Geçen hafta bu yazının ilk bölümünde, bilmediğimiz bir konuyu sunmadan önce sormamız gereken dört sorudan ilk ikisine değinmiştik. (Sunumun gayesi ne olacak, ve sunumu kimlere yapıyorsunuz?)
Bu haftaki yazıda da kalan iki soruyu sizlerle paylaşıyorum:
3) Sunumda Bilgisayar Yazılımı Kullanmanız Gerekiyor Mu?
Her ne kadar sunum kelimesi bizim için derhal PowerPoint gibi programların duvarlara yansıyan görüntüsünü çağrıştırabilse de, bu tarz bilgisayar programları sunum yapmanın sadece bir şeklidir. Onların kullanılmadığı daha bir çok sunum ortamı vardır. Hatta bazı durumlarda bilgisayar ve projeksiyon kullanmak yerine, sunumu tabii ki daha çok sizin konuştuğunuz ama yine de karşılıklı bir sohbet ortamında yapmanız o sunumun başarısını büyük ölçüde artırabilir. Örneğin, diyelim ki yönettiğiniz iş biriminde beklenmedik bir problem oluştu ve henüz iyi kavrayamadığınız bu konu hakkında ertesi gün bir üst yönetimden üç kişiye sunum yapmanız gerekecek. Böyle bir durumda, vaktinizi slaytlar hazırlamak ve onları tasarlamakla geçirmek yerine, karşınızdaki kişilerin kafalarında oluşabilecek soruları düşünmek, ve varsa endişelerini giderebilecek cevaplar hazırlamak için kullanabilirsiniz.
4) Sunumun Sonunda Ne Olmasını İstiyorsunuz?
Pek çok sunumun sonunda, konuşmacı tarafından bu sorunun sunum hazırlığı aşamasında sorulmadığını görüyoruz. Bazı satış eğitimlerinde “Peki müşterinin senin ürün ya da hizmetini satın almasını istedin mi?” diye sorulduğunu hatırlıyorum. Tıpkı bir satış süreci gibi, sunumun sonunda da gerçekleşmesini istediğimiz bir durum var. Bu, ilk maddede belirttiğimiz gibi, karşımızdaki dinleyicilerde bir bilgilenme, ikna olma veya harekete geçme arzusu olabilir. Sunumu yapan kişi olarak konuşmamızı sonlandırmadan önce yapmamız gereken, arzu ettiğimiz sonucun oluşup oluşmadığını ölçmek ve gerekiyorsa anında adımlar atarak o yolda ilerleyebilmektir. Örneğin; Konuya hakimiyetiniz yüksek olmadığı için, sunumun sonunda dinleyicilerinizin ikna olmadığını veya kafalarında soru işaretleri kaldığını hissediyorsunuz. Böyle bir durumda, açık bir şekilde var olanı (sizin konuya hakimiyet eksikliğiniz) gizlemek yerine kendi durumunuzu onlarla paylaşabilir, eğer kafalarında soru işareti veya iyi anlaşılmayan noktalar varsa sizinle paylaşmalarını isteyebilirsiniz. Tüm pürüzleri ortadan kaldırdığınızı hissettikten sonra ve sunumu bitirmeden önce, sizin sunumu yapma amacınızı bir kere daha dile getirin (bilgilendirmek, ikna etmek) ve karşınızdakilerden bu konuda yapmalarını istediğiniz bir şey varsa tekrar altını çizin (bütçe ayırmak, personel atamak, vb.).
İster vakit yetersizliğinden, ister konuya hakim olmamanızdan dolayı, kendinizi hazır olmadığınız bir durumda sunum yapmanız gerekir halde bulursanız, bu dört soruyu kendinize sorun. Cevapları bulduğunuz andan sunum anına kadar neler yapmanız gerektiğini daha net bir şekilde görebilirsiniz. Belki hemen veriler toplamaya başlamanız ve onları kolay anlaşılır bir hale getirmeniz gerekecek. Belki karşınızdaki kişilerin kendi yaşamlarında nelere önem verdiklerini ve onları neyin harekete geçirebileceğini araştırmanız gerekecek. Belki de kafalarında oluşabilecek endişeleri aşağı yukarı tahmin etmeniz ve onları rahatlatacak bilgileri düzenli bir akışa sokmanız gerekecek.
Bilmediğiniz konu hakkında hemen bilgi sahibi olmaya çalışmadan önce bu soruları sorarsanız, o konu hakkında asgari olarak neleri bilmenizin yeterli olacağını da kolay bir şekilde görebileceksiniz. Böylece, sunum öncesindeki vaktinizin tamamını acele bir şekilde kendinizi bilgilendirmeye çalışarak harcamak yerine sadece gerekli noktaları öğrenip, kalan vaktinizi dinleyicileriniz ile nasıl daha kuvvetli bir bağ kurabileceğiniz hakkında düşünmeye ayırabilirsiniz.
Daima hatırlayın: Sunumu yapan kişi olarak sizin göreviniz konuyu en ince ayrıntısına kadar bilmek değil, o konunun karşınızdaki dinleyiciler için neden önemli olduğunu belirlemek, ve onların yaşamlarını nasıl olumlu etkileyebileceğini onlara aktarmaktır. Sunum esnasında her ne kadar dikkatler sizin üzerinizde olsa da, o ortamın yıldızı siz değil, dinleyicilerinizdir.