Drie tips voor de perfecte online (tender)sessie – Kevlar
Home/#tenderlife/Drie tips voor de perfecte online (tender)sessie
Drie tips voor de perfecte online (tender)sessie
De afgelopen twee jaar hebben we, om welbekende redenen, honderden online tendersessies gehouden. Dit bracht niet alleen een goudmijn aan hilarische momenten, maar ook een bron van inspiratie voor de perfecte online sessie. Eerst even terug naar de hilariteit. Wat hebben we vaak gelachen om alle nieuwsgierige dierenvrienden en thuisblijvende kroost. Teamleden, die meedoen vanaf de gekste locaties; het zwembad, de auto en zelfs vanuit bed. Microfoons, die net op het verkeerde moment zijn gemute… of juist niet (oops). Collega's in outfits, die ze op kantoor nooit zouden dragen. We've seen it all.
Daarnaast hebben we van alles geleerd over online sessies. We weten wat werkt en wat niet. We hebben ook ideeën opgedaan voor het interactiever, leuker en efficiënter maken van onze online tendersessies. We delen onze drie belangrijkste tips met jou:
De basis: Een veelgehoorde zorg over online sessies is dat je de andere deelnemers minder goed kunt 'lezen'. Een begrijpelijke zorg, maar gelukkig maakt de huidige technologie veel goed. Daarbij is het wel essentieel dat basisdingen, zoals verbinding, licht en geluid goed zijn. Je kunt zelf testen (bijv. via https://kpn-itns.speedtestcustom.com) of jouw verbinding snel genoeg is. Als dit niet het geval is, kun je wellicht wat online programma's afsluiten of een belletje plegen naar je provider. Daarnaast zit, in de ideale situatie, iedere deelnemer achter een eigen scherm, zodat je onverstaanbare onderonsjes (van deelnemers die samen achter één scherm zitten) voorkomt. Zet je camera op ooghoogte en zorg voor licht op je gezicht, bijvoorbeeld met een lamp, een ringlight of natuurlijk licht van buiten. Licht van achter zorgt ervoor dat jouw gezicht letterlijk overschaduwd en onleesbaar wordt, dus probeer dat te voorkomen (kies een ander plekje of sluit de gordijnen). Je kunt zelf testen of je goed zichtbaar en verstaanbaar bent, bij de instellingen van je online vergaderprogramma. Je kunt het eventueel ook aan het begin van de meeting checken bij de andere deelnemers. Met deze maatregelen zorg je voor een goede basis, waarbij gezichtsuitdrukkingen en intonatie goed overkomen. Nu kunnen we focussen op de inhoud!
Sessievormen: Om grote hoeveelheden informatie en verschillende ideeën te verzamelen, houden wij vaak stickersessies. Ja, online! Hiervoor maken we gebruik van Mural: een online tool, waarmee deelnemers post-its plakken op een digitale muur. We sturen de Mural-link vooraf naar de deelnemers en zetten de 'plak-categorieën' klaar, zodat er in de sessie alleen nog maar geplakt hoeft te worden. De voordelen: geen papierverspilling, geen zoekgeraakte post-its en geen onleesbare handschriften. Ander voorbeeld: wanneer we een selectie moeten maken, bijvoorbeeld van de toprisico's, richten we een stemsessie in. Dan zetten we de verzamelde risico's onder elkaar in een Excelletje, dat we delen op het scherm. Vervolgens mag iedere deelnemer een aantal punten verdelen over de risico's, die zij/hij het beste vindt. De voordelen: letterlijk praten met hetzelfde beeld voor ogen, snel trechteren en een gedragen selectie (van bijv. risico's).
Scherm delen: In de sessies delen we van alles met de klant op het scherm, zoals de agenda van de sessie of het EMVI-plan. Dat lukt de meeste deelnemers inmiddels prima. Wat veel mensen nog niet ontdekt hebben is het volgende: Teams biedt verschillende opties om documenten op het scherm te zetten, zónder dat je zelf uit beeld verdwijnt. Je kunt je scherm dus delen, terwijl jij naast het gedeelde document blijft staan of zelfs ervoor (net als de weerman/vrouw ;-)). Zo zijn boodschap én boodschapper goed zichtbaar voor alle deelnemers.
Met bovenstaande tips zorg je voor nuttige en gezellige sessies, ook als het een keertje niet op locatie kan. Succes en neem vooral contact op als je meer wilt weten!