Setor de expedição: saiba como reduzir custos e melhorar a organização - Blog - Useall - Softwares para uma Gestão Inteligente
O setor de expedição é responsável por coletar os produtos que compõem os pedidos dos clientes e fazer o planejamento das entregas. Dentro da indústria, esse departamento costuma ser negligenciado, uma vez que exige tempo e bastante atenção da equipe.
É comum as pessoas acharem que a compra, o estoque, a produção e as vendas são as etapas mais importantes dentro da cadeia de suprimentos. Mas, na verdade, a expedição também é considerado um setor crucial para o sucesso dos negócios.
Afinal, quando organizado corretamente, pode ajudar na otimização de tempo, satisfação dos clientes e parceiros, até impedir que perdas e devoluções de produtos trocados ocorram. Não só isso, contribuir para a empresa economizar e reduzir custos com os pedidos.
A sua indústria faz a organização do setor corretamente? Sabe se a expedição está desempenhando todas as atividades sem erros e em um tempo rápido para gerar mais resultados? Se a resposta for não, prepare-se! O post de hoje foi escrito especialmente para você!
Expedição: por que é importante manter o setor organizado?
Depois de fabricar os produtos, a indústria encaminha os itens para o armazém onde serão separados os pedidos dos clientes. Assim que a coleta é concluída, o setor de expedição fica responsável por definir a melhor embalagem para proteger o produto, selecionar a melhor opção de transporte e identificar a rota mais eficaz para as entregas.
O principal objetivo do setor de expedição é garantir que o cliente receba todos os produtos o mais rápido possível e em perfeitas condições de uso. Por isso, a expedição requer a atenção de todos os envolvidos, uma vez que tem influência direta na satisfação do comprador.
Se ocorrer alguma falha ou erro no departamento de expedição, como enviar produtos trocados, por exemplo, assim que o cliente receber a sua mercadoria ele ficará insatisfeito e imediatamente solicitará a troca ou o reembolso.
Quando o erro é um evento isolado, a empresa pode não arcar com tantos prejuízos. O problema é que, sem organização, episódios assim tendem a acontecer com mais frequência e, consequentemente, afetar a reputação e a competitividade da marca.
Já pensou nos prejuízos que a sua empresa pode ter caso fique mandando pedidos incompletos ou com itens errados aos clientes frequentemente? Além de perder dinheiro, pode afastar parceiros e clientes importantes, ou até perder novas oportunidades de negócio.
Sabemos que você não quer correr riscos como esse, por isso no próximo tópico apresentamos algumas dicas práticas que podem ajudá-lo a manter a organização do setor de expedição da sua empresa. Confira...
4 dicas para manter o setor de expedição organizado
Manter a organização do setor de expedição não é necessariamente difícil. Vai exigir atenção e comprometimento por parte de toda equipe, além da adoção de 4 práticas facilmente implementadas. Veja quais são elas:
Dica 1: Faça picking list de expedição
Picking list, também conhecido como pick list, nada mais é do que uma lista que vai ajudar a sua indústria a organizar a coleta de produtos.
Nessas listas de expedição serão inseridos as quantidades exatas e os tipos de produtos que precisam ser despachados. Uma vez que as informações no pick list são objetivas, a sua empresa consegue evitar que erros e confusões ocorram durante a separação dos pedidos.
Muitas indústrias utilizam planilhas de excel para criar as listas de expedição, mas já existem ferramentas mais modernas como software de gestão que simplificam esse processo.
Dica 2: Fique atento às embalagens
O principal objetivo do setor de expedição é assegurar uma entrega rápida e segura dos produtos. Assim sendo, embalar as mercadorias corretamente — para que não sofram qualquer tipo de avaria — é uma das dicas mais importantes para reduzir os custos dos pedidos e assegurar a satisfação dos compradores.
Cada produto possui características específicas, certo? Alguns apresentam uma natureza mais frágil, enquanto outros possuem uma estrutura mais forte. Para não ter problemas com devoluções, sempre verifique os aspectos dos itens que serão despachados e, com base nisso, defina a embalagem apropriada para proteger essa mercadoria.
Dica 3: Avalie a situação da frota
Se além de fabricar produtos a sua indústria também for responsável por realizar as entregas, verifique se todos os veículos da sua frota estão em perfeitas condições para executar os serviços.
Veículos que não recebem manutenção ou que estão velhos demais podem trazer dores de cabeça e ser um risco para o motorista, para os produtos e outros condutores. Você não quer ter problemas com órgãos de fiscalização, nem arriscar um acidente, não é? Então sempre avalie a situação da frota antes de enviar qualquer pedido.
No caso da sua indústria tercerizar os serviços de transporte, o cuidado é o mesmo. Não deixe de avaliar a reputação da transportadora, nem de estudar o histórico do motorista que fará a entrega e verificar as condições do veículo.
Dica 4: Invista em tecnologias para a otimização do tempo e gestão
Nossa última dica não poderia ser outra senão para investir em tecnologia. Utilizar ferramentas ultrapassadas — que não acompanham a evolução do mercado —, pode acabar atrasando o seu desempenho, bem como prejudicar os resultados da sua indústria.
No setor de expedição, todo cuidado é pouco. Mas isso não quer dizer que você precisa ficar atado aos métodos antigos de gestão só porque tem receio de investir em novas tecnologias.
Hoje já existem ferramentas acessíveis para qualquer bolso, que ajudam na otimização de tempo e que simplificam as atividades do setor. Soluções como o Sistema M2, que possui função de embarque que emite um alerta apontando qual é a peça que não faz parte do pedido.
Também, que lista todos os itens incompletos do pedido do cliente, e que otimiza o tempo de coleta de produtos por meio de leitores de códigos de barras e gestão de ordem de embarque.
Incrível, não é? Deixar o setor de expedição da sua indústria organizado, fluindo com a otimização de tempo e sem erros, é mais simples do que você imagina.