relação preço-custo - abordagem de custos na formação de preços
ABAAAADeoAA.doc
ASPECTOS RELATIVOS A APURAÇÃO E REDUÇÃO DE CUSTOS
Fazer com que uma empresa, tanto a de pequeno porte como a de médio ou grande porte, do setor comercial, industrial ou de prestação de serviços tenha condições de sobreviver dentro de um ambiente altamente competitivo e ainda por cima consiga, ao mesmo tempo, obter taxas de lucro consistentes e sustentáveis a longo prazo exigirá, entre outras coisas, uma perfeita manipulação, um rígido controle e um contínuo acompanhamento de uma série de variáveis relevantes que normalmente interferem decisivamente nos resultados globais de uma organização. Saber aproveitar e tirar partido dos efeitos positivos dos fatores e das variáveis incontroláveis e procurar se ajustar rapidamente a elas atenuando as suas prováveis conseqüências negativas torna-se também uma orientação básica que deve ser seguida daqui em diante.
Como sabemos, o lucro de uma empresa está associado a dois conjuntos de fatores ou a duas variáveis fundamentais: o preço de venda dos produtos ou das linhas de produto ou serviço que vende ou disponibiliza e também de toda uma plêiade de custos e despesas comumente associados (direta ou indiretamente) a um determinado tipo ou modelo de negócio. Assim, quanto mais o preço de venda de uma determinada mercadoria ou serviço exceder o montante dos custos e despesas necessários para produzir, vender e disponibilizar uma mercadoria ou serviço, maior será o lucro obtido pela empresa com tal produto ou serviço.
A constituição tradicional da relação preço-lucro sempre se baseou no fato de que a variável preço de venda poderia ser tranqüilamente manipulada e ajustada pela empresa com o intuito de assegurar a conquista de margens de lucro e taxas de retorno adequadas e suficientes para desenvolver a organização ao longo do tempo e proporcionar polpudos fluxos de caixa para seus acionistas ou proprietários. A idéia era de que, tomando como base um certo nível de custos e despesas já existente na empresa, se poderia estabelecer, às vezes de forma até mesmo arbitrária, a margem de lucro considerada ótima pelos administradores e/ou donos da empresa. Conhecido o custo e estabelecida a taxa de lucro era fácil definir sem maiores problemas qual o preço de venda ideal a ser praticado pela empresa que, deste modo, poderia garantir seus ganhos independentemente do montante de seus custos internos e de suas possíveis variações. Sendo assim, aumentos nos custos e despesas com matérias primas, salários, impostos, etc eram imediatamente repassados para os preços.
Ocorre que nos últimos anos, muita coisa mudou nas relações entre os agentes econômicos e, principalmente entre empresas, consumidores, fornecedores, distribuidores e governo. Não mais vivemos em um ambiente inflacionário marcado por várias trocas de padrão monetário, vários planos econômicos e total instabilidade econômica e financeira. A implantação do Real juntamente com uma maior abertura dos mercados de bens e serviços à concorrência internacional permitiu a instauração de um novo ambiente de negócios que obrigou as empresas em especial a reverem drasticamente as suas políticas de preços e as suas práticas comerciais.
O fim do processo inflacionário de natureza galopante e totalmente sem controle foi aos poucos eliminando algumas distorções que existiam anteriormente nas relações entre os mais diferentes preços do sistema econômico (produto acabado, mão-de-obra, matéria-prima, insumos, etc). Atualmente, todos nós já conseguimos ter uma noção muito mais clara e precisa a respeito do verdadeiro valor das coisas que compramos e não aceitamos, sob hipótese alguma, pagar por algum produto ou serviço mais do que aquilo que ele realmente vale.
O significativo choque de oferta de produtos importados que houve no mercado também contribuiu para aumentar a concorrência e a disputa sem tréguas por fatias cada vez maiores do mercado, cuja clientela se torna a cada dia que passa mais exigente e bem informada a respeito do valor dos produtos que adquire, além de poder ter a sua disposição uma enormidade de produtos e serviços de todos os tipos e marcas que são oferecidos por um grande número de empresas tanto daqui como lá de fora.
Evidentemente todos esses fatos acabaram por impedir ou pelo menos impor sérias barreiras àquelas velhas práticas comercias de antigamente, onde os preços eram incrementados pela simples vontade de uma empresa que aspirava elevar seus lucros sem fazer grandes sacrifícios.
Deste modo, sem poder reajustar livremente seus preços de venda visando aumentar lucros, a empresa de agora parte em busca de uma nova fase e começa a ver a redução dos seus custos como uma das poucas alternativas ainda existentes e comprovadamente viáveis para, mesmo com a sensível perda de poder sobre seus preços, continuar auferindo taxas de lucro razoáveis em seus negócios. A meta passa a ser, daqui em diante, tratar de forma cuidadosa e racional todos os componentes que afetam direta ou indiretamente os custos e as despesas da companhia de maneira a melhorar sua rentabilidade e suas margens de ganho, isto é, como ficou claramente demonstrado, o lucro passa a ser obtido através de significativas reduções de custos, despesas ou qualquer outro tipos de desperdício que normalmente estão envolvidos nas mais variadas etapas do processo produtivo de uma organização.
Para implantar com sucesso um programa eficiente e eficaz de redução de todo e qualquer tipo de custo e despesa existente dentro da empresa é necessário em primeiro lugar, ter alguns conhecimentos básicos sobre sistemas de custeio, ou seja, deve-se conhecer em detalhes como é montada a estrutura do preço de venda de cada um dos diferentes tipos de produtos ou serviços fabricados e disponibilizados pela empresa. Também é de fundamental importância, antes de falarmos mais detidamente sobre os sistemas de custos e seus demais aspectos, elencarmos algumas definições básicas á respeito de custos, despesas, preço, etc.
Em termos amplos podemos conceituar custo como sendo o somatório das remunerações percebidas por cada classe de pessoas ou coisas envolvidas com o processo produtivo de um bem ou serviço, isso, desde a fase inicial até a fase final de elaboração desse mesmo bem ou serviço, ou seja, desde o estado natural do produto até o seu estado de consumo ou utilização. Na verdade, essa definição de custo apresentada aqui considera o caráter macroeconômico do custo. Isto é, como o preço de venda (que já inclui o lucro do empresário) existente numa fase do processo é sempre custo na fase seguinte, o lucro pode ser considerado então, em última análise, como também uma espécie de custo.
Descendo a um nível mais microeconômico do que macroeconômico e focando um pouco mais de perto a dinâmica do processo puramente empresarial. verificamos que começa a haver uma nítida separação entre preço, lucro e custo. Portanto, em termos organizacionais, não tratamos o lucro como uma espécie de custo ou algo parecido. Na prática, quando analisamos o processo produtivo de um bem qualquer, não conseguimos enxergar com exatidão os limites que separam cada uma das classes de pessoas ou coisas que estão presentes e participam do processo produtivo como um todo. Na dificuldade em se apurar custos partindo da nossa definição inicial e que tem um caráter mais geral, somos obrigados a, nesse momento, estreitar um pouco a nossa definição a respeito de custo, considerando apenas seus componentes tidos como básicos (existem independentemente da fase de produção em que se está apurando custos) e que são, em resumo:
Matérias- primas e insumos
A matéria-prima é o elemento que sofrerá transformação ou agregação, para o surgimento de outro bem diferente e possuidor de maior valor. É adquirida de outras empresas ou é proveniente de fase ou fases anteriores de produção, ou ainda pode ser um bem natural e, portanto gratuito na natureza e tendo, portanto, custo zero. Quando a matéria-prima ou um outro insumo de caráter concreto e tangível é oriundo de outras empresas ou de fases anteriores, o seu valor representa o somatório das remunerações percebidas por cada classe de pessoas ou coisas envolvidas no processo produtivo dessa matéria-prima.
A mão-de-obra é o elemento que atua sobre a matéria-prima para a obtenção de outro bem, quer transformando, quer agregando outras matérias-primas. A mão-de-obra representa todo o trabalho humano seja ele físico ou intelectual que diretamente tem participação no processo produtivo e contribui na fabricação de uma mercadoria ou disponibilização de um serviço. O seu valor é calculado a partir dos salários, encargos sociais e demais pagamentos e benefícios pagos em moeda ou não a esses trabalhadores.
Os gastos gerais são todos aqueles elementos necessários direta ou indiretamente, mediata ou imediatamente à elaboração dos bens e serviços e que não foram classificados em nenhuma das duas categorias anteriores. São os chamados custos e despesas gerais de fabricação e que contribuem indiretamente no processo produtivo e, deste modo, não estão "materializados" nos produtos e serviços elaborados. Costuma-se classificar no item de gastos gerais as despesas administrativas necessárias à operação da fábrica, os materiais indiretos usados no setor produtivo e não incorporados ao produto final, além de despesas de manutenção, aluguéis, depreciação de equipamentos, gastos com controle de qualidade da produção, custos com a emissão e o controle dos pedidos de compra de matérias-primas e custos com armazenagem de materiais.
Consequentemente, o custo pode ser definido como o valor da matéria-prima somado a todos os outros valores agregados a ela, direta ou indiretamente, durante o processo de fabricação de um produto ou serviço. Resumindo, custo é aquela parcela do gasto que é direcionada para a produção, desembolsado ou não e que tem a ver, portanto, com materiais diretos ou indiretos consumidos na produção, com a mão-de-obra direta ou indireta usada na fabricação e todos os demais gastos diretos e indiretos de fabricação como aluguéis de prédios e máquinas industriais, combustíveis e energia elétrica consumidos na produção, embalagens agregadas aos produtos ainda na fase de fabricação, além de outros gastos realizados no setor de produção da empresa.
As despesas são justamente aqueles gastos não ligados á produção e tem como finalidade única contribuir direta ou indiretamente para a obtenção de uma receita através do processo de venda e comercialização do produto ou serviço. Como exemplo de despesas propriamente ditas podemos citar os aluguéis dos prédios e veículos administrativos, depreciações de móveis, utensílios, veículos, edificações e demais instalações e equipamentos usados exclusivamente nos setores administrativo e comercial da empresa, além dos salários e encargos do pessoal da administração geral da empresa, das comissões dos vendedores, etc. Enfim, consideramos como despesa todo e qualquer gasto que não tem qualquer ligação com as atividades industriais.
O preço é o valor estabelecido pelo vendedor para efetuar a transferência da propriedade de um bem ou serviço a uma terceira pessoa seja ela física ou jurídica. No preço está incluído, além dos custos e das despesas, o eventual lucro ou prejuízo do empresário. Assim, concluímos que o preço nada mais é do que a soma dos custos, das despesas e do lucro obtido pelo dono do negócio com a venda de seu produto. Se o preço for igual ao custo e despesa não terá o vendedor lucro nem prejuízo na produção e comercialização do bem. Mas, se ao contrário, os custos e as despesas superarem o preço de venda haverá prejuízo para o vendedor. O valor na transação de uma unidade de um bem é comente chamado de preço unitário de venda ou simplesmente preço de venda para o vendedor. Já do ponto de vista do comprador, o preço de venda unitário transforma-se em custo unitário.
O gasto seria todo e qualquer sacrifício financeiro com que a empresa arca para a obtenção de um produto ou serviço, sejam eles de que tipo forem, sacrifício esse representado por entrega ou promessa de entrega de ativos(geralmente dinheiro). Vemos que o conceito de gasto é extremamente amplo e se aplica a todos os bens e serviços recebidos cujo valor é pago imediatamente ou em datas posteriores. Só existe o gasto no ato da passagem para a propriedade da empresa do bem ou serviço em questão, isto é, no momento em se dá o reconhecimento contábil da dívida assumida ou a redução do ativo dado em pagamento. Não se deve confundir gasto com desembolso, já que no desembolso ocorre o simples pagamento resultante da aquisição do bem ou serviço e pode se dar antes, durante ou após a entrada da utilidade comprada, portanto, defasada do momento do gasto. Na categoria dos gastos também podemos incluir os gastos com pesquisa e desenvolvimento de produtos novos, os gastos com propaganda e os gastos com a compra de equipamentos, materiais, etc, que de início são classificados como investimentos e, em seguida vão sendo amortizados e transformados em custos (no caso dos gastos com pesquisa e desenvolvimento de novos produtos), amortizados e transformados em despesas (no caso dos gastos com propaganda), depreciados e transformados em custos ou despesas ( no caso dos equipamentos, instalações, veículos, prédios, etc) e consumidos no processo produtivo e transformados em custos ( no caso dos materiais).
Todo e qualquer bem ou serviço consumido ou utilizado dentro da organização de forma anormal ou involuntária pode ser considerado como uma perda efetiva. Num primeiro momento as perdas não se confundem com despesas ou custos já que não ocorrem objetivando produzir e vender bens, mas tem-se verificado que aquilo que chamamos de perda acaba, de uma forma ou de outra, sendo associado a algum tipo de custo ou despesa existente dentro da empresa. Como exemplo podemos citar os desperdícios no uso das matérias-primas, deterioração ou estrago de produtos e os custos da produção refugada, rejeitada ou necessitando de retrabalhos que sempre envolve consumo extra de material, mão-de-obra e acarreta ainda outros tipos de despesas desnecessárias. Dependendo do procedimento, os custos com perdas pode ser considerado como custo de fabricação ou despesa geral, ou ainda ser tratado como um elemento à parte em se tratando de perdas eventuais que não costumam ocorrer com freqüência como no caso de acidentes, incêndios, greves de trabalhadores, etc.
Classificação dos custos em diretos e indiretos, fixos e variáveis
Custos Diretos – são aqueles tipos de custos que podem ser diretamente apropriados aos produtos no exato momento da sua efetiva ocorrência, estando portanto ligado diretamente a cada tipo de bem ou serviço produzido. Para isso basta haver uma medida exata em valores monetários do consumo ocorrido no momento da elaboração do produto como por exemplo, quilos de material consumido para fabricar o produto, embalagens utilizadas no acondicionamento desse produto e as horas de mão-de-obra que foram necessárias para fabricar o tal produto.
Custos Indiretos – são aqueles que não podem ser apropriados diretamente a cada tipo de bem ou serviço produzido já que esses tipos de custos não oferecem elementos de medida objetiva que possam servir de base para apropriação ao produto. E´um tipo de custo que está associado, ao mesmo tempo, com diversos tipos de produtos em diferentes situações e em várias fases do processo de fabricação. Normalmente, a alocação dos custos indiretos aos produtos é feita de forma estimada utilizando alguns critérios de rateio.
Custos e Despesas Fixas – são custos e despesas estruturais que ocorrem período após período e cujas variações não estão relacionadas com a quantidade produzida (no caso dos custos fixos) ou com o volume de produtos vendidos (no caso das despesas fixas). Como exemplo podemos citar os aluguéis e a depreciação.
Custos e Despesas Variáveis – são custos e despesas que variam em função da variação ocorrida na quantidade produzida (no caso dos custos variáveis) e variam também em função do volume de produtos vendidos (no caso das despesas variáveis). Como exemplo podemos citar os custos com material direto e mão-de-obra direta e as despesas com pagamento de comissões sobre vendas.
Vimos até agora uma série de conceitos específicos que direta ou indiretamente se relacionam e afetam, de uma forma ou de outra, todo o processo de geração e manutenção dos lucros de uma organização. O ponto central a ser destacado aqui é que, em última instância, o preço de venda de uma mercadoria acaba representando justamente aquele montante em dinheiro que deve ser suficiente para remunerar e pagar tudo o que foi utilizado e consumido durante a fabricação do produto, tudo o que foi gasto para vender, comercializar e distribuir esse produto e também, é claro, aquele montante destinado para a devida remuneração aos proprietários, acionistas ou sócios da empresa (que no caso seria o próprio lucro) pelo uso de seus capitais financeiros no negócio e para premiá-los pelo risco que correram ao acreditarem num determinado empreendimento.
De um outro ponto de vista poderíamos até considerar todos esses custos e despesas mencionados acima (excluindo o montante relativo ao lucro) de uma forma mais detalhada e considerando-os por unidade de produção ou então por unidade de produto fabricado e vendido. A divisão dos custos e das despesas em vários tipos, categorias e funções teria então como uma de suas principais vantagens tornar mais preciso o trabalho de acompanhamento gerencial do desempenho econômico-financeiro da organização em cada um dos departamentos de produção, em cada uma das fases do seu processo de produção e em cada uma das suas linhas de produto.
Ter uma noção mais exata a respeito de como cada uma das categorias de custo e despesa são apuradas e apropriadas aos diversos produtos fabricados pela empresa e de que maneira esses custos e despesas impactam e repercutem no resultado final dessa mesma empresa torna-se fundamental na medida em que conhecendo melhor os seus sistemas de custo podemos tomar medidas mais eficazes no sentido de reduzi-los ao mínimo indispensável localizando de forma precisa aquelas operações, procedimentos ou trabalhos que estão sendo executados dentro da empresa, tanto nos setores de produção como nos setores de administração geral e que, se passarem a serem feitos com maior racionalidade e eficiência, podem contribuir decisivamente para a redução global dos custos da empresa e proporcionar a ela maiores lucros.
Os sistemas de custo e os processos de apuração
Como vimos anteriormente, somente a partir de um conhecimento mais detalhado dos sistemas de custo de uma empresa e da forma como é apurado o custo total de fabricação de um produto e as despesas decorrentes de sua venda é que podemos administrar eficazmente as operações da organização, reduzindo custos, eliminando desperdícios e, com isso, criando a possibilidade de aumentar lucros sem precisar elevar os preços dos produtos, o que certamente acabaria por tornar a empresa mais competitiva no mercado.
Para entendermos um pouco mais a fundo a dinâmica de custos de uma empresa é necessário determinarmos os custos dos produtos em seus diversos estágios de fabricação, passando respectivamente pelas fases de matéria-prima, produtos em processo e semi-acabados para daí se encerrarem como produtos finais. Assim, verificaríamos na prática que a apropriação parcial de custos diretos e indiretos incorridos nas diversas etapas intermediárias do ciclo de fabricação de um produto deverão estar sendo automaticamente repassadas de uma fase a outra até chegar ao produto final, onde ocorreriam as derradeiras apropriações de custo. Como consequencia disso teríamos a valoração plena do bem acabado em termos de custos totais de fabricação, ou em outras palavras o chamado custo industrial total que, somado aos valores de custo dos estoques inciais existentes na empresa e diminuído do valor dos estoques finais restantes após transcorrido um período de tempo determinado, nos permitiria mensurar o custo dos produtos vendidos (CPV). Já neste ponto, torna-se então possível calcularmos o lucro bruto gerado tendo como base a receita líquida de vendas devidamente subtraída do custo dos produtos vendidos.
Em função do tipo de empresa e de seu processo de fabricação, os sistemas de apuração de custos podem ser classificados da seguinte maneira:
Apuração de custos por produto – Este sistema é usado em empresas que fabricam diferentes tipos de mercadorias independentemente de existirem encomendas de clientes. Temos um tipo de produção destinada inicialmente para a formação de estoques onde os produtos são mais padronizados e fabricados em grandes lotes. A contabilização dos custos é feita para cada tipo de produto alocando imediatamente os custos diretos e rateando-se no final os custos indiretos. Assim, o valor da matéria-prima direta usada ou consumida em um certo tipo de produto é dada pela soma dos valores de material requisitados no almoxarifado para atender a linha de produção daquele tipo de produto e, do mesmo modo, o valor da mão-de-obra direta é dado pela soma dos valores das horas de trabalho despendidas com a fabricação de cada um dos tipos de produto.
Apuração de custos por ordem de produção – Mais utilizado em empresas que produzem a partir de encomendas de clientes. São produtos que possuem especificações bem definidas e, também são produtos que antes de serem fabricados já tem a venda garantida. Nesse sistema os custos são determinados da mesma forma que no sistema de apuração por produto, só que, neste caso específico a contabilização e valoração dos custos é realizada para cada ordem de produção ou encomenda podendo agrupar diferentes tipos de produtos e serviços.
Apuração de custos por processo – Comumente utilizado em empresas cujo sistema de produção tem um caráter contínuo, onde os produtos são processados quase que automaticamente para posterior acumulação em grandes estoques. Nesse tipo de processo as unidades são padronizadas e recebem, cada uma, quantidades equivalentes de material, mão-de-obra e custos indiretos de fabricação, resultando em mercadorias idênticas produzidas em massa. Diferentemente do sistema por ordem de produção, no sistema de apuração por processo os custos vão sendo computados por centros produtivos ou centros de custos. Como no sistema de apuração por processo os custos são acumulados em cada centro pelos quais o produto passa (os custos totais de cada centro são divididos pela quantidade produzida no centro e apurado o custo unitário de produção naquele centro de custos específico e em seguida, esse custo é transferido para o centro posterior), é fundamental que se saiba exatamente que custos de quais processos e de quais centros de produção estão incidindo sobre quais produtos diferentes.
Custo Padrão ou standard – Trata-se de um tipo de custo que é predeterminado cientificamente, considerando as condições normais e aceitáveis de operação da empresa. O sistema de custo-padrão é bastante útil na elaboração dos orçamentos e dos preços de venda do produto antes mesmo de sua fabricação. Baseando-se em dados de diversas fontes como custos históricos, informações da engenharia de produção, estudos de tempos e movimentos, etc se calcula antecipadamente todos os componentes do produto em termos de quantidade e valor. Assim, estabelecendo padrões para materiais, mão-de-obra e custos indiretos, é possível, após a produção, serem apuradas possíveis diferenças entre o custo que foi definido como padrão e o custo real que ocorreu no processo. Quando da fixação dos padrões para os materiais são consideradas as especificações desses materiais, as suas quantidades, seus respectivos de preço de compra, sua taxa de aproveitamento e suas perdas naturais que normalmente ocorrem durante o processo. Para a mão-de-obra são considerados o tempo de execução de cada etapa produtiva, os períodos improdutivos de tempo (que acabam sendo uma espécie de custo), as alterações de salário, etc. Os padrões de custo indireto também devem ser definidos tomando como referência critérios de rateio coerentes e que evitem distorções como por exemplo, horas-máquina, valor de material utilizado, etc. Concluindo, os sistemas de custo-padrão são na verdade uma poderosa arma de controle de custos, servindo, inclusive, de instrumento psicológico para a melhoria de desempenho do pessoal.
Apuração por custeio direto – Esse sistema, também chamado de Custeio Variável, envolve no seu cálculo todos os custos variáveis, tanto diretos como indiretos, que ocorreram durante o processo de fabricação do produto ou disponibilização de um serviço. No sistema de custeio direto ou variável os custos e despesas fixas (que, em tese, sempre existiram independentemente do volume de produto fabricado ou vendido e são mais um encargo da produção e da venda do que um sacrifício realizado para a fabricação e venda específica de uma certa unidade de produção) são tratados separadamente e considerados como despesas, sendo lançados diretamente na conta de resultado. Pelo custeio direto, a contribuição marginal é o que sobra da receita total de vendas, após deduzidos os custos e despesas variáveis. Tal contribuição marginal ou margem de contribuição seria utilizada então para absorver o montante de custos e despesas fixas. Após essa absorção, o que restar passa a ser considerado como lucro.
Apuração por custeio integral ou absorção – Contrastando com o custeio direto temos o custeio integral ou custeio por absorção que considera além dos custos variáveis, os custos fixos existentes dentro da unidade produtiva e que assim acabam compondo também o custo total de fabricação e o respectivo custo unitário de cada produto. O problema em se adotar esse sistema é que, como os custos fixos são distribuídos por todas os centros de produção e por todas as respectivas linhas de produto, critérios de rateio mal elaborados ou mesmo alterações equivocadas nesses critérios de rateio podem transformar um produto rentável em não rentável ou vice-versa.
Mecanismos de Apuração de Custos
Os mecanismos de apuração de custos seriam algumas ferramentas e técnicas específicas normalmente utilizadas quando da apuração dos custos em uma empresa e que estabelecem quais os métodos de trabalho e demais procedimentos que devem ser adotados para operacionalizar o sistema de apuração desses custos.
Os mecanismos de apuração de custos podem ser os seguintes:
Acumulação – Todo o processo de acumulação e computação dos custos é feito a partir de dados e informações extraídos dos registros de inventários de estoques de matérias-primas e produtos acabados, dos controles e dos apontamentos de mão-de-obra, dos relatórios de gastos e despesas diversas fornecidos por todos os setores, seções, áreas e departamentos envolvidos com produção e vendas, pelos registros históricos de custos e despesas e também pelo conjunto das previsões, projeções e análises produzidas pelos departamentos técnicos ou órgãos de assessoria que informam sobre tendências de possíveis variações nas quantidades produzidas, nas receitas de vendas, nas variações de preço de mão-de-obra, de matérias-primas e demais itens ou componentes presentes no processo de produção.
Classificação – Os mecanismos de classificação exigem normalmente a aplicação de técnicas de contabilidade geral e analítica onde se espera que haja preferivelmente uma contabilidade de custo totalmente integrada na contabilidade geral da empresa. Os elementos de custo podem e devem ser devidamente classificados por natureza, em relação ao tempo, ou volume de produção, ou ainda por áreas de responsabilidade e centros de custo. A classificação padroniza as contas de custo e despesa e permite que uma mesma operação efetuada em épocas diferentes e por pessoas diferentes seja classificada sob o mesmo título ou rubrica. A classificação por centros ou funções de custos parte de um organograma detalhado da empresa e informa qual a função que está consumindo determinado custo ou despesa em um dado momento. Portanto, conseguimos, através dos procedimentos de classificação, distribuir adequadamente todos os elementos de custo e despesa aos mais variados setores, departamentos, centros de custo ou linha de produtos existentes dentro da organização.
Apropriação – Consiste na atribuição dos custos à produção para em seguida serem apurados os respectivos custos unitários. O material direto e a mão-de-obra direta são apurados com mais facilidade. Geralmente, para o consumo de material direto as empresas mantém um sistema de requisições de tal forma a saber sempre em qual produto foi utilizado um determinado material retirado do almoxarifado, já no caso mão-de-obra direta as empresas mantém em apontamentos quais foram os operários que trabalharam em cada produto no período considerado e por quanto tempo. O método de atribuir aos produtos os custos indiretos de fabricação e toda uma série de despesas gerais com administração, vendas, distribuição, etc. deve ser criteriosamente selecionado, pois terá reflexos vitais na política de preços adotada para cada produto, nas decisões relativas a diversificação de produtos, na avaliação de estoques (onde entram apenas os itens de custo e não de despesa) e consequentemente na determinação do lucro do período. O trabalho de apropriação das despesas geralmente é mais difícil e requer maiores cuidados, já no caso dos custos indiretos, eles são apropriados aos produtos com base em coeficientes como unidades produzidas, máquinas-hora utilizadas, homens-hora utilizados, etc.
A seguir exibimos um modelo básico que ilustra em linhas gerais como poderia ser montado um sistema simples de apuração de custos:
RATEIOO
Temos portanto, a partir da visualização deste fluxograma, a separação entre Custos e Despesas, a Apropriação dos Custos Diretos diretamente aos produtos e o Rateio dos Custos Indiretos. Lembrando que somente os custos associados direta ou indiretamente àqueles produtos vendidos num determinado período irão passar a compor o Demonstrativo de Resultado desse mesmo período.
2. REDUÇÃO DE CUSTOS NAS COMPRAS DE MATERIAL
Em um sistema de economia negociada, a redução dos custos industriais de uma organização empresarial pode ser uma tarefa perfeitamente factível na medida em implantamos dentro da empresa um conjunto de técnicas de gerenciamento que nos permitam manter de forma contínua um controle adequado sobre os preços dos produtos comprados, tanto para abastecer as linhas de produção, como também para atender as outras áreas da empresa (administração geral, vendas, etc), isso porque já está exaustivamente comprovado que as margens de lucro de qualquer tipo organização tem sido altamente influenciadas pelos preços de compra de insumos, materiais, etc.
Segundo dados de empresas americanas, em média as empresas consomem 50% (cinqüenta por cento) de sua renda proveniente das vendas na compra de matérias-primas, componentes e suprimentos. Deste modo, existe um enorme potencial de alavancagem nos lucros, na medida em que começamos a enxergar o departamento de compras da nossa empresa atuando de uma maneira mais firme e determinada no sentido negociar melhor os preços dos produtos que normalmente são adquiridos visando, com isso, reduzir os custos e melhorar o desempenho ecônomico-financeiro do negócio.
Como exemplo, suponhamos que uma empresa despende 50% de sua receita em mercadorias compradas e consegue auferir um lucro líquido antes do Imposto de Renda de 10%. Para cada R$100,00 de vendas, a empresa recebe R$10,00 de lucro e gasta R$50,00 nas compras. Outras despesas correspondem a R$40,00. Considerando que todos os custos variam de acordo com as vendas teríamos a seguinte situação:
VENDAS.......................................................................$ 100
-CUSTO DAS MERCADORIAS VENDIDAS
COMPRAS...........................................$ 50
OUTRAS DESPESAS..........................$ 40 ($ 90)
=LUCRO ANTES DO I.R. ..............................................$ 10
Entretanto, se a empresa pudesse reduzir o custo das suas compras de 50 para 45 reais (o que significaria uma redução de 10% no valor das compras) teríamos um aumento de 50% nos lucros (passando de 10 reais para 15 reais), como demonstram os cálculos a seguir:
COMPRAS...........................................$ 45
OUTRAS DESPESAS..........................$ 40 ($ 85)
=LUCRO ANTES DO I.R. ..............................................$ 15
Tomando como base esse exemplo podemos concluir que é essencial que pelo menos as compras mais representativas em termos de volume de dinheiro sejam adequadamente controladas cabendo então esta função ao departamento de compras da empresa que se responsabilizaria pelo trabalho de localizar as melhores fontes de suprimentos e negociar firmemente os preços de compra, obtendo mercadorias e serviços ao menor custo possível, além de, é claro, trabalhar no sentido de adquirir produtos na quantidade e qualidade necessária, garantir entregas rápidas e manter um bom relacionamento com os fornecedores.
Contudo, o conceito de economia negociada, falado anteriormente e que é comum a qualquer sistema de compras, não deve ser confundido com as funções primárias do setor de compras que, como já vimos, é conduzir da melhor maneira possível as negociações da empresa envolvendo aquisição de produtos. Na realidade torna-se fundamental o estabelecimento de condições ideais de compra e a existência de termos ou padrões de comparação válidos para a correta avaliação dessas compras. Podemos, então, definir economia negociada como sendo um conjunto de meios utilizados para melhorar os preços e as condições de compra empregando-se para tanto parâmetros de avaliação adequados para medir o grau das melhorias.
Um sistema ideal seria aquele onde um grupo de técnicos especializados pudesse executar análises completas dos produtos que normalmente são comprados pela empresa e que representam um grande volume de recursos financeiros. Estes produtos teriam seus preços objetivos coletados minuciosamente no mercado, a fim de fornecer um conjunto completo de dados e informações ao setor de compras, capacitando-o a melhor conduzir suas negociações de compra de material ou contratação de serviços.
E primeiro lugar, só podemos falar em negociações de preços se o comprador tem conhecimento e influência suficiente para agir no processo de negociação. Um pequeno comerciante do varejo provavelmente teria pouca influência, ao contrário de um grande comprador. Existe um enorme diversidade de tipos de negociações e não é fácil considerar somente aquelas que podem ser enquadradas como processos típicos de uma economia negociada. Algumas formas de negociação tidas como clássicas podem ser mencionadas aqui:
Produto novo – sempre que negociada a compra, a diferença entre o preço objetivo estimado ou pesquisado e o preço pago será considerada como economia.
Variações econômicas – reajustes solicitados terão que ser analisados a partir da existência ou não de fatores econômicos que podem estar influenciando nos preços praticados. Para as mercadorias de pequeno valor, tomam-se como base os índice de correção monetária.
Negociação pura – sempre que se conseguir reduzir um preço de compra através do uso de qualquer estratégia de negociação computa-se a economia que foi obtida.
Alteração da data de validade – quando o fornecedor solicita um aumento e indica a data da proposta cabe ao comprador discutir a possibilidade de dividir esse aumento em duas etapas e procurar garantir as entregas do produto ao preço antigo durante um certo período. Isso é uma forma de economia negociada.
Aumento devido a alteração de produto – qualquer modificação no desenho ou nas especificações do produto será motivo para negociar com o fornecedor alterações de preço. Quando a alteração de preço estimada superar o preço pago efetivamente teremos computada uma economia negociada.
Alteração de programação – produtos adquiridos em grandes quantidades de dois ou mais fornecedores podem ser objeto de negociações de preço mais favoráveis na medida em que se ameaça alterar a percentagem de distribuição das compras entre os fornecedores em favor daqueles fornecedores que apresentam melhores preços.
Condições de pagamento – qualquer aumento no prazo de pagamento sem juros ou encargos adicionais também é economia negociada.
Adiantamento de entregas – o conhecimento antecipado de um aumento considerável nos preços induz o comprador a tentar receber antecipadamente seus produtos ao preço ainda em vigor, sem o reajuste.
ANÁLISE, CONTROLE E REAJUSTE DE PREÇO
A especificação de preço representa o valor econômico que o comprador atribui a um determinado item, isto é, o preço de compra significa de certa forma aquela quantia que o comprador está disposto a pagar por um produto ou serviço. Geralmente quando o item comprado será posteriormente revendido a um preço baixo ou utilizado na fabricação de um outro produto que também deverá ser negociado por um preço baixo, é óbvio que o comprador-fabricante-revendedor não se disporá nunca a pagar por algo que não lhe garantirá um lucro mais adiante.
Entretanto, quando afirmamos que o fornecedor deve ser capaz de oferecer a empresa compradora produtos e serviços a preços competitivos, isso não quer dizer exatamente que esse preço tenha que ser necessariamente o menor, já que outros aspectos também importantes precisam ser adequadamente negociados e que, em última instância, possam garantir ao comprador a aquisição de um produto ou serviço que atenda a todas as suas expectativas a um preço que antes de tudo seja justo e correto do seu ponto de vista e, ao mesmo tempo, tenha uma relação custo-benefício favorável a esse mesmo comprador.
Podemos considerar que determinado produto tem preço justo e correto quando o comprador estabelece uma adequada relação entre qualidade, quantidade, atendimento, entrega, utilidade, integridade do fornecedor, além de uma série de outras condições que, juntamente com o preço que está sendo pago, se constitui naquilo que chamamos de "melhor compra" , onde a combinação de todos esses itens e condições que foram mencionados melhor serve á finalidade exigida pelo comprador. O truque é saber o que se quer e não pagar mais do que o necessário.
Verificamos também, com certa freqüência, que em contratos de fornecimento a longo prazo de materiais ou serviços existem algumas cláusulas que informam sobre reajustes de preços. Cabe lembrar que cada empresa que atua como fornecedora estabelece a sua fórmula de reajuste dos seus preços, adotando índices que melhor atendam seus interesses. È claro que toda e qualquer cláusula inserida em um contrato de fornecimento entre empresas é sempre passível de intensa negociação onde a premissa básica é garantir um relacionamento duradouro e que seja vantajoso para a empresa-cliente e seu fornecedor. Portanto, não poderão ser aceitas cláusulas que imponham reajustes de preços que possam representar, tanto para o fornecedor como para o cliente, perspectivas futuras de total inviabilidade financeira para os negócios de ambos.
Como exemplo apresentamos uma fórmula de reajustamento de preços bastante genérica e que pode ser tranqüilamente aplicada em qualquer situação de fornecimento e que tem a grande vantagem de conseguir ser adequada para ambas as partes envolvidas no processo:
R é o reajustamento a ser faturado
Pi é o preço inicial a ser reajustado
MPi é o preço da matéria-prima no mês anterior ao da proposta
MPr é o preço da matéria-prima no mês anterior ao do faturamento
X é o coeficiente de participação da matéria-prima
MOi é o salário médio do mês anterior ao da proposta
MOr é o salário médio do mês anterior ao do faturamento
Y é o coeficiente de participação da mão-de-obra
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