Publicado em 5 novembro 2014 - Atualizado em 11 outubro 2017 Marcelo Sinhorini
Quando uma empresa decide implantar ou até mesmo substituir um software de gestão, ela tomou uma decisão estratégica, de grande impacto no dia-a-dia de todos que trabalham com ela, seus funcionários, clientes e fornecedores.
Uma decisão deste porte, que deveria ser pautada em metodologias de seleção de software, ferramentas de escolha e matrizes de relacionamento, tudo isto para que se reduza o risco de uma seleção incorreta. O que acontece é que, em muitos casos esta decisão ocorre de forma aleatória, com base em critérios que pouco definem a melhor escolha do sistema.
Queremos aqui de forma clara e simples dar a você 5 dicas para escolher melhor seu sistema de gestão, não que seja uma receita infalível, porém com estas dicas, com certeza os riscos de uma má escolha serão minimizados.
1. Defina qual valor será destinado ao projeto
Começar com o orçamento em mente é muito importante, pois determina por exemplo, quais departamentos e processos serão implantados, se haverá aquisição ou aluguel de licenças, quantos usuários acessarão o sistema, se o sistema será hospedado nos servidores da empresa ou será na nuvem, quais serão as licenças adquiridas para sistema operacional ou banco de dados, se o fornecedor atende na região ou será necessário arcar com despesas de viagem, enfim, facilita a tomada de algumas decisões importantes no que tange ao direcionamento no processo de aquisição de software.
2. Escolhe um comitê interno que atuará no processo de aquisição e implantação do ERP
Nada funciona sem o envolvimento das pessoas. E a aquisição de sistemas segue o mesmo caminho. Será de suma importância a definição de um time interno de profissionais, envolvendo desde a alta direção (stakeholders), passando por usuários-chaves (key-users), os usuários-finais (end-users) e a equipe de informática (TI) interna, caso tenha.
3. Faça o mapeamento dos processos a serem priorizados na implantação
O sistema não fará milagres pela sua empresa. O que fará de verdade milagres pela sua empresa é a informatização de processos, isto sim trará competitividade a seu negócio, sendo assim, entenda quais processos são primários e quais são secundários, ou seja, quais realmente agregam valor ao cliente e quais suportam a operação, porém não geram valor, mas que malfeitos podem destruir valor. Em resumo, defina seus processos e os desenhe, pois esta clareza trará muitos benefícios neste momento.
4. Elabore uma Matriz de funcionalidades (também conhecida como RFP)
É de suma importância que a empresa desenvolva uma planilha (pode ser simples), nas linhas detalhe os processos e suas funcionalidades e nas colunas as seguintes identificações; (AT) Atende Totalmente, (AP) Atende Parcialmente e (NA) Não Atende. Encaminhe esta planilha as empresas candidatas a lhe oferecerem o ERP para que elas preencham e com base neste preenchimento você pode quantificar de forma inequívoca qual sistema melhor atende as especificações.
5. Assista a apresentação técnica do software com entusiasmo e curiosidade
Exato, só quem trabalha com tecnologia gosta de passar horas assistindo uma apresentação técnica, porém, é muito importante dedicar-se com comprometimento total e muita, muita curiosidade, pois é uma excelente oportunidade de aprendizado, conversar com os profissionais das empresas candidatas sobre as melhores práticas de mercado e filosofias de trabalho, enfim, vale muito a pena entrar de cabeça nesta hora e é aqui que será definido o melhor sistema para sua empresa.
O objetivo com estas 5 dicas é que você e a sua empresa, no momento da escolha de um software ERP, minimizem os riscos e potencializem as chances de sucesso, como dissemos anteriormente, não há receita infalível, porém acreditamos que um pouco de informação aliada a ação fará total diferença nesta escolha.