Türkiye’de modern Tapu Sicilinin yasal dayanağı, 08/12/2001 tarih, 24607 sayılı Resmi Gazete yayımlanan 4722 sayılı Türk Medeni Kanunudur.
Tapu Sicili; taşınmaz mal ve üzerindeki hakların durumlarını göstermek üzere Devletin sorumluluğu altında tescil ve açıklık ilkelerine göre tutulan sicildir. Tapu sicilinde, taşınmaz malların yüzölçümü, cinsi, maliki gibi özellikleriyle beraber, irtifak, rehin, şerh, beyanlar hane-sinde taşınmaz mala ilişkin hak ve yükümlülükler göste-rilmektedir. Tapu müdürlük-leri, taşınmaz mallara ilişkin akit ve tescil işlemlerini yapmak, tapu sicilini düzenli ve sağlıklı bir şekilde tutulmasını sağlamakla gö-revli olup, bu sicillerin tutulmasından doğabilecek bütün zararlardan, Medeni Kanunun 1007 nci maddesi uyarınca Devlet sorumludur.
Tapu Müdürlüklerinde işlem yaptırmak isteyenler bizzat veya vekilleri (temsilcileri) varsa vasi, kayyum ve kanuni temsilcileri vasıtasıyla talepte bulunurlar. Mülkiyet ve mülkiyetten gayri ayni haklara müteallik resmi senetler, taşınmaz mal maliki veya bunların vekilleri huzurunda tapu müdürlüğünce düzenlenmekte olup, akdi gerektirmeyen işlemlerde ise istem belgesi düzenlen-mektedir.
Tapu Müdürlükleri Teşkilat ve Görevleri
Teşkilat
MADDE 18- (1) Tapu müdürlüğü; müdür, müdür yardımcısı, tekniker, teknisyen, araştırmacı, uzman, bilgisayar işletmeni, programcı, arşiv uzmanı, arşiv memuru, memur, geçici personel (4/C), sözleşmeli personel, işçi ve hizmetli unvanlı personelden oluşur.
Tapu Müdürlüklerinin Görevleri
MADDE 19- (1) Tapu müdürlüklerinin görevleri şunlardır :
a) Yetki ve yetkilendirildiği alanlarda, mevzuat çerçevesinde taşınmaz mallara ait akitli ve akitsiz her türlü tescil, düzeltme, terkin işlemlerini yapmak,
b) Mevzuata aykırı istemleri, Medeni Kanun ve Tapu Sicil Tüzüğünün ilgili maddeleri gereğince ret etmek, bu karara karşı ilgilisinin Bölge Müdürlüğüne itirazı halinde gerekli evrakları yedi gün içerisinde Bölge Müdürlüğüne göndermek,
c) Cevaplı teftiş raporları hakkında müdürlük görüşünü belirttikten sonra, raporu Bölge Müdürlüğüne göndermek, raporlarla ilgili verilecek talimatları geciktirmeden yerine getirmek, ç) Yetki alanlarındaki taşınmaz mallara ait tescil bildirimi düzenlenmesini gerektiren işlemlere ilişkin talepleri, hak sahibi veya yetkili vekilinden geldiğinin tespiti halinde, işlemin mahiyetine göre Kadastro Müdürlüğüne veya LİHKAB’na iletmek,
d) Yetki alanlarındaki taşınmaz mallara ait ana ve yardımcı siciller ile diğer ilgili defter, dosya ve belgeleri mevzuata uygun olarak düzenlemek, arşivlemek ve emniyetini sağlamak,
e) Yetki alanlarında yapılan kadastro veya yenileme sonucunda düzenlenen ana ve yardımcı siciller ile diğer ilgili defter, dosya ve belgeleri devir ve teslim çizelgesi karşılığında devir almak,
f) Yetki alanlarına yeniden katılan veya yetki alanlarından çıkarılan taşınmaz mallara ait ana ve yardımcı siciller ile diğer ilgili defter, dosya ve belgelerin asıllarını veya onaylı örneklerini devir-teslim çizelgesi karşılığında gerekirse komisyon marifetiyle devir almak veya devir etmek,
g) Müdürlükte her ay yapılan işlemler sonucu düzenlenen tapu senedi, ipotek belgesi, ipotek terkin cetvelleri ile kadastro mahkemesi ve komisyon kararları tescil listelerinin ilgili yerlere düzenli olarak gönderilmesini sağlamak ve ayrıca TAKBİS’ne geçmeyen müdürlüklerde aylık istatistik veri girişlerini web sayfası üzerinden girmek,
ğ) İtirazlı olup da kadastro mahkemelerince karara bağlanan taşınmaz malların tescilinden sonra - 01/01/2002 tarihinden önce kadastrosu kesinleşerek ikinci nüsha tapu senetleri Genel Müdürlüğe gönderilenlerin- düzenlenen tescil listelerini Genel Müdürlüğe, -01/01/2002 tarihinden sonra kadastrosu kesinleşerek ikinci nüsha tapu senetleri - tescil listelerini Bölge Müdürlüğüne en geç 1 ay içerisinde göndermek,
h) Görevine giren konularda kadastro müdürlükleri ve diğer kamu kurum ve kuruluşları ile iş birliği yaparak hizmetin aksamadan yürütülmesini sağlamak,
ı) Mahkemeler, kamu kurum ve kuruluşları ile ilgisini kanıtlayan gerçek ve tüzel kişilerce istenilen bilgi ve belge örneklerini mevzuata uygun olarak süresinde vermek veya göndermek, i) Akit ve tescile ilişkin her türlü yazışmaları resen yapmak,
j) Müdürlüğün personel, araç gereç ve malzeme ihtiyaçlarını belirlenen süreler içinde Bölge Müdürlüğüne, ödenek ihtiyaçlarını Genel Müdürlüğe bildirmek,
k) Müdürlüğün personel, mali ve idari hizmetlerinin aksatılmadan yürütülmesini sağlamak,
l) Yetki alanı dışında bulunan taşınmazlarla ilgili tapu işlemlerini gerçekleştirmek için karşılıklı yetki almak vermek,
m) Belirli formlarla gelen ve bilgisayar manyetik ortamına aktarılması gereken bilgilerin giriş ve kontrol işlerini gerçekleştirmek, verilerden elde edilen bilginin doğruluğunu izlemek, veri girişindeki hataları Müdürün bilgisi dahilinde düzeltmek,
n) Mevzuatın öngördüğü ve Genel Müdürlük, Bölge Müdürlüğü veya mülki amirce verilen benzeri işleri yapmak.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Tapu Müdürlükleri Personelinin Yetki, Görev ve Sorumlulukları
Tapu Müdürü
MADDE 20- (1) Tapu Müdürü, müdürlüğün disiplin amiridir.
(2) Tapu müdürünün yetki, görev ve sorumlulukları şunlardır:
a) Bu Genelgenin 19 uncu maddesinde sayılan görevleri yürütmek,
b) Müdürlük görevlilerinden, mevzuata aykırı hareketi görülenler hakkında idari soruşturma yapmak, yaptırmak veya yapılmasını istemek, 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanunda belirtilen yetkili mercilerce emir verilmesi halinde inceleme ve ön inceleme yapmak, sonucunu yetkili merciye ve Bölge Müdürlüğüne bildirmek,
c) İşlerin hızlı, sağlıklı ve Kamu Hizmet Standartlarına uygun olarak yürütülmesi için personel arasında iş bölümü yapmak, 2009/10 sayılı genelge hükümleri uyarınca yetki devri yaparak yazılı olarak duyurmak,
ç) Personelin hizmet kalitesinin artması için gerekli tedbirleri almak, mevzuatı takip etmek, hizmet içi eğitimler yapmak,
d) İzin, rapor, geçici görev gibi her hangi bir nedenle görevi başında bulunamaması halinde, öncelikle müdür yardımcılarından birini, yok ise akitli ve akitsiz işlem yapmaya yetkili diğer memurlardan uygun gördüğü birini mülki amirin onayı ile vekil tayin etmek veya yetki vermek, müdürlük dışına çıktığında ve dönüşünde yevmiye defterine yetki devrine ilişkin kayıt düşmek,
e) Talep edenlerin, Tapu Müdürlüğüne gelmelerine engel bir durumlarının olup olmadığı hususu müdür tarafından takdir edilerek, gerekli olduğu anlaşıldığında ikametgâhta yapılacak akitlerde akit yapma yetkisine sahip memurları görevlendirmek,
f) Döner sermaye mevzuatı ile verilen görevleri yapmak veya yaptırmak,
g) Müdürlük hizmet binasında, İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü koordinasyonunda koruyucu güvenlik önlemlerini almak,
ğ) Başka bir yere atanma, memurluktan çekilme, emeklilik gibi sebeplerle görevden ayrılma halinde devir teslim yapmak,
h) İlgili mevzuat uyarınca, taşınır kayıtlarının elektronik ortamda ve dosyasında bulundurmak, harcama birimi yönetim hesabı cetveli, taşınır sayım ve döküm cetvellerinin Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtildiği şekilde tutulmasını sağlamak, her yıl düzenlenmesi gereken cetvelleri belirlenen sürelerde Bölge Müdürlüğüne ve Sayıştay’a göndermek, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen hükümler çerçevesinde yeniden düzenlemek,
ı) Müdürlükte çalışan işçi, sözleşmeli personel ve geçici personelin (4/C), ilişkili olduğu mevzuata uygun olarak ve süresinde mali ve özlük işlerini yürütmek ve takibini sağlamak,
i) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve bu kanuna göre çıkarılan yönetmeliklerce verilen görevleri yapmak,
j) Cevaplı teftiş raporları hakkında müdürlük görüşünü belirttikten sonra raporu Bölge Müdürlüğüne göndermek, raporlarla ilgili olarak verilen emirleri zamanında yerine getirmek, k) Müdürlük sicil ve belgelerinin mevzuata uygun olarak arşivlenmesini ve güvenliğini sağlamak,
l) Müdürlük görevlilerinin yıllık izinlerini müdürlük işlerini aksatmayacak şekilde, mevzuata uygun olarak planlamak ve uygulamak, izin belgeleri ile sağlık izin onaylarının bir suretini geciktirmeden Bölge Müdürlüğüne göndermek,
m) Mevzuata aykırı istemleri Medeni Kanun ve Tapu Sicil Tüzüğünün ilgili maddeleri gereğince ret etmek, bu karara karşı ilgilisinin Bölge Müdürlüğüne itirazı halinde gerekli evrakları 7 gün içerisinde Bölge Müdürlüğüne göndermek,
n) Bölge Müdürlüğüne soru konusu edilecek yazılarda tereddüt gerekçesi ve Müdürlük görüşünü belirtmek, 2009/10 sayılı genelge gereğince yetki devri yapılmış olsa dahi ret kararları ile görüş yazılarını Müdür tarafından imzalamak,
o) Kalite yönetim faaliyetlerini takip etmek, hizmetlerini yürütmek,
ö) Tapu hizmetlerinin etkin, güvenli ve zamanında sunulması, işlemlerin makul bir sürede bitirilebilmesi için gerekli tedbirleri almak, koordinasyonu sağlamak, bu bağlamda personele gerekli disiplin ve eğitimi vererek müdürlüğün sevk ve idaresini sağlamak, işleyişle ilgili eksikliklerin giderilebilmesi için gerekli kontrol ve denetimleri yaparak gereğini yerine getirmek,
p) Müdürlükte yetki devrinin sağlanmış olması durumunda, müdürlüğün sevk ve idaresini sağlamak, müdürlüğün iş ve işleyişi ile ilgili koordinasyonu sağlayarak gerekli planlamayı yapmak, tapu hizmetlerinin etkin, güvenli ve makul bir süre içinde bitirilebilmesi için gereken bütün tedbirleri almak, bu amaçla evrak ve otomasyon sistemi üzerinden denetim yapmak,
r) Personel verimliliğini sağlayabilmek amacıyla müdürlük personeline iş ve işlemlerin havalesinde gereken dengeyi gözetmek ve koordinasyonu sağlamak,
s) Genel Müdürlük ile Bölge Müdürlüğü ve mülki amiri tarafından mevzuat gereği verilen benzeri görevleri yapmak.
(3) Tapu Müdürü görevlerinden dolayı mülki amire ve Bölge Müdürüne karşı sorumludur.
Tapu Sicil Müdür Yardımcısı
MADDE 21- (1) Tapu Sicil Müdür Yardımcısının yetki, görev ve sorumlulukları şunlardır:
a) Görevli personele havale edilen akitli ve akitsiz işlemlere yönelik talepleri ilgili mevzuata uygun olarak hazırlatmak, ilgili kanuna istinaden yetki devri yapılması halinde işlemleri onaylamak, işlemle ilgili yazışmaları ve işlemin tamamlanmasından sonra tescilinin yapılmasını sağlamak ve kontrol etmek,
b) Diğer memurlarca hazırlanan akitli ve akitsiz işlemlerin ön kontrolünü yaparak imzaya hazır hale getirilmesini sağlamak, ilgili kanuna istinaden yapılan yetki devri ile işlemleri onaylamak,
c) Müdürlük görevlilerinin, göreve ve işleme yönelik tereddüt ve sorunları ile ilgilenmek, gerektiğinde müdürle irtibat kurarak çözüm bulmak,
ç) Müdür tarafından yetki verilmesi halinde yazışmaları (ret kararları ve görüş yazıları hariç) Müdür adına imzalamak,
d) Müdürlükte yeterli personel bulunmaması, işlerin yoğun olması gibi durumlarda Tapu Müdürünün istemi ile akitli ve akitsiz işlemlere yönelik talepleri mevzuata uygun olarak hazırlamak ve sonuçlandırmak,
e) Tapu Müdürünün izin, rapor, geçici görev gibi herhangi bir nedenle görevinin başında bulunmaması halinde ya da atanıp göreve başladığı müdürlükte müdür ve müdür yardımcısı bulunmaması durumunda mülki amirin onayı ile müdürlüğe vekâlet etmek,
f) Yetki devri kapsamında yapılan işlemlerde talep edenlerin, Tapu Müdürlüğüne gelmelerine engel bir durumlarının olup olmadığı hususu takdir edilerek, gerekli olduğu anlaşıldığında ikametgâhta yapılacak akitlerde akit yapma yetkisine sahip memurları görevlendirmek,
g) Mevzuatın öngördüğü ve Tapu Müdürünce verilen benzeri işleri yapmak.
(2) Tapu Sicil Müdür Yardımcısı görevlerinden dolayı Müdüre karşı sorumludur.
Uzman, Tekniker, Teknisyen, Araştırmacı, Programcı, Bilgisayar İşletmeni, Memur
MADDE 22- (1) Uzman, Tekniker, Teknisyen, Araştırmacı, Programcı, Bilgisayar İşletmeni, Memurun yetki, görev ve sorumlulukları şunlardır:
a) Müdür veya yetkili müdür yardımcısı tarafından havale edilen akitli ve akitsiz işlemlere yönelik talepleri ve yazışmaları ilgili mevzuata uygun olarak hazırlamak, işlemin tamamlanmasından sonra tescilini yapmak, evrakları mevzuatına uygun olarak dosyasına yerleştirip Arşiv Memuruna teslim etmek,
b) Belirli formlarla gelen ve bilgisayar manyetik ortamına aktarılması gereken bilgilerin giriş ve kontrol işlerini gerçekleştirmek, verilerden elde edilen bilginin doğruluğunu izlemek, veri girişindeki hataları Müdürün veya yetkili Müdür Yardımcısının bilgisi dahilinde düzeltmek,
c) Müdür tarafından görevlendirilmesi veya iş bölümü yapılması halinde; 1) Tapu Sicil Tüzüğünde belirtilen ana ve yardımcı siciller ile diğer defterleri tutmak, 2) Mevzuat gereği periyodik olarak gönderilmesi gereken ikinci nüsha tapu senetlerinin, ipotek belgelerinin, evrak ve diğer belgelerin ilgili yerlere düzenli olarak gönderilmesi ile istatistiksel bilgilerin web sayfası üzerinden girilmesini sağlamak, 3) Döner sermaye işlemlerini mevzuata uygun olarak yerine getirmek, 4) Müdürlük mutemetlik işlerini mali mevzuata uygun olarak yürütmek, Taşınır Mal Yönetmeliğince kayıt kontrol görevini yapmak, 5) Müdürlük yazışmalarını düzenli olarak ve zamanında hazırlamak, yazılı ve elektronik ortamda kayıtlarını tutmak, 6) Mahkemeler ve diğer kurum ve kuruluşlarca istenen kayıtları doğru olarak ve zamanında hazırlamak, 7) Müdürlüğün telefon, faks, fotokopi çekilmesi, evrak kaydı, yazışmalarının yapılması gibi hizmetlerini yerine getirmek, 8) Kullandığı araç gereçlerin ve makinelerin periyodik bakım ve temizliğini yapmak, 9) İcra Müdürlükleri ve diğer kurumlarca gönderilen resmi yazılara ilişkin işlemleri yapmak, cevaplarını süresinde hazırlamak,
ç) Tapu Müdürünün ve Tapu Sicil Müdür Yardımcısının izin, rapor, geçici görev gibi herhangi bir nedenle görevinin başında bulunmaması halinde mülki amirin onayı ile müdürlüğe vekâlet etmek,
d) Müdür tarafından verilen benzeri görevleri yapmak.
(2) Tekniker, Teknisyen, Araştırmacı, Uzman, Programcı, Bilgisayar İşletmeni, Memur görevlerinden dolayı Müdür Yardımcısına ve Müdüre karşı sorumludur.
Arşiv Uzmanı-Arşiv Memuru
MADDE 23- (1) Arşiv Uzmanı ve Arşiv Memurunun görev ve sorumluluğu;
a) Tapu Müdürü ve Müdür Yardımcılarının denetim ve gözetimi altında müdürlükteki bütün sicil ve belgeleri, Tapu Sicil Tüzüğü, arşive ilişkin mevzuat ve genel emirlere uygun olarak düzenli bir şekilde arşivlemek,
b) Arşiv evraklarını işlemlere hazır halde bulundurmak ve ihtiyaç duyulan dosya ve belgelerin arşiv çıkışını yaparak ilgili memura teslim etmek ve sonrasında dosyanın arşive girişini takip etmek. Arşivin düzenini, güvenliğini, teknik bakımını sağlamak,
c) Zorunluluk arz eden durumlarda, Tapu Müdürün teklifi Bölge Müdürünün onayı ile yetki verilmesi halinde akitli akitsiz işlem yapmak,
ç) Arşivlenmiş belgenin müdürlük içerisinde arşiv dışına çıkarılması durumunda, tekrar arşivlenmesini takip etmek, arşiv giriş ve çıkış kayıtlarını yapmak,
d) Mevzuat gereği aslı müdürlük dışına çıkması gereken belgelerin birer örneğinin alınarak özel siciline kaydını yapmak ve dönüşünü takip etmek,
e) Müdür tarafından verilen benzeri işleri yapmak.
(2) Müdürlüğün evrak kayıt, yazışma ve dosyalama gibi iş ve işlemlerinin yazışma kurallarına ve Standart Dosya Planına uygunluğunun takibini ve denetimini yapmak, mevzuata uygunluğunu sağlamak, arşiv çalışmalarıyla ilgili proje ve görevlerde yer almak, müdürlük devir teslim işlemlerinde komisyonda görev almak.