Ser gestor de um departamento não é uma tarefa fácil, ainda mais quando se trata de recursos humanos, onde há uma dezena de documentos. A nossa dica de hoje é praticar o desapego para ter mais espaço no seu setor. Então, que tal colocar documento na nuvem?
A transformação digital está cada vez mais presente no nosso dia a dia, e é diferente no nosso trabalho.
O RH é um dos departamentos em uma empresa que mais possui papéis, isso por conta da série de documentações dos funcionários que precisam ser guardadas até mesmo depois de uma demissão.
E como a transformação digital pode ser inserida nesse departamento? É simples, por meio do documento na nuvem.
Esse é um jeito muito mais fácil de manter os arquivos em segurança sem que eles ocupem muito espaço físico. Com isso, os colaboradores que trabalham com recursos humanos não perderão tanto tempo arquivando e terão mais períodos livres para executar outras tarefas mais importantes e urgentes.
Cadê o documento que estava aqui?
Se você é gestor de RH já deve ter passado por essa situação em algum momento da sua carreira, o sumiço de algum documento.
Apesar de ser uma coisa ruim, é bem comum de acontecer, pois papéis podem ser confundidos e acabarem em outro lugar ou até mesmo no lixo e isso pode te gerar grandes problemas como multas ou até a perda de um processo na justiça.
E como você pode solucionar isso? Com o documento na nuvem, além de não ocupar espaço, a organização é bem mais fácil. Você pode criar pastas virtuais de acordo com cada tipo de documentação, inserindo nome do colaborador e outros detalhes que podem facilitar na hora da busca.
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Documento na nuvem é sinal de compartilhamento prático
Vamos pensar na seguinte situação, a empresa em que você é gestor de recursos humanos está passando por alguma auditoria ou vistoria e é preciso apresentar algumas documentações.
É nesse momento em que o desespero pode aparecer. Quando se tem um arquivo físico o tempo de procura é bem maior, agora se você tem o documento na nuvem fica muito mais fácil. Basta procurar pelo nome e compartilhá-lo com a pessoa que participará dessa auditoria.
Apenas digitalizar e salvar as documentações que ficam sob a responsabilidade do RH no computador não é suficiente e muito menos seguro. Realizando o processo dessa forma você corre risco do computador dar algum tipo de problema ou pior, qualquer pessoa pode acessar.
Atualmente existem plataformas que armazenam o documento na nuvem de forma segura, assim como a Metrofile.
Essa nuvem pode ser acessada em qualquer lugar, no computador, celular, tablet e notebook. Para garantir a segurança é criado um usuário e senha de acesso, para que só pessoas autorizadas possam mexer no arquivo virtual.