Hoe e-mails archiveren? - Projecttracks.be
Projecttracks.be › Tools › Hoe e-mails archiveren?
Auteurs: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw) m.m.v. Rony Vissers (PACKED vzw) en Pieter De Praetere (PACKED vzw)
Het archiveren van e-mails is voor veel organisaties een uitdaging. Mailboxen puilen uit van inkomende en uitgaande berichten en worden steeds meer als een vergaarbak van informatie en kennis gebruikt, mede omdat ze allerlei bestanden in bijlagen kunnen bevatten. Bij de bewaring van e-mails vormt het behoud van de band tussen bijlagen en e-mail een extra uitdaging.
In deze tool wordt uitgegaan van het digitaal archiveren van e-mails. E-mails zijn documenten die digitaal geboren zijn. Het digitaal zijn is dan ook een essentieel kenmerk dat bewaard moet worden.1
1. Orden je e-mails
E-mails kan je ordenen door je mailbox2 te structureren volgens de mappenstructuur van je organisatie (Zie Maak een ordeningsplan/mappenstructuur). Wanneer je je persoonlijk e-mailadres gebruikt, kan je aparte mappen maken voor je persoonlijke e-mails en voor de e-mails die je hebt verstuurd en ontvangen bij het uitoefenen van taken of activiteiten voor je organisatie. Dit maakt het eenvoudiger om e-mails terug te vinden, en om e-mails en bijlagen achteraf buiten de e-mailclient in de juiste mappen van de mappenstructuur op te slaan.
2. Schoon je mailbox
Je e-mailarchief wordt toegankelijker door je mailbox regelmatig te schonen. E-mailcorrespondentie bevat immers veel ballast - denk aan bv. spam, reclameberichten en nieuwsberichten - die niet bewaard hoeven te worden. Het opkuisen van je mailbox maakt dat je makkelijker e-mails kan terugvinden en dat enkel archiefwaardige e-mails bewaard worden. Binnen je heemkundige kring kan je via een Selectielijst afspreken welke e-mails bewaard moeten worden en welke niet.3 E-mails die verstuurd of ontvangen worden bij het uitoefenen van taken of activiteiten van je organisatie worden bewaard; louter informatieve e-mails die geen rechtstreekse band hebben met je organisatie kunnen verwijderd worden.
3. Gebruik een geschikt protocol4
Om e-mails te archiveren, worden ze van de mailserver opgehaald. Maak hierbij gebruik van het IMAPS-protocol. IMAPS is een vorm van IMAP, een standaardprotocol om e-mails van de mailserver naar een e-mailtoepassing op te halen, over een versleutelde (en dus beveiligde) verbinding. Het bewaart e-mails volgens de structuur waarin je je e-mails in je mailbox ordent en vernietigt ze niet wanneer ze van de server worden opgehaald.
4. Bewaar alle essentiële kenmerken van e-mails
Structuur geeft de relaties weer tussen de verschillende componenten van een e-mail (Header, body5 en bijlagen) en tussen verwante e-mails (bv. bij het beantwoorden of doorsturen van een e-mail).
Verschijningsvorm: lay-out is geen essentieel gegeven bij e-mails. De lay-out is immers afhankelijk van de e-mailclient en het toestel waarmee je de e-mail opent. Wanneer een e-mail echter een artistieke waarde heeft of wanneer via de opmaak de structuur of inhoud van een e-mailbericht duidelijk wordt, kan het wel belangrijk zijn om ook dit aspect te bewaren.
Deze essentiële gegevens kan je bewaren door te kiezen voor een bestandsformaat dat e-mails bewaart volgens het Internet Message Format (IMF). IMF is een standaardformaat voor het transport van e-mails. Het maakt het mogelijk dat iedere e-mail die iemand naar je verstuurt via zijn e-mailclient of webmaildienst leesbaar is in je e-mailapplicatie zonder dat jullie dezelfde applicatie gebruiken. Druk daarom e-mails nooit af. E-mails bevatten verborgen metadata die je niet ziet wanneer je de e-mail in je e-mailtoepassing opent. Ze bevatten informatie over de te bewaren elementen van het document. Deze metadata verlies je bij het afdrukken. De ontstaanscontext van e-mails bewaar je ook door e-mails onder te brengen in een gestructureerde mappenstructuur (zie 1. Orden je e-mails).
5. Scheid e-mails en bijlagen
Wanneer bijlagen verstuurd worden in een bestandsformaat dat niet duurzaam is, dreigt het gevaar van obsoletie6. Ook wanneer e-mails in HTML opgesteld werden, staan afbeeldingen soms op een externe webserver omdat het bericht anders te groot wordt. Deze afbeeldingen kan je verliezen, wanneer je ze niet gescheiden bewaart. Bewaar afbeeldingen en bijlagen daarom apart van de e-mail in een geschikt archiveringsformaat, maar zorg wel dat de relatie tussen de e-mails, afbeeldingen en bijlagen duidelijk is. Je kan de link tussen een e-mail en bijlagen duidelijk maken door eenzelfde bestandsnaam te gebruiken.
6. Kies een geschikt bestandsformaat
Voor de bewaring van e-mails zijn EML en MBOX de facto standaarden.7 De bestandsformaten slaan de e-mails met bijlagen op volgens het Internet Message Format (IMF) en kunnen geopend worden door de meeste e-mailtoepassingen en tekstverwerkingsprogramma's. EML slaat bestanden apart op (één e-mail is één EML-bestand), terwijl MBOX een volledig e-mailarchief kan bewaren (één e-mailarchief is één MBOX-bestand). MBOX slaat een e-mailarchief op volgens de structuur waarin de e-mails geordend zijn in de e-mailclient. Doordat MBOX een volledig e-mailarchief in één bestand bewaart, is het moeilijk om bijlagen en e-mails apart te bewaren en de band tussen bijlagen en e-mails door middel van de bestandsnaam te behouden. Probeer daarom EML te gebruiken. MBOX kan wel een nuttig formaat zijn wanneer je een e-mailarchief in bulk wil exporteren, bv. wanneer een medewerker de organisatie verlaat en zijn volledig e-mailarchief wil overdragen.
7. Bewaar de e-mails duurzaam
Bij webmailapplicaties is het vaak niet mogelijk om e-mails eenvoudig te exporteren. Gebruik daarom een e-mailclient, zoals Mozilla Thunderbird. Dit is een gratis en open source e-mailtoepassing die het mogelijk maakt om e-mails te exporteren in het EML- en MBOX-formaat. E-mailclients hebben als voordeel dat je een mappenstructuur kan opbouwen in de mailbox.8 Let op, sommige e-mailclients, zoals Microsoft Outlook, kunnen niet exporteren in EML of MBOX.9
Verder gelden voor de duurzame bewaring van e-mails de algemene regels met betrekking tot duurzame bewaring. Zorg steeds dat je goede back-upprocedures gebruikt en dat je van je bestanden verschillende back-ups hebt die op verschillende (geografische) locaties bewaard worden. Bewaak de integriteit van je bestanden door checksums te gebruiken en de bestanden periodiek te controleren. Volg evoluties op op het vlak van bestandsformaten. Dit is zeker voor bijlagen belangrijk, aangezien je hier een grote verscheidenheid aan bestandsformaten kunt hebben (Zie Bewaring van je digitaal archief).
1. Mozilla Thunderbird: e-mail archiveren met een e-mailclient
Klik op 'Nieuwe account aanmaken: E-mail'.
Een nieuw venster opent. Kies voor 'Dit overslaan en mijn bestaande e-mailadres gebruiken'.
Vul naam, e-mailadres en wachtwoord in en klik op 'doorgaan'.
Thunderbird zoekt je e-mailservers voor inkomende en uitgaande e-mail. Duid 'IMAP' aan en klik op 'Gereed'.
Klik in het venster op 'Bestand' en vervolgens 'Oplaan als'. Kies ervoor om het bericht als een bestand op te slaan.
Plaats de e-mail in de juiste map en klik op 'Opslaan'.
Kies voor 'Importeren/exporteren in mbox/eml-opmaak - alle berichten in de map exporteren - eml-opmaak'.
Selecteer de map waar je de map met e-mails wil onderbrengen en klik 'select folder'.
Je krijgt volgend venster te zien. Klik op 'OK'.
Alle e-mails werden opgeslagen. Er werd tevens een bestand 'index.html' opgeslagen. Dit is een html-bestand met een tabel van alle e-mails die je geëxporteerd hebt.
Kies voor 'Importeren/exporteren in mbox/eml-opmaak' en vervolgens 'Alle mappen exporteren (inclusief structuur)'.
Selecteer de map waar je het e-mailarchief wil opslaan en klik 'select folder'.
2. MailStore Home: back-upsoftware voor e-mails
Mailstore Home is gratis software10 voor het centraliseren en lokaal bewaren van verschillende e-mailaccounts. Je kan er e-mails centraliseren van verschillende e-mailclients en webmailapplicaties en exporteren in EML.
Ga naar de tab 'Archive E-mail'. Je kan via deze functie e-mail importeren vanuit webmail (eerste kolom), vanuit e-mailclients (tweede kolom) of je kan e-mailbestanden, zoals EML en MSG, importeren (derde kolom).
In dit voorbeeld tonen we hoe je webmail kan ophalen. Vul in het veld 'E-mail account' het e-mailadres in en klik op 'Start'.
Ga naar de tab 'Export E-mail'.
Kies bij 'Create profile' voor 'Directory (File System)'.
Een nieuw venster opent. Kies voor 'EML Files' en selecteer de map die je wil exporteren.
Selecteer het profiel en klik op 'Run'.
3. Google Takeout: een back-up maken van je e-mails uit Gmail
Met Google Takeout kun je gegevens uit bv. Gmail, Google Foto's, Mijn kaarten, Google Play Books en Contacten archiveren om ze eventueel later te importeren in een andere dienst, of om ze gewoon als eigen back-up te bewaren.
Ga naar https://takeout.google.com/.
Klik onder "Product" op de knop "Niet selecteren".
Wanneer er geen producten geselecteerd zijn, zal de knop "Niet selecteren" veranderen in "Alles selecteren" en zullen alle schuivers op 'uit'. staan (naar links verschoven zijn).
Scroll naar beneden tot je "Mail" ziet verschijnen en verplaats de schuiver achter "Mail" naar rechts. Je selecteert zo het product "Mail".
Als je op het pijltje links van de schuiver klikt, zal er meer informatie verschijnen onder "Mail". Je kunt dan aangeven of je al je e-mails wil opnemen of slecht mails van bepaalde labels.
Scroll vervolgens naar beneden en klik op de knop "Volgende".
Onder "Bestandstype" kun je nu aanduiden in welk formaat je de geselecteerde e-mails wil archiveren: als .zip of als .tgz.
Onder "Archiefgrootte" kun je de maximale grootte van e-mailarchief instellen. Archieven die groter zijn dan de ingestelde archiefgrootte, worden opgesplitst in meerdere bestanden.
Als "Archiefgrootte" kun je kiezen tussen 1, 2, 4, 10 en 50 GB. Zodra je de gewenste archiefgrootte hebt geselecteerd, klik je onderaan op de knop "Archief maken".
Je e-mails worden dan voorbereid en gearchiveerd. Zodra je e-mails zijn gearchiveerd, kun je het e-mailarchief beheren door op de knop "Archief beheren" te klikken.
Wanneer de beheerinstellingen in orde zijn, kun je klikken op de knop "Gereed".
Na x-aantal uren of dagen ontvang je een link om je archief te downloaden.
Archiveren van e-mail (E-david) Algemene selectielijst e-mail (Koninklijk Museum voor Midden-Afrika) Digitaal op orde (KADOC)