Het ziekenhuis wijst functionarissen uit een of meerdere beroepsgroepen aan die het donatiegesprek mogen voeren. Het ziekenhuis vult dit in op het invulvel (zie Bijlage 1).
De functionaris die met de naasten het gesprek over donatie aangaat, is er enkel voor de patiënt en zijn naasten. De norm is dat deze functionaris geen enkele betrokkenheid heeft bij de patiënten die op de wachtlijst voor een orgaan- en/of weefseltransplantatie staan. Als de naasten dit wensen, is het mogelijk om andere professionals bij het gesprek te vragen. De functionaris kan de naasten ook actief wijzen op de mogelijkheid daartoe. Denk hierbij aan een maatschappelijk werker, een psycholoog of een geestelijk verzorger.
Daarnaast kunnen ook andere artsen of specialisten ondersteuning bieden bij het gesprek. Om goede informatie over donatie te kunnen geven, is het belangrijk om bij het donatiegesprek een arts aanwezig te laten zijn die de training ‘Communicatie rond Donatie’ heeft gevolgd, of die ervaring heeft met het bespreken van donatie. Bij orgaandonatie is dit laatste verplicht.