Wat is de reprobel aangifte?
Vorig jaar informeerden we jullie als eens uitgebreid over het Reprobel geven (dit artikel kan je hier nog eens nalezen voor de volledigheid) voor de eerste maal over Reprobel. Reprobel is de instantie die instaat voor de inning van reproductievergoedingen, met andere woorden vergoedingen voor het maken van prints en fotokopieën, al dan niet digitaal, van auteursrechtelijk beschermde werken voor intern gebruik. Het doel van Reprobel is in feite hetzelfde als dat van SABAM nl. auteursrechten innen en herverdelen onder de auteurs. Echter hier gaat het om geschriften (boeken, artikels,…) en niet over muziek. Belangrijk is dat in principe elke ondernemer verplicht is jaarlijks een aangifte in te dienen.
De deadline voor deze aangifte betreffende referentiejaar 2021 is 15 april 2022. Echter het is belangrijk om op te merken dat enkel indien een brief werd ontvangen met daarop een gebruikersnaam en wachtwoord een aangifte dient ingevuld te worden. Heb je gedurende het referentiejaar geen fotokopieën genomen dan zal je een nulaangifte dienen in te dienen. Wanneer geen brief ontvangen werd is het indienen van een aangifte niet mogelijk. Je kan natuurlijk altijd spontaan een aangifte doen en hiervoor Reprobel contacteren. Heb je wel een brief ontvangen dan dien je deze tijdig in te dienen, zo niet riskeer je een boete.
STAP 1: Log je in op het online portaal van Reprobel: https://portal.reprobel.be/portal/
Hier kan je ook aanduiden indien je beschikt over een papieren persoverzicht of een documentatiecentrum.
Persoverzicht: een overzicht dat systematisch opgemaakt wordt en intern verspreidt wordt onder de werknemers, dat bestaat uit fotokopieën en/of prints in verschillende exemplaren van uittreksels uit kranten, weekbladen en tijdschriften.
STAP 3a: Allereerst zal gevraagd worden om het aantal werknemers mee te delen. Normaliter wordt de categorie waartoe je behoort automatisch correct ingevuld op basis van de eerder gecontroleerde Nacebelcode. De verschillende categorieën zijn:
De licentie is duurder dan de vergoeding per kopie, maar biedt ook voordelen. Zo mogen onder deze vergoeding beschermde werken digitaal gereproduceerd worden, wat met de vergoeding per kopie niet toegelaten is.  Het risico op controle is hierdoor een pak kleiner, alsook het risico op boetes en/of tariefverhogingen. Een tariefverhoging van 0,1 EUR per pagina kan opgelegd worden. Daarnaast zorgt dit voor een vereenvoudiging op administratief vlak.  Er hoeft niet bijgehouden te worden hoeveel kopieën genomen werden.
De kostprijs van de gecombineerde licentie kan je terugvinden op de website van Reprobel (klik hier). Deze varieert van 35 EUR tot meer dan 85 EUR, afhankelijk van het aantal relevante werknemers.
Indien je een nulaangifte wenst in te dienen dan kies je niet voor de gecombineerde licentie. Daarna kan in de volgende stappen een forfaitaire aangifte per werknemer of per kopie ingediend worden.
De forfaitaire prijs per werknemer bedraagt afhankelijk van de categorie waartoe je behoort 8, 12 of 20 EUR.