Entenda se os condomínios precisam de uma auditoria específica e quais são os benefícios que ela pode trazer
A auditoria para condomínios é um assunto com o qual os síndicos já devem ter se deparado ou ainda o farão alguma vez, dada a importância do seu trabalho para a administração do local.
O fato de esse ser um procedimento opcional faz com que vários síndicos o desconsiderem de imediato, mas entender como funciona uma auditoria e o que ela pode trazer de bom é vital para que tudo corra da melhor maneira possível.
Compreenda a importância que uma análise minuciosa nas contas pode trazer, quando é o momento ideal para isso e a quem os síndicos podem recorrer para sua realização.
Como funciona a auditoria para condomínios?
Quem sabe como funciona a auditoria em empresas já deve ter uma boa noção do assunto, mas para quem não conhece tão bem sobre ele, a auditoria é um exame cauteloso e bastante sistemático das atividades de uma empresa ou, neste caso, do condomínio.
Na verdade, um condomínio também é considerado como uma empresa, já que conta com um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), precisa de uma administração adequada e também pode ter funcionários contratados.
A maior diferença entre uma empresa e um condomínio é que a primeira é administrada por um gestor ou diretor, ao passo que o síndico é responsável por cuidar do segundo, o que ressalta a importância da auditoria para condomínios.
Para fazer esse processo, é necessário levantar todas as despesas do condomínio, como o pagamento de impostos, contas, aquisição de materiais, salários de funcionários e serviços de segurança e monitoramento, entre outros gastos.
Além disso, também é essencial analisar os contratos que regem essas relações trabalhistas e comerciais, de modo a saber o que exatamente eles dizem e quais são as obrigações de ambas as partes.
Demais documentos também são importantes, como convenção, regimento interno, atas de reuniões passadas, contas de água, luz, telefone e internet e outros registros que possam ajudar no processo.
Então, em posse de todos esses documentos, deve ser feita uma análise bastante minuciosa em busca de eventuais irregularidades, como pagamentos com valores maiores do que o acordado ou serviços que não condizem com o que foi contratado.
Esse é um processo complexo, que pode demorar algum tempo até ser concluído e precisa de atenção completa para, assim, proporcionar os melhores resultados possíveis.
Quando a auditoria deve ser feita em um condomínio?
O mais recomendável é que ela seja feita imediatamente, seja em caráter corretivo ou preventivo. Depois disso, deve-se adotar uma frequência para a realização de futuras auditorias.
A auditoria de contas pode trazer economias à sua empresa, e o mesmo se aplica aos condomínios. A partir do momento que ela for realizada, sua gestão será muito mais controlada e equilibrada, o que traz uma série de benefícios.
Há uma concepção equivocada de que a auditoria para condomínios deve ser procurada apenas quando houver um grande problema com as contas. Na verdade, sua adoção precoce ajuda a evitar que isso aconteça em um futuro próximo ou mais distante.
Ainda que, aparentemente, as finanças do condomínio estejam em perfeita ordem, uma auditoria pode encontrar pequenos detalhes e lacunas que, quando consertados, tendem a melhorar a gestão e trazer uma economia considerável.
Como passar a adotar a auditoria para condomínios?
A melhor escolha é contar com uma empresa especializada, que detenha todo o conhecimento teórico e prático necessário para auxiliar o síndico.
Há vários tipos de serviço de empresas de auditoria, cada um com suas próprias características e aplicações. São eles:
Auditoria convencional: serviço mais comum, consiste na análise das faturas e despesas e em sua devida comparação com os contratos firmados para conferir se os valores batem ou não. As informações são transmitidas através de relatórios e análises.
Auditoria retroativa: funcionamento similar ao anterior, embora faturas e despesas que já tenham sido pagas também sejam analisadas. Com isso, é possível levantar prejuízos anteriores.
Auditoria com acompanhamento de contestação e ressarcimento: consiste em coletar informações sobre as cobranças indevidas e, posteriormente, a equipe responsável pela auditoria entra em contato com as empresas que ofereceram os produtos ou serviços para o devido ressarcimento dos valores.
Compete à empresa responsável pela auditoria analisar a atual situação das contas e contratos da empresa e, em conjunto com o síndico, escolher qual é a opção mais adequada.
Auditoria para condomínios: passo fundamental para uma melhor administração
É responsabilidade do síndico prestar contas sobre o que acontece com a administração do local. Por isso, o melhor a se fazer é estar municiado de todas as informações necessárias para que a gestão seja a melhor possível
A contratação de uma empresa de auditoria é benéfica não apenas para o síndico, mas também para todos os condôminos, que saberão que a gestão está sendo feita com máxima qualidade.
Cabe ressaltar que, por se tratar de um investimento, a auditoria para condomínios não deve ser paga pelo síndico, mas sim pelos condôminos. A decisão precisa ser aprovada em assembleia para que todos estejam cientes.
O passo a passo para auditoria de contas é bastante trabalhoso e precisa ser feito por profissionais com conhecimentos contábeis e administrativos para que traga bons resultados e auxilie ainda mais no trabalho do síndico.
Seja qual for o tamanho do condomínio ou o tempo de experiência que o síndico possuir na função, o auxílio de um auditor é determinante para que a gestão tenha a menor chance possível de erros, o que também impacta positivamente nos condôminos.
Contar com a auditoria para condomínios pode trazer ótimos resultados para todos. Por isso, quanto antes o serviço for contratado, maiores são as chances de ter uma gestão ainda mais eficiente.