Detox da caixa de entrada: Uma ajuda para quem está atolado de e-mails
Home Gestão e Administração Detox da caixa de entrada: dicas de como organizar seu e-mail
Você já perdeu algum e-mail importante? Já perdeu muito tempo com uma organização que em menos de 1 mês já bagunçou tudo de novo? Uma caixa de e-mails desorganizada é a receita perfeita para o desastre.
Imagine por 1 minuto que um cliente seu te manda um e-mail sobre um negócio gigante que ele quer fechar com a sua empresa, mas sua caixa de e-mails está tão atolada que você não o acha. Você perderia um negócio promissor por pura falta de organização.
Então, por onde começar? Você pode estar pensando: "Tenho milhares de e-mails e vou levar uma eternidade para organizar isso tudo", "Por onde começo a organizar essa bagunça?". Bom… há muitos jeitos de começar, mas a maneira mais eficaz é chamada de detox.
O Detox da caixa de entrada
Se estiver se sentindo sobrecarregado com sua caixa de entrada é preciso tomar uma decisão drástica, siga o plano de passos para botar ordem na casa e retomar o controle de seus e-mails.
A aplicação desses 6 passos não deve levar mais de 1 hora para se aplicar com sucesso, é bem mais fácil do que você imagina e o esforço vale muito a pena.
Crie uma subpasta em sua caixa de entrada com o nome Detox.
Criar pastas extras ajuda muito na sua organização pois, com mais pastas você pode separar melhor os tipos de e-mails recebidos e não se perder.
Selecione todos menos os últimos 200 e-mails da sua caixa de entrada e transfira todos para a pasta "Detox", e agora você só tem os e-mails mais "urgentes".
Isolando os últimos 200 e-mails você vê apenas os e-mails mais importantes e pode separa os "menos importantes" para aplicar os próximos passos.
Faça uma limpa e delete os e-mails de menos importância.
As vezes mesmo que sem querer entramos em listas de e-mails e recebemos muitos spams, e isso entope a sua caixa de e-mails com informações inúteis ou apenas que não correspondem ao que você está focado.
Crie regras de como lidar com eles no futuro.
Essas regras são maneiras de como agir quando novos e-mails aparecerem na sua caixa de entrada, um exemplo é separar os e-mails de clientes dos spams, separar propostas de contato para começar novos negócios e etc.
Transforme os e-mails em compromissos, tarefas, contatos ou anotações para trabalhar neles mais tarde… e depois não deixe de deletá-los!
Transforme os e-mails em compromissos e crie uma rotina de execução para não os esquecer. Lembre sempre que, uma caixa de e-mails desorganizada é a receita perfeita para o desastre então pratique limpezas rápidas diárias e esteja sempre "afinando o instrumento".
Responda-os na hora, se puder fazer isso em um minuto ou menos.
Responder rapidamente não é bom apenas para você. Se você responder rapidamente vai poder limpar mais rápido a sua caixa de entrada, mas, também ganha a confiança dos seus clientes.
Com essas 6 dicas você vai otimizar mais rapidamente seu ambiente de e-mails e terá total controle novamente da sua caixa de entrada. Se, por algum motivo, você precisar encontrar um e-mail de sua pasta Detox, poderá procurá-lo nela. (Não era justamente isso o que você já estava fazendo antes?) É bem possível que você não precise fazer isso muitas vezes, então acabará com uma caixa de entrada limpa, podendo assim recomeçar do zero.
Benefícios reais de utilizar o detox
Os benefícios mais visíveis de aplicar esses 6 passos são: aumento de desempenho, aumento da calma e mais facilidade em encontrar seus e-mails.
Melhor do que simplesmente apagar todos os e-mails o método Detox é um jeito mais eficaz de organização. Muitas pessoas apenas apagam todos os e-mails, essas pessoas acabam perdendo e-mails essenciais e de extrema importância por simples preguiça.
Para não perder o controle de sua caixa de entrada, é importante reservar um horário regular para administrar seus e-mails e configurar sistematicamente novas regras para as mensagens à medida que as recebe. Em pouco tempo, você terá uma caixa de entrada bastante funcional, digna de um ninja, trabalhando em seu favor.
Sua caixa de e-mails é muito desorganizada? Você já perdeu e-mails importantes? Já?! Use os 6 passos do detox e veja sua preocupação diminuir absurdamente as suas preocupações e melhorar seu desempenho.