Não importa se a sua atividade principal é o esporte, projetos voluntários, acadêmicos ou o que quer que seja, o planejamento financeiro das entidades estudantis é a base para conseguir desenvolver um bom trabalho. Por isso, a Partyou planejou uma série de conteúdos que podem ajudar você e sua equipe a evoluírem ainda mais esse quesito.
Primeiramente, vamos começar nos alinhando sobre o que é esse planejamento financeiro das entidades estudantis!
Quando falamos de planejamento financeiro, estamos trazendo uma visão mais administrativa da coisa, e mesmo que sua entidade não possua muita experiência com isso, essa é uma necessidade geral, que precisa ser desenvolvida.
Para começar, o ideal é que você tenha uma pessoa responsável pelo dinheiro. Seja um cargo financeiro ou um cargo de tesouraria, isso é só uma variação do nome, o que realmente importa, é ter alguém que esteja a maior parte do tempo preocupado com essa questão!
A partir do momento que essa pessoa foi nomeada, agora vamos pensar nas principais funções que ela exercerá ao longo da gestão e também o que a própria entidade deve exigir. Em outras palavras, estamos falando literalmente do Planejamento.
Nós não citamos anteriormente, mas é sempre válido deixar claro! A pessoa responsável pelo financeiro já começa com a missão de “arrumar a casinha e deixar tudo em ordem!” Planilhas em excel, salvas na nuvem para evitar qualquer perda que seja. Quanto mais informações forem melhor organizadas, maior é a chance de assumir um controle maior!
Para começar uma boa gestão financeira, tudo parte de antecedência. O ideal é que a sua entidade tenha uma primeira reunião de planejamento anual assim que uma nova gestão assume seu posto. Nesse momento, todos devem tentar prever o máximo de gastos e possíveis entradas mês a mês no calendário da Entidade.
Ainda dentro do Planejamento Anual, é muito importante que a pessoa responsável pelo dinheiro já elenque todos os gastos fixos mensais e tente prever o máximo possível dos custos variáveis. Com isso toda a entidade saberá quais meses terá que arrecadar um montante maior para suprir seus gastos.
Esse tópico é delicado. Nós sabemos que algumas entidades prezam por sigilo do seu caixa e preferem que essas informações não sejam divulgadas. Porém, nós acreditamos que pelo menos toda a diretoria precisa ser atualizada semanalmente da situação financeira. Vocês devem juntos evitar um cenário negativo. E se você tiver alta confiança em todos os membros, apresente esse parecer para todos em reuniões gerais. Dessa forma, todos se unem para manter a saúde financeira da entidade.
Após definir os custos fixos e variáveis e apresentar o parecer financeiro, será possível estipular metas de arrecadação dos departamentos! Por exemplo, foi passado para todos que o mês de novembro tem uma previsão de gastos de 100,00, mas a entidade só tem 10,00 em caixa. O que será feito? Uma festa para tentar arrecadar todo o valor? Uma festa e um produto novo? Rifas? O importante aqui é dividir um valor ideal que cada área pode tentar agregar!
Caso você ainda não conheça esse termo, saúde financeira é algo que vale pra geral, e não só para instituições e entidades. É simplesmente buscar o equilíbrio entre as despesas e as entradas. Nós sabemos muito bem que isso é um desafio imenso para as entidades estudantis, por isso, estamos trazendo esse tópico!
Tenha calma! São infinitos fatores e variáveis que interferem na saúde financeira, mas o principal é o que estamos falando até agora: Planejamento!
É importante falar sobre isso, porque é comum encontrar entidades que possuem dívidas, dificuldade em se tornarem “financeiramente saudáveis” ou até mesmo arrecadar o mínimo necessário para girar seu ano. Cientes disso, queremos te aconselhar que não é de uma hora para outra que tudo se estabiliza.
Quanto maior for o planejamento, com constantes atualizações, acompanhamento, e principalmente, passado de geração em geração, maior se torna também o domínio sobre o dinheiro, os gastos e o conhecimento financeiro da própria entidade.
Com toda a certeza do mundo, vocês possuem infinitos objetivos para alcançar. Porém, a saúde financeira conquista através de muito planejamento, deve ser uma prioridade de todas as áreas, envolvendo todas as pessoas.
E por mais que pareça óbvio para alguns, vamos justificar esse pensamento. É impossível você alcançar objetivos se antes disso não possui um caixa positivo. Se você assumiu uma gestão que possui dívidas antigas, sua primeira missão é entregar o saldo final zerado, no mínimo. Se conseguir entregar positivo, mais do que excelente! Porém, tenha sempre em mente que tudo isso pode levar tempo, e se a sua gestão está preocupada com isso, já é um perfeito primeiro passo!
Lembra daquele comercial da TV “generosidade – passe essa ideia adiante”? Faça isso com o planejamento financeiro da sua entidade, também! Nós já citamos esse ponto anteriormente, mas vamos citar novamente para que você não esqueça!