Entenda as mudanças na norma brasileira de gestão de documentos - Stant
terça-feira, 30 janeiro 2018 / Published in Qualidade
A ABNT, a Associação Brasileira de Normas Técnicas, como o próprio nome já diz, elabora as normas brasileiras por meio dos seus Comitês Brasileiros (CB), Organismos de Normalização Setorial (ONS) e Comissões de Estudo Especiais (CEE). Ela existe desde 1940 e é uma entidade sem fins lucrativos e privada, mas que tem o respaldo do Governo Federal por meio de diversos instrumentos legais. É ela que trata das recentes mudanças na gestão de documentos.
Agora, a mais nova norma sobre informação e documentação é a ABNT NBR ISO 30302:2017. Ela deve ser utilizada em conjunto com a ABNT NBR ISO 30300 e a NBR ISO 30301. Neste post, você vai entender o que mudou ou acrescentou na gestão de documentos. Confira!
Importância da gestão de documentos para as empresas
Qual organização sobrevive sem inúmeros documentos e papéis? É só dar uma olhada rápida no escritório para perceber como os processos se acumulam com o passar do tempo. Se não houver um método para otimizá-los, você acaba prejudicando a rotina do seu trabalho.
Para isso, foi criada a ABNT NBR ISO 30302:2017. Ela trata de uma série de regras para tornar o uso, a avaliação e o armazenamento de informações e documentos de uma empresa mais eficiente, ágil e organizado.
ABNT NBR ISO 30300, 30301 e 30302: o que mudou?
A NBR ISO 30300 e a 30301 são conhecidas como normas fundacionais, pois a partir delas foram criadas outras que abordam controles diferentes de documentos. Já a 30302 fornece as diretrizes para a implantação de um SGDA — ou seja, um sistema de gestão de documentos de arquivos.
Na prática, a nova norma não modifica ou reduz os requisitos especificados nas anteriores: ela apenas descreve as atividades a serem realizadas ao desenvolver um SGDA. Ou seja, é uma regra complementar.
Do que trata a 30302:2017?
A norma 30302:2017 é um guia para a implementação de um SGDA. Ela pode ser aplicada tanto para grandes empresas como pequenas. Os objetivos dela são: reduzir os riscos, melhorar os resultados e facilitar as tomadas de decisões inteligentes por parte da administração. Para isso, o documento estabelece algumas etapas que você precisa seguir. Veja:
A norma 30302:2017 determina que você analise os fatores internos e externos e os requisitos do seu negócio para implantar o SGDA. Desta forma, você saberá exatamente o que é mais importante armazenar, controlar e por quanto tempo isso será necessário, levando em consideração a legislação vigente, o espaço que você tem e as necessidades internas.
Conquiste o compromisso da chefia
Procure conquistar o comprometimento de todos os envolvidos com a gestão de documentos, da chefia até os colaboradores. Para isso, defina responsabilidades para cada um durante e depois da adoção do SGDA.
Examine os recursos disponíveis
Para ter na sua empresa um sistema de gestão de documentos de arquivos, você tem que avaliar os recursos disponíveis para isso. Mão de obra, treinamento, espaço e softwares são imprescindíveis para o sucesso do seu SGDA.
Parte do princípio do SGDA é fazer parte de uma busca pela melhoria contínua dos processos. A gestão de documentos deve ser analisada, planejada e efetivada de acordo com os requisitos nas normas brasileiras, sobretudo as NBRs 30300, 30301 e 30302. Por isso, é fundamental a avaliação e acompanhamento do desempenho do sistema para corrigir falhas e aperfeiçoar os métodos.
Fazer uma gestão de documentos é uma decisão crucial para manter-se firme no mercado altamente competitivo. É indispensável ter processos eficazes na retenção de documentos de arquivo ou no acesso às informações.
Você pode contar com a arquitetura e tecnologia da informação para conseguir grandes resultados. Compartilhe este post em suas redes sociais e leve estas importantes informações aos seus contatos!