Onze hele samenleving, waaronder de manier waarop bedrijven werken, wordt steeds digitaler. Hoe zorg je als organisatie dat je digitale gegevens ook op lange termijn houdbaar en bruikbaar blijven, terwijl dataverlies aan alle kanten op de loer ligt? Die vraag staat centraal bij het vraagstuk van digitale duurzaamheid, een van de grootste technologische uitdagingen van dit moment. We leggen uit wat precies het probleem is en welke maatregelen je als bedrijf kunt treffen om gegevensverlies tegen te gaan.
Ponsband, compact cassette, diskette, cd-rom, SD-kaart, USB-stick, SSD, cloud-opslag: de manier waarop we data opslaan wijzigt aan de lopende band. Naast opslagmedia kunnen ook apparaten, softwareprogramma's en bestandsformaten voor het lezen en opslaan van informatie na verloop van tijd veranderen of zelfs helemaal verdwijnen. Om het probleem van dreigend dataverlies compleet te maken: zowel magnetische als optische opslagmedia nemen na verloop van tijd hoe dan ook af in kwaliteit.
Het is een probleem dat noopt tot digitale duurzaamheid, oftewel het preserveren van data. Daarbij gaat het erom opgeslagen informatie dusdanig te bewaren en beheren dat de gegevens beschikbaar, leesbaar én bruikbaar blijven.
Het achterliggende probleem van digitale duurzaamheid is een veelkoppig monster: maar liefst vier factoren kunnen leiden tot dataverlies. Allereerst kan er zogeheten bitrot optreden. Denk aan HDD-harde schijven die hun magnetische richting verliezen, cd-roms die op een gegeven moment kapot gaan en websites die verdwijnen of verhuizen. Ook kan de beschikbaarheid van uitleesapparatuur in het gedrang komen: apparaten om gegevens uit te lezen zijn misschien wel defect of inmiddels weggedaan.
De overige twee factoren zijn softwarematig. Als het opslagmedium en de uitleesapparatuur nog goed zijn, is er nog steeds software nodig die compatibel is met de gegevensbestanden. Tot slot kunnen bestandsformaten zijn verouderd: een besturingssysteem kan bijvoorbeeld niet meer interoperabel zijn met een bepaald bestandsformaat op een gegevensdrager.
Stappenplan realiseren digitale duurzaamheid
Heb je de preservering van je data niet op orde, dan kan dit je bedrijfscontinuïteit in gevaar brengen. Helaas is er geen one-size-fits-all-oplossing voorhanden, maar er zijn wel tal van maatregelen die je kunt treffen. Wil je ervoor zorgen dat je data niet over pak 'm beet vijf tot tien jaar verdwijnt? Dan moet je drie stappen doorlopen.
Om te beginnen stel je beleid binnen je bedrijf op. Denk goed na over bijvoorbeeld visie, doelen, wet- en regelgeving, architectuur en risico's.
Hierna maak je een preservatieplan. Dat omvat alle technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om informatie duurzaam te maken. Voor iedere maatregel bepaal je wie er verantwoordelijk is, wat er precies moet gebeuren en wanneer dat gedaan moet worden.
Tijdens de laatste stap vervang je verouderde data(vormen) voor nieuwe, digitale varianten middels alle organisatorische en technische maatregelen die je eerder hebt beschreven.
Oplossingen voor datapreservering
Wil je je informatie blijvend bruikbaar houden en daarmee de digitale duurzaamheid optimaliseren? Dan zijn er vier categorieën maatregelen mogelijk: gegevensdragers, apparatuur, software en back-uppen. Wat je als bedrijf sowieso moet doen, is bedrijfskritische gegevens om de zoveel tijd op een nieuw opslagmedium overzetten. Vanzelfsprekend kies je daarbij een gegevensdrager die zo lang mogelijk meegaat. Wil je de risico's reduceren? Sla de data dan op verschillende typen gegevensdragers op.
Wat betreft apparatuur is het devies: bewaar altijd alle relevante apparaten. Dus opslag- en uitleesapparaten, maar eventueel ook de complete computer. Je weet immers nooit honderd procent zeker of toekomstige hardware en software interoperabel is met jouw data. Voor software geldt hetzelfde. Hoewel er mogelijk software op de markt is die verouderde software imiteert (emulatie) of waarmee je oude gegevens kunt inlezen (migratie), moet je nooit programma's verwijderen waarmee je oude informatie kunt raadplegen.
De laatste maatregel – die absoluut onmisbaar is voor solide datapreservering – is back-uppen. Niet alleen door bitrot, maar ook door bijvoorbeeld ransomware, rampen en menselijke fouten kan data verloren gaan. Met een back-up voorkom je dat er essentiële informatie verdwijnt.
Tot slot: digitale duurzaamheid is, evenals digitaal werken, een belangrijk onderdeel binnen je digitale transformatie. KPN helpt bedrijven om te transformeren via allerhande ICT-oplossingen.