Review do cliente: Como controlar seus prazos processuais com o Astrea
Review do cliente: Como o escritório ASC Advogados controla seus prazos processuais com o Astrea
7 de outubro de 2016 4 minutos
Conduzir um escritório de advocacia requer os mesmo cuidados de outros tipos de negócio. É preciso, entre outros critérios, escolher um modelo de gestão claro e alinhado aos objetivos da organização, manter profissionais e ferramentas sempre atualizados e, claro, acertar na escolha das pessoas para dividir os sucessos e os fracassos da jornada.
Há 12 anos no mercado, Gérson Cunha começou sua carreira trabalhando no escritório de seu pai e posteriormente empreendeu seu próprio negócio jurídico antes de criar, com mais dois advogados, a Alessi Sesti e Cunha Advogados Associados. Nascida em 2012, a ASC Advogados atua no ramo Empresarial, nas áreas Tributária, Trabalhista, Recuperação Judicial e Falências e no ramo do direito previdenciário. Atualmente, o escritório, localizado em Porto Alegre, conta com cinco sócios e está em busca do sexto para fortalecer ainda mais o time, que atende clientes em todo o estado do Rio Grande do Sul.
O sucesso da ASC Advogados é resultado da soma de experiências e da maturidade adquirida com o tempo. Para chegar até aqui, Gérson precisou enfrentar os desafios comuns de quem está começando um negócios jurídico. Para ele, a evolução na advocacia é um pouco diferente de outras áreas. "No direito a curva é um pouco diferente, ela cresce de uma maneira muito lenta no início, em relação a abertura de clientes e ao faturamento e, a partir de uma certa maturidade e confiança do mercado, das pessoas e dos clientes, ela começa a crescer mais rápido", resume o advogado empreendedor.
Cliente da Aurum há quase dois anos, o escritório de Gérson possui mil processos e mais de 290 clientes cadastrados. Além de usarem o Astrea para facilitar o dia a dia de trabalho, assegurar o cumprimento dos prazos e poupar tempo, eles são usuários beta do plano pro do Astrea – com lançamento previsto para novembro de 2016 – e, assim como outros clientes, nos ajudam a aperfeiçoar o software. A ideia é que ele atenda às principais necessidades dos advogados autônomos e dos escritórios de advocacia. Batemos um papo com o Gérson para entender como a tecnologia ajuda na gestão do escritório e de que forma o Astrea melhora a rotina da ASC Advogados. Quer saber o resultado dessa conversa? É só continuar lendo!
Há quanto tempo a ASC Advogados usa o Astrea? Usou algum outro software jurídico antes?
Gérson Cunha: Usamos o Astrea há mais ou menos dois anos. Antes disso, utilizávamos um administrador de projetos. Para funcionar na nossa rotina, considerávamos que os processos eram projetos. Depois de um tempo, pesquisamos programas que eram específicos para o mercado jurídico. Testamos praticamente todos os que existiam no mercado e o que achamos melhor foi o Astrea, por todas as ferramentas que ele possui.
De onde veio a motivação para buscar um software jurídico?
Gérson Cunha: Só o gerenciador de projetos não era suficiente. Mas ainda temos a necessidade de enxergar o processo como um projeto. E é por isso que estamos ajudando com o plano pro do Astrea. Pois, dentro de cada processo, existe um prazo maior e vários outros micro prazos com seus respectivos responsáveis. E tudo isso precisa ser acompanhado. Eu acredito que, com o plano pro do Astrea, é possível enxergar o processo como um projeto. Além disso, o Astrea, diferente de um gerenciador de projetos, automatiza a parte dos tribunais.
Quem tomou a iniciativa de adotar novas tecnologias no escritório?
Gérson Cunha: O advogado Leonardo Lanzini, primeiro sócio a entrar depois dos fundadores, foi um dos grandes responsáveis pela modernização do escritório. Ele era o mais novo do time e já entrou na ASC Advogados com essa ideia de utilização da tecnologia. Quando eu comecei a trabalhar em escritório de advocacia, nós ainda utilizavamos tinha malote. As coisas aconteciam por carta, não tinha email. Os sistemas de administração dos escritórios eram super engessados, ficavam dentro do computador [e não na nuvem], todas as informações precisavam ser alimentadas manualmente. Uma época em que contar com o auxílio da tecnologia era tão ou mais complexo do que atuar sem ela. Os sistemas necessitavam de muitas horas de uso para alimentar todas as informações e, a partir disso, gerar todos os relatórios. Hoje em dia é muito mais fácil.
Vocês usam outras ferramentas de gestão no escritório? Quais?
Gérson Cunha: Nós usamos alguns softwares complementares ao Astrea. Por exemplo: utilizamos o Google Apps e centralizamos todos os arquivos do escritório na nuvem do Drive. Como temos, junto do escritório, uma consultoria empresarial, precisamos acompanhar times de projetos dentro das da empresa, para isso utilizamos o Slack.
Como o Astrea melhora a rotina do seu escritório?
Gérson Cunha: Eu acredito que a grande estrela do Astrea é a parte de captura automática das informações dos tribunais, porque isso é muito bom e facilita muito a nossa vida. Nós conseguimos saber o que está acontecendo com muita antecedência. É uma vantagem muito grande frente aos nossos concorrentes.
Eu apresentei o Astrea para um colega advogado e ele ficou muito surpreso com essa área de captura, porque dentro do escritório dele há uma pessoa responsável só por entrar de processo em processo para checar se teve andamento, todos os dias.
Você tem alguma dica para usuários iniciantes no Astrea?
Gérson Cunha: Eu sugiro a utilização de etiquetas,pois elas são um grande coringa. Se você organizá-las de uma maneira bacana, pode fazer muita diferença na usabilidade do software. Logo você vai encontrar uma forma de organizar as etiquetas e perceber que elas facilitam tanto a sua vida, que vai começar a usar o Astrea sempre a partir das etiquetas. Dá para separar, por exemplo, por tipo de processo, peticionamento e várias outras segmentações.
Aqui no escritório nós temos três ou quatro grupos de etiquetas para dividir o processo em status, cliente, etc. O grupo de etiquetas tem ajudado muito. Mas, claro, a implementação precisa de testes e ajustes na rotina do próprio escritório. Se você fizer direitinho, ajuda muito. Por exemplo, se você adicionar a etiqueta protocolo, no fim do dia você pode puxar todas as tarefas que foram protocoladas.
Avaliação geral do sistema, de 0 a 5, segundo Gérson Cunha
Design mobile: ★★★☆☆
Onde encontrar o advogado Gérson Cunha
Site: ascadvogados.com.br
Email: gerson@ascadv.com
Gostou do estudo de caso? Então, experimente o plano PRO do Astrea grátis e garanta o cumprimento de todos os prazos processuais!
IGERSON NUNES DE ARAUJO disse:
Estou terminando um curso de Serviços jurídicos e Notários pela Uninter e vou montar um escritório de controladoria jurídica, estou estou vendo o ASTREA como melhor para minhas atividades.