Excel programı nerede ise tüm iş yerlerinde kullanılan programlar arasında ilk sıralarda yer almaktadır. İş başvurusu yapanlarda da mutlaka ileri derecede excel kullanabilme kriteri aranmaktadır. Excel, başta tablo oluşturma ve hazırlamada, kullanıcılara çok büyük kolaylıklar sunmaktadır.
Bunun için de, kullanıcıya kolaylık sağlayan excel kısa yollarının bilinmesi gerekiyor. Aksi halde, tek tuşla yapılabilecek işlemleri yapabilmek için, çok fazla zaman harcamak gerekiyor. Excel programının çok fazla kısa yolu olsa da, 15 tanesi en çok kullanılan ve en faydalı olan kısa yollar arasında sayılıyor.
CTRL + ; (Bazı klavyelerde CTRL +Shift + ,) – Bugünün Tarihini Ekle
Kullanıcıların hemen hemen hepsi, hazırladıkları dosyalara hazırladıkları tarihi eklemek isterler. Kısa yol kullanılmadan bu işlemi yapmak için belirli bir uğraş gerektirmektedir. Ayrıca kullanılan karakterlerin Türkçe olması da sorun çıkarabilmektedir. CTRL + ; (Bazı klavyelerde CTRL +Shift + ,) kısa yolu kullanıldığında ise, program dosyada seçilen hücreye o günün tarihini gün, ay ve yıl olarak otomatik olarak eklemektedir.
excel tarih ekleme
CTRL + 1 – Seçilen Hücrenin Biçimlendirmesinin Açılması
Özellikle excel programında tablo hazırlandıktan sonra, hücrelerin biçimlendirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır. Bunun için ya mouse’un sağı tıklanmalı, ya da üst bölümden biçimlendirmeyi bulmak gerekmektedir. Her hücre için yapılması gereken değişik biçimlendirmeler için, bu uygulama yöntemi çok zaman kaybettirmektedir.
Excel programı bu konuda da kullanıcılarına kolaylık sağlayarak, hücre biçimlendirme kutucuğunun açılmasını kısa yol ile gerçekleştiriyor. Kullanıcının yapması gereken, hücreyi seçtikten sonra, önce CTRL sonra 1 tuşlarına basmak. Daha sonra ise, açılan kutucuktan yapılacak işlem seçilerek uygulanabiliyor.
Hücre Biçimlendirme
CTRL + : (Bazı klavyelerde CTRL +Shift + .) – Anlık Saat Ekleme
Excel programı kullanılırken, hücrelere anlık saat eklemek gerekebilmektedir. Normal olarak elle yazılan saat biçimlerini program ya kabul etmemekte, ya da değiştirmektedir. Bu nedenle, önce hücrenin seçilmesi, biçimlendirme kutusunun açılması ve saat tipinin ayarlanması gerekmektedir. Bu işlem hem zaman almakta, hem de anlık saat tam olarak yazılamamaktadır. Excel programında, bu eylem için de, çok pratik bir kısa yol bulunuyor.
Kullanıcıların öncelikle saati eklemek istedikleri hücreyi seçip, sonra CTRL tuşuna basılı tutarken iki nokta üst üste tuşuna basmaları yeterli oluyor. Bazı klavyelerde direk olarak iki nokta üst üste tuşuna basılamadığından, shift tuşundan sonra nokta tuşuna basılması gerekiyor. Bu kısa yol ile standart olarak kullanılan saat biçiminde, anlık saat eklenmiş oluyor. Ayrıca, saat otomatik olarak eklendiği için, saat aramaya da gerek kalmamaktadır.
Shift + F2 – Açıklama Ekleme veya Açıklamayı Düzenleme
Excel programı ile çalışanların, bazen hücrelerine açıklama eklemeleri veya mevcut olan bir açıklamayı düzenlemeleri gerekmektedir. Bu işlem için hücrenin seçilip, mouse’un sağı tıklanarak, açıklama ekle penceresini açarak, açıklama eklemeyi seçmek gerekiyor. Daha sonra ise, hücrenin içine girilerek açıklama eklenebiliyor veya mevcut açıklama düzenlenebiliyor.
Bu kadar işlem yapıp zaman kaybetmeden de bu işlemi kolayca yapmak mümkün oluyor. Bunun için SHİFT tuşu basılı tutulurken F2 tuşuna basmak yeterli olmakta. Böylece hücrenin içine girilerek gerekli açıklamalar eklenebiliyor veya düzeltilebiliyor.
Hücre açıklaması ekle
CTRL + H – Bul ve Değiştir
Bir makale veya tablo incelenirken, belirli bir kelime veya rakam bulunmak istenebilir. Bu işlemi yapabilmek için sayfalar dolusu yazı veya tabloların tek tek incelenmesi gerekmektedir. Bu bazen excel programı ile yazılmış bir kitap için de geçerli olabilir ve nerede ise günlerce uğraşmak gerekebilir. Sırası ile CTRL ve H harfine basıldığı zaman, bul ve değiştir komutlarını içeren bir pencere açılmaktadır.
Buradaki kutucuğa bulunması istenen kelime veya rakam yazılarak, aşağı ve yukarı tuşla istenilen sonuçlara ulaşılabilir. Bu kısa yol sayesinde aranan kelime veya rakamların hepsi birden gösterilebilirken, tek tek de ulaşılabilmektedir. Aranılan kelime bir başka kelime ile değiştirilecekse, değiştir ikonu tıklanarak, tek tek veya komple kelimelerin yenisi ile değişimi sağlanabilmektedir.
Bu kısa yol ile arama yapılacak kelimelerde, küçük ve büyük harf duyarlılığı veya formül gibi arama seçenekleri de bulunuyor. Özellikle yapılan bir hatanın düzeltilmesi, bu kısa yol sayesinde saniyeler içinde yapılabilmektedir. Ayrıca, CTRL F kısa yolu ile de bu işlem yapılabilmektedir fakat CTRL H tuşları ile bu işlem çok daha detaylı olarak gerçekleşmektedir.
ALT + Aşağı Yön Tuşu – Otomatik Tamamlama Seçeneklerinin Tümünü Listeleme
Excel programı, yaygın olarak liste hazırlama işlemlerinde kullanılmaktadır. ALT + Aşağı Yön Tuşu ile oluşturulan bu kısa yol sayesinde, listelerin çok daha hızlı hazırlanması gerçekleşmektedir. Liste hazırlanırken, belirli sayıda veri alt alta sıralandığında, bir sonraki hücre satırına gelindiğinde, bu kısa yol kullanıldığında, program kullanıcıya seçenek sunmaktadır.
Örneğin; elma, erik, armut ve karpuz gibi bir liste hazırlanırken, kısa yol kullanıldığı anda e harfine basıldığında program, e harfi ile başlayan seçenekleri kullanıcıya sunar. Ayrıca hiçbir harfe basmadan da, program bir kutucuk içerisinde seçenekleri sıralar ve istenilen verinin üzerine tıklanınca hücreye aktarılmış olur. Bu işlem birden fazla harf için de kullanılabilmektedir. Böylece tekrar yazmakla uğraşmadan, kısa sürede liste oluşturulabilmektedir.
ALT + Enter – Hücre İçerisinde Alt Satıra Geçme
Bu kısa yolu bilmeyen kişinin, hücre içinde alt satıra geçmesi oldukça uğraş istemektedir. Birçok kullanıcılar bu işlemi yapmak için boşluk tuşunu kullanır ama başarılı olamazlar. Bir hücrede alt satıra geçebilmek için uygulanacak en kısa yol, sırası ile ALT ve Enter tuşlarına basmaktır.
Böylece hücre aşağıya doğru uzamakta ve istenilen satır sayısı kadar yazı yazılabilmektedir. Bu kısa yol aynı zamanda, bir başka excel programında hazırlanmış metinin kopyalanarak yapıştırılmasında da kullanılabilmektedir. Yapıştırılan veriler hücreden daha uzunsa ve hücreyi genişletme imkanı yoksa gerekli yerlerden bu kıs yol kullanılarak alt satırlara metinler bölünebilir.
CTRL +SHIFT +L – Filtreleme Yapma
Bu kısa yol da, özellikle tablo yapanların ve tabloları kontrol etmek isteyenlerin, en çok işine yarayan kısa yol tuşudur. Örnek olarak depodaki malzemelerle ilgili yapılan sayım listesinde, istenilen malzemelerin miktarlarının kontrolü için bu kısa yol rahatlıkla kullanılabilir. Ayrıca, depodaki bir maldan ne kadar bulunduğuna da bu kısa yol sayesinde, çok kısa sürede ulaşılabilir.
Kısa yolun kullanılmasında yapılması gereken, filtreleme yapılacak sütunun en üstüne gelerek, sırası ile CTRL, SHIFT ve L tuşlarına basmak. Daha sonra çıkan pencereden neye göre filtreleme yapılacağı seçilir ve anında istenilen verilere ulaşılabilir. Bu kısa yol ile ayrıca, a harfinden z harfine veya z harfinden a harfine doğru filtreleme imkanı da bulunmaktadır.
F2 – Seçili Hücreyi Düzenleme
Excel programında, bir hücrenin seçilerek düzenleme yapılabilmesi için, genellikle hücrenin seçilerek iki defa tıklanması gerekmektedir. Bu işlem genellikle kullanıcılarda sorun yaratmakta ve istenilen hızda işlerini yapmalarına engel olmaktadır. F2 kısa yolu ise bu işlemlerin sorunsuz olarak yapılmasını sağlıyor. Kullanıcılar, düzenleme yapmak istedikleri hücreye tıkladıktan sonra, sadece F2 tuşuna basarak hücrenin içine girebiliyorlar. Bu kısa yol ile ayrıca, kullanıcı hücrenin uygun olan en sol kısımdan işlem yapabilme imkanına sahip oluyor.
CTRL + 9 ve CTRL + 0 – Satır veya Sütun Gizleme
Excel programında hazırlanılan bir tabloda bazı satırların görülmesi istenmeyebilir. Bu işlemi silmeden yapabilmenin kısa yolu ise, gizlenecek satırın başına gelerek, sırası ile CTRL ve 9 tuşlarına basmaktır. Gizleme işlemi satır değil de sütun işlemi için yapılacaksa, istenilen sütunun üstüne tıklanıp, sırası ile CTRL ve 0 tuşlarına basılmalıdır. Daha sonra satır ve sütunlar, yan ve alt çizgilerinden çekilerek görünür hale getirilebilirler.
CTRL + Shift + 4 (CTRL +$) – Seçili Hücredeki Sayıya Hızlıca Para Birimi Ekleme
Bu kısa yol özellikle muhasebe ile uğraşan kişiler için çok faydalı olmaktadır. Bu kısa yolu kullanmadan tüm para birimi ekleme işlemlerini tek tek yapan muhasebeciler. Bu kısa yol sayesinde tüm işlemleri otomatik olarak gerçekleştirebiliyorlar. Bu kısa yol aynı zamanda, para birimi eklemek için tekrar tekrar hücrelerin üzerine gelerek biçimlendirme yapmaktan da kurtarıyor.
Bu kısa yolun kullanılabilmesi için klavyenin üzerinde ayrı olarak konumlanmış $ işareti olması gerekiyor. Bu işaret tek başına yoksa SHIFT ve 4 tuşuna basılınca çıkması da kısa yolu kullanmak için yeterli oluyor. SHIFT ve 4 tuşuna basılınca $ işareti yerine + işareti çıkıyorsa, bu klavyede bu kısa yol kullanılamaz anlamına gelmektedir. Özellikle muhasebeciler bu kısa yolu çok kullandıkları için, klavye seçiminde bu hususlara dikkat etmeleri gerekmektedir.
CTRL + Shift + 2 – Bir Üstteki Hücrenin Formülünü Ya da Değerini Kopyalar
Excel programında hazırlanan tablolarda bir satırda kullanılan formülün, bir alt satırda da kullanılması için yapılması gereken işler çok zaman almaktadır. Bu işlem için gerekli formül ya tekrar tekrar yazılmalı, ya da her seferinde bir üst satırdan değerler kopyalanmalıdır. Bu kısa yol sayesinde ise, saniyeler içinde formül alt satırlara aktarılmaktadır. Bunun için yapılması gereken tek şey, kullanılacak hücrenin üzerine gelerek, sırası ile CTRL, Shift ve 2 tuşuna basmaktır.
CTRL + Shift + 1 – Seçili Hücrelerdeki Sayıları Para Değeri Yazılışına Döndürür
Excel tablolarında girilen rakamların para birimine dönüştürülmesi için, hücre biçimleme bölümüne girerek, buradan seçim yapılması gerekmektedir. Bu kısa yol ise, kullanıcıları bu zahmetten kurtarıyor ve zaman kazandırıyor. Kullanıcılar, tablonun hücrelerine normal olarak yazdığı rakamları, bu kısa yol ile anında para birimi şekline çevirebiliyor. Bunun için de, yazılan rakamın üzerine gelinerek, sırası ile CTRL, Shift ve 1 tuşlarına basmak gerekiyor. Program, anında rakamı binlik değerlere bölüyor.
Shift + F11 – Yeni Sayfa Ekleme
Excel programı kullanılarak tablo oluşturulduğunda veya metin yazıldığında, başka bir sayfa oluşturma ihtiyacı da doğabilmektedir. Bu da, sayfanın alt kısmına gelerek mouse’a sağ tıklanıp, sayfa ekle seçeneği ile yapılabilmekte. Bu işlem için zaman kaybetmek istemeyenler ise, bu kısa yol ile aynı işlemi anında gerçekleştirebiliyor. Sayfa eklemek için yapılması gereken sırayla Shift ve F11 tuşlarına basmak yeterli oluyor.