Pensando em elaborar uma estratégia de resposta ao risco? Então, definitivamente, você precisa acompanhar a leitura deste guia! Compartilhamos a nossa experiência em gestão de riscos de projetos e expomos os principais processos a serem cumpridos para atingir o êxito desejado. Vamos lá?
Qual é o objetivo da estratégia de resposta ao risco?
A definição de o que é resposta ao risco e o objetivo de estratégias relacionadas não é difícil de entender. Basicamente, as estratégias de resposta ao risco do projeto são aplicadas visando reduzir as ameaças que possam comprometer o workflow e até prejudicar o alcance dos objetivos almejados. Elas também servem para maximizar os eventos positivos. Tais estratégias são imensamente importantes, já que alguns projetos podem não considerar os riscos e sucumbir ao fracasso. Ou até mesmo perder potencial relevante por não explorar novas oportunidades.
Quais são os tipos de respostas ao risco?
No âmbito da gestão de projetos, existem vários tipos de respostas associadas ao risco. As principais delas são: eliminar, transferir, aceitar ou mitigar (quando falamos em ameaças). Ou, então, explorar, aumentar, aceitar e compartilhar (tratando-se de oportunidades). É importante que os profissionais envolvidos com a gestão de um negócio ou projeto entendam cada categoria para poder controlar os tipos de risco do projeto.
Quem é responsável por desenvolver uma estratégia de gerenciamento de risco?
Tudo depende do tamanho da empresa e da complexidade dos seus projetos e atividades. Mas, de maneira geral, o gestor comercial e o gerente de projetos são alguns dos profissionais mais competentes para elaborar estratégias de resposta ao risco. Demais especialistas com funções administrativas, mas especializados na área, também podem fazê-lo. Uma vez elaborado o plano, é importante envolver toda a equipe no gerenciamento, já que outros membros podem ser capazes de visualizar diferentes ameaças ou oportunidades.
Quais são os exemplos de resposta ao risco?
Vários contextos e situações podem ser utilizados para exemplificar respostas ao risco do projeto. Para que você tenha uma ideia prática sobre a estratégia de resposta ao risco, trouxemos alguns cenários possíveis. Os exemplos são: evitar o aumento no escopo de um projeto ou no seu orçamento (tendo documentos e planos bem definidos); transferir as atividades e riscos para uma companhia especializada (já que não se trata da sua habilidade ou ramo de experiência); treinar os seus colaboradores para mitigar erros em projetos; ou mesmo aceitar determinados riscos tendo uma janela de segurança em termos de prazos. São infinitas possibilidades!
O que é resposta ao risco? Compreendendo o conceito
Criamos este guia definitivo para falar sobre estratégia de resposta ao risco, então, nada melhor do que iniciar entendendo o conceito em si. Já que, antes de prosseguirmos, é importantíssimo ter em mente a definição de risco e táticas de resposta.
Quando lidamos com projetos, o risco pode ser conceituado como qualquer evento que seja capaz de impactar a organização, suas atividades ou determinado trabalho. Aqui, é crucial entender que tais impactos podem ser tanto positivos quanto negativos – pois muitas pessoas só encaram os riscos como algo prejudicial.
Além disso, os riscos podem ser caracterizados como incertezas internas ou externas. Ou seja: eles podem estar envolvidos (ou não) com um controle direto por parte da organização.
Portanto, ao realizar o gerenciamento de riscos do projeto e pensar em estratégias de resposta ao risco, identificamos qualquer ponto que possa surgir como uma ameaça ou nova oportunidade – cogitando formas de lidar com eles, eliminá-los, alavancá-los ou contorná-los, por exemplo. São vários os tipos de risco no gerenciamento de projetos e jeitos de gerenciá-los.
Quais são os riscos mais comuns encontrados em projetos?
Mesmo que estejamos operando a partir da mesma empresa e equipe, nenhum projeto é igual ao outro. No entanto, podemos ter uma ideia de tipos de riscos comuns que podem surgir em vários deles. Vamos aos exemplos?
· Riscos de custo ou orçamento: surgem quando há divergências ou falta de clareza no momento de definir o orçamento original e o escopo do projeto.
· Riscos organizacionais: podem envolver quaisquer incertezas que existam por falta de estrutura, recursos para a equipe ou obstáculos envolvendo a própria cultura organizacional da empresa.
· Riscos de mercado: tais riscos são mais externos ao ambiente organizacional e podem abranger aspectos como taxas de liquidez, variações cambiais, concorrência, nicho etc.
· Riscos de desempenho: abrangem o fato de a performance alcançada não ser condizente com especificações e detalhamentos requeridos para o projeto.
Além dos exemplos mencionados aqui, existem várias outras abordagens, como riscos técnicos, de execução, estratégicos, externos, dentre outros.
Por que é importante avaliar e atuar sobre os tipos de risco do projeto?
Independente do nicho de atuação, o mercado está constantemente mudando – assim como o que pode ocorrer no próprio dia a dia e estrutura da empresa. Portanto, os negócios que gerenciam os riscos internos e externos são capazes de se adaptar mais rapidamente e sair na frente da concorrência, aproveitando as oportunidades e minimizando ao máximo as ameaças.
Além do quesito competitividade, ter uma estratégia de resposta ao risco certeira maximiza as chances de sucesso do seu projeto e soma vantagens para toda a companhia. Vale a pena aproveitar!
Mais do que um sistema de gerenciamento de riscos, um pacote de trabalho on-line completo
Quais são as estratégias de resposta ao gerenciamento de risco?
Um mesmo projeto pode ter várias táticas para responder aos riscos. Afinal de contas, existem pontos que serão classificados como oportunidades ou ameaças, possuindo as suas próprias particularidades. Abaixo, saiba como reagir a cada possível evento gerador de impacto:
Possíveis condutas para ameaças – ou riscos negativos
Quando pensamos em uma estratégia de resposta ao risco negativo, considerado como uma ameaça, podemos nos embasar e operar a partir de um dos conceitos a seguir:
· Eliminar: o objetivo da eliminação é excluir completamente determinada ameaça. Por conta disso, até os objetivos do trabalho podem sofrer alterações drásticas.
· Mitigar: na mitigação, reduz-se o impacto de determinada ameaça – ou mesmo a sua ocorrência. Portanto, é uma prática que deve ser pensada de forma planejada e antecipada, o quanto antes possível.
· Aceitar: como é muito difícil eliminar ameaças em gestão de projetos, muitas equipes optam pela aceitação para não modificar o plano de gestão.
· Transferir: com a transferência, a ameaça não é eliminada, mas alguns impactos e responsabilidades podem ser alterados.
A estratégia de resposta ao risco mais adequada deve ser avaliada pela equipe responsável pela gestão do projeto. Portanto, sempre analise as particularidades para compor um plano personalizado e de acordo com as reais necessidades. Jamais siga métodos prontos que você encontrou na internet, use-os apenas como base!
Abordagens considerando as oportunidades – ou riscos positivos
Mas quando se trata de circunstâncias positivas, tais abordagens podem ser bem diferentes das citadas acima. Confira a seguir:
· Explorar: o objetivo da exploração é ter a certeza de que aquela oportunidade se transforme em um fato real, sendo desfrutada. Assim, eliminando qualquer incerteza relacionada.
· Aceitar: no momento oportuno, tal situação é aproveitada. No entanto, a equipe não se dedica a persegui-la de forma ativa.
· Melhorar: neste tipo de estratégia de resposta ao risco, serão adotadas práticas para maximizar a probabilidade de obter tais desfechos positivos.
· Compartilhar: com o compartilhamento, a companhia pode transferir a responsabilidade de algumas atividades para terceiros (sobretudo por falta de especialização, expansão ou grande demanda), visando alavancar as oportunidades e ter mais benefícios. Trata-se de uma prática muito comum no gerenciamento de riscos.
Processos essenciais para o gerenciamento de riscos: como criar a sua estratégia de resposta ao risco
Se você chegou até aqui, possivelmente está buscando conhecimento extra para elaborar a sua própria estratégia de resposta ao risco. Então, o ideal é saber quais processos devem fazer parte do seu plano de gestão. Todas as etapas citadas a seguir são embasadas no guia PMBOK®, referência para a gestão de projetos. Pronto para conferir o passo a passo?
1. Antes de tudo, os gestores devem planejar o gerenciamento de riscos em si. Nesta hora, é preciso pensar em condutas gerais e atividades relacionadas a tais estratégias.
2. Iniciando o plano, chegou o momento de identificar riscos. Qualquer ocorrência capaz de impactar o projeto merece entrar para a sua análise. Não esqueça, em paralelo, de realizar o registro de riscos no gerenciamento de projetos detalhando as suas características e outras informações relevantes.
3. Siga para a análise qualitativa e quantitativa. Aqui, avalie os riscos do projeto olhando do ponto de vista qualitativo (riscos que devem ser priorizados ou envolvem monitoramento futuro) e numérico.
4. Assim que os passos anteriores estiverem concluídos, planeje a sua resposta aos riscos. É crucial considerar se o caso envolve uma ameaça ou oportunidade, identificando as melhores abordagens. As suas estratégias de resposta ao gerenciamento de risco dependem, absolutamente, do seu tipo e características.
5. Depois de planejar as respostas, implemente-as e monitore-as! Colocar em prática e acompanhar é tão importante quanto planejar. Para ter maiores índices de sucesso, siga o acompanhamento durante todo o ciclo de vida do projeto.
5 boas práticas ao administrar os tipos de risco no gerenciamento de projetos
Agora que você já sabe o que são riscos, os exemplos mais comuns e os processos envolvidos com o seu gerenciamento, trouxemos algumas dicas para compor a sua estratégia de resposta ao risco.
1. Não deixe de lado os passos essenciais para a gestão de riscos
De nada adianta querer administrar e acompanhar os riscos se você não tiver um bom plano. Siga os processos cruciais para o gerenciamento de riscos para agir de forma assertiva, sem pular etapas. Recapitulando, eles envolvem: planejar recursos; identificar riscos; analisá-los; planejar a resposta; implementar e monitorar.
2. Mantenha a equipe informada e em sintonia
Mesmo que você tenha um excelente plano inicial, para ter sucesso, é necessário que fatores envolvidos com o risco do projeto sejam compartilhados e visualizados por toda a equipe. No andamento do trabalho, inclusive, abra espaço para que outros membros do time identifiquem ameaças ou oportunidades – e não apenas o líder.
3. Organize as estratégias de resposta ao risco do projeto com dashboards de qualidade
Com os avanços tecnológicos, não há motivo algum para coordenar o plano de riscos com papel e caneta. Aproveite os recursos de plataformas modernas e fáceis de utilizar, como o Bitrix24, ao gerenciar os riscos. Esta interface, por exemplo, permite monitorar o progresso do projeto com Gráficos de Gantt, administrar tarefas com o quadro Kanban, manter as partes interessadas atualizadas (com funções comunicativas) e organizar a estratégia de riscos. O que é extremamente válido!
4. Esteja pronto para responder prontamente às mudanças e instabilidades
É um equívoco pensar que a solução para a contenção de ameaças e maximização de oportunidades é definitiva quando se elabora um plano e tem um registro de riscos no gerenciamento de projetos. Para que ele alcance o devido sucesso, é preciso estar pronto para atualizações constantes – seguindo sempre as demandas internas e do mercado. Quanto mais rápido for o seu potencial de adaptabilidade, melhor! Lembre-se, então, que nenhuma estratégia é imutável.
5. Reavalie os riscos e os acompanhe constantemente
Além de responder às mudanças conforme as necessidades, a equipe de gestão devem estar cientes da obrigação constante de reavaliar as abordagens e monitorar o ciclo do projeto. Esteja aberto para verificar se algum risco foi esquecido ou se existem novas possibilidades. Agendar verificações periódicas é uma excelente maneira de garantir tudo isso!
Não importa se é um projeto simples, complexo, pequeno ou grande: no ambiente corporativo, uma atividade sem riscos não existe! Portanto, cabe aos gestores e líderes se planejarem para enfrentar qualquer evento adverso.
Embora uma estratégia de resposta ao risco requeira um grande empenho por parte dos gestores de projetos e do time envolvido, ela é essencial para obter o sucesso. Já que permite não só reduzir as constantes ameaças e instabilidades, como também explorar novas abordagens, reduzir falhas e custos e vislumbrar melhores resultados ao longo de todo o trabalho.
Quanto melhor for o planejamento prévio, menores as chances de ter fracasso em alguma etapa e evitar a má gestão de riscos. Coloque em prática as dicas e conceitos que trouxemos ao longo deste guia, identifique os riscos previamente e trace planos para que a sua equipe se prepare para driblar as dificuldades, expandir e superar a enorme concorrência.