KickOff Meeting com PNL: Visão Geral do Projeto - Parte III
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Como a Programação Neurolinguística pode Ajudar no KickOff Meeting.
Estamos dentro de uma nova série aplicando PNL no foco é dar continuidade ao tema: KickOff Meeting.
Caso se você ainda não desde o início, acesse o artigo KickOff Meeting com PNL: O Marco de Início – Parte I
Abordaremos nesta continuidade desta série a importância da "Visão Geral" dentro do KickOff Meeting.
O foco deste artigo é aplicar a PNL (Programação Neurolinguística) de maneira a facilitar e melhorar os resultados em Projetos.
Para saber mais sobre PNL e Gerenciamento de Projetos, acesse PNL e o Gerenciamento de Projetos.
Por que será que é importante a "Visão Geral do Projeto" nesta fase do Projeto?
Quais fatores estão envolvidos nesta etapa do KickOff Meeting?
A Visão Geral do Projeto.
Dentro da reunião do KickOff, um importante objetivo para todos os envolvidos é a compreensão do projeto como um todo.
A seguir o Modelo S.C.O.R.E. da PNL foi aplicado para começamos a ter uma ideia de como otimizar esta tarefa:
Sintomas: falta de alinhamento de necessidades a serem atendidas no projeto;
Causas: dinâmica organizacional onde os envolvidos são alocados em diversos projetos ou atividades ao longo do tempo;
Objetivo desejado: "Apresentar a Visão Geral do Projeto";
1) Resumo da Visão Geral do Projeto;
2) Infraestrutura áudio visual;
3) Técnicas de Comunicação Assertiva.
Efeitos: alinhar envolvidos com o "foco" do projeto.
Vale o lembrete do artigo anterior que neste artigo não temos a pretensão de mergulhar em ações, mas o Modelo SCORE mostra a guia para criamos um plano de ações fundamentados em critérios específicos a serem atingidos.
Outro fator muito importante, já ressaltado, é perceber que os dados apresentados não representam "todas" as organizações, mas amostras restritas baseadas em experiência pessoal.
Resumo da Visão Geral do Projeto
Quando temos a tarefa de informar algo importante é muito importante dotarmos de estratégias para uma efetividade no Processo de Comunicação.
A preparação antecipada do Resumo da Visão Geral do Projeto que está se iniciando facilita o entendimento dos envolvidos.
Dentro da PNL trazemos para nós a "responsabilidade" da comunicação:
"O significado da comunicação é a resposta que se obtém dela"
A simples preparação é uma forma estratégica de anteciparmos a forma com que a mensagem principal será entregue aos envolvidos.
Muitos Gerentes de Projetos abrem mão da importância de entender que "entregar" uma mensagem não quer dizer que os envolvidos entenderam a mensagem.
Dentro do Kickoff Meeting, um dos pilares do sucesso de um projeto, é que os envolvidos saibam, em linhas gerais, qual é a direção do esforço que estão sendo envolvidos.
Este sentido de esforço, esta direção do esforço do time alocado, é apresentado através desta "Visão Geral do Projeto".
Criar um resumo de fácil entendimento permite que os envolvidos tenham clareza do projeto como um todo.
Neste ponto deste artigo é muito importante trazer clareza da importância de preparação do resumo que será apresentado para os envolvidos.
Infraestrutura Áudio Visual
Dentro do Processo de Comunicação, compreender como o ser humano filtra o entendimento de uma mensagem auxilia muito na estratégia com que planejamos esta ação.
O ser humano "capta", primeiramente, a sua realidade através de seus canais sensoriais (basicamente pela visão, audição e sensações).
A PNL explora esta verdade de maneira a maximizar o processo da comunicação.
Este tópico foi incluído neste estudo para alertar o Gerente de Projetos que uma apresentação que faça uso deste entendimento aumenta, e muito, a compreensão da mensagem.
Neste artigo não entraremos no mérito de estratégias específicas para exploração dos canais sensoriais, mas apenas trazemos o conceito para que possamos fazer uso de maneira a melhorar o processo de comunicação.
A infraestrutura áudio visual permitirá que a Visão possa ser apresentada estimulando ao máximo dos canais sensoriais.
Esta estratégia de apresentar imagens, depoimentos, vídeos, gráficos e trazendo sentido para os envolvidos, geralmente aumenta significativamente o nível da compreensão da mensagem apresentada.
Técnicas & Estratégias da PNL
Uma vez preparado o Resumo da Visão Geral e tendo o cuidado para que seja feito uso do melhor possível da Infraestrutura Áudio Visual, o próximo passo é a apresentação em sí.
Para que a apresentação da Visão Geral tenha um alto grau de entendimento é importante que a comunicação possa ser enriquecida de estratégias que aumentem a compreensão dos envolvidos.
Neste momento do KickOff Meeting é muito importante que o facilitador da reunião, muito provavelmente o Gerente de Projetos, já tenha criado um clima colaborativo e confiável para que todos os envolvidos se sintam confortáveis para partilhar sua opinião e entendimento.
Esta preparação, dentro da PNL, é criada através de técnicas de Rapport que consiste em uma profunda estratégia de criação de conexão, empatia e segurança entre os envolvidos.
Caso seja do seu interesse, comente neste post que poderemos abrir um artigo somente para explicar o que é Rapport e como você pode fazer uso disto nos relacionamentos interpessoais.
Acompanhe abaixo dicas exclusivas para melhorar a sua comunicação da Visão Geral.
E continuando a apresentação da Visão Geral do Projeto, algumas ações se fazem importante para garantir o entendimento de todos:
Estruturar a apresentação como uma "história" com "começo", "meio" e "fim" – Estimula o entendimento lógico e sequencial;
Repetir termos chaves do Projeto – Estimulando a memorização dos pilares chaves do projeto;
Frisar imagens ou gráfica – Estimula o canal visual dos envolvidos;
Solicitar ao final o entendimento dos envolvidos – Estimula o canal auditivo e a memorização.
Uma observação ao solicitar o entendimento dos envolvidos é que neste momento, não estamos elicitando problemas ou riscos e sim a visão geral do projeto.
Uma estratégia interessante é adotar a seguinte estrutura base de perguntas:
"Em poucas palavras, o que você entendeu deste projeto?"
"De maneira resumida, você compreendeu qual é nosso MACRO objetivo?"
Lembrando que como estamos no início do KickOff pode ser que o envolvido ainda não saiba qual será seu papel.
É interessante que o Gerente de Projeto tenha como foco nesta tarefa o objetivo apenas de "Esclarecer Qual é a Visão Geral".
E com isso finalizamos mais este artigo para alinhar seu time com a clareza do que está se iniciando.
O que você está achando desta nova série de artigos?
Dentro do Mundo da PNL existe um nível ainda mais profundo do que estamos apresentando nesta série.
Caso você tenha interesse de uma profundidade ainda maior, escreva nos comentários ou acesse o autor deste post.
Deixe seus comentários, acompanhe nossos próximos artigos e mergulhe no mundo da PNL aplicada ao Gerenciamento de Projetos.
Para informações mais profundas entre em contato com o autor contato@claudioshen.com.br ou acesse http://www.claudioshen.com.br.
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Coach Claudio Shen, CEO e Head Trainer do Instituto Claudio Shen, MBA em Gestão de Projetos e Processos Organizacionais, Formação Internacional como Master Trainer em PNL (Programação Neurolinguística) pela NLP University da Universidade da Califórnia - EUA, PMP pelo Project Management Institute, Formação com Certificação Internacional em Coaching pelo BCI e IAGC, Formação em Hipnose Clássica e Ericksoniana entre outras abordagens de desenvolvimento pessoal e profissional. Coautor de diversos livros de PNL e Coaching já publicados no mercado.