FAQ Assist | Vlamo
Heb je een specifieke vraag over werken in Assist? Op deze pagina beantwoorden we enkele veelgestelde vragen.
Assist START versus Assist PLUS
Account / inloggegevens
Ledengegevens importeren via Excel
Ledenregister AV en Bestuur (vzw-helper)
Klankbord-abonnement
Stuur dan een mailtje naar ledenadministratie@vlamo.be.
Wat is het verschil tussen Assist START (gratis versie) en Assist PLUS?
Account / activatie
Hoelang is de activatielink geldig?
We hebben al een abonnement op Assist START. Moeten wij nog iets activeren?
In dat geval hoeven jullie in principe niet meer op de activatielink te klikken. Jullie abonnement staat dan al gekoppeld aan de databank van VLAMO en dus jullie kunnen gewoon verder werken in Assist zoals voordien. Enkel komt er voor jullie het luikje 'Leden' bij waar je naast de boekhouding ook jullie leden dienen in te beheren. Je mag dus gewoon aanmelden met je gebruikelijke e-mailadres en wachtwoord dat je zelf hebt gekozen.
Moeten we steeds inloggen via 1 account/e-mailadres of zijn er meerdere inlogaccounts mogelijk per vereniging?
In Assist START, het abonnement dat inbegrepen zit in het lidmaatschap van VLAMO, kun je met slechts 1 account per vereniging aanmelden. Iedereen gebruikt dus hetzelfde e-mailadres en wachtwoord en je kan dus geen rechten toekennen aan meerdere accounts.
In Assist PLUS kan dit wel en kan je zoveel gebruikers toevoegen als nodig, elk met een eigen e-mailadres en wachtwoord. Daarnaast kan je dan per account bepalen tot welke rubrieken deze gebruiker toegang heeft en met welke rechten: enkel leesrechten of ook schrijfrechten. De beheerder van jullie abonnement kan deze rechten aanpassen via de rubriek 'Opties' - 'Gebruikers toevoegen en bewerken'.
Verloopt alle VLAMO-communicatie (bv. nieuwsbrief, facturatie) vanaf nu enkel via het e-mailadres waarmee onze vereniging inlogt in Assist?
Neen. Het e-mailadres dat je gebruikt om aan te melden in Assist staat volledig los van andere communicatie met VLAMO. Indien nodig, zal er op dat e-mailadres enkel communicatie vanuit Assist verstuurd worden, over de werking van het programma of aankondigingen van nieuwe mogelijkheden. Alle andere communicatie met VLAMO zal gebeuren via de contactgegevens die je in Assist opgeeft onder de rubriek 'Vereniging' - 'Algemene gegevens van de vereniging' en dan onder 'Contactgegevens' en 'Financiële gegevens'. Daar geef je het e-mailadres op van de correspondent en de factuurontvanger.
Geen probleem, dit kan de besten overkomen. Als je het e-mailadres nog kent waarmee je je aanmeldt, klik dan hier om een nieuw wachtwoord op te vragen.
Een link om een nieuw wachtwoord aan te vragen vind je hier terug.(?)
Let er op dat je bij Werkjaar het huidige werkjaar hebt geselecteerd en bij Welke Leden: 'alle leden'.
Zijn we verplicht om lidnummers toe te kennen aan onze leden?
Waar vind ik het aansluitingsjaar/inschrijvingsdatum van een lid terug?
Kunnen we oude ledenlijsten terugvinden in Assist?
In Assist is het mogelijk om te selecteren op werkjaar (vanaf 2020) - zie tabblad Leden > Lidmaatschap per lid beheren. Ledenlijsten die dateren van voor de omschakeling naar Assist (juli 2020) kan je niet meer terugvinden.
Hoe zet ik mijn ledenlijst over naar het volgende werkjaar?
Met dit filmpje leer je in 2 minuten hoe je je leden kan overzetten van het ene naar het andere werkjaar.
Kan ik opzoeken of een lid al ingeschreven is bij VLAMO of moet ik alle gegevens opnieuw ingeven?
Door de strengere GDPR-regels is het niet meer mogelijk om zomaar gegevens van een reeds ingeschreven lid bij VLAMO over te nemen. Je zal dus in jouw abonnement alle gegevens zelf moeten ingeven. Op zich is dat ook logisch, want anders kan eigenlijk iedereen die toegang heeft tot de VLAMO-databank aan alle gegevens van zo'n 60.000 leden… ook aan jouw persoonsgegevens dus. ;-)
Wat met de verplichte velden bij het ingeven van een nieuw lid?
Ledengegevens aanpassen
Mijn adresgegevens (of andere) zijn gewijzigd. Hoe kan ik die aanpassen?
Wijzigingen van gegevens die van toepassing zijn op je lidmaatschap bij VLAMO geef je door aan de groepsverantwoordelijke van de vereniging(en) waarvan je lid bent.
Hoe kan ik meerdere functies toekennen aan een lid?
Via de rubriek 'Leden importeren en updaten' is het mogelijk om een Excel te exporteren, in die Excel voor alle leden gegevens aan te passen en dan die aangepaste Excel terug op te laden. Dat is een handigere manier om gegevens bij verschillende leden in één keer aan te passen. Je zal merken dat eerst alle gegevens correct moeten opgeladen zijn (er moeten dus overal groene vinkjes staan in die lijst). Pas dan kan je naar de volgende stap, waar je nog een laatste keer zal moeten bevestigen of je de gegevens wilt overschrijven. Pas wanneer je die stap gedaan hebt, worden de gegevens aangepast. Het is dus normaal dat je de aanpassingen nog niet meteen te zien krijgt.
Selecteer bij 'Stap 1' het juiste werkjaar, nl. '2020'.
In de tab "Vzw-helper" in Assist staan in het linkermenu de keuzeopties "ledenregister algemene vergadering" en "bestuur". Moeten die apart manueel ingegeven worden?
Het klopt dat er geen koppeling is met de rubriek Leden, of beter gezegd: die koppeling wordt niet automatisch gemaakt. Je zal dus eenmalig de lijst moeten ingeven, zo ook voor het bestuur.
Onderaan kan je het 'Verzekeringsattest 2020' downloaden.
De verzekering vormt een onderdeel van het VLAMO-lidmaatschap. Bij optie 1 hoort een basisverzekering, de opties 2, 3 en 4 bieden hogere waarborgen bij de verzekering.