Criando Tarefas | Runrun.It Help Center
Aprenda sobre Backlog, Tags, Tipos de Tarefa, Esforço, Anexos, Tarefa Ongoing, Agendada, Regras da tarefa
Título da tarefa, Responsável e Backlog
- O que é Backlog e onde vejo depois?
- Não estou conseguindo abrir tarefas para um usuário. O que faço?
- O Tipo de tarefa é tão importante assim?
- Esforço e Tipo de tarefa
Escolhendo o Cliente>Projeto da tarefa
Opções da tarefa: anexar arquivos, incluir data, incluir seguidor, adicionar novas regras e checklist
- Anexos do projeto
- Sharepage
- Sobre apagar anexos e comentários
Incluir data
9.1. Prioridade
9.2. Tarefa agendada
9.3. Tarefa repetida
9.4. Tarefa ongoing
9.5 Data de entrega desejada
Incluir seguidores
Adicionar novas regras
11.1 Sequência de responsáveis
11.2. Tarefas pré-requisito
Importante: Como priorizar tarefa
Uma tarefa pertence a um projeto, que pertence a um cliente. Toda tarefa deve possuir um responsável (pode ser quem criou a tarefa ou o criador pode designar outra pessoa para ser o responsável).
Caso ainda não exista um responsável, podemos deixá-la para o Backlog de uma equipe como, termo explicado no item 2 deste artigo.
Vá até o botão vermelho "Nova Tarefa" no canto superior direito da página.
O botão pode aparecer como um ícone de +, de acordo com o tamanho da tela.
2. Título da tarefa, Responsável e Backlog
Na nova janela, dê o "Título da tarefa". Em seguida, escolha o usuário Responsável pela tarefa. Você poderá escolher dentre as pessoas que o líder de equipe ou administrador da conta indicou que podem receber tarefa de você. Se você não enxergar nenhuma pessoa como responsável além de você, procure o líder ou administrador para pedir permissão.
Caso a tarefa não tenha responsável, vá na segunda opção, "Backlog", que atribuirá a tarefa a uma equipe.
Clique no ícone do Backlog, veja imagem abaixo, para atribuir a tarefa a uma equipe.
Backlog é uma fila de tarefas que ainda não possuem responsável, de uma equipe, sendo possível a qualquer membro da equipe escolhida pegar a tarefa para si depois, quando estiver disponível.
Para que você consiga abrir uma tarefa backlog para uma equipe é necessário que tenha permissão para abrir tarefas para no mínimo 1 membro dela. Configure isso em "Administrar" > "Usuários" e "Administrar" > "Equipes".
Importante: o responsável ou os membros da equipe devem ter permissão para visualizar o tipo de tarefa e cliente > projeto escolhidos. Para configurar vá em "Administrar" > "Tipo de tarefa" e em "Administrar" > "Cliente > Projeto".
Todos os membros da equipe recebem notificação por e-mail quando uma tarefa backlog é criada. Você pode cancelar essas notificações indo em sua foto de perfil > "Configurar Notificações" e escolhendo se quer parar de ser notificado no software, no app do celular, no e-mail ou em todos.
Onde vejo o Backlog depois?
Você consegue ver o Backlog das tarefas na página de um determinado projeto ("Empresa" > "Projetos" > escolha um projeto) e na página "Equipes".
Escolha algum projeto e nos filtros vá em "Não atribuídas (Backlog)".
Já em "Equipes", clique no ícone de Backlog, em frente ao nome da equipe, no canto direito.
Você verá todas as tarefas em backlog atribuídas à equipe.
Backlog é uma funcionalidade disponível apenas no Plano Corporate e na versão gratuita de teste.
Não estou conseguindo abrir tarefa para um usuário. O que faço?
Se algum dia, você for abrir uma tarefa mas não aparecer um usuário na lista de responsáveis pode ser devido às configurações de permissão.
Provavelmente, você não possui permissão para abrir tarefas para aquela pessoa. Converse com o administrador, que deve ir no menu "Administrar" > "Usuários". Na lista de usuários, encontre o usuário que não tem permissão e modifique-a.
Escolha o Tipo de tarefa. Tipos de tarefa existem para você detectar quanto tempo é investido em cada um deles e também para identificar gargalos. Você poderá comparar, por exemplo, qual dos profissionais da mesma área demora menos tempo em cada tipo de tarefa.
Os tipos de tarefa padrão são Criação, Desenvolvimento, Orçamento, Pesquisa e Planejamento, porém o administrador pode criar novos tipos de acordo com as atividades da empresa. Por exemplo, uma tarefa de pesquisa, gestão, fechamento, briefing, bug, treinamento, entre outras.
Para criar tipos, vá em "Administrar" > "Tipos de tarefas".
Veja, abaixo, os tipos de tarefa na criação de uma nova tarefa:
O Tipo de Tarefa é tão importante assim?
Você deve ter notado que o preenchimento do campo "Tipo de tarefa" é obrigatório assim como o nome, responsável e cliente>projeto. O sistema utiliza o tipo de tarefa para classificá-las, para estimar o histórico de esforço gasto em um determinado tipo, para filtrá-las nas buscas e relatórios.
O tipo de tarefa é relacionado ao esforço estimado. Quando abrimos uma tarefa, em "Historicamente" vemos a média de horas que as pessoas levaram para realizar uma tarefa desse tipo, ou seja, esse tempo é baseado no tipo de tarefa.
Se sua tarefa é do tipo "Pesquisa", por exemplo, em "Historicamente" você verá a média de tempo que os usuários demoraram em suas tarefas de pesquisa.
A estimativa de esforço padrão das tarefas é o tempo médio que os usuários podem levar para realizar a tarefa. Essa informação é incluída pelo administrador na hora que cria um novo tipo. E também é o esforço que aparece na tarefa recém criada, antes de alguém estimá-lo.
Sendo assim, ao receber uma nova tarefa, o responsável deve revisar seu esforço de acordo com o tempo que ele acha que vai demorar. Com essa informação, e em função da lista de tarefa da pessoa e sua jornada de trabalho, o sistema calcula quando uma determinada tarefa será entregue.
Os tipos de tarefa também podem ser utilizados como filtros nos relatórios.
É importante detalhar o nome do tipo de tarefa para ajudar na hora de analisar os filtros e o esforço.
Exemplo 1: quando você é responsável pela tarefa consegue ver o histórico de esforço estimado para aquele tipo de tarefa. Pesquisas, na Empresa Y, geralmente demandam 2 horas de esforço. O tipo "pesquisa" ajudou a classificar o esforço médio.
Exemplo 2: O tipo de tarefa também auxilia nos relatórios. Você pode ver em um relatório de esforço por tipo de tarefa quanto tempo foi gasto pelos usuários. A equipe A da Empresa Y gastou 50% do tempo (esforço) nas tarefas de bugs, 20% nas de pesquisa, 30% nas de desenvolvimento.
Exemplo 3: temos o tipo de tarefa "texto para blog" e "texto para e-book". O usuário poderia apenas ter classificado o tipo de tarefa como "texto" e utilizá-lo para qualquer texto produzido. No entanto, as duas tarefas têm características diferentes, embora ambas sejam produção de texto e, por isso, é aconselhável diferenciar.
4. Escolhendo o Cliente>Projeto da tarefa
Selecione o Projeto relacionado à tarefa. Caso ainda não exista um projeto, você pode criar um, se tiver permissão para isso.
Crie Tags para sua tarefa, agrupando e facilitando a sua categorização. Através dessa funcionalidade, você poderá relacionar suas tarefas de uma maneira bem ampla.
Uma equipe que trabalha com a metodologia scrum (gestão ágil de projetos), por exemplo, pode criar tags com os nomes ou códigos dos sprints.
Podemos imaginar, ainda, uma empresa que use as tags para dividir seus projetos em subprojetos. Há ainda a possibilidade de colocar códigos específicos de centros de custo, ou simplesmente ter mais uma forma de agrupar tarefas que se relacionem.
Para criá-las, digite a palavra no campo específico e pressione Enter. Cada tarefa pode ter até 50 tags.
Para buscar todas as Tarefas relacionadas, ou seja, que possuem todas ou algumas tags iguais, digite-a no campo de busca superior do sistema.
E lembre-se, a busca não mostrará as tarefas para as quais aquele usuário não tem acesso.
6. Descrição da tarefa
Escreva uma breve descrição da tarefa. O ícone superior direito, ao campo de edição, permite editar no modo tela cheia.
A descrição é o briefing da tarefa. Portanto, para não haver problema de comunicação e retrabalho, detalhe tudo o que você precisa. O responsável pela tarefa mexerá o esforço para executá-la de acordo com sua descrição.
7. Opções da tarefa: anexar arquivos, data, seguidor, novas regras e checklist
Na parte inferior da janela de criação de tarefa, há diversas opções complementares, explicadas nos itens abaixo. Confira abaixo cada uma no detalhe.
8. Anexar arquivos
Inclua arquivos à sua tarefa clicando em "Incluir anexos" ou arrastando os arquivos até a área marcada. Os anexos podem ser arquivos de imagem, planilhas, documentos em geral.
Em "Administrar" > "Configurações", o administrador da conta escolhe se é possível apagar arquivos uma vez anexados.
Outra maneira é anexar seus arquivos é diretamente nos comentários. Basta arrastá-los para a caixa de comentário ou clicar no ícone correspondente. Para publicá-lo, é preciso escrever algo no comentário.
Cada tipo de arquivo possui uma cor diferente. Assim, você pode identificar mais facilmente o que é um .pdf, um .png ou um .docx, por exemplo.
Esses arquivos podem ser compartilhados com pessoas de fora do Runrun.it através do Sharepage, uma página pública (com senha ou não) que é gerada com todos os arquivos da tarefa.
Por padrão, os anexos e comentários de uma tarefa não podem ser alterados após 15 minutos, evitando comentários inseridos equivocadamente, por exemplo.
O administrador pode alterar esse tempo no painel "Administrar" > "Configurações" > "Comentários e anexos", caso seja o administrador da conta. Também há a opção de qualquer usuário poder apagar ou alterar os comentários e anexos a qualquer hora.
Importante: apenas o dono do comentário, os administradores da conta e gestores podem apagar o comentário. Apenas o dono do comentário pode editá-lo. E, em relação aos anexos, apenas quem anexou pode apagá-los.
Defina se a tarefa será trabalhada por prioridade, agendamento ou ongoing.
Ao criar uma tarefa por prioridade, ela ficará no final da fila do colaborador. O responsável pela tarefa, o líder, gestor ou administrador da conta poderão mover essa tarefa, arrastando para cima (mais importante) ou para baixo (menos importante), ajustando assim a sua prioridade.
Você poderá agendar a data e hora que o responsável deverá começar a trabalhar. No momento certo, o Runrun.it avisará o responsável por e-mail e por notificação na própria ferramenta. As demais tarefas serão repriorizadas em função da agendada.
O sistema sempre respeita a hora agendada, mas você pode iniciar a tarefa antes, caso esteja livre.
Para reagendá-la, basta clicar sobre a área em azul onde está escrito "Agendar e Repetir", como na imagem abaixo.
Tarefas agendadas são indicadas com um reloginho, ao invés do número de prioridade. Se você passar o mouse em cima dele, saberá a data e a hora que ela, supostamente, deve receber sua atenção. Não é possível repriorizar tarefas agendadas.
Assim que a hora chegar, um aviso é mostrado no topo do navegador e você também receberá uma notificação por e-mail. Neste momento, você pode tanto começar a trabalhar na tarefa agendada quanto remover o agendamento. Se você clicar em "Trabalhar na tarefa", o sistema pausará a atual, dando o play na agendada.
Qualquer tarefa criada anteriormente também pode ser agendada (ou desagendada) por qualquer usuário capaz de editá-la, clicando em "Agendar e Repetir", como na imagem abaixo. Todas as mudanças na tarefa são registradas como comentários.
Tarefas ongoing não podem ser agendadas e repetidas.
9.3. Tarefa repetitiva
Se você possui uma tarefa agendada que se repete de tempos em tempos, ela se encaixa nessa categoria.
Por exemplo, há uma reunião toda terça-feira com sua equipe. Neste caso, para contabilizar as horas dessa atividade, podemos criar uma tarefa agendada com repetição.
Com a janela de criação da tarefa já aberta, vá em "Incluir Data", nas opções no rodapé, ícone de calendário. Selecione "Agendamento" inclua a data e horário da primeira reunião e depois na opção "Semanal" já que a reunião acontece toda semana.
Você escolhe a cada quantas semanas a tarefa se repete (deixamos na imagem abaixo como 1) e marca somente segunda-feira. Decida o horário do agendamento e se haverá um fim para a repetição.
Frequências de repetição:
Nunca: com essa opção selecionada, não ocorrerá repetição.
Diária: repetição pode ser diária. É possível escolher a cada quantos dias a tarefa se repete. Por exemplo, a tarefa se repete a cada 1 dia.
Dias de semana: repetição ocorre de segunda a sexta-feira, dias úteis da semana.
Semanal: repetição ocorre a cada semana. É possível escolher a cada quantas semanas a tarefa se repete. Por exemplo, a tarefa se repete a cada 1 semana. E também os dias da semana que se repete. Por exemplo, a tarefa se repete a cada 1 semana, na segunda e quinta-feira.
Mensal: repetição ocorre a cada mês. É possível escolher uma data específica do mês. Na opção "No dia" você escolhe qual dia do mês se repete.
Exemplo 1: a repetição ocorre todo dia 13 do mês ou num determinado dia da semana.
Exemplo 2: a segunda quinta-feira do mês.
Anual: a repetição ocorre a cada ano. É possível escolher o dia e mês do ano que a tarefa se repete ou algum dia da semana do mês escolhido.
Exemplo 1: a repetição ocorre em agosto, dia 13.
Exemplo 2: a repetição ocorre na segunda segunda-feira de agosto.
Fim: escolha quando a repetição termina. "Nunca" a repetição não terá fim. "Depois de" X ocorrências a repetição termina de acordo com o número de repetições que você decidir. "Na data" a repetição termina no dia determinado.
Lembrando que todas a opções você precisa incluir o horário que a tarefa deve se repetir.
Importante: Ao remover o agendamento de tarefas já existentes, a regra de repetição é automaticamente removida.
A ongoing (que também é muitas vezes escrita como on going) é considerada uma tarefa do cotidiano, sem início, fim e esforço estimado. São tarefas que executamos frequentemente, que apenas contamos o tempo, sem precisar entregá-las ou prever em sua lista de tarefas. Por esse motivo, ela não é levada em consideração nas estimativas de entrega.
As tarefas ongoing não interferem no prazo de entrega, calculado pelo sistema, da sua lista de tarefas, no entanto aparecem nos relatórios de tempo.
Importante: tarefas ongoing não podem ser agendadas nem configuradas com repetição.
A data desejada é a data ideal de entrega, aquela que seria o melhor dia de entrega para não ficar em cima do prazo, mas não necessariamente a data da entrega de fato.
A Data Desejada é apenas informativa, não influenciando a Data de Entrega da tarefa. Esta é calculada pelo sistema levando em consideração a prioridade na fila de tarefas do usuário, o esforço de cada uma delas e sua Jornada de Trabalho. Um vez indicando a Data Desejada, o Runrun.it identifica se ela vai atrasar ou está atrasada.
10. Incluir seguidor
Adicione usuários que para acompanhar o andamento da tarefa. Na janela de criação de tarefa, vá ao rodapé da janela, terceiro ícone da esquerda para direita.
Eles serão notificados a cada mudança realizada na tarefa. Se habilitado em seu perfil (Clique na sua imagem de perfil > "Configurar notificaç˜ões" > "Email" > marque "Alguém te adicionou como seguidor em uma tarefa"), um e-mail será enviado alertando se você foi adicionado como seguidor.
Essa funcionalidade é útil quando você não consegue visualizar uma tarefa de outra equipe.
Exemplo: um Usuário A te mencionou em uma tarefa, mas você não pode acessá-la. Verificou-se suas permissões de acesso aos clientes, com seu administrador, e mesmo assim não consegue. Neste caso, é necessário que te marquem como seguidor da tarefa para você poder ver seus detalhes.
11. Adicionar uma nova regra
Adicione uma Sequência de Responsáveis para executar a tarefa ou Tarefas Requisito.
11.1. Sequência de responsáveis:
Quando se cria uma tarefa, você tem a opção de criar uma sequência de responsáveis. No Runrun.it, não é possível que duas pessoas ou mais trabalhem simultaneamente na mesma tarefa, mas é possível duas ou mais pessoas trabalharem sequencialmente na mesma tarefa.
Essa funcionalidade ajuda empresas que possuem colaboradores trabalhando na mesma tarefa a analisar melhor quanto cada colaborador gastou em cada etapa da tarefa.
Para usar o recurso, primeiro você deve criar uma nova tarefa e, em seguida, na parte inferior da tarefa, em "Adicione uma nova regra". Escolha a primeira opção: "Sequência de responsáveis".
Algumas regras para você usar essa funcionalidade corretamente com sua equipe:
Cada responsável começa a tarefa com a estimativa padrão do Tipo de tarefa. Se necessário, poderá estimar esse tempo. Por isso, é necessário que os responsáveis trabalhem no mesmo tipo de tarefa para o esforço ser o mesmo para todos. Por exemplo, se o "Responsável A" faz uma tarefa de criação e o "Responsável B" uma pesquisa, os esforços estimados serão diferentes.
Ainda sobre o Tipo de tarefa, não se indica criar uma "Sequência de responsáveis" para uma tarefa em que pessoas de funções diferentes irão trabalhar. Exemplo: redator, revisão e publicação. Dessa maneira, não será possível obter nos relatórios dados fieis sobre o tempo por tipo de tarefa. Neste caso, é melhor usar o recurso de "Tarefas pré-requisito", com uma tarefa para cada pessoa.
11.2 Tarefas Pré-Requisito:
Se uma tarefa só puder ser realizada após a entrega de outras, você deve adicionar essa regra no sistema. Para adicionar as tarefas pré-requisito é preciso que elas já estejam criadas no sistema. Adicione-as através do nome ou ID.
Para apagá-las clique em "Remover", na frente do título da tarefa.
Um destaque em roxo, localizado na janela da tarefa, indicará quando uma tarefa possuir tarefa pré-requisito.
Na lista de tarefas, o símbolo de adicionar regras diferencia uma tarefa com pré-requisito das outras. Veja, na imagem abaixo, a última tarefa da lista.
Na aba "Regras" da tarefa, você poderá acompanhar as tarefas pré-requisito que já foram entregues. Elas estarão com o círculo preenchido.
Atenção: se alguma tarefa pré-requisito precisar ser reaberta, o sistema avisará quantas tarefas dependiam dela e se já foram iniciadas ou até mesmo entregues. Se o usuário mesmo assim precisar reabri-la, quem estiver trabalhando terá de pausar. Quem tiver entregado, terá de reabrir. Tudo voltará a fluir normalmente assim que a tarefa pré-requisito reaberta for entregue.
Caso o usuário tenha permissão no sistema para pausar ou reabrir as tarefas, ele poderá fazê-lo em "Opções avançadas", clicando em "Reabrir assim mesmo". Se não tiver, essa opção não aparecerá no aviso, e o usuário deverá clicar em "Notificar responsáveis".
Crie uma lista para organizar as etapas da sua tarefa. Dê um título e vá acrescentando as opções.
À medida que for realizando as etapas da checklist, risque-as, selecionando a etapa já finalizada.
Ao terminar, clique em "Criar tarefa".
Cada item da checklist pode se transformar em uma tarefa, caso ele seja mais complexo do que inicialmente imaginado.
13. Importante: Como priorizar uma tarefa?
Para priorizar uma tarefa, basta arrastá-la para cima ou para baixo na lista de tarefas ou clicar no número do círculo vermelho e digitar a ordem de prioridade. O sistema imediatamente recalcula todas as datas de entrega estimadas.