Wat vertelt de folderstructuur op jouw afdeling over de taakverdeling?
Home » Organisatieadvies » De folderstructuur: wat vertelt 'ie over de taakverdeling?
Met titiaverdenius 07/08/2020 04/06/2022
Bij het starten op een nieuwe werkplek is het voor mij altijd weer interessant om te ontdekken hoe het gesteld is met de plek waarop al het werk wordt opgeslagen.
Een netwerkschijf kan ongemerkt best veel zeggen over de afdeling of het team dat erachter zit. Is de schijf voorzien van een simpele maar duidelijke mapstructuur, dan kun je er op hoofdlijnen vanuit gaan dat de verantwoordelijkheden ook vrij duidelijk verdeeld zijn. Is de schijf op het eerste oog een grote berg submappen, dan kun je de vraag stellen of de rollen wel efficiënt verdeeld zijn…
Beide versies ben ik inmiddels tegen gekomen, in vele gradaties. Een supergestructureerde organisatie waarin we niet zelf mapjes mochten toevoegen aan de mappen waar we in werkten.
Maar ook een werkplek waar ik in een brei van mapjes terechtkwam en waar ik na een aantal maanden zoeken naar een logica, eindelijk de boel mocht omgooien naar een bij die rol passende structuur.
Verantwoordelijkheden op de goede plek?
Tijdens dat structureren ontdekte ik dat de rol veel te groot was geworden, met te veel verantwoordelijkheden die eigenlijk bij andere rollen hoorden.
Het bouwen van een nieuwe folderstructuur werd daardoor een kans om de bezem te halen door het takenpakket.
Er zijn talloze manieren om te werken aan een structuur die werkt. Mijn manier hoeft niet de jouwe te zijn, en da's maar goed ook! Belangrijk is dat je structuur logisch opgebouwd is, bijvoorbeeld aan de hand van de drie onderwerpen waar je de meeste tijd per week aan besteedt.
Ik denk altijd maar zo: een structuur waar je niet over hoeft na te denken, is een goeie structuur. Dat kan betekenen dat je eerst een kladje moet maken om te bepalen wat werkt.
Zie het maar als het (opnieuw) indelen van je keukenkastjes. Pannen dichtbij het fornuis en koffiekopjes bij je Nespresso. Als een ander vrij snel de weg kan vinden in jouw keuken, is 'ie dus logisch ingedeeld. Hetzelfde geldt voor je mapstructuur.