Reiskostenvergoeding bij (noodgedwongen) thuiswerken
Als gevolg van de coronamaatregelen zijn werkgevers vanuit de overheid geadviseerd om werknemers minimaal tot en met 6 april zoveel mogelijk thuis te laten werken. Voor die werknemers geldt dat zij nu geen woon-werkkilometers meer afleggen en hiervoor dus ook geen kosten meer maken. De vraag is of dit gevolgen heeft voor de woon-werkvergoeding? Een kostenvergoeding mag immers alleen onbelast worden uitbetaald als hier ook gemaakte kosten tegenover staan.
Vrijwel elke werkgever maakt voor tegemoetkoming van de kosten voor het woon-werkverkeer gebruik van de forfaitaire vergoeding. Deze praktische en gemakkelijk uitvoerbare regeling is gebaseerd op 214 gereisde werkdagen per jaar, uitgaande van een fulltime dienstverband. Dit moet je afzetten tegen het maximumaantal mogelijke werkdagen in een jaar, oftewel sv-dagen. Dit zijn er 262 in 2020. Het verschil (48 dagen in 2020) bestaat uit dagen dat men niet naar de werkplek hoeft te reizen, bijvoorbeeld vanwege vakanties, ziekte, feestdagen en thuiswerken.
Als de omstandigheden wijzigen, moet je als werkgever de woon-werkvergoeding aanpassen. Bijvoorbeeld als de werknemer verhuist, een andere standplaats krijgt of minder dagen gaat werken. Wanneer een werknemer standaard enkele dagen thuiswerkt, betekent dit overigens niet automatisch dat voor deze dagen de vaste woon-werkvergoeding vervalt. Een voorwaarde is dan dat de werknemer nog steeds een minimumaantal dagen per jaar naar de werkplek reist.
Reiskostenvergoeding bij langdurige afwezigheid
De Belastingdienst staat toe dat de werkgever de vaste woon-werkvergoeding doorbetaalt tijdens maximaal zes aaneensluitende weken waarin de werknemer afwezig is. Praktisch is dit als volgt vormgegeven: de vaste woon-werkvergoeding mag tijdens de lopende en volgende kalendermaand nog worden uitbetaald, vanaf het moment dat de werknemer voor het eerst afwezig is. Daarna mag de werkgever deze pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer is gaan werken.
Onder langdurige afwezigheid wordt standaard ziekte verstaan, maar het is aannemelijk dat dit ook van toepassing is op elke omstandigheid die ervoor zorgt dat woon-werkverkeer niet zal plaatsvinden, zoals op dit moment het noodgedwongen thuiswerken.
Als de bestaande situatie ertoe leidt dat de werknemer tot en met 31 mei thuiswerkt, dan kan de vaste woon-werkvergoeding tot en met april worden uitbetaald. In de maand mei niet. Vanaf 1 juni kan de werkgever weer de vaste woon-werkvergoeding verstrekken.
Overigens is dit een gunstregeling: een werkgever die wegens collectief thuiswerken besluit vanaf 1 april (of 16 maart) geen vaste onbelaste woon-werkvergoeding meer te verstrekken, en deze hervat vanaf het moment dat weer woon-werkverkeer plaatsvindt, doet niets verkeerd.
Lunch op de werkplek
Wanneer je als werkgever lunch op de werkplek verzorgt, kent de regeling van 214 dagen een praktische toepassing. Veelal stemt men voor de bijtelling in de werkkostenregeling het aantal lunches ook af op die 214 dagen. Die bijtelling kan meteen vervallen als iedereen thuis werkt.