Técnicas de Secretariado: Saber se organizar significa saber priorizar
Posted in Etiquetas: Módulo 2 - Organizar o Trabalho
"Enquanto você não se der valor, não valorizará o seu tempo.
Enquanto não der valor ao tempo, não fará nada de importante." (M. Scott Peck)
Quando falamos em organização falarmos em como colocar as coisas em ordem para funcionar. Para isso é fundamental entendermos o que priorizar, ou seja, que escolhas devo fazer, o que organizar primeiro.
Um dos instrumentos mais difundidos para isso é uma matriz que divide as tarefas a partir de sua urgência e importância, fundamentado nas ideias de Stephen Covey. Esta matriz nos ajuda a entender como urgência e importância influenciam uma à outra.
A princípio, muitas atividades que nos deparamos em nosso dia a dia podem parecer igualmente urgentes e importantes, mas se olharmos com mais atenção encontramos algumas diferenças:
Tarefas urgentes são as que têm prazos imediatos
Tarefas importantes são as que ajudarão você a atingir objetivos a longo prazo
Observe a seguinte matriz:
O primeiro quadrante (I) reúne atividades urgentes e importantes, como por exemplo, crises e problemas urgentes. Estas tarefas devem ser feitas de imediato e da melhor forma possível.
No segundo quadrante (II) temos as atividades importantes, porém não urgentes. Exemplos: desenvolvimento de relacionamentos, identificação de novas oportunidades. Etc. São tarefas que demandam planejamento, envolvem aprendizado e podem trazer consigo grandes oportunidades.
No terceiro quadrante (III) são as atividades que correspondem aos maiores desperdiçadores de tempo, como por exemplo relatórios, se puder delegue, caso contrário resolva-as rapidamente.
No quarto quadrante (IV) temos as atividades que nada se produz, como por exemplo telefonemas inúteis, detalhes desnecessários, pequenas tarefas. Deixe para depois.
Como faço então para dedicar tempo para aquilo que é importante e não urgente se passo quase o dia todo apagando "incêndio"?
Não podemos ignorar as atividades urgentes e importantes do quadrante I, mas certamente elas diminuirão de tamanho à medida que se gasta mais tempo na prevenção e preparação, quadrante II. Desta forma o primeiro passo é focar nas tarefas urgentes e importantes, pois caso contrário, poderei ter problemas se não forem feitas. Depois de termina-las concentre-se por algum tempo nas tarefas importantes, mas sem urgência – aquelas que podem ser recompensadoras a longo prazo.
A proposta que eu lhe faço agora é que você analise a sua situação atual, baseado na matriz acima, acrescentando suas principais tarefas. Depois analise de que forma e analise e crie alternativas para que gradativamente você consiga diminuir o tempo que você gasta hoje nos quadrantes I, III e IV e aumentar o tempo no quadrante II. Essa ação irá favorecer não só a sua organização, mas também resultará em mais tempo para as atividades de fato mais importantes para você, que estão presentes no quadrante II. Pense nisso!