Sua empresa pratica a autogestão da folha de ponto? Veja como funciona!
Autogestão da folha de ponto: O que é, e quais os benefícios?
Por Aline Fernandes / 7 de outubro de 2020 5 de maio de 2022
Otimizar a gestão de ponto é algo que muitas empresas têm buscado há bastante tempo.
Como esse é um processo que envolve diversas etapas, o fechamento da folha de ponto se torna um caos para os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal de uma empresa.
Mas, você sabia que esse processo pode ficar mais fácil se for dividido com os funcionários através da autogestão da folha de ponto?
Pois é, a autogestão é uma das características de empresas que possuem uma gestão mais descentralizada, priorizando a autonomia dos colaboradores. E esse modelo de gestão pode ser estendido para o tratamento da folha de ponto.
Quer saber mais sobre a autogestão da folha de ponto? Veja os assuntos que trataremos aqui:
O que é a autogestão da folha de ponto?
Diferença entre autogestão de folha de ponto e gestão de ponto tradicional
Como adotar a autogestão da folha de ponto?
A autogestão da folha de ponto acontece quando o próprio funcionário faz o tratamento das informações da sua folha.
Isso quer dizer que, ao final do mês, ele mesmo insere pontos faltantes, adiciona pendências, justificativas, controla o seu banco de horas e divide toda a tarefa de gestão da folha com seu gestor ou RH.
Quando a empresa concede essa permissão aos funcionários, ela permite que os colaboradores façam o tratamento das informações mais simples de sua folha de ponto. Como por exemplo, inserir atestado de uma consulta médica ou de algum procedimento odontológico como implante dentário.
Isso quer dizer que o RH ou o gestor, não precisará se preocupar em corrigir os pontos. Tudo isso será feito pelo colaborador, poupando o tempo da gestão de ponto.
No processo de tratamento de folha tradicional é o RH da empresa que fica responsável por organizar as informações dos registros dos funcionários. Então, todas as correções que precisam ser feitas, é responsabilidade dessa equipe.
Já na autogestão, o colaborador acompanha a sua folha desde o registro até o tratamento. Com isso, a folha de ponto já chega com os pontos tratados para o RH apenas realizar o cálculo de horas e tirar os apontamentos.
Antes de partimos para o próximo tópico, é importante ressaltar que a autogestão é diferente do registro de ponto por exceção e da flexibilidade de jornada. Muitas pessoas confundem esses três conceitos, mas na verdade eles são bem diferentes.
Autogestão da folha de ponto é a mesma coisa que ponto por exceção e flexibilidade de jornada?
Não, são três conceitos completamente diferentes e você não pode confundi-los.
No ponto por exceção, os colaboradores registram apenas as eventualidades de suas jornadas e o RH faz todo o tratamento dessas informações.
Já na flexibilidade de jornada, os colaboradores possuem autonomia para cumprir seu expediente em horários diferentes de acordo com sua preferência, ou seja, eles mesmos definem seus horários com base em uma carga horária pré-estabelecida.
Agora, na autogestão, os pontos continuam sendo marcados diariamente. A diferença é que, ao invés da folha ser passada diretamente para o RH realizar o tratamento no final do mês, são os funcionários que cuidam dessas informações.
Bom, até aqui vimos o conceito de autogestão da folha de ponto e como ela funciona, mas como isso é feito na prática? Preste bastante atenção, agora vamos falar o passo a passo para sua empresa poder adotar a autogestão com sucesso.
A criação de um modelo de autogestão da folha de ponto, deve ser feito com muito cuidado, visualizando quais são as demandas da sua empresa. Por isso, é importante que seja feita por fases e não de uma única vez.
Primeiro para não ser uma bagunça, e segundo para ter um processo redondo que funcione por muito tempo.
Explique o que é a autogestão
Assim como qualquer mudança no dia a dia de uma empresa, antes de ser adotado o novo procedimento de tratamento de ponto, é necessário explicar aos colaboradores o que é, para que funciona e quais serão os benefícios desse novo processo.
Todavia, para que ele seja um sucesso, é importante que a sua empresa já tenha uma cultura organizacional mais flexível e não tão tradicional, afinal a ideia principal é dar mais autonomia aos funcionários ao mesmo tempo que facilita a rotina de gestão de jornada da empresa.
Para implantar a autogestão da folha de ponto, a sua empresa precisa ter um bom sistema de tratamento de ponto, que permita o acesso dos funcionários e seja bastante fácil de operar.
Afinal, essa será uma tarefa nova, e quem faz o fechamento de ponto sabe que lidar com sistemas complexos e arcaicos é uma grande dor de cabeça que demanda muito trabalho.
Então, se a tarefa é facilitar a rotina, você deve começar escolhendo um sistema facilitador.
Por isso, é importante escolher um sistema atual que tenha essa funcionalidade, mas que ao mesmo tempo ofereça segurança.
O sistema PontoTel, por exemplo, é um software de registro, tratamento e gestão de ponto, que funciona através de uma plataforma online. Com ele, a sua empresa pode permitir que o funcionário acesse a sua folha de ponto através da plataforma, e corrija suas informações.
Mas não se preocupe, nesse processo os colaboradores possuem acesso apenas a sua própria folha com permissões limitadas. Ou seja, só existe a possibilidade de apenas fazer o tratamento das informações e nada mais do que isso.
Apesar de autogestão significar mais autonomia, ela não é sinônimo de total liberdade. Sem algumas regras, o que foi pensado para facilitar e transformar a cultura, pode se transformar em caos e sair do controle.
É importante definir regras e políticas que determinam o que pode ser feito na folha dos funcionários, como:
Data de ínicio mensal;
O que pode ser anotado na folha (atestados, faltas, etc.);
Outras regras também podem ser criadas, variando de empresa para empresa, mas é importante estabelecer políticas que funcionem para a sua organização e definam como será o processo de autogestão de ponto.
Incentive o processo e confie nos colaboradores
Após explicar, escolher o sistema e estabelecer regras, é hora de incentivar os colaboradores a fazerem autogestão da folha de ponto.Para isso, você deve expor os benefícios e a importância desse processo.
Também deve treiná-los para que eles possam fazer essa gestão de forma eficiente e não surjam problemas.
Por fim, é importante que a sua empresa confie nos funcionários, afinal, não adianta dar autonomia sem confiar que os colaboradores irão seguir as regras e fazer como tudo deve ser feito.
Até aqui vimos o que a sua empresa pode fazer para adotar a autogestão do ponto, mas e do lado dos colaboradores, como ela deve ser feita? Veja a seguir.
Para o colaborador: como deve ser feita a autogestão da folha de ponto?
O colaborador deve ter ciência do quanto isso é importante para a empresa e para ele também, por isso, deve fazer essa autogestão de forma séria e seguindo todas as regras.
É importante que o colaborador analise suas informações da folha com calma, seja claro quando adicionar uma pendência, mantenha controle de suas horas extras e do seu banco de horas caso a empresa tenha adotado.
Mas principalmente que ele haja de boa fé, tendo em mente que esse é um benefício que a empresa concedeu com a intenção de gerar mais autonomia e transparência para a relação de trabalho.
Agora que já vimos como adotar a autogestão na sua empresa, chegou a hora de vermos quais são os benefícios que ela pode trazer. Separamos 5 benefícios para você entender como esse modelo de gestão pode ajudar.
Otimiza o tratamento de ponto
Como falamos, o tratamento de ponto é uma etapa bastante complicada das rotinas de RH/DP, por isso, dividi-la com seus funcionários pode otimizar o tratamento do ponto.
Dessa forma, sobra mais tempo para resolver outras pendências, como dispensas, cálculos mais complexos, atestados, organização de jornadas, escalas, férias e outras tarefas relacionadas a jornada dos colaboradores, otimizando assim o fechamento do mês.
Muitos profissionais hoje em dia prezam trabalhar em um ambiente que proporciona mais autonomia, todavia, mais liberdade também exige mais responsabilidade.
A ideia da autogestão é justamente essa, dar autonomia e despertar a responsabilidade do colaborador com relação a sua jornada.
O que nos leva ao próximo benefício dessa lista.
Maior controle de sua jornada
Com total acesso a sua folha de ponto, o colaborador consegue ter informações mais claras e maior controle de sua jornada de trabalho.
Assim, ele consegue identificar seus atrasos ou horas extras e tomar medidas para se organizar e cumprir sua jornada de forma mais saudável, sendo um benefício tanto para ele quanto para a empresa.
Divide a tarefa de gerenciar a jornada
Com a possibilidade de adicionar pendências e justificativas em sua folha, o colaborador pode expor motivos de atrasos, faltas e até mesmo horas extras.
Fazendo com que a empresa tenha uma maior noção do que acontece em sua jornada, dividindo essa tarefa de fazer a gestão.
Então, o próprio colaborador tem acesso ao seu saldo de banco de horas, sabe quando está fazendo muitas horas extras ou se atrasando muito e pode tomar precauções, sem que dependa do RH para isso.
A autogestão da folha de ponto ajuda principalmente nos casos de empresas que possuem poucos funcionários atuando na tarefa de gerir a jornada, assim conseguem se preocupar com outras coisas sem perder muitas horas do seu dia apenas nisso.
Cria uma cultura organizacional positiva
Por último, a autogestão de ponto contribui para que sua empresa desenvolva uma cultura organizacional mais positiva, longe daquele pensamento de que controlar a jornada é algo ultrapassado ou desagradável.
Ter esse controle traz maior transparência para a relação de trabalho e dividi-la com o funcionário beneficia a sua empresa ainda mais, pois, como tratamos mais acima, a autonomia é um dos valores mais buscados por profissionais hoje em dia.
Bom, agora sim falamos tudo sobre a autogestão de ponto, mas antes de terminarmos queremos apresentar uma dica essencial. Acompanhe!
Tudo que falamos nesse texto só será possível se a sua empresa tiver um sistema inteligente, que tenha a possibilidade dos colaboradores fazerem a autogestão de sua folha de ponto.
O sistema PontoTel oferece essa possibilidade, e seus colaboradores podem acessar a sua própria folha para efetuar correções. Além disso, ele possui acesso ao seu saldo de horas extras e possui mais de uma forma de marcação de ponto.
Então, não se preocupe! A folha de ponto online da PontoTel é totalmente segura e acessível, os cálculos da plataforma são feitos de forma automática e o sistema possui regras de cálculo que vão de acordo com as demandas da sua empresa.
Aplicativo de gestão que otimiza as rotinas da empresa
Outra funcionalidade do sistema PontoTel que não pode ser deixada de fora, é o aplicativo de gestão de ponto. Ele é feito especialmente para facilitar o processo de correções de ponto e acompanhamento de jornada em tempo real.
Nele, os gestores também podem fazer a correção de pontos, lançamentos de dispensas e atestados tudo através de um aparelho de celular ou tablet, trazendo mais facilidade para a rotina da sua empresa.
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Aquele cenário do empregador controlando o ponto apenas para monitorar o funcionário é algo do passado.
Hoje em dia, controlar a jornada deixa a sua empresa muito mais estratégica. E, adotando a autogestão da folha de ponto, você consegue otimizar as rotinas de gestão de ponto da sua empresa e contribui para uma relação muito mais transparente com seus funcionários.
Nesse texto, nós vimos o que é a autogestão de ponto, como ela funciona, seus benefícios e como adotá-la na sua empresa.
Lembre-se, todo esse processo deve ser feito com bastante cuidado, assim, a sua empresa conseguirá tirar o melhor da autogestão.
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