Qual a importância da contabilidade empresarial para PMEs? - Blog | Porto Gestores
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dezembro 5, 2019 Atualizado em dezembro 11, 2019
Abrir o próprio negócio é o desejo de muitas pessoas, no entanto, é importante ter em mente a necessidade das pequenas empresas ou empresários individuais se adequarem às exigências fiscais do governo e evitarem problemas. Por esse motivo, contar com uma contabilidade empresarial é fundamental, já que, por meio dela, é possível elaborar um plano estratégico eficiente, contribuindo para que o negócio se torne competitivo e tenha um desenvolvimento saudável.
Isso porque ela ajuda a aprimorar os processos fiscais, financeiros, tributários, entre outros, influenciando diretamente no negócio, além de auxiliar na tomada de decisão e no cumprimento de todas as obrigações que envolvem a constituição de uma companhia, independentemente do seu porte.
Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você consiga entender melhor como funciona a contabilidade empresarial para PMEs, sua importância e vantagens. Acompanhe!
As questões tributários e fiscais no Brasil são muito complexas e burocráticas, além da necessidade de frequente acompanhamento das alterações que acontecem devido ao cenário político, o que se torna um grande desafio para diversos empresários.
Com isso, existe uma demanda para as companhias se adequarem às imposições fiscais do governo, além de entender os meios usados na análise, verificação e identificação de erros e inconformidades nos relatórios contábeis, tendo em vista que são métodos que, a cada dia, ficam mais modernos e eficientes por causa do avanço tecnológico.
Por exemplo, podemos citar a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que se trata de uma obrigatoriedade que veio com o intuito de simplificar a relação entre o Fisco e os contribuintes. No entanto, não é difícil encontrar algumas situações em que os gestores, tanto de pequenas e médias empresas quanto de empresas de grande porte, encontram algumas dificuldades para executarem esse processo da forma adequada.
Dessa forma, as organizações precisam monitorar esses fatores com processos contábeis eficazes e devidamente estruturados para atender as necessidades do negócio, o que torna a contabilidade empresarial uma excelente solução, já que ela se refere a um grupo de atividades e recursos contábeis que englobam os processos tributários, fiscais, trabalhistas, previdenciários e legais, colaborando com o pleno andamento da companhia.
Ou seja, é um serviço essencial para aprimorar a maneira como a organização gerencia seus processos e mantê-la funcionando dentro da conformidade junto aos órgãos fiscalizadores. Por isso, é muito importante que a contabilidade faça parte do dia a dia corporativo.
Como funciona a contabilidade empresarial para PMEs?
A contabilidade empresarial para PMEs é imprescindível para que o negócio se torne mais competitivo no mercado, levando em conta que a atuação precisa se adequar a um cenário tributário complexo e dinâmico. Além disso, a lei tributária é alterada constantemente, o que exige uma atenção especial. Esse tipo de serviço atua em várias fases de uma empresa, garantindo uma economia sustentável. Entre as principais atividades realizadas, podemos citar:
realização de balanços, relatórios e demais documentos.
Mas a contabilidade empresarial para PMEs vai muito além das atividades aqui apontadas, já que ela engloba diversos outros setores das companhias como despesas, gestão de pessoas, orientação sobre investimentos etc. É um trabalho que realiza análise que só podem ser feitas por um profissional qualificado, e que é o adequado para quem está no início da atuação ou para quem deseja se expandir e ocupar um lugar de destaque.
Contar com um serviço que tem toda a estrutura necessária para indicar soluções e que entrega demonstrações financeiras padronizadas gera uma maior acessibilidade ao que o mercado tem para oferecer, por exemplo, investimento, captação de recursos e demais. Afinal, uma contabilidade transparente e bem organizada faz toda a diferença para quem procura por créditos ou investidores.
Como a contabilidade empresarial auxilia no melhor enquadramento tributário das PMEs?
A escolha do enquadramento tributário é um aspecto muito importante para a sobrevivência de qualquer negócio, tendo em vista que o Brasil tem uma das cargas tributárias mais elevadas do mundo, lembrando que o pagamento de impostos de forma indevida pode comprometer o fluxo de caixa, atingir o faturamento e gerar diversos prejuízos para a empresa e expansão.
Por isso, antes de qualquer escolha que esteja relacionadas aos tributos, taxas e contribuições a pagar, é necessário considerar o regime tributário adequado para o negócio. No caso das pequenas e médias empresas, muitos critérios devem ser avaliados, como faturamento, atividade exercida, quantidade de trabalhadores formalmente empregados e demais.
Em geral, existem três opções de regimes tributários que podem ser escolhidos para o enquadramento de uma PME. Conheça melhor sobre eles a seguir!
Trata-se de um regime tributário diferenciado, criado para simplificar a forma como os impostos são pagos pela empresa, já que nele são incluídos oitos tributos em um único documento de arrecadação:
Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (IPI);
No entanto, esse regime tem a limitação de um faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. Além disso, essa escolha deve ser feita com base em um bom planejamento tributário, considerando que a alíquota do Simples Nacional pode ser alta em algumas atividades quando comparada com o Lucro Real ou Lucro Presumido.
Também é importante saber que, quanto mais onerosa for a folha de pagamento, melhor pode ser optar pelo Simples Nacional, já que, nos demais regimes, o INSS corresponde em média 20% desse montante.
Outra alternativa de regime tributário é o Lucro Presumido. Para se enquadrar nele, a empresa precisa ter um faturamento anual de até R$ 78 milhões. O IRPJ e o CSLL são cobrados de forma trimestral e as alíquotas variam de acordo com a atividade exercida, sendo de 15% ou 25% do IRPJ e de 9% da CSL, sobre as receitas. Ou seja, o percentual a ser pago depende da presunção da margem de lucro e que pode mudar com a atividade executada (definida por lei específica).
O regime de Lucro Presumido é cumulativo, o que não abrange à empresa o benefício de créditos do PIS e Cofins.
O enquadramento no Lucro Real é obrigatório para as empresas que têm um faturamento anual superior a R$ 78 milhões e empresas que exercem atividades de bancos comerciais, sociedades de créditos, financiamento e investimento, cooperativas de crédito, entre outros. Ele é calculado sobre o lucro líquido mensurado no período de apuração, sendo permitido à organização adicionar ou descontar valores caso se enquadre em situações estabelecidas em lei.
A empresa somente poderá definir o Lucro Real depois do levantamento do lucro líquido do período de cada ano ou do mesmo período usado para apuração, que será usado para a base de cálculo da CSLL e o IRPJ. Dessa forma, caso a empresa tenha prejuízo, fica desobrigada do pagamento, e os encargos vão reduzir ou aumentar de acordo com a apuração.
O Lucro Real não é cumulativo, o que gera desconto de crédito para PIS e Cofins em alguns casos, como nos de depreciação de ativos.
Como a contabilidade empresarial auxilia na emissão de nota fiscal?
As PMEs também estão obrigadas a emitir notas fiscais, já que segundo a Lei nº 8.846/94 todo mundo deve fazer sua emissão e formalizar a receita. Faturar sem gerar esse documento fiscal é proibido e caracteriza crime de sonegação de impostos, fazendo com que seja necessário o auxílio da contabilidade para evitar problemas nas transações e em sua emissão, que podem provocar dores de cabeças futuras, além de imposição de multas e demais penalidades.
As notas fiscais são documentos usados para comprovar a circulação de mercadorias ou os serviços prestados pela organização para pessoas físicas e pessoas jurídicas, além de informar aos órgãos fiscalizadores a arrecadação correspondente aos tributos. Também podem ser usadas para regular o transporte de bens, cancelar contrato de serviços e demais.
O intuito é registrar as operações, transações e vendas, demonstrando que são regulares e legais, além de assegurar que os direitos do consumidor sejam respeitados, já que a nota fiscal é usada nos casos de troca ou devolução. Ela também pode contribuir na hora de averiguar os gastos e tratar das finanças, pois é o registro de grande parte das transações da instituição.
É importante deixar claro que o ato de não emitir o documento fiscal pode provocar sérios problemas para a empresa, porque o cliente tem o direito de exigir e reclamar por não recebê-lo, fazendo com que a organização receba multas elevadas por sonegar impostos.
Quais são as vantagens de contar com a contabilidade empresarial?
A contabilidade empresarial é essencial para que os processos continuem de forma rentável e se mantenha competitiva, além e atuar de forma regularizada junto ao governo. Conheça seus principais benefícios.
Ao contar com uma contabilidade capacitada, é possível ter um planejamento tributário eficiente, de maneira que não precisa pagar por tributos, juros e multas desnecessárias. Isso ocorre porque a empresa é orientada por profissionais experientes que ficaram a cargo de calcular quais são as cargas tributárias necessárias para que a companhia cumpra com suas obrigações e não passe por problemas no setor fiscal.
Com a ajuda da contabilidade, é possível reunir todas as informações financeiras que incluem despesas, receitas, custos, entre outros números, para demonstrar o lucro ou prejuízos das movimentações. Pontos que vão ajudar os gestores a tomar decisões mais acertadas por meio de indicativos precisos, como retorno sobre o patrimônio líquido, margem líquida, lucratividades e demais.
Saber esses valores permitirá entender se o negócio é rentável e, principalmente, qual é a capacidade de investimento em equipamentos, marketing, contratação de novos colaboradores e abertura de filiais, já que fazer investimentos sem essa análise pode comprometer as operações e sobrevivência da empresa.
Como a contabilidade para PMEs apresenta demonstrações financeiras padronizadas ao contar com um sistema de qualidade e transparente, elas se tornam mais acessíveis ao mercado de capitais, investimentos e créditos.
Para uma certa formação de preço de venda de produtos, é necessário calcular com precisão o custo da matéria-prima, maquinário envolvido, depreciação de materiais, incidência de tributos e demais aspectos que constituem o preço final dos produtos.
Além disso, existem os custos de pessoal (encargos diretos, indiretos e benefícios), despesas financeiras, tempo gasto, armazenamento etc. Caso a atividade da organização seja de prestação de serviços com alocação de colaboradores, a folha de pagamento pesa ainda mais na composição do preço de venda.
Melhora no controle fiscal e financeiro
Outro benefício que torna a contabilidade para PMEs necessária é a melhora no controle fiscal e financeiro do negócio, no qual o escritório ficará responsável por toda a organização dessas áreas. Por meio da ajuda de um profissional experiente, a empresa terá acesso a dados relevantes, adquiridos com relatórios detalhados e complexos, que são essenciais para o desenvolvimento de pequenas e médias empresas.
Ao ter uma contabilidade sempre disponível, a empresa consegue economizar tempo e dinheiro, tendo em vista que, ao terceirizar esse tipo de departamento, o empresário consegue ter mais tempo para focar em outras atividades importantes para o desenvolvimento do negócio.
Além disso, ele se sente mais tranquilo e seguro por saber que pode contar com pessoas especializadas para solucionar os problemas fiscais, tributários e financeiros da instituição.
Um dos principais motivos para que pequenas e médias empresas escolham contratar uma contabilidade empresarial está ligado à necessidade de ter uma visão completa da empresa para tomar as melhores decisões.
Um serviço de qualidade consegue oferecer para o empresário e gestor dados importantes a respeito de todo o patrimônio, rendimentos, despesas, gastos, controle de estoque, manutenção, situação tributária, entre outros.
A abrangência dessa equipe contribui para que a companhia consiga resolver de forma rápida eventuais dificuldades financeiras que o negócio possa estar passando, impossibilitando que elas gerem impactos negativos em seu crescimento.
Averiguação de encargos indiretos e folha de pagamento
Existem os encargos que já incidem todos os meses sobre a folha de pagamento. Além disso, existem aquele que têm uma incidência futura, conhecido como indiretos, como as férias, décimo terceiro salário, gratificações, bonificações, aviso prévio nas demissões sem justa causa e multa sobre o FGTS.
Todas essas despesas vão recair sobre os salários dos funcionários em algum momento, exceto nas demissões por justa causa, que é uma situação mais difícil de acontecer, sendo também controversa diante da Justiça do Trabalho.
Como não existe a possibilidade de evitar esses casos, é muito importante se planejar para não passar por eventuais surpresas. Para isso, a contabilidade empresarial precisa estar preparada para orientar a empresa sobre os percentuais usados com essas despesas, o cuidado de cumprir todo o valor e os prejuízos que o não pagamento pode provocar.
A contratação de uma contabilidade eficiente tem um impacto importante quando o assunto é o pagamento dos tributos. Os profissionais contratados têm a capacitação e conhecimento necessário para elaborar um controle rigoroso dos impostos a serem pagos. Dessa forma, a organização consegue cumprir todas as obrigações impostas por lei nas datas definidas, evitando o pagamento de juros e multas por atrasos.
Uma outra vantagem de contar com a contabilidade empresarial para PMEs envolve o processo de tomada de decisão. Ao contarem com dados precisos sobre os números da companhia, os gestores têm uma base confiável e, com isso, consegue compor os preços dos produtos e serviços, administra recursos e tomar decisões de forma mais fácil e segura.
Como a rotina de uma empresa é muito corrida, muitas vezes, os empresários e gestores não conseguem ficar a par de todas as atualizações nas leis que acontecem de forma frequente. Dessa forma, é comum que algumas informações legais fiquem desatualizadas.
Ao contar com a contabilidade empresarial, a organização garante que ficará sempre atualizada e de acordo com as exigências do mercado, evitando que o negócio seja penalizado e prejudicado por essa falta do cumprimento de uma norma que foi alterada ou por executar procedimentos inadequados.
Credibilidade em processos judiciais
Nenhuma companhia está isenta de sofrer algum tipo de processo trabalhista ou de passar por problemas financeiros graves que podem levar à falência. Quando esses casos ocorrem, as empresas que optaram por contratar uma equipe de contabilidade conseguem apresentar informações elaboradas por profissionais que entendem dos assuntos contábeis, o gera uma credibilidade nos trâmites processuais.
Como contar com auxílio contábil confiável?
Mesmo que a companhia não conte com um departamento ou profissionais especializado dentro de sua estrutura física, é possível contratar o suporte de uma empresa contábil terceirizada que se torne responsável por dar as orientações necessárias, realizar auditorias, encontrar erros na gestão e apontar soluções.
Se isso não for feito, fica muito difícil entender a situação real da empresa, ou seja, se ela está regularizada perante a lei, ou até mesmo, se a sua economia está saudável, evitando problemas e surpresas desagradáveis no futuro.
Além disso, como já foi dito, a elaboração e análise das demonstrações contábeis são muito importantes, inclusive, para conseguir investimento, financiamentos ou aumento do capital da organização. Logo, contar com esse serviço quer dizer que o negócio ter uma maior segurança financeira e jurídica, já que terá acesso a todo suporte especializado. Veja algumas dicas que preparamos para conseguir contratar os melhores profissionais para sua pequena ou média empresa.
Verifique o CRC
Averigue se o contador ou escritório de contabilidade tem o devido registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC), já que somente com esse registro que o contador se encontra legalmente habilitado para desenvolver a sua profissão.
Defina alguns critérios
É importante que o contador atenda alguns critérios que devem ser estipulados pela própria empresa, por exemplo, a disponibilidade. Nesse caso, é necessário perguntar a empresa contábil se, para realizar serviços adicionais, ela dispõe de canais de comunicação acessíveis e ágeis.
Confira o uso da tecnologia
Além de conhecer os canais de comunicação utilizados, como e-mail, telefone, chat, WhatsApp, é preciso conferir os sistemas utilizados, a qualidade dos relatórios emitidos por ele e a capacidade de atender todas as demandas da PME.
Veja se há integração dos sistemas
Averigue se os dados e protocolos usados pelo contador podem ser integrados de forma direta com o sistema da empresa. Isso é importante para agilizar todas as operações e reduzir os custos.
Preze pela transparência e credibilidade
Qualquer relacionamento entre empresa e prestadores de serviços deve ser pautado na confiança e boa comunicação e isso não é diferente na área contábil. É necessário entender que esses profissionais vão ter acesso à situação econômica da companhia e, consequentemente, devem ser éticos e respeitar a troca de dados sigilosos.
Uma contabilidade empresarial organizada deve definir uma agenda com datas preestabelecidas para enviar documentos e informações, comunicando alterações na lei e conversando sobre medidas estratégias para ajudar nas decisões. Então, solicite que esse calendário seja disponibilizado.
Tenha sempre em mão uma cópia do contrato de prestação e serviços para averiguar a possibilidade de solicitar trabalho adicionais a serem executados e quanto eles vão custar caso a empresa precise.
Também consulte os honorários cobrados para entender se os valores estão dentro do orçamento do negócio e demandas. Uma boa empresa contábil não vai cobrar barato, no entanto, é necessário que você tenha a certeza que a quantia é justa ao analisar a qualidade e eficiência dos serviços entregues.
Conseguiu entender a importância de contar com uma contabilidade empresarial para PMEs? A gestão de qualquer negócio é repleta de desafios, além de um dia a dia corrido que impede a dedicação necessária ao cumprimento de diversas obrigações. A legislação tributária e fiscal é complexa e exigente, gerando diversas consequências para que não está adequado a ela, então, o mais indicado é contar com um serviço contábil eficaz.
Quer contratar uma contabilidade empresarial de qualidade para o seu negócio? Para isso, entre em contato com a gente e veja como podemos ajudar!