Programa de Compliance: tudo o que você precisa saber sobre ele!
Um Programa de Compliance é um planejamento feito pelas empresas de acordo com as tendências para garantir o cumprimento das legislações vigentes em nosso país, bem como o respeito aos princípios éticos e morais da nossa sociedade. Por meio dele, os profissionais especializados desenvolvem uma lista de controles externos, internos, imposições dos órgãos competentes e diretrizes de segurança.
As empresas que investem na elaboração de um Programa de Compliance conseguem se destacar perante a concorrência, ganham notoriedade e aumentam a sua credibilidade no mercado.
Neste artigo, vamos explicar o que é, como ele surgiu, para que serve e como funciona esse sistema de controle. Acompanhe a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto.
A origem da palavra compliance é inglesa, mais especificamente do termo to comply, cujo significado envolve a conformidade com os padrões éticos, as leis e os regulamentos internos e externos de uma organização. Um Programa de Compliance tem como objetivos guiar o comportamento da empresa diante do mercado e minimizar os riscos.
Consiste em um sistema ou um conjunto de práticas voltadas para o controle interno de um negócio que possibilita esclarecimentos e segurança para os seus usuários. Ele está intimamente relacionado às demonstrações das finanças, à contabilidade e a análises econômicas e financeiras. Portanto, é um padrão básico de negócios que visa a garantir a transparência diante do Poder Público.
Esse planejamento é elaborado com mecanismos para prevenir problemas. Ele evita o descumprimento das leis trabalhistas, condenações judiciais, recebimento de multas aplicadas pela Receita Federal, infração às leis ambientais, falhas nas prestações de contas, vazamento de dados e dificuldades decorrentes de deficiência na segurança das informações. Em suma, elimina os pontos fracos de uma empresa.
Para que serve um Programa de Compliance?
Como você pode ver, um Programa de Compliance é como um código de ética que contém normas internas criadas pela própria empresa. As suas diretrizes precisam ser seguidas pelos colaboradores e parceiros e estar alinhadas com as legislações vigentes. Veja a seguir para que serve esse planejamento.
A governança corporativa é um conjunto de regulamentos, processos e costumes que estabelecem o modo como um empreendimento será administrado, controlado e dirigido. O Programa de Compliance é desenvolvido em conjunto com essas regras, pela diretoria executiva, pelos administradores e por outros profissionais, como procurement manager, que estabelecem um código ideal para atender às necessidades dessa área.
A gestão de riscos, um dos pilares do Programa de Compliance, melhora as práticas de infraestrutura, metodológicas e políticas para evitar perdas para os negócios. Esse processo contém fases para a previsão dos problemas e para a adoção de posturas resolutivas das dificuldades. As outras etapas do gerenciamento envolvem análise, identificação, tratamento e monitoramento das ameaças.
O Programa de Compliance é relevante para identificar, medir, documentar, monitorar, executar, desenhar, aprimorar e controlar a eficiência operacional de uma empresa. Ele é fundamental para alinhar os procedimentos de automação 4.0 com os objetivos estratégicos do negócio, obter resultados sólidos, otimizar as tarefas, eliminar desperdícios e assegurar que todos os colaboradores dominem as suas funções.
O planejamento vai alinhar as diretrizes e reduzir os riscos de instabilidades futuras, já que estabelecerá normas e condutas a serem cumpridas para a segurança dos colaboradores e da organização. O Programa de Compliance é um guia para que os negócios alcancem as suas metas de modo seguro em médio e longo prazos e melhorem a sua reputação.
O Programa de Compliance surgiu após a criação do Banco Central dos Estados Unidos no começo do século 20, pois essa instituição foi planejada com o objetivo de ser um ambiente financeiro seguro, flexível e estável. Por volta de 1970, foi criada a Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), uma lei anticorrupção transnacional que trouxe penalizações mais rígidas para empresas americanas.
Depois disso, surgiram muitos escândalos de corrupção envolvendo tanto governos quanto empresas privadas. Consequentemente, várias companhias começaram a adotar as práticas de compliance e obtiveram mais reconhecimento no mercado. No Brasil, os programas começaram a se destacar em 1992, com a propaganda do governo Collor.
Nos anos 90, o nosso país deu início ao combate à corrupção e à adequação aos padrões éticos em virtude da competitividade crescente entre companhias transnacionais. O movimento foi ganhando força até que, em 2013, foi promulgada a Lei nº 12.846/13, que estabeleceu vantagens para os empreendimentos que tiverem um Programa de Compliance estruturado.
Após a publicação dessa legislação, as organizações que praticam atos contra a administração pública recebem multas que podem variar entre 0,1% e 20% do seu faturamento bruto anual. Em seguida, no ano de 2015, foi publicado o Decreto nº 8.420/2015, que registrou as práticas de compliance essenciais para atender aos requisitos da Lei Anticorrupção.
Quem regulamenta as regras do Programa de Compliance?
Como vimos, o início da regulamentação do Programa de Compliance no Brasil se deu por meio da Lei nº 12.846/13, que tratou da responsabilização administrativa e civil das empresas que praticarem atos que lesem a administração pública brasileira ou estrangeira. Porém, a sua regulamentação ocorreu com o Decreto nº 8.420/2015.
As normas abordam a corrupção das empresas e impõem punições contra aqueles que cometerem fraudes em licitações, oferecerem vantagens indevidas a agentes públicos ou tiverem outros atos ilícitos no contexto empresarial. O texto da legislação estabelece sanções ou consequências para as condutas que contrariarem os seus dispositivos, mas não obriga a implementar o Programa de Compliance.
As empresas já perceberam que, sem um Programa de Compliance, estão correndo diversos riscos de descumprir involuntariamente as leis (que são modificadas com muita frequência no Brasil). Por esse motivo, o planejamento se tornou indispensável para a segurança das organizações. Existem estados brasileiros que exigem o sistema para realizar contratos com a administração pública.
O Programa de Compliance também tem a influência da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD nº 13.709/2018, que trata da proteção e do tratamento dos dados pessoais realizados pelas empresas que utilizam informações em suas estratégias empresariais. A norma visa à segurança da informação em um período em que as organizações utilizam software em conjunto com a internet.
A partir de sua publicação, as instituições têm que adequar os seus Programas de Compliance para alinhá-los às novas regras. A LGPD foi criada para os cidadãos terem controle sobre os seus dados pessoais, razão pela qual eles precisam conceder autorização escrita para que as empresas os utilizem em benefício próprio.
Cabe às organizações oferecerem ao proprietário dos dados uma solução tecnológica para visualizar, excluir ou corrigir as suas informações pessoais, como CPF, RG, religião, raça ou etnia, origem e opinião pública. É necessário atualizar as políticas de Compliance para que estejam em conformidade, assim como as suas demais normas precisam estar de acordo com os parâmetros da LGPD.
Como implementar na indústria?
Implementar o Programa de Compliance na indústria requer atenção dos profissionais, que atuam em um comitê. Um gestor pode ser o responsável por tratar dos procedimentos internos referentes à segurança das informações e ao tratamento de small data, enquanto outros ficam com as outras áreas. Observe abaixo as etapas da implementação.
Avaliar os riscos da indústria
Avalie os riscos existentes na empresa para estruturar a sua área de compliance e protegê-la das exposições desnecessárias. Analise o mercado de atuação, o porte da indústria, a estratégia comercial, as regras de governança corporativa, o ambiente regulatório e o histórico de processos da organização. As indústrias que não trabalham com substâncias perigosas devem cuidar das questões contábeis, fiscais e trabalhistas.
Elabore seu plano de ação e o checklist para a implementação do Programa de Compliance definindo os seus objetivos, as etapas, o cronograma e as estratégias do negócio. O planejamento envolve os principais processos e áreas da empresa e, por isso, requer um direcionamento preciso e claro, com prazos e responsáveis que colocarão as ações em prática.
O Código de Conduta vai direcionar todas as políticas internas e normas. Nele, devem constar elementos como:
os responsáveis pelo compliance;
os princípios e valores da empresa;
as regras de relacionamento com parceiros, fornecedores, investidores, clientes, colaboradores e outros interessados;
a condução da avaliação de riscos;
as ações e políticas antitruste, antifraude e anticorrupção;
a gestão de suprimentos;
o gerenciamento de propriedade intelectual e confidencialidade.
É necessário treinar os colaboradores para deixá-los cientes do Programa de Compliance e executarem todos os seus direcionamentos. Eleja os gestores responsáveis para auxiliar na capacitação dos times, crie uma equipe que se dedique a essa função e um comitê que reúna profissionais de diversos ramos para ajudar a realizar essa tarefa.
Crie canais de comunicação para ter acesso aos relatos e às denúncias dos colaboradores e do público externo. O investimento nesse setor é para transmitir aos colaboradores os novos regramentos, iniciar o processo de capacitação e os treinamentos. Ofereça a todos o acesso às normas e converse com os líderes para que mantenham os times engajados.
Otimizar o Programa de Compliance
Depois de implementar o Programa de Compliance, é necessário acompanhar os resultados e propor melhorias assim que for preciso. Se houver incidentes, os gestores devem se dedicar para a correção dos desvios e das condutas equivocadas, além de aperfeiçoar os seus controles. Determine políticas, normas e procedimentos específicos para a sua indústria 4.0.
Quais são os benefícios do Programa de Compliance?
Um Programa de Compliance é muito mais do que um mecanismo para ajudar a eliminar corrupções dentro de uma indústria. Ele também é uma ferramenta que contribui para que o empreendimento se desenvolva e se consolide de modo sério e comprometido. Confira as principais vantagens!
Valoriza a indústria
As boas práticas do Programa de Compliance, alinhadas à visão, à missão e aos valores da indústria, valorizam a marca diante de colaboradores, investidores e fornecedores. Elas abrem as portas de oportunidades importantes no mercado, visto que demonstram a ética e a seriedade dos gestores do negócio. Isso ocorre porque planejamento não envolve apenas as questões de prazos.
O programa impõe regras a serem seguidas, e as entregas devem ser realizadas exatamente como a organização anunciou ou determinou em seu Código de Conduta. As indústrias que atuam sem esse planejamento correm sérios riscos de sofrer danos financeiros e legais. Em algumas situações, elas podem até ser extintas.
A ausência de um Programa de Compliance pode gerar gastos elevados, como pagamento de multas. As penalizações acabam por abalar a credibilidade da indústria e levam à perda de sua boa reputação. Desse modo, é preciso ter cautela ao analisar os setores que podem destruir a integridade e a segurança do empreendimento.
O público está cada vez mais consciente sobre os seus direitos e exige mais do que serviços ou produtos de qualidade. Lembre-se de que as redes sociais revelam deslizes e a má conduta das empresas. As pessoas encontram na internet uma infinidade de informações sobre as marcas e pesquisam antes de fazer as suas compras.
Por essa razão, o Programa de Compliance é essencial, pois evita essas falhas que causam prejuízos significativos aos negócios. Os gestores precisam desenvolver métodos de comunicação horizontal com os seus clientes nesses canais. Se você quiser que as pessoas acreditem que a sua indústria é sustentável e tem eficiência energética, por exemplo, terá que comprovar a preocupação com o meio ambiente.
A adoção de um Programa de Compliance aumenta a produtividade da indústria porque os colaboradores ficam mais tranquilos, se sentem mais seguros, melhoram a produção e trabalham mais engajados. Ou seja, uma indústria que tem os seus processos organizados e que valoriza os seus trabalhadores consegue um excelente retorno em relação aos desempenhos individuais e coletivos.
Com um Programa de Compliance, há menos riscos financeiros e jurídicos para a indústria. Os perigos não decorrem apenas da Lei Anticorrupção ou da LGPD. A Justiça do Trabalho e a Receita Federal também aplicam multas pesadas se as suas normas não forem respeitadas, e as condenações judiciais podem levar o negócio à falência.
Por outro lado, a sua falta pode gerar danos à imagem da indústria. Em virtude disso, as dívidas aumentam, o número de clientes diminui e pode ser difícil conseguir a recuperação diante da concorrência acirrada na atualidade e das margens de lucro reduzidas.
O programa auxilia as indústrias para que enfrentem as incertezas e instabilidades do mercado. Com um planejamento estratégico estruturado, os gestores conseguem se antecipar aos riscos e prevenir prejuízos ao caixa e danos à imagem da marca. Ele aumenta a segurança para a indústria aproveitar as oportunidades que surgirem.
Implementar um Programa de Compliance aumenta a vantagem competitiva, tendo em vista que as indústrias passam a utilizar as práticas de conformidade que atraem novos talentos, clientes, investidores e parceiros. A organização transmitirá mais confiança e terá mais chances de se destacar da concorrência no mercado.
Favorece o alinhamento de objetivos estratégicos
A implementação do Programa de Compliance contribui bastante com o alinhamento das metas e dos objetivos estratégicos da indústria e faz os envolvidos seguirem uma única direção. Ajuda a desenvolver uma política efetiva, a capacitar líderes e colaboradores, assim como a conquistar parceiros com idêntica visão dos negócios. Com a aplicação dos princípios e valores da empresa nas rotinas, seu crescimento tende a ser acelerado.
Ajuda a aprimorar a qualidade dos produtos e serviços
Um sistema efetivo de Compliance impacta positivamente a qualidade dos serviços e produtos da indústria. As normas e os procedimentos padronizados, em conjunto com o controle rigoroso dos processos, facilitam o desenvolvimento das atividades com excelência — desde a escolha dos insumos até as estratégias de pós-vendas e fidelização de clientes.
Deixa os colaboradores mais satisfeitos
As pessoas que trabalham em uma indústria idônea, que se esforça para cumprir todas as legislações, se sentem mais satisfeitas do que se atuassem em uma organização que descumpre as exigências legais. Elas sentem segurança porque percebem que as condições de trabalho são ideais e que seus salários e benefícios serão pagos integralmente.
O Programa de Compliance produz efeitos positivos em todas as áreas e processos da organização. Ele torna os departamentos e os procedimentos mais organizados para que todas as equipes trabalhem de forma colaborativa.
Melhora a retenção e atração de talentos
A alta rotatividade de colaboradores nos setores da indústria prejudica as atividades, significa perda de recursos financeiros e de tempo dedicado ao treinamento. Além do custo para encontrar alguém que substitua o funcionário desligado, há um deficit na produção enquanto são realizadas as capacitações.
Colaboradores satisfeitos têm menos chances de pedir demissão. Dessa forma, não será preciso investir na atração de talentos para substituição de trabalhadores que decidem sair. Os novos profissionais serão contratados em decorrência do crescimento das atividades e da expansão do campo de atuação.
A captação de recursos e de parceiros estratégicos é crucial em determinados projetos, já que outras organizações podem ofertar excelentes oportunidades ou contratos que levem a indústria para outro patamar. As grandes instituições não terão receio de vincular o seu nome a um empreendimento que conta com um Programa de Compliance apropriado.
Por que realizar os processos de uma empresa com compliance?
O Programa de Compliance se tornou imprescindível para a sobrevivência e o sucesso das indústrias. É uma base que assegura a credibilidade e a confiabilidade do negócio, assim como a sua competitividade no mercado. Não investir nesse planejamento só aumenta o risco de a organização se envolver em escândalos regulatórios e virar manchete nos jornais.
O mercado mundial está enfrentando uma crise de confiança por parte dos consumidores, que deixaram de acreditar em certas organizações. Muitas pessoas desistem de comprar de algumas marcas caso se sintam inseguras. Inclusive, estudos mostram que os brasileiros preferem empreendimentos que sejam responsáveis, tenham uma boa reputação e representem fielmente os seus valores por meio de ações.
A implementação do Programa de Compliance constrói uma imagem positiva, aumenta a confiabilidade e conquista os clientes. Mas não apenas os clientes e os colaboradores valorizam as indústrias que adotam condutas éticas. Até a bolsa de valores classifica as empresas de acordo com o nível de governança corporativa que elas desenvolvem.
O Novo Mercado (nível mais elevado) aceita somente indústrias que têm normas rígidas de governança, garantem os direitos de acionistas minoritários e reforçam a transparência. As organizações alcançam esse status apenas quando comprovam que fizeram investimentos em um Programa de Compliance e auditorias internas, bem como divulgaram seus dados sobre gestão e diversificaram o conselho de administração.
Atrair os investidores
Os investidores também consideram a conformidade das indústrias com as legislações vigentes. Toda a sociedade espera que as organizações criem, desenvolvam, implementem e aprimorem os seus Programas de Compliance. Esse planejamento é extremamente importante para todos os empreendimentos que pretendem continuar em pleno crescimento no mercado e que valorizam a sinceridade, a ética e os bons costumes.
Implementar um Programa de Compliance exige o respeito às regras e a superação da demagogia. A análise de risco efetuada por profissionais especializados ajuda os líderes a entenderem os principais desafios que a empresa enfrentará. Consequentemente, será mais fácil verificar os esforços prioritários nos setores e nos processos organizacionais.
A criação de processos de controle e políticas para a redução de riscos é crucial para a segurança dos colaboradores e das indústrias que pretendem continuar operando ao longo do tempo. Além disso, o aumento da lucratividade é decorrente do investimento em treinamentos e em ações internas que promovem o bem-estar dos colaboradores, tornando-os mais produtivos.
Enfim, você conferiu tudo o que precisava saber sobre Programa de Compliance. Ele inclui soluções inteligentes, regras, diretrizes, valores e princípios, sendo primordial para melhorar a imagem da indústria, aumentar a produção, reduzir os riscos e as vulnerabilidades e ganhar vantagem competitiva. Portanto, realize as ações preventivas e conte com auditorias periódicas para alavancar o seu negócio.