Het emailbericht wordt aangemaakt en verzonden voor elke vertrek of aankomstzending zodra de goederen op het station van vertrek of bestemming zijn aangekomen en voordat tot vertrek of lossing zal worden overgegaan.
Optioneel is het mogelijk dagelijks achteraf via email een bericht te verzenden met als bijlage alle zendingen van de afgelopen dag.
Het bericht wordt verzonden naar het externe postbus-emailadres van DAR Spoorkantoor Douane Nederland, email adres: Douane.KM.Spoorkantoor.Douane.Nederland@belastingdienst.nl
Verzoeken voor voornoemde regelingen moeten worden gedaan aan de landelijke klantcoördinator modaliteit spoor, Douane Arnhem locatie Arnhem team KM 6/spoor, Postbus 3070, 6401 DN, Heerlen.