Os procedimentos gerais para a utilização dos serviços de protocolo da Administração Pública Federal são instruídos pela Portaria Normativa nº 5/2002 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) e foi base para a discussão nesta sexta-feira, dia 15 de outubro de 2010. Para ambientar a discussão, tomamos como exemplo a Universidade de Brasília (UnB). A portaria tem por objetivo equalizar os procedimentos gerais referentes à gestão de processos e correspondências, com a finalidade de criar bases para a implantação de sistemas informatizados unificados.
O início da discussão foi baseado nas atividades de protocolo. São elas: o recebimento, registro, autuação, tramitação, controle, expedição e recuperação dos documentos. Visto no âmbito da UnB, o protocolo não se mostra tão presente em todas as atividades listadas e o sistema implantado é falho em vários aspectos, como no controle e na recuperação dos documentos.
O protocolo, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (Camargo e Bellotto, 1996) é o "setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e tramitação de documentos". Ele pode ser ainda central e setorial. O primeiro é a unidade junto ao órgão, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos e o segundo é a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar suporte (...) e tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central. Deve-se frisar que a descentralização refere-se às atividades desenvolvidas dentro do órgão.
Assim como o termo "arquivo", que possui várias definições para designar diferentes significados, como por exemplo: o mobiliário, o documento e o local, é bem assim o conceito usado para o protocolo, que pode designar, além do setor de trabalho, o número dado aos documentos ou ainda a folha de acompanhamento dos processos.
Ao comparar a normatização estabelecida pela portaria com o Manual de redação da Presidência da República esclarecemos a relação entre a natureza da correspondência e as espécies documentais envolvidas. Quanto à natureza a correspondência pode ser interna, externa, oficial, particular. A documentação interna é identificada pela espécie memorando; a externa pelo ofício; a oficial pelo memorando ou ofício e a particular por carta.
Diante de todos os conceitos e definições abordados, concordamos que de todas as atividades realizadas pelo serviço de protocolo a que se destaca é o controle. E tomando as disposições finais da Portaria, devem-se observar os princípios éticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas e o adequado tratamento físico, observando os cuidados de higiene, material adequado e preservação da informação.
Além de tudo isso, discutimos também sobre o dossiê que segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005) "é uma unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto)". No entanto, após discutir sobre o assunto, observamos que o Arquivo Nacional não aborda, através do dicionário, o fato de que os dossiês não tramitam. Percebemos que o dossiê tem uma característica de "artificialidade" porque os documentos são juntados por vontade do interessado, podendo ser temáticos, não tendo uma ordem entre si, mas possuindo um ponto convergente.
Texto por Rafael Carvalho, Laiane Ernesto, Ingrid Cordovil, Emillyanne Freitas, Tânia Moura, Luís Fernando.
Participantes: Tatiana Valença, Carol Durce, Rudney de Melo, Paulo Estevão Filho, Ana Carolina Gomes, Ananda Moretti, Bruno Leonel, Daniella Larcher, Liliany Ribeiro, Rafael Rosa, Paula Araújo, Leonardo Lima, Tatiana Valença, André Araújo, Edimilson Soares, Pedro, Henrique Distretti.
Postado por André Luiz Araújo às 13:17
lucasg 16 de outubro de 2010 11:45
Devem-se tomar determinadas medidas referente Protocolo e Arquivo, seja interpretado como atividade ou tomado por setor de um órgão ou entidade. Quero dizer que, mesmo sendo atividades de iniciativas diferentes, levam a um mesmo fim. Fim este de auxiliar a organização em relação à gestão de documentos. Então consideremos que estes dois setores estão diretamente relacionados às atividades de gestão de documentos, o arquivo e o protocolo devem possuir uma interatividade e comunicação tão estreito quanto possível. No entanto, sabemos que a realidade é outra. Esse, portanto, é um importantíssimo ponto a ser tratado dentro de um Arquivo e de uma organização. Tratado de maneira coerente pode conquistar mais do que se imagina e o resultado beneficia as duas partes, Protocolo e Arquivo, se aplicado de maneira correta. Este tipo de iniciativa influenciaria até mesmo no controle e na recuperação dos documentos, que se evidenciam tão complexos. Assim como a determinação de termos e conceitos somente se realizarão por estudos e diálogo.
André Luiz 18 de outubro de 2010 07:41
Esta postagem foi uma das mais complexas em relação a forma e conteúdo. A Arquivologia - abordada como ciência ou área do conhecimento - sofre de grande carência de bibliografia em língua portuguesa. As terminologias e definições encontradas nos dicionários mais utilizados (Arquivo Nacional e Bellotto) raramente coincidem-se, em algumas situações se contradizem, e, em pouquíssimos casos se complementam. Pois até mesmo para definições distintas serem capazes de se complementar, antes devem possuir alguma característica em comum. Uma pesquisa ou um texto bem fundamentado deve conter as expressões que melhor definem seus elementos. A Arquivologia está em construção, sendo uma tela de pintura com muitos traços aguardando para receber acabamento, mas ainda com muitos espaços em branco.
O Pensador. 18 de outubro de 2010 08:48
Serviço de protocolo eficiente e eficaz - capaz de controlar todo o fluxo informacional da organização - é o sonho de qualquer profissional que trabalho nos arquivos de primeira idade. Infelizmente, é escassa a bibliografica que trata do tema. Como sempre, o foco é quase totalmente voltado para os arquivos de terceira idade.
O texto Gestão de Documentos: conceitos de procedimentos básicos (Indolfo e outros, 1995)esboça comentários sobre os serviços de protocolo como parte de um programa de gestão documental, mas de forma supercial.
Serviços de protocolo decente exigem investimentos em recursos - humanos, materiais e financeiros - e conscientização de toda a organização em nível micro e macro; para garantir a confiabilidade, confidenciabilidade, autenticidade, fidedignidade, destinação, acesso ao lono do tempo e preservação de dados e informações para a posteridade.
Criar sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos com trilhas de auditoria e demais requisitos tecnológicos necesários a gestâo das informações são campos para os quais o ãrquivista não está apto.
Desta forma, faz-se necessário o comprometimento da alta adminisração, algo que normalmente não ocorre.
Mas estudar o tema é saudável.
André Luiz 19 de outubro de 2010 05:02
Pensemos no exemplo da UnB, quando um funcionário necessita de um serviço, faz uma solicitação (formulário ou memorando) que deve ser encaminhado ao setor responsável para uma decisão. O serviço de protocolo é responsável por identificar o conteúdo do documento (autor, destinatário, espécie, função), encaminhar para o destinatário, controlar para que siga no prazo correto e passe necessariamente pelos responsáveis pela tomada de decisão. O solicitante então receberia a resposta aguardada.
Mas a falta de confiança nas atividades do protocolo força as pessoas a produzirem cópias dos mesmos documentos como garantia de que solicitaram, ou emitiram e o setor que recebe ainda tira outras cópias para garantir que receberam e que pelo pelos uma cópia eles vão ter. Como consequência, multiplas cópias do mesmo documento.
A Política e as boas práticas da Gestão de Documentos voltam a ser temas para discussão.
Tania Pereira 24 de outubro de 2010 07:55
Ainda falando do exemplo da UnB, temos um programa que registra e acompanha o andamento dos documentos dentro da instituição, porém ele está desatualização e precisa ser substituído por um software que disponha dos requisitos necessários à efetiva gestão documental e isto inclui a classificação (função arquivística) na origem.
Os recursos da informática no caso das atividades de protocolo são fundamentais para o adequado rastreamento dos documentos.
Enquanto não houver investimento neste campo, ficaremos à mercê das indiscriminadas, volumosas e odiosas "cópias" para o amparo dos carimbos de "recebi o original".
O Pensador. 25 de outubro de 2010 03:30
Tenho uma notícia ruim:
O novo programa previsto para ser implmentado na UnB - advinDo da UFRN - não vai mais ser adquirido. Os motivos pouco importam.
Na última reunião da SRH, foi informado que a UnB dispõe agora de recursos para contratar empresa para desenvolver - juntamente com o CPD - seu próprio sistema informatizado. Sugeri à Secretária Gilca Starling que o referido sistema contasse com a participação de arquivistas; ela informou que vai contar com a participação de todos.
Não senti muita firmeza. Pareceu mais uma respostas política. só nos resta esforçar para ajudar na formulação desse sisemta. Ele não pode ser produzido apenas por analistas de sistemas.
Tania Pereira 25 de outubro de 2010 17:56
Tenho q concordar com o Luis, enquanto os arquivistas não participarem da construção dos sistemas de gestão de documentos não seremos atendidos em nossas demandas.