A equipe de um projeto APS em 3 níveis | | Neo Consultoria
A equipe de um projeto…
Formar uma equipe de projeto normalmente não é uma tarefa fácil ou uma ciência exata, primeiramente pois há milhares de tipos de projetos distintos, com características específicas, assim como um mesmo tipo de projeto pode ter uma formação diferente pois uma equipe presume a participação de pessoas, e cada uma delas sempre terá um background peculiar, com competências e conhecimentos próprios.
Ouso dizer que mesmo que queiramos comparar a equipe para um projeto do tipo X hoje e outro idêntico no futuro, com as mesmas pessoas em ambos, teremos equipes distintas. As pessoas e seus aprendizados mudarão e pode ser que queiramos mudar as atividades e as responsabilidades daquelas mesmas pessoas que possuem um mesmo fim. Heráclito de Éfeso, antigo filósofo grego e pai da dialética já dizia na sua famosa frase: "Ninguém entra em um mesmo rio uma segunda vez, pois quando isso acontece já não se é o mesmo, assim como as águas, que já serão outras".
E com projetos de implantação de software, como o APS, não é diferente. Deve-se entender os requisitos e a complexidade técnica e gerencial de cada empresa para definir a equipe ideal para tal, assim como saber que pessoas podem participar e qual é o seu background. Às vezes pode-se trazer uma que outra pessoa nova para o projeto, mas a grande maioria será composta por pessoas que já trabalham na empresa. Há funções que em uma indústria podem ser vitais, enquanto em outras podem ser contra produtivas. Para diferenciar o que é ou não imprescindível, vamos começar pela equipe básica.
Se estamos em uma empresa relativamente pequena, em que as pessoas têm bastante domínio dos seus processos e autonomia, as funções essenciais para um projeto APS, por parte da indústria, seriam:
Gerente de Projeto: pessoa responsável pela gestão do projeto, controlando cronogramas, recursos, equipe e o andamento das atividades. Um profissional com pleno conhecimento da empresa e poder de decisão e liderança dentro do escopo de PPCP. Este papel geralmente é desempenhado por uma pessoa do PPCP, de preferência que tenha conhecimento de TI. Há vezes que a função pode ser desempenhada por alguém de outra área também, especialmente se o projeto é de maior porte. É a pessoa mais importante para fazer com que a solução seja implantada com sucesso e torne-se aderente às necessidades da empresa.
Usuário-chave (key-user): usuário(s) do software, quem o operacionalizará, tanto para testar regras e funções, quanto no dia a dia para executar a função de planejamento e programação do PPCP. Mais relevante do que esta pessoa ter "tempo de casa" na empresa, ela deve ter um perfil analítico, proativo e ter facilidade para aprender sobre novas tecnologias. Isso faz com que uma experiência prévia em uma implantação APS (ou outra solução de Supply Chain) bem sucedida seja um diferencial. É a pessoa mais importante para a evolução e obtenção de resultados no longo prazo com o uso do APS.
Facilitador de TI: pessoa responsável pela viabilização da solução do ponto de vista de sistemas e infraestrutura por parte da indústria. É a pessoa que deverá construir em conjunto com a consultoria externa as integrações entre ERP, APS e demais sistemas legados, assim como os ambientes onde os softwares devem operar. É quem fará com que a arquitetura de sistemas respeite as políticas de TI da empresa. Além de toda essa perspectiva técnica, é alguém que precisa entender os impactos de novas regras de negócio nos sistemas existentes, sabendo que se, por exemplo, trocar aquele campo por outro, vai ter esse e esse impacto. Em função desse tipo de situação (que são frequentes), tende a ser mais produtivo e assertivo que essa função seja preenchida por um colaborador interno da indústria, que entende mais dos processos rotineiros das áreas, tem autonomia e visão de negócio, e assim avaliará melhor os impactos de mudanças trazidas pelo projeto do que alguém externo. É habitual que essa pessoa seja muito demandada por várias outras áreas e projetos, por isso a criticidade sobre a sua disponibilidade para o projeto é alta e deve ser monitorada, para que não se gere um gargalo no projeto.
Patrocinador(a): pessoa responsável por tomadas de decisão estratégicas do projeto e eventuais mudanças em escopo, equipe, cronograma e objetivos. Por mais que seja uma figura com uma participação não tão contínua durante o projeto, é alguém importantíssimo para a viabilização dele, assim como a definição de diretrizes e a cobrança de resultados posteriormente.
Caso a iniciativa APS seja muito setorizada em uma indústria, ou a sua empresa é pequena, essa seria a equipe mínima para executá-lo. É o nível básico e apenas aplicável em ambientes produtivos simples.
Apesar de pequena, essa equipe será bastante demandada durante o projeto. Note na imagem a alta dedicação de cada um.
Mesmo essa sendo a equipe principal do projeto, não quer dizer que consigam realizar um projeto sozinhos. Outros stakeholders menos assíduos à iniciativa são importantes, como um facilitador de TI voltado à gestão da Infraestrutura, e pessoas da área Industrial/Produção e Engenharia. Mais adiante falaremos sobre eles.
Ainda com esse engajamento de uma equipe básica, normalmente um projeto APS requisita uma mobilização maior para realizar as transformações necessárias e um conhecimento mais profundo das regras de negócio das áreas de Supply Chain e Industrial, assim como de TI e Engenharia (Métodos e Processos). Dessa forma, a equipe tradicional de um projeto seria a seguinte, considerando que uma pessoa da área de Negócios (PPCP/Supply/Industrial) assumiria a gerência do projeto. A figura do Facilitador de TI (Sistemas) poderia ser invertida com a do Gerente de Projeto vindo de Negócios, porém assim haveria um Facilitador de PPCP que deve estar muito próximo ao projeto também.
Facilitador de TI – Infraestrutura: pessoa responsável por criar e gerenciar os ambientes de trabalho para uso da solução, assim como as conexões e as permissões necessárias. Possui um esforço mais concentrado ao início do projeto.
Facilitador de Engenharia: profissional que irá orientar as atividades relacionadas a cadastramentos e a revisões de listas técnicas, roteiros, tempos e demais informações relevantes para o APS advindas do ERP ou demais sistemas legados. É quem está na frente de saneamento de dados para que as informações de input estejam corretas para o bom uso da solução.
Esta é a composição mais clássica de equipe para uma implantação APS.
Apesar disso, em casos de empresas maiores ou na dificuldade de encontrar uma dedicação alta dos principais stakeholders do projeto, a figura do(a) gerente de projeto pode ser estratificada em duas pessoas: um gerente de projeto o qual estará mais focado no controle do projeto, cronograma, acompanhamento das atividades e tomando decisões do projeto; e um líder técnico, uma pessoa que também precisa de autonomia e experiência, porém que estará mais envolvida no trabalho diário de detalhar cada atividade, realizar as pontes entre as áreas para alinhamento do que deve ser feito, revisão cadastral e homologação de regras de negócio, entre outras atividades que demandam bastante tempo ao longo de um projeto.
Dependendo da relação entre o volume de atividades internas da indústria mapeadas para o projeto e a disponibilidade do gerente de projeto, a figura do(a) Líder Técnico(a) é indispensável.
Essa mudança permitirá uma gestão mais completa do projeto, assim como uma tração maior nas atividades do projeto para "não deixar a peteca cair". Contudo, vale o alerta em relação ao perfil do gerente de projeto nesses casos em que as responsabilidades são distribuídas, pois é fundamental que a pessoa conheça bem sobre PPCP, Supply Chain e implantação de softwares industriais. Caso contrário, teremos apenas um profissional de gerenciamento de projetos que não compreende bem as reais necessidades do negócio e que não saberá avaliar o que está sendo feito além do que está escrito em um documento, nem conseguirá realizar as mudanças de rota com agilidade quando necessário.
Enfim temos uma equipe completa para os casos mais volumosos e complexos. Todavia, quando olhamos para todos os Stakeholders de um projeto APS, precisamos entender que há outras áreas muito interessadas nesse projeto e que devem ter participação também, independente de qual dos 3 cenários que vimos (ou até outro) for utilizado. As funções são:
– Facilitador de Produção: uma pessoa crítica para a boa adesão às mudanças de processo que ocorrem junto à fábrica após uma implantação APS, pois há riscos consideráveis de resistência a tais mudanças no chão-de-fábrica, já que parte da autonomia de decisão que muitos possuem para poder escolher o que vão produzir e em que ordem passa para o PPCP. A garantia da aderência à programação depende de uma boa participação e relação entre a fábrica e o PPCP (quer saber mais sobre aderência, veja esse conteúdo).
– Facilitador de Manutenção: envolvido para garantir uma visão fiel da disponibilidade de máquinas para uma boa análise de capacidade. Os calendários de manutenções preventivas e preditivas devem ser trazidos ao APS periodicamente, assim como as manutenções corretivas, sob demanda, quando ocorrem. Para que as ações da área de Manutenção sejam refletidas corretamente na capacidade disponível no APS, normalmente um alinhamento entre as áreas e mudanças de processos para padronizar esse fluxo de comunicação é necessário. Se tiver interesse em ver mais sobre a relação do PPCP com Manutenção, veja este conteúdo aqui.
– Facilitador de Supply Chain/S&OP/Logística: área com participação muito relevante em indústrias make-to-stock (MTS) para alinhamentos em relação à gestão de estoques, suas políticas e restrições, assim como questões de transportes entre plantas. Outro braço que normalmente está nessa área é o de Suprimentos voltado a Compras de materiais. Como a programação, os estoques e as compras são interdependentes, a participação de Compras é interessante, desde um simples alinhamento, como também na melhoria nos inputs sobre necessidades de compras com base em programações de capacidade finitas.
– Facilitador de Vendas: área com forte interesse e criticidade quando se trata de uma empresa make-to-order (MTO) ou assembly-to-order (ATO), pois há processos de definição e acompanhamento de prazos de entrega muitas vezes intrincados que precisam ser aprimorados com a entrada de um APS. Há casos em que a programação é altamente impactada pela área Comercial, inclusive no curto prazo, o que torna essa interação entre PPCP e Comercial com definições apoiadas pela alta diretoria um ponto vital para a evolução de maturidade da indústria. É preciso trazer a sua voz nos momentos iniciais de especificação da solução, assim como após a implantação para garantir a estabilidade e o cumprimento dos novos processos.
– Facilitador de Controladoria ou Finanças: esta é uma área que muitas vezes não se envolve tanto e é uma pena, pois a possibilidade de trazer a perspectiva de custos para as decisões táticas (e até operacionais) do PPCP faz com que o usuário-chave consiga obter mais resultados financeiros com o APS. A sua participação está mais orientada para a definição de que indicadores podem ser analisados, como podem ser extraídos, assim como validar que as prioridades e as premissas que o PPCP usará estão alinhadas com essa visão de custos (orientada pela controladoria e chancelada pelo patrocinador).
– Outros facilitadores de PPCP: além do usuário-chave e, possivelmente, o gerente de projeto, há outras pessoas dentro da equipe de PPCP que serão determinantes em uma implantação APS. Responsáveis pela gestão de materiais (seja no acompanhamento de estoques em processo, reservas, almoxarifados, como na interface com fornecedores para atualização de recebimentos de matérias-primas), pelo controle de produção para garantir os apontamentos de produção corretos, ou pela gestão e geração de ordens de produção (pois são o objeto de programação) são exemplos de profissionais do PPCP que podem contribuir bastante.
Com isso, chegamos ao cenário final de equipe de projeto, com a sua formação principal, assim como demais stakeholders pertinentes para uma implantação APS.