Com o grande volume de informação, é preciso organizar e catalogar as mesmas por assunto, os colaboradores que alimentam o Portal precisam ter acesso às informações estruturadas (informações armazenadas em sistemas e bases de dados, como por exemplo, datawarehouses e sistemas legados), assim como às informações não estruturadas (informações armazenadas em arquivos de texto, planilhas eletrônicas, arquivos de e-mail, dentre outros).
kˈom ʊ ɡɹˈɐ̃ŋdɨ vˌulˈumɨ d ˌiŋfuɾəmɐsˈɐ̃ʊ̃, ɛ pɹˌɨsˈizw ˌɔɾəɡɐnizˈaɹ i kˌɐtɐluɡˈaɹ ɐʒ mˈeʒmɐʃ puɹ ˌɐsˈũŋtʊ, uʃ kˌulɐbˌuɾɐdˈoɾɨʃ kɨ ˌɐlimˈeɪŋtɐ̃ʊ̃ ʊ puɾətˈɑl pɹˌɨsˈizɐ̃ʊ̃ tɨɹ ˌɐsˈɛsw ɐɐz ˌiŋfuɾəmɐsˈõjz ʃtɹˌutuɾˈadɐʃ ˌiŋfuɾəmɐsˈõjz ˌɐɾəmɐzɨnˈadɐz ˈeɪŋ sˌiʃtˈemɐz i bˈazɨʒ dɨ dˈadʊʃ, kˈomʊ puɹ ˌezˈeɪmplʊ, dˌɐtɐwˌɐɾɨˈowzɨz i sˌiʃtˈemɐʒ lˌeɡˈadʊʃ, ɐsˈiŋ kˈomw ɐɐz ˌiŋfuɾəmɐsˈõjʒ nˌɐ̃ʊ̃ ʃtɹˌutuɾˈadɐʃ ˌiŋfuɾəmɐsˈõjz ˌɐɾəmɐzɨnˈadɐz ˈeɪŋ ˌɐɾəkˈivʊʒ dɨ tˈeʃtʊ, plɐnˈiʎɐz ˌelɨtɹˈonikɐʃ, ˌɐɾəkˈivʊʒ dɨ imˈeɪl, dˈeɪŋtɹɨ ˈowtɹʊʃ.