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Quais as vantagens de um sistema de gestão em cobrança? - Parte 1
By Equipe CEDRUS - 08/04/2021
Quando se tem uma empresa, seja de venda de produtos ou matéria prima, seja na prestação se serviços, invariavelmente terá que se lidar com a inadimplência. Já falamos em nosso blog sobre como esse redemoinho de créditos não pagos acaba por abocanhar o PIB nacional. Por isso, ações coordenadas, assertivas e rápidas podem fazer toda a diferença na hora de reaver valores não pagos pelos clientes.
A forma mais barata e simples de organizar sua cobrança é contratando um sistema de cobrança desenvolvido por especialistas na área e em programação. Adquirindo a licença do software, você conta com servidores seguros e compartilhados - o que reduz os custos - e com atualizações constantes do sistema. São duas preocupações que você pode simplesmente riscar da lista pois alguém estará cuidando.
Hoje vamos falar sobre 5 funcionalidades, dentre as principais, dos sistemas de cobrança que fazem valer a pena contratar um e profissionalizar o processo de cobrança da sua empresa.
A cobrança é uma das etapas da jornada do cliente junto à sua empresa. Mas, dentro da cobrança também existem etapas, você sabia? Da comunicação de quem um título ou parcela não foi pago, gerando assim a dívida, até sua resolução existem passos que você como operador de cobrança, e seu cliente, tem que tomar. Por exemplo, separar os títulos vencimentos, puxar o mailing dos clientes em situação inadimplente, verificar a "idade" da dívida, calcular o valor real desta, entrar em contato com o devedor, negociar, enviar o boleto para pagamento - ou encaminhá-lo para outras formas de pagamento existentes - comunicar o credor (no caso de assessorias) ou o sistema ERP que aquela dívida foi paga.
Todo este processo consumiria muito mais horas de trabalho se não fosse possível automatizar as ações por meio de um sistema de gestão em cobrança. Automatizar esse tipo de atividade é uma das principais vantagens de uma sistema de cobrança, pois, com ele no dia a dia não é preciso se preocupar em fazer manualmente as ações. O sistema é configurado com datas, banco de dados e ações que ele precisa tomar. Assim, na data específica agendada ele tomará as ações definidas automaticamente: enviar boletos com antecedência, mandar e-mails após tantos dias do vencimento, mandar cartas (já redigidas), enviar SMSs para o número de contato, encaminhar casos para negativações, etc.
A funcionalidade de automação está muito relacionada à régua de cobrança. Leia mais sobre ela em nosso texto sobre como escolher um sistema de cobrança.
2. Gestão de Contatos
Mesmo com todas as automações possíveis, uma etapa importante no processo de cobrança é falar efetivamente com os clientes, seja por telefone ou mensagens trocadas por escrito. Se você não utiliza um sistema de gestão em cobrança, não tem como acessar rapidamente o histórico de contato com esse cliente. Esse histórico contém informações importantes para os operadores que precisam saber se o cliente atende as ligações, se já confessou ou se nega a dívida, se já se comprometeu a pagar mas não honrou as parcelas. Todas essas informações, ajudam na hora de argumentar e negociar com o devedor, propondo ações efetivas, que o convençam de como pagar aquele débito é bom para os dois lados.
Na mesma linha da gestão de contatos e histórico de negociações, está outra funcionalidade primordial para um bom sistema de cobrança: agendamento de ligações. Falar ao vivo com seu cliente traz muito resultado para as negociações, humaniza a relação e aproxima ainda mais o cliente da empresa. Porém, ligar numa hora inoportuna pode fazer o efeito contrário. Por isso, dentro de sua estratégia de cobrança deve estar o agendamento de ligações. Se o seu cliente não puder falar naquele momento, agende pelo sistema qual o horário que ele informou que poderá lhe atender melhor. O operador não precisa se lembrar desse dia e hora para fazer a ligação novamente, pois, informando o sistema, ele mesmo disponibilizará o contato no dia e horário combinado.
Ainda neste tópico, está a função de Ativo de Cobrança que consiste no sistema encaminhar as ligações de acordo com os grupos e papéis na equipe. Ou seja, é possível dividir sua equipe em grupos, e cada grupo atende um perfil (dívidas mais altas, mais baixas, mais antigas ou mais recentes). Como cada perfil de dívida requer uma negociação específica, essa funcionalidade é muito boa ao encaminhar as ligações agendadas aos operadores certos e capacitados para aquele perfil de dívida.
4. Negociação de Valores
Esta funcionalidade é extremamente útil no caso de dívidas mais antigas. O sistema deve fazer a atualização da dívida e mostrar na tela do operador:
demais variáveis que você inserir no sistema para ele contabilizar na atualização.
5. Demonstrativo de Débito
O demonstrativo de débito é uma importante informação que auxilia na tomada de decisão do seu cliente para o pagamento da dívida. Ele é gerado pelo sistema depois de toda a negociação e cálculos. A ideia é que o demonstrativo seja enviado para o devedor, assim ele analisa seus títulos vencidos, de qual data são e como vem sendo a correção de valores de cada um em cada data.
Acompanhando essa evolução da dívida o devedor decide qual pagar primeiro. Esse demonstrativo não existe sem informar a data, o valor inicial e a atualização (taxas de multa, juros, honorários, etc) daquela dívida, ou das demais que o devedor possua.
Essas foram cinco funcionalidades que um bom sistema de cobrança precisa oferecer para que você desempenhe com excelência sua operação de cobrança.