A Secretaria Acadêmica e seus novos desafios | Revista Gestão Universitária
Há algum tempo estamos trabalhando na CONSAE e investindo nossos esforços em levar uma melhor gestão documental e da informação às Instituições de Ensino. Muitas vezes, percebemos que as Instituições se preocupam com coisas externas, muitos aspectos de gestão/gerenciamento, mas na maioria das vezes não conseguem ler, acessar os dados que são gerados de forma muito significativa em seu principal departamento de relacionamento com a comunidade que é a Secretaria Acadêmica. Muitas das respostas às nossas perguntas estão ali, prontas para serem lidas. Para isso, é preciso estruturar de forma correta nossos procedimentos, processos e documentos.
Para isso se faz necessário uma formatação dos procedimentos e processos do controle e registro acadêmico das Instituições de maneira a estrutura-los para que os dados possam ser extraídos e convertidos em informações relevantes aos demais departamentos e à gestão acadêmica.
De nada adianta estruturar os setores das Instituições se não fizermos a correta alimentação dos mesmos com informações consistentes e pertinentes a cada um deles. É preciso entender que as necessidades são específicas a cada departamento e um estudo prévio do que realmente necessitam, é imprescindível. Não municiar um departamento de "captação e permanência" com dados diários de frequência, aproveitamento, pagamento e informações pessoais dos alunos causara o mau funcionamento do mesmo. Trabalhar com uma informação desestruturada ou pela metade é sempre muito arriscado, pois a decisão será tomada tendo como base algo inconsistente o que dificilmente gerará o melhor resultado.
Sem dúvida este é um grande desafio para a Secretaria Acadêmica nos tempos atuais. Não basta ter um serviço temporal e cartorial, como sempre fizemos, vamos precisar entender as necessidades dos outros departamentos, nos configurando de maneira a atendê-los, de forma rápida e eficiente, na entrega de informações que são essenciais ao bom e correto funcionamento de todo o organograma da Instituição.
A ressalva que temos sempre que fazer e observar é que não basta virtualizar os procedimentos, processos e documentos sob os olhos apenas da administração, pois somos organizações extremamente reguladas pelo Ministério da Educação. Sendo assim, toda solução implantada deverá estar sob o imprescindível olhar legal. Devemos sempre entender o que podemos fazer para depois discutir o como fazer.