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Social Business e Produtividade: análise corporativa do uso dos e-mails
Este artigo aborda o Social Business e Produtividade: uma análise corporativa do uso dos e-mails no ambiente corporativo e também fora dele, as novas tecnologias sempre vêm para facilitar e agilizar inúmeros processos. Embora muitos defendam que elas substituem os antigos métodos, na realidade eles passam a coexistir de maneira pacífica, lado a lado, cada um com suas peculiaridades e vantagens.
Quando o telefone surgiu, por exemplo, não se extinguiu o rádio, menos ainda a carta. Porém, eles deixaram de ser necessários em algumas ocasiões, restringindo seu uso e alterando seu status. O uso de uma ferramenta pode ser atualizado sem que ela perca sua funcionalidade. O telefone não matou a correspondência, o e-mail não inutilizou a carta e a televisão não extinguiu o rádio: eles apenas passaram a coexistir, cada um com suas especificidades.
Analisando este cenário fica fácil responder uma dúvida comum relativa ao Social Business: as ferramentas sociais corporativas irão desativar os e-mails? Absolutamente não. Mas darão melhor uso a sua funcionalidade, tirando dele o fardo de ser parte de operações onde seus benefícios são duvidosos.
Social Business e Produtividade – O e-mail como instrumento corporativo de comunicação
Atualmente o e-mail é a forma mais moderna e usual de comunicação interna nas empresas. Seu surgimento com certeza agilizou as operações, facilitou os contatos e transformou o cenário organizacional. Mas para determinados casos ele é altamente inadequado e ineficaz, daí importância do tema Social Business e Produtividade.
Ao desenvolver um projeto, por exemplo, onde precisamos da troca de ideias para chegar a um resultado, ele se torna confuso e lento. Copiar uma, duas ou dez pessoas na mesma mensagem faz com que seja necessário aguardar uma resposta de cada, atrasando a discussão e gerando muitas mensagens simultâneas, que precisam ser abertas e respondidas individualmente. Neste tipo de projeto colaborativo, que propõe uma construção coletiva de conteúdo, muitas horas e muitas mensagens são gastas para se chegar a algum lugar. E às vezes, nem com essa troca excessiva de e-mails é possível chegar ao resultado esperado, já que não há uma construção coletiva de verdade, apenas um emaranhado de mensagens. Por isso, podemos dizer que o e-mail é mais vantajoso para a comunicação entre duas pessoas, onde a interação entre um grupo não é necessária.
Analisando este cenário, entendemos porque uma empresa que atua e constrói conhecimento de maneira colaborativa, utilizando os conceitos do Social Business, terá dificuldade em trabalhar utilizando apenas os e-mails. Nestes casos, as ferramentas sociais são a chave para a comunicação integrada alavancando o binômio Social Business e Produtividade e criando uma forma construtiva e eficaz que essas empresas procuram.
Social Business e Produtividade – Conhecimento limitado às caixas de e-mails
Outro fator que precisa ser levado em consideração diz respeito ao armazenamento do conhecimento empresarial. Afinal de contas, os colaboradores trabalham diariamente construindo um conhecimento que não é apenas deles: mas também da empresa. É importante que esse conhecimento esteja acessível a todos, evitando retrabalhos e inspirando novas soluções e ideias. Quando ele fica preso numa caixa de e-mail, todos saem perdendo – principalmente a produtividade da empresa, mais uma vez fica evidente que a sua empresa deve se preocupar com o processo de Social Business e Produtividade.
Social Business e Produtividade: um novo capítulo na comunicação interna empresarial
O Social Business e suas ferramentas não surgiram com o intuito de inutilizar os e-mails. Porém, eles podem substituir seu uso em muitos casos, auxiliando principalmente na construção colaborativa de conteúdo.
Usando como exemplo o mesmo projeto anterior, com cerca de dez pessoas envolvidas, fica mais fácil reunir as considerações de cada um. Todas as mensagens são lidas, visualizadas e respondidas na mesma página. A informação está na mão, agilizando o processo e evitando o desperdício de tempo. Se você considerar que diariamente diversos projetos estão em contínuo desenvolvimento, imagine quanto tempo sua empresa poderá economizar a partir do Social Business.
Esta nova tendência de comunicação empresarial ainda garante que o conhecimento não se perca no e-mail dos colaboradores. Todo o conteúdo adquirido através do trabalho de seus colaboradores estará arquivado de uma maneira segura e fácil, podendo ser acessado a qualquer momento. Este é um dos principais benefícios do Social Business, já que promove mais agilidade, evita retrabalhos e inspira os colaboradores a pensar em novas propostas, criadas a partir daquele conhecimento que já foi útil em outro momento.
As ferramentas sociais e os e-mails podem ser utilizados paralelamente, cada um com suas funcionalidades e benefícios. Escolher as ferramentas sociais não significa inutilizar o e-mail, mas deixá-lo para determinadas ocasiões, onde a comunicação acontece entre duas pessoas – ou quando a pessoa com quem você precisa se comunicar está fora das ferramentas sociais.
Economizar tempo, aumentar a produtividade, facilitar os contatos e agilizar os projetos: sua empresa está pronta para usufruir de todos esses benefícios com o Social Business?
O que você tem feito na sua empresa para minimizar as dificuldades do uso do e-mail na comunicação com diversos colaboradores? Você atualmente se preocupa com o tema Social Business e Produtividade. Compartilhe Conosco.