TRE-RN Resolução n.º 6, de 24 de maio de 2011 (revogada) — Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte
TRE-RN Resolução n.º 6, de 24 de maio de 2011 (revogada)
Revogada pela Resolução n.º 22, de 30 de novembro de 2016
Dispõe sobre a revisão dos instrumentos de gestão documental no âmbito das Unidades Administrativas da Secretaria e das Zonas Eleitorais do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte.
Considerando a responsabilidade e o dever do Poder Público de garantir a organização e proteção dos documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, a o desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, nos termos da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;
Considerando que a racionalização do acúmulo de documentos é indispensável para agilizar a recuperação de informações e garantir a preservação de documentos de valor permanente;
Considerando a Resolução nº 14/2002, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e a Lei Federal nº 8.159/91, que dispõe sobre política nacional de arquivos públicos e privados;
Considerando que a Gestão da Informação é considerada um tema estratégico, e que garantir a informação com segurança e rapidez é um objetivo estratégico, aprovado no planejamento estratégico da Instituição,
Art. 1° Acolher a proposta da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD - de revisão dos instrumentos de gestão documental no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte:
a) Plano de Classificação de Documentos;
b) Tabela de Temporalidade Documental;
c) Índice;
d) Glossário Terminológico;
e) Relação de Siglas;
f) Edital de Eliminação;
g) Termo de Eliminação;
h) Formulário de Solicitação de inclusão de Assuntos na Tabela de Temporalidade Documental
j) Guia de Envio de Documentos ao Arquivo Intermediário e Permanente.
§ 1° Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento da documentação em fase corrente e intermediária, tendo em vista o acesso aos documentos, a eliminação destes ou o seu recolhimento para guarda permanente.
§ 2° A gestão e a digitalização dos documentos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte é de competência da Coordenadoria de Gestão da Informação – CGI.
I - Compete à Unidade de Arquivo analisar, classificar, arquivar, emprestar, desarquivar os documentos, bem como gerir as questões relativas ao Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal.
§ 3° A Gestão de Documentos no Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte pressupõe:
I - a padronização de procedimentos de arquivamento, desarquivamento e empréstimo de documentos.
II - a utilização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade Documental.
III – processos e procedimentos de digitalização dos documentos.
Art. 2° Os documentos produzidos e recebidos das Unidades da Secretaria e das Zonas Eleitorais do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte serão identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1° Consideram-se documentos correntes aqueles que se encontram em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas frequentes.
§ 2° Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso frequente nas Unidades Administrativas do Tribunal, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3° Consideram-se permanentes os documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados em caráter definitivo.
Art. 3° São considerados documentos essenciais ao Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte os documentos que constituam:
I - decisões, regras e normas expedidas (acórdãos, resoluções, portarias, instruções, regimentos, regulamentos e outros);
II - registro de fatos ou ocorrências importantes para a história desta instituição, tais como atas de sessão e de reunião, relatórios de gestão e outros;
III - publicações editadas sob a chancela do Tribunal (livros, revistas e outros);
IV - documentos relativos às solenidades e eventos realizados pelo Tribunal, constantes de registros fotográficos, CDs, DVDs, fitas VHS e outras mídias.
Parágrafo Único. Uma das vias dos originais dos documentos de que trata este artigo deverá ser encaminhada para guarda permanente na Unidade de Arquivo.
Art. 4° Os instrumentos de gestão de documentos constantes desta Resolução são:
a) Plano de Classificação de Documentos (Anexo 1);
b) Tabela de Temporalidade Documental (Anexo 2), que define prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelas Unidades e Zonas Eleitorais do TRE-RN;
c) Índice (Anexo 3);
d) Glossário Terminológico (Anexo 4);
e) Relação de Siglas (Anexo 5);
f) Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexo 6);
g) Termo de Eliminação de Documentos (Anexo 7);
h) Capa para pasta Az (Anexo 8);
i) Capa para Arquivo Morto (Anexo 9).
j) Formulário de Solicitação de inclusão de Assuntos na Tabela de Temporalidade Documental (Anexo 10)
l) Guia de Envio de Documentos ao Arquivo Intermediário e Permanente (Anexo 11).
Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação Documental será composta pelo Secretário Judiciário, Coordenador de Gestão da Informação, pelo Chefe da Seção de Arquivo, um Bibliotecário, e por servidores ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto de avaliação, entre estes, um representante de cada Secretaria, Direção Geral, Corregedoria Regional Eleitoral e Zonas Eleitorais da Capital e do Interior, sendo o presidente o primeiro.
Art. 6° A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD fará aplicar o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de Documentos de arquivo do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte, como também estabelecerá regras para produção, tramitação, uso, descarte e arquivamento dos documentos.
Art. 7º O descarte de documentos na fase corrente será feito pelas Unidades Administrativas, tendo por base o instrumento de gerenciamento da documentação (Tabela de Temporalidade Documental) deste Tribunal.
I - O descarte de documentos na fase intermediária será feito pela Seção de Arquivo do Tribunal, que deverá emitir comunicado ao público em geral, mediante publicação desse fato no Diário da Justiça Eletrônico do TRE/RN.
II - O comunicado de que trata o inciso I deste artigo, deverá conter a relação do conjunto documental a ser descartado e fixar o prazo máximo de 60 (sessenta) dias para eventual retirada de documentos pela parte interessada.
Art. 8º Os documentos considerados na Tabela de Temporalidade Documental como de guarda permanente constituem o Fundo Histórico do TRE/RN e deverão ser preservados em caráter definitivo, podendo ser digitalizados.
Parágrafo único. As publicações do Tribunal editadas em papel ou em outras mídias devem ter pelo menos um exemplar encaminhado para guarda permanente no Arquivo Central.
Art. 9° A criação de tipos documentais deverá atender ao princípio da racionalidade, e apenas se justificará se houver a necessidade de prova ou informação referente à realização de alguma atividade do Tribunal existente ou que vier a existir.
Art. 10 A classificação é atividade fundamental para gestão documental, e deverá ser realizada quando da produção ou recebimento do documento na Secretaria e nas Zonas Eleitorais deste Tribunal.
Parágrafo único. Não serão objeto de classificação e avaliação cópias de documentos cuja produção não seja indispensável para atender a uma atividade ou rotina administrativa específica deste Tribunal.
Art. 11 Nenhum documento de arquivo do Tribunal poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento intermediário ou permanente sem que haja tal previsão na Tabela de Temporalidade Documental.
I – No caso de inclusão de novos assuntos não constantes na Tabela de Temporalidade, o solicitante deverá protocolar solicitação via PAE no assunto – Solicitação de Inclusão de Assunto na Tabela de Temporalidade.
II – A Diretoria Geral solicitará parecer da CPAD para verificar a possibilidade de inclusão do Assunto na Tabela de Temporalidade.
Art. 12 Compete ao Arquivo Central promover o arquivamento dos documentos no arquivo intermediário e permanente das Unidades do Tribunal.
Art. 13 O acesso direto aos documentos que estão em arquivo intermediário obedecerá aos seguintes critérios:
I – As Unidades em relação aos seus próprios documentos e de suas áreas subordinadas.
II – O acesso se dará respeitando o princípio segundo o qual a Unidade Administrativa tem acesso direto a sua própria documentação e a que é produzida pelas dependências que lhe são hierarquicamente subordinadas.
Art. 14 A remessa de documentos para arquivamento intermediário ou permanente deverá ser formalizada através do Termo de Transferência ou de Recolhimento.
Art. 15 O recebimento dos processos administrativos e judiciais para arquivamento intermediário dar-se-á após a conferência das peças que os compõem e lavratura do respectivo Termo de Arquivamento.
Art. 16 As eliminações de documentos, previstas na Tabela de Temporalidade Documental, deverão ser realizadas:
I - Pelas próprias dependências, quando não houver previsão de arquivamento intermediário para os documentos a serem eliminados (arquivos correntes).
II - Pelo Arquivo Central, quando houver previsão de arquivamento intermediário para os documentos a serem eliminados
Parágrafo único. A eliminação de documentos em arquivo intermediário deverá ser precedida de autorização da dependência da qual são provenientes, além da publicação no Diário da Justiça Eletrônico, Edital de Ciência de Descarte de Documentos e do Termo de Eliminação de documentos.
Art. 17 A eliminação de documentos dar-se-á por fragmentação manual ou mecânica de modo que inviabilize a recuperação das informações neles existentes e deverá ser formalizada por meio da lavratura do Termo de Eliminação de Documentos, constante do Anexo 4.
Parágrafo único. Após a desintegração, o material deverá ser doado para reciclagem obedecendo à Legislação vigente.
Art. 18 A atualização dos instrumentos de registro documental descritos no art. 1º deverá ser realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), a partir de propostas a ela apresentadas pelas Unidades e Zonas Eleitorais do Tribunal, e estará sujeita a aprovação da Direção Geral.
Art. 19 Cabe à Direção Geral, mediante ordem de serviço, a atualização dos anexos constantes no Art. 4.
Art. 20 Os casos omissos serão resolvidos pela Direção Geral.
Art.21 Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Resolução n.º 28/2010-TRE/RN.
Sala das Sessões do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte, em Natal, 24 de maio de 2011.