Produtores de leite costumam ouvir, de técnicos e especialistas em gestão, a mesma pergunta: "Você faz planilha?" Simples, a prática de armazenar informações da fazenda é o primeiro passo para qualquer pecuarista se programar a médio e longo prazo. É a partir do "hábito" de colocar dados de custos de produção e de índices zootécnicos que o produtor consegue se organizar e traçar metas para o futuro da propriedade e dos negócios.
Um erro comum dos produtores é investir em um aumento de rebanho e da área de pastagem sem conhecer a eficiência do pasto já existente.
Pesquisadores da Embrapa concordam. "Normalmente, o item que representa o maior custo na atividade leiteira é a alimentação do rebanho. Com isso, é imprescindível ter em mãos indicadores, que permitam medir a eficiência do sistema de produção, como a taxa de lotação das pastagens, que é resultante do número de vacas em lactação dividido pela área (em hectares) destinada a essa categoria, e a produtividade das pastagens, que é a produção anual de leite em relação à área total do sistema produtivo. Muitas vezes, o que se precisa é realizar uma adubação, e não aumentar a área".