Klein voorbeeld van kleine kantoor automatisering - School voor Office 365
Klein voorbeeld van kleine kantoor automatisering
Geschreven door Aldo de Beunje
Categorie: Office 365 Algemeen
Meestal gaat het op deze plek over Office 365. Nu gaat het even over iets anders. Ik vindt het verschrikkelijk om steeds dezelfde dingen te moeten intypen. Ik kopieer en plak graag met teksten. Vooral inlognamen, bepaalde frasen die ik maar steeds weer gebruik. Ik heb net weer een juweeltje gevonden. Een juweeltje is voor mij "iets" in de digitale wereld dat mijn leven makkelijker maakt. De kern van automatisering denk ik.
Ik ben druk aan het schrijven aan een boek: "Wat de digibeet niet weet." (zie hiervoor de website: www.digiweten.nl) Ik hoop hier deze manier van denken over computers over te brengen. En of je nu compleet digibeet bent of een echte DigiWeet het gaat voor iedereen die werkt in de Digitale Wereld op. Je doet iets (op de computer) en je denkt regelmatig: "Dat moet toch makkelijker kunnen." Mijn gedachten voor jaren was: Ik moet vaak dezelfde dingen intypen. Soms lange zoals een beheerders accountnaam, een frase als in dit artikel de "Digitale Wereld". En dat kost tijd. De essentie van Automatisering is dat je tijd bespaard. Vandaag was dan de dag aangekomen dat ik hier ene oplossing voor wilde zoeken. Vraag me niet waarom vandaag, en waarom niet eerder. Ik heb gegoogled: "windows snippets text key". Nu geef ik toe dat zal de gemiddelde gebruiker dit in het Nederlands zal doen. Dat heb ik geprobeerd maar ik kon het niet vinden. Ik heb nu na 1 minuut (in het Engels dus) zoeken het programma: Texter. Gratis en simpel!
Het doet het volgende. Je vult een "hotstring" in. (Ik had er even warmere gedachten bij). En aan die hotstring koppel je een stuk(je) tekst. Bijvoorbeeld: "dw" de hotstring en "Digitale Wereld" als de text. Als je vervolgens waar dan ook "dw" typt, zal na de door jezelf in te stellen tab, enter of space (of alle drie) de twee letters vervangen worden door de door jou ingestelde volledige tekst.
Wat een tijdbesparing! De kern van het automatiseren is dit. Laat de domme dingen over aan de computer. Ga zelf iets nuttigs doen met je tijd! Ik ben wel blij met mijn nieuwe vondst. Voor de mensen die denken maar ik heb meer computers en ik wil niet voor alle computers steeds dit instellen. Ik ben even op zoek gegaan naar waar dit programma mijn ingevoerde hotstrings laat. Die staan hier.
C:\Users\JeUsernaam\AppData\Local\VirtualStore\Program Files (x86)\Texter
In de map "replacements". Als je de inhoudt hiervan op dezelfde plek kopieert op de andere computer kan je ze daar ook gebruiken. ( JeUsernaam moet je uiteraard vervangen door je eigen usernaam.) Nog een andere tip: Als je het programma opstart dan komt het in de tray te staan. (naast de tijd rechtsonder) door er rechts op te klikken kan je de preferences instellen. Kies hier om Texter op te starten wanneer Windows start. Vink hier "Run Texter at Start up" aan.
En nu de psychologische hamvraag. Waarom heb ik dit al die jaren niet eerder gedaan? Ik denk hetzelfde met het voornemen om af te vallen. "Ach dat komt nog wel een keer". Ik wil alleen maar even aangeven dat ook een professioneel automatiseerder soms pas laat op zoek gaat naar iets dat hij eerder had moeten doen. Ik gebruik op verschillende plekken nog wel eens het voorbeeld van de gebruiker die 1 voor 1 de brieven van een adres voorziet door die allemaal handmatig in te typen. En nooit op zoek gaat naar iets dat daar bij kan helpen om vervolgens tegen "Afdruk samenvoegen" aan te lopen. Maar ik doe het zelf ook. Zie dit voorbeeld hierboven.