Bir projeye başında atandığınızda kendi belirlediğiniz programı izlemeniz kolaydır. Projenin atanan ilk yöneticisi olarak, proje toplantılarının ritmini / sıklığını belirleme, bütün ekibi en başta tanıma, teslimatları organize etme, projenin genel havasını belirleme fırsatına sahip olursunuz. Diğer taraftan daha önce başlatılmış ve belirli bir aşamaya gelmiş bir projeye girmeniz istendiğinde: proje iyi durumda, teslimatlar ve proje aktiviteleri plana göre gerçekleşiyor ve tüm paydaşlar mutlu ise yapmanız gereken proje hedeflerini bilmek, ekibi ve diğer paydaşları tanımak ve projenin sağlıklı gidişini sürdürmek yapacağınız şeyler olacaktır.
Peki ya bunun aksi bir durumda, zaman içinde projelerin gidişatı organizasyonun belirlediği kriterlere göre kötüye gidebilir ve riske giren projenin durumun düzeltilmesi için arzu edilen yeteneklere sahip yeni bir proje yöneticisinin atanması gerekebilir. Kötüye gidişin nedeni projenin daha önce belirlenmiş bazı eşikleri aşması, kapsamına yeni ilavelerin yapılması, gözden kaçırılanlar ve/ya değişliklerden kaynaklı dağınıklık ve yeni bir takvimlendirme / planlamanın yapılması… olabilir. Bu nedenle yeni (ikinci) bir proje liderinin problemli projeye atanması gerekli olabilir.
Bu yazımda yargılarda bulunmadan, atandığınız “Atandığımız Problemli Projeyi Nasıl Kurtarabilirsiniz?” sorusuna cevap arayacağız.
ÜÇ AŞAMALI YAKLAŞIM
Problemli projelerde genellikle şu iki alandaki sorunlar ağır basar:
- Kapsam
- İletişim
Aşağıda belirtilen aşamaları izledikçe proje kapsamı ile ilgili bir sorun ile karşılaşacaksınız. Bu eksik veya alınmamış onaylar, bir değişiklik kontrol dökümanı, kayıp / eksik veya hiç hazırlanmamış kapsam dökümanı gibi büyük bir problem de olabilir. İletişim problemi, proje mürürü, ekibi, sponsoru veya bir olasılık her üçü arasında belirli bir seviyede iletişimin kopmasına veya sağlıksız olmasına işaret eder. Problemli bir projeyi iyileştirirken iletişim her zamankinden çok daha fazla önem taşır. Şimdi iyileştirme (veya kurtarma) adımlarımıza bir bakalım:
1. ADIM: KAYIP TESLİMATI BULUN
Bu aşamada iyi proje dökümantasyonun yapılmış olup / olmaması önem kazanmaktadır. Projenin temellerini oluşturan dökümantasyon karmaşanın içinden çıkmanıza yardımcı olacaktır. BİLİNEN ile İSPATLANABİLEN’i birbirinden ayırt etmeniz gerekecektir. Eğer bir şey dökümante edilmemiş ise, kişisel anlamaya ve yorumlamaya tabidir. Eğer proje riskde ise, kayıp döküman atlanmış bir şeydir. Aşağıdaki soruyu cevaplayarak bu adımı gerçekleştirelim:
1) Projenin bu fazında görmeyi beklediğiniz teslimatların tamamına sahip misiniz?
- Şirketinizin bir Proje Yönetim Ofisi (PYO) var ise, proje yaşam döngüsünde bulunulan faza göre yaratılmış olması gereken dökümanlar belirlenmiştir.
- Eğer organizasyonunuzun PYO gibi bir oluşumu yok ise Project Management Institute’nin (örneğin: bu makalenin yazıldığı tarihte PMBOK – 5. Baskısı) her bir süreç grubunda üretilmiş olması gereken dökümanlarını bilmeniz gerekmektedir.
- Örneğin: yazılım / sistem geliştiren bir organizasyonda iseniz Yazılım Geliştirme Yaşam Döngüsüne (Software / System Development Life Cycle) organizasyonunuzun uygulamalarına göre her bir fazda belirli dökümanların yaratılmış olması gerekmektedir. Örneğin: Yazılım geliştirme için Şelale metodolojisini kullandığınızı düşünelim. Başlatma (Initiation) Fazı için: İşin Gerekçesi, Olurluk / Fizibilite İncelemesi, Proje Başlatma Belgesi, Gereksinimler Dökümanının hazırlanmış ve üzerlerine gerekli onaylar alınmış olması beklenir. Tasarım / İnşa Fazı için bir Mimari Tasarım Dökümanı, Test Planı, bir Proje Zaman Çizelgesi’nin üretilmiş ve üzerine gerekli onayların alınmış olması gerekir.
Projenin bulunduğu fazda hangi dökümanların olması gerekirdi? Kaçan nedir? Kaçan döküman çok basit bir şekilde belki de projede ilerleyebilmeniz için bir sonraki adım için mantıken elinizde olması gerekip gözden kaçırılmış dökümandır.
-Kaçan teslimatı / dökümanı bulun
-Bu genellikle de karşınıza problem noktası olarak çıkacaktır
-Bu aşamada kayıp teslimatı / dökümanı bulmak en öncelikli işinizdir
2) Bu teslimatların hepsi gerekli / önceden belirlenmiş onayları taşıyor mu?​
Bu aşamada planda temel çizgiye ilintilendirilmiş (baselined) resmi proje dökümanlarının ilgili paydaş onaylarını taşıyıp taşımadığını kontrol etmemiz gerekmektedir. Projeye en fazla zarar verecek yaklaşımlardan birisi “Herkes XYZ’yi biliyor” yaklaşımıdır. Biliyorlar mı? İspatlayın! Yazılım geliştirme ekibinin üzerinde çalışma yürüttüğü Gereksinimler Dökümanının en son versiyonuna sahip olabilirsiniz, fakat bakın bakalım: bu dökümanlar üzerinde gerekli onaylar var mı? Onayların alındığının söylenmesi değil onayların gösterilebiliyor olması gerekir:
- Onay nerede? Onaylandığını nereden biliyorsunuz?
- Bütün onaylaması gereken kişiler onayladı mı?
- İmzalar belirli bir yerde görülmesi için toplanmış mı?
3) Hangisi kayıp veya kaçak?
Problemli projelerde daima en az bir teslimatın kaçmış olacağını unutmayın. Projeyi toparlamanın en önemli adımlarından birisi hangisinin kaçmış olacağını bulmak ve hatayı düzeltmektir. Hangi döküman, teslimat veya onay olursa olsun, projenin başarılı olması için onu tamamlamak ve işin gereksiz yere tekrar yapılmasından korunmak durumundasınız. Resmi tamamlamak için bulmacanın sonraki parçasını bulun!
2. ADIM: RAHATSIZ EDİCİ GÖRÜŞMENİN NE İLE İLGİLİ OLACAĞINI BULUN
Projeleri iyileştirirken muhakkak rahatsız edici planlı / plansız görüşmeler olacaktır. Rahatsız edici görüşme, kayıp teslimatın bulunmasının bir sonucu olabilir. Rahatsız edici görüşme, kaçan teslimat yerine, örneğin teslimatları proje takvimine göre gerçekleştirmeyen bir proje kaynağı ile de ilgili olabilir. Proje ekibinin moralini olumsuz etkileyen bir kaynak da olabilir. Projenin ne kadar fazla risk içinde olduğuna bağlı olarak birden fazla rahatsız edici görüşme yapmak durumunda kalabilirsiniz.
1) Utangaç Olmayın!
Unutmayın, yenisiniz. Bu size ne söylenmesi gerektiğine dair hareket alanı verir. Eğer şimdi söylemezseniz, daha sonra söylemek daha zor olacaktır. Eğer problemler büyür ise, daha sonra söylemeniz ve problemin büyümeye devam etmesi daha çok sizin hatanız olacaktır. Şuan harekete geçmek başarınız için anahtardır. Eğer işinizi proje iyileştirme yöneticisi olarak yapıyorsanız (veya bu pozisyona atandıysanız), düzeltilmesi gereken bir şey bulacaksınız. Proje sponsorlarınız sizden düzeltilecek bir şeyler bulmanızı beklerler. Zaten onlar sizden daha önce bir problemin olduğunu biliyorlar. Hatta çoğu zaman problemin de ne olduğunu biliyorlardır. Burada sahip olmanız gereken yaklaşım:
- Neyin düzeltilmesi gerektiği konusunda bir fikir sahibi olmak
- Fikrinizi bir değişiklik yapabilecek / yaratabilecek insanlar ile paylaşmak
- Daha ileri bir zamanı beklemeden / ertelemeden onu şimdi söylemek
2) Görüşmede Profesyonelce Davranın ve Kendinizden Emin Olun
Problemli bir projeyi toparlamak için görev almanız istenilen bir profesyonel olduğunuzu aklınızdan çıkarmayın. Orada, sizden daha önce proje sorumlusu olan kişiyi suçlamak veya üzerinde şüphe yaratmak için bulunmuyorsunuz. Tüm söylemeniz gereken bulmacanın kayıp parçasını bulduğunuz ve neyin düzeltilmesi gerektiği. Rahatsız edici görüşme üçlü sınırlama (proje maliyeti, kapsamı ve takvimi) ‘nın en az birisi üzerinde etkili olacaktır. Proje problemli olduğu için bu sınırlamalardan en az birisi etkilenmiş olacaktır. Birbiri ile bağlantılı oldukları için birisi üzerindeki riske etki etmek diğeri üzerinde risk (ler) yaratabilir veya olası risk (leri) tetikleyebilir. Eğer sponsorlarınızın desteğini elde etmek istiyorsanız:
- Raporlama yaparken profesyonelce davranın
- Değerlendirmenizde kendinizden emin olun
- Tam etki için kapsamlı, anlaşılabilir ve dürüst olun
3) Bu Haberler Yeni Olmayabilir
Sponsorlar bir problemin olduğunu ve belki de o problemin ne olduğunu sizden daha da önce biliyor olabilirler. Sizden daha önce söylenenleri tekrarlıyor olabilirsiniz, sadece yeni birisi tarafından dillendirildiği için söyledikleriniz daha fazla itibar görebilir.
3. ADIM: KAYIP TOPLANTIYI BULUN
Bu aşamaya kadar, neyin kayıp olduğunu buldunuz ve rahatsız edici görüşmeyi yaptınız. Neyin olması gerektiğini biliyorsunuz, ne söylenmesi gerekiyor ise söylediniz. Bir sonraki adım için hazırsınız. Tavsiyem, bundan sonra izlenecek rotanın tüm kapsamı ile herkes tarafından anlaşılmasını sağlamanızdır. Bunun için, bütün paydaşları ve kaynakları davet edeceğiniz proje toplantılarını gerçekleştirin.
1) Bir Sonraki Ekip Toplantısı Ne Zaman?
Araştırmalarınızda bir olasılık düzenli proje toplantılarının planlanmamış olduğu sonucuna ulaşabilirsiniz. Düzenli toplantılar geçmişte planlanmış fakat bir nedenle katılım olmaması nedeni ile düşmüş de olabilirler. Ekip toplantıları verimli olmayabilir ve insanlar toplantıya gelmeyi durdurmuş da olabilirler. Düzenli proje (statü) toplantıları projede işi yapanların katıldığı, projedeki ilerlemenin plana göre kontrol edildiği ve statü güncellemelerinin yapıldığı, geriye kalan işlerin gözden geçirildiği toplantılardır. Proje statü toplantısı yapmadan projenin ne durumda olduğunu ve nereye gittiğini bilemezsiniz.
2) Bir Sonraki Sponsor Toplantısı Ne Zaman?
Eğer birinci toplantı (proje ekip toplantısı) sağlıklı şekilde gerçekleştirilmiş ise, ikinci toplantı sponsorları da içererek paydaşlar ile yapılacak toplantıdır. Tekrarlayacak olur isek, bu toplantı bir zamanlar yapılıyor olabilir, fakat katılım zamanla azalmış olabilir. Bu toplantı proje statüsünün (durumunun) paylaşıldığı ve gidişatın onaylandığı, projeden etkilenenlerin / karar vericilerin toplantısıdır. Bu paydaşlardan birisi hemen hemen daima kayıptır. Düzenli bir toplantı ritmini / sıklığını korumak, paydaşların projeden düzenli haberdar olunmasını sağlayacaktır.
3) Veya Sadece “Yeşile Geri Dön” meniz mi Gerekiyor?
Eğer daha önce şüphelendiğimiz kayıplardan birisi (teslimat veya toplantı) söz konusu değil ise, “Yeşile Geri Dön” toplantısı düzenleyin. Bazı şirketlerin Yeşil, Sarı, Kırmızı gibi proje göstergeleri kullandıklarını bilerek, “Yeşile Geri Dön” toplantısı, projedeki gidişatı düzeltecek anahtar kaynakları ve paydaşları içermelidir. Eğer proje problemli ise, bu toplantı ilgili tarafların durumu düzeltmek için ne tür bir ilerleme kaydedilmesi gerektiğini belirlemek için bir araya geldikleri bir toplantı olacaktır. Bu toplantı problemlerin çözüldüğü ve engellerin kaldırılması için ilgili yere raporlamayı yapacağınız toplantı olacaktır. Bu toplantı sponsorların ve önemli bilgi sağlayacakların katıldığı taktiksel bir toplantıdır. Bu toplantının ritmi / sıklığı geçicidir, YEŞİL’e yakın bir zamanda geri dönüldüğünde problem de çözülmüş olacaktır.
Genel olarak, projelerimde haftalık ekip (status veya project team) ve aylık sponsor (steering committee) toplantıları yapmayı tercih ediyorum. Fakat, siz bu sıklıkları projenizin durumuna göre belirleyin. Her ne toplantı kaçmış ise, bu toplantı ekibi bir araya getiremeye, yanlış anlama ve kavrayışları gidermeye, yeni bir gün için yeni bir başlangıç yapmaya, ekibin yönünü tek bir hedefe doğru belirlemeye hizmet edecektir. Bunun için:
- Uygun ritimde / sıklıkta düzenli toplantılar ayarlayın
- Yeni bir proje, yeni bir gün, yeni bir şeyler, yeni bir tarzda yapılıyor duygusunu yaratın
- Geçmişi geçmişte bırakın; insanları suçlamadan ve onlara hata bulmadan düzeltilmesi gereken ne ise düzeltin.
ÖZETLE
Atanmış olduğunuz, daha önce başlamış ve problemli olan projede iki tip bulmanız gereken kayıp / kaçak ve takip etmeniz gereken üç adım var. Kayıp veya kaçak olan iki şey tipik olarak kapsam ve iletişimle bağlantılı çıkacaktır. Problemli projeleri toparlarken şu üç adımı izlemenizi öneriyorum:
Kayıp Teslimatı Bulun – Ümit edelim ki, bu basit bir şekilde bir sonraki üretilmesi gereken döküman olsun, proje çalışması devam ederken atlanmış döküman olmasın.
Rahatsız Edici Görüşmeyi Bulun – Bu bir kaynağın davranışını değiştirmeyi gerektirecek bir görüşme de olabilir, veya projenin neye ihtiyacı olduğuna dair bulgularınız ile ilgili sponsorunuzu bilgilendirmeniz gereken bir görüşme de olabilir.
Kayıp / Kaçak Toplantıyı Bulun – problemli projede kaçak konusunda ortak anlayış geliştirmek için daima bir fırsat vardır. Kaçak yok ise, “Yeşile Geri Dön” taktiği ile hızlı bir iyileştirme gerçekleştirebilirsiniz.