Controle Suas Contas a Receber - Marcus Marques
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Empresas de todos os portes devem ter controle sobre as suas contas a receber e a formação do seu fluxo de caixa que permite manter a operacionalidade do seu negócio. Saber exatamente quanto de capital se terá a disposição em cada momento do planejamento contribui para manejar todos os gastos e negociação de prazos. Trata-se de um sistema em que se tem a previsão dos ganhos para cobrir as despesas futuras.
Ter um sistema bem organizado para a detecção de contas a receber é essencial para acompanhar as receitas da empresa que ainda serão pagas pelos clientes que realizaram compras parceladas ou com datas futuras de vencimento. Para quem está pensando que isso se trata de uma simples formalidade, preciso alertar para a possibilidade de ter uma companhia inadimplente ou com obrigações em atraso pela simples discrepância entre vencimentos e recebimentos.
Saber quando o dinheiro que a organização ainda irá receber entrará na conta é importante para conseguir montar um calendário eficaz para os pagamentos. Ressalto ainda que o porte da companhia não importa, todos os negócios devem ter controle de contas a receber, esse conceito deveria ser implementado inclusive em nossas vidas pessoais permitindo que nossas finanças sejam melhor organizadas.
Benefícios do Controle das Contas a Receber
Abaixo listei alguns dos principais benefícios de ter um sistema eficiente de controle das contas a receber:
– Conhecimento dos clientes
A partir de um controle mais assertivo das contas a receber é possível conhecer mais profundamente o perfil dos clientes sabendo quais são os que mantêm suas obrigações em dia e quais são os mais problemáticos para efetuar os pagamentos.
– Estratégias de acordo com valores a receber
Com a previsão de quanto se tem para receber nas próximas semanas é possível fazer um planejamento estratégico do pagamento das obrigações. Uma dica é sempre jogar os vencimentos de obrigações para alguns dias após a data chave de recebimento, pois infelizmente não se pode ter certeza que os clientes irão efetuar o pagamento de acordo com o combinado, isso te ajuda a ter algum tempo para remediar uma emergência.
– Análise comparativa do contas a pagar
Ao realizar uma análise do contas a receber com caráter mais ou menos fixo, isto é, aqueles recebimentos que tem alguma constância é possível fazer um comparativo com o contas a pagar. A partir dessa sobreposição de dividendos e obrigações é possível determinar o quanto os recebimentos estão sendo ou não suficientes para cumprir todos os prazos.
Minha recomendação é que com essa observação de obrigatoriedades mensais a sua companhia passe a ter a preocupação de formar capital de giro, o valor que se necessita para que a companhia se mantenha operando.
– Estabelecimento de cobranças
A programação das suas contas a receber permite ainda elaborar um planejamento de cobranças de acordo com as datas previamente combinadas com seus clientes. Manter a lembrança de que a data de vencimento está chegando ou então oferecer condições para quitar um débito vencido com maiores facilidades ajuda a fazer com que seus clientes cumpram sua parte do combinado.
Como Fazer o Controle do Contas a Receber
A seguir vou explicar com mais detalhes como manter o controle sobre o contas a receber da sua empresa e assim ter a oportunidade de organizar as finanças.
– Tenha o registro das contas a receber da sua companhia
Todo e qualquer negócio precisa ter um registro financeiro detalhado a respeito das contas que ainda serão pagas pelos clientes assim como dos pagamentos que serão realizados para deixar as suas obrigações em dia. Faça uma lista a parte somente com os recebimentos futuros.
– Coloque numa planilha os recebimentos futuros
Monte uma planilha ou qualquer outro sistema que te permita ter as informações dos recebimentos futuros bem organizadas com datas, planos feitos a partir dessas injeções orçamentárias, valor com incidência de juros no caso de atrasos, status do pagamento, histórico do pagador entre outros. Ao lado ou numa outra planilha você poderá colocar as contas que deverão ser pagas a partir dos valores recebidos.
– Atualize os dados da planilha
Para que o controle do contas a receber seja efetivo é necessário manter os dados da planilha atualizados com destaque para todos os que realizaram os seus pagamentos em dia, pois do contrário não há motivos para criar essa planilha. Esse controle pode ser feito com apoio em extratos bancários e envio de comprovantes pelos clientes. É essencial que haja alguém que seja responsável por fazer essas verificações na companhia para que possa fazer diagnósticos frequentes da situação.
Fique atento as mensagens que os dados estão te passando, se ao longo prazo houver queda do número de contas a receber então é importante começar a planejar outra fonte para pagar as suas receitas assim como se houver grande quantidade de contas a receber não pagas pelos clientes pode passar a ser necessário ter um sistema de cobrança mais efetivo.