Parte do bom senso de cada um, é verdade, mas o seu desempenho será avaliado pela negativa se não souber quando deve falar e quando deve calar-se numa reunião de trabalho. Se por um lado é necessário que marque presença falando sobre as suas opiniões, por outro é fundamental saber quando se deve calar. Não chame a atenção pedindo a palavra para fazer um comentário desligado do que se está a falar no momento ou que nada acrescenta à discussão. Péssima estratégia! Essa intervenção chama a atenção para a sua pessoa, é verdade, mas pelos piores motivos: é o pateta da mesa. Mas passar de pateta a pateta ao quadrado, é um pulo. Convenhamos que também é absolutamente desaconselhável que saia da reunião sem ter aberto a boca.
Não esteja o tempo todo a chamar a atenção com perguntas que julga pertinentes. Mais do que locais onde pode “brilhar”, as reuniões de trabalho são ótimas para assimilar informações que serão importantes na sua vida profissional.
O resultado de uma reunião não é proporcional à sua duração. Pelo contrário, a reunião será mais produtiva quanto mais objetivo for o encontro. Se lhe compete convocar a reunião, determine à partida o horário de início e fim da reunião e zele para que esses limites sejam cumpridos. Esta responsabilidade não se resume ao organizador, todos os intervenientes devem ficar atentos ao horário, cientes de que têm o direito de emitir opinião e o dever de o fazer de forma clara e objetiva. Evite ainda conversas paralelas ou o desvio do assunto para discussão de outros tópicos que não constam da ordem de trabalhos.
Se está numa reunião de trabalho, preste atenção ao que está a ser dito. É o mínimo que pode fazer pelo sucesso do encontro. Para garantir a sua atenção e ao mesmo tempo não esquecer nada do que foi dito, anote as orientações e, ao sair da reunião, reflita sobre tudo o que foi discutido de forma a conseguir traçar de imediato os próximos passos. A redação de uma ata é por este e outros motivos, bastante recomendada.
É natural que numa reunião de trabalho haja um confronto de ideias mas é preciso que se comporte adequadamente quer no momento em que recebe quer no momento em que faz as suas críticas. Em primeiro lugar saiba aceitar as críticas, pondere os pontos positivos das observações e conclua com a defensiva. Em segundo lugar, aguarde pelo momento exato para contrapor algum argumento. Perde a razão na discussão e transmite aos demais participantes uma postura de inflexibilidade e agressividade se não souber esperar pelo momento certo para tecer as suas críticas. E o momento certo é sempre o final da exposição de uma ideia, altura em que pode pedir a palavra para fazer a sua intervenção. E nunca faça uma crítica com base em argumentos sem fundamentação e/ou problemas pessoais.
Também em relação à linguagem que utiliza deve atender ao grau de formalidade da reunião de trabalho. Se se tratar de uma reunião de grupo, de equipa, as gírias e as brincadeiras são bem aceites desde que moderadas. Mas se nessa mesma reunião contar com a presença do diretor geral da empresa, por exemplo, é necessária maior cautela com a linguagem. A regra é observar primeiro o comportamento de quem convocou a reunião e tentar assumir comportamento idêntico.
Bater com os dedos na mesa ou com os pés no chão, abrir e fechar a tampa da caneta repetidamente, coçar a cabeça, rodar na cadeira, risinhos, conversas paralelas, bilhetinhos, cochichos, etc, são comportamentos que apesar de inofensivos podem desviar a atenção dos participantes e, consequentemente, colocam em causa o desfecho da reunião.
Evite comportamentos e posturas que possam comprometer o desenvolvimento da reunião. Ou você comenta com todos os participantes o que está a pensar ou permanece em silêncio. Se a reunião começar a cansá-lo e sentir sono, opte por anotar o que se está a falar. Resulta sempre! Mas não use o seu bloco de apontamentos para mais nada além de frases sobre o que está a ser dito. Não vale fazer desenhos ou rabiscos, por muito jeito que tenha para a arte só vai demonstrar desinteresse e imaturidade.
Trim! Trim! Trim! Ops! Esqueceu-se de desligar o telefone e ainda por cima prepara-se para atender a chamada? Nem pensar! Ao entrar numa sala de reunião, a primeira coisa que deve fazer é desligar ou retirar o som do seu telefone. O toque do telefone durante a reunião atrapalha o ritmo das discussões e revela falta de respeito pelos outros.
Se espera um telefonema importante, avise os outros participantes antes mesmo da reunião começar e ainda assim, deixe o telefone no modo de silencio. E se tocar, peça licença e saia da sala para atender.
Independentemente da reunião ter carater sigiloso ou não, deve abster-se de comentar os assuntos nela discutidos (salvo orientação em contrário).