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Moisés Varejão Esteves
2 Onde? São Paulo Feira REVESTIR - Transamérica Expo Center Quando? 09 a 12 de março de 2010 Quem? Foram convidados dois grupos de compradores internacionais, um grupo de jornalistas e um grupo de formadores. Compradores Grupo 1: compradores internacionais indicados pelas empresas de revestimentos cerâmicos participantes da ação. Compradores Grupo 2: lojistas, distribuidores, arquitetos e revendas de material de construção americanos que ainda não tinham relações comerciais com o Brasil. Jornalistas: das principais revistas internacionais especializadas no setor. Formadores de opinião: Arquitetos, Engenheiros, Representantes de Grandes redes de revenda de material de construção. Como? Utilização de ambiente da feira, propício à apresentação dos produtos cerâmicos e realização de negócios.
3 Pontos Chave da Ação Gestão A gestão é realizada integral e diretamente pela ANFACER. Seleção dos convidados As empresas do setor tem intensa participação na indicação e seleção dos convidados. Estrutura para promoção de negócios O ambiente da Feira REVESTIR Feira Internacional de Revestimentos é o ambiente propício para apresentação de produtos e realização de negócios. Os convidados conseguem, em quatro dias de evento, conhecer mais fabricantes, linhas de produtos e representantes comerciais do que seria possível com visitas pontuais às unidades fabris
4 Grandes Etapas do Projeto 1. Planejamento 2. Desenvolvimento 3. Avaliação
5 1. Planejamento O planejamento da ação inclui três etapas essenciais: 1.1.Indicação de compradores 1.2.Envio de convite aos compradores 1.3.Identificar e contratar fornecedores operacionais 1.4.Organizar estrutura do evento 1.5.Agendamento de reuniões e coletivas de imprensa 1.6.Visita à fábricas
6 1. Planejamento 1.1. Indicação de compradores: ANFACER divulga o projeto a todos os participantes do PSI e solicita indicações de compradores potenciais e formadores de opinião. Os compradores indicados não podem ter participado de nenhuma das versões anteriores do projeto. Paralelamente contratou-se um consultor americano para nos indicar 50 nomes de arquitetos, distribuidores e revendedoras que ainda não importassem revestimentos cerâmicos do Brasil, mas que compram volumes significativos de nossos principais concorrentes. São retiradas as duplicidades e a lista completa circula novamente entre as empresas para que elas indiquem à ANFACER quais dessas empresas tem algum irregularidade com alguma empresa do setor (inadimplência, decretou falência, etc.)
7 1. Planejamento 1.2. Envio de convite aos compradores: Com a lista de compradores aprovada, cada empresa participante envia diretamente um convite ao seu comprador indicado. Esse comprador deve dar um aceite de participação à empresa. Com o aceite do comprador a ANFACER envia um convite formal, com dados do projeto e agenda (despesas custeadas pela ANFACER/APEX, dia de chegada, dia de saída, contato da agência de logísitca) e solicita preenchimento do formulário de participação. Quando recebe o formulário de participação A ANFACER o repassa à agência de logística, que já poderá entrar em contato com o convidado para providenciar sua viagem.
8 1. Planejamento 1.3. Identificar e contratar fornecedores operacionais: Logística: A ANFACER contrata uma agência brasileira especializada em receptivo de convidados internacionais. Essa agência é responsável por reservar tranfers in e out, passagem aérea e hospedagem para cada convidado, bem como prestar assistência para solicitação de visto, quando necessário. Relações Públicas: A ANFACER contrata uma agência de assessoria de imprensa e relações públicas que inicia os contatos com os jornalistas assim que eles são convidados e os acompanha durante toda a realização do evento.
9 1. Planejamento 1.4. Organizar estrutura do evento: Sala para Compradores: A ANFACER organiza um ambiente para utilização dos compradores internacionais. Isto inclui, aluguel de espaço, montagem de estande, decoração, coffee-break, intérpretes e recepcionistas, segurança, aluguel de computadores, impressoras e linha telefônica. Sala de Imprensa: A ANFACER organiza um ambiente para utilização dos jornalistas convidados. Isto inclui, aluguel de espaço, montagem de estande, decoração, coffee-break, intérpretes e recepcionistas, segurança, aluguel de computadores, impressoras e linha telefônica.
10 1. Planejamento 1.5. Agendamento de reuniões e coletivas de imprensa: A Agenda de reuniões é organizada diretamente pela ANFACER, previamente ao embarque do convidado. São agendadas reuniões de 30 minutos entre todos os convidados estrangeiros e todos as empresas participantes do PSI interessadas. Deixamos dois períodos de 2 horas livres para que os convidados possam encontrar-se novamente com aquelas empresas que mais lhe interessaram, caso os 30 minutos padrão não tenham sido suficientes. Para os jornalistas são agendados contatos com a assessoria de imprensa das empresas participantes.
11 1. Planejamento 1.6. Visitas à fábricas: Devem ser solicitadas previamente ao embarque do convidado ao Brasil Os convidados podem manifestar interesse em visitar alguma fábrica de seu interesse. Caso isso ocorra, essas visitas acontecem durante o último dia do evento (sextafeira). A empresa a ser visitda se responsabiliza a buscar o convidado no hotel, levá-lo até sua fábrica, apresentar suas instalações e trazer o convidado de volta a São paulo.
12 2. Desenvolvimento 2.1 Preparando a Chegada dos Convidados 2.2 A Chegada dos Convidados 2.3 KIT Boas-Bindas 2.4 Realização do evento 2.5 Retorno dos Convidados 2.6 Catálogo de participantes
13 2. Desenvolvimento 2.1. Preparando a Chegada dos Convidados: Antes de seu embarque cada convidado recebe: Voucher do hotel E-ticket Instruções para localizar o transfer no aeroporto. Combinamos com os convidados e com a agência de logística que o voucher para entrada no transfer é o canhoto do bilhete aéreo. Isto obriga todos os convidados a entregar a documentação que necessitamos para comprovação APEX já quando chegam em São Paulo. Contatos da equipe da ANFACER para qualquer emergência Agenda completa do evento Agenda de reuniões personalizada
14 2. Desenvolvimento 2.2. A Chegada dos Convidados: Todos os convidados devem idealmente chegar no mesmo dia, no dia anterior ao início do evento. A agência de viagens contratada é responsável por realizar o transfer de cada convidado. Todos os convidados ficam hospedados no mesmo hotel. Uma pessoa da equipe de logística está no hotel permanentemente para recepcionar e agilizar o check-in de cada convidado.
15 2. Desenvolvimento 2.3. KIT Boas-Bindas: Ao chegar ao hotel cada convidado recebe um kit de boasvindas contendo: Mapa da cidade de São Paulo Sedido pela SPTURIS Folheto do programa FIQUE MAIS UM DIA da SPTURIS Livreto de bolso com sugestões de entretenimento na cidade, elaborado pela própria ANFACER Um par de Havaianas, já na numeração do participante (o número do calçado é uma das informações requeridas no formulário de inscrição) Convite para a feira REVESTIR 2011 Catálogo oficial da feira REVESTIR 2010 Publicação da APEX-BRASIL denominada THE BEST OF BRASIL sedida pela APEX-BRASIL Sacola promocional da cidade de SÃO PAULO sedida pela SPTURIS Portifólio Institucional do setor cerâmico brasileiro Cartão de boas-vindas assinado pela ANFACER
16 Ao final do primeiro dia de trabalhos é oferecido um jantar de confraternização, usualmente numa churrascaria perto do evento. 2. Desenvolvimento 2.4. Realização do evento: Os convidados se deslocam em transfer exclusivo para o evento Realiza-se uma palestra de boas-vindas breve, para apresentar ANFACER, APEX-Brasil e equipe operacional do evento Após a reunião iniciam-se os encontros de negócios, que durarão o dia inteiro. São contratadas intérpretes e recepcionistas para facilitar os enconstros
17 2. Desenvolvimento 2.4. Realização do evento: São realizadas rodadas de negócios também no segundo e terceiro dia de eventos. No último dia de evento há visitas às fábricas para aqueles que manifestaram interesse. Para os convidados que não irão visitar fábricas a ANFACER disponibiliza um city-tour de meio período pela cidade de São Paulo.
18 2. Desenvolvimento 2.5. Retorno dos Convidados: A partir do quarto e último dia de evento os convidados começam a retornar para seus países de origem Durante o check-out solicitamos a todos os participantes de respondam uma breve pesquisa de satisfação Durante toda a realização do evento uma pessoa da equipe mantem-se de plantão na recepção do hotel para auxiliar os convidados no que for necessário (check-in online, indicação de restaurante, ligação internacional, acesso à internet, etc.)
19 2. Desenvolvimento 2.6. Catálogo de participantes: Ao entrar no carro para o transfer-out o convidado recebe um livreto/catálogo de todos os participantes da ação. Com foto do delegado (inclusive dele) informações de contato e do negócio da empresa convidada. Esse catálogo é também distribuído a todas as empresas participantes do PSI.
20 3. Avaliação Após o evento solicitamos a todas as empresas de cerâmica participantes que respondam uma avaliação. Duas semanas após o evento temos a compilação das avaliações dos convidados e das empresas brasileiras e já re-planejamos a ação do próximo ano com base nesse feedback.