Débora Ximenes Gesser
1 PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE SÃO PAULO Programa de Pós-Graduação Lato Sensu MBIS Executivo em Ciência da Computação Qualidade da Informação sob a Perspectiva de Produto Márcio Torelli São Paulo 2005
2 PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE SÃO PAULO Programa de Pós-Graduação Lato Sensu MBIS Executivo em Ciência da Computação Qualidade da Informação sob a Perspectiva de Produto Monografia apresentada ao programa de Pós-graduação Latu-sensu da Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC-SP) para obtenção do certificado de conclusão do curso Master Business Information Systems (MBIS) Executivo em Ciência da Computação. Orientador: Lawrence Koo. São Paulo 2005
3 Ficha Catalográfica Torelli, Márcio. Qualidade da Informação sob a Perspectiva de Produto, Bibliografia 1. Introdução; 2. Administrando a Informação como um Produto; 3. Definindo Qualidade da Informação; 4. Medindo, Analisando e Melhorando QI; 5. Aplicação da Teoria TDQM nos Tempos Atuais; 6. Conclusão; 7. Referências Bibliográficas
4 AGRADECIMENTOS A Deus, por mais esta oportunidade. À minha esposa Francine, pelo incentivo e compreensão das minhas horas dedicadas a este trabalho nos finais de semana. Ao meu orientador Lawrence C. Koo, pelo acompanhamento e direcionamento. Ao corpo docente do MBIS , pelas sugestões apresentadas durante o desenvolvimento deste trabalho. Ao Flávio de A. Pires, sócio e presidente da Assesso Engenharia de Sistemas Ltda., pelas orientações e indicações de fontes de pesquisas relevantes ao contexto deste trabalho.
5 Resumo Este trabalho tem por objetivo abrir novos horizontes para empresas que buscam em seus sistemas computacionais, informações objetivas, de fácil acesso, claras, íntegras, consistentes e com agilidade, mostrando um novo enfoque para a qualidade de dados nas organizações, tratando a informação como um produto e adaptando toda a teoria de Total Quality Management TQM para Total Data Quality Management TDQM do MIT criada pelos professores Ph.D Richard Y. Wang, Kuan-Tsae Huang, Yang W. Lee.
6 Sumário 1- Introdução Por Que Qualidade da Informação Administrando a Informação como um Produto Informação x Dados Produção da Informação Sistema de Produção da Informação SPI Ciclo do TDQM (Total Data Quality Management) O Administrador do Produto Informação IPM Diferença na Administração por Produto e Rendimento Operacional As Responsabilidades do Administrador do Produto Informação (IPM) Estabelecendo um Programa de Qualidade de Informação Definindo Qualidade da Informação As Duas Perspectivas de Visões do Sistema de Informação Dimensões Definindo QI no Contexto Organizacional Método para análise de problemas de QI Implicações dos Padrões Comportamentais de QI nos SIs Medindo, Analisando e Melhorando QI Métricas de QI Subjetivas Métricas de Aplicação Independente e Objetiva Métricas de Aplicação Dependente Analisando a Qualidade da Informação Melhorando a Informação Aplicação da Teoria TDQM nos Tempos Atuais Histórico da Gestão da Qualidade As Eras da Qualidade Semelhanças entre a Gestão da Qualidade e a Gestão de QI Colocando em Prática Programas de QI Conclusão Referência Bibliográfica... 67
7 Índice de Tabelas Tabela 2.1 Produto x Informação... 3 Tabela 3.1 Categorias e Dimensões de QI Tabela 3.2 Características das Organizações Estudadas Tabela 3.3 Modelo Comportamental dos Projetos de QI Tabela 4.1 Metodologia TDQM Integrada com Análise de Integridade Tabela 5.1 Eras da Qualidade... 62
8 Índice de Figuras Figura 2.1 Ciclo TDQM... 5 Figura 2.2 Administrando a Informação como um Produto... 6 Figura 3.1 Possibilidade de Deficiência dos Dados Figura 3.2 Representação com Duplicidade Figura 3.3 Representação Incompleta Figura 3.4 Representação Ambígua Figura 3.5 Representação sem Correspondência Figura 3.6 Representação Operacional Incoerente Figura 3.7 Modelo de Problemas Intrínsecos de QI Figura 3.8 Modelo de Problemas de Acessibilidade de QI Figura 3.9 Modelo de Problemas Contextuais de QI... 40
9 1 1- Introdução Por Que Qualidade da Informação Você saberia dizer o quanto você perde por tomar decisões baseadas em dados incorretos? Ou quantas oportunidades você perde por não possuir informações corretas de seus clientes, fornecedores ou concorrentes? Ou ainda o quanto você gasta a mais com retrabalhos devido a informações imprecisas? Respostas positivas não são fáceis para muitas organizações e, num mundo cada vez mais competitivo, fica cada vez mais difícil a sobrevivência sem que se tenha consciência dessas respostas. Relacionamos a seguir alguns exemplos de empresas com baixa qualidade de informação de acordo com pesquisas do MIT, publicadas no livro Quality Information and Knowledge. Uma companhia de telecomunicação sofreu uma perda de $ 3 milhões por um aumento de reclamações de clientes geradas por informações incorretas em sua base de dados. Uma companhia multinacional na área química interrompeu o seu projeto de warehousing ao reconhecer inconsistências em sua base de dados operacional. Durante mais de seis meses, uma companhia de investimento enviou a correspondência de seus clientes e investidores para endereços errados, o que gerou um custo adicional de milhões de dólares e a perda de market shares. O NBC News divulgou que pessoas mortas continuam se alimentando. Muitos executivos podem presumir que a informação será utilizada com sucesso quando seus sistemas computacionais são bem desenhados e construídos. Essa visão está sendo muito questionada por professores do MIT, Boston University, entre outras universidades, com base no fato de que o foco da área de TI deveria
10 2 estar na qualidade da informação não só a partir do ponto de vista da integridade, mas também sob outros aspectos que detalharemos mais adiante.
11 3 2 - Administrando a Informação como um Produto Informação x Dados Na prática, os administradores diferenciam informação de dados intuitivamente e definem a informação como sendo um dado depois de processado. Apesar disso, adotaremos, para este trabalho, a definição de Richard Y. Wang na qual dado e informação são tratados como sinônimos Produção da Informação A produção de um produto físico passa por um processo que atua sobre materiais brutos até transformá-los em um produto. Além disto, geralmente o processo de fabricação é dividido em duas partes. A primeira é responsável pelo desenho e desenvolvimento do produto e a segunda, pela sua produção e distribuição. Veremos que esses conceitos serão aplicados analogamente com a informação. Tabela 2.1 Produto x Informação Fabricação de Produto Fabricação da Informação Entrada Processo Saída Matéria Bruta Linha de Produção Produto físico Dado bruto / Informação Sistema de Informação Informação
12 Sistema de Produção da Informação SPI O sistema de produção da informação será referenciado como SPI. O conceito ao qual se dará ênfase é o de que a informação de saída do SPI tem seu valor transferível para o seu usuário interno ou externo. A seguir, serão expostas três regras, chamadas de três C s, para um sistema de produção de informação: Information Colletors: provedores de informação, são os responsáveis por criar ou coletar os dados para a produção. Information Custodians: são os responsáveis pelo desenho, desenvolvimento e manutenção da infra-estrutura para a produção da informação. Information Consumers: são os responsáveis por usar a informação. Adicionalmente, define-se também o administrador da produção da informação (IPM), que é responsável pela entrada do processo da produção da informação e do ciclo de vida da produção da informação. Cada um dos três C s está associado a um processo conforme é mostrado abaixo: Colletors são associados com a produção dos dados. Custodians associados com o armazenamento, a manutenção e a segurança dos dados. Consumers são associados com os processos de utilização dos dados.
13 Ciclo do TDQM (Total Data Quality Management) Definir, medir, analisar e melhorar continuamente a qualidade da informação é essencial para assegurar um alto nível da qualidade de dados. Na literatura TQM, de acordo com Richard Wang [13], o ciclo Deming praticado mais amplamente consiste em planejar, executar, validar e agir. Adaptando o ciclo de Deming para a produção de informação, temos o desenvolvimento do ciclo TDQM, conforme mostra a figura 2.1 Ciclo TDQM a seguir. Nos próximos capítulos, abordaremos cada etapa desse ciclo. Figura 2.1 Ciclo TDQM Define Mede Ciclo TDQM Melhora Analisa
14 O Administrador do Produto Informação IPM O objetivo principal do administrador de produto da informação IPM é assegurar a relevância da necessidade da alta qualidade do produto informação aos seus clientes. Assim, sua responsabilidade é coordenar os três grupos: colletors, custodians e consumers. Figura 2.2 Administrando a Informação como um Produto Ciclo de vida do produto Produto informação Processo de produção da informação Mudanças da necessidade do cliente IPM Cliente Abordaremos, a seguir, quatro princípios que devem ser seguidos para se administrar a informação como um produto:! Compreender as necessidades de seus clientes.! Administrar a informação como um processo de produção de um produto.! Administrar a informação segundo o ciclo de vida TDQM.! Nomear um administrador de produto de informação IPM para administrar a informação.
15 7 Vejamos agora quatro casos para melhor exemplificar esses princípios. Empresa de Investimento: é uma das líderes em investimentos em banco com expressiva representação no mercado doméstico e internacional de operações. Seus clientes necessitam iniciar suas operações financeiras imediatamente depois de abrirem uma nova conta. A nova conta precisa ser ligada a outras contas que esse cliente possa já ter na companhia, e todas as contas devem ser íntegras, consistentes e atualizadas em tempo real. A companhia tem como requisito um balanço das operações, também em tempo real, para validar um mínimo de regras preestabelecidas, cruzando as várias contas do cliente. Uma falha nessa área de operação expõe potencialmente a companhia a uma grande perda financeira. E os resultados dessa operação podem levar a companhia a fechar todas as contas do cliente e a ter de informar atividades criminais para as autoridades federais. Empresa de Óculos: é uma empresa de varejo que vende produtos relacionados a óculos para todo o país. Para cada par de óculos vendido, é gerada uma especificação, enviada a um dos quatro laboratórios para a construção das lentes. Vinte e cinco mil pares de óculos são recebidos por esses laboratórios semanalmente. A capacidade para produzir óculos que satisfaçam as necessidades do cliente depende fortemente da qualidade da informação enviada aos laboratórios. Empresa de Dados: tem como principal negócio a captura de dados de centenas de milhares de transações por semana, geradas por dez das milhares de lojas de varejo. As informações de consumo dos clientes são trabalhadas através da coleta de dados brutos dessas lojas. A Empresa de Dados tem construído uma inteligência em seus sistemas para produzir alta qualidade de informação. Para isso, utiliza redes neurais há vários anos, no qual também foi construído um processo que estima qualquer falta de dados. Exemplificando, esse sistema tem sido usado em empresas para corrigir dados que são corrompidos por falha ou mau comportamento de transmissores de dados.
16 8 Empresa Química: é uma das maiores presenças na indústria petroquímica e uma fortuna de quinhentas companhias. Para cada um de seus produtos químicos, é requerida, por lei, uma planilha de dados de material de segurança (PDMS), para a produção, que identifique o potencial de risco do produto, os sintomas dos riscos e as ações que devem ser tomadas se os sintomas forem observados. Por causa das extremas obrigações do produto e do custo de não reportar o potencial dos riscos, a companhia tem incentivado muito a integridade e a atualização de todas as informações da forma mais completa e atualizada possível. A Companhia Química tem revisado seus processos para criar PDMS. Quando um novo produto químico é desenvolvido, o grupo PDMS entra em contato com os especialistas que contribuem para a especificação da Planilha de Dados de Material de Segurança. Compreender as necessidades de seus clientes Na Empresa de Investimento, inicialmente, é necessário que se tenha clareza das necessidades de dois tipos de clientes: o cliente externo e interno da empresa. Para os clientes externos, a companhia precisa abrir uma nova conta rapidamente, manter atualizado o perfil do cliente e também conhecer todas as contas relacionadas a um mesmo cliente. Investimentos para inapropriados níveis de riscos de clientes causam uma insatisfação por parte do cliente, além de potenciais indenizações por perdas. Para seus clientes internos, a Empresa de Investimentos deve disponibilizar, em tempo real, informações sobre qualquer mudança no balanço de contas do cliente. A Companhia de Óculos fornece um exemplo do que pode acontecer quando esse princípio é violado. A necessidade da satisfação dos seus clientes se traduz em proporcionar lentes precisas sem atraso. A entrega de lentes apropriadas é característica de corretas especificações transmitidas para o laboratório. A falta de entendimento de alguma informação requerida na especificação para a construção das lentes resultará em retrabalhos de muitas lentes, além de custos adicionais e atrasos na entrega, o que causa um efeito negativo para o cliente.
17 9 Administrar a informação como um processo de produção de um produto A Empresa de Investimento mantinha o banco de dados das contas dos clientes centralizado. As transações ocorridas durante o dia eram atualizadas à noite, e os balanços das contas dos clientes atualizados. Esse processo não correspondia ao tratamento da informação como um produto. O fato de não se administrar a informação como um produto provavelmente dificulte muito que a necessidade do cliente seja encontrada. Nessa companhia, as informações das contas dos clientes eram percebidas pelos clientes internos como sendo informações propensas a erros e, portanto, inseguras. O desejo de solucionar esses problemas de qualidade de informação somado às tendências dos departamentos de possuírem independências sobre as informações das contas de seus clientes tiveram como resultado a proliferação de banco de dados locais inconsistentes entre eles. Esses bancos de dados locais foram desenvolvidos para abranger as necessidades específicas de cada departamento em possuir mais informações atualizadas dos clientes que existiam no banco de dados central. Cada departamento coletava e processava as informações como um subproduto das operações locais, independentemente da necessidade de integração das informações do cliente da corporação. Administrar a informação segundo o ciclo de vida TDQM Adaptando a clássica noção de marketing da vida de um produto de Kinnear [5], conforme mencionado por Richard Wang [13], o ciclo de vida do produto informação é definido como os estágios pelos quais a informação passa desde a sua introdução até a sua obsolescência. O ciclo de vida pode ser dividido em quatro estágios: introdução (criação), crescimento, maturidade e declínio. A Companhia Química fornece um exemplo que não segue este princípio. O processo de criação do PDMS não contribui para a manutenção da qualidade da informação no tempo, considerando o ciclo de vida do produto informação. Como conseqüência, somente a informação de novos riscos, baseada em experiências acumuladas com o produto e mais recentes evidências científicas são incorporadas na especificação PDMS do produto. Em resumo, a qualidade da informação se deteriora com o tempo.
18 10 A Empresa de Investimentos mudou seu ambiente de operação chamado de processo de produção atualizado para melhorar a informação da empresa. No entanto, não administrou o ciclo de vida da informação da conta do cliente em um novo ambiente global, legal e competitivo. A companhia não está posicionada para levantar informações de operações globais. Um exemplo disso eram os clientes com suficiente crédito nas várias contas em vários departamentos que não conseguiam financiamentos ou mesmo a comercialização de forma segura por falta de integridade das informações. O rastreamento dos balanços do cliente, individualmente ou para as múltiplas contas, assegurando uma integridade de perfil de risco do cliente, era realizado com uma significativa propensão a erros por intervenção humana. Toda essa situação potencializava grandes problemas e considerável falta de oportunidades. Nomear um administrador de produto de informação IPM para administrar a informação No caso da Companhia de Investimento, o administrador do produto informação tem a responsabilidade de monitorar e coletar as necessidades dos clientes internos e externos de forma contínua, conciliando seus interesses e transformando esse conhecimento em um processo contínuo de melhoramento da informação. Sem um administrador do produto informação, a companhia estabeleceu poucos processos para medir e controlar a informação. Não havia nenhum controle para assegurar que o perfil de risco do cliente fosse atualizado de forma regular. O processo de criação de uma nova conta não era padronizado nem inspecionado. Conseqüentemente, não havia métricas para medir quantas contas se criavam num determinado período e se as informações dos clientes eram atualizadas. Por causa da administração focada no rendimento das operações, o departamento de Tecnologia da Informação (TI) passou a desenvolver consultas ad hoc para suprir de informações atualizadas os seus clientes. Tivesse o departamento TI permitido administrar a informação de conta de cliente como um produto, a Companhia de Investimento poderia ter uma melhor administração dos riscos e também dos serviços para os seus clientes, dois fatores críticos de sucesso para uma indústria de investimento.
19 11 Essa companhia contratou um novo diretor de TI que possuía conhecimentos sobre os conceitos de qualidade da informação, engenharia de processos e aplicações de negócios. Assim, se deu o início da transição da companhia para uma perspectiva de visão da informação como um produto. O diretor iniciou com uma análise cruzada de funcionalidades e atuou como um administrador do produto informação, IPM. Com o suporte do CIO, ele construiu um work-flow do modelo do processo da produção da informação da conta do cliente que se integrava com os serviços prestados aos clientes, com as operações de negócios e com o departamento de TI. Começava, assim, o processo da produção de alta qualidade da informação de conta do cliente no negócio da companhia. A Companhia de Dados nos fornece um segundo exemplo de uma empresa que rapidamente passou a administrar a informação como um produto. Ela administra atualmente a entrada de informação e o seu sistema de entrega de informação de uma forma geral integrada Diferença na Administração por Produto e Rendimento Operacional A informação pode sempre ser vista como um subproduto e administrada desta maneira. Porém, sob a perspectiva do cliente, a informação é um produto. Cinco fatores podem ser analisados sob essas duas visões: O que administrar? Como administrar? Por que administrar? Quem deve administrar? O que é sucesso?
20 12 O que administrar? Geralmente, o foco da administração das organizações está no ciclo de vida do hardware e do software que produzem a informação, em vez de estar no ciclo de vida do produto informação. Embora esse foco seja comum, ele é inapropriado, pois deveria estar no produto final, ou seja, na informação. Apenas a administração do hardware e do software é insuficiente para capturar e gerar conhecimento necessário para se alcançar uma significativa qualidade da informação. Exemplificando, na Companhia de Óculos, a instrução da especificação das lentes tem várias origens, assim como as próprias lentes. Se as instruções não estiverem corretas, certamente as lentes também não estarão. A instrução, no entanto, não é considerada um produto pelas lojas de varejo. Este é um ótimo exemplo dado pelo autor e que deveria motivar os administradores a fazer um questionamento contínuo sobre custos, desperdícios e falta de eficiência. Como administrar? Quando a informação não é administrada como produto, o sistema é administrado para controlar individualmente os componentes e estabelecer controles de custos para os vários componentes. O foco se localiza isoladamente no componente, em vez de ser integrado como um todo. Os serviços da Companhia de Óculos já foram citados como um exemplo claro do que pode acontecer quando a organização foca puramente os componentes. Quando questionado por retrabalhos da construção das lentes, o diretor de TI comenta: Nós sabemos que temos 15% de erros. Ele assumiu que esses erros eram atribuídos apenas às máquinas. O foco estava no hardware e no software, não na especificação das lentes. Foi preciso que observadores de fora da empresa reconhecessem que havia problemas na comunicação entre as lojas de varejos e os laboratórios. Aproximadamente 3% das especificações das lentes enviadas para os laboratórios tinham problemas devido à má qualidade da informação. O diretor de TI focou em upgrades de hardware e software e a necessidade era de uma análise funcional cruzada. Falha no tratamento da especificação das lentes como um produto resultou no retrabalho de 40 mil lentes por ano. O problema existiu por um longo período e
21 13 custou para a organização mais de 1 milhão de dólares anualmente. Essa é uma estimativa do custo de retrabalho isolado, não estão incluídas aí a insatisfação do cliente e nem estimativa de perda de novas oportunidades negócios. Em resumo, a companhia não tratava os laboratórios como fornecedores de informação e clientes de seu sistema. A Companhia de Investimentos nos proporciona mais um exemplo do mesmo foco em componentes individuais. Os bancos de dados eram otimizados num nível local de necessidade e não eram adequadamente integrados. Os administradores locais das contas, que eram os clientes internos da informação, tiveram suas necessidades locais atendidas, porém, eles não tinham acesso às informações globais requeridas para explorar novas oportunidades. A qualidade da informação que os administradores de contas recebiam afetaram a habilidade para administrar os riscos, melhorar seus serviços e aumentar sua receita. Por que administrar? A visão de tratar a informação como não sendo um produto é a forma convencional adotada pelos gestores. O departamento de TI enfatiza, geralmente, a melhoria de entrega de sistemas e seus componentes, posição que se opõe ao foco de otimizar a qualidade de entrega do produto informação aos seus clientes. A Companhia de Dados foi rapidamente envolvida para administrar a informação como um produto e demonstra alguns casos de sucesso com essa administração. A empresa começou administrando a entrada das informações, o processo de entrega como um sistema integrado. Depois, adotou o programa de Qualidade Total e investiu na modernização da sua infra-estrutura tecnológica. A companhia trabalhou com a cadeia de fornecedores para melhorar a qualidade da informação e instituiu procedimentos que conectam informações do cliente nos relatórios de problemas de qualidade de informação. O fato de a companhia ter trabalhado a informação como um produto fez com que reconhecesse próativamente a necessidade de seus parceiros e clientes. Acredito que essa atenção da qualidade da informação sobre a cadeia produtiva e tratá-la como parte integrada de seu sistema são um dos pontos fundamentais do sucesso do programa de QI. É muito comum a área de TI não se
22 14 responsabilizar diretamente pelos erros de seus parceiros, fornecedores, e os clientes finais acabarem sofrendo algum tipo de prejuízo. Mesmo com toda essa atenção dada para a integração do processo de produção, alguns problemas de comunicação restaram. Por exemplo, a Companhia de Dados tinha dificuldade para definir os preços dos seus produtos porque seus custos fixos não eram bem comunicados dentro da empresa. O esforço acima do planejado pelos especialistas de TI não era apropriadamente comunicado para a força de vendas, como resultado, a equipe de vendas não acreditava nos custos disponibilizados pelo departamento de TI e continuava a ignorar os esforços acima do previsto em seus contratos. Essa situação fazia o vice-presidente dizer: Eu posso não saber definir preços rigorosamente com base no custo, mas eu preciso conhecer o custo. Conseqüentemente, a margem de lucro era afetada e também a sua posição predominante em um competitivo mercado. Quem deve administrar? Se as companhias tratam a informação como um produto e administram as funções de uma forma integrada, a estrutura da administração precisa ser adaptada para esse novo ambiente. Assim, é necessário um administrador do produto informação (IPM). O posicionamento do IPM não é o mesmo que o do CIO. Entre as várias responsabilidades do CIO está a administração do banco de dados (DBA). As pesquisas do MIT revelam que o agente dessa intervenção não deve ser o DBA. O tradicional foco do DBA está na entrada de dados e em sua manutenção. O DBA não tem como foco a produção e a entrega da informação, nem a análise integrada das funcionalidades do sistema envolvendo toda a cadeia de informação, a produção da informação e os clientes da informação. Vejo que a existência do IPM é também uma das bases do sucesso do programa de QI, não só do ponto de vista funcional, mas principalmente sob a perspectiva política de sua atuação.
23 15 O que é sucesso? Empregando a informação como um produto, muda-se a forma de se medir o sucesso de entrega de um sistema. Em vez de julgar o sucesso do sistema com base na quantidade de no bugs, a companhia deve medir a qualidade do produto informação e o quanto ela está adequadamente disponível para o uso do cliente final. A experiência da Companhia Química com a qualidade da PDMS, que já mencionamos, é um bom exemplo de como não reconhecer a necessidade da informação para o cliente dentro do ciclo de vida do produto. Embora a informação da PDMS fosse de alta qualidade no início, ela se deteriorava no tempo. Conforme os produtos eram usados, evidenciavam-se novos riscos provenientes de experiências acumuladas e novas descobertas científicas. A companhia tinha a expectativa de atualizar a PDMS somente quando evidenciasse um novo risco. O ciclo de vida do PDMS não é necessariamente igual que o ciclo de vida do produto. A verdadeira medição do sucesso deveria ser a diferença e a avaliação de qualidade dos ciclos de vidas da PDMS As Responsabilidades do Administrador do Produto Informação (IPM) O IPM deve incorporar os requerimentos de três áreas informações do cliente, informações da produção e informações da cadeia de fornecedores em cada estágio do ciclo de produção da informação. A Companhia de Investimentos possuía muitas fontes de informações brutas que eram usadas no desenvolvimento de seus produtos informações, além disso, a empresa também possuía múltiplos tipos de clientes. Essa situação possibilitava que uma mesma informação pudesse ser interpretada como um produto diferente para cada tipo de cliente. Durante a fase introdutória, a primeira tarefa é desenhar e desenvolver a informação. Durante a fase de crescimento, a ênfase se localiza em melhorar e monitorar o produto informação. Quando o produto informação chega a sua maturidade, a principal tarefa é a manutenção, enfatizando o aspecto monitoração. A atenção para essas tarefas dentro do ciclo de vida é crítica. Por exemplo, a Companhia Química assegurou o desenvolvimento e a produção de seu produto informação, a PDMS, durante a fase introdutória, porém, problemas de ordem legal
24 16 surgiram porque não houve suficiente atenção para as fases de crescimento e maturidade. Como parte do processo de monitoração, o IPM precisa continuamente medir a qualidade dos produtos para detectar uma eventual necessidade de mudança. Essa mudança pode ocorrer de duas maneiras: com melhoramentos na qualidade do produto informação ou com a troca por uma nova informação. O IPM utiliza o conhecimento obtido pela monitoração para iniciar as mudanças necessárias do produto promovendo um contínuo melhoramento do processo. Esse ciclo deve começar o mais breve possível, assim que o produto informação estiver desenvolvido. As análises durante a monitoração revelam diferenças, intervalos e melhoramentos a serem feitos. Por isso os padrões são continuamente melhorados, e intervalos entre os padrões e os valores atuais continuarão sempre a existir. O IPM se reporta ao CIO, líder do departamento de TI, e tem como principal atividade implementar e manter a organização dentro do programa de Qualidade da Informação (QI) segundo uma visão de produto Estabelecendo um Programa de Qualidade de Informação Para estabelecer um programa de qualidade da informação, o IPM pode adaptar os clássicos princípios do TQM (Total Quality Management), apresentado anteriormente. Existe uma analogia entre a produção de produtos manufaturados e a produção da informação. No mundo dos produtos manufaturados, melhoramento em produtividade e serviço ao cliente têm resultados significativos no custo total da qualidade. Qualquer método utilizado para melhorar a administração com o objetivo de obter uma alta qualidade de informação passa por uma significativa mudança. Adaptando a literatura TQM, cinco passos devem ser seguidos:
25 17 Articulando a visão de QI nos negócios Para melhorar a qualidade da informação, uma primeira situação precisa ser configurada. No mais alto nível, padrões de qualidades devem ser estabelecidos tanto pelos clientes internos como pelos clientes externos para a produção dos sistemas de informação. Dessa maneira, o primeiro passo para a implementação de um programa de QI, é estabelecer um plano de melhoramento de QI para IPM articular claramente uma visão em termos de negócio. Neste estágio, o CIO deve deixar claro para toda a organização que qualidade da informação tem prioridade máxima. Estabelecendo uma central de responsabilidade para QI através do IPM Uma vez que a visão QI tenha sido articulada, a organização necessita estabelecer uma responsabilidade central para QI. Definitivamente, essa responsabilidade é do CIO, mas o IPM deve dia a dia também assumi-la. Muitas organizações difundem apenas que a qualidade da informação é responsabilidade de todos, mas a prática dessa visão guia para um estado de confusão e inércia. A implementação de um programa de melhoramento na qualidade de informação requer mudanças organizacionais significativas, assim como a adoção de novas técnicas e tecnologias. Por essas razões, um IPM deve ter explicitamente responsabilidade e autoridade para assegurar a qualidade da informação. Os casos estudados até agora ilustram a variedade de visões das organizações em delegar a responsabilidade da qualidade de informação, causando as várias situações problemáticas vistas até o momento.