Ainda é possível que surjam gastos emergenciais ou inesperados, como a necessidade de passar mais um dia no local de destino. Nessa hipótese, a empresa tem duas opções: transferir o valor ao colaborador ou reembolsá-lo posteriormente.
Mesmo que o valor seja feito antecipado, também é necessário que o funcionário comprove seus gastos por notas fiscais ou recibos. Assim é possível verificar que os valores disponibilizados não tiveram destinação pessoal e calcular o saldo restante.
O cálculo do adiantamento deve basear-se na quantidade de dias que serão despendidos no destino. Por exemplo, no que diz respeito à alimentação, é interessante considerar três refeições diárias, indicar restaurantes com melhor custo-benefício e próximos ao hotel, para economizar com transporte.
Use softwares que centralizam e automatizam a gestão das viagens corporativas e a de despesas. Tais programas evitam ocorrência de erros e fraudes, melhoram a comunicação interna e agilizam toda a rotina corporativa.
As soluções da Argo foram desenvolvidas especialmente para garantir esses benefícios. São elas: a Argo Travel e Argo Expense — tecnologias robustas que trazem todos os recursos necessários para maximizar o controle do gestor e automatizar tarefas relacionadas às viagens corporativas.