A digitalização de documentos é a melhor solução para manter a integridade dos mesmos, para poder eliminar aqueles que não são exigíveis pelos órgãos de fiscalização e para não acumular papéis desnecessários, ou seja, é uma otimização de espaço e de gavetas em qualquer ambiente.
Escanear um documento também é a melhor solução para manter sua integridade, seja um documento em imagem, uma foto ou uma cópia digital. Para quem tem necessidade ou mesmo para quem gosta de manter a organização em seu trabalho, manter uma cópia do documento é a melhor maneira de conseguir resgatar qualquer informação, sem o risco de perda, extravio ou desgaste. Um documento escaneado não vai passar por qualquer problema que possa provocar manchas, amassados ou rasgos e, ainda por cima, oferece a opção de compartilhamento com outras pessoas sempre que for necessário, podendo enviar por e-mail ou por qualquer aplicativo de comunicação. Confira em nossa matéria especial Como escanear um documento na Impressora de uma maneira fácil!
Embora pareça uma tarefa bem fácil e simples de ser feita, escanear um documento exige conhecimento por parte do usuário, principalmente do aplicativo utilizado para essa atividade.
Muitas vezes, a qualidade do escaneamento depende da marca, do estilo e da qualidade do equipamento utilizado. O trabalho pode ser muito facilitado ou o usuário pode não conseguir um bom resultado. E isso vale para tudo, inclusive para trabalhos gráficos que exijam imagens de qualidade.
Para escanear um documento você vai precisar, antes de tudo, de um equipamento de qualidade, que ofereça o desempenho adequado para o atendimento de suas necessidades e da demanda de escaneamento.
Acompanhe, a seguir, algumas dicas importantes de como escanear um documento, conseguindo um resultado muito mais prático e eficaz e, principalmente, com rapidez e qualidade.
Antes de escanear qualquer documento é preciso fazer sua higienização completa, retirando qualquer grampo ou clip de papel que esteja nele, verificando se possui alguma classificação para deixar tudo organizado como antes.
Tome bastante cuidado com a integridade do documento. Não deixe que amassem ou que peguem umidade. Se houver algum mofo ou bolor, procure secar antes de escanear para não ter qualquer mancha na sua imagem escaneada.
Os cuidados não se limitam aos documentos e sua higienização. O próprio usuário deve tomar os primeiros cuidados, usando luvas e máscara, principalmente quando se tratar de documentos mais antigos, evitando que peguem gorduras da própria mão ou gotículas de suor ou saliva.
Sempre que for escanear um documento, coloque-o no local indicado no escâner, sempre um de cada vez, na parte transparente e feche a tampa. Somente depois disso é que você irá usar o aplicativo de escaneamento.
As dicas que lhe passamos são com referência aos cuidados com o documento que você pretende escanear. Agora, vamos passar às dicas básicas para escanear qualquer tipo de documento.
Se você não estiver familiarizado com o aplicativo, procure antes conhecer todos os comandos, faça alguns testes preliminares e analise a imagem obtida, até que tenha a certeza que poderá fazer um trabalho rápido e eficiente, sem precisar ficar apagando imagens que não estejam de acordo.
Para escanear documentos você pode utilizar uma série de softwares diferentes e, portanto, as dicas não se limitam a um determinado aplicativo. Você pode escolher aquele que mais atende suas necessidades para que seu trabalho seja perfeito.
Pegue o documento que pretende escanear e veja se ele está em condições se ser colocado no escâner, retire tudo o que não faça parte do documento antes de começar.
Abra a tampa da bandeja do escâner e coloque o documento sobre a bandeja de vidro, lembrando sempre que é preciso colocar a face do papel que contém as informações voltada para o vidro do escâner.
Coloque o papel centralizado para que não tenha problemas com a imagem ou correr o risco de cortar alguma informação. Verifique nas réguas de marcação na lateral do vidro. Encaixe corretamente o documento para que o escaneamento seja feito com precisão e qualidade.
Depois de centralizar o documento, feche a tampa do escâner para mantê-lo no lugar correto e abra o aplicativo. Geralmente, o nome é Central de Soluções e deve haver um ícone na sua área de trabalho. Se não houver, deixe-o sempre disponível para facilitar seu trabalho.
Na central de soluções, encontre a opção Digitalizar Documento e clique nela. Você terá uma nova janela, onde poderá fazer a escolha do formato digital desejado para o documento que pretende escanear.
Você pode digitalizar um documento em PDF ou uma imagem em JPG. Escolha a opção mais adequada, transformando o seu documento num arquivo digital apropriado. Não se esqueça de organizar todos os arquivos digitais para não se perder entre eles, dando nomes corretos.
Para garantir seu arquivo digital, mantenha-o no seu computador e crie um CD, um pen drive ou um arquivo em nuvem. Assim você terá certeza de que não irá perder o documento. Os originais você pode arquivar numa pasta, já que eles não precisarão ser manuseados.
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