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Relatório de desenvolvimento e diagnóstico das atividades da Associação Rede Quero Bahia grupo associativista composto por lojistas.
1. RELATÓRIO RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO E DESENVOLVIMENTO Francisco Domingos dos Santos, Consultor Pleno Telefone: (075)99536441/92122299/81463113 E-mail: domingos.fds@hotmail.com
2. RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO | 2 O presente relatório tem como objetivo apresentar um diagnóstico de situações, causas e efeitos dentro dos processo da Rede Quero Bahia, bem como, direcionar para possíveis soluções dentro da perspectiva de um plano de ação de implementação ou correção. Não tem este trabalho o Objetivo de se apresentar como Planejamento Estratégico para o grupo, mesmo porque isso deve ser realizado pelos mesmo dentro dos seus interesses específicos. As avaliações aqui encontradas, são do ponto de vista do observador que apresenta os fatos e os vivenciou por quase sessenta dias participando como membros do seu corpo administrativo são isentas de qualquer influência emocional, preconceito cultural ou filosófico, é a pura análise dos fatos e acontecimentos.
3. RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO | 3 SUMÁRIO Conceito de Associativismo 4 Conceito de rede associativa empresarial 4 Perfil desejável dos membros de uma rede associativa 4 Perfil atual dos associados e funcionamento da Rede Quero Bahia 5 Gestão desejável pelos associados 6 Gestão atual pelos associados 6 Princípios de tomada de decisão 7 Compromisso com questões éticas 7 Planejamento estratégico 7 Resumo 8 Plano de ação 2013 - Rede Quero Bahia 9
4. RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO | 4 CONCEITO DE ASSOCIATIVISMO Associativismo pode ser visto como um movimento no qual as pessoas se agrupam em torno de interesses comuns, constituindo associações, em que lhes permite alcançar com maior êxito e melhores condições competitivas, os objetivos a que se propõem, do que estando individualmente cada um tentando alcançar esses mesmos objetivos. O princípio básico do associativismo é a participação em igualdade de condições a todos associados, metodologia democrática e sem a qual seria impossível caracterizar uma sociedade associativa. A gestão dentro desse processo deve ser compartilhada por todos, totalmente transparente e participativa. CONCEITO DE ASSOCIATIVISMO EM REDE EMPRESARIAL As redes associativas empresariais estão se tornando algo em expansão no Brasil, entende-se como associação empresarial como sendo um grupo de empresários que se unem com a finalidade de se tornarem mais competitivos, compartilharem ações, planejamentos estratégicos, fortalecimento junto a fornecedores, redução de custos e outros objetivos, mas cuja finalidade principal é o crescimento e perenização dos negócios individuais. PERFIL DESEJÁVEL DOS MENBROS DE UMA REDE ASSOCIATIVA Sabemos que encontrar pessoas que tenham os mesmos pensamentos é algo impossível, no entanto, dentro do sistema associativo as decisões tomadas conjuntamente devem ser de aprovação da maioria, ou seja, 50%+1, isso quer dizer que deve haver um consenso em torno do assunto, maioria decidiu, todos tem que acatar. Esta compreensão deve ser compartilhada por todas, o que importa é a decisão de maioria do grupo e não de alguém ou alguns mais influentes.
5. RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO | 5 Os perfis comuns que é preciso buscar em todos os associados é atitude e capacidade empreendedora, vontade de querer crescer, senso razoável de equipe, grau razoável de aprendizado, isto é, capacidade de aprender e desaprender se necessário, estar aberto às mudanças. São qualidades intrínsecas necessárias, sem as quais, haverá sempre indecisões quanto aos rumos e planejamento para futuro da rede ou grupo de associados, principalmente se isso tiver que envolver investimentos financeiros razoáveis dos mesmos. PERFIL ATUAL DOS ASSCIADOS E FUNCIONAMENTO DA REDE A rede conta hoje com todos os tipos de perfis de pessoas, como é natural, afinal a heterogeneidade do grupo é muito importante para a construção do todo, a deficiência de um é complementada pela excelência do outro. Entretanto, alguns pontos precisam ser levantados comparando-se o perfil das qualidades comuns necessários aos associados e a real configuração hoje encontrada. Vejamos:  Há por parte da maioria um individualismo muito exacerbado;  O comportamento empreendedor é características de poucos, menos de 50% do grupo, o que certamente causa muitos entraves para o desenvolvimento de negócios comuns;  Algumas lojas com faturamento muito baixo, causando uma desproporção muito grande nas negociações e no cumprimento de objetivos traçados por equipe de compras e fornecedores. Nenhuma loja deveria ter faturamento inferior a R$ 200 mil média de vendas mensal, nem área de vendas inferior a 250 m²;  A atual diretoria juntamente com a presidência tem um domínio muito exagerado nas decisões do grupo, na grande maioria das vezes decidem tudo por todos unilateralmente, limitando-se apenas a comunicar as decisões já tomadas em assembleia;  Falta de planejamento total dos objetivos da rede por parte dos associados;  Reuniões são realizadas sem nenhum planejamento prévio, é um verdadeiro mar de sugestões e opiniões, mas nada de concreto que delineie o progresso de desenvolvimento do grupo;  As negociações com os fornecedores ainda é do tipo, eu ganho você perde, totalmente desassistidas dos princípios básicos de planejamento;
6. RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO | 6  A escolha do mix por fornecedor praticamente se baseia nos itens comuns nas lojas dos compradores ou fornecedores comuns a estes, não existe nenhum tipo de pesquisa junto a outros associados para direcionar as escolhas;  O marketing praticamente é inexistente, apenas discutem-se meios de publicidade, porém, sem qualquer estudo de mix, público alvo ou objetivos de faturamento;  O corpo administrativo funcional tem buscado dar um direcionamento mais específico, apesar da pouca experiência, procurando estabelecer parcerias com entidades que trabalham com apoio e desenvolvimento, o que o grupo aceita positivamente, mas não são capazes de dar prosseguimento ao que é direcionado, a razão disso a meu ver é porque eles acham que entendem muito dos seus próprios negócios para se permitirem serem direcionados, e da mesma maneira tentam dirigir o negócio que empreenderam, Rede Associativa;  A falta de estudo de um mix comum aos associados para ser negociada com a rede, escolha de fornecedores específicos por perfil de público alvo, descumprimento dos critérios básicos de compras, tem ocasionado negociações falhas e sem interesse da maioria, causando não cumprimento de metas estipuladas na mesa de negociação, consequentemente descontentamento dos fornecedores. GESTÃO DESEJÁVEL DE UMA REDE ASSOCIATIVA Uma associação deve ser transparente para seus associados, independente da posição que este ocupa ou não no seu conselho, a todos deve ser assegurada a completa acessibilidade a relatório de decisões, Atas, relatórios financeiros, justificativas de despesas e receitas, extratos bancário de movimentação e relatórios contábeis de situação. Pequenas decisões que importam em desembolso da associação ou de seus membros podem ser tomadas pelo grupo de associados executivos, no entanto, estas devem ser comunicadas imediatamente para que os outros membros possam se pronunciar independente da possiblidade de mudança ou não do decido. Já valores que contemplam certas quantias em volume, devem ser tomadas em assembleia geral ou extraordinária onde todos possam debater e aceitar ou não proposta. GESTÃO ATUAL PELOS ASSOCIADOS REDE QUERO BAHIA
7. RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO | 7 Os Associados não participam ativamente da construção da rede, nas assembleias alguns poucos emitem os seus sentimentos e desejos de direcionamento do grupo, a prestação de contas é realizada quase que sem qualquer tipo de interrupção para melhores esclarecimentos, os números mostrados são aceitos sem perguntas, não há por parte da maioria, uma preocupação com o que e em que a rede está investindo, e porque, onde e como, quais resultados gerados, benefícios trazidos, etc.. PRINCÍPIOS DE TOMADA DE DECISÃO Em toda organização todos os dias decisões são tomadas por lideranças, muitas vezes tais decisões são simples e carecem apenas de bom senso, outras requerem muito estudo, pesquisa, avaliações diversas, pois implicam em direcionamento da empresa para o futuro. Nas redes empresariais as decisões tem que ter participação da maioria nas discussões dos problemas envolvidos, há a possibilidade de também se eleger uma cúpula para este fim, mas esta, nos direcionamento que envolva participação direta dos associados, principalmente no que diz respeito a aporte de recursos financeiros por estes, tem que colocar suas decisões para aprovação da maioria. Decisões precisam ser tomadas com base em fatos sólidos, pesquisas direcionadas de marketing, avaliações mercadológicas e conhecimento da capacidade financeiro e recursos da empresa, neste caso dos associados. Segundo PEREIRA & FOSECA (1997) a racionalidade é a capacidade de usar a razão para conhecer, julgar e elaborar pensamentos e explicações e é ela que habilita o homem a escolher entre alternativas, a julgar os riscos decorrentes das suas consequências e efetuar uma escolha consciente da melhor alternativa. As decisões dentro da REDE QUERO BAHIA atualmente são tomadas de maneira absoluta por um pequeno grupo que representa apenas 4% dos associados mais o presidente, que por amostragem estão muito longe de representar consenso com a maioria, não há qualquer tipo de estudo ou avaliação de resultados práticos, tantos em compras quanto em decisões que direcionam o funcionamento da rede, e por muitas vezes os objetivos não são atingidos por falta de base com informações do que realmente os associados precisam e desejam obter através da rede. Isso acarreta um descontentamento geral que culmina com a falta de interesse em contribuir para o efetivo crescimento da rede, os associados não se queixam diretamente, mas as ausências das reuniões de maneira geral refletem a falta de interesse, a grande maioria ainda permanece no grupo por achar que os benefícios de compra conjunta favorecem os seus negócios. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO A falta de um Planejamento Estratégico faz com muitas vezes uma gestão passe o tempo todo apagando incêndio, em outras palavras, pensa-se nas soluções quando os
8. RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO | 8 problemas vem à tona, o que em grande parte não produz os efeitos necessários em seus resultados, justamente porque não foi pensado na possibilidade antes. Embora amplamente divulgada a importância do planejamento nas organizações com ou sem fins lucrativos, o que se evidencia em vários estudos, pesquisas e relatos de empresários é que, na maioria das pequenas e médias empresas brasileiras a teoria do planejamento não está intimamente ligada à prática organizacional. No Brasil, várias entidades públicas e privadas como, por exemplo, o SEBRAE–Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, divulgam enormes taxas de falências e, em muitas dessas empresas que encerraram suas atividades, os diagnósticos revelam a falta de planejamento como um fator preponderante para o fracasso. Talvez a falta da prática de planejamento nas pequenas e médias organizações brasileiras seja um problema cultural, onde ainda impera entre os empresários, em face da necessidade latente dessa prática, o velho "jeitinho brasileiro" de fazer as coisas. Entretanto, na atual situação do mercado mundial, as empresas que não tiverem um planejamento focado no mercado, com uma preocupação constante na qualidade e produtividade de seus processos e produtos, provavelmente, sofrerão com a falta de competitividade. A partir do processo de planejamento estratégico, as organizações brasileiras irão identificar e trabalhar as oportunidade e ameaças do mercado globalizado. No caso específico da Rede Quero Bahia, há falta de qualquer tipo de planejamento, até mesmo de compras, ações comerciais, ações de marketing, o que dificulta a visão de ações necessários à implementação, desenvolvimento e correção de objetivos, mesmo porque os tais não existem no papel, apenas na mente de alguns que fazem parte da liderança. RESUMO A rede carece de um direcionamento profissional por pessoas que tenham conhecimento específico dos processos de uma rede empresarial dentro do âmbito associativo, suas lideranças também precisam se deixar orientar nos princípios básicos de gestão e administração de uma rede associativa. Os associados precisam ter participação nos processos decisórios ou ter conhecimento prévio destes para que possam emitir sua opinião ou possam manifestar interesse no assunto, o papel do presidente de uma rede é o de conciliar interesses e não de decisão unilateralmente, este principalmente em suas decisões não pode sofrer influências daqueles mais próximos em detrimento da maioria, suas atitudes devem refletir o interesse da maioria do grupo ou baseada em fatores que direcionam para este fim. As diversas diretorias precisam ter conhecimento prévio dos interesses dos seus associados e manifestar suas possíveis atribuições de racionalidade de interesses comuns, tanto em compras, escolha de mix, propaganda, aquisição de outros componentes, e outros assuntos que possam direcionar o desenvolvimento e progresso na rede, bem como ocupar tempo na construção de um pacote de benefícios mútuo para seus associados, para que estes se sintam valorizados e possam também valorizar as ações da rede.
9. RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO | 9 PLANO DE AÇÃO PARA DESENVOLVIMENTO DA REDE QUERO BAHIA EM 2013 Planos de Ação 2013 - REDE QUERO BAHA Nº. O que? Quem? Quando? Início 1 2 Quanto? Onde? Como? Crescimento da Gestores 01/04/2013 20/11/2013 23 novas lojas No estado da rede 85% em 2013, Bahia em número de lojas. Visitando planejadamente as cidades com maior probabilidade de acertividade. STATUS Para dar maior sustentação às metas de negociação, diminuir gastos proporcionais por associados em marketing, equilibrar orçamento administrativo. AI Na sede rede. Organzando os fluxos de nformaçõoes, providenciando da documentações pendentes de registro da rede, registrosa contábeis, históricos e outros documentos A admnistração precisa trabalhar com fatos documentados, analisando documentos e históricos de registro, sem isso, sem conhecimento do passado fica muito difícl se planejar o futuro. EA dos Gestores Na sede de 01/03/2013 30/06/2013 Não estimado /Assoc rede. Implantando um fluxograma de atividades da pré-pedido, classificando fornecedor por mix, estudo do mix ideal, negociações pontuais. Isso trará maior benefício para os associados, porque as compras serão pré-programadas por fornecedor, dará a rede maior capacidade de barganha e consequentimente maior poder de negociação. EA Promover negociações pontuais de nteresse de todos com fornecedores chave, principalmente no segmento de eletro e informática, que hoje representa maior demanda mercado. Isso fortalecerá a rede e dará aos associados que ainda não trabalham com profundidade no segmento de eletro e informatica apossibilidade de aumento de faturamento e consequentimente as vendas. AI Algo que possa ser mensurado quantitativa e qualitativamente pelos Corpo associados como diretivo Para todos os benefício dsponoblizado da rede associados e 01/03/2013 30/06/2013 Não estimado pela rede, redução de tx junto novos de juros, valor pago POS, com entrantes. tx de financeiras, redução gestores. de custos de mebalagens, redução de custos de fardamento. Etc. Isso dará ao associado uma identidade de pertencer a um grupo que está trazendo benefício ao seu negócio e não somente uma central de compras. EA Organização administrativa da Gestores 01/03/2013 30/06/2013 Rede Quero Bahia R$ 3.000,00 3 Organização processos compras. 4 Gestores Crescer e Grupo Dentro do grupo faturamento dos de 40% 01/04/2013 31/12/2013 de associados associados dentro Diretores (3.220.416,44) da rede. da rede. associad os. 5 Porquê? Término Construção de pacote de valor perceptível aos novos e antigos associados. Legenda: AI= A Iniciar EA= Em Andamento