Dicas para melhorar a gestão de atendimento da sua instituição
Redação Connect Escolas / quarta-feira, 22 de abril de 2020
Melhorar a gestão de atendimento de uma escola é algo de grande necessidade para qualquer instituição de ensino. Trata-se de uma forma de fidelizar clientes, contribuir para o bem-estar e o aprendizado dos alunos e melhorar a administração do local. Assim sendo, veja a seguir dicas de grande importância para tornar este processo melhor e mais sólido. Saiba também como o uso de tecnologias adequadas para isto, como o Connect Escolas são fundamentais.
Fatores importantes sobre o atendimento escolar
A importância do atendimento em uma instituição de ensino é inegável. Além de ser uma parte imprescindível para a administração escolar, é um fator que define o estabelecimento de uma clientela. Assim sendo, é necessário levar algumas informações sobre o assunto em conta:
Um bom atendimento proporciona canais de comunicação sólidos com os responsáveis. Além disto, é feito de forma contínua, inclusive em caráter diário;
É preciso também que haja formas de compartilhar informações e dados sobre os alunos e o universo escolar como um todo para estas pessoas;
Outro aspecto fundamental é um planejamento que contemple metas, estratégias e objetivos com relação a comunicação da escola e seus clientes.
Para agregar de forma positiva estes aspectos na gestão de atendimento de sua instituição, é preciso seguir algumas técnicas e métodos. Além disto, um trabalho com comprometimento também deve ser realizado.
Implementando a gestão de atendimento na instituição
Algo que deve ser levado em consideração quando se trata da gestão de atendimento escolar são os passos certos para implementa-la. Para fazer isto, os principais passos a serem seguidos incluem:
A qualificação e domínio pedagógico dos profissionais designados para atender os pais e responsáveis, além de clientes em potencial;
A aplicação da gestão de processos de atendimento. Isto inclui reuniões com que já é cliente da escola, bem como encontros com pessoas que querem conhecer o local;
O uso de metodologias específicas para o atendimento, que envolvam explicações sobre a escola, informações gerais do local e disponibilidade de responder questões;
A implementação de recursos, ferramentas e tecnologias que possam auxiliar em todas as etapas do processo de atendimento.
Tudo isto deve ser analisado e instituído de forma sistemática. E para ter sucesso nesta tarefa, seguir algumas dicas e sugestões pode fazer toda a diferença.
Ações concretas para melhor a gestão de atendimento
Uma coisa importante a ser pensada são nas melhores formas da escola organizar a gestão de atendimento da instituição. Há alguns passos que podem ser seguidos com este objetivo, e com certeza farão toda a diferença:
Mostrar que o foco da escola está na aprendizagem e desenvolvimento dos alunos que fazem parte dela. O atendimento deve fortalecer este ponto;
Outro aspecto fundamental é estar atento ao que os pais e responsáveis precisam e dizem. Aproveite todas as sugestões, críticas e reclamações;
Desenvolver ferramentas para avaliar o nível de satisfação dos clientes também é uma ótima forma de gerir o atendimento. Isto possibilita uma percepção maior com relação a sua instituição de ensino;
Além disto, o segredo está em investir na aproximação da escola, pais e responsáveis e alunos. Integração com o universo da instituição de ensino é fundamental para que a qualidade do atendimento melhore.
Tratar com o público é sempre uma grande responsabilidade, e por isto o atendimento deve ser um fator impecável. Dentro deste contexto, outra dica importante para você é usar tecnologias que possam melhorar ao máximo este processo.
Modernização e tecnologia no atendimento
A escola é como qualquer tipo de empresa. É preciso que o local seja organizado em setores, e tenha foco na satisfação do cliente. Assim sendo, o uso da tecnologia certa para o atendimento é um fator indispensável, que pode fazer toda a diferença. Este é um processo que inclui:
Ferramentas capazes de automatizar processos, criando canais de comunicação sólidos e contínuos com os clientes da escola;
Programas e softwares que economizem tempo e recursos, organizando as diversas tarefas da escola que também se refletem no atendimento;
A exploração de uma visão mais ampla com relação a tecnologia. Isto significa utilizar-se de recursos que tornem as coisas mais fáceis tanto para a escola quanto para os seus clientes.
É claro que o atendimento é apenas um fator ligado ao universo escolar. Mas ele abrange várias frentes, que vão desde o oferecimento de serviços da instituição até a cobrança de mensalidades e a resolução de problemas diversos. Por isto, recursos tecnológicos atuais podem trazer alguns benefícios significativos para sua instituição de ensino.
A importância da secretaria escolar
Não é exagero dizer que a maior parte do atendimento da sua instituição está centralizado na secretaria. Trata-se de um setor fundamental para o funcionamento da escola, e que por si só é capaz de fazer uma propaganda excelente ou péssima para a instituição. Desta forma, é preciso considerar alguns fatores de importância, como por exemplo:
A atuação de profissionais qualificados no atendimento ao público. É recomendado que estas pessoas tenham formação no ramo educacional, além de experiência em tratar com clientes;
As condições de higiene e organização do local. Como este é um dos maiores cartões de visita da escola, é preciso que a secretaria ofereça um ambiente de acordo com o padrão que os clientes estão buscando;
Um atendimento regido pela educação, cordialidade e boas práticas. Isto significa que o profissional da secretaria deve ter atenção e respeito com todos que tratar. Além disto, é preciso que isto se mantenha mesmo em situações adversas;
Uma comunicação transparente e facilitada, que não menospreze o conhecimento do cliente. Lembre-se de que a opinião dos pais e responsáveis pelos alunos é de extrema importância. É isto que determinará se continuarão sendo clientes da instituição.
Ao dar a devida atenção aos processos da secretaria, a gestão de atendimento da sua instituição será muito mais valorizada. Consequentemente, a qualidade dos serviços prestados se refletirá na opinião dos pais e responsáveis. Isto trará excelentes resultados para escola.
Foco total nas estratégias de comunicação
Um dos maiores problemas enfrentados pela sociedade moderna são as falhas e dificuldades de comunicação. A boa notícia é que esta é uma situação relativamente simples de se resolver. Isto desde que sejam adotadas as estratégias corretas para tanto:
Ser objetivo faz toda a diferença, sem enrolação ou falsidades. Entretanto, é preciso falar as coisas com cordialidade e ponderação;
Tão importante quanto falar no atendimento é saber ouvir. Veja o que a pessoa tem para dizer, ou até mesmo desabafar sobre a instituição;
Também é necessário saber o que dizer, de forma que seja possível ser sincero de uma forma não agressiva nem ofensiva;
Outra dica importante é dominar os conhecimentos da área para explicar as coisas, mas sempre cuidando com o vocabulário empregado.
Por mais que pareçam dicas óbvias, estes processos muitas vezes deixam de ser adotados. Isto traz problemas para a escola, além de dificultar muito a comunicação com o público. Desta forma, o mais importante é investir nas estratégias adequadas de comunicação.
Voltando à tecnologia: uma solução para o atendimento
Em uma época onde cada vez mais inovações surgem, a tecnologia é uma aliada poderosa em todos os processos de sua escola. Com relação ao atendimento isto não é exceção, e por isto é importante ter em mente algumas coisas:
Canais de comunicação como ouvidoria e central de atendimento é muito importante para desenvolver o atendimento da escola;
Outro recurso indispensável é a presença da instituição na internet, por meio de sites e redes sociais. Canais de contato por Whatsapp também fazem a diferença;
O uso de chatbots que automatizem as comunicações virtuais acaba sendo outra ótima estratégia, principalmente em um atendimento personalizado 24/7;
Implementar aplicativos voltados para a gestão escolar como um todo também é algo de extrema importância. Isto traz resultados concretos em pouco tempo.
Se você está a procure de um aplicativo que ajude nestes processos, o Connect Escolas é a sua melhor escolha. Veja a seguir alguns pontos diferenciais desta tecnologia que impactam de maneira direta no atendimento de sua escola.
Por que o Connect Escolas é tão importante?
Há uma grande diversidade de aplicativos voltados para o universo escolar. No caso do Connect Escolas, há alguns fatores importantes que o diferenciam das demais tecnologias. Isto porque:
É uma ferramenta altamente customizável, fácil de usar e com compatibilidade total com dispositivos móveis, internet e Facebook;
Oferece vários recursos de integração entre pais e responsáveis, alunos e a escola. É possível trocar mensagens, designar tarefas e direcionar informações diversas;
Possui funcionalidades voltadas a organização, como agenda, calendário, possibilidade de criar formulários e documentos e gps que mostra o caminho dos pais e responsáveis ao irem buscar seus filhos na escola, entre outros;
É um aplicativo que permite o compartilhamento de arquivos em diversos formatos. Isto poupa tempo e recursos, além de contribuir para a integração dos clientes com a escola.
Por meio destas funcionalidades, o Connect Escolas se configura como uma alternativa simples e eficiente para a escola. São diversos recursos focados em todos os aspectos da instituição de ensino, que também se refletem na gestão. E é por isto que contar com ele é tão importante.
Como outros setores da escola influenciam no atendimento?
Os efeitos de uma instituição de ensino inteiramente organizada se refletem diretamente em seu atendimento. E é por isto que ter todos os setores alinhados contribui muito para que os clientes se sintam bem atendidos. Assim sendo, tenha em mente o seguinte:
É preciso que a comunicação da instituição de ensino funcione como um todo em prol de seus resultados;
Para isto, cada um de seus profissionais deve fazer sua parte, de forma que seja possível integrar todo o universo escolar;
Outra dica importante é ter uma administração importante do financeiro e do controle de recursos da escola. Eles afetam diretamente na qualidade dos serviços oferecidos e impactam na gestão do atendimento.
Para o gestor de uma instituição de ensino, estes são aspectos que fazem grande diferença no que diz respeito ao atendimento escolar. E é por isto que contar com tecnologias como a do Connect torna-se importante para seus resultados.
A importância de avaliar os resultados
Depois de empregar estas dicas para uma gestão de atendimento de sua escola, é preciso avaliar como serão recebidas. Para verificar seu sucesso relacionado a instituição de ensino, tenha em mente o seguinte:
É importante estimular os clientes para que deixem suas dúvidas, elogios, sugestões e reclamações. Isto se reflete diretamente no atendimento;
Faça pesquisas de opinião e veja como está o nível de satisfação dos pais, responsáveis e alunos. Veja tudo o que pode ser feito para melhorar a escola;
Promova reuniões para fazer levantamentos e divulgar informações que sejam do interesse dos clientes, mostrando preocupação em fazer um bom trabalho;
Também leve em conta que cada pessoa é única, e é normal que hajam opiniões diversas e divergentes com relação à escola. No entanto, é preciso se ater ao que a maioria está pensando e adotar posturas a partir destes pontos de vista.
Uma das maiores vantagens do uso da tecnologia, incluindo o Connect Escolas, é o fato de que se torna possível integrar a comunicação com todos os clientes. Isto faz com que todos possam se sentir mais valorizados e acolhidos pela instituição de ensino, trazendo muitos benefícios.
Uma das coisas mais importantes para o gestão de atendimento escolar é ter a consciência do peso que isto tem. É uma área que se reflete no trabalho de todos, e define os rumos para a clientela da instituição de ensino. Por isto é necessário dar a devida atenção a todas estas dicas, de forma que possam ajudar a construir uma comunicação sólida e eficiente.
Dentro deste contexto, usar ferramentas como o aplicativo escolar Connect Escolas faz toda a diferença. É muito importante estar integrado as tendências atuais de comunicação, sobretudo por meio do uso da tecnologia. Por isto utilizar este recurso permite criar novas formas de atendimento, ampliando os horizontes do universo escolar. Assim sendo, leve todos estes fatores em consideração e fique de olho nos resultados. Isto fará toda a diferença para todos os envolvidos.
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