É de conhecimento geral que toda empresa com mais de dez funcionários precisa fazer o controle de horas de todos eles, com isso se adequando a lei que se encontra no artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) e o não cumprimento destas regras podem gerar dores de cabeça e consequentemente deixar a empresa vulnerável.
Apesar de deixar clara a obrigatoriedade do controle de ponto, deixa em aberto às formas de administrá-lo, e uma das maneiras mais recorrentes de se fazer isso é por meio de uma planilha para controle de horas.
Muitas empresas optam por registro manual, mecânico ou eletrônico, algumas outras usam tecnologias muito avançadas e registram presença por meios biométricos, como a leitura da íris ou pela digital.
Neste artigo, vamos abordar a importância de se fazer o controle e os principais erros que devem ser evitados ao utilizar planilhas eletrônicas para esse fim. Continue acompanhando:
Por que fazer o controle de horas
Existem algumas normas que precisam ser cumpridas de acordo com a CLT. Dentre elas está o cumprimento da carga horária, que não pode ultrapassar 44 horas semanais trabalhadas ou 8 horas por dia.
Porém, independentemente da lei, o controle de horas é importante para que as empresas obtenham segurança jurídica. Se acaso algum funcionário acionar o empregador na justiça, os mecanismos de controle de horas é uma prova de que os direitos dos colaboradores estavam sendo cumpridos.
Principais erros nas planilhas de controle de horas
Como todo acompanhamento, o controle de horas deve ser feito com atenção e com a mínima taxa de erro. Listamos abaixo, os 5 erros mais comuns nas planilha para controle de horas:
1. Calcular horas extras incorretamente
Não computar ou calcular errado as horas extras ou adicionais dos funcionários, é uma das falhas de alguns gestores de RH.
É sempre necessário analisar se o colaborador permaneceu além do horário previsto para o expediente. E, também, calcular todos os horários extras que foram trabalhados durante o mês.
Somado a isso, é preciso conferir se há necessidade de pagamentos adicionais, como, por exemplo, periculosidade, adicional noturno e insalubridade. Adicionais como salário-família e descanso semanal remunerado também precisam ser lembrados.
2. Não registrar faltas
Além do cálculo de horas extras e adicionais, é preciso muita atenção para não cometer erros na conferência de faltas do colaborador. É preciso a verificação se o funcionário faltou durante o mês e se justificou ou não a sua ausência.
A justificativa das faltas ou ausência do trabalho pode ser feita por meio de atestados médicos ou outros documentos comprobatórios, de acordo com a atividade realizada. Caso isso não ocorra, é inevitável o desconto do valor bruto do salário do colaborador de acordo com os dias em que não compareceu.
3. Não classificar corretamente o funcionário por categoria
Ao construir a planilha de controle de horas, é necessário classificar cada colaborador de acordo com a categoria com a qual ele pertence (como comercial, administrativa, jurídica etc.).
Como cada área é regida de maneira diferente — com particularidades em relação ao percentual de horas extras ou jornada — ainda que façam parte de um todo, esse cuidado é essencial para garantir que todas as normas estão corretas e sendo cumpridas.
4. Não ser transparente com os funcionários
A planilha de controle de horas é um ponto de extrema sensibilidade na relação entre funcionário e empresa.
Algumas vezes, o trabalhador não entende ou não aceita cálculos ou descontos que são feitos, e essa discordância acaba refletindo na sua produtividade do dia a dia e até no seu engajamento com a organização. Por isso, é essencial ser transparente e deixar os detalhes bem claros.
Não basta realizar os pagamentos corretamente ou fazer os cálculos sem nenhum tipo de erro: é de suma importância também praticar a política da transparência e detalhamento.
Em outras palavras, os trabalhadores precisam ser devidamente informados em relação aos descontos, rendimentos, contribuições, impostos etc. A comunicação é essencial e uma forte aliada nesse momento.
5. Não ter um backup para a planilha de controle de horas
A planilha de controle de horas da empresa está sendo salva apenas em um computador? Saiba que isso pode ser bastante arriscado, pois você está sujeito a perder todas as informações referentes aos funcionários caso haja alguma falha técnica.
Para não correr nenhum tipo de risco semelhante, é necessário fazer backups rotineiros das informações e dados, de preferência, armazenar tudo em software na nuvem. Dessa forma, você poderá acessá-los de qualquer lugar e quando quiser.
Outro ponto que vale ressaltar é não deixar os processos da planilha como responsabilidade de apenas um colaborador. Essa individualidade pode se tornar um problema caso o funcionário peça para sair da empresa ou se ausente por um tempo, como no caso de férias. É importante sempre treinar dois funcionários, pelo menos, para não ser pego de surpresa no futuro.
Planilha para controle de horas e gestão
A produtividade de uma empresa está relacionada a vários fatores, e o acompanhamento correto das horas trabalhadas pela equipe de funcionários é uma das vertentes principais, para que a máquina funcione corretamente.
Vimos que a contagem de horas não apenas está ligada à lei trabalhista no Brasil, mas também serve como uma segurança jurídica para o contratante. Mas isso não é tudo.
Por meio da planilha de horas, o gestor conhece melhor a rotina e capacidade dos seus colaboradores. Com isso, ele consegue:
planejar o que precisa ser feito, atribuindo os responsáveis para cada tarefa;
realizar o controle das horas determinadas para cada tarefa e trabalhador;
construindo um bom planejamento para o controle das horas, o gestor consegue acompanhar todo o processo de execução. Desde a tarefa que não fora realizada, até aquelas que estão atrasadas ou que já foram concluídas.
Em suma, se a planilha para controle de horas for trabalhada corretamente, será uma excelente ferramenta para a gestão de equipes, contribuindo para o clima organizacional, gestão das atividades e redução de custos. Além disso, a empresa estará assegurada juridicamente e terá menos passivos trabalhistas.
E então, restou alguma dúvida sobre o assunto? Compartilhe conosco nos comentários. Teremos prazer em ajudar a solucioná-los!