Como organizar a agenda de um vendedor com o Google Agenda?
Como planejar uma rotina básica de vendas mais produtiva?
Como organizar a agenda de um vendedor: 9 recursos valiosos do Google Agenda
Como organizar a agenda de um vendedor com 9 recursos do Google Agenda
O máximo que você sabe fazer no Google Agenda é criar um evento? Pois saiba que essa ferramenta gratuita é uma das mais eficazes quando o assunto é como organizar a agenda de um vendedor.
Verdade seja dita: organização é tudo na vida de um vendedor.
É aquilo que sempre dizemos: em Inside Sales, quanto mais atividades realizadas, melhores os resultados do setor. Então não dá para perder tempo por causa de uma agenda bagunçada!
Produtividade é fundamental – e o Google Agenda é um verdadeiro playground da eficiência e um facilitador para organizar a rotina do vendedor.
A ferramenta é cheia de funcionalidades que ajudam a organizar a rotina básica de vendas, oferecendo facilidades para que o vendedor possa:
agilizar o planejamento,
gerenciar os compromissos,
Basta saber utilizar com inteligência. Se você até usa essa ferramenta no seu dia a dia, mas ainda se perde todo no meio de tantas tarefas e eventos, esse post será um divisor de águas na sua vida.
Ficou empolgado? Vamos ver mais adiante as funcionalidades mais úteis do Google Agenda e como organizar a agenda de um vendedor e SDRs.
Um grande diferencial dos vendedores de alto desempenho é que eles sabem organizar a própria rotina e tirar o máximo proveito de um dia de trabalho.
Não adianta dominar as funcionalidades da agenda do Google se você não tiver um bom planejamento dos compromissos e atividades que precisa realizar, não é? Nós convidamos o Gustavo Paulillo, da Agendor, para o Casts for Closers e ele deu boas ideias para ser um vendedor mais produtivo. Ouça o podcast abaixo e anote as dicas:
Alguns hábitos para organizar rotina de vendedor são:
Planejar com antecedência: nunca encerre o expediente sem saber o que vai fazer no dia seguinte. Fazer o planejamento da semana no domingo é uma boa prática, mas se a agenda for muito dinâmica pode ser melhor se organizar em intervalos mais curtos, de 48h. Diariamente, revise o que já foi feito e o que precisa ser adiado.
Separar atividades em blocos: esqueça a ideia de ser multitarefas e se concentre em uma coisa de cada vez. Você pode, por exemplo, reservar uma manhã só para gerar listas de leads, ou um bloco de horas no dia só para fazer ligações de conexão.
Reservar melhores horários: na área de vendas consultivas algumas atividades dão melhores resultados se realizadas em horários específicos, relacionados à rotina dos prospects. Se você notar que a taxa de abertura e resposta dos seus e-mails é melhor na segunda-feira de manhã, guarde esse horário para isso. Leia mais sobre isso no artigo, "Existe um melhor horário para agendar suas reuniões online?",
Aproveitar horários "mortos": da mesma forma, em alguns períodos é praticamente impossível falar com os prospects. Preencha esses buracos com as atividades que não dependem deles. Por exemplo: na sexta-feira à tarde é hora de estudar. Você pode dedicar algum tempo aos melhores livros de vendas, por exemplo.
Uma etapa importante, e nem sempre comentada, da rotina básica de vendas é organizar bem o que fazer nas primeiras horas do expediente. Elas são cruciais para definir o resto do seu dia. Ficou curioso? Então acesso o artigo, "Rotina matinal para vendedores: 7 hábitos para ter um dia mais produtivo".
Agora sim! Com o planejamento feito, vamos conhecer as funcionalidades do Google Agenda e como organizar a agenda de um vendedor com o auxílio da ferramenta. que ajudam a seguir essa rotina com mais eficiência.
1. Diferencie eventos por cor
Essa dica de como organizar a agenda de um vendedor é nível iniciante, mas ajuda muito a criar uma agenda mais visual, que você bate o olho e já sabe quais tipos de atividades terá que realizar – além de ser ótimo para separá-las em blocos, como mencionamos acima.
Ao criar um evento, há a opção de selecionar uma cor. A ideia é determinar cores para cada tipo de atividade, por exemplo:
verde para prospecção,
amarelo para diagnóstico,
vermelho para demonstração, etc.
Esse tipo de dica vai ajudar você a ter uma agenda mais organizada. Há duas formas de alterar a cor do evento: na página de edição do evento, na aba "detalhes do evento":
Ou na própria agenda, clicando com o botão direito sobre o evento.
2. Programe o envio do resumo das atividades do dia para o seu e-mail
A melhor forma de começar o dia é revisando quais atividades você tem pela frente.
Desta forma, pode se preparar e fazer alterações, caso alguma coisa tenha surgido ou mudado.
Mas às vezes você esquece de abrir a agenda e só vê o que tem para fazer quando já está a postos para trabalhar, não é?
Uma forma fácil e prática para manter o hábito de revisar a agenda é receber um e-mail diário com a lista de compromissos – e é claro que o Google Agenda tem essa funcionalidade! Ele envia o resumo dos eventos do dia para o seu e-mail às 5h, todos os dias.
Para ativar essa opção, vá em configurações > configurações da agenda > notificações gerais > compromissos diários e selecione "e-mail".
3. Visualize todas as suas atividades no modo "programação"
Outra forma de revisar tudo o que você tem a fazer é acessando o modo de visualização "Programação", no menu do canto superior direito. Ele apresenta uma lista de eventos e também exibe agendas lado a lado.
4. Personalize o modo de visualização
Já notou que no menu de visualização tem a opção "4 dias"?
Nunca entendeu o por quê? Acha meio aleatório?
Essa é uma visualização personalizável. Você pode escolher outras opções, por exemplo, 2 semanas. Para isso, vá até as configurações gerais do Google Agenda > Opções de visualização > Definir visualização personalizada.
5. Configure um fuso-horário alternativo
Vende para todo o Brasil? Para o exterior? Se você tem que ficar ligado no fuso-horário para marcar reuniões – e já passou por algum tipo de confusão por causa disso – há duas opções no Google Agenda para usar fuso-horário alternativo.
Nas configurações gerais, você pode acrescentar um fuso-horário secundário.
Ou ativar o relógio mundial e acrescentar aqueles que você mais utiliza. Desta forma, os horários que você selecionou aparecem abaixo do calendário da Agenda.
6. Ative as notificações para lembrar do próximo evento
Se você é do bonde dos esquecidos e avoados, parte fundamental de como organizar a agenda de um vendedor deve ser a configuração de notificações. Nada de perder reunião e deixar de fazer uma tarefa porque estava concentrado demais em outra.
Configure as notificações da melhor forma para você: pode ser no próprio navegador ou por e-mail, com a antecedência que quiser.
Vá no menu de configurações da agenda > notificações de eventos e adicione as notificações.
7. Use o "Encontrar um horário" para reuniões em grupo
Agendar uma reunião com mais de uma pessoa pode virar um pesadelo.
Conciliar os horários não é fácil e fica aquela tal de "eu posso mas fulano não pode" eterno.
Mas que bom que há o Google Agenda nas nossas vidas, não é mesmo?
Ao criar um evento, acesse a aba "Encontrar um horário", adicione os convidados e veja a agenda de todo mundo lado a lado, para ver quando todos têm um espaço vago.
Uma coisa bem legal é que dá de selecionar apenas os "convidados necessários" – sabe aquele decisor de compra que não pode ficar de fora da demonstração de jeito nenhum? Priorize a agenda dele!
8. Crie agendas para salas de reunião
Quando a reunião é interna, uma outra dificuldade aparece: o uso das salas de reunião.
Tem empresa que ainda usa um calendário pendurado na porta, plaquinha de ocupado/livre… Mas isso gera confusão demais.
Para ficar mais fácil, crie uma agenda compartilhada para elas e acrescente ao seu Google Agenda. Na hora de criar um evento, você consegue ver lado a lado as agendas dos convidados e das salas.
É a melhor forma de evitar choque de horário e garantir o espaço para todo mundo.
9. Integração com outras plataformas
A maior mágica do Google Agenda é que ele pode ser integrado com muitas outras ferramentas e agilizar ainda mais a vida do vendedor.
A integração do CRM com o Google agenda, por exemplo, é ótima porque você não precisa ficar pulando de um para o outro para checar as reuniões que estão agendadas. Aliás, a Meetime tem essa integração também, viu? 😉
Agora que você já conhece mais do Google Agenda e como organizar a agenda de um vendedor com ele, pode começar a testar todas essas funcionalidades na sua rotina!
Essas são só algumas das possibilidades, mas é a partir delas que você ganhará eficiência no dia a dia.
O Google Agenda é uma ferramenta excelente, mas ainda tem um porém: a limitação de ser manual e não organizar as tarefas diárias automaticamente.
Você, vendedor ou SDR, precisa atualizar tudo, acrescentar as atividades manualmente e, por conta disso, perde um pouco (ou muito) de produtividade. Esse é um dos problemas comuns na agenda do vendedor. Para contornar isso, recomendamos o uso de uma agenda digital, como a que temos na nossa plataforma de Inside Sales. Que tal fazer um teste?