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O Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc é um sistema informatizado que promove a gestão arquivística de documentos desde a sua produção até a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.
O SPdoc é uma aplicação web, concebida em conformidade com a Política Estadual de gestão de documentos formulada pelo Arquivo Público do Estado, por meio do seu Departamento de Gestão do SAESP e desenvolvida pela Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo - PRODESP.
Efetiva aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos;
Automatização dos procedimentos de transferência, recolhimento e de eliminação de documentos;
Agilização do trâmite de documentos entre os órgãos e entidades, dando celeridade às ações do Governo;
Integração entre protocolos, arquivos e Serviços de Informações ao Cidadão - SIC, reunindo em uma mesma base de dados todas as informações e documentos produzidos ou recebidos, em tramitação ou arquivados.
De acordo com o Decreto n. 63.936, de 17 de dezembro de 2018, os órgãos e entidades estaduais deverão atender aos seguintes critérios para aderir ao SPdoc:
o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos documentos das atividades-fim do órgão.
os estudos necessários para garantir a migração de dados ou a integração com sistemas legados de controle.
no órgão e entidade um administrador local do SPdoc.
diagnósticos sobre os sistemas legados existentes.
Os servidores públicos acessam o SPdoc para realizarem seus procedimentos de gestão documental. O público externo acessa o SPdoc Cidadão para localizar os documentos cadastrados no SPdoc pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual