5 documentos de exportação que você precisa conhecer
Quais são os documentos de exportação mais importantes? A indústria do frete oceânico é famosa por sua papelada. Por este motivo, é importante estar atento a cada um dos documentos de exportação, assim como conferir todos os prazos. Qualquer erro pode causar problemas e atrasos que podem afetar seriamente a cadeia de suprimentos.
Em geral, muitos desses documentos de exportação contêm as mesmas informações – comprador, vendedor, detalhes da mercadoria, entre outros. Cada um deles tem um objetivo diferente e é importante garantir que as informações escritas sejam precisas e consistentes.
Abaixo, apresentamos os 5 documentos de frete marítimo que todos os exportadores devem estar familiarizados. Veja também como eles diferem uns dos outros:
1) Conhecimento de Embarque (BL)
Se houvesse apenas um documento que você precisasse conhecer como a palma da sua mão seria o Conhecimento de Embarque. O Bill of Lading, ou BL, é um contrato de transporte entre o armador e o proprietário da carga. É um documento emitido pela transportadora para confirmar o recebimento da sua carga para embarque em seus navios.
As informações do importador e do exportador precisam ser claramente listadas, pois o BL atua como prova de propriedade das mercadorias embarcadas no navio. Também representa a obrigação de entregá-la no destino.
Informações sobre o BL devem refletir corretamente as condições do Incoterm sob o qual a transação é realizada. Uma vez que a carga chega ao destino, o BL precisa ser apresentado para a transportadora para liberação do produto.
Veja tudo o que precisa saber sobre BL em nosso conteúdo neste link.
Assim como o BL, a packing list é um dos documentos de exportação recomendado no envio via frete marítimo. Ele lista até o mais ínfimo detalhe sobre as mercadorias que compõem a carga. Isso inclui peso, volume e valor, não apenas da carga geral, mas também de cada caixa individual. Auxilia na melhor forma de recepção e desembarque da mercadoria, principalmente em cargas de alto valor, paletizadas, frágeis e de grandes dimensões e peso.
A packing list informa seu despachante, importador, alfândega e transportadora que você está enviando sem precisar verificar fisicamente o conteúdo. No caso da alfândega decidir inspecionar a remessa, a lista de embalagem serve para facilitar o processo. Também ajuda a identificar a caixa ou o item que gerou o alarme. Economiza tempo e reduz o risco de danos à carga, evitando a necessidade de abrir todas as caixas da remessa.
É extremamente importante acertar sua packing list. As informações listadas devem ser as mais precisas possíveis, já que pode ser usado para gerar o Conhecimento de Embarque. Dito isto, as informações na sua packing list devem corresponder às do seu Conhecimento de Embarque. Ambos os documentos são necessários para o desembaraço aduaneiro na maioria dos países.
Conheça um pouco mais sobre o Packing list em nosso conteúdo neste link.
3) Fatura Comercial (Commercial Invoice)
Qualquer transação internacional que envolva importação ou exportação deve vir com uma prova de venda conhecida como fatura comercial. Em inglês, commercial invoice. É semelhante a uma fatura padrão, mas inclui detalhes sobre a remessa de frete para fins de desembaraço aduaneiro e é um dos documentos mais importantes no transporte marítimo. Informações detalhadas de todas as partes envolvidas, incluindo o importador, exportador, agente de carga, bancos e linhas de transporte devem ser devidamente listadas na fatura comercial.
Com este documento, fica comprovado que a operação foi consumada e que os trâmites de envio são de responsabilidade do exportador.
Embora as informações listadas possam ser muito semelhantes às da packing list, é necessário enviar os dois documentos e as informações de ambos devem corresponder. Não confunda os dois, pois eles servem para propósitos diferentes. A fatura comercial é um documento legal que lista as mercadorias vendidas e seu preço de venda. Uma packing list detalha os itens de uma remessa e atua como prova em caso de litígios e reclamações.
4) Certificado de Origem
O certificado de origem (COO) é um importante documento de comércio internacional, certifica que as mercadorias em uma determinada remessa de exportação são totalmente obtidas, produzidas, fabricadas ou processadas em um determinado país. Ele também serve como uma declaração do exportador. Em outras palavras, o COO identifica o país onde o bem foi produzido. Este documento deve ser certificado, como válido, por uma autoridade governamental, como a câmara de comércio ou consulado.
O certificado de origem é necessário para passar pela alfândega e determina os impostos e taxas a serem pagos. Também ajuda a identificar se os impostos estão isentos quando os países exportadores e importadores têm acordos comerciais especiais.
Informações típicas, como exportador, consignatário, importador e descrição de mercadorias, devem ser preenchidas no certificado de origem. Para cada bem exportado, um COO deve ser produzido.
A carta de crédito é um acordo formal e vinculativo de pagamento entre comprador e vendedor. O processo de compra internacional é longo, dado o tempo desde o momento em que o vendedor envia sua carga até o momento em que chega às mãos do comprador. Isso dificulta determinar quando o pagamento deve ser feito, especialmente se os importadores não puderem verificar a autenticidade da compra.
É quando uma carta de crédito entra em jogo. Considerado um dos métodos de pagamento mais seguros, nela o importador coloca uma lista de termos e condições que devem ser acordados pelas partes. Quando o vendedor e o comprador finalizam os termos, o vendedor prepara a carga de acordo com as condições. Depois de despachá-la, o vendedor vai ao banco com a devida documentação como prova de que a remessa foi enviada. Seu banco então o verificará e pagará antes de solicitar o reembolso do banco do comprador.