MONITOR DAS FRAUDES - Fraudes em Operações Imobiliárias - Administração e condomínios
Apesar das obvias e profundas diferenças práticas entre um condomínio e uma empresa, não existem na realidade grandes diferenças conceituais entre os dois tipos de entidade no que diz respeito às medidas de controle e prevenção de fraudes "internas".
Em ambos os casos pode-se dizer que a grande maioria das fraudes acontece porque o ambiente é favorável e porque os controles e medidas de prevenção não são adequados. Obviamente tais controles deveriam ser aplicados em relação à administradora e/ou síndico (quando do caso).
Uma pesquisa do portal "superlogica", em 2005, apontou que 72% dos condomínios já sofreram algum tipo de fraude. É bastante comum conseguir uma redução de até 30% das taxas condominiais depois da contratação de auditorias especializadas e a renegociação de contratos.
Vale ressaltar que dois dos principais sinais que algo errado está acontecendo são os aumentos ou defasagens (em relação aos prédios vizinhos e semelhantes) injustificadas das taxas condominiais, e a cobrança de honorários muito baixos por parte da administradora.
A seguir listarei algumas das principais modalidades de fraude aos danos de condomínios e as correspondentes melhores práticas para controlar o risco que aconteçam:
Esquema: Saque de valores das contas condominiais sem as correspondentes notas fiscais.
Medidas preventivas: Nomear uma comissão de condôminos encarregada de verificar mensalmente a concordância dos registros no livro caixa e nas contas do condomínio em relação aos comprovantes existentes (notas fiscais, recibos etc...).
Esquema: Excesso de contratação de serviços emergenciais (desnecessários).
Medidas preventivas: Definir um processo obrigatório de aprovação prévia, por parte do conselho, de qualquer contratação emergencial.
Esquema: Falsificação dos comprovantes de pagamento do INSS, FGTS e de contas quais água, luz...
Medidas preventivas: Estabelecer uma rotina de verificação mensal, por parte do conselho, dos comprovantes de pagamento, conferindo a data dos pagamentos, valores pagos e débito correspondente na conta bancária. A cada 4/6 meses solicitar junto aos respectivos órgãos a CND (certidão negativa de débito). No que diz respeito a contas de consumo (água,luz...) verificar os comprovantes de pagamento das faturas, conferindo se o valor da autenticação bancária coincide com o valor constante da própria fatura. Verificar também a data do pagamento e se na fatura consta a informação de débitos anteriores.
Esquema: Superfaturação nas notas fiscais de compras, obras ou serviços.
Medidas preventivas: Definir um processo obrigatório de compras conduzido pelo síndico em conjunto com o conselho, possivelmente de tipo licitatório. Pré-selecionar cuidadosamente os fornecedores dos principais itens de despesa do condomínio. Solicitar pesquisas de preço nas compras de produtos ou na prestação de serviços.
Esquema: Omissão e favorecimento no recolhimento de cotas condominiais de alguns condôminos em troca de favores ou benefícios.
Medidas preventivas: Conferir mensalmente as contas dos recebimentos, verificando a concordância dos mesmos com os estratos bancários e de caixa. Verificar sistematicamente que estejam em andamento todas as ações de cobrança cabíveis em conformidade com as políticas do condomínio.
Esquema: Alteração de documentos fiscais para aumentar o valor dos mesmos. Montagem/falsificação de comprovantes de despesas a serem incluídos na prestação de contas.
Medidas preventivas: Solicitar periodicamente as empresas fornecedoras um estrato das faturas pagas, com especificação dos valores de cada fatura. Procurar conhecer as empresas e o processo de compra. Verificar todas as notas fiscais de serviços, além de constatar se os serviços eram necessários e se foram realizados realmente.
Esquema: Desvio de materiais adquiridos pelo condomínio para a limpeza, pintura, manutenção...
Medidas preventivas: Verificação e controle mensal dos estoques em relação às compras feitas e as médias de gasto dos meses anteriores.
Esquema: Manipulação das garagens para conseguir lucros.
Medidas preventivas: Incentivar, verificar e acompanhar qualquer reclamação ou denúncia relativa a comportamentos anormais.