09.10.2020 tarihli ve 31269 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” ile anonim şirket genel kurul toplantıları ve bu toplantılarda Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine ilişkin usul ve esaslarda bazı değişiklikler yapılmıştır.
Bu kapsamda;
1- Yönetmeliğin 14 üncü maddesinin ikinci fıkrasında yapılan değişiklikle, tek pay sahipli şirketlerde toplantı başkanlığı oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunluluğu kaldırılmıştır. Bakanlık temsilcilerince tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında toplantı başkanlığının oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanmasını talep etmemeleri ve bu hususta ilgilileri bilgilendirmeleri uygun olacaktır.
2-Yönetmeliğin 18 inci maddesinin yedinci fıkrasında yapılan değişiklikle, gerek nama gerek hamiline yazılı pay senetleri sahiplerinin vekilleri vasıtasıyla genel kurulda temsil edilebilmeleri için düzenlenecek vekâletnamenin noter onaylı olması şart koşulmuş, söz konusu değişikliğin yürürlüğe girdiği 09.10.2020 tarihinden itibaren imza sirküleri ek yapılarak vekâletname düzenlenmesi uygulamasına son verilmiştir. Bu itibarla, 09.10.2020 tarihinden itibaren düzenlenecek vekâletnamelerin noter onaylı olması gerekmektedir. Bununla birlikte anılan yürürlük tarihinden önce imza sirküleri ek yapılarak Yönetmeliğe uygun olarak düzenlenen ve noter onaylı olmayan vekâletnamelerin de halihazırda yapılacak genel kurul toplantılarında kullanılması imkan dahilindedir.
Bu doğrultuda, vekâletnamelerin genel kurulun icrası sırasında Yönetmeliğin 21 inci maddesi uyarınca şirketin unvanı, ait olduğu genel kurul toplantısının tarihi, vekilin adı ve soyadı, pay sahibinin pay adedi, adı ve soyadı veya unvanı ile imzasını içerip içermediğinin ve yine Yönetmeliğin 18 inci maddesi hükmüne uygun noter onaylı düzenlenip düzenlenmediğinin itiraz üzerine Bakanlık temsilcilerince kontrol edilmesinin, yapılacak kontrolün ardından genel kurula gerekli bilgilendirmede bulunulmasının ve bu hususta muhalefet eden pay sahibi veya temsilcisinin muhalefetinin toplantı tutanağına eksiksiz ve doğru bir şekilde geçirtilmesine nezaret edilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.
Bununla birlikte genel kurulda herhangi bir itiraz olmasa dahi Bakanlık temsilcilerince, Yönetmelikte yapılan değişiklik uyarınca genel kurulda pay sahibini temsil yetkisi tanıyan vekâletnamelerin noter onaylı olması gerektiği, imza sirküsü ek yapılarak düzenlenen vekâletnamelerin bundan böyle geçerli olmayacağı hususunda şirket genel kurullarında bilgilendirmede bulunulması bundan sonraki uygulamalar bakımından yarar sağlayacaktır.
3- Yönetmeliğin 28 inci maddesineeklenen yedinci fıkrada “Birinci fıkrada sayılan nedenlerle toplantının ertelenmesi durumu hariç olmak üzere, erteleme üzerine yapılacak genel kurul toplantılarında toplantı ve karar nisabı hakkında 22 nci maddenin birinci fıkrası uygulanır.” hükmüne yer verilmiştir. Düzenleme ile Yönetmeliğin 28 inci maddesinin birinci fıkrası ayrı tutularak diğer erteleme hallerinden kaynaklanan nedenlerle toplantının yapılamaması ve ertelenmesi halinde, erteleme üzerine yapılacak ikinci toplantının toplantı ve karar nisapları bakımından ilk toplantı gibi değerlendirilmesi gerekliliği hususunda açıklık getirilmiştir. Bu doğrultuda, Yönetmeliğin 28 inci maddesinin birinci fıkrası kapsamında 6102 sayılı Kanun ve esas sözleşmede öngörülen asgari toplantı nisabının sağlanamaması veya toplantı sırasında yapılan yoklama sonucunda toplantı açılmadan önceki hazır bulunan pay listesine göre hesaplanan karar nisabı kadar payın temsil edilmediğinin anlaşılması üzerine toplantının ertelenmesi durumu hariç olmak üzere, 28 inci maddede düzenlenen diğer nedenlerle toplantının ertelenmesi durumunda, erteleme üzerine yapılacak toplantıda 6102 sayılı Kanunda veya esas sözleşmede aksine daha ağır nisap öngörülmediği takdirde sermayenin en az dörtte birini karşılayan payların sahiplerinin veya temsilcilerinin katılımı ile toplantı nisabı sağlanacak, kararlar ise toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğu ile alınabilecektir.
4- Yönetmeliğin 32 nci maddesinin ikinci fıkrasında yapılan değişiklikle, iştigal ettikleri faaliyet konuları itibariyle Bakanlığımız iznine tabi olan şirketler dışında kalan tek pay sahipli anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisi bulundurulması zorunluluğu kaldırılarak, Bakanlık temsilcisi bulundurulması ihtiyari olarak şirketin talebine bırakılmıştır. Buna göre, tek pay sahipli anonim şirketlerde gündeminde; sermayenin artırılması, sermayenin azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi, bu sistemden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının artırılması, faaliyet konusunun değiştirilmesi ile birleşme, bölünme, tür değişikliğine ilişkin esas sözleşme değişikliği bulunan genel kurul toplantılarına Bakanlığımız temsilcilerinin görevlendirilmesi zorunlu olmaktan çıkarılmıştır. Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğ’in beşinci maddesinin birinci fıkrasında sayılan şirketler bakımından ise, bunlar tek pay sahipli olsa dahi genel kurullarında Bakanlık temsilcisi bulunması zorunluluğu devam etmektedir. Dolayısıyla, kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Bakanlığımız iznine tabi olmayan tek pay sahipli şirketlerde genel kurulu toplantıya çağıranların Bakanlık temsilcisi taleplerinin uygun görülmesi halinde bu toplantılarına Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi uygun olacaktır.
5- Yönetmeliğin 33 üncü maddesinin ikinci fıkrasındayapılan değişiklik ile elektronik ortamda yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcilerinin ilave olarak, elektronik genel kurul sisteminin işleyişi ve kullanımına ilişkin eğitime katılması şartı saklı tutularak sınav şartı kaldırılmıştır.
6- Yönetmeliğin 34 üncü maddesinin üçüncü fıkrasında yapılan değişiklikle, toplantı sonrasında genel kurul toplantı tutanağı, hazır bulunanlar listesi, gündem ve varsa toplantıya ilişkin raporun Bakanlık temsilcisi tarafından MERSİS’e yüklenerek elektronik ortamda saklanmasına ilişkin düzenleme yapılmıştır. Bununla birlikte Bakanlık temsilcisi tarafından genel kurul evrakının Bakanlık merkez teşkilatında Genel Müdürlüğe, illerde il müdürlüğüne teslim edilmesi ve MERSİS’e yüklenmesi görevi ve yükümlüğü bir haftalık azami süreye bağlanmıştır.
Bu kapsamda, düzenlemede belirtilen bir haftalık süreye riayet edilmek suretiyle; elektronik ortamda sonuçlandırılan Bakanlık temsilcisi görevlendirme taleplerine bağlı olarak gerçekleştirilen genel kurul toplantıları sonrasında, Bakanlık temsilcilerince söz konusu belgelerin il müdürlüğüne teslim edilmeden önce MERSİS’e yüklenerek Müdürlüğünüze teslim edilmesi, diğer taraftan fiziki başvuru üzerine yapılan görevlendirmelere bağlı gerçekleştirilen genel kurul toplantıları sonrasında ise Bakanlık temsilcilerince söz konusu belgelerin MERSİS’e yüklenmeden doğrudan il müdürlüğüne teslim edilmesi gerekmektedir.
7- Yönetmeliğin 35 inci maddesinin birinci fıkrasına “Yönetim kurulunun mevcut olmaması veya yönetim kurulu toplantı nisabı oluşmasına imkan bulunmaması ve 12 nci madde uyarınca münhasıran yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi amacıyla çağrısız toplantı yapılmak istenmesi halinde, pay sahiplerinin veya temsilcilerinin tamamının imzaları noterce onaylanmış dilekçesiyle de Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi istenebilir.” cümlesi eklenmiştir. Bu düzenleme ile yönetim kurulu mevcut olmayan veya yönetim kurulunun toplantı nisabının oluşmasına imkân bulunmayan şirketler için yönetim kurulunun oluşturulması amacıyla toplanacak genel kurul toplantılarında pay sahiplerinin veya temsilcilerinin tamamının da Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi talebinde bulunmalarına imkân getirilmiştir. Bu kapsamda yapılacak Bakanlık temsilcisi taleplerinde; dilekçede ayrı ayrı veya birlikte tüm pay sahiplerinin veya temsilcilerinin imzasının bulunup bulunmadığı, dilekçenin noter tarafından onaylanıp onaylanmadığı, toplantı gündemin yalnızca yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi hususunu içerip içermediği noktalarının incelenmesi ve sayılanlardan herhangi birinin eksikliği tespiti ve eksikliğin giderilmemesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilmemesi uygun olacaktır.
8- Yönetmeliğin 36 ncı ve 38 inci maddelerinde yapılan değişiklikle, Bakanlık temsilcisi ücretlerinin yatırılma usulü farklılaştırılarak ücretlerin tahakkuk eden vergilerle birlikte ilgili muhasebe birimi hesabına yatırılması öngörülmüştür. Söz konusu düzenleme Yönetmeliğin yayımı tarihinden bir ay sonra 09.11.2020 tarihinde yürürlüğe girecektir. Bu tarih ve sonrasında yapılacak görevlendirme taleplerinde Bakanlık temsilcisi ücretlerinin (Hafta içi brüt 199,79-TL, hafta sonu brüt 266,38-TL) ilgililer tarafından Defterdarlık ilgili muhasebe birimi hesabına veya Defterdarlık veznesine yatırılması ve ücretin yatırıldığını gösterir belgenin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.