Ana Luisa Reis Serrão. Sistemas ERP O caso da MCC. Mestrado em Gestão Faculdade de Economia - PDF
Ana Luisa Reis Serrão. Sistemas ERP O caso da MCC. Mestrado em Gestão Faculdade de Economia
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Milton David Cesário Espírito Santo
1 Ana Luisa Reis Serrão Sistemas ERP O caso da MCC Mestrado em Gestão Faculdade de Economia Setembro 2011
2 Relatório de Estágio Curricular Sistemas ERP O caso da MCC Orientador: Professor Paulo Gama Orientadora na Entidade: Dr.ª Eduarda Reis Ana Luísa Reis Serrão N.º Relatório de Estágio Página 2
3 Agradecimentos A todos aqueles que directa ou indirectamente contribuíram para a realização do presente relatório de estágio, expresso aqui o meu reconhecimento e a minha gratidão pela sua colaboração. Desde logo, quero agradecer à MCComputadores, S.A. por se ter disponibilizado, através dos seus responsáveis, para a realização do meu estágio. Agradeço especialmente à minha Orientadora na Entidade, Dr.ª Eduarda Reis, pela colaboração essencial à obtenção deste relatório. Ao Professor Paulo Gama, meu Orientador, pelos seus comentários e sugestões que contribuíram para o desenvolvimento deste relatório. Relatório de Estágio Página 3
4 RESUMO O meu estágio realizou-se na empresa MCComputadores, S.A. (MCC), cuja actividade principal é a comercialização de soluções informáticas, instalação e assistência técnica, formação e consultadoria na área das Tecnologias de Informação e Comunicação na Região Autónoma da Madeira. O estágio teve início a 14 de Março de 2011 e uma duração de 700 horas. O objectivo do estágio era integrar-me no Sistema de Gestão da Entidade complementando com a realização de diversas tarefas na área Administrativa-Financeira. Neste relatório, para além de fazer a descrição das tarefas realizadas durante o estágio, faço uma apresentação teórica sobre os Sistemas ERP. As tarefas desempenhadas consistiram principalmente na análise do sistema de gestão da empresa, no acompanhamento do trabalho de colaboradores nas diferentes áreas da Direcção Comercial e no acompanhamento e execução de tarefas na Direcção Administrativa-Financeira. A dissertação teórica sobre os Sistemas ERP, aborda os seguintes pontos: definição, estrutura típica, características, ciclo de vida, vantagens e desvantagens, principais fornecedores, perspectivas futuras e síntese crítica. Os Anexos 1 e 2 são um complemento às tarefas desempenhadas durante o estágio: no Anexo 1, faço uma apresentação das diferentes fases dos processos de negócio da MCC e o seu enquadramento no ERP e no Anexo 2, faço uma análise económico-financeira dos últimos dois anos da empresa. Relatório de Estágio Página 4
5 Abstract My internship took place in the company MCComputadores, S.A. (MCC). Its main activity is the commercialization of IT solutions, installation and technical assistance, training and consulting in Information Technologies and Communication at Madeira Island, Portugal. The period of training began on 14 of March of 2011, lasting 700 hours. The purpose of the internship was to integrate myself in the Organization Management System, complemented with the accomplishment of several tasks in the Administrative and Financial areas. In this report, apart from a description of the tasks performed during the internship, I make a theoretical presentation of ERP systems. The tasks performed were mainly the analysis of the management system, monitoring the work of employees in different areas of the Commercial Direction and on monitoring and executing some operational tasks in the Administrative and Financial Direction. The theoretical dissertation about ERP systems that I present in this report refers to the following points: definition, typical structure, characteristics, cycle of life, advantages and disadvantages, main suppliers, future perspectives and a critical synthesis. Appendices 1 and 2 complement the tasks performed during the internship: in Appendix 1, I present the different phases of MCC s business and its environment with the ERP, and in the Appendix 2, I present a financial analysis of the last two years of the company. Relatório de Estágio Página 5
6 Índice Lista de Abreviaturas... 7 Índice de Figuras INTRODUÇÃO APRESENTAÇÃO DA EMPRESA Identificação Missão, Visão e Valores Estrutura Organizacional Breve Historial Qualidade Política da Qualidade Modelo de Negócio TAREFAS DESENVOLVIDAS Sistema de Gestão Direcção Comercial Vendas Compras Armazém Direcção Administrativa-Financeira Contabilidade Gestão Financeira SISTEMAS ERP ERP - Enterprise Resource Planning Conceito Estrutura Características Ciclo de vida Fornecedores O Futuro Síntese crítica sobre Sistemas ERP Conclusão Referências Bibliográficas ANEXO 1: O ERP da MCC ANEXO 2: Análise económica e financeira da MCC ANEXO 3: Demonstrações Financeiras da MCC Relatório de Estágio Página 6
7 Lista de Abreviaturas CA Conselho de Administração CMVM Custo das Mercadorias Vendidas e das Matérias Consumidas CRM Customer Relationship Management EC Encomenda de Compra ERP Enterprise Resource Planning EV Encomenda de Venda FML Fundo de Maneio Líquido FSE Fornecimentos e Serviços Externos GAC Grau de Alavanca Combinada GAF Grau de Alavanca Financeiro GAO Grau de Alavanca Operacional LG Liquidez Geral LI Liquidez Imediata LR Liquidez Reduzida MCC MCComputadores, S.A. NFM Necessidades de Fundo de Maneio OS Ordem de Serviço PME Pequenas e Médias Empresas RAI Resultado Antes de Impostos RAM Região Autónoma da Madeira RCP Rentabilidade dos Capitais Próprios SGQ Sistema de Gestão da Qualidade SNC Sistema de Normalização Contabilística TIC s Tecnologias de Informação e Comunicação TL Tesouraria Líquida VAB Valor Acrescentado Bruto Relatório de Estágio Página 7
8 Índice de Figuras Figura 1: Volume de Negócios Figura 2: Organigrama da MCC Figura 3: Esquema da interacção dos Processos do SGQ da MCC Figura 4: Estrutura típica de um Sistema de ERP Figura 5: Ciclo de vida de Sistemas ERP Figura 6: Vantagens e desvantagens do ERP Figura 7: Quadro do Modelo de Fornecedores Figura 8: Quota de mercado de Fornecedores em Figura 9: Metodologia de Concepção e Gestão de Projectos da MCC Figura 10: Principais actividades do Processo de Gestão da MCC Figura 11: Mapa de Indicadores (Rácios) Figura 12: Estrutura de apuramento da Tesouraria Líquida Figura 13: Grau de Alavanca Operacional Figura 14: Grau de Alavanca Financeira Figura 15: Grau de Alavanca Combinada Relatório de Estágio Página 8
9 1. INTRODUÇÃO Este relatório foi elaborado no âmbito do 2º Ciclo de Estudos da Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra Mestrado em Gestão, tendo por objectivo dar a conhecer a empresa onde realizei o estágio curricular e as actividades por mim desenvolvidas. De entre as alternativas consideradas no plano de estudos do Mestrado, optei por realizar o estágio integrado porque este seria uma oportunidade de complementar a minha formação académica com uma experiência profissional. A opção pela empresa MC-Computadores, S.A. teve por base, essencialmente dois factores: primeiro, por se tratar de uma empresa de média dimensão com sede no Funchal, local que privilegiei, uma vez que pretendo iniciar a minha actividade profissional nesta região e seria uma oportunidade de começar a me ambientar neste meio, e segundo, por ter conhecimento que era uma empresa com um sistema de gestão integrado e que utilizava uma forte componente tecnológica na gestão do seu negócio. A área Administrativa- Financeira, foi a que escolhi porque desde o início da minha formação em Gestão foi uma das minhas preferidas, principalmente a área financeira. A MC-Computadores, S.A. tem como actividade principal a comercialização de soluções informáticas, instalação e assistência técnica, formação e consultadoria na área das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC s). Em termos da estrutura deste relatório, para além deste ponto, incluo mais quatro pontos: no segundo ponto, faço uma apresentação da entidade onde realizei o estágio, através de uma breve descrição da sua actividade, da sua estrutura organizacional e do seu sistema de gestão. Relatório de Estágio Página 9
10 No segundo ponto faço a descrição detalhada das tarefas desenvolvidas ao longo do estágio: análise do sistema de gestão da empresa, acompanhamento do trabalho de um Técnico Comercial, de um Técnico de Compras e do Responsável do Armazém, na Direcção Comercial, acompanhamento e execução de tarefas operacionais, quer no Departamento da Contabilidade, através da organização e classificação dos documentos contabilísticos e conciliações bancárias, quer na Direcção Financeira, na preparação dos relatórios das contas mensais. Os Anexos 1 e 2 são um complemento às tarefas desempenhadas. No Anexo 1, faço uma apresentação do ERP da empresa que é focalizada na mais-valia da utilização deste instrumento na gestão dos processos de negócio. No Anexo 2, faço uma análise económico-financeira, que pretende expressar através da Técnica dos Rácios, a situação da MCC em relação ao seu equilíbrio financeiro de curto prazo, à sua estrutura de capitais, ao seu desempenho económico e ao risco do negócio, nos últimos dois anos. No terceiro ponto, com base no levantamento que fiz, apresento uma análise, do ponto de vista teórico, sobre os Sistemas ERP, evidenciando as vantagens da sua utilização nas organizações e os cuidados a ter na sua implementação. Faço ainda, uma referência aos sistemas disponíveis no mercado, às perspectivas futuras e uma síntese crítica que resume os factores críticos do sucesso dos sistemas integrados de informação. No último ponto apresento as conclusões finais do trabalho efectuado que inclui as minhas observações sobre o contributo deste estágio para a minha aprendizagem e as minhas sugestões de melhoria para o sistema de gestão da empresa. Relatório de Estágio Página 10
11 2. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA 2. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA Relatório de Estágio Página 11
12 2.1. Identificação 2.1. Identificação A MC-Computadores, S.A. (MCC) é uma empresa fundada em 1982, com sede no Funchal e que tem como actividade principal a comercialização de soluções informáticas, instalação e assistência técnica, formação e consultadoria na área das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC s). O actual posicionamento da MCC no mercado regional da Região Autónoma da Madeira (RAM), mercado onde desenvolve a sua actividade, caracteriza-se, de um modo global, pela orientação ao segmento das grandes empresas e instituições regionais, não descuidando outros segmentos empresariais de menor dimensão e incluindo também no seu portfólio soluções ajustadas às necessidades de clientes particulares. Em 2010, a distribuição do seu volume de negócios pelos diferentes segmentos era a seguinte: 71% instituições públicas e municipais; 17% empresas de média dimensão; 11% empresas de pequena dimensão; 1% clientes particulares. As soluções informáticas propostas procuram ir de encontro às necessidades específicas de cada cliente, fornecendo assim as denominadas soluções à medida. Estas soluções incluem o fornecimento do hardware e software, provenientes de grandes marcas de prestígio no mercado: HP, Cisco, Toshiba, EPSON, APC, Microsoft, SAGE, Primavera, Autodesk, INFOR, etc. e a componente de serviços que personalizam e diferenciam as soluções propostas. Em termos de volume de negócios, a MCC tem vindo a consolidar a sua posição no mercado regional e neste momento está a desenvolver um projecto que tem por objectivo expandir a sua actividade para o mercado nacional e internacional. Relatório de Estágio Página 12
13 No gráfico seguinte podemos ver a evolução do volume de negócios da MCC nos últimos 5 anos: Volume de Negócios Figura 1: Volume de Negócios da MCC 2.2. Missão, Visão e Valores 2.2. Missão, Visão e Valores Segundo Fleisher e Bensoussan (2004), Missão é uma declaração sobre o que a organização é, sobre a sua razão de ser, Visão representa um estado futuro desejável da organização, como se pretende que a organização seja vista e reconhecida e os Valores são as ideias fundamentais em torno das quais a organização foi construída. A MCC apresenta como Missão: Contribuir com soluções inovadoras e de qualidade superior na área das TIC s, para o desenvolvimento da Região Autónoma da Madeira. A Visão da MCC é: Ser uma empresa de referência na área das TIC s no mercado da Região Autónoma da Madeira. E os seus valores são seguintes: Competência e Integridade Ética, confidencialidade e Sigilo Responsabilidade Relatório de Estágio Página 13
14 2.3. Estrutura Organizacional 2.3. Estrutura Organizacional Para melhor perceber como se encontra organizada a MCC, nada melhor que o seu organigrama: Figura 2: Organigrama da MCC Como Sociedade Anónima, o Órgão principal de gestão da empresa é o Conselho de Administração que no caso da MCC é constituído por um Presidente e um Vice-Presidente. O Director Geral reporta directamente ao Conselho de Administração e tem por função assegurar a gestão das Direcções operacionais. A Gestão de Topo conta ainda com o apoio do Conselho e Coordenador da Qualidade que asseguram a implementação e controlo do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) da empresa, certificando-se que este mantém-se adequado e eficaz. A Missão das principais Direcções que consta do Manual da Qualidade da empresa é a seguinte: Direcção Comercial Assegura a gestão comercial da empresa de acordo com os planos e objectivos de negócio estabelecidos. É igualmente responsável por assegurar o aprovisionamento de produtos e serviços de toda a empresa. Relatório de Estágio Página 14
15 Principais Direcções: Comercial, Admin./Financeira, Hardware, Software, Projectos Especiais, Inovação Tecnológica. Direcção Administrativa - Financeira Assegura a gestão e controlo económico/ financeiro do negócio, controlo do processo de facturação e cobranças, gestão administrativa dos armazéns e gestão administrativa do pessoal. Direcção de Hardware Assegura a instalação e assistência técnica de Hardware. Direcção de Software Assegura a instalação e assistência técnica de Software. Direcção de Projectos Especiais Assegura a instalação e assistência técnica de produtos específicos de Software, nomeadamente gestão hoteleira e gestão documental. Direcção de Inovação Tecnológica Tem como principal missão a instalação e assistência técnica na área de sistemas, segurança e telecomunicações, e a investigação de novas soluções. O quadro de pessoal da empresa é constituído por uma equipa de 36 profissionais, distribuído pelas diferentes áreas organizacionais. As acreditações técnicas indispensáveis para a empresa manter o seu estatuto privilegiado junto das diferentes marcas que representa e nos serviços que presta, por um lado, e a permanente evolução tecnológica e a diversidade de produtos emergentes nesta área de negócio, por outro, são factores que originam a necessidade de formação contínua e a manutenção do seu quadro de pessoal. De acordo com o Administrador da empresa, A MCC tem procurado manter a estabilidade do seu quadro de pessoal, assegurando assim a continuidade do seu negócio e transmitindo ao mercado uma imagem de confiança, segurança e credibilidade. O forte espírito de equipa dos seus colaboradores tem contribuído fortemente para a dinâmica da sua gestão e da melhoria contínua, reforçando a imagem de referência que a empresa tem neste sector de actividade. Relatório de Estágio Página 15
16 2.4. Breve Historial 2.4. Breve Historial Com um historial de quase trinta anos, a MCC é considerada uma das empresas de referência no mercado das TIC s a nível nacional, tendo participado sempre nos grandes projectos informáticos desenvolvidos na RAM. De seguida, faço um resumo, por décadas, dos principais marcos que a empresa teve no exercício da sua actividade: ª Software House na RAM - Desenvolvimento de soluções de facturação e pessoal Instalação do 1º PC na RAM e comercialização de PC's Desenvolvimento de aplicações de controlo de processos para a Administração Pública e soluções para o mercado hoteleiro Lançamento do 1º PC Portátil para a Região Comercialização de soluções de desenho - produtos AutoCad Integração na Central de Compras do Estado Implementação da rede integrada de comunicações no Governo da RAM 1ª Empresa regional a certificar-se na norma ISO 9001 Implementação dos projectos de combate à infoexclusão "Uma Família Um Computador" e "um Computador para Todos" Implementação da Loja do Cidadão na RAM Implementação do sistema worlflow e gestão de processos no Município do Funchal Reposicionamento de mercado e mudança da identidade comercial da empresa Implementação da nova tecnologia de Datacenter - Blades com virtualização em várias organizações Participação no Projecto "Posto de trabalho electrónico no Hemiciclo" da Assembleia Legislativa da RAM Implementação da infra-estrutura de rede de comunicações na Ilha do Porto Santo, no âmbito do projecto Governo Electrónico da Madeira: 2.5. Qualidade Relatório de Estágio Página 16
17 2.5. Qualidade A MCC tem o seu Sistema de Gestão certificado pela Norma NP EN ISO 9001:2008. O Manual da Qualidade que é a base do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) descreve com clareza a sua política, orientações e responsabilidades, cuja prática permite garantir a satisfação dos clientes, indo por um lado, ao encontro das suas expectativas e por outro, através da melhoria contínua, superá-las com produtos que originem mais-valias Política da Qualidade A MCC rege-se por princípios que voluntariamente e conscientemente adopta, que a diferenciam e personalizam no seu âmbito de Mercado, e que identifica como: Satisfação dos Clientes, através da adopção de uma atitude próactiva, individual e colectiva, face às necessidades dos Clientes; Dedicação ao Cliente, ética, confidencialidade e sigilo; Satisfação e motivação dos Colaboradores, através da melhoria contínua das condições de ambiente interno que permitam o crescimento humano e profissional de todos os Colaboradores; Bom relacionamento com os Fornecedores; Qualidade dos produtos e serviços que oferece, tecnicamente inovadores Modelo de Negócio A gestão da MCC, e o seu próprio modelo de negócio, assenta numa lógica de Processos. Relatório de Estágio Página 17
18 Os Processos de Negócio, que se encontram documentalmente descritos em documentos designados Processos podem ser detalhados ao nível de Procedimentos e/ou Instruções de Trabalho. Assim, a cada Processo de Negócio pode estar associado um conjunto de Procedimentos que definem acções e responsabilidades e/ou Instruções de Trabalho que pormenorizam determinadas tarefas indispensáveis à eficaz e eficiente prestação de serviços ao cliente. Todos os Processos têm como entradas os requisitos regulamentares e normativos aplicáveis, bem como as exigências do produto, do cliente, da organização e as oportunidades de melhoria. Monitorização, Medição e Controlo Cliente Necessidades/Requisitos PRC-VND VENDAS P-CDR Controlo Docs, Dados e Registos PRC-CMP COMPRAS P-ACP AP, AC, NC, e Recl. PRC-GES GESTÃO PRC-INS INSTALAÇÃO P-AUD Auditorias Internas P-GRH Gestão Recursos Humanos PRC-ATC ASSISTÊNCIA TÉCNICA Clientes Necessidades / Requisitos Satisfeitos Melhoria Contínua Figura 3: Esquema da interacção dos Processos do SGQ da MCC PRC-GES Processo de Gestão: engloba as actividades de planeamento, gestão e controlo do sistema de gestão da qualidade realizadas pela gestão de topo da empresa. PRC-VND Processo de Vendas: engloba as actividades que dão corpo à estratégia comercial da empresa. Relatório de Estágio Página 18
19 PRC-CMP Processo de Compras: engloba as actividades relacionadas com as compras para auto-aprovisionamento e para a satisfação dos pedidos de clientes. PRC-INS Processo de Instalação: engloba as actividades referentes à instalação de hardware e software das soluções comercializadas, serviços de formação e consultoria. PRC-ATC Processo de Assistência Técnica: engloba as actividades de assistência pós-venda das soluções comercializadas. Relatório de Estágio Página 19
20 3. TAREFAS DESENVOLVIDAS 3. TAREFAS DESENVOLVIDAS Relatório de Estágio Página 20
21 O estágio que realizei incidiu principalmente na análise do sistema de gestão da empresa e no acompanhamento das tarefas desempenhadas em duas direcções operacionais, na Direcção Comercial e na Direcção Administrativa-Financeira. Nesta última, tive ainda a oportunidade de executar algumas tarefas operacionais. Neste capítulo irei descrever as principais tarefas desenvolvidas nestas áreas. Nos Anexo 1 e 2 faço uma apresentação mais detalhada de duas áreas que seleccionei para aprofundar: a utilização do ERP/CRM nas diferentes fases dos processos de negócio da empresa e uma análise económico-financeira dos últimos dois anos, utilizando a técnica dos rácios Sistema de Gestão 3.1. Sistema de Gestão A primeira semana do Estágio teve como objectivo principal conhecer a empresa de uma forma geral. Tive uma reunião inicial com a Administração, onde trocámos impressões sobre a minha formação e experiência e foi feita uma apresentação geral da empresa seguida de uma visita às instalações. Posteriormente estive com a Coordenadora da Qualidade e com a Directora Administrativa-Financeira onde nos focalizámos na análise do sistema de gestão da empresa. Disponibilizaram-me todos os documentos que formalizam o planeamento, desenvolvimento e controlo dos diferentes processos de negócio e dos respectivos procedimentos de trabalho. Foi com base nesta documentação e nas tarefas que posteriormente desenvolvi que decidi me debruçar sobre os sistemas ERP e analisar a sua aplicabilidade na MCC. Nesta primeira semana, para além da análise da documentação do sistema de gestão tive ainda a oportunidade de consultar os Relatório de Estágio Página 21
22 indicadores de gestão dos processos de negócio e as demonstrações financeiras da empresa dos últimos anos. Em termos de equipamentos e meios de trabalho, disponibilizaramme um posto de trabalho, com secretária, computador e acesso ao sistema informático, quer em termos de intranet/internet quer no sistema de gestão da empresa Direcção Comercial 3.2. Direcção Comercial Na MCC, de uma forma geral, todos procuram incluir nas suas funções uma vertente comercial, mas é na Direcção Comercial que se consolidam os procedimentos operacionais de toda a logística relacionada com o processo de Vendas e de Compras da empresa. Nesta área iniciei o meu estágio com uma reunião com a Directora Comercial onde fui informada da missão desta direcção, das diversas funções existentes, das tarefas que iria acompanhar/desenvolver e fui apresentada a todos os colaboradores da Direcção. Durante o estágio tive a oportunidade de acompanhar, no desempenho das suas funções, um Técnico Comercial, um Técnico de Compras e o Responsável do Armazém da MCC Vendas O processo de venda começa na fase da pré-venda. Esta fase tem por objectivo detectar potenciais necessidades dos clientes e a sua consequente fidelização. Promove-se o relacionamento directo e pessoal, através da realização de um conjunto de eventos, como feiras, visitas periódicas a clientes e inquéritos de acompanhamento e satisfação dos clientes. Na fase da Venda propriamente dita, os Técnicos Comerciais são responsáveis pela realização das propostas e do seu Relatório de Estágio Página 22
23 acompanhamento, não apenas até a fase da adjudicação, mas também na fase da implementação e acompanhamento pós-venda. Nesta função, a colaboração estreita com as Direcções Técnicas é fundamental quer na fase de levantamento de necessidades, quer nas propostas das soluções apresentadas. A utilização do CRM e do ERP é bem visível nesta área, evidenciando as vantagens para a competitividade da empresa, principalmente nos tempos de resposta às solicitações recebidas e no tratamento e integração da informação que facilitam a tomada de decisão e a melhoria dos processos de trabalho. No processo de Vendas acompanhei o trabalho de uma Técnica Comercial nas seguintes tarefas: Registo dos pedidos de clientes no CRM; Envio de informação à área financeira para abrir ficha de Cliente, caso seja necessário; Elaboração, envio e registo das propostas no ERP; Registo das adjudicações no CRM; Elaboração das Encomendas de Venda no ERP; Análise dos indicadores e das mensagens de alerta no CRM sobre a situação das propostas realizadas Compras Devido à especificidade do negócio da empresa, as compras de bens e serviços são feitas na própria Direcção Comercial. A Compra está directamente relacionada com uma venda realizada e também requer o conhecimento das características técnicas dos produtos. A empresa dispõe de uma base de dados dos seus Fornecedores, mas precisa regularmente de consultar o mercado para conseguir as Relatório de Estágio Página 23
24 melhores condições, quer em termos técnicos quer em termos financeiros. Os Técnicos de Compras trabalham directamente com os Técnicos Comerciais e são responsáveis pela realização e acompanhamento das Encomendas aos Fornecedores. Constatei que a Formação técnico-profissional dos colaboradores da Direcção Comercial é fundamental para que a solução vendida ao cliente esteja em conformidade com as necessidades a satisfazer e que o relacionamento com as Direcções Técnicas é muito importante para a elaboração das propostas. No processo de Compras acompanhei o trabalho de uma Técnica de Compras nas seguintes tarefas: Análise das Encomendas de Venda para proceder à sua satisfação; Consultas aos Fornecedores quando não existe em armazém o material pretendido; Envio de informação à área financeira para abrir ficha de Fornecedor, caso seja necessário, e sobre as condições de pagamento; Realização das Encomendas de Compra e o seu registo no ERP; Acompanhamento das encomendas pendentes. Verificar se os prazos de entrega estão a ser cumpridos Armazém O Armazém da empresa, embora seja supervisionado a nível administrativo pela Direcção Administrativa-Financeira, está directamente ligado à Direcção Comercial, quer na parte das Compras, quer na parte das Vendas. Relatório de Estágio Página 24
25 É neste Departamento que é feita a recepção, verificação e armazenamento dos produtos recebidos e posteriormente a sua expedição. Todo o trabalho realizado é registado no ERP: entradas de quantidades em armazém e validação dos valores das facturas com as Encomenda de Compra, digitalização dos documentos externos, tratamento de não conformidades e expedição das mercadorias referentes às Encomendas de Venda através da emissão de Guias de Remessa. A empresa utiliza o código de barras para identificar os bens no sistema informático que posteriormente servirá para controlar todo o circuito, incluindo os períodos de garantia dos bens. Periodicamente são realizados inventários físicos aos bens armazenados. No Armazém também só acompanhei o trabalho do Responsável do Armazém em algumas tarefas: Recepção e verificação dos materiais e registo no sistema informático das respectivas entradas, bem como da conferência das facturas dos fornecedores; Expedição dos materiais referentes às encomendas de clientes com a emissão das Guias de Remessa; Verifiquei ainda a metodologia utilizada na organização física dos materiais em stock e a forma como os produtos estão organizados por famílias no sistema informático Direcção Administrativa-Financeira 3.2. Direcção Administrativa -Financeira A Direcção Administrativa - Financeira da MCC assegura a gestão e controlo económico/financeiro do negócio, controlo do processo de facturação e cobranças, gestão administrativa dos armazéns e gestão administrativa do pessoal. Nesta direcção existem dois departamentos, o da Contabilidade que incorpora toda a parte Relatório de Estágio Página 25
26 operacional e a Gestão Financeira que é responsável pelo planeamento, controlo e reporte da informação Contabilidade Neste departamento foi onde passei a maior parte do estágio e onde desempenhei tarefas operacionais. A Responsável da Contabilidade e a Técnica de Contas foram pessoas que tiveram um papel muito importante na minha integração neste Departamento e nos conhecimentos que adquiri. De seguida faço um breve resumo das tarefas em que fui envolvida: a) Recepção de documentos A MCC recebe os documentos através do correio ou correio electrónico que passam pela Secretária de Direcção, que depois reencaminha para as respectivas direcções através de meios electrónicos. Os documentos físicos são todos encaminhados para a Contabilidade que irá proceder ao respectivo arquivo. Para além do arquivo físico, é política da empresa digitalizar todos os documentos externos que sejam importantes, no sentido de facilitar o seu acesso futuro e de racionalizar a utilização do papel. Durante o estágio, estive com a Secretária de Direcção e ajudei na separação da correspondência que chegava via CTT, na digitalização dos documentos, no seu arquivo electrónico e na distribuição por para as respectivas Direcções. Relatório de Estágio Página 26
27 b) Organização da informação contabilística Na MCC são normalmente utilizados vários diários, tais como caixa, bancos, compras, imobilizado, serviços e operações diversas, que permitem organizar e consultar a documentação de uma forma rápida e objectiva. No diário de caixa são arquivados todos os documentos relativos aos pagamentos e recebimentos em numerário. O diário de Bancos inclui todos os documentos relativos às entradas e saídas efectuadas pelo Banco. Existe um diário individualizado para cada Banco. O diário de compras contempla todas as facturas de mercadorias e serviços relacionadas com o custo das vendas. O diário de imobilizado inclui as facturas relativas aos bens e serviços referentes ao imobilizado da empresa. O diário de serviços engloba todas as facturas de bens e serviços que não estão relacionadas com o custo das vendas nem com o imobilizado, como sejam os fornecimentos e serviços de terceiros. No diário de operações diversas estão incluídos todos os documentos que não se encontram nos outros diários, como sejam a integração dos salários ou regularizações. Existem ainda diários cuja informação é referente à integração automática das facturas de vendas da empresa. Para cada série de facturas/notas de crédito emitidas é utilizado um diário diferente. Durante o período do estágio que estive na Contabilidade fiquei responsável pelo arquivo da documentação contabilística. Sempre que tinha dúvidas, solicitava o apoio do Responsável do Departamento que prontamente me ajudava. Relatório de Estágio Página 27
28 c) Classificação dos documentos contabilísticos Depois de organizar/arquivar os documentos, procede-se à sua classificação. A classificação dos documentos consiste em atribuir os respectivos códigos previstos no plano de contas da MCC nos movimentos a débito e a crédito, bem como identificar os respectivos centros de custo, códigos de fluxos de caixa e demais classificações que irão permitir agrupar a informação que servirá de suporte para a informação de gestão e fiscal. Nos documentos são inscritos a caneta vermelha os respectivos códigos. Foi nesta área que dediquei grande parte do meu tempo. Comecei por verificar a classificação dos documentos que já estavam arquivados relativos a meses anteriores e analisei o plano de contas da empresa. Posteriormente, eu própria já classificava os documentos que eram depois verificados pela Técnica de Contas da empresa. Foi um sistema de aprendizagem muito eficaz. Fiquei satisfeita com o meu desempenho porque nos últimos meses as correcções ao meu trabalho eram mínimas e as sugestões que apresentei nalgumas situações foram bem aceites e implementadas. d) Numeração e lançamento dos documentos Após a classificação dos documentos, procede-se ao seu lançamento no sistema de contabilidade que faz parte do ERP Navision utilizado na MCC. Os documentos são identificados com a numeração sequencial de cada diário. Não cheguei a desempenhar esta tarefa de uma forma sistemática, apenas acompanhei o seu registo e fiz alguns lançamentos pontuais. Relatório de Estágio Página 28
29 e) Conciliação bancária A conciliação bancária consiste em validar os registos efectuados pela empresa com os movimentos do extracto bancário. Com base no extracto bancário e no extracto contabilístico de cada Banco, picamos os registos em comum e deixamos em aberto os valores que não se encontram registados na contabilidade e vice-versa. Na MCC são realizadas conciliações bancárias mensalmente de forma a identificar os documentos em falta e eventuais erros nos lançamentos. Durante o estágio, aprendi a fazer as conciliações bancárias e fiz a conciliação de três meses dos lançamentos de todos os Bancos com movimentos. A metodologia que aprendi era bastante eficaz, na medida em que a empresa utiliza o excel como ferramenta de apoio, tornando esta tarefa mais rápida e sem margem de erro. f) Processamento de salários A MCC antes de efectuar o processamento de salários tem em atenção alguns factores, tais como o número de faltas, baixas médicas, férias, etc. Este procedimento é realizado na última semana de cada mês, no software de gestão de recursos humanos. No final do processamento são emitidas as listagens que servirão de base ao pagamento dos impostos (IRS e Segurança Social) e aos colaboradores e à integração dos respectivos custos na contabilidade. Aqui, só acompanhei o Responsável da Contabilidade nesta função. Pude verificar as potencialidades do sistema informático e os cuidados a ter no respectivo processamento. Relatório de Estágio Página 29
30 Tive pena de não ter tido mais tempo para participar de uma forma mais activa nesta área, mas os conhecimentos que tinha não eram suficientes e o tempo do estágio também limitava o tempo que tinha para dedicar-me a este assunto. No entanto, fiquei com uma noção dos conhecimentos necessários para desempenhar esta função, quer em termos de Direito do Trabalho quer em termos de Fiscalidade. g) Facturação A facturação da empresa divide-se em três grupos principais: produtos e serviços de instalação, serviços de assistência técnica e contratos de serviços. Existe ainda a emissão de documentos financeiros como por exemplo as notas de débito e de crédito. A facturação dos bens e serviços de instalação de novas soluções é feita com base na Encomenda de Venda realizada pela Direcção Comercial e na respectiva Guia de Remessa emitida pelo Armazém. Os serviços pós-venda são facturados na Direcção Financeira. Os contratos de serviços, de acordo com a periodicidade aí definida, e os serviços de assistência técnica com base nas Ordens de Serviço terminadas e devidamente validadas pelo Cliente e Responsáveis das Direcções Técnicas. Quinzenalmente são analisadas todas as encomendas de venda já satisfeitas e não facturadas para identificar possíveis situações de atrasos. As notas de crédito emitidas que têm origem na devolução de produtos são feitas com base na nota de devolução e respectiva guia de devolução. Sempre que se trate da anulação de serviços ou outros Relatório de Estágio Página 30
31 casos específicos é da responsabilidade da Direcção Financeira a sua emissão. Na área da facturação só acompanhei o trabalho da emissão das facturas e não cheguei a fazer as facturas propriamente ditas. No entanto fiquei com os conhecimentos suficientes para perceber que a organização e a forma como é feita, tem muito a ver com o tipo de negócio e com a estrutura da empresa. A formação das pessoas envolvidas é fundamental quer ao nível da formação técnica (dos produtos, serviços e do imposto do IVA), quer ao nível da sensibilidade para a importância que a facturação tem no ciclo comercial. h) Controlo de contas a receber Mensalmente é analisada a antiguidade de saldos das contas correntes dos clientes. Quando os prazos acordados encontram-se ultrapassados, os clientes são contactados por telefone ou por para procederam à regularização das suas contas correntes. Na maioria dos casos é enviada uma mensagem de pedido de pagamento acompanhada do respectivo extracto. Em muitas situações são utilizados instrumentos financeiros para minimizar os atrasos de pagamento, como sejam o factoring ou desconto de facturas. Na maioria dos clientes são cobrados juros de mora pelos atrasos nos pagamentos. Sempre que o prazo de pagamento é excessivamente ultrapassado são suspensos todos os fornecimentos/serviços aos clientes até a sua regularização. Em casos mais graves é necessário recorrer aos serviços judiciais para accionar as respectivas cobranças. Relatório de Estágio Página 31
32 Os clientes com crédito suspenso são bloqueados no sistema informático. Sempre que são movimentados é enviada uma mensagem de alerta. A empresa privilegia os recebimentos através de transferência bancária, incentivando os clientes a fazê-lo nos mais diversos bancos, junto dos quais dispõe de conta aberta. No controlo das contas a receber fui envolvida na análise e controlo das contas correntes dos clientes. Com base na listagem da antiguidade de saldos, identificava as situações que ultrapassavam os prazos acordados para serem tomadas as devidas acções. i) Controlo de contas a pagar Os prazos de pagamentos da empresa são negociados na fase de contratação, normalmente são 60 dias, mas existem algumas excepções, principalmente quando se tratam de fornecedores com pouco movimento. Todos os meses, com base numa listagem das contas correntes dos fornecedores, é feita a selecção dos que serão pagos messe mês. Antes de efectuar os pagamentos é verificada a situação da tesouraria: se tem disponibilidades suficientes ou se é necessário utilizar outra fonte de financiamento, como por exemplo as contas correntes caucionadas. A empresa realiza os pagamentos através de transferência bancária, utilizando os diversos Bancos com os quais trabalha. No controlo das contas a pagar também fui envolvida na análise e controlo das contas correntes dos fornecedores. Com base nas cópias das facturas a pagar, identificava as situações que ultrapassavam os prazos acordados para serem pagas e posteriormente ajudava a Relatório de Estágio Página 32
33 Responsável da Contabilidade na análise da tesouraria e na realização das transferências bancárias. Depois de identificados os Fornecedores e valores a pagar era carregado no ficheiro de pagamentos, a ser feito pelo netbanking. j) Informação fiscal O Técnico Oficial de Contas da empresa é o responsável por todo o tratamento e reporte da informação fiscal da empresa, bem como do cumprimento dos respectivos prazos legais. Mensalmente, são entregues/enviadas as declarações do IVA, do IRS, Imposto de Selo e as Contribuições para a Segurança Social. A empresa anualmente envia o Modelo 10, referente aos rendimentos e retenções efectuadas no ano anterior, a declaração Modelo 22 (apuramento do IRC) e o IES (Informação Empresarial Simplificada). Na área fiscal tive apenas a oportunidade de acompanhar o preenchimento da declaração do IVA. Sobre a restante documentação foi-me explicado o seu preenchimento e disponibilizaram-me as declarações para consulta Gestão Financeira a) Relatórios mensais Mensalmente a Directora Financeira procede à elaboração de relatórios que evidenciam a situação da empresa: demonstração de resultados por direcção e situação de tesouraria. Para além da informação do mês actual e acumulado à data, são estabelecidos comparativos com o ano anterior e com o orçamento elaborado no início do ano. Relatório de Estágio Página 33
34 Esta informação é retirada directamente do ERP da MCC e de um conjunto de tabelas dinâmicas efectuadas numa folha de cálculo do Excel. No período que acompanhei a Directora Financeira tive a oportunidade de fazer para um mês a demonstração de resultados por direcção, a situação de tesouraria da empresa e o respectivo relatório. b) Indicadores trimestrais Trimestralmente é também realizado pela Directora Financeira um conjunto de indicadores que têm por objectivo avaliar a evolução da facturação por segmento de cliente e por famílias de produto, bem como analisar o prazo médio de recebimentos. Embora não fosse envolvida no tratamento destes indicadores tive acesso aos relatórios elaborados para os poder analisar. c) Relatórios e Contas anuais Juntamente com o relatório referente ao mês de Dezembro e indicadores do último trimestre, é feita uma análise global do desempenho da situação económico-financeira da empresa de todo o ano que servirá de base à emissão do Relatório de Gestão da Administração. Anualmente, também é a Directora Financeira que elabora as Demonstrações Financeiras e respectivo anexo das contas anuais. Quando comecei o estágio ainda se estavam a ultimar as demonstrações financeiras referentes a 2010 e acompanhei a sua elaboração. Como era o primeiro ano que a empresa adoptava o SNC, foi muito importante este trabalho porque aprendi as alterações em Relatório de Estágio Página 34
35 termos do plano de contas, novas regras de contabilização e elaboração dos documentos. Ainda nesta área fiz a análise económico-financeira dos últimos dois anos da empresa, utilizando a técnica dos rácios (apresento esta análise no anexo 2 deste relatório). d) Orçamento e Plano Estratégico Embora não tenha acompanhado a realização destes documentos, durante o estágio tive oportunidade de analisá-los e verificar os dados e ferramentas de suporte à sua emissão. e) Gestão de tesouraria/operações de financiamento Em relação à gestão de tesouraria da empresa, a Directora Financeira explicou-me que na situação específica da actividade da MCC, principalmente devido ao facto de esta ter um prazo médio de recebimento bastante elevado, contrastando com um prazo médio de pagamentos curto, a empresa recorre a meios de financiamento que lhe permitem fazer uma eficiente gestão de tesouraria. Para além de utilizar soluções financeiras de curto prazo, tipo contas correntes caucionadas, factoring e confirming, a empresa tem contratado linhas de crédito a médio prazo ao abrigo do Programa PME INVEST, com taxas de juro bonificadas. Os encargos financeiros destas fontes de financiamento são normalmente repercutidos no valor dos bens/serviços vendidos ou na aplicação de juros de mora. Quando fazia a análise da antiguidade de saldos das contas a receber, também assinalava os clientes aos quais se deviam cobrar juros de mora. Situação que era posteriormente validada pela Directora Financeira. Relatório de Estágio Página 35
36 f) Estudo económico/candidatura a um programa de fundos comunitários Durante o estágio tive ainda a oportunidade de participar na elaboração de uma candidatura a um programa comunitário para cofinanciamento de um projecto de investigação. Para além do preenchimento do formulário de candidatura, colaborei na realização das projecções económicas da empresa a dez anos. Uma das tarefas que fiz, a pedido da Directora Financeira foi adaptar a folha de cálculo que servia de base às projecções ao SNC. Relatório de Estágio Página 36
37 4. SISTEMAS ERP 4. SISTEMAS ERP Relatório de Estágio Página 37
38 4.1. ERP - Enterprise Resource Planning A opção de desenvolver este tema surgiu na fase inicial do meu estágio quando comecei a analisar o sistema de gestão da MCC e me apercebi das mais-valias que o ERP da empresa tinha no desenvolvimento da sua actividade. A minha intenção é abordar este tema do ponto de vista de um Gestor, evidenciando sobretudo os pontos a ter em consideração na implementação de um ERP e as vantagens que poderá trazer às organizações Conceito Segundo Davenport (1998), ERP (planeamento de recursos empresariais), normalmente designado por Sistema Integrado de Gestão, são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização num único sistema. ERP uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa Em termos gerais, um sistema ERP é uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automatização e armazenamento de toda a informação do negócio. Um sistema ERP permite realizar as operações funcionais nas diversas fases do negócio, como sejam, as vendas, as compras, controlo de stocks, controlo de produção, contabilidade, etc., gerir os seus interfaces e fornecer a informação, em tempo real, necessária à tomada de decisão. O desenvolvimento das tecnologias de informação e das comunicações tiveram um papel fundamental na evolução deste conceito que começou inicialmente por se aplicar apenas à área produtiva e que actualmente se estende a todas as áreas de negócio. Relatório de Estágio Página 38
39 As organizações têm agora ao seu dispor uma ferramenta que permite reunir todas as aplicações que tinham a funcionar de uma forma isolada, num sistema único e integrado que quando implementado de uma forma adequada, constitui uma das maiores vantagens competitivas na gestão das empresas. Hoje, é comum associar o conceito de e-business (negócio electrónico) ao conceito ERP, na medida em que cada vez mais as empresas procuram trabalhar com a informação em tempo real e isso só é possível se existir uma plataforma que reúna toda a informação, mantenha-a actualizada e facilite o seu acesso Estrutura Segundo Silva e Alves (2001), os sistemas ERP são compostos por uma base de dados única e por módulos que suportam as diversas actividades das empresas. Os módulos permitem, em tempo real, desenvolver e gerir o negócio de forma integrada, tornando as informações mais consistentes e possibilitando a tomada de decisão com base em dados que reflectem a realidade da empresa num dado momento. A figura seguinte, apresenta uma estrutura típica do funcionamento de um sistema ERP. Para além das áreas apresentadas, alguns sistemas ERP possuem ainda módulos adicionais, tais como a Gestão e Controlo da Qualidade, Gestão de Projectos, Gestão da Manutenção que suportam as diversas actividades das empresas. Relatório de Estágio Página 39
40 Figura 4: Estrutura típica de um Sistema de ERP Fonte: Silva e Alves, 2001 É importante salientar que a estrutura de dados e a arquitectura dos processos deverá ter como suporte uma infra-estrutura física adequada, quer em termos de capacidade de armazenamento quer ao nível das comunicações e da segurança da informação. Esta infra-estrutura é concentrada num centro de processamento de dados, normalmente designado por Data Center, obedecendo a determinados requisitos de segurança, entre os quais estão incluídos as metodologias de backup e a utilização do software de segurança adequado Características De acordo com a opinião de vários especialistas em ERP, entre eles a MCComputadores, na pessoa do seu Director de Software, os sistemas ERP devem possuir as seguintes características que são fundamentais para o sucesso da sua implementação: Relatório de Estágio Página 40
41 Flexibilidade ser flexível de forma a responder às necessidades de mudança das empresas; Modularidade ter uma arquitectura aberta. Isto significa que qualquer módulo pode ser ligado sempre que necessário sem afectar os restantes e também facilitar a expansão e/ou adaptabilidade dos módulos existentes; Compreensivo estar apto a suportar diferentes estruturas organizacionais das empresas e também para uma vasta área de negócios; Conectividade o sistema não se deve confinar ao espaço físico da empresa mas também permitir a ligação com outras entidades; Selecção das melhores práticas de gestão deve ser baseada numa selecção dos melhores processos de negócio, na medida em que a estrutura do ERP, impõe-se de certa forma, na estrutura e cultura organizacional das empresas. Este conjunto de características é decisivo na escolha do ERP, pelo que as organizações devem tê-las em atenção na decisão de optar por um determinado tipo software Ciclo de vida Segundo Souza e Zwicker (2000), o ciclo de vida de um sistema de ERP representa as diversas etapas pelas quais passa um projecto de desenvolvimento e utilização dos sistemas de informação. As etapas são três: decisão e selecção, implementação e de utilização, conforme se demonstra na figura seguinte: Relatório de Estágio Página 41
42 Figura 5: Ciclo de vida de Sistemas ERP Fonte: Souza e Zwicker (2000) Etapa 1: Decisão e Selecção Nesta etapa, a empresa decide implementar o sistema ERP como ferramenta e selecciona o software que melhor se adapta à sua organização. Nesta fase devem ser tidas em consideração algumas questões, como sejam a decisão do ponto de vista da compatibilidade entre a organização e as características do sistema de software, a adequação das suas funcionalidades aos requisitos da empresa, os custos de implementação, a qualidade do suporte pós-venda e as necessidades de formação dos recursos humanos. Etapa 2: Implementação A implementação corresponde à segunda etapa do ciclo de vida de sistemas ERP. Trata-se do processo pelo qual os módulos do sistema são colocados em funcionamento dentro da organização. Esta fase envolve a adaptação dos processos de negócio ao sistema, personalização do sistema, a conversão dos dados iniciais, a configuração do hardware e a formação dos recursos humanos. Esta etapa abrange todas as tarefas que vão desde o final da elaboração do plano de implementação até o início da utilização do sistema. Relatório de Estágio Página 42
43 Etapa 3: Utilização Nesta etapa o sistema começa a fazer parte do dia-a-dia das empresas. No entanto, não significa que todas as possibilidades de uso foram identificadas e estão adequadas à empresa, pois sempre haverá alguma coisa a ser alterada ou melhorada. Esse conhecimento só é alcançado após um certo período de uso contínuo da tecnologia. A etapa da utilização incrementa a etapa de implementação com novas necessidades e possibilidades que podem ser resolvidas por novos módulos e ajustes de parâmetros ou pela personalização do software. Nesta etapa a organização é capaz de conhecer os benefícios da implementação do sistema ERP, devido à melhoria do negócio e à facilidade de acesso aos dados operacionais. O factor desfavorável é que os custos aumentam sempre que é actualizado o sistema. Quando a organização decide actualizar o sistema, existe sempre a oportunidade de analisar outros fornecedores de ERP. Vantagens e desvantagens Segundo, Davenport & Prusak (1998), se mais de um terço do total de recursos de tempo e dinheiro de um projecto for gasto em tecnologia, este torna-se num projeto de TI e não num projecto de conhecimento. Efectivamente, o sucesso da implementação de um sistema ERP depende da capacidade dos gestores terem presente que o objectivo é obter um sistema em que o factor crítico é a gestão e disponibilidade da informação, através de uma eficiente gestão dos recursos e da optimização dos processos de trabalho. Mesmo depois de instalado, a manutenção e actualização do sistema é fundamental para que o ERP numa organização não se torne numa Relatório de Estágio Página 43
44 dor de cabeça para os seus gestores e ponha em causa a competitividade do negócio. Apresento abaixo um resumo das principais vantagens e desvantagens da implementação de um sistema ERP: Vantagens Elimina o uso de interfaces manuais; Reduz custos; Optimiza o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência); Reduz os limites de tempo de resposta ao mercado; Elimina a redundância de actividades; Optimiza o processo de tomada de decisão; Reduz as incertezas do lead-time. Desvantagens Dependência perante o fornecedor do ERP; Processo de implementação é longo e complexo; Os módulos tornam-se dependentes uns dos outros, porque cada departamento depende das informações do módulo anterior; Adopção de best pratices aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas de um segmento; Excesso de controlo sobre as pessoas; Custos altos que não comprovam muitas vezes a relação custo/benefício; Não torna uma empresa verdadeiramente integrada só pela utilização do ERP. Figura 6: Vantagens e desvantagens do ERP Relatório de Estágio Página 44
45 Fornecedores No mercado já existem vários fornecedores dos sistemas ERP. O quadro seguinte ilustra o seu agrupamento: SAP Oracle Oracle ebusiness Suite Oracle JD Edwards Oracle Peoplesoft Microsoft Dynamics Modelo de Fornecedores Tier I Tier II Tier III Epicor Sage Infor IFS QAD Lawson Ross ABAS Activant Sol. Inc. Baan Bowen and Groves Compiere Exact Netsuite Visibility Blue Cherry HansaWorld Intuitive Syspro Figura 7: Quadro do Modelo de Fornecedores Fonte: Na figura abaixo, constatamos que os vendedores do Tier I e Tier II, em junção, dominam a quota de mercado de implementação por 64%, enquanto que o Tier III e outros têm 36% do mercado. Verificase ainda que a quota de mercado do Tier I representa a quota mais elevada, com 53% no total (SAP + Oracle + Microsoft Dynamics). Principais Fornecedores de ERP s Tier III e Outros 36% Tier II 11% Microsoft Dynamics 11% SAP 24% Oracle 18% Figura 8: Quota de mercado de Fornecedores em 2010 Fonte: Relatório de Estágio Página 45
46 Breve referência aos fornecedores com maior quota no mercado dos ERp s: SAP - A SAP (Systems, Applications and Products) é uma empresa alemã que criou um software de gestão com o mesmo nome. Actualmente é líder mundial de mercado em soluções de negócios e multi-empresas. Oracle -A Oracle é uma empresa americana especializada no desenvolvimento de software e comercialização de hardware. As aplicações ERP desta empresa, são na sua maioria para fabricantes e consumidores de produtos. Microsoft Dynamics - trata-se de uma linha de software da Microsoft destinadas à gestão empresarial. Entre os vários softwares de gestão disponíveis, encontram-se soluções de CRM e de ERP O Futuro O grande desafio que se coloca actualmente para os sistemas ERP, para além de se aperfeiçoarem na capacidade de serem adaptados a qualquer tipo de negócio, é sem dúvida a sua integração com o mercado externo. A verdadeira integração dos processos de uma organização só será efectivamente conseguida quando estes tiverem uma ligação directa com o exterior, com os seus clientes e fornecedores. A competitividade das organizações está cada vez mais assente no tempo de resposta que têm para com o mercado e a solução passa por automatizar e integrar todos os interfaces que ligam o sistema interno ao exterior. Como já referi no início deste capítulo, o conceito e-business no mercado empresarial, é sinónimo de internacionalização e alargamento dos mercados em que as empresas desenvolvem a sua Relatório de Estágio Página 46
47 actividade e está directamente ligado à utilização de sistemas integrados de gestão dos negócios. Em termos de utilização dos sistemas ERP, as tendências apontam para que em termos futuros as pequenas e médias empresas (PME) sejam o foco de atenção dos fabricantes de ERP, uma vez que no segmento das grandes empresas, a maioria já implementou o sistema ERP e neste momento já é possível oferecer soluções mais baratas e ao alcance das PME s Síntese crítica sobre Sistemas ERP No início do estágio não tinha qualquer conhecimento sobre a sigla ERP nem qual era o seu objectivo. Através da análise do sistema de gestão da MCC e de uma pesquisa sobre este tema, consegui enriquecer o meu conhecimento sobre os sistemas integrados de gestão. Verifiquei que os sistemas ERP, permitem organizar os processos de trabalho e as suas interligações, centralizando toda a informação e facilitando o seu acesso por qualquer nível da hierarquia organizacional, bem como o processo da tomada de decisão. As diversas fases da implementação do sistema ERP, que se iniciam com a escolha do produto mais adequado às necessidades da empresa e posteriormente pela sua instalação e utilização, evidenciam a importância de ponderar a decisão de optar por um ERP numa determinada organização. A decisão de implementar um ERP passa por analisar os vários benefícios que irá trazer na gestão do negócio e das desvantagens que poderá ter. Deve ser feita uma análise cuidadosa da complexidade da sua implementação e do custo/benefício que a empresa terá no curto e médio prazo. Relatório de Estágio Página 47
48 Embora qualquer tipo de organização, independentemente da sua dimensão, possa utilizar um sistema ERP, é importante ter em atenção que esta variável e o objecto da sua actividade poderão influenciar a opção de escolha. É necessário atender aos diferentes fornecedores destes sistemas e seleccionar o que melhor se adapta à organização. Outro factor importante a ter em consideração, tem a ver com a capacidade de expansão/melhoria do sistema escolhido, pelo que é fundamental ter presente a estratégia de desenvolvimento futuro da organização. Por último, mas talvez o mais importante, tem a ver com o envolvimento e sensibilidade das pessoas dentro da organização para um sistema integrado de gestão, principalmente no comprometimento da gestão de topo com todo o processo. Nos sistemas ERP os departamentos estão completamente interrelacionados fazendo com que o desempenho de uma determinada função esteja muitas vezes condicionado por outra. A formação das pessoas nesta vertente é fundamental para o sucesso da implementação de um ERP. Relatório de Estágio Página 48
49 5. CONCLUSÃO 5. Conclusão A realização do estágio na MCComputadores, S.A. representou o meu primeiro contacto com o mundo empresarial. Os objectivos inicialmente propostos foram alcançados e dei todo o meu empenho nas funções que me foram atribuídas. Durante o estágio, não tive apenas a possibilidade de aplicar os conhecimentos teóricos adquiridos no curso, como ainda consegui obter novos conhecimentos. Relativamente à Entidade, foi um privilégio estar numa empresa que tem o seu Sistema de Gestão certificado pela Norma ISO 9001 e que utiliza um ERP na gestão do seu negócio. A MCC é uma empresa de média dimensão, com grande notoriedade no mercado da Ilha da Madeira e que se encontra muito bem estruturada em termos funcionais e organizacionais. Em todos os departamentos que passei fui sempre bem recebida. Para além de me disponibilizarem toda a informação necessária, os colaboradores com quem contactei, mostraram-se empenhados em me envolver na actividade da empresa e em me ajudar nas tarefas que desempenhei. Ainda na primeira semana do estágio, após me inteirar do sistema de gestão da empresa e de verificar que a empresa utilizava um ERP como ferramenta base na gestão do negócio, optei por aprofundar um pouco mais, a nível teórico, esta ferramenta e analisar a sua aplicabilidade na empresa. Relatório de Estágio Página 49
50 Na Direcção Financeira, onde desempenhei funções operacionais, integrei-me no dia-a-dia da empresa e colaborei em todas as tarefas desempenhadas no Departamento da Contabilidade. Os conhecimentos que adquiri na minha formação académica foram fundamentais e facilitaram a minha integração na organização. De uma forma geral, a maioria das disciplinas que tive ao longo do curso foram extremamente úteis, com especial destaque para as de contabilidade financeira, fiscalidade, análise financeira e tecnologias de informação. Durante o estágio tive ainda a oportunidade de dar algumas sugestões nas diferentes áreas por que passei. Com o objectivo de contribuir para a melhoria dos processos de trabalho, sintetizo aqui algumas sugestões que julgo pertinentes, que se prendem essencialmente com o subaproveitamento do ERP da empresa, e que a empresa poderá futuramente implementar: Integrar o sistema CRM com o ERP Navision. Existe duplicação de trabalho e informação redundante, ocasionando algumas discrepâncias. Exemplo: as fichas dos clientes. Pelo que verifiquei, esta situação podia ser resolvida através da instalação de uma versão mais actual do CRM; Elaborar as propostas aos clientes directamente no ERP. Neste momento as propostas são feitas em Excel e depois de adjudicadas é que são lançadas no sistema Navision. Há uma duplicação de trabalho que podia ser evitada, uma vez que o ERP contempla um módulo de elaboração de propostas, bastava que a criação dos artigos fosse feita Relatório de Estágio Página 50
51 na fase de proposta e não apenas quando estas são adjudicadas; Interligação entre a Encomenda de Venda (EV) e a Encomenda de Compra (EC). Não está a ser feita a ligação entre estes dois documentos, o que faz com que no armazém seja por vezes difícil relacionar o material que chega do fornecedor com uma determinada encomenda de um cliente. O ERP permite fazer esta ligação se houver o cuidado de quando se elaborar os documentos relacionar a EV com a EC; Integrar no ERP o módulo de gestão de recursos humanos. A empresa, para além do ERP tem dois sistemas paralelos nesta área, um de processamento de salários e outro da gestão de carreiras. Existe muito trabalho em duplicado, como por exemplo a ficha dos colaboradores e a integração na contabilidade das remunerações não é feita de forma automática; Elaboração das demonstrações financeiras mensais e anuais directamente a partir dos dados do ERP. Neste momento as demonstrações financeiras são feitas em Excel, mas os dados são introduzidos manualmente. O ERP tem uma área em que estes mapas podem ser parametrizados e feitos directamente no Excel através de tabelas dinâmicas. Optando por esta solução, a emissão dos relatórios seria muito mais rápida e sem margem de erros. Melhorar o site da empresa e integrá-lo com o ERP da empresa. O desenvolvimento que o fenómeno e- commerce tem tido e as vantagens que a MCC teria na sua implementação para a expansão da sua actividade quer Relatório de Estágio Página 51
52 em termos de mercados, quer em termos de melhoria da relação que estabelece com os seus clientes e fornecedores, seria uma excelente oportunidade para a empresa implementar esta integração. Mais uma vez gostaria de manifestar o quanto esta experiência foi enriquecedora na minha formação e para a minha vida profissional futura. A Todos muito Obrigada. Relatório de Estágio Página 52
53 Referências Bibliográficas - Davenport, T., Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review 76, pp Davenport e Prusak, Working Knowledge: how organizations manage what they know. Harward Business School Press. - Fleisher, Craig e Bensoussan, Babette, Strategic and Competitive Analysis: Methods and Techniques for Analyzing Business Competition; Pearson Education. - Martins, António, Introdução à Análise Financeira de Empresa; 2ª Edição, Vida Económica. - MCComputadores, S.A., Manual e Processos da Qualidade [consulta em Abril 2011]. - Microsoft. Sistemas ERP. Disponível em [consulta em Maio 2011]. - Neves, João Carvalho das, Análise Financeira: métodos e técnicas; 9º Edição, Texto Editora. - Mutt, Nick. Future of Enterprise Resource Planning (ERP). Disponível em [consulta em Maio 2011]. - Nsantos. ERP. Disponível em [consulta em Abril 2011]. - Santana e Silva, Rácios de Gestão Método básico para analisar a informação financeira. Disponível em [consulta em Abril 2011]. - Silva, Firmino e Alves, José Augusto, ERP e CRM, Centro Atlântico, EDI. Relatório de Estágio Página 53
54 - Souza, Cesar e Zwicher, Ronaldo, Ciclo de vida de sistemas ERP. Caderno de pesquisas em administração. Disponível em [consulta em Agosto 2011]. - What is ERP. ERP Market Share and Vendor Evaluation. Disponível em [consulta em Maio 2011]. - Wikipedia. ERP. Disponível em [consulta em Abril 2011]. Relatório de Estágio Página 54