Ana menüden Genel'i seçip, üst menüdende Yeni Taslak'ı seçiyoruz.Şablon seçim ekranında sistem yöneticileri tarafından eklenmiş ve kullanma yetkinizin olduğu tüm şablonlar görebilirsiniz..Bu şablonlardan istediğiniz şablonu şeçip alt da gelen Birim Yetkileri bölümünden yetkinizi seçip evrak oluşturma ekranına geçiş yapabilirsiniz.(1,2,3,4)
Şekil 1
Şekil 1 deki işlemi yaptıktan sonra ekrana Yeni Taslak sayfası gelir.Ekranın sağındaki Belge Verisi alanı belgenin Ebys programı için gerekli olan bilgilerin doldurulduğu bir alandır.Ayrıca burada doldurulan bilgiler ilede belgemizdeki bazı alanları doldurabileceğiz. Evrak oluşturuken en önemli yer Belge Verisi alanıdır. (1)
Belge oluşturacagımız zaman editörün üstünde yer alan menülerdende yararlanabiliriz.(2)
Belge oluşturma işlemimiz bittiğinde editör menüsünün üstünde yer alan Kaydet İptal ve Gönder butonları ile işlemimizi sonlandırabiliriz.(3)
Kaydet butonu ile hazırladığımız belgeyi Taslak olarak Klasörler deki Taslak klasörümüzün altına kayıt edebiliriz.İptal butonu ile belgeyi iptal edip çıkabiliriz.Gönder butonu ile de Belge Verisi'ndeki Akış bölümünde belirlediğimiz hiyerarşi doğrultusunda belgeyi işleme gönderebiliriz.(3)
Şekil 2
Belge Verisi alanı belge için ön bilgilerin alındığı ve sisteme kayıt edilen bilgilerden oluşmaktadır.
Belge Verisi alanındaki Konu bölümüne, hazırlanan belgenin konusu girilecektir.Güncelle (7) butonuna basarakta editörde ki konu alanı direk buraya yazılan cümle ile degişecektir.
Belge Tarihi alanı ise hazırlanan belgenin tarih bilgisini temsil eder.(2)
Gizlilik alanı ise belgenin güvenlik seviyesini belirlemek için konulmuştur.Seçebileceğiniz altı alan vardır.Bunlar ; Tasnif Dışı , Hizmete Özel , Özel , Gizli , Çok Gizli , Kişiye Özel dir.Resmi yazışma kurallarına göre bir belge minimum Tasnif Dışı olmak zorundadır.Yine resmi yazışma kurallarına göre bu alan , belgelerde olması gereken zorunlu bir alandır.(3)
Dosya Planı kurumunuza ait bir plandır.Dosya planı da zorunlu alanlardandır.Oluşturulan belge hangi dosya planına ait ise o dosya planı seçilmelidir. Diğer DP alanıda bir belge birden fazla dosya planını ilgilendirebilir, bu yüzden Belge Verisine konulmuş serbest bir alandır.(4,5)
Gön. Şekli ise belgenin dışarıya gönderilme şeklidir.Burası serbest bir alandır ve hazırladığınız belgenin dış kurumlara hangi yol veya yollarla gönderilmesini istiyorsanız ,bu alana yazabilirsiniz.Örn; Faks ve e-Posta.(6)
Güncelle linkine tıklayarak, Belge Verisinde doldurduğumuz alanlar otomatik editördeki hazır alanlara kopyalacaktır.Böylelikle bu alanarı yazmak zorunda kalmayacaksınız.Editördeki otomatik alanlar Konu , Muhattap Başlığı ve Belge sayısıdır.(7)
Ekler bölümünde oluşturulan belgeye ek eklemek için kullanabilirsiniz.Gözat ile bilgisayardan dosya ekleyebilirsiniz.Sistem Belgesi Ekle linki ile de sistemde gelen evraklardan ekleyebilirsiniz.(13)
İlgiler alanını ise oluşturulan belgeye ilgi eklemek için kullanabilirsiniz.Sistem Belgesi Ekle linkine tıklayarak sistemde kayıtlı belgeleri ilgi olarak ekleyebilirsiniz.(14)
Şekil 3
Dağıtım alanı ise belgenin gönderileceği yerin seçildiği alandır. Yani belgenin muhattap başlığı bu alanda seçili olan birim olarak geçeçektir.Dağıtımı şeçtikten sonra Güncelle (7) linkine tıklanmalıdır.[Şekil 3 (11)]
Eğer sürekli birden fazla dağıtım yerine evrak gönderiyorsanız, kendinize ait dağıtım listesi oluşturabilirsiniz.Şekil 4 de 1. alandaki Kaydet linkine basarak dağıtım listesini kayıt edebilirsiniz.Daha sonra bu listeye ihtiyaç olduğunda buradan seçerek ekleyebilirsiniz.Şekil 4 de 2. alan ise Gereği ve Bilgi alanlarını temsil eder.Buraya çift tıklayarak değiştirme işlemini yapabilirsiniz. Şekil 4 de 3. alan ise Normal, İvedi, Çok İvedi ve Genel terimlerini temsil eder, yine bu alanı çift tıklayarak değiştirebilirsiniz.[Şekil 4 (1,2,3)]
Daha sonra editör üstünde istenildiği yere tıklayıp Belge Verisinde Dağıtım Ekle linkine tıklıyoruz.Otomatik dağıtım alanları taslağımızda yazıyor.[Şekil 4.1 (1,2)]
Şekil 4
Şekil 4.1
Akış alanı belgenin kimler tarafından imzalanıp kimler tarafından paraflanacağının hiyerarşisinin belirlendiği alandır.Örn;
Şekil 5 de belge Uluç Efe Öztürk tarafından paraflanacak daha sonra Efe Uluç Öztürk kullanıcısının çalıştığı birimin sorumlusuna gidecek , birim sorumlusu onaylarsa birimin bağlı olduğu başkan yardımcılığına gidecek başkan yardımcılığıda onaylarsa Müsteşara gidecek müsteşarda onaylarsa belge bakanımıza gönderilecektir.Eğer bakanımızda onaylarsa örnekteki akış sonlanmış olacaktır. Akıştaki belge artık kullanılacaktır.
Sekilde 5 deki 1. alanda ise kişilerin belge üstünde Paraf yada İmza yetkisini belirliyoruz.
Yazı üstünde çift tık ile paraf ve imza arasında geçiş yapabilirsiniz.
Şekil 5 deki 2. alanda ise sık kullanılan akış hiyerarşilerini kayıt edebilir daha sonra tekrar tekrar kullanabilirsiniz.
Sekil 5 deki 3. alanda kurumunuzda sürekli kullandığınız hiyerarşiye ulaşmak için Hiyerarşi linkine tıklayabilirsiniz.Tıkladığınızda Şekil 5.1 deki ekran açılacaktır.Yada Arama linkinden detaylı arama yapabilirsiniz.
Şekil 5
Şekil 5.1
Belge Versindeki İmza Ekle Linki ile Akış da belirlediğiniz imza hiyerarşisini otomatik olarak editördeki Taslak belgenize yazabilirsiniz.[Şekil 6 (1,2)]
Bu özellik için işlem sırası önce Akış doldurulur sonra taslakda yazı imlecini musait bir koyulur ve İmza Ekle linkine tıklanır.