Hakkımızda Bilgi Kalite Politikamız Çevre ve İnsan Politikamız Ödül ve Sertifikalarımız Her Şey Dahil Programı Aydınlatma Metni KVKK Başvuru Formu KVKK Politikası Çerez Politikası
Bodrum
Odalar
Geniş Oda Standart Oda Suite Oda
Plaj & Havuz
Yeme & İçme
Açık Büfe Balık Lokantası İtalyan Lokantası Monachus Bar-Cafe Diğer
Aktiviteler
SPA Center Animasyon Su Sporları Spor ve Oyunlar Gece Hayatı
Galeri
Video
İletişim
Forever Club
Hakkımızda
Bilgi
Kalite Politikamız
Çevre ve İnsan Politikamız
Ödül ve Sertifikalarımız
Her Şey Dahil Programı
Aydınlatma Metni
KVKK Başvuru Formu
KVKK Politikası
Çerez Politikası
Bodrum
Odalar
Geniş Oda
Standart Oda
Suite Oda
Plaj & Havuz
Yeme & İçme
Açık Büfe
Balık Lokantası
İtalyan Lokantası
Monachus Bar-Cafe
Diğer
Aktiviteler
SPA Center
Animasyon
Su Sporları
Spor ve Oyunlar
Gece Hayatı
Galeri
Video
İletişim
KVKK Politikası
YNC OTEL İŞLETMELERİ VE TURİZM ANONİM ŞİRKETİ– FOREVER CLUB OTEL KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
Politika Yürürlük Tarihi 10.11.2020
İşbu belge YNC Otel İşletmeleri Ve Turizm Anonim Şirketi – Forever Club Otel’in yazılı izni olmaksızın çoğaltılıp dağıtılamaz.
İçindekiler
BÖLÜM 1: GİRİŞ.............................................................................................................................. 4
GİRİŞ................................................................................................................................... 4
POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI......................................................................................... 4
MEVZUATIN UYGULANMASI................................................................................................. 4
BÖLÜM 2: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR............................................................ 5
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE GENEL İLKELER.............................................................................. 5
Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olması.................................................................................. 5
Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olması............................................................................................. 5
Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenmesi..................................................................................... 5
İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma............................................................................. 5
İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme
2.2.6 KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI........................................................................................... 6
2.2.1 Kişisel Verilerin İşlenme Şartları..................................................................................................... 6
BÖLÜM 3: KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI........................................................................................ 7
KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ...................................................................................................... 7
Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak İçin Alınan Tedbirler.......................................................... 8
Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek İçin Alınan Tedbirler...................................................................... 8
Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması Konusunda Alınan Tedbirler............................................. 9
DENETİM............................................................................................................................. 9
Kişisel Verilerin Korunmasında Alınacak Tedbirlerin Denetimi.................................................................. 9
3.2.2.İş Birimlerinin Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının ArtırılmasınınDenetimi……………………………………………………………………..10
GİZLİLİK............................................................................................................................ 10
KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ İFŞASI.............................................................................................. 10
BÖLÜM 4: ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA YÖNELİK ORGANİZASYONEL TEDBİRLER................................ 11
BÖLÜM 5: KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI...................... 13
BÖLÜM 6: KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, SAKLAMA SÜRELERİ ve VERİ ENVANTERİ................................ 14
6.1.ŞİRKETİMİZİN YÜKÜMLÜLÜĞÜ............................................................................................. 14
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, SAKLAMA SÜRELERİ VE VERİ ENVANTERİ.................................................. 15
Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi...................................................................................... 15
Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri.............................................................................................. 15
Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri(Office 365,Salesforce vs.)........................................................ 15
Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler.............................................................................................. 15
Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları........................................................................................... 15
ç)Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler.......................................................................................... 15
Veri Tabanları........................................................................................................................... 15
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri....................................................................................... 15
Fiziksel Olarak Yok Etme............................................................................................................... 15
Kağıt Ortamları.......................................................................................................................... 16
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi....................................................................................... 16
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Yöntemleri......................................................................... 16
Maskeleme Yöntemi(Masking)........................................................................................................ 16
Veri Karma Yöntemi(Data Shuffling,Permutation).................................................................................. 16
Veri Tür0etme Yöntemi(Data Derivation)............................................................................................. 16
Toplulaştırma Yöntemi(Aggregation)............................................................................................... 17
6.2.4.2.Şirketimizin Anonim Hale Getirme Yöntemini Seçme Usulü.................................................................. 17
SAKLAMA SÜRELERİ............................................................................................................ 17
KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ........................................................................................................... 18
Kişisel Veri Envanterinin Hazırlanışı............................................................................................ 18
BÖLÜM 7: VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASINA İLİŞKİN KURALLAR.............. 19
KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI......................................................................................... 19
Kişisel Verilere Erişim Hakkı..................................................................................................... 20
Kişisel Verilerini Değiştirme veya Sildirme Hakkı.............................................................................. 20
Kişisel Verilerin Güncelliğinin Sağlanması..................................................................................... 21
VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ.......................................................................... 21
KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI İLERİ SÜREMEYECEĞİ HALLER........................................................ 22
BÖLÜM 8: ÇALIŞAN ADAYLARININ KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ................................................... 22
BÖLÜM 9: ŞİRKET TESİSLERİ İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ
ÜZERİNDEN YAPILAN VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ...................................................................................... 24
BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ............................... 24
ŞİRKETİN BİNA, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN KAMERA İLE İZLEME FAALİYETİ............................. 24
ŞİRKETİN BİNA, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ....................... 26
ŞİRKETİN MİSAFİRLERİNE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI VE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ................................................................................................................................ 26
ŞİRKETİN İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ................................................................................................ 27
BÖLÜM 10: YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLENEBİLİK................................................................................. 27
EK-1: TANIMLAR........................................................................................................................... 28
EK-2: KISALTMALAR..................................................................................................................... 29
BÖLÜM 1: GİRİŞ
1.1.GİRİŞ
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile verileri işlenen kişilerin verilerinin korunması konusu her şirket açısından temel bir zaruret haline gelmiştir. Bu sebeple özellikle kişilerin özel hayatına ve bilgilerine erişim hususunda azami ihtimam göstermek ve bu konuda etkili ve caydırıcı önlemler almak ek olarak bütün bu işlemler esnasında müşterilerimize, potansiyel müşterilerimize, ziyaretçilerimize, şirket yetkililerimize, işbirliği içinde olduğumuz taraf ve kurumların tamamına kısaca şirketimizle doğrudan veya dolaylı olarak bağlantılı olan verilerini işlediğimiz her bir kişiye şeffaf olmak şirket veri politikamızın temel hedefini oluşturmaktadır.
Şirketimiz YNC Otel İşletmeleri Ve Turizm Anonim Şirketi – Forever Club Otel işbu Politika ile kişisel verilerin işlenmesine yönelik kurallarımızı şeffaflık ve açıklık ilkeleri çerçevesinde belirlemekte ve hayata geçirmektedir.
1.2.POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI
Bu politikanın temel amacı kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere verileri işlenmiş olan kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve bu anlamda şirketimizin yaptığı her faaliyetin kamunun aydınlatılması yoluyla şeffaflığının sağlanmasıdır.
Bu politika hükümlerinin kapsamı doğrudan veya dolaylı olarak verilerini işlediğimiz kişilerin bütün kişisel verileridir.
1.3.MEVZUATIN UYGULANMASI
Yürürlükte bulunan mevzuat ve politikamız arasında uyumsuzluk bulunması halinde yürürlükte olan mevzuat öncelikli olarak uygulanacak olup bu temel politikanın dışında daha özel amaçlar için aynı konuda oluşturulan başka politika veya düzenleme bulunması halinde öncelikle özel hükümler içeren maddeler uygulanır. Diğer politika ve dokümanların bu politika ve ilgili mevzuat ile çelişen hükümleri uygulanmaz.
BÖLÜM 2: KİŞİSEL VERİLERİN
İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
2.1.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE GENEL İLKELER
2.1.1Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olması
Kişilerin verileri işlenirken işlenme sürecinde veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak elde edilmeli ve işlenmelidir. Şirketimiz YNC Otel İşletmeleri Ve Turizm Anonim Şirketi – Forever Club Otel verileri işlerken hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde azami hassasiyet ve kontrol ile verileri işlemektedir.
2.1.2Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olması
İşlenen verilerin doğru olması ve şahısların verileri hakkında güncellik gerektiğinde güncel olması gerekmektedir. Şirketimiz işlenen verilerin doğruluğunu her işleme seviyesinde kontrol etmekte ve gerektiğinde güncel olması için gerekli hazırlıkları yapmaktadır.
2.1.3Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenmesi
Verilerin işlenmesi esnasında hangi verilerin işlendiği belli ne kadarlık bir kısmının işlendiği açık ve ne amaçla işlendiği belli, hukuka uygun yani meşru olmalıdır. Şirketimiz sadece meşru amaçlar için verileri işlemekte bu işleme sırasında elde edilecek olan verilerin belirli olmasına özen göstermektedir. Şirketimiz elde edilen bilgilerin farklı amaçlar için kullanılmaması ve yanlış anlaşılmaya sebebiyet vermemesi adına net, açık bir şekilde verileri işlemektedir.
2.1.4İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Verilerin işlenme amacına sadık, amaçla bağlantılı o amaçla sınırlı ve ölçülü bir şekilde kontrollü bir şekilde işlenmesi gerekir. Şirketimiz veri işlerken yalnızca işlendikleri amaçla bağlı ve sınırlı olmak üzere ölçülü bir şekilde veri sahiplerinin verilerini işlemektedir.
2.1.5İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme
İşlenen kişisel veriler ilgili mevzuattaki süreye veya ilgili amaçta belirtilen süreye uygun olarak azami koruma kastıyla hareket edilmesi gerekir. Bu kapsamda, şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüşse, bu süreler ile sınırlı olarak kişisel verileri muhafaza etmektedir. Mevzuatta bir süre belirlenmemişse veya verilerin daha uzun süre tutulmasını gerektiren hukuki bir sebep bulunmuyorsa, şirketimiz kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Böylece veri sahiplerinin güvenlikleri azami seviyede sağlanmaktadır.(Ayrıntılı bilgi için bknz. Bölüm 6.4’e).işbu politika ve ilgili bütün mevzuat hükümlerine uygun olarak veri işleyen sıfatını taşıyan çalışanlarımız kişisel verilerle ilgili sınırsız süreli sır saklama yükümlülüğü altındadır.
2.2 KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
2.2.1 Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Şirketimiz veri sahiplerinin verilerini kanuna ve hukuka uygun bir biçimde aşağıda yer alan ilgili mevzuatın şartlarına uygun bir biçimde işlemektedir.
Genel Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Genel Nitelikli Veri Kavramı: Bu bölümde belirtilen özel nitelikli veri kategorisine girmeyen şirketimiz tarafından işlenen her türlü kişisel veri kavramı genel nitelikli kişisel veri kategorisini oluşturmaktadır.
Genel Şart: Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.
İstisnalar: Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:
Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki
geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün
korunması için zorunlu olması.
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla,
sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun
meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları
Özel Nitelikli Veri Kavramı: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.
Genel Şart: Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.
İstisnalar ve Özel Durumlar: Birinci fıkrada sayılan sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
Şirketimiz özel sağlık problemlerinin kayıtlarının tutulması hususunda özel nitelikli verileri işleyip, saklarken ilgili veri sahiplerinin açık rızalarını almaktadır.
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu
hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile
finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan
kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu Kurulu Şartları: Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.
BÖLÜM 3: KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
3.1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
Şirketimiz YNC Otel İşletmeleri Ve Turizm Anonim Şirketi – Forever Club Otel Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 12. maddesi1 gereğince, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre her türlü teknik ve idari tedbirler alınmaktadır. Veri sorumluları ile veri işleyen kişilerin öğrendikleri kişisel veriler,
1 MADDE 12-
(1)Veri sorumlusu;
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.
bu kanun hükümlerine aykırı olarak başkalarına açıklanamaz ve işleme amacı dışında kullanılamaz.
3.1.1.Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak İçin Alınan Tedbirler
Şirketimizce kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik ve idari tedbirler:
Şirketimiz bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri teknik sistemlerle denetlenmekte ve ilgili kişilere raporlandırılmaktadırlar.
Şirketimizin iş birimlerinin yürütmüş olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin 6698 Sayılı Kanun’un aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir departman ve ilgili birimin yürütmüş olduğu faaliyet özelinde belirlenmektedir.
Hukuka uygunluğun sağlanması ve ilgili departmanlar için hazırlanan prosedüre uyulması devamlılığı ve denetimi idari tedbirler, şirket içi politikalar ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.
3.1.2.Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek İçin Alınan Tedbirler
Şirketimiz, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliğine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
Şirketimizce kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik ve idari tedbirler:
Erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri ile alınan teknik önlemler periyodik olarak raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir. Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
Teknik konularla ilgili dışarıdan destek alınmakta
İş birimi bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.
Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri, Kişisel Verileri Koruma Kanunu hükümlerine ve sair ilgili tüm mevzuata aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ilişkin hükümleri eklenmekte ve/veya karşılıklı mutabakat metinleri imzalanmaktadır.
3.1.3.Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması Konusunda Alınan Tedbirler
Şirketimiz, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Şirketimizce kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik ve idari tedbirler:
Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.
Teknik konularla ilgili dışarıdan destek alınmakta
Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan teknik önlemler ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.
Dijital olmayan veriler kilitli dolaplarda tutulmak suretiyle sadece yetkilendirilmiş kişiler tarafından erişilebilecektir.
3.2.DENETİM
Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun 12. maddesinin 3. fıkrası2 gereğince veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır.
3.2.1.Kişisel Verilerin Korunmasında Alınacak Tedbirlerin Denetimi
Şirketimiz ve anlaşmalı hukuki danışmanlık şirketimiz yukarıda açıklanan veri güvenliğinin tesisi ve alınan tedbirlerin düzenliliğini ve devamlılığını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve/veya yaptırır.
2 (3) Veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır.
Bu denetim sonuçları şirketimizin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili departman veya yönetime raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve sair mevzuat ve işbu şirket politikasına uygun şekilde yürütülmektedir.
3.2.2.İş Birimlerinin Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Artırılmasının Denetimi
Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin korunmasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini yürütülen eğitimler, seminerler ve oturumlar aracılığı ile sağlamaktadır. Şirketimiz, ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemektedir. Kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığın oluşması için gerekli sistemler kurulmakta, konuya ilişkin denetimleri şirketimizin ilgili departmanı ve anlaşmalı hukuki danışmanlık şirketimiz yapmaktadır.
Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda farkındalığın artırılmasına yönelik yürütülen eğitim sonuçları şirketimize raporlanmakta olup söz konusu eğitimlere katılım şirketimiz tarafından zorunlu tutulmakta ve kontrol edilmektedir.
3.3.GİZLİLİK
Şirketimiz kişisel verilerin kanun ve politika hükümlerine aykırı olacak şekilde açıklanmaları ve aktarımını, bu verilere erişimin sağlanmasını ve meydana gelebilecek diğer güvenlik eksikliklerinden kaynaklanan işlemleri önlemek adına, imkanlar dahilinde ve korunacak kişisel verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbiri almaktadır.
Şirket personeline bu konuda gerekli eğitimler verilmiş ve bu konuda bilgi sahibi personel istihdamı sağlanmıştır. Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetleri ise detaylı şekilde ve periyodik olarak incelenmekte ve denetlenmektedir. Teknolojinin imkan verdiği takdirde kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerinde gerekli önlemler alınır ve alınan önlemlerin güncellenmesi ve iyileştirilmesi esastır. Şirketimizin ilgili departmanı ve anlaşmalı hukuki danışmanlık şirketimiz bu faaliyetleri yürütülmesinde ve denetlenmesinde koordine edilmiş şekilde çalışmaktadır.
3.4.KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ İFŞASI
Kişisel verilerin yetkisiz ifşasına ilişkin suçlar bakımından 5237 sayılı Türk Ceza Kanununun 135 ila 140. madde hükümleri ve ilgili bütün mevzuat uygulanır. İlgili bütün mevzuatın hükümleri şirketimizce çalışanlara ve ilgili kişilere bildirir. Hukuka aykırı olarak kişisel verileri kaydetme, kişisel verileri hukuka aykırı olarak bir başkasına verme, yayma veya ele geçirme,kanunların belirlediği sürelerin geçmiş olmasına karşın verileri sistem içinde yok etmeme ve Kişisel Verileri Koruma Kanunun 7. maddesi3 hükmüne aykırı olarak; kişisel verilerin saklanmasını veya işlenmesini meşru kılan sebeplerin ortadan kalkmasına rağmen kişisel verileri silmeyen veya anonim hâle getirmeyen gerçek kişiler Türk Ceza Kanununun 138. maddesine göre hapis cezası ile cezalandırılır. Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hâle getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir.
Türk Ceza Kanunu’nda yapılan düzenlemelere göre kişisel verileri hukuka aykırı olarak bir başkasına veren, bu verileri hukuka aykırı olarak yayan veya ele geçiren kişi, iki yıldan dört yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılmakla birlikte belli bir meslek ve sanatın sağladığı kolaylıktan yararlanmak suretiyle bu suçu işleyen kişi cezanın nitelikli halinden cezalandırılır. Kişisel veriyi işleme yetkisi olmadan verileri görüntüleme, elde etme veya hack suçunu işleyen şirket çalışanı, gecikmeksizin kişisel veri sahibine, savcılık ve ilgili makamlara bildirilecek ve hakkında gerekli işlemler yürütülecek ve suçun nitelikli halinden cezalandırılacaktır.
Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nda Kabahatler başlığı altında düzenlenen hüküm gereğince aydınlatma yükümlülüğünü veya veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri yerine getirmeyenler, Kurul tarafından verilen kararları yerine getirmeyenler veya Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında da idari para cezaları uygulanır.
BÖLÜM 4: ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA YÖNELİK
ORGANİZASYONEL TEDBİRLER
Şirketimiz Kişisel Verilerin Korunması ile İşlenmesi Politikası’nın yürürlüğünü sağlamak için bir yönetim yapısı oluşturmaktadır.
Şirket bünyesinde işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere komite kurulmaktadır. Kurulacak komitenin görevleri aşağıda belirtilmektedir. Komite, bu görevlerin dışında üst yönetimin vereceği diğer görevleri de yerine getirir. Komite tüm faaliyetlerini üst yönetimin onayı ile gerçekleştirmektedir.
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerekli olması halinde bu politikalar üzerinde yapılacak değişiklikleri hazırlamak,
MADDE 7- Bu Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır.
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve uygulama takibinin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek,
Şirket içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak,
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve bu hususların uygulanmasını sağlamak,
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi konusunda Şirket içerisinde ve Şirketin işbirliği yaptığı kurumlar nezdinde farkındalık yaratmak ve bu kapsamda eğitimler düzenlemek,
Şirketin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek,
Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak,
Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak İrtibat kişisi, anlaşmalı hukuki danışmanlık şirketi ve kurum ile kurulacak iletişim için şirket tarafından sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişilerdir. Bu bildirilecek gerçek kişi veya kişiler şirketimiz bünyesinde bu işi yapmakla görevlendirilmiş departmanımız üyelerindendir.
Şirketimiz Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliğine göre irtibat kişisinin fonksiyonunu iletişim noktası olarak, ilgili kişilerin veri sorumlusuna yönelteceği taleplerin hızlı ve etkin olarak cevaplandırılmasını sağlamak olarak sınırlandırmıştır. Bu yolla kişisel verileri işlenen veri sahiplerinin sorunlarına veya sorularına en hızlı ve açıklayıcı bir biçimde cevap verilmesi amaçlanmıştır fakat irtibat görevlisi hukuki açıdan veri sorumlusunu temsile yetkili değildir. Bu sebeple bilgi vermek haricinde, şirket ile veri sahibinin veya irtibat sorumlusu ile iletişime geçen ilgilinin sorularını hukuka uygun bir biçimde cevaplamak ve şirketimizi bu hususta bilgilendirmek haricinde bir görevi veya yetkisi bulunmamaktadır. Şirketimiz irtibat sorumlusu tarafından bilgilendirildiği anda yine şirketimiz tarafından görevlendirilmiş yetkili departman veya kurum tarafından en kısa sürede sorunla ilgili işlemler yapılacak ve gereken prosedür yürütülecektir. Bu işlemler sırasında kişisel veri sahibi veya ilgili kişi bütün bu işlemler ve prosedürler ile ilgili bilgilendirilecek ve gerekirse şirketimiz yetkili departmanı veya kurumu tarafından kişisel veri sahibi veya ilgili kişilerle görüşmeler yürütülecektir.
BÖLÜM 5: KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine4 uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarınıkişisel veri sahibine bildirmektedir.