Você considera importante manter um Profissional da Informação no seu time? - Redata
Início / Você considera importante manter um Profissional da Informação no seu time?
Capacitados para exercer a gestão documental, ou seja, planejar e por em prática o conjunto de políticas e procedimentos que visam organizar, armazenar, recuperar e descartar de forma segura os mais diversos tipos de documentos produzidos pelas empresas, o Profissional da Informação reúne características que trazem benefícios ao seu negócio.
Nós, da Redata Organização da Informação, apresentamos três desses benefícios:
1. Otimização das atividades desenvolvidas e melhor aproveitamento do tempo
Documentos refletem processos. Com um olhar sistêmico, voltado à estrutura da empresa, o profissional da informação é capaz mapear processos e documentos, de modo a apontar não conformidades e sugerir melhorias. Com processos bem definidos, a empresa evita a possibilidade de retrabalhos devido a erros repetitivos, que na maior parte dos casos se tornam vícios dentro das organizações, e garante entregas padronizadas o que gera economia de tempo dos colaboradores envolvidos, que poderão destinar sua atenção para inovações e atividades que busquem o crescimento do negócio.
2. Redução da perda de documentos
Arquivos organizacionais defasados representam problemas trabalhistas, provável pagamento de multas, além de perdas do capital intelectual contido nas informações registradas nos documentos. O trabalho do Profissional da Informação garante que as informações produzidas pelas organizações sejam estruturadas e os documentos e arquivos produzidos acondicionados e classificados de forma correta, a fim de reduzir consideravelmente os riscos de perda dos documentos, o que contribui na recuperação efetiva da informação.
3. Segurança, confidencialidade e rastreabilidade das informações
O Profissional da Informação é o responsável por acompanhar todas as atividades de gerenciamento dos documentos durante seu ciclo de vida, desde a fase corrente, enquanto seu uso é constante, passando pela intermediária, enquanto fica em espera do prazo de retenção legal, até a chegar à fase permanente ou descarte. É de sua competência cadastrar os documentos por meio de técnicas e métodos apropriados, o que possibilita sua rastreabilidade e recuperação, bem como atender as solicitações, controlar acessos e acompanhar a circulação interna das informações como forma de garantir sua segurança e a confidencialidade.
Entendemos que o papel do Profissional da Informação é de extrema importância para os empreendimentos que buscam expansão. A parceria entre os colaboradores que atuam nas diversas áreas da estrutura organizacional em questões que permeiam os documentos corporativos, proporciona o desenvolvimento de empresas bem estruturadas, organizadas e alinhadas com as melhores práticas do mercado, capazes de se apropriar das informações e dos conhecimentos produzidos e utilizá-los como ferramenta de inteligência competitiva.
Tags: arquivística, arquivo corporativo, gestão do conhecimento, Gestão Documental, metodologia de pesquisa, profissional da informação, segurança da informação