POLÍTICA ANTI-FRAUDE - PDF
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João Henrique Quintão Pereira
1 1/9 POLÍTICA ANTI-FRAUDE Índice 1. Objectivo Âmbito de Aplicação Definições Compromisso Formas de Actuação Conflito de Interesses Decisões relativas a Contratos, Compras ou Serviços Divulgação de Dados Contratação de Pessoal Donativos e Patrocínios Relações entre Colaboradores e Fornecedores de Serviços Relações entre Colaboradores e Clientes ou Terceiros Aprovação e Divulgação Implementação e Monitorização Registo de Condutas Data de Entrada em Vigor e Revisões... 6 ANEXO I MECANISMOS DE PREVENÇÃO E DETECÇÃO DE FRAUDE... 7 ANEXO II RISCO DE FRAUDE... 9
2 2/9 1. Objectivo. A Política Anti-Fraude (PAF) visa estabelecer as formas de actuação que devem ser observadas na Europ Assistance Companhia Portuguesa de Seguros, S.A., no sentido de evitar e detectar actividades fraudulentas que lhe possam causar dano financeiro ou na imagem institucional. 2. Âmbito de Aplicação A Política Anti-Fraude é parte integrante do CC Código de Conduta da Europ Assistance Companhia Portuguesa de Seguros, S.A.. Aplica-se a todos os Colaboradores da Europ Assistance, bem como aos seus Fornecedores de Serviços. As regras e princípios aqui estabelecidos têm carácter de aplicação geral e imperativo. O seu cumprimento não impede nem dispensa a Seguradora, os seus Colaboradores e Fornecedores de Serviços de atender ao restante enquadramento normativo, quer ele resulte de outras instruções internas ou de imperativos legais e regulamentares do sector. Em caso algum poderão estas regras e princípios contrariar aqueles imperativos. 3. Definições. A Política Anti-Fraude é parte integrante do Sistema de Controlo Interno e Gestão de Riscos e do Sistema de Gestão de Qualidade da Europ Assistance Companhia Portuguesa de Seguros, S.A.. Aplica-se a todos os Colaboradores da Europ Assistance, bem como aos seus Fornecedores de Serviços. Fraude: qualquer acto ou omissão de má-fé praticado no sentido de obter, de forma ilegítima, uma vantagem patrimonial ou não-patrimonial em proveito próprio ou de terceiros. Fraude interna: fraude cometida por um Colaborador ou Fornecedor de Serviços da Europ Assistance em prejuízo da Empresa. Fraude externa: fraude cometida por Clientes ou Terceiros em prejuízo da Empresa. Fraude própria: fraude cometida pela Europ Assistance em seu favor.
3 3/9 Colaboradores: aqueles que têm com a Europ Assistance uma relação de trabalho e que actuam em nome desta, independentemente da natureza do vínculo laboral. Fornecedores de Serviços: aqueles que possuem um contrato de prestação de serviços com a Europ Assistance no âmbito da actividade seguradora. Clientes: as pessoas jurídicas, singulares ou colectivas, que subscrevam um contrato de seguro com a Europ Assistance, bem como as pessoas seguras e utilizadores aí designados. Terceiros: as pessoas que intervenham num processo de assistência em nome ou a favor de Clientes, bem como as pessoas lesadas nalgum sinistro em que esteja envolvido um Cliente. Interlocutores: designação indiferenciada de Clientes ou Terceiros. 4. Compromisso A Administração da Europ Assistance compromete-se a não incorrer em actividades fraudulentas e a agir no sentido de evitar que estas sejam cometidas contra a Empresa, estendendo-se este dever a todos os Colaboradores e Fornecedores de Serviços. Não serão mantidas relações comerciais com entidades anteriormente condenadas por fraude ou outro acto ilícito e serão participados às autoridades competentes quaisquer actos que consubstanciem crime. 5. Formas de Actuação Conflito de Interesses Considera-se existir um conflito de interesses quando o interesse privado de uma das partes identificadas nesta Política colide, ou é passível de vir a colidir, com os interesses privados de outra, existindo a possibilidade de fraude. Para evitar um conflito de interesses deve ser observado o estrito cumprimento das condições contratuais acordadas entre as partes. Nos casos em que tal solução não seja eficaz, os Colaboradores e Fornecedores de Serviços da Europ Assistance devem comunicar o risco à respectiva estrutura decisória.
4 4/ Decisões relativas a Contratos, Compras ou Serviços As decisões relativas a contratos, compras ou serviços só podem ser tomadas por quem detiver poderes definidos para tais actos Divulgação de Dados É expressamente proibida aos Colaboradores e Fornecedores de Serviços da Europ Assistance a divulgação não autorizada de informação interna sujeita ao dever de sigilo, como sejam dados pessoais de Colaboradores, Fornecedores, Clientes e Terceiros, elementos relativos à gestão de sinistros ou a negociações contratuais, resultados de indicadores operacionais ou financeiros e decisões estratégicas Contratação de Pessoal A contratação de pessoal deve seguir os princípios de transparência e igualdade de tratamento. Informação adicional sobre o mecanismo de contratação de pessoal pode ser encontrada no procedimento G3-RH-01 Organigramas e Descrição de Funções Donativos e Patrocínios Os donativos e patrocínios da Europ Assistance devem respeitar os princípios aqui definidos e os consagrados no normativo legal e regulamentar do sector Relações entre Colaboradores e Fornecedores de Serviços Em nenhuma situação deverá um Colaborador da Europ Assistance agir por iniciativa própria em favor ou desfavor de um Fornecedor de Serviços Relações entre Colaboradores e Clientes ou Terceiros Em nenhuma situação deverá um Colaborador da Europ Assistance agir por iniciativa própria em favor ou desfavor de um Cliente ou Terceiro.
5 5/9 6. Aprovação e Divulgação. A Política Anti-Fraude deverá ser aprovada pela Administração da Europ Assistance Companhia Portuguesa de Seguros, S.A. e comunicada internamente a todos os Colaboradores e Fornecedores de Serviços. Deverá ainda encontrar-se permanentemente disponível e acessível em meio de divulgação interno, podendo esta divulgação não se verificar relativamente aos anexos que não digam respeito à função específica do Colaborador ou Fornecedor de Serviços. 7. Implementação e Monitorização. A observância das regras e princípios estabelecidos na presente Politica está sujeita aos procedimentos de auditoria existentes na Europ Assistance e aos requeridos pelo Instituto de Seguros de Portugal, devendo ser assegurada no quotidiano pelos diversos níveis hierárquicos, em particular pela Administração. Qualquer actividade fraudulenta suspeita deverá ser imediatamente investigada e reportada ao nível hierárquico superior, devendo assegurar-se o maior número possível de provas e o bom estado da documentação. O incumprimento poderá traduzir-se em procedimento disciplinar, dependendo as sanções aplicáveis da gravidade da situação, da legislação aplicável e dos modos de actuação previstos no Sistema de Controlo Interno e Gestão de Riscos e no Sistema de Gestão da Qualidade. Nos casos em que tal seja aplicável, a actividade fraudulenta deverá ser comunicada às autoridades. 8. Registo de Condutas. Deve ser mantido um registo de informação, com o devido suporte documental, relativo a condutas que configurem, ou haja suspeitas que possam vir a configurar, actos ou omissões fraudulentas. O arquivo relativo aos Colaboradores da Europ Assistance deve ser assegurado pelo Responsável de Recursos Humanos. O arquivo relativo a Clientes, Terceiros e Fornecedores deve ser assegurado pela Direcção de Assistência (e pela Direcção Comercial, nos casos em que tal seja aplicável).
6 6/9 9. Data de Entrada em Vigor e Revisões. A presente política entrou em vigor no dia 1 de Setembro de A Administração avaliará anualmente a necessidade da sua revisão. A Administração.
7 7/9 ANEXO I MECANISMOS DE PREVENÇÃO E DETECÇÃO DE FRAUDE Para além das formas de actuação acima descritas, devem ser considerados as regras e procedimentos que se seguem. 1. Regras e Procedimentos Gerais. - A Europ Assistance recusará qualquer relação com pessoas jurídicas, individuais ou colectivas, que se recusem a providenciar os respectivos elementos de identificação; - Todos os sinistros devem ser comprovados de alguma forma; - Deve ser assegurado o arquivo dos elementos inerentes a todos os processos de contratação e de prestação de serviços enquanto se verificar a relação contratual e, após terminada aquela relação, durante um período mínimo de 5 anos. 2. Clientes Contratantes. a. Pessoas Colectivas - Solicitação dos elementos de identificação e verificação da situação legal: actividade exercida, registo comercial, nacionalidade e identificação fiscal; - Exigência de assinatura de contrato; - Acompanhamento periódico da evolução de vendas, rentabilidade e cobranças. b. Clientes Individuais Solicitação dos elementos de identificação: nome, morada, número de identificação fiscal, nacionalidade, número do documento de identificação e data de nascimento. 3. Contratação de Fornecedores de Serviços. Os mecanismos de prospecção, tratamento de candidaturas e avaliação de Fornecedores de Serviços encontram-se descritos nos procedimentos do Sistema de Gestão da Qualidade respectivos, bem como os documentos a solicitar, as normas operativas e os critérios de selecção e de pontuação.
8 8/9 Está igualmente prevista a realização de visitas periódicas a fornecedores de reboque. 4. Gestão de Sinistros e Prestação de Serviços. a. Gestão de Sinistros - Solicitação do nome e contacto de qualquer Interlocutor; - Verificação do Titular da apólice, do número e data de validade da mesma e da matrícula da viatura, se aplicável, na base de dados; - Confirmação da existência da apólice ou da cobertura junto do Cliente Institucional quando não for possível a sua validação em base de dados; - Prestação de uma assistência condicionada em caso de dúvida; - Confirmação do sinistro no local e/ou solicitação de documentos comprovativos do mesmo; - Manutenção de um histórico de sinistros; - Recusa de pagamento de sinistros em que a Europ Assistance não tenha sido chamada a intervir, salvo motivo de força maior ou impossibilidade material de contacto devidamente comprovados; - Revisão regular dos processos de sinistro, no âmbito da actividade de controlo e supervisão. b. Pagamento de Serviços a Fornecedores - Emissão de uma ordem de trabalho (OT) por cada serviço realizado; - Verificação, após recepção da factura, do número de OT, do número de identificação fiscal, da tabela praticada e do serviço prestado; - Comparação entre o valor pré-valorizado e o valor facturado; - Revisão mensal de OTs com valor superior a
9 9/9 ANEXO II RISCO DE FRAUDE Dada a natureza da actividade desenvolvida, a Europ Assistance avalia o risco inicial de fraude como baixo (inferior a 100 K ). A implementação dos mecanismos acima identificados mitiga aquele risco, reduzindo-o ao nível de risco residual (inferior a 50 K ).
Requisitos de controlo de fornecedores externos. Controlo de colaboradores
Requisitos de controlo de fornecedores externos Controlo de colaboradores Requisito de controlo * Oportunidade Âmbito Descrição Porque é importante 1. Verificação da Verificar a identidade de um indivíduo
Definição de procedimentos a serem observados com vista à tomada de decisão
Riscos Identificados PO GC Medidas de prevenção Identificação dos Responsáveis Boas Práticas Exercício ético e profissional de funções Quebra de deveres funcionais e valores de independência, integridade,
Anexo II Nome do requerente Nome pessoa que obriga a sociedade NUIT Morada: Endereço para correspondência Nome da Pessoa de Contacto Tel.: Fax: E-mail: Estatuto jurídico do requerente Data de constituição
1/8 POLÍTICA DE REMUNERAÇÃO Tabela de Revisões Versão Data Motivo de Revisão 1 2011 2 Primeira versão aprovada pelo Conselho de Administração a 02/02/2011 e pela Assembleia Geral a 31/03/2011. Revisão
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