Farmácia hospitalar: dicas para uma boa gestão - Sisnacmed
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04 de July de 2018 11 de March de 2019 SisnacMed Soluções em SaúdeBlog
A farmácia hospitalar tem passado por uma mudança de paradigmas em função das novas necessidades dos clientes e da sociedade. A busca pela eficiência tem exigido a incorporação rápida de novos conceitos e práticas de gestão.
Hospitais buscam resolver problemas terapêuticos por meio de intervenções que reduzam a morbidade e promovam qualidade de vida. Considerando o aumento crescente de custos da assistência à saúde, esses objetivos precisam ser alcançados da forma menos dispendiosa possível.
A farmácia hospitalar está ligada diretamente aos pacientes e exerce grande influência sobre o desempenho financeiro do hospital, uma vez que se destaca como um dos principais itens na representatividade orçamentária.
O farmacêutico, que busca tornar segura a utilização de medicamentos e outros insumos de saúde, deve garantir uma configuração otimizada dos processos de armazenamento e distribuição para esse fim.
Porém, seu objetivo vai muito além da promoção do acesso aos medicamentos, já que o engloba num contexto mais amplo: da assistência farmacêutica. Isso envolve uma série de processos como produção, seleção, programação, aquisição, armazenamento, distribuição, prescrição e dispensação.
I – Gestão de estoques
Hospitais precisam manter seus estoques de medicamentos e recursos associados com prazos e quantidades em níveis aceitáveis. A importância da gestão dos estoques de medicamentos está associada ao seu valor monetário e pela essencialidade na prestação dos serviços de saúde a que dão suporte. O alto volume de estoque implica custos, enquanto a falta, riscos graves aos pacientes.
Gerenciar uma farmácia hospitalar implica lidar com uma grande quantidade de itens de estoque e, cada qual, com uma importância intrínseca.
Para que o estoque alcance um bom desempenho, é importante sempre estar atento a fatores como: histórico das entradas e saídas, níveis mínimo, máximo e de ressuprimento de estoques, dados de consumo e demandas atendidas e não atendidas.
Para isso são consideradas boas práticas:
– Manter os custos de cada item atualizados ;
– Determinar os níveis mínimos, máximos e de segurança de cada item;
– Estabelecer o custo de falta de cada item;
– Manter sistemas de informações organizados e integrados que permitam consultas rápidas e precisas.
I.a – Programação de compras
Uma boa programação permite estabelecer a periodicidade de compras em função dos níveis de estoques estabelecidos, recursos orçamentários, capacidade de armazenamento, modalidade de compra e disponibilidade e capacidade dos fornecedores.
Para estabelecer o momento e periodicidade de aquisições, instituições públicas devem observar as normas estabelecidas pela Lei nº 8.666 de junho de 1993. Para as instituições privadas, é usual que produtos da curva "A" possuam estoques mínimos entre 7 e 15 dias, da curva "B", no máximo 1 mês, e da curva "C", de até 60 dias.
I.b – Classificação de medicamentos
Classificar medicamentos é fundamental para o acompanhamento de estoques. Muitas operações de controle são feitas por grupos, e a classificação permite, por exemplo, a substituição emergencial de um medicamento por outro em caso de falha no reabastecimento.
São critérios mais comuns de ordenação: ordem alfabética, forma farmacêutica e pela curva ABC, segundo critérios de consumo ou valor. Na curva "A" encontram-se os medicamentos de maior custo e menor quantidade, na "b", os de custo intermediário, e "C", os de menor custo e maior quantidade.
I.c – Codificação
Consiste em simbolizar os medicamentos conforme a classificação atribuída, evitando-se que sejam interpretados de forma incorreta segundo suas características, ou mesmo confundidos com outros semelhantes. Modernamente, a codificação de medicamentos é feita por sistemas informatizados. Codifica-se de forma numérica, alfabética ou alfanumérica.
II – Armazenamento
Muitas vezes negligenciado, o armazenamento é vital para assegurar a qualidade, disponibilidade, segurança e controle dos medicamentos. Não deve jamais ser "improvisado" pois, quando mal realizado, uma série de problemas pode ocorrer, estando estes relacionados a danos físicos, furtos e extravios, distribuição precária, falta de controle e desvios de qualidade.
O armazenamento racional agrega economia para a instituição e promove segurança para o paciente. São boas práticas de armazenamento de medicamentos em farmácia hospitalar:
– Efetuar a guarda respeitando as condições específicas de cada produto (inflamabilidade, termolabilidade e fotossensibilidade, etc);
– Realizar o armazenamento lógico, permitindo localização ágil e segura;
– Manter um sistema de controle de retiradas;
– Garantir estocagem separada, identificada e exclusiva para produtos com validade vencida ou sem condições de uso;
– Providenciar armazenamento e dispensação especial para medicamentos de controle especial. Para esse fim, existem armários e dispensários eletrônicos que tornam a dispensação extremamente segura e rastreável.
São equipamentos que dispõem de software de gerenciamento e realizam a dispensação de itens por compartimento, controle de inventário e relatórios gerenciais. Possibilitam a criação de regras por perfil de usuário e registro fotográfico de acesso ao equipamento, e também integram-se com softwares de gestão hospitalar, reportando em tempo real os consumos realizados.
III – Dispensação de medicamentos em farmácia hospitalar
Dispensação é a atividade com mais visibilidade associada aos serviços farmacêuticos e onde mais se estabelece contato com os serviços clínicos do hospital. A dispensação de medicamentos em farmácia hospitalar assegura que medicamentos sejam administradas ao paciente de forma correta e adequada, sendo, no processo, uma das últimas oportunidades de se corrigirem erros da terapia medicamentosa.
O uso racional de medicamentos (URM) é o principal objetivo da dispensação, e é atingido quando o paciente recebe os medicamentos que correspondem às suas necessidades clínicas, nas doses períodos adequados, e ao menor custo possível.
IV – Eliminar erros de dispensação
Erros na dispensação de medicamentos podem trazer prejuízos irreversíveis à saúde dos pacientes, acompanhados de repercussões sociais e econômicas. Infelizmente eles são comuns.
No país, as taxas de erros de dispensação podem chegar até 34% em alguns hospitais.
Estudos realizados na Europa entre os anos de 1967 e 2005 demonstraram que eles apresentam forte correlação com os sistemas de dispensação utilizados. As maiores taxas de erros ocorrem em sistemas coletivos e individualizados, diminuindo nos sistemas por dose unitária manual e dose unitária informatizada e automatizada.
Assim, dentre os sistemas de dispensação de medicamentos, o por dose unitária é considerado o mais racional e seguro até o momento.
Outras vantagens associadas além da redução de incidência de erros são: maior segurança para o médico em relação à garantia da correta administração, redução de tempo dispendido pelo pessoal de enfermagem em atividades relacionadas ao medicamento, diminuição de estoque periférico e das perdas por vencimento, redução de desvios de medicamentos, identificação até o momento da administração sem a necessidade de cálculos e transferências e grande adaptabilidade aos sistemas informatizados.
A boa gestão da farmácia hospitalar é fundamental para a redução de custos, diminuição de falhas e garantir o armazenamento seguro de medicamentos necessários para os tratamentos dos pacientes. A farmácia hospitalar exerce papel central na logística de medicamentos nos hospitais, de forma que a adoção de boas práticas em sua gestão resulta em segurança e qualidade para os pacientes e também em benefícios para a sustentabilidade financeira das instituições.