Dit zijn treffens waarbij verschillende soorten voertuigen betrokken zijn zoals oldtimers, limousines, terreinwagens, american cars, motoren, trikes, �. Zowel recente als oudere modellen.
Om een dergelijke groep bij elkaar te houden tijdens een groepsrit is er heel wat voorbereiding nodig maar ook een heel goed voorbereide groep Wegkapiteins.
De voorbereiding(en):
Wij vragen U om ons zo snel mogelijk de af te leggen weg te bezorgen, het adres van de eventuele tussenstop alsook het mogelijk aantal deelnemers en welke soorten voertuigen er aanwezig zullen zijn. Graag ook een hoofding van het evenement.
Dit kan op meerdere wijzen gebeuren:
- Een beschrijving van straat per straat
- Een plan via een internet routeplanner
- Op GPS-bestand
Een afspraak met een van onze Gidsen waarmee U dan de route rijdt. De Gids installeert zijn GPS in uw wagen en �registreert� de route.
Wanneer de route in ons bezit is verwerken wij deze op GPS en sturen U een kopie van de route, in een leesbaar programma (vb excel) ter goedkeuring. Indien er fouten zijn worden deze aangepast en wordt het plan telkens opnieuw opgestuurd tot alles juist is.
Eens het plan goedgekeurd is gaat de Gids over tot verkenning van de route. Ook indien hij met U de route reeds gereden heeft of in een GPS-bestand gekregen heeft. De Gids neemt nota van alle mogelijke verkeerssituaties, staat wegdek, type wegen, �, en telt hoeveel Wegkapiteins hij zal nodig hebben. Indien er situaties voorkomen waarbij een aanpassing van de route wenselijk is, dan worden deze voorstellen doorgestuurd naar de routeverantwoordelijke van uw organisatie samen met de reden waarom.
Onze Gids zal dan in samenspraak met uw routeverantwoordelijke de nodige aanpassingen aan de route uitvoeren. Indien er een hele grote groep deelnemers verwacht wordt, dan voorziet de Gids ook doorsteekmogelijkheden voor de Wegkapiteins indien het parcours dit toelaat. Dit verminderd het nemen van risico�s door de Wegkapitein en komt de veiligheid van iedereen ten goede. Al deze details worden genoteerd in een briefingdocument en wordt opgestuurd naar al de Wegkapiteins die zullen aanwezig zijn.
De Gids voert nog een laatste verkenning uit een week voor datum en checkt alle notities. Deze verkenning zorgt er voor dat er nog aanpassingen kunnen uitgevoerd worden indien nodig. Het aantal Wegkapiteins dat de Gids �uitgeteld� heeft, wordt steeds vermeerderd met 3 of 4 extra. Dit om onvoorziene situaties op te vangen. De dag van afspraak worden de Wegkapiteins nog eens gebrieft en worden de taken verdeeld.
Enkele uren voordien...:
Lang voor het vertrek zijn de Wegkapiteins reeds ter plaatste om U te helpen op de parking om de motoren en/of trikes zodanig te laten parkeren dat er vlot kan vertrokken worden. U kan best begrijpen dat hier rekening moet gehouden worden met de mogelijkheid van de voertuigen. Zo is het bijvoorbeeld uitgesloten een oldtimer als laatste wagen te laten rijden.
De Wegkapiteins maken kennis met de deelnemers om hun vertrouwen te winnen. Wij maken folders (tweetalig) waarop de hoofding van uw evenement staat en enkele richtlijnen voor de deelnemers.
Net voor vertrek worden alle deelnemers gebrieft door de Gids. Het vertrek van de parking wordt geregeld door 1 of 2 Wegkapiteins in samenwerking met enkele leden van uw organisatie.
Bij start van ( en tijdens) de rit :
- De Gids rijdt steeds met de Wegkapiteins iets voorop om te kunnen anticiperen op de verkeerssituaties.
- De voertuigen worden opgesteld tussen een vaste begeleider als Kopman en een Afsluiter.
De Kopman rijdt als eerste van de groep motorrijders/trikes en bepaald de snelheid. Dit is belangrijk om de groep gesloten te houden. We rijden immers onder het motto �samen uit, samen thuis�. De snelheid die de kopman bepaald is ook van belang voor de Wegkapiteins want deze mogen de groep maar inhalen tegen de maximum toegelaten snelheid.
De afsluiter zorgt er voor dat er geen verkeer achter de laatste motorrijder/trike komt �drummen� en zorgt er ook voor dat de Wegkapitein van dienst veilig kan invoegen en ook niet gehinderd wordt door het achteropkomend verkeer. Vermits wij in radiocontact staan met elkaar kunnen wij snel bepaalde situaties doorgeven en dus ook snel reageren.
Ook tijdens de eventuele tussenstop zorgen de Wegkapiteins er voor dat het parkeren en vertrekken op een vlotte en veilige manier gebeurd. Deze voorbereidingen geven ons de kans een optimale samenwerking te bekomen tussen alle betrokken diensten en optimaal voor de veiligheid van iedereen te zorgen.
Zoals je merkt, veiligheid en zorg voor een foutloos en ongevalvrij verloop komt bij ons op de eerste plaats. Neem gerust even de tijd om ook onze andere begeleidingen en informatie op onze website te lezen.