SAÚDE DIGITAL - MANUAL DE ESTOQUE - Atendimento Digital - Base de Conhecimento
SAÚDE DIGITAL - MANUAL DE ESTOQUE
Este manual tem por objetivo orientar o usuário na utilização do sistema Saúde Digital em relação ao serviço de Estoque.
Acesso: www.saudecidadedigital.com.br
1. CADASTRO DE FORNECEDOR/FAVORECIDO
1.2 Como cadastrar um novo fornecedor
1.3 Como consultar fornecedor já cadastrado
1.4 Editar dados de um fornecedor
2. CADASTRO DE ITENS
2.1 Como cadastrar um novo item
2.2 Como consultar o item já cadastrado
2.3 Editar cadastro de item
2.4 Desabilitar Item
3. ENTRADAS DE ESTOQUE
3.1 Como fazer entrada de estoque
3.2 Como consultar entradas feitas no estoque
4. SAÍDAS DE ESTOQUE
4.1 Como fazer saída de estoque
4.2 Consultar baixa realizada
5. CADASTRO DE PACIENTES
5.1 Como cadastrar um novo paciente
5.2 Como consultar paciente já cadastrado
5.3 Alterar dados do paciente
5.4 Visualizar histórico do paciente
6. DISPENSAÇÃO DE MEDICAMENTOS
6.1 Como fazer nova dispensa
6.2 Consultar dispensa realizada
6.3 Devolução do item
7. EXCEÇÃO DE DISPENSAÇÃO
7.1 Habilitar exceção
8. REQUISIÇÃO DE SUPRIMENTOS
8.1 Solicitar requisição
8.2 Consultar requisição
8.3 Alerta de requisição
9. LISTAGEM DE REQUISIÇÃO
9.1 Visualizar requisição
10. TRANSFERÊNCIA POR REQUISIÇÃO
10.1 Como fazer nova transferência
10.2 Consultar transferência
11. RECEBIMENTO POR REQUISIÇÃO
11.1 Como receber a mercadoria
11.2 Como consultar recebimento por requisição
12. TRANSFERÊNCIA ENTRE UNIDADES
12.1 Como fazer transferência entre unidades
12.2 Como consultar transferências entre unidades já realizadas
13. RECEBIMENTO POR TRANSFERÊNCIA
13.1 Como receber a mercadoria
14. POSIÇÃO DE ESTOQUE
14.1 Visualizar Estoque
15. EXPORTAÇÃO PARA HÓRUS
15.1 Consultar exportação
Observação: Os campos obrigatórios no sistema são marcados com asteriscos (*) e devem ser preenchidos.
O cadastro de fornecedor/favorecido permite que sejam adicionados os dados de um fornecedor no sistema. Esta é uma informação muito importante de ser inserida, pois os dados serão utilizados na entrada de estoque
Acesso: Menu> Cadastro> Fornecedor/ Favorecido
Clique em "Novo"
Preencha as informações e clique em "Gravar"
Tipo de inscrição: permite informar se é físico, jurídico ou inscrição especial
Tipo de registro: permite informar se é fornecedor, favorecido ou ambos
Clique em "Consultar"
Informe os dados da pesquisa
Clique em "Buscar"
Consulte o fornecedor, conforme orientação no item 1.3
Clique no botão "Alterar" na coluna ações para editar os dados do fornecedor. O sistema irá direcionar para tela de edição.
O sistema permite incluir no cadastro todos os itens que não constam na entrada de estoque
Acesso: Menu> Cadastro> Cadastro de Item
Preencha as informações. O usuário tem a opção de inserir código de barras do item para posteriormente trabalhar com leitor digital
Tipo de item: permite informar se é medicamento, material, vacina, manipulado e outros
Tipo de componente: permite informar se é fornecedor, favorecido ou ambos
Descrição: permite informar o nome do item
Apresentação: permite informar se o item é comprimido, frasco, unidade, pacote e outros
Para consultar os fornecedores já cadastrados, siga as orientações:
Clique em "Consultar", informe os dados da pesquisa e clique em "Buscar"
Para editar um item, na mesma tela de consulta, pesquise o item e clique no botão "alterar'". O sistema só permitirá fazer alteração de um item que não teve movimentação na entrada de estoque
Caso o item teve alguma movimentação, os campos de descrição e apresentação serão bloqueados e não será possível fazer alteração, conforme imagem abaixo
Para desabilitar o item, na mesma tela de consulta, clique no botão desabilitar. O sistema também só permitirá desabilitar o item que não teve movimentação na entrada de estoque
Outra maneira de desabilitar o item é acessando a tela de edição e clicar em inativar item
A entrada de estoque permite que toda compra feita por meio de notas fiscais sejam incluídas no sistema para o controle de itens
Acesso: Menu> Estoque> Entradas de Estoque
Para realizar entrada no estoque, siga as orientações:
Clique em novo
Faça o preenchimento dos campos com asterisco (*). Verifique a categoria da entrada de estoque, pois dependendo a opção que for selecionada alguns campos serão de preenchimento obrigatório
Entrada de Mercadoria: Entrada do item com nota fiscal;
Entrada por Doação: Destinado ao registro de recebimento de uma doação;
Entrada por Eventual: Indicado para registrar uma entrada ocasional que não teve processo de licitação;
Ajuste de estoque: Deve ser utilizado para corrigir diferença em que o estoque físico se apresenta maior do que o estoque registrado no sistema;
Saldo de Implantação: Lançamentos iniciais de implantação do sistema.
Em seguida, pesquise o item de entrada e selecione ação (+) para adicioná-lo. O sistema permite realizar a pesquisa digitando apenas 3 letras do item
Após o item adicionado, o usuário deverá preencher os campos com lote, validade, quantidade e valor unitário. Caso queira excluir o registro antes de salvar, clique no ícone (x). Se for adicionar mais um item, antes de gravar, clique para adicionar novo item
Na opção consultar, o usuário poderá visualizar todos os itens que constam na entrada de estoque, basta inserir as informações que deseja pesquisar.
A baixa por perda consiste em fazer movimentações no estoque, decorrente de perdas, validade vencida, ajuste de estoque ou apreensão sanitária
Acesso: Menu> Estoque> Saídas de Estoque
Para dar saída de estoque, siga as orientações:
A seguir, selecione o tipo de movimentação, informe a data e selecione o tipo de item
Tipos de Movimentação:
Saída por Perda: Utilizada para o registro de perda dos produtos
Validade Vencida: Utilizada para informar a saídas de produtos com validade vencida
Ajuste de Estoque: Deve ser utilizada para corrigir as diferenças do estoque real e o registrado no sistema
Apreensão Sanitária: Utilizada para o registro de apreensão realizada pela vigilância sanitária do local
Se o tipo de movimentação escolhido for validade vencida, o usuário poderá inserir na barra de pesquisa o símbolo de porcentagem (%), que automaticamente listará todos os itens vencidos
Clique na ação (+) para adicioná-lo
Insira a quantidade de baixa, e se não for adicionar mais nenhum item, clique em gravar
Após gravar os dados, o sistema vai direcionar para um tela onde poderá ser impresso os dados da movimentação
Na opção consultar, o usuário poderá visualizar todas as baixas realizadas, basta inserir a descrição (nome do item), data da movimentação ou tipo de movimentação
O cadastro de pacientes é a base principal para as demais rotinas do sistema. Em especial, sobre o processo de dispensa de medicamento, histórico de retirada e outras atividades que fazem parte de outras rotinas do sistema. Por isso, é de extrema importância manter o cadastro completo e atualizado.
Acesso: Menu> Cadastro > Pacientes
Para fazer um novo cadastro, siga as orientações:
Informe os dados pessoais
Informe o endereço do paciente e os dados adicionais (certidão de nascimento, estado civil, profissão, nacionalidade, naturalidade, UF, tipo sanguíneo e plano de saúde)
Após gravar o cadastro de paciente, as abas de necessidades especiais, programas sociais, observações, atenção primária e alterações serão liberadas para o preenchimento
5.2 Consultar paciente já cadastrado
Para visualizar os pacientes já cadastrados, sigas as orientações:
Para alterar os dados do paciente, siga as orientações:
Continue na tela de consulta, pesquise o paciente e clique no campo nome para alterar dados. O sistema irá direcionar para tela de edição dos dados
Para visualizar o histórico, siga as orientações:
Continue na tela de consulta, pesquise o paciente e clique no campo fichas e agendamentos
O usuário terá acesso a todas atividades realizadas pelo paciente nas unidades de saúde
Se precisa imprimir relatório dos dados do paciente, clique na impressora
Toda entrega de item para o paciente cadastrado no sistema é feita por meio de dispensa. Essa funcionalidade possibilita ter o controle de saídas feitas.
Acesso: Menu> Estoque> Dispensação de Medicamento
Para fazer dispensa de item, siga as orientações:
Digite o nome do paciente, data de nascimento, cartão SUS ou prontuário. Atenção quando for digitar o nome completo do paciente, pois às vezes pode ter espaço entre os nomes ou abreviação. É aconselhável digitar as três primeiras letras ou apenas o primeiro nome com data de nascimento. Dessa forma, o sistema filtra melhor as informações do mesmo
Logo após, o sistema listará todos os pacientes encontrados para escolher
Em seguida, será apresentado a tela de atualização de dados do paciente. Caso faça alteração de alguma informação,o botão gravar irá aparecer, se não, clique no botão cancelar para dar continuidade na dispensa do item
Digite o nome do item
Informe a quantidade a ser dispensado, se não for adicionar mais nenhum item, clique em gravar
Logo após, o sistema abrirá uma tela para imprimir a movimentação realizada, conforme imagem abaixo
Para consultar as dispensas realizadas, siga as orientações:
Pesquise o item
Selecione a opção devolução
Escolha o motivo da devolução do item
Após salvo, o botão devolução ficará vermelho e o item será devolvido ao estoque da unidade
7 EXCEÇÃO DE DISPENSAÇÃO
Esse menu permite criar uma exceção para os pacientes retirarem o mesmo item já dispensado dentro do mês
Para habilitar a exceção, siga as orientações:
Acesse o caminho acima
Informe o nome do paciente e digite a justificativa
Para finalizar, clique em gravar
Essa funcionalidade permite que seja realizado o pedido de medicamentos e materiais online para farmácia ou almoxarifado
Acesso: Menu>Estoque>Requisição de Suprimentos
Para realizar pedido na requisição de suprimentos, siga as orientações:
Informe o tipo de requisição e a unidade que será enviado o pedido
Digite o item de entrada e selecione ação (+) para adicioná-lo
Se o item não tem no estoque, o mesmo ficará em vermelho e não poderá ser adicionado na lista
Após o item adicionado, o usuário deverá preencher os demais campos com (*). Caso queira excluir o registro, antes de salvar, clique no ícone (x)
Para consultar as requisições, siga as orientações:
Informe os dados da pesquisa e clique em buscar
O alerta garantirá que o usuário do sistema possa acompanhar as novas requisições. Para visualizar, siga as orientações:
Na tela inicial, clique em cima da exclamação
O sistema mostrará, conforme imagem abaixo, a quantidade de requisições recebidas
A listagem de requisições permite visualizar todos os pedidos feitos por meio das requisições de suprimentos
Acesso: Menu>Estoque>Listagem de Requisições
Para visualizar o pedido de requisição, o campo situação precisa estar marcado como " cadastrada" para pesquisar
Cada processo realizado com a requisição, o campo situação será modificado
Caso queira abrir todas as requisições realizadas, não preencha os campos, e clicar em pesquisar, que todas as requisições serão abertas
Tipos de situações:
Cadastrada: visualizar o pedido
Em separação: abrir o arquivo
Em transporte: transferência (baixa do item no estoque)
Recebido: a unidade da transferência fez o recebimento da mercadoria
Cancelada: cancelamento do pedido
Na coluna ações, o sistema permitirá imprimir ou excluir a requisição selecionada
A transferência por requisição permite que você transfira os produtos do estoque por meio das requisições solicitadas
Acesso: Menu>Estoque>Transferências (Requisição)
10.1 Nova transferência
Para fazer transferência do pedido da requisição, siga as orientações:
Escolha a unidade de destino do produto, ou seja, para onde ele será transferido. Preencha o número da requisição do item e a data da transferência. Lembre-se de sempre inserir a quantidade que será enviada antes de gravar
Na opção consultar, o usuário poderá visualizar todas as transferências por requisições
Esta ação do sistema permite que seja dada entrada no estoque de uma mercadoria solicitada na requisição de suprimentos, ou seja, é a ação que confirma que o material solicitado foi recebido corretamente.
Acesso: Menu>Estoque>Recebimento por Requisição
11.1 Confirmar recebimento
Acesse o caminho acima e clique em novo
Insira a quantidade recebida e clique em confirmar recebimento
Clique em consultar, insira o número da requisição e clique em buscar. O sistema mostrará todos os recebimentos feitos
A opção de transferência entre unidades permite que você envie itens em seu estoque para outra unidade, sem ter aberto pedido na requisição de suprimentos
Acesso: Menu>Estoque>Transferência entre unidades
Acesse o menu acima e clique em novo
Informe o tipo de movimentação, a unidade favorecida e a data
Transferência/remanejamento (requisição): possibilita transferir itens quando solicitado por requisição
Empréstimo: possibilita transferir em casos de empréstimos a outra unidade ou empresa
Saídas Por Doação: possibilita transferir itens que podem ser doados a outra unidade ou empresa
Transferência Entre Unidades: possibilita transferir itens direto a unidade quando não solicitado por requisição de suprimentos
Selecione o item que será transferido e clique na ação (+) para adicioná-lo
Insira a quantidade do item que será transferido
Nessa tela, o usuário também poderá visualizar o lote, validade e o saldo atual do estoque
Para concluir, clique em gravar
Informe o tipo de pesquisa, a unidade e a data
Essa ação do sistema permite que seja dada entrada no estoque de uma mercadoria feita por transferência entre unidades, ou seja, é a ação que confirma que o material solicitado foi recebido corretamente. A unidade só poderá receber se possuir cadastro no sistema Saúde Digital
13.1 Como receber a mercadoria:
Acesse o menu acima, localize a unidade e clique em receber. Também é possível imprimir o relatório de transferência
O relatório de Posição de Estoque permite que o usuário possa acompanhar todas as movimentações dentro da unidade
Acesso: Menu>Estoque>Posição de Estoque
Para visualizar o estoque, siga as orientações
Filtros da pesquisa:
Balanço para Conferência: permite retirar relatório de todos os itens da unidade para fazer balanço no estoque;
Exibir Lote / Validade: permite visualizar o lote ou validade do item pesquisado
Exibir Entradas e Saída: permite visualizar entradas e saídas a partir de uma data de pesquisa
Exibir Itens Saldo Zerados: permite visualizar os itens com saldo zerado
A exportação para Hórus, no Sistema de Saúde Digital, é um campo que possibilita o envio dos registros de posição de estoque, entradas, saídas, avaliações e dispensações para a Base Nacional de Dados de Ações e Serviços da Assistência Farmacêutica no SUS. Por isso, é muito importante fazer as movimentações no estoque para que as informações possam ser enviadas a base de dados.
Acesso: Menu> Estoque> Exportação para Hórus
Para consultar as transferências, siga as orientações:
Clique em "Consultar";
Informe o tipo de dados e a data;
A seguir, o sistema mostrará a pesquisa com o número de protocolo data de envio, e no campo ações, os dados de processamento
Para o envio em lotes, os pacotes poderão ser transmitidos a cada 30 dias ou em intervalos menores (ex: diário, semanal), até o dia 15 do mês subsequente à competência de referência. Os dados de posição de estoque deverão ser transmitidos somente uma vez ao mês, com a data do último dia do mês (Ministério da Saúde. Manual de Integração – Web Service BNAFAR. Brasilia, 10/2018, p.18 Disponível em: http://portalarquivos2.saude.gov.br/images/pdf/2018/novembro/06/Manual-de-integracao---2.3.pdf. Acesso em: 13 de fevereiro de 2019 ).