Şirketler, kişisel harcamalar yapması nedeniyle kurumsal kredi kartı veya harcama ödenekleri konusunda çalışanlarına güvenmiyor.
Pandemi sonrasında da bir dayanak noktası olması beklenen hibrit çalışma modeli ile evden çalışmaya devam etmek, işletmeler ve çalışanları arasında belirli bir düzeyde güven gerektirir. Ancak yeni bir araştırmaya göre, KOBİ işletme sahiplerinin %50’si, çalışanlarının işletme adına yaptıkları harcamalarda her zaman dürüst olduğuna inanmıyor.
Araştırmayı yürüten firma, işletme sahiplerinin %30’unun kurumsal kredi kartı veya harcama ödenekleri konusunda çalışanlarına güvenmediğini tespit etti. Bu durum, devam eden uzaktan çalışma düzenlemelerinin, birçok işletme sahibi için çalışanlarının harcamaları ve kurumsal kredi kartı kullanımı konusundaki görünürlüğünü azalttığını gösteriyor.
Sadece birkaç çalışanı olan ve işletmeleri finansal açıdan daha küçük olan firma sahipleri arasındaki güven eksikliği daha da yükseldi. En fazla üç çalışanı olan işletmelerin %42’si, kurumsal kartları veya harcama ödenekleri konusunda çalışanlarına tam olarak güvenmezken, bu oran 16-50 çalışanı olan işletmelerde %21 ve 51-200 çalışanı olan işletmelerde ise %23 seviyelerinde.
Araştırma verilerine göre, işletme ne kadar küçükse, iş verenlerin çalışanlarının şirket gider ödeneklerini kullanma konusunda tamamen dürüst olduklarına inanma olasılıkları o kadar yüksek. En fazla üç çalışanı olan işletmelerin yüzde 48’i, 3-15 çalışanı olan işletmelerin %50’si, 16-50 çalışanı olan işletmelerin %53’ü ve 51-200 çalışanı olan işletmelerin %58’i çalışanlarının şirket giderlerini kullanmadığına inanıyor.
Rapor ayrıca, 16-200 çalışanı olan işletme sahiplerinin %32’sinin, 3-15 çalışanı olan işletmelerin %25’inin ve en fazla üç çalışanı olan işletmelerin sadece %2’sinin, çalışanları kişisel bir harcama yaparken yakaladığını tespit etti. Bu durumda çalışanların, işletmenin gider kategorilerinde onaylanmış veya izin verilmeyen harcamaları kendileri için yaptıkları ortaya çıkıyor.
Raporun yazarları, işletme sahipleri ve çalışanlar arasında bir güven eksikliği görüldüğünü belirtiyor. Aynı zamanda, birçok küçük işletmenin, bütçelerin çalışanlar tarafından nasıl kullanıldığı konusunda yeterli görünürlük sağlayan bir sistemden yoksun olduğunu da dile getiriyorlar. Uzmanlar, iş verenlerin böyle bir uygulamayla sorunu çözüme kavuşturarak güveni artırabileceğini söylüyor.
Anket ayrıca çalışanların şirket kartı kullanarak yaptıkları pahalı, gereksiz veya kişisel satın alma işlemlerini de ortaya çıkardı. Ankete katılan işletme sahiplerinin neredeyse üçte birinde (%30), çalışanların çoğu yiyecek veya kahve harcamaları için şirket kartını kullanıyor. Diğer katılımcılar ise çalışanların kişisel geziler, hediyeler, ev aletleri, yetişkin oyuncakları ve mobilya satın aldıklarını da bildirdi. Bazı işletme sahipleri satın almaların tesadüfi olduğunu ortaya çıkarırken diğerleri ise çalışanların kişisel satın alım gerçekleştirdiğini ve bunu bir işletme gideri olarak bildirdiklerini söyledi.
Salgınla süregelen belirsizlik ve bunun birçok işletme üzerindeki etkisi ile KOBİ’ler her zamankinden daha sıkı bütçelere bağlı kalıyor ve küçük harcama hataları bir araya gelerek daha büyük sorunlara sebep oluyor. Bazı çalışanların kişisel satın alımlar yapmaktan ve bunları işletme gideri olarak tahsis etmekten suçlu olması, bu konunun sürdürülebilirliği açısından endişe verici olarak görülüyor.
Bütçelerin bu şekilde kötüye kullanılması, işletme sahipleri için sorumluluk sorunlarına yol açabilir ve şirketleri zora sokabilir. Sonuç olarak bu durumda, işletme sahiplerinin gelişmiş bir gider yönetim sistemiyle tüm işletme gider süreçlerini güçlendirmeleri gerekiyor.