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5 dicas para otimizar a comunicação interna na sua empresa
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No Brasil, a maior barreira para o aumento da produtividade são os problemas de comunicação interna na empresa, de acordo com gestores brasileiros que participaram do 8º Relatório Anual de Produtividade Proudfoot.
Esse dado demonstra que os executivos não só reconhecem a área como fundamental para o desenvolvimento dos negócios, como, também entendem a dificuldade em adotar políticas de comunicação interna consistentes.
Você também sente a necessidade de melhorar o relacionamento interno por meio da comunicação? Nós podemos ajudar com 5 dicas úteis. Confira!
1. Conheça melhor seus colaboradores
Um princípio básico da comunicação é produzir mensagens adequadas para o público que se pretende atingir. Isso não é mero detalhe. Aliás, é o que pode comprometer todos os esforços e investimentos feitos em comunicação interna na empresa.
O importante a observar é que diferentes grupos têm visões e expectativas distintas sobre um mesmo aspecto.
Um diretor enxerga a situação empresarial de um ponto de vista muito peculiar. No entanto, é importante que ele consiga engajar seus colaboradores para atingir os mesmos objetivos. Perceba que não é questão apenas de traçar e divulgar metas a serem alcançadas: elas precisam fazer sentido para todos.
Ao definir estratégias de comunicação, pense, primeiro, na sua audiência. É comum que o foco maior seja dado à mensagem, mas ela será ineficiente se não chegar da maneira correta ao público. Por isso, conheça o perfil dos seus colaboradores, identificando:
expectativas de futuro;
desafios que enfrentam no trabalho etc.
2. Planeje ações que despertem a atenção
Não adianta enviar numerosos e-mails, oferecer intranet ou adotar outros meios de repasse das informações se as mensagens não forem cativantes. Atenção é o grande ativo a ser conquistado, e você deve saber disso muito bem quando pensa em formas de atingir seus consumidores ou clientes. Por que seria diferente com seus colaboradores?
Uma maneira de corrigir esse problema é contar boas histórias. Sim, é possível adotar o storytelling nas ações de comunicação da empresa. Narrativas são envolventes e didáticas. Invista nisso!
3. Avalie quais são os melhores canais de comunicação
Tão importante quanto os agentes da comunicação e a mensagem a ser passada são os canais utilizados para ligar um ponto a outro sem gerar ruídos. Isso quer dizer, dependendo da forma como a informação será repassada, ela poderá se perder no meio do caminho ou, então, não ser recebida da maneira esperada.
Os canais de comunicação podem ser:
presenciais, como reuniões e eventos;
não presenciais, como murais, intranet e até dispositivos móveis.
Novamente, conhecer sua audiência é fundamental para determinar qual é o meio mais adequado. O tipo de mensagem a ser repassada também é determinante para a escolha do melhor canal. E-mails, por exemplo, são mais formais enquanto eventos geram maior integração entre o grupo.
A comunicação interna na empresa precisa cumprir propósitos estratégicos. Ela é um importante instrumento de engajamento, e isso tem tudo a ver com os resultados gerais a serem alcançados. Por isso, a comunicação não pode estar dissociada das estratégias empresariais.
Os planos de comunicação precisam avaliar os seguintes pontos:
para quem falar;
o que falar;
de que forma falar;
por que falar.
O "por que" é um elemento importante. Sem ele, fica difícil projetar os objetivos a serem alcançados com a comunicação. Por exemplo, se a intenção é explicar um novo processo de trabalho, será necessário usar um formato de comunicação didático. Por outro lado, se a proposta é melhorar o relacionamento interno, eventos e dinâmicas podem ser mais indicados.
5. Mensure resultados
Para que todos os pontos citados aqui façam sentido é preciso acompanhar os resultados alcançados. Defina métricas para a comunicação interna na empresa. No mínimo, pesquisas de satisfação serão necessárias. Mas, além delas, é viável usar indicadores-chave de desempenho (KPIs) específicos como os que são relacionados a produtividade, resultados empresariais, absenteísmo, entre outros.
A mensuração também é fundamental para indicar se a comunicação interna na empresa está no caminho certo. Corrigir os rumos pode ser necessário, mas, com certeza, vai valer a pena.
Um aspecto que ajuda a aprimorar a comunicação interna na empresa é estar sempre atualizado. Assine a nossa newsletter e mantenha-se informado!