Personeelskosten budgetteren: volstaat Excel of ga je voor een geijkte tool? | SD Worx
Door Katrien Hesters - 8 mei 2019 - Leestijd: 3 minuten
Je personeel tijdig en correct uitbetalen vertrouw je toe aan je sociaal secretariaat. Maar voor het zover is, moet jij wel de nodige budgetten voorzien. En die variëren van jaar tot jaar: stijgende anciënniteit, extralegale bonussen, kosten bij langdurige afwezigheid enzovoort. Het nauwkeurig becijferen van je personeelsbudget is een huzarentaak in een steeds complexer hr-landschap.Berekend te werk gaan is dan ook de boodschap.
Veel bedrijven goochelen nog steeds met formules en tabellen in de klassieke Excel-sheet. Toegegeven, Excel heeft zijn pluspunten: het gebruiksgemak en de overzichtelijke spreadsheets om er enkele te noemen. En menig hr-professional heeft minstens een basiskennis van deze oerklassieker onder de softwareprogramma's. Daarom volstaat het zeker om als kmo met deze toepassing te werken.
Stel je honderden medewerkers tewerk, op tientallen afdelingen, dan stoot je al snel op minpunten. Met complexe berekeningen ben je in Excel wel even zoet.
Waar spreadsheets tekortschieten
Excel mag dan wel multifunctioneel zijn, de budgettering van personeelskosten voor grote ondernemingen hoort daar niet bij. Je moet immers zelf de data voor elke medewerker manueel invoeren, een tijdrovende én foutgevoelige klus als het over honderden records gaat. Wil je meer dan één budgetscenario maken? Dan wordt dit al snel een fulltime job.
Daarbovenop dwingt Excel je te werken met gemiddelde loonkosten, gebaseerd op de voorgaande jaren, wil je de berekening behapbaar houden. Dit geeft je wel een globaal beeld van de totale loonkosten, maar echt nauwkeurig is het niet. Met een kleine en stabiele personeelsbezetting heb je hieraan wellicht genoeg. Maar grote bedrijven met heel wat personeelsverschuivingen en flexibele loonpakketten zijn er niet mee gebaat.
Al aan een budgetteringstool gedacht?
Wie verder durft kijken dan Excel, ontdekt dat het ook anders kan. Met een toepassing die speciaal ontwikkeld is om budgetten op te stellen, loopt je loonkostenberekening voortaan gezwind. We zetten even de pluspunten op een rij:
Je kunt de berekening zodanig individualiseren dat je de loonkosten per afdeling of zelfs per medewerker kunt voorspellen. Verder houdt een budgetmodule rekening met variabele factoren. Die haalt de tool rechtstreeks uit je loonpakket of geef jij zelf met enkele muisklikken in. Met andere woorden: alle voorziene kosten kun je in detail meenemen in de berekening: de loonkost per vacature, kosten bij langdurige afwezigheid wegens ziekte, zwangerschap of deeltijds werk, extralegale voordelen, functieverschuivingen, de maandelijkse of jaarlijkse indexsprong, gewijzigde RSZ-bijdragen, provisoire kosten enzovoort.
Met een druk op de knop maak je een nieuwe simulatie, met andere parameters. Bijvoorbeeld, voor de meerkosten van verzekeringen die nog niet in het loonpakket zijn opgenomen. Dit bespaart je rekenwerk.
Maand na maand volg je op of er een verschil is tussen de simulatie en de werkelijke loonkost. Zo stuur je snel bij waar nodig.
Alle juridische spelregels voor de berekening van de loonkost zitten automatisch én up-to-date in je budgetmodule. En dat is een leuke extra. Zo hoef je het kluwen aan Belgische regelgeving niet zelf op te volgen. Er bestaan zelfs specifieke modules op maat van social profit en de publieke sector.
Kortom, met een budgetmodule hoef je geen specialist te zijn in RSZ en loonkostenberekening om heel nauwkeurig complexe budgetten op te stellen, én dat in een mum van tijd. Zo krijg jij ruimte om je hr-beleid strategisch uit te rollen. Een perfecte win-win dus!