Kanban: saiba o que é e seus princípios – FM2S
Seu cérebro sempre sente que você tem um milhão de abas abertas? Você se sente como se estivesse sempre mudando de uma tarefa para outra, lutando para se concentrar em qualquer coisa por tempo suficiente para progredir? Você sente que trabalha sem parar, mas nunca é tão produtivo quanto gostaria de ser? Sua equipe luta com a comunicação básica, causando problemas, como esforços duplicados, defeitos, retrabalho e muito mais? Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, não está sozinho. A grande maioria dos trabalhadores do conhecimento luta com esses mesmos problemas. Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho visual que pode ajudá-lo a fazer mais com menos estresse.
Uma história (muito) curta de Kanban
No final da década de 1940, a Toyota encontrou um melhor processo de engenharia a partir de uma fonte improvável: o supermercado. Eles notaram que os atendentes da loja reabasteceram um item de mercearia pelo estoque da loja, não pelo estoque do fornecedor.
Somente quando um item estava quase esgotado, os funcionários pediam mais. O processo de entrega "just-in-time" da loja de conveniência levou os engenheiros da Toyota a repensar seus métodos e lançar uma nova abordagem – um sistema Kanban – que combinaria estoque com demanda e atingiria níveis mais altos de qualidade e produtividade.
Então, como eles fizeram tudo isso?
Em termos mais simples, por melhor comunicação através do gerenciamento visual.
O Kanban é japonês para "sinal visual" ou "cartão". Trabalhadores de linha da Toyota usavam ele (ou seja, um cartão de verdade) para sinalizar etapas em seu processo de fabricação. A natureza altamente visual do sistema permitiu que as equipes se comunicassem mais facilmente sobre o trabalho que precisava ser feito e quando. Também padronizou sugestões e processos refinados, o que ajudou a reduzir o desperdício e maximizar o valor.
Uma nova aplicação da ferramenta surgiu para o trabalho de conhecimento em 2005, e uma comunidade inquisitiva foi formada em 2007 em torno da liderança de David J. Anderson, Jim Benson, Corey Ladas e outros. Seu corpo de conhecimento resultante foi influenciado não apenas pelo Sistema Toyota de Produção, mas também pelo trabalho de especialistas em administração e estatística, incluindo W. Edwards Deming, Eliyahu Goldratt, Donald Reinertsen e outros líderes do pensamento.
A força de trabalho de hoje pode estar armada com smartphones e tablets dignos de retina, mas muitas informações ainda aparecem como palavras em uma tela. E-mails, planilhas, listas de tarefas – o texto está em todo lugar. Enquanto se ajusta a certos cenários, a informação textual não é um veículo de comunicação universal. Sua eficácia é menor do que você imagina. Por quê?
Tudo começa com o seu cérebro.
Uma imagem vale mais que mil palavras por razões científicas: o cérebro processa informações visuais 60.000 vezes mais rápido que o texto. 40% de todas as fibras nervosas conectadas ao cérebro estão ligadas à retina. A informação visual compreende 90% dos dados que chegam ao nosso cérebro, sugerindo que nossas vias neurológicas podem até preferir imagens em vez de texto.
O Kanban ajuda você a aproveitar o poder das informações visuais usando notas adesivas em um quadro branco para criar uma "imagem" do seu trabalho. Vendo como o seu trabalho flui dentro do processo da sua equipe, você não apenas comunica o status, mas também dá e recebe contexto para o trabalho. Kanban pega informações que normalmente seriam comunicadas por meio de palavras e as transforma em doces cerebrais.
Conheça quatro princípios núcleos Kanban
Ao contrário de outros métodos de gerenciamento de fluxo de trabalho que forçam a mudança adequada desde o início, o Kanban é sobre evolução, não sobre revolução. Depende da verdade fundamental de que você não pode chegar onde quer ir sem antes saber onde está.
O Kanban está ganhando força como forma de implementar com suavidade métodos de gerenciamento ágeis e enxutos em empresas de tecnologia e não-tecnologia em todo o mundo. Ao longo dessa nova abordagem do processo de fabricação da Toyota, os principais elementos de Kanban permaneceram enraizados nos princípios abaixo.
Como funciona Kanban
Criando um modelo visual de seu trabalho e fluxo de trabalho, você pode observar o fluxo de trabalho que passa pelo sistema. Tornar o trabalho visível – junto com bloqueadores, gargalos e filas – leva instantaneamente ao aumento da comunicação e da colaboração.
2. Limite de trabalho em processo
Ao limitar a quantidade de trabalho inacabado que está em andamento, você pode reduzir o tempo que leva um item para percorrer o sistema Kanban. Você também pode evitar problemas causados ​​pela troca de tarefas e reduzir a necessidade de priorizar constantemente os itens.
3. Concentre-se no fluxo
Usando limites de trabalho em processo (WIP) e desenvolvendo políticas direcionadas a equipes, você pode otimizar seu sistema Kanban para melhorar o fluxo de trabalho, coletar métricas para analisar o fluxo e até mesmo obter indicadores líderes de problemas futuros, analisando o fluxo de trabalhos.
Uma vez que seu sistema esteja em vigor, ele se torna a base para uma cultura de melhoria contínua. As equipes medem sua eficácia acompanhando o fluxo, a qualidade, a produtividade, os prazos de entrega e muito mais . Experimentos e análises podem mudar o sistema para melhorar a eficácia da equipe.
As equipes ágeis de desenvolvimento de software hoje são capazes de alavancar esses mesmos princípios de JIT, combinando a quantidade de trabalho em andamento (WIP) com a capacidade da equipe. Isso proporciona às equipes opções de planejamento mais flexíveis, saída mais rápida, foco mais claro e transparência em todo o ciclo de desenvolvimento.
Embora os princípios centrais da estrutura sejam atemporais e aplicáveis ​​a praticamente qualquer setor, as equipes de desenvolvimento de software encontraram um sucesso especial com a prática ágil. Em parte, isso ocorre porque as equipes de software podem começar a praticar com pouca ou nenhuma sobrecarga depois de entenderem os princípios básicos. Diferentemente da implementação em um chão de fábrica, que envolveria mudanças nos processos físicos e na adição de materiais substanciais, as únicas coisas físicas de que as equipes de software precisam são uma placa e cartões, e mesmo essas podem ser virtuais.
O trabalho de todas as equipes gira em torno de um quadro kanban, uma ferramenta usada para visualizar o trabalho e otimizar o fluxo do trabalho entre a equipe. Embora as placas físicas sejam populares entre algumas equipes, as placas virtuais são um recurso crucial em qualquer ferramenta de desenvolvimento ágil de software para sua rastreabilidade, colaboração mais fácil e acessibilidade a partir de vários locais.
Independentemente de a diretoria de uma equipe ser física ou digital, sua função é garantir que o trabalho da equipe seja visualizado, seu fluxo de trabalho seja padronizado e todos os bloqueadores e dependências sejam imediatamente identificados e resolvidos. Um quadro básico tem um fluxo de trabalho de três etapas: Para fazer, em andamento e concluído. No entanto, dependendo do tamanho, estrutura e objetivos de uma equipe, o fluxo de trabalho pode ser mapeado para atender ao processo exclusivo de qualquer equipe em particular.
A metodologia depende da total transparência do trabalho e da comunicação em tempo real da capacidade, portanto, o quadro deve ser visto como a única fonte de verdade para o trabalho da equipe.
Em japonês, o kanban se traduz literalmente como "sinal visual". Para equipes, cada item de trabalho é representado como um cartão separado no quadro.
O principal objetivo de representar o trabalho como um cartão no quadro é permitir que os membros da equipe acompanhem o progresso do trabalho através de seu fluxo de trabalho de uma maneira altamente visual. Os cartões apresentam informações críticas sobre esse item de trabalho em particular, dando à equipe inteira visibilidade completa sobre quem é responsável por esse item de trabalho, uma breve descrição do trabalho que está sendo feito, quanto tempo esse trabalho deve demorar e assim por diante . Os cartões em quadros virtuais geralmente também apresentam capturas de tela e outros detalhes técnicos valiosos para o designado. Permitir que os membros da equipe vejam o estado de cada item de trabalho em um determinado ponto no tempo, bem como todos os detalhes associados, garante maior foco, rastreabilidade total e identificação rápida de bloqueadores e dependências.
O Kanban é uma das metodologias de desenvolvimento de software mais populares adotadas pelas equipes ágeis atualmente. O Kanban oferece várias vantagens adicionais ao planejamento de tarefas e produtividade para equipes de todos os tamanhos.
Uma equipe se concentra apenas no trabalho que está ativamente em andamento. Depois que a equipe conclui um item de trabalho, ele retira o próximo item de trabalho da parte superior do backlog . O proprietário do produto tem a liberdade de redimensionar o trabalho no backlog sem interromper a equipe, porque qualquer alteração fora dos itens de trabalho atuais não afeta a equipe. Contanto que o proprietário do produto mantenha os itens de trabalho mais importantes em cima do backlog, a equipe de desenvolvimento está certa de que eles estão entregando o valor máximo de volta aos negócios. Portanto, não há necessidade das iterações de tamanho fixo encontradas no scrum.