Event marketing ajansları kusursuz bir kurumsal etkinlik planlamaya çalışır ancak her zaman kusursuz sonuçlara ulaşmak kolay olmuyor. Beklenmedik aksilikler, mekâna bağlı sıkıntılar, teknik arızalar ve daha birçok sebep etkinliğin kötü sonuçlanmasına neden oluyor. Etkinliklerde planlama ve uygulama hatalarının olmaması en azından önlenmesi ya da alternatiflerin oluşturulması mümkün. İşte sık yaşanan hatalar ve alınabilecek önlemler;
Hedeflerin belirlenmemesi ve hedeflere odaklanılmaması
Etkinlik şirketi, etkinliğin tarihini belirledikten sonra aşamalı olarak plan – program yapmalıdır. Çoğu kişi bu tarz önemli etkinliklerde amaç, hedef, plan belirlemeden akışına göre ilerliyor. Bu nedenle çıkabilecek aksaklıklar önceden görülemiyor. Süreci yönetecek bir ekip lideri, etkinlik hedefleri belirleyerek çalışmaya başlamalıdır. Örneğin personellerin eğitimi bile etkinliğin kusursuz geçmesinde önem taşıyor. Servis elemanının yeterince tecrübeli olmaması ya da karşılama ekibinin yetersiz kalması etkinliğin kötü geçmesinde etkendir.
Zaman yönetimi
Zaman yönetimi yapmak aslında önemsiz bir sunumda bile gereklidir. Kurumsal etkinliklerde barkovizyon gösterileri, konuşmalar, sunu gösterileri, ürün – hizmet tanıtımı ve benzeri durumlarda zamanı iyi kullanmamak diğer programların da aksamasına neden olur. Konuşmacılardan gösterilecek videolara kadar her şey önceden belirlenen zaman dâhilinde gözden geçirilmeli, teknik arızaların yaşanmaması için son kontroller yapılmalı ve gerekirse önlemler alınmalıdır. Event firması, etkinlik alanında garson gibi teknik personel de bulundurmaya özen göstermelidir.
Personel seçimi ve etkinlik yönetimi
En sık yapılan hatalardan biri de etkinlikte görev alacak personellerin kötü yönetilmesi. Personel ne kadar iyi olursa olsun, iyi yönlendirme yani yönetim olmadığı sürece aksaklıklar etkinlik boyunca yaşanır. Yiyecek – içecek sevisi, konukların karşılanması, otomobil park yönetimi, gösteriler ve daha bir sürü aşamada personellerin iyi yönlendirilmesi gereklidir. Özellikle servis esnasında yeterli sayıda personel çalışması önemlidir.
Teknolojik yetersizlikler
Kurumsal etkinliklerde eski ya da yetersiz teknoloji kullanıldığı gözleniyor. Teknik teçhizat, teknolojik donanım sadece kurumsal değil tüm etkinliklerde önemlidir. Gösteriler, sunumlar, müzikle, özel klipler ve benzeri içerik için teknoloji ne kadar yeterli kontrol etmek gerekir. Teknoloji kullanımının bu denli yoğun olduğu bir dönemde event firmaları teknolojiyi etkin kullanmalı ve davetlere yansıtmalıdır.