Por que fazer: Gerir as compras de seu negócio é um fator estratégico que se deve pensar em envolver todos os departamentos da empresa. A ideia geral é aperfeiçoar os recursos existentes com o objetivo de gerar lucratividade para sua empresa. Quem trabalha com estoque ou almoxarifado precisa ter, de forma fácil, uma maneira de visualizar todas as compras realizadas – tanto por produtos quanto por fornecedores.
Como fazer: Nesse sentido, é preciso encontrar o balanço adequado entre fornecedores, clientes, valor de custo e entrega dos produtos.
Confira os 10 passos essenciais para organizar a gestão de compras e fazer bons negócios!
Estabelecer objetivos.
Precisamos primeiramente planejar os objetivos do modelo de gestão da sua empresa. Alinhar SEMPRE com a estratégia principal de sua Empresa. Muito importante reunir os diferentes setores para estabelecer uma meta viável e realista.
Monitorar produtos.
O controle rigoroso dos dados de sua empresa é uma ferramenta eficaz para monitorar os produtos que precisam ser adquiridos para manter seu negócio ativo. Um bom sistema de estoque deve conter informações de todos os produtos necessários, assim como estoque mínimo e Maximo, giro de produtos, analise de vendas para provisionar a compra, históricos de compras anteriores, Curva ABC, controle de ordens de compras efetuadas. Essas informações são o ponto de equilíbrio da gestão eficiente.
Manter uma lista atualizada de fornecedores confiáveis que podem entregar materiais de qualidade com preços acessíveis e bons prazos de entrega. Um cadastro completo, como o que mostramos abaixo, é uma boa forma de fazer isso.
Esse Relatório deve conter o nome da empresa, o seguimento que ela fornece para você, dados específicos (telefone, endereço, contato e email).
Quanto mais detalhado os seguimentos e sub-seguimentos mais assertivo será sua listagem de fornecedores, assim filtrando os melhores fornecedores a responder suas cotações.
Bom relacionamento com fornecedores.
O relacionamento com os fornecedores é uma importante etapa do processo de gestão. Em alguns casos, o ideal é ter múltiplas fontes de fornecedores. Em outros, o ideal é manter um fornecedor em contrato de exclusividade. Sempre tenha um plano B, caso ocorra alguma ocorrência para o não cumprimento da ordem de compra.
Negociação de compras.
A parte da negociação é fundamental na hora de gerir as compras (e as contas) da empresa. É preciso sempre buscar orçamentos mais acessíveis sem, é claro, prejudicar a qualidade final do produto. Procure sempre renegociar com os fornecedores, é quase geral o fornecedor ter sempre uma margem para renegociar. Veja na imagem abaixo a ferramenta automatizada de renegociação.
O objetivo da gestão do estoque é encontrar a solução para a máxima disponibilidade do produto com menor estoque possível. É preciso ter em vista que o estoque parado significa que seu dinheiro também está parado. Assim, é preciso encontrar uma forma de manter o estoque de forma inteligente.
Manter estoque de segurança.
O estoque é um item fundamental no jogo de gestão de compras. É preciso manter o estoque de segurança, conhecimento como estoque mínimo e Maximo, para melhorar o nível do serviço prestado, agir como proteção contra qualquer rebuliço no mercado e proteger você e seus clientes de qualquer tipo de incerteza que pode acontecer na demanda dos produtos.
Análise de vendas.
Mantenha sempre os dados bem atualizados de vendas de sua empresa. É preciso conhecer a demanda de seus produtos, os tipos de materiais oferecidos e as matérias primas caso seja indústria, quantos produtos são vendidos e em quanto tempo. Identifique os produtos sazonais, itens de maior venda em determinadas épocas do ano.
Indicadores de Gestão de Compras.
Os indicadores são instrumentos essenciais para a gestão estratégica da empresa, com eles a empresa pode mensurar os resultados e gerir o desempenho quando se tem um planejamento estratégico, os indicadores são fundamentais para o andamento do negócio. Leia mais sobre indicadores de compras aqui.
Na hora de organizar a gestão de compras, não dá para esquecer-se da ferramenta básica de networking com todos os elos da cadeia: fornecedores, empregados e clientes. O bom relacionamento ajuda a aperfeiçoar os negócios e gera pontos positivos para a marca da sua empresa.