6 dicas para não errar no controle financeiro do consultório
Muitos profissionais de odontologia acabam se dedicando apenas ao operacional e se esquecem do controle financeiro da clínica ou consultório. Esse deslize, na verdade, é muito comum e pode gerar atrasos nas contas e salários dos funcionários e até mesmo falta de dinheiro para manter o negócio funcionando.
Mas, seguindo algumas regras simples, é possível evitar esses erros. Confira as 6 dicas que preparei para você tomar as rédeas do controle financeiro do seu negócio!
Unir as contas pessoais com as contas do consultório é um dos erros financeiros mais graves. A dica é manter contas bancárias separadas e evitar pagar suas contas pessoais com o dinheiro do caixa do seu consultório.
Pode parecer uma dica desnecessária, mas o erro de esquecer de registrar alguma coisa no consultório pode acontecer com facilidade. Por isso, é preciso registrar tudo (tudo mesmo). Não apenas o valor cobrado e recebido por um determinado procedimento, como também a que ele se refere. Esse controle ajuda na hora de dar o preço aos serviços e evita que se tenha prejuízos.
Outra dica é: além de controlar os serviços do consultório, também registrar a compra de insumos e outros itens de menor valor, como copos descartáveis, canetas, papel toalha etc.
Providencie um fluxo de caixa
Ter um fluxo de caixa no seu consultório é tarefa obrigatória para saber como andam os recursos e também quando vai entrar e sair dinheiro do caixa. Esse controle serve para manter as contas em equilíbrio e exige o seu acompanhamento regularmente (diário). Existem diversos softwares no mercado com essa função e que, inclusive, auxiliam na construção de cenários de investimentos, como adquirir um novo equipamento (CAD-CAM, Rx-panorâmico etc.) e na previsão de melhores datas para fazer retiradas (afinal ninguém é de ferro, não é mesmo?).
Por mais que haja um controle financeiro adequado, sempre há despesas desnecessárias. A forma ideal de identificar o que pode ou não ser cortado é analisando os processos e infraestrutura do seu consultório.
Geralmente essas despesas desnecessárias estão nas mínimas coisas: em deixar a luz da sala de espera ligada quando se pode aproveitar a iluminação natural ou em desperdiçar copos descartáveis e papel toalha. Analise com cuidado todos os âmbitos e você encontrará algo que pode ser melhorado/economizado.
Um bom software, que ofereça o Demonstrativo de Resultado do Exercício – DRE, por exemplo, apresenta o lucro da sua operação. Com ele, você consegue enxergar quais as despesas são mais críticas e focar em como reduzi-las.
Realmente é muito complicado administrar um consultório e fazer o atendimento de pacientes ao mesmo tempo. No final das contas, o dentista acaba ficando sobrecarregado e algumas tarefas fundamentais acabam sendo deixadas de lado.
A dica é dividir as responsabilidades. Escolha apenas uma delas de cada vez: se for cuidar da administração, feche a sua agenda nesse período ou contrate outro dentista para atender no seu lugar. Nos dias em que se dedicar a atender pacientes, delegue a administração a alguém de sua confiança (gerente, recepcionista). Se preferir apenas atender pacientes, encontre um profissional capacitado para cuidar das finanças. Uma boa opção é contratar um serviço terceirizado de um escritório de contabilidade.
Se você costuma controlar as finanças do seu consultório com anotações e planilhas já deve ter percebido que é bastante complicado, certo? O controle manual não é nada prático, dificulta o acesso às informações e ainda pode conter muitos erros.
A maneira mais simples e segura de registrar e organizar os dados é por meio de softwares . Escolha um que atenda as suas necessidades, fique atento se ele oferece aplicativos, como Fluxo de Caixa, que auxilia na tomada de decisão e que mostre o lucro da sua operação, ou o DRE. Não adianta comprar um sistema só porque é conhecido, se ele deixa a desejar. Antes de fazer a sua escolha, verifique os recursos que ele oferece, especialmente se há um bom suporte do fornecedor.
Gostou das dicas que reuni acima? Espero que cada uma delas possa te ajudar a encontrar a maneira correta de fazer a gestão financeira do seu consultório.