Yöneticinin ajandasının günlük takibi, Yöneticinin talimatları doğrultusunda ajandasının düzenlenmesi ve güncel tutulması.
Telefon, faks ve bilgisayar gibi ofis iletişim araçlarıyla Yöneticinin kurum içi ve kurum dışı iletişiminin sağlanması, telefonlarının bağlanması.
Yöneticinin talimatları doğrultusunda günlük randevu trafiğinin düzenlenmesi.
Yönetime gelen misafirlerin karşılanması.
Yönetici tarafından istenen yazışmaların yapılması, sunumların hazırlanması.
Yönetici tarafından verilen notların, yazıların bilgisayar ortamında hazırlanması.
Yönetici tarafından istenilen Türkçe den İngilizceye, İngilizce den Türkçeye tercümelerin yapılması.
Belge ve yazışmaların dosyalanması ve dosyaların güncel tutulması.
Yöneticinin otel, uçak vb. toplantı ve seyahat organizasyonlarının yapılması.
Yönetici tarafından istenen raporların ilgili birimlerden takibinin yapılması.
Yöneticinin yurt içi ve yurt dışında katılacağı organizasyonların, toplantıların, seminerlerin katılımı için gerekli yazışma ve görüşmelerin sağlanarak, rezervasyonların yapılması.
Yöneticinin seyahatlerine ait vize işlemlerinin takip edilmesi ve işlemlerin yapılmasının sağlanması.
Yöneticiye gelen evrak ve postaların alınması, gönderilecek postaların gönderilmesinin sağlanması.
Yönetici Asistanı Aranan Nitelikler :
Üniversitemizde yukarıda belirtilen iş tanımı doğrultusunda aşağıda belirtmiş olduğumuz niteliklere sahip;
Tercihen Üniversitelerin ilgili bölümlerinden lisans düzeyinde mezun olan ya da minimum Ön Lisans Mezunu olan,
Tercihen Üniversitelerde olmak üzere “Yönetici Asistanı” pozisyonunda minimum 5 yıl iş deneyimi olan,
Tercihen ileri düzeyde İngilizce bilen ya da minimum iyi düzeyde İngilizce bilen.
MS Office programları ve uygulamalarına hakim,
Esnek çalışma saatlerine uyumlu,
Tercihen Avrupa yakasında ikamet eden,
Dış görünümüne ve giyimine özen gösteren, diksiyonu düzgün, güler yüzlü,
İnsan İlişkilerinde başarılı, yazılı ve sözlü iletişim becerisi gelişmiş, Üniversiteyi en iyi şekilde temsil edebilecek,
İşi ile ilgili konularda araştırma ve gözlem yapabilme yönleri kuvvetli, kendini geliştirme, işi sahiplenme ve sonuçlandırma bilincine sahip,
Amaçlara ulaşabilmek için kendisine verilen yetki doğrultusunda inisiyatif kullanabilen, pratik ve hızlı karar verebilme yönleri gelişmiş,
Planlama ve organisazyon yapma becerisi yüksek, zamanı etkin kullanabilen, birden fazla bölümü ve birimi ilgilendiren işleri zaman faktörünü göz önüne alarak gerçekleştirebilen,