Uitnodiging en promotie evenement - Evenementengigant.nl
Uw evenement promoten begint al bij het maken van de uitnodigingenlijst en de uitnodigingsbrief. Het is belangrijk dat u niemand vergeet uit te nodigen, want dat zal niet worden gewaardeerd. Bij het samenstellen van de uitnodigingslijst is het daarom niet verkeerd om hulp te vragen aan anderen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij een bedrijfsfeest ook gepensioneerden en oud-medewerkers uitnodigen en is het bij een extern evenement misschien ook passend om de leveranciers of zelfs de pers uit te nodigen. Wanneer u de complete lijst heeft, controleer deze dan nogmaals volledig om te zorgen dat u echt niemand vergeet.
Checklist evenement uitnodiging
Niets is een grotere teleurstelling dan wanneer mensen die hebben toegezegd, uiteindelijk zonder afmelding niet komen opdagen bij uw evenement. Door middel van onderstaande checklist kunt u deze teleurstelling zo veel mogelijk voorkomen:
Maak de uitnodigingsbrief niet te lang. Vermeld in ieder geval tijd, locatie, datum en thema en vraag mensen om te reageren.
Verstuur de uitnodiging op tijd zodat mensen tijd hebben om hun agenda vrij te houden.
Maak het voor de uitgenodigde gemakkelijk om te reageren. Stuur bijvoorbeeld een inschrijfformulier mee en probeer zo veel mogelijk gegevens van te voren al in te vullen. Maak van het registratie- of antwoordformulier ook iets leuks, zodat de gast weer enthousiast wordt.
Probeer (lokale) media te betrekken bij uw evenement. Plaats bijvoorbeeld een advertentie of stuur een persbericht. Genodigden voelen zich dan eerder gevleid dat zij uitgenodigd zijn voor uw evenement.
Indien realistisch, bel genodigden die nog niet gereageerd hebben uiterlijk twee weken voor het evenement op.
Nodig de genodigden ook persoonlijk uit. Zij worden dan nog een keer herinnerd aan het evenement en weten dat u rekent op hun komst.
Het promoten van een evenement gaat tegenwoordig heel anders dan vroeger. Dit komt natuurlijk door het digitale tijdperk, waarin bijna alles voor een evenement digitaal wordt geregeld. Dit geldt ook voor de promotie van uw evenement:
Laat uw publiek spreken. Dankzij het internet is het eenvoudig om met uw publiek in gesprek te gaan. Hiervoor kunt u verschillende evenemententools gebruiken zoals Sli.do.
Gebruik social media. Via social media kunt u voor, tijdens en na het evenement met uw publiek spreken. Daarnaast kunnen zij hun content van het evenement delen en verspreiden, zoals video's en foto's. Zij kunnen ook bij mensen die er niet zijn geweest een bepaalde buzz creëren. U bouwt als het ware een echte community op.
Laat een app bouwen. Meer dan 80% van de tijd die we met onze smartphone bezig zijn, wordt besteed aan apps. Een app voor uw evenement kan de ervaring van uw bezoekers verbeteren. Daarnaast kunt u er zelf vaak veel informatie over uw bezoekers uithalen.
Zorg dat uw evenement te staan komt op websites met evenementenlijsten. Het publiek wordt hierdoor aangesproken en het is een kostenefficiënte manier van promotie.
Vergeet de uitnodiging en promotie van uw evenement niet, anders is de hele organisatie voor niets geweest!