Saiba por que e como fazer um gerenciamento de nota fiscal de entrada!
24/11/2020 • 5 min de leitura
A nota fiscal de entrada é um documento que comprova o recebimento de mercadorias e tem a finalidade de garantir a legalização do transporte do produto entre o cliente e fornecedor.
Há duas situações que envolvem a nota fiscal de entrada: quando há compra de alguma mercadoria ou serviço, e o fornecedor emite uma nota fiscal contra o CNPJ da sua empresa, ou quando o próprio comprador precisa emitir a nota fiscal de entrada, em situações em que:
ocorrer uma devolução de venda;
bens de exposição retornarem à origem;
mercadorias importadas entrarem no país;
um item for arrematado em leilão;
há casos de concorrência pública.
Lançar as notas fiscais de entrada no sistema de gestão da empresa (ERP) e controlá-las é crucial para o desenvolvimento de qualquer negócio. Quer saber por quê? Continue a leitura deste conteúdo para se aprofundar no assunto!
Por que é importante receber e armazenar notas fiscais de entrada?
Nos tópicos seguintes explicaremos quais são as principais vantagens que essas atividades trazem para empresas de qualquer porte e ramo.
Essa conformidade significa estar plenamente de acordo com a lei e com o Fisco. O recebimento e o armazenamento de notas fiscais de entrada ajudam a atingir esse objetivo ao fornecer um controle maior sobre as atividades que geram a emissão da nota fiscal, o que evita a incidência de multas e outros problemas com o Fisco.
Além disso, a empresa conseguirá definir mais adequadamente seus direitos a créditos fiscais, que permite o ressarcimento de impostos em determinadas situações.
Por exemplo, um estabelecimento industrial pode creditar o IPI relativo a produtos que foram devolvidos. Para isso, a empresa precisará da nota fiscal de entrada da mercadoria retornada. Há várias outras situações que geram direito de restituição e ressarcimento de impostos e muitas delas exigem esse documento fiscal.
Prevenção contra notas frias
Basicamente uma nota fria é um documento fiscal falso, que dispõe sobre a venda ou compra de mercadoria ou prestação de serviço que nunca aconteceu.
Também é possível que isso ocorra em relação às notas fiscais de entrada, por exemplo: uma pessoa mal-intencionada pode emitir uma nota fiscal alegando ter vendido um determinado produto, quando isso não aconteceu.
Por outro lado, quando você se preocupa em controlar as notas fiscais emitidas contra seu negócio e usa o sistema especializado da ConexãoNF-e, você saberá quando esse tipo de situação acontecer e poderá tomar as medidas adequadas para contornar o problema.
Armazenar as Notas Fiscais de entrada e de saída por no mínimo 5 anos é obrigatório por lei, e o descumprimento pode incorrer em multas pesadas para a empresa.
Não é fácil gerenciar os documentos fiscais de um negócio de forma manual, e isso se torna cada vez mais complicado conforme a empresa cresce.
Ter um sistema que captura e armazena as notas fiscais de entrada é crucial para uma boa organização de documentos fiscais, principalmente se este sistema for na nuvem, o que corrobora ainda mais com a segurança na guarda.
Importar notas fiscais de entrada no ERP da empresa também é um processo que garante segurança, e sobretudo, organização, pois em um sistema completo, todas as áreas de interesse terão acesso imediato às notas importadas.
Realização do manifesto de destinatário eletrônico
O manifesto de destinatário eletrônico é uma forma do destinatário da nota informar ao fisco se tem ciência daquela nota, e se:
(a) confirma a operação;
(b) não recebeu a mercadoria; ou
(c) nunca fez aquela encomenda.
Este procedimento já é obrigatório para alguns tipos de produtos, tais como combustíveis, cigarros, bebidas alcoólicas ou para notas fiscais com valor acima de R$ 100.000,00.
Mesmo para empresas em que não é obrigatório, fazer o manifesto do destinatário eletrônico traz uma série de benefícios, como por exemplo, se prevenir de fraudes e multas, ao informar ao fisco sobre a situação da nota fiscal quando ela é indevida.
Qual é a importância e como lançar notas fiscais de entrada no ERP?
Foi-se o tempo em que as empresas lidavam com arquivos físicos. Atualmente toda a gestão documental (seja fiscal ou não) é feita eletronicamente e por meio de um ERP. Isso garante mais economia, facilidade, agilidade e segurança às empresas.
Além disso, o sistema reúne as informações para criar relatórios gerenciais que fornecem dados sobre o negócio, fazendo que os gestores tenham uma visão mais ampla da empresa e melhorem a tomada de decisões.
Se a empresa optar por fazer o processo manual de lançamento das notas fiscais, é recomendado que siga os seguintes passos:
crie uma rotina de processos: planeje o procedimento padrão a ser efetuado pelos colaboradores, além de designar os responsáveis pela operação;
verifique a autenticidade das notas fiscais: acesse o portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), clique em "consultar NF-e completa" e confira se os documentos são reais;
inclua o documento no ERP: procure pela seção de seu ERP para incluir a NF-e e digite as informações das notas fiscais;
confira os dados: verifique se todos os dados inseridos estão corretos para evitar incongruências futuras.
Porque esse procedimento pode ser complicado e demorado?
Conferir as notas fiscais e transferi-las manualmente para o ERP ainda é considerada uma atividade morosa, problemática e, principalmente, ultrapassada. Esse tipo de procedimento traz várias complicações para o negócio, como:
erros e riscos de multas: qualquer número, data, nome ou outro dado estará suscetível a erros de digitação;
retrabalhos: qualquer falha gerará a necessidade de digitar a NF-e novamente;
necessidade de digitar a chave de acesso: a digitação da chave de acesso (tanto no portal da SEFAZ como no ERP) é uma atividade burocrática que demanda muito tempo dos seus colaboradores.
Como o importador de XML da ConexãoNF-e ajudará na questão?
A ConexãoNF-e é uma solução que importa automaticamente o XML (arquivo que contém os dados dos documentos fiscais) que é de interesse da empresa. Além disso, ela utiliza tecnologia em nuvem para armazenar os documentos. Ambos os serviços trazem um grande número de vantagens para a entidade, como:
agilidade: o lançamento da nota fiscal se torna até 70% mais rápido, já que não dependerá do envio das notas por outras empresas;
segurança: evita o risco de que os arquivos sejam perdidos, garante a validade das notas fiscais e permite gerenciar o acesso das equipes aos documentos;
produtividade: elimina a necessidade de digitar a chave de acesso, o que possibilita a concentração em atividades mais estratégicas;
monitoramento: permite o acompanhamento do status de Documentos Fiscais na SEFAZ.
Quando integrada aos ERPs Protheus e Datasul, as funcionalidades oferecidas pela ConexãoNF-e se tornam ainda mais amplas e completas, já que essa tecnologia reunirá no portal todas as notas emitidas e as de entrada, vinculará a NF-e e o CT-e aos pedidos de compra, indicará as notas que já foram lançadas e permitirá a geração de relatórios mais completos.
A nota fiscal de entrada é um documento importante para qualquer empresa, entretanto, não é viável inseri-la e gerenciá-la manualmente no ERP. Por isso, uma tecnologia que faz a importação automática é um grande diferencial que otimizará a rotina dos gestores.
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