Bu prosedürün amacı, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi (KYS) içinde yer alan tüm dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayını, sürdürülmesi, güncelleştirilmesi, iptali ve dağıtım esasları gibi yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.
2. KAPSAM
Bu prosedür, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan tüm dokümanları kapsar.
3. TANIMLAR
Doküman: Bir faaliyeti ve o faaliyetin gereklerini tanımlayan veya belgeleyen yazılı ya da görsel araçlardır.
İç Kaynaklı Doküman: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi tarafından oluşturulan ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde kullanılan dokümanlardır.
Dış Kaynaklı Doküman: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi tarafından hazırlanmayan ancak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde kullanılan dokümanlardır. (Kanunlar, Kanun Hükmünde Kararnameler, Tüzükler, Yönetmelikler, Şartnameler, Tebliğler, Standartlar, Esaslar, Kılavuzlar vb.).
İptal Doküman: Üzerinde değişiklik yapılan, orijinal nüshası üzerine "İptal" kaşesi basılarak arşivlenen ve eski kopyaları imha edilen dokümandır.
Revize Edilen Doküman: Üzerinde değişiklik yapılan dokümandır.
Kontrollü Doküman: Kalite Yönetim Sistemi içinde gerektiğinde güncellenmesi zorunlu olan, doğruluğu, güncelliği ve içeriği onaylanmış, yayınlanması, dağıtımı ve değişikliği sadece yetkili kişilerce yapılabilen dokümanlardır.
Kontrolsüz Doküman: Güncelliği garanti altına alınmamış bilgilendirme amaçlı dokümanlardır.
Yardımcı Doküman: Doküman türü tablosunda sayılmayan diğer tüm dokümanlardır.
Görev Tanımları: 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 İş Kanunu, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi yönetmelikleri vb. içerisinde tanımlanmış kişilere verilmiş olan unvanları ifade eden dokümanlardır.
Form: Prosedür ve talimatlarda anlatılan faaliyetlere ait bilgilerin sistematik olarak kayıt edilmesini sağlayacak şekilde düzenlenmiş dokümanlardır.
İş Akışı: Yapılacak işlerin gerçekleştirilme adımlarını açıklayan, yukarıdan aşağıya gidişatı tanımlayan dokümanlardır.
Kalite El Kitabı: Üniversitemizin kalite politikasını, hedeflerini, organizasyonunu, yetki ve sorumlulukları tanımlayan, ISO 9001 standardındaki faaliyetleri tarif eden dokümandır.
Kılavuz: Herhangi bir alanda ve konuda bilgi veren, yol yöntem gösteren dokümanlardır.
Liste: Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki faaliyetlerin uygulanmasında oluşturulan sıralı bilgilerin yer aldığı dokümanlardır.
Organizasyon Şeması: En üst yönetimden itibaren kimin kime bağlı olduğunu gösteren şemadır.
Paydaş Analizi: Stratejik plan hazırlık çalışmaları kapsamında yapılan paydaş analizleri ve dokümanlarıdır.
Plan: Hedeflenen amaçlara ulaşmak için kullanılacak yöntem ve uygulanacak işlemleri gösteren dokümanlardır.
Prosedür: Süreçleri tanımlayan ve faaliyetlerin hangi ana kurallar çerçevesinde yürütüleceğini gösteren dokümanlardır. Bir prosedür, birden fazla süreci kapsayabilir.
Proses: Tanımlanan süreçlerin girdi, çıktı, kaynak, personel, iç dokümantasyon ve performans hedeflerini tek bir yapıda gösteren dokümanlardır.
Risk Analizi: Üniversitede sunulan hizmetlerde, karşılaşılma olasılığı olan risklerin belirlenerek önlenmesi için yapılacak faaliyetleri belirten dokümanlardır.
Proses İzleme Kartı: Proses performans hedeflerinin ve bu hedeflerde oluşan sapmaların altı aylık dönemlerle takip edilmesine yardımcı olan bir dokümandır.
Şartname: Satın alma ve kiralama işleri ile tamir, bakım ve onarım faaliyeti, vb. faaliyetlerde kullanılan teknik dokümandır.
Talimat: Uygulamaya yönelik olarak, faaliyetlerin nasıl yapılacağını ayrıntılı olarak açıklayan dokümanlardır.
4. SORUMLULAR
Bu prosedürün hazırlanması, güncelleştirilmesi, iptali, kontrollü, dağıtılması ve arşivlenmesinden Kalite Koordinatörlüğü, uygulanmasından Üniversite bünyesinde görev yapan tüm personel sorumludur.
5. UYGULAMA
5.1. Yeni Dokümanların Hazırlanması ve Yürürlüğe Alınması
Doküman ihtiyacı; ilgili mevzuat ve standart şartları ile üniversite kalite yönetim sistemi şartları gözetilerek Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Grubu veya Birim Kalite Temsilcileri tarafından belirlenir ve Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. Bununla birlikte tüm paydaşlar ihtiyaç duyulan bir dokümanın hazırlanmasını önerebilir. Aşağıdaki koşullardan biri veya birkaçının aynı zamanda oluşması durumunda doküman hazırlama gereksinimi ortaya çıkar.
Kalite Yönetim Sisteminin yeni bir sistem standardının gereklerine göre yeniden düzenlenmesi, optimize edilmesi veya entegrasyonu.
Mevcut faaliyetlerde değişim ve yeni bir faaliyetin tanımlanması.
Doküman ile uygulama arasında ortaya çıkabilecek farklılıkların oluşması
Yeni dokümanların hazırlanması “RTEÜ.İA.0018 Yeni Doküman Hazırlama İş Akışı”na göre yapılır. Doküman hazırlanması talepler, “RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu” kullanılarak gerçekleştirilir. Kalite Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan dokümanlarda, Doküman Talep Formu şartı aranmaz.
5.2. Dokümanların Yapısı
Dokümanlar, eğer yapısı uygun ise “RTEÜ.FR.0011 Genel Doküman Formu”na yazılırlar. Yapısı gereği bir formun kullanılmasının mümkün olmadığı dokümanlarda farklı formatlar kullanılabilir. Ancak bu prosedürde aksi belirtilmedikçe, kullanılan tüm formatlar aşağıda belirtilen temel doküman bilgilerini içermelidir.
Bu bilgiler;
Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Amblemi:
Doküman Adı: Dokümanın ilişkili olduğu konuyu ifade eder.
Doküman No: Dokümanın izlenebilirliğini sağlayan, kurum tarafından doküman yönetim sisteminde belirlenen kurallara uygun olarak oluşturulan tanımlama sistemini ifade eder.
Yayın Tarihi: Dokümanın onaylandığı tarihi ifade eder.
Revizyon Tarihi: Dokümanın en son güncellendiği tarihi ifade eder.
Revizyon No: Dokümanın kaç kez güncellendiğini ifade eder.
Sayfa No: Dokümanın kaç sayfadan oluştuğunu ifade eder.
Hazırlayan/Onaylayan: Dokümanın kim tarafından hazırlandığını ve onaylandığını ifade eder.
Dış kaynaklı dokümanlar için format şartı aranmamaktadır. Dış kaynaklı dokümanlar orijinal formatında ve güncel haliyle kullanıcıların erişimine sunulmaktadır.
5.2.1.Başlık
Hazırlanan tüm dokümanların her sayfasında Başlık Bilgileri (Örnek 1) bulunur.
Örnek 1:
DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ
Doküman No
RTEÜ.PR.0001
Yayın Tarihi
00.00.0000
Revizyon Tarihi
00.00.0000
Revizyon No
00
Sayfa
1/7
5.2.2.Onay
Dokümanlarda Hazırlayan ve Onaylayan bilgileri; kişi ya da kişilerin, unvan ve imzalarını içerir. Hazırlayan - Onaylayan bilgileri dokümanın son sayfasında veya en son sayfanın arka sayfasında yer alır. WEB ’de yayımlanan dokümanlar üzerinde Hazırlayan ve Onaylayan kısımlarda imza olmasına gerek yoktur.
Örnek 1:
HAZIRLAYAN
ONAYLAYAN
......./......./...........
......../......./...........
Adı Soyadı
Unvanı
Adı Soyadı
Unvanı
İmza
İmza
5.2.3. Sayfa Yapısı (A4/A5 Formatı)
Word belgesi olarak hazırlanan dokümanların standart aynı yapıda olması amacı ile aşağıda belirlenen ölçülerde sayfa kenar boşlukları belirlenir ve yazılar iki yana yaslanır. (Not: Sayfa yapısı, formlarda ve planlarda değişebilir. Farklı yazı tipi ve karakter puntosu kullanılabilir.)
Örnek:1
Üst: 2,5-1,5 cm Alt: 2,5-1,5 cm
Sağ: 2,5-,1,5cm Sol: 2,5-1,5 cm
Alt Bilgi: D.No:RTEÜ.PR.01, - Y.T.: 00.00.0000 - R.N.:00, - R.T. 00.00.0000, - S.No/Sayısı ½
(Alt Bilgi; “İtalik” olarak “9” puntoda yazılır ve Dokümanın tüm sayfalarında (tek sayfa olanlarda dahil) tercihen bulunur.
5.2.4.Yazım Düzeni
Kalite Yönetim Sistemine bağlı olarak hazırlanan dokümanların yazı tipi “Times New Roman”, boyutu “12” veya “11” punto, satır aralığı değeri “1,0” dir. Başlık ve alt başlıklar arasında 1 satır aralığı boşluk bırakılır. Madde imi kullanılması gerekiyor ise “·” örnek simge kullanılır. Sıralama yapılması gerekiyorsa madde işaretleri olarak “a. – b. ...” kullanılır.
Ana başlıklar kalın ve büyük harfle yazılır, başlıktan önce 1 satır boşluk bırakılır, başlıktan sonra satır atlanmaz. Alt başlıklar ve ara başlıklar; kelime başlıkları büyük olacak şekilde kalın yazılır. Başlık öncesinde ve başlık sonrasında boşluk bırakılmaz satır başından devam edilir.
Örnek 1:
“1. AMAÇ, - 2. KAPSAM, - 3. TANIMLAR, ...vb.” (Ana Başlık Örneği)
“1.1. Gerekçe, 1.2. Kavram, 3.1. Prosedür, 3.2. Talimat.. vb.” (Alt Başlık Örneği)
“1.1.1. Sonuç, 1.2.1. ....” 2.2.1. vb. (Ara Başlık Örneği)
“·” Adı, Kodu,... vb. (Madde imi örneği)
“a.” ....., “b.”.... vb. (Madde İşareti Örneği)
5.2.5. Başlıkların Numaralandırılması
Hazırlanan dokümanların başlık numaralandırılması başlıkların önüne getirilerek aşağıdaki gibi yapılır.
Ana başlıklarda; Örnek: “1. - 2. - 3.” vb.
Alt başlıklarda ; Örnek: “1.1 - 1.2,..- ,2.1-2.2,” vb.
Ara başlıklarda; Örnek: ”1.1.1 - 1.1.2 - 1.2.1 - 2.2 - 2.1.1 -2.1.2…” vb.
5.2.6. Dokümanların Numaralandırılması
Hazırlanan tüm dokümanlara, dokümanların takibini kolaylaştırmak, ortak bir dil oluşturmak ve tanınırlığını sağlamak açısından birer dokuman numarası verilir. Numaralandırma sistemi, ilgili birim kodu ve doküman türü kısaltmasının belirli bir sistematik içerisinde dizilmesi ve sonuna sıra numarasının eklenmesi esasına dayanır.
Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki dokümanlar, aşağıda belirtilen numaralandırma şekline uygun olarak, doküman numarası ile numaralandırılır. Doküman numarası, Kalite Koordinatörlüğü tarafından verilir.
Doküman numarası, bölüm kodu, doküman türü kısaltması ve bu doküman için verilen numaradan oluşur. Sıra numaraları arasında ayıraç olarak nokta “.” işareti kullanılır. Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki dokümanlar aşağıda açıklanan yöntemle numaralandırılır.
Örnek 1: Doküman Numarası
XXXX.YY.ZZZ: Dokümanın birim kodu. Dokümanın türünü açıklayan kod kısaltması. Dokümanın sıra numarası.
5.2.6.1.Dokümanın Birim Kodu (XXXX)
İç kaynaklı dokümanın hangi birime ait olduğunu gösterir. Dokümanlarda kullanılacak olan birim kodları en fazla beş karakter olacak şekilde belirlenir ve Ek 1’de belirtilen şekliyle kullanılır.
5.2.6.2. Doküman Türü (YY)
Dokümanın cinsini tanımlayan kod kısaltmasını temsil eder. İki haneden oluşur. Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde tanımlanan dokümanlar ve kısaltmaları Ek 2’de belirtilmektedir.
5.2.6.3. Doküman Sıra Numarası (ZZZ)
Aynı türdeki dokümanlara “001” den başlayarak “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi” üzerinden Kalite Koordinatörlüğü tarafından sırayla verilen numarayı ifade eder. Doküman sayısının fazla olması halinde dört basamaklı kodlama sistemi kullanılır.
5.3. Doküman Türleri
5.3.1. Prosedür ve Talimatlar
Süreçlere ve yürütülen faaliyetlere ilişkin genel esaslar ve kurallar prosedürlerde açıklanır. İhtiyaç duyulması halinde prosedürlerde genel olarak tanımlanan faaliyetlerin detaylarının açıklanması veya genel bir konuya ilişkin esaslar ve kurallar için talimatlar hazırlanır. (Örneğin; ekipman kullanım / bakım talimatları gibi) Prosedür ve Talimatlar; “RTEÜ.FR.0011 Genel Doküman Formu” kullanılarak oluşturulur.
Prosedürler, aşağıda belirtilen ana başlıkları içerecek şekilde hazırlanır.
1.
Amaç
: Bu kısımda erişilmek istenen konular açıklanır.
2.
Kapsam
: Bu prosedürün hangi birim ve kişileri ilgilendirdiği belirtilir.
3.
Tanımlar
: Dokümanda yer alan terimlerin açıklamasıdır.
4.
Sorumlular
: Bu kısımda dokümanın uygulamasından kimin/kimlerin sorumlu
olduğu açıklanır.
5.
Uygulama
: Bu kısımda dokümanın amacına uygun olarak, uygulamasının
nasıl yapılacağı açıklanır.
6.
İlgili Dokümanlar
: Dokümanla ilişkili diğer dokümanları ifade eder.
Talimatlar ise; Aşağıda belirtilen şekilde hazırlanır.
1.
Sorumlular
: Bu kısımda dokümanın uygulamasından kimin/kimlerin sorumlu
olduğu açıklanır.
2.
Uygulama
: İşlem basamakları ayrıntılı olarak yazılır.
Bu ana başlıklara ek başlık eklenemez. Eklenmesine ihtiyaç duyulan başlıklar uygulama aşamasına alt başlık olarak tanımlanmalıdır. Prosedür ve talimatların hazırlanmasında içerik olarak bu prosedür (RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü) örnek alınır. Ancak, ihtiyaç duyulması halinde talimatlar, farklı formatlarda (cihaz kullanımlarının akış diyagramı şeklinde gösterilmesi gibi) hazırlanabilir. Prosedürler Kalite Koordinatörlüğünün, talimatlar ilgili birim yöneticisinin onayı ile yürürlüğe girer.
5.3.2. Kalite El Kitabı
Kalite El Kitabı, kalite yönetim sistemi süreçlerini ve temel uygulama esaslarını belirleyen ana doküman olarak Kalite Koordinatörlüğü ve Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Grubu tarafından “RTEÜ.FR.0011 Genel Doküman Formu” kullanılarak oluşturulur.
Kalite El Kitabı hazırlanırken, ISO 9001:2015 standardı maddeleri referans alınır ve standart ile uyumu sağlanır. Tüm birim yöneticileri, Kalite El Kitabının, birim içerisindeki tüm personele iletilmesinden, anlaşılmasının sağlanmasından ve etkili olarak uygulanmasından sorumludur.
5.3.3. İş Akışları
Kalite Yönetim Sistemi’nin gerektirdiği süreçler için İş Akış Şemaları “RTEÜ.FR.0060 İş Akışı Formuna” göre hazırlanır. Birim iş akış şemaları Birim Kalite Temsilcisi koordinatörlüğünde Birim Kalite Komisyonunca hazırlanır ve Komisyon adına Birim Kalite Temsilcisi tarafından imzalanarak birim yöneticisi tarafından onaylanır. Üniversitede bulunan ortak süreçlerle ilgili iş akışları Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Grubu tarafından hazırlanır, çalışma grubu adına Kalite Koordinatörü tarafından imzalanır, Rektör tarafından onaylanır ve birimler tarafından aynen uygulanır.
İş akış şemalarında kullanılan süreç adımları ve sembolleri Ek 3’te belirtilmiştir. Gerekli olması halinde farklı semboller de eklenebilir;
5.3.4. Formlar
Formlar, kayıtların oluşturulması amacıyla kullanılır. Bağımsız veya herhangi bir dokümana (prosedür, talimat, iş akış süreci vb.) bağlı olarak hazırlanır. Formlar, kullanılacakları yere ve kullanım şartlarına göre kağıt ortamında veya elektronik ortamda kullanıma uygun olarak tasarlanabilirler.
Formların hazırlanması özel bir şekle tabi değildir. İhtiyaç doğrultusunda uygun bir formatta oluşturulabilirler. Bununla birlikte tüm formların uygun bir yerine Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi amblemi, form adı, doküman numarası (form numarası), revizyon tarihi ve revizyon numarasının yazılması gerekmektedir.
5.3.5. Liste ve Planlar
Listelerin ve planların hazırlanması özel bir şekle tabi değildir. İhtiyaç doğrultusunda uygun bir formatta oluşturulabilirler. Bununla birlikte tüm liste ve planlar madde 5.1 ve 5.2’de belirtilen temel doküman bilgilerini içermelidir. Tüm liste ve planlar bir form kullanılarak oluşturulur. Liste ve planlar ilgili birim yöneticisi tarafından onaylanarak yürürlüğe girer.
5.3.6. Kılavuzlar
Kılavuzların hazırlanması özel bir şekle tabi değildir. Detayını anlattığı işlerin açıkça belirtilmesi esastır. Kılavuzların içerisinde Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi amblemi, kılavuz adı, doküman numarası, revizyon tarihi ve revizyon numarasının yazılması gerekmektedir.
5.3.7. Yardımcı Doküman
Yardımcı Dokümanlar yukarıda belirtilen (Madde 5.1, 5.2) format şartlarına uygun olarak hazırlanır.
5.3.8. Dış Kaynaklı Doküman
Dış kaynaklı dokümanlar için format şartı aranmamaktadır. Dış kaynaklı dokümanlar orijinal formatında ve güncel haliyle kullanıcıların erişimine sunulur.
5.3.9. İç Kaynaklı Doküman (Yönetmelik, Yönerge, Usul ve Esaslar vb.)
Yönetmelik, Yönerge, Usul ve Esaslar vb. iç kaynaklı dokümanlar “Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Mevzuat Hazırlama Usul Ve Esasları Hakkında Yönerge” esaslarına uygun olarak hazırlanır, Mevzuat İnceleme ve Değerlendirme Komisyonunun uygun görüşü ve Senatonun onayı ile yürürlüğe girer.
5.4. Dokümanların Onayı ve Yayımı
Hazırlanan tüm dokümanlar aşağıdaki tabloya uygun olarak, yayınlanmadan önce yeterlilik ve uygunluk açısından Kalite Koordinatörlüğü adına Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Grubu tarafından gözden geçirilir ve onaylanarak yayımlanır. Doküman hazırlama, onaylama ve yayımlama ile ilgili yetkililer Ek 4’te gösterilmiştir.
Hazırlanan tüm dokümanların orijinalleri üzerinde, hazırlayanların ve onaylayanların ıslak imzaları bulunur. Onaylanan dokümanlar, Kalite Koordinatörlüğü tarafından “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi”ne kaydedilir. Kalite Koordinatörlüğü tarafından değiştirilemez formata çevrilerek ortak kullanıma açık Üniversite WEB sitesinde yayınlanır. Birim kalite temsilcileri WEB sitesinde yayımlanan güncel dokümanların takibini yapar ve uygular. İlk kez yayımlanan ya da revizyon gören dokümanlar, Kalite Koordinatörlüğü tarafından iç yazışma ve/veya mail ile ilgililere duyurulur. Islak imzalı tüm orijinal dokümanlar kalite koordinatörlüğünde muhafaza edilir. Tüm birimlerin Birim Kalite Temsilcileri tarafından her yıl Aralık ayı sonunda, kullanılan dokümanların güncel olup olmadığı;
RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi
RTEÜ.LS.0003 Doküman Revizyonu Takip Listesi üzerinden takip edilir.
5.5. Dokümanların Gözden Geçirilmesi
Tüm personel, kullandığı dokümanları yaptığı işe uygunluk açısından düzenli olarak gözden geçirir. Zaman içerisinde faaliyetlerdeki değişiklikler veya gelişmeler nedeniyle doküman ile uygulama arasında farklılıkların ortaya çıkması halinde revizyon süreci başlatılır.
Birim Kalite Temsilcileri her yıl Aralık ayında, uyguladıkları dokümanları gözden geçirerek revizyon gerekip gerekmediği konusunda değerlendirme yaparlar. Gözden geçirme tarihi “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi”ne yazılır. İlgili birimler revizyon gerektiren dokümanları kalite koordinatörlüğüne bildirirler. Uygun görülmesi durumunda revizyon süreci Kalite Koordinatörlüğü tarafından başlatılır.
Kalite Yönetim Sistemini etkileyebilecek büyük değişiklikler olması durumunda (örneğin, standardın revize edilmesi, kurum yapısı ile ilgili büyük değişiklikler vb.) Kalite Koordinatörü ilgili tüm dokümantasyonun gözden geçirilmesini ve gerekli ise revizyon sürecinin başlatılmasını sağlar.
5.6. Dokümanların Revizyonu
Dokümanların revizyonu “RTEÜ.İA.0017 Doküman Revizyonu İş Akışı”nda tanımlanmış olup, tüm personel, revizyon taleplerini “RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu”nu kullanılarak ilgili Birimin Kalite Temsilcisine yapar Birim Kalite Temsilcisi revizyon talebini değerlendirir, gerekli gördüğünde ilgili kişilerin de görüşünü alır ve kendi görüşüyle birlikte birim yöneticisinin onayı ile revizyon talebini Kalite Koordinatörlüğüne gönderir. Kalite koordinatörünün uygun gördüğü revizyon talepleri “Ek 4 Dokümanın Onayı ve Yayımı Tablosu”na göre işlem görür.
Listelerin içerik revizyonu için “RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu” kullanılmaz ve revizyon numarası yenilenmez. Listelerin güncellik sorumlusu, bu dokümanları daima güncel tutar. Bununla birlikte dokümanda yapısal bir format değişikliği yapılması durumunda, bu bir revizyon olarak değerlendirilir. Bu gibi değişikliklerde “RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu” kullanılır ve yeni revizyon numarası verilir.
Bir doküman için revizyon kararı verildiğinde, prensipte yeni bir doküman yazılıyormuş gibi tüm aşamalar (madde 5.1, 5.2) yeniden takip edilir.
Prosedürlerdeki ve prosedür şeklinde yazılan talimatlardaki değişiklikler Revizyon Takip Tablosu ile takip edilir. Bu tabloda, değişiklik yapılan bölüm, tarih ve revizyon numarası gibi bilgilere ulaşmak mümkündür. Revizyon Takip Tablosu Tablo 1’de belirtilen şekilde yazılır.
Tablo 1: Revizyon takip tablosu
Revizyon Takip Tablosu
Revizyon No
Tarih
Açıklama
Revizyon Takip Tablosu, dokümanın sonuna eklenir. İlk kez yayınlanan dokümanların revizyon no’su “00”dır. Her revizyonda bu numara birer arttırılır. Tüm dokümanların son revizyonlarını göstermek amacıyla “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi” kullanılır.
Revizyon talep eden birim dışındaki birimlerin işleyişini de etkileyen doküman revizyonları Kalite Koordinatörlüğünün web sitesinde ilan edilir ve e-mail ile ilgili birim kalite temsilcilerine bildirilir. Birim kalite temsilcileri kendi birimlerini ilgilendiren revizyonları e-mail ile ilgili personele duyurur.
5.7. Dokümanların İptali
Tüm personel iptal talebini “RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu” ile ilgili birimin kalite temsilcisine yapar. Birim kalite temsilcisi iptal talebini değerlendirir, gerekli gördüğünde ilgili kişilerin de görüşünü alır. Birim yöneticisinin olurunu aldıktan sonra iptal talebi Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. İptal konusunda karar verme yetkisi Kalite Koordinatörü/Üst Yöneticidedir. Dokümanların iptali “RTEÜ.İA.0016 Doküman İptali İş Akışı”na göre yapılır.
5.8. Dokümanların Arşivlenmesi
İptal edilen dokümanlarla revize edilen dokümanların güncelliğini yitirmiş olan suretlerinin saklanmasından ve web sitesinden kaldırılmasından Kalite Koordinatörlüğü sorumludur. Güncelliğini yitirmiş olan bu dokümanlar Kalite Koordinatörlüğü tarafından dosya ve bilgisayar ortamında arşivlenir.
5.9. Dış Kaynaklı Dokümanlar
Tüm birimler, ilgili tüm faaliyetlerini dış kaynaklı dokümanların (resmi gazeteler, standartlar, genelge, genel yazılar, diğer kamu kurum ve kuruluşlarından gelen yazılar) güncel revizyonlarında tanımlanan kurallara uygun olarak yürütürler. Dış kaynaklı dokümanlar Cumhurbaşkanlığı tarafından www.mevzuat.gov.tr adresinden güncel olarak yayımlanmaktadır.
Kalite Koordinatörlüğü tarafından ise dış kaynaklı dokümanlar “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi” kullanılarak tanımlanır. Bu dokümanların revizyon takibi resmi gazeteler, Kamu Kurum ve Kuruluşlarından gelen resmi yazılar vb. ile takip edilir. Dış kaynaklı dokümanlarda değişiklik olması durumunda birim kalite temsilcisi Kalite Koordinatörlüğüne bildirir. Kalite Koordinatörlüğü tarafından “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi” güncellenir.
5.10. Dokümanların Dağıtımı ve Kayıtların Kontrolü
Kalite yönetim sistemi için gerekli olan tüm iç ve dış kaynaklı dokümanlar, kalite.idari.erdogan.edu.tr üzerinden yayınlanır.
Tüm birimler kalite web sitesine, kalite.idari.erdogan.edu.tr adresinden erişerek ihtiyaç duydukları dokümanlara ulaşır, kullanır ve güncelliğini sürekli takip eder. Kalite web sitesinin içeriği, Kalite Koordinatörlüğü tarafından belirlenir. Sitenin tasarımı, kodlanması ve yayımlanması, güvenliğinin sağlanması Bilgi İşlem Daire Başkanlığının sorumluluğundadır.
Dokümanların en güncel hali web sitesinde mevcut olan dokümanlardır. Güncel dokümanların kullanımının güvence altına alınabilmesi için dokümanların daima web sitesi üzerinden kullanımı esastır. Tüm birimler, kendi birimlerini ilgilendiren dokümanları, birim web sayfalarında link vermek (Kalite Koordinatörlüğünün web sayfasındaki orijinal dokümana) suretiyle yayınlarlar. Güncel dokümanların takibinden ve dağıtımından birim kalite temsilcisi ve birim yöneticisi sorumludur.
Kurum dışına verilecek dokümanlar Üst Yönetimin izin alındıktan sonra orijinal kopyalar üzerinden fotokopi ile çoğaltılmak suretiyle verilir. Kurum dışına verilen dokümanlar ve belgelendirme kuruluşlarınca talep edilen dokümanların üzerine kırmızı renkli “Kontrollü Doküman” kaşesi basılarak dağıtımı yapılır.
Herhangi bir nedenle (daha rahat okuma vb.) çıktısı alınan dokümanların üzerinde “Kontrolsüz Kopya” filigranı çıkar. Kâğıt ortamında el ile doldurulması gereken formların ihtiyaç miktarı kadar çıktısı alınır ancak daha sonra kullanılmak üzere boş form saklanmaz.
Kalite Koordinatörlüğü nezdinde tüm birim yöneticileri, kullanılan dokümanların bu prosedürde tanımlanan kurallara uygun olarak yönetiminden sorumludur. Tüm birim yöneticileri, birimlerde kullanılan fakat bu prosedüre uygun olarak hazırlanmamış dokümanların “RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü”ne göre revize edilmesini ve tüm personel tarafından kullanılmasını sağlarlar. Tüm personel faaliyetlerini dokümanlarda tanımlanan kurallara uygun olarak yürütürler.
6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu
RTEÜ.FR.0011 Genel Doküman Formu
RTEÜ.FR.0061 İş Akışı Formu
RTEÜ.İA.0016 Doküman İptali İş Akışı
RTEÜ.İA.0017 Doküman Revizyonu İş Akışı
RTEÜ.İA.0018 Yeni Doküman Hazırlama İş Akışı
RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi
RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü
ISO 9001: 2015 KYS Standardı
Revizyon Takip Tablosu
Revizyon No
Tarih
Açıklama
02
03.10.2019
Doküman numaralarında düzeltme yapıldı.
03
13.11.2019
Ek 2 bölümüne yeni doküman kodları eklendi.
04 27.10.2020 Ek 1 bölümünde birim kodları güncellendi. Ek 2 bölümüne yeni doküman kodları eklendi.
EKLER
Ek 1: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi tarafından tanımlanmış birim kodları
BİRİM ADI
BİRİM KODU
BİRİM ADI
BİRİM KODU
Ortak Dokümanlar İçin
RTEÜ
Karadeniz Stratejik Uygulama ve Araştırma Merkezi
KSMER
Adalet Meslek Yüksekokulu
ADMYO
Kariyer Geliştirme Uygulama ve Araştırma Merkezi
KAGEM
Aile ve Kadın Sorunları Uygulama ve Araştırma Merkezi
AKSMR
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
KDDB
Ardeşen Meslek Yüksekokulu
ARMYO
Maviyemiş Uygulama ve Araştırma Merkezi
MYMER
Ardeşen Turizm Fakültesi
ATF
Merkezi Araştırma Laboratuvarı Uygulama ve Araştırma Merkezi
MRLAB
Basın-Yayın Enformasyon ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü
BYEM
Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi
MMF
Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu
BESYO
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
ÖİDB
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
BİDB
Ölçme ve Değerlendirme Uygulama ve Araştırma Merkezi
ÖDUMR
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü
BAP
Pazar Meslek Yüksekokulu
PMYO
Bitki ve Toprak Uygulama ve Araştırma Merkezi
BTMER
Personel Daire Başkanlığı
PDB
Çay ve Çay Ürünleri Uygulama ve Araştırma Merkezi
ÇÇÜMR
Rehberlik ve Psikolojik Danışma Uygulama ve Araştırma Merkezi
PDRMR
Deney Hayvanları Uygulama ve Araştırma Merkezi
DHMER
Sağlık Bilimleri Enstitüsü
SABE
Dış İlişkiler Ofisi
DİOF
Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu
SHMYO
Diş Hekimliği Fakültesi
DHF
Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi
SĞMER
Eczacılık Fakültesi
ECZF
Sağlık Yüksekokulu
SYO
Eğitim Fakültesi
EĞTFK
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı
SKS
Elektromanyetik Uygulama ve Araştırma Merkezi
EMER
Sosyal Bilimler Enstitüsü
SBE
Fen Bilimleri Enstitüsü
FBE
Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu
SBMYO
Fen Edebiyat Fakültesi
FEF
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
SGDB
Fındıklı Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu
FUBYO
Su Ürünleri Fakültesi
SÜFAK
Genel Sekreterlik
GS
Su Ürünleri Uygulama ve Araştırma Merkezi
SÜMER
Güneysu Fizik Tedavi ve Rehabilitasyon Yüksekokulu
FTRYO
Sürekli Eğitim, Araştırma ve Uygulama Merkezi
SEMER
Kalite Koordinatörlüğü
KK
Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu
TBMYO
Hukuk Fakültesi
HF
Teknoloji Transfer Ofisi
TTO
Hukuk Müşavirliği
HM
Tıp Fakültesi
TIPF
İç Denetim Birimi Başkanlığı
İDB
Turgut Kıran Denizcilik Fakültesi
TKDF
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
İMİD
Türkçe Öğretimi Uygulama ve Araştırma Merkezi
TÖMER
İktisadi İşletme Müdürlüğü
İİM
Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi
UZEM
İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi
İİBF
Yabancı Diller Yüksekokulu
YDYO
İlahiyat Fakültesi
İLHF
Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı
YİTDB
Ziraat Fakültesi
ZF
Ek 2: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi tarafından tanımlanmış doküman kodları
DOKUMAN ADI
DOKÜMAN KODU
DOKÜMAN ADI
DOKUMAN KODU
Bilgi Yönetimi Politikası
BP
Paydaş Analizi
PA
Diğer Doküman
DD
Plan
PL
Form
FR
Politika
PT
Görev Tanımı
GT
Prosedür
PR
İç ve Dış Hususlar
İD
Proses İzleme Kartı
İK
İhtiyaç ve Beklentiler
İB
Proses Kartı
PK
İnsan Kaynakları Politikası
İP
Risk Analizi
RA
İş Akışı
İA
Sözleşme
SÖ
Kalite El Kitabı
KK
Talimat
TL
Kılavuz
KL
Uluslararasılaşma Politikası
UP
Liste
LS
Yardımcı Doküman
YR
Misyon-Vizyon
MV
Yönetim Dokümanı
YD
Organizasyon Şeması
OŞ
Hassas Görev Tanımları
HG
Eğitim Öğretim Politikası EP Araştırma Geliştirme Politikası AP
Yönetim Sistemi Politikası YP Toplumsal Katkı Politikası TP
Ek 3: İş akış şemalarında kullanılan süreç adımları ve sembolleri
Süreç No
İş Akış Süreci
(Süreç Adımları)
İşlem Şeması
Dönülecek Süreç / İşlem Adımı
Sorumlular
İlgili Mevzuat (Yasa, Yönetmelik, Doküman Vb.)
Evet
Hayır
1
ödeme yapılmak üzere birimlerden gelen evraklar teslim tutanağı ile teslim alındı mı?
İlgili birim / ilgili memur
6245 Sayılı Harcırah kanunu
2
Yurtiçi geçici görev yolluğu ödeme evraklarında bulunması gereken evraklar kontrol edildi mi? Evraklar tamam mı?