SUPORTE TÉCNICO EBS. Das 08h30min às 12h e das 13h30min às 18h, de Segunda a Sexta-feira. - PDF
SUPORTE TÉCNICO EBS. Das 08h30min às 12h e das 13h30min às 18h, de Segunda a Sexta-feira.
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Vasco Belém Borba
1 Horário de atendimento: SUPORTE TÉCNICO EBS Das 08h30min às 12h e das 13h30min às 18h, de Segunda a Sexta-feira. Formas de atendimento: Envie-nos suas dúvidas e/ou sugestões para Suporte On-Line (Chat): Atendimento em tempo real através da Internet. Para acessar esta forma de atendimento clique no ícone na tela principal do seu software, ou pela Barra de Ferramentas dentro do Módulo. Telefones: Curitiba/PR: Cordilheira e Fox: (41) Fiscoweb: (41) Cordilheira.NET e Gestão Web: (41) São Paulo: Cordilheira e Fox: (11) Fiscoweb: (11) Cordilheira.NET e Gestão Web: (11) Recife/PE: Recursos Humanos (CRH), Contábil (CSC), Fiscal (CEF) e Patrimônio (CCP) GERAL: (81) Porto Alegre/RS: Recursos Humanos (CRH), Contábil (CSC), Fiscal (CEF) e Patrimônio (CCP) GERAL: (51)
2 ÍNDICE 1. Fox Gerenciador de Sistemas FGS Primeiro acesso aos Sistemas Fox Tela principal do sistema Menu Sistemas Menu Serviços Ativação do Fox Suporte On-Line Boletim Informativo Técnico Atualização Manual Utilitários Configurações Configurações de Rede Registros na EBS Internet Ativação Agendador de rotinas Desempenho e Manutenção Backup do Sistema Agendador de Rotinas Base de Dados Cadastrar Base Selecionar Base Usuários Cadastrar Grupos Cadastrar Usuários Controle de Permissões Alteração de Senha Suporte Remoto Recursos do Sistema Barra de Ferramentas Sobre a ferramenta Pesquisa Registro Sobre a ferramenta Localiza Registro... 18
3 2.4 Teclas de Atalho Fox Financeiro FFI Cadastros Geral Empresas Empresas Potenciais Ramos de Atividade Municípios Estados Regiões Países Procedências Centros de Custo Contas Bancos/Caixa Câmara Formas de Pagamento Operação Financeira Carteira Índices Taxas Bancárias Despesas Financeiras Moedas Cotações Genéricos Projetos Tipos Globais Feriados Observações Configuração Geral Módulos Contas a Receber e Contas a Pagar Lançamentos a Receber ou Recebidos e Lançamentos a Pagar ou Pagos... 39
4 4.1.2.Duplicatas a Pagar ou Pagas e Duplicatas a Receber ou Recebidas Processar Boleto Bancário Geração de Títulos a Receber ou a Pagar Contas Fixas/Previsão Baixas Baixa Individual Baixa Parcial Baixas em Lote Alteração de banco em Títulos a Receber e a Pagar Bancos Aplicações Financeiras Movimentação de Entrada e Movimentação de Saída Transferências Bancárias Saldo Bancário Conciliação Bancária Cadastro de cheques Editor de Cheques Caixa Controle de Liberações Desconto por Pontualidade Conta Corrente Geração de Controle de Duplicatas e Lançamentos Movimento Conferido Sistema de Cobrança Bancária Novo Recebimento Emissão de Boleto Emissão de Remessa Confirmação de Retorno Sistema Cobrança Bancária (CNAB) Antigo Integração Consultas Lançamentos e Duplicatas Saldos... 56
5 5.3 Títulos em Atraso Relatórios Utilitários Relatórios ERC Report View Assistente de Relatórios Impressoras Calculadora Construtor de Consultas Comunicação Importação de Tabelas RXW Importa/Exporta Tabelas Importa/Exporta via Modelos Configurações Relatórios ERC Servidor de Sistema Ajuda Ajuda F BIT Acesso ao site da EBS Suporte On-line SOL Suporte Remoto Suporte via Sobre... 60
6 1. Fox Gerenciador de Sistemas FGS 1.1 Primeiro acesso aos Sistemas Fox Informe o usuário ADMIN e a senha ADMIN. Esse login (usuário e senha) é o padrão utilizado por todos os usuários EBS Sistemas. No decorrer deste treinamento você aprenderá como cadastrar novos usuários, que é um fator importante para a segurança dos dados na sua empresa. 1.2 Tela principal do sistema Por meio desta tela você pode acessar os módulos do Fox e as demais ferramentas do sistema. À direita no ícone de um ponto de interrogação podemos acessar o ajuda do sistema, consultar os últimos boletins informativos técnicos e acessar o suporte on-line e o suporte via . Aqui você encontra os menus do Gerenciador de Sistemas. E aqui as opções disponíveis em cada menu. No menu Sistemas estão disponíveis os acessos para os módulos do Fox. Para acessar clique sobre o menu desejado.
7 1.3 Menu Sistemas Permite o acesso aos módulos do Sistema Fox. Clique sobre o Menu Sistema para visualizar os módulos do sistema FOX, em seguida clique sobre o módulo que deseja utilizar. Os módulos disponíveis são: Estoque Compras Vendas / Faturamento Financeiro Produção Assistência Técnica Varejo 1.4 Menu Serviços O Menu Serviços contém as ferramentas para a Ativação do Fox, Atualização do Fox, Suporte Online, Boletim Informativo Técnico (BIT) e Atualização Manual Ativação do Fox Primeiramente é necessário escolher a Máquina Ativadora, que poderá ser qualquer máquina da rede que possua o sistema operacional Windows 98 ou superior, o Sistema Fox e conexão com a internet (acesso discado ou banda larga). Este processo devera ser repetido na máquina definida como ativadora. Acesse a rotina e clique no botão ATIVAR. Botões: Ativar: Efetua a ativação, para tanto é necessário que os demais usuários não estejam
8 utilizando o sistema. Desativar: Efetua a desativação da máquina, evitando a perda da ativação. Licenças: Gerencia as licenças, informando quais máquinas poderão acessar os sistemas, sendo que a quantidade de acesso dependerá do contrato efetuado na aquisição do software. Este número pode ser ampliado com a aquisição de Licenças Adicionais. Essas licenças podem ser gerenciadas, ou seja, é possível transferir a permissão de acesso do Fox para outras maquinas da mesma rede. Para isso, clique no botão Licenças, selecione o módulo e o usuário que cederá a permissão de acesso, e clique em Ok. OBSERVAÇÃO: O sistema irá emitir alertas 7 dias antes de expirar o prazo de ativação. Procedimentos NÃO PERMITIDOS no Sistema Fox, pois acarretam na perda de proteção do mesmo: Cópias manuais de empresas de outros locais (empresas, máquinas, pastas, etc.); Modificar a estrutura ou nomes de pastas do Fox; Modificar os nomes dos arquivos contidos nas pastas do Fox: Alteração na data das máquinas que utilizam os Sistemas Fox; Modificações estruturais de hardware e/ou software na máquina ativadora. IMPORTANTE: Antes de qualquer modificação na Máquina Ativadora é necessária a DESATIVAÇÃO do Sistema Fox. Outra máquina da rede pode ser definida como Ativadora a qualquer momento, basta atender os requisitos (possuir Windows 98 ou superior, Sistema Fox e Internet) Suporte On-Line Desenvolvido para facilitar o acesso de nossos usuários ao suporte técnico EBS On- Line, permite atendimento rápido, ágil e em tempo real, das 08h30min às 18h00min, de segunda a sexta-feira, sem fila de espera, facilitando o suporte técnico Boletim Informativo Técnico Consulta os BIT s enviados pela EBS Sistemas.
9 1.4.4.Atualização Manual A Atualização manual deve ser utilizada quando a máquina que vai efetuar a atualização não possui conexão com a Internet. Neste caso será necessário antes fazer o download dos arquivos de atualização do site no link Suporte/Atualizações Fox. 1.5 Utilitários Configurações Armazena as configurações de rede e a informação dos registros de cada módulo do sistema. Estas serão utilizadas nos processos de ativação, atualização e acesso ao SOL - Suporte On-line Configurações de Rede Selecione a opção Não utilizo o Fox em rede, se for trabalhar localmente, ou utilizo o Fox em rede no caso de utilizar uma conexão através de uma rede, neste caso informe a localização dos arquivos dentro da rede Registros na EBS Informe os registros e senhas da empresa para cada módulo do Sistema. Localize os registros e senhas no Manual que acompanha o CD de instalação do produto, ou envie uma solicitação através do site em Suporte, no item Suporte via .
10 Internet Informe às configurações que serão utilizadas nos processos de ativação, atualização e acesso ao Suporte On-line. Todos esses recursos utilizam a Internet. Tempo de Espera (segundos): O sistema sugere 120 segundos, este é o tempo para que o sistema estabeleça conexão com os servidores da EBS Sistemas. Utilizar conexão passiva para FTP (para firewall e modens ADSL): Em alguns casos, por questão de administração da rede (segurança), somente o FTP passivo estabelecerá conexão. Para maiores informações contate o administrador da rede. Quadro Proxy: Caso utilize servidor Proxy informe os parâmetros abaixo, em caso de dúvida contate o administrador da rede.é necessário configurar o servidor Proxy para não exigir autenticação ao atualizar ou ativar os Sistemas FOX. Utiliza Proxy: Marque esta opção caso utilize este serviço. Servidor: Informe o servidor Proxy Porta HTTP: O sistema sugere a porta 8080, permitindo alteração.
11 Porta FTP: O sistema sugere a porta 21, permitindo alteração. Requer autenticação proxy: Marque se utiliza autenticação pelo proxy. Os dados de Usuário e Senha para autenticação de proxy, informados logo abaixo, devem estar previamente cadastrados no servidor de proxy. Usuário: Informe o nome do usuário para o proxy, somente se o servidor proxy utilizado exigir autenticação. Senha: Informe a senha do usuário para o proxy, somente se o servidor proxy utilizado exigir autenticação. Obs.: Estes dois últimos campos existem também em Usuários/ Cadastrar Usuário, quadro Proxy, a autenticação prioritária será a do usuário, no entanto, se não houver informações em seu cadastro o sistema utilizará a configuração padrão Ativação É o sistema de proteção desenvolvido pela EBS Sistemas, formado por um conjunto de regras que garantem a legalidade do produto instalado, ou seja, trata-se de um sistema de proteção contra cópias ilegais que consiste em autenticar a licença de uso do software no servidor EBS Sistemas Agendador de rotinas Caso utilize o Fox em um servidor não Windows (Linux, por exemplo), você deve configurar outra máquina Windows como servidora para utilizar o Agendador de Rotinas. ATENÇÃO: Selecione a opção Usar outro caminho somente em casos de servidor não Windows Desempenho e Manutenção Conforme vão sendo gerados dados em uma base, esta se torna fragmentada. Esta rotina efetua a desfragmentação da Base de Dados tornando-a geralmente menor e de acesso mais rápido. Deve-se clicar na rotina e aguardar a mensagem de que o processo foi finalizado com sucesso.
12 1.5.4.Backup do Sistema Para efetuar o backup, todos os módulos devem estar fechados e nenhum usuário acessando o sistema, clicando em sim na mensagem abaixo todos os módulos serão fechados inclusive o Gerenciador de Sistemas. Guia Backup: Efetua o backup da base de dados completa, em todos os módulos do sistema. Após adicionar os arquivos para backup clique em Ok para iniciar. Guia Restaurar:
13 Selecione o arquivo de backup a ser restaurado e defina se o arquivo será regravado na localização original, sobrepondo os arquivos existentes, ou em outro diretório Agendador de Rotinas Esta ferramenta tem a função de controlar o agendamento de rotinas disponibilizadas nos Sistemas Fox. Inicialmente poderão ser criadas rotinas de agendamento de backup com frequência: constante, diária, mensal, anual ou de apenas uma vez. Para adicionar um agendamento, deve-se atribuir um nome, selecionar a rotina e configurar a frequência de execução, que pode ser Constante, Diária, Semanal, Mensal e Uma Vez, e a hora em que a rotina será executada. ATENÇÃO: O Agendador de Rotinas deverá ser executado no Servidor nas estações de trabalho só será permitido consultar as rotinas agendadas. As rotinas agendadas serão executadas mesmo que o sistema esteja fechado. Em casos de servidor não Windows (Linux, por exemplo), deverá configurar outra máquina Windows como servidora para usar o Agendador, em Utilitários/Configurações, Guia Agendador de Rotinas.
14 1.6 Base de Dados Cadastrar Base Deve-se efetuar um cadastro para cada base de dados (empresa) que será acessada pelo Fox. Código do Cliente: Informe o código que será utilizado para essa empresa dentro dos módulos do Fox. A empresa será cadastrada automaticamente dentro dos módulos em Cadastros/Geral/Empresas, conforme as informações desde cadastro da base de dados. Máscara do Telefone: Defina a máscara para os campos de telefone, dentro dos cadastros do Fox. Utilize 9 ou # para definir e a formatação destes campos. Exemplo: (###)####-#### Máscara do CEP: Defina a máscara para os campos de CEP, dentro dos cadastros do Fox. Utilize 9 ou # para definir e a formatação destes campos. Exemplo: #####-### Selecionar Base Base de Trabalho Atual: Selecione a base de dados a ser utilizada nos módulos do Fox.
15 1.7 Usuários Cadastrar Grupos Armazena as informações referentes aos grupos de usuários do sistema. As permissões de acesso serão definidas posteriormente pelos grupos criados. Código: Numérico de 1 a 999. Descrição: Defina um nome para o grupo. Situação: Selecione ativo ou inativo Cadastrar Usuários Cadastre os usuários, definindo senhas distintas para cada usuário. Grupo: Informe o Grupo de Usuários ao qual o usuário pertence.
16 FOTO: Clicando com o botão direito do mouse, permitirá importar a foto do usuário nos formatos BMP e JPEG Controle de Permissões Permite Liberar ou Bloquear as rotinas de um determinado módulo para cada grupo de usuários. Para alterar a permissão de apenas uma rotina clique sobre a mesma e após defina o tipo de acesso através do quadro 'Permissões de acesso'. Clique no botão Gravar Permissões para confirmar a alteração. Para liberar ou bloquear todas as rotinas ao mesmo tempo utilize os botões correspondentes disponíveis no rodapé da tela Alteração de Senha Possibilita a alteração da senha de acesso ao sistema pelo próprio usuário, sem depender do administrador, informando a senha atual e a nova senha. 1.8 Suporte Remoto A EBS Sistemas, no intuito de aprimorar, inovar e proporcionar maior agilidade e eficiência no atendimento aos seus clientes, adotou uma nova ferramenta de trabalho denominada SUPORTE REMOTO. O mesmo tem auxiliado na solução de problemas de bases de dados, dúvidas e/ou execução de procedimentos com o acompanhamento do usuário, sem a necessidade de visita técnica. Como funciona?
17 Clicando no Menu Ajuda em Acesso ao Site da EBS na opção Suporte Remoto, abrirá uma janela com os códigos do nosso suporte, clicando em qualquer número, o suporte poderá acessar a sua máquina e, em conjunto trabalhar na sua base de dados. Qual a segurança? Somente o cliente pode estabelecer uma conexão com a EBS Sistemas; O usuário acompanha a operação durante todo o tempo; O usuário pode se desconectar a qualquer tempo, tendo total controle do procedimento; O usuário poderá comunicar-se com o atendente durante todo o processo através do chat do aplicativo. Outra grande vantagem do Suporte Técnico Remoto é a possibilidade de envio e recebimento de arquivos entre usuário e a EBS Sistemas. Quais são os recursos necessários? Acesso à internet; Sistema Operacional Windows 98 ou superior, na máquina onde o atendimento será realizado ou onde está localizada a base de dados; MS Access 97 quando o problema estiver relacionado à base de dados. Vantagens na utilização do Suporte Remoto Redução da necessidade de visitas técnicas e, por consequência, minimização de custos; Ganho de tempo e agilidade no processo de atendimento; Atendimento totalmente via internet, portanto, sem custo; Segurança, pois as bases de dados não saem da empresa; Facilidade no envio e recebimento de arquivos. IMPORTANTE: Em redes que utilizam Proxy ou Firewall e ADSL, para acesso ao Suporte Remoto é necessário liberar as portas 5800 e 5900.
18 2 Recursos do Sistema 2.1 Barra de Ferramentas A barra de ferramentas é encontrada em todos os cadastros do sistema. 2.2 Sobre a ferramenta Pesquisa Registro Esta ferramenta permite a localização de registros de forma rápida e prática. Para realizar a pesquisa, clique sobre a coluna com a informação que deseja encontrar em seguida clique no campo on-line ou tecle F6; Digite o conteúdo desejado. À medida que o conteúdo é digitado, o sistema já vai localizando os registros de acordo com as letras números digitados. 2.3 Sobre a ferramenta Localiza Registro Poderão ser criadas consultas específicas para localizar um registro.
19 Exemplo: APEL (fantasia da empresa) Igual à DEMONSTRAÇÃO. Clicando em LOCALIZAR será exibida a empresa que possui o nome Fantasia = DEMONSTRAÇÃO. Poderão ser criadas consultas por mais de um campo simultaneamente. 2.4 Teclas de Atalho <F1> - Ajuda (Help) do sistema. <F2> - Dentro dos cadastros acessa a função para localizar registros. <F3> Abre a janela Pesquisar, que permite uma visualização dos dados do cadastro. <PAGE DOWN> Abre a janela de Pesquisar, para visualizar os campos que já foram previamente cadastrados. OBSERVAÇÃO: As teclas <F3> e <Page Down> retornam as informações em forma de planilha, possibilitando a exportação da mesma para o Excel. <CTRL> + < PAGE DOWN> - Avança um registro. Caso seja utilizada em uma tela de cadastro, este será salvo, antes de avançar para o próximo registro. <CTRL> + <PAGE UP> - Retorna um registro. Segue a mesma regra do CTRL+ PAGE DOWN. <CTRL> + <HOME> - Vai para o primeiro registro. Segue a mesma regra do CTRL+ PAGE DOWN. <CTRL> + <END> - Vai para o último registro. Segue a mesma regra do CTRL+PAGE DOWN. <TAB> Tecla utilizada para navegar nos campos da tela em uso. <ENTER> Tecla utilizada para inclusão de dados em tabelas na tela em uso, e com essa tecla o campo DATA será preenchido automaticamente.
20 Fox Financeiro FFI O módulo Financeiro permite o controle simples e funcional de todas as movimentações de caixa e bancos, por meio de relatórios de extrato bancário, previsões de contas fixas e orçamentos. Através da montagem de um plano de contas financeiro todas as movimentações podem ser visualizadas no formato de balancetes, como também integradas ao Cordilheira Software Contábil. 3 Cadastros 3.1 Geral Empresas Armazena o cadastro da empresa usuária do sistema, bem como seus clientes e fornecedores. Pode ser dividido em cadastro de empresas ativas e potenciais. As informações em negrito são de preenchimento obrigatório. Aba Principais: Informe os dados cadastrais da empresa, como endereço, documentação, etc., e outras informações para contato (telefone, , etc.). Ao cadastrar a cidade passe os campos CEP e Código Munícipio IBGE com a tecla TAB para que seja carregado o código IBGE automaticamente na tela. Tipo: Selecione uma das opções: Fornecedor: Utilizado para indicar os fornecedores da empresa. Cliente: Utilizado para indicar os clientes da empresa. Ambos: Utilizado para indicar as empresas que podem ser tanto fornecedores como
21 clientes da empresa. Matriz-Filial: Utilizado para indicar o cadastro da própria empresa. Outros: Utilizado para indicar o cadastro de pessoas físicas, jurídicas e outras entidades. Será útil nos módulos que exigem informação do código da empresa nos lançamentos. Exemplos para a utilização do tipo Outros: Receita Federal, Receita Estadual, Prefeituras, Funcionários, etc. Exemplo: A empresa deve recolher tributos para a Receita Estadual, que não é nem um cliente nem um fornecedor da empresa. Neste caso a entidade é cadastrada no Sistema com o tipo Outros, e poderão ser efetuados lançamentos para a mesma normalmente. Aba Específicos: Nesta aba serão inseridas as informações relativas aos parâmetros para o tratamento das vendas, das cobranças e da integração contábil e fiscal. Quadro Informações de Venda: Vendedor: Informe o código do vendedor pré-cadastrado no Sistema. Na geração de Notas Fiscais o vendedor será informado automaticamente, podendo ser alterado. Utilize a tecla <PageDown> para abrir a tela de seleção dos vendedores cadastrados. Cond. Pagamento: Informe a condição de pagamento a ser sugerida nas movimentações da empresa. Utilize a tecla <PageDown> para abrir as condições já cadastradas.
22 Transportadora: Informe a transportadora a ser sugerida na geração de Notas Fiscais, podendo ser alterado. Utilize a tecla <PageDown> para abrir a tela de seleção das transportadoras cadastradas. Crédito: Defina o valor do limite de crédito que será disponibilizado para a empresa. No cadastro de pedidos e notas será emitido um alerta informando que o limite estabelecido foi ultrapassado. Compras no: Informe se as compras efetuadas por esta empresa são no Atacado ou Varejo. Cód. Suframa: Informe o código de cadastro na Superintendência da Zona Franca de Manaus, se for o caso. Procedência: Informe a procedência do contato com está empresa. Utilize a tecla <PageDown> para abrir a tela de seleção das procedências cadastradas. Quadro Cobrança: Banco: Informe o código do banco que será utilizado para efetuar cobranças da empresa. Utilize a tecla <PageDown> para abrir a tela de seleção de bancos cadastrados. Deve estar pré-cadastrado em Cadastros, Banco/Caixa. Conta Financeira: Informe a conta financeira que será utilizada no módulo Financeiro, quando forem geradas as duplicatas desta empresa. Esta informação também permite a emissão de um relatório similar ao balancete no módulo Financeiro, em Relatórios/Controle Financeiro. As contas devem estar cadastradas em Cadastro, Contas. Desc. por Pontualidade: Informe o percentual de desconto por pontualidade que será impresso no boleto de cobrança, na nota fiscal e na duplicata. Desc. por Cliente: Informe o percentual de desconto específico para este cliente. Este percentual será utilizado no cadastro de notas fiscais e dos pedidos de venda, tendo prioridade sobre o Desconto por quantidade vendida, informado no cadastro de Produtos. Será definido também se o desconto é fixo (não poderá ser alterado) ou variável (pode ser alterado até o percentual definido no campo Desc. por Cliente). Percentual Embalagem: Informe o percentual da embalagem para a empresa. Percentual Frete: Informe o percentual do frete para a empresa. Forma de pagamento: Informe a forma de pagamento para a empresa, utilize a tecla <PageDown> para abrir a tela de seleção de formas de pagamento já cadastradas. Quadro Integração Contábil ( Contas Contábeis) Cliente: Informe o código reduzido da conta contábil utilizada no plano de contas do Cordilheira Sistema Contábil ou de outro sistema para integração dos dados. Obs: Somente informe os dados de conta contábil se utilizar a integração contábil. Fornecedor: Informe o código reduzido da conta contábil utilizada no plano de contas do Cordilheira Sistema Contábil ou de outro sistema, para integração dos dados.
23 Quadro Emitente/Destinatário (Integração Fiscal) Cliente: Informe o código deste cliente conforme cadastro no Cordilheira Escrita Fiscal. Fornecedor: Informe o código deste fornecedor conforme cadastro no Cordilheira Escrita Fiscal. Importante: Este quadro será habilitado somente quando a empresa informar no campo de cadastro Estado na aba principais, a unidade exterior (EX). Quadro NF-e: Informe o endereço de para envio da NF-e para o cliente, se for o caso. Antes de dar continuidade ao cadastro da empresa é necessário preencher e salvar as informações das guias Principais e Específicos. Aba Outras Informações: Esta guia será preenchida automaticamente com as informações do endereço e contato da guia Principal, porém essas informações poderão ser alteradas. Também poderão ser cadastrados novos endereços para a empresa, tais como: endereço de entrega, de cobrança, etc. Aba IE do Substituto Tributário por Estado: Nesta guia deverão ser cadastrados os números das inscrições auxiliares para o regime de substituição tributária de cada Estado. Este cadastro será habilitado somente para os Substitutos Tributários. Para liberá-lo acesse Cadastro, e em Configuração de Compras e selecione a opção Utiliza ICMS de substituição em Compras, na guia Compras Itens.
24 Aba Observações: Nesta guia poderão ser registradas observações Financeiras, Gerais e Vendas. Essas observações poderão ser utilizadas no sistema, e aparecerão no respectivo módulo quando utilizarmos a empresa cadastrada. Aba Itens por Empresa: Nesta guia serão armazenadas as informações referentes aos produtos que a empresa comprou e/ou vendeu. Essas informações serão alimentadas automaticamente pelo sistema a partir do cadastro das notas fiscais.
25 Aba Duplicatas por Empresa: Nesta guia serão armazenadas as informações das duplicatas e lançamentos à pagar e/ou à receber da empresa. Esta guia será habilitada somente se marcada a opção Exibir Duplicatas por Empresa no menu Cadastros, Configuração Geral, Empresas. Aba Tabelas de Preços: Permitirá ao usuário selecionar várias Tabelas de Preços para a empresa. Observação: Esta opção somente estará visível se no módulo Vendas/Faturamento, em Cadastros, Configuração Vendas, Vendas-Ìtens, a opção Utiliza Tabelas de Preços estiver selecionada.
26 Aba Impostos: Contém informações sobre a cumulatividade ou não de PIS/COFINS e retenções de PIS/COFINS/CSLL Empresas Potenciais Registra as empresas potenciais, ou seja, aquelas que ainda não são efetivamente clientes. Os únicos cadastros obrigatórios são o nome Fantasia, Razão Social e Ramo de atividade. Aba Geral: Informe os dados cadastrais da empresa, como endereço, documentação, etc., e outras informações para contato (telefone, , etc.).
27 Aba Observações: O sistema apresenta um campo livre para inclusão de qualquer observação necessária. Aba Contatos: Os campos serão preenchidos automaticamente com as informações inseridas na guia Principal, podendo ser alterados ou incluídos novos endereços e contatos, conforme for a necessidade. Para incluir novos dados ou alterá-los, basta clicar sobre a tabela e percorrer os campos com a tecla ENTER para navegar entre as colunas. Aba Itens Potenciais: Registre os itens que são de interesse da empresa cadastrada Ramos de Atividade Neste cadastro serão registrados os ramos de atividade, o percentual de desconto concedido, e as regras de tributação para cada Estado de acordo com o ramo de atividade. IMPORTANTE: As regras para a tributação também poderão ser definidas no módulo Estoque, em Cadastros/NCM, as quais terão prioridade sobre este cadastro. O cadastro de Ramos de Atividade é obrigatório Municípios Esta rotina tem a finalidade de registrar os Municípios e informações que serão utilizadas na geração das Notas Fiscais Eletrônicas e no cadastro da empresa. Os parâmetros
28 de SUFRAMA e ISS são informados nesta rotina. O código IBGE também é fornecido pelo cadastro Estados Registra os Estados com que a empresa tem relações comerciais, e as alíquotas de ICMS (Interna e Externa). IMPORTANTE: Para as operações estaduais o sistema respeitará a alíquota de ICMS informada em Cadastros/Produtos/Cadastro de Produtos, na guia Impostos, e nas operações interestaduais respeitará a alíquota informada no cadastro do Estado Regiões Registra todas as regiões de abrangência da empresa, permitido, inclusive, defini-las por CEP. O cadastro de Regiões é obrigatório Países Registra os países com que a empresa tem relações comerciais Procedências Nesta rotina é possível cadastrar as procedências, isto é, de onde provém o cliente (mala direta, indicação de outro cliente, telemarketing, etc.) este cadastro será utilizado no cadastro da empresa. 3.2 Centros de Custo Os centros de custos destinam-se ao registro dos custos que, por motivos técnicos ou econômicos, não podem ser atribuídos diretamente às unidades de custo, ou seja, aos contratos de clientes. Os centros de custo são estabelecidos, por exemplo, para as unidades organizacionais da empresa (Direção, direções departamentais, divisões, divisões regionais, unidades, etc.). Código: Código sequencial sugerido pelo sistema. Descrição: Informe um nome para o Centro de Custo. Esta informação será requerida no cadastro de notas fiscais, pedidos, orçamentos, etc. Data limite: Informe a data que determinará até quando este centro de custo poderá ser utilizado, assim o sistema não permitirá cadastrar produtos neste centro de custo com data posterior a data limite. É comum utilizar quando o centro de custo corresponde a um projeto com data de entrega determinada, ou seja, a partir da data estipulada o projeto não pode mais receber custos, despesas ou receitas. Código CRD: Informe o código do centro de custo conforme cadastro realizado no Cordilheira Sistema Contábil. 3.3 Contas Por esta rotina será possível cadastrar as contas do Plano de Contas Financeiro, que possui apenas um nível de contas. Este cadastro é responsável pela classificação da natureza das receitas e despesas.
29 IMPORTANTE: Para efetuar o cadastro das contas, os grupos de contas já devem estar cadastrados em Cadastros/Grupo de Contas. Código: Código sequencial sugerido pelo sistema. Descrição: Informe o nome para identificação da conta. Grupo: Selecione o grupo de contas, que esta conta pertence. Conta Contábil: Informe a conta contábil (código reduzido) correspondente a esta conta financeira, conforme cadastro do plano de contas no Cordilheira Sistema Contábil. Quadro Situação: Selecione entre a opção Ativo ou Cancelado. Botão Orçamento: É possível registrar orçamento para as contas cadastradas, para posterior emissão de um relatório em Relatórios/Controle Financeiro/Analítico/Orçado X Realizado. Informe período, centro de custo e valor. 3.4 Bancos/Caixa Nesta rotina será possível cadastrar todos os bancos operados pela empresa. Aba Principais:
30 Quadro Banco: Banco: Informe o mesmo número de controle do banco na câmara de compensação; caso o cadastro refira-se ao Caixa da empresa, informe um código qualquer. Nome: Digite o nome do banco. Caso trabalhe com contas distintas de um mesmo banco, especifique no Nome do banco para facilitar a identificação. Quadro Agência: Informe os dados referentes à Agência e conta bancária. Aba Outras Informações: Quadro Outras Informações: Número do Banco: Informe o número do banco na câmara de compensação. Esta informação será utilizada pelo sistema para identificar o formulário ideal para impressão do cheque no módulo financeiro. Participa do Fluxo de Caixa: Caso este campo esteja preenchido, a movimentação financeira deste banco será impressa no relatório de fluxo de caixa do módulo financeiro, quando solicitado às movimentações de todos os bancos. Caso contrário não será relacionado. Limite de crédito: Informe o limite de crédito para esta conta corrente. Quadro Cobrança/Duplicata: Dias para Liberação: Baseado nesta informação será registrada a data de liberação nas duplicatas a receber e a pagar no financeiro, de acordo com o banco especificado no cadastramento da Nota Fiscal, ou seja, permite visualizar no fluxo de caixa somente na data que o dinheiro realmente estiver disponível. Mínimo de Dias para Envio: Especifique o número de dias mínimo para envio das cobranças ao banco.
31 Valor Mínimo de Cobrança: Caso haja um valor mínimo estipulado para envio de cobrança ao banco, especifique-o neste campo. Desta forma, caso o valor será inferior ao especificado neste campo, o sistema irá alertá-lo. Valor Máximo de Cobrança: Caso haja um valor máximo estipulado para envio de cobrança ao banco, especifique-o neste campo. Desta forma, caso ultrapasse este valor, o sistema irá alertá-lo. Aba Comunicação/Impressão: Estas informações serão utilizadas para a identificação do boleto a ser utilizado para impressão das cobranças. Agência: Informe o número da Agência e dígito. (Banco do Brasil e banco HSBC: Campo obrigatório.) Conta: Informe o número da conta e dígito. (Banco do Brasil e banco HSBC: Campo obrigatório.) Aceite: Informe este campo como S, N ou nenhuma especificação. (informe-se com o banco para preenchimento desta informação) Carteira: O código especificado neste campo identificará o tipo de cobrança que é utilizado para este banco. (Banco do Brasil: Código numérico de 2 dígitos e Banco HSBC: Código alfanumérico de 3 dígitos.) Moeda: Informe a símbolo da moeda que está sendo utilizada para impressão dos boletos. 3.5 Câmara É o registro de operações que poderão ser enviadas ao banco, através do PAGFOR, de acordo com o layout do banco. O sistema já disponibiliza um cadastro com as Câmaras determinadas pelo Febraban, com seus respectivos Tipos de Serviço, Formas de Lançamento, Tipos de Movimento, Códigos de Movimento e Ocorrências de Retorno. Possibilita também o posterior cadastro de outras informações se necessário. Para o preenchimento solicite a orientação de um de nossos consultores. 3.6 Formas de Pagamento São registradas as formas de pagamento utilizadas no recebimento de uma venda. Esta forma será válida na integração do módulo Varejo com o Financeiro. Como este campo é aberto no cadastro de duplicatas e lançamentos, também pode ser utilizado para medir a quantidade de receitas e despesas por forma de pagamento. Código: Numérico, sequencial, sugerido pelo sistema. Descrição: Informe uma descrição para esta forma de pagamento. Ex: A vista, a prazo. Etc. Tipo: De Acordo com a descrição selecione um tipo. Ex: Cheque, dinheiro, etc. Os demais campos deverão ser preenchidos caso deseje realizar a integração do Varejo com o Financeiro: registradas as formas de pagamento utilizadas no recebimento de uma venda. Esta forma será válida na integração do módulo Varejo com o Financeiro.
32 3.7 Operação Financeira Operação financeira é utilizada no cadastro do cartão de crédito/ticket. Quando é feita uma venda com este cartão, será integrado no módulo Financeiro com a conta, banco e centro de custos informados na operação financeira. 3.8 Carteira Esta rotina tem a finalidade registrar as carteiras que serão utilizadas pelos bancos cadastrados no sistema. IMPORTANTE: As informações das carteiras sofrerão variações de acordo com o banco. Aba Informações da Carteira: Carteira: Campo desabilitado e de preenchimento automático com o número sequencial, para o cadastro da carteira. Descrição: Informe uma descrição para identificação da carteira. Campo de preenchimento obrigatório. Arquivo Licença: Informe o arquivo de licença para o Cobrebem. O arquivo de licença é o arquivo de configuração para a carteira que será utilizada, o mesmo deve ser solicitado ao departamento de Consultoria da EBS Sistemas. Código do Cedente: Informe o código do cedente, essa informação varia de acordo com o banco. Outro Dado Conf 1: Campo de preenchimento automático com informações para a configuração da carteira. De acordo com o arquivo de licença e o banco utilizado a descrição do campo pode mudar de Outro Dado Conf1 para Sistema Antigo, ou até mesmo não ser preenchida. Caso o campo não seja preenchido, o mesmo ficará inabilitado.
33 Outro Dado Conf 2: Campo de preenchimento automático com informações para a configuração da carteira. De acordo com o arquivo de licença e o banco utilizado o campo pode ser preenchido ou não. Caso o campo não seja preenchido o mesmo ficará inabilitado. Início Nosso Número: Informe o número inicial para impressão dos boletos. Fim Nosso Número: Informe o número final para a impressão dos boletos. Atual Nosso Número: Campo de preenchimento automático com o próximo número para a impressão dos boletos. Arq. Remessa (Padrão): Informe o caminho padrão para o arquivo remessa. O sistema permitirá alteração no momento da geração do arquivo. Arq. Retorno (Padrão): Informe o caminho padrão para o arquivo retorno. O sistema permitirá alteração no momento da geração do arquivo. Logo Empresa: Informe o caminho e o arquivo da logomarca da empresa. A logomarca será inserida no cabeçalho do boleto e deve ter o formato GIF ou JPG, com tamanho máximo de 234x60. Margem Superior Boleto: Insira o valor da margem superior do boleto. A margem poderá ter variações de acordo com a carteira e layout selecionado. Quadro Layout: Boleto: Campo de preenchimento automático com os arquivos de layout que poderão ser utilizados. Informação pode variar de acordo com o tipo da carteira e banco. Remessa: Campo de preenchimento automático com os arquivos de layout que poderão ser utilizados. Informação pode variar de acordo com o tipo da carteira e banco. Retorno: Campo de preenchimento automático com os arquivos de layout que poderão ser utilizados. Informação pode variar de acordo com o tipo da carteira e banco. Aba Informações ao Banco: Demonstrativo: Insira as informações que serão apresentadas no demonstrativo do boleto bancário. Este campo aceita instruções em HTML para a formatação dos campos no boleto bancário. Instruções ao Caixa: Insira as informações que serão apresentadas nas instruções do caixa. O campo é limitado no boleto, deve ter um número limitado de caracteres variando de uma carteira para a outra. Percentual Multa: Informe o percentual a ser utilizado no cálculo da multa do título. Percentual Mora: Informe o percentual a ser utilizado no cálculo da mora do título. Sequencial de Remessa: Informe o número para a remessa bancária. Ao serem geradas as remessas o campo será atualizado automaticamente. Para os bancos que não possuem o número de remessa é necessário informar o número zero. Espécie Doc.: Serão listados para escolha e seleção os arquivos de layout de acordo com o tipo da carteira e Banco. Outra Espécie: Para alguns casos excepcionais há a necessidade de informar um código diferente de espécie a ser gerada no arquivo de remessa. A informação neste campo substituirá a opção selecionada no campo Espécie Doc. na geração do arquivo de remessa. Dias para Protesto: Informe quantos dias após o vencimento do título o Banco poderá enviar para protesto. Nosso Número Gerado pelo Banco: Essa opção possibilita ao usuário indicar se, ao gerar o arquivo de remessa, o Nosso Número será gerado pelo sistema do Banco que importará a remessa, ou pelo próprio FOX. Marcada essa opção, desabilitará o controle numérico gerado pelo sistema para esse item.
34 Banco Emite o Boleto Bancário: Marcada esta opção o sistema gera o arquivo de remessa atribuindo ao Banco à responsabilidade de emissão dos boletos. Desmarcada esta opção, a responsabilidade pela emissão dos boletos passa a ser do emitente. IMPORTANTE: Para geração do arquivo de remessa bancária deve-se vincular o cadastro da Carteira ao cadastro do Banco, em Cadastros, Banco/Caixa, aba Carteiras. 3.9 Índices Possui os cadastros necessários para os cálculos que dependem de índices como Taxas Bancárias, Despesas Financeiras, Moedas e Cotações Taxas Bancárias Esta rotina permite realizar uma perspectiva sobre as Taxas Bancárias. Com base na taxa e no período informado o sistema realizará uma simulação da taxa diária. O sistema demonstrará no quadro Exibição dos Cálculos o cálculo diário conforme a taxa informada e o número de dias desejado Despesas Financeiras Esta rotina permite realizar uma perspectiva sobre as despesas financeiras (juros, multas, taxas, etc.). Com base na taxa e no período informado, o sistema realizará uma simulação da taxa diária. O sistema demonstrará no quadro Exibição dos Cálculos o cálculo diário conforme a taxa informada e o número de dias desejado Moedas Através desta rotina será realizado o cadastro das moedas e os índices que serão utilizados no sistema. Quadro Principais: Moeda/Índice: Informe um código ou nome para a moeda ou índice. Descrição: Informe a descrição completa da moeda ou índice. Símbolo: Informe o símbolo da moeda. Quadro Extenso: Singular: Informe o extenso da moeda no singular. Plural: Informe o extenso da moeda no plural. Quadro Centavos: Singular: Informe o extenso dos centavos da moeda no singular.
35 Plural: Informe o extenso dos centavos da moeda no plural. Quadro Tipo da Cotação: Selecione uma das opções: Diária (moeda estrangeira); Mensal (Índices); ou Sem Cotação (Moeda Nacional). ATENÇÃO: A cotação deve ser cadastrada em Cadastros/Índices/Cotações. No quadro Forma de Cadastrar as Cotações, selecione uma das opções: Obrigatório: O cadastro da cotação será solicitado diariamente, através de um alerta sempre que acessar qualquer rotina do sistema. Não será possível utilizar a moeda sem que antes seja informada a respectiva cotação. Facultativo: Deve ser utilizada para moedas com cotação diária ou mensal, no entanto, o sistema não irá alertá-lo em nenhum momento que a moeda está sem cotação. Sem Cadastro: nunca solicitará cotação, geralmente utilizada para moeda nacional. Quadro Tipo: Selecione o tipo da cotação Cotações Registra as cotações das moedas e índices que serão utilizados no sistema. O cadastro das cotações será solicitado pelo sistema de acordo com a Forma de cadastrar a cotação definida no cadastro de Moedas e Índices. Aba Cotações: Nesta aba será gravado o valor diário da moeda. Moeda: Selecione a moeda ou índice desejado. <PageDown> Período: Informe a data (dd/mm/aaaa) ou período (mm/aaaa) da cotação desejada, de acordo com campo TIPO do cadastro de Moedas e Índices. Valor: Informe o valor ou porcentagem da cotação da moeda/índice. Aba Geração: Gera uma cotação fixa para um det Gera uma cotação fixa para um determinado período, evitando o cadastro frequente da mesma. Moeda: Selecione a moeda ou índice desejado. <PageDown> Período: Informe o período inicial e final (dd/mm/aaaa ou mm/aaaa) para o cálculo da cotação. Lembre-se, o período pode ser dd/mm/aaaa ou mm/aaaa de acordo com o campo TIPO do cadastro de Moedas e Índices Genéricos Os cadastros deste menu são compartilhados com todos os módulos do FOX (Estoque, Compras, Vendas/Faturamento, Financeiro, Produção, Assistência Técnica e Varejo) Projetos O objetivo deste cadastro é controlar a movimentação de estoque por projeto. Através do relacionamento dos projetos com os locais de armazenagem o usuário poderá controlar os produtos movimentados para esse local e consequentemente do projeto. Para o
36 Fox o conceito de projeto é aplicado no módulo Estoque, porém, possuí relação com os demais módulos Tipos Globais Os tipos globais são utilizados nos lançamentos e movimentações no Fox. O tipo Fatura vem pré-cadastrado, mas permite cadastrar outros tipos se necessário. O Tipo Global é utilizado em diversas situações como a movimentação de estoque, cálculo de impostos, geração de faturas para o módulo Financeiro, etc. IMPORTANTE: Embora possam ser cadastrados outros tipos globais, verifique com o consultor EBS Sistemas a necessidade desse cadastro. Muitas vezes é possível trabalhar apenas com o tipo Fatura Feriados Registra todos os feriados do ano calendário, o que viabilizará os cadastros de orçamentos, pedidos, etc., pois o sistema alertará o usuário caso o dia de vencimento, por exemplo, seja um feriado. Também poderão ser registrados como feriado os dias de festividade que a empresa não terá expediente ou ponto facultativo. IMPORTANTE: Caso deseje que o sistema considere sábados, domingos e feriados como dias úteis, acesse Utilitários/Configuração/Sistema, e na Guia Sistema selecione as devidas opções. DICA: Selecione a opção Feriado Fixo para que o sistema duplique o feriado nos anos seguintes Observações Registra as observações que poderão ser utilizadas no sistema com a finalidade de agilizar os lançamentos. Posteriormente poderão ser inseridas em Notas Fiscais, Pedidos, Orçamentos, etc Configuração Geral
37 As informações registradas nesta rotina servirão para todos os módulos do Fox. Para o módulo Financeiro a configuração das seguintes abas é importante: Imprime Razão Social no Complemento da Integração Contábil: Demonstrará no complemento dos lançamentos a razão social dos clientes e fornecedores ao invés do nome fantasia, que é o padrão. Utiliza Pagamento a Fornecedores: Quando habilitada, permite a integração com o sistema de pagamentos PAGFOR. Visualizar somente Movimentações não Conferidas: Para o Fox, o termo 'movimento conferido' significa o fechamento do módulo, ou seja, a segurança de que nenhum dado possa ser alterado após a marcação do fechamento. Habilitando esta configuração, quando acessar a rotina Módulos/Movimento Conferido e pressionar <F3>, o sistema demonstrará somente as movimentações que ainda não foram encerradas. Utiliza Impressora de Cheque: Esta opção habilita a guia Impressora de cheque, em Relatórios/Cheques. Controla Projeto: Sim ou não caso tenha projetos ativos. Aba Contas Fixas: Controlar Centro de Custo: Se habilitada permitirá que o cliente informe os centros de custos no cadastro de contas fixas, em Módulos/Contas a Receber ou Contas a Pagar/Contas Fixas\Previsão. Gerar Lançamentos de Contas Fixas a cada mês: Habilitando esta opção, o sistema efetuará a geração dos lançamentos de contas fixas a cada mês; caso contrário, todos os lançamentos serão gerados no momento do respectivo cadastro. Aba Bancos: Quadro Processamento de Boleto por: Vencimento: Ordena a geração dos boletos de acordo com o vencimento. Código/Nota: Ordena a geração dos boletos de acordo com o código/nota. Aba Duplicatas e Contas: Controlar Centro de Custo: Habilitando esta opção será possível cadastrar centros de custos e efetuar rateios no módulo Financeiro, nas rotinas: Módulos/Contas a Pagar/Duplicatas a pagar ou pagas e Lançamentos a pagar ou pagos, Módulos/Contas a Receber/Duplicatas a receber ou recebidas e Lançamentos a receber ou recebidos, Módulos/Bancos/Movimentação de Entrada e Movimentação de Saída. Sequenciar Lançamentos de Entrada e de Saída: Se habilitada, proporciona uma autonumeração das rotinas de lançamentos a pagar e a receber. Caso contrário, o usuário pode informar à numeração que desejar para seus lançamentos. Utiliza modelos específicos para Relatório de Controle Financeiro: Habilitando esta opção, serão disponibilizadas três rotinas nos cadastros do módulo Financeiro: Modelos, Grupos auxiliares e Contas auxiliares. Estes cadastros são úteis aos clientes que querem criar modelos de relatórios seguindo a estrutura do plano de contas financeiro. Estes modelos podem utilizar ainda a soma das contas financeiras escolhidas do plano. Notificar as contas a vencer: Selecionada esta opção, será trazido um alerta em tela no momento da inicialização do sistema, referente às contas a pagar e a receber, obedecendo aos critérios abaixo: Dias de Antecedência: Número de dias que o sistema trará o alerta, antes da data do vencimento (padrão de 5 dias).
38 Avisar apenas aos: Usuário, Grupo. Este alerta pode ser direcionado apenas aos usuários ou a um grupo de usuários cadastrados no Gerenciador de Sistemas, em Usuários. Lista de usuários válidos: Neste campo, conforme a escolha da opção anterior especifique quais usuários receberão os alertas de contas vincendas. Note que para cada usuário ou grupo colocado neste campo é necessário separá-los com ponto-evírgula (;). Aba Empresas: Máscara do Apel da Empresa: Neste campo será formatado o campo Fantasia, localizado no cadastro de empresas (clientes e fornecedores). Este campo poderá ser formatado para aceitar o nome de fantasia com letras e números, ou somente números, de acordo com as definições deste campo. Utilizar auto numeração no campo Fantasia: Se habilitada, a numeração para novos cadastros será fornecida pelo sistema. Controlar direitos autorais: Esta opção é utilizada por editoras Exibir última fantasia cadastrada: No cadastro da empresa será mostrado o nome de fantasia da última empresa cadastrada. Controlar Crédito de Empresas com Valor de Crédito zerado: Habilitando esta configuração o sistema controlará os clientes que estão com informação de limite de crédito igual a zero e exibirá um alerta no momento da gravação de um pedido, orçamento ou nota fiscal da mesma. O limite de crédito é informado em Cadastros/ Geral/ Empresas/ Específicos. Solicitar Senha para os Usuários/Níveis na Alteração de Crédito da Empresa: Informe quais usuários terão permissão para alterar o Crédito no cadastro da empresa, em Cadastros/ Geral/ Empresas/ Específicos. Caso precise informar mais de um usuário separe os nomes por ponto-e-vírgula (;). Exibir Duplicatas por Empresa: Habilitando esta configuração o sistema exibirá a guia Duplicatas por Empresa, no cadastro da mesma, contendo um histórico de todas as duplicatas emitidas para a empresa. Esta guia é alimentada automaticamente de acordo com as duplicatas geradas no sistema. Solicitar Senha para os Usuários/Níveis na gravação de CNPJ/CPF Inválido, branco ou duplicado: Informe neste campo quais usuários poderão liberar o cadastro de uma empresa quando o número do CNPJ estiver inválido, já cadastrado para outra empresa ou em branco. Caso precise informar mais de um usuário separe os nomes por ponto-e-vírgula (;). Aba Aplicações Financeiras: Controlar Centro de Custo: Habilitando esta opção é possível cadastrar um centro de custo no lançamento da aplicação em Módulos/Bancos/Aplicações Financeiras.
39 4 Módulos 4.1 Contas a Receber e Contas a Pagar Possui as rotinas de manutenção das contas a receber e de contas a pagar. As telas são semelhantes para ambas as rotinas Lançamentos a Receber ou Recebidos e Lançamentos a Pagar ou Pagos Armazena todos os lançamentos extras, ou seja, que não tenham origem das compras ou das vendas. Também as previsões lançadas em Módulos/Contas a Pagar ou Contas a Receber/Contas Fixas/Previsão. Aba Dados Gerais: Quadro Lançamentos: Código: Número sequencial sugerido pelo sistema, permitindo alteração. Tipo: Selecione o tipo do lançamento, sendo a 'Fatura' o tipo padrão do sistema. Outros tipos podem ser cadastrados em Cadastros/ Genéricos/ Tipos Globais. Parcela: Número sequencial sugerido pelo sistema, permitindo alteração. Nosso Nr º: Número sequencial controlado pelo sistema, utilizado na emissão dos boletos. Empresa: Selecione a empresa. <PageDown> Descrição: Atribua uma descrição para o lançamento. Esta servirá de identificação na emissão de alguns relatórios. Quadro Controles:
40 Forma Pgto: Informe a Forma de Pagamento. <PageDown>. Banco: Informe o banco. <PageDown>. Conta: Informe a conta financeira. <PageDown>. C. Custo: Este campo será exibido e deverá obrigatoriamente ser preenchido somente se a empresa estiver configurada para controlar Centro de Custo. Verifique o menu Cadastros/Configuração Geral, aba Duplicatas e Contas. <PageDown>. Op. Contábil: Caso a empresa utilize a integração com o Cordilheira Sistema Contábil deverá informar a Operação Contábil correspondente a este lançamento, devidamente cadastrada em Módulos/Integração/Configuração/Operações Contábeis. <PageDown> Esta opção estará habilitada somente se a opção Utiliza Integração Contábil estiver selecionada em Cadastros/Configuração Geral, aba Integração. Situação: Selecione uma das opções. Controle: Campo de preenchimento opcional. Pode ser especificado com informações de controle interno da empresa, permitindo a emissão de relatórios a partir destes dados. Botão Rateio: Possibilita efetuar o rateio de uma determinada receita ou despesa, efetuando lançamentos em valor ou em percentual, em centros de custos ou contas diferentes. Este botão será habilitado somente se estiver marcada a opção Controlar Centro de Custo, em Cadastros/Configuração Geral, aba Aplicações Financeiras. Conciliado: Esta opção possibilita ao usuário marcar os lançamentos que foram conciliados. Exemplo: Um cheque emitido para um fornecedor onde o mesmo não descontou o cheque. Neste caso este lançamento/duplicata não está conciliado e nós podemos emitir relatórios com este filtro para saber, por exemplo, dentro do extrato bancário o saldo conciliado de um determinado banco. Carteira: Grava o número da carteira de cobrança para as duplicatas a receber. Quadro Valores: Moeda: Este campo só deve ser preenchido se o usuário deseja controlar o lançamento/duplicata em outra moeda (Dólar, Euro, etc.). As moedas devem estar devidamente cadastradas em Cadastros/Índices/Moedas. Valor original: Informe o valor original do lançamento. Acréscimo: Informe o valor de acréscimo (juros/multas). Abatimento: Informe o valor dos descontos. Soma dos Valores/Total: Totaliza automaticamente os valores informados acima. Quadro Datas:
41 Emissão: Informe a data de emissão do lançamento. Vencimento: Informe a data de vencimento. Pagamento: Informe a data do pagamento. Liberação: Informe a data da liberação, sendo que não pode ser inferior a data do pagamento. Esta data refere-se efetivamente a data de disponibilidade do dinheiro recebido no controle financeiro. Caso o recebimento do lançamento seja posterior a data de vencimento, o sistema exibirá um alerta que a conta está sendo recebida com atraso e permitirá que seja informado um acréscimo ou multa sobre o valor do lançamento. Este acréscimo não é obrigatório. Quadro Baixas: Op. Contábil: Defina a forma de contabilização da baixa, de acordo com as operações cadastradas em: Módulos/Integração/Configuração/Operações Contábeis. Usuário: Campo preenchido automaticamente pelo sistema. Aba Adicionais: Quadro Observações: Utilize para informar detalhes referentes ao lançamento registrado. Quadro Multa, Juro e Desconto: Perc. Multa: Informe o percentual definido para cálculo da multa. Vlr. Multa: Informe o valor referente multa. Vlr. Mora Diária: Informe o valor da mora diária. Vlr. Des. Pontualidade: Informe o valor para desconto para pagamento antecipado. Dados Adicionais: Os campos Cidade e Estado são preenchidos pelo sistema com as informações do cadastro da empresa usuária do sistema (tipo matriz/filial). Aba Outros: Quadro Origem do Cheque: Banco: Informe o código do banco. Agência: Informe o número da agência correspondente ao banco informado. Conta Corrente: Informe o número da conta corrente. Correntista: Informe o nome do correntista. Linha Digitável: A linha digitável do boleto será preenchida automaticamente pelo sistema. Quadro Endereço de Cobrança: Campos preenchidos automaticamente pelo sistema com os dados da Nota Fiscal de Entrada ou Saída, permitindo alteração.
42 4.1.2.Duplicatas a Pagar ou Pagas e Duplicatas a Receber ou Recebidas Permite visualizar as duplicatas a receber ou recebidas e a pagar ou pagas geradas a partir das Notas Fiscais de Entrada e Saída geradas nos módulos Compras e Vendas/Faturamento, além dos lançamentos gerados em Contas a Receber ou Contas a Pagar/Geração de Títulos a Receber ou a Pagar. Aba Duplicatas: Quadro Duplicatas: Nota: Informe o número da nota fiscal. Tipo: Selecione o tipo do lançamento, sendo a 'fatura' o tipo padrão do sistema. Parcela: Este campo será preenchido automaticamente de acordo com a condição de pagamento informada no cadastro da empresa, em Cadastros/ Gerais/ Empresas/ Específicos, entretanto pode ser alterado pelo usuário. Nosso Nr. Número: sequencial controlado pelo sistema. Será utilizado na emissão dos boletos. Empresa: Selecione a empresa. <PageDown> Descrição: Atribua uma descrição para o lançamento, que servirá de identificação na emissão de alguns relatórios. OBSERVAÇÃO: Se as informações abaixo tiverem sido informadas no cadastro da nota fiscal, as mesmas serão transportadas para as duplicatas automaticamente. Quadro Controles: Forma Pgto: Caso estejam cadastradas as formas de pagamento, poderá ser vinculado à duplicata. <PageDown>
43 Banco: Informe o banco para o lançamento. <PageDown> Conta: Informe a conta de cobrança para o lançamento. <PageDown> C. Custo: Este campo será exibido e deverá ser preenchido somente se a empresa estiver configurada para controlar Centro de Custo, em Cadastros/Configuração Geral. <PageDown> Op. Contábil: Informe a operação contábil correspondente a esta duplicata. Esta informação será utilizada na integração contábil com o Cordilheira Sistema Contábil. <PageDown> Situação: Selecione a situação do lançamento. Controle: Pode ser especificado com uma informação de controle interno da empresa, permitindo a emissão de relatórios com base nesta informação. Botão Rateio: Possibilita efetuar o rateio de uma determinada receita ou despesa, efetuando lançamentos em valor ou em percentual, em centros de custos ou contas diferentes. Este botão será habilitado somente se estiver marcada a opção Controlar Centro de Custo, em Cadastros/Configuração Geral, aba Aplicações Financeiras. Conciliado: Esta opção possibilita ao usuário marcar os lançamentos que foram conciliados. Carteira: Grava o número da carteira de cobrança que o cliente utiliza para as duplicatas a receber. Quadro Valores: Moeda: Este campo só deve ser preenchido se o usuário deseja controlar o lançamento/duplicata em outra moeda (Dólar, Euro, etc.). As moedas devem estar devidamente cadastradas em Cadastros/Índices/Moedas. Valor Original: Informe o valor original do lançamento. Não serão permitidas alterações neste campo quando o lançamento for originário de uma nota fiscal. As alterações deverão ser realizadas na sua origem, ou seja, no cadastro da nota fiscal no módulo Compras ou Vendas/Faturamento. Acréscimo: Informe o valor de acréscimo (juros/multas). Abatimento: Informe o valor dos descontos. Soma dos Valores/Total: Totaliza automaticamente os valores informados acima. Quadro Datas: Emissão: Informe a data de emissão do lançamento. Vencimento: Informe a data de vencimento. Pagamento: Informe a data do pagamento.
44 Liberação: Informe a data da liberação, sendo que não pode ser inferior a data do pagamento. Esta data refere-se efetivamente a data de disponibilidade do dinheiro recebido no controle financeiro. Caso o recebimento do lançamento seja posterior a data de vencimento, o sistema exibirá um alerta que a conta está sendo recebida com atraso e permitirá que seja informado um acréscimo ou multa sobre o valor do lançamento. Este acréscimo não é obrigatório. Quadro Baixas: Op. Contábil: Defina a forma de contabilização da baixa, de acordo com as operações cadastradas em: Módulos/Integração/Configuração/Operações Contábeis. Usuário: Campo preenchido automaticamente pelo sistema. Aba Dados Adicionais: Quadro Observações: Utilize para informar detalhes referentes ao lançamento registrado. Quadro Multa, Juro e Desconto: Perc. Multa: Informe o percentual definido para cálculo da multa. Vlr. Multa: Informe o valor referente multa. Vlr. Mora Diária: Informe o valor da mora diária. Vlr. Desc. Pontualidade: Informe o valor para desconto para pagamento antecipado. Dados Adicionais: Os campos Cidade e Estado são preenchidos pelo sistema com as informações do cadastro da empresa usuária do sistema (tipo matriz/filial). Aba Outros: Quadro Origem do Cheque: Banco: Informe o código do banco. Agência: Informe o número da agência correspondente ao banco informado. Conta Corrente: Informe o número da conta corrente. Correntista: Informe o nome do correntista. Linha Digitável: A linha digitável do boleto será preenchida automaticamente pelo sistema. Quadro Endereço de Cobrança: Campos preenchidos automaticamente pelo sistema com os dados da Nota Fiscal de Entrada ou Saída, permitindo alteração Processar Boleto Bancário Gera as informações para posterior emissão do Boleto Bancário de cobrança. Esta rotina era utilizada para a geração do boleto através da antiga rotina de cobrança bancária.
45 4.1.4.Geração de Títulos a Receber ou a Pagar Permite realizar a geração de várias parcelas de um mesmo título. Código: número sequencial sugerido pelo sistema. Descrição: Informe uma descrição destes títulos. Situação: Campo preenchido automaticamente pelo sistema. Aba Nota Fiscal: Número: Informe o número da nota fiscal. Tipo: Selecione o tipo global. Empresa: Selecione a empresa para a qual esta gerando os títulos. <PageDown>. Valor Total: Informe o valor total das parcelas. Emissão: Informe o dia de emissão da nota fiscal. Parcelas: Informe a quantidade de parcelas a serem geradas. Aba Duplicata: Intervalo (dias): Informe o intervalo de dias para o vencimento. O sistema sugere 30, mas permite alterar.
46 Quadro Regra Exceção: Selecione uma das opções. O sistema atribuirá a data de vencimento de cada parcela, quando esta cair em sábado, domingo ou feriado, de acordo com a opção selecionada. Banco: Selecione o banco. <PageDown>. Conta Financeira: Selecione a conta financeira. <PageDown>. Centro Custo: Este campo será habilitado e deverá obrigatoriamente ser preenchido se a empresa estiver configurada para controlar Centro de Custo, em Cadastros/Configuração Geral/Duplicatas e Contas. Se no cadastro da nota fiscal foi especificado o centro de custo, este será transportado automaticamente para os títulos. Caso contrário, pressione a tecla Page Down sobre o campo para que todos os centros de custos cadastrados sejam relacionados para seleção. Op. Contábil: Informe a operação contábil correspondente a este titulo. Moeda: Informe a moeda deste titulo. <PageDown>. Botão Rateio: Rateia a partir de uma receita ou despesa e gera os lançamentos, em valor ou em percentual, nos centros de custos ou contas diferentes. Aba Financeiro: IMPORTANTE: Clique no botão Calcular para que o sistema preencha esta aba com as parcelas que serão geradas. Nota: Quando selecionada uma das parcelas na tela abaixo, será preenchido com o número da nota informado na guia Nota Fiscal. Parcela: Será informado o numero da parcela selecionada. Valor: Será apresentado o valor da parcela. Centro de Custo: Será apresentado o centro de custo ao qual esta parcela esta vinculada. Vencimento: Conforme a parcela selecionada aparecerá o vencimento. Botão Alterar: Permite alterar uma parcela listada abaixo. Caso deseje excluir alguma das duplicatas geradas, dê um duplo clique sobre a mesma e clique em Excluir; para excluir todas as duplicatas, clique em Exc. Duplicatas. Somente será possível excluir se os títulos não tiverem sido baixados. Pra gravar a geração, clique em Gravar.
47 4.1.5.Contas Fixas/Previsão Através desta rotina será possível gerar vários lançamentos repetitivos de uma única vez, evitando a redigitação destes mês a mês. Aba Principal: Quadro Principal: Código: Número sequencial sugerido pelo sistema. Tipo: Selecione o tipo global desejado. Empresa: Selecione a empresa. <PageDown> Descrição: Defina uma descrição para esta conta/previsão. Quadro Datas: Início/Término: Determine o período para geração das contas fixas. Periodicidade: Selecione a periodicidade para geração das contas fixas. Dia do vencimento: Informe um dia para o vencimento. Vencimento - Regra Exceção: Caso o vencimento gerado não seja um dia útil para a empresa, marque se o sistema deve antecipar ou prorrogar. Quadro Informações Financeiras: Banco: Selecione o banco. <PageDown> Conta Financ. Selecione a conta do plano financeiro. <PageDown> C. Custo: Selecione o centro de custo. <PageDown> Controle: Trata-se de um campo texto, que pode ser padronizado de acordo com uma determinada situação da empresa, que possibilitará posteriormente a emissão de relatórios de acordo com este controle. Valor: Informe o valor para a geração.
48 Após inserir todas as informações, clique em Gravar. Para gerar os lançamentos, clique em Gerar Lanç. OBSERVAÇÃO: Os lançamentos serão gerados de acordo com a opção Gerar Lançamentos de Contas Fixas a cada mês, selecionada em Cadastros/Configuração Geral, aba Contas Fixas Baixas Esta rotina permite efetuar a baixa parcial ou total dos títulos das Duplicatas e Lançamentos a Receber e a Pagar. Quadro Filtros: Permite selecionar os títulos através dos filtros disponíveis. Quadro Tipos de Registros: Selecione uma das opções para exibição dos resultados da pesquisa. Quadro Ordem: Selecione a ordem como os resultados serão apresentados. Clique no botão Visualizar para que os resultados sejam exibidos. Para efetuar a baixa dê um duplo clique sobre o título desejado ou clique uma vez e tecle <Barra de Espaço>. Quadro Dados de Duplicata/Lançamento: Valor: valor original do título, não pode ser alterado; Vl. Acréscimo: Informe o valor do acréscimo, se for o caso; Vl. Abatimento: Informe o valor do desconto, se for o caso; Vl. Total: campo calculado automaticamente pelo sistema, não podendo ser alterado. Clique no botão Confirmar para gravar as informações.
49 Baixa Individual Ao selecionar apenas um lançamento, será habilitado o botão Editar. Ao clicar, será exibido o título em tela à parte para alteração. Após gravar as alterações e fechar a tela de alteração, a tela de baixas exibirá as novas informações. Clique no botão Baixar Lote para realizar a baixa do título. Quadro Baixas em Lote: Informe a Data do Pagamento, Operação Contábil, Banco e Controle; Caso o pagamento ou recebimento tenha sido feito mediante cheque, informe o número do cheque. Marque a opção Conciliado se deseja baixar os lançamentos já conciliados. Clique no botão Baixar em Lote para gravar a baixa dos títulos Baixa Parcial Para baixa parcial, selecione o título desejado e pressione a letra P do teclado. Será exibida uma tela onde o valor a baixar deverá ser informado. Com isso, o sistema irá gerar dois lançamentos: um, com o valor total menos a baixa parcial e outro, no valor da baixa Baixas em Lote Para efetuar a baixa de vários títulos ao mesmo tempo, selecione todos os lançamentos que deseja baixar e clique no botão Baixar Lote.
50 Quadro Baixas em Lote: Informe a Data do Pagamento, Operação Contábil, Banco e Controle; Caso o pagamento ou recebimento tenha sido feito mediante cheque, informe o número do cheque. Marque a opção Conciliado se deseja baixar os lançamentos com a informação de que foram conciliados. Clique no botão Baixar em Lote para gravar a baixa dos títulos Alteração de banco em Títulos a Receber e a Pagar Esta rotina permite alterar o banco informado em vários títulos de uma única vez. Utilize os filtros para selecionar os títulos desejados. Digite no campo Novo Banco o código do novo banco, e clique no botão Alterar. Para finalizar, clique no botão Confirmar. 4.2 Bancos Aplicações Financeiras Esta rotina permite efetuar lançamento para controlar os Juros/Correções, Taxas bancárias e contribuições que incidiram sobre a aplicação. ATENÇÃO: A finalidade não é registrar investimentos financeiros, mas os fatores incidentes sobre os mesmos. Estes lançamentos incidem diretamente no Extrato bancário e Fluxo de Caixa.
51 4.2.2.Movimentação de Entrada e Movimentação de Saída Registra todas as entradas e saídas de caixa e bancos que ocorrem no financeiro. Registra também os lançamentos de extrato gerados pelo banco como, por exemplo, os estornos. As telas são semelhantes para ambas as rotinas. Lançamento: Código sequencial sugerido pelo sistema. Conciliado: Possibilita ao usuário marcar os movimentos bancários que foram conciliados. Tipo Conta: Selecione o tipo global vinculado a conta. Empresa: Selecione a empresa. <PageDown> Data: Informe a data no formato DD/MM/AAAA. N. º Documento: Informe o número do documento. Descrição: Atribua uma descrição para o lançamento. Valor: Informe o valor. Banco: Selecione o banco. <PageDown> Conta: Selecione a conta. <PageDown> Centro de Custo: Selecione o centro de custo. <PageDown> Op. Contábil: Traz a operação contábil cadastrada na Matriz de Contabilização. Esta informação será utilizada na integração contábil com o Cordilheira Sistema Contábil. Pode ser alterada no lançamento, se necessário. <PageDown> Transferências Bancárias Registra todas as transferências bancárias concretizadas na empresa. Quadro Geral: Código: O Código da Transferência é um número sequencial, o qual sempre é sugerido pelo próprio sistema, não sendo obrigatório assumi-lo. Tipo de Registro: Selecione o tipo global referente ao lançamento de transferência. Banco Origem: Informe a conta de origem para a transferência. Banco Destino: Informe a conta de destino do valor. Empresa Favorecida: Informe o favorecido pela transferência, se houver. Quadro Principais: Data: Informe a data da transferência. Descrição: Atribua uma descrição. Conta Financ.: Informe a conta relaciona a transferência. Valor: Informe o valor. Cheque: Caso a transferência seja efetuada através de cheque, informe o número. Controle: Informe o controle que identificará a transferência nos relatórios. Centro de Custo: Caso o módulo financeiro esteja configurado para controle de Centro de Custo, o sistema solicitará este campo. Operação Contábil: Traz a operação contábil cadastrada na Matriz de Contabilização. Esta informação será utilizada na integração contábil com o Cordilheira Sistema Contábil. Pode ser alterada no lançamento, se necessário. <PageDown>
52 4.2.4.Saldo Bancário Esta rotina deve ser utilizada somente para consultas, pois não possibilita a inserção de dados. Os saldos serão armazenados nesta tela mediante a emissão do Extrato Bancário com a opção Atualizar Saldos selecionada. IMPORTANTE: Os saldos devem ser cadastrados nas rotinas de Lançamentos a Receber ou a Pagar, em Módulos/Contas a Receber ou Contas a Pagar Conciliação Bancária Permite efetuar a conciliação bancária dos lançamentos que não forem inclusos com a opção Conciliado marcada. Utilize os filtros disponibilizados para pesquisar os lançamentos e duplicatas. Para efetuar uma conciliação, clique sobre os títulos desejados e clique no botão Conciliar Cadastro de cheques Os cheques são alimentados automaticamente nesta rotina, ao registrar uma conta como paga ou uma transferência. Permite visualizar as transferências, informar o nominal para a impressão e ATENÇÃO: A exclusão do cheque estorna as baixas do título pago com este cheque. A impressão do cheque será feita através do Relatórios/Cheques, possibilitando a emissão de cópia de cheque, relatório dos cheques emitidos ou impressão do próprio cheque Editor de Cheques Este cadastro contém a configuração dos cheques de acordo com o layout fornecido pelos bancos. Modelo: Selecione o layout do banco desejado. Descrição: O sistema preencherá o nome do banco de acordo com o modelo selecionado. Na tela abaixo visualize o layout do banco. O layout poderá ser alterado de acordo com a necessidade. Clique sobre os campos e arraste para a posição desejada. No menu Formatar estão disponíveis outros recursos: Fonte: Permite alterar a fonte para a impressão; Complemento: Permite completar os campos com caracteres distintos, letras maiúsculas, formato do mês e ano, etc. Posição: permite ajustar qualquer campo do layout quanto à largura e altura. ATENÇÃO: As alterações relacionadas à reestruturação dos campos não possuem recurso para retornar ao formato padrão do sistema. 4.3 Caixa Controle de Liberações Controla os clientes liberados no sistema, mesmo que este tenha duplicatas em atraso. Por exemplo, no cadastro de uma nota fiscal, se o cliente tiver duplicatas em atrasos, mas estiver dentro da data de validade da liberação, o sistema autorizará a venda. Empresa: Selecione a empresa. <PageDown> Validade: Informe a data de validade, ou seja, até quando este cliente estará liberado.
53 Responsável: Preenchimento automático com o usuário do sistema que efetuou o cadastro. Motivo: Informe o motivo da liberação Desconto por Pontualidade Esta rotina tem por função gerar valores de desconto na duplicata ou lançamento a receber, para posterior envio da remessa antiga (CNAB) ao Banco. Este valor pode ser calculado com base nas definições cadastro do cliente e percentual ou valor fixo informado no momento da geração Conta Corrente Essa rotina serve para efetuar os lançamentos de conta corrente dos clientes, fornecedores, vendedores, e outros. As informações e os valores lançados servirão para atualizar o saldo do cliente selecionado. O saldo será calculado de acordo com o tipo de Operação Financeira informada, e o sistema apresentará o cálculo da diferença entre Crédito - Débito = Saldo. Utilizado em integração do módulo Varejo com o Financeiro. 4.4 Geração de Controle de Duplicatas e Lançamentos Esta rotina tem por objetivo gerar um número sequencial nas duplicatas ou lançamentos para tratamento específico. Esta sequencia (0, 1, 2, 3...) será demonstrada no relatório de Duplicatas e Lançamentos, campo controle. 4.5 Movimento Conferido Este cadastro é muito importante, pois possibilita que um determinado mês, após ter sido totalmente conferido ou encerrado, seja completamente BLOQUEADO para qualquer alteração/modificação. Este processo viabiliza uma maior segurança aos dados. Este bloqueio é feito por módulo do sistema. Se for necessário alterar os dados já conferidos, o usuário deverá acessar este cadastro e desbloquear o módulo desejado. Após o ajuste necessário, é viável que identifique novamente o módulo como conferido, bastando habilitá-lo novamente. DICA: Para que o sistema demonstre somente as movimentações que ainda não foram encerradas, quando teclar <F3>, habilite a opção Visualizar somente movimentações não conferidas em Cadastros/Configuração Geral, aba Geral.