Küresel pandemi krizi ile birlikte işlerimizin ve kişisel yaşantımızın zorlaşmaması adına artık birçok faaliyet çevrimiçi ve sistemler üzerinden yürütülmektedir. Klasik yüz yüze toplantılar yerini internet toplantılarına, kağıt ve mürekkep ile yapılan birçok iş, yerini online çözümlere bıraktı. Dijital dönüşümle hem bilgiyi dijital ortama aktarmanın rahatlığını yaşıyor olduk hem de maliyet ve zaman avantajlarıyla verimliliklerimizi artırdık.
Birçok şirket istikrarını, başarısını ve güvenilirliğini korumak ve daha iyi bir konuma getirmek için teknolojinin yeniliklerinden faydalanmaktadır. Dijitalleşen dünyada günlük yaşantımız kolaylaştığı gibi artık iş dünyası da hızla dijitalleşmeye başlamıştır. Dijitalleşme ile birlikte iş hayatındaki klasik iş modelleri artık daha pratik, daha hızlı ve daha sistematik olarak dönüşüm gerçekleştirmeye başlamıştır. Bu dönüşümlerle birlikte e-fatura, e-arşiv, e-defter, e-irsaliye ve e-mutabakat, e-bildirge gibi e-Çözümler şirketlerin hayatına girmiş durumdadır.
Şirketler iş süreçlerini daha hızlı ve daha iyi hale getirmek için ERP programları ile bir dönüşüm gerçekleştirmektedir. ERP programlarıyla birlikte şirketler kendi iç birimleri arasında daha kolay ve entegre sistemlere geçmişlerdir. Fakat bu entegrasyon sadece kendi iç birimleri ile değil aynı zamanda dış faaliyetlerle de entegre olmaya amaçlamaktadır; Şirketlerin bağlı olduğu devletlere aylık olarak vermesi gereken beyannameler ve bildirgeler de bu dönüşüme dahil olma ihtiyacını doğurmuştur.
İnsan kaynakları departmanları tarafından aylık olarak SGK web sitesine belirli bildirgeler ve beyannameler verilmektedir. Bu verilen beyannameler ile hem yasal istihdamlar hem de yasal SGK, vergi gibi ücretlerin takipleri yapılmaktadır. Dijitalleşme ile birlikte ERP sistemleri – SGK sitesindeki sistemler entegre hale gelecek şekilde bütünleşecektir. Böylelikle zamandan tasarruf artacaktır, iş gücünde verimlilik artacaktır, insan gücünden daha verimli işlerde faydalanılacaktır.
Nasıl Bir Analiz Yapılmaktadır?
Proje başlangıcı öncesinde yasal süreçler araştırılarak ve incelenerek en uygun ihtiyaçlar belirlenecektir. Daha önce entegratör firmaların yürüttüğü çalışmalar incelenerek ne yenilikler getirilebileceği analiz edilecektir. Kullanıcı deneyim analizi yapılarak da müşterilerin ek ihtiyaçları belirlenecektir. İhtiyaç analizi sonrasında sistem mimarisi ve iş akışının da oluşturulması hedeflenmektedir. Proje çalışmaları tamamlandıktan sonra ilk aşamada İnsan Kaynakları personelleri tarafından ilk testler yapılacak sonrasında müşteri sistemlerinde hem entegrasyon testleri hem saha testleri yapılacaktır.
Proje kapsamında öncelikle ülkemizdeki çözümler hayata geçirildikten sonra farklı ülkelerdeki yasal süreçlerin entegrasyonları da NTT DATA e-SGK Fast Forward çözümüne uygun bir şekilde hayata geçirilebilir.
Sağladığı Faydalar Nelerdir?
Yapılacak çözüm, tüm müşterilerin en geniş kapsamda insan kaynakları e-dönüşüm ihtiyaçlarını karşılayacaktır. Projenin ArGe yönü özellikle firmaların aylık olarak gerçekleştirdiği prim hizmet bildirgesi, muhtasar beyanname ve işe giriş, işten çıkış bildirgelerini ERP sistemlerinden (SAP) alarak SGK sistemine otomatik olarak işlemesinde ortaya çıkacaktır. Bu entegrasyonlar aslında insan kaynakları süreçlerinde yaşanan gecikmelerin, yoğun mesailerin ve hataların da önüne geçecektir.
Normal şartlar altında ERP sistemlerinden alınan bu bildirgeler manuel olarak bilgisayarlara kaydedilmekteydi ve SGK sistemine yüklenmesi için EBYN programı ile bir formata dönüştürülmesi gerekiyordu. Son adımda ise kullanıcılar SGK sistemlerine şirket bilgilerini ve şifresi girerek bu beyannameleri, bildirgeleri adım adım yüklemekteydi. Bu süreçler aylık olarak aynı standart adımlarla ilermekteydi. Fakat şimdi bu dijital dönüşüm ve entegrasyonla birlikte ERP sistemlerinden alınan bildirgeler kullanıcıların bilgisayarlarına sistematik olarak kaydedilmektedir, kullanıcıların adına şirket bilgilerini SGK web sistemine girmektedir ve son olarak kaydedilen bu belgeleri SGK sistemine otomatik olarak aktarmaktadır. Tüm süreçler insan kaynakları kullanıcılarının tek tuşu ile başlayacaktır.
NTT DATA e-SGK Fast Forward Hangi Çözümleri Sunmaktadır?
✔ E-Bildirge, Muhtasar Beyanname Entegrasyonu,
✔ İşe Giriş, İşten Çıkış Bildirgesi,
✔ E-Vizite
Çözümle ilgili bize ulaşmak için tıklayın
Talha Bilgehan
Certified SAP HCM Team Lead
Talha Bilgehan has been working as a SAP HCM Team Lead and Solution Architect in various sector. He joined NTT DATA team in 2019. He holds a degree in Computer Engineering. He has SAP products experience with all project stages including business development, requirements determination, project estimating, gap analysis, business process re-engineering, design, development, customizing, training, go-live assistance and post implementation support. His specialties are as follows Personnel Administration, Payroll, Talent Management and Career, Performance Appraisals, Travel Management, Standart HCM Fiori Apps, SuccessFactors EC, ABAP/4, Webdynpro for ABAP.