Como Escrever um Pedido de Proposta (com Imagens)
Como Escrever um Pedido de Proposta
Planejando o pedido de proposta
Escrevendo o pedido de proposta
Enviando o pedido de proposta
Um pedido de proposta é uma ferramenta de negócios que permite que as empresas pesquisem consultores ou profissionais liberais que atendam às suas necessidades. Um bom pedido vai aumentar as chances de você receber boas propostas de candidatos bem qualificados. Quanto mais adiantado você for no pedido em relação às suas expectativas, mais perto você estará de encontrar um emprego.
Saiba o que você quer. O primeiro passo é saber o tipo de resultado que você gostaria de ter com o projeto.[1] X Fonte de pesquisa Ter uma visão vai ajudá-lo a responder corretamente às questões sobre os serviços de um consultor.
Identifique o tipo de projeto que você faz e liste as etapas necessárias para sua realização.
Determine o tipo de ajuda que você acha que precisa. Suas necessidades são técnicas, relacionadas ao design ou as duas? Você vai precisar de uma pessoa ou uma equipe no seu projeto? O trabalho pode ser feito de longe ou você precisa de alguém pessoalmente em cada local?
Pergunte a si mesmo que tipo de especialistas ou criadores você precisa contratar para realizar seu projeto.
Ter uma visão inicial não significa que o projeto vai sair exatamente como você planejou.
Avalie seus objetivos e missões. Os objetivos e missão em um panorama geral da empresa são tão importantes como os detalhes do projeto.[2] X Fonte de pesquisa
Releia a declaração de missão da sua empresa, mesmo se foi você quem escreveu.
Seja explícito sobre como o projeto vai servir à missão da empresa.
Mude sua visão do projeto se ele não combina com os objetivos gerais da empresa.
Identifique como o projeto vai melhorar a empresa, seja atendendo às necessidades dos sócios ou acionistas, ou servindo seus clientes.
Faça uma declaração sobre como o projeto vai de encontro aos objetivos da empresa. Você precisa incluir essa declaração no pedido de proposta, mas ela também ajudará a concentrar seus próprios objetivos para o projeto.
Determine seu orçamento. Você precisa saber a quantidade exata de dinheiro que vai gastar no projeto.[3] X Fonte de pesquisa Saber o seu orçamento vai ajudar na relação com o consultor contratado a longo prazo.
Converse com o departamento de finanças ou de contabilidade antes. Não basta somente assumir quanto você poderá gastar no projeto.
Certifique-se de incluir todas as partes dos projetos e todas as pessoas que precisarão ser contratadas para ajudá-lo a realizar o projeto.
Planeje as despesas extras. Os projetos – principalmente os grandes – raramente têm um orçamento baixo. Deixar alguma reserva para as despesas inesperadas vai evitar que você tenha surpresas.
Ofereça uma taxa competitiva. Lembre-se de que pagar menos leva à uma qualidade inferior. Ao mesmo tempo, pagar um valor alto não significa um projeto melhor do que simplesmente "pagar".
Coloque tudo em um cronograma. Você vai precisar montar um cronograma detalhado com prazos para a proposta e para o projeto.[4] X Fonte de pesquisa Você pode querer dividir o projeto em etapas ou estágios e atribuir um prazo diferente para cada um.
Faça um calendário reverso. Comece com o prazo final para o término do projeto e trabalhe para trás, determinando os prazos individuais.
Atribua um prazo de 2 a 6 semanas depois de enviar o pedido, dependendo do nível de detalhes e personalização necessária.
Atribua um prazo para você escrever o pedido de proposta também.
Leia outros pedidos de proposta. Uma das melhores maneiras de escrever um pedido de proposta eficaz é lendo os de outras pessoas.[5] X Fonte de pesquisa Isso lhe dará um senso de quais informações devem ser incluídas, qual tipo de formatação é mais fácil de ler e seguir e que tipo de recursos visuais deve ser incluído.
Pesquise amostras de pedidos de proposta na internet. Existem várias opções disponíveis que detalham a estrutura e a informação importante.
Leia os pedidos de proposta de outras empresas. Finja que você é um consultor que está tentando montar sua proposta. Leia os pedidos de outras pessoas e observe se existe alguma informação faltosa que poderia auxiliá-lo a escrever uma melhor. Certifique-se de incluir essa informação no seu pedido de proposta.
Tente encontrar pedidos de proposta de empresas que combinam com o seu perfil de negócios. Se você possui conhecimento em outra empresa, pergunte se há alguns pedidos antigos que você poderia utilizar como modelo.
Observe modelos na internet.[6] X Fonte de pesquisa Eles podem ser um ótimo ponto de partida e você pode usá-los para aprender a fazer o seu pedido de proposta, tendo uma flexibilidade melhor de formatação e detalhes.
Estabeleça o âmbito e os limites do projeto. Antes de escrever o pedido de proposta, você deve saber o âmbito e os limites do seu projeto.[7] X Fonte de pesquisa Você pode precisar redimensionar o projeto se perceber que ele está exigindo muito em pouco tempo.
Isso pode ajudar a manter uma lista de coisas que o seu projeto não irá abordar, mesmo se você planeja retornar a essas ideias no futuro (provavelmente, você não vai incluir essa informação do pedido de proposta).
Ser claro sobre o âmbito no pedido de proposta vai permitir que os consultores montem propostas melhores para o projeto.
Seja realista sobre quais resultados você espera do orçamento e quais restrições financeiras você vai colocar para o consultor.
Liste suas "preferências" e "vontades". Uma maneira de saber realmente a resposta que você quer é fazer uma lista de necessidades e desejos.[8] X Fonte de pesquisa Cada uma das suas necessidades deve ser incluída no pedido. Você pode querer incluir alguns desejos, mas garanta que o pedido de proposta não fique surreal ou muito complicado.
Você pode esclarecer no seu pedido quais itens são necessários e quais são preferenciais.
Muitos itens preferenciais podem afugentar possíveis consultores que não são qualificados de acordo com a descrição idealizada.
Mantenha sua lista de "desejos" para avaliar as propostas que vierem.
Decida quem vai ler as propostas e avaliar o projeto. A pessoa que vai ler as propostas enviadas no pedido deveria ler o pedido antes.
Garanta que as expectativas dessa pessoa estejam claramente estabelecidas no pedido de proposta.
Especifique as qualificações mínimas dos candidatos. Além das necessidades específicas do projeto, você pode definir suas expectativas sobre histórico, educação e experiências dos consultores que vão trabalhar no projeto.
Faça um quadro de resultados usado para avaliar as propostas. Fazer isso antes de enviar o pedido de proposta vai ajudar a afinar as necessidades e expectativas antes de escrevê-lo.[9] X Fonte de pesquisa Dessa forma, você inclui e destaca os fatores mais importantes no seu pedido.
Determine um sistema de classificação para as propostas. Considere várias categorias com uma escala de 1 a 10 e uma pontuação total.
As propostas com pontuação total vão atender suas necessidades mais claramente e provavelmente serão escolhidas.
Algumas categorias que podem ser incluídas no seu quadro de resultados são: estética/estilo, visão, implementação, plano orçamentário, experiência e referências, habilidade de cumprir prazos, integração do modelo da empresa no seu estilo, inovação, uso da tecnologia, profissionalismo, resposta ao feedback construtivo e habilidade de comunicação.
Inclua todos os detalhes relevantes. Enquanto você não quer encher seus leitores com informação desnecessária, deve incluir todos os detalhes relevantes.[10] X Fonte de pesquisa [11] X Fonte de pesquisa São eles:
Quem é você e quais são os objetivos da empresa
Por que você precisa de um consultor para o seu projeto
Como você vai trabalhar com a empresa
Como e quando apresentar a proposta
Como você quer que a proposta seja apresentada
Quando você precisa terminar cada etapa do projeto
Como você vai avaliar e selecionar as propostas
Quando você planeja notificar o consultor ou a empresa selecionada
Com quem entrar em contato em caso de dúvida
Seja específico, mas não tanto. Mesmo você querendo que o pedido de proposta seja claro e específico sobre o tipo de projeto e de consultor que você espera, não deixe-o muito detalhado, pois poderá excluir bons candidatos. Encontrar um equilíbrio pode ser complicado.
Se você não for tão específico, poderá receber várias propostas vagas ou diferentes da sua visão.
Se você for muito específico, você não vai receber propostas suficientes e poderá se sentir sem opções.
Você pode reescrever seu pedido se as propostas forem muito vagas ou se não receber muitas.
Organize o pedido de proposta de forma eficaz. Por fornecer muita informação em um espaço muito pequeno, a organização é a chave para um pedido eficaz.
Forneça seções claras. Ter seções pode ajudar a organizar as diferentes partes da sua proposta em pequenas informações.
Use negrito e sublinhado para destacar os pontos mais importantes, mas com moderação. Menos de 10% do texto deve ter esse destaque.
Divida as partes longas com pontos ou divida-as em várias seções pequenas.
Adicione gráficos bem desenhados para adicionar interesse visual e dividir o texto.
Solicite referências. Certifique-se de solicitar referências como parte do seu pedido.[12] X Fonte de pesquisa Você deve ser capaz de descobrir se os clientes anteriores ficaram satisfeitos com o processo de trabalho e com o projeto final recebido.
Certifique-se de realmente chamar as referências fornecidas. Pergunte se os clientes anteriores contratariam o consultor novamente e certifique-se de endereçar o processo e o produto no seu questionário.
Corrija seu pedido antes de enviá-lo. Enviar um pedido confuso ou cheio de erros gramaticais e de digitação não é profissional e pode lhe custar algumas boas propostas. Para ser levado à sério em uma empresa, você deve enviar um produto de qualidade.
Peça para alguém corrigir seu pedido. Pode ser difícil encontrar seus próprios erros.
Você pode querer que alguém de fora do projeto ou da empresa leia seu pedido para ter mais clareza.
Envie pedidos de proposta para empresas de consultoria de renome. Embora as grandes empresas tenham vários consultores diferentes trabalhando, elas vão tentar proteger sua imagem e reputação, não correndo o risco de terem funcionários trabalhando abaixo das suas expectativas.[13] X Fonte de pesquisa
Pesquise por comentários sobre a empresa na internet. Esses comentários não são perfeitos, mas são um bom ponto de partida. No entanto, fique com um pé atrás com os comentários negativos. Não se esqueça de ler todos os detalhes de todas as queixas e ignorar a linguagem emocional.
Pergunte a um colega de trabalho ou a um conhecido de uma empresa igual à sua a quem eles recomendam que você envie o pedido. Mesmo os concorrentes podem lhe fornecer uma recomendação honesta para boas empresas.
Chame uma empresa ou peça-lhes referências. É comum perguntar referências para consultores individuais, por isso a empresa também deve estar pronta para fornecê-las. Faça perguntas específicas sobre o processo de trabalho com a empresa e se eles usariam a firma novamente para projetos futuros.
Limite o número de empresa ou pessoas que você vai enviar seu pedido de proposta.[14] X Fonte de pesquisa Se você mandar seu pedido para muitas pessoas, vai receber muitas propostas ou não será levado a sério.
Desenvolver uma proposta leva um tempo significativo e é improvável que uma empresa ou um consultor leve seu pedido a sério se o virem em muitos locais diferentes.
Foque em poucas propostas de boa qualidade.
Dê um tempo adequado para as pessoas montarem uma proposta de qualidade. Dar um tempo para as empresas e consultores lerem e absorverem o pedido, criarem sua própria visão do projeto e montarem uma proposta de qualidade lhe dará uma visão melhor do que será o projeto final.[15] X Fonte de pesquisa
Atenha-se ao prazo. Uma empresa que envia uma proposta atrasada também terá seus prazos atrasados. Se você é sério com relação ao tempo, não considere propostas enviadas com atraso. Se você está menos preocupado com os prazos do que com a qualidade do produto, considere a apresentação tardia.
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