Strategic Sourcing: Você sabe mesmo o que é?
Se você é um profissional da área de Supply Chain, especificamente de Compras, você certamente em algum momento já ouviu falar sobre Strategic Sourcing (Compras Estratégicas). Mas será que você realmente entende o que é isso? Se não, não se preocupe, vamos te ajudar a entender de forma simples e descomplicada.
Strategic Sourcing é uma metodologia que visa a transformação dos processos de compras. O termo se popularizou no final da década de 80 e início da década de 90 quando as gigantes do setor de consultorias PricewaterhouseCoopers, KPMG e A.T. Kearney (entre outras) iniciaram seus trabalhos de transformação dos processos de compras em empresas blue chip (do inglês "ficha azul" - termo advindo do jogo de poker, onde a ficha azul é a mais valiosa do jogo, aplicado a empresas, significa empresas maduras com excelente performance financeira).
Veja abaixo, os 7 passos da metodologia de Strategic Sourcing de acordo com a consultoria A.T. Kearney:
1. Avaliar o perfil da categoria - O primeiro e talvez mais importante passo da metodologia. É neste momento que se deve entender o que se está sendo comprado, qual é o volume, qual é o preço e fornecedores atuais, qual é a especificação, quais são os stakeholders (clientes internos) envolvidos, qual é o budget (orçamento) para o item, entre outros. A correta avaliação do perfil da categoria e do item (material ou serviço) a ser comprado, servirá de base para a escolha da estratégia correta.
2. Selecionar a estratégia de Compras - Existem inúmeras estratégias de compras. De acordo com o livro The Purchasing Chessboard (o tabuleiro de xadrez de compras, em tradução livre) de Schuh et al. explica detalhadamente 64 possíveis estratégias de compras, visando a diminuição do custo e o aumento do valor gerado com os fornecedores. As estratégias mais comuns são: Concentração de volume, otimização de especificação, reestruturação do relacionamento, processos de concorrência, entre outros.
3. Acessar o portfolio de fornecedores - O terceiro passo define a lista de potenciais fornecedores. Neste momento, o comprador deve buscar desenvolver a long list (lista longa), uma lista com todos os potenciais fornecedores para determinado item ou serviço. Neste momento o comprador pode optar por lançar uma RFI (Request for Information - do inglês "solicitação de informação") ou utilizar outros meios como buscas na internet, benchmarking com outras empresas e fornecedores de outros segmentos, contatos com associações e sindicatos, participação em encontros, feiras, "lives" via internet, etc.
4. Selecionar a forma de implementação - Também conhecido como "engajamento de fornecedores". É neste momento que o comprador desenvolve o plano de comunicação, tanto interno quanto externo. O comprador deve determinar como a comunicação vai acontecer. Por exemplo, se a estratégia for o lançamento de um bid (processo de concorrência), o comprador precisa se certificar de ter os contatos de todos os fornecedores selecionados, garantir que todos recebam o mesmo nível de informação e ao mesmo tempo. É importante que o comprador defina e comunique aos seus stakeholders cada passo da comunicação externa.
5. Negociar e selecionar o fornecedor - Neste momento, o comprador já recebeu as ofertas dos fornecedores e já está na chamada short list. A lista de potenciais fornecedores caiu de por exemplo 10 para 4 fornecedores que serão convidados a participar da rodada de negociação. Existem centenas, quiçá milhares de livros e artigos discorrendo sobre negociação, entretanto você comprador deve seguir 3 principais regras durante uma negociação:
Se prepare antes - O tempo gasto em uma negociação deve seguir a regra 80/20. 80 % do tempo alocado para aquela negociação deve ser gasto na preparação e no estudo anterior a reunião com o fornecedor e apenas 20% deve ser gasto efetivamente na reunião;
O primeiro a falar um número, perde - Esta técnica é chamada de "ancoragem" e a primeira parte a ancorar um valor durante uma negociação, frequentemente sai em desvantagem;
Informação é uma arma valiosa em uma negociação - Tente se "munir" com o máximo de informação possível, sobre o mercado, sobre o fornecedor, sobre o item ou serviço que você está comprando e fale apenas o necessário. Lembre-se que o fornecedor também estará utilizando a tática de se munir de informações.
6. Integrar o fornecedor - Após concluídas as negociações e fechado o acordo com o fornecedor, é necessário que o fornecedor seja integrado aos processos da empresa. É o chamado processo de "onboarding". Lembre-se que o fornecedor novo não tem todos os contatos com o recebimento, não sabe ainda para onde a nota fiscal da entrega deve ser enviada, em caso de problemas com a entrega, talvez ele não saiba como contatar a aérea de planejamento, etc. O processo de integração do fornecedor faz com que ele aprenda e se familiarize com toda a parte tática e operacional do fornecimento. Este passo da metodologia de Strategic Sourcing aborda também o desenvolvimento de contratos e emissões de pedidos de compras.
7. Monitorar o mercado - Finalmente após os 6 passos anteriores terem sido completados, cabe ao comprador continuar monitorando e avaliando o mercado, não só para se prevenir de futuros impactos no fornecimento, mas como para acompanhar os preços que o mercado vem praticando e compará-lo com os preços de seu fornecedor atual.
Explicamos aqui de forma bem resumida cada um dos 7 passos da metodologia de Strategic Sourcing. Existem livros e treinamentos extensos que esmiuçam cada uma das atividades a serem concluídas em cada um dos passos. Em meados da década de 2010 entretanto, uma nova tendência surgiu e acabou culminando com a inclusão do 8º passo na metodologia, passo este que será abordado em nosso próximo texto.