3. Performance Management als instrument voor (zelf)sturing - Geert Haentjens
Er kunnen goede redenen zijn waarom een leidinggevende en zijn medewerker tijdens het afsprakengesprek nog niet helder hebben wat bv. een 'zeer goede' prestatie zal onderscheiden van een 'goede' prestatie. Misschien is het domein waarover ze de afspraak maken nog te onbekend, of zijn ze onzeker over de tijdsbelasting van andere opdrachten.
Het risico bestaat dat de leidinggevende en de medewerker de afspraak dan onvoldoende doorgepraten. Immers de M(eetbaar) van de BeSMARTO wordt niet vastgelegd. Dit zal onduidelijkheid geven voor de medewerker.
Het minimum waarover een medewerker moet beschikken, is de wetenschap wat er van hem verwacht wordt en hoe hij nog meer meerwaarde voor de organisatie kan creëren. Hierbij is het aangeven van de prioriteiten binnen de duivelsdriehoek vaak voldoende.
Bij het uitvoeren van een taak (c.q. project...) komt de KWALITEIT van het werk tegen een bepaalde TIJD voor een bepaalde bepaalde KOST.
Dit is een trilemma.
Immers, verandert men de verwachtingen op één van de drie factoren, dan verandert minstens één van de drie andere peilers.
Bijvoorbeeld, wil men dat de KWALITEIT van een dienst verhoogt, dan zal - binnen een organisatie waarin alle middelen reeds volledig ingezet worden - de dienst slechts later (TIJD) beschikbaar worden en/of de KOST voor de organisatie verhogen (bvb. door meer externe aankopen van arbeid, ondersteunende diensten of deelproducten...)
Vandaar dat een leidinggevende die aan zijn medewerker vraagt om betere KWALITEIT, tevens sneller (vroegere TIJD) én tegen een lagere KOST te produceren:
niet weet waarover hij spreekt of geen prioriteiten durft te stellen...
... of hij zal zijn medewerker suggesties geven hoe dit aan te pakken (hij ontwikkelt zijn medewerker en zal zijn 'capaciteit' verhogen)...
... of zal betere werkmiddelen ter beschikking stellen...
... of wil aan zijn medewerker (impliciet) te kennen geven dat hij zich onvoldoende inspant (bvb. de werktijd onvoldoende benut)
Een leidinggevende die aan zijn medewerker te kennen geeft welke de belangrijkste prioriteiten zijn binnen de duivelsdriehoek, bewijst de medewerker (en daardoor zichzelf en de organisatie) een grote dienst:
hij creërt duidelijkheid over de verwachtingen
... en daardoor meer focus en bereidheid tot inzet bij de medewerker...
... en realistischer verwachtingen bij (interne) klanten
De prioriteiten (KWALITEIT, TIJD, KOST) kunnen per afspraak verschillen. Verschuift de prioriteit in de loop van de uitvoering van de afspraak (bv. naar aanleiding van een budgetopvolging wordt KOST belangrijker) dan is het aan de leidinggevende om dat aan de medewerker kenbaar te maken.