2 - Okunaklı ve anlaşılır şekilde yazılmış (daktilo veya bilgisayar çıktısı olması zorunlu değildir) bir dilekçe,
3 - Elektronik Posta
4 - Faks.
Başvuruda bulunacak kişilerin dilekçesinde neler olmalıdır?
Bilgi edinme başvurusunda başvuru sahibi gerçek kişi ise,
1 - Başvuru sahibinin adı ve soyadı,
2 - İmzası,
3 - Oturma yeri veya iş adresini;
Başvuru sahibi tüzel kişi ise,
1 - Tüzel kişinin unvanı
2 - Adresi,
3 - Yetkili kişinin imzasını,
4 - Yetki belgesini içeren, dilekçe ile istenen bilgi veya belgenin bulunduğu kurum veya kuruluşa yapılır.
Dilekçede, istenen bilgi veya belgeler açıkça belirtilir.
Bilgi veya belgeye erişimin kısa sürede sağlanabilmesi amacıyla, istenen bilgi veya belgenin konusu, varsa tarihi, sayısı ve kurum veya kuruluşun hangi biriminden istendiği ve ihtiyaç duyulan diğer hususlar dilekçede belirtilir.
E-mail ve faks yoluyla bilgi isteme
Yönetmeliğin 10'uncu maddesi gereğince; kişinin kimliğinin ve imzasının veya yazının kimden neşet ettiğinin tespitine yarayacak başka bilgilerin yasal olarak belirlenebilir olması kaydıyla elektronik ortamda veya diğer iletişim araçlarıyla da yapılabilmektedir. E-postayla yapılacak başvurularda, başvuru sahibince verilecek T.C. kimlik numarası, bilgi edinme yetkilisi tarafından sorgulanacaktır.
1- Vatandaşlar için: Vatandaşlar tarafından elektronik posta yoluyla yapılacak başvurularda, başvuru sahibinin adı ve soyadı, oturma yeri veya iş adresine ilave olarak kimlik doğrulama amacıyla kullanılacak T.C. kimlik numarası belirtilmek suretiyle, sadece istenen bilgi veya belgenin bulunduğu kurum ve kuruluşun bilgi edinme biriminin elektronik posta adresine ve yönetmelik ekinde yer alan form doldurulmak suretiyle yapılacaktır.
2- Tüzel kişiler için: Tüzel kişiler tarafından elektronik posta yoluyla yapılacak başvurular, tüzel kişinin unvanı ve adresi ile yetkili kişinin T.C. kimlik numarası belirtilmek suretiyle ve yetki belgesiyle birlikte, istenen bilgi veya belgenin bulunduğu kurum ve kuruluşun bilgi edinme biriminin elektronik posta adresine ve yönetmelik ekinde yer alan doldurulmak suretiyle yapılacaktır. Yetki belgesi uygun elektronik araçlarla elektronik ortama aktarılarak gönderilir.
Başvuru dilekçeleri faks yoluyla da, kurum ve kuruluşlara gönderilebilir. Ancak faks yoluyla yapılacak başvurularda ayrıca, gerçek kişiler ile tüzel kişiliği temsile yetkili kişilerin T.C. kimlik numaraları belirtilir.
Taşrada bulunanlar başvurularını nereye yapacaktır?
Merkezi idarenin taşra teşkilatında bulunan bilgi veya belgelere ilişkin başvurular, valilik veya kaymakamlığa bağlı olarak faaliyette bulunan bilgi edinme yetkililerine veya taşra teşkilatında bulunan ilgili birimlere yapılır. Buna göre İl Milli Eğitim Müdürlüğünden alınabilecek bir bilgi için İl Milli Eğitim Müdürlüğüne, il düzeyindeki bir bilgi için ise Valilikteki bilgi edinme yetkililerine başvurulacaktır. Valilik ve kaymakamlıklarda bulunan bilgi edinme birimleri, merkez teşkilatını ilgilendiren konularda kendilerine yapılan başvuruları ilgili idareye gönderir ve durumu başvurana bildirir.