Hoe het meest efficiënt te werken met Nmbrs® – Visma Nmbrs Payroll NL
Hoe het meest efficiënt te werken met Nmbrs®
Nmbrs® neemt je het werk letterlijk uit handen. De automatische signaleringen, de HR dashboards, de employee self service (ESS) en de manager self-service (MSS) zorgen ervoor dat je met minimale inspanning een optimale HR dienstverlening kunt aanbieden.
Maar hoe richt je dit in de applicatie in als Accountant, en hoe gebruik je dit in de praktijk, zodat je Nmbrs® het meest efficiënt gebruikt en meer tijd overhoudt voor advieswerkzaamheden?
Hieronder een overzicht van alle mogelijke instellingen die je helpen om Nmbrs® zo efficiënt mogelijk te gebruiken.
Klant en medewerker toegang geven
Salarisrun
Mutatieformulieren / snelinvoer
Master niveau settings
Wanneer klanten en medewerkers van klanten toegang hebben tot Nmbrs®, werkt dit ontzettend efficiënt, omdat zij nu zelf bepaalde acties kunnen uitvoeren en documenten kunnen openen.
Klanten toegang geven
Medewerkers, managers en collega's toegang geven
Je kunt precies aangeven welke niveaus en welke dashlets de gebruiker mag zien en bewerken. Dit doe je door een zogenoemde template user te kiezen, aan te maken of naar wens aan te passen.
Wanneer klanten zelf documenten kunnen openen en opslaan, is het niet langer nodig om bijvoorbeeld loonstroken uit te printen. Dit bespaart papier en tijd, en dus geld.
Het runnen van een salarisverwerking kan zeer efficiënt in Nmbrs®. Voor het runnen kan de periode snel gecontroleerd worden door middel van de automatische Run controle. In dit scherm zie je alle meldingen, waarschuwingen en fouten die voorafgaand aan de run door het systeem zijn geconstateerd, hierop kun je actie ondernemen en daarna de run opstarten.
Bij het runnen van (grote) bedrijven kan dit proces op de achtergrond worden uitgevoerd, waardoor er niet gewacht hoeft te worden op de salarisverwerking. Er kan verder gewerkt worden in andere bedrijven totdat de run is afgerond.
Na het runnen kan de salarisoutput efficiënt en snel gecontroleerd worden op mutaties door middel van het standenregister. Hiermee kun je óf per medewerker óf per looncomponent de bedragen en bijbehorende percentuele verschillen tussen de huidige periode en de vorige periode zichtbaar maken, en deze controleren.
Het gebruik van mutatieformulieren is de meest efficiënte manier om mutaties te (laten) verwerken), aangezien de klant of de medewerker van de klant nu zelf de mutaties invoert. De meeste mutaties worden aangevraagd door een gebruiker en kunnen worden goedgekeurd door een andere gebruiker. Bij het goedkeuren van de mutaties worden deze overgenomen in de database van Nmbrs®, waardoor het overtypen van gegevens uit e-mails niet meer nodig is.
Mutatieformulieren employee
Het dashlet Snelinvoer kunnen snel variabele loon- en/of urencodes opgevoerd worden, te vergelijken met de import/export tool.
De Workflow module maakt het mogelijk om in Nmbrs® per bedrijf in te richten welke (salaris en HR)activiteiten per periode (automatisch) moeten worden uitgevoerd, en wie er signalen ontvangt van deze gedane acties. De workflow zorgt voor een grote mate van efficiëntie, omdat alle taken omtrent de salarisverwerking, zoals run uitvoeren en het aanmaken/verzenden van de loonaangifte, pensioenexport en journaalpost, automatisch gedaan kunnen worden. Aan elke taak kan de volgende taak gekoppeld worden, zodat na het afhandelen van de ene taak automatisch de volgende wordt uitgevoerd. Als alle taken opeenvolgend ingesteld worden kan de gehele verloningscyclus volledig (automatisch) doorlopen worden.
Er is ook een handig overzicht te krijgen van de status van de salarisverwerking van alle (of een deel van de) klanten en/of de openstaande activiteiten. Deze activiteiten kunnen dan ook direct vanuit het tabblad Workflow eenvoudig uitgevoerd worden.
Op het Master niveau kun je bepaalde instellingen voor al je klanten onderhouden in een CAO model, zodat je zeer snel en efficiënt de inrichting van klanten kan aanpassen. Zo kun je hier loonmodellen, urenmodellen, grootboekschema's en eigen brancheregelingen aanmaken en onderhouden, en deze koppelen aan een groep (branche) klanten via het CAO Model.
Dit scheelt veel onderhoudswerk omdat in één keer een aanpassing doorgevoerd kan worden voor (een groep) klanten. Bijvoorbeeld een loon- en urenmodel per branche inrichten en deze gebruiken voor alle klanten die deze branche gebruiken.
Loonmodellen
Urenmodellen
Grootboekschema's
Door middel van default bedrijven en default medewerkers kun je bepaalde instellingen makkelijk onderhouden en kopiëren bij het aanmaken van bedrijven of medewerkers. Default bedrijven kun je koppelen aan een CAO model en zo makkelijk instellingen onderhouden bij groepen klanten.
Default bedrijven
Door het gebruik van bepaalde koppelingen kunnen gegevens efficiënt en snel naar andere systeem gestuurd worden, of opgehaald worden uit Nmbrs®. Bijvoorbeeld de journaalposten via een koppeling automatisch laten verzenden naar Twinfield.
Door het gebruik van de factureringsmodule kun je snel en eenvoudig klanten factureren op basis van de gegevens die Nmbrs® produceert.
Factureringsmodule
Op het Master niveau kun je ook bepaalde HR instellingen voor klanten bijhouden, zoals functiemodellen en externe relaties (bijvoorbeeld Arbo diensten).
Via de import/export tool kun je op elk niveau in Nmbrs® snel gegevens toevoegen. Ook kun je op een eenvoudige manier gegevens exporteren voor bijvoorbeeld controle werkzaamheden.
In Nmbrs® zijn verschillende wizards die je kunt gebruiken om snel en eenvoudig (meerdere) acties handmatig uit te voeren.
Op het tabblad Instellingen (Master niveau) zijn de volgende wizards beschikbaar:
Workflow bedrijven run (een aantal bedrijven runs in 1 keer opstarten)
Workflow werkperiode (voor een aantal bedrijven in 1 keer mutaties controleren)
Workflow loonaangifte (voor een aantal bedrijven in 1 keer loonaangiftes aanmaken en verzenden)
Workflow pensioenexport (voor een aantal bedrijven in 1 keer pensioenexports aanmaken en verzenden)
Bedrijven jaarwissel (voor een aantal bedrijven in 1 keer de jaarwissel uitvoeren)
Start up wizard (voor nieuwe bedrijven de setting Testbedrijf aan/uit zetten en de schaduwruns verwijderen)