Na circular BACEN 3978 esses procedimentos, assim como a avaliação interna de risco, passam a respeitar novos prazos e carências para alertas e tratamento. O monitoramento e a seleção seguem a Carta Circular 4.001 para procedimentos, como, compatibilidade de patrimônio e movimentação financeira, PEPs e fragmentação de saques.
Caso identifique alguma situação atípica durante o monitoramento, a instituição tem 45 dias para comunicar o time de análises. Os analistas, por sua vez, tem outros 45 dias para dar o devido tratamento. Todas as análises devem ser formalizadas em dossiê – mesmo aquelas que não sejam comunicadas ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) – e realizadas por uma equipe interna, sendo proibida a contratação de terceiros para esse trabalho.
A partir do momento em que se decide comunicar o COAF por situações suspeitas de PLD/FT, o prazo é de um dia útil, contemplado dentro dos 45 dias da análise. As informações devem ser formalizadas em dossiê e seus relatórios, armazenados.
Em relação aos depósitos, aportes ou saques em espécie acima de R$ 50 mil, essas operações devem ser comunicadas em até um dia útil, sem dar ciência aos envolvidos.
O procedimentos de Know Your Employee (KYE), Know Your Partner (KYP) e Know Your Supplier (KYS) devem ser compatíveis com a política que foi definida e com a avaliação interna de risco. Todo o mapeamento da cadeia de colaboradores, parceiros e fornecedores deve ser especificado nos relatórios: relacionados pela compatibilidade com a política; definidos com base na AIR (Análise de Impacto Regulatório); e classificados nas categorias de risco.
Nas relações com instituições financeiras sediadas no exterior, deve-se conhecer os controles relativos a PLD/FT que existem no respectivo país, investigar as informações reputacionais e verificar se existe alguma investigação em andamento — todos esses procedimentos aprovados por governança.
A implementação e a adequação de processos de PLD/FT devem ser asseguradas por mecanismos de acompanhamento e de controle. As métricas devem ser claras (com estruturas adaptadas à nova circular) e estar no relatório entregue ao BACEN.
A avaliação de efetividade, suas políticas e procedimentos, deve ser feita por uma área de controles internos dentro da organização e o relatório, entregue anualmente (até 31 de março) para o comitê de auditoria ou o conselho de administração. Esta avaliação deve analisar procedimentos de KYC, KYE, KYP e KYS, monitoramento, comunicação, governança, política, cultura organizacional e acompanhamento dos apontamentos da auditoria e supervisão das exigências do BACEN.