Especialistas alertam para a utilização do e-mail corporativo - Mercado de Trabalho - O Dia
» Especialistas alertam para a utilização do e-mail corporativo
28/04/2014 17:39:09
Especialistas alertam para a utilização do e-mail corporativo
Funcionário deve ter cuidado ao enviar mensagem que pode provocar demissão. É preciso reler texto e conferir destinatário
Rio - Foi-se o tempo em que o e-mail era apenas uma ferramenta de comunicação informal. Hoje em dia, é caracterizado como um documento. Por isso, tudo que for redigido fica registrado, tem valor legal e pode ser usado contra o profissional. Dessa forma, especialistas em RH afirmam que é necessário ter cuidado e atenção no momento de redigir e enviar mensagem corporativa. Conferir a lista de destinatários para não passar para a pessoa errada, ser sucinto e ler mais de uma vez o que foi escrito para não cometer erros gramaticas e de concordância estão entre as dicas.
Simone Sanches diz que antes de enviar um e-mail relê o texto para se certificar de que não cometeu erros
Demorar demais ou não responder as mensagens recebidas, uso para assuntos particulares e enviar currículo para um amigo de uma outra empresa são consideradas falhas corriqueiras e graves.
"O e-mail corporativo é uma ferramenta de trabalho e pertence à corporação. Portanto, o primeiro cuidado é conhecer a política de seu uso na empresa, pois a maioria das pessoas não imagina as implicações jurídicas que um simples e-mail resulta. Por exemplo, pode ser usado para demissão, inclusive por justa causa", argumenta Roberto Recinella, especialista em carreiras.
Para Recinella, os cuidados começam pelo título que deve ser direto e adiantar o assunto a ser tratado. "E a mensagem deve ser simples e de fácil entendimento. Para isso, organize suas ideias de forma clara. Qualquer documento muito extenso deve ser anexado compactado para facilitar o trânsito na rede ou na intranet da empresa", explica o especialista.
Angélica Nogueira, gerente de desenvolvimento do site de empregos Catho, também orienta a evitar e-mails longos. "Seja sucinto. A síntese de ideias é um exercício que deve ser praticado constantemente. A pessoa para quem você vai mandar a mensagem está no meio de um dia de trabalho. Evite dar voltas no assunto. O texto deve ser claro, objetivo e conter começo, meio e fim", diz.
Erros de Português prejudicam imagem
Letícia Nobre, consultora em carreiras, garante que erros gramaticas e de concordância são prejudiciais à imagem do profissional. "A imprecisão com o uso correto do idioma passa a impressão de descuido, desleixo. Faz parecer que o funcionário não foi atendo o suficiente para elaborar a mensagem", analisa a consultora, dando a receita para evitar este tipo de problema: "Revise o conteúdo ou use ferramentas corretoras."
A gerente de Marketing na empresa Cloud2b, Simone Sanches, 44 anos, é uma das profissionais que segue as dicas da especialista em carreira. "Para evitar erros de português e ter certeza de que passei a mensagem que gostaria, leio o texto antes de enviar para me certificar de que o texto está claro e é de fácil entendimento", conta.
Angélica Nogueira, da Catho, acrescenta que a comunicação escrita tem o mesmo peso da forma verbal. "Se o profissional comete erros gramaticais e de concordância, a avaliação que os clientes, fornecedores, colegas de trabalho e gestores fazem acaba prejudicando, gradativamente, a sua carreira", analisa.
Thiago Jordace afirma que é bom manter formalidade ao usar o e-mail
Correio eletrônico da empresa não deve ser usado para fins particulares
Especialista em carreiras, Roberto Recinella orienta evitar conteúdos particulares nos e-mails corporativos. "Claro que o bom senso deveria prevalecer, mas o problema é que as pessoas abusam. Se o e-mail é corporativo, deve ser usado profissionalmente", diz.
Recinella alerta ainda que a empresa tem o direito legal de monitorar o transito das mensagens do e-mail corporativo. "Esta atitude não é considerada invasão de privacidade ou violação de correspondência", revela.
Artur Motta, diretor Treinamento & Desenvolvimento da GS&MD – Gouvêa de Souza, recomenda cuidados na troca de mensagens entre colegas da mesma empresa. "Muitas vezes elas são toleradas pela empresa, mas devem ser feitas com parcimônia. O conteúdo não deve conter vídeo, links externos e longos textos sobre assuntos particulares", comenta Motta.
O diretor da GS&MD cita que as abreviações e os termos técnicos da organização devem ser evitados. "As abreviações transmitem alta informalidade e podem dificultar o entendimento da mensagem. Exceções são permitidas para as de domínio comum como 'att' (atenciosamente)", aconselha. Motta afirma que os termos técnicos só devem ser usados se houver a certeza que o interlocutor os conhece e que auxiliará no entendimento da mensagem.
A consultora em carreiras Letícia Nobre ressalta que a assinatura do e-mail deve constar o essencial. "Menos é mais. Nome, cargo, e-mail corporativo e telefone da empresa. Se for o caso, número do celular", diz.
Enviar cópia - O especialista em carreiras Roberto Recinella recomenda não copiar muitas pessoas no e-mail. "Restrinja o envio a somente pessoas que necessitam estar a par do assunto", diz.
Currículo - "Se você está pensando em mudar de emprego, envie seu currículo pelo e-mail pessoal, não pelo da empresa. Parece incrível dar esta dica, mas ainda existe gente que faz isso", comenta Roberto Recinella.
Responder - Demorar demais ou não responder as mensagens recebidas é um erro comum e deve ser evitado. "Mesmo que ainda não tenha uma resposta definitiva, responda que recebeu, está ciente e que vai responder até tal dia", acrescenta Recinella.
Destinatário - Confira a lista de destinatários mais de uma vez. É a sugestão da gerente da Catho, Angélica Nogueira. "Assim, você garante que o e-mail vai ser enviado para o contato correto", diz. A especialista revela que o preenchimento automático dos navegadores da web podem sugerir a pessoa errada. "E tenha cuidado especial com destinatários que possuem o mesmo nome", ressalta.
Bom título - Angélica Nogueira, da Catho, orienta a criar um bom título. "Se deseja que seu e-mail seja lido, é preciso chamar a atenção rapidamente e oferecer uma mensagem clara e concisa. A melhor opção é usar a ideia central do e-mail", ensina. Outra dica é jamais mandar mensagem com o assunto em branco. "Isso garante que ele não seja lido com prioridade ou vá para a lixeira", informa Angélica.
Cumprimento - A escolha do cumprimento e da despedida infere na mensagem que está sendo passada e prepara o interlocutor para a sequencia do e-mail. É o que explica o diretor de treinamento e desenvolvimento da GS&MD, Artur Motta. "É a partir do cumprimento que começamos a conhecer o grau de formalidade e o espírito do transmissor da mensagem".
Cumprimento II - Angélica Nogueira, da Catho, diz que o cumprimento "Prezado" é o que mais denota formalidade. Já os "Boa Tarde" e "Olá" ficam no meio termo entre a formalidade e informalidade. Segundo ela, são considerados neutros e caem bem na maioria dos contatos. "O cumprimento 'Oi' é o tratamento que mais evidencia a informalidade e somente deve ser usado quando houver, de fato, a certeza de que tal liberdade não vai passar a impressão de falta de profissionalismo", explica.
Hierarquia - O advogado Thiago Jordace, 28 anos, diz que se o destinatário for hierarquicamente superior, usa a sigla de titulação acadêmica antes de seu nome (Ms. e Dr.). "Se for de hierarquia igual ou inferior não necessita usar a regra, mas é bom manter certa formalidade, tal como prezado".