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10 motivos para você investir na atualização da gestão estratégica de governança de dados
Os dados são a grande estrela desta era da informação. E as empresas precisam saber como administrá-los para terem sucesso em suas estratégias corporativas. Afinal, essas informações são referentes aos diferentes setores da companhia: vendas, estoque, clientes, funcionários e outros.
Como representam dados críticos para a organização, é primordial mantê-los em segurança e garantir que possam ser consultados sempre que for necessário. Vale lembrar que é com base nas informações compartilhadas e atualizadas pela equipe que todos da companhia vão agir.
O ideal é que o programa de governança de dados molde a filosofia da empresa em relação à aquisição, ao gerenciamento e ao arquivamento de informações. Para isso, os diferentes setores devem se juntar para determinar as regras de gerenciamento de dados tanto nos aplicativos quanto nos usados na organização.
Saiba, neste artigo, qual a importância da governança de dados, quais são os principais motivos para investir nela e dicas de como fazê-la de forma que seja bem-sucedida. Boa leitura!
Por que a governança de dados é tão importante para a empresa?
Transformar dados brutos em insights de negócios é uma tarefa complexa que depende da forma como as informações são capturadas e armazenadas. Quando a empresa tem um processo de governança de dados bem estruturado, consegue tomar decisões que agregam valor à organização.
A governança de dados é o processo que faz a gestão dos dados de uma empresa. Seu conceito inclui a forma como essas informações serão usadas, compartilhadas e mantidas. Esse controle é fundamental para a grande maioria das corporações atualmente, já que a tecnologia está presente em quase todas elas.
Os procedimentos pertinentes à governança de dados devem ser incluídos em manuais de conduta e códigos, que devem ficar disponíveis para consulta e uso dentro da empresa. Trata-se de um material que vai auxiliar as tomadas de decisão na organização, melhorar sua eficiência operacional e aumentar a margem de lucro.
Tantos dados disponíveis podem confundir os gestores, prejudicar suas análises e retardar as tomadas de decisão. Com a governança de dados, além de esses procedimentos serem mais fáceis, os fluxos, os processos e os resultados melhoram, porque o departamento de TI é integrado com as demais áreas do negócio.
Um e-commerce, por exemplo, tem um banco de dados com informações detalhadas dos clientes (endereço, telefone, e-mail, produtos que compra e outros). Esses dados ajudam a empresa a tomar decisões em relação a estratégias para seus diferentes departamentos.
Se, ao contrário, os cadastros estiverem incompletos, o planejamento será comprometido. Ou seja, não basta investir no registro de dados: é essencial cuidar da sua governança. Quando são registradas e gerenciadas de forma eficaz, essas informações são uma vantagem competitiva importante.
Para isso, a governança de dados deve:
criar regras para a aquisição, a manutenção e o uso da informação dentro da organização;
definir como os dados serão acessados, para atribuir as permissões adequadas;
determinar como a qualidade dos dados registrados será controlada;
criar a estrutura de dados conforme as questões regulatórias.
É a governança de dados que cuida, ainda, da disponibilidade, do uso e da segurança da informação. Esse processo garante que os dados atendam aos padrões e às regras do negócio. É isso que garante que a empresa consiga fazer um melhor controle dos seus ativos de dados.
Trata-se de uma técnica que abrange as pessoas, os processos e a tecnologia necessários para assegurar que os dados estejam sempre prontos para uso. É um controle que ajuda a companhia a alcançar a conformidade, pois a obriga a ter processos formais.
Além disso, a governança garante que a informação cumpra requisitos e padrões (como regras e metas do negócio, entre outros). Dessa forma, ela é um importante auxiliar nas tomadas de decisão mostrando quem age com qual informação, em que momento, usando quais métodos e sob quais circunstâncias. Ela garante, assim:
proteção dos dados de investidores;
processos mais ágeis e eficientes;
redução de custos e de desperdício;
Vale lembrar que, quando a empresa transforma dados brutos em informação relevante, passa a ter em mãos um ativo muito valioso. Há até pouco tempo, era comum que as companhias tivessem um servidor de banco de dados e um especialista para administrá-lo.
Com a evolução tecnológica, porém, surgiram as integrações de sistemas e o armazenamento de dados passou a ser distribuído — tornou-se, assim, essencial pensar na organização dessas informações. Com isso, a gestão e a governança de dados se tornaram cruciais em uma área de tecnologia da informação (TI).
Esse processo deve orientar e zelar pelos modelos de dados, bem como manter sua atualização e sua qualidade. Dessa forma, é preciso que essa área seja informada sobre tudo o que acontece, tanto em relação aos dados, quanto a toda a segurança do banco de dados físico.
Para que a implantação da governança de dados seja realmente eficaz, é essencial que ela considere as pessoas, os processos e as tecnologias envolvidos. Cada um deles tem seu papel nesse processo. Entenda-os, a seguir:
pessoas: ter uma boa equipe é essencial. O responsável pelos dados ativos deve ficar atento à sua qualidade, bem como prestar apoio às atividades relacionadas a eles. A governança de dados se alinha às diferentes áreas do negócio, para que os interessados tenham acesso fácil às informações nas tomadas de decisão importantes;
processos: inclui as definições de como os dados serão armazenados, acessados e protegidos. Os processos de governança de dados devem refletir as necessidades do negócio, enquanto o monitoramento e o controle devem ser colocados em prática para manter a conformidade;
tecnologia: existem soluções que ajudam a implementar a governança de dados. São ferramentas que permitem impor as regras de negócio, o monitoramento, os relatórios e outras soluções que auxiliam na manutenção da qualidade dos dados.
Um programa de governança de dados bem definido deve proteger as informações tanto da empresa quanto dos clientes. Para isso, precisa controlar todos os pedaços de informação espalhados pela companhia. Alguns passos ajudam nesse processo:
titular da informação: é essencial saber quem é o responsável pelos dados. É ele que cria as políticas e reporta os progressos;
situação atual: antes de qualquer mudança, é preciso determinar a situação atual;
estratégia: define como a empresa tratará a informação nos próximos anos;
bom uso: é essencial garantir que os dados estarão organizados e disponíveis. É crucial, ainda, calcular o valor da informação para saber como protegê-la e melhorá-la;
métricas: o monitoramento dos dados ajuda a saber se os resultados foram atingidos e o que deve ser melhorado.
Além de ajudar a empresa a armazenar suas informações de forma segura, a governança de dados auxilia no processo de retenção de clientes, redução de custos e identificação de boas oportunidades de negócios. Com processos bem definidos, a empresa só tem a ganhar.
10 motivos para investir na atualização da gestão estratégica de governança
O documento mais importante da governança de dados é o DMBOK. Escrito por mais de 120 profissionais ao redor do mundo, ele oferece uma visão geral sobre o tema. Apresentamos aqui alguns dos principais motivos para investir na governança de dados. Confira!
Gestão de dados eficiente gera vantagem competitiva. Em geral, os benefícios são diferentes em cada empresa, mas alguns são comuns à maioria delas:
alinhamento entre TI e negócios;
entendimento sobre as principais necessidades de dados e informações da empresa;
subsídio para absorção, criação e transformação de dados e informações;
qualidade e confiabilidade dos dados;
informações claras, precisas, íntegras, integradas, pertinentes e oportunas;
indicadores de qualidade dos dados;
redução de riscos e falhas no desenvolvimento de sistemas;
eliminação na quantidade de informações redundantes;
mecanismos de segurança, acesso e oferta de dados e informações a quem precisa deles;
2. Valor = benefícios – custos
O valor de um conjunto de dados é o resultado do somatório de benefícios produzidos (as decisões apoiadas por ele, por exemplo) menos o somatório dos custos do uso desse conjunto de dados. Idealmente, esse valor deve ser positivo.
Quanto mais pessoas têm acesso aos dados, maiores os riscos de ocorrerem brechas de segurança. As empresas investem tempo, trabalho e dinheiro para garantir que as informações corporativas sejam usadas adequadamente. A governança de dados ajuda a melhorar a privacidade e as políticas de segurança.
Se ela for bem estruturada, os dados só poderão ser acessados por quem tiver autorização para fazê-lo, o que diminui os perigos de invasão e perda de informação. E mais: se os dados estiverem guardados em nuvem, eliminam-se, ainda, os riscos de perdê-los por roubos, incêndios ou falhas de energia, por exemplo.
A governança cria um ambiente em que há mais dados, eles são mais bem administrados e o acesso a eles é facilitado. Esse acesso permite o compartilhamento de informações e faz que os usuários possam responder mais rapidamente às mudanças que ocorrem no ambiente.
Com um acesso mais amplo a dados mais bem administrados, a equipe consegue ter uma visão integrada das operações da organização — e uma imagem mais clara do todo. Assim, fica mais fácil perceber como as ações em um departamento da empresa afetam as demais áreas.
6. Maior consistência de dados
Ter a mesma informação de forma diferente em lugares distintos causa inconsistência de dados. Por exemplo: um endereço que esteja grafado como Rua Guarujá na base de dados do departamento de vendas e R. Guarujá na da área de marketing. Com a governança de dados, as chances desse tipo de inconsistência diminuem.
7. Tomadas de decisão
Dados mais bem administrados e acesso aperfeiçoado possibilitam obter informação de melhor qualidade — que ajuda a tomar decisões melhores. A qualidade da informação depende da qualidade dos dados e isso influencia diretamente sua precisão, sua validade e sua atemporalidade.
8. Respostas rápidas
Um plano de governança de dados ajuda a produzir respostas rápidas para qualquer tipo de pergunta — mesmo as que não são recorrentes.
A disponibilidade dos dados, em conjunto com as ferramentas que os transformam em informação relevante, permite que os usuários finais tomem decisões rápidas e bem informadas. Isso pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso no cotidiano da organização.
Quando há regras para o acesso aos dados, as chances de mantê-los protegidos e consistentes é maior. Além disso, ter um controle estrito das informações da companhia facilita a segmentação e permite usá-las de forma mais eficiente para engajar o público certo.
10 dicas para uma atualização de gestão estratégica de governança de sucesso
Fica cada vez mais claro que a governança de dados é a maneira mais eficiente de aproveitar todas as informações que circulam nos sistemas da empresa. Ela ajuda a organização a aproveitar todo o conteúdo que produz para transformá-lo em diferencial competitivo.
Isso porque, com a governança, o acesso aos dados é mais fácil e o manuseio das informações é melhor. Com a quantidade de dados produzida atualmente, separar as informações relevantes requer planejamento e administração eficientes.
Com uma governança de dados eficaz, as informações da organização são coletadas de fontes variadas — como dos sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) e Customer Relationship Management (CRM), por exemplo — e colocadas automaticamente em um repositório. Isso ajuda a combater a violação de conteúdo.
Para que a governança de dados seja efetiva, sua implantação deve ser feita de forma correta. Sem um planejamento adequado, podem haver orçamentos elevados, prazos estendidos de forma irreal e resultados fora da expectativa.
Uma boa implantação requer, portanto, que as motivações e os objetivos sejam definidos de forma clara e entendidos por todos. É essencial, ainda, que seja feita uma avaliação correta, que apresente a real situação da empresa e permita determinar quais são as atividades prioritárias para a governança de dados.
A governança permite que os dados criem valor dentro da empresa. Veja, a seguir, algumas dicas valiosas para a sua implantação.
1. Engaje a equipe
Engajamento é crucial em qualquer projeto. É essencial que a equipe reconheça o valor da governança de dados. Para isso, os líderes de negócios devem se comprometer a traçar objetivos e diretrizes, bem como a estabelecer de maneira transparente as responsabilidades de cada integrante da equipe.
Além disso, cada unidade de negócio deve ter um representante no projeto. Eles serão os responsáveis por assegurar que suas equipes se adaptem aos processos estabelecidos e que todos os profissionais estejam bem informados para, assim, construir um ambiente mais colaborativo.
2. Integre os sistemas
As equipes de TI e negócios devem se comunicar e colaborar de forma integrada para garantir que as demandas sejam totalmente atendidas. Além de ser um ponto-chave para manter o bom andamento da organização, é extremamente relevante na governança de dados.
O setor de TI será responsável pelo armazenamento e pelo monitoramento das informações. Por esse motivo, é importante que esteja em sintonia com as demais áreas da companhia. Assim, enquanto o departamento de negócios deve ser transparente em relação às suas necessidades, o de TI precisa ser mais flexível.
3. Escolha os dados
Ao investir na governança de dados, é preciso compreender o que deve ou não ser analisado pela empresa. Ela deve saber escolher quais são as informações mais relevantes para, a partir disso, armazenar e atualizar o que realmente importa para a operação.
Os dados críticos não são uma massa única armazenada em um único local. Em geral, eles estão em planilhas pessoais, em aplicações na nuvem e em outros pontos da organização. É essencial que haja um responsável por administrá-los: um profissional que tenha conhecimentos tanto de TI quanto de negócios e cuja missão seja a de zelar pelas informações e garantir a comunicação entre as diferentes equipes.
4. Padronize as tecnologias
Padronizar é essencial para otimizar o tempo. Se cada área usar uma tecnologia diferente, a necessidade de adaptação acaba tornando o trabalho pouco proveitoso. Ou seja, a padronização entre todas as áreas torna a atividade mais eficiente e produtivo.
Implantar um processo de governança de dados não ocorre de um dia para o outro. Como as necessidades do negócio mudam com frequência, é preciso identificar lacunas continuamente. O ideal, portanto, é ir devagar e começar com apenas uma implementação crítica.
6. Monitore o sistema
A governança de dados deve incluir o monitoramento do sistema para levantar informações, apontar incoerências e, ainda, protegê-lo. Deve-se, portanto, ajustar a acessibilidade para cada funcionário: assim, fica mais fácil rastrear e encontrar a fonte em caso de problemas (do sistema ou de mau uso).
O monitoramento serve, ainda, para garantir a segurança de tudo que está guardado em ambiente virtual. Isso ajuda a manter a informação segura em caso de ataques que possam comprometer sua confidencialidade.
7. Invista em longo prazo
A governança requer que a empresa invista em uma estratégia de longo prazo — com uma visão de crescimento e de mudança. É importante, assim, que a ferramenta selecionada seja escalável, flexível (para diversos dispositivos) e possa ser reutilizada.
8. Produza benefícios
Não é preciso incluir todos os conjuntos de dados da companhia na governança. Os dados só produzem benefícios diretos quando são usados. Se um conjunto de dados não é usado para apoiar as tomadas de decisão, está apenas produzindo custos para a empresa.
Se, por exemplo, as trocas ocorrem entre um único editor e um único consumidor, os custos vão superar os benefícios e, pelo menos nesse momento, a implantação da governança de dados não vale a pena.
9. Ajude os consumidores
A governança deve entregar os dados da melhor forma possível para os usuários. Para isso, são alocadas responsabilidades entre o editor e os consumidores de forma que o valor total produzido seja maximizado.
Para que os usuários saibam quais dados querem, é preciso que eles sejam informados de quais estão disponíveis. Uma vez definidos quais são, é importante concentrar-se neles. São esses conjuntos de dados que devem ser entregues com disponibilidade e desempenho consistentes.
Além de ter todos os dados seguros em forma de backup, é essencial que a organização tenha um plano de recuperação. Ou seja, é preciso saber quais passos devem ser seguidos quando for necessário ativá-lo. Testes regulares ajudam a saber se, ao ser executado, o plano trará os resultados desejados.
No cenário tecnológico atual, o trabalho e os dados estão intimamente ligados um ao outro. Estamos, afinal, na era da informação e a governança de dados é necessária para garantir que eles estão sendo devidamente administrados para garantir resultados positivos à empresa.
Gerir e analisar toda a informação organizacional produzida pela organização é uma tarefa necessária — e muito complexa — para evitar dificuldades no futuro. Se esse procedimento não for feito, perde-se tempo, aumentam-se os custos, enfraquecem-se as tomadas de decisão e afastam-se os clientes.
Sem governança de dados, muitas atividades acabam sendo mal executadas. Um processo bem estruturado de governança de dados permite identificar o que está atrapalhando a produtividade da organização. Para isso, é essencial ter uma equipe para atuar na manutenção desse processo de governança.
É preciso ter em mente que, embora todos na empresa estejam em busca de resultados que tornem o negócio bem-sucedido, diferentes equipes têm prioridades distintas. Enquanto a TI se preocupa com a gestão de processos e a garantia da confiabilidade dos dados, por exemplo, a área de negócio acaba vendo a segurança e a governança de dados como obstáculos no momento das tomadas de decisão.
Apesar desses conflitos, é essencial que todos os colaboradores tenham consciência dos benefícios que uma governança de dados bem estruturada pode trazer para a organização. Só assim será possível implementá-la de forma a trazer vantagens competitivas para a companhia.
As organizações devem ter em mente que a governança de dados é fundamental na era em que vivemos, já que é ela que vai ajudar a empresa a tirar melhor proveito das informações que tem em mãos. E é isso que fará as empresas de destacarem no cenário de alta competitividade que ganha contornos cada vez mais definidos.
E então, você já se sente preparado para encarar esse novo paradigma da governança de dados na sua organização? Assine nossa newsletter e seja sempre o primeiro a saber das novidades nessa área.