Checklist: O que é? Para que serve? Como criar?
Em inglês, "check" significa verificar e "list", como o próprio nome indica, significa lista. No Brasil, ele também pode ser chamado de lista de verificações. Então o checklist (ou lista de verificações) é uma ferramenta que foi criada com foco em organizar sistemas.
Usado tanto em ambientes profissionais quanto pessoais, ele possui diversos benefícios, alguns deles sendo:
Uma melhor organização
Uma das maiores vantagens de fazer uso de checklists é ser capaz de poder organizar tudo o que precisar de forma fácil. Além disso, você pode adaptá-lo para qualquer necessidade que tiver, desde criar o planejamento de projetos até mesmo organizar o preparo da entrega do seu TCC.
Ao criar um checklist (lista de verificação), você conseguirá ter uma visão ampla de todas as etapas necessárias para a conclusão do seu projeto e conseguirá concluir ele com mais facilidade.
Ter um checklist ajuda você a entender exatamente como e quando deve prosseguir para as próximas etapas do seu projeto, evitando assim que haja atraso ou falhas no desenvolvimento dele. Sem essa lista, é possível que você se atrapalhe e acabe tornando complicado saber quais são os próximos passos que devem ser tomados para a conclusão do projeto.
Automatizar as etapas de um processo
Quando usado em meios digitais (através do Excel ou por um aplicativo, por exemplo) o checklist pode se tornar totalmente automatizado. Isso significa que todas as etapas necessárias para criar e fazer qualquer alteração frequente em sua lista será feito de forma automática, oferecendo mais agilidade e eficiência para todas as etapas do projeto.
Essa automatização se torna muito importante principalmente dentro de empresas ou corporações grandes, melhorando o trabalho dos funcionários.
Quando usado com o intuito de fazer a manutenção de estoque, o checklist pode salvar qualquer empresa a não sofrer com custos adicionais ou desnecessários. Isso porque ter uma lista de verificação ajuda você a saber exatamente o que precisa ou não comprar, além de te ajudar a ter uma visão clara sobre onde o dinheiro da empresa está sendo gasto. Com isso, você saberá se está gastando ou não mais do que o necessário.
Evitar esquecer ou ignorar alguma etapa
Outro ponto que pode parecer simples mas que é de grande importância é que ao usar checklists você conseguirá evitar esquecer as demais etapas do seu projeto, garantindo que todos os passos sejam realizados até o momento de conclusão.
Como surgiu o checklist (lista de verificação)?
Créditos: Resumocast / YouTube
Quando deve-se criar e usar um checklist
Embora o checklist (lista de verificações) possa ser usado por qualquer um e em qualquer momento, bastando apenas que você crie um que se encaixe melhor às suas necessidades, em empresas é recomendado usá-lo em alguns casos específicos, como: criar e gerenciar um projeto; fazer a coleta de dados para análise de erros ou falhas; conferir se todas as etapas do projeto estão sendo concluídas.
Quais são os tipos de checklist que podem ser usados?
Para que você implemente as listas de verificações e personalize elas para que encaixem em suas necessidades, é preciso conhecer os tipos de checklist mais usados, sendo eles:
1) Checklist de afazeres (to-do list)
Também chamada popularmente de to-do list, a checklist de afazeres tem a função de listar toda e qualquer tarefa que precisa ser feita para que o produto/projeto final seja concluído e devidamente entregue.
Para que haja uma melhor organização do projeto, é comum que esse tipo de lista inclua outros tipos de checklist.
2) Checklist de prevenção
O checklist de prevenção tem como intuito auxiliar na inspeção de equipamentos no meio de trabalho, assegurando que não haja riscos de acidentes. Por ser muito específico, esse tipo de lista de verificação é mais usado para as áreas de segurança no trabalho.
3) Checklist de monitoramento
Como o nome indica, o checklist de monitoramento é usado para fazer o acompanhamento do progresso do projeto e saber quais etapas deverão ser feitas a seguir. Esse modelo de checklist é um dos mais usados, principalmente em projetos com uma duração limitada.
4) Checklist de coordenação
Se o seu projeto envolver diversos profissionais na equipe, então você irá precisar de uma checklist de coordenação! Esse tipo tem a função de centralizar todas as operações em um único lugar, mostrando exatamente o que deve ser entregue, por quem e quando. Com ele, você irá garantir que a equipe realize o projeto da melhor forma.
Quais os melhores formatos de checklist para usar
Checklist em Excel ou Spreadsheet: o mais usado, o checklist (lista de verificações) neste formato ajuda a automatizar os processos de toda a empresa, além do uso por equipes ser bem mais prático e fácil. Por esses e outros motivos, o conhecimento em criar listas Excel ou Spreadsheet se tornaram uma skill necessária para conseguir um emprego nos dias de hoje.
Checklist em aplicativo ou software: existem diversas plataformas criadas especialmente para a criação e manutenção de checklists, que podem agilizar diversas etapas. A desvantagem desse método é que podem ocorrer complicações no modo como usar a plataforma dentro de suas equipes.
Checklist em papel: criar e usar listas de verificações diretamente em um papel é o método mais tradicional, e ainda é usado por muitas pessoas e empresas por sua facilidade em personalizar a lista da forma que desejar. Porém, essa forma tende a oferecer mais riscos e não pode ser automatizada.
Como criar um checklist da forma certa
Créditos: Eli Almeida / YouTube
Defina o projeto que irá ser executado: a primeira coisa que deve ser definida é o que você irá verificar com esta lista. Ou seja, o projeto que será executado. Sem essa parte, os seus checklists não terão resultados.
Defina quais tarefas deverão ser verificadas: após definir o projeto, é preciso estabelecer quais serão as tarefas ou etapas que vão ser tomadas para que ele seja concluído da forma correta.
Teste o seu checklist: por último, você irá precisar testar se o seu checklist funciona perfeitamente. Para isso, você pode usá-lo antes do início do projeto e, caso haja algum, pedir feedbacks aos demais participantes do projeto.
Você já conhecia os checkilists? Gostou dos benefícios deles? Deixe a sua experiência nos comentários!