Associação Matogrossense dos Municípios - PDF
Lúcia Canedo Miranda
1 PORTARIA Nº 016/2010 O Presidente da Associação Matogrossense dos Municípios AMM, no uso de suas atribuições legais que lhe são conferidas pelo Estatuto Social, RESOLVE: Art. 1º - Estabelecer normas e procedimentos para regulamentar as atividades relativas ao recebimento, tombamento, registro, controle, movimentação, baixa e realização de inventário dos bens patrimoniais móveis adquiridos pela AMM, conforme Instrução Normativa SPA N.º 01/2010. Art. 2º - Esta portaria entra em vigor a partir da data de sua publicação. Art. 3º - Revogadas as disposições em contrário. Publique-se Registre Cumpra-se Cuiabá-MT, 24 de agosto de PEDRO FERREIRA DE SOUZA Presidente da AMM
2 NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA REGULAMENTAR AS ATIVIDADES RELATIVAS AO RECEBIMENTO, TOMBAMENTO, REGISTRO, CONTROLE, MOVIMENTAÇÃO, BAIXA E REALIZAÇÃO DE INVENTÁRIO DOS BENS PATRIMONIAIS MÓVEIS ADQUIRIDOS PELA AMM. INSTRUÇÃO NORMATIVA SPA N.º 01/2010 TITULO I Finalidade Artigo 1º. - Estabelecer normas e procedimentos para regulamentar as atividades relativas ao recebimento, tombamento, registro, controle, movimentação, baixa e realização de inventário dos bens patrimoniais móveis adquiridos pela AMM Associação Matogrossense dos Municípios, bem como a incorporação ao patrimônio dos bens patrimoniais móveis provenientes de doação. Abrangência Artigo 2º. - Abrange a Coordenação Administrativa e Financeira como unidade responsável pelo controle patrimonial, todas as unidades da estrutura organizacional da AMM como detentoras da carga patrimonial e todos os usuários. TITULO II Dos Conceitos Artigo 3º. - Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se: I. Bens Móveis permanentes: são aqueles que, em razão de seu uso corrente não perdem a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos de vida útil e são suscetíveis de movimento próprio ou de remoção por força alheia. Bem Móvel Inservível: é aquele que não tem mais utilidade para a entidade, em decorrência de:
3 a) Ociosidade: quando, embora esteja o bem em perfeitas condições, não estiver em uso pela Entidade; b) Obsoletismo: quando se tornar antiquado, em desuso, sendo a sua operação considerada onerosa para entidade; I Bens patrimoniais permanentes: são todos os bens tangíveis móveis e imóveis e intangíveis, pertencentes a AMM Associação Matogrossense dos Municípios ou que estejam em seu domínio pleno e direto. IV. Carga patrimonial: é a efetivação da responsabilidade pela guarda e/ou uso do bem. V. Comissão de Inventário, Avaliação e Doação: comissão nomeada pelo Presidente, com no mínimo três membros, sendo um servidor ligado diretamente a unidade responsável pelo controle patrimonial e outros membros de outras Unidades Administrativas, com o objetivo de realizar a avaliação, o inventário e realizar os procedimentos de doação dos bens patrimoniais móveis da AMM. VI. Sistema de Controle Patrimonial: ferramenta tecnológica que controla as incorporações, baixas, e movimentação ocorrida nos bens patrimoniais da entidade. V Unidade Administrativa: é a unidade onde estão alocados os bens patrimoniais, sendo um nível de controle físico. VI Tombamento - consiste na formalização da inclusão física de um bem patrimonial no acervo do órgão, com a atribuição de um único número por registro patrimonial, ou agrupando-se uma seqüência de registros patrimoniais quando for por lote, que é denominado número de tombamento. Pelo tombamento aplica-se uma conta patrimonial do Plano de Contas do órgão a cada material, de acordo com a finalidade para a qual foi adquirido. O valor do bem a ser registrado é o valor constante do respectivo documento de incorporação (valor de aquisição). IX. Inventário de Bens Patrimoniais - Consiste na verificação quantitativa e qualitativa dos mesmos, com registros patrimoniais e cadastrais, valores avaliados e os respectivos registros contábeis.
4 X. Movimentação de Bem - A movimentação de bens patrimoniais consiste no conjunto de procedimentos relativos à distribuição, transferência, saída provisória, empréstimo e arrendamento a que estão sujeitos no período decorrido entre sua incorporação e desincorporação. XI. Desfazimento ou Baixa de Bens - Considera-se baixa patrimonial, a retirada de bem da carga patrimonial do órgão, mediante registro da transferência deste para o controle de bens baixados, feita exclusivamente pelo Setor de Patrimônio, devidamente autorizado pelo gestor. Da base legal e regulamentar Artigo 4º. A presente Instrução Normativa regula-se em conformidade com os dispositivos da Constituição Federal de 1988, Lei 4.320/64, LC 101/2000, Lei 8.429/92 (Lei de Improbidade Administrativa), Código de Ética de Auditoria Interna, Resoluções do CFC, Normas Brasileiras de Contabilidade, Lei Complementar 269/2007, Estatuto Social da AMM, Resolução 003/2009 Regimento Interno da AMM, Resolução 002/2010 da AMM e outras normas pertinentes ao assunto. TITULO III Das responsabilidades Artigo 5. - São responsabilidades da Coordenação Administrativa e Financeira como unidade responsável pelo controle patrimonial e a Instrução Normativa: I. Solicitar ao Presidente a nomeação de Comissão de Inventário, Avaliação e Doação, até o dia 20 de janeiro de cada ano que terá competência para: a) Realizar o inventário dos bens patrimoniais móveis, dando conhecimento aos respectivos detentores de carga patrimonial, das ocorrências verificadas; b) Solicitar à unidade inventariada ou detentores de carga, quando for o caso, a disponibilização de técnicos ou servidores conhecedores dos bens, a fim de facilitar a sua localização e identificação; c) Identificar a situação patrimonial e o estado de conservação dos bens
5 inventariados; d) Elaborar o relatório do inventário, citando as ocorrências verificadas e encaminhar para a Coordenação Administrativa e Financeira; Encaminhar cópia do relatório do Inventário ao Presidente e a Gerência de Contabilidade; I Informar à Presidência a ocorrência de extravio de bens. IV. Realizar as atividades de recebimento, tombamento, registro, guarda, controle, movimentação, preservação e baixa de bens patrimoniais móveis da AMM. V. Proceder à baixa contábil dos bens móveis excluídos do Sistema de Controle Patrimonial; VI. Realizar os ajustes nos saldos contábeis quando houver divergência entre estes e o apresentado no Inventário. V Anexar cópia do relatório do Inventário às Contas Anuais. VI Promover a divulgação da Instrução Normativa, mantendo-a atualizada e orientar as áreas executoras e supervisionar sua aplicação; Artigo 6.- São responsabilidades da Presidência da AMM: I. Nomear Comissão de Inventário, Avaliação e Doação, até o dia 31 de janeiro de cada ano; Autorizar a baixa patrimonial dos bens móveis no Sistema de Controle Patrimonial; I Autorizar a alienação de bens patrimoniais móveis inservíveis; IV. Autorizar o recebimento de bens patrimoniais móveis por doação; V. Determinar a autuação da comunicação de extravio de bens e encaminhar à Controladoria.
6 Artigo 7.- São responsabilidades das Unidades Administrativas como executoras da Instrução Normativa: I. Provocar a realização de conferência periódica (parcial ou total) dos bens móveis alocados na unidade, sempre que julgar conveniente e oportuno, independentemente do inventário anual previsto nesta norma; Manter controle do recebimento, guarda e utilização adequada dos bens patrimoniais sob sua guarda; I Encaminhar, imediatamente, à Coordenação Administrativa e Financeira, comunicação sobre extravio, dano, ou qualquer outro sinistro a bens, e, quando for o caso, já instruída com cópia do Boletim de Ocorrência fornecido pela autoridade policial; IV. Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional. V. Manter a Instrução Normativa á disposição de todos os funcionários da unidade, velando pelo fiel comprimento da mesma. VI. Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial, quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações. Artigo 8º. Das responsabilidades dos servidores da AMM: 1 O Servidor que utiliza continuadamente um bem patrimonial é denominado responsável, cabendo a ele a responsabilidade pela utilização, guarda e conservação do bem, respondendo perante a Associação Matogrossense dos Municípios por seu valor e por irregularidades decorrentes de uso em desacordo com as normas constantes desta instrução normativa. 2 A atribuição de responsabilidade se dará com a entrega do bem ao servidor, mediante a assinatura do Termo de Responsabilidade. 3 A condição de responsável constitui prova de uso e conservação, e pode ser utilizada em processos administrativos de apuração de irregularidades relativos ao controle do patrimônio da AMM.
7 4 São deveres de todos os servidores da Associação Matogrossense dos Municípios quanto aos bens patrimoniais móveis: I. Cuidar dos bens do acervo patrimonial, bem como ligar, operar e desligar equipamentos conforme as recomendações e especificações do fabricante; Utilizar adequadamente os equipamentos e materiais; I Adotar e propor ao seu superior, providências que preservem a segurança e conservação dos bens móveis existentes em sua Unidade. IV. Manter os bens de pequeno porte em local seguro; V. Comunicar ao seu superior a ocorrência de qualquer irregularidade que envolva o patrimônio da Associação Matogrossense dos Municípios, providenciando, quando for o caso, o Boletim de Ocorrência fornecido pela autoridade policial; VI. Auxiliar a Comissão de Inventário quando da realização de levantamentos e inventário, ou na prestação de informações sobre bem em uso em seu local de trabalho ou sob sua responsabilidade. Artigo 9º. Das responsabilidades da Controladoria Interna: I. Prestar apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange á identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle. Através de atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas. I Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa. TITULO IV DOS PROCEDIMENTOS Capitulo I
8 Da Incorporação Artigo 10 A incorporação é a inclusão de um bem no acervo patrimonial da Associação Matogrossense dos Municípios, bem como da adição de seu valor à conta do ativo imobilizado tendo como fatos geradores a aquisição e a doação: 1 A aquisição é a incorporação de um bem que tenha sido adquirido pela Associação Matogrossense dos Municípios, de acordo com as exigências dispostas na Lei 8.666/93 e nas normas e procedimentos estabelecidos nas Instruções Normativas do Sistema de Compras e Licitações - SCL. 2 A doação é a incorporação de um bem cedido por terceiro a Associação Matogrossense dos Municípios, em caráter definitivo, sem envolvimento de transação financeira. 3 O recebimento de bens patrimoniais móveis em doação deverá ser autorizado pelo Presidente, ou quem dele receber delegação. Artigo 11 A incorporação dos bens adquiridos pelas formas previstas no caput do artigo anterior, dar-se através dos seguintes documentos: I. Nota Fiscal; Nota de Empenho; I Manual e prospecto do fabricante, para material adquirido; IV. Termo de Doação, quando se tratar de bem recebido em doação. Capítulo II Do Recebimento e Aceitação do Bem Artigo 12 - O recebimento é o ato pelo qual o bem solicitado é recepcionado, em local previamente designado, ocorrendo nessa oportunidade apenas a conferência quantitativa relativa à data de entrega, firmando-se, na ocasião, a transferência da responsabilidade pela guarda e conservação do bem, do fornecedor da Associação Matogrossense dos Municípios. Artigo 13 - A aceitação dar-se quando o material recebido é inspecionado pelo servidor responsável que verifica sua compatibilidade com a Nota de Empenho
9 ou contrato de aquisição e, estando conforme, dá o aceite na nota fiscal ou outro documento legal. Artigo 14 - No caso de móveis e equipamentos cujo recebimento implique em maior conhecimento técnico do bem, será convocada da unidade solicitante um servidor ou comissão que detenha conhecimentos técnicos sobre os bens adquiridos, para que proceda os exames, a fim de determinar se o bem entregue atende às especificações técnicas contidas na Nota de empenho ou no contrato de aquisição. Artigo 15 - Todo bem patrimonial móvel adquirido pela Associação Matogrossense dos Municípios, ou recebido mediante doação deverá dar entrada na Divisão de Compras, Patrimônio e Almoxarifado para fins de conferência, tombamento e registro. Artigo 16 - No caso de compra, após receber a Nota de empenho/contrato da Gerencia de Contabilidade, a Divisão de Compras, Patrimônio e Almoxarifado deverá enviar cópia ao fornecedor, autorizando a entrega do bem. Artigo 17 - Ao dar entrada na Divisão de Compras, Patrimônio e Almoxarifado, o bem deve estar acompanhado de: I. Nota Fiscal, Fatura ou Nota Fiscal/Fatura correspondente, no caso de compra; Termo de Doação, no caso de recebimento em doação. Artigo 18 - Após a verificação da quantidade e da qualidade dos bens, e estando de acordo com as especificações exigidas, o recebedor deverá atestar, no verso do documento apresentado, que o bem foi devidamente aceito. Artigo 19 - Quando se tratar de compra, a 1ª via da Nota Fiscal, depois de conferida e atestada o recebimento, deverá ser encaminhada a Gerencia de Contabilidade para fins de liquidação do empenho e pagamento. Na Nota Fiscal deverá constar a data e o número de Tombamento. Parágrafo Único: Nos casos excepcionais de bens entregues diretamente nas Unidades Administrativas, a unidade responsável pelo controle patrimonial deverá ser comunicada imediatamente, para a realização dos registros e tombamento.
10 CAPÍTULO III Do Tombamento dos Bens Artigo 20 - O Tombamento consiste na formalização da inclusão física de um bem no acervo da Associação Matogrossense dos Municípios, com a atribuição de um único número por registro patrimonial, ou agrupando-se uma seqüência de registros patrimoniais quando for por lote, que é denominado número de tombamento. Artigo 21 - Serão tombados os bens móveis que atenderem simultaneamente os seguintes critérios: a) Os bens considerados como permanentes, ou seja, aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e ou/ tem uma durabilidade superior a 02 (dois) anos; b) Não estejam previstos nas hipóteses no Artigo Os bens adquiridos como peças ou partes destinadas a agregarem-se a outros bens já tombados, para incrementar-lhes a potência, a capacidade ou o desempenho e ainda aumentem o seu tempo de vida útil econômica ou para substituir uma peça avariada, serão acrescidos ao valor do referido bem, desde que atendido nos incisos I e 2 Pelo tombamento identifica-se cada bem permanente, gerando-se um único número por registro patrimonial, que é denominado número de tombamento. Artigo 22 - Não serão tombados como bens móveis: I. Adquiridos como peças ou partes não incorporáveis a imóveis e que possam ser removidos ou recuperados, tais como: biombos, cortinas, divisórias removíveis, estrados, persianas, tapetes e afins; Adquiridos para manutenção, reparos e remodelação, para manter ou recolocar o bem em condições normais de uso, sem com isso aumentar sua capacidade de produção ou período de vida útil; I Os livros e demais materiais bibliográficos, devendo estes permanecer sob controle físico do detentor da guarda;
11 IV. Os pen-drive, canetas ópticas, token e similares. Artigo 23 - O bem patrimonial móvel cuja identificação seja impossível ou inconveniente em face de suas características físicas como, por exemplo, celulares, entre outros, será tombado sem a fixação da plaqueta, devendo esta ser afixada em controle à parte. Capítulo IV Do Registro no Sistema Artigo 24 A Divisão de Compras, Patrimônio e Almoxarifado, de posse da 2ª via ou cópia da Nota Fiscal, ou Termo de Doação, registrará no Sistema de Controle Patrimonial utilizado pela AMM as informações relativas ao bem incorporado, inserindo o número de tombamento no sistema e todas as características especificas do bem. 1 - O valor do bem a ser registrado é o valor constante do respectivo documento de incorporação. 2 - Depois de registrado no Sistema de Controle Patrimonial, a 2ª via ou cópia da Nota Fiscal ou Termo de Doação deverá ser arquivado. 3 - Após o lançamento no Sistema de Controle Patrimonial, deverá ser realizada a marcação física do bem através da fixação da plaqueta com o número Registro Patrimonial do bem. 4 - Quando se tratar de veículos, também será arquivado no setor cópia do CRV (Certificado de Registro de Veiculo) e o recibo original de propriedade do mesmo. 5 - A Coordenação Administrativa e Financeira através da Divisão de Compras, Patrimônio e Almoxarifado deverá informar a unidade responsável pelo controle de frotas a inclusão do novo veiculo para que a mesma providencie o cadastro de informações especificas do mesmo. Capítulo V Do Termo de Responsabilidade Artigo 25 - O Termo de Responsabilidade é o documento que expressa a
12 responsabilidade do responsável pela unidade ou do servidor pelos bens sob sua carga patrimonial. Artigo 26 - Após os procedimentos de tombamento e registro no sistema, deverá proceder à entrega do bem, de acordo com a destinação dada no processo administrativo de aquisição correspondente. Artigo 27 - A entrega de qualquer bem móvel será feita mediante assinatura do Termo de Responsabilidade, em duas vias devendo conter: I. a identificação da unidade administrativa; o nome do titular; I o nome do servidor, quando utilizado diretamente; IV. descrição dos bens, com os respectivos números de patrimônio; V. compromisso de proteger e conservar o material; VI. assinatura do titular da unidade ou servidor. 1 Uma via do Termo de Responsabilidade deverá ficar arquivada no Serviço de Material e Patrimônio, e outra na unidade administrativa, ou com servidor quando o bem for utilizado diretamente. 2 O Termo de Responsabilidade será expedido todas as vezes que houver a transferência de carga patrimonial e o remanejamento de bens patrimoniais móveis. Capítulo VI Da Movimentação de Bens Móveis Artigo 28 - A movimentação de bens móveis são as alterações quantitativas ocorridas nos bens móveis sob a responsabilidade de determinada unidade administrativa ou servidor, decorrentes dos acréscimos, baixas ou transferências ocorridos em determinado período. Artigo 29 - A movimentação de bens patrimoniais móveis, dar-se-á por: I. Transferência de carga patrimonial; Remanejamento; I Necessidade de reparo e manutenção fora da AMM, quando se tratar de equipamentos em garantia ou de equipamentos cujos reparos comprovadamente não possam ser realizados pela entidade.
13 Artigo 30 - Nenhum bem patrimonial poderá ser remanejado de uma unidade para outra ou de um servidor para outro, ou encaminhado para reparo ou manutenção fora da AMM, sem o conhecimento da unidade responsável pelo controle patrimonial. Artigo 31 - Para a transferência de carga patrimonial ou remanejamento de bem, o responsável pela unidade ou servidor detentor da carga patrimonial deverá comunicar a ocorrência ao setor competente que providenciará os ajustes no cadastro dos bens no Sistema de Controle Patrimonial. 1 Quando se tratar de transferência de bens móveis para o depósito da entidade, por não mais ser do interesse da unidade/servidor detentor da carga patrimonial, a transferência só se efetivará quando o bem for recolhido. Artigo 32 - Os servidores responsáveis por bens, quando de sua saída por exoneração, troca de cargo, troca de setor, ficam obrigados a prestar contas dos bens sob sua guarda à unidade responsável pelo controle patrimonial. Capítulo VII Do Controle Físico dos Bens Móveis Artigo 33 - O controle físico é um conjunto de procedimentos realizados pela unidade responsável pelo controle patrimonial voltado à verificação da localização, do estado de conservação e das garantias dos bens patrimoniais. O controle físico envolve: I. O controle de localização: consiste na verificação sistemática onde está situado o bem ou servidor responsável, visando à determinação fidedigna das informações existentes no cadastro do Sistema de Controle Patrimonial; O controle do estado de conservação: consiste no acompanhamento sistemático do estado de conservação dos bens, com a finalidade de manter a integridade física, observando-se a proteção contra agentes da natureza, mediante a tomada de medidas para evitar a corrosão, oxidação, deterioração e outros agentes que possam reduzir sua vida útil; I O controle da utilização: consiste na identificação, análise das condições de utilização do bem;
14 IV. O controle de garantia e manutenção: consiste no acompanhamento do vencimento dos prazos de garantia e dos contratos de manutenção. 1 A divergência constatada entre a localização real dos bens e a que constar no cadastro deve ser corrigida pela unidade responsável pelo controle do patrimônio. 2 Nenhum bem pode ser reparado, restaurado ou revisado sem conhecimento da unidade responsável pelo controle patrimonial. Capítulo VIII Da Alienação de Bens Móveis Artigo 34 - Alienação é o procedimento de transferência da posse e propriedade de um bem através da venda, doação ou permuta. Artigo 35 - A alienação de bens está sujeita à existência de interesse público, e dependerá de avaliação prévia, e da autorização do Presidente. 1 A alienação por venda será conduzida por comissão de leilão ou outra modalidade prevista na Lei 8.666/93. 2 A alienação por doação será conduzida pela Comissão de Inventário, Avaliação e Doação e está sujeita às exigências da Lei 8.666/93 e será procedida na forma prevista na Instrução Normativa especifica a ser editada. Capítulo IX Da Baixa dos Bens Móveis Artigo 36 - A baixa patrimonial de bem móvel é o procedimento de exclusão de um bem móvel do patrimônio da AMM, e pode ocorrer das formas a seguir: I. Alienação; Extravio (roubo ou furto); I Quando irrecuperável. 1 O responsável pela unidade ou o servidor que detenha carga patrimonial de bem móvel da AMM, deverá comunicar ao setor responsável pelo controle patrimonial a ocorrência de extravio de bem, providenciando, quando for o caso de roubo ou furto, o Boletim de Ocorrência fornecido pela autoridade policial. 2 Ao receber a comunicação do extravio de bens e/ou quando o relatório da
15 Comissão de Inventário, Avaliação e Doação apontar extravio de bens, a Coordenação Administrativa e Financeira deverá solicitar, se necessário, ao servidor detentor de carga patrimonial e/ou a Divisão de Compras, Patrimônio e Almoxarifado informações complementares sobre o bem extraviado, compilar a documentação, elaborar relatório, e encaminhar à Presidência que autorizará a baixa do bem no Sistema de Controle Patrimonial e determinará autuação do processo no sistema de protocolo da AMM para formalização de processo. 3 O processo formalizado será encaminhado à Controladoria Interna para as providências cabíveis. 4 A baixa dos bens móveis considerados irrecuperáveis será feita pela unidade de controle patrimonial, desde que devidamente autorizado pelo Presidente. 5 Nos casos de venda, doação e extravio, a baixa patrimonial se dará somente após o encerramento do processo, de acordo com a ocorrência. 6 A unidade responsável pelo controle patrimonial da AMM poderá, periodicamente, provocar mediante expedientes que seja efetuado levantamento de bens suscetíveis de venda, doação ou baixa por serem considerados irrecuperáveis e submetê-los a Presidência da AMM, para as devidas providências. Artigo 37 - De posse do documento que autoriza a baixa patrimonial, a unidade responsável pelo controle patrimonial da AMM deverá adotar os seguintes procedimentos: I. Registrar no Sistema de Controle Patrimonial, no campo Baixa, o motivo, o número do processo e a data da autorização de baixa, e informar no processo a baixa realizada; Extrair do processo cópia do documento de autorização de baixa, a relação dos bens baixados e arquivar no setor; I Enviar o processo para a Gerência de Contabilidade para fins de registro contábil da baixa de bens. Parágrafo Único: Quando a baixa for de bem alienado ou irrecuperável deverá retirar dos bens o código de identificação patrimonial e inutilizar.
16 Capítulo X Do Inventário Patrimonial Artigo 38 - Inventário Patrimonial é o levantamento e identificação dos bens patrimoniais móveis, visando à comprovação de existência física nos locais determinados, de forma a confirmar a atribuição da carga patrimonial, manter atualizado o controle dos bens e seus registros, apurar a ocorrência de extravio, dano ou qualquer outra irregularidade, bem como a sua utilização e o seu estado de conservação. Artigo 39 - O Inventário dos bens patrimoniais móveis será realizado anualmente, em todas as Unidades Administrativas da Associação Matogrossense dos Municípios pela Comissão de Inventário, Avaliação e Doação, nomeada pelo Presidente, conforme incisos V do artigo 3 e I do artigo 6. Artigo 40 O setor responsável pelo controle patrimonial da AMM, deverá fornecer à Comissão de Inventário, Avaliação e Doação, até 31 de outubro de cada ano, a relação dos bens, sob a responsabilidade de cada Unidade Administrativa e/ou servidor da AMM extraída do Sistema de Gerenciamento e Controle Patrimonial. Artigo 41 - A Comissão de Inventário, Avaliação e Doação, à vista de cada um dos bens, deverá elaborar relatório preliminar, apontando: I. O estado de conservação dos bens inventariados; Os bens elencados na relação fornecida pelo Serviço de Material e Patrimônio e não localizados pela Comissão; I Os bens ociosos, obsoletos, antieconômicos e irrecuperáveis; IV. Os bens que se encontram sem o número de patrimônio ou sem o devido registro patrimonial; V. Informações analíticas de bens levantados por detentor de carga patrimonial (Unidade Administrativa/Servidor); VI. Resumo do fechamento contábil dos valores.
17 1 Serão considerados extraviados, os bens elencados na relação de bens fornecidos a Comissão de Inventário, Avaliação e Doação e não localizados nas respectivas unidades administrativas e/ou servidor responsável. 2 O relatório apresentado pela Comissão de Inventário, Avaliação e Doação estará sujeito à análise e aos ajustamentos necessários para o encaminhamento à Coordenação Administrativa e Financeira. Artigo 42 - A Coordenação Administrativa e Financeira extrairá cópias do relatório, disposto no 2 do artigo anterior, para as seguintes providências: I. Encaminhar para a Presidência para autorizar a baixa dos bens irrecuperáveis e os extraviados; Encaminhar para a Divisão de Compras, Patrimônio e Almoxarifado para atualização dos Termos de Responsabilidade. Artigo 43 - Com base no relatório preliminar da Comissão de Inventário, Avaliação e Doação, a Presidência poderá: I. Autorizar ao Serviço de Material e Patrimônio a baixa de bens considerados irrecuperáveis e extraviados; Determinar à autuação e formalização de processo de bens extraviados, que será encaminhado para a Controladoria Interna para as providências cabíveis. Artigo 44 - Após os ajustes necessários, a Comissão de Inventário, Avaliação e Doação deverá, até 31 de dezembro de cada ano, emitir relatório final, e encaminhar à Coordenação Administrativa e Financeira, que dele extrairá cópias, para as seguintes providências: I. Encaminhar para a Divisão de Contabilidade para os ajustes nos saldos contábeis e anexar nas Contas Anuais; Encaminhar para a Presidência para autorizar a venda e/ou doação dos bens inservíveis. 1 As divergências que, porventura, surgirem por diferença de valores serão
18 ajustadas pela Divisão de Contabilidade, sempre acompanhadas das devidas notas explicativas. 2 Se surgirem diferenças sem a devida explicação, a Divisão de Contabilidade poderá solicitar revisão ou apuração para que estas sejam esclarecidas. Artigo 45 - De posse do relatório final da Comissão de Inventário, Avaliação e Doação o Presidente poderá autorizar a venda e/ou doação dos bens inservíveis. CAPÍTULO XI Das Disposições Finais Artigo 45 - Compete a Coordenação Administrativa e Financeira, como unidade responsável pela Instrução Normativa, elaborar os fluxogramas dos seguintes procedimentos que integraram como anexo desta: I. Anexo 1 - Fluxograma do Recebimento, tombamento e distribuição de bens móveis ; Anexo 2 - Fluxograma da Baixa dos bens móveis ; I Anexo 3 - Fluxograma de Providências em caso de extravio de bens ; IV. Anexo 4 - Fluxograma do Inventário de bens patrimoniais Parágrafo Único Caberá a Controladoria Interna como Unidade de Coordenação do Sistema de Controle Interno da AMM, prestar os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento que, por sua vez, através de procedimentos de auditora interna aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional. Artigo 46 - Esta instrução normativa entrará em vigor na data de sua publicação. Cuiabá-MT, em 24 de agosto de PEDRO FERREIRA DE SOUZA Presidente da AMM MARCILAINE F. DE OLIVEIRA SODRÉ Controladora Interna da AMM