Export Notes: saiba o que é e como funciona • Mais Retorno
Última modificação em 14 de Maio de 2021 às 10:33
O que são Export Notes?
As Export Notes - ou Notas de Exportação, em Português - são os tipos de documentos fiscais emitidos quando uma compra é realizada por alguém de for do país. Cabe ao vendedor da mercadoria se responsabilizar por tal formalização.
De modo geral, a Nota Fiscal (NF) é utilizada pelas empresas com objetivo de comprovar suas operações, além de formalizar sua receita perante alguns órgãos do governo. Sendo assim, é um documento que permite registrar informações úteis para quem vende uma mercadoria, para quem a compra e para quem fiscaliza todo esse processo.
Através de uma NF, informações sobre a mercadoria - quantidade, peso, preço, volume, etc. - podem ser registradas, bem como informações sobre o vendedor e sobre o cliente comprador. Assim, o processo será reconhecido legalmente.
Também é possível que as empresas utilizem Notas Fiscais para comprovar renda e até mesmo declarar impostos, por essa razão é considerada um instrumento que permite a fiscalização por parte da Receita Federal sobre o tipo de mercadoria vendida, e tributos a serem pagos por ela.
Umas das informações contidas obrigatoriamente em qualquer NF é o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP). Esse código serve para identificar a natureza de circulação da mercadoria, ou prestação de serviço de transporte.
Existem cerca de 560 tipos de códigos, todos com 4 dígitos. Suas iniciais permitem dizer se é uma nota de entrada (compra) ou de saída (venda). Por exemplo: 1, 2 e 3 são referentes a operações de compra, enquanto 5, 6 e 7 são referentes a operações de vendas. O número 4 não se encaixa em nenhum código.
Como as Export Notes funcionam?
As Export Notes costumam ser preenchidas de maneira muito similar a Notas Fiscais emitidas para circulação de mercadorias ou prestação de serviço em território nacional, com exceção de algumas exigências.
Por se tratar de uma operação vinculada ao comércio exterior, as Export Notes tem o CFOP com dígito inicial de número 7 - podendo ser 7101 ou 7202. No caso de estar vendendo um produto, a empresa deverá informar seus próprios dados bem como os dados do cliente estrangeiro.
Algumas informações adicionais também devem ser preenchidas, como o Estado e local de embarque, e também o local de despacho. E, claro, dados sobre o produto e respectivas despesas da operação - quantidade, valor unitário, possível desconto, frete, seguro e assim por diante.
Vale esclarecer que para atividades de exportação, os valores de ICMS, PIS, CONFINS e IPI podem sofrer alterações em relação ao padrão de venda dentro do país. A tabela com valores de referência pode ser consultada pela plataforma digital do Ministério da Economia.
Outras informações a serem consideradas são o número de drawback, número de registro da exportação, chave de acesso na NF, especificação dos itens enviados para fora do país, data de vencimento, dados da transportadora quando houver, orientações e assim por diante.
A grande maioria das empresas que emitem Export Notes contam o auxilio de um profissional capacitado e habilitado na área da contabilidade, devido a grande quantidades de dados registrados no documento. Qualquer erro de cálculo ou preenchimento pode causar sérios prejuízos legais e financeiros a companhia.
Outro fato importante de ser esclarecido é quanto ao registro da Nota Fiscal de Exportação: enquanto a empresa vendedora da mercadoria registra a NF com CFOP de saída (7xxx), o cliente deve registrar a mesma nota em seu sistema, mas com código de entrada (3xxx), já que se trata de uma compra.
Assim, ambos poderão registrar a operação e declarar Imposto de Renda (IR) sem que haja qualquer divergência perante aos órgãos fiscalizadores do governo.