Veja porque você deve fazer gerenciamento de custos para o seu projeto | IBEC - Instituto Brasileiro de Engenharia de Custos
Veja porque você deve fazer gerenciamento de custos para o seu projeto
O gerenciamento de custos é fundamental para o sucesso de um projeto, pois é responsável por manter o orçamento equilibrado, evitar prejuízos materiais e financeiros, viabilizar o crescimento constante e sustentável da empresa, tornando-a mais competitiva e eficiente.
Com ele, é possível estimar, controlar e alocar corretamente os gastos. Isso reduz consideravelmente as chances de ultrapassar o planejamento das despesas e potencializa a eficácia do projeto. Apesar de ser de extrema importância, muitos não sabem como desenvolver corretamente essa gestão.
Pensando nisso, fizemos este post para que você entenda a importância e como fazer um gerenciamento de custos de forma eficiente e garantir o sucesso do seu projeto. Confira!
Por que realizar o gerenciamento de custos em um projeto e quando ele deve ser feito?
O gerenciamento de custos traz diversos benefícios para um projeto e permite implantar muitas melhorias em todas as suas etapas. Com ele é possível realizar diagnósticos mais precisos, encontrar problemas e solucioná-los de forma mais segura e confiável, obter excelência nos resultados, reduzir os custos, potencializar os rendimentos, promover um crescimento sustentável para a organização e aumentar a eficiência da execução e da aplicação dos recursos.
O gerenciamento de custos deve ser feito desde a fase de planejamento de um projeto até a sua fase final, acompanhando e controlando toda a sua execução. É preciso determinar como o gerenciamento será feito, desenvolver uma estimativa de gastos que serão necessários para desenvolver o projeto, determinar o orçamento e controlar as despesas, as mudanças e os imprevistos que podem surgir no decorrer das atividades.
Como fazer o gerenciamento de custos?
Há várias ações que podem ser aplicadas para fazer um gerenciamento de custos eficiente. Separamos algumas das principais, a seguir!
Um bom planejamento é o primeiro passo para um gerenciamento de custos eficiente. É hora de definir o que será preciso para o desenvolvimento do projeto, isso inclui a quantidade de trabalhadores, a qualificação necessária dos profissionais, os equipamentos e os materiais indispensáveis para execução de cada atividade, o que será preciso adquirir e quais os recursos disponíveis.
A programação das despesas deve ser feita de forma minuciosa, para evitar gastos não previstos que podem comprometer a execução dos serviços. Esse é o momento de consultar os gestores e especialistas e, por meio de reuniões, elaborar um plano de gerenciamento de custo, ou seja, um documento que determina como os gastos devem ser administrados ao longo do desenvolvimento do projeto.
Preveja custos aproximados
Com o planejamento financeiro feito, é hora de prever os custos aproximados. Não se trata de um valor exato, mas de uma estimativa bem próxima do que será preciso para executar o projeto. Por isso, deve ser realizado um estudo detalhado dos serviços e do custo de cada etapa, incluindo materiais, equipamentos e mão de obra.
Ou seja, essa etapa consiste em fazer um mapeamento dos recursos que serão necessários, considerando a qualidade e o maior custo benefício de acordo com as especificações do projeto. A partir disso, os gestores, juntamente com as suas equipes, poderão analisar as alternativas para economizar determinados cursos, baseados no plano de gerenciamento de custos, o cronograma e o escopo do projeto.
Enquanto a etapa anterior trata apenas de uma estimativa, esta prevê, com exatidão, o orçamento ideal para execução do projeto. Aqui se faz a escolha dos fornecedores, define o melhor preço considerando a qualidade desejada pelo cliente, coleta os valores totais para realizar cada etapa e submete todas as escolhas a uma análise das partes interessadas.
A partir disso, é possível estipular um custo para a conclusão do projeto, que será monitorado durante todas as fases de execução. A determinação do orçamento também inclui analisar riscos e fazer reservas para eles, podendo ser de contingência ou gerencial. Portanto, trata-se de uma fase essencial para conhecer o custo total do projeto e para que a empresa tome as medidas necessárias para conseguir concluí-lo.
Outro ponto muito importante para um bom gerenciamento de custos é controlar as despesas reais à medida que o projeto avança. É preciso documentar e rastrear todos os gastos, desde a compra dos materiais até o pagamento de empresas terceirizadas, para que eles não ultrapassem o orçamento previsto.
E, caso ultrapassem, seja possível identifica-los e compará-los ao que foi previsto, observando se há coerência com a base de custos. Também faz parte dessa etapa analisar as solicitações de mudanças no orçamento, verificar a viabilidade econômica e a real necessidade dos serviços e determinar se há recursos disponíveis.
O gerenciamento de custos pode ser bem trabalhoso, principalmente ao considerar os levantamentos que precisam ser feitos, seja de quantitativo ou de custos. Reunir toda documentação necessária e fazer todos os cálculos pode ser bem demorado e complicado.
Por isso, usar as ferramentas certas promove uma grande otimização de tempo, além de tornar o controle dos custos mais rápido e eficiente. As mais comuns são calculadoras e planilhas, mas, com o avanço da tecnologia, há diversos softwares que integram diversas funções, automatizam os processos e tornam o acompanhamento mais eficaz.
Elaborar um cronograma para o projeto é fundamental para que os gestores e toda a sua equipe consigam monitorar e controlar as etapas do início ao fim. A partir dele, é possível prever problemas e encontrar soluções antes que a execução dos serviços seja comprometida.
Nele deve conter todas as informações relevantes para cada fase, como os responsáveis pelas tarefas, os custos e os prazos. Assim, fica mais fácil identificar os motivos de atrasos, reprogramar os serviços, analisar as atividades que são dependentes umas das outras e promover um fluxo de trabalho mais eficiente.
Como visto, um bom gerenciamento de custos interfere diretamente nos resultados obtidos em um projeto e precisa ter um bom planejamento. Algumas medidas podem ser tomadas para otimizar os gastos, como revisar periodicamente o orçamento, manter a equipe informada e gerenciar o escopo do projeto minuciosamente.
E aí, gostou do nosso conteúdo? Quer saber mais sobre projetos? Então confira o nosso post sobre como calcular o custo unitário básico em sua obra.