Urenregistratie door personeel is onbetrouwbaar
Hoe betrouwbaar is tijdschrijven eigenlijk? Je medewerkers werken de hele dag door aan verschillende projecten en kleine klusjes. Daar komen interne meetings, korte vragen, presentaties, meekijken met een stagiair en 30 mailtjes tussendoor. Dagen kunnen soms heel versnipperd verlopen. Hoe kun je dan nog accuraat je tijdschrijven? Moet je iedere snipper van 5 minuten ook gaan registreren? En hoe weet je tussen al die snippers nog hoeveel tijd de grotere blokken eigenlijk hebben gekost?
Wat ik je eigenlijk vraag: waarom zou je je medewerkers laten tijdschrijven als het toch onbetrouwbare data is?
Omdat de urenregistratie niet het probleem is
Als je personeel aangeeft dat hun tijd heel erg versnipperd is, dan is dat het eerste probleem dat je moet aanpakken. Dat kan zitten in de persoon zelf (een collega van me noemde zo'n persoon 'interrupt driven'). Soms in een prikkelrijke omgeving. Soms in aansturing, soms in de bedrijfscultuur. Misschien is het bij jullie wel sociaal afwijkend als iemand zichzelf letterlijk of figuurlijk afsluit. Terwijl dat juist kan zorgen voor extreme focus. En soms zit het verbeteren van de urenregistratie van je personeel in simpele afspraken. Spreek bijvoorbeeld af dat je elkaar alleen stoort als:
het niet kan wachten;
het niet via de mail kan;
de persoon laat merken open te staan voor onderbrekingen.
Wat dat laatste betreft… de noise-cancelling koptelefoon die ik in een ander artikel noemde werkt in die studio niet alleen als middel om prikkels buiten te houden, maar eigenlijk ook meteen als een manier om te signaleren dat een persoon geconcentreerd bezig is. 'Even niet storen'.
Als je die versnippering op orde hebt, wil je weten hoe je je personeel nauwkeurig uren kunt laten registreren:
Door daar niet te lang mee te wachten. Leer mensen aan om minimaal twee keer per dag uren te noteren. Bijvoorbeeld voor de lunch en aan het eind van de dag. Als je er niet te lang mee wacht, weet je nog goed genoeg hoeveel tijd de verschillende klussen hebben gekost.
Maak het tijdschrijven niet te verfijnd. Zet het kleinste blok minimaal op een kwartier. Die klusjes van een paar minuten tussendoor middelen zich wel weer uit op de langere termijn. En denken in blokken van een minimale tijd bevordert ook weer de focus die je wilt bereiken.