PLANO DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL UFFS (MINUTA) - PDF
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Igor Eger Belmonte
1 PLANO DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL UFFS (MINUTA) 1
2 2 SUMÁRIO 1 APRESENTAÇÃO CONCEITOS BÁSICOS E IMPORTÂNCIA INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS Tipos de Instrumentos de Destinação Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) Calendário de Transferência e Calendário de Recolhimento Relação de Transferência e Relação de Recolhimento Termo de Eliminação (Lista de Eliminação/Descarte) Ata de Eliminação de Documentos Edital de Ciência de Eliminação de Documentos APLICAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (T.T.D) ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS Destinação de Documentos na Fase Corrente Destinação de Documentos na Fase Intermediária RECOMENDAÇÕES SOBRE A GUARDA DE DOCUMENTOS Documentos de Guarda Temporária Documentos de Guarda Eventual Documentos de Guarda Eventual...14
3 3 LISTA DE ANEXOS (Modelos de Instrumentos de Destinação de Documentos) Anexo A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)...19 Anexo B Calendário de Transferência de Documentos (TTD)...21 Anexo C Calendário de Recolhimento de Documentos...23 Anexo D Relação de Transferência de Documentos...25 Anexo E Relação de Recolhimento de Documentos...27 Anexo F Termo de Eliminação de Documentos...29 Anexo G Listagem de Eliminação de Documentos...31 Anexo H Ata de Eliminação de Documentos...33 Anexo I Edital de Ciência de Eliminação...35 (Resoluções do CONARQ sobre Avaliação de Documentos) Anexo J Resolução nº 1 do CONARQ sobre a necessidade da adoção de planos ou códigos de classificação de documentos...38 Anexo K Resolução nº 2 do CONARQ que dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais...41 Anexo L Resolução nº 5 do CONARQ que dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos...44 Anexo M Resolução nº 6 do CONARQ que dispõe sobre as diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos...46 Anexo N Resolução nº 7 do CONARQ que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público...48 Anexo O Resolução nº 14 do CONARQ que aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-meio...52
4 4 1. APRESENTAÇÃO O processo de organização do Arquivo de qualquer instituição implica na realização de diversas etapas que possibilitam a gestão dos documentos em diversos níveis. Inicia com o diagnóstico da produção documental, passando pela inclusão de cada tipo documental numa lógica de organização a classificação, até o estabelecimento de critérios de valoração, visando determinar a preservação dos documentos históricos/informativos e eliminação dos documentos destituídos de valor, atividade fundamental da avaliação apoiada pela aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos(TTD). A Tabela de Temporalidade, é o Instrumento de destinação, no qual constam todos os documentos existentes na instituição, determinando os respectivos prazos de guarda, no arquivo corrente e intermediário, definindo quanto a sua transferência, recolhimento e destinação final (eliminação ou guarda permanente). Segundo o Decreto nº de 3 de janeiro de 2002, a adoção da Tabela de Temporalidade determina a constituição de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com a responsabilidade de proceder e/ou sugerir adaptações, orientar sua aplicação, diminuir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção dos documentos, fornecer subsídios para a revisão periódica no que se refere à avaliação dos documentos. Espera-se com a aplicação e atualização da Tabela de Temporalidade a garantia da: preservação e guarda de documentos que contenham informações administrativas, legais, fiscais e probatórios produzidos e recebidos pela Universidade; economia de espaço físico uma vez que, só serão guardados documentos que são consultados e que possuem valor permanente, facilitando o acesso às informações produzidas na UFFS em cumprimento de suas atribuições, contribuindo assim, para a sua eficiência administrativa e acadêmica. Arquivistas da UFFS.
5 5 2. CONCEITOS BÁSICOS E IMPORTÂNCIA AMOSTRAGEM técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos. Elege-se um subconjunto de acordo com os valores que lhe são atribuídos. AVALIAÇÃO processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. CICLO VITAL DE DOCUMENTOS sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação. COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, respondendo pela elaboração da tabela de temporalidade. DESCARTE exclusão de documentos de um arquivo. DESTINAÇÃO - decisão com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pública a eliminação. ELIMINAÇÃO destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente (para guarda permanente). Também chamada expurgo de documentos. LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. Também chamada lista de eliminação. MICROFILMAGEM produção de imagens fotográficas de um documentos, em formato altamente reduzido. PLANO DE DESTINAÇÃO esquema no qual se fixa a destinação de documentos. PRAZO DE GUARDA prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos permanecem nos arquivo corrente e no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.
6 6 PRESCRIÇÃO extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos. PRESERVAÇÃO prevenção de deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. RECOLHIMENTO entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. Operação pela qual um conjunto de documentos passa de um arquivo intermediário para o arquivo permanente. RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO listagem descritiva do acervo adotada em arquivos permanentes. RELAÇÃO DE TRASNFERÊNCIA listagem descritiva do acervo adotada em arquivos intermediários. TABELA DE TEMPORALIDADE instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. TERMO DE ELIMINAÇÃO instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. TERMO DE RECOLHIMENTO instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente. TERMO DE TRANSFERÊNCIA instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos ao arquivo intermediário. TRANSFERÊNCIA passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
7 7 3. INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS Os instrumentos de destinação de documentos, resultantes da avaliação documental, são os que identificam os documentos produzidos e recebidos por um órgão e indicam o destino que se deve dar aos mesmos. 3.1 Tipos de Instrumentos de Destinação: Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) Calendário de Transferência e Calendário de Recolhimento Relação de Transferência e Relação de Recolhimento Termo de Eliminação (Lista de Eliminação/descarte) Ata de Eliminação de Documentos Edital de Ciência de Eliminação de Documentos Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento e eliminação de documentos. É o instrumento básico resultante da avaliação que relaciona os tipos documentais e estabelece os prazos que os documentos devem ser preservados. A estrutura da TTD contempla os conjuntos documentais produzidos e recebidos por um órgão ou entidade no exercício de suas atividades: os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária; a destinação final eliminação ou guarda permanente; e as observações necessárias à sua correta compreensão e utilização. A Tabela de Temporalidade é o instrumento básico para o gerenciamento da documentação e dos arquivos, porque: determinam as etapas e o tratamento dos documentos desde sua produção até sua eliminação ou guarda permanente; permitem a distinção entre informações essenciais das informações supérfluas; o reaproveitamento dos espaços de armazenamento das unidades e do arquivo, e: garantem a preservação, recuperação e o acesso das informações, cuja guarda decorra de exigência legal, seja de interesse da organização e/ou apresente valor para guarda permanente.
8 8 Com a aplicação da Tabela de Temporalidade, pode-se obter os seguintes resultados: facilidade de distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente; eliminação imediata da documentação cuja guarda não se justifique; racionalização, principalmente, em termos econômicos, das atividades de transferência e recolhimento; influência na racionalização da produção e na sua melhora qualitativa, desde que todos os interessados e usuários estejam envolvidos; garantia de acesso às informações; agilidade na tomada de decisões; maior qualidade e produtividade às atividades de ensino, pesquisa e extensão; favorece o planejamento, o controle e a transparência da administração pública Calendário de Transferência e Calendário de Recolhimento Cronograma que determina a época de transferência (ou recolhimento) de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário (ou permanente). É uma forma de controlar a aplicação da Tabela de Temporalidade, bem como o recebimento de documentos pelo Arquivo Relação de Transferência e Relação de Recolhimento Instrumento de controle de passagem de documentos de um arquivo para o outro (corrente para o intermediário transferência, e deste para o permanente recolhimento). Devem ser elaboradas quando da realização das operações, observando sempre o que determina a Tabela de Temporalidade. Estes instrumentos devem identificar as séries e os tipos documentais, as datas abrangentes, a quantidade de documentos, o órgão de origem da documentação. Devem ser elaboradas em duas vias a serem encaminhadas juntamente com a documentação. Quando do recebimento, após a assinatura, uma via deve retornar ao órgão de origem e a outra fica junto ao órgão receptor (arquivo intermediário quando for transferência e arquivo permanente quando for recolhimento) Termo de Eliminação (Lista de eliminação/descarte) A lista ou listagem de eliminação consiste na relação de documentos, cuja eliminação foi legalmente autorizada. Relação específica de documentos a serem eliminados numa única operação. O Termo de Eliminação é o instrumento no qual consta o registro de informações sobre
9 9 documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. Comprova e especifica que um determinado conjunto de documentos foi eliminado. Os documentos devem ser descritos por grupos ou unidades, em relação às funções, atividades, ou assuntos a que se referem; ao tipo físico de que consiste, datas abrangentes, quantidades. Deve ser datado e assinado pelo responsável pela operação Ata de Eliminação de Documentos Todos os procedimentos relacionados à avaliação e destinação de documentos devem ser registrados em ata, que deve ser elaborada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), que aprova a relação/listagem dos documentos a serem eliminados Edital de Ciência de Eliminação de Documentos Após ser aprovada a eliminação dos documentos pela CPAD, deve ser elaborado o edital de ciência de eliminação de documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua guarda. Segundo a Resolução n. 5 do CONARQ, os editais para eliminação de documentos deverão consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar as partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos.
10 10 4. APLICAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adotados para a seleção e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Cada unidade irá aplicar a tabela em seu âmbito, realizando as transferências de documentos para eliminação nos prazos estabelecidos, de acordo com as orientações recebidas. À coordenação do Sistema de Arquivos cabe orientar e supervisionar a aplicação da tabela. Deve ser elaborado um cronograma para transferência/recolhimento de documentos ao Arquivo, por unidade, devendo ser controlado o seu cumprimento e registro. Sua aplicação permitirá a organização dos documentos que estão sendo produzidos atualmente, e garantirá a continuidade dos critérios adotados no futuro. A avaliação dos documentos, visando a sua destinação final deve ocorrer na fase corrente Arquivo Corrente e na fase intermediária Arquivo Intermediário, apoiada nos instrumentos de gestão específicos e na legislação vigente da área de Arquivística. Para a eliminação de documentos, devem ser observados as orientações do CONARQ, contidas na Resolução nº 7, de 20 de maio de De acordo com o Art. 1º a eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade. Para a efetivação do processo de eliminação de documentos deverão ser cumpridos os seguintes procedimentos: PROCEDIMENTOS OBJETIVOS INSTRUMENTOS Listagem de Eliminação de Documentos Ata da Comissão Permanente de Avaliação Documental Termo de Eliminação de Documentos Edital de Ciência de Eliminação de Documentos Encaminhar para publicação no DOU, o Edital de Ciência de Registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados. Aprovar a relação/listagem dos documentos a serem eliminados. Registrar as informações relativas ao ato de eliminação. Tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua guarda. Tornar pública a eliminação, no Diário Oficial da União (DOU). Anexo G Resolução nº 7 do CONARQ Anexo H Ata Anexo F Resolução nº 7 do CONARQ Anexo I Resolução nº 7 do CONARQ Anexo I Edital
11 Eliminação de Documentos Proceder a fragmentação dos documentos Eliminação de documentos públicos, com a supervisão de servidor autorizado. Resolução nº 5 do CONARQ 11 Doação nos termos da legislação em vigor.
12 5. ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS Fonte: Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos relativos às atividades-meio da administração Pública Disponível em: Destinação de documentos na fase corrente 1. Ler atentamente as explicações contidas no instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso; 3. Observar se o documento se refere a duas ou mais séries pois, neste caso, ele deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos instrumentos de controle; 4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 5. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê; 6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; 7. Proceder à eliminação; 8. Elaborar Termo de Eliminação; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase intermediária (guias/listagens de transferência); 10. Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo arquivamento intermediário; 5.2 Destinação de documentos na fase intermediária 1. Ler atentamente as explicações contidas no instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso; 3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 4. Proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua guarda.
13 13 5. Proceder à alteração de suporte, se for o caso; 6. Proceder ao registro dos documentos eliminados; 7. Proceder à eliminação; 8. Elaborar Termo de Eliminação; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relação/listagem de recolhimento); 10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda permanente;
14 14 6. RECOMENDAÇÕES SOBRE A GUARDA DE DOCUMENTOS 6.1 Documentos de guarda temporária Na guarda temporária, onde prevalece o interesse administrativo para determinar o valor dos documentos e, consequentemente, prazo de retenção. Neste grupo incluem-se: Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou tenham sido impressos na sua totalidade; Documentos cujos elementos essenciais se acham reproduzidos em outros; Documentos que sejam cópias e duplicatas de originais que se acham conservados (destinados à guarda permanente); Documentos que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período; Documentos que apresentem repetição de informação e qualidade técnica inferior (registros audiovisuais/documentação especial); 6.2 Documentos de guarda eventual São aqueles de interesse passageiro, de trato e efeito imediato, isto é, sem valor administrativo, fiscal, jurídico ou histórico, não constituindo, portanto potencial de informação. Incluem-se neste grupo: Material de divulgação de terceiros; Convites e correspondência de congratulações recebidos que não se relacionem com o desempenho de nenhuma atividade-fim do órgão. 6.3 Documentos de guarda permanente São os documentos que devem ser conservados, por conterem valor histórico ou probatório. - Documentos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da instituição, tais como os resultantes de: Atos de criação (leis, decretos, portarias, resoluções...); Atos constitutivos (estatutos, contratos, alvarás...); Direitos patrimoniais (ações, escrituras...); Os primeiros documentos de planejamento (mesmo que incompletos ou simples esboços).
15 15 - Documentos que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição: regulamentos, regimentos, planos, projetos, programas de atividades, gráficos (organogramas e fluxogramas), acordos, convênios, atas, relatórios de direção, correspondências. - Documentos que reflitam fatos da vida da instituição: registros visuais e sonoros filmes, fotos, etc... - Documentos de diretrizes: (princípios diretivos curso de ação) e normas de procedimentos (instrução detalhada, métodos e passos de execução) dos vários setores. Podem incluir correspondências, atas, relatórios, pareceres, interpretações jurídicas, memorandos, ordens de serviço, planos e projetos, delegação de poder e responsabilidade. - Documentos relativos à execução de programas como manuais de serviço, relatórios, correspondências, atas, A extensão destes documentos depende da eficiência do seu sistema de relatar. Num sistema eficaz as realizações são registradas em relatórios (substitutivos de vários documentos) narrativos e estatísticos que formam a base para avaliar o trabalho, formular, rever diretrizes e normas. - Documentos legislativos, que firmam jurisprudência, bem como normas gerais: sentenças, pareceres normativos que não constem em textos legais (leis), interpretações, memorandos, delegação de autoridade (decisão legal). - Documentos de matérias orçamentárias: orçamentos e documentos afins (estimativas de crédito e justificativas). - Documentos de pesquisas e investigações - como estudos feitos por funcionários e relatórios especiais dos trabalhos realizados. - Documentos que respondem às questões técnico científicas relacionadas às atividades do órgão como projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatórios técnicos. - Documentos de divulgação (promoção do órgão) folhetos, boletins, formulários, cartazes, convites e postais conservar apenas um exemplar como amostra. Na falta de material documentário mais adequado, conservar recorte de jornais e revistas, dando preferência aos jornais e revistas de pequeno porte, pois os de grande são facilmente encontrados. - Documentos sobre administração interna - como os resultados de atividade de pessoal, material e patrimônio e viagens (acordos e reajustes salariais, plano de remuneração e classificação de cargos, cadastro, contratos de trabalho, processo de aposentadoria, livros e cartões de frequência, inventários, inquéritos administrativos, ).
16 - Documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural: documentos que possuem iluminúrias, vinhetas, caligrafias. 16
18 ANEXOS Modelos de Instrumentos de Destinação de Documentos 18
19 19 ANEXO A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)
20 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFFS PRAZOS DE GUARDA 20 ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTER- MEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA ESTUDOS E NORMAS PROJETOS, 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 004 AJUSTES. CONTRATOS. CONVÊNIOS 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES Enquanto vigora 5 anos 9 anos 5 anos Guarda Permanente Guarda Permanente 5 anos 9 anos Guarda Permanente Enquanto vigora Enquanto vigora Enquanto vigora 10 anos Guarda Permanente 5 anos Guarda Permanente - Eliminação São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros.
21 21 ANEXO B Calendário de Transferência de Documentos
22 22 UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL DIRETORIA DE INFORMAÇÃO COORDENAÇÃO DE ARQUIVO CENTRAL CALENDÁRIO DE TRANSFERÊNCIA AO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO MÊS UNIDADE (DEPARTAMENTO) JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL MAIO JUNHO
23 23 ANEXO C Calendário de Recolhimento de Documentos
24 24 UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL DIRETORIA DE INFORMAÇÃO COORDENAÇÃO DE ARQUIVO CENTRAL CALENDÁRIO DE RECOLHIMENTO AO ARQUIVO PERMANENTE MÊS UNIDADE (DEPARTAMENTO) JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL MAIO JUNHO
25 25 ANEXO D Relação de Transferência de Documentos
26 26 UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL DIRETORIA DE INFORMAÇÃO COORDENAÇÃO DE ARQUIVO CENTRAL RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA AO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO SÉRIE (CLASSE) TIPO DOCUMENTAL DATAS ABRANGENTES QUANTIDADE OBSERVAÇÕES (SUPORTE, LOCALIZAÇÃO) ENCAMINHADO POR: DATA: RECEBIDO POR: DATA:
27 27 ANEXO E Relação de Recolhimento de Documentos
28 28 UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL DIRETORIA DE INFORMAÇÃO COORDENAÇÃO DE ARQUIVO CENTRAL RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO AO ARQUIVO PERMANENTE SÉRIE (CLASSE) TIPO DOCUMENTAL DATAS ABRANGENTES QUANTIDADE OBSERVAÇÕES (SUPORTE, LOCALIZAÇÃO) ENCAMINHADO POR: DATA: RECEBIDO POR: DATA:
29 29 ANEXO F Termo de Eliminação de Documentos
30 30 UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL DIRETORIA DE INFORMAÇÃO COORDENAÇÃO DE ARQUIVO GERAL TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Aos dias do mês de do ano de, o (indicar o nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituição arquivística), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), e publicada(o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data de publicação da tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor /acumulador), do período (indicar as datas-limite dos documentos eliminados). (nome da unidade orgânica responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)
31 31 ANEXO G Listagem de Eliminação de Documentos
32 32 LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ÓRGÃO/ENTIDADE: UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL UNIDADE/SETOR: CÓDIGO ASSUNTO/SÉRIES DATAS- LIMITE UNIDADE DE ARQUIVAMENTO Quant. Especificação Metro Linear ÓRGÃO/SETOR: LISTAGEM Nº: FOLHA Nº: OBS/JUSTIFICATIVA LOCAL/DATA, / /2009 LOCAL/DATA, / /2009 LOCAL/DATA, / /2010 AUTORIZO: RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DATAS-LIMITE: (Informar a data-limite geral, englobando todos os conjuntos documentais) TOTAL DE CAIXAS: TOTAL EM METROS LINEARES: DIRETOR DO ARQUIVO GERAL AUTORIDADE DO ÓRGÃO A QUEM COMPETE AUTORIZAR LOCAL/DATA:, / / AUTORIZO: DIRETOR-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL
33 33 ANEXO H Ata de Eliminação de Documentos
34 34 UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL DIRETORIA DE INFORMAÇÃO COORDENAÇÃO DE ARQUIVO GERAL ATA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (nº ) Unidade Produtora/Código: Série Documental/Código: Datas-limite: Metros Lineares: Aos dias do mês de, de dois mil e, procedeu-se à eliminação de documentos da Universidade Federal da Fronteira Sul, em conformidade com os prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade, aprovadas pela Diretoria desta Universidade. Acompanha esta Ata a relação dos documentos eliminados. E, para constar, lavramos a presente Ata que vai pelos responsáveis assinada. Assinaturas dos produtores dos documentos Assinatura do responsável pelo Arquivo Central
35 35 ANEXO I Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
36 36 UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL DIRETORIA DE INFORMAÇÃO COORDENAÇÃO DE ARQUIVO EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº / O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, designado pela Portaria nº, de / /, publicada no (indicar o período oficial), de / /, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo (titular) do (a) (indicar a instituição arquivística), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30º a 45º) (escrever por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente) dia subseqüente a data de publicação deste Edital no (indicar o periódico oficial), se não houver oposição, o (a) (indicar a unidade orgânica responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período (indicar data-limite). Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação do (a) (indicar o órgão ou entidade). (Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação)
37 ANEXOS Resoluções do CONARQ sobre Avaliação e Destinação de documentos 37
38 38 ANEXO J Resolução nº 1 do CONARQ sobre a necessidade da adoção de planos ou códigos de classificação de documentos
39 39 ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUÇÃO Nº 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995 Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções. (D.O.U. - 24/10/1995). O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberação do Plenário, em 27 de setembro de 1995 e Considerando que é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos documentos de arquivo e as providências para franquear aos cidadãos as informações contidas na documentação governamental; Considerando que a organização da documentação pública é a maneira pela qual o cidadão tem acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos; Considerando que a organização dos arquivos se constitui em instrumento de eficácia administrativa no gerenciamento das informações, contribuindo como agente de modernização da própria administração pública do País; Considerando a importância e vantagens da classificação de documentos de arquivos correntes, que objetiva a racionalização do fluxo documental, a agilidade e a segurança na recuperação de informações para a administração, bem como a organização da documentação acumulada como requisito para sua correta destinação final, RESOLVE: Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, como decorrência de um programa de gestão de documentos, deverão organizar seus arquivos correntes com base em métodos de classificação, que considerem a natureza dos assuntos dos documentos resultantes de suas atividades e funções. 1º Considera-se gestão de documentos o planejamento e o controle das atividades técnicas relacionadas à produção, classificação, tramitação, uso, arquivamento, avaliação e seleção dos documentos de arquivo, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 2º Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. 3º Consideram-se arquivos intermediários os conjuntos de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.