In Outlook is een vergadering een gebeurtenis waarbij anderen en eventueel resources zoals vergaderzalen zijn betrokken. Als u een vergadering in Outlook wilt plannen, maakt u een uitnodiging voor een vergadering die u naar de genodigden stuurt. Reacties op uw uitnodigingen worden weergegeven in uw postvak IN.
Afspraken in Outlook zijn gebeurtenissen waarvoor u geen andere mensen hoeft uit te nodigen of resources hoeft te reserveren.
Ga op een van de volgende manieren te werk: Een vergadering maken
Klik onder aan het navigatiedeelvenster op Agenda .
Tip U kunt ook op een tijdsperiode in de dag-, week- of maandweergave dubbelklikken. De datum en het tijdstip die u hebt geselecteerd, worden automatisch in een venster voor de nieuwe afspraak ingevoerd. Klik vervolgens op het tabblad Afspraak op Uitnodigen om de afspraak om te zetten in een vergadering.
Als u een bericht wilt verzenden vanuit een ander account dan uw standaardaccount, klikt u in het snelmenu Van op het account. Geef in het vak Aan de namen van mensen of resources op die u wilt opnemen in de vergadering.
Klik rechts naast het vak Aan op om naar aanvullende contactpersonen te zoeken.
Typ in het vak Locatie een beschrijving of locatie.
Tips Als u een keuze wilt maken uit een lijst met onlangs gebruikte ruimten, klikt u rechts van het vak Locatie op .
Als u een Microsoft Exchange-account hebt, klikt u rechts van het vak Locatie op om te zoeken naar ruimten in de adressenlijst van uw organisatie.
Geef de gegevens voor de gebeurtenis op en voer een van de volgende handelingen uit:
Het menu Tijdzone voor de gebeurtenis weergeven
Klik in het menu Vergadering achtereenvolgens op Bijlagen en op Toevoegen.
Een terugkerende gebeurtenis van de vergadering maken
Controleren of de genodigden beschikbaar zijn (alleen Exchange-accounts)
Met de knop Planning geeft u het deelvenster Planningsassistent onder aan de uitnodiging weer. Als u geen beschikbaarheidsgegevens in het deelvenster Planningsassistent ziet, controleert u of uw Exchange-account is geselecteerd in het snelmenu Van boven aan de uitnodiging.
Als u de uitnodiging hebt voltooid, klikt u op het tabblad Vergadering op Verzenden.
Notities Standaard is de functie Antwoorden vragen ingeschakeld voor nieuwe vergaderingen. Als u een Microsoft Exchange-account hebt, worden antwoorden van de genodigden geregistreerd wanneer u de vergadering opent vanuit de agenda en de gegevens in de Planningsassistent weergeeft.
Als u een Microsoft Exchange-account hebt, is de status die u kiest voor een gebeurtenis van invloed op de weergave van de gebeurtenis voor anderen als deze uw agenda bekijken. Als u de status niet wijzigt, wordt uw status in Outlook als 'Bezet' weergegeven tijdens de gebeurtenis. Als u de status wilt wijzigen in bijvoorbeeld 'Vrij' of 'Afwezig', klikt u op het tabblad Vergadering op het snelmenu Status. Een afspraak maken
Tip U kunt ook een afspraak maken in de agenda door te dubbelklikken op een tijdstip of periode in de dag-, week- of maandweergave. De datum en het tijdstip die u hebt geselecteerd, worden automatisch in een venster voor de nieuwe gebeurtenis ingevoerd.
Een terugkerende gebeurtenis van de afspraak maken
De afspraak omzetten in een vergadering door anderen uit te nodigen Klik op het tabblad Afspraak op Uitnodigen. Klik op het tabblad Afspraak op Opslaan en sluiten.