Update Desktop 3.9 en Portal 1.13 - Handleiding - Confluence
Update Desktop 3.9 en Portal 1.13
Created by Dennis Hus, last modified by Ruben Jansen on 18-08-2017
Op woensdag 9 augustus 2017 wordt de nieuwe versie van de Zermelo Desktop en het Zermelo Portal gereleased. Het portal wordt na 15.00u voor u beschikbaar, daar hoeft u niets voor te doen. Downloads voor de laatste versies van Zermelo Desktop zijn te vinden op Download Desktop.
Wat is er nieuw in de desktop 3.9?
De nieuwste versie van de Desktop bevat meer dan 80 kleine en grote opgeloste problemen. Hierdoor is onze software weer een stukje stabieler en gebruiksvriendelijker geworden. Voor een volledig beeld van alle wijzigingen verwijzen wij u graag naar de downloadpagina.
Werken met Ouders i.p.v. Gezinnen
De ouderavondmodule werkt vanaf deze release niet meer met gezinnen maar met ouders. Een leerling kan één of meerdere ouders/verzorgers hebben en vice versa. De administratie rondom dit onderdeel is dan ook volledig verplaatst naar het portal (1.13). In het portal kunt u in het vervolg de ouders/verzorgers beheren of importeren uit de leerlingadministratie. Verderop op deze pagina kunt u daar meer over lezen. De werking van het roosteren voor de ouderavonden in de desktop is nagenoeg gelijk gebleven.
Belangrijk! Wanneer u wilt werken met onze ouderavondmodule is het verplicht dat u werkt met versie 3.9.0 of hoger. Wanneer u werkt met een oudere versie (3.8.6 of lager), dan kunt u onverwachte foutmeldingen krijgen.
Eventuele bestaande gezinnen hebben wij voor u in het portal gemigreerd / omgezet naar een relatie tussen de leerling en de ouder.
Eenvoudig secties overnemen
Er ontbrak in de Zermelo Desktop nog de mogelijkheid om de aangemaakte secties uit het portal over te nemen. Met het nieuwe scherm Secties ( bij Beheer > Schoolstructuur) is dit nu mogelijk. U kunt nieuwe secties overnemen, vakken in secties plaatsen en eventuele wijzigingen verwerken. Het scherm is ook in de offline modus beschikbaar. Voor meer informatie, zie: Secties synchroniseren
Wat is er nieuw in het portal 1.13 ?
De nieuwste versie van het Portal bevat meer dan 60 kleine en grote opgeloste problemen. Hierdoor is ook het portal weer een flink stuk verbeterd. Voor een totaaloverzicht van alle wijzigingen verwijzen wij u graag naar de Releasenotes Portal. Daarnaast zijn er in het Portal een groot aantal nieuwe onderdelen en wijzigingen doorgevoerd, waarvan we de belangrijkste graag met u delen:
Takenverdeling met vervangers werkt met vervangers
Het is vanaf nu mogelijk dat u een taak (tijdelijk) door een andere docent kunt laten vervangen. Een taakvervanging volgt daarbij dezelfde systematiek als de vervanging bij lessenverdeling. Een andere wijziging is dat u een taak nu meerdere keren aan dezelfde docent kunt uitdelen. Bijvoorbeeld wanneer een taak gefragmenteerd gegeven wordt (bijvoorbeeld alleen in november en april) of wanneer u wilt administreren wanneer iemand een bepaalde taak heeft uitgevoerd. Op de online formatiekaart worden de taakvervangingen ook correct verwerkt.
Door de wijziging van vervanging zijn eventuele bestaande taaktoekenningen met een vervanging gemigreerd.
Migratie van vervanguren bij taaktoekenningen
Wanneer u al gebruik heeft gemaakt van vervangingen, dan zult u na de release van 1.13 zien dat wij voor u de eventuele taakinzet als vervanger hebben gemigreerd naar een reguliere taaktoekenning en een nieuwe vervangende taaktoekenning:
In bovenstaand voorbeeld is voor de vervanginzet van 70 klokuur een aparte taaktoekenning aangemaakt. Wat hier echter ontbreekt is de daadwerkelijke docent die wordt vervangen en eventueel de periode wanneer de vervanging heeft plaatsgevonden. U kunt dit zelf eenvoudig toevoegen door te dubbelklikken op het vraagteken (?) in de kolom doc.reg.
Het portal geeft u dan alle docenten die de vervangende taak als reguliere docent verzorgen. Door de correcte docent te selecteren, maakt u de administratie weer op orde.
U kunt eventueel de oorspronkelijke kolom vervanging weer aanzetten (rechtsklik op de kolom > Kolommen > Vervanging):
Update Basisscherm Takenverdeling
Het scherm voor de takenverdeling heeft een update gehad en komt nu in werkwijze sterk overeen met de lessenverdeling. U kunt bij het openen van het scherm 'Takenverdeling' kiezen of u alleen de docenten uit een bepaald team en/of een sectie wilt zien. Wilt u alle docenten zien, kies dan voor 'alle teams' of 'alle secties'. U kunt uiteraard ook kiezen voor een combinatie van beide, zodat u bijvoorbeeld alle docenten van de sectie Nederlands van team Havo kunt bekijken:
De takenverdeling toont nu ook actieve saldo-informatie. In de verschillende tooltips ziet u de detail berekening.
Wanneer u de takenverdeling voor de betreffende nevenvestiging gaat doen, tonen we vanaf nu ook de gastdocenten. Deze zijn te herkennen aan de gele markering. U kunt bij takenverdeling basis nu ook direct navigeren naar de details. U krijgt dan alle detail taaktoekenningen te zien van de betreffende taak. Daarbij wordt ook rekening gehouden met het eventueel opgegeven filter voor Teams en/of Secties. Voor meer informatie, zie onze handleiding: Takenverdeling
Werken met Ouders in het portal
Zoals al eerder aangegeven wordt er vanaf versie 1.13 van het portal niet meer gewerkt met gezinnen maar met ouders. Het aanmaken en bewerken van ouder-leerling relaties vindt vanaf nu volledig plaats in het portal. Hiervoor is ook het scherm Ouders > Overzicht aangepast. U kunt nu per ouder zien hoeveel kinderen er in het portal bekend zijn. Bovendien kunt u eenvoudig de relatie tussen ouders en leerlingen aanpassen, waarbij u snel kunt zoeken op leerlingnummer, naam of adresgegevens:
U kunt uiteraard ook een bestand importeren, waarmee u (nieuwe) ouders aan kunt maken en de relaties met leerlingen kunt bijwerken. Voor meer informatie, zie onze handleiding: Ouders/verzorgers importeren en bijwerken
Leerling afdelingsdeelnames, eigenschappen, ouders, en aparte ouderavondgesprekken
Wanneer u in het portal naar Leerlingen > Overzicht gaat vindt u nu twee pagina's: Afdelingsdeelnames (voorheen Overzicht) en Eigenschappen (voorheen Beheer > Extra Leerlinginformatie). Op de aangepaste pagina 'Eigenschappen' is nu toegevoegd dat u kunt zien welke ouders/verzorgers er bekend zijn en heeft u de mogelijkheid deze relatie handmatig aan te passen. Daarnaast ziet u hier ook de nieuwe optie Aparte gesprekken ouders. Wanneer u een ouderavond gaat organiseren zullen per leerling gesprekken worden aangemaakt waar alle ouders bij betrokken zijn. Wanneer u echter Aparte gesprekken ouders heeft aangevinkt, dan wordt voor iedere ouder afzonderlijk een gesprek aangemaakt:
Nieuwe schoolfunctie Ouderavondroostermaker
In het portal is een nieuwe schoolfunctie beschikbaar: Ouderavondroostermaker. Gebruikers met deze schoolfunctie beschikken direct over alle benodigde rechten om een ouderavond te kunnen organiseren én publiceren voor de betreffende school. Naast het voor de hand liggende voordeel dat de administrator niet meer hoeft te bepalen welke rechten nodig zijn, is het u ook eenvoudiger geworden om in een portal met verschillende scholen voor iedere school afzonderlijk een ouderavondroostermaker aan te wijzen. Voor meer informatie, zie onze handleiding: De verschillende rechten
De kans is groot dat u op dit moment het recht ouderavondroostermaker via de rollen heeft ingericht (Beheer > Gebruikers > Rollen). Deze rechten blijven voorlopig gewoon werken. De administrator kan zelf bepalen wanneer de rollen vervangen worden door de nieuwe rechten via schoolfuncties. Wanneer u dit gaat doen, dan haalt u bij Beheer > Gebruikers > Gebruikers de rol voor ouderavondroostermaker weg bij de gebruikers die deze rol hadden. Vervolgens voegt u de gebruikers toe bij Onderwijs > Schoolfuncties > Roostermakers (ouderavond).
Roosters bekijken voor leerlingen, medewerkers en ouders via schoolfunctie
Vanaf portal 1.13 zijn de leerlingen, medewerkers en ouders ook toegevoegd aan de schoolfuncties. Hiermee nemen we een belangrijke stap in het verder uitfaseren van oude rechten via rollen. Wanneer u naar de pagina Onderwijs > Schoolfuncties > Instellingen gaat, ziet u hier drie nieuwe schoolfuncties voor leerlingen, medewerkers en ouders. U kunt nu per project bepalen of een leerling of medewerker zijn of haar eigen rooster mag bekijken (incl. mededelingen), of van alle roosters van het project. Voor ouders/verzorgers kunt u aangeven of ze de roosters van hun kind(eren) mogen bekijken.
Standaard heeft de leerling alleen maar het recht om van andere leerlingen het leerlingnummer te bekijken, wat u via het recht Leerlingnamen bekijken eventueel kunt wijzigen. Een leerling mag van een medewerker/docent altijd de achternaam en voorletter bekijken. Medewerkers hebben altijd toegang tot alle relevante namen. Voor meer informatie, zie onze handleiding: De verschillende rechten
De kans is groot dat u op dit moment het recht voor het bekijken van roosters via de rollen heeft ingericht (Beheer > Gebruikers > Rollen). Deze rechten blijven voorlopig gewoon werken. De administrator kan zelf bepalen wanneer de rollen vervangen worden door de nieuwe rechten via schoolfuncties. Wanneer u dit gaat doen, dan zet u bij Beheer > Gebruikers > Rollen de rechten voor Roosters > Bekijken op 'geen' om de instellingen bij de schoolfuncties leidend te laten zijn.
Scherm Beheer > Gebruikers kan nu ook per roosterproject gebruikt worden
U kunt vanaf nu ook een roosterproject selecteren bij Gebruikers. Er wordt dan gefilterd op alle gebruikers (leerlingen, medewerkers en ouders) die op de één of andere manier betrokken zijn bij het project. Dit maakt het gebruikersbeheer per school een stuk eenvoudiger:
Het blijft ook mogelijk om alle gebruikers te selecteren, of om alle gebruikers zonder project zichtbaar te maken. Daarnaast is in het hoofdscherm een nieuwe kolom project toegevoegd, waarin u het aantal projecten ziet waaraan deze gebruiker deelneemt. In de tooltip kunt u ook zien welke projecten dit zijn:
Adresgegevens worden vanaf nu standaard verborgen
Op de pagina's van Gebruikers (Beheer), Leerlingen (Afdelingsdeelnames) en Ouders worden standaard de kolommen voor tussenvoegsel, achternaam, straat, huisnummer, postcode, plaats en geboortedatum verborgen. In veel gevallen heeft u dergelijke informatie in het dagelijks gebruik niet nodig. U kunt de kolommen eventueel wel zelf aanzetten door rechts te klikken op een kopcel in het grid en te kiezen voor Kolommen:
Het gebruik van dubbele emailadressen is toegestaan
Het is mogelijk om meerdere gebruikers te hebben met hetzelfde mailadres. Een import van nieuwe gebruikers loopt dus niet meer vast op een mailadres dat al bestaat.
Inloggen met mailadres is alleen mogelijk voor gebruikers met een uniek mailadres.
Prognoses- en pakketopmerkingen zijn nu zichtbaar via een informatieballon
Wanneer er een prognose en/of pakketopmerking is ingevuld, wordt er een informatieballon getoond bij Pakketkeuze. In de tooltip kunt u de opmerking vervolgens zien:
Verbeteringen gebruiksgemak
In het portal worden vanaf nu de filters onthouden wanneer u ververst. Hierdoor kunt u eenvoudiger snel de meest actuele gegevens bekijken, zonder dat u het filter opnieuw moet aangeven. Daarnaast is er in het portal voor docenten op meerdere plaatsen een snelle invoer gemaakt, zodat u direct de afkorting van de docent kunt typen i.p.v. te scrollen in de lijst.