Conciliação bancária: entenda como aplicar em sua empresa
No mercado atual, toda companhia precisa estar bem estruturada para ter continuidade. A gestão financeira é um procedimento fundamental para acompanhar o gerenciamento de uma empresa e a falta de um controle financeiro eficiente pode prejudicar o crescimento do negócio, pois um controle desatualizado interfere no cenário da empresa.
No setor financeiro, é importante ter conhecimento de alguns termos Um desses termos utilizado para acompanhar o controle financeiro de uma organização é a conciliação bancária. Muitas companhias menosprezam os pontos centrais envolvidos na ação de conciliar informações bancárias com as movimentações, entradas e saídas de um negócio e, neste texto, deixaremos claro por que é fundamental implementar a conciliação em sua empresa.
Para entender melhor sobre conciliação bancária e suas etapas, apresentaremos o que é conciliação bancária e quais passos que devem ser implementados na hora de conciliar os dados bancários.
A conciliação bancária é o processo de conferência dos saldos das contas bancárias de movimentação de uma empresa com as informações contábeis do controle financeiro interno. Quem está responsável por essa atividade analisa os recebimentos, as despesas e os saldos disponíveis, conferindo sempre se as movimentações foram realizadas e se os resultados encontrados apresentam ou não divergências no controle, pois seu principal objetivo é verificar se os dados referentes aos lançamentos e suas respectivas datas estão de acordo com o extrato bancário e, se houver alguma inconsistência, é necessário uma revisão.
A prática está interligada às ações de gestão da empresa, ou seja, cada tipo de empresa tem necessidades diferentes de conciliação. Tendo como exemplo uma companhia que recebe por meio de cartões de débito ou crédito e boletos, ela pode optar por realizar o controle semanal ou mensalmente, evitando, desse modo, futuros prejuízos. Já uma companhia que tem pouco fluxo em suas contas bancárias pode conciliar a partir de períodos mais longos, semestralmente ou anualmente.
Importância da Conciliação Bancária
Uma empresa precisa pagar funcionários, fornecedores, planejar os investimentos, etc. Se não há controle dos valores que entram e saem da conta, a gestão financeira ficará comprometida e as falhas na gestão acarretam, em alguns casos, o fechamento precoce da empresa.
Assim, é através da conciliação bancária que as possíveis inconsistências são percebidas. Um pequeno erro pode ser insignificante em uma movimentação bancária, mas, ao longo de um ano, lançamentos e recebimentos somados podem atrapalhar nas finanças do negócio.
Um acompanhamento minucioso e constante favorece a comunicação com a contabilidade. Suponha que em um certo mês, nas contas da companhia, foi depositado por engano dinheiro a menos ou recebido cheques como pagamento não descontado. É importante conciliar os dados tanto para identificar se houve fraude interna quanto pela relevância dessas informações para o fechamento do mês.
Pode ser exaustivo, tomar bastante tempo do seu negócio e exigir que você direcione equipes para esta atividade, porém, as informações financeiras que a conciliação bancária oferece é justamente para ajustar o planejamento estratégico do negócio.
Realizar a conciliação financeira depende, basicamente, dos pontos centrais desse importante processo para o controle e gestão financeira de um negócio. Vamos, abaixo, detalhar cada um deles:
1. Rotina na prestação de contas Será necessário a adaptação da empresa por um sistema, uma planilha ou software, para registrar todas as movimentações financeiras. Pode ser semanal, mensal ou até mesmo semestral, dependendo da quantidade de movimentações de seu negócio, mas o ideal é criar o hábito de registrar diariamente as movimentações para alcançar um controle mais rigoroso das finanças.
A prestação de contas envolve o registro de todas as entradas e saídas de suas contas empresariais, incluindo todas as taxas bancárias. Guarde recibos, notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento, depósitos e transferências para, assim, ter a comprovação caso identifique valores divergentes na conta.
2. Conferência de saldos A conferência também é um passo essencial, apesar de não ser uma das tarefas mais prazerosas de realizar. Anote todos os dias o saldo bancário, as entradas e as saídas de dinheiro e verifique se os saldos iniciais e finais do controle interno estão batendo com os saldos do extrato bancário. Assim, você fará o controle interno do caixa da empresa, detalhando cada movimentação.
3. Análise de detalhes dos lançamentos É de suma importância conferir não apenas os números finais dos saldos, mas também observar se as datas de lançamentos correspondem com as anotadas pelo controle interno. Organizar a contagem dos prazos incrementa a otimização das finanças, pois minimiza o risco de pagar multas por atrasos.
4. Revisão e correção dos dados em caso de diferença nos lançamentos Com tudo registrado é necessário realizar uma revisão final de todo o processo de conciliação. Se encontrar algum dado diferente, investigue a origem da divergência e busque sua correção imediatamente, para que a gestão financeira da empresa não fique prejudicada.
Praticando diariamente, será corriqueiro esse processo, o que influenciará diretamente na gestão financeira, pois tenderá a ser cada vez mais eficiente e sem desperdícios.
A planilha no Excel é um dos métodos mais tradicionais para realizar a comparação entre o extrato bancário e o controle interno. Mas, conforme o seu conhecimento avança, é provável que perceba que a planilha possui algumas limitações. A principal delas se relaciona com o preenchimento manual das informações, o que é entediante e aumenta a vulnerabilidade a erros.
Mas, atualmente, há como realizar a conciliação bancária através de sistemas financeiros e sites especializados nesse tipo de atividade. Geralmente são de fácil utilização e capacitação, o que caracteriza positivamente o controle de dados e o gerenciamento financeiro, pois economiza horas quando comparados a uma atualização manual de planilha.
Busque, então, uma solução que conte com suporte técnico para o software e que permita personalizar precipitadamente as atividades de conciliação bancária de acordo com o dia a dia apresentado nos seus negócios. Por ser um serviço automatizado, é mais simples e menos exaustivo.
Além disso, procurar ajuda de um contador ou assessoria contábil vai contribuir ainda mais para que os números dos lançamentos feitos nas planilhas ou no software sejam claros, além da possibilidade de apontamento de melhorias ou falhas apresentadas no planejamento gerencial.
Por fim, se a sua empresa possui um cartão corporativo vale a pena procurar se o seu banco disponibiliza o processo de conciliação bancária específico para a sua fatura. É útil para compreender melhor cada despesa e também monitorá-las e promover possíveis ajustes em tempo.
A conciliação bancária é um processo indispensável de gestão financeira em qualquer companhia. Executando todas as etapas de uma conciliação bancária, é possível favorecer o cenário da sua empresa, além de ser um passo importante para cuidar melhor das finanças do seu negócio, reduzindo custos e aumentando a eficiência dos processos.