CRM > Uitbreidingen op CRM functies > Helpdeskmodule > Factureren van cases
De helpdeskmodule beschikt ook over de mogelijkheid om cases te factureren. Dit dient ingeschakeld te worden in 'Parameter modules', tabblad 'CRM-functies' - 'Helpdeskbeheer' – 'Escalatie/facturatie' – 'Mogelijkheid tot factureren cases'.
Als een helpdeskcase wordt gemaakt kan worden ingesteld of deze moet worden gefactureerd of niet. Dit kan via het veld 'Financiële status'. Standaard heeft dit veld 3 mogelijkheden : 'Niet te factureren', 'Mag gefactureerd worden' en 'Gefactureerd'. Ook eventuele extra financiële statussen in de 'Parameter modules' te definiëren.
Voorwaarden om een case te kunnen factureren zijn:
- De financiële status van de case moet op 'Mag gefactureerd worden' staan.
- De case moet afgesloten zijn.
- Er moet een oplossing ingevuld zijn.
- Er moet een tijdsduur zijn.
Als men een factuur maakt voor een bepaalde relatie dan kiest men onderaan het facturatiescherm voor 'Document inlezen' – 'Helpdeskcase'. DBFACTw gaat vervolgens alle cases ophalen voor die klant die mogen gefactureerd worden en deze tonen in een grid.
Men kan één of meerdere cases tegelijk factureren. Het factureren gebeurt op basis van de tijdsduur van de case. In het scherm 'Parameter modules' kan men instellen welk artikel moet gebruikt worden voor de werkuren en tevens kan hier de facturatie-eenheid in minuten ingesteld worden.
Ook is het mogelijk via de helpdesk werklijst een case te laten aanrekenen via een leveringsbon of factuur. Voor meer informatie klik hier. Het aanrekenen van een case is gekoppeld aan recht 172 (Wijzigen financiële status / aanrekenen van cases)
Een case heeft een totale duur van 20 minuten. De facturatie-eenheid staat ingesteld op 15 minuten. Bij facturatie van de case gaat er 2 éénheden aangerekend worden. Er wordt dus altijd naar boven afgerond.
Het aantal kan natuurlijk achteraf nog aangepast worden.
Er worden ook case-gegevens vermeld op de factuur zodat ten allen tijde kan nagekeken worden over welke case het gaat op de factuur.
Als een case is gefactureerd wordt het factuurnummer gekoppeld aan de case. Als men de gefactureerde case nadien oproept staat de financiële status op 'Gefactureerd' en kan men door op het facturatie-icoontje te klikken de factuur snel opvragen.
Een gefactureerde case kan niet meer worden heropend !
In het rapportagescherm is de mogelijkheid voorzien om een lijst te tonen van alle gefactureerde cases.