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ANA CAROLINA DE AZEVEDO ORGANIZANDO PROCESSOS DA COMERCIAL AZEVEDO COM O SISTEMA DE INFORMAÇÃO
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Oswaldo Almeida Aleixo
1 ANA CAROLINA DE AZEVEDO ORGANIZANDO PROCESSOS DA COMERCIAL AZEVEDO COM O SISTEMA DE INFORMAÇÃO Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior Itajaí/SC 2008
2 ANA CAROLINA DE AZEVEDO ORGANIZANDO PROCESSOS DA COMERCIAL AZEVEDO COM O SISTEMA DE INFORMAÇÃO Trabalho de Conclusão de Estágio Supervisionado, do curso de Administração do Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior Itajaí/SC 2008
3 ORGANIZANDO PROCESSOS DA COMERCIAL AZEVEDO COM O SISTEMA DE INFORMAÇÃO Este trabalho de conclusão de curso foi julgado aprovado para a obtenção do grau de Bacharel em Administração do Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior IFES Itajaí, 20 de novembro de 2008 Prof. Wilson Reginatto Jr. Coordenador de estágios Banca Examinadora Prof. Marcelo Cardoso Prof. Wilson Reginatto Jr. Orientador Prof. Marcello Soares
4 EQUIPE TÉCNICA Estagiária Ana Carolina de Azevedo Coordenador de estágio Prof. Wilson Reginatto Jr. Orientador de conteúdo Prof. Marcelo Cardoso Orientador de Metodologia Prof. Marcello Soares Supervisor de Campo Valdecir de Azevedo
5 DEDICATÓRIA Hoje, tenho o prazer e a alegria de poder dedicar este trabalho ao único que é digno. Aquele que me deu a oportunidade de estar onde estou e ser quem sou. Minha dedicatória é destinada ao amor da minha vida, que é o meu DEUS! Foi ele quem me deu um lar abençoado, quem colocou pessoas maravilhosas no meu caminho, quem me deu saúde e sabedoria, ele quem me fortaleceu dia após dia, cuidando de cada detalhe, e me fazendo crescer em tudo. É por ele que vivo, e é por ele que me alegro em cada novo dia, de desafios e aprendizados. Tudo isso pode parecer pouco e simbólico, mas são as minhas mais sinceras palavras, que apenas tornam publico parte daquilo que Papai já tem conhecimento! Dedico não só este trabalho, como também toda a minha vida ao meu Criador.
6 AGRADECIMENTOS Agradeço a DEUS... Pela sabedoria que me deu para concluir este trabalho! Pelos pais maravilhosos, Valdecir e Maria que são meus bens preciosos, as duas pessoas que mais amo nesta vida! Pelas amigas, Dafne e Claudia que ganhei de presente na faculdade, são verdadeiras companheiras, que hoje fazem parte da minha vida. Aprendi muito com cada uma, sempre terei boas lembranças e histórias pra contar! Agradeço também pela sabedoria que cada professor compartilhou conosco durante todo o curso, principalmente aqueles que ensinaram com o intuito e prazer de nos fazer aprender e não só por estarem recebendo um salário em troca de um trabalho! Agradeço também ao meu orientador, Marcelo Cardoso por toda ajuda e ao professor Marcello Soares, que é um profissional admirável. Enfim, a todos que me ajudaram direta ou indiretamente a concluir mais uma etapa da minha vida, os meus sinceros agradecimentos!
7 RESUMO Este trabalho foi desenvolvido a partir de um problema identificado na empresa familiar Comercial Azevedo. Neste trabalho é apresentado parte da realidade das empresas familiares, que precisam se atualizar e adequar as evoluções da sociedade para sobreviverem e manterem-se competitivas. A partir do pensamento de que Só o que esta morto não muda, foi feita a proposta de atualização tecnológica, onde foi identificado um sistema de informação integrado a um software que possibilite o gerenciamento e controle do estoque e fornecedores da Comercial Azevedo, com intuito de melhorar o desempenho de toda estrutura. A implantação de um software de gerenciamento dos processos, possibilitará mais automação, eficiência e segurança para tomadas de decisões. O controle das informações da organização através da Tecnologia da Informação e Sistema de Informação, dará agilidade para melhor atender seus clientes, o que o tornará conseqüentemente mais atrativo e competitivo. Palavras-chave: Inovação, Empresa Familiar, Softwares, Sistema de Informação, Administração de Processos.
8 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Empresa Questão-Problema Justificativa... 2 OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivos Específicos FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Administração: Conceito e Importância Administração e Organização Empresa Familiar Empresa Familiar no Brasil e no Mundo Empresa Familiar e sua Sobrevivência Conceituando Tecnologia da Informação e Sistema de Informação Sistema de Informação A Importância do Sistema de Informação nas Organizações Tecnologia da Informação A Importância da Tecnologia da informação nas Organizações Organizando Processos Organizacionais com Sistema e Tecnologia da Informação Administração de Materiais Evolução da Administração de Materiais Processos da Administração de Materiais Compras Quantidade de Pedidos Previsão Recebimento Administração de Depósitos Gestão de Estoque Giro de Estoque Cobertura dos Estoques Síntese da Gestão de Estoques Administração de Fornecedores... 4 METODOLOGIA Modalidade da Pesquisa Quanto à Natureza dos Dados Quanto aos Objetivos Quanto aos Procedimentos Campo de Observação Instrumento de Coleta de Dados Etapas de Investigação Identificar quais as principais etapas dos processos de estoque e fornecedores precisam ser sistematizadas
9 4.4.2 Pesquisar Softwares disponíveis no Mercado, para o varejo Identificar qual dos softwares pesquisados possui maior compatibilidade com a Comercial Azevedo Relacionar as vantagens que um Sistema de Informação pode trazer a Comercial Azevedo... 5.RESULTADOS Identificar quais as principais etapas dos processos de estoque e fornecedores precisam ser sistematizadas Pesquisar Softwares disponíveis no Mercado, para o varejo Identificar qual dos softwares pesquisados possui maior compatibilidade com a Comercial Azevedo Relacionar as vantagens que um Sistema de Informação pode trazer a Comercial Azevedo... 6 CONCLUSÃO... REFERÊNCIAS
10 9 1 INTRODUÇÃO As pequenas empresas são peças fundamentais para o desenvolvimento social e econômico, não só nacional mas também mundial. São consideradas as maiores geradoras de emprego (diretos e indiretos), sustentando a economia local, através dos setores de serviço, comércio e das indústrias. Nas empresas familiares, principalmente naquelas de pequeno porte, os empreendedores desenvolvem o papel de gestores, e suas decisões empresariais acabam sendo tomadas com base na intuição. Existe a carência de informações oportunas a respeito das atividades empresariais dessas organizações, que apóiem a tomada de decisões, e garantam sua sobrevivência. Para sobreviverem, as micro empresas varejistas, precisam no mínimo se atualizar e adaptar-se as mudanças organizacionais. Para tal, estaremos identificando um software que possibilite a organização de processos da Comercial Azevedo, através de um sistema de informação, que o auxiliará nas tomadas de decisão, possibilitando assim maiores vantagens competitivas. 1.1 A Empresa Valdecir de Azevedo, dono da Comercial Azevedo, foi colaborador da empresa Lorenzetti Inebrasa, por sete anos. A empresa entrou em falência em 1992, com poucas perspectivas de emprego, Azevedo decidiu ser autônomo, optando pela abertura de um comércio varejista, por ser um negócio de baixo investimento e principalmente adaptável as suas habilidades. Durante algum tempo, Azevedo esteve procurando um lugar estratégico para fazer a implantação do seu comércio. Morador do bairro Promorar fez a troca de um bom imóvel, por um casarão velho de esquina, localizado no bairro são Vicente. Ali, numa sala de 16m², deuse abertura a Mercearia Azevedo, batizada com o sobrenome da família. Em 1993, Valdecir, sua esposa Maria e sua filha Ana Carolina, deram início a uma nova jornada, apostando todas suas fichas num jogo de tudo ou nada. Hoje, com 15 anos de existência, conta com uma carteira média de 300 clientes, sendo que aproximadamente 80 são fiéis, através do método de cadernetas, chamadas pelos usuários de cartão de crédito do Azevedo.
11 10 Localizada na Rua Carlos Schroeder, nº 510, no bairro São Vicente, a Comercial Azevedo conta com uma equipe de seis colaboradores, sendo um controlador de estoques e prateleiras, duas balconistas, o dono que cuida principalmente das compras e da parte administrativa, uma faxineira diária e um segurança. Missão: A família Azevedo trabalha com amor, respeito e honestidade, para melhor atender seus clientes, oferecendo variedades em produtos e serviços, fidelizando assim cada vez mais clientes. Visão: Ser reconhecido regionalmente, como o mercado familiar que faz seus clientes se sentirem em casa, com qualidade nos serviços, produtos e principalmente atendimento. clientes. Objetivo: Organizar-se e ampliar o mix de produtos para fidelizar cada vez mais 1.2 Questão-Problema De que forma, um Sistema de Informação pode ajudar a organizar os processos da Comercial Azevedo? 1.3 Justificativa Para sermos considerados competitivos e até mesmo como forma de sobrevivência, faz-se necessário a constante reciclagem e adaptação às inovações. Afinal Só quem está morto não muda. Hoje, depois de 15 anos a Comercial Azevedo, possui uma estrutura 10 vezes maior que a inicial. Com o aumento considerável do seu mercado potencial, principalmente quanto ao número de fornecedores e clientes, sentiu-se a necessidade de utilizar um Sistema de Informação, para o gerenciamento dos processos manipulados diariamente. O que possibilitará a efetuação de diagnósticos dos dados reais da organização, possibilitando assim um melhor controle da mesma.
12 11 2 OBJETIVOS 2.1 Objetivo Geral O controle de estoque e fornecedores são os principais processos com dificuldade de ação para tomadas de decisão na Comercial Azevedo. Partindo destas premissas, o objetivo é identificar um software que auxilie na organização desses processos, para responder assim nossa questão-problema. 2.2 Objetivos Específicos Identificar quais as principais etapas dos processos de estoque e fornecedores precisam ser sistematizadas. Pesquisar softwares disponíveis no mercado, para o varejo. Identificar qual dos softwares pesquisados possui maior compatibilidade com a Comercial Azevedo. Relacionar as vantagens que o Sistema de Informação escolhido pode proporcionar a Comercial Azevedo.
13 12 3 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 3.1 Administração: Conceito e Importância Segundo Maximiano (2005), administração é o processo de tomar decisões sobre objetivos e utilizações de recursos. O processo administrativo abrange cinco tipos principais de decisões também chamadas processos ou funções: planejamento, organização, liderança, execução e controle. De acordo Chiavenato (2000), devido a várias inovações tecnológicas e com o desenvolvimento intelectual do homem se faz necessário muito mais do que intuição e percepção das oportunidades, contudo, fica claro o quão diferente é a realidade das empresas atuais comparadas as empresas administradas no passado. Por isso, a administração necessita de um conhecimento abrangente, e principalmente, a aplicação correta dos princípios técnicos que tem sido formulados até agora, para combinar os meios e objetivos com eficiência e eficácia. Administração pode ser definida como trabalho com recursos humanos, financeiros e materiais, para atingir objetivos organizacionais através do desempenho das funções de planejar, organizar, liderar e controlar. Deve-se notar que a finalidade da administração é estabelecer e alcançar o objetivo ou objetivos da organização. (MEGGINSON, 2002, p. 13). Pode-se definir que a administração é a ciência que se utiliza de métodos específicos para tomar decisões e estabelecer um curso de ação sobre um determinado objetivo, utilizando suas experiências pessoais, e igualmente sua intuição. Lacombe (2003, p.04) diz que a essência do trabalho do administrador é obter resultados por meio das pessoas que ele coordena.
14 Administração e Organizações A administração é importante em qualquer escala de utilização de recursos para realizar objetivos: individual, familiar, grupal, organizacional ou social. Segundo Maximiano (2005, p. 6) Para melhor aproveito da figura administrativa, você precisa pensar em situações práticas em que haja pessoas utilizando recursos para produzir bens e serviços., pense em organizações próximas, como padarias, super mercados, a prefeitura de sua cidade e outras, com as quais você tem contato direto. Pense também em organizações distantes, mas que tem influência em sua vida: a rede de televisão e cujos programas você assiste, as empresas que fabricam os produtos que você usa (como roupas e automóveis) e as companhias fornecedoras de serviços, como telefone, água e esgotos e energia elétrica. Pense na organização que você trabalha. Pense na maior de todas as organizações, o governo. Pense em si próprio e em sua família, como administradores de recursos e tomadores de decisões. Para Chiavenato (2000), o foco da administração é interno e não externo. Essa teoria de acordo com as organizações, estão posicionadas nos centros urbanos esta totalmente fora de foco pois claro a administração deve administrar primeiro seus meios controláveis ou seja internos que seria a gestão de pessoas, produção, entradas e saídas (setor contábil), mas levando em conta o mercado competitivo que temos hoje devemos sim abrir os olhos para nossos concorrentes, clientes e fornecedores e igualmente fatores ainda mais difíceis de serem controlados que seria a política externa, oscilação do dólar, que apesar de não serem controlados pelas organizações, podem, se estruturados e estudados, causar menores impactos para organização. 3.2 Empresa Familiar Segundo Gueiros (1998), as empresas familiares são a forma predominante de empresa em todo o mundo. Gersik et al. (1997) afirma que, 80% (oitenta por cento) de todas as empresa do mundo são familiares. Elas ocupam uma parte tão grande da nossa paisagem econômica e social que nós sequer nos damos conta. Aproximadamente 60% das empresas
15 14 familiares do Brasil, são as principais responsáveis pelos empregos diretos e 48% da produção nacional. Desde os grandes conglomerados nacionais, base da economia de bens de capital, até os pequenos e médios empreendimentos, responsáveis pela geração de 2 milhões de empregos diretos e que são o tipo de organização que mais cresce no país. Nas economias capitalistas, a maioria das empresas se inicia com as idéias, o empenho e o investimento de indivíduos empreendedores e seus parentes. O ciclo de vida da empresa familiar é definido por Lodi (1987) através do conjunto de quatro fases: fundação, crescimento, apogeu e declínio. A empresa está atada a biologia individual de um fundador de sucesso que floresce e decai e; a sobrevivência da empresa está na capacidade da família em administrar as suas relações com a firma e evitar as forças centrífugas nas fases de sucessão. O ditado popular, já consagrado pelo folclore pai rico, filho nobre e neto pobre ilustra a situação que pode ser evitada se o processo de sucessão familiar for estrategicamente planejado e organizado A Empresa familiar no Brasil e no Mundo No Brasil a pesquisa e os estudos sobre empresa familiar são menores ainda do que no nível mundial. É de suma importância para o desenvolvimento do País, a influência e a participação na geração de empregos e também na participação do PIB. Algumas pesquisas mostram que as empresas familiares geram cerca de 2 milhões de empregos, tem participação no PIB em cerca de 12% no agronegócios, 34% na indústria e 54% no ramos de serviço e dentre as sete e oito milhões de empresas que o Brasil possui, 90% são empresas familiares assim como afirma Bethlem (1989). Enquanto Netz (1992), afirma que elas representam 99% das empresas privadas e respondem por dois terços dos empregos, desempenhando importante função na economia, principalmente as pequenas e médias empresas. No conjunto mundial as empresas controladas e administradas por famílias são responsáveis por mais da metade dos empregos e dependendo do país geram de 50 a 75% do PIB. Mas infelizmente, as empresa familiares no Brasil, principalmente as micros e pequenas empresas, vem sofrendo com as rápidas mudanças do mundo, e este cenário agravou-se com a abertura do mercado nos anos noventa. As micro e pequenas empresas contribuem muito para o crescimento e desenvolvimento do País, principalmente por serem amortecedores do desemprego.
16 15 Constituem uma alternativa de ocupação para uma pequena parcela da população que tem condição de desenvolver seu próprio negócio, e em uma alternativa de emprego formal ou informal, para uma grande parcela da força de trabalho excedente, em geral com pouca qualificação, que não encontra emprego nas empresas de maior porte. Na década de 1980, com a redução do ritmo de crescimento da economia, resultando em maior nível de desemprego, os pequenos negócios passaram a ser considerados uma alternativa para a ocupação da mão-de-obra excedente,(...) (IBGE, 2003, p.30) A Empresa Familiar e Sua Sobrevivência A empresa familiar convive com um desafio duplo. Manter-se competitiva e profissionalizar sua gestão uma exigência para quem deseja sobreviver no mercado - mas ao mesmo tempo preservar suas peculiaridades, potencializando as vantagens de ser uma organização familiar. Encaminhar cedo e de forma segura a sucessão está longe de ser hábito rotineiro nas pequenas, médias e mesmo nas grandes empresas familiares, principalmente, na primeira geração, basta saber que apenas metade das empresas criadas no Brasil passam para a segunda geração e destas apenas 5% vão para a terceira geração. (OLIVEIRA, 1993, P.19). Trata-se de uma tarefa nada fácil, como comprovam as estatísticas: apenas 30% das empresas bem sucedidas sob gestão de seu fundador sobrevivem à mudança para a segunda geração. E, dessas, só metade passa da segunda para a terceira geração. De acordo com Leone (1996), os empresários brasileiros não planejam a transferência de poder, e é nessa falta de planejamento que se originam as principais causas de duelos familiares. Para Fockink (1998, p. 64), uma sucessão bem conduzida rejuvenesce e prolonga a vida, biológica e psicologicamente, com significativo ganho na sua qualidade e de uma forma metafísica, pode eternizá-la. Apesar de todos transtornos sucessórios, as organizações familiares precisam manterse competitivas e terem uma gestão profissionalizada, estando dispostas a se atualizar e engrenar no mundo tecnológico, manipulando as informações que a organização disponibiliza
17 16 a seu favor, de maneira madura e organizada, para uma melhor atuação e desenvolvimento de toda estrutura organizacional. 3.3 Conceituando Tecnologia da Informação e Sistema de Informação Sistema de Informação Segundo Laudon, Laudon (1999), podemos definir sistema de informação como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações. Os sistemas de informação essencialmente transformam a informação em uma forma utilizável para a coordenação de gerentes a tomar decisões, analisar e visualizar assuntos complexos resolver outros tipos de problemas. Os sistemas de informação fazem isso através de um ciclo de três atividades básicas: entrada, processamento e saída. Segundo Cruz (2000 p. 54) sistemas de informações gerenciais são o conjunto de tecnologias que disponibiliza os meios necessários à operação do processo decisório em qualquer organização por meio do processamento dos dados disponíveis. Para Matsuda (2007), Sistemas de Informação são processos administrativos que envolvem processos menores que interagem entre si. O sistema é dividido em subsistemas que podem ser: produção/serviço, venda, distribuição, materiais, financeiro, recursos humanos e outros, dependendo do tipo de empresa. O departamento de informática da empresa cruza esses subsistemas, o que leva a uma abordagem sistemática integrativa, envolvendo questões de planejamento estratégico da empresa A Importância do Sistema de Informação nas Organizações
18 17 Segundo Band (1997), Para sobreviver no próximo século e não ser expulsa do mercado, uma empresa precisa fornecer valor superior aos seus clientes. Fornecer valor é dar aos clientes tudo o que eles querem; A melhor qualidade e os melhores preços, ser rápidos e servir todo cliente com um sorriso. Os clientes atuais, sofisticados e atentos, fazem quatro julgamentos quando decidem fazer negócio com uma organização: (1) qualidade, (2) serviço, (3) custos e (4) tempo. E a manipulação da informação através de um Sistema, possibilita que a organização se torne mais rápida, organizando seus processos, conseguindo conseqüentemente atingir os pré-requisitos esperados por seus clientes Tecnologia da Informação Segundo Rezende (2000), podemos designar "Tecnologia da Informação" como um conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação. Para Marcovitch (1997), entende-se por tecnologias de informação o complexo tecnológico que envolve computadores, softwares, redes de comunicação eletrônica, públicas e privadas e rede digital de serviços, tecnologias de telecomunicações, protocolos de transmissão de dados e outros serviços. Daft (1999) também define TI como a administração do hardware, e do software, das telecomunicações, do banco de dados e outras tecnologias de processamento de informações usadas para armazenar, processar e fornecer informações. Essas tecnologias permitem que os administradores gerem e acessem banco de dados complexos reunindo informações das organizações e dos clientes. Conforme Yong (1992), pode-se definir a Tecnologia da Informação como uma convergência de diversas correntes de desenvolvimento tecnológico, incluindo microeletrônica, ciência da computação, telecomunicações, engenharia de software e análise de sistemas A Importância da Tecnologia da Informação nas Organizações
19 18 A tecnologia da Informação exerce um papel fundamental em qualquer área de atividade neste inicio de século. Este movimento está induzindo, no mundo inteiro, a importantes transformações no ambiente organizacional das empresas afetando diretamente a formulação das suas estratégias e negócios. Rezende (2001) afirma que, como as organizações estão atualmente enfrentando um mercado competitivo, globalizante e turbulento, elas necessitam de informações oportunas e conhecimentos personalizados, para efetivamente auxiliar sua gestão de forma inteligente. Dentro de uma perspectiva histórica, a Tecnologia de Informação apresenta-se com mudanças significativas a cada ano. Essas evoluções permeiam processos, gestões, produtos e serviços em largo espectro, e esta, é uma referência essencial dentro das empresas que buscam aumentos de eficiência e eficácia, assim como de competitividade (MARCOVITCH, 1997) Organizando Processos Organizacionais com Sistema e Tecnologia da Informação Administração de Materiais Para Francissh e Gurgel (2002), uma das condições fundamentais para o equilíbrio econômico e financeiro de uma empresa, é sem dúvidas a administração de materiais bem aparelhada. Geralmente, pode-se observar uma correlação entre a má administração de materiais em uma empresa que conseqüentemente tem notáveis problemas financeiros. A elaboração de um programa para implantar uma administração de materiais, bem organizada, estabelecendose objetivos financeiros e administrativos bem definidos, evita maiores problemas. De acordo com Francischini; Gurgel, (2002, p.2) uma Administração de Materiais deficiente utiliza mal os recursos financeiros escassos, muitas vezes sem resultados na área produtiva ou, como é mais grave, no nível de atendimento ao público. Segundo Gasnier (2002), o gestor de materiais é aquele que analisa e decide o que deve e o que não deve colocar ou repor nos estoques da empresa. Sabemos que sua
20 19 responsabilidade é muito grande, pois as verbas mobilizadas são elevadas e limitadas. Daí, da mesma maneira que empresas estabelecem suas missões, julgamos fundamental que este profissional conheça muito bem o que a empresa espera de seu trabalho e reflita sobre sua própria missão. Henry Fayol (1990) diz que administrar é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Entendemos também que a administração compreende três campos básicos: pessoal, material e financeiro Evolução da Administração de Materiais Segundo Francischini; Gurgel (2002), a evolução da Administração de Materiais processou-se em várias fases: A Atividade exercida diretamente pelo proprietário da empresa, pois comprar era a essência do negócio; Atividades de compras como apoio às atividades produtivas se, portanto, integradas à área de produção; Condenação dos serviços envolvendo materiais, começando com o planejamento das matérias-primas e a entrega de produtos acabados Agregação à área logística das atividades de suporte à área de marketing. Administração de Materiais pode ser considerada a atividade que planeja, executa e controla, nas condições mais eficientes e econômicas, o fluxo de material, partindo das especificações dos artigos e comprar até a entrega do produto terminado para o cliente.(francischini; GURGEL, 2002). [..] Tomou grande impulso a partir do momento em que a logística se estendeu muito além das fronteiras das empresas, tendo como principal objetivo atender às necessidades e expectativas dos clientes, No formato tradicional, a administração
21 20 de materiais tem o objetivo de conciliar os interesses entre as necessidades de suprimentos e a otimização dos recursos financeiros e operacionais das empresas (GONÇALVES, 2004, p.2) Processos da Administração de Materiais Compras Atualmente as empresas se preocupam muito com o processo de compras, pois este sendo executado com sucesso pode ser motivo de redução de custos para a empresa. Neste sentido cabe aos responsáveis por tal processo estarem atentos a preço, prazo, volume e qualidade para se beneficiarem da execução eficaz deste processo. (DIAS; 1997) Objetivos da função de compras: Segundo Unisanta (2001), obter mercadorias e serviços na quantidade e com a qualidade necessária, obter mercadorias e serviços ao menor custo, garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor, desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. Ciclo de compras: Para Unisanta (2001), Receber e analisar as requisições de compra, selecionar fornecedores, encontrar fornecedores potenciais, emitir solicitações para cotações, receber e analisar cotações, selecionar o fornecedor certo, determinar o preço correto, emitir pedidos de compra, fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos, receber e aceitar as mercadorias, aprovar a fatura para pagamento do fornecedor. Ballou (2001) diz que o processo de compras contribui de maneira importante na maioria das empresas, por geralmente representarem entre 40 a 60% do valor das vendas de seus produtos finais, isto se levarmos em consideração o varejo estes índices são ainda maiores. Desta maneira pequenas reduções na aquisição de materiais podem tem um grande impacto nos lucros da empresa Quantidade de Pedidos
22 21 Para Wanke, Fleury, Figueiredo (2000) existem quatro questões básicas para a tomada de decisão: (1)quanto pedir, (2)quando pedir, (3)quanto manter em estoque de segurança e (4)onde localizar. A gestão eficiente de estoques começa pela determinação das quantidades ideais a serem pedidas. Contudo para que se possa determinar a quantidade adequada, a empresa necessita de um sistema de controle e gestão de estoques eficientes que lhe proporcione exatidão dos níveis de estoques disponíveis assim como previsões sobre o fluxo de saída dos produtos. Regras de decisão referentes ao tamanho do lote: Lote por Lote, quantidade fixa de pedido, pedir quantidades aleatórias por período. Quantidade Econômica de Pedido (QEP) A demanda é relativamente constante e conhecida O item é produzido ou comprado em lotes e não de forma continua Os custos com a preparação de pedidos e os custos da armazenagem de estoques são constantes e conhecidos A reposição ocorre imediatamente Bertaglia (2003) afirma que com o uso da Tecnologia da Informação o monitoramento dos pedidos é realizado de maneira mais fácil, ágil e exata. Portanto, a preocupação do gestor deve estar em determinar a quantidade ideal a ser adquirida naquele momento para a empresa Previsão A compreensão e a previsão da demanda da empresa afeta diretamente a decisão de quantidade em relação à obtenção. A emissão de relatórios de vendas pode ajudar o comprador a realizar a previsão das vendas. Cervi, Razzonili, Rodriguez (2004) aponta que o sucesso da centralização se torna mais eficiente quando a empresa passa a utilizar a tecnologia da informação a seu favor e desenvolve trabalhos em rede. Essas redes é que proporcionam maior agilidade no processo.
23 22 Princípios de Previsão: Segundo Unisanta (2001), as previsões geralmente estão erradas, cada previsão deve incluir uma estimativa de erro, as previsões são mais precisas para famílias ou grupos, as previsões são mais precisas para períodos de tempo mais próximos. Coleta e Preparação de Dados Registrar os dados nos mesmos termos exigidos pela previsão: Dados baseados na demanda e não nas remessas, período, prever a demanda do produto e também suas opções. Registrar as circunstâncias relativas aos dados Registrar a demanda separadamente para grupos de clientes diferentes Portanto, para a empresa, o importante passa a ser a confiabilidade de suas informações. Primeiramente são avaliadas as quantidades vendidas, para proporcionar uma previsão da demanda futura dos produtos em negociação. As quantidades e datas das vendas de cada item facilita esta previsão porque o processo de compra das empresas sãs geralmente periódicos Recebimento Consiste em uma série de operações através das quais a empresa compradora constata que o fornecedor cumpriu as condições estabelecidas na documentação de compra. É uma operação de igual importância à compra, pois trata-se de um contato externo da empresa, caracterizando-se por uma transferência de responsabilidades. Para Unisanta (2001), recebimento é registrar as entradas de materiais entregues na empresa, podendo ser: compra, importação, empréstimo, demonstração, devolução, retorno de demonstração e de industrialização em terceiros. Com objetivo de efetuar as entradas físicas dos materiais e centralizar as informações constantes da nota fiscal do fornecedor, atendendo as necessidades de toda a empresa.