exigências legais e logísticas dos clientes.
O funcionário responsável pela gestão da linha utiliza o leitor de código de barras para definir qual o lote que está a laborar no momento, e em ecrã próprio especifica qual a referência que está a ser "produzida" em cada uma das linhas de saída.
Os operadores que estão junto da saída acionam um botão próprio para pedir a impressão da etiqueta EAN128 que colam desde logo na caixa do produto final, ou são colocadas junto das paletes dos ovos que terão outro destino, como a cassage, linha manual de embalamento ou expedição a granel.
As caixas de produto final são desde logo colocadas num tapete rolante, que as encaminha para o equipamento que faz o fecho da caixa. Em paralelo com esse equipamento, foi instalado um leitor fixo de código de barras, que ao fazer a leitura da etiqueta aciona no sistema central a informação da existência de uma nova unidade de stock disponível para paletizar.
Em paralelo são registadas os custos de produção destes novos lotes produzidos, e são afetados os stocks das matérias primas e materiais de embalamento. Toda esta informação é integrada no ERP para que fique disponível para todos os departamentos "interessados" nesta informação.
O processo de paletização inicialmente era totalmente operado manualmente, tendo o operador um ecrã que lhe permitia controlar todas as paletes na linha (com a especificação dos lotes e quantidades presentes em cada uma) e pedir a impressão da etiqueta EAN128 para associar a cada palete.
Mais tarde a CAC II fez um investimento num equipamento, tipo robot, de paletização que só pode ser implementado pelo facto do sistema de controlo, acima descrito, já estar desenvolvido. O leitor fixo, referido atrás, permite ao sistema saber qual o artigo em questão, e dessa forma encaminhar para a linha de paletização automática as caixas em questão, com capacidade para fazer até 8 paletes diferentes em cada momento.
"A instalação do robot de paletização permitiu eliminar duas pessoas dessa tarefa e libertá-las para outras funções. Tínhamos quatro pessoas nessa área e agora temos duas. E mesmo essas duas agora ainda conseguem dar uma ajuda na linha de classificação."
O processo de expedição de produto final implementado na CAC II é completamente integrado com os processos documentais da empresa. Assim, é a partir das notas de encomenda que são lançadas no sistema, via EDI (que usualmente é conhecido por faturação eletrónica), no caso dos grandes clientes, que os funcionários responsáveis pela expedição preparam cada um dos carros de transporte.
O utilizador tem disponível um ecrã onde pode consultar diretamente as notas de encomenda, e utilizando um leitor de códigos de barra sem fios, vai fazendo a satisfação da encomenda, através do "picking" direto das etiquetas de palete, ou, quando necessário, desmanchando paletes para utilizar apenas algumas das unidades logísticas (caixas) suas integrantes.
Neste último caso o sistema faz desde logo a emissão de uma nova etiqueta de palete para a nova unidade logística criada, assumindo que a etiqueta de palete já existente fica apenas associada a um número menor de caixas de produto.
Foi sentida na empresa uma grande mais-valia na expedição porque agora conseguem fazer tudo mais rapidamente e com menos erros. Um indicador de qualidade muito concreto desta melhoria é a diminuição das encomendas não satisfeitas (ou satisfeitas de forma incompleta): "Reduzimos 10 vezes a nossa taxa de encomendas não satisfeitas passando de valores na ordem dos 2,4% em 2006 para os 0,26% e no último ano."
Linha de Ovos Especiais, Cassage e Expedição a Granel
O sistema implementado permite ainda resolver outros processos que não sendo centrais para a CAC II, não deixam de ser exigentes em termos de necessidade de controlo.
Alguns dos produtos, pela forma como são embalados, exigem a passagem por uma linha especial de embalamento, que é usualmente referida como os "ovos especiais". Na prática são 2 linhas que podem trabalhar ovos oriundos diretamente da receção, tais como os Biológicos e os de Codornizes, ou trabalhar ovos que já foram classificados, e portanto com uma cadeia de rastreabilidade mais complexa. Estas linhas estão preparadas para trabalhar de forma similar ao descrito para a linha de classificação, e os seus produtos entram na mesma linha de fecho de caixa, paletização e expedição.
Alguns dos ovos são desde o momento da receção destinados para a indústria dos derivados, outros ovos são para lá orientados ao longo da linha. A CAC II tem para este efeito uma linha de "cassage" - ovo liquido.
O processo associado a este produto é bastante complexo derivado da diversidade de lotes originais envolvidos na produção de cada lote de expedição. O sistema de controlo originalmente desenhado tem sido adaptado ao longo destes anos no sentido de responder a algumas alterações implementadas no próprio processo, mas principalmente no sentido de encontrar uma solução que seja pouco exigente para os operadores. Pensa-se que neste momento se encontrou uma boa solução para este processo, se bem que todos os envolvidos reconhecem que qualquer sistema pode ser sempre melhorado.
Outro dos processos que não sendo central na actividade da CAC II, não deixa de ser um foco de atenção do sistema implementado é a "expedição a granel". A CAC II tem por vezes que escoar ovos ainda em fase intermédia no processo de produção. Este processo exige também um elevado nível de controlo e o sistema responde de forma adequada, integrando essa componente em todas as outras do sistema. Tal como na "cassage" os ovos podem ter várias proveniências dentro da linha de produção.
José Adelino é o responsável na CAC pela implementação na prática de todos os sistemas desenvolvidos, e o seu papel foi fundamental para garantir a adequação do sistema, potenciando a sua total integração nos processos diários da unidade de produção.
Conclusões / principais melhorias
Muitas vezes os departamentos ligados à qualidade, encaram os sistemas de controlo de qualidade como sistemas independentes de todos os restantes sistemas de informação da empresa. Na CAC II o pensamento nunca foi este e, desde o primeiro momento, os seus responsáveis deram indicação para integração dos novos sistemas com todos os outros. Só desta forma puderam chegar a níveis muito elevados de controlo.
Uma das preocupações da direção da CAC II, desde o início do desenvolvimento do sistema, foi a obtenção de maiores níveis de controlo em termos dos custos de produção. O sistema foi desenhado de raiz para incluir estas funcionalidades, o que mais uma vez corrobora o acerto na visão por detrás da definição das especificações do sistema por parte dos responsáveis pela empresa.
Um dos processos que beneficiou com a implementação do sistema de controlo descrito foi a autovenda. Neste momento os vários carros que fazem a distribuição dos produtos da CAC II pelas redes mais tradicionais de distribuição, fazem os documentos de venda no momento da entrega dos produtos, não deixando por isso de incluir no documento de venda o lote dos artigos comercializados. Este processo é conseguido pelo facto de os equipamentos de faturação portáteis fazerem a leitura dos códigos de barra EAN 128, que está colocado em cada caixa.
Os tempos de carga dos veículos na expedição foram substancialmente reduzidos, em paralelo com as reduções dos erros e falhas que originavam situações de incumprimento de satisfação de encomendas. E isto significa não só, uma redução de custos, mas também uma forma de não desperdiçar possibilidades de faturação.
"O nosso sistema permite, no caso de detetarmos algum problema, limitar o sequestro apenas ao pavilhão que esteve na sua origem. A maior parte das outras empresas só consegue identificar os fornecedores do dia em que ocorreu o problema e com custos enormes em tempo e recursos para o conseguir."
A implementação dos sistemas de qualidade, desde o ano 2000, que guiaram a empresa a definir métricas de controlo, veio permitir a definição de objetivos quantitativos. Com o sistema implementado foi possível chegar a níveis de controlo que conduziram a implementação sistemas de motivação aos mais variados níveis do pessoal da empresa.
Parece não haver melhor forma de manifestar a satisfação no sistema implementado, do que a vontade de implementar o mesmo sistema nos dois novos centros de classificação que a CAC II veio a assumir o controlo recentemente.
"O objetivo é colocar o mesmo sistema a funcionar em cada um dos novos centros, e desenvolver a integração de todos os sistemas entre si."
Estas são palavras do Diretor Geral Manuel Sobreiro que assume o papel de principal estratega da organização e, também a sua direção diária.
"Temos experiência comprovada que a implementação de boas práticas de gestão traduz se num impacto positivo nos resultados económicos da empresa. A introdução deste sistema é mais um exemplo disto" rematou aquele responsável.
Caraterísticas técnicas do OVOGESTÃO na CAC II - 8 Postos OVOGESTÃO
7 perfis de funcionamento (receção, calibração, fecho, expedição, cassage, expedição a granel, administração).
Servidor Microsoft SQL 2005.
Integração com balança, leitores portáteis e fixos de códigos de barras, impressoras de etiquetas e robot de paletização.
Integração com ERP Eticadata Premium Etiquetas de códigos de barra codificadas em EAN128.
O software OVOGESTÃO é desenvolvido, comercializado e implementado pela FZ AGROGESTÃO, Consultoria em Meio Rural, Lda - www.agrogestao.com.