Müdürlüğümüz Üniversite Yönetim Kurulu’nun 14 Şubat 1977 tarihli 1077. Toplantısında Dış İlişkiler Müdürlüğü adı altında kurulmuş ve1978 tarihinde faaliyete geçmiştir.
1984 yılında Basın-Halkla İlişkiler ve Protokol Müdürlüğü olan adı 1985 yılında Dış İlişkiler ve Enformasyon Müdürlüğü, 2017 yılında Dış İlişkiler ve Protokol Müdürlüğü ve Üniversitemiz Senatosunun 5 Kasım 2020 tarih ve 752 sayılı toplantısında alınan kararla şimdiki adı olan “Etkinlik ve Protokol Müdürlüğü” olarak değiştirilmiştir.
Etkinlik ve Protokol Müdürlüğü Eski Rektörlük Binası’nın giriş katında bulunan 2 ofiste çalışmalarını sürdürmektedir. Ayrıca Ayazağa Yerleşkesi’nde bulunan Süleyman Demirel Kültür Merkezi ve Maçka Yerleşkesi’nde bulunan Mustafa Kemal Amfisi Müdürlüğümüze bağlı olarak Kongre, Seminer, Sempozyum ve Sanat Etkinlikleri kapsamında Üniversite içi ve dışı olmak üzere hizmet vermektedir.
İTÜ Kurumsal Kimlik ve Logolu Ürünler Komisyonu üyesidir.
Müdürlüğümüz Üniversitemiz Yönetim Kurulu’nun 5.11.2015 tarih ve 1074 sayılı toplantısı’nda kurulan İletişim ve Pazarlama Direktörlüğü’ne bağlanmıştır.
Yetki, Görev ve Sorumlulukları
Etkinlik ve Protokol Müdürlüğü, üniversitemizi ziyaret eden önemli kişilerin ağırlanmasında protokol sürecinin en iyi şekilde yürütülmesini sağlar. Gelecek başarılarının ilk adımını mezun olarak atmaya hazırlanan öğrencilerimize unutulmaz bir mezuniyet deneyimi yaşatmak için her yıl daha çok çalışır. Kampüslerimizdeki etkinlik organizasyonlarının, reklam ve tanıtıma yönelik projelerin İTÜ’nün yüksek faydası gözetilerek gerçekleşmesinde rol alır.
Ne yapar?
Üniversitemizin resmî törenlerini, açılış ve kutlama etkinliklerini düzenler.
Etkinlik ve Protokol Müdürlüğü tarafından düzenlenen; Açılış Töreni, Cumhuriyet Bayramı, 10 Kasım Ulu Önder Atatürk’ü Anma Töreni, Yılsonu Toplantısı, İTÜ Günü, Mezuniyet Törenleri gibi etkinliklerin organizasyonunu ve koordinasyonunu sağlar.
Üniversitemizdeki diğer etkinlikler için gerektiğinde destek verir.
Üniversitemiz Rektörlüğünün resmî tören organizasyonlarına ait görsel malzemeyi dijital olarak arşivler.
Protokol listelerini düzenler ve organizasyonlarda protokol düzenini sağlar.
Rektörlük tarafından ulusal ve uluslararası heyetlerin ağırlanmasında yer alır ve ilgili birimlerle iş birliği yapar.
Rektörlük makamının resmi ziyaretlerinde verilecek hediyelerin organizasyonunu yapar.
Rektörlük Makamının hediyelik ürün ihtiyaçlarının tasarım, üretim ve stok durumunu takip eder.
Süleyman Demirel Kültür Merkezi ve Mustafa Kemal Amfisi’nde yapılmak istenen kongre, seminer, sempozyum, eğitim, kültür ve sanat organizasyonları için rezervasyon- tahsis işlemlerini yürütür, bu etkinliklerin gerçekleşmesinde mekanların kullanımına yönelik altyapı hizmetlerinin sunulmasını sağlar.
Kampüslerimizde tanıtım amaçlı yapılacak etkinliklerin izin işlemlerini takip eder.
Kampüslerimizde talep edilen sınavlar için sınıf ve bilgisayar laboratuvarlarının uygunluk durumlarını kontrol ederek izin işlemlerini takip eder.