Talimatlar bir işin nasıl yapılacağını adım adım anlatan dokümanlardır. İşi yapmak için gereken en az bilgiye sahip kişinin bile rahatlıkla takip edebileceği bilgileri içerir. İşlemi anlaşılır yapmak için resim, şekil, tablo gibi bilgileri içerebilir.
Talimatın formatı
Eğer kalite sisteminiz içinde başka talimatlar var ise bu talimatlar ile aynı formatta yazmak herkesin daha rahat anlayabilmesine yardımcı olur. Eğer yeni bir format oluşturacaksanız, talimatı kullanacak kişilerin en rahat anlayabileceği yöntemi kullanmaya çalışın.
Liste formatı: Liste şeklinde hazırlanmış, yapılacak işlerin sırasıyla basit cümleler ile anlatıldığı çok uzun olmayan talimatlardır.
Hiyerarşik liste formatı: Daha uzun talimatlarda ana adımların ve alt maddelerin bulunduğu liste formatıdır. Karar noktaları ve buna göre bazı maddelerin atlanması ya da tekrar edilmesini içerebilir.
Akış şeması formatı: farklı karar noktaları ve duruma göre izlenecek farklı yolları bulunması durumunda kullanılabilecek formattır.
Uygulayıcılara odaklanın
Hazırladığınız talimatın kullanılabilir olması için aşağıdaki adımlara dikkat etmeniz gerekir.
Talimatı uygulayacak kişilerin konu ile ilgili ön bilgilerini gözden geçirin. Teknik terimleri bilip bilmediğine bakın. Gerekiyorsa talimata bir ön bilgi ya da sözlük bölümü ekleyin.
Düz metinlerden çok resim ve diyagramların daha kolay okunabildiğini unutmayın.
Eğer talimatı farklı pozisyonlardaki kişiler kullanacaksa kimin neyi yapacağını açıkça belirtin. Eğer varsa işlerin sıralamasını belirtin ya da hangi noktada beraber çalışılacağını açıklayın.
Bilginize odaklanın
Hazırladığınız talimat ile ilgili detaylı teknik ve uygulama bilgisine sahip olduğunuzdan emin olun. Gerekirse başkalarından bilgi isteyin. Proseste hatalı işleyebilecek noktaları tahmin ederek bu noktalar ile ilgili önlemleri talimata ekleyin.
Kısa ya da uzun talimat
Talimatı uygulayacak kişilerin bilgi seviyelerine göre kısa ya da açıklamalı talimat hazırlayacağınıza karar verin. Eğer kişilerin konu ile ilgili yeterli bilgisi varsa sadece kontrol listesi tarzında ana adımların listelendiği talimat hazırlayabilirsiniz.
Talimatın amacından uzaklaşmayın
Başka dokümanlarda da tekrar edilen şirket ya da iş ile ilgili genel bilgileri talimatınızda tekrarlamayın. Mümkün olduğunca kısa ve amaca yönelik talimat hazırlayın. Aşağıdaki genel amaçları sağladığından emin olun.