Processen beschrijven en managen: zo doe je dat | Scienta
Ondanks het harde werk dat wordt gestopt in het maken van procesbeschrijvingen, is het nog altijd een hele kunst om medewerkers deze ook echt te laten lezen. Eerlijk is eerlijk: niet iedereen vindt het even leuk om procesbeschrijvingen te lezen.
Gelukkig is het lezen van een proces ook geen doel op zich, maar is het de bedoeling dat de informatie over de processen de medewerkers verder helpt bij hun werk. We noemen dit bewust de informatie over de processen in plaats van de beschreven processen, omdat er in Scienta veel meer mogelijk is dan alleen het beschrijven van een proces!
In deze blog geven we enkele voorbeelden van het werken met processen in Scienta.
Een beschreven proces in tekst
Allereerst: zo ziet een beschreven proces eruit in Scienta. In dit geval is het een inkoopproces, een voorbeeldproces uit ons ISO 9001 handboek.
Aan dit beschreven proces kan allerlei extra informatie gekoppeld worden. Denk bijvoorbeeld aan tags, gekoppelde artikelen of RASCI-rollen. Met de gekoppelde RASCI-rollen kan uw collega, die bijvoorbeeld een nieuw kantoorartikel nodig heeft, direct zien bij wie hij in de organisatie terecht kan.
Hieronder zie je hoe de extra informatie bij een beschreven proces eruit ziet in Scienta.
Een proces tekenen door middel van een stroomdiagram
Niet iedereen heeft of neemt de tijd om een heel proces te lezen. Soms wil je alleen even snel de hoofdlijnen van een bepaald proces zien, of bekijken welke stap er nu genomen moeten worden. Om die reden kan het van grote toegevoegde waarde zijn om een proces in een stroomdiagram uit te werken.
In een stroomdiagram kun je verschillende nodes toevoegen waarin je de processtappen beschrijft. Aan deze processtappen kun je weer instructies of formulieren koppelen die bij deze processtap van belang zijn. Zo kan iemand in één keer alle informatie vinden die relevant is bij een bepaalde stap in het proces.
Hieronder zie je hoe zo'n stroomdiagram, inclusief bijlagen bij een aantal stappen, eruit ziet in Scienta.
Een proces uitvoeren met formulieren
Of het nu om een geschreven of een getekend proces gaat: het is statische informatie. Maar hoe zit het eigenlijk als je daadwerkelijk wil inkopen? Als je een proces wil uitvoeren, komen de formulieren in Scienta daarbij kijken.
Dankzij formulieren kun je direct aan de slag met de uitvoering van een proces. Om dit uit te leggen gebruiken we opnieuw het inkoopproces als voorbeeld. Je hebt net al kunnen lezen dat je door middel van de RASCI-rollen direct kunt zien bij wie je terecht kunt voor het inkopen van producten. Het kan echter nog veel gemakkelijker, dankzij formulieren in Scienta.
Het is namelijk mogelijk om een formulier in Scienta aan te maken, waarin je bijvoorbeeld aangeeft welk product er ingekocht moet worden. De afdeling inkoop ontvangt hier vervolgens een melding van en kan bijvoorbeeld ook één keer per maand de samenvatting van alle ingevulde formulieren bekijken om te zien wat er precies besteld moet worden.
Een praktisch inkoopformulier voor een MKB-organisatie ziet er dan zo uit:
Ook beoordeel je waarschijnlijk regelmatig de leveranciers waar je inkoopt. Voor dit soort taken kun je ook een formulier in Scienta aanmaken (sterker nog: dit formulier is zelfs al in ons ISO 9001 handboek aanwezig!). Voor dit formulier kun je vervolgens een jaarlijks terugkerende taak aanmaken, zodat de leverancier elk jaar opnieuw beoordeelt wordt.
Het maken van een formulier met een terugkerende taak in Scienta ziet er als volgt uit:
Procesmanagement in Scienta: een voorbeeld
De volgende procesmanagement-situatie zou zich in de praktijk kunnen voordoen: een collega zoekt met de zoekmachine van Scienta naar informatie over inkopen in je organisatie. Hij opent het stroomdiagram of de procesbeschrijving en leest hier dat hij voor een nieuw kantoorartikel een aanvraag kan indienen via het formulier. Zo kan dit binnen vijf minuten geregeld zijn!
Dit is slechts een voorbeeld van één (eenvoudig) proces, maar zo kun je alle processen van jouw organisatie in Scienta beschrijven, managen en uitvoeren.