Kağıt üzerinde olan klasik usuller ile gerekli olan bilgilere erişimler kurumlar için hem çok pahalı hem de aranan bilgilere ve belgelere zamanında ulaşmamakta yine kurumlara maddi ve manevi prestij kayıplarına neden olmaktadır. Günümüz rekabetçi ortamında ise gerekli olan bilgilere kolay erişim hayati önem taşımaktadır. Doküman yönetimi sistemleri ile gelen giden evraklarını gelen faksları, müşteri yazı ve dilekçelerini, kurumsal formları vb. olan bilgileri de elektronik ortamlarda tutarak bilgi ve belge erişimlerini hızlandırarak verimlilikleri artırıp ve karar verme süreçlerini de hızlandırmaktadır. Çok güçlü bir tam metin arama geliştirildiği için DYS üzerinde bazit ve bütün bilgileri de burada kısa sürede ve kolaylıkla gerçekleştirilmektedir ve bu sistemler ise kullanmak için de saklanmaktadır. Sav edilen doküman yönetimi sistemlerini bir aramayı tekrar çalışmak istendiğinde arama ölçütleri ile eşleşen belge ve bilgilere çok hızlı şekillerde erişilmektedir. Ayrıca iş akışlarında ise yaşam döngüsünü belirleyen kurum içi ve evrak akışlarını hızlandıran akışları ön koşullar ile oluşturulmuş olan diyaframlardır.
Sürüm Kontrolleri Nedir?
Genellikle DYS içerisinde versiyon kontrolleri şu şekillerde olmaktadır, sistemlerden yetki dahilinde doküman yönetimi sistemlerinin giriş ve çıkışlarını kontrol etmelidir. BU gerekli kontroller esnasında ise dokümanların tarihçesi de tutulmalıdır ve belge tarihçesi fail, meful, yapılan değişiklikler, tarih ve zaman vb. gibi bilgilerin de tutulması mutlaka gereklidir. Aynı zamanda ise sadece son yapılan değişiklik değil de farklı partilerde gerçekleşen versiyon kontrollerinin de yapılması mutlaka gereklidir.