BLOG - 10 tips voor het vinden van de perfecte locatie | Evenementen & Congressen | Flint
1.	Uitstraling;
3.	Eerste contact;
Als je dan een aantal leuke locaties gevonden hebt, wil je natuurlijk een offerte aanvragen. Doe dit vooral telefonisch, zodat je direct een eerste indruk krijgt. Hoe wordt je geholpen, wordt er naar je geluisterd, komt de medewerker professioneel over, hoe snel is de offerte binnen etc? Daarnaast kun je telefonisch goed aangeven wat voor jou belangrijk is en wat niet mag ontbreken in de offerte.
4.	Money money money;
Het zou natuurlijk ge-wel-dig zijn om een groot evenement te organiseren waarbij geld geen rol speelt. Helaas is de realiteit dat er maar weinig evenementen georganiseerd worden waar geen strak budget wordt gehanteerd. En dus is het zaak om goed te kijken naar de offertes die locaties aanbieden. En vooral ook; wat staat er allemaal in de offerte? Bij de ene locatie zijn alle personeelskosten inclusief, bij de volgende wordt dit apart doorberekend. Bij de ene locatie is licht- en geluid inclusief, bij de volgende wordt dit apart doorberekend. Etc etc. Niks is vervelender om achteraf met onverwachte kosten opgezadeld te worden. Laat je goed informeren wat een locatie kost, weet wat je krijgt voor die prijs en calculeer eventueel bijkomende kosten in.
5.	How to get there;
6.	Mini-evenement
7.	Flexibiliteit;
8.	Als de koffie niet goed is…;
9.	Techniek;
Naast goede catering, zijn goede technische faciliteiten ook enorm belangrijk.
Wat heeft een locatie in huis? Kan je een externe partij inschakelen als je dat wilt? Stel dat een onderdeel van je programma een interactieve sessie is waarbij mensen via hun smartphone deelnemen aan een quiz. Hoe vervelend zou het zijn dat net op dat moment het wifi niet werkt? Of dat de microfoon van die belangrijke spreker uit het buitenland het ineens niet doet. En waar zijn de technici op het moment dat er iets misgaat; kun je ze bellen, zitten ze in de zaal..? Natuurlijk kan het voorkomen dat er eens iets misgaat, maar check van tevoren of er professionele technici en apparatuur aanwezig zijn.