Exportar dados para o Word - Access
Você pode exportar dados do banco de dados do Microsoft Office Access 2007 para um documento do Microsoft Office Word 2007 usando o Assistente para Exportação. Este artigo explica como usar o Assistente para Exportação e salvar as configurações de exportação como uma especificação para uso posterior.
Exportando dados para o Word: Noções básicas
Entender como o Access exporta objetos para Word
Pode-se exportar uma tabela, consulta, um formulário ou um relatório para o Office Word 2007. Quando se exporta um objeto por meio do Assistente de exportação, o Office Access 2007 cria uma cópia dos dados do objeto em um arquivo em formato rich text (*.rtf) do Microsoft Word. Para tabelas, consultas e formulários, os campos visíveis e registros aparecem como uma tabela no documento do Word. Quando você exporta um relatório, o assistente exporta os dados e o layout do relatório - ele tenta fazer com que o documento do Word fique o mais parecido possível com o relatório .
Inicie a operação no Access Para exportar dados do Access para o Word, é necessário trabalhar no Access. Não há nenhuma funcionalidade no Word para importar dados de um banco de dados do Access. Também não é possível salvar um banco de dados ou tabela do Access como um documento do Word por meio do comando Salvar Como do Access.
Objetos que podem ser exportados É possível exportar uma tabela, consulta, um formulário ou relatório. Também é possível exportar somente os registros selecionados em uma exibição. Não é possível exportar macros nem módulos. Ao exportar um formulário ou uma folha de dados que contenha subformulários ou subfolhas de dados, somente o formulário ou a folha de dados principal é exportada. É necessário repetir a operação de exportação de cada subformulário e subfolha de dados a serem exibidos no Word. Por outro lado, quando se exporta um relatório, os subformulários e sub-relatórios incluídos no relatório são exportados juntamente com o relatório principal.
Resultado da operação O Assistente de Exportação sempre exporta os dados formatados. Isso significa que apenas os campos e registros visíveis no objeto ou na exibição são exportados juntamente com as configurações do formato de exibição. As colunas e os relatórios ocultos em função de configurações de filtro não são exportados. Quanto ao relatório, o layout do relatório também é preservado ao ser exportado.
Mesclando com um documento existente Ao exportar do Access para um documento do Word, os dados são sempre exportados para um novo arquivo do Word. Para que os dados sejam inseridos em um documento existente do Word, você deve, primeiramente, exportá-los do Access para um novo documento do Word e, em seguida, copiar os dados do novo documento do Word e colá-los no documento existente. Como alternativa, pode-se copiar as linhas diretamente de uma tabela, consulta, formulário ou relatório do Access e colá-las no documento existente.
O processo de exportação de dados para um documento do Word segue estas amplas etapas:
Prepare os dados de origem para a exportação. Como parte desta etapa, certifique-se de que os dados não contenham erros e decida se deseja exportar todos os dados ou apenas alguns na tabela de origem.
Executar o Assistente para Exportação.
Opcionalmente, salve suas configurações como uma especificação de exportação para uso posterior.
Certifique-se de que você resolveu quaisquer erros antes de exportar os dados para o Word. Caso contrário, você descobrirá que esses valores são substituídos por um valor nulo.
Se o documento de destino do Word existir e estiver aberto, feche-o antes de prosseguir. O assistente indagará antes de sobrescrever o documento.
Observação : Não é possível acrescentar dados a um documento existente do Word.
No banco de dados, para exportar apenas uma parte de uma tabela, consulta ou formulário, abra o objeto e selecione os registros desejados.
Observação : Os comandos Exportar ficam disponíveis somente quando um banco de dados está aberto.
O Access exporta os dados e abre o documento de destino no Word, dependendo das opções de exportação que você especificou no assistente. O Access também exibe o status da operação, na página final do assistente. Vá para as próximas etapas se desejar salvar as configurações de importação para uso posterior.
Salvar as configurações de exportação
Na caixa Salvar como digite um nome para a especificação da exportação.
Para executar a operação de exportação em intervalos fixos (como semanal ou mensalmente), marque a caixa de seleção Criar Tarefa do Outlook e clique em Salvar Exportação. Isso criará uma tarefa do Microsoft Office Outlook 2007 que permitirá executar a especificação em uma data futura.
Se você não criar a tarefa do Outlook, o Access salva a especificação. Se você optar por criar a tarefa do Outlook, o Access exibirá o caixa de diálogo Exportar-nome - tarefa. Vá para as próximas etapas para obter informações sobre como usar a caixa de diálogo.
Observação : Caso o Outlook não esteja instalado, o Access exibirá uma mensagem de erro quando você clicar em Salvar Exportação. Se o Outlook não estiver configurado adequadamente, o Assistente de Configuração do Outlook será iniciado. Siga as instruções no assistente para configurar o Outlook.
No caixa de diálogo Exportar-nome - tarefa no Outlook, revise e modifique as configurações de tarefa, como a data de conclusão e lembrete.
Para tornar essa tarefa recorrente, clique em Recorrência. A figura a seguir mostra o agendador de tarefas com algumas configurações comuns:
Na guia tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar exportação .
Abra o arquivo de texto e verifique o conteúdo do arquivo.
Consulte a próxima seção para obter ajuda com solução de problemas com valores ausentes e incorretos em um arquivo de texto.
Noções básicas sobre como o Access exporta objetos para o Word
A tabela a seguir descreve como o Access exporta vários objetos e valores para o Word. Isso pode ajudá-lo a determinar o que está dando errado se a operação de exportação não estiver ocorrendo da maneira desejada.
Quando você exporta uma tabela, consulta ou formulário, os nomes de campos estão localizados na primeira linha da tabela no documento do Word. Quando você exporta um relatório, a colocação dos nomes de campo no documento do Word varia conforme o layout do relatório
Um campo no Access que dá suporte a vários valores é exportado em uma única coluna no Word. Os valores são separados por vírgulas (,).
Todos os elementos gráficos — logotipos, dados em campos Objeto OLE e anexos que fazem parte dos dados de origem — não são exportados.
Ao exportar um formulário ou uma folha de dados, somente o formulário ou a folha de dados principal será exportada. Você deve repetir a operação de exportação para cada subformulário e subfolha de dados desejada.