Gerenciar Projetos ou Problemas? - TI Especialistas
O uso do planejamento como ferramenta racional para antecipação de resultados
Publicação TI Especialistas – Junho/2011
O objetivo deste artigo é discutir a importância do planejamento no processo de deliberação antecipada da ação, tendo como referencial o pensamento racional de modo a antecipar resultados esperados. O artigo mostra que "apagar incêndios" e resolver problemas são na verdade, consequências reativas de um mal planejamento ou mesmo um planejamento inexistente; que o verdadeiro planejamento deve dotar da máxima previsibilidade para ser real e gerenciável.
The goal this paper is to discuss the importance of planning in the processes of deliberations before of the action, and rational thought as a premise in order to anticipate outcomes. The article shows that "putting out fires" and solving problems are in fact consequences of a poorly reactive planning or even planning does not exist, the real planning should provide the maximum predictability for real and manageable.
Para alguns, a figura do gerente de projetos serve apenas para resolver problemas e "apagar incêndios", quando na verdade, essas ações são consequências reativas de um mal planejamento ou mesmo um planejamento inexistente.
Muitos executivos se perguntam sobre o real valor e aplicabilidade da gerência de projetos em suas empresas. Até onde vale a pena investir tempo e dinheiro no gerenciamento de projetos?
Essa mesma pergunta já foi feita e repetida muitas vezes por várias pessoas envolvidas em empreendimentos das mais diferentes complexidades.
Big Dig – Boston – EUA – Maior e mais caro projeto de obra pública da história dos EUA – chegando aos US$ 15 bilhões; É considerado o mais complexo projeto de engenharia civil urbana do mundo; Chegou a consumir mais de US$ 3,5 milhões/dia; Empregou mais de 6.000 técnicos, engenheiros e gerentes de obra, enquanto mais de 200 mil veículos trafegavam diariamente no canteiro de obras; No curso de seus 20 anos de projeto [está 99% concluído], o Big Dig alavancou a ciência da engenharia civil e a arte do gerenciamento de projetos [SAMPAIO, 2008].
Compras do mês – Maior e mais caro projeto pessoal recorrente do mundo moderno – pode chegar a gastos estapafúrdios e ainda consumir boa parte do seu tempo útil.
Dr.Harold Kerzner [PhD, MS Engineering, MBA] é considerado o maior expert mundial em Gerenciamento de projetos. Obteve sua experiência em projetos na NASA, Air Force, Army, Navy, entre outros.
Dna. Iolanda da Costa, casada, aposentada, do lar, é considerada a melhor mãe e gerente financeira por seus quatro filhos. Obteve sua experiência em anos de convivência administrando as contas da família.
O que percebemos em comum nas quatro citações acima? Resposta: PLANEJAMENTO.
Alguma vez você já foi ao supermercado com fome? Como foi a conta no caixa? Compare com os valores de outras vezes em que não estava com fome e observe os resultados. E por acaso já tentou comprar no supermercado seguindo uma lista de compras? Como foi a conta no caixa? Observou que você comprou apenas o que precisou?
Em nossas atividades diárias, mais agimos do que planejamos nossas ações, poucas vezes temos consciência de estarmos executando um processo de deliberação antes da ação, então, geralmente agimos e adaptamos nossas ações sem planejá-las explicitamente. [WIKIPÉDIA, 2011]
A ausência do planejamento e a visão equivocada do presente aumentam chances de frustração em qualquer ação.
O planejamento é definido como uma ferramenta administrativa, racional, que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, antecipando os resultados esperados. [WIKIPÉDIA, 2011]
Atualmente, mudanças em diversos aspectos da vida humana (culturais, tecnológicos, políticos, econômicos, sociais, etc.) estão ocorrendo em velocidade cada vez maior. De uma maneira geral, é comum associarmos as mudanças significativas ao resultado de projetos [VIEIRA, 2002]. Como consequência, gerenciar projetos de forma eficiente nessa era de grandes mudanças é um dos grandes desafios do executivo dos tempos modernos [KERZNER, 2001]. Superar este desafio é estar preparado para gerenciar projetos de forma planejada e profissional. O planejamento é parte integrante do jogo e por definição, reduzem os fatores de riscos envolvidos nesse ambiente de constante mudança. [BARCAUI, 2002]
Por definição, um projeto é uma organização de pessoas dedicadas visando atingir um propósito e objetivo específico. Projetos geralmente envolvem gastos, ações únicas ou empreendimentos de altos riscos o qual tem que ser completado numa certa data por um montante de dinheiro, dentro de alguma expectativa de desempenho. No mínimo, todos os projetos necessitam de terem seus objetivos bem definidos e recursos suficientes para poderem desenvolver as tarefas requeridas". [TUMAN,1983]
Também por definição, gerenciar projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. [PMI, 2004].
Para ser executado, um projeto precisa ser gerenciado e gerenciar um projeto inclui identificação de necessidades, de objetivos claros e alcançáveis, o balanceamento da qualidade, tempo e custo, e clarificação e equilíbrio das expectativas das diversas partes interessadas.
No nosso exemplo da "Compra no mês", podemos visualizar por analogia que a lista de compras é o escopo do projeto, o tempo disponível para as compras é o prazo, o custo do projeto é o preço das compras. Se você planejar bem: comprará o que precisa, poupará tempo no supermercado e, comprando só o que precisa: economizará dinheiro. Baseado neste contexto a Dna. Iolanda Costa pode sim ser uma gerente de projetos.
Seja na construção de um mega túnel a uma simples ida no supermercado, mesmo sendo exemplos distintos e heterogêneos, o planejamento é algo nítido na sua essência e aplicação racional, propiciando resultados extremamente positivos e eficientes.
Finalmente, o gerenciamento de projetos é entregar o projeto no prazo, dentro do orçamento e produzindo os resultados desejados pelas partes envolvidas, através de uma gerência eficaz de sua equipe e de um planejamento real e gerenciável.
• BARCAUI, André. Por que Gerenciar Projetos. Exame, 2002.
• PLANEJAMENTO, Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre. . Acesso em: Junho de 11.
• PMBOK®: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Terceira edição, 2004. 405p.Uma Norma Nacional Americana ANSI/PMI 99-001-2004.
• SAMPAIO, Marcio Eduardo. O que é um Mega Projeto, 2008.
• TORREÃO, Paula. "Project Management Knowledge Learning Environment: Ambiente Inteligente de Aprendizado para a Educação em Gerenciamento de Projetos", Dissertação de Metrado, Universidade Federal de Pernanbuco, 2005.
• TUMAN, G. J. Development and implementation of effective project management information and control systems. In CLELAND, D. I; KING, W. R. Project management handbook. New York: Van Nostrand Reinhold, 1983.