Prof Kiki de Jonge - ip-4-2020
Prof Kiki de Jonge
Organisatiepsycholoog Rijksuniversiteit Groningen Kiki de Jonge:
'Blended werken wordt de nieuwe standaard'
Als organisatiepsycholoog en coach houdt dr. Kiki de Jonge zich onder meer bezig met de match tussen behoefte en werk. Vandaar dat het voor de universitair docente interessante tijden zijn waarin nieuwe organisatievormen lijken op te komen. Want ook volgens Kiki heeft het thuiswerken van de laatste maanden onherroepelijk consequenties voor de toekomst. 'We gaan naar blended werken waarin we wel moeten kijken naar de persoon. Wat hij of zij oké vindt in de verdeling tussen thuis en kantoor.'
Dr. Kiki de Jonge heeft al eerder onderzoek gedaan naar thuiswerken en is er achter gekomen dat er geen standaardmanier is die werkt. Het hangt erg af van de behoefte en wat voor werkprojecten er liggen. 'Maar iedereen volledig thuis is een absurde switch geweest. Niet alleen krijg je te maken met het thuiswerken zelf, ook met de stress die dat teweeg brengt. Mensen kwamen nu toch in een soort isolement. Daarin verschilt het van het normale thuiswerken. Dat is zeker belangrijk om mee te nemen in de evaluatie. Niet te snel conclusies trekken. Wat bleek is dat mensen dachten dat ze minder productief waren en gingen dan maar door in het weekend of 's avonds. Bij thuiswerken, ook in de coronatijd, zijn mensen geneigd langer door te werken. En daar ligt het gevaar voor leiding¬gevenden. Je kunt dat lastig controleren en moeilijk onder de aandacht brengen dat pauze nemen juist ten goede komt van je werk. Je hoeft niet 24/7 beschikbaar te zijn. Wat dat betreft goed dat jullie van a.s.r. hebben ingevoerd dat medewerkers overdag mochten afschalen.'
Er zijn volgens Kiki veel lessen te trekken uit de werksituatie van de afgelopen maanden. 'Het heeft ook mooie kansen geboden. Het geeft inzichten in wat online kan. Dat die hybride vorm van thuis en kantoor op elkaar aansluiten. Daarin heeft HR ook een taak om te kijken welke structuur je thuis hebt. Kun je je kantoorritme ook thuis halen, heb je ondersteuning nodig om thuis een goed werkritme te vinden? Anderzijds zien we dat mensen die behoefte hebben aan autonomie, het prettig thuis vinden. Die gedijen goed bij het zelf kunnen indelen van de dag en projecten. Het verschilt per persoon waar men behoefte aan heeft.'
De verbinding en contact met collega's, weet Kiki, blijft een uitdaging. 'Bij online werken wordt het taakgerichte goed opgepakt. Het informele wordt gemist. Het kletsen bij de koffieautomaat. Online gaat direct over tot agendapunten. Online informeel contact creëren kan bijvoorbeeld door als leidinggevende even een rondje te doen: hoe zit je erbij? Als iedereen bijvoorbeeld een foto van het uitzicht toont, heb je een mooie informele energizer.'
De diepte in Leuke bijkomstigheid van het thuiswerken is volgens Kiki dat we beter beseffen wat we in onze mars hebben. 'Thuis kunnen we de diepte in, in een flow raken. Dat is lastig op kantoor. Vlak voor corona was de "kantoortuin" al in opspraak. Zo'n open office geeft veel afleiding. Kenniswerkers moeten kunnen focussen. Mooi als dat nu thuis kan en de ontmoetingen op kantoor.' Kiki ziet het als het grootste gevaar dat we terug zouden willen gaan naar het oude. 'Als je de afgelopen periode evalueert moet je je afvragen: wat voor behoeftes hebben onze werknemers? Hoe kunnen we naar een blended vorm? Blijf in gesprek met de medewerker. Voorwaarde is natuurlijk vertrouwen dat ze thuis hun werk doen. Belangrijk is ook dat je als medewerker thuis nog steeds weet bij wie je terecht kunt. Het helpt erg als dat vanuit de leidinggevende benoemd wordt. Ook dat het tijd kost om eraan te wennen. Jullie Mood Monitor bij a.s.r. is al heel mooi. Op individuele basis kan ook een coach nuttig zijn. Om uit te zoeken waar je behoeftes liggen. Wat je nodig hebt om optimaal te werken. Ga nu al daarover in gesprek. Dan kun je werken aan een goede fundering.' Veranderde hiërarchie Naast de eerder genoemde lessen uit de coronacrisis noemt Kiki ook de veranderende hiërarchie. 'Die wordt onmiskenbaar platter. Nooit eerder hebben we meegemaakt dat iedereen van de organisatie in hetzelfde schuitje zit. Dat we vergelijkbare problemen hebben (zie RvB blogs, red.). We begrijpen daardoor mensen beter. Je krijgt meer inzicht in de persoon achter de functie. Ook hebben we ingezien dat veel vergaderingen niet nodig zijn. We kunnen met veel minder toe. Dat scheelt uren per dag waarop je inhoudelijk aan de slag kunt.'
Het is ook een mooi moment om gebruik te maken van de online tools voor bijvoorbeeld brainstormen waar Kiki in haar eigen bedrijf Groeiflow aandacht aan besteedt. 'Als je met elkaar fysiek aan het brainstormen bent, vergeet je soms je eigen visie omdat dominantere collega's je voor zijn en aandacht opeisen. Ook loop je het risico om al met de mening van een ander mee te gaan voordat je zelf aan het woord bent gekomen. Dat is allemaal anders als je via chat of bijvoorbeeld Google Docs eerst je eigen punten noteert en die later spiegelt aan anderen. Dan komen we vaak tot meer innovatieve ideeën. En dat zal ons allemaal makkelijker afgaan nu we door corona online een enorme vooruitgang hebben geboekt.'
Kiki's tips
Hoe je positieve energie uit je werk kunt halen en voldoende kunt opladen als je weer noodgedwongen alleen thuiswerkt, is iets waar je nu al mee aan de slag kunt. Zo bouw je een mooie routine en veerkracht op, die daardoor makkelijker vast te houden zijn wanneer het in de toekomst mogelijk tegenzit:
1. Kijk of je een activerende en positieve ochtendroutine kunt inbouwen. Gebruik als je thuiswerkt je reistijd voor een goede ochtendboost. Start de dag met een wandeling, sportmoment of ademhalingsoefening. Schrijf daarna 3 dingen op waarvoor je dankbaar bent (in de afgelopen dagen, in je werk, in je leven als geheel). Neem ook een moment om te bepalen wat je (werk)doel voor deze dag is: wat wil je vandaag per se doen? Wanneer heb je dit doel behaald? Kies hierbij doelen waar je zelf invloed op hebt. Zo geef je positieve focus aan je dag en activeer je jezelf.
2. Blijf voldoende pauze nemen en ga naar buiten, ook wanneer het regent of grijs weer is. Buiten zijn helpt om dingen vanuit een nieuw licht en perspectief te bekijken, en het wandelen om je gedachten de vrije loop te laten en nieuwe connecties te zien tussen ideeën. Zo is het ook voor je werk een effectieve manier om tot nieuwe inzichten te komen en het helpt je om op te laden. 3. Trek aan de bel bij je collega's wanneer het niet lukt of tegenzit, en kijk samen hoe je je werk in goede banen kunt leiden. We zitten allemaal in hetzelfde schuitje. Wanneer je erg streng bent voor jezelf (dit moet nu lukken!), vraag je dan af hoe je zou reageren op een goede vriend in deze situatie. Hopelijk helpt dit besef om mild te zijn voor jezelf en naar andere mogelijkheden te zoeken. 4. Ga met een coach aan de slag om te kijken hoe je ook in deze nieuwe situatie optimaal kunt werken.