PMBOK Nedir? sorusuna yönelik bilgilendirme yapmadan önce İsterseniz öncelikle "PMI® Nedir?" sorusunun yanıtıyla başlayalım. Bugün proje yönetimi dünyasında neredeyse herkesin dilinde olan, ülkemizde de geçerliliği günden güne artmakta olan bir metodolojinin sahibi olan kuruluştur. Herkesin hakim olmak istediği ama çoğunluğun derinliklerinde boğulduğu, yol gösterici bir kaynağın yaratıcısıdır aynı zamanda. 207 farklı ülkeden 470.000 kişinin, proje yönetimi dünyasındaki iyi uygulamaları öğrenebilmek için takip ettiği bir kuruluştur.
PMI®, 1969 yılında Proje Yönetimi alanında standartları belirlemeyi ve iyi uygulamaları desteklemek amacıyla bu yola baş koymuş bir takım gönüllü tarafından kurulan ve bugün dünyada 207 ülkede 475.000 üyesi bulunan bir enstitü. PMI®, proje yönetimi alanındaki standartları ve etiği korumak, gerçekleştirilen uygulamaları onaylamak için çaba gösteren ve kar amacı gütmeyen bir kuruluş olarak tanımlayabiliriz. Kar amacı gütmez dediysek de yaptıkları devasa işin sürdürülebilirliğini sağlamak adına ve her alanda olduğu gibi elit kalabilmek adına kar ederler (Sınav ücretlerini ve üyelik ücretini aklınıza getirip hadi oradan demeyin). PMI® düzenli aralıklarla üyelerine, proje yönetimi disiplinini ilerletmek için yayınlar, eğitimler, seminerler sunar.
PMBOK Kılavuzu nedir?
PMBOK kılavuzu adından da anlayabileceğiniz üzere bir proje yönetimi kurallar bütünü yada mevzuatı değil projelerde proje yöneticilerine ışık tutan bir rehberdir. PMBOK ve PMBOK kılavuzunun farklı şeyler olduğu. PMBOK proje yönetimi konusunda yıllarca kafa yormuş, dirsek çürütmüş bu işin duayeni olan gönüllüler tarafından belirlenmiş daha önceden gerçekleştirilen projelerde iyi uygulama olarak kabul edilen şeylere dayanan bir bilgi tabanıdır. PMBOK kılavuzu ise bu bilgi tabanını temel alan yol gösterici bir rehberdir. Bazı kesimlerce sanıldığının aksine BT, inşaat, yazılım geliştirme, üretim veya başka herhangi bir disipline özgü değildir. Herhangi bir endüstri dalı için, herhangi bir projede veya herhangi bir proje yöneticisi tarafından referans alınabilir.
Daha basit anlatmak gerekirse, bir proje yöneticisi olarak PMBOK Rehberini takip ederseniz, projede başarı olma şansınızı artırırsınız. PMBOK'u rehber almak proje kapsamını yerine getirirken, proje bütçenizin maliyet hedeflerine ulaşırken ve projenizin uyması gereken kısıtlar dahilinde verilen taahhütlere ulaşmasının daha muhtemel olacağı anlamına gelir. Ama tabi bu yüzde yüz bir başarı anlamına da gelmiyor. Adamlar bize kefil olmuyorlar sonuçta veya bir sigorta şirketi değiller.
PMBOK Açılımı Nedir?
PMBOK Açılımının ne olduğunu merak etmek gayet normal. PMBOK kısaltması Project Management Body of Knowledge ifadesinin baş harflerinden türetilmiştir.
PMBOK kılavuzu ilk kez 1987 yılında yayınlandı. PMBOK'un son versiyonu olan PMBOK Versiyon 6 ise 2017 yılında yayınlandı.
PMBOK 7. Versiyon
Aslında uzun yıllardır PMI, PMBOK üzerinde bir düzenleme yapmak için çalışıyordu. Çevik yaklaşımın giderek endüstride kendine daha sağlam bir yer edinmesi, hibrit uygulamaların ve yeni yaklaşımların artması, geleneksel waterfall proje yaklaşımının yavaş yavaş eski önemini yitirmesi, proje yönetimi bilgi tabanının evrensel bir yaklaşımı karşılayamamasına neden oluyordu. Diğer yandan sektörde yer alan tecrübeli ve bu alana yön veren proje yönetimi uzmanları uzun zamandır proje yönetimi diyince yalnızca kalıplara sokulmuş süreçlerin anlaşılmasından bir miktar rahatsızdı. Mevcut sistemin proje yöneticilerine yapmaları gereken şeyler konusunda çok fazla yol gösterdiği ve proje yöneticilerinin özgürlüklerinin kısıtlanıyor olabileceğinden endişe ediliyordu. Bu noktada, proje dünyasındaki değişikliklere kayıtsız kalamayan PMI PMBOK'ta bir güncelleme yaparak daha önceki PMBOK kapsamlarına kıyasla dramatik sayılabilecek ölçüde ciddi değişiklikler yaparak bambaşka bir yaklaşımla PMBOK 7'yi yayınlamaya hazırlanıyor. PMI'a göre PMBOK 7'nin yayınlanma tarihi 01.08.2021 olacak. Aslında çok daha önce yayınlanması bekleniyordu ancak pandemi nedeniyle yaşanan aksaklıklar PMBOK'un güncellenme tarihini bir miktar öteledi. Geçmiş tecrübelerimizden yola çıkarak verilen bu tarihin de bir miktar daha ötelenebileceğini de göz önünde bulundurmakta fayda var.
PMBOK 7 ile Ne Değişiyor?
2021 yılı başında PMP sınav içeriğinde yaptığı değişiklikle, PMI aslında bizi çevik yaklaşıma ve PMBOK'un gideceği yeni yöne bir nebze olsun alıştırmıştı. PMBOK 7 versiyonunda göreceğiniz en temel değişiklik, süreçlerden ziyade prensiplere odaklanan bir yaklaşıma sahip olacağı. Proje yöneticisinin özgürlüğünü kısıtladığı düşünülen süreçler yerine, PMBOK 7'de verilen prensipler doğrultusunda projenin özelliklerine, paydaşların niteliğine, organizasyonun durumuna ve proje gereksinimlerine ve projeyi çevreleyen faktörlere göre farklı yaklaşımların uygulanması teşvik edilecek. Aslında PMBOK 6 versiyonunda da proje yöneticisinden değişken faktörlere göre süreçlerin uyarlanması isteniyordu. Ancak, süreç tanımları o kadar net bir şekilde tarif ediliyordu ki, proje yöneticisi önerilen girdilerin araç ve tekniklerin, yaklaşımların kullanılmasına bir nevi yönlendiriliyordu. Artık projeye daha üst bir perspektiften bakan prensipler sunularak proje yöneticisinin özgürlüğünün artırılması planlanıyor.
PMBOK 6'da ve önceki versiyonlarda öngörüsel proje yönetimi ön plana çıkarılırken, yeni versiyonda bir yaklaşım diğerinden üstün tutulmayacak. PMBOK 7 bütün yaklaşımlara eşit mesafede duracak.
Bir başka önemli husus is PMBOK 7'nin çıktılardan ve teslimatlardan çok proje sonunda elde edilecek sonuçlara odaklanacak olması. Proje sonunda elde edilecek sonuçların organizasyona ve paydaşlara değer katması odağında proje faaliyetleri sürdürülüyor olacak.
Performans Alanları
Yeni kılavuzda PMBOK 6'da yer alan temel kavramlardan birisi olan bilgi alanları yerine, performans alanları kavramının karşımıza çıktığını görüyoruz. Projeden elde edilen sonucun organizasyona ve paydaşlara değer katabilmesi için 8 kritik performans alanı tanımlanmış. Bu performans alanları
Ekip
Paydaşlar
Yaşam Döngüsü
Planlama
Belirsizliği ve Muğlaklığı Yönlendirme
Teslimat
Performans
Proje Çalışmaları
olarak belirlenmiştir.
Uyarlama
PMBOK 7'nin içerik bölümüde yer alması beklenen bir başka başlık ise tailoring yani uyarlama. Bu kavramın temelinde yer alan temel ön kabul hiçbir projenin diğer projelerle birebir aynı koşullara sahip olamayacağıdır. Buna göre uyarlama yaklaşımının ilk aşamasına göre her projenin, öngörüsel (predictive), çevik (agile) veya hibrit yaklaşımlardan hangileri kullanılarak hayata geçirilmesinin daha yüksek değer yaratacağı belirlenmelidir.
İkinci adım olarak kalite yönetim sistemi, organizasyonel uyumluluk, PMO onay süreçleri gibi faktörler değerlendirmeye alınarak bu etkenlere göre proje uyarlanır. Üçüncü aşamada projenin büyüklüğü, önemi, kritikliği ile ilgili bir yaklaşım belirlendikten sonra, proje uygulanırken ortaya çıkan değişikliklere adapte olmak ise proje uyarlama yaklaşımının son adımıdır.
Model, Yöntem ve Eserler
Önceki versiyonlarda yer alan girdi, çıktı, araç ve tekniklerin yeni prensiplere ve performans alanlarında kullanımına uyarlanmış bölümü olarak karşımıza çıkmaktadır. PMBOK 7 eski versiyonlarda olduğu gibi araç ve tekniklere referans vermeye devam edecek, ancak farklı şekilde bu araç ve tekniklere ilişkin detayları bünyesinde barındırmayacak. PMI, standard plus interaktif dijital platformunda model, yöntem ve eserlerin uygulamalara nasıl yansıtalacağını gösteren bir bağlantı içerecek.
Değer Teslimat Sistemi
Daha önce belirttiğimiz gibi PMBOK 7'nin getirdiği en önemli yeniliklerden birisi proje yönetiminde alışık olduğumuz süreç bazlı yaklaşımın terk edilip, prensip bazlı yaklaşıma geçilmesiydi. Bu yaklaşım ise, değer teslimat sistemi ve proje teslimat prensipleri kavramlarıyla açıklanıyot. Değer teslimat sistemi, proje tamamlandığında alışılagelmiş tesliamatlar yerine, değer yaratan sonuçlar elde etmeyi temel alıyor.
Proje Teslimat Prensipleri
PMBOK 6'da yer alan süreç ve süreç gruplarının yerine bu versiyonda teslimat prensipleri ile karşılaşıyoruz. Teslimat prensipleri süreçlerin aksine tanımlayıcı değil, yol gösterici bir nitelik taşıyor. PMBOK 7'nin standart kısmında yer alan 12 teslimat prensibi aşağıdaki gibi;
Bütüncül düşünce
Değer
Değişim Yönetimi
Ekip
Fırsatlar ve Tehditler
Kalite
Karmaşıklık
Liderlik
Paydaşlar
Uyarlama
Uyum sağlama ve Vazgeçmeme
Yönetim
PMBOK 6 Artık Kullanılmayacak mı?
PMBOK 6 ve 7'inci versiyon farklı yaklaşımlara sahip olduğundan birbirlerini yanlışlayan kılavuzlar değil. PMBOK 6 bu zamana kadar proje yönetimi sektöründe ortaya çıkan en detaylı ve tanımlayıcı kaynak olma niteliğine sahipti. Şüphesiz ki birçok organizasyon PMBOK 6'nın detay içeren özelliklerinden proje yönetimi uygulamalarında faydalanacaktır.
PMBOK 7 PDF İndirme İşlemi
PMBOK 6 gibi PMBOK 7'ye sahip olmak için de PMI üyesi olmanız ve PMI tarafından size verilen özel şifreyle dokümanı açmanız gerekiyor.
PMP Sınavı PMBOK7'ye göre mi Yapılacak?
Bir PMP adayı PMBOK'ta yer alan ilkelere hakim olarak, kılavuzun içeriğini özümseyerek, araç ve tekniklerin kullanımını kavrayarak proje yönetimi sınavlarında başarılı olabilir. Şu anda geçerli olan kılavuz PMBOK 6 ve PMP adayları PMP sertifikası alabilmek için girmeleri gereken sınavda versiyon 6'dan sorumlu. PMP Sınav içeriği değişmediği sürece de bu böyle olacak. Ancak PMI sürekli iyileştirme mantığı ile PMP sınav içeriğinde güncelleme yaptığından PMBOK 7 çıktıktan bir süre sonra sınavda faydalanacak ana kaynak olacaktır.