Qualidade em Série: Oito dicas para gerenciar o estoque de peças | Revista O Mecânico
por Revista O Mecânico | jun, 22, 2019
Entenda como economizar com a gestão do estoque e aumentar o giro de produtos para melhorar a rentabilidade de sua oficina
por Fernando Lalli fotos Arquivo O Mecânico
Se você tem em sua oficina um estoque de peças grandioso, cheio de peças guardadas para atender a qualquer modelo de automóvel que atravesse portão adentro, e com um funcionário dedicado exclusivamente a tomar conta desse espaço, cuidado! Você pode estar perdendo a oportunidade de lucrar mais com o seu investimento.
Muitos gerentes de oficinas ainda não dão a devida importância à gestão do estoque de peças. Um gerenciamento inteligente nessa área do negócio faz a oficina ganhar tempo e dinheiro, já que traz benefícios não só em organização interna e fluxo de trabalho como também evita que o montante aplicado em peças e demais produtos se perca. "Se a oficina tem um estoque para- do, ela tem dinheiro parado. Afinal, há um investimento da empresa lá dentro", afirma Marcus Vinicius Lazari Ferreira, auditor e analista técnico da área de Serviços do IQA (Instituto da Qualidade Automotiva). Ele salienta que oficinas com estoque otimizado são mais bem-sucedidas. "O ideal é que a oficina tenha no estoque o mínimo necessário para atender a empresa de forma imediata", orienta.
A otimização do estoque interfere decisivamente na administração de tempo de trabalho, já que, em um estoque desorganizado, o tempo perdido pelo mecânico para achar a peça correta é muito maior. "Mais do que nunca, tempo é dinheiro. Sempre foi, mas hoje em dia, esse sentido está mais aguçado", conta Marcus. Em média o profissional perde 15% do tempo de trabalho com ações não relacionadas diretamente com a sua atividade fim. Se houver ainda mais desperdício de tempo dentro das 8 horas de trabalho da oficina, diminuirá ainda mais a lucratividade. Marcus citou algumas dicas para ajudar na otimização do estoque e aumentar tanto o giro de peças quanto a lucratividade da oficina:
1) NÃO ACUMULE PEÇAS ANTIGAS OU USADAS
São frequentes os casos em que as oficinas têm peças estocadas com mais de 10 ou 15 anos – ou até mesmo peças usadas há muito tempo das quais o dono da oficina não quer se desfazer. "O volume disso muitas vezes assusta. Seria algo facilmente resolvido com um 5S e um software para gestão do estoque", aponta.
Oficinas com estoque enxuto e organizado investem menos e são mais bem-sucedidas
2) POSSUI PEÇAS PARADAS NO ESTOQUE? COLOQUE-AS À VENDA PELA INTERNET
Uma maneira de fazer girar peças que estejam há muito tempo encostadas e esquecidas em seu estoque é comercializá-las pela internet. Com o alcance de sites de e-commerce e redes sociais, fica muito mais fácil achar potenciais compradores para peças mais específicas ou, mesmo, lotes fechados de peças. "o valor de venda é um pouco menor do que o gestor gostaria, mas você consegue liberar seu espaço e aproveitá-lo de outra maneira", avalia Marcus. "É importante que o estoque esteja sempre limpo e gire o mais rápido possível. O gestor deve aproveitar todo o espaço da sua oficina para ganhar dinheiro de imediato", diz o auditor e analista técnico do IQA.
3) CONTROLE DE PERTO OS DADOS DA OFICINA
O controle de dados de cada serviço executado é fundamental. Por isso, adotar um software de gestão, hoje, não é mais um diferencial, mas sim uma obrigação. Se por qualquer motivo não for possível investir em um sistema integrado, organize os dados em planilhas que possam ser facilmente atualizadas e consultadas.
Com sistema integrado e localização por ruas, o mecânico ganha tempo indo direto na peça certa
Com os dados da oficina em mãos, a assertividade dos investimentos aumenta. Lembre-se: Para otimizar as compras para o estoque, o gestor deve se basear no volume de peças consumidas mensalmente.
4) IDENTIFIQUE AS PRATELEIRAS DO ESTOQUE
Para facilitar a localização de uma peça específica é necessário estabelecer o local destas peças pelo cruzamento da identificação de ruas (A, B, C…) e prateleiras (1, 2, 3…). Esta referência de localização deve estar no sistema integrado ou em uma planilha: por exemplo, "Rua A, prateleira 1", "Rua B prateleira 4", "Rua C, prateleira 8". Por exemplo: Se na troca de um amortecedor vamos ao estoque e não temos esta referência de localização, olhamos um por um até achar. Com este método de localização por ruas, ganhamos tempo indo direto na peça certa. Lembre-se: quanto maior a oficina, maior o estoque. Portanto, maior deve ser a organização.
5) DETERMINE AS CURVAS DE CONSUMO
Para determinar quais e quantas peças devem constar no estoque, um recurso já conhecido no mercado é a "Curva A-B-C", no qual o gestor estabelece três linhas de consumo de peças: a curva A (maior volume de venda), curva B (volume médio) e curva C (menor volume). "Não adianta comprar uma quantidade muito grande de peças da curva C sendo que você vende mais peças da curva A", diz o especialista do IQA.
6) OBSERVE TAMBÉM O CALENDÁRIO ANTES DE COMPRAR PEÇAS
De posse dessas informações, o gestor da oficina também deve observar o percentual do quanto trocou de peças dentro de cada mês do ano. Lembre-se: feriados prolongados, revisões de férias e o 13º salário influenciam diretamente no movimento da oficina. "Não adianta comprar a mesma quantidade de peças todo mês sem levar em conta esse indicador", ressalta Marcus.
7) DIAGNÓSTICO CORRETO DA PRIMEIRA VEZ
Marcus recomenda usar o tempo que for necessário na pré-desmontagem para analisar o que precisa realmente ser trocado e redigir orçamentos mais detalhados para a compra. "É melhor usar esse tempo para ter precisão na análise ao invés de fazer um orçamento superficial. As consequências são ter que parar o serviço pela metade para aguardar por peças que vão demorar ou que não tem necessidade. Outra falha em uma avaliação superficial é que se corre o risco de fazer a compra sem necessidade de uma peça que pode ser recuperada, por exemplo", aconselha.
8) PROGRAME A ENCOMENDA DE PEÇAS JUNTAMENTE COM O AGENDAMENTO DE SERVIÇOS
Para determinados serviços agendados, as peças podem ser encomendadas com uma loja de autopeças para entrega no mesmo período. "Se você sabe que vai receber um veículo no dia seguinte para trocar óleo e filtro, e a autopeças mais próxima consegue entregar esses produtos com antecedência, você não precisa ter esses produtos estocados e nem precisa reservar espaço para estes itens, afinal, a aplicação será feita na hora", conclui Marcus.