CGJ/SP publica provimento sobre tratamento e proteção de dados pessoais pelos responsáveis dos cartórios - 14/09/2020 - ARPEN-SP
CGJ/SP publica provimento sobre tratamento e proteção de dados pessoais pelos responsáveis dos cartórios
Processo n.º 2019/109323 – Dicoge 5.1
(Parecer n.º 377/2020-E)
SERVIÇOS EXTRAJUDICAIS DE NOTAS E DE REGISTRO – LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018 (LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS – LGPD) – Edição de Provimento regulamentando a atuação dos responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro do Estado de São Paulo.
1. Trata-se de procedimento instaurado para o acompanhamento das medidas promovidas pelo Grupo de Estudos constituído pela Corregedoria Geral da Justiça e pela Escola Paulista da Magistratura em razão da edição da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD).
Foram solicitadas as manifestações do Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil – Seção São Paulo, da Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo – ARISP, do Instituto de Registro de Imóveis do Brasil – IRIB, da Associação dos Notários e Registradores do Estado de São Paulo – ANOREG/SP, da Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo – ARPEN/SP, e do Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo.
2. Com a edição da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD), foi constituído pelos Excelentíssimos Desembargadores Corregedor Geral da Justiça e Diretor da Escola Paulista da Magistratura grupo conjunto de estudos, integrado por magistrados e servidores, visando a oportuna apresentação de sugestões para a regulamentação da matéria em seus diversos campos de aplicação.
Os trabalhos desenvolvidos pelo grupo conjunto de estudos abrangeram a realização de reuniões em que foram analisados aspectos teóricos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD e da sua aplicação nas atividades da Corregedoria Geral da Justiça e do Tribunal de Justiça.
Posteriormente, pela Portaria nº 9.885/2020, a Egrégia Presidência constituiu Comitê Gestor de Proteção de Dados – CGPD, também integrado por magistrados e servidores, dedicado à elaboração e proposição de medidas para que as atividades do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo sejam desenvolvidas em consonância com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD.
A par dessas atividades, os magistrados e servidores que representam a Corregedoria Geral da Justiça no Comitê Gestor de Proteção de Dados – CGPD, nomeados por indicação de Vossa Excelência, promoveram estudos e atividades específicas para a apresentação de propostas visando a aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD nas atividades da Corregedoria Geral da Justiça.
O referido Comitê é integrado, por indicação do Corregedor Geral da Justiça, pelo Excelentíssimo Desembargador Rubens Rihl Pires Correa que atuou de forma a organizar e orientar as atividades desenvolvidas pelos Senhores Servidores e pelos Juízes Assessores da Corregedoria, transmitindo valorosos ensinamentos teóricos decorrentes de seus estudos sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD e à adoção de medidas concretas para a aplicação da Lei que terá vigência próxima.
Por sua vez, a Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo – ARISP (fl. 166/169), o Instituto de Registro de Imóveis do Brasil – IRIB (fl. 203/280), a Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo – ARPEN/SP (fl. 195/197) e o Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo (fls. 175/189), que são entidades representativas dos senhores notários e registradores do Estado de São Paulo, apresentaram manifestações que foram instruídas com aprofundados estudos teóricos e propostas de normatização.
Essas atividades e manifestações subsidiaram a elaboração de Provimento, ora submetido à elevada análise de Vossa Excelência, para regulamentar as atividades dos responsáveis pelas unidades de notas e de registro do Estado de São Paulo na prestação do serviço público delegado.
3. A minuta de provimento que acompanha este parecer contém normas gerais que se destinam a orientar a atuação dos responsáveis pelas delegações de notas e de registro na aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Para essa finalidade, foi adotada, sempre que possível, a estrutura da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD.
Além disso, optou-se por reproduzir parte dos dispositivos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, com acréscimos de normas sobre a as medidas concretas que deverão ser adotadas pelos senhores responsáveis pela prestação dos serviços extrajudiciais de notas e de registro.
Desse modo, o provimento inicia dispondo que os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro deverão observar, no tratamento dos dados pessoais, os objetivos, fundamentos e princípios previstos nos arts. 1º, 2º e 6º da Lei nº 13.709/2018, em todas as operações de tratamento que realizarem (itens 127 e 128).
A seguir, o provimento esclarece que os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais, na qualidade de titulares, interventores ou interinos, são considerados controladores e, portanto, responsáveis pelas decisões referentes ao tratamento dos dados pessoais.
Além disso, o provimento define as diferentes formas de tratamento que serão dadas aos atos inerentes ao exercício dos ofícios extrajudiciais de notas e de registro e aos atos decorrentes do gerenciamento administrativo e financeiro das delegações exercidas por particulares mediante outorga pelo Poder Público.
Essa distinção foi adotada porque os serviços extrajudiciais de notas e de registro, embora exercidos em caráter privado, recebem o tratamento dispensado às pessoas jurídicas de direito público pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, mas o gerenciamento administrativo e financeiro é responsabilidade, inclusive quanto ao custeio, dos titulares das delegações.
E a equiparação às pessoas jurídicas de direito público, quanto aos atos inerentes ao exercício dos ofícios extrajudiciais de notas e de registro, produz efeitos específicos, como a dispensa do consentimento do titular dos dados pessoais para as práticas dos atos típicos de notas e de registro.
Além disso, foi considerado que para a prestação do serviço público delegado os notários e registradores contam com prepostos, membros dos seus quadros de funcionários, e com prestadores de serviços terceirizados que podem atuar em funções de tratamento de dados, em especial no que se refere aos prestadores dos serviços de informática.
Foram previstos, ainda, requisitos mínimos a serem observados no controle do fluxo de dados pessoais, desde a sua coleta até o eventual compartilhamento, com previsão para que sejam adotadas medidas de segurança, técnicas e administrativas, que permitam a proteção dos dados contra acessos não autorizados, situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.
A observação desses requisitos de controle, ademais, contribuirá para a elaboração de relatórios de impacto e para a minoração de eventuais danos decorrentes de acessos ou comunicações não autorizadas.
Por seu turno, em razão dos diferentes rendimentos e estruturas das unidades dos serviços extrajudiciais, foi prevista a possibilidade de nomeação de encarregado não integrante do quadro de prepostos da serventia, com remuneração promovida, ou subsidiada, pelas entidades representativas de classe, podendo o encarregado atuar em mais de uma delegação.
O fornecimento de informações e a expedição de certidões foram tratados em conformidade com o fundamento legal utilizado pelo autor da solicitação, com esclarecimento sobre os efeitos das informações prestadas aos titulares dos dados com fundamento na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD.
Também foram diferenciados os procedimentos de correção dos dados pessoais solicitados por força da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGDP dos procedimentos de retificação de registros e atos notariais regulamentados em legislação específica.
Foi prevista, em complementação, a obrigação dos responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais e de registro comunicarem ao Juiz Corregedor Permanente e à Corregedoria Geral da Justiça os incidentes envolvendo dados pessoais e as medidas adotadas para a apuração das suas causas, a minoração dos seus efeitos e o controle de novos acessos.
Cuidou-se, mais, de autorizar o atendimento de requisitos destinados a conferir maior segurança para as informações e certidões solicitadas por meio eletrônico, das restritas aos conteúdos de índices e indicadores formados com dados pessoais, e das solicitadas em bloco, para reduzir o risco de uso contrário aos objetivos e princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD.
Foram regulamentados aspectos do compartilhamento de dados com as Centrais de Serviços Eletrônicos Compartilhados que, apesar de previsões legais e normativas que possibilitam, em hipóteses específicas, o acesso a dados pessoais mediante compartilhamento, não são equiparadas a pessoas jurídicas de direito público para efeito de sujeição à Lei Geral de Dados Pessoais – LGPD.
Contudo, diante dos compartilhamentos previstos em normas específicas, como a legislação sobre o SREI e a ONR, os decretos regulamentadores do SIRC e do SINTER, e as normas da Corregedoria Nacional de Justiça e da Corregedoria Geral da Justiça, foi previsto que as Centrais de Serviços Eletrônicos Compartilhados deverão comunicar os incidentes de segurança com dados pessoais, em 24 horas contados do seu conhecimento, aos responsáveis pelas delegações de notas e de registro de que os receberam e à Corregedoria Geral da Justiça, com esclarecimento quanto aos planos de resposta.
4. Por fim, esclarecemos que as normas relativas à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD serão objeto de constante atualização e aperfeiçoamento, para adequação às novas diretrizes definidas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD e às demais interpretações que prevalecerem para a sua aplicação. Desse modo, e por não ser possível estabelecer de forma taxativa as hipóteses em que a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD repercutirá na atuação dos senhores notários e registradores, a edição de eventuais normas direcionadas às diferentes especialidades dos serviços extrajudiciais será objeto de estudos a serem oportunamente realizados.
5. Com essas considerações, apresentamos à elevada consideração de Vossa Excelência a anexa minuta de Provimento.
Em 3 de setembro de 2020, conclusos ao Excelentíssimo Senhor Desembargador RICARDO ANAFE, DD. Corregedor Geral da Justiça do Estado de São Paulo.
Aprovo o parecer dos MM. Juízes Assessores da Corregedoria, por seus fundamentos que adoto, e edito o anexo Provimento que deverá ser publicado no DJe em três dias alternados, junto com o parecer e esta decisão.
Expeça-se comunicado no Portal do Extrajudicial.
Oficie-se às entidades representativas de classe dos senhores notários e registradores, com cópia do provimento e com agradecimento pelas manifestações apresentadas durante os estudos para a elaboração da norma.
Por fim, oficie-se ao Excelentíssimo Desembargador Rubens Rihl Pires Correa, que integra o Comitê Gestor de Proteção de Dados – CGPD, com agradecimento pela importante contribuição nos estudos voltados à adoção de medidas, pela Corregedoria Geral da Justiça, para a atuação em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD.
Processo n.º 2019/109323 – Dicoge 5.1 – Ð�νάφη
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