A diferença entre política, processo e procedimento (e por que você precisa deles)
Políticas, Processos e Procedimentos Operacionais Padrão soam como um balbucio corporativo. E eles não são muito mais que balbucio corporativo se os termos são confusos ou muito técnicos.
Mas a verdade é que os três Ps são parte integrante da estrutura do seu negócio. E, se usados ​​de maneira eficaz, eles podem otimizar seus negócios.
Antes de nos aprofundarmos sobre como usá-los de maneira produtiva, sabemos que políticas, processos e procedimentos são muitas vezes considerados balbucios corporativos porque muitas pessoas usam os termos de forma intercambiável, o que torna as coisas mais confusas. Cada um desses termos, enquanto relacionados, significa algo ligeiramente diferente.
Primeiro, as políticas são as regras e regulamentos. Se você estiver dirigindo na América, é necessário manter um limite de velocidade e dirigir no lado direito da estrada. Isso aí mesmo, é uma política.
Mas a estrada não é da sua conta (a menos que você seja o governo), então vamos usar um exemplo que chega mais perto de casa: mídias sociais. Para as mídias sociais, as políticas são coisas como não profanação, sem imagens obscenas, sem spam, e sem o uso de contas de negócios para mídias sociais pessoais. Isso pode parecer uma coisa óbvia, mas muitos gerentes de mídia social foram demitidos por causa de enormes explosões.
Isso ocorre parcialmente porque as políticas variam de acordo com a empresa e parcialmente porque, de vez em quando, alguém esquece a política. Alguns palavrões é bom para algumas empresas, enquanto outros permitem imagens picantes. Assim, embora possa parecer óbvio, declarar explicitamente sua política permite que sua equipe saiba exatamente quais são as regras para sua empresa.
Uma vez que as regras e regulamentos (políticas de AKA) são estabelecidos, é hora de passar para os processos.
Processos são uma grande figura; Eles descrevem uma série de tarefas que levam a um resultado final. Você tem um ponto de partida e um ponto final. No nosso exemplo de condução, este é o seu mapa da cidade. Mostra onde você está e onde você quer estar. No entanto, muitas ruas levam você até o destino final.
Nos negócios, essa grande figura é de várias tarefas de médio a grande porte. Provavelmente envolverá mais de uma pessoa e mais de um departamento. Para nosso exemplo de mídia social, o processo é as etapas e metas da mídia social. Isso inclui a publicação de artigos, que depois são enviados ao departamento de mídia social para anunciar. O departamento de mídia social monitora as respostas. A mídia social aumenta algumas respostas para o suporte, enquanto outras transferem para depoimentos.
Se o seu departamento de mídia social inclui várias pessoas, seu processo detalha quem lida com o Facebook, quem lida com o blog, Pinterest, Twitter, etc. Basicamente, ele descreve a visão de quando um departamento (ou pessoa) precisa entregar a outro departamento (ou pessoa) e qual é o objetivo final quando todos esses departamentos são feitos.
Se o seu processo incluir muitas pessoas e departamentos, espere atrasos entre as etapas, à medida que um departamento for concluído antes que outro departamento ou pessoa esteja pronto.
Uma distinção importante a ser feita é que seu processo é a descrição básica do que sua empresa ou mídia social é e faz. No entanto, não inclui os passos do dia-a-dia.
Procedimentos, ou Procedimentos Operacionais Padrão (SOP), são aquelas instruções diárias, passo a passo. Este não é um mapa da cidade, mas instruções passo-a-passo sobre como você deve chegar ao seu destino e o que fazer quando chegar lá.
Se continuarmos com nosso exemplo de mídia social, o procedimento detalha tudo o que a cadeira social fará. Por exemplo, quando ela começa o dia, ela verifica se precisa postar sobre um novo artigo. Ela então verifica se há comentários no Facebook. Ela tem instruções sobre como ela deve lidar com tipos específicos de comentários. Se o procedimento incluir engajamento em outras páginas, ela se envolverá com outras páginas. Ou o trabalho dela pode ser encontrar uma imagem engraçada e compartilhá-la.
Por que você precisa disso para o seu negócio?
Anotar todos os passos leva tempo, mas também lhe dá espaço para delegar. Isso significa que, se você adoecer, ou se algum membro da sua equipe adoecer, você não terá que se esforçar para ensinar alguém; eles só precisam seguir sua política, processo e procedimentos.
Alguns de vocês com empresas menores podem estar pensando, minha empresa não precisa de todas essas coisas . E você está certo; eles podem ainda não . No entanto, é assim que você planeja o crescimento, e a política, os processos e os procedimentos são as chaves para escalar e crescer.