Ativos imobilizados de TI: Entenda como o outsourcing ajuda na gestão
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O outsourcing é um complemento essencial para uma boa gestão dos ativos de TI, garantindo redução de custos, atualização constante de tecnologia, entre outros benefícios. A solução gera economia para a empresa e permite ao gestor de TI ser mais estratégico na sua rotina.
Os ativos imobilizados são os recursos e equipamentos que a empresa utiliza para a prestação dos seus serviços e operações. O gerenciamento e acompanhamento desses ativos é uma prática fundamental para o sucesso de uma gestão eficiente em qualquer empresa.
A infraestrutura de TI faz parte desses ativos. Os colaboradores precisam ter bons computadores, acesso à internet, telefone e outros equipamentos para conseguirem realizar suas atividades. É uma necessidade da empresa.
Esses recursos precisam estar sempre atualizados e com a manutenção em dia. Por isso, muitas empresas vêm adotando o outsourcing como opção. Nesse artigo, trouxemos para você o que deve ser analisado ao considerar essa alternativa e por que essas empresas viram vantagem na terceirização da TI para a gestão dos ativos imobilizados de tecnologia da informação.
A importância do controle do ativo imobilizado de TI
A gestão de ativos imobilizados de TI significa, em linhas gerais, o controle e acompanhamento de toda a vida de um ativo de TI dentro da empresa, desde o seu processo de compra ao momento de desfazer do bem, seja por venda, descarte ou outro meio.
Ou seja, a gestão de ativos permite o acompanhamento do uso dos equipamentos, análise de gasto e vida útil, avaliação de novas demandas e investimentos. Esse controle também permite o monitoramento de manutenção e suporte, minimizando o risco de falhas.
Com a gestão de ativos de TI, fica mais fácil se atualizar em relação às tendências e às demandas do seu negócio. Ativos de TI bem geridos evitam o desperdício de recursos com investimentos ineficientes ou reparos emergenciais.
O conceito simples de gestão de ativos de TI se desenvolve de forma complexa e cíclica, impactando na gestão da empresa como um todo. De acordo com o Instituto Gartner, a gestão de ativos de TI pode proporcionar a redução de custos de até 30% por ativo, no primeiro ano. Nos anos subsequentes, essa redução é de 5 a 10%.
Como fazer um bom gerenciamento dos dispositivos de TI?
De forma geral, podemos dividir a gestão de ativos de TI em etapas que se complementam e repetem em ciclos periódicos.
A primeira etapa para realizar uma boa gestão de ativos é mapear e inventariar todos os dispositivos da empresa. A intenção é ter uma visão geral e completa do que se tem, qual é o seu estado e quais demandas são atendidas (ou não) pelos equipamentos já disponíveis.
Por isso, é importante que cada equipamento seja registrado com o máximo de informações, incluindo especificações de hardware, data de compra, custo, garantia, previsão de manutenção, entre outras que julgar necessário.
Com esse mapa, é possível determinar se seus equipamentos estão sendo subutilizados ou bem aproveitados, se há demanda por novos investimentos ou necessidade de reparos.
Acompanhamento da vida útil
Todo equipamento possui uma vida útil prevista e sofre depreciação com o tempo. A gestão de ativos permite que o gestor acompanhe o desempenho dos ativos de TI, determinando o momento mais estratégico para reposição de hardwares, levando em conta o fim de sua vida útil ou valor de mercado.
É importante que toda atualização no status de um equipamento seja registrada no controle de ativos. Dessa forma, a análise da situação dos bens é facilitada e o controle de reparos, manutenções e reposições fica mais organizado e completo.
O controle de ativos de TI também facilita o planejamento de manutenção e atualização periódica de hardware. Um recurso importante são os alertas programados, que mantém a equipe atenta ao cronograma de manutenções do equipamento.
Essa prática aumenta a vida útil dos ativos de TI e garante que estejam sempre atualizados e prontos para o uso.
Ter um sistema que integre dados de diferentes fontes sobre os ativos de TI facilita a vida dos gestores de várias formas. Existem, hoje, sistemas completos que permitem uma visualização rápida e dinâmica do cenário de ativos da empresa, otimizando os processos de Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM).
Um sistema que também integre o Help Desk da empresa agiliza a resposta aos tickets. Dessa forma, a equipe responsável pelo suporte é capaz de associar um ticket direta e automaticamente ao hardware em questão, além de atualizar rapidamente o status de cada ativo.
Como o outsourcing auxilia no controle de ativo imobilizado de TI?
Terceirizar serviços essenciais para o funcionamento da empresa, mas que não fazem parte do seu core business, tem sido uma estratégia amplamente utilizada. Atualmente, é quase impossível pensar em uma empresa que não demande alguma infraestrutura mínima de TI. Quanto maior a demanda, mais complexa fica sua gestão.
Seja para uma necessidade mais especializada, uma grande demanda de equipamentos ou mesmo para evitar o investimento imediato de grandes quantias em infraestrutura de TI, o outsourcing é uma forma de ter acesso a recursos e profissionais especializados e de alta qualidade.
Além da redução de custos, terceirizar os serviços de TI da sua empresa dispensa um time interno numeroso e evita investimentos desnecessários ou mal planejados.
Para a gestão de ativos imobilizados de TI, isso significa simplificar seus processos. Você não precisa mais gerenciar todos os ativos, mas sim o contrato com seu fornecedor. Um bom parceiro garantirá o suprimento das suas demandas de TI, enquanto sua empresa concentra esforços no core business.
Assim, uma boa parceria de TI deve oferecer soluções personalizadas para a demanda do seu negócio, com atenção às tendências do mercado e às possíveis inovações para otimizar seus processos. Outsourcing de TI deve ser uma relação de confiança e segurança.
Para a área de tecnologia, é possível terceirizar a infraestrutura, o desenvolvimento de sistemas, a segurança da informação, o help desk e o atendimento ao cliente. Essa empresa parceira pode fornecer softwares e recursos que ajudarão no monitoramento da utilização dos equipamentos e da sua gestão. As melhores soluções para a sua empresa devem ser estabelecidas com um planejamento estratégico de TI.
Como vimos, o outsourcing de TI pode ser uma ótima ferramenta de otimização da gestão de ativos imobilizados. Com um bom planejamento e implementação cuidadosa, é uma estratégia eficiente para alcançar bons resultados de negócio e alavancar o sucesso da sua empresa.
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