Een kerstpakket of een ander eindejaarsgeschenk is een goede manier om uw medewerkers te bedanken voor een jaar hard werken. In de praktijk blijkt dat dit enorm wordt gewaardeerd.
Werkkostenregeling
Sinds de invoering van de werkkostenregeling (WKR) moet u in beginsel over de waarde van het kerstpakket (inclusief btw) oftewel 80% eindheffing betalen, dan wel dit voordeel verlonen op de loonstrook van uw werknemers. Hoe pakt u dit slimmer aan?
Vrije ruimte benutten.
Het is raadzaam goed te kijken naar de mogelijkheden die de zogeheten ‘vrije ruimte’ u biedt. U mag namelijk in 2021 3% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere van uw loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Vaak wordt deze vrije ruimte gebruikt voor bijv. een fiets van de zaak of andere speciale verstrekkingen die normaal gesproken belast zouden zijn.
Inschatting vrije ruimte maken
Het is dus raadzaam om voorafgaand aan het bestellen van de kerstpakketten een inschatting te maken van de in 2021 nog beschikbare vrije ruimte aan de hand van de hiernavolgende stappen.
Vraag de fiscale loonsom voor 2021 op bij uw salarisadministrateur. De vrije ruimte voor 2021 bedraagt 3% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere van uw loonsom.
Tel alle vergoedingen en verstrekkingen die u in 2021 in de vrije ruimte heeft opgenomen en nog wilt opnemen, exclusief de kerstpakketten, bij elkaar op. Denk hierbij aan het personeelsfeest, fietsen van de zaak, etc.
Is het totaal van deze vergoedingen en verstrekkingen kleiner dan uw vrije ruimte, dan kunt u het verschil benutten voor de kerstpakketten.
Is het totaal van deze vergoedingen en verstrekkingen groter dan uw vrije ruimte, dan moet u over het overschot 80% eindheffing betalen. Er is dan geen ruimte meer om de kerstpakketten in de vrije ruimte op te nemen.
Hoe zit het met de btw?
In beginsel is de btw op personeelsverstrekkingen aftrekbaar. Dit is alleen anders als u op jaarbasis voor meer dan € 227 aan uw personeel heeft verstrekt. Denk hierbij aan de kerstpakketten, een personeelsfeest op locatie of de kosten van bedrijfsfitness die u voor uw rekening neemt. Komt u boven het maximum van € 227 per werknemer, dan mag de btw niet worden verrekend. In dat geval kunt u deze btw uiteraard wel als kostenpost opvoeren.
Ingeleend personeel?
Hoe zit het dan als u uw uitzendkrachten en medewerkers die bij u gedetacheerd zijn ook een kerstpakket wilt geven? Deze medewerkers zijn niet bij u in loondienst en vallen dus niet onder de WKR. Wilt u aan hen een kerstpakket verstrekken, dan moet u de belastingheffing afkopen tegen de eindheffingsregeling voor niet-werknemers. Deze bedraagt 45% bij een kerstpakket tot € 136 (inclusief btw). Kost het kerstpakket meer, dan bedraagt de eindheffing 75%.