Os comprovantes de entrega não podem se transformar em um problema para as empresas | Easy Doc
Publicado porAnalytics Easy Doc 22 de agosto de 2019
Com certeza muitos dos que lerão esse artigo em algum momento se identificarão com os transtornos decorrentes de uma gestão inadequada dos seus comprovantes de entrega, como canhoto da nota fiscal ou DACTE.
Documentos de fundamental importância para a operação de transporte e logística são nos comprovantes de entrega que constam a assinatura do recebedor e a data de recebimento. Comprovam assim, que a entrega foi realizada e que a cobrança da mercadoria e frete, são devidas.
A papel do documento vai além da comprovação da entrega da mercadoria, já que também tem fins comerciais e fiscais em processos judiciais ou administrativos, segundo o que preconiza o Cenofisco (Centro de Orientação Fiscal).
O órgão ressalta que a importância comercial atribuída ao canhoto é de servir como meio de prova da entrega da mercadoria, para eventualmente, instruir processo judicial de cobrança de duplicata, conforme previsto na Lei nº 5.474/68, art. 15, II "b". No texto conclui-se que o canhoto da nota fiscal poderá ser utilizado como meio de prova de entrega da mercadoria ao destinatário, para instruir processos judiciais ou administrativos que envolvam remetente e destinatário, alcançando, assim, suas finalidades fiscais e comerciais.
No mais, não apresentar o canhoto assinado pode significar problemas para receber a fatura. Esses comprovantes podem ser solicitados tanto em auditorias como em processos jurídicos para comprovar que a Nota Fiscal foi emitida e recebida. E aqui não se faz juízo de valor, se a não apresentação do comprovante de entrega é resultado de má-fé. Apenas se faz o alerta da importância desse documento.
Segurança duvidosa e pouca praticidade
Os comprovantes de entrega podem se transformar em um transtorno para as empresas se não gerenciados de forma segura. A armazenagem desses canhotos na própria estrutura da empresa pode não ser muito seguro e certamente não é nada prático.
Sem falar que o caminho para que o comprovante assinado retorne até a área administrativa da empresa pode ser longo, podendo demorar dias ou até meses. Na prática, isso significa lentidão no recebimento do comprovante de entrega e, consequentemente, para receber o valor do frete e da venda da mercadoria.
Por isso, a busca por tecnologias de digitalização e armazenamento especializado tem se tornado o grande diferencial para empresas dos mais variados portes e segmentos de atuação.
O gerenciamento adequado e responsável desses documentos resulta em economia, de tempo e dinheiro, além de melhorar a produtividade. Quando armazenados digitalmente, é muito mais fácil localizá-los. E, com arquivos salvos na nuvem, tem-se a segurança de que não se perderão. De qualquer forma, é sabido que a guarda dos comprovantes em papel é uma garantia para a empresa, mas mantê-los é um grande estorvo e, mais uma vez, delegar esse armazenamento a um provedor de soluções especializadas pode ser a maneira mais segura e prática.
Comprovando e agilizando a entrega
Como já ressaltado, de acordo com a nossa legislação atual, dois documentos são reconhecidos como comprovante de entrega de uma carga ou mercadoria. Segundo o Convênio 6/89 do SINIEF, a 2ª via do conhecimento de transporte pode servir de comprovante de entrega. Este é o primeiro documento legalmente aceito nos diversos multimodais, como rodoviário, ferroviário, marítimo, aéreo ou fluvial. Para que valha efetivamente a 2ª via do conhecimento de transporte precisa estar assinada e datada pelo destinatário, sem que haja ressalvas no verso do documento, no caso deste ser impresso.
O canhoto da Nota Fiscal, é o segundo documento legalmente aceito. Tanto a 2ª via do conhecimento de transporte, quanto o canhoto da nota fiscal, são de propriedade do transportador e devem ser mantidos arquivados para consultas fiscais pelo prazo de cinco anos. A perda ou extravio de qualquer um desses documentos é um problema.
Outro transtorno para quem fornece o serviço de transporte no País é a agilidade dos processos que dependem do documento de comprovação de entrega, como vimos, fundamental no fluxo de trabalho das transportadoras para dar continuidade à gestão do serviço.
André Nyilas, CEO da Easy Doc, esclarece que o comprovante mais utilizado na operação dos embarcadores é o canhoto da DANFE. "Ou a DANFE inteira se a empresa imprimir duas vias, ou seja, uma fica com o cliente e a outra ele assina, data e devolve ao entregador. Raríssimas empresas fazem este processo. Já o comprovante da transportadora é a 2ª via do conhecimento de transporte".
O empresário lembra que na prática, alguns tomadores do serviço da transportadora (os embarcadores), não aceitam apenas a 2ª via do conhecimento de transporte, mesmo com todo amparo legal. "Eles exigem das transportadoras a devolução física do canhoto da nota fiscal, mesmo com a garantia da legislação que o canhoto é propriedade da transportadora e que por ela deve ser mantido por cinco anos. Já os embarcadores, na prática, fazem a opção de acordo com as características da operação, exigir da transportadora (prestador do serviço) assinatura e data da 2ª via do conhecimento de transporte ou assinatura e data do canhoto da DANFE; em alguns casos exigem os dois", explica.
Como percebemos, o comprovante de entrega, no papel ou digital, armazenado na própria estrutura ou confiado à empresa especializada, é de fundamental importância para a agilidade e lucratividade de processo.
A gestão adequada desse documento pode fazer toda a diferença quanto ao papel da empresa frente à concorrência e, mais importante, na construção da sua imagem diante do mercado consumidor. É fato que quando essa gestão se dá de forma profissional, agilizada e responsável, a empresa pode manter o seu foco no que lhe é mais caro: atender bem, entregar rápido e satisfazer seus clientes.