Em primeiro momento, é necessário compreender como os custos são formados e quais são essenciais, seja por estar ligado diretamente ao produto ou serviço, ou por demais áreas importantes no seu negócio. Dessa forma, a redução de custos deve ser delicadamente analisada obtendo um resultado eficiente, sem alterar a qualidade da organização.
Antes de começarmos de fato a estruturar a redução, precisa-se coletar e analisar os gastos atuais. É importante registrar desde a compra de materiais de escritório até os demais gastos. Esse estudo pode esclarecer alguns gastos que possam ser reduzidos visando o longo prazo, como, por exemplo, uma renegociação com a empresa de telefonia e internet, procurando um plano que atenda a sua necessidade e que torne mais econômico para empresa.
Outro ponto que tem que ser verificado é a otimização dos processos da organização. Muitas das vezes os gastos que parecem não ser alterados, podem ser reduzidos ao procuramos otimizar algumas operações. Hoje possuem diversas ferramentas que otimizam as tarefas e muitas das vezes essas otimizações possibilitam realizar algumas tarefas em menos horas ou com menos funcionários, diminuindo horas extras ou a folha salarial. Certas vezes, você pode se deparar com uma ferramenta que não é gratuita, contudo é necessário fazer uma análise para viabilidade desse investimento.