É sabido que em empresas contábeis o que mais se presa são as rotinas, entretanto, as obrigações acessórias anuais vêm com tudo no inicio de cada exercício e deixa a rotina de cabeça para baixo.
Sendo assim, reunimos cinco passos para serem adotados nas rotinas mensais, semanais e até diárias, para que em 2019 o preenchimento da DIRF seja tranquilo e prático.
1- As informações precisam nascer certas
A DIRF é a primeira grande obrigação acessória do ano contábil, depois de algum tempo trabalharemos com RAIS, DEFIS, SPED-ECD e SPED-ECF, por exemplo. E para todas essas declarações o segredo para ter sucesso é a premissa: para fornecermos a informação final de maneira correta é preciso que a informação inicial nasça da maneira correta.
Como o foco é a DIRF, as informações mais necessárias são de cunho trabalhista, tais como: cálculo mensal correto dos rendimentos, das contribuições previdenciárias, e principalmente do imposto de renda retido na fonte, com ênfase nos meses de férias e décimo terceiro, pois aqui, os valores aumentam, saindo da curva média da empresa; e informações de cunho fiscal, como: o registro pelo sistema fiscal de todas as Notas Fiscais de Serviço, tendo ou não retenção, de empresas que são obrigadas ou não a emitir o Livro de Entradas, pois, uma “economia” de pouco tempo mês a mês por não escriturar Notas de Serviços Tomados faz a equipe perder muito tempo na hora de preencher a DIRF, pois terão de procurar valores de Janeiro até Dezembro do exercício em questão.
2- Arquivar separadamente as Notas Fiscais de Serviço
Somos uma empresa que busca sempre a inovação através da tecnologia, jamais indicaremos o arquivo físico, mas o arquivo eletrônico é de extrema importância, principalmente nesta fase de obrigações acessórias referentes ao ano anterior.
Motivos não faltam, desde o mais simples, como um esquecimento de um procedimento (esqueceu que um fornecedor, apesar de ser Lucro Presumido não retém o PIS/COFINS/CSLL) até coisas mais complexas, como a troca de um colaborador.
O arquivo digital sempre poderá auxiliar para facilitar e com as notas fiscais de serviço, elemento indispensável para a DIRF, este auxílio se torna fundamental.
3- Manter a contabilização em contas separadas por fornecedores
Um ponto interessante é a contabilização separada de Fornecedor a Fornecedor, não utilizando a conta clássica que algumas empresas ainda mantém “Fornecedores Diversos”. Desta forma, através do Livro Razão, o contabilista conseguirá averiguar quais fornecedores tiveram retenções de impostos federais (IR, PIS, COFINS e CSLL).
4- Calcular mensalmente o valor retirado de lucro
A retirada de lucro pelos sócios é um assunto que gera sempre muita pauta nas empresas contábeis, pois envolve diretamente o Imposto de Renda da Pessoa Física do cliente. Uma forma do contabilista se antecipar e evitar qualquer dificuldade junto ao cliente, por conta deste fator, é a apuração mensal do lucro a ser retirado pelos sócios, juntamente com o envio, em duas vias, dos recibos e, posteriormente, a contabilização dos valores já retirados. Desta forma, na próxima DIRF será necessário somente a consolidação dos valores retirados ao longo do ano.
5- Solicitar em no primeiro dia útil os extratos das operadoras de cartões de crédito
Os extratos das operadoras de cartão de crédito são, por vezes, esquecidos, mas este documento também é necessário para o preenchimento da DIRF. Porém, nem sempre os bancos mandam em tempo hábil estes extratos, o que atrasa a vida do contabilista. No melhor dos cenários, o ideal seria que a empresa tirasse este extrato pelo próprio site das operadoras de cartão de crédito e enviassem para o contabilista, mas caso no site não haja essa possibilidade, no primeiro dia útil do ano o cliente deve solicitar às operadoras de cartão de crédito o extrato para apuração de Imposto de Renda Retido na Fonte.
Com estes passos e adequações às rotinas, cremos que a DIRF 2019 será resolvido com grande facilidade.
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Murillo Gonçalves
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