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MODELO DE UM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO NUMA EMPRESA DO RAMO DE MEDICAMENTOS
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Eliza de Sintra Borges
1 0 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO (EA) DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS (DCA) COMISSÃO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO (COMGRAD-ADM) Dimitri Munari Domingos MODELO DE UM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO NUMA EMPRESA DO RAMO DE MEDICAMENTOS Porto Alegre, Novembro de 2005.
2 1 Dimitri Munari Domingos MODELO DE UM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO NUMA EMPRESA DO RAMO DE MEDICAMENTOS Trabalho de conclusão do curso de graduação apresentado ao Departamento de Ciências Administrativas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração. Orientadora: Profa. Dra. Ângela Brodbeck Porto Alegre, Novembro de 2005
3 2 DIMITRI MUNARI DOMINGOS MODELO DE UM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO NUMA EMPRESA DO RAMO DE MEDICAMENTOS Trabalho de conclusão do curso de graduação apresentado ao Departamento de Ciências Administrativas da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração. Conceito final... Aprovado em... de... de... BANCA EXAMINADORA Prof Orientadora Profa. Dra. Ângela Brodbeck UFRGS Representante da Organização Sr. Hilton Cavedon Organização pesquisada
4 3 RESUMO O objetivo deste trabalho foi modelar o escopo de um sistema de gestão empresarial integrado da forma mais adequada possível a uma empresa do ramo de medicamentos. Com esta finalidade, iniciou-se o trabalho colhendo dados sobre sistemas em geral, sobre sua forma de construção e implantação. Também se procurou identificar quais as maiores dificuldades apresentadas na empresa, para o que foram feitas reuniões com as diversas áreas da organização. Visando ainda um melhor entendimento sobre a realidade da empresa, observou-se o fluxo operacional da mesma, documentando-o e descrevendo, além de se ter detalhado o sistema atual e suas funcionalidades. Esperava-se, com isto, entender melhor as dificuldades enfrentadas pela empresa, além de se ter um ponto de partida para a modelagem do sistema a ser proposta. Por isto tal trabalho consistiu num estudo de caso, tendo em vista seu caráter exploratório e descritivo. Após a modelagem do escopo do sistema, buscou-se também identificar formas de avaliar os diferentes sistemas existentes no mercado, a fim de selecionar o sistema mais adequado para a realidade da empresa. Sendo que, o objetivo final da empresa consiste não apenas em modelar o sistema, mas também implementar um sistema que possibilite à empresa criar diferenciais de mercado.
5 4 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1 Camadas de suporte à tomada de decisão Figura 2 Pirâmide de sistemas de informação Figura 3 Estrutura analítica de projeto de software Figura 4 Diagrama de transição de estado Figura 5 Diagrama de funções de sistemas Figura 6 Grau de importância para avaliações de sistemas ERP Figura 7 Diagrama do fluxo de planejamento de produção Figura 8 Diagrama do fluxo de movimentações de materiais... 52
6 5 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA OBJETIVOS OBJETIVO GERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA DEFININDO O ERP VANTAGENS DO ERP E CRÍTICAS A ESTE SISTEMA DE GESTÃO DIFERENCIAIS COMPETITIVOS NO MERCADO DE MEDICAMENTOS CONSTRUINDO UM ERP DEFINIÇÃO DE MACRO-PROCESSOS SELEÇÃO DE UM ERP NBR ISO/IEC NBR ISO/IEC METODOLOGIA MODELO E ETAPAS DE PESQUISA PROTOCOLOS DE PESQUISA PROCEDIMENTOS DE COLETA E ANÁLISE DOS DADOS ESTUDO DE CASO A EMPRESA NÍVEL DE INFORMATIZAÇÃO SISTEMAS O PROBLEMA SOLUÇÃO PROPOSTA O QUE INFORMATIZAR FLUXO SISTÊMICO MÓDULOS NECESSÁRIOS MÉTODO DE AVALIAÇÃO DE ERP... 70
7 6 8 CONTRIBUIÇÕES E CONCLUSÕES REFERENCIAL TEÓRICO APÊNDICES ANEXOS... 94
8 7 1 INTRODUÇÃO Falar-se em globalização e acirramento da concorrência já não é mais novidade e nem tampouco assusta qualquer organização mais moderna. Isso já se tornou parte da realidade com a qual as empresas de hoje tem de conviver. Uma das conseqüências desta concorrência globalizada é a necessidade das empresas investirem em tecnologia e se informatizarem (ABBAD, 2002). Dentro desta realidade, as empresas tiveram que assimilar conceitos complexos do mundo da informática e da tecnologia, como o do ERP, do inglês Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos empresariais (sigla usada para definir sistemas de gestão empresarial, como se verá mais tarde). Tais sistemas, atualmente, dão suporte a milhares de atividades de negócios (...) e oferecem quase tudo aquilo que a organização espera de um computador (DAVENPORT, 2002). Na busca de automação e informação, para que pudessem permanecer vivas no mercado, as empresas tiveram que informatizar todo o seu corpo operacional e gerencial. Tiveram que se adaptar cada vez mais ao uso de ferramentas tecnológicas e informatizadas. Mais do que isto, como uma espécie de reengenharia forçada, tiveram que adaptar seus processos, seu fluxo operacional e, até mesmo, adequar seu corpo gerencial e estratégico. Da mesma forma, foi necessário se adaptar às tecnologias e ferramentas de informática oferecidas, a exemplo dos ERP s. E pela necessidade de agilidade, foi preciso adaptá-los a fim de tornar mais fáceis sua implementação e assimilação, o que acabou por alterar o resultado esperado. Segundo Davenport (2002), a implementação de um ERP envolve uma das maiores mudanças já experimentada pela maior parte das organizações, representando mudanças ainda mais ambiciosas que até mesmo as decorrentes do movimento de reengenharia empresarial dos anos oitenta. Toda essa necessidade de mudança rápida e forçada pela qual as empresas passaram visava utilizar as ferramentas tecnológicas que iam surgindo, em especial
9 8 o ERP, para criar vantagem estratégica, antes que o concorrente o fizesse. Era necessário ter um melhor controle sobre os custos e operações, maior automação e agilidade nos processos e na tomada de decisões. Também se fazia preciso oferecer mais aos clientes, a fim de fidelizá-los, bem como explorar melhor o relacionamento com os fornecedores. No entanto, o uso do ERP como diferencial competitivo normalmente não atingia os resultados esperados (DAVENPORT, 2002), o que colocava em dúvida sua real aplicabilidade e eficácia. Para analisar isto, se tratará, inicialmente, de dois tópicos principais a serem perseguidos, a fim de justificar o ERP como ferramenta de suporte à criação de métodos e estratégias competitivas nas organizações: a) necessidade da empresa otimizar suas operações, reduzindo os custos e beneficiando sua lucratividade; b) necessidade da empresa criar alternativas às condições comerciais capazes de fidelizar seus clientes e fornecedores. Desconsiderando-se organizações sem fins lucrativos, as quais não são objeto deste estudo, pode-se afirmar que todas organizações visam aumentar sua lucratividade, ou ao menos mantê-la num bom patamar, suficiente para garantir a estabilidade da empresa em um nível de sucesso financeiro. Pode-se ainda afirmar que elas buscam concretizar tal lucratividade por um período longo, não tendo, portanto, finalidade o lucro imediato se este puder causar prejuízo no longo prazo, e conseqüentemente reduzir a lucratividade da empresa na média de todo o período. Afinal, é o lucro o objetivo final das organizações, sobretudo da empresa sobre a qual tratará este trabalho.
10 9 2 SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA Partindo da necessidade de otimizar as operações e reduzir os custos, e considerando a necessidade do lucro se manter no longo prazo, poderia-se considerar que a empresa necessita, primeiramente, enxugar sua estrutura na medida suficiente para reduzir os custos a um nível satisfatório, sem, contudo, impedir o crescimento das atividades. Para isso ela precisaria organizar de forma harmônica e ágil seus processos, evitando a burocratização das atividades sem, todavia, perder o controle gerencial das mesmas. E para tanto se faria necessário um trâmite eficiente e instantâneo das informações, que propiciasse o controle gerencial desejado fornecendo suporte às decisões estratégicas. Tudo isto visa aumentar o volume financeiro recebido de vendas de forma a evitar criar ou aumentar o valor da somatória dos custos na mesma proporção, propiciando um incremento do lucro, ou, no mínimo, a manutenção do mesmo. Uma forma eficiente de se conseguir isto é, sem sombra de dúvidas, a automação combinada com sistemas informatizados. A automação dos procedimentos pode oferecer o enxugamento da estrutura e melhorar a agilidade dos processos. A informatização de tais processos pode propiciar o trâmite ágil que se espera das informações necessárias ao controle e acompanhamento das atividades da empresa. Parece aqui, justificar-se a adoção do ERP como ferramenta que permite a otimização das atividades da empresa, uma vez que ela não só permite, mas também se baseia na automação das atividades através de sistemas informatizados. Tratando-se, agora, da necessidade de criar formas de fidelizar os clientes, pode-se perceber que isto visa aumentar o volume financeiro de vendas sem, porém, reduzir sua margem de agregação. Por isso a necessidade de se criar alternativas às condições comerciais, que por vezes beneficiam o volume de vendas, mas reduzem a margem de lucro por elas propiciada. O mesmo vale para os
11 10 fornecedores, mas de forma inversa, de forma que seria preciso reduzir o custo de produtos e serviços, neles considerados as matérias-primas e itens de revenda, sem prejudicar o fornecimento ágil, no volume, prazo e condições desejados. No caso dos clientes, a própria agilidade proporcionada pela automação informatizada já poderia valer como um diferencial a ser a eles oferecido. Mas, para os dias atuais, ainda é pouco. Seria preciso oferecer mais, algo que propiciasse, a clientes e fornecedores, melhorar sua lucratividade no longo prazo. Afinal estes também são empresas e visam o lucro como objeto fim. Ora, porque não adotar uma forma de transmitir essa otimização das atividades de forma ágil e lucrativa para seus parceiros, os próprios clientes e fornecedores? Nada melhor para isto do que a experiência da própria organização, como empresa do mesmo ramo de seus clientes e fornecedores, e que convive diariamente com boa parte, talvez até todos ou ao menos a maior parte, dos problemas vivenciados por aqueles, para auxiliar nesse processo de otimização da estrutura dos mesmos, seus fornecedores e, principalmente, seus clientes. Dessa forma, a própria implementação do ERP poderia colaborar com a melhoria das atividades dos parceiros. A exemplo das rotinas de EDI, quanto melhor for a automatização das rotinas de venda, melhor será a das rotinas de compra, o que valeria tanto para o tratamento com fornecedores como para o de clientes. O mesmo poderia valer para a administração do estoque que, se suficientemente eficiente, poderia auxiliar na administração do estoque de ambos os lados da cadeia. Assim, poderia-se citar vários exemplos, todos formas da empresa colaborar com a administração pelo lucro nas organizações com as quais lida através da própria administração pelo lucro. Ainda outras ferramentas do ERP, como um sistema de gestão automatizado e informatizado, poderiam colaborar para a fidelização dos clientes. Não ater-se-á nelas num primeiro momento, pois isto fará parte deste projeto de estudos, devendo ser melhor tratadas mais adiante neste trabalho. Coube apenas salientar a possibilidade de se transmitir a administração pelo lucro aos demais membros da cadeia como uma poderosa ferramenta, por ser esta capaz de preterir qualquer outra, uma vez que todas empresas visam em última instância o lucro, sendo assim esta a melhor forma de justificar o ERP como um criador de diferencial competitivo.
12 11 Porém a empresa em questão, objeto deste trabalho, enfrentou e enfrenta diversas dificuldades, não para buscar, mas sim para implementar, de forma informatizada, melhorias que trouxessem à empresa os esperados diferenciais competitivos de mercado. Tais dificuldades dizem respeito tanto à implementação de ferramentas que visem a fidelização de clientes e a conseqüente melhora da margem de lucro agregado ao negócio, quanto dificuldades ligadas à agilidade do fluxo e redução de custos através de melhorias de processos e automação de rotinas. Como exemplo de ferramentas que visem a obtenção de melhores lucros e a fidelização de clientes pode-se citar a necessidade que a empresa possui de implementar ferramentas que permitam a gestão do relacionamento com seus clientes, a exemplo do CRM, do inglês Customer Relationship Management. Outra necessidade que diz respeito ao relacionamento com os clientes, mas mais ligada à gestão do lucro dos negócios firmados com eles, é a falta de uma ferramenta de gestão das negociações feitas com os clientes. Hoje tal gestão é feita através de textos descritivos cadastrados numa forma não modelada e sem padrão. Isto não só dificulta a gestão e o enquadramento de tais informações, como também impossibilita sua integração com os módulos de vendas. E como exemplo de dificuldades ligadas à automação pode-se citar a falta de integração dos sistemas de gestão da produção e compras de matérias-primas com o sistema de gestão de vendas e financeiro. Isto não apenas gera re-trabalhos como dificulta o acesso à informações, sem contar que possibilita a entrada de dados incorretos para o sistema informatizado, devido à forma manual com que algumas rotinas tem que ser tratadas. Daí porque o ERP deve ser criado de forma a tornar-se um diferencial competitivo no mercado. Por isso as preocupações em construí-lo da forma mais adequada possível a este fim. E disto surge a necessidade de modelá-lo de acordo com o fluxo operacional mais otimizado da empresa, de forma a torná-lo simples e funcional, sem gerar custos adicionais por desvios de processo ou re-trabalhos. Porém faz-se necessário também que sua construção permita a sua adequação às necessidades emergentes da empresa, propiciando a flexibilidade e agilidade
13 12 necessárias para a manutenção dos negócios em meio a um mercado cada vez mais dinâmico e exigente que é o mercado do mundo globalizado. Para tanto, se fará necessário a melhor definição dos conceitos, não apenas tecnológicos, mas também organizacionais, como os próprios conceitos de diferenciais competitivos, ligados às respostas as quais se destina este trabalho de pesquisa. E principalmente, definir o escopo dos macro-processos da empresa a fim de possibilitar um melhor fluxo operacional, mais ágil, econômico e flexível. Como, então, construir o ERP a fim de propiciar às organizações criarem os diferenciais esperados? Como tornar viável sua construção de forma a torná-lo um diferencial de mercado? E, ainda antes disto, como modelar o escopo do negócio da empresa visando sua utilização na construção de um sistema integrado, tendo como objetivo a obtenção de maior diferencial competitivo, de forma a atender às questões anteriores?
14 13 3 OBJETIVOS Para uma melhor compreensão do trabalho, definiu-se, primeiramente, um objetivo geral a ser alcançado. E para atingir-se tal objetivo, evitando se tratar de assuntos que não contribuam de alguma forma para este trabalho, detalhou-se tal objetivo geral dividindo-o em três objetivos específicos, da forma que segue: 3.1 OBJETIVO GERAL Modelar o escopo principal de um sistema integrado de gestão, numa empresa do ramo de medicamentos, visando a obtenção de maior diferencial competitivo. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Visando atender ao objetivo principal, dividiu-se o mesmo nos seguintes objetivos específicos: a) Identificar os principais elementos e fundamentos de sistemas integrados de gestão empresarial;
15 14 b) Mapear e redesenhar os macro-processos de negócio da empresa que servirão de base para o futuro sistema de gestão, a ser adquirido ou desenvolvido; c) Avaliar e propor uma ferramenta para seleção de sistemas integrados de gestão empresarial.
16 15 4 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Procurar-se-á, neste tópico, definir e delimitar melhor o tema deste trabalho. Para tanto, se trabalhará os conceitos ligados a ERP, como sistemas de gestão automatizados e informatizados. Tratar-se-á dos conceitos ligados à construção, como desenvolvimento, integração, implementação, e tudo o mais que envolver a utilização final das ferramentas de tal sistema, visando a modelagem do fluxo de forma mais adequada ao sistema. Conceitos que tratem de diferencial competitivo, como premissas à manutenção estável e saudável das empresas no mercado. Por fim, conceitos que especifiquem e particularizem o mercado de medicamentos dos demais. 4.1 DEFININDO O ERP Segundo Davenport (2002), pode-se definir ERP da seguinte forma: A denominação ERP é um reflexo da origem desse sistema na área de produção trata-se de uma modificação de MRP (do inglês manufactoring resource planning planejamento de recursos de manufatura), mas, na minha opinião, esses sistemas transcenderam de tal maneira as suas origens que a denominação um tanto tola de ERP talvez tenha deixado de ser a mais adequada. Mas como bem coloca o mesmo autor (DAVENPORT, 2002) os ERP s, conhecidos igualmente como sistemas integrados de gestão (ou ERP, enterprise resource planning), são, na verdade, pacotes de aplicativos de computador que dão suporte à maioria das necessidades de informação de uma empresa. Por isso, se
17 16 tratará neste trabalho o ERP como um sistema de gestão empresarial - SGE, ou Sistema de Informação SI, usando tais denominações como sinônimos, apesar de nem sempre serem assim tratadas. Sua importância o constitui como um sistema de informação de negócios indispensável a qualquer empresa, capaz de dar suporte a milhares de atividades de negócios, da contabilidade à produção, das vendas aos serviços. Tal suporte se faz valer, em muitas oportunidades, de softwares complementares (DAVENPORT, 2002). Porém, devido à necessidade de que todos esses complementos estejam devidamente conectados, sem que se gerem informações duplicadas nem retrabalho, que a importância do ERP como ferramenta de gestão não é reduzida. Ao contrário, torna-se ainda mais necessário que as informações estejam armazenadas corretamente. Quanto à integração com tais softwares complementares, O Brien (2001) ilustra, primeiramente, os papéis dos sistemas de informação nas organizações, dividindo-os em suporte aos processos e operações, suporte na tomada de decisões, e suporte em estratégias de vantagem competitiva, dando a noção das lacunas que poderiam ser preenchidas por outros softwares: Apoio à Vantagem Estratégica Apoio à Tomada de Decisão Gerencial Apoio às Operações Figura 1 Camadas de suporte à tomada de decisão Fonte: extraído de O BRIEN (2001) E Damiani, citado por Silva (2000), traz a chamada Pirâmide de Sistemas de Informação. Nela, o ERP é tratado com um sistema de apoio ao nível operacional, se
18 17 relacionando com o nível tático através dos Sistemas de Apoio à Decisão SAD, e com o nível estratégico através dos Sistemas de Informação Executiva EIS (do inglês, Executive Information Systems): EIS Executive Information Systems Nível Estratégico Nível Tático SAD Sistema de Apoio à Decisão Transaction Systems Nível Operacional Figura 2 Pirâmide de sistemas de informação Fonte: extraído de SILVA (2000) Porém, do mesmo modo que o fez Davenport (2002) em sua obra, se tratará o ERP, ou SGE, como toda a entidade relacionada à pirâmide, como um único sistema de suporte aos níveis operacional, tático e estratégico. Assim, o EIS e o SAD tornam-se meramente ferramentas de apoio ao próprio ERP, e a eles conectadas. Afinal, os primeiros fazem-se valer dos dados por ele, o ERP, armazenados, não tendo qualquer utilidade nem tampouco podendo ser utilizados sem este último. Laudon (2000) coloca ainda que um SI possui outras dimensões, além da tecnologia, como pessoas e organizações. Esta última dimensão se refere aos procedimentos, regras e padrões típicos de cada empresa. Assim, o SI refletiria a tecnologia formada pelo hardware e software, adequado aos processos da empresa, sendo utilizado e sofrendo a influência pelas pessoas que formam a organização.
19 18 Nesse mesmo sentido, pode-se ainda se fazer valer da afirmação de Campos Filho, quando citado por Mecca (1998), quando afirma que os SI podem ser conceituados (...) como uma combinação estruturada de informação, recursos humanos, tecnologias de informação e práticas de trabalho, para denotar a amplitude do ERP. E tal amplitude pode ficar ainda mais clara caso leve-se em consideração o que traz Nash e Roberts, quando citados por Mecca (1998), na sua definição de SI como: uma combinação de pessoas, facilidades, tecnologias, mídias, procedimentos e controles, com os quais se pretendem manter canais de comunicações relevantes, processar transações rotineiras, chamar a atenção dos gerentes e de outras pessoas para eventos internos e externos significativos e, ainda, assegurar as bases para a tomada de decisões inteligentes O Brien (2001) traz ainda o conceito de recursos do SI, citando como tais os recursos de hardware, de software, de dados, de rede, e produtos de informação. O hardware estaria ligado às máquinas, computadores e mídias, e o software aos programas, aplicativos e procedimentos destes. Os dados dividiriam-se em dados, propriamente ditos, e informações, que seriam os dados tratados de forma útil. Os recursos de rede refeririam-se ás mídias de comunicação e de suporte de rede. Já os produtos de informação seriam os resultados da informação tratada e traduzida aos usuários, como relatórios, gráficos, documentos, etc. 4.2 VANTAGENS DO ERP E CRÍTICAS A ESTE SISTEMA DE GESTÃO É em virtude de toda esta necessidade de integração com os demais recursos da organização, sejam eles pessoas ou mesmo processos, que, para a implementação de um SGE ser bem sucedida ela, além de envolver uma mudança tecnológica, exigirá grandes mudanças nos processos de negócios. Essa mudança das atividades da organização é ainda mais difícil e importante (DAVENPORT, 2002).
20 19 O mesmo autor (DAVENPORT, 2002), ainda coloca outras críticas aos ERP s como sistemas de gestão empresarial: a) Inflexibilidade. É muito complexo e difícil adaptar-se um SGE a um negócio, tanto na primeira implementação, quanto em migrações ou mesmo mudanças de versão. Essa inflexibilidade se reflete na organização, que tem dificuldades de mudar sua forma de trabalho por ficar amarrada às regras do ERP. Em virtude disto, muitas empresas acabam trabalhando de forma contrária a seus propósitos; b) Prolongados períodos de implementação. Um projeto de implementação de um SGE costuma levar de três a cinco anos. Em alguns casos até um prazo de cerca de oito anos seria visto com otimismo. Tais prazos são demasiadamente longos e praticamente insustentáveis para a dinamicidade dos dias de hoje; c) Organizações excessivamente hierarquizadas. A realidade atual, onde cada vez mais se busca a autonomia de pessoas e processos e a delegação de poderes, é incompatível com a filosofia normalmente ultrapassada dos SGE s, os quais ainda baseiam-se em perspectivas ultrapassadas de monitorização e controle das informações. Mas estas são apenas algumas poucas críticas sustentadas aos SGE s pelo autor. O próprio Davenport (2002) ainda faz menção de vários benefícios em sua obra. a) Redução do tempo do ciclo. Reduções no tempo de processamento de pedidos, da efetivação dos pagamentos, etc; b) Informações mais rápidas sobre as transações. Informações de custos de matérias primas, produtos ou mesmo custo de produção, verificação de crédito de clientes, atingimento de metas por representações, etc; c) Melhoria na gerência financeira. Com informações mais precisas e mais rápidas, torna-se mais fácil, por exemplo, gerenciar o fluxo de caixa, colher informações sobre depreciações, amortizações, financiamentos, etc;
21 20 d) Abertura de caminho para o comércio eletrônico. Com a integração dos sistemas e das informações torna-se viável a criação de sistemas de business-to-business B2B, business to consumer B2C, etc; e) Conversão do conhecimento tático sobre o processo em conhecimento explícito. A implementação de um sistema não só é uma forma de documentar os processos e regras de negócio como também força a organização a refletir sobre as mesmas. Abbad (2002), ao citar Davenport, coloca ainda outros benefícios: Destacam-se como benefícios: Redução da documentação em papel, por facilitar pesquisa e recuperação de dados em tela; Informações melhores e mais precisas em tempo real; Melhor controle de custos; Melhor controle e maior produtividade da contabilidade; Maior eficiência no uso dos recursos; Melhor monitoração do mercado e a conseqüente adaptação; Identificação e solução de problemas mais eficientes, portanto melhoria nos processos; Geração do conceito de cadeia logística; Completa integração de sistemas não somente entre departamentos, mas também entre empresas sob a mesma administração; Eliminação dos problemas mais comuns nas organizações, tais como falta de materiais, controle de inventário, entrega rápida de produtos e serviços, gestão do fluxo de caixa, etc; Provê conhecimento especializado através das boas práticas de negócios; Fornece uma oportunidade de continuamente melhorar e refinar os processos de uma organização; Permite a automática introdução de sofisticadas tecnologias da informação, tais como comércio eletrônico, comunidade eletrônica de dados, transferência eletrônica de fundos, etc; Provê ferramentas avançadas para o processo de decisão, destacando-se sistema de apoio à decisão, data mining, sistemas de informações para executivos, etc. 4.3 DIFERENCIAIS COMPETITIVOS NO MERCADO DE MEDICAMENTOS Boar (2002) coloca que qualquer vantagem competitiva pode ser classificada entre seis categorias genéricas, a saber:
22 21 a) vantagem no custo; b) vantagem na diferenciação; c) vantagem no foco de atuação; d) vantagem na execução dos processos; e) vantagem no conhecimento; f) vantagem na maneabilidade, que permite rápida adaptação a mudanças. Segundo o mesmo autor, tais vantagens poderiam ainda ser de quatro tipos: vantagem competitiva sustentável, vantagem competitiva temporária, desvantagem competitiva ou paridade competitiva. O Brien (2001) traz também algumas estratégias que poderiam ser adotadas com o uso de ERP s para se gerar vantagem competitiva. a) Estratégia de custo. Utilizar-se da automação, da agilidade e das informações mais precisas fornecidas pelos ERP s para reduzir os custos da organização; b) Estratégia de diferenciação. Criar mecanismos de diferenciação dos produtos e serviços oferecidos aos clientes, como por exemplo reduzir o tempo de resposta a solicitações dos clientes através das informações e da maior agilidade dos procedimentos proporcionada pelos ERP s; c) Estratégia de inovação. Utilizar-se dos SI s e seus componentes para criar novas maneiras de produzir e oferecer soluções aos clientes, seja pelo uso da internet, por automação de rotinas, etc. Espera-se que tais diferenciais competitivos citados possam corresponder a diferenciais também para o mercado de medicamentos. Porém isto ficará mais claro conforme o decorrer do estudo de caso da organização pesquisada.
23 CONSTRUINDO UM ERP A forma de construção do ERP é de suma importância para seu ideal funcionamento. Devido a grande necessidade de integração de seus componentes e unificação dos dados por eles gerados e utilizados, é preciso construí-lo e estruturalo tendo em vista todas as necessidades da organização. Não se pode prejudicar o que for mais importante e estratégico para a empresa, porém não se deve deixar em segundo plano o que, num primeiro momento, não parecer fundamental. Primeiramente, para ter-se em vista todas as etapas envolvidas durante a construção e manutenção de um sistema integrado, tendo-se ainda em vista que devido à dinamicidade do mercado e das empresas, um sistema nunca para de ser adaptado, customizado, e portanto, parcialmente re-implantado, se fará valer de uma estrutura de projeto de implantação de um sistema, a qual foi obtida junto a um curso de projetos:
24 23 Estrutura Analítica de um Projeto de Sistemas Estrutura Analítica de Um Projeto (EAP) de Implantação de um ERP Gerência do Projeto Plano do Escopo Plano do Tempo Plano de Custos Plano da Qualidade Plano de Riscos Plano da Comunicação Plano de RH Análise de Requisitos Necessidades do negócio Documentação dos processos Identificar estruturas Especificar volumes de transações Auditoria, controles e segurança Adequações Análise de gap's Análise do hardware Estrutura de rede Estrutura de comunicação Parametrização Revisão e otimização dos processos Figura 3 Estrutura analítica de projeto de software Projeto e construção dos módulos Projeto da customização Construção da customização Teste da customização Integração da customização Conversão de dados Análise de objetos Migração dos objetos Interfaces com demais sistemas Validação De requisitos De performance Treinamento Material Ambiente Usuários Material Ambiente Documentação Administração do sistema Referência do usuário Referência técnica Produção Piloto Carga Teste paralelo Stress Avaliação Implantação Carga Acesso Início Armazenamento Administradores Acompanhamento Avaliação Aprovação Fonte: extraído do curso GERÊNCIA DE PROJETOS DE SOFTWARE (2005)
25 24 Faz-se necessário, também, ter em vista todos os processos e rotinas envolvidos num sistema de gestão integrado, antes mesmo de começar a estruturálo, o que nem sempre é possível. Ou mesmo mais tarde, e de tempos em tempos, devido às mudanças as quais a organização possa ter passado, avaliar seu nível de abrangência, utilização, e de adequação com a realidade e com os negócios da empresa. Para começar tais definições, se iniciará pelo detalhamento dos módulos mais usuais e comuns nos quais se dividem um sistema de gestão integrado. Em Haberkorn (1999) encontra-se os principais módulos de um ERP segundo suas funcionalidades: a) compras; b) faturamento; c) estoque; d) custos; e) planejamento e controle da produção; f) financeiro; g) contabilidade; h) livros fiscais; i) ativo fixo; j) folha de pagamento. E para detalhar ainda melhor as funcionalidades que um sistema integrado de gestão deva atender poderá se fazer valer das definições da GBP Global Best Practices, mapeados pela Arthur Andersen, com o apoio de outras universidades, e citados, na íntegra, na obra de Abbad (2002). Acredita-se que, por tais definições serem o resultado da aplicação em diversas empresas, possam ser úteis para delinear-se os processos básicos do corpo operacional que deverão ser contemplados pelo ERP. Resta, ainda, definir que outros processos deverão ser contemplados, em nível gerencial e estratégico. E quais dos processos especificados pela GBP não