Muzejní dokumentace
Muzejní dokumentace je organizovaným procesem zaznamenání informací, které předmět popisují a které předmět vyjadřuje. Data, která se zaznamenávají, jsou standardizovaná, aby co nejlépe poskytla přesný popis a co nejvíce informací o předmětu jak z profesionálního, tak vědeckého hlediska. S těmito informacemi by mělo být možné se s předměty lépe obeznámit, dále je studovat, ohodnotit, starat se o ně a zachovat je pro budoucí generace.
Dokumentace by měla být veřejná, ovšem s těmi omezeními, aby předměty, nebo sbírky nedošly k újmě. Rovněž je potřeba se zaměřit na etickou stránku a neobcházet zavedená data kvůli různým důvodům a snažit se zachovat veškerá data pro budoucí generace.

Dokumentace musí být 
 Dobře a řádně připravena
 Vždy k dispozici
 Přesná (Měla by být vyloučena možnost existence oblastí, které nejsou pokryty či zahrnuty v dokumentaci)
 Měla by být automatická, nezávislá na vůli jednotlivců (kdy může dojít k záměrnému zatajení informací)

Muzejní dokumentace má dvě roviny 
a) užší: je fixací informací sňatých ze sbírkového předmětu. Dokumentem je tedy přírůstková kniha, nálezový deník, atd.

b) širší: je informace o nějakém jevu, skutečnosti (ne tedy o sbírkovém předmětu, jako v případě dokumentace užší) prostřednictvím samotného sbírkového předmětu. Dokumentem není tedy nálezový deník atd., ale sbírkový předmět samotný.

Vytváření dokumentace 
Při vytváření dokumentace jsou formy a druhy dokumentace zvoleny tak, aby co nejvhodněji anotovaly výzkum a sladily zájmy základních vědních disciplín a muzeologie, které celým výzkumem procházejí.

Dokumentace zaznamenává variabilní povahu současnosti a je její materiální stopou, po čase se může stát součástí kulturního dědictví.
Je nepsaným pravidlem, že dokumentaci vytváří každý profesionál nebo vědecký pracovník, který přijde do styku s objektem ať už při výzkumu, při běžné práci, či komunikaci, dle pravidel a nároků svého oboru.

Dokumentace musí být zálohovaná a manipulace s originály by měla být limitována, aby nedošlo k jejich poškození, ztrátě, či krádeži. Při použití moderních technologií už se dá tomuto lehce zabránit.
Dříve byla dokumentace zálohována na mikrofilmy, mikrofiše, video, audio pásky, filmy, slidy, CD a tak dále.

Rozdělení dokumentace 
 Primární – základní dokumentace sepsána při přímém prvotním kontaktu s předmětem
 Sekundární – slouží k adaptaci primární dokumentace pro další procesy a uložení primární dokumentace na další média
 Terciární – doplňková dokumentace

Primární dokumentace 
 pozůstává z morfologických a materiálních podmínek muzeálie, vyjadřuje ji tedy samotný předmět a proto je autentická, původní a bezprostřední.
 Význam primární dokumentace spočívá v odhlédnutí od její efektivnosti pro poznání samotného předmětu, zvlášť v tom že umožňuje spojení s celkovým informačním obsahem, obsaženým ve sbírkovém fondu.
 Vzniká při prvotním kontaktu s předmětem, při výzkumu, zachování a komunikací s předmětem.
 Data jsou zachovávána často psanou formou v přírůstkových knihách, inventárních knihách, v posledních letech je snaha, aby byla dokumentace hlavně elektronická. Sestávají ze základních informací ohledně předmětu, jeho parametry, jeho popis a jsou doplněny kresbami či fotografiemi, a dále se skládá z popisu historického kontextu, do nějž předmět zapadá. Primární dokumentace bývá doplněna doprovodnou dokumentací.

Sekundární dokumentace 
 Zahrnuje transformování primární dokumentace na další media, digitalizaci. Adaptuje primární dokumentaci pro potřeby dalších procesů v muzejní činnosti.
 zahrnuje všechny záznamy, včetně nového muzeálního kontextu předmětu. Přebírá nálezové údaje primární dokumentace a začleňuje je do systematického pořádku sbírkového fondu.
 Pro budoucí využívání sbírkového fondu je zvlášť důležitá dokumentace samotného selekčního procesu a ta by měla obsahovat vysvětlení proč a za jakých okolností byl určitý předmět vybrán.
 Tím se předmět stává plnohodnotným vědeckým dokumentem a splňuje předpoklady pro vysvětlení a zobrazení své muzeální kvality.

Terciární – doprovodná dokumentace 
 Skládá se z hodnocení, systémů kartoték, katalogů, indexů, seznamů a jiných forem dokumentace.
Doprovodná dokumentace se skládá z:
 nálezová dokumentace – zobrazuje situaci, která zahrnuje existenční kontext, vztahovou situaci, za které se předmět odkryl
 základní dokumentace – morfologický popis předmětu podle příslušné vědní disciplíny
 vysvětlující dokumentace – systémové zařazení předmětu podle:
 pravidel příslušné vědní disciplíny
 muzeologických zásad třídění příslušného sbírkového kontextu
 je součástí primární dokumentace

Jak dokumentovat 
 Zachovat nálezovou situaci, integritu a hodnotu předmětu
 Dokumentovat účelně, efektivně, použitelně
 Dokumentovat přesně, precizně
 Zdokumentovat veškeré zásahy na předmětu (konzervátorské, restaurátorské, apod.), výstavy i expozice
 Přistupovat k objektu ze všech možných úhlů zájmu, úměrně rozšířit poznatky (zdokumentovat i historický vývoj, materiál, strukturu, tvar, stav, účel předmětu)
 Selektovat informace, nezahltit dokumentaci nepotřebnými informacemi
 Zachovat kontinuitu dokumentace, sekundární opravy

Co se týče archivace dokumentace, pokud dokumentace není digitalizovaná, je třeba se postarat, aby byla uložena v dobrých klimatických podmínkách, dobře přístupná, přenosná, data musí být lehce dohledatelná jak na originální dokumentaci, tak na zálohové. V podstatě je potřeba vytvořit dokumentaci „depozitární režim“.

Dále máme ještě v podstatě celek muzejní dokumentace, kde se nejedná pouze o primární, sekundární a doprovodnou, ale jedná se i o dokumentaci činnosti muzea, ať už ohledně výstav, expozic, styku s veřejností, marketing, či obyčejného chodu muzea.

Odkazy

Literatura 
 
 

Muzeologie