Handleiding 'Orders importeren als webshop' | Curious kennisbank
YesHugo Delivery | Webshops
Handleiding 'Orders importeren als webshop'
Lees hier de YesHugo Delivery gebruiksaanwijzing voor webshops
» Tip: Klik hier voor de PDF-versie.
Stap 1) Inloggen
Ga naar https://app.delivery.yeshugo.com. Vul je emailadres en wachtwoord in en klik op 'log in'.
Na het inloggen opent het dashboard. Hier staat een overzicht van je orders.
Stap 2) Nieuwe orders importeren
Ga naar 'Orders' en vervolgens naar 'Orders importeren'.
Er wordt een nieuwe pagina geopend. Orders kun je handmatig importeren (optie 1) of met een Excel bestand (optie 2). Importeren met een Excel bestand is handig om meerdere orders in 1 keer te importeren.
Optie 1: Handmatig order toevoegen
Door handmatig een order toe te voegen, vul je de gegevens van jouw klant in. Een deel hiervan krijgt de leverancier te zien om de order te leveren.
Figuur 1 Voorbeeld leeg formulier
De volgende velden moeten ingevuld worden:
Referentienummer (optioneel): Het nummer dat jullie zelf gebruiken, bijvoorbeeld een bestelnummer.
Voor-/Achternaam: Opgegeven naam door klant.
Bedrijfsnaam (optioneel): Indien opgegeven bedrijfsnaam. Het helpt de bezorger om makkelijker de locatie te vinden.
Contact opslaan: Door dit vinkje aan zetten worden de gegeven opgeslagen in het Adresboek. Het klantreferentienummer is automatisch de eerst volgende, je kunt dit ook handmatig aanpassen. Bij een nieuwe bestelling hoeft alleen de naam ingevuld te worden en worden de gegevens automatisch ingevuld.
Tip: Als je zelf al een klantbestand hebt, kun je deze importeren via 'Adresboek'.
E-mail: Het emailadres opgegeven door klant. Hierop ontvangt de klant ook onze notificatiemails en live track & trace.
Telefoon (optioneel): Het telefoonnummer waarop wij en de leverancier de klant kunnen bereiken bij vragen.
Bijzonderheden (optioneel): Bijvoorbeeld afleverinstructies of overige bijzonderheden.
Adres: Vul hier het afleveradres in. Het systeem vult adres en postcode aan. Je kan bijvoorbeeld alleen postcode + huisnummer invullen en vervolgens het juiste adres aan klikken.
Ophalen vanaf (optioneel): De tijd vanaf wanneer de taxi het pakket bij jullie ophaallocatie kan ophalen
Leveren voor (optioneel): De uiterlijke tijd waarvoor de order geleverd moet worden bij de klant.
Aantal collies: Aantal losse pakketten
Figuur 2 Voorbeeld ingevuld formulier
Klik vervolgens op de knop 'toevoegen' de order verschijnt als alles goed is ingevuld bij 'ingevoerde orders'. Ga hierna naar stap 2. Als er iets niet goed is gegaan, staat de order bij 'mislukte invoeringen'.
Optie 2: Drag & Drop order (excelbestand)
In het bovenste gebied van de pagina 'Order importeren' kun je nieuwe orders in bulk toevoegen doormiddel van een Excelbestand.
Figuur 3 Importeren met een Excelbestand
Gebruik hiervoor onderstaande indeling. Een template is hiervoor beschikbaar en aan te vragen via support@yeshugodelivery.com.
Figuur 4 Indeling om met Excel te importeren
Het is ook mogelijk om een aangepaste indeling te gebruiken, bijvoorbeeld een export vanuit eigen software. In onderstaande venster kan dit aangepast worden.
Ingevoerde orders bevestigen
Nadat de order bij 'ingevoerde orders' is verschenen, kan je deze nog nakijken op eventuele fouten. Vervolgens moet je de pakketdienst kiezen. Je kunt ook aangeven dat er een leeftijdscontrole dient uitgevoerd te worden bij aflevering. Door op het groene knopje te klikken wordt de order doorgegeven aan vervoerder. Door op het rode knopje te klikken wordt de order verwijderd.
Na het doorgeven verschijnt de knop 'print label(s)'. Hiermee wordt er een PDF geopend, deze dient geprint te worden en op het pakket geplakt te worden.
Stap 3) Actieve orders bekijken
De order is zojuist doorgeven aan de vervoerder. De order staat nu onder 'Orders' bij 'Actieve orders'.
In de tabel op deze pagina staat een lijst van orders die nog geleverd moeten worden met de bijbehorende gegevens.
Op deze pagina kun je het volgende doen:
Volledige log: Een logbestand bekijken met tijd/datum van het aanpassen van statussen.
Lichtblauwe knop: Opnieuw downloaden van het label.
Groene knop: Link naar (live) track & trace, dit krijgt de klant ook te zien.
Rode knop: Annuleren van de bestelling.
Stap 4) Uitgevoerde orders bekijken
Nadat de order is afgeleverd bij de klant en dit is aangepast door de vervoerder, wijzigt de order van 'Actieve order' naar 'Uitgevoerde order'.
'Uitgevoerde orders' is een historie van orders. Hier kun je ook de volledige log terugvinden, indien er achteraf vragen zijn.
1. Adresboek
Bij het handmatig toevoegen van een order is er de keuze om een contact op te slaan. Als deze is aangevinkt verschijnt deze klant in het adresboek. Hier kun je de gegevens aanpassen of de klant verwijderen uit het adresboek. Ook kun je vanaf dit menu handmatig klanten toevoegen of importeren vanuit een Excel bestand. Het importeren van een klantbestand is aan te raden wanneer klanten vaker bestellen.
2. Facturen
Bij 'Facturen' zie je een overzicht van de facturen van YesHugo Delivery.
Bij 'Koppelingen' kun je alternatieve vervoerders toevoegen of websitekoppelingen (bijv. WooCommerce of mijnwebwinkel). Het aanbod is nog groeiende, laat ons vooral weten op welke koppelingen jullie wachten, ook als deze nog niet op deze pagina staat.