Çalışanlarınızın çalışma saatlerinin yüzde 30'u kadarını bilgi aramakla geçirdiklerini biliyor muydunuz?
Endüstri veya şirket boyutundan bağımsız olarak, teklifler, irsaliyeler, faturalar, sözleşmeler, yazışmalar, çizimler veya notlar, orijinal basılı kopya dokümanlar ve dijital dosyalar gibi çeşitli belgeler önemli bir rol oynamaktadır. Dosyaların ve e-posta sistemlerinin, sabit disklerdeki ve mobil depolama aygıtlarındaki belgelerin merkezi olmayan biçimde depolanması, zaman alıcı aramalara, yedekli depolama gereksinimine ve verimsiz iş akışlarına neden olur. abas belge yönetimi, bu artan bilgi selini yönetmenize yardımcı olur.
​
Aramak değil, bulmak
İş süreçleri, çalışanlarınız tüm ilgili belgelere hızlı ve kolay bir şekilde erişebilirlerse sorunsuz çalışabilir. abas, taranan basılı belgelerin kopyalarına veya elektronik belgelere bakılmaksızın, merkezi olarak belge yönetiminde sınıflandırılarak siparişlere, projelere veya müşterilere bağlı bir şekilde tüm belgeleri saklar. Basit bir arama sorgusu ile yalnızca birkaç saniyede bir iş sürecine ait tüm belgelerin en son sürümlerine tam bir bakış elde edebilirsiniz.
Fonksiyonlar
Belge Yönetimi
Bir işte, her belgeyi kontrol etmek oldukça zordur. abas ERP'nin belge yönetimi sistemi, kaynağına bakmaksızın, tüm belgelerinizi bulmanızı kolaylaştırır. Tüm belgeler otomatik olarak taranır ve kontrole uygun arşivlere yerleştirilir. Çok çeşitli kriterle araştırma yetisi, belgeleri bulma ve denetlemeyi kolay hale getirir.
Daha fazla bilgi
ERP ve doküman yönetiminin bağlantılı olmasının avantajları
Faturalar, irsaliyeler, sözleşmeler, e-postalar ve toplantı tutanakları: ERP sistemleri, çok çeşitli basılı kopya ve dijital belgelere dayanan şirket süreçlerini kontrol eder. Kademeli dijitalleşmeye rağmen, birçok şirkette belgeleri basmak, kopyalamak ve klasörlere kaydetmek yaygın bir uygulamadır. Dosyalar veya e-postalar gibi dijital belgeler bile - genellikle bunlar farklı sürümlerdedir - merkezi olmayan sabit disklerde veya e-posta sağlayıcısında saklanır. Bunun sonucu ise, verimsiz iş akışlarına, yüksek hata oranına ve artan maliyetlere neden olan ve çığ gibi büyüyen bilgidir.
​
Doküman yönetim sistemleri (DMS) bu belgeleri kaydeder, yönetir ve gerektiğinde harici sistemlerden gelen belgelerle birleştirir. Bu iki sistemi mümkün olan en verimli şekilde birleştirmenin bariz cevabı ise entegre bir çözüm kullanmaktır.
​
ERP sisteminde oluşturulan tüm belgelerin otomatik arşivlenmesi önemli bir avantajdır. Gelen dokümanlar DMS'de önceden tanımlanmış iş akışlarına göre kaydedilir. Bu, artık masraflı ve hataya eğilimli manuel veri girişi olarak basılı dokümanların işlenmesi gerekmediği için verimliliği önemli ölçüde artırır. Bilgiler, ERP sisteminde hızlı bir şekilde ve ortam kesintileri olmadan bulunmaktadır ve tüm çalışanlar daima güncel olan merkezi bir veritabanı ile çalışırlar. Profesyonel doküman yönetim sistemleri, vergi ile ilgili belgelerin denetimine ve yasal olarak uyumlu arşivlenmesine olanak tanır. Böylece vergi denetimleri için her zaman hazır olursunuz.
​
Bununla birlikte, dijital doküman yönetimi sadece belgelerin depolanmasından çok daha fazlasıdır - en gelişmiş bilgi lojistiğini de sağlar. Doküman yönetim sistemleri, örneğin müşterilere veya tedarikçilere "elektronik dosyalar" olarak adlandırılan akıllı nesneler oluşturmak için çok çeşitli kaynaklardan gelen bilgileri bir araya getirir. Kendi ERP sisteminizden ve harici sistemlerden gelen tüm belgeler DMS tarafından kaydedilir, kontrol edilir ve tam metin özelliği ile endekslenir. Sonrasında anahtar kelime aramaları, yazar, bölüm veya son değişikliğin tarihi gibi ana veriler eklenerek daha kolay hale getirilir. Aramalar yalnızca birkaç tıklama ile tamamlanır ve seçilen müşteriler veya tedarikçiler için tüm süreçler şeffaftır ve sürüm denetimi ile birlikte tamamen izlenebilir durumdadır. Kullanıcılar anında bilgi ile donatılır ve böylece arşivleme ve arama için harcanacak olan zamandan tasarruf ettikleri için temel görevlerine daha fazla yoğunlaşabilirler.
​
Birçok şirket verisinin hassas olduğunu ve buna göre korunması gerektiğini unutmamak önemlidir. Kademeli bir yetkilendirme sistemi uygulayarak, hangi veri ve elektronik dosyalara kimlerin erişebileceğini tam olarak belirtebilirsiniz.
​
Doküman yönetim sistemi bir şirketin bilgi merkezidir ve bir taşla üç kuş vurur: düşük maliyetli belge arşivleme, bilgiye hızlı erişim ve optimize edilmiş iş süreçleri. Entegre çözümler, ortamdaki kesintileri önler, iş akışlarını hızlandırır ve iş sürelerini kısaltır. Bu günlük işi önemli ölçüde kolaylaştırır ve çalışan verimliliğini artırır. Bir şirketin boyutu, DMS gereksinimini etkileyen bir faktör değildir. Önemli faktörler, yönetilecek bilgi miktarı, belge türleri, kaynakları ve bireysel iş akışlarıdır.