Sessão de perguntas e respostas em apresentações corporativas - SOAP
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Em apresentação, é mais que normal que haja alguma dúvida a ser tirada relativa ao tema. Mas como lidar? Se você domina completamente o assunto que está apresentando e se sente seguro, é importante que reserve os minutos finais de sua apresentação para perguntas e respostas. Numa sessão deste tipo, consegue-se esclarecer eventuais dúvidas e aprofundar-se em alguns pontos relativos ao tema, caso a audiência o solicite. Trata-se de uma boa oportunidade para interagir com o público e conhecer melhor as suas preocupações, dúvidas e interesses. Veja agora algumas dicas de como conduzir bem este tipo de sessões:
1. Anuncie quando será a sessão: é importante avisar o público logo no início da sua apresentação. Desse modo, evitará interrupções e ainda incentiva o público a anotar eventuais dúvidas para esclarecimento no final.
2. Repita as perguntas: ao conduzir sessões de perguntas em auditórios grandes, certifique-se de que há microfone para a audiência colocar as suas questões. Se não houver, repita as perguntas no seu microfone antes de responder. É importante que todos os presentes saibam qual a pergunta que está sendo respondida.
3. Não se prolongue nas respostas: procure restringir-se à pergunta em si e dê respostas concisas, especialmente se houver muitas pessoas à espera para fazerem outras perguntas. Se começar a divagar nas respostas, pode aborrecer a audiência e comprometer a boa impressão conquistada ao longo da apresentação.
4. Atue como mediador: além de responder às questões da audiência, como apresentador que é, terá que, nesse momento, fazer papel de mediador. Se alguém insistir em determinado ponto, se repetir a mesma questão ou então se desviar muito do tema principal, educadamente saia do assunto. Explique que há outras pessoas interessadas em tirar dúvidas e que poderá resolver por e-mail questões mais específicas.
5. Lide bem com perguntas difíceis: caso não compreenda uma pergunta, peça à pessoa que a reformule. Se não souber responder (e isso pode acontecer) reconheça isso mesmo diante da audiência – esta atitude, tenha certeza, será sempre a seu favor – poderá depois comprometer-se a estudar o assunto e responder a todos por e-mail. Se achar que a pergunta difícil que lhe colocaram é pertinente e existe uma grande hipótese de alguém na audiência conseguir responder, pode sempre lançá-la de volta à plateia.
6. Encerre a sessão na hora certa: se houver muitas pessoas para fazer perguntas e o seu tempo estiver terminando, anuncie que irá responder a apenas mais uma ou duas questões. Por fim, embora nem sempre seja possível, tente encerrar a sessão respondendo a uma pergunta que reforce a sua mensagem principal. Vale destacar que em alguns casos, as pessoas o interromperão para realizar as perguntas no meio de sua apresentação. Neste caso, se a resposta não estiver prevista em seu roteiro, tire a dúvida e volte para seu script. Caso esteja, fale superficialmente e acrescente "falaremos sobre este ponto adiante". Em sua próxima apresentação não se esqueça de reservar uns minutos finais para esta sessão de perguntas e respostas. Siga as nossas dicas e verá que tanto você quanto o seu público saem ganhando.