O Compliance Digital E O Monitoramento De Informações | Studio Estratégia
Compliance Digital e o monitoramento de informações em dispositivos eletrônicos de trabalho
Deste modo, as empresas precisam estar atentas para não violarem preceitos legais (como a Lei Geral de Proteção de Dados – Lei nº 13.709/2018) e constitucionais (Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 – CF/88), tais como o direito de privacidade e de intimidade do trabalhador, pois nestes casos estas estarão exercendo controles indevidos e ilegais.
Assim, verifica-se que este monitoramento poderá abranger não apenas o controle de ponto ou a avaliação de produtividade dos trabalhadores, mas também o que concerne às comunicações e condutas destes através de conexões e dispositovos da empresa.Desta forma, este artigo tem por objetivo esclarecer os principais pontos relacionados ao Compliance Digital, e ajudar você a entender o que vem a ser o monitoramento em dispositivos eletrônicos de trabalho e quando ele está autorizado, bem como esclarecer quais são os documentos mínimos necessários para legitimar e convalidar a sua realização.
Pela análise da jurisprudência (para acesso, clique aqui e aqui) podemos verificar que apenas o monitoramento em e-mail pessoal do empregado é vedado. Isto porque, este é dotado de proteção constitucional e legal de inviolabilidade, e em caso de descumprimento, a empresa estará violando direitos fundamentais do trabalhador, não sendo, portanto, o e-mail particular, passível de fiscalização pelo empregador.
Para estarem legalmente conformes, as empresas precisam, no mínimo, conceber uma Política de Segurança da Informação que informe a realização do monitoramento e disponha sobre as regras e as condutas esperadas de seus funcionários quanto ao assunto, e criar um Termo de Uso de Sistemas de Informação, a fim de legitimar o controle das atividades e convalidar a prova obtida por meio eletrônico.
Em relação à Política de Segurança da Informação, verifica-se que esta consiste em um documento que irá dispor sobre as atribuições, responsabilidades, direitos e penalidades que poderão ser impostas pelo descumprimento normativo, com vistas à criação de uma cultura de proteção aos sistemas e aos dados tratados pela empresa.
Além disso, a Política deverá classificar os documentos da empresa, mencionando, exemplificando e diferenciando o que é confidencial e interno, do que é considerado público.
Saiba como elaborar uma Política de Segurança da Informação padrão ISO, clicando aqui.
Já em relação ao Termo de Uso de Sistemas de Informação, observa-se que este é um documento simples e tem como principal função a de comprovar que o empregado conhece as regras de segurança da informação da empresa, legitimando o controle de suas atividades pela corporação e convalidando tudo o que foi disciplinado pela Política de Segurança da Informação acima referida.
De toda forma, existem práticas complementares que podem auxiliar as empresas a construir e conquistas uma cultura voltada à proteção de dados, como a adoção de mecanismos e procedimentos de controle, tais como:
a) Avaliações de Aprendizagem;
b) Inserção de "stoppers" nos monitores dos computadores dos colaboradores;
c) Treinamentos online e presenciais;
e) Conscientizações;
f) E-mails e Comunicações Internas;
g) Disponibilização da Política de Segurança da Informação e do Termo de Uso de Sistemas de Informação na intranet da sociedade empresária; entre outros.
Lei Geral de Proteção de Dados e o tema em análise
Não é novidade para ninguém que a Lei Geral de Proteção de Dados – Lei nº 13.709/2018 já está vigorando no Brasil desde setembro de 2020 e, desde então, muito tem se discutido sobre tema.
De todo modo, no que tange ao assunto aqui debatido, verifica-se que a LGPD em seu art. 46, dispõe que os agentes de tratamento (controlador e operador de dados) devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas capazes de garantir a proteção dos dados pessoais tratados de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas, como destruição perda, alteração, comunicação, vazamento, sequestro ou qualquer outra forma de tratamento inadequado ou ilícito.
Neste sentido, vislumbra-se perfeitamente possível a adoção pelas empresas de medidas e controles visando garantir a proteção dos dados pessoais tratados em razão de sua operação contra vazamentos e acessos indevidos pelos próprios colaboradores, garantindo assim, o uso correto para fins autorizados e o acesso somente por pessoais autorizadas.
Além disso, levando-se em conta os ditames da Lei Geral de Proteção de Dados e o acima exposto, frisa-se que é necessário que haja transparência quanto aos mecanismos e procedimentos de controle, de modo que fique bastante claro como se dará o controle e o monitoramento das atividades, devendo a empresa informar como os colaboradores deverão utilizar os dispositivos eletrônicos (o que é permitido, o que é proibido etc), visando afastar possível ideia/expectativa de privacidade destes.
Por todo o exposto, conclui-se que o Compliance Digital se apresenta como um instrumento de fundamental importância para as empresas à medida que contribui para a manutenção da imagem e valor perante o mercado e os consumidores, mostrando-se ainda bastante eficaz na regulação das condutas dos colaboradores no mundo virtual, bem como no monitoramento das ferramentas eletrônicas de trabalho colocadas à disposição destes.
Além disso, com a adoção de mecanismos e procedimentos de controle, como os informados acima, garante-se a construção da cultura de monitoramento que vai além da mera adoção de políticas e documentos, o que acaba por possibilitar, também, uma melhor defesa caso a empresa venha a ser demandada administrativa ou judicialmente.
Se quiser saber como começar a adequar sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados, não deixe de conferir este artigo.
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