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Frota -> Agendamentos (1.Solicitação de veículo)
Este manual tem por objetivo apresentar a forma de operacionalização, no âmbito do IFRO, do módulo Frotas do SUAP, para o usuário com perfil de "Agendador de Frota".
Solicitar agendamento de veículo
Para adicionar solicitações, na tela inicial de "Agendamentos de viagens" clique no botão "Adicionar Agendamento de Viagem".
Atenção: A funcionalidade chama-se agendamento de viagem, mas deve ser utilizada inclusive para solicitações rotineiras de uso de veículos oficiais.
PREENCHIMENTO DA SOLICITAÇÃO DE VEÍCULO
Nota 1: A solicitação de veículo para uso rotineiro deve ser realizada com antecedência mínima de 1 (uma) hora, devendo o solicitante acionar a CGAM/CSG por meio do Whatsapp, Hangout ou telefone, quando registrada em em prazo inferior.
Nota 2: A solicitação de veículo para viagem deverá ser feita com, no mínimo, 05 (cinco) dias úteis de antecedência da viagem e devem ser listados todos os passageiros (servidores, discentes, colaboradores, etc.). Caso os passageiros não estejam cadastrados no sistema, deverá ser juntado arquivo com relação contendo nome completo, CPF e RG.
Na tela "Adicionar Agendamento de Viagem", é necessário preencher adequadamente os campos de acordo com a finalidade da solicitação e ao final clicar no botão "Salvar".
Objetivo: Finalidade resumida da viagem.
Itinerário: Definição completa de todos os locais de destino previstos para a viagem, inclusive com as datas de pontos intermediários, se for o caso.
Saída: Definição de data e horário previsto para saída da sede do órgão. Atraso máximo tolerado de 30 minutos.
Chegada: Definição de data e horário previsto para retorno à sede do órgão. Atraso máximo tolerado de 30 minutos.
Nome do responsável: Responsável pela realização/acompanhamento da viagem. Poderá ser indicado servidor diferente do solicitante.
Telefone do responsável: Contato, preferencialmente institucional, do Responsável pela realização/acompanhamento da viagem.
Passageiros: Relação de servidores que ocuparão o veículo. Para o caso de ocupantes alunos, preencher em campo específico para esta finalidade.
Nota: Para viagens que ocupantes sejam alunos, preencher os campos acima.
Local de saída: Cidade e local de embarque.
Quantidade de diárias de deslocamento: Para deslocamentos cujo destino seja cidade diversa da sede, o motorista terceirizado fará jus ao pagamento de diárias, sendo 1 diária quanto houver pernoite e meia diária quando não houver.
Interessados: Pessoa responsável pelo setor beneficiário com a realização da viagem.
Documento de comprovação: Anexos diversos, como autorização prévia, lista de pessoas, etc.
Solicitante: Com base neste campo a Chefia Imediata deste "solicitante" deverá autorizar o agendamento antes de seguir para a CGAM/CSG.
Dispensa motorista: Caso o solicitante opte pela dispensa de motorista, deve observar que deverá haver servidor previamente autorizado para conduzir veículo oficial. No caso de dispensa de motorista, o campo "Quantidade de diárias" deverá ser zerado, uma vez que o registro é para diárias ao motorista terceirizado.
Atenção: A autorização para servidor conduzir veículo oficial será concedida em caráter excepcional, devidamente justificado. Nesse caso, a solicitação devidamente ratificada pela chefia do setor requisitante deverá ser enviada à CGAM/CSG, que fará uma análise crítica da solicitação (histórico de infrações de trânsito, tempo e validade da Carteira Nacional de Habilitação, histórico de condução de veículo no IFRO, etc), e submeterá à autoridade superior para análise e deliberação. Toda solicitação de veículo ou de autorização para servidor conduzir veículos oficiais deverá conter aval da chefia do setor requisitante.
Aviso: o servidor solicitante deverá acompanhar a situação da solicitação de agendamento de viagem no SUAP e, em caso de dúvidas, acionar a CGAM/CSG pelos contatos institucionais.
APROVAÇÃO (OU NÃO) DA CHEFIA IMEDIATA
Para todas as solicitações de "Agendamentos de viagens" deverá o Chefe Imediato avaliar previamente ao envio à CGAM/CSG, autorizando ou não.
O Chefe Imediato, na tela inicial de "Agendamentos de viagens", deverá selecionar a aba de "Pendentes de Autorização da Chefia" e clique no botão "Avaliar" no registro correspondente:
Na tela seguinte, o Chefe Imediato deverá analisar a conformidade do pedido e clicar no botão "Autorizar" ou no botão "Não autorizar":
Na janela que se abre no navegador, o usuário deverá confirmar a operação.
Após aprovação da Chefia Imediata, a CGAM/CSG poderá avaliar disponibilidade para atendimento da solicitação. A coluna "Autorizado" indicar a manifestação da Chefia Imediata, enquanto a coluna "Situação" indica a análise da CGAM/CSG.
Pesquisar agendamento de veículo
CONSULTA AGENDAMENTO DE VIAGEM/SOLICITAÇÃO DE VEÍCULO
Na tela inicial de "Agendamentos de viagens" são apresentados filtros para buscas de agendamentos efetuados, de forma consultar disponibilidade no período pretendido.
Dica: Por meio da filtragem de agendamentos é possível acessar um registro existentes para editar ou excluir, caso a solicitação ainda não tenha sido analisada pela CGAM/CSG. Neste caso, utilize o botão de ação "Editar".
Atenção: Caso a viagem venha a ser cancelada ou adiada, deverá o solicitante comunicar, imediatamente, à CGAM/CSG para cancelar a requisição.
ACOMPANHAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE VEÍCULO
Após registrado o agendamento de viagem, os interessados poderão acompanhar a situação da análise por meio do SUAP, na aba "Agendamentos futuros".
Nota: Após deliberação da CGAM/CSG, o sistema indicará a situação de "Deferido" ou "Indeferido" para o pedido. É necessário consultar o detalhamento do agendamento para visualizar o veículo disponibilizado e o motorista, quando for o caso.
Atenção: A definição do veículo a ser disponibilizado, bem como o motorista profissional terceirizado são de competência exclusiva da CGAM/CSG.
ALTERAÇÃO OU EXCLUSÃO DA SOLICITAÇÃO DE VEÍCULO
Até o registro da decisão sobre o deferimento ou indeferimento da solicitação de agendamento de viagem, o solicitante poderá alterar os dados ou ainda excluir a solicitação. Para isto, basta clicar no botão de ação "Editar" e na tela seguinte realizar a ação que deseja.