A Resolução de nº 185 do Conselho Nacional de Justiça instituiu o Processo Judicial Eletrônico, e considerou a relevância da tramitação por meio eletrônico como fator de celeridade e qualidade da prestação jurisdicional.
Apesar disso, sabemos que não atingimos, ainda, um paradigma de justiça totalmente digitalizada no Brasil. Nesse sentido, é muito necessária a contratação de correspondentes jurídicos para realizar cópias de autos físicos de processos em Comarcas nas quais o advogado contratante não possui presença física.
Esse tipo de contratação poupa tempo e dinheiro do advogado contratante, na medida em que ele não precisa realizar grandes deslocamentos para atuar em causas por todo o território brasileiro. Torna-se especialmente importante quando consideramos o paradigma de uma advocacia que, cada vez mais, extrapola fronteiras e atinge níveis regionais e nacionais.
Por que escritórios de advocacia precisam centralizar documentos?
Um dos desafios de todo escritório de advocacia é manter uma boa organização das cópias atualizadas dos processos. Ao contratar um correspondente jurídico, normalmente se recebe um arquivo PDF com a nova cópia dos autos. Esse arquivo, porém, possui apenas páginas novas. Pensando em um contexto de escritório que possui diversas pessoas trabalhando em um mesmo caso, ou que possui uma rotatividade alta do pessoal responsável pela contratação de correspondentes jurídicos, há um risco real de perda de arquivos.
Imagine o seguinte: estamos falando de várias pessoas acessando os mesmos arquivos referentes à um caso. Como evitar, portanto, qualquer tipo de desorganização e garantir que o fluxo de trabalho desses profissionais seja o mais eficiente possível?
Há, ainda, um segundo estágio com o qual devemos nos preocupar: a segurança digital.
Mesmo que todos os documentos do escritório estejam devidamente organizados, como evitar que a informação armazenada não se perca?
Continue lendo este artigo para entender melhor sobre como aprimorar ainda mais a organização e a segurança digital de seu escritório.
Crie um "mapa" do seu local de armazenamento de documentos
Suponhamos que você usa um sistema de armazenamento em nuvem para trabalhar. É possível que você tenha uma pasta separada para cada caso no qual trabalha, no qual você mantém as informações mais relevantes sobre o processo, como as cópias processuais e anexos relevantes. Há, entretanto, uma pasta do 'Administrativo' de seu escritório, que mantém informações sobre cobranças e notas fiscais referentes à contratação de correspondentes jurídicos para cada um de seus casos.
Para melhor organizar essas informações, é preciso que você faça escolhas prévias de organização, e mantenha todo o escritório atualizado sobre o padrão que você está utilizando.
Informações de cobrança, recibos, e documentos referentes à contratação de correspondentes serão deixadas em uma pasta administrativa dentro da pasta de cada caso, ou haverá uma pasta maior que guarde todas as informações gerais referentes às finanças?
Uma maneira de garantir que todo o escritório esteja na mesma página sobre o esquema de organização, compreendendo onde cada arquivo pertence, é mapear o local que você utiliza para armazenar os documentos.
Criar um mapa dos arquivos digitais te ajuda a pensar o local apropriado para cada coisa, e te poupa tempo na hora de treinar novos profissionais e novos estagiários que integrem a sua equipe. Ao invés de ter que explicar minuciosamente cada coisa, você terá um documento que faz isso para você.
Isso garante umaboa coesão de toda a equipe do escritório, que pode usar o mapa de arquivos como guia para centralizar os documentos nos locais corretos e evitar perda de informações.
Também é útil para que você tenha um "panorama geral" da disposição digital de seu escritório, e possa pensar em estratégias de reorganização, caso avalie serem necessárias.
Recomendamos que você utilize o menor número de pastas possíveis para o armazenamento dos arquivos. Às vezes, criamos caminhos excessivos que nos geram gasto excessivo de tempo para conseguir encontrar as informações que realmente necessitamos.
Uma boa dica é utilizar um software jurídico, que faça de forma automatizada aquilo que você teria que pensar sozinho. O Jurídico Certo, software jurídico para contratação de correspondentes permite que os usuários centralizem os documentos de um mesmo caso, bem como permite a centralização de recibos com possibilidade de pagamento único.
Além disso, o Jurídico Certo dá ao usuário a possibilidade de emitir relatórios de uso bem detalhados, com os filtros que o cliente deseja.
Nesse sentido, é possível emitir relatório de análise focado em apenas um cliente, com toda relação de local, área, preço e datas das contratações de correspondentes jurídicos realizadas pelo mesmo.
Isso é uma facilidade já disponível em uma ferramenta que te economiza tempo de tentar desenvolver um mecanismo parecido por conta própria.
Segurança da Informação - como evitar a perda de informações valiosas
Toda estratégia de segurança digital envolve uma análise prévia de riscos e vulnerabilidades.
Risco nº 01: Atenção para a sua equipe
Um risco muitas vezes despercebido, com o qual temos que tomar cuidado, é o risco de falha humana.
Garantir a segurança da informação dentro de seu escritório não significa apenas se proteger de ataques virtuais, ou de ameaças externas, mas compreender vulnerabilidades que podem existir dentro do seu próprio escritório.
Uma boa estratégia para isso é a criação de um Termo de Sigilo ou de Confidencialidade, que deve ser assinado por todos os funcionários do escritório. Nele, você pode pactuar a confidencialidade de todas as informações a respeito dos clientes, processos e de procedimentos internos do ambiente de trabalho. Isso garante transparência e segurança em relação a cada funcionário, e também em relação às expectativas dos clientes.
Outra dica é programar níveis de acesso para os documentos mais sensíveis do seu escritório. Isso faz com que nem todas as pessoas tenham acesso ilimitado a todos os documentos.
Risco nº 02: Se prevenindo de invasões externas
É importante garantir algumas noções básicas de segurança da informação, a fim de se proteger de possíveis ataques. Mantenha os computadores sempre atualizados, tanto no que diz respeito à atualização do antivírus quanto de todos os programas instalados.
Risco nº 03: Backup
Quando você começa a digitalizar a vida do seu escritório, você se protege do risco da perda de arquivos físicos. Apesar disso, deve ficar atento para um risco muito presente: a própria perda dos arquivos digitais. Lembre-se de manter um backup constantemente atualizado com todos os arquivos do escritório, a fim de se proteger em qualquer caso de perda de arquivos.
O Jurídico Certo oferece alternativas tecnológicas para garantir a centralização de documentos e a segurança digital para melhor atender todas as suas demandas. Conectando profissionais e correspondentes jurídicos de todo o país, a plataforma oferece soluções inovadoras para os novos problemas que acontecem com a digitalização da vida de um escritório de advocacia.
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Disponível em: https://blog.jusbrasil.com.br/artigos/934185021/como-a-centralizacao-de-documentos-traz-mais-eficiencia-e-seguranca-para-seu-escritorio