Yukarıda anlatılan süreç kapsamında koruyucu aile ile Gençlik Dairesi elemanları bir yardım planı düzenlemek için ayrı bir görüşme gerçekleştirir. Bakım ilişkisinin şekillendirilmesi ile ilgili anlaşmalar konuşulur, örneğin perspektif, eğitim hedefleri ve ziyaret sıklıkları. Bu görüşme sonrasında koruyucu aile anlaşması yapılmaktadır.
Önemli olayları bildirmek ve evrak teslimi
Koruyucu ebeveynler, Gençlik Dairesine önemli olayları bildirmek ve bilgi vermek zorundadırlar (örneğin ciddi hastalık ya da kazalarda, ikamet adresini değiştirme, boşanma veya ayrılma durumlarında). Ayrıca Gençlik Dairesi, çocuğun koruyucu aile yanında kaldığı süre içerisinde de koruyucu ailenin çocuğun selametine uygun bir eğitim verip vermediğini inceler (§37 (3) SGB VIII). Çocuğun selameti tehdit altındaysa ve koruyucu aile şüpheyi gidermekte başarılı olamazsa, Gençlik Dairesi sözleşmeyi/anlaşmayı feshedebilir veya izni geri çekebilir (§44 (3) SGB VIII).
Bakımı üstlenilecek çocuğun aileye yerleştirildiğinde şu önemli evrakların teslim alınmasına dikkat edilmelidir:
Resmî kimlik
Aşı defteri
Muayene defteri (U-Heft)
Karneler
Sağlık sigortası belgeleri
AİLEYE DANIŞMANLIK DESTEĞİ
Koruyucu aile ve çocuklar arasında çıkabilecek sorunlarda koruyucu aileler kendi başlarına bırakılmamaktadırlar. Çocuğun verilmesinden sonra da danışmanlık hakkı devam etmektedir. Koruyucu aile, bakımını üstlendiği çocuk ve koruyucu aile ilişkisiyle ilgili sorular için yetkili ve uzman personele müracaat edebilir.