İster ekip lideri, ister bir girişimci isterseniz de herhangi bir yönetim halkasının üst pozisyonlarında olun, görev dağılımı üretkenliğinizi azami seviyeye çıkarma, teslim tarihleri ve büyük iş yükleriyle boğuşurken akıl sağlığınızı koruma konusunda size yardımcı olacak anahtardır. Fakat sorun şu ki, birçok girişimci veya lider ya etkin görev dağılımı yapmayı bilmiyor ya da yumurta kapıya dayanıncaya kadar görev dağılımına gönülsüz yaklaşıyor.
Tıpkı diğer bütün meziyetler gibi görev dağılımı da zamanla öğrenilip geliştirilebilecek bir yetenek. Aşağıdaki yedi görev dağılımı stratejisini hayatınıza uygulayın ve işletmenizin giderek yükselen etkinliğini keyifle seyredin:
1. Kendinize fazla yüklenmemeyi öğrenin.
Çoğu yeni patronun veya girişimcinin yüzleştiği en büyük sorun kendi işlerini başkalarıyla paylaşma yetersizliği. Bazen yapmakta oldukları işe kendilerini kaptıran bu yöneticiler diğer insanlardan yardım almayı reddediyorlar. Bazen de yapılacak işi etraftaki hiç kimsenin etkin şekilde icra edeceğine inanmıyor, çalışanlarından şüphe duyuyorlar.
Mesele her ne olursa olsun, önceliğiniz bu tutumdan kurtulmak olmalı. Küçükten başlayarak sadece ufak görevlerinizi başkalarına dağıtın ve bunu zamanla bir alışkanlık haline getirin. Bu sayede ekibinizi daha iyi tanıyacak ve işçilerinizle aranızdaki güven bağını geliştirmiş olacaksınız. Deyim yerindeyse emekleye emekleye bu alışkanlığı edinin. Unutmayın, ekibinizin başarılı olmasını istiyorsanız er ya da geç görev dağılımı yapmak zorunda kalacaksınız.
Mutlaka okuyun: Her Şeyi Tek Başına Yapmaya Çalışmaktan Vazgeçmeniz İçin 5 Neden
2. Sağlam bir öncelik sistemi oluşturun.
Görevler için bir öncelik sistemi geliştirin. Elbette bu sistem uzmanlık alanınıza, sektörünüze ve genellikle yaptığınız işlere göre değişiklik gösterecektir. Fakat görevleri gerektirdiği çaba ve yeteneği göz önünde bulundurarak en az dört kategoriye bölün. En çok yetenek gerektiren kategorideki görevleri kendinize, alt kategorilerdeki görevleriyse diğer kişilere tahsis edin. İşi halletmek için gereken çaba size hangi görevleri dağıtabileceğiniz konusunda rehberlik edecektir. Mesela, fazla çaba gerektiren ama o kadar da yetenek gerektirmeyen bir görevi başkasına vererek zaman tasarrufu yapmış olacaksınız. Sağlam bir öncelik sistemi oluşturmak görevlerinizin doğasını anlamanıza ve etkin biçimde görev dağıtımı yapmanıza yardımcı olacak.
Mutlaka okuyun: Başarılı Girişimciler İşin Sadece %5’ini Üstlenirler!
3. Çalışanlarınızın güçlü yönlerine oynayın.
Bir girişimci ve lider olarak ekip arkadaşlarınızı iyi tanımanız gerekiyor. Ekibinizdeki her bireyin hem o anki, hem de potansiyel yeteneklerini, güçlü ve zayıf noktalarını bilmelisiniz. Görev dağılımı yaparken ekibinize bir göz atın ve vereceğiniz göreve kimin yetenekleri daha fazla çeşitlilik gösteriyorsa görevi o kişiye tahsis edin. Kulağa yapılması bariz bir şey gibi gelse de, birçok lider o anda kimin en az iş yükü varsa veya kim müsaitse işi ona vermeyi tercih ediyor.
Bu noktada tutarlı olmak da son derece önemli. Yani, aynı türden bir işi sürekli aynı kişiye verirseniz o kişi doğal olarak benzer işleri yerine getirme konusunda yetkin hale gelecektir.
Mutlaka okuyun: Doğru Çalışan Seçimi Nasıl Yapılır?
Mutlaka okuyun: Her Şirkette Bulunması Gereken 5 Personel
4. Yönergeleri ihmal etmeyin.
Yapılacak görevin süreci size açık görünse de, dağıtacağınız her görev için yönergeler koymayı unutmayın. Eğer yerine getirilecek görev için özel tercihleriniz varsa bu tercihleri yönergede ayrıca belirtin. Şayet görevin teslim tarihi sıkıysa ya da görevde vurgulanması gereken özel noktalar varsa bunları açıkça bildirin.
Görevin verildiği andan itibaren ayrıntılar ve yönergeler hakkında bilgi sahibi olunması iletişim kopukluklarının engellenmesine ve görevin daha etkin biçimde yerine getirilmesine sebep olacaktır. Bu proaktif strateji sayesinde hem siz hem de çalışanlarınız rahat edeceksiniz.
5. Başkalarına yeni yetenekler öğretmekten çekinmeyin.
Belirli bir görevi ekibinizden kimsenin yapmaya yetisinin olmaması bu görevin kimseye verilemeyeceği anlamına gelmiyor. Her ne kadar bazıları diğerlerine nazaran daha kolay olsa da, çoğu meziyet öğrenilebilir. Dolayısıyla, görev dağılımı sürecinin bir parçası olarak başkalarına bir şeyler öğretmekten çekinmeyin.
İlk birkaç görev için gereğinden fazla zaman harcayacak olsanız da (çünkü çalışanınızı eğitmeniz gerekecek) bunu bir yatırım olarak düşünün. Sahip olduğunuz yetenekleri çalışanlarınıza aktararak gelecekte o kişilere benzer görevleri verme kapısını açmış, nihayetinde onlara eğitim verirken harcadığınız zamanı misliyle tazmin etmiş olacaksınız.
Mutlaka okuyun: Çalışanlarınızı Neden ve Nasıl Eğitmelisiniz?
6. Çalışanlarınıza güvenin, fakat işleri kontrol etmeyi de unutmayın.
Görevi ekibinizden bir kişiye verdikten sonra, işi kendi istediği biçimde yapmasına izin verin. Bu sayede görevi yapacak olan kişi kendini rahat hissedecektir. Fakat ara sıra işe karışıp görevin planlandığı gibi gidip gitmediğini kontrol etmekten de çekinmeyin. Örneğin, eğer bir çalışanınıza bir hafta önce ertesi güne hazırlanması için bir görev verdiyseniz ekip arkadaşınızın işi layığıyla yerine getirdiği konusunda ona güvenin. Ama ortada herhangi bir pürüz olup olmadığı konusunda ona bir teyit e-maili göndermeyi de ihmal etmeyin.
Böylece hem ekibiniz içinde güven ve saygı ortamı yaratmış, hem de aradaki iletişim ve anlaşma kopukluklarını ortadan kaldırmış olacaksınız.
Mutlaka okuyun: Çalışanlarınıza Özgürlük ve Otonomi Vermenin Yolları
7. Görev dağılımı sürecinin gelişmesi için geri bildirim yapın.
Geri bildirim, görev dağılımı sürecinin en önemli halkası ve bunu iki taraf da karşılıklı olarak yapabilir. Eğer çalışanlarınız onlara verdiğiniz görevi hakkıyla yerine getirdilerse onları herkesin içinde tebrik etmeyi ve övmeyi unutmayın. Tam tersi, başarısız oldularsa onlara yapıcı eleştiriler yönlendirmekten çekinmeyin.
Diğer taraftan çalışanlarınızı yanınıza çağırarak yaptığınız görev dağılımı hakkındaki düşüncelerini sizle paylaşmalarını sağlayın. Böylece onlara yeterli talimatları verip vermediğinizi ya da doğru işleri doğru kişilere yönlendirip yönlendirmediğinizi öğrenebilirsiniz.
Görev dağılımı yapmak her zaman kolay olmayabilir, üstelik süreç de kimi zaman kesin hatlarla çizili değildir. Fakat buna ne kadar erken başlarsanız görev dağılımını etkin biçimde yapma yetiniz o kadar çabuk gelişecektir. Sürecin hiçbir zaman dört dörtlük olmayacağını kabullenin. Ama tecrübelerinizden ders alarak her yeni görevde bazı değişiklikler ve yenilikler yapmayı da göz ardı etmeyin.