A produtividade aumenta quando os incêndios apagados diminuem
Você se sente que está indo de tarefa urgente para tarefa urgente no trabalho, constantemente apagando incêndios e nunca tem uma chance de voltar a concentrar-se no grande objetivo?
Se essa é sua situação, você provavelmente se sente como não tivesse escolha senão trabalhar desta maneira, porque, afinal de contas, quando os incêndios surgem, eles precisam ser apagados.
Mas se você gasta todo seu tempo lutando contra os incêndios, você não vai ter tempo para se concentrar em suas maiores prioridades, que são as coisas que podem levar o seu trabalho a frente com mais força do que passar os seus dias a responder à crise do momento. Isso também significa que você não terá tempo para refletir e identificar itens importantes que podem não ter a sua atenção, simplesmente porque eles não estão pegando fogo agora.
Mas você pode recuperar o controle sobre sua agenda. Veja como:
1. Obtenha clareza em seus objetivos mais importantes.
No início da semana, faça uma lista dos itens mais importantes que você precisa realizar para que a semana seja um sucesso. Faça a mesma coisa a cada manhã, mas para o dia. Então, siga com a sua lista. A primeira coisa na parte da manhã, é enfrentar as coisas mais importantes que você precisa alcançar nesse dia. Dessa forma, se você for chamado mais tarde para lidar com uma crise, você vai terminar seu trabalho mais importante antes.
A partir daí, trabalhe em outros itens só se você terminar a coisa principal do dia e só se desvie da sua lista, caso ocorra uma emergência real.
2. Separe o trabalho em blocos.
Blocos de tempo que você programa em seu calendário como qualquer outro compromisso, mas para que você possa trabalhar em suas maiores prioridades. Trate-os como qualquer outro compromisso importante; assim como você não iria agendar sobre uma reunião com um cliente importante.
Dentro destes blocos de trabalho, seja implacável com as interrupções. Se você está focado em uma prioridade fundamental, considere fechar o seu programa de e-mail e deixe os telefonemas irem para a caixa postal. E se você for interrompido, a menos que seja uma emergência real, é bom dizer: "Eu estou em um bloco de trabalho agora, podemos conversar mais tarde?"
3. Treine sua equipe para lidar com emergências sempre que possível.
Se sua equipe está trazendo-lhe coisas que você preferiria que ela resolvesse, você pode elaborar um conjunto de diretrizes e princípios para a sua equipe a fim de ajudá-la a resolver crises por conta própria.
4. Estude os "incêndios" para descobrir se existem padrões nas crises que estão surgindo e determine as suas causas profundas.
Quando você está tendo crises regulares, é um sinal de que há um problema estrutural para resolver.
Por exemplo, você pode precisar de um melhor planejamento do projeto ou trazer um dos interessados ​​em um processo mais cedo, ou você pode precisar de dar a sua equipe uma orientação mais clara sobre como lidar com situações específicas, ou você pode precisar delegar mais autonomia às pessoas.
Se você está tendo problemas para identificar as causas, recrute a sua equipe para obter ajuda. Ela, muitas vezes, vai ter uma excelente visão sobre o que está por trás de um padrão de incêndios regulares.