TEPE İŞ SAĞLIĞI GÜVENLİĞİ HİZMETLERİ A.Ş. (kısaca “Şirket” olarak anılacaktır.) kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğinizi korumak amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini almaktadır.
Amacımız; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10. maddesi gereğince kişisel verilerinizin alınma şekilleri, işlenme amaçları, paylaşılan kişiler, hukuki nedenleri ve haklarınız konularında sizi en şeffaf şekilde bilgilendirmektir.
Kapsam
İşbu Bilgilendirme, Şirket çalışanlarımızı kapsamaktadır.
Kanun Hakkında Genel Bilgilendirme
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 24 Mart 2016 tarihinde kabul edilmiş̧ olup 7 Nisan 2016 tarihli 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasında başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri isleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek kişisel verileri işlenen kişilerin haklarını belirlemek amacıyla kabul edilmiştir.
Veri Sorumlusu
TEPE İŞ SAĞLIĞI GÜVENLİĞİ HİZMETLERİ A.Ş. (“ŞİRKET”) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“6698 sayılı Kanun”) uyarınca, kişisel verilerinizi mevzuata uygun olarak kullanacağız.
Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği, İşlenen Kişisel Veri Grupları ve İşleme Amacı
Şirketimiz tarafından çalışanlarımıza karşı yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, asıl işveren – alt işveren ilişkileri kapsamında müşterilerimize karşı gereken yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, İş Kanunu, 5510 sayılı kanun, vergi kanunları ve diğer ilgili mevzuat kapsamında mali ve hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilebilmesi amacıyla; Şirketimiz tarafından, Şirketimiz çalışanlarından aşağıda belirtilen kişisel veriler 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecek ve Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’nde düzenlenen süre boyunca saklanacaktır.
İş sözleşmesine bağlı gerekliliklerin yerine getirilebilmesi, özlük dosyasının tutulabilmesi, ücretli/ücretsiz/mazeret izinlerinin takibi, onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması, puantaj/bordro oluşturulması, ücret ödemesi yapılabilmesi,
İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirilebilmesi,
SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, emniyet bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması,
Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılması,
İş sağlığı ve güvenliğinin sağlanabilmesi,
Şirketimiz tarafından hizmet verilen müşterilere karşı gerek mevzuattan gerekse sözleşmeden kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, hizmet verilen işyerlerinde çalıştırdığımız personelimizin teftiş ve denetiminin yapılması, teftiş ve denetim sonuçlarının müşterilerimize bildirilmesi,
Hizmet verilen müşterilerin işyerlerinde görevlendirdiğimiz personelin özgeçmişinin, hizmet içi ve dışı eğitimlerinin, işe devam durumu, disiplin soruşturmaları, teftiş ve denetin sonuçları, kimlik ve ücret bilgileri gibi bilgilerinden, asıl işveren sıfatı ile hizmet verilen müşterilere bilgi verilebilmesi,
Online platformlar üzerinden personelimize bildirimler yapılabilmesi, eğitimler atanabilmesi ve personelin kişisel bilgilerinin takip edilebilmesi,
İcra müdürlüklerinin talimatı doğrultusunda maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması, iş kazası halinde yasal bildirimlerinin yapılması, iş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yerine getirilebilmesi, resmi kurum ve kuruluşların karar, talep ve talimatlarının yerine getirilebilmesi,
Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması, Şirket çalışanlarının satış performanslarının takibi ve raporlanması, iş avansı/masrafı ödemelerinin yapılabilmesi, çalışan portalının oluşturulabilmesi,
İrtibat ve iletişimin sağlanabilmesi, kartvizit basılması, kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin sağlanması, Şirket aracı kullanımının takip edilmesi, servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması, çalışma esnasında kullanılacak kıyafetin, ayakkabının tedarik edilmesi, iş e-postası,
Sadece önceden belirlenmiş yetkili kişilerin erişim imkanı bulunan Şirket ERP sistemlerinin, yazılımlarının kullanımı, Çalışan memnuniyetin ölçülebilmesi, eğitim planlamasının yapılması, eğitimlerin raporlaması, eğitim sertifikalarının hazırlanması, gerçekleşen eğitimlere katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi, acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması, tedarikçi ve çalışanlarına irtibat amaçlı iletişim verilerinin aktarılması amaçları ile aşağıda sayılan kişisel veriler ilgili mevzuatta yer alan düzenlemeler çerçevesinde sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle ve Şirketimiz hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi amacıyla işlenmektedir.
Kimlik ve İletişim Bilgileri: Ad, soyadı, doğum tarihi, doğduğu ülke, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durumu, TC kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), nüfus cüzdanı sureti( Eski tip nüfus cüzdanlarında din bilgisi)Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, Şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi)
Aile Bilgileri: : Evlilik cüzdanı; vukuatlı nüfus kayıt örneği, yakınlarının adı, soyadı ve telefon numarası
Ücret ve Ayni Haklara İlişkin Bilgiler: : Maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı
Eğitim Bilgisi:Öğrenim durumu, sertifika aldığı kurs ve seminer bilgileri, yabancı dil bilgisi, staj durumu, katılım sağladığı eğitimler, eğitimlere ilişkin bilgiler, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri ve performans bilgileri, diploma bilgileri, özgeçmiş, Yurtiçi ve yurtdışı eğitim, görevlendirme, denetim vb.
Görüntü ve Ses Kayıtları: Şirket giriş çıkış kayıtları, internet erişim logları, günlük mola ve aktivite verileri, kamera kaydı, ses kaydı,
Lokasyon ve araç verileri: Şahsa tahsis edilen ve/veya kullanımına sunulan araç ve benzin kullanımının takibine ilişkin veriler, araç ruhsatı sureti, araç km bilgisi, araç lokasyonu, ehliyet sureti, trafik cezası sorgulama sonucu,
Sağlık Verileri: işyeri hekimi kayıtları, sağlık raporu, istirahat raporları …
Diğer Özlük Dosyası verileri: disiplin soruşturmaları ve cezaları, terfiler, maaş, ücret ve diğer yan haklar
Bedeni veriler: Ayakkabı numarası, giysi bedeni, boy, kilo, adli sicil kaydı,
Diğer Veriler: Askerlik tecili, Bilkent Holding A.Ş. ve Şirkete kontrollü giriş için gerekli iznin sağlanması amacıyla araç plakası, araç ruhsatı özel sandık adı, özel sandık giriş tarihi, özel sandık sicil no,
Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi
Kişisel verileriniz gerek iş başvurusu gerekse iş akdi devamında tarafınızca bizzat sunularak, Şirketimizin sözleşme imzaladığı/imzalayacağı hizmet sunduğu veya hizmet sunmak üzere görüşmeler yaptığı müşteri ve müşteri adayı yetkilileri tarafından sunularak, iş arama amacıyla faaliyet gösteren anlaşmalı internet siteleri veya Şirketimizin Internet sitesi üzerinden yapılmış olan başvurular, mobil uygulamamız, çağrı merkezlerimiz, sosyal medya hesaplarımız, hizmet verilen lokasyonlardaki ziyaretçi giriş-çıkış ve kontrol noktaları, kameralar, alarm sistemleri ve diğer elektronik güvenlik sistemleri, araç takip sistemleri, Şirket idari ofis ve Şirket tarafından hizmet sunulan işyerlerinde yer alan kamera, telefon, ses kayıtları, web sitesinde yer alan çerez uygulamaları gibi mecralardan sözlü, yazılı veya elektronik ortamda ŞİRKET tarafından yasal mevzuat çerçevesinde yukarıda belirtilen amaçlarla toplanmaktadır.
İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere Aktarılabileceği
Toplanan kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi ile sınırlı olmak üzere;
İnsan kaynakları ve özlük işlemlerinin yerine getirilmesi, Holding genelinde insan kaynakları politikalarının oluşturulması, istatistiklerin tutulması, Holding içinde personel geçişinin değerlendirilmesi, ortak performans takibinin sağlanması, genel prosedür ve uygulamaların oluşturulması sebepleri ile ŞİRKET’in bağlı bulunduğu Bilkent Holding A.Ş, Bilkent Holding A.Ş’nin doğrudan veya dolaylı olarak hissedarı olduğu şirketler, bağlı şirketlerine,
Personel kıyafet, üniforma, kişisel koruyucu donanım ve diğer kişisel ekipmanların tedariki amacıyla tedarikçi firmalara,
Vergi Usul Kanunu, İş ve Sosyal Güvenlik Kanunu ve mevzuatı, Sayıştay, Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun, Karaparanın Aklanmasının Önlenmesine Dair Kanun, Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin gerekli kıldığı kişi veya kuruluşlara,
Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları, emniyet ve jandarma ilgili birimleri, polis merkezi amirlikleri, savcılıklar, ilgili mahkeme, icra müdürlükleri ve diğer tüm adli, idari merciler ve yasal mercilere,
Alt işveren, asıl işveren düzenlemeleri kapsamındaki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve müşteri memnuniyeti sağlamak amacıyla hizmet verilen müşterilerin işyerlerinde görevlendirdiğimiz personelin özgeçmişi, hizmet içi ve dışı eğitimleri, işe devam durumu, disiplin soruşturmaları, teftiş ve denetim sonuçları, kimlik ve ücret bilgileri gibi bilgileri, asıl işveren sıfatı ile hizmet verilen müşterilere,
Maaş ödemesinin yapılabilmesi amacıyla bankalara ve bireysel emeklilik sigortası kapsamında Bankalara, bireysel emeklilik ve sigorta şirketlerine,
Şirketimizin, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu gereğince denetime tabi şirketlerden olması nedeni ile iç ve dış denetim şirketleri ve denetçilere,
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında gerekli izinlerin alınması ya da diğer şartların sağlanması durumunda, faaliyet ve hizmetler için gerekliyse yurt dışında faaliyet gösteren ya da veri merkezi, hissedarları ya da şirket merkezi yurt dışında olan şirketlere, bulut servis sağlayıcılarına, bankalara veya yabancı şirketlere,
Yemek firmaları, araç kiralama, operatör, kartvizit basımıhizmet alınan şirketlere, Şirketimiz adına yetkili kılınan hukuk bürolarına, avukatlara, arşiv firmalarına, , mahkemelere, arabuluculara, uzlaştırmacılara,
Hizmet aldığımız yazılım firmalarının sunucularına, bulut hizmeti sağlayan firmalara, verilerimizi depoladığımız üçüncü taraf veri merkezlerine veya Bilkent Holding veri merkezine, ana sunucularına,
Resmi kurumlar tarafından verilmesi muhtemel teşviklerin tespiti ve hesabı hususunda danışmanlık alabilmek için çalıştığımız danışmanlık firmalarına ve özel istihdam bürolarına,
Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimlerine, şirketlerine, işyeri hekimlerine,
Maaş ödemesi yapılan bankaların, bireysel emeklilik sigorta şirketinin veya Şirket tarafından hizmet sunulan müşterilerin çok uluslu olması veya merkezinin ya da hissedarlarının ya da veri merkezinin yurt dışında olması durumunda bu kurum ve kuruluşlar tarafından yurtdışına,
ŞİRKET’in kullanmakta olduğu yazılımların ya da veri merkezinin yurt dışında olması durumunda bu sistemler üzerinden yurt dışına,
6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.
Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle iletmeniz durumunda ŞİRKET talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracaktır. Verilecek cevapta on sayfaya kadar ücret alınmayacaktır. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınacaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde şirketimiz tarafından talep edilebilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçmeyecektir.
Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, 6698 sayılı Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası ve 30356 sayılı ve 10.03.2018 tarihli Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ŞİRKET’e daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. ŞİRKET’in cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.
Başvurunuzda;
Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,
Talep konunuzun,
bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olarak Şirketimizin Üniversiteler Mah. 1601 Cad. No:4 Bilkent Çankaya/ANKARA adresine verebilirsiniz. Başvuru formuna buradan erişebilirsiniz.
E-posta yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı kvkk.bilgi@tepeisg.com.tr e-posta adresine yapabilirsiniz. KEP yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı tepeisg@hs02.kep.tr e-posta adresine yapabilirsiniz.
Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir. İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, ŞİRKET tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, ŞİRKET kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.