Bilgi edinme başvurusu, başvuru sahibinin adı ve soyadı, imzası, oturma yeri veya iş adresini, başvuru sahibi tüzel kişi ise tüzel kişinin unvanı ve adresi ile yetkili kişinin imzasını ve yetki belgesini içeren dilekçe ile yapılır. Bu başvuru, kişinin kimliğinin ve imzasının veya yazının kim tarafından yazıldığının tespitine yarayacak başka bilgilerin yasal olarak belirlenebilir olması kaydıyla elektronik ortamda veya diğer iletişim araçlarıyla da yapılabilir.
Dilekçede, istenen bilgi veya belgeler açıkça belirtilir.
Bilgi edinme başvurusu, Üniversitemizin elinde bulunan veya görev gereği bulunması gereken bilgi veya belgelere ilişkin olmalıdır.
Ayrı veya özel bir çalışma, araştırma, inceleme ya da analiz neticesinde oluşturulabilecek türden bir bilgi veya belge için yapılacak başvurulara olumsuz cevap verilebilir. Üniversitemizce yayımlanmış veya yayın, broşür, ilân ve benzeri yollarla kamuya açıklanmış bilgi veya belgeler, bilgi edinme başvurularına konu olamaz. Ancak, yayımlanmış veya kamuya açıklanmış bilgi veya belgelerin ne şekilde, ne zaman ve nerede yayımlandığı veya açıklandığı başvuru sahibine bildirilir.
Üniversitemiz Bilgi Edinme Birimi, başvuru üzerine istenen bilgi veya belgeye erişimi on beş iş günü içinde sağlar. Ancak istenen bilgi veya belgenin, Üniversitemiz içindeki başka bir birimden sağlanması; başvuru ile ilgili olarak bir başka kurum ve kuruluşun görüşünün alınmasının gerekmesi veya başvuru içeriğinin birden fazla kurum ve kuruluşu ilgilendirmesi durumlarında bilgi veya belgelere erişim için gereken maliyet tutarının ve bu durumun idare' tarafından başvuru sahibine bildirilmesiyle on beş iş günlük süre kesilir. Başvuru sahibi on beş iş günü içinde ücreti ödemezse talebinden vazgeçmiş sayılır. Başvuru sahibinin ücretini tamamlamasıyla süre yeniden işlemeye başlar ancak bu durumda süre 30 iş günüdür.
Bilgi Edinme başvuruları yasada öngörülen sınırlamalar değerlendirildikten sonra cevaplanır. Üniversitemiz bilgi edinme başvurularıyla ilgili cevaplarını yazılı olarak veya elektronik ortamda başvuru sahibine bildirir. Başvurunun reddedilmesi halinde bu kararın gerekçesi ve buna karşı başvuru yolları belirtilir. Gerçeğe aykırı beyanda bulunduğu sonradan anlaşılan başvuru sahiplerinin dilekçeleri veya formları, bu durumun anlaşıldığı tarihte hiç başvuru yapılmamış sayılarak işleme konulmaz. Daha önce cevaplandığı halde aynı kişiler tarafından yapılan tekrar mahiyetindeki başvurular ile soyut ve genel nitelikteki başvurular işleme konulmaz ve durum başvuru sahibine bildirilir.
Bilgi edinme istemi Yasal sınırlamalar kapsamında reddedilen başvuru sahibi, kararın kendisine tebliğinden itibaren on beş gün içinde Bilgi Edinme Değerlendirme Kuruluna itiraz edebilir. İtiraz yazılı olarak yapılır. Kurul, bu konudaki kararını otuz iş günü içinde verir. Başvuru sahibi Bilgi Edinme Değerlendirme Kuruluna itiraz edebileceği gibi başvurusunun reddedilmesi ile doğrudan yargı yoluna da gidebilir.
Başvuru sahibine olumlu veya olumsuz herhangi bir cevap verilmemesi halinde başvuru, 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanununun 10 uncu maddesi uyarınca altmış günün geçmesiyle reddedilmiş sayılır. Bilgi Edinme Değerlendirme Kurulu Başbakanlık içinde bu isimle hizmet vermektedir.