5 Dicas no uso de e-mails em uma associação comercial
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Atualmente, existem diversos meios de comunicação da era digital utilizados pelas associações comerciais, seja para divulgar produtos e serviços oferecidos, assim como para prospectar novos associados. Dentre esses meios, destacam-se as redes sociais Facebook e o mensageiro WhatsApp. Pelo menos uma dessas ferramentas são utilizadas pela maioria das associações para promover a sua entidade. Tais ferramentas são reconhecidas como uma alavanca para a comunicação no mundo moderno. Os e-mails não podem ficar fora deste mérito. Mesmo sendo vistos como uma ferramenta "antiga" em comparação com as demais opções citadas, os provedores de e-mails são cruciais para a execução de atividades do dia-a-dia dentro das associações.
Presto serviço desde 2010 em associações comerciais e cdl's. Dessa época até os dias atuais, tenho acompanhado a grande evolução no que diz respeito à utilização dos e-mails dentro das entidades. O Outlook é a ferramenta padrão utilizada pelas associações comerciais para o envio e recebimento de e-mails. Na verdade, é o programa predileto utilizado dentro de qualquer ambiente corporativo em geral. Pode-se afirmar que quanto maior o número de colaboradores dentro de um entidade, maior será o número de computadores necessários para atender a todos os setores e, consequentemente, mais contas de e-mails serão utilizadas. Neste caso, é importante frisar que um cuidado especial deve ser tomado, no intuito de assegurar que todo o sistema mantenha-se funcionando de forma adequada.
Confira abaixo algumas dicas e cuidados que devemos levar em consideração em relação ao uso dos e-mails dentro de uma associação comercial.
1 – Não abra e-mails de fontes desconhecidas
Evite abrir e-mails de fontes desconhecidas ou duvidosas. Muitas vezes, o usuário é curioso e tende a clicar nos links das mensagens recebidas para verificar o conteúdo que está ali por trás. Isso pode acarretar problemas de grande proporção, como por exemplo, ser infectado por um vírus, comprometendo todo o funcionamento do computador.
2 – Evite enviar e-mails em massa usando seu provedor
Se a sua associação comercial possui um número significativo de associados, provavelmente faz uso diário dos e-mails. Neste caso, é preciso avaliar se o envio em massa não está prejudicando a imagem e integridade de sua entidade perante ao mundo digital. Isso porque, e-mails enviados em grande quantidade podem ser reconhecidos como spams pelos provedores dos destinatários, sendo enviados automaticamente para a pasta de lixo eletrônico. Esta questão pode ser até resolvida uma vez que o destinatário faz acesso periódico à sua caixa de spam (lixo eletrônico). O problema é ainda mais agravante no momento em que as mensagens enviadas em massa não chegam sequer no destino final, isto é, são bloqueados pelos provedores de e-mails. Isso é indício de que os e-mails estão sendo utilizados além de seu limite suportado. Para isso, sugiro que utilize os serviços de e-mail marketing, que trata-se da ferramenta adequada para fazer o envio em massa.
3 – Faça backup de seus e-mails constantemente
A partir do momento que uma associação comercial utiliza o programa Outlook para o uso dos e-mails, pode-se tornar necessário realizar um backup periódico de cada uma das contas de email. Isso se deve ao fato do Outlook fazer o download dos e-mails para o computador no qual está configurado e não manter uma cópia das mensagens no provedor. Para esta situação, é importante o backup contínuo, evitando eventuais problemas que podem aparecer no computador.
4 – Utilize cópia oculta para envio de mensagem para mais de uma pessoa
Quando sua entidade for encaminhar um e-mail para seus associados, certifique-se de que está fazendo uso do recurso cópia oculta, com o objetivo de evitar que os seus destinatários enxerguem uns aos outros.
5 – Evite encaminhar anexos pesados por e-mail
O envio de arquivos grandes por e-mail podem causar dor de cabeça, tanto para quem envia como para quem recebe. Muitos provedores não permitem o envio de arquivos pesados, ou até mesmo bloqueiam o recebimento de tais arquivos. Neste caso, o ideal é utilizar um serviço gratuito de envio de arquivos, como o Send Space
Siga as dicas acima e garanta o funcionamento adequado e seguro da ferramenta e-mail em sua associação comercial.