Inkijken e-mailberichten mag niet zonder toestemming OR
Home Nieuws Arbeidsrecht Inkijken e-mailberichten mag niet zonder toestemming OR
Op 17 augustus 2012 heeft de kantonrechter te Amsterdam zich moeten buigen over de vraag of de ondernemingsraad (hierna: OR) instemmingsrecht heeft ten aanzien van een besluit van de gemeente Amsterdam, Dienst Werk en Inkomen (hierna: DWI).
Het instemmingsrecht van de OR is gebaseerd op artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (hierna: WOR).
DWI hanteert een Gedragscode waarin onder andere is bepaald dat DWI buiten de situaties van een vermoeden van integriteitschending, niet zonder toestemming van de werknemer in de e-mailbox van de werknemer kan kijken.
Het volgende is het geval. Binnen DWI geldt het beleid dat de verzender van een e-mail binnen 24 uur een ontvangstbevestiging krijgt en dat de e-mail binnen 5 werkdagen wordt beantwoord. Op 6 oktober 2011 is er een rapport opgesteld door de Gemeentelijke Ombudsman waarin er melding is gemaakt van binnengekomen klachten over de bereikbaarheid van DWI.
Naar aanleiding van het rapport van de Gemeentelijke Ombudsman heeft DWI voorgesteld om een nieuwe procedure in te voeren. In een overlegvergadering met de OR heeft DWI het voorgenomen besluit overhandigd waarin onder andere het volgende vermeld stond:
"Voor de mail geldt dat we streven naar een beantwoording binnen 24 uur.(…) Om aan deze dienstverleningsafspraak te kunnen voldoen gelden een paar voorwaarden: (…) Machtig je buddy en je teammanager voor toegang tot je mailbox. Als je langer afwezig bent, kan je buddy of je manager in je mailbox. (…) Mocht je vergeten zijn de buddy of teammanager te machtigen of je bent onverwacht afwezig, dan kan de teammanager via het bedrijfsbureau S&M toegang tot je mailbox krijgen. Hij wordt dan tijdelijk gemachtigd. (…)".
De OR heeft te kennen gegeven het niet eens te zijn met het voorgenomen besluit en heeft zich op het standpunt gesteld dat het voorgenomen besluit instemmingsplichtig is op grond van artikel 27 WOR. DWI heeft aan de OR laten weten het hier niet mee eens te zijn.
Op 20 juni 2012 is er binnen DWI medegedeeld dat iedereen een collega of teammanager moet machtigen om toegang tot de mailbox te krijgen, en dat bij afwezigheid langer dan één dag deze collega of teammanager de mailbox in de gaten zal houden. In het geval dat iemand is vergeten om een collega of teammanager te machtigen, kan de teammanager via het bedrijfsbureau S&M toegang tot de mailbox krijgen.
De OR heeft op 13 juli 2012 de nietigheid van het besluit van 20 juni 2012 ingeroepen en daarbij verwezen naar het instemmingsrecht zoals bepaald in artikel 27 lid 1 onder k en l van de WOR.
Vordering OR
De OR vorderde DWI met onmiddellijke ingang te verbieden uitvoering te geven aan het besluit van 20 juni.
De kantonrechter overwoog als volgt. De OR heeft gesteld dat destijds aan de OR het instemmingsrecht is gegeven met betrekking tot de vaststelling van de Gedragscode. Het verlenen van instemmingsrecht houdt in dat de OR ook instemmingsrecht heeft met betrekking tot wijzigingen van die Gedragscode, of met regelingen die materieel een wijziging van de Gedragscode betekenen.
Het besluit van 20 juni brengt met zich dat DWI ook buiten het geval van een vermoeden van integriteitschending in de e-mailbox van een medewerker kan kijken, namelijk in die gevallen dat de medewerker niet een collega of teammanager gemachtigd heeft om in zijn inbox te kijken. Het besluit van 20 juni betekent de facto een wijziging van de Gedragscode. Voor die wijziging was instemming van de OR nodig, aldus de kantonrechter.
DWI heeft de OR niet om instemming met het besluit gevraagd en de OR heeft die instemming ook niet uit zichzelf gegeven. Het besluit is daarmee nietig. De OR heeft die nietigheid ook tijdig ingeroepen, zodat de kantonrechter de vordering van de OR heeft toegewezen.