Bir liderin çalışanlarla, ekipler içinde ve kuruluş genelinde açık ve etkili bir şekilde iletişim kurma yeteneği, başarılı bir işin temellerinden biridir.
Yüzlerce farklı iletişim aracı, tamamen veya kısmen uzak ekipler ve hatta birden çok zaman dilimine yayılan çok kültürlü ekiplerle günümüzün karmaşık ve hızla gelişen iş ortamında, etkili iletişim hiç bu kadar önemli veya daha zorlu olmamıştı.
Bu nedenle, iletişim kurma yeteneği bir yöneticinin en kritik becerisi olabilir.
İyi haber şu ki, bu beceriler öğrenilebilir ve hatta ustalaşılabilir.
Bu sekiz ipucu, kuruluşunuzun ve kariyerinizin başarısı için iletişim becerilerinizi en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olabilir.
1. Açık Sözlü Olun
İletişim öncelikle kelime seçimi ile ilgilidir. Ve kelime seçimi söz konusu olduğunda, daha azı daha fazladır.
İster yazılı ister sözlü olsun, güçlü ve ikna edici iletişimin anahtarı netlik ve mümkün olduğunda kısalıktır.
Herhangi bir iletişim biçimine girmeden önce hedeflerinizi ve hedef kitlenizi tanımlayın.
Neyi ve neden iletmek istediğinizi dikkatli ve açık bir şekilde ana hatlarıyla belirtmek, gerekli tüm bilgileri dahil ettiğinizden emin olmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca alakasız detayları ortadan kaldırmanıza yardımcı olacaktır.
Dikkatinizi mesajınızdan uzaklaştırabilecek gereksiz kelimelerden ve aşırı süslü bir dilden kaçının.
Ve bazı durumlarda tekrar gerekli olsa da, dikkatli ve idareli kullandığınızdan emin olun. Mesajınızı tekrarlamak, hedef kitlenizin onu almasını sağlayabilir, ancak çok fazla tekrarlama, sizi tamamen dinlemelerine neden olabilir.
2. Önceden Hazırlanın
Herhangi bir iletişime başlamadan önce ne söyleyeceğinizi ve nasıl söyleyeceğinizi bilin.
Ancak hazırlıklı olmak, sadece bir sunum yapmaktan daha fazlasını ifade eder.
Hazırlık aynı zamanda baştan sona iletişimin bütünü hakkında düşünmeyi de içerir. Mesajınızı desteklemek için ihtiyaç duyabileceğiniz bilgileri araştırın. Sorulara ve eleştirilere nasıl cevap vereceğinizi düşünün. Beklenmeyeni tahmin etmeye çalışın.
Örneğin, bir performans incelemesinden önce, değerlendirmenizi desteklemek için çalışanınızın davranışının somut örneklerinden oluşan bir liste hazırlayın.
Maaş veya terfi pazarlığına girmeden önce tam olarak ne istediğinizi bilin. Aralıkları ve olası uzlaşmaları tartışmaya hazır olun; Neyi kabul etmeye istekli olduğunuzu ve ne olmadığınızı bilin. Ve konumunuz ve konumunuz için ilgili maaşlar gibi durumunuzu destekleyecek belirli ayrıntıları elinizin altında bulundurun (ancak araştırmanızın şirket dedikoduları veya anekdot kanıtlarına değil, kamuya açık bilgilere dayandığından emin olun).
Herhangi bir konuşmaya başlamadan önce, olası soruları, ek bilgi veya açıklama taleplerini ve anlaşmazlıkları beyin fırtınası yapın, böylece onları sakin ve net bir şekilde ele almaya hazırsınız.
3. Sözsüz İletişime Dikkat Edin
Yüz ifadelerimiz, jestlerimiz ve beden dilimiz sözlerimizden daha fazlasını söyleyebilir ve çoğu zaman da söyler.
Sözsüz ipuçları , konuşulan kelimeden yüzde 65 ila 93 daha fazla etkiye sahip olabilir. Ve eğer ikisi aynı fikirde değilse, sözlü olmayan sinyallere konuşulan kelimelere inanmamız daha olasıdır.
Liderler özellikle sözsüz ipuçlarını okumada usta olmalıdır.
Örneğin, anlaşmazlıklarını veya endişelerini dile getirmek istemeyen çalışanlar, rahatsızlıklarını kollarını kavuşturarak veya göz teması kurmak istemeyerek gösterebilirler. Başkalarının beden dilinin farkındaysanız, iletişim taktiklerinizi uygun şekilde ayarlayabilirsiniz.
Aynı zamanda liderler kendi sözsüz iletişimlerini de kontrol edebilmelidir.
Sözsüz ipuçlarınız her zaman mesajınızı desteklemelidir. En iyi ihtimalle, çelişkili sözlü ve sözlü olmayan iletişim kafa karışıklığına neden olabilir. En kötüsü, mesajınızı ve ekibinizin size, kuruluşunuza ve hatta kendilerine olan güvenini baltalayabilir.
4. Ses Tonunuz
Bir şeyi nasıl söylediğiniz, ne söylediğiniz kadar önemli olabilir. Diğer sözel olmayan ipuçlarında olduğu gibi, tonunuz mesajınıza güç ve vurgu katabilir veya onu tamamen baltalayabilir.
Ton, işyeri anlaşmazlıklarında ve çatışmalarda özellikle önemli bir faktör olabilir. Olumlu bir çağrışımla iyi seçilmiş bir kelime, iyi niyet ve güven yaratır. Belirsiz veya olumsuz çağrışımlarla kötü seçilmiş bir kelime, hızla yanlış anlaşılmaya yol açabilir.
Konuşurken ton, sözcük seçiminin yanı sıra ses düzeyi, yansıtma ve tonlamayı da içerir. Gerçek zamanlı olarak, amacınıza uygun olduğundan emin olmak için tonu kontrol etmek zor olabilir. Ancak tonunuza dikkat etmek, bir iletişim yanlış yöne gidiyor gibi görünüyorsa, onu uygun şekilde değiştirmenizi sağlayacaktır.
Yazarken tonu kontrol etmek daha kolay olabilir. Mesajın yanı sıra tonu da düşünürken iletişiminizi bir, hatta iki kez okuduğunuzdan emin olun. Gizliliği ihlal etmiyorsa, yüksek sesle okumak veya güvenilir bir meslektaşınızdan tekrar okumasını isteyebilirsiniz.
Ve e-posta veya diğer yazılı ortamlar üzerinden hararetli bir diyaloga girerken cevaplarınızda çok aceleci olmayın.
Mümkünse, yanıtınızı yazın, ancak göndermek için bir veya iki gün bekleyin. Çoğu durumda, duygularınız soğuduktan sonra mesajınızı yeniden okumak, tonunuzu çatışmayı daha az tırmandıracak şekilde yumuşatmanıza olanak tanır.
5. Aktif Dinleme Alıştırması Yapın
İletişim neredeyse her zaman iki veya daha fazla kişiyi içerir.
Bu nedenle, başarılı bir şekilde iletişim kurmak söz konusu olduğunda dinlemek, konuşmak kadar önemlidir. Ancak dinlemek sandığımızdan daha zor olabilir.
İletişim uzmanı Marjorie North, Mastering the Basics of Communication adlı blog yazısında , herhangi bir konuşma sırasında diğer kişinin söylediklerinin yalnızca yarısını duyduğumuzu belirtiyor.
Aktif dinlemenin amacı, sadece kişinin söylediği kelimeleri değil, mesajın tamamını duymanızı sağlamaktır. Aktif dinleme için bazı ipuçları şunları içerir:
Konuşmacıya tam ve bölünmemiş dikkatinizi vermek
Zihninizi dikkat dağıtıcı şeylerden, yargılardan ve karşı argümanlardan arındırın.
Kendi düşüncelerinizle araya girme cazibesinden kaçınmak.
Zihninizi odaklamak ve konuşmacıya gerçekten dinlediğinizi göstermek için açık, pozitif beden dili göstermek
Cevabınızı verirken duyduklarınızı yeniden ifade edin veya başka kelimelerle ifade edin
Ek bilgi elde etmek için tasarlanmış açık uçlu sorular sorun
6. Duygusal Zekanızı Geliştirin
İletişim, duygusal zeka temeli üzerine kuruludur. Basitçe söylemek gerekirse, kendi duygularınızı değerlendirip anlayana kadar başkalarıyla etkili bir şekilde iletişim kuramazsınız.
Margaret Andrews, Duygusal Zekanızı Nasıl Geliştirirsiniz başlıklı yazısında, “Kendi duygularınızın ve bunların tetiklediği davranışların farkındaysanız, bu duygu ve davranışları yönetmeye başlayabilirsiniz” diyor .
Örneğin, yüksek düzeyde duygusal zekaya sahip liderler, doğal olarak aktif dinlemeye katılmayı, uygun tonu korumayı ve olumlu beden dilini kullanmayı daha kolay bulacaktır.
Kendi duygularınızı anlamak ve yönetmek, duygusal zekanın sadece bir parçasıdır. Etkili iletişim için eşit derecede önemli olan diğer kısım, başkaları için empatidir.
Örneğin, bir çalışanla empati kurmak, zor bir konuşmayı kolaylaştırabilir.
Yine de kötü haberler vermek zorunda kalabilirsiniz, ancak (aktif olarak) onların bakış açısını dinlemek ve duygularını anladığınızı göstermek, incinmiş duyguları yumuşatmak veya yanlış anlamaları önlemek için uzun bir yol kat edebilir.
7. Bir İşyeri İletişim Stratejisi Geliştirin
Günümüzün iş yeri, çok çeşitli biçimlerde sürekli bir bilgi akışıdır. Her bir iletişim, bu daha geniş bilgi akışı bağlamında anlaşılmalıdır.
En etkili iletişimci bile, bir işyeri iletişim stratejisi olmadan mesajlarını iletmeyi zor bulabilir.
Bir iletişim stratejisi, işletmenizin bilgi ilettiği ve aldığı çerçevedir. Müşterilere ve müşterilere, paydaşlara ve yöneticilere ve çalışanlara nasıl ve ne ilettiğinizin ana hatlarını verebilir ve vermelidir.
En geniş anlamda başlayarak, stratejiniz kimin, hangi mesajı ne zaman alacağını içermelidir. Bu, herkesin doğru zamanda doğru bilgiyi almasını sağlar.
Hangi bilgi için kullandığınız araçların türünü tanımlamak da dahil olmak üzere, nasıl iletişim kurduğunuz kadar ayrıntılı olabilir. Örneğin, tüm ekip veya kuruluş için bir grup sohbeti kullanmanın ne zaman uygun olduğunu veya bunun yerine bir toplantının ne zaman bir e-postada özetlenmesi gerektiğini tanımlayabilirsiniz.
Bunun gibi temel yönergeler oluşturmak bilgi akışını düzene sokabilir. Herkesin ihtiyaç duyduğu ayrıntıları almasını ve bu önemli bilgilerin gereksiz ayrıntılar tarafından boğulmamasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
8. Olumlu Bir Organizasyon Kültürü Yaratın
İletişim kurduğunuz kurum kültürü de etkili iletişimde hayati bir rol oynar.
Şeffaflık, güven, empati ve açık diyalog üzerine kurulu pozitif bir çalışma ortamında, genel olarak iletişim daha kolay ve daha etkili olacaktır.
Çalışanlar, o yöneticiye güveniyorlarsa, yöneticilerinin mesajını duymaya daha açık olacaklardır. Ve yöneticiler, çalışanlarını konuşmaya, önerilerde bulunmaya ve hatta kendi yapıcı eleştirilerini sunmaya teşvik ederlerse, katılım sağlamayı ve hatta yapıcı eleştirilerde bulunmayı daha kolay bulacaklardır.
Lorne Rubis, Daha İyi Bir İşyeri Kültürü İnşa Etmek için Altı İpucu başlıklı bir blog yazısında, “En tehlikeli kuruluş sessiz olandır” diyor . Her iki yönde de iletişim ancak güven ve psikolojik güvenlik temeli üzerine kurulmuş bir kültürde etkili olabilir.
Bilgi paylaşmayı reddeden, önerilere açık olmayan, hatalarını kabul etmeyen ve eleştirileri kabul etmeyen yetkili yöneticiler, önerilerini ve eleştirilerini savunmacı bir tavırla karşılanmış veya hatta tamamen görmezden gelebilirler.
Bu güven ve şeffaflık temeli olmadan, en küçük iletişim bile yanlış anlaşılabilir ve yanlış anlamalara ve gereksiz çatışmalara yol açabilir.
İş arkadaşları ve çalışanlarla iletişim kurmak her zaman zorluklar sunacaktır. Her zaman çözülmesi gereken yanlış anlamalar ve yanlış iletişimler olacaktır ve ne yazık ki kurumsal mesajlar, özellikle zor zamanlarda her zaman duymak istediğimiz şeyler değildir.
Ancak etkili iletişim becerileri geliştirmek ve bunlara hakim olmak, zorlu konuşmalar sırasında bile bir lider olarak işinizi kolaylaştıracaktır. Bu becerileri geliştirmek için zaman ayırmak kesinlikle iyi harcanmış bir zaman olacaktır.
Kaynak: https://professional.dce.harvard.edu/blog/eight-things-you-can-do-to-improve-your-communication-skills/
Son Eklenen İçerikler
E-Ticaret İle Başarılı Olmanın 5 Yolu
E-Bülten
Teknokentteki gelişmelerden haberdar olmak için e-bültenimize abone olun!
Kişisel verilerimin Açık Rıza Metni nde belirlenen şartlarda işlenmesine izin verdiğimi ve Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme ’yi okuduğumu ve kabul ettiğimi onaylıyorum.