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DIRETRIZ PARA A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE TALENTOS DO DECEx - SISGESTA
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Débora Cabreira Valverde
2 DIRETRIZ PARA A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE TALENTOS DO DECEx - SISGESTA 1. FINALIDADES a. Definir os objetivos e a estrutura do Sistema de Gestão de Talentos (SISGESTA) do Departamento de Educação e Cultura do Exército (DECEx). b. Definir as atribuições e responsabilidades dos órgãos responsáveis pelas atividades de que trata esta Diretriz. c. Determinar as fases de implantação e o procedimento de validação do sistema de gestão. d. Estabelecer os requisitos e as regras do sistema a ser desenvolvido, assim como a distribuição temporal das metas a serem atingidas. e. Identificar as diversas competências do pessoal do DECEx. f. Orientar a implantação do SISGESTA. 2. REFERÊNCIAS Brasileiro. a. Lei nº. 9786, de 08 de fevereiro de 1999, que dispõe sobre o Ensino no Exército b. Decreto nº 3182, de 23 de setembro de 1999, que regulamenta a Lei Nº. 9786, de 08 de Fevereiro de c. Portaria nº 041, do Comandante do Exército, de 18 de fevereiro de 2002 Aprova as Instruções Gerais para a Correspondência, as Publicações e os Atos Administrativos no âmbito do Exército (IG 10-42). d. Portaria nº 075-EME, de 10 de junho de 2010 Aprova a Diretriz para Implantação do Processo de Transformação do Exército Brasileiro. e. Portaria nº Cmt Ex, de 20 de abril de 2007 Sistema de Excelência do Exército Brasileiro (SE-EB), em continuidade ao Programa de Excelência Gerencial (PEG-EB). 3. OBJETIVOS a. Criar, implantar, utilizar e manter em constante atualização um Banco de Talentos (Ban Tal) com informações detalhadas sobre a capacitação real de cada um dos concludentes dos seus cursos e estágios e dos demais integrantes do Sistema de Educação e Cultura. b. Disponibilizar um instrumento eficaz de apoio á decisão para simplificar, fundamentar e dar maior transparência ao processo de seleção de pessoal para o desempenho de funções em todos os estabelecimentos de ensino do sistema de educação e cultura, nos diversos níveis e modalidades de ensino do Departamento. c. Fornecer subsídios para a constituição de grupos multidisciplinares para a condução de trabalhos, estudos, pesquisas e outras atividades, tendo por base dados estruturados.
3 ( Fl 02 da Diretriz do SIGESTA, aprovado pela Port nº -DECEx, de JUL 11) d. Identificar carências de pessoal qualificado em áreas importantes para o desenvolvimento institucional e atuar no sentido de supri-las, utilizando o sistema de educação e cultura do Exército e parcerias com Universidades e Instituições de Pesquisa, nacionais ou estrangeiras. e. Possibilitar a integração do DECEx com os Órgãos de Direção Setorial no que diz respeito à permuta de informações concernentes à capacitação profissional e gestão de talentos. f. Propiciar meios eficientes de busca de informações existentes referentes a pessoas, áreas e temas de pesquisa ou produção acadêmica, tais como teses, dissertações, monografias e artigos. g. Proporcionar a colaboração espontânea entre pares, instrutores, professores e pesquisadores do Sistema. h. Obter informações de interesse da educação militar sobre o pessoal, a partir de variadas fontes com características qualitativas e quantitativas, ricas em detalhes e apresentadas sob a forma de relatórios. i. Reduzir a subjetividade na Seleção e Avaliação de pessoal. j. Registrar e analisar o desenvolvimento profissional do pessoal, individual e coletivamente, tanto o induzido pela Instituição como o resultante de iniciativa própria, de modo a disponibilizar dados para estudos e análises de interesse da Educação Militar e do Exército. k. Sumariar e evidenciar as competências dos integrantes do Sistema, por meio do registro e catalogação de seus conhecimentos, capacitações, especializações, experiências profissionais e vivências pessoais, frutos do Sistema de Educação e Cultura do Exército ou ainda de atividades desenvolvidas fora dele. 4. CONCEPÇÃO GERAL Um dos grandes desafios da era do conhecimento se traduz pela capacidade que as organizações devem ter de identificar os conhecimentos explícitos e tácitos de cada um de seus integrantes, para competir em uma realidade cada vez mais desafiadora. Gestão de Talentos é um conjunto complexo de processos integrados que fornece um benefício óbvio e fundamental para qualquer organização: o conhecimento e desenvolvimento das potencialidades dos seus integrantes. A Gestão de Talentos pode ser entendida como uma estratégia institucional empregada para gerir pessoas e que, por meio de um banco de dados - o Ban Tal - armazena informações obtidas de variadas fontes para estruturá-las e permitir a identificação dos potenciais humanos na organização. É um mecanismo eficaz para administrar recursos de pessoal, fornecendo suporte para a tomada de decisões dos gerentes de diferentes níveis, relativas ao planejamento estratégico, capacitação, processo sucessório, formação de equipes e realocação de pessoas. a. Características gerais dos Bancos de Talentos O Ban Tal é um tipo de armazém de dados que dispõe de um conjunto de informações cadastrais sobre os integrantes ou não de uma organização e que abrange desde nomes, endereços e números de telefones, até informações sobre vida profissional, formação acadêmica, experiência profissional, atividades desenvolvidas e atividades que estão aptos a desenvolver, idiomas de domínio, passatempos prediletos, religião e outras consideradas relevantes. O armazenamento destas informações pode ser utilizado para várias aplicações nas organizações militares, desde ocupação de cargos, desempenho de funções e promoções, até identificação de competências reais e potenciais.
4 ( Fl 03 da Diretriz do SIGESTA, aprovado pela Port nº -DECEx, de JUL 11) instituição: Sendo assim, um Ban Tal deve ser capaz de, no mínimo, em relação aos integrantes da 1) catalogar e possibilitar a divulgação da produção acadêmica ou profissional na área de Defesa ou em outras áreas do Conhecimento do Conselho Nacional do Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq); 2) disponibilizar uma ferramenta eficaz de gestão e de decisão em assuntos relacionados à área de pessoal; 3) facilitar a formação de equipes para a condução de projetos, atividades multidisciplinares e tarefas não rotineiras; 4) identificar competências e talentos internos, mostrando quem é quem na organização; 5) levantar o histórico dos seus integrantes dentro da instituição; 6) permitir a estruturação de currículos de colaboradores; 7) possibilitar a captação de talentos externos a fim de atender demandas específicas, temporárias ou extraordinárias; 8) proporcionar o levantamento de indicadores estatísticos dentro da área de gestão de pessoas, tais como: nível de escolaridade de colaboradores, quantidade de colaboradores por área de atuação, por setores da organização, bem como conjuntos de colaboradores capacitados em áreas específicas, etc. b. O Banco de Talentos é uma das principais ferramentas utilizadas para a gestão do capital intelectual, para transformar dados em informações combinadas e úteis. No entanto, há a necessidade da realização das seguintes atividades: 1) reunir e armazenar dados relevantes que poderão ser transformados em informações; 2) organizar e estruturar os dados de forma que possam ser oportunamente processados e interpretados; 3) disponibilizar mecanismos ou ferramentas de Tecnologia da Informação (TI) e interfaces amigáveis para que os dados possam ser acessados, via rede mundial; 4) utilizar os dados para a tomada de decisões. c. Características do Banco de Talentos (BanTal) do DECEx No que diz respeito ao DECEx, o Banco de Talentos deve permitir que cada um dos integrantes tenha acesso, via Internet, às suas informações e que possa modificá-las, acrescentando novas capacitações, experiências pessoais e profissionais, trabalhos publicados, cursos ministrados etc., como também que consulte as informações de pessoal, classificadas como não reservadas. Este é um modelo no qual o participante é o responsável pelas informações introduzidas no sistema, bem como pela sua constante atualização, que abrange públicos diversos e apresenta algumas características, a seguir identificadas:
5 ( Fl 04 da Diretriz do SIGESTA, aprovado pela Port nº -DECEx, de JUL 11) 1) o BanTal é um sistema informatizado de currículos acadêmico-profissionais, cujas informações estão estruturadas de forma hierarquizada em módulos, subdivididos em áreas que contêm, cada uma delas, um texto de ajuda que indica como deve ser feito o preenchimento dos dados; 2) o cadastramento no Banco de Talentos do pessoal do Sistema de Educação e Cultura será voluntário sendo, no entanto, obrigatório para os concludentes de Cursos das Diretorias de Formação e Aperfeiçoamento (DFA), de Extensão e Especialização (DEE) e Diretoria de Pesquisa e Estudos de Pessoal (DPEP); 3) os militares da reserva ou reformados e colaboradores civis poderão cadastrar-se mediante convite ou voluntariamente; 4) a atualização de dados será feita pelo próprio cadastrado, sempre que um fato novo que modifique suas condições iniciais de qualificação ocorra, seja produto de atividades realizadas no âmbito do Exército, ou não; 5) ao efetuar o cadastramento inicial, o novo partícipe tomará conhecimento das condições de participação constantes do Termo de Adesão e, aceitando-as, poderá definir sua senha de acesso ao BanTal; 6) o descadastramento poderá ser efetuado pelo militar ou civil, integrante do BanTal, a qualquer época, se assim o desejar; 7) o Banco de Talentos (BanTal) do DECEx poderá ser consultado por qualquer militar ou civil, cadastrado ou não no SISGESTA; 8) o Ban Tal não interfere na gestão de pessoal do DGP e de suas Diretorias, realizada pela utilização de vários sistemas informatizados que permitem o controle dos efetivos do Exército para fins de pagamento ou para o exercício da profissão militar, mas apenas o complementa com informações qualitativas a respeito de capacitações e experiências. 5.ESTRUTURAS DO SISGESTA a. Estrutura Organizacional A estrutura organizacional do Sistema de Gestão de Talentos replica a própria estrutura do DECEx, com a particularidade de incluir efetivos de militares da reserva remunerada ou reformados e colaboradores civis. O gráfico mostra a seguir, de modo simplificado, a estruturação do Sistema, no qual o Departamento é o gestor e administrador de todo o Sistema, a Assessoria de Tecnologia da Informação e de Educação a Distância (ATED), a assessoria encarregado do suporte técnico e de operação, a Assessoria de Desenvolvimento e Avaliação Educacional (ADAE) o gerente do BanTal e os efetivos das diretorias, assim como os militares da reserva e reformados e civis, os fornecedores das informações que alimentarão os bancos de dados.
6 ( Fl 05 da Diretriz do SIGESTA, aprovado pela Port nº -DECEx, de JUL 11) DECEx ADAE Militares Res. Refm, Civis ATED DPHCEx DFA DEE DEPA DPEP b. Estrutura Lógica O SISGESTA utilizará um conjunto de ferramentas de busca, catalogação, tratamento e estruturação de dados, geração de relatórios e outras, baseadas em softwares livres. Os armazéns de dados devem permitir expansões provocadas por aumento de demandas e o sistema gestor deve ser compatível com os demais sistemas de informações gerenciais existentes no Exército, permitindo a permuta de dados. O Sistema de Currículos será dividido em módulos que agrupam informações relacionadas a determinados tipos de dados, a fim de simplificar as atividades de cadastramento, atualização de informações e consultas ou buscas, como se seguem: 1) Apresentação: módulo inicial do sistema. Apresenta um resumo do currículo do usuário gerado automaticamente pelo sistema, baseado nas informações por ele inseridas; 2) Dados gerais: módulo que concentra as informações básicas de caráter pessoal do usuário e concentra os dados de identificação, os endereços, a formação acadêmica e complementar, a atuação profissional, as áreas de atuação e os prêmios e títulos honoríficos; 3) Produção bibliográfica: módulo que agrupa toda a produção bibliográfica realizada, artigos publicados, livros, textos em revistas, traduções, partituras, prefácio de livros e outras; 4) Produção técnica: módulo que reúne toda a produção técnica do usuário, softwares, produtos, trabalhos técnicos, manuais, estudos doutrinários, simuladores, cartas, mapas, desenvolvimento de material didático etc.; 5) Produção cultural: módulo que relaciona as atividades da área cultural, tipo de apresentações de obras, arranjos ou composições musicais, artes visuais, programas de rádio ou televisão e outros;
7 ( Fl 06 da Diretriz do SIGESTA, aprovado pela Port nº -DECEx, de JUL 11) 6) Eventos: módulo que incorpora informações relacionadas à participação do usuário em eventos como palestras, seminários, congressos, workshops, colóquios, clínicas reuniões decisórias e sistêmicas, etc; julgadoras; e 7) Bancas: módulo que concentra dados a respeito da participação em bancas e comissões 8) Orientações: módulo que reúne informações a respeito de orientações ou supervisões conduzidas pelo usuário. 6. EXECUÇÃO a. Fases do Projeto A fim de atingir os objetivos delineados, o projeto será desenvolvido em fases que abrangem a estruturação completa de um sistema de gestão, compreendendo: 1) o desenvolvimento de softwares e de banco de dados; 2) a aquisição de equipamentos de computação e periféricos; 3) o treinamento de recursos humanos; 4) a criação de uma Gerência do Ban Tal na ADAE; 5) a organização de uma Seção de Suporte Técnico na ATED. b. Desenvolvimento de softwares e de banco de dados O Sistema de Gestão estruturar-se-á de modo a prover os meios necessários ao levantamento, tratamento e utilização das informações armazenadas no banco de dados, pela execução das atividades a seguir: 1) levantamento inicial das informações necessárias ao BanTal; 2) estruturação das Informações; 3) criação de Arquitetura do Sistema; 4) priorização, criação e testes do Sistema; e 5) criação do Portal Gestão de Talentos. c. aquisição de Equipamentos e Periféricos Esta fase contempla três etapas distintas, que se encontram abaixo discriminadas: 1) levantamento da demanda; 2) especificação dos equipamentos; e 3) aquisição e instalação dos equipamentos.
8 ( Fl 07 da Diretriz do SIGESTA, aprovado pela Port nº -DECEx, de JUL 11) d.treinamento de Recursos Humanos Trata-se de uma fase fundamental para a implantação e operação do Sistema de Gestão, pois diz respeito ao pessoal a ser qualificado para implantar, gerenciar, operar, realizar a manutenção e atualização do sistema, bem como elaborar o Manual de Utilização desdobrando-se em: processo; 1) capacitação e aperfeiçoamento na utilização dos sistemas de informação em apoio ao 2) estágio de operação do sistema. e. Criação da Gerência de Talentos Será criada uma Gerência, subordinada à Assessoria de Desenvolvimento e Avaliação Educacional (ADAE), encarregada de gerenciar o SISGESTA, com efetivo a ser estabelecido, dimensionado para bem atender as demandas do DECEx relativas à operação, manutenção e futuras evoluções e a quem caberá ainda: 1) acompanhar a evolução do estado da arte no campo da Gestão de Talentos, rastreando as evoluções conceituais e tecnológicas em curso por meio de intercâmbios técnico-científicos, participação em exposições, congressos, seminários e fóruns internacionais; 2) elaborar e propor os orçamentos do setor e gerir os recursos financeiros orçamentários disponibilizados, bem como aqueles provenientes de outras fontes, tais como órgãos de fomento à pesquisa; 3) garantir a institucionalização da Gestão de Talentos, em todos os Estabelecimentos de Ensino do DECEx, como uma eficaz ferramenta de gerenciamento de pessoal; 4) identificar carências técnicas e de pessoal e buscar parcerias com as demais Forças Armadas, Universidades, Institutos e Centros de Pesquisa, Indústrias e Empresas e o Departamento de Ciência e Tecnologia (DCT) para o desenvolvimento de softwares, equipamentos, protocolos de integração, bem como para a modernização dos sistemas de gestão existentes; 5) participar do processo de Transformação do Exército e antever as oportunidades favoráveis, as tendências, as políticas e diretrizes para o vetor educação-cultura-esporte, relacionadas à Gestão de Talentos; 6) partilhar informações, experiências e conhecimentos com os demais órgãos de Direção Setorial, em particular o Departamento-Geral de Pessoal (DGP) e com o Estado-Maior do Exército (EME); 7) planejar, sugerir e acompanhar os processos de aquisição de novos softwares e equipamentos acessórios, bem como processos de adaptação e modernização de sistemas em vias de obsolescência; 8) propor e incentivar pesquisas, produção de trabalhos de final de curso, monografias, dissertações e teses a respeito do tema gestão de talentos para as escolas do DECEx, IME e Instituições de Ensino Superior civis;
9 ( Fl 08 da Diretriz do SIGESTA, aprovado pela Port nº -DECEx, de JUL 11) 9) recensear os talentos já formados e sugerir um Plano de Formação de Recursos Humanos para criar um núcleo de pensadores e pesquisadores, militares e civis, em condições de atender as demandas surgidas como consequência do processo de Transformação do Exército, ora em curso. 7. METAS A SEREM ATINGIDAS As metas a serem atingidas se encontram ordenadas em um cronograma completo de execução que contempla as 04 (quatro) fases do projeto e suas respectivas atividades. As fases serão desenvolvidas, algumas simultaneamente e outras de modo sequencial, tendo prazos próprios de realização e eventos de controle de execução de suas etapas. A duração estimada inicial do projeto é de 48 (quarenta e oito) semanas para o desenvolvimento e operação de um protótipo do ban tal e de 24 semanas adicionais para a validação, contadas a partir da conclusão do processo licitatório, não se levando em consideração atrasos oriundos de inexistência ou não liberação de recursos financeiros. a. Cronograma de Execução O cronograma de execução é anexo a esta diretriz. 8. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES a. DECEx 1) Coordenar as ações decorrentes da presente diretriz, acompanhar a execução e orientar as Diretorias Subordinadas, a fim de que os objetivos sejam atingidos e as necessárias correções realizadas tempestivamente. 2) Cooperar para o aperfeiçoamento dos Sistemas Informatizados de Gestão do Departamento-Geral do Pessoal (DGP) e de suas Diretorias, disponibilizando o acesso às informações do Ban Tal. 3) Definir o efetivo em pessoal da Gerência do BanTal da ADAE, com propostas de cargos e funções a serem preenchidos, de acordo com as qualificações específicas para atender às necessidades nas áreas administrativa, técnica e operacional. 4) Garantir a possibilidade de integração do BanTal aos demais bancos de dados do DGP, suprindo as necessidades de informações a respeito de capacitações e experiências. 5) Incentivar, mediante a realização de palestras, publicação no Informativo da Educação e Cultura e divulgação no site o cadastramento dos integrantes do Departamento, bem como de militares da ativa, reserva e reformados. 6) Incluir nos planejamentos financeiros anuais a previsão de recursos destinados à aquisição de novos componentes lógicos e físicos, programas, equipamentos e suprimentos necessários à operação e manutenção do Ban Tal, bem como para sua modernização. 7) Ligar-se com os demais Órgãos Setoriais, em particular o DGP e o Departamento de Ciência e Tecnologia (DCT), para harmonizar as iniciativas referentes ao desenvolvimento e à aquisição de sistemas de informações gerenciais de talentos humanos. 8) Orientar e supervisionar a implantação e validação do Ban Tal pelos estabelecimentos de ensino subordinados e centros de instrução vinculados. b. DFA, DEE e DPEP
10 ( Fl 09 da Diretriz do SIGESTA, aprovado pela Port nº -DECEx, de JUL 11) 1) Coordenar o cadastramento inicial de todos os concludentes de seus cursos e incentivar a adesão dos demais integrantes ao BanTal. 2) Difundir para os Corpos Discente, Docente e Administrativo os conceitos fundamentais de Gestão de Talentos, criando uma mentalidade positiva em relação ao compartilhamento de informações voltadas para este fim. 3) Incluir nos planejamentos financeiros anuais a previsão de recursos destinados à operação e manutenção dos bancos de dados do SISGESTA, sob suas responsabilidades. 4) Inserir o estudo da Gestão de Competências como tema de monografias, dissertações e teses, nos Estabelecimentos de Ensino, estimulando a produção bibliográfica sobre o assunto. 5) Sugerir a aquisição ou o desenvolvimento de novos sistemas de gestão adequados às suas necessidades específicas, bem como planejar o treinamento de recursos humanos para operá-los. c. DEPA 1) Incentivar a adesão dos seus integrantes ao BanTal e coordenar o cadastramento inicial. 2) Difundir para os Corpos Docente e Administrativo os conceitos fundamentais de Gestão de Talentos, criando uma mentalidade positiva em relação ao compartilhamento de informações voltadas para este fim e para o Corpo Discente, quando julgado oportuno. 3) Incluir nos planejamentos financeiros anuais a previsão de recursos destinados à operação e manutenção dos bancos de dados do SISGESTA, sob suas responsabilidades. 4) Sugerir a aquisição ou o desenvolvimento de novos sistemas de gestão adequados às suas necessidades específicas, bem como planejar o treinamento de recursos humanos para operá-los. d. DPHCEx 1) Incentivar a adesão dos seus integrantes ao BanTal e coordenar o cadastramento inicial. 2) Difundir no âmbito da Diretoria os conceitos fundamentais de Gestão de Talentos, criando uma mentalidade positiva em relação ao compartilhamento de informações voltadas para este fim. 3) Incluir nos planejamentos financeiros anuais a previsão de recursos destinados à operação e manutenção dos bancos de dados do SISGESTA, sob suas responsabilidades. 4) Sugerir a aquisição ou o desenvolvimento de novos sistemas de gestão adequados às suas necessidades específicas, bem como planejar o treinamento de recursos humanos para operá-los. ANEXO: Cronograma de execução Gen Ex RUI MONARCA DA SILVEIRA Chefe do DECEx