Produtividade: Como ser mais produtivo e evitar a procrastinação
Antes de começarmos a falar sobre como ser mais produtivo, vale contextualizar qual é a definição mais tradicional da produtividade.
Assim, ela pode ser definida como sendo a capacidade de realizar o máximo de trabalho possível com o mínimo de recursos necessários. Funciona como uma busca por entregar melhorias, que nos acompanha em nossas vidas pessoais e no trabalho também.
Com isso, essa busca faz parte do "mindset" individual de cada um, sendo assim, é difícil mensurar o que ela é de forma geral, porque o conceito de produtividade varia conforme a percepção de cada pessoa.
Por exemplo, alguém pode se considerar produtivo fazendo 2 de 3 tarefas que planejou fazer durante o dia. Já outra pessoa pode se considerar produtiva fazendo todas as tarefas que planejou no dia, e uma outra pessoa pode só se considerar produtiva se conseguir fazer além do que planejou no dia.
Contudo, podemos dizer que a produtividade está sempre conectada a um equilíbrio de dois "indicadores": a quantidade ou qualidade do trabalho realizado e os recursos gastos para realizar esse trabalho.
Como podemos ser mais produtivos?
A produtividade exige disciplina, pois tem muito a ver com a sua percepção de responsabilidade sobre demandas na sua vida pessoal e no trabalho.
Sendo assim, a produtividade está relacionada também a capacidade de evitar a procrastinação, que é um dos comportamentos mais comuns e as vezes nem tão perceptível por grande parte das pessoas.
Uma dica para entender de forma mais detalhada com análises científicas esse comportamento, é o livro "Procrastinação" da Lilian Soares, ele mostra como esse hábito funciona no nosso cérebro e também traz sugestões de ferramentas para ser mais produtivo, vou falar sobre alguns desses pontos aqui.
No livro, a procrastinação é definida como sendo um atraso voluntário de alguma tarefa importante que precisamos fazer, apesar de saber que sofreremos no futuro por não termos feito antes.
Assim, o cérebro fica condicionado a uma autossabotagem pois prefere receber recompensas rápidas e momentâneas, fazendo atividades simples, normalmente voltadas ao lazer ou que não sejam "obrigatórias", do que ter que lidar com algo que exigirá certo esforço para ser realizado, mesmo sabendo que no futuro será algo recompensador.
Dessa forma, pessoas que têm o hábito de procrastinar acabam desenvolvendo stress, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, sendo algo muito negativo e prejudicial a longo prazo.
Com isso, podemos colocar em prática algumas dicas e ferramentas para evitar esse comportamento e sermos mais produtivos. Vou citar algumas abaixo:
No final de cada dia de trabalho, anote as 6 coisas mais importantes que você precisa realizar no dia seguinte. Não anote mais do que 6 tarefas;
Priorize esses 6 itens e liste de acordo com o grau de importância (do mais urgente para o menos urgente);
Pela manhã, concentre-se apenas na primeira tarefa;
Aborde o resto de sua lista da mesma forma. No final do dia, mova todos os itens inacabados para uma nova lista de 6 tarefas para o dia seguinte.
Método 25/5
Esse método é bem conhecido por quem acompanha o mercado financeiro, pois foi desenvolvido pelo investidor Warren Buffett, sendo uma forma de planejamento com prioridades.
Com isso, você traça 25 metas par um período, normalmente um ano, seleciona as cinco mais importantes e forma uma segunda lista. Portanto, essa segunda lista terá seu foco e seus esforços a maior parte do tempo.
Escreva em uma folha de papel os 25 objetivos que você tem para sua carreira;
Faça um círculo ao redor das cinco escolhas mais importantes;
Coloque esses cinco objetivos em uma segunda lista e foque nesses objetivos principais e no que precisa fazer para atingi-los;
Ritual de Partida Pessoal
Esse ritual envolve uma construção de hábitos na sua rotina, podendo ser colocado em prática conforme o passo a passo abaixo.
Você não precisa de mais força de vontade, mas sim de hábitos.
Transforme esse hábito em um "Ritual";
Os hábitos mais poderosos mudam a forma como você se vê;
O segredo para os bons hábitos é se recompensar, o que é uma ótima forma de vencer a procrastinação;
Questione-se em relação as atividades, faça perguntas, como:
Por que me sinto tão mal, ao realizar essa atividade?
Por que não consigo fazer os pontos necessários?
Uma forma fácil para dar o primeiro passo rumo a produtividade…
As três ferramentas comentadas acima foram sugeridas no livro, mas além delas existem alguns passos simples que podem ser utilizados para te auxiliar com a produtividade, como:
Usar uma lista para acompanhar sua evolução;
Quebrar grandes objetivos em pequenas tarefas, tanto para melhorar sua motivação quanto para estruturar a produtividade de forma mais eficiente.
Sendo assim, a produtividade está relacionada a estruturação e otimização de tarefas de forma que elas sejam feitas seguindo uma hierarquia de prioridade, disponibilidade e disposição.
Com isso, podemos perceber que a produtividade tem muito mais a ver com planejamento e organização do que com a própria execução das atividades em si.
Logo, ser produtivo é saber organizar suas responsabilidades e ter disciplina para seguir o que foi estabelecido. Portanto, quando você muda o foco do seu trabalho para essa nova visão, fica muito mais fácil enxergar as oportunidades de melhoria.
Caso tenha alguma dúvida, entre em contato conosco e não se esqueça de fazer hoje, um dia mais produtivo!