En dan ben je ineens de preventiemedewerker van je bedrijf! Van harte gefeliciteerd! Je baas heeft je officieel gevraagd of je – al dan niet vrijwillig – preventiemedewerker wilt worden en je hebt ja gezegd, want arbeidsomstandigheden zijn nou eenmaal belangrijk. Je baas zegt er wel direct bij dat je het gewoon naast je lopende werkzaamheden moet doen – het moet niet te veel tijd gaan kosten. Er zijn in jullie bedrijf tenslotte niet al te veel risico’s en alles is al twintig jaar goed gegaan, toch?
Dus je leest eens wat op internet over de Arbowet, zoekt op wat de wettelijke taken zijn van een preventiemedewerker, praat eens wat met collega’s en dan begin je je af te vragen:
Hoe werkt die Arbowet eigenlijk? Omgekeerde bewijslast? Ongevallen? Inspectie SZW? Help – ik heb veel meer kennis nodig!
Een ding moet je goed voor ogen houden: als preventiemedewerker ben je niet verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden. Deze verantwoordelijkheid ligt te allen tijde in de hiërarchische – dat wil zeggen leidinggevende – lijn. De directeur is eindverantwoordelijk – punt. Je mag actie ondernemen bij levensbedreigende situaties – zoals iedere medewerker – maar je moet een probleem op het gebied van arbo en veiligheid altijd in de lijn leggen. Jij bent ondersteunend en adviserend, je helpt de baas bij het oplossen van de problemen.
Als preventiemedewerker fungeer je als spin in het web van arbeidsomstandigheden binnen je bedrijf. Je kunt zijn aangesteld voor een locatie, een afdeling of een specifieke taak. Dit moet je goed met je baas afspreken – het is belangrijk dat je een goede afbakening hebt van je werkterrein.
Hoe risicovol is het bedrijf? De taken bij een kantoororganisatie vergen nu eenmaal minder tijd dan bij een machinefabriek of een bouwbedrijf.
Wat is het ambitieniveau van het bedrijf op het gebied van arbo en veiligheid? Als het management beseft en uitstraalt dat arbo belangrijk is dan zul je meer taken kunnen en moeten oppakken. Als het management arbo en veiligheid maar onzin vindt is het zeer lastig om je taken goed uit te voeren.
Wat is er al gedaan qua arbo in het bedrijf? Is de RI&E uitgevoerd en actueel? Is er een plan van aanpak? Is de BHV-organisatie op orde? Is er aandacht voor onderhoud en keuringen van machines en PBM? Is er aandacht voor instructie en voorlichting? Worden er inspectierondes gelopen?
Maak met je baas reële werkafspraken over de benodigde tijd en stel op schrift wat wel en niet bij je takenpakket hoort. Plan je activiteiten en stel reële doelstellingen. En plan regelmatig met de leidinggevenden een voortgangsbespreking in, want veiligheid is hun verantwoordelijkheid.
Zorg ervoor dat je een praktijkgerichte opleiding voor preventiemedewerker kunt volgen als je nog niet genoeg kennis en ervaring hebt. Het is ideaal om het leertraject van preventiemedewerker incompany te doen onder begeleiding van een ervaren coach en tegelijkertijd mee te draaien bij het uitvoeren van de RI&E. Hiervan leer je het meest – je gaat het bedrijf met arbo-ogen bekijken. Zorg er dus voor dat je betrokken wordt bij de uitvoering van de RI&E, maar maak wel duidelijk dat de uitvoering van de RI&E niet jouw verantwoordelijkheid is. Die verantwoordelijkheid ligt in de lijn, jij bent er om de leidinggevenden te ondersteunen en te adviseren.
Zorg er tenslotte voor dat je een beroep kunt doen op (externe) deskundigheid, sluit hiervoor bijvoorbeeld een ondersteuningscontract af.
Met ingang van december 2015 is het eenvoudiger geworden om een matiging te krijgen op een boete van SZW bij een overtreding op de Arbowetgeving. Maar daar moet het bedrijf wel iets voor doen!
Tot december 2015 was het zo dat een werkgever een matiging op zijn boete kon krijgen als hij kon aantonen dat hij een goede RI&E en plan van aanpak had. Als hij deze had kon hij gebruik maken van de volgende matigingsgronden. Als een werkgever echter geen RI&E en plan van aanpak had vervielen alle volgende matigingsgronden. En als de tweede matigingsgrond niet aanwezig was kon hij geen gebruik maken van de derde matigingsgrond etc etc. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat het niet terecht is dat een werkgever die geen actuele RI&E heeft – maar wel een goed geïmplementeerd arbobeleid heeft met bijvoorbeeld aantoonbaar toezicht en voorlichting – geen aanspraak kan maken op matigingsgronden.
De nieuwe wetstekst omschrijft vier situaties die elk afzonderlijk een reden kunnen zijn voor een matiging van de boete van SZW. Elke matigingsgrond weegt voor 25% mee. Deze redenen zijn:
De risico’s van het bedrijf zijn voldoende geïnventariseerd en een veilige werkwijze is ontwikkeld die voldoet aan de vereisten van het bepaalde bij of krachtens de Arbowetgeving.
Eigenlijk is het heel eenvoudig; zorg dat je een systeem hebt waarbij je deze bovenstaande matigingsgronden kunt aantonen.
Dus zorg ervoor dat je een goede, actuele RI&E hebt en dat je de voorgestelde maatregelen ook uitvoert.
Als men dus werkt met VCA of OHSAS 18001 is het bovenstaande eenvoudiger aan te tonen. Bij boetes kan een investering in VCA of OHSAS zich dus makkelijk terugverdienen. De Raad van State heeft het hebben van het VCA-certificaat al als een matigingsgrond genoemd.