Dokümanları bulmak ve erişmek için yapılan zaman alıcı aramalar hemen her şirkette yaşanan bir problemdir. Birçok şirkette dokümanlar gerektiği zaman hızlı bir şekilde bulunamıyor. Şirketlerin verimsiz bilgi yönetimi uygulamalarının sonuçlarını değerlendiren birçok araştırma firması da bu probleme dikkat çekiyor. Sözkonusu araştırmaların bir tanesi kurumsal bilgiye erişmek için yapılan zaman alıcı aramaların şirketlere çalışan başına yılda 19.732 $ ek maliyet getirdiğini ve toplam verimliliklerin de % 21.3 ‘lük bir kayba yol açtığını saptamıştır.
Az bir kayıp değil !
Araştırmalar şu sonucu ortaya çıkarmış : Belgeleri bulmanın bu kadar uzun sürmesinin temel nedeni halen pek çok şirketin belgeleri organize etmek ve bulmak için “ortak alan” denilen ağ klasörü yaklaşımını kullanması. Geleneksel klasör tabanlı sistemlerde kullanıcılar dokümanı saklamak için önce ilgili klasörü tanımlar, içine atar ve tekrar bulmak için kendi hafızasına güvenmek zorundadır. Devamlı aynı klasör grubu ile çalışan bir kişi için nispeten kolay olan bu iş yapış tarzı kişiye özel ve kişiye bağlı bir sistemdir. Başka birisi aynı dokümana erişmek istediğinde dokümanın hangi klasör içinde bulunduğunu bilmek durumundadır.
Örneğin kullanıcı XYZ Projesi için ABC işvereni ile ilgili bir kontrata erişmek istiyor. Kullanıcı bu durumda ilgili dokümanın “nerede” sorusunu sorması gerekiyor. Bu sistemde göze çarpan ilk sorun sözkonusu dokümanı saklarken oluşturulan dosya hiyerarşisidir. En tepede proje mi yoksa işveren mi olacak ?Yoksa “kontratlar” diye bir klasörün altında mı “projeler” olacak…vs . Aynı belge farklı versiyonlarda birden fazla klasör içinde de olabilir. Kullanıcı bu belgeyi ararken “Ön Yeterlilik” klasöründe mi, “İşveren” klasöründe mi, “İhale” klasörünün için de mi ? , “Kontratlar” klasörün de mi, ya da hepsinin birden içinde mi olduğunu bilmek durumdadır. Ayrıca dokümanın farklı versiyonları bir klasör içinde mi yoksa tüm diğer klasörler içinde mi mevcut sorusunu sormalıdır ? Bu doküman arama süreci bazı durumlarda çok daha zor hale gelebilir zira dosya hiyerarşileri çok fazla seviyede ve anlamsız isimlerde olabilir. Yukardaki örnek için 1000 kadar proje klasöründe, 20.000 kontrat içinde , 60.000 versiyondan birini arayacağınızı düşünün.
Klasör tabanlı sistemlerde bir dokümanın nasıl sınıflandırılacağı, nasıl bulunacağı ve kimler tarafında erişeceğinin kontrolunu o dokümanın nerede saklandığı (hangi klasör içinde) belirler. Klasör yapısı hantal bir hal alıp yönetmesi zorlaştığında tüm sistem çöker. İdeal dosya yapısını belirlemek esasen mümkün değildir.Klasör düzeni ile ilgili bir sistem getirmek için ne kadar çaba harcanırsa harcansın zamanla klasör yapısı kaotik bir hale gelir ve yönetmesi imkansız olur. Klasör sistemindeki mevcut sorunlar şunlardır:
Yeni bir personel veya klasör isimlendirme sistemini bilmeyen biri için kullanım (zor doküman bulma)
Güvenlik (sadece klasör bazında otorizasyon)
Dosyaların birden fazla kopyaları ve maliyetin artması
Filtreleme , sıralama, gruplama olmaması
Dokümanların kaybolması (yanlış bir kalsör içindeyse)
5000 kalem ile sınırlı olması
Boş klasörler (bizim sistemizde de çokça var, klasör bazında bşr arama yapıyorsun sonra klasörün içini “boş” buluyorsun)
Veri bütünlüğü
Dosya paylaşma zorlukları
Yeni Sistem : “ Bana istediğimi ver” metodu ve EASY Doküman Sistemi
Tüm bu problemler hiyerarşik bir yapı, seviyeler, dallar ve klasörler ile ilgiliyse o zaman çözüm basittir. EASY Doküman Yönetim Sistemidir.
STFA ‘da uygulamaya çalıştığımız doküman yönetim sistemi EASY şu fikre dayanıyor: bir şeyi daha kolay ve daha detaylı açıklamanın yolu onun nerede bulunduğunu değil “ne” olduğunu tarif etmektir. Herkes aslında “ne” üzerinde çalıştığını bilir ve genelde nerede saklandığı konusunda da emin değildir, özellikle o doküman sıklıkla birden fazla klasör içinde saklanmaya müsaitse. Hele bir de ilgili doküman yanlışlıkla olmaması gereken bir klasör içindeyse bir daha ona erişebilmek eziyet olur.
Bu durumdan kurtulmak için klasörlerin içinde dokümanları saklamak yerine dokümanlara etiket, kategori veya özellik ekleyerek organize etme yöntemine geçmek gerekir.Bu şekilde bir doküman veya belgeye erişmek istediğimizde sorduğumuz soru “nereye koydum veya nerede?” olmaz. Onun yerine sorulan soru aslında ne aradığımıza fokus olan dokümanın “nitelikleri nelerdir?, “hangi özellikleri istiyorum?” sorularıdır.Yani, başka bir deyişle, belli bir yere koyarak organize etme yerine dokümanı istediğiniz gibi etiketleyerek arayacağımız zaman istediğimiz özelliği seçebilme veya istemediğiniz özellikleri de elimine etme yöntemini kullanma.
Bu etiketlere veya özelliklere MetaVeri deniyor. Üst veri, veri hakkındaki bilgi, indeks veya öznitelik de denilen “metaveri” neyi arıyorsak kolayca onu bulmamıza yarayan bir sınıflandırma yöntemidir. Klasör hiyerarşilerinden bizi kurtarır. Dokümanı ararken acaba hangi klasörün içinde diye oyalanmak yerine aslında “ne” arıyorsak bizzat onu yazarak anında istediğimiz bilgiye erişebiliriz. Yukardaki örneğimizde işveren metaverisi için “ABC”, proje metaverisi için ” XYZ” ve arama kriteri olarak ” kontrat” yazarak binlerce klasör ve doküman için arama listesini azaltabilir ve dokümana çok daha hızlı erişebiliriz.
Metaveri bize şu avantajları sağlar :
İstenilen kriterlere göre aranan dokümanı rahatça bulabilmeHiyerarşiden bağımsız gruplama
Güvenlik ve daha detaylı otorizasyon
Veri bütünlüğü ve birden fazla birbirinin aynı dokümanın olma probleminin çözülmesi
Dokümanların kaybolmaması veya karışmaması
Ayrıca, EASY metaveri özelliklerini direk olarak SAP veya CRM sisteminden gelen veriler ile de birleştirebiliriz. Örneğin, bir doküman için “işveren” metaverisi CRM sisteminden direk olarak aktarılabilir; CRM ‘e yeni bir müşteri verisi eklendiğinde liste otomatik olarak EASY doküman sisteminde de güncellenebilir ve kişinin manuel müdahelesine gerek kalmaz.
İlave olarak, metaveri sistemi bize daha başka ilave özelliklerden faydalanabilmemize de imkan tanır. Örneğin doküman numaralandırma ve isimlendirme kurallarının otomatik olması. Doküman isimlendirme kurallarının otomatik olarak belge türleri, tarih ve otomatik üretilen numaralar ile zorunlu tutulabilmesi veya otomatik kontrol kuralları bu yapının desteklenmesi (örneğin proje no 4 digit olacak gibi). Bu şekilde hem hataların önüne geçilebilir hem de daha düzenli bir yapı ile zaman kazanılır.
Tabi ki iş yapış alışkanlıklarımızdan vaz geçmek çok zorlayıcı bir süreçtir. Arka arkaya klasör aramak ve klasörlere “tıklamak” alışkanlığını kırmak maalesef bir anda olmuyor. Ama bir kere metaveri ile doküman aranıp bulunduğunda veya kaosa girmiş klasörlerden vazgeçildiğinde eski iş yapış alışkanlığına da dönüş zor oluyor.
Sahi biz hangi dokümanı arıyorduk ?
M.Timuçin Erdoğu
Bunu paylaş:
Facebook
Twitter
LinkedIn
İlgili
About M.Timuçin Erdoğu
View all posts by M.Timuçin Erdoğu →	
Belge Yönetimi, Doküman Yönetimi, STFADoc
İnovasyonun Hikayesi
Teknolojinin Gelişmesinin İnsanların Yaşam Biçimindeki Etkileşimleri
No comments yet.
Bir YorumYazın	Cevabı iptal et
Kategoriler
Eğitim
İş Hayatı & Kariyer
Kişisel Gelişim & Psikoloji
Kültür
Sağlık
Seyahat
Sosyal Yaşam
Teknoloji
Videolar
Yazılar
Arşivler
Arşivler Ay seçin Temmuz 2016 (1) Şubat 2016 (4) Aralık 2015 (3) Kasım 2015 (2) Ekim 2015 (1) Eylül 2015 (1) Ağustos 2015 (2) Temmuz 2015 (6) Haziran 2015 (5) Mayıs 2015 (5) Nisan 2015 (4) Mart 2015 (2) Şubat 2015 (3) Ocak 2015 (5) Aralık 2014 (7) Kasım 2014 (5) Ekim 2014 (4) Eylül 2014 (8) Ağustos 2014 (9) Temmuz 2014 (5) Haziran 2014 (5) Mayıs 2014 (6) Nisan 2014 (18) Mart 2014 (17) Şubat 2014 (1) Ocak 2014 (6)
Latest
Popular
Comments
Tags
İnovasyon Stratejileri ile İnovasyon Kapasitesini Arttırmak 20/07/2016
İnovasyonun Risk Yönetimindeki Rolü 19/02/2016
Türkiye İnovasyon Haftası 19/02/2016
İnovasyon : “aksiyon”, “harekete geçme”, “yaratıcılığı gerçekleştirme” 19/02/2016
“Yaratıcı & Yenilikçi Hızlı Balık” olmak… 19/02/2016
The dance of names 05/03/2014
Beyin Yakan Soru 22/04/2015
Yaz Tatili 21/04/2014
Bir öğlen keşfi 04/03/2014
Dansa Devam. 17/03/2014
Zehra: Deneyim kazanan ve tespit edilen harika bir kanıy...
Yalçın: Basılı kitabın bir kokusu var yahu. O kokuya ba...
gototatil: Elinize emeğinize sağlık tatile çıkmak istey...
selim çobanoğlu: çok iyi biliirim fevzi babayı sezai abeyi...
*protected email*
: teşekkğr ederim çok sağolunb...
Belge Yönetimi beyin blog büyükler cebelitarik CRM dance değişim Doküman Yönetimi ERP futbol futbol turnuvası gelişim gezi hobi inovasyon inşaat iş yaşamı kaçşeker khan academy kitap kişisel kişisel gelişim mükemmellik perspektif rüyası sanat sosak sosyal sosyal sorumluluk STFADoc stratejik sürdürülebilirlik takdir edilmek tatil teknoloji tiyatro WhatsApp Windows yemek yenilikçi olmak yeni yıl zeka çalışan şantiye hayatı