Como montar uma planilha de controle de manutenções e gastos de frota? |
Em um mercado cada vez mais competitivo, manter um controle adequado sobre a manutenção de frota de caminhões e seus demais gastos é tarefa essencial para a sustentabilidade das empresas. Para aplicar essa estratégia, é preciso muita disciplina e cuidado com o cronograma.
No plano de manutenção de frota, todas as informações relevantes do veículo e do motorista devem ser constantemente atualizadas. Controlar a frota vai muito além de saber onde o caminhão está.
Ao acompanhar efetivamente todos os processos da operação, fica mais fácil identificar algum valor que poderia ter sido evitado. Para essa prática ser plenamente eficiente, portanto, nenhum gasto da manutenção de frota deve ficar de fora do controle.
Como controlar a manutenção de frota?
Para realizar esse acompanhamento com praticidade, o ideal é montar uma planilha de controle de manutenção de frota. Nela, todos os gastos e observações deverão ser inseridos.
Tendo uma planilha atualizada, o controle de manutenção de frota se torna uma atividade mais funcional e transparente. Confira abaixo alguns itens que devem constar nesse acompanhamento:
* Gerencie as manutenções:
As manutenções corretivas e preventivas dos veículos não podem ser negligenciadas. Esse item afeta diretamente na segurança do motorista e da carga, então precisa ser priorizado.
* Acompanhe as trocas de pneus:
A má qualidade das estradas brasileiras impacta diretamente nesse item. Como o custo dos pneus não é baixo, ele precisa constar no controle geral.
* CNH dos motoristas:
Confira frequentemente o status da CNH dos motoristas da frota, bem como as demais informações úteis sobre eles. Muitas empresas se prejudicam por não conferir esse tópico.
* Combustível:
O vilão de qualquer planilha de gastos com frota certamente é o combustível. Justamente por essa razão, o controle deve ser efetivo para análise.
Um bom gestor de frota tem sempre em mãos o consumo médio de combustível por veículo e o total do custo mensal do veículo com combustível. É importante saber também quem abasteceu, em qual dia e qual o valor foi gasto.
Lembra quando alertamos que nenhum gasto conhecido deve ficar de fora da gestão de manutenção de frota? Isso inclui também valores menores, como os da lavagem dos veículos.
Muitas vezes o balanço financeiro não fecha justamente por uma soma de valores menores que não foram devidamente controlados. Inclua na planilha a quantidade e os gastos com itens de menor custo, como lavagem e óleo.
Por fim, é válido destacar que com um sistema de manutenção de frota você consegue identificar onde estão os seus maiores custos e assim fica mais fácil de planejar ações para reduzir esses gargalos.
Planilhas de manutenções de frota estão disponíveis para download em uma infinidade de sites do setor: encontre aquela que se encaixa melhor na realidade da sua empresa. Se a sua frota for grande e complexa, é indicado ainda que você busque um software de manutenção de frota para soluções personalizadas.