Pense em metas específicas, mas possíveis e dignas de esforço. Por exemplo, escolha objetivos financeiros realistas e metas para a performance dos funcionários que sejam possíveis dentro das políticas e dos procedimentos definidos no manual.[1]
Pense no seguinte: quais tarefas precisam de instruções formais? Quais procedimentos precisam ser executados precisamente do mesmo modo? Em vez de focar em tarefas mundanas que não precisam de muitas instruções, amplie seus horizontes![2]
Crie uma lista com possíveis problemas e soluções. As políticas empresariais existem para que o negócio se mantenha firme e para que os funcionários alcancem determinados padrões de performance. Pense nos problemas que poderiam surgir caso não existam políticas instauradas na empresa. Acredite, isso o ajudará bastante na hora de escrever o manual de protocolo.[3]
Monte uma lista de categorias. Depois de pensar nas possíveis questões que precisam ser citadas, separe-as em categorias, como segurança, horários, conduta, pagamento, benefícios, férias e discriminação, por exemplo.[4]
Utilize um formato padrão para detalhar as políticas de cada categoria. A padronização permite que você explore mais a fundo cada categoria, acrescentando detalhes específicos conforme necessário. Use números e letras para ordenar cada seção.[5]
Pense em consequências adequadas para a quebra das políticas. A ideia é fazer com que a empresa funcione corretamente e siga um determinado padrão, mas as políticas também servem como um guia escrito para se lidar com a quebra de protocolo. Isso é ainda mais importante para quando uma ação precisar ser tomada por conta de problemas.[6]
Defina políticas bastante claras quanto à demissão. Caso algum dia precise dispensar um funcionário por quebra de protocolo, as políticas escritas devem servir como evidência se a pessoa em questão alegar ter sido demitida sem justa causa. É bom deixar bem claro no manual da empresa o que garantirá uma terminação imediata.[7]
Por exemplo, em vez de escrever "Algumas circunstâncias podem permitir dispensas extras por conta de doenças", talvez seja melhor refrasear a política: "Dispensas extras por conta de doenças só podem ser aprovadas com o consentimento explícito do gerente."
Defina quais tarefas precisam ser detalhadas por escrito. Nem toda tarefa ou incidente precisará de instruções detalhadas de protocolo. Dê prioridade para coisas que precisam ser feitas com frequência e consistência, como cronogramas e pagamentos.[8]
Reúna as informações necessárias para cada procedimento. Antes de detalhar os processos, você precisa conhecer todos os passos e aspectos deles. Leve em considerações perguntas levantadas por funcionários no passado e questões com as quais você já se deparou.[9]
Use todas as informações para escrever protocolos claros e precisos. Sempre use a voz ativa na hora de escrever e evite a prolixidade. É necessário utilizar linguagem de fácil compreensão, evitando-se jargões que os novos funcionários possam não entender.[10]
Por exemplo, em vez de escrever "Os holerites devem ser então conferidos junto da contabilidade", talvez seja mais simples e direto escrever "Confira os holerites com a contabilidade".
Inclua uma seção com políticas de antidiscriminação. Todas as empresas precisam seguir as políticas antidiscriminatórias definidas pelo Governo Federal, portanto, lembre-se de incluir tais informações no manual de conduta da empresa, reforçando que espera que os funcionários respeitem a lei no ambiente de trabalho.[11]
Inclua informações sobre a igualdade de oportunidades, o respeito a todos e os assédios. É uma boa ideia referenciar no manual as devidas leis que proíbam a discriminação e o assédio.[12]
Confira se todas as políticas definidas são legais. É uma boa ideia fazer algumas pesquisas na internet para conferir a legislação vigente e ver se você não está infringindo nenhuma lei com as políticas da empresa.[13]
Peça que os funcionários assinem um termo de ciência sempre que as políticas da empresa forem atualizadas. Os recém-contratados também devem ler e assinar o documento, além de receber uma cópia do manual da empresa. Assim, você tem como provar que todos estavam cientes das políticas empresariais caso precise se apresentar perante um juiz no futuro.[14]
Organize as informações seguindo uma ordem lógica. Comece com as questões mais gerais e vá seguindo para as mais específicas. Por exemplo, em vez de começar discutindo compensações e dispensas, é melhor iniciar o manual com os processos de contratação.[15]
Utilize imagens, gráficos e tabelas. Como algumas pessoas são mais visuais do que outras, ter imagens e diagramas no manual pode facilitar a compreensão dos conceitos apresentados. As imagens ajudam bastante na diferenciação de procedimentos e políticas.[16]
Disponibilize o manual para todos os funcionários. O ideal é que os novos funcionários recebam uma cópia do manual da empresa no ato da contratação e que os já empregados recebam novas versões quando forem feitas alterações. Se possível, peça que todos assinem um contrato confirmando que compreenderam as informações do manual.[17]
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