Bu Politikanın amacı AKTİF tarafından işbu Politika’nın dayanağı yasal mevzuata uygun bir biçimde yürütülen kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ile işlenen kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.
Madde2 Kapsam
Bu Politika AKTİF’ te görev yapmakta olan personelin, personel adaylarının, yöneticilerin, ziyaretçilerin, işbirliği içerisinde olduğumuz üçüncü kişilerin çalışanlarının, yöneticilerinin ve diğer üçüncü kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerine ilişkindir.
Bu kapsamda yukarda belirtilen kişisel veri sahipleri gruplarına, işbu Politika’nın tamamı uygulanabileceği gibi, sadece bir takım hükümleri de uygulanabilecektir.
Madde3 Dayanak
Bu Politika 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 30286 sayılı Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik ve 30224 sayılı Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik dayanak alınarak hazırlanmıştır.
Kişisel verilerin işlenmesi, korunması ve imhası konusunda yürürlükte bulunan ilgili düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Mevzuat ile Politika arasında uyumsuzluk bulunması halinde ise AKTİF yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.
Madde4 Tanımlar
Bu Politika’nın uygulanmasında;
a) Alıcı grubu: Veri Sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini;
b) İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri;
c) İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini;
d) Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu;
e) Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı;
f) Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi;
g) Kişisel veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi;
h) Kişisel verinin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi;
i) Kişisel veri işleme envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri;
j) Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu;
k) Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu;
l) Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri;
m) Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini;
n) Politika: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları işbu Politikayı;
o) Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini;
ö) Veri işleyen: Veri Sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiyi;
p) Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini;
r) Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
Bu Politika’da yer almayan tanımlar için Kanun’daki tanımlar geçerlidir.
İKİNCİ BÖLÜM AKTİF İSTİHDAM’DA UYGULANACAK ESASLAR
Madde5 Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması ve Bilgilendirilmesi
AKTİF, kişisel verilerin elde edilmesi esnasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda AKTİF kişisel veri sahiplerine, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılacağını, kişisel veri toplama yöntemini ve hukuki sebebini Kanun’daki haklarıyla birlikte açıklayacaktır.
Kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” de bulunmaktadır. AKTİF, kişisel veri sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapacaktır.
AKTİF, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunduğunu kişisel veri sahipleri ile ilgililere başta işbu Politika olmak üzere kamuoyuna açık çeşitli dokümanlarla duyurarak, kişisel veri işleme faaliyetlerinde ilgilileri bilgilendirmeyi, bu çerçevede hesap verilebilirliği ve şeffaflığı sağlamaktadır.
Madde6 Veri Sahibinin Haklarının Gözetilmesi
AKTİF kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gerekli bilgilendirmenin yapılması için Kanuna uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.
Kişisel veri sahipleri aşağıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak AKTİF’ e iletmeleri durumunda AKTİF, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, AKTİF tarafından Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel veri sahipleri;
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme;
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• Kanun ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme;
• Kişisel verilerin Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
• Veri sahipleri yukarıda belirtilen haklarını kullanırken taleplerini “yazılı” veya Kanun’un belirlediği yöntemler ile AKTİF’ e iletmelidirler. Kurul henüz başkaca bir yöntem belirlemediği sebebiyle, şu aşamada veri sahiplerinin taleplerini yazılı olarak iletmeleri aranmaktadır.
• Veri sahipleri, başvurularını tamamlarken yazılı taleplerinin yanı sıra kimliklerini tespit edici gerekli bilgileri AKTİF’ e ilettikleri takdirde, söz konusu başvuruya ilişkin cevapları hızlı ve etkili bir biçimde alacaklardır. Veri sahipleri yukarıda sayılan haklardan kullanmayı talep ettikleri takdirde, söz konusu talebi yazılı olarak imzalı bir nüshası ve şirketimizin Cevizli Mahallesi Zuhal Caddesi Ritim İstanbul A4 Blok No: 26 Maltepe – İSTANBUL adresine kimliğinizi tevsik edecek belgeler ile bizzat elden, noter kanalıyla veya güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.
Madde7 Kişisel Verilerin Saklandığı ve İmha Edileceği Kayıt Ortamı
AKTİF tarafından edinilmiş ve tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam kayıt ortamı olarak kabul edilmektedir. AKTİF bünyesindeki tüm kişisel veriler aşağıdaki sistemlerinde azami güvenli bir biçimde bulundurulmakta ve saklanmaktadır.
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, AKTİF tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik ortamlar:
• Exchange Server
• Ms Office 365
Fiziksel ortamlar:
• Şirket Merkezi Dolapları
• Arşiv (Hizmet alımı ile)
Madde8 Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
AKTİF olarak yürütülmekte olan ticari faaliyetler de dikkate alındığında, AKTİF için kişisel verilerin korunması en öncelikli konular arasındadır. AKTİF, veri güvenliği konusunda gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirleri almakta, bu konuda en üst düzeyde ehemmiyet ve özeni göstermektedir.
AKTİF’in personeli öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkalarına açıklayamayacağı, ilgili verileri işleme dışında başka amaçlarla kullanamayacağı, bu yükümlülüklerinin AKTİF’den ayrılmaları durumunda da aynen devam edeceği konularında bilgilendirilmiş, bu konuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmıştır.
AKTİF ayrıca kişisel verilerin hukuka aykırı bir şekilde işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı bir biçimde erişilmesinin önlenmesi ve hukuka uygun saklanması konusunda iş ortakları, tedarikçiler ve benzer üçüncü kişiler nezdinde de gerekli farkındalıkları arttırmaktadır. Kişisel verilerin AKTİF ile çalışmakta olan üçüncü kişiler nezdinde de hukuka uygun işlenmesi, korunması ve saklanması hususu ilgili üçüncü kişilerle de sözleşmesel olarak düzenlenmiş olup, ilgili kişisel verilerin işlenmesi sebebi ile üçüncü kişilerle gerçekleştirilen faaliyet uyumlu bir hale getirilmiştir.
AKTİF, kendi bünyesinde gerekli tüm denetimleri yapmakta ve yaptırmaktadır. Denetim neticesinde alınan tedbirlerin iyileştirilmesi gerektiği tespit edildiğinde AKTİF tarafından derhal gerekli aksiyonlar alınmaktadır.
Aşağıda belirtilen tüm genel, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına rağmen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından öğrenilmesi ve/veya edinilmesi halinde, AKTİF durumu veri sahibine ve Kurul’a bildirme yükümlülüğünü en kısa sürede yerine getirmektedir.
Madde9 Kişisel Verilerin Güvenli Bir Şekilde Saklanması İle Hukuka Aykırı Olarak İşlenmesi ve Erişilmesinin Önlenmesi İçin Alınacak Genel Tedbirler
Kişisel veriler AKTİF tarafından ancak Kanunda ve diğer yasal mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenmektedir. AKTİF kişisel verileri işlerken aşağıdaki belirtilen ilkelere uymaktadır:
a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
AKTİF, kişisel verilerin işlenmesinde ilgili mevzuat ile getirilen ilkeler ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. AKTİF kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almak suretiyle kişisel verileri ilgili amacın gerçekleştirilmesinin gerektirdiği ölçünün dışında kullanmamaktadır.
b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma
AKTİF, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve menfaatlerini göz önünde bulundurmakta, işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır. Bu amaç doğrultusunda AKTİF gerekli tedbirleri de almaktadır.
c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
AKTİF, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını kesin ve net bir şekilde belirlemektedir ve kişisel verileri sağlamakta olduğu hizmetle bağlantılı ve söz konusu hizmetin gerektirdiği ölçüde işlemektedir. AKTİF, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini henüz kişisel veriler işlenmeye başlamadan evvel ortaya koymaktadır.
d) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma
AKTİF, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemektedir. Bu kapsamda kişisel verileri işleme amacının gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan ya da ihtiyaç duyulmayan kişisel verileri işlemekten kaçınmaktadır.
e) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme
AKTİF, kişisel verileri ilgili mevzuatta belirtildiği ya da işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu çerçevede AKTİF öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin ne kadar süre saklanması gerektiği ifade edilmiş ise bu süreye uygun davranmakta, ifade edilmemiş ise işlenmesini gerektiren süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebebin ortadan kalkması halinde, kişisel veriler AKTİF tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Madde 10 Kişisel Verilerin Güvenli Bir Şekilde Saklanması ile Hukuka Aykırı Olarak İşlenmesi ve Erişilmesinin Önlenmesi İçin Alınacak Teknik ve İdari Tedbirler
AKTİF İSTİHDAM;
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak
amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorunda olduğunu bilmekte ve bu çerçevede azami özen ve ehemmiyeti göstermektedir.
AKTİF, sahip olduğu kişisel verilerin başkaca bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi hâlinde, yukarıda belirtilen tedbirlerin alınması hususunda bu kişilerle birlikte müştereken sorumlu olacaktır.
Nitekim AKTİF Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla tüm gerekli denetimleri yapmak ve yaptırmak zorunda olduğunun bilincindedir ve buna yönelik gerekli işlemleri yapmaktadır.
Madde1 Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreçlerinde AKTİF İSTİHDAM Adına Yer Alan Sorumluların Unvanları, Birimleri, Görev Tanımları
Kişisel veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politika’nın EK-1’inde yer alan listeden ulaşabilirsiniz. İlgili kişiler işbu Politika’da düzenlenen kişisel verilerin saklanması ve imha süreçlerinde tüm yükümlülüklerini eksiksiz ifa edecektir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER
Madde12 Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları
Kişisel verilerin işlenebilmesi için ilgili kişinin açık rızası gerekmektedir. Kişisel verilerin işlenebilmesi için açık rıza hukuki dayanaklardan sadece biridir. Açık rıza dışında aşağıda belirtilen hallerden birinin ya da aynı anda birkaçının gerçekleşmesi halinde de kişisel veriler işlenebilir. AKTİF ancak aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verileri işleyebilecektir.
a) Açık rıza: Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradesiyle açıklanmalıdır. Bu çerçevede AKTİF kişisel veri sahibinin kişisel verisinin işlenebilmesi için açık rızasını alacaktır.
b) Kanunlarda açıkça öngörülmesi: Veri sahibinin kişisel verileri, kanuna açıkça öngörülmesi halinde AKTİF tarafından hukuka uygun olarak işlenebilecektir.
c) Fiili imkânsızlık nedeniyle ilgilinin açık rızasının alınamaması: Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. Örneğin AKTİF personelinin iş kazası geçirmesi durumunda kan grubunun doktorlara bildirilmesi gibi.
d) Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
e) AKTİF İSTİHDAM’ ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi: AKTİF’ in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin verileri işlenebilecektir.
f) Kişisel veri sahibinin kişisel verisini alenileştirmesi: Veri sahibinin kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirmiş olması halinde kişisel veriler işlenebilecektir.
g) Bir hakkın tesisi veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
h) AKTİF İSTİHDAM’ın meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması: Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, AKTİF’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması halinde AKTİF kişisel verileri işleyebilecektir.
Madde13 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
AKTİF, özel nitelikli kişisel verilerin, kişisel veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın işlememektedir. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
AKTİF özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen gerekli önlemleri de almaktadır.
Madde14 Kişisel Verilerin Aktarılması
AKTİF yürütmekte olduğu ticari faaliyetlerin niteliği dikkate alındığında Kanuna ve ilgili mevzuata uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini almak suretiyle kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarmaktadır.
AKTİF ayrıca Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı ülke”) kişisel verileri aktarmaktadır. Bu doğrultuda AKTİF Kanun’da öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Madde15 İşyeri Girişleri ile İşyeri İçerisinde Yapılan Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri ile İnternet Sitesi Ziyaretçileri
AKTİF tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, AKTİF işyerlerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulabilir. Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla AKTİF tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır. AKTİF bu yolla veri işlerken Anayasa başta olmak üzere Kanun ve diğer tüm mevzuata uygun hareket edecektir.
AKTİF işyerinde güvenlik kamerası ile izleme faaliyetini; sunmakta olduğu hizmetin kalitesini arttırmak, güvenilirliğini sağlamak, AKTİF’in, ziyaretçilerin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamak ve ziyaretçilerin aldıkları hizmete ilişkin menfaatlerini korumak amacıyla yürütmektedir. Canlı kamera görüntülerini dışarıdan hizmet alınan güvenlik görevlileri izleyebilmektedir. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıdaki gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
Misafir olarak AKTİF işyerlerine gelen kişilerin ad ve soyadları elde edilirken, misafir giriş çıkış takibi yapılması amacıyla ilgili veriler elde edildiği sebebiyle söz konusu veriler sadece bu amaçla işlenmekte veya ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir. Misafir kayıtları AKTİF işyeri binasının dışarıdan hizmet aldığı güvenlik görevlileri tarafından tutulmaktadır. Hizmet alınan güvenlik şirketinden misafirlere ilişkin erişilen verilerin gizliliğini koruyacağına dair beyan alınmaktadır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HALE GETİRİLMESİNE İLİŞKİN İLKELER
Madde16 Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Esaslar
AKTİF Madde 12 ve Madde 13’te yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması hallerinde, kişisel verilerin resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi konusunda yükümlülüklerini yerine getirmektedir.
AKTİF kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde işbu Politika’da Madde 9 ve Madde 10’da düzenlenen genel ilkeler ile teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun olarak hareket etmektedir.
AKTİF tarafından kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az bir yıl süreyle saklanır.
AKTİF, Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri resen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını seçer. İlgili kişinin talebi halinde uygun yöntemi gerekçesini açıklayarak seçer.
Madde17 Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. AKTİF, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Madde18 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. AKTİF, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Madde19 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
AKTİF, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Madde20 Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonim Hale Getirilmesi İşlemleriyle İlgili Uygulanacak Yöntemler
AKTİF bünyesinde bulunan kişisel verileri aşağıda düzenlenen yöntemleri kullanmak suretiyle silecek, yok edecek ve/veya anonim hale getirecektir.
a) Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri (Office 365 gibi)
AKTİF bulut sisteminde verileri silme komutu vererek silecektir. Anılan işlem gerçekleştirirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmadığına özellikle dikkat edecektir.
b) Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler
AKTİF, kâğıt ortamında bulunan kişisel verileri karartma yöntemi kullanarak silecektir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.
c) Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları
Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması gerekir. AKTİF anılan işlemi gerçekleştirirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edecektir.
d) Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler
AKTİF, flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel verileri, şifreli olarak saklamakta ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanarak silecektir.
e) Veri Tabanları
AKTİF kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırları veri tabanı komutları ile (sil/delete vb.) silecektir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edecektir.
Madde21 Kişisel Verileri Resen Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme Süreleri
AKTİF, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden 30 gün içerisinde AKTİF tarafından gerçekleştirilecektir. Zorunlu hallerde bu süre en fazla 30 gün daha uzatılabilir.
AKTİF, telafisi güç veya imkânsız zararların doğması ve açıkça hukuka aykırılık olması halinde, Kurul’un bu maddede belirlenen süreleri kısaltabileceğini kabul eder.
Madde22 Veri Sahibinin Kişisel Verilerinin Silinmesi ve Yok Edilmesi TalebiVeri Sahibi, Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle AKTİF’ e iletir.
AKTİF başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret esas alınabilir.
AKTİF talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde AKTİF tarafından gereği yerine getirilir. Başvurunun AKTİF’ in hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.
Madde23 Kişisel Verileri Veri Sahibinin Talep Etmesi Durumunda Silme ve Yok Etme Süreleri
Veri Sahibi, işbu Politika’da Madde 22’ye istinaden AKTİF’ e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
a) Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; AKTİF talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. AKTİF ilgili kişinin talebini en geç 30 gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.
b) Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa AKTİF bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
c) Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep AKTİF tarafından işbu Politika’nın 22/3. Maddesi uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı Veri Sahibine en geç 30 gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM DİĞER HÜKÜMLER
Madde24 Yürürlük
Bu Politika, 01 Ocak 2018 tarihli olup aynı tarihte yürürlüğe girmiştir. Politika AKTİF’ in internet sitesinde yayımlanmaktadır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulmaktadır.
Madde25 Kabul ve Taahhütname
Veri Sorumlusuna ve tüm AKTİF personeline işbu Politikanın bir nüshası verilir. Veri Sorumlusu açısından bağlayıcı olabilmesi için Ek-3’te yer alan “Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nı Kabul ve Taahhütname Formunun” imzalanması; AKTİF personeli açısından bağlayıcı olabilmesi için Ek-3’te yer alan “Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nı Kabul ve Taahhütname Formunun” imzalanması ve AKTİF’e verilmesi gerekir. Kabul ve Taahhütname Formunun Veri Sorumlusu ve AKTİF personeli tarafından imzalanması üzerine Veri Sorumlusu ve AKTİF personeli açısından bağlayıcılık kazanır.
Madde26 Diğer Düzenlemeler
Bu Politika bundan önce yürürlükte olan kişisel verileri saklama ve imha konusundaki düzenlemeleri ve eklerini ortadan kaldırır.
Saklama ve İmha Süreleri Tablosu için tıklayınız.
Farklı büyüklükteki işletmelere, kamu kurumlarına, kâr amacı gütmeyen kuruluşlara kadar birçok organizasyona yönetim danışmanlığı kapsamındaki bilinen hizmetleri genel geçer uygulamaların ötesinde yaklaşım ve modellerle sağlamaktadır.
Linkler
Hakkımızda
İstihdam
Danışmanlık
Teknoloji
Blog
İletişim
Danışmanlık
Kurumsal
KOBİ Danışmanlığı
Teşvikler
Proje Yönetimi
Referanslarımız
KVKK
Kişisel Verilerin İşlenmesi Aydınlatma Metni
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Çerez Politikası
Kişisel Veri Gizliliği Talep Formu
AKTİF İSTİHDAM YENİ NESİL KARİYER ÇÖZÜMLERİ
Cevizli Mahallesi Zuhal Caddesi Ritim İstanbul A5 Blok No: 4 Maltepe - İSTANBUL
[email protected]
0216 807 07 17
4904 Sayılı Türkiye İş Kurumu Kanunu gereğince iş arayanlardan ücret alınması yasaktır. Aktif İstihdam Ltd.Şti., Türkiye İş Kurumu'nun 04.07.2018 tarihli 985 No'lu lisans sahibi özel istihdam bürosudur.