Nacalculeren onbelaste vaste reiskostenvergoeding | Ambitions Accountants & Adviseurs
Nacalculeren onbelaste vaste reiskostenvergoeding
Kennisbank, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, Kennisbank voor de eenmanszaak of vof, belastingen, personeel, Kennisbank voor het MKB (BV), Kennisbank voor het MKB(BV), belastingen, personeel
Heeft u werknemers in dienst die een reiskostenvergoeding krijgen voor meer dan 75 kilometers woon-werkverkeer (enkele reis)? Dan moet u aan het eind van het jaar een nacalculatie doen. Zo kunt u vaststellen of de uitbetaalde onbelaste vaste reiskostenvergoeding niet hoger is dan de maximaal toegestane reiskostenvergoeding op basis van de werkelijke woon-werkkilometers. De nacalculatie moet u meenemen in de laatste loonaangifte over 2018.
Veel werkgevers betalen hun werknemers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer. Voor werknemers die een woon-werkvergoeding krijgen voor een enkele reisafstand van meer dan 75 kilometer, gelden andere regels. Dan moet de werkgever namelijk aan het einde van het jaar nacalculeren of de uitbetaalde onbelaste vaste reiskostenvergoeding niet hoger is dan de maximaal toegestane onbelaste reiskostenvergoeding op basis van de werkelijke woon-werkkilometers.
Stel dat een werknemer een woon-werkafstand heeft van 100 kilometer enkele reis. Hij krijgt een vaste onbelaste vergoeding op basis van 214 werkdagen per jaar:
214 x 100 kilometer x 2 (heen en terug) = 42.800 kilometer per jaar.
Eind van het jaar blijkt dat deze werknemer regelmatig thuis werkte en met vakantie is geweest. Hij reed daardoor slechts 40.000 woon-werkkilometers. Hij ontving dan
(2.800 x € 0,19=) € 532
te veel onbelaste reiskostenvergoeding. Dat bedrag moet de werknemer terugbetalen of zijn werkgever moet het verwerken als belast loon bij de werknemer of als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte.
Het is dus belangrijk het hele jaar te registreren wanneer een medewerker (met een afstand woon-werk van meer dan 75 kilometer) bijvoorbeeld op een andere vestiging of thuis werkte.
Krijgt de werknemer een variabele reiskostenvergoeding? Dan kan de werkgever onder voorwaarden het gemiddelde van de vergoedingen nemen om te bekijken of hij gemiddeld meer dan € 0,19 per kilometer onbelast heeft vergoed.