HomeBlogRH Estratégico3 erros na gestão de documentos no RH
A gestão de documentos, muitas vezes, é negligenciada dentro das organizações. Mas se trata de uma atividade importante no setor de RH para aumentar a eficiência dos processos, garantir o cumprimento de prazos e a segurança das informações guardadas.
Quando falamos em gestão de documentos, alguns erros ainda são cometidos com frequência. A princípio, as falhas podem não parecer tão graves. Porém, podem acarretar prejuízos para a empresa, inclusive por questões jurídicas.
Para ajudá-lo a evitar esses deslizes e melhorar a gestão de documentos em sua empresa, listamos os três principais erros. Assim como explicamos o porquê dessas falhas serem tão perigosas. Confira!
Erro número 1. Não ter cópias digitais dos documentos
Arquivar documentos digitalmente é uma forma de garantir a segurança desses dados. Visto que documentos impressos sofrem diversos riscos como perda, roubo, extravio, além da ação do tempo, que pode danificá-los.
Portanto, mesmo que alguns documentos ainda precisem ser arquivados fisicamente, a digitalização também deve ser feita. O que facilita a operação da sua área de Recursos Humanos e proporciona uma gestão de documentos digitais eficiente.
Além disso, os documentos armazenados na nuvem podem ser acessados a qualquer hora e em qualquer local. E também podem ser buscados com muito mais agilidade, otimizando o tempo da sua equipe.
Erro número 2. Não ter um sistema de organização dos documentos
O sistema de organização de documentos não se refere a um sistema virtual, mas sim uma metodologia de organização. Logo, a implementação de um método vai depender do setor de RH da sua empresa.
É possível organizar os documentos por categoria, ordem alfabética, número de contrato, ano de emissão, etc. Enfim, o que importa é estabelecer um método de organização padronizado.
Assim, todos os funcionários que precisem guardar e acessar esses arquivos poderão encontrá-los com facilidade. E isso vale tanto para os documentos físicos quanto digitais.
Erro número 3. Não proteger documentos confidenciais
A segurança da informação é um assunto sério. Por isso, controlar o acesso a documentos físicos ou digitais é essencial para proteger informações confidenciais e sigilosas. Por exemplo: os dados de seus funcionários e clientes, transações comerciais, dentre outras.
No ambiente físico, essa segurança pode ser garantida com o uso de chaves e cofres. Por outro lado, no ambiente digital, tudo fica mais protegido. Isso porque o uso de ferramentas conta com sistemas criptografados, permitindo o acesso somente por meio de credenciais e senhas.
Como a Docly pode ajudá-lo na gestão de documentos
A transformação digital está revolucionando o setor de RH e a automatização de processos traz diversas vantagens para a sua operação
Sustentabilidade por diminuir o uso de papel;
Trabalho mais estratégico do RH;
Maior proximidade com as demais áreas.
A Docly é uma das ferramentas que fazem parte do RH Digital, possibilitando a realização de processos de admissão 100% digitais. Ou seja, sem que nenhum papel seja criado. Uma vez que é possível fazer todos os processos, inclusive a assinatura, de maneira digital por meio da plataforma.
Uma das principais vantagens da Docly é que a gestão de documentos se torna muito mais simples. Já que o processo é feito digitalmente, inclusive a assinatura do contrato do colaborador, e todos os documentos gerados são nato-digitais. Com isso, tudo pode ser encontrado facilmente com a ferramenta de busca da plataforma.
Além disso, a Docly permite a contratação de maneira rápida, prática e totalmente via web. Desta forma, o acesso às informações da contratação e o processo em si se tornam muito mais fáceis e seguros para ambas as partes.