Descubra como fazer uma gestão de fornecedores eficiente - Blog l Gestão condominial l Baixada Santista
Fazer uma boa gestão de fornecedores é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Isso também se aplica aos condomínios, pois a necessidade de fornecimento de vários produtos e serviços são essenciais. Por isso, falhas nessa gestão pode causar atrasos, prejuízos e outros problemas ao condomínio.
Publicamos este material, que traz as melhores práticas para aprimorar a administração de seus fornecedores. Nossas dicas farão com que você saiba identificar os melhores fornecedores, aprimore a comunicação com eles, reduza seus custos e riscos, entre outras vantagens. Leia e aproveite!
Pesquise a reputação dos fornecedores
Faça uma busca sobre cada um de seus fornecedores e averigue se eles têm uma boa reputação no mercado. Isso pode ser feito entrando em contato com seus clientes antigos e fazer perguntas, como a qualidade dos serviços ou produtos, qualidade do atendimento e se existem problemas recorrentes.
Nessa oportunidade, você também pode pesquisar a situação legal da empresa, ou seja, ver se ela enfrenta processos judiciais ou fiscais e se ela se mantém regularizada. Quanto menos problemas o fornecedor enfrentar, menores serão as chances de que ele feche as portas e tenha que encerrar o contrato com o seu condomínio.
É importante que isso seja feito antes de contratar o fornecedor, mas também recomendamos que faça essa pesquisa constantemente — depois de fechar negócio. Assim, você conseguirá verificar se eles se mantêm com uma boa reputação no mercado.
Estabeleça critérios
Faça uma lista dos requisitos mínimos que devem ser seguidos pelos fornecedores, para que eles sejam contratados pela sua empresa. Alguns exemplos são: preço máximo, condições de pagamento, nível de qualidade dos serviços ou produtos, pontualidade nas entregas, entre outros. Com a pesquisa de reputação explicada anteriormente, você saberá quais fornecedores são capazes de alcançar os critérios estabelecidos.
De nada adianta contratar bons fornecedores, se os próprios processos do condomínio não são organizados. Por essa razão, detalhe todas as necessidades do condomínio, faça um orçamento das despesas com fornecedores, verifique se as contas fecham, etc.
Como há muitos elementos que precisam ser organizados e contas a serem feitas, é recomendável usar um sistema de gestão que seja criado especialmente para administração de condomínios, como o aplicativo da Gobatti. Ele faz o controle dos documentos e relatórios, mantém um histórico de consumo, organiza cobranças e boletos e muito mais.
Tenha canais de comunicação com fornecedores
Constantemente, os administradores precisam falar com seus parceiros e vice-versa, o que torna importante facilitar o contato entre as partes. Para isso, mantenha vários canais diretos de comunicação com os fornecedores, como e-mails e telefones. Um aplicativo de gestão condominial também é interessante para manter essa organização, pois ele permite fazer solicitações, emite notificações e alertas diversos.
Ser um bom comunicador é uma das habilidades mais importantes que um síndico deve desenvolver, para garantir organização e sucesso no condomínio. Ele precisa se colocar no lugar do outro, saber ouvir, ter empatia, discutir com clareza e concisão. Essas qualidades também são fundamentais para se manter uma boa relação com seus fornecedores, bem como fazer negociações mais vantajosas para o condomínio.
Com estas dicas, você será capaz de realizar uma boa gestão de fornecedores e garantir que as necessidades do condomínio sejam supridas. Mas, é possível facilitar essa atividade, usando uma tecnologia com funcionalidades específicas para isso.
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