Custos Fixos de Treinamento vs Custos Variáveis ​​de Treinamento - www.greyslin.com
O cliente econômico atual torna difícil para os departamentos de treinamento obter fundos extras, muito menos fundos operacionais normais. Muitas vezes os departamentos precisam "se contentar" com o orçamento que lhes foi entregue. Mas uma vez que você tenha um orçamento, não importa quão grande ou pequeno, você deve ter uma ideia de quais custos são fixos e quais custos são variáveis.
Os custos fixos de treinamento são simplesmente aqueles com os quais você pode contar a qualquer momento. Você fará um orçamento para esses custos e poderá confiar no fato de que eles provavelmente permanecerão os mesmos. Por exemplo, os salários do pessoal de formação são relativamente fixos. Quando você trabalha em seu orçamento, por qualquer período de tempo, você sabe se poderá adicionar funcionários, o que discutiremos em breve. Você também saberá quanto orçar para aumentos com base na média do ano passado. Mas, ao todo, você poderá contar com o salário como um item fixo.
O equipamento que você usa rotineiramente para treinamento também é um custo fixo. Na verdade, grande parte do equipamento usado pelos departamentos de treinamento é comprado e pago de uma só vez. Esses itens são itens de uso diário, como copiadoras, computadores, laptops, retroprojetores, LCDs, telas, lousas automáticas e qualquer outro equipamento que seja usado rotineiramente na sala de aula ou no escritório administrativo. Mas não se esqueça de que você precisará corrigir o custo da manutenção desses itens. As lâmpadas para tetos e LCDs são bastante caras e devem ser substituídas por um item aprovado pelo fabricante. Uma maneira de corrigir esses custos é saber quanto tempo esses itens duram e planejar suas substituições de acordo. Um dos maiores choques para um orçamento de treinamento é quando todos os LCDs queimam de uma só vez, levando a um item de despesa que pode chegar a milhares de dólares.
As despesas gerais também são uma despesa fixa. Como gerente de treinamento, você sabe quanto custa manter sua localização ou locais. Estes custos incluem o pagamento da renda ou da hipoteca, as despesas que acompanham os locais, como material de escritório e papel, e ainda quaisquer rendimentos provenientes de outros departamentos ou empresas que aluguem espaço num edifício próprio. Você também pode incluir custos de serviços públicos como despesas gerais fixas, mas tenha cuidado quando o clima ficar extremamente quente ou extremamente frio – uma maneira de fazer isso é garantir que a engenharia instale termostatos temporizados. Muitas organizações desperdiçam dinheiro aéreo em espaços de aquecimento e resfriamento que ficam vazios durante a noite ou durante um fim de semana, para que o departamento de treinamento possa continuar provando seu valor desligando os utilitários quando não estiverem em uso.
Finalmente, os programas fixos ou planejados também são custos fixos. Por exemplo, se você souber quantas pessoas estarão no desenvolvimento de liderança durante o período orçamentário, poderá planejar os custos de materiais e terceirização imediatamente. A melhor coisa a fazer com os programas planejados é cumpri-los, a menos que as mudanças se tornem absolutamente necessárias.
Do outro lado do orçamento, os custos variáveis ​​são aqueles que você precisa planejar com mais cuidado. Você paga taxas de uso de largura de banda ou cursos online com base no número de usuários? Se sim, trata-se de um custo variável. Você pode observar o uso médio do ano anterior ou simplesmente comprar um número avançado de usuários para cursos on-line para gerenciar esse custo. Mas não acabe na posição de afastar as pessoas.
Seus custos de materiais também podem ser variáveis. Pense em quais programas não são "fixos", como o treinamento de novos contratados. Você sabe qual é a rotatividade da organização, mas pode prever grandes saltos na rotatividade? Você também conhece a visão e o plano de negócios da organização, portanto, use-os para planejar o custo dos materiais. Uma das melhores maneiras de lidar com esse custo é comprar materiais conforme necessário e planejar à medida que avança. Não há nada pior do que acabar com caixas de um manual desatualizado.
Finalmente, grandes custos variáveis ​​podem incluir fusões, aquisições, expansões e reduções. Você deve ter uma ideia de para onde a organização está indo no que diz respeito a fusões ou aquisições – e planejar o orçamento de acordo. Mas pode haver mudanças inesperadas, como reduções ou expansões, que fazem com que você tenha que desembolsar dinheiro para reconfiguração de espaço ou acréscimos à equipe.
A gestão de itens variáveis ​​depende em grande parte do tipo de sistema orçamentário que sua organização utiliza. Se os orçamentos são fixos, não há muita margem de manobra. Mas se os orçamentos são orçamentos "rolantes" ou orçamentos "pro-forma", você pode gerenciar o dinheiro com um pouco mais de facilidade, pois os custos variáveis ​​oscilam de um lado para o outro. Para orçamentos fixos, a melhor maneira de lidar com despesas variáveis ​​é procurar maneiras de pagá-las com custos fixos. Quando as variáveis ​​surgirem, descubra como o orçamento organizacional é tratado e peça ajuda aos gestores financeiros.
Agora que você sabe quais custos de treinamento são fixos e quais são variáveis, você estará mais bem preparado para gerenciar o dinheiro à medida que surgirem problemas.
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