Pesquisa ILP 2016 - Gestão de ILP - Primeira Parte - Pris
Pesquisa ILP 2016 – Gestão de ILP – Primeira Parte
Nós já vimos a dificuldade que as empresas possuem em todo processo de gestão dos Planos de ILP, já que essa é uma atividade que combina conhecimento de diversas áreas do conhecimento. Por conta disso, é recorrente que o processo de gestão e contabilização dos Incentivos de Longo Prazo seja feito por várias áreas, como Gestão de Pessoas, Financeiro, Contabilidade, Jurídico, Relação com Investidores, entre outras.
Geralmente nós vemos 5 desafios comuns às empresas:
Comunicação com os beneficiários;
Controle e sigilo das informações dos contratos;
Gestão processual de contratos e documentos;
Contabilização dos Planos;
Divulgação de informações ao mercado.
Dentro desse contexto, as principais atividades desenvolvidas pela equipe responsável pelo ILP são:
Elaboração de novos contratos de Incentivos de Longo Prazo;
Acompanhamento dos prazos de carência e expiração dos lotes dos contratos;
Atualização da situação dos ILPs outorgados;
Atendimento a beneficiários (divulgação das informações sobre o Plano de ILP);
Formalização / efetivação do resgate do ILP (via Folha de Pagamento ou através da transferência das ações);
Cálculo do valor justo (fair value) de opções (stock Options) para fins de contabilização;
Apropriação dos valores a serem contabilizados dos planos de ILP ao longo do período de vesting;
Preenchimento de documentos para CVM (ITR, DFP e Formulário de Referência).
Na pesquisa, nós levantamos as áreas que comumente participam dessas atividades gerenciais. De forma geral, vemos que a área de Gestão de Pessoas tem forte participação na gestão dos planos, mesmo em atividades que, a priori, não estão relacionadas à sua área de conhecimento (por exemplo, cálculo do valor justo das outorgas).
Há também casos em que a área de Gestão de Pessoas não é a responsável pela gestão do Plano de ILP. Nesses casos, o principal canal do ILP passa a ser Jurídico, o Financeiro ou a área de Relação com Investidores.
A abordagem predominante de gestão ainda é por meio de Planilhas Excel: 56% dos respondentes ainda seguem essa forma. No entanto, é cada vez mais comum a contratação de softwares especializados (como o Options Report) ou mesmo a terceirização da gestão do Plano. A figura abaixo apresenta um panorama das formas de gestão:
Elaboração de novos Contratos de ILP
Segundo as empresas que deixaram de fazer a gestão por meio de planilhas eletrônicas, as principais causas de alterar a abordagem é a alta carga de trabalho manual na gestão, a dificuldade de compartilhar informações com os beneficiários e outras áreas envolvidas na gestão, e a grande chance de erros preenchimento das planilhas.
Independente da ferramenta utilizada, diversas áreas funcionais das empresas são sempre envolvidas no processo de gestão de ILP. Inclusive, é comum que mais de uma área seja acionada simultaneamente na execução de uma atividade.
A Elaboração dos contratos das outorgas dos beneficiários, por exemplo, é normalmente feita a quatro mãos entre a área de gestão de pessoas e o jurídico. Em companhias em que o principal gestor do ILP não é a área de gestão de pessoas, outras áreas são envolvidas.
Convite dos beneficiários para a participação nas outorgas de ILP
(incluindo convite para o matching)
Já o convite dos participantes para a participação no ILP costuma ser feita pela área de Gestão de Pessoas, em alguns casos com o apoio de outras áreas. Além da explicação das regras aos beneficiários, esse processo acaba sendo um pouco mais complexo nas situações em que existe a lógica de matching (contrapartida). Nesses casos, é necessário convidar cada participante, verificar o interesse em realizar o investimento para participar do Plano de Incentivo de Longo Prazo, e em caso positivo, operacionalizar o processo de investimento para a entrada no Plano.
Como é feito o convite para a participação no ILP
Nesse aspecto é interessante mencionar como as empresas têm feito o convite para que seus beneficiários participem do Plano de ILP. As mais variadas abordagens têm sido utilizadas, desde o agendamento de um jantar, até a utilização de ferramentas eletrônicas. Ainda assim, o convite em papel continua sendo o mais comum entre as empresas.
O tópico de Gestão de ILP foi dividido em duas partes. Daremos seguimento neste assunto no próximo post.
Este artigo é uma continuação do artigo: Pesquisa ILP 2016 – Gestão de Incentivos de Longo Prazo no Brasil.