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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ FERNANDO AUGUSTO NEVES DE SOUZA JUNIOR
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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ FERNANDO AUGUSTO NEVES DE SOUZA JUNIOR UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE E-PROCUREMENT NO DEPARTAMENTO DE COMPRAS DA INTELBRAS S/A São José 2005
2 FERNANDO AUGUSTO NEVES DE SOUZA JUNIOR UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE E-PROCUREMENT NO DEPARTAMENTO DE COMPRAS DA INTELBRAS S/A Trabalho de Conclusão de Curso Projeto de Aplicação apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração Habilitação Comércio Exterior da Universidade do Vale do Itajaí. Orientador: Prof. Rosalbo Ferreira São José 2005
3 FERNANDO AUGUSTO NEVES DE SOUZA JUNIOR UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE E-PROCUREMENT NO DEPARTAMENTO DE COMPRAS DA INTELBRAS S/A Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final pela Coordenação do Curso de Administração Habilitação Comércio Exterior da Universidade do Vale do Itajaí. São José, 24 de Novembro de Profº. MSc. Rosalbo Ferreira Univali CE São José Professor Orientador Prof º Antônio José Bicca Univali CE São José Membro I Prof º Geraldo Majela F. de Macedo Univali CE São José Membro II
4 AGRADECIMENTOS A Deus Por estar presente em todos os momentos da minha vida, mostrando o melhor caminho a seguir, levando-me a esta tão sonhada conquista. Obrigado! Ao Mestre Rosalbo, por guiar o meu caminho nesta reta final, com muita sabedoria, compreensão, e não poderia deixar de dizer além de um grande professor, um grande amigo. Aos meus Amigos Esta parte dedico aos grandes amigos que fiz na Universidade, onde parte deles levo na minha vida pessoal, e por todos os ensinamentos que pude adquirir com cada um.
5 Dedico este trabalho á minha esposa Márcia Elisabete Dutra de Souza, que sempre esteve ao meu lado do inicio ao fim desta caminhada acadêmica, pois com ela ao meu lado todos os obstáculos e dificuldades foram vencidas.
6 A maior recompensa do nosso trabalho não é o que pagam por ele, mas aquilo que ele nos transforma. John Ruskin
7 i RESUMO Frente ao cenário que enfrentamos nos dias atuais, onde a competitividade das empresas está cada vez mais focada em resultados, e a concorrência acirrada mediante aos concorrentes, surgem necessidades de aprimoramento das técnicas modernas aliadas á tecnologia, pela busca de melhores condições para o atingimento das metas nas organizações. A área de compras, tem forte participação neste sentido, por ser parte determinante da formação de preço nos dias atuais, mostrando-se como um centro de lucros, isto para as organizações que possuem capacidade de assimilar este diferencial e aproveitarem esta estrutura. Compras neste sentido, têm a função de suprir as necessidades da empresa, por meio da aquisição de produtos, que provém de solicitações das áreas requisitantes, e tem a função de buscar as melhores condições comerciais no mercado globalizado. O presente trabalho traz uma abordagem das compras eletrônicas, de Matéria-Prima, para todos os novos itens necessários para formação de um produto, efetuadas pelo Departamento de Compras da Intelbras S/A., onde se apresenta como um Estudo de Caso, o qual se utilizou da metodologia de observação, bem como a implementação e acompanhamento do funcionamento da Tecnologia e- Procurement, focado nas Compras de Matéria-Prima, para os novos Desenvolvimentos de Produtos, acompanhado de pesquisa bibliográfica, pesquisa documental e a pesquisa de campo, na própria empresa. Esta pesquisa teve como objetivo avaliar os ganhos quantitativamente e qualitativamente por meio da tecnologia do e-procurement, avaliando todos os aspectos relevantes com esta nova tecnologia. Durante este trabalho, buscou-se descrever a estruturação da área de Compras da Intelbras S/A., no seu cotidiano, bem como a interação com as outras áreas que interagem, para o bom andamento do processo de aquisição. Neste sentido, foram analisados aspectos antes da implementação desta ferramenta, e posteriormente ao sistema de e-procurement funcionando na integra, possibilitando analisar as melhorias que se teve com a implementação deste sistema de compras via Web, para um cenário nacional e internacional. Neste trabalho, buscou-se avaliar a agilidade nos Processos de Compras no formato Eletrônico, bem como a rastreabilidade dos processos e o que o sistema pode proporcionar frente ao mercado. Palavras-chave: Compras; e-procurement; Suprimentos; Negociação..
8 ABSTRACT Considering the scenario we are facing nowadays, where companies competitiveness gets more focused on results and the tough rivalry among competitors arises the need to improve the modern techniques allied to technology, seeking for the best conditions to accomplish the organization goals. The Purchasing area has strong participation in it for being a determinant factor of price creation nowadays, showing itself as a profit center for the organizations which have the capacity to assimilate this differential and take advantage of this structure. Purchasing, in this meaning, has the function to supply the company needs, through products acquisition, that comes from demanding of requiring areas, and which has the function to seek the best commercial conditions in the worldwide market. This paper makes an approach of raw materials electronic purchases for all the new items required to compose a product which are made by Intelbras S/A Purchasing Department, where is being presented as a case. In order to do so it was used the observation methodology, as well the implementation and follow-up of the e-procurement Technology working features focused on raw material purchasing, to new products development, followed by a bibliographic research, documental research and field research, done in the company. This research had as goal to evaluate the earns quantitatively and qualitatively by using this e-procurement technology, evaluating all the relevant aspects it brought. During the time of this paper assignment we tried to describe Intelbras S/A Purchasing area structure in its routine and also its interaction with other company areas, for the good course of this purchasing process. In this meaning, we have analyzed aspects before the implementation of this tool, and after to the e-procurement system total implementation, making it possible to analyze the improvement achieved with the implementation of this Web purchasing system by, to a national and international scenario. In this paper, we are seeking to evaluate the agility in the electronic format purchasing process as well tracking options of this processes and what the system can offer taking into consideration the actual market. Key-words: Purchasing; E-Procurement; Supplying; Negotiation.
9 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivos Especificos JUSTIFICATIVA APRESENTAÇÃO GERAL DO TRABALHO FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA FUNÇÃO COMPRAS A EVOLUÇÃO DE COMPRAS NEGOCIAÇÃO ORIGEM DAS DECESSIDADES X PROCESSO DE COMPRAS EDI E-COMMERCE / COMÉRCIO ELETRÔNICO E-PROCUREMENT AS VANTAGENS E DESVANTAGENS DE UM E-PROCUREMENT DESCRIÇÃO DO MÉTODO CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA POPULAÇÃO E AMOSTRA COLETA DE DADOS TRATAMENTO E ANÁLISE DE DADOS CRONOGRAMA A PESQUISA A EMPRESA HISTÓRICO VALORES DA INTELBRAS S/A....43
10 6.2.1 Simplicidade Transparência Segurança no negócio Qualidade Produtividad e Empresa feliz Gestão Participativa Ética ESTRUTURA ORGANIZACIONAL A ÁREA DA PESQUISA Problemas encontrados no formato em papel Solução para os problemas em formato eletrônico Divisão de famílias/segmento por Comprador A implantação do E-procurement O SISTEMA DE COMPRAS DD...54 Definição dos subsistemas do módulo Cadastro dos fornecedores...64 CONCLUSÕES...65 REFERÊNCIAS...67
11 LISTA DE TABELAS Tabela 1: Vantagens e desvantagens de um E-Procurement Tabela 2: Organograma Intelbras Tabela 3: Divisão de famílias/segmentos por Comprador... 52
12 11 1 INTRODUÇÃO Num mercado totalmente globalizado pode-se, acompanhar os avanços tecnológicos que avançam com intensa rapidez, com as empresas cada vez mais agressivas em termos de custos e a diversificação dos produtos que se tem, percebe-se que as organizações estão buscando estratégias, que tornem suas equipes competitivas, frente ao mercado. Vive-se um momento no cenário mundial, onde os administradores de empresas, buscam pela inovação de idéias e recursos, na busca por melhores resultados a cada dia, onde muitos projetos estão sendo trabalhados, e a área de suprimentos deve ser dada atenção especial, por estar relacionada diretamente com os custos de aquisição. Para que os objetivos aconteçam, é preciso que a empresa adote as tecnologias existentes no mercado e o e-procurement apresenta-se atualmente como uma solução inovadora e eficiente na busca por melhores resultados na otimização dos processos e nas negociações das empresas. Para a realização deste trabalho, escolheu-se especificamente fazer um estudo de caso no Setor de Suprimentos da Intelbras S/A., do segmento Eletroeletrônico, através da implementação do e-procurement, intitulado (OBC OutBuyCenter).
13 Descrição da situação problema Atualmente a Intelbras trabalha com o sistema de e-procurement para aquisição dos seus Materiais Indiretos, todo material que não compõe o produto final, ex.: Máquinas, Equipamentos, porém para aquisição da sua (Matéria-Prima, ou seja, toda matéria que compõe o produto final), não dispõe de um sistema informatizado via WEB, que auxilie neste processo. 1.2 Objetivos Objetivo Geral Analisar a viabilidade de implementação do sistema de compras de Matéria-Prima, através do e-procurement, no Departamento de Compras da Intelbras S/A Objetivos Especificos - Descrever a estrutura de Compras na Intelbras S/A; - Descrever o processo de Compras antes da implantação do software; - Identificar o funcionamento do sistema de compras através do e-procurement na empresa; - Identificar vantagens e desvantagens do processo de Compras via WEB na empresa; - Estudar e avaliar os ganhos qualitativamente/quantitativamente, em função de: - Da eliminação de papéis em todo o processo; - Da agilidade no fluxo interno de aprovações; - Da informatização do processo de cotações bem como dos prazos para efetuarem as cotações; - Visualizar os pontos fracos e sugerir melhorias no processo de compras.
14 Justificativa Frente ao mercado concorrido que a Intelbras se depara nos dias atuais e a constante busca por ferramentas que possibilitem a obtenção por melhores custos de aquisição, torna-se imprescindível à viabilidade de implementação do e-procurement, para as atividades nos processos de compras. A área de Suprimentos nas empresas nos dias atuais vem deixando de ser em Centro de Custos e sim passando a ser um centro de lucros. Com isso, pequenos ganhos na compra de Matéria-Prima, principalmente em grandes volumes, podem ser traduzidas em grandes lucros para a empresa. Além de ter a visão dos custos de aquisição, também a empresa deve fazer uma análise dos custos dos compradores e dos envolvidos no processo de aquisição, por executarem os trabalhos manualmente como ocorre nos dias atuais na Intelbras, o que gera grande retrabalho entre as áreas envolvidas. Fator que fica claro para a implementação e-procurement, é a disponibilidade pela busca por um maior número de fornecedores participando dos processos de cotação, bem como dando mais liberdade aos seus negociadores, para que façam realmente o seu trabalho, analisar os custos, esgotar todas as fontes de suprimentos possíveis; negociar fortemente preços de todos os itens; viajar á feiras internacionais e visitar fornecedores, desenvolvendo os mesmos como novas fontes de suprimentos. O acadêmico visualiza que este trabalho com os objetivos que se propõe poderá, contribuir significativamente, não somente para fins acadêmicos, mas também para que este estudo permita que a empresa tenha pleno conhecimento do que a ferramenta que denominada como e-procurement, poderá colaborar no processo de compras de matéria-prima. Pretende-se dessa forma assim justificar, a relevância deste projeto para a empresa, bem como para a área acadêmica onde poderá contextualizar a visão teórica, com a experiência e a vivência prática das organizações envolvidas.
15 Apresentação geral do trabalho Com o foco em se manter acompanhando os avanços tecnológicos e a velocidade do mundo globalizado, a busca por melhores condições que favoreçam a resultados significativos, as organizações por meio da tecnologia da informação, vem buscando as melhores opções para automatização dos seus processos de compras, assim atingindo os seus objetivos com êxito. A necessidade de as empresas comprarem cada vez melhor e com parceria é ponto importante na obtenção de resultados para que tornem perene sua existência. Comprar bem, negociar corretamente é fundamental para custos reduzidos do processo operacional e manterse operante no mercado em que atua com boas condições comerciais de seus produtos os quais são determinados pelo processo de compras. Nesse trabalho, procurou-se identificar de perto o acompanhamento e a implementação do e-procurement, como ferramenta de gestão do departamento de compras na Intelbras S/A. Buscou-se avaliar as mudanças pelas quais a função compras passou, avaliando as condições anteriores a este projeto e as condições posteriores a implementação do mesmo. O e-procurement, vem da ramificação do e-commerce, que tem suas ações voltadas à automatização dos processos de compras via Web. Este processo possibilita as compras via Internet, através de um portal da porta para dentro, ao contrário de outras empresas, que abrem o seu portal para que os fornecedores se cadastrem como possíveis opções de fornecimento. Para a realização desse estudo, utilizou-se da metodologia de projeto de aplicação, viabilizado por intermédio da implementação do sistema e-procurement na Intelbras S/A.
16 15 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Neste capítulo serão abordados os aspectos pertinentes a Função Compras, englobando tanto as Organizações que possuem uma estruturação de Compras na sua empresa, quanto às empresas que ainda não buscaram esta estruturação. 2.1 Função Compras Para o desenvolvimento desse projeto, primeiramente descreve-se os fundamentos da Função Compras que, segundo Baily et al (2000, p31) podem ser descritos de uma forma sucinta, prática e usual, pois a aplicação desta definição pode ser encontrada facilmente nas organizações. O autor define a atividade como a forma de: Suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e serviços para atender as suas necessidades. Assegurar continuidade de suprimento para manter relacionamentos efetivos com fontes existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para atender a necessidades emergentes ou planejadas. Comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor por centavo gasto. Administrar estoques para proporcionar o melhor serviço possível aos usuários e ao menor custo. Manter relacionamentos cooperativos sólidos com outros departamentos, fornecendo informações e aconselhamentos necessários para assegurar a operação eficaz de toda organização. Desenvolver funcionários, políticas, procedimentos e organização para assegurar o alcance dos objetivos previstos. Autores como Baily et al (2000, p16) descrevem que a compra é vista pelas organizações bem-sucedidas de hoje como uma atividade de importância estratégica considerável. Mediante esses fundamentos, pode-se identificar que a função compras, tem forte importância para a melhoria e a competitividade das empresas. Isso significa muito mais concentração em assegurar o suprimento eficaz de materiais em termos de custo, e a interação com as demais áreas da empresa, e forte relacionamento com os seus fornecedores. Ballou (2001, p327) descreve que a aquisição envolve comprar matérias-primas, suprimentos e componentes para organização. As atividades associada à compra incluem: Selecionar e qualificar fornecedores; Classificar o desempenho do fornecedor;
17 16 Negociar contratos; Comparar preços, qualidade e serviços; Pesquisar produtos e serviços; Determinar quando comprar; Determinar prazos de vendas; Avaliar o valor recebido; Medir a qualidade de entrada, se não for responsabilidade do controle de qualidade; Prever preços, serviços e, algumas vezes, mudanças da demanda; Especificar a forma na qual os produtos serão recebidos; Segundo Ballou (1995, p249) a interação de compras com a área de logística pode ser definido de diversas formas como: A aquisição ou obtenção, que se refere ás atividades entre organização e seus fornecedores, e geralmente, dá impressão de tratar-se de compras. O termo aquisição é usado para designar os aspectos da obtenção que afetam a disponibilidade e o fluxo do suprimento. Apesar de o preço e a qualidade do produto serem variáveis vitais na escolha de um fornecedor, a terceira variávelchave é a disponibilidade ou entrega. Para melhor compreensão dos objetivos de compras, Baily, et al (2000, p31) apresenta uma definição bem conhecida dos objetivos de compras que é: comprar a qualidade de material correta, no tempo certo, na quantidade exata, da fonte certa, ao preço adequado. No entanto essa definição chavão é criticada por alguns como sendo superficial e simplista. Embora questionada por outros autores, esta definição fornece um modelo usual da estrutura de compras das empresas. Contextualizando a visão moderna de compras, na compreensão de Pozo (2002, p138) a mesma pode ser descrita da seguinte forma: Está relacionada com o sistema logístico empresarial, como atividades em ações estreitamente homogêneas, e essas atividades estão voltadas para a finalidade comum de operação lucrativa que é manter uma posição competitiva de mercado. A área de compras não é um fim em si própria, mas uma atividade de apoio fundamental ao processo produtivo, suprindo-o com todas as necessidades de materiais. Além dessa atuação primordial, compras também é um excelente e substancial sistema de redução de custos de uma empresa, por meio de negociações de preços, na busca de materiais alternativos e de incessante desenvolvimento de novos fornecedores.
18 17 Ballou (2001, p.327 e 328) aponta as compras como comandante de uma posição importante na maioria das organizações já que as peças, os componentes e os suprimentos comprados representam tipicamente 40% a 60% do valor das vendas de seus produtos finais. Isso demonstra que as reduções relativamente pequenas de custo obtidas, na aquisição dos materiais podem ter um impacto maior em lucros do que melhorias iguais em outras áreas de custo-venda da organização. Para melhor compreensão de compras no contexto da logística, vale citar o conceito de Ballou (2001, p21), onde a logística é entendida como: Um conjunto de atividades funcionais que é repetido muitas vezes ao longo do canal de suprimentos através do qual as matérias-primas são convertidas em produtos acabados e o valor é adicionado aos olhos dos consumidores. Como fonte de matéria-prima, a fábrica e os pontos de venda não estão localizados no mesmo ponto geográfico e o canal representa a seqüência de fases da manufatura, as atividades logísticas muitas vezes ocorrem antes que um produto chegue ao mercado. Ching (2001, p93) descreve a logística de suprimento, como forma de reduzir os tempos de fornecimento dos materiais, receber produtos de melhor qualidade, reduzir os estoques tanto na empresa quanto no fornecedor, ter produtos disponíveis sempre que necessário. A visão que as organizações têm de suprimentos tem forte viés. Não se deve subestimar a importância estratégica de suprimentos. Embora seja o primeiro passo da cadeia de logística, ele é a maior distância até o consumidor, mais afetada pelas variações do mercado e o mais difícil de sincronizar com a demanda dos consumidores. No entendimento de Bertaglia (2003, p27) a aquisição compreende a elaboração e colocação de um pedido de compra com um fornecedor já selecionado e a monitoração contínua desse pedido a fim de evitar atrasos no processo. Considera também que a gestão de compras não se limita somente ao ato de comprar e sim tratar-se de um processo estratégico, onde envolve custo, qualidade e velocidade de resposta. Pozo (2002, p141) define como objetivos de compras, a capacidade de comprar materiais e produtos na qualidade certa, na quantidade exata, no tempo certo, no preço correto e na fonte adequada. Fator importante para compreensão da função compras, é conhecer o processo de aquisição, que por mais particular seja para a empresa, geralmente segue o roteiro apresentado
19 18 por Franco Jr. (2001, p257), que define que os processos de compras são formados por dois processos distintos e burocráticos: internos e externos. Esses processos são assim definidos: O primeiro, interno, indica-se com a solicitação de compra e segue adiante com a aprovação pelo responsável do setor que está requisitando as compras e, finalmente, após a aprovação, é enviado para o setor de compras. O segundo processo burocrático, externo, é feito pelo departamento de compras, o qual fará as cotações, provavelmente solicitará ao menos três cotações formais de diferentes fornecedores, ou eventualmente abrirá uma concorrência, e finalmente selecionará aquele fornecedor que oferece o melhor preço. 2.2 A Evolução de Compras As organizações, com a evolução dos tempos, começaram a visualizar a função compras, não mais como um centro de custos e sim se tornando um centro de lucros como é denominado. Diante disso o aperfeiçoamento dos profissionais de compras, vem se aprimorando cada vez mais, bem como o envolvimento dos profissionais desta área em reuniões de tomada de decisões, em reuniões estratégicas que vem ocorrendo com maior freqüência. Este fato se dá em função de que as informações de todos os projetos desde o início tenham a participação da área que é responsável pelos custos da empresa, assim facilitando o nível de informação para se que se obtenha sucesso no que diz respeito aos custos de aquisição. Ainda no caminho das melhores oportunidades e pela busca de melhores resultados, Dias (1993, p260) compreende que comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir os seus custos. Na visão de Bertaglia (2003, p27) o mesmo descreve que os profissionais de compras devem ter um entendimento global de negócios e tecnologia. O comprador de hoje, em função da tecnologia, é muito mais um analista de suprimentos e negociador do que propriamente um operador de transações que faz pedido monitora o mesmo. Na percepção de Baily (2000, p16) o papel e a contribuição das compras têm crescido com bastante firmeza durante a segunda metade do século XX, sendo que o maior interesse pela atividade de compras vem ocorrendo em anos recentes. As organizações que adotam abordagens de vantagem competitiva na administração de materiais estão pondo em prática idéias de integração que são pelo menos em parte, baseadas no papel estratégico e integrado das compras. Através do sucesso demonstrado pelas
20 19 organizações, ocorre este estimulo à medida que outras organizações tentam repetir esse sucesso, onde a função compras torna-se mais atual. Neste mesmo sentido, como menciona Baily et al (2000, p38) as operações de compras estratégicas pró-ativa, pode dar a organização uma vantagem competitiva ao reduzir o desperdício na cadeia de valor. No entanto, as estratégias de compras não podem ser desenvolvidas isoladamente. Historicamente as funções de marketing, finanças ou produção tendem a dominar as organizações. Vale salientar que a influência particularmente forte da área de manufatura dentro das organizações e a insistência em fabricar produtos, em vez de comprá-los fora tem criado, grandes problemas na estratégia das organizações. Bertaglia (2003, p108) considera que as empresas focalizam as suas competências dando maior importância às atividades relacionadas ao negócio, neste sentido aumentando a necessidade de entendimento dos fundamentos de aquisição, tanto de serviços como materiais. As organizações devem possuir este conhecimento, de modo a auxiliar nas tomadas de decisões de produzir ou comprar. Bertaglia (2003, p83) descreve que muitas organizações têm relegado a função de compras a um plano arcaico, com pouca visibilidade e quase nenhuma consideração de seus impactos nos resultados da empresa. Por outro lado, descreve que as organizações através de um modelo para aquisição de materiais estratégicos vem se utilizando do mesmo com a finalidade de aumentar a competitividade e o crescimento da organização. Neste mesmo sentido, o autor acrescenta que em vez de continuar usando conceitos transacionais para encontrar materiais e serviços, algumas empresas mais inovadoras têm expandido o escopo e as responsabilidades de compras, melhorando significativamente o processo e transformando-os em importante fonte estratégica para o crescimento dos lucros, onde os ganhos obtidos no processo de aquisição de materiais ou serviços afeta diretamente nos resultados da organização. Sobre a interligação de compras com as demais áreas da empresa, como descreve Ching (2001, p183) o seu gerenciamento começa através do pedido de um produto ou serviço por um usuário final e termina com o pagamento do fornecedor do produto ou serviço. Cabe lembrar, que existem outras etapas que fazem parte desse gerenciamento, onde envolvem processos e departamentos que trabalham interligados. Descrevendo a interação entre compras e as demais áreas da organização, Dias (1993, p265) aponta a relação entre PCP (Planejamento e Controle de Produção), que é
21 20 inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das organizações industriais, esta interligação se dá desde a necessidade da aquisição, até a entrega e utilização no processo de produção. No caminho da evolução de compras, Dias (1993, p267) reconhece a função de comprador como uma das mais importantes em uma empresa, através das suas qualificações e preparado para conduzir eficazmente as suas compras e apto a discutir em igual nível de conhecimento com os seus fornecedores. Para que todo este processo seja eficiente, Brennan (apud Baily, 2000) sugere a implementação de processos que não utilizem papel, e sim trabalhem por meio de intercâmbio de dados, EDI (electronic data interchange), ou utilizar outras formas de comércio eletrônico, assim otimizando os processos. No mesmo sentido, tanto por Moynihan quanto por Brennan (apud Ching, 2001) a tecnologia da informação pode automatizar todas as áreas de gerenciamento de compras, elevando o potencial para economia nas organizações, (CHING 2001, p184). A negociação faz parte de todo este processo, sendo uma atividade primordial, como será apresentado na próxima etapa. 2.3 Negociação Na concepção de Dias (1993, p293) negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo. Embora elementos de competição estejam obviamente ligados ao processo, ela é bem mais do que isso. Quando numa negociação ambas as partes saem ganhando, podemos então afirmar que houve uma boa negociação. Saber negociar é uma das habilidades mais exigidas de um comprador. Já Baily (2000, p240) considera negociação como atividade de compras e suprimentos que estão centradas na troca de valor e com o objetivo de encontrar novas maneiras de fazer negócios. Entretanto, as negociações de barganha são vistas como um processo para se chegar a um acordo. Vale lembrar, que existem formas de se chegar a um acordo, que não envolvem negociações e que são apropriadas e eficazes em circunstâncias especiais. Segundo Bertaglia (2003, p28) as organizações modernas estão se conscientizando cada vez mais em manter alianças com os seus fornecedores em vez de manter uma relação
22 21 puramente de compra e venda, com tendências de animosidade na maioria das circunstâncias. Estão também reduzindo a quantidade de fornecedores, mantendo um relacionamento de longo prazo, com altos volumes e maior flexibilidade, permitindo que as trocas de informações no âmbito global de planejamento, de modo que possa verificar os impactos provenientes de restrições de capacidades e prazos de entrega. Tratando-se de negociação, podemos concluir é que existem formas diferentes de se negociar e que devem ser usadas em função do objetivo desejado da negociação, desta forma, Mello (2003, p16 e 17) ainda aponta que o papel do negociador deve ser diferente em cada caso, e a forma de negociar deve ser radicalmente diferente para obtenção dos melhores resultados. Fator importante nas negociações, trata-se da confiança entre os negociadores, sendo um dos fatores a serem considerados para a determinação da estratégia a utilizar assim, descrito por Mello (2003, p24) que ainda cita que graus de confiança baixos levam a negociação para o lado competitivo e níveis mais elevados de confiança favorecem o bom resultado das negociações. As negociações com baixo grau de confiança, são conduzidas em clima de desconfiança, são lentas e cautelosas, sendo pouco produtivas. Neste mesmo sentido, Mello (2003, p.24) enfatiza que é importante indicar claramente ao outro negociador alguns objetivos, o que se espera da negociação, desta forma podendo dar mais abertura e capacidade para que o outro negociador possa persuadir melhor, chegando ambos ao seu objetivo. Ainda conceituando o que é negociação, Mello (2003, p25) define negociação como um processo social utilizado para fazer acordos, resolver ou evitar conflitos. É normalmente utilizada quando as partes interessadas desejam estabelecer regras de relacionamento mútuo ou quando desejam mudar as regras de um acordo já existente. A forma de negociar ganha x ganha, conforme avalia Mello (2003, p28) nos faz pensar se esta opção é a melhor forma de negociar, já que descreve esta forma de negociação, como uma forma que deve ser avaliada a cada negócio e depende diretamente dos seus objetivos naquela determinada negociação. Para que se possa obter sucesso, a informação é fonte de poder mais óbvia e importante para uma negociação, assim descrito por Mello (2003, p47) a preparação é questão chave e afeta nossa avaliação da realidade, onde as decisões que tomamos e a forma em que a