O pen drive é ideal para as pessoas que procuram um espaço maior para armazenar seus dados e querem um armazenamento de fácil manuseio. Transferir grandes quantidades de dados de um computador para outro tem sido sempre um problema, principalmente pela falta de equipamentos adequados para o armazenamento de dados. CDs com capacidade média de armazenamento, disquetes e e-mails não têm provado ser eficientes por causa das suas limitações como pouco espaço disponível para armazenar dados e o grande consumo de tempo gasto para a transferência de dados.
O pen drive é a melhor solução para solucionar este problema. Estes flash drives USB são integrados com relação a outros USB. Eles são pequenos, removíveis, leves e regraváveis. As principais vantagens sobre os outros dispositivos é que eles são mais rápidos, mais compactos, podem armazenar mais informação e são muito mais confiáveis graças a um design durável e a ausência de partes móveis. É a revolução dos pen drives que se faz presente em quase todo computador e laptop.
O pen drive consiste de uma placa de circuito impresso geralmente em metal ou plástico. O armazenamento da memória do pen drive geralmente varia de 250 MB à 2 GB ou maior. É tão pequeno quanto um chaveiro. Para que o pen drive funcione, o computador deve ser compatível com o sistema USB.
No desempenho, os pen drives são mais rápidos do que uma transferência de dados por e-mail. E bem mais fácil do que usar dúzias de disquetes. O pen drive pode armazenar dados, vídeo e arquivos de áudio com facilidade e pronto para utilização. A melhor característica de um pen drive é a de que você não necessita de nenhum software para que o mesmo funcione, facilitando assim o seu trabalho de cópia ou de transferência. De modo que ele não exige nenhum tipo de bateria. Estas características fazem o pen drive totalmente portátil.
Você não precisa instalar o pen drive para o Windows 2000, XP, ou ME, uma vez que isto é feito automaticamente pelo sistema operacional. Mas para o Windows 95/98/98SE, você precisa instalar os drivers manualmente.
Os pen drives são muito populares entre os administradores de sistema e de rede. Eles podem carregá-los com a informação sobre a configuração e o software que podem ser usados para a manutenção, a recuperação e a pesquisa de defeitos de sistema. Eles também são apreciados pelo notável sucesso no campo do reparo do PC como um meio para transferir a recuperação, assim como para a instalação de software antivírus para os computadores contaminados, e também permitir que um segmento dos dados do computador central sejam arquivados para casos de emergência.
Os pen drives atuam como portadores de aplicações e são utilizados para carregar aplicações para funcionar no computador anfitrião sem instalação. Algumas aplicações que usam esta técnica são U3 e airWXR. Uma plataforma de software aberta, Portableapps também permite uma funcionalidade similar nas movimentações non-U3. Mas a utilização mais comum do pen drive é para o transporte de dados pessoais, vídeos e fotos. Você também pode armazenar determinados dados como alertas médicos para serem usados em caso de emergências e para a preparação de disastres. Fora isso, os pen drives também são usados como áudio players.
Os pen drives apresentam um grande desafio de segurança para as grandes organizações. Seu tamanho pequeno e de fácil utilização permite que convidados não supervisionados ou equipes de funcionários inescrupulosos consigam dados confidenciais sem quase nenhuma possibilidade de detecção. Para evitar que isto aconteça, alguns flash drives têm características como a `criptografia dos dados` armazenados neles. Esta é uma medida preventiva para evitar que uma pessoa sem a devida autorização possa ter acesso aos dados armazenados. Alguns pen drives mais novos suportam o `impressão digital biométrico` para confirmar a identidade do usuário. Este processo embora caro, é a melhor maneira de proteger dados sensíveis ao vazamento de informações.