A briga eterna entre Vendas e PCP - A importância da integração das áreas e a busca pelo consenso
A importância da integração das áreas e a busca pelo consenso.
Para quem atua na área de vendas, iniciar um novo mês é sinônimo de motivação para cumprir e superar metas, afinal o mês está começando e terá pela frente em média 22 dias para trabalhar.
O vendedor, não generalizando, sabe o comportamento do cliente, e muitas vezes não vai até ele antes da metade do mês, pois ambos estão esperando pela melhor negociação. O cliente em busca de melhores condições de preços, descontos e bonificações, e o vendedor volume para cumprir sua meta.
Enquanto no campo o jogo da estratégia de negociação comercial está acontecendo, internamente a empresa segue apurando os resultados diariamente, e acompanhando a velocidade entre realizado x meta.
Desespero! Estamos a 15 dias de fechar o mês, e não realizamos ainda 40% do volume previsto. A produção precisa tirar o pé, por falta de espaço no estoque de acabados, o fornecedor precisa aguardar para entregar até que os materiais possam ser estocados.
Inevitável que a área comercial seja chamada para responder a simples questão: O volume virá? Quantos % vamos atingir da meta?
Se a resposta for apenas um "Vamos conseguir, já temos iniciativas em andamento", sem ações concretas e claras sobre o que está sendo realizado, como por exemplo qual o produto que está sendo utilizado para estas ações, qual a região alvo, ou evento que está sendo considerado para trazer o volume, a área de planejamento, dependendo do número de vezes que recebeu este tipo de resposta, não vai tomar qualquer ação, e o que se vê é o descompasso entre as duas áreas.
Quem perde? O cliente com certeza, mas a empresa perde muito mais. A falta de sinergia entre as áreas, a falha de comunicação sobre ações que estão sendo realizadas, dá os ingredientes perfeitos para que todo o processo de consenso entre as áreas, durante o planejamento da demanda seja abandonado, e cada área siga o que acha que é o correto. O famoso, vamos pelo "feeling".
Em um tempo de incertezas, e principalmente em que cada centavo conta na hora de ser competitivo, é necessário que este processo seja bem coordenado.
A comunicação entre as áreas deve ser responsável, coerente, e levar ao consenso entre o desejado e o possível, para que haja o melhor equilíbrio no uso dos recursos necessários para obtenção destes resultados. Não adianta ter consenso que torne, como diz o dito popular, o molho mais caro que o peixe.
A partir do consenso formalizado, é importante que as ações necessárias sejam definidas e divulgadas para toda a organização: operações e força de vendas.
O dono do processo é o responsável por determinar o ritmo das ações, monitorando e tomando as decisões necessárias para manter o plano sobre controle. Para que os desvios possam estar dentro dos limites definidos como aceitáveis.
Manter esta sinergia entre as áreas, é um desafio diário, e vai exigir muita energia dos envolvidos, e essa energia precisa vir do preparo das pessoas para a sua realização.
Os meios para preparar os envolvidos estão centrados em definir um método para ser seguido, modelar o processo mais aderente a realidade da empresa, com papéis e responsabilidades bem definidos, treinamento e acompanhamento dos envolvidos, estabelecimento de indicadores, e para garantir que realmente se torne um catalizador de resultados canais de comunicação simples, rápidos e eficientes devem ser implementados.
Não tem segredo, tem muito trabalho e esforço de todos para garantir que a sinergia e o consenso se tornem efetivamente prática dentro da organização, e não apenas um texto escrito dentro de normas e procedimentos para serem exibidos em eventos e apresentações institucionais.
Como tudo tem que ter um começo, qual o estágio atual da sua organização?
Lembre-se que sempre há espaço para melhorar!
Mais que Planejamento a Execução, acompanhamento e ajustes são necessários para garantir o resultado final!