1. AMAÇ: Bu prosedürün amacı, ……………………….. İç denetim çalışmalarının yapılmasına ilişkin yetki, sorumluluk ve yöntemleri tanımlamaktır.
2. KAPSAM: Bu prosedür tüm birimleri kapsar.
3. TANIMLAR:
3.1. Kalite Denetimi
Kalite ile ilgili faaliyetlerin ve sonuçlarının, planlanmış olan düzenlemelere uygun olup olmadığına, bu düzenlemelerin etkinliğine ve hedeflere uygunluğuna dair tarafsız ve nesnel kanıtların ortaya çıkarılması, varsa uygunsuzlukların iyileştirilmesinin ve tekrarının önlenmesinin sağlanmasıdır. Amacı “Suçlu aramak değil, sistemdeki eksiklikleri ve hataları tespit ederek giderilmesini sağlamaktır.”
3.2. İşletme İçi Kalite Sistem Denetimi:….’ nın kalite sisteminin etkinliği ve yeterliliğinin gözlenmesi amacı ile, mevcut yazılı standartlar, prosedürler, talimatlar, yönetmelikler, yasal gereklilikler, iş akış şemaları ve formlar gibi dokümanların, kuruluşun kalite sistemine göre yeterliliği, uygulanma derecesi ve etkinliğinin belirlenmesi ve bu hususlar doğrultusunda nesnel veriler bulunması, zayıf noktaların tespiti ve uygunsuzlukların nesnel bulgularla tanımlanması için, Kalite Sistem Denetçileri ve İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından, planlanarak ve dokümante edilerek gerçekleştirilen inceleme ve değerlendirme çalışmalarıdır.
3.3. İç Kalite Denetim Sorumlusu Bir denetim çalışmasını kuruluş veya birim çapında organize eden, yöneten, raporlayan ve alınan düzeltici önlemleri değerlendiren, bu amaçla yetkilendirilmiş personelimizdir.
3.4. Kalite Sistem Denetçisi:Denetimi yapılan planlamalar doğrultusunda gerçekleştirmek amacı ile yetkilendirilmiş personelimizdir. Denetçiler, Kalite sisteminin temel yaklaşımlarını bilen personel arasından seçilmiş olup, denetçi eğitimini başarı ile tamamlamışlardır. Denetçilerin görevlendirilmelerinde tarafsızlık esas alınmıştır.
3.5. Uygunsuzluk: Kalite sistem gereklilikleri nedeni ile, önceden belirlenmiş olan kalite kriterleri veya kalite sistemine yönelik prosedür, talimat, yönetmelik ya da yasal gerekliliklerden, bir veya birden fazlasının eksik ya da hiç olmaması durumuna denir.
3.6. Düzeltici Faaliyet:
Mevcut uygunsuzlukların meydana geliş sebeplerini, bir başka deyişle hata kaynaklarını ortadan kaldırmak için alınan önlemlere yönelik faaliyetlerdir. Örneğin; prosedür revizyon ihtiyacı, yeni prosedür ihtiyacı, prosedüre aykırı bir durumun hemen giderilmesi vb. gibi.
Denetim süresince saptanan uygunsuzlukların düzeltilmesi için kalite denetçilerinin talep ettiği düzeltici faaliyetler, birim sorumlusu tarafından düzeltici faaliyet planı ve uygulama tarihi verilmek sureti ile kararlaştırılır ve “Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü” doğrultusunda gerçekleştirilir.
4. SORUMLULAR : Bu prosedürün uygulanmasından KYT, İç kalite Denetim Sorumlusu, Kalite Sistem Denetçileri, Birim Sorumluları ve Üst Yönetim sorumludur.
5. PROSEDÜR AKIŞI
5.1. Planlama ve Hazırlık Safhası
5.1.1. Planlama: Her yıl için, ……….’ daki ilgili tüm faaliyet alanlarını içeren “…. Yılı Denetim Planı”, Kalite Sistem Denetçilerinin önerileri doğrultusunda İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından hazırlanır ve Kalite Yönetim Temsilcisi’ nin onayından sonra yürürlüğe girer. Ayrıca, iç ve dış müşteri şikayetleri, hizmet sunumunda çıkan problemler veya Üst Yönetimin talebi üzerine “…… Yılı Denetim Planı” nda bulunmayan denetimler yapılabilir. “….. Yılı Denetim Planı” haricinde yukarıda belirtilen gereklilikler doğrultusunda bir denetleme faaliyetinin gerçekleştirilebileceği göz önünde bulundurularak “….. Yılı Denetim Planı” revizyona açık olacak şekilde hazırlanır. Hazırlanan “….. Yılı Denetim Planı” nın aslı İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından Üst Yönetimin onayı alındıktan sonra İç Denetim Dosyasında muhafaza edilir. “….. Yılı Denetim Planı” nı Kalite Sistem Denetçilerine, birim sorumlularına, Üst Yönetime, İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından mail atılır. Değişiklik gerektiği zaman güncelliği sağlamak amacı ile, İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından ilgili kişi ya da birimlere, yeni revize edilmiş olan plan, maille gönderilir. Aslı ise İPTAL kaşesi basılarak iç denetim dosyasında muhafaza edilir.
5.1.2. Hazırlık:“….. Yılı Denetim Planı” paralelinde, yapılacak olan denetimlerden en az bir hafta öncesinden Kalite Sistem Denetçileri tarafından hazırlık yapılır. Hazırlık safhasında öncelikle denetimde kullanılan referans dokümanlar belirlenerek, bu referans dokümanlar doğrultusunda “İç Denetim Soru Listesi“ Kalite Sistem Denetçileri tarafından hazırlanır. Denetimde Kullanılan Referans Dokümanlar ve İç Denetim Soru Listesinin hazırlığı aşağıda açıklanmıştır.
a) Denetimde Kullanılan Referans DokümanlarDenetimlerde, kalite sistem dokümantasyonunu oluşturan standartlar, kalite sistemine yönelik prosedür ve talimatlar ile birimlerin kendi işleyişine yönelik prosedür ve talimatlar, kuruluştaki yönetmelikler ve yasal gereklilikler, bir önceki denetim için hazırlanmış olan İç Denetim Soru Listesi, düzenlenmiş olan Düzeltici Faaliyet İstemleri ile ilgili formlar ve bir önceki denetim raporu referans olarak kullanılır.
b) İç Denetim Soru Listesinin Hazırlığı:Hazırlanan “Soru listeleri” referans dokümanlar ile uyumlu olarak Kalite Sistem Denetçileri tarafından hazırlanır. Birimlerin kapsamına göre soru sayısı farklı olabilir. Ayrıca denetim sırasında soru listesinde olmadığı halde sisteme yönelik olarak gözlemlenen aksaklıklar için, gerekirse listeye soru ilave edilebilir.Birimler ile ilgili soruların neler olabileceği tespit edildikten sonra, listeye soru listesindeki, Evet (E), Hayır (H), Kısmen (K) sütunlarına uyumlu olacak şekilde yazılır. (Örneğin; Prosedür ve Talimatların yeri çalışanlarca biliniyor mu?, Dokümanlar kolayca ulaşılabilecek bir yerde muhafaza ediliyor mu? v.b. gibi)Tüm hazırlıklar tamamlandıktan sonra soru listeleri Kalite Sistem Denetçileri tarafından İç Kalite Denetim Sorumlusu’ na onay için sunulur. İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından” İç Denetim Soru Listesi” kontrol edilerek varsa gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra onaylanır.
Denetim tarihi, Kalite Sistem Denetçisi(leri) tarafından, ilgili Birim Sorumlusuna bildirilir. Birim Sorumlusunun denetim tarih ve saatini onaylamaması halinde, bildirilen tarihi takip eden bir hafta içerisinde uygun bir gün belirlemesi sağlanır.
Daha sonra belirlenen tarihten en az 2 gün önce, denetimde esas alınacak soru listesinin bir kopyası, Kalite Sistem Denetçileri tarafından ilgili birim sorumlusuna iletilir ve çalışanlara duyurması sağlanır.
5.2. Denetim Safhası
5.2.1. Ön Görüşme:Belirtilen tarih ve saatte denetlenecek Birim Sorumlusu ve denetime eşlik eden diğer personelin de katılacağı bir ön görüşme yapılır. Bu görüşmede denetimin kapsamı, nasıl yürütüleceği, hangi alanların gezileceği, gizlilik ilkesi, güvenlik açısından girilmesinde sakıncalı yerler olup olmadığı, uygunsuzluk tanımı, varsa ara toplantı zamanı, denetimin süresi ve belli ise kimlerle görüşüleceği Kalite Sistem Denetçileri tarafından açıklanır ve planın her iki taraf için uygunluğu sağlanır. Ön görüşmeyi Kalite denetçileri yönlendirir ve 10-15 dakika ile sınırlıdır. Denetim esnasında varsa rehberlik edecek olan personel yine Birim Sorumlusu tarafından ön görüşme esnasında belirlenir.
5.2.2. Denetimin Gerçekleştirilmesi: Kalite Sistem Denetçileri soru listesi doğrultusunda denetimi gerçekleştirirler. Pozitif ya da negatif bulgularla sonuçlanan sorular için ilgili soruların karşısına check ( Ö ) işareti konur. Yapılan gözlem ve bulgulara dayanarak tespit edilen uygunsuzluklar ve pozitif bulgularla ilgili nesnel veriler “İç Denetim Soru Listesi”nde her sorunun karşısındaki açıklamalar bölümüne kayıt edilir. (Örneğin; Prosedür ve Talimatlar görüldü, ISO 9001:2000 dosyası bulunamadı ya da dosya içerisinde yazılı olarak tanımlanmış Görev Yetki ve Sorumluluklar yok şeklinde not edilebilir.)Uygunsuzluğun saptanması ve “DÖFİF (Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formu)” yazılması durumunda, soru listesindeki ilgili sorunun karşısına gerekli açıklama yazıldıktan sonra DÖFİF numarası (DÖFİF 1, DÖFİF 2 gibi) yazılır.
5.2.3. Kapanış Görüşmesi ve Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formlarının Düzenlenmesi:Denetim sonunda denetime katılanlarla kapanış toplantısı yapılır. Toplantıyı Kalite Sistem Denetçisi yönetir. Bu toplantıda, denetim sonuçları ve saptanan uygunsuzluklar ile ilgili olarak, ilgili Birimin Sorumlusuna bilgi verilir ve DÖFİF’ in ilgili yerleri Birim Sorumlusu ile birlikte doldurulur. Sürenin yetmemesi halinde, çıkan uygunsuzluklar ile ilgili olarak Birim Sorumlusu ile görüş birliğine varıldıktan sonra, formlar ilgili Kalite Sistem Denetçileri tarafından tamamlanır ve denetimi takiben en geç iki gün içerisinde ilgili Birim Sorumlusuna iletilir.Düzenlenen DÖFİF’ deki “Düzeltici Önleyici Faaliyet Planı” ve “Planlanan Tamamlanma Tarihi” b
ölümü, Birim Sorumlusu tarafından doldurulur.Denetim sırasında saptanan her uygunsuzluk için bir adet DÖFİF, iki nüsha olarak doldurulur. DÖFİF’ in bir nüshası Kalite Sistem Denetçisi tarafından uygunsuzluk doğrulanana kadar muhafaza edilirken diğer nüsha, Birim Sorumlusu tarafından İç Denetim dosyasında muhafaza edilir. Kalite Sistem Denetçileri tarafından düzenlenen DÖFİF’ ler numaraları ile
3 nüsha olarak “DÖFİF İzlem Tablosu” na kaydedilir. DÖFİF İzlem Tablosunun bir kopyası Kalite Sistem Denetçileri tarafından muhafaza edilirken bir kopyası Birim Sorumlusuna, aslı ise, İç Kalite Denetim Sorumlusu’ na Kalite Sistem Denetçileri tarafından teslim edilir.“Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formları” ilgili Birim Sorumlusu ve Kalite denetçileri tarafından imzalanır.
5.3. Raporlama Safhası5.3.1. “İç Denetim Raporu” Kalite Sistem Denetçileri tarafından aşağıdaki bilgileri içerecek şekilde denetim gününde ya da en geç denetimi takip eden iki gün içerisinde hazırlanır.
5.3.2. “İç Denetim Raporu” yukarıda belirtildiği şekilde hazırlandıktan sonra; hem Kalite Sistem Denetçileri tarafından hem de Birim Sorumlusu tarafından karşılıklı imzalanarak rapor tamamlanır.
5.3.3. Kalite Sistem denetçileri tarafından, tamamlanmış olan İç Denetim Raporu’nun ve Soru Listeleri’nin aslı, İç Kalite Denetim Sorumlusu na teslim edilir. İç Denetim Raporları, kalite sistem denetçileri ve ilgili birim sorumlusu tarafından, İç Denetim Dosyalarında muhafaza edilir.
5.4. Düzeltici faaliyetlerin doğrulanması, izlenmesi ve DÖFİF’lerin muhafazası
5.4.1. DÖFİF’ te belirtilen planın tamamlanma tarihinde, uygunsuzluğun ortadan kalkması halinde DÖFİF’ in her iki nüshası da, ilgili Kalite Sistem Denetçisi tarafından onaylanır ve bir nüsha ilgili birim sorumlusuna bırakılarak ilgili birimin İç Denetim dosyasında muhafaza edilir. DÖFİF’ in diğer nüshasının bir kopyası kalite sistem denetçisi tarafından alınarak denetçilerin kendi iç denetim dosyasında muhafaza edilir, aslı ise İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından, Kalite yönetim biriminde bulunan İç Denetim Dosyasında ilgili birimin adına ayrılmış bölümde muhafaza edilir. “DÖFİF İzlem Tablosu” da aynı şekilde iç denetim dosyalarında muhafaza edilir.
5.4.2. Kalite yönetim temsilcisi, uygunsuzluğun tekrarlanmaması için alınan önlemleri gerekirse önceden bildirmeksizin tekrar denetleyebilir.
5.4.3. İç Kalite Denetim Sorumlusu ve Kalite Sistem Denetçileri tarafından “DÖFİF İzlem Tablosu” aracılığı ile hangi hataların giderildiği, hangilerinin giderilmediği ve yeni termin tarihleri topluca izlenir.
5.5. Yönetime Rapor Sunumu
5.5.1. İç Denetim Sonucunda elde edilen bulgular, sistemin mevcut durumu hakkındaki genel görüşler ve tüm birimler bazında tespit edilen uygunsuzluklar “………Yılı Kalite Sistem Değerlendirme” formu, İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından, Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarında sunulur. 5.5.2. Denetimlerde Tespit edilen uygunsuzlukların, acil olarak Üst Yönetimin desteği ile giderilmesi gerekiyor ise; İç Kalite Denetim Sorumlusu tarafından, gözden geçirme toplantıları haricinde yazılı olarak Üst Yönetimi bilgilendirilir.
6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. KYB-P04 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü 6.2. KYB-F01/P05 İç Denetim Soru Listesi
6.3. KYB-F02/P05 ….. Yılı Denetim Planı
6.3. KYB-F03/P05
İç Denetim Raporu
6.4. KYB-F04/P05 ………Yılı Kalite Sistem Değerlendirme Formu
6.5. KYB-F01/P04 Düzeltici Önleyici Faaliyet İstem Formu (DÖFİF) 6.6. KYB-F02/P04 DÖFİF İzlem Tablosu
Article Categories:
KALİTE YÖNETİM BİCİMİ
Related Articles
KALİTE YÖNETİM BİCİMİ
admin
DIŞ KAYNAKLI YARDIMCI DOKÜMAN TAKİP LİSTESİ
KALİTE YÖNETİM BİCİMİ
admin
TASARIM PLANI
KALİTE YÖNETİM BİCİMİ
admin
DÖKÜMANTASYON PLANI
KALİTE YÖNETİM BİCİMİ
admin
DÜZELTİCİ ÖNLEYİCİ FAALİYET İSTEM FORMU
KALİTE YÖNETİM BİCİMİ
admin
İÇ DENETİM SORU LİSTESİ
KALİTE YÖNETİM BİCİMİ
admin
ARŞİV SAKLAMA ETİKETİ
UYUMSUZLUK PROSEDÜRÜ
by admin
Bir cevap yazın Cevabı iptal et
E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir
Yorum
İsim *
E-posta *
İnternet sitesi
Bir dahaki sefere yorum yaptığımda kullanılmak üzere adımı, e-posta adresimi ve web site adresimi bu tarayıcıya kaydet.