canton: be

abbreviation: ArchDV Gemeinden

pdf_content: Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden)   1  170.711  Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich- rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten  (ArchDV Gemeinden)  vom 20.10.2014 (Stand 01.08.2018)  Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern,  gestützt auf Artikel 11 Absatz 1 Buchstabe b und Absatz 2 des Gesetzes vom 31. März 2009 über die Archivierung (ArchG)1) und Artikel 1 Absatz 2 Buchsta- be b der Verordnung vom 4. November 2009 über die Archivierung (ArchV)2), *  beschliesst:  1 Allgemeines  Art.  1 Gegenstand und Geltungsbereich 1 Diese Direktionsverordnung regelt die Verwaltung und Archivierung von Un- terlagen der öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Artikel 2 Absatz 1 des Gemeindegesetzes vom 16. März 1998 (GG)3) und deren Anstalten nach Artikel 65 GG (im Folgenden als Gemeinden bezeichnet). 2 Sie gilt für Unterlagen auf Papier und für Unterlagen aus elektronischen Sys- temen (im Folgenden als elektronische Unterlagen bezeichnet). Die Regelun- gen werden getrennt nach Medium beschrieben. 3 Die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen der privatrechtlichen Organi- sationen und Personen, die für eine Gemeinde eine öffentlich-rechtliche Aufga- be erfüllen, richten sich nach Artikel 3 Absatz 4 Buchstabe c ArchG.  Art.  2 Gemeindearchiv 1 Das Gemeindearchiv ist  eine Einrichtung zur dauernden Aufbewahrung der aus den Aufgaben, der Tätigkeit, den Beschlüssen von Organen und der Ver- waltung der Gemeinde hervorgegangenen archivwürdigen Unterlagen.  1) BSG 108.1 2) BSG 108.111 3) BSG 170.11  * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses  14-94      170.711  2  Art.  3 Unterlagen 1 Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der In- formationen und deren Nutzung nötig sind. 2 Unterlagen aus elektronischen Systemen sind  a Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse  erzeugt  werden  und  in  digitaler  oder  analoger Form vorliegen können,  b Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mit- tels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).  3 Geschäftsrelevant sind Unterlagen mit Informationen, die für das Verstehen, Durchführen und Nachvollziehen eines Geschäfts nötig sind (primäre Daten), sowie die für deren Verständnis notwendigen beschreibenden und technischen Hilfsinformationen (Metadaten). 4 Archivwürdig sind Unterlagen, wenn sie von dauerndem Wert sind  a für die Sicherung der Interessen der Gemeinde, b für die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Drit-  ter, c für die Verwaltungstätigkeit, d für die Rechtsetzung und Rechtsanwendung, e für die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden, f für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte oder g für die Wissenschaft und Forschung.  Art.  4 Lebenszyklus 1 Der Lebenszyklus von Unterlagen umfasst in drei Phasen die Erstellung, Be- wirtschaftung, Ablage und die Aufbewahrung sowie die Aussonderung nach ei- ner Aufbewahrungsordnung (Ordnungssystem) gemäss Artikel 5. 2 Die Unterlagen durchlaufen die Phasen des Lebenszyklus wie folgt:  a Ablage: Unterlagen hängiger Geschäfte, b Zwischenarchiv: Unterlagen mit laufender Aufbewahrungsfrist zur Beweis-  sicherung, zur allfälligen Überprüfung und Wiederaufnahme von Geschäf- ten und  c Langzeitarchiv: bewertete Unterlagen für die Sicherung der Interessen der Gemeinde und der Öffentlichkeit, die langfristige Nachvollziehbarkeit der Tätigkeit der Gemeinde oder für die wissenschaftliche Forschung (Archiv- gut).       3  170.711  3 Die Unterlagen sind für Berechtigte während des gesamten Lebenszyklus zu- gänglich und verfügbar zu halten.  Art.  5 Ordnungssystem 1 Die Gemeinde erstellt ein Ordnungssystem als systematische Grundlage für die Bearbeitung, Ablage und Aufbewahrung der Unterlagen. 2 Sie legt die Unterlagen nach dieser Ordnung ab. 3 Das Ordnungssystem enthält  a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b die Aufbewahrungsfristen und c die Bewertung. 4 Das Ordnungssystem gilt für Unterlagen auf Papier und für elektronische Un- terlagen. 5 Die Gemeinde passt es an neue Gegebenheiten an.  Art.  6 Mindestaufbewahrungsfristen und Bewertung 1 Die Mindestaufbewahrungsfristen und eine weiterführende Bewertungsemp- fehlung für einzelne Unterlagenkategorien sind in den Anhängen 1 bis 4 festge- legt. * 2 Die Gemeinde kann nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist gemäss Ab- satz 1 die Unterlagen bewerten und längere Aufbewahrungsfristen vorsehen. Diese sind gemäss Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe b in das Ordnungssystem auf- zunehmen. 3 Die  Gemeinde  bewertet  im  entsprechenden Anhang  nicht  aufgeführte  Un- terlagen auf ihre Archivwürdigkeit  gemäss Artikel 3 Absatz 4. Die Aufbewah- rungsfristen und die Bewertung sind gemäss Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe b und c in das Ordnungssystem aufzunehmen. * 4 Für Unterlagen mit Personendaten nach Artikel 30 ist eine Aufbewahrung ge- mäss Absatz 2 und 3 nur unter dem Vorbehalt von Artikel 21 Absatz 2 zulässig. 5 Unterlagen, die nicht als archivwürdig bewertet werden, sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. * 6 Abweichende gesetzliche Aufbewahrungsfristen des Bundesrechts oder des kantonalen Rechts bleiben vorbehalten.       170.711  4  Art.  7 Form 1 Unterlagen werden auf Papier oder in elektronischer Form abgelegt, aufbe- wahrt und archiviert. 2 … *  2 Verantwortlichkeiten  Art.  8 Pflicht zur Verwaltung der Unterlagen und zur Archivführung 1 Jede Gemeinde sorgt für eine ordnungsgemässe Verwaltung ihrer Unterlagen und führt ein Archiv. 2 Die Verantwortlichkeiten nach Artikel  9 und 10 können der  gleichen Stelle (Behörde oder Person) zugewiesen werden.  Art.  9 Zuständigkeit und Aufsicht für die Verwaltung der Unterlagen 1 Die Gemeinde bezeichnet  das für die  Aufsicht  über die  ordnungsgemässe Verwaltung der Unterlagen verantwortliche Organ und die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen. 2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen gewährleisten die geordnete, nachvollziehbare und nachweisbare Verwaltung der Unterlagen. 3 Sie sind verantwortlich für die Erfassung der geschäftsrelevanten Unterlagen in einem Verzeichnis auf Papier oder in elektronischer Form. 4 Sie sorgen für die Umsetzung der Vorschriften über die Verwaltung der Un- terlagen durch alle mit der Erfüllung von Aufgaben betrauten Personen.  Art.  10 Zuständigkeit und Aufsicht für die Archivführung 1 Die Gemeinde bezeichnet das für die Aufsicht über die Archivführung verant- wortliche Organ und die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stel- len. 2 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen gewährleisten die geordnete, nachvollziehbare und nachweisbare Archivierung der Unterlagen. 3 Sie sind verantwortlich für die vollständige Erfassung des Archivguts in einem Findmittel. 4 Sie sind zuständig für die Benützung des Archivguts. 5 Sie sorgen für die Umsetzung der Archivgesetzgebung.       5  170.711  Art.  11 Archivierung bei Dritten 1 Die Gemeinde kann Dritte mit der Archivierung von Unterlagen und der Be- wirtschaftung von Archivgut im Langzeitarchiv beauftragen. 2 Die Dritte oder der Dritte leistet Gewähr für die sichere Archivierung der Un- terlagen  und  Bewirtschaftung  des  Archivguts  im  Sinne  der  Archivgesetzge- bung. Die Verantwortung für die ordnungsgemässe Archivführung bleibt bei der Gemeinde. 3 Die  bei  Dritten  gelagerten  Unterlagen  dürfen  nur  mit  Zustimmung  der Gemeinde an einen anderen Standort verschoben werden. 4 Die Gemeinde regelt den Zugriff auf die bei Dritten aufbewahrten Unterlagen.  3 Bearbeitung und Aufbewahrung (Ablage und Zwischenarchiv)  3.1 Gemeinsame Bestimmungen  Art.  12 Verwaltung der Unterlagen (Ablage) 1 Aufgaben der Gemeinde werden in Form von Geschäften bearbeitet. 2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen bearbeiten und verwalten die Geschäfte.  Art.  13 Dossierbildung 1 Für jedes Geschäft wird ein Dossier eröffnet. Für Unterlagen auf Papier kann die Gemeinde Ausnahmen festlegen. 2 Das Dossier umfasst alle geschäftsrelevanten Unterlagen gemäss Artikel 3 Absatz 3. 3 Es wird nach dem Ordnungssystem gemäss Artikel 5 abgelegt und in einem Verzeichnis erfasst.  Art.  14 Dossierabschluss 1 Nach Erledigung oder Abbruch eines Geschäfts bereinigt  die bearbeitende Person das Dossier, indem sie es auf seine Vollständigkeit und Nachvollzieh- barkeit überprüft und nicht geschäftsrelevante Unterlagen daraus entfernt. 2 Die bearbeitende Person übergibt das Dossier zur Aufbewahrung den für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen.       170.711  6  3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen kontrollieren die Bereinigung  des  Dossiers  und  überführen  das  Dossier  in  eine  archivfähige Form. Sie sind für die Zugänglichkeit für Berechtigte und für die Verfügbarkeit des Dossiers verantwortlich. * 4 Nach Abschluss des Dossiers sind die Unterlagen bzw. das Dossier während der Aufbewahrungsfrist  unveränderbar.  Vorbehalten bleiben die  Berichtigung oder Vernichtung von unrichtigen oder nicht notwendigen Unterlagen mit Per- sonendaten nach Artikel 23 des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986 (KDSG)1).  Art.  15 Aufbewahrung (Zwischenarchiv) 1 Mit Abschluss des Dossiers beginnt die im entsprechenden Anhang festgeleg- te oder von der Gemeinde bestimmte Aufbewahrungsfrist zu laufen. * 2 Das abgeschlossene Dossier wird in das Zwischenarchiv verschoben. 3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen sind verantwortlich für die Aufbewahrung im Zwischenarchiv.  3.2 Bearbeitung und Aufbewahrung von Unterlagen auf Papier  Art.  16 Physische Dossierbildung 1 Sämtliche Unterlagen eines Geschäfts auf Papier werden in einem Dossier in Papierform abgelegt. 2 Bei einer Verwaltung der Unterlagen ohne Dossierbildung gelten zumindest die folgenden Anforderungen:  a Strukturierung der Ablage der Unterlagen nach einem Ordnungssystem, b chronologische Ordnung der Unterlagen, c Beschriftung der Unterlagen und d Erfassung der Unterlagen in einem Verzeichnis.  Art.  17 Aufbewahrung von physischen Protokollen 1 Werden Protokolle der Gemeindeversammlung, des Gemeinderates und des Gemeindeparlaments auf Papier aufbewahrt und archiviert, sind sie zu binden oder zu heften. *  1) BSG 152.04       7  170.711  3.3 Bearbeitung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen  Art.  18 Elektronische Verwaltung der Unterlagen 1 Das für jedes neue Geschäft gebildete Dossier kann in Unterdossiers geglie- dert werden. 2 Das Dossier wird im Geschäftsverwaltungssystem mit Metadaten verzeichnet und einer Position des Ordnungssystems gemäss Artikel 13 Absatz 3 zugewie- sen.  Art.  19 Dossierabschluss bei elektronischen Unterlagen 1 Die Überprüfung des elektronischen Dossiers auf seine Vollständigkeit  und Nachvollziehbarkeit gemäss Artikel 14 Absatz 1 beinhaltet auch die Überprü- fung der zum Geschäft gehörenden Metadaten. 2 Für die Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Unterlagen bzw. des Dos- siers gemäss Artikel 14 Absatz 4 werden die im elektronischen Dossier enthal- tenen Unterlagen beim Dossierabschluss schreibgeschützt. 3 Zeitgleich werden die elektronischen Unterlagen in ein archivtaugliches For- mat überführt (Konvertierung). 4 Für die Bestimmung der archivtauglichen Formate gelten die Anforderungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterla- gen (KOST).  4 Aussonderung  Art.  20 Bewertung 1 Nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist gemäss entsprechendem Anhang erfolgt die Umsetzung des Bewertungsentscheids nach Artikel 6 Absatz 2 bis 6. * 2 Archivwürdige Unterlagen sind dauernd aufzubewahren. 3 Falls keine Bewertung vorliegt,  entscheiden die für die Verwaltung von Un- terlagen zuständigen Stellen zusammen mit den für die Archivierung von Un- terlagen zuständigen Stellen über die Vernichtung oder Archivierung der Un- terlagen.  Art.  21 Vernichtung 1 Nicht archivwürdige Unterlagen werden vernichtet. *       170.711  8  2 Nicht archivwürdige Unterlagen mit Personendaten sind zu vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden (Artikel 19 KDSG). Dies gilt auch bei Beständen mit einem hohen Anteil an Personendaten, wenn nur einzelne davon archivwür- dig sind. Die Pflicht, diese Unterlagen zu vernichten, ist im entsprechenden An- hang ausdrücklich aufgeführt. * 3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen erstellen ein Proto- koll über alle vernichteten Unterlagen. 4 Dieses enthält Angaben über  a den Zeitpunkt der Vernichtung (Datum), b den  Umfang  der  vernichteten  Unterlagen  (Mengenangabe  Seiten,  Schachteln oder Gewicht etc.) und c den Inhalt  der vernichteten Unterlagen (Bezeichnung Sachgebiet,  bear-  beitende Stellen der  Gemeinde und Zeitraum der Bearbeitung der Un- terlagen).  5 Das Protokoll darf keinen Rückschluss auf Personendaten erlauben.  5 Archivierung (Langzeitarchiv)  5.1 Gemeinsame Bestimmungen  Art.  22 Archivgut 1 Der Archivplan bildet die Ordnung des Archivguts nach Aufgabengebieten der Gemeinde und innerhalb dieser chronologisch ab. * 2 Das Archivgut kann chronologisch wie folgt in mehrere Bereiche gegliedert werden:  a erster Bereich (historischer Bereich): Archivgut aus früheren Jahrhunder- ten und Epochen und  b weitere Bereiche im Archivplan: jeweils bei Einführung eines neuen Ord- nungssystems für die Unterlagen der laufenden Ablage.  3 Archivgut, das nicht aus den Aufgaben, der Tätigkeit oder der Verwaltung der Gemeinde hervorgegangen ist, wird einem gesonderten Bereich zugeteilt.  Art.  23 Findmittel 1 Über das Archivgut der Gemeinde ist ein Findmittel anzulegen und ständig nachzuführen. 2 Das Findmittel enthält mindestens  a die Position der Unterlagen im Archivplan,       9  170.711  b die Identifikation der Unterlagen (federführende Stelle und inhaltliche An- gaben) und  c den Entstehungszeitraum der Unterlagen.  5.2 Archivierung von Unterlagen auf Papier  Art.  24 Archivgut auf Papier 1 Das Archivgut auf Papier wird in Archivräumen aufbewahrt. 2 Es wird gut zugänglich, übersichtlich und nach den verschiedenen Bereichen abgegrenzt angeordnet. 3 Das Archivgut ist nach der Systematik des Archivplans geordnet und auffind- bar.  Art.  25 Archivraum 1 Der Archivraum ist so beschaffen, dass das Archivgut vor unerlaubter Entfer- nung, vor unberechtigter Einsichtnahme, vor schädlichen Einwirkungen und vor Schädlingen geschützt ist. 2 Die Gemeinden können gemeinsame Archivräume verwenden. 3 Das Archivgut wird nach Gemeinden getrennt aufbewahrt.  5.3 Archivierung von elektronischen Unterlagen  Art.  26 Übernahme von elektronischen Unterlagen 1 Unterlagen aus vollständig elektronisch verwalteten Geschäftsbereichen kön- nen dauerhaft elektronisch archiviert werden, sofern die Systeme zur elektroni- schen Geschäftsverwaltung und zur elektronischen Archivführung als Mindest- standard die fachlichen Anforderungen gemäss KOST erfüllen. * 2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen halten die archiv- würdigen elektronischen Unterlagen so lange im System der Geschäftsverwal- tung bereit (Zwischenarchiv gemäss Artikel 15), bis die erfolgreiche Übernah- me durch das elektronische Archiv durchgeführt und bestätigt ist. 3 Nach Eingang der Übernahmebestätigung werden die abgelieferten Unterla- gen im Geschäftsverwaltungssystem gelöscht oder als archiviert gekennzeich- net. Unterlagen mit Personendaten sind zusätzlich als solche zu kennzeichnen, und der Zugriff darauf ist gemäss Artikel 31 einzuschränken.       170.711  10  4 Hat die Gemeinde eine Dritte oder einen Dritten mit der elektronischen Ar- chivierung beauftragt,  bestätigt  diese oder dieser vor der Löschung der Un- terlagen im Geschäftsverwaltungssystem die erfolgreiche Übernahme schrift- lich.  Art.  27 Erschliessung 1 Die Erschliessung des elektronischen Archivguts im Findmittel gemäss Artikel 23 hat bis auf die Stufe Dossier zu erfolgen. 2 Ausnahmen infolge technischer Unmöglichkeit bleiben vorbehalten.  6 Archivierung bei Gemeindezusammenschlüssen und  -aufhebungen  Art.  28 Archivierung von Unterlagen erweiterter oder neu entstandener  Gemeinden  1 Die durch einen Gemeindezusammenschluss erweiterte oder neu entstande- ne Gemeinde  a schliesst das Archivgut der durch den Zusammenschluss aufgehobenen Gemeinden ab,  b verzeichnet es in einem Findmittel, c gewährleistet, dass im Findmittel der erweiterten oder neu entstandenen  Gemeinde an richtiger Stelle auf das gesondert bewirtschaftete Findmittel des Archivguts der aufgehobenen Gemeinde verwiesen wird und  d bezeichnet den Archivraum, in dem die Unterlagen der durch den Zusam- menschluss aufgehobenen Gemeinden dauernd aufbewahrt werden.  2 Der Archivraum hat die Anforderungen gemäss Artikel 25 Absatz 1 zu erfüllen.  Art.  29 Archivierung von Unterlagen aufgehobener Gemeinden 1 Die Gemeinde, deren Aufhebung ohne Rechtsnachfolge bevorsteht, sorgt vor ihrer Aufhebung für die dauernde und sichere Archivierung ihrer Unterlagen im Sinn der Archivgesetzgebung. 2 Sie schliesst ihr Archivgut ab und verzeichnet es in einem Findmittel. 3 Sie übergibt ihr Archivgut einer anderen Gemeinde oder Organisation in das Langzeitarchiv.  Erklärt  sich  keine  Gemeinde  oder  Organisation  dazu  bereit, übernimmt das Staatsarchiv das Archivgut.       11  170.711  7 Archivierung von Unterlagen mit Personendaten  Art.  30 Archivierung 1 Die Archivierung von Unterlagen mit Personendaten richtet sich nach Artikel 14 ArchG.  Art.  31 Zugriff 1 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen können auf ar- chivierte Personendaten zugreifen. 2 Die  für  die  Verwaltung  der  Unterlagen  zuständigen  Stellen  dürfen  auf  ar- chivierte Personendaten nur dann zugreifen, wenn diese zu Sicherungs- und Beweiszwecken gemäss Artikel 19 Absatz 2 KDSG aufbewahrt werden. 3 Artikel 14 Absatz 3 ArchG bestimmt, ob ein Zugriff auf die übrigen Unterlagen mit Personendaten zulässig ist.  Art.  32 Veränderung 1 Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit von archivierten Personenda- ten, kann sie den Unterlagen eine Gegendarstellung beilegen lassen (Bestrei- tungsvermerk). 2 Der Bestreitungsvermerk wird schriftlich bei den für die Archivierung von Un- terlagen zuständigen Stellen eingereicht, als Bestreitung gekennzeichnet und mit dem Namen der betroffenen Person versehen. 3 Er wird den Unterlagen an der entsprechenden Stelle datiert beigefügt. Das Archivgut darf nicht verändert werden.  8 Benützung des Archivs  Art.  33 Einsichtnahme 1 Das Archivgut steht der Öffentlichkeit zur Verfügung. 2 Einsicht in das Gemeindearchiv wird gemäss der Informations- und Daten- schutzgesetzgebung gewährt.  Die Zugänglichkeit  richtet sich nach Artikel 16 bis 25 ArchG. 3 Gesuche um Einsichtnahme in Unterlagen mit Personendaten zu einem nicht personenbezogenen Zweck gemäss Artikel 20 ArchG sind schriftlich und mit ei- ner Begründung einzureichen. 4 Über diese Gesuche entscheiden die für die Archivierung von Unterlagen zu- ständigen Stellen.       170.711  12  Art.  34 Beschränkung der Einsichtnahme 1 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen können die Ein- sicht in bestimmte Teile des Archivguts oder in einzelne Unterlagen beschrän- ken oder verweigern, wenn  a die Gefahr einer Beschädigung besteht oder b die  Einsichtnahme  zu  einem  unverhältnismässigen  Aufwand  für  die  Gemeinde führt.  Art.  35 Ausleihe 1 Die Gemeinde kann das Archivgut zum Zweck wissenschaftlicher Forschung an den Kanton, an andere Gemeinden oder an andere Archive ausleihen, wenn die sachgemässe Behandlung gewährleistet ist. 2 Sie kann das Archivgut für Ausstellungen auf Gesuch hin zur Verfügung stel- len, wenn  a keine konservatorischen Bedenken bestehen, b am Ausstellungsort die erforderliche Sicherheit garantiert wird und c der angestrebte Zweck nicht mit anderen Mitteln erfüllt werden kann. 3 Historisch besonders wertvolle Unterlagen leiht die Gemeinde nicht aus. Aus- nahmen können für Ausstellungen von erheblicher Bedeutung gewährt werden, sofern die Voraussetzungen nach Absatz 2 erfüllt sind. 4 Die gewerbliche Nutzung und die Unveräusserlichkeit des Archivguts richten sich nach Artikel 23 und 24 ArchG.  9 Aufsicht  Art.  36 1 Für die kantonale Aufsicht über die Gemeindearchive gelten die Bestimmun- gen gemäss Artikel 87 ff. GG. 2 Das Staatsarchiv ist die kantonale Aufsichtsstelle für den historischen Bereich der Gemeindearchive und kann diesbezügliche Weisungen erlassen. 3 Es steht als kantonales Fachorgan für die Gemeindeaufsicht in Archivsachen beratend zur Verfügung.  10 Inkrafttreten  Art.  37 1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2015 in Kraft.       13  170.711  Bern, 20. Oktober 2014 Der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektor:  Neuhaus       170.711  14  Änderungstabelle - nach Beschluss  Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle 20.10.2014 01.01.2015 Erlass Erstfassung 14-94 08.06.2016 01.07.2016 Ingress geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 Abs. 3 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 Abs. 5 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 7 Abs. 2 aufgehoben 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 14 Abs. 3 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 15 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 17 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 20 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 21 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 21 Abs. 2 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 22 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 26 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Anhang 1 Inhalt geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Anhang 2 eingefügt 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Anhang 3 eingefügt 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Anhang 4 eingefügt 16-040 22.12.2017 01.02.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-006 22.12.2017 01.02.2018 Anhang 2 Inhalt geändert 18-006 06.03.2018 01.08.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-033 09.05.2018 01.08.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Anhang 2 Inhalt geändert 18-037       15  170.711  Änderungstabelle - nach Artikel  Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 20.10.2014 01.01.2015 Erstfassung 14-94 Ingress 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 6 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 6 Abs. 3 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 6 Abs. 5 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 7 Abs. 2 08.06.2016 01.07.2016 aufgehoben 16-040 Art. 14 Abs. 3 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 15 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 17 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 20 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 21 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 21 Abs. 2 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 22 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 26 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Anhang 1 08.06.2016 01.07.2016 Inhalt geändert 16-040 Anhang 1 22.12.2017 01.02.2018 Inhalt geändert 18-006 Anhang 1 06.03.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-033 Anhang 1 09.05.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-037 Anhang 2 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040 Anhang 2 22.12.2017 01.02.2018 Inhalt geändert 18-006 Anhang 2 09.05.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-037 Anhang 3 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040 Anhang 4 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040       1  170.711-A1       Anhang 1 zu Artikel 6 Absatz 1   (Stand 01.08.2018)   Mindestaufbewahrungsfristen für die Einwohnergemeinden,  gemischten Gemeinden, Gemeindeverbände, Unterabteilungen,  Schwellenkorporationen und Anstalten       Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   1. Allgemeines      1.1 Ablagesystematik, Ar- chivpläne und Vernich- tungsprotokolle gemäss  Art. 21 Abs. 3   dauernd    archivwürdig   1.2 Aufgehobene Reglemen- te   dauernd   archivwürdig   1.3 Ausscheidungsverträge  und zugehörige Akten   dauernd   archivwürdig   1.4 Kauf- und Dienstbarkeits- verträge, andere wichtige  Verträge   dauernd   archivwürdig   1.5 Amtsübergaben (Proto- kolle)   10 Jahre ab Ausscheiden  des Übergebers   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   1.6 Prozess- und Beschwer- deakten   solange Rechtswir- kung belegbar sein  muss und Verjäh- rungsfrist läuft   ab Rechtskraft  des Entscheids   teilweise Vernich- tung nach Art. 21  Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig   1.7 Protokolle der Gemein- deversammlung, des  Gemeindeparlaments,  des Gemeinderats sowie  der Kommissionen    Protokolle der Organe  sämtlicher öffentlich- rechtlicher Körperschaf- ten nach Art. 2 GG und  der Anstalten nach Art.  65 GG    dauernd   (Art. 2 und 65 des  Gemeindegesetzes,  GG)  1     Berichtigung auf  Gesuch hin nach  Art. 14 Abs. 4     (zulässig ist auch  eine Ergänzung  mit Zusatz oder  Anonymisierung  auf Gesuch hin)    archivwürdig   1.8 Organverzeichnis  dauernd   (Art. 7 der Gemein- deverordnung, GV)  2    laufendes  Register     archivwürdig                                                             1   Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.   2   Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111.     2  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   2. Abstimmungen und Wahlen     2.1 Abstimmungs- und  Wahlprotokolle von  kommunalen Abstim- mungen und Wahlen   dauernd   archivwürdig   2.2 Übriges Stimmmaterial  von kommunalen Ab- stimmungen und Wahlen   bis zur amtlichen  Feststellung des  Ergebnisses   (Art. 18 der Verord- nung über die politi- schen Rechte, PRV)  1     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   2.3 Stimmmaterial von  eidgenössischen und  kantonalen Abstimmun- gen und Wahlen (Wahl-  und Stimmzettel sowie  Stimmrechtsausweise)    Das gilt auch für Stimm- zettel der Nationalrats- wahlen   bis zur Information  der Staatskanzlei   (nach der amtlichen  Feststellung der  Ergebnisse gemäss  Art. 18 Abs. 3 PRV)      Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   2.4 Ergebnisprotokolle Nr. 1  und Nr. 2 (telefonische  Meldung und Gemeinde- protokoll) für eidgenössi- sche und kantonale  Abstimmungen und  Wahlen   bis zur Information  der Staatskanzlei   (nach der amtlichen  Feststellung der  Ergebnisse)      Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5    Ergebnisprotokol- le müssen nach  der amtlichen  Feststellung der  Ergebnisse  vernichtet wer- den, wenn sie  Teilergebnisse  (ohne E-Voting)  beinhalten.  Soweit die Proto- kolle Gesamter- gebnisse enthal- ten, kann sie die  Gemeinde weiter  aufbewahren.    nicht archivwürdig   2.5 Schriftstück über die  genaue Zahl der Stimm- berechtigten bei eidge- nössischen und kantona- len Abstimmungen und  Wahlen (Stimmregister- abschluss)    bis zur Information  der Staatskanzlei   (nach der amtlichen  Feststellung der  Ergebnisse)    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig                                                          1   Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112.     3  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   2.6 Unterschriftenbogen von  kommunalen Initiativen  und Referenden      bis zur Rechtskraft  des Entscheids über  das Zustandekom- men    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   2.7 Unterschriftenkontrollen  von kantonalen und  eidgenössischen Initiati- ven und Referenden   bis zur Rechtskraft  des Entscheids über  das Zustandekom- men    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig      3. Einwohnerkontrolle/Bürgerregister      3.1 Bürgerregister, die Daten  ab 31. Dezember 1928  enthalten    (Ablieferung an das  Zivilstandsamt ist mög- lich; für diesen Fall:  Aufbewahrung des  Übergabeprotokolls)     dauernd        dauernd    WICHTIG:  Bürgerregister,  die Daten vor  dem 1. Januar  1929 enthalten  und von der  Gemeinde nicht  mehr nachgeführt  werden, sind dem  Zivilstandsamt  abzuliefern.    archivwürdig   3.2 Einbürgerungsakten von  Gesuchen, die vor dem  1. Januar 2018 einge- reicht wurden     50 Jahre  (Art. 19 Abs. 2 der  Verordnung über das  Einbürgerungsverfah- ren, EbüV)  1     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   3.3 Einwohnerregister und  Fremdenkontrollen (z. B.  Kartenregister oder  Ausdruck aus der elekt- ronischen Einwohnerkon- trolle)   dauernd  Berichtigung oder  Anonymisierung  auf Gesuch hin  nach Art. 14 Abs.  4     Mitteilung bei  Wegzug   archivwürdig      4. Vormundschafts-, Kindes- und Erwachsenenschutz- sowie Erbschaftssachen                                                            1   Verordnung vom 1. März 2006 über das Einbürgerungsverfahren (Einbürgerungsverordnung,   EbüV); BSG 121.111.     4  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   4.1 Unterlagen aus bis am  31. Dezember 2012  abgeschlossenen vor- mundschaftlichen Mass- nahmen wie Vormund- schafts-, Beistand- schafts-, Beiratschafts- rechnungen, Berichte,  Korrespondenzen, Pro- zess- und andere Akten  betr. Vormund-, Beistand-  und Beiratschaften    (Vorbehalten bleiben  Rechnungsbelege;  Aufbewahrung nach Ziffer  12.2)   Vormundschaftsun- terlagen: dauernd         Beistandschafts- und  Beiratschaftsunterla- gen: 30 Jahre                     ab Erlöschen  der Massnahme              ab Abschluss  der Jahresrech- nung des betref- fenden Rech- nungsjahrs             Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   Vormundschaft  nach altem Recht:  archivwürdig       Beistandschaft und  Beiratschaft nach  altem Recht:  teilweise archiv- würdig     4.2 Unterlagen aus bis am  31. Dezember 2012  abgeschlossenen Vor- mundschaftskontrollen     Pflegekinderkontrollen,  vormundschaftliche  Wertschriftenkontrollen    30 Jahre ab Erlöschen  des Verhältnis- ses   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5    Ausnahme: in  noch aktuellen  Rodeln: Vernich- tung nur auf  Gesuch hin   archivwürdig   4.3 Unterlagen aus bis am  31. Dezember 2012  abgeschlossenen Kin- desschutzmassnahmen   dauernd   archivwürdig   4.4 Mandatsakten professio- nelle Mandatsträgerinnen  und Mandatsträger (ohne  Rechnungsbelege)   10 Jahre ab Erlöschen  der Massnahme   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.5 Rechnungsbelege pro- fessionelle Mandatsträge- rinnen und Mandatsträger   10 Jahre ab Genehmi- gung KESB   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.6 Unterhaltsverträge,  Unterlagen betr. elterliche  Sorge   30 Jahre ab Abschluss  Vertrag resp.  Unterhaltsrege- lung   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig   4.7 Adoptionsakten dauernd   archivwürdig    4.8 Vaterschaftsakten, soweit  diese zum Beweis der  Rechtsstellung zwingend  sind   dauernd     Vorbehalt: nicht mehr  benötigte Personen- daten von Dritten        nicht mehr  benötigte Perso- nendaten von  Dritten: vernich- ten nach Art. 21  Abs. 2 - 5   archivwürdig   4.9 Akten betreffend Erben- feststellung   30 Jahre ab Abschluss  des betreffenden  Akts   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig     5  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   4.10 Erbschaftsinventare 30 Jahre ab Abschluss  des betreffenden  Akts   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.11 Kopie der Erbenbeschei- nigung   30 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.12 Testamente und Erbver- träge   30 Jahre mit Tod des  Erblassers   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.13 Testamentsbescheini- gung    10 Jahre mit Tod des  Erblassers   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.14 Übrige Erbschaftsakten 30 Jahre mit Tod des  Erblassers   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.15 Akten betreffend erblose  Verlassenschaften   30 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.16 Verschollenerklärung 30 Jahre mit Datum der  Erklärung   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig      5. Stiftungen/verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate)      5.1 Stiftungsurkunden und  Reglemente mit allfälligen  späteren Änderungen   10 Jahre ab Aufhebung  der Stiftung  gemäss Art. 88  f. des schweiz.  Zivilgesetzbu- ches, ZGB  1    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   5.3 Unterlagen/Auflagen zu  verwalteten unselbstän- digen Stiftungen (Lega- ten) mit Zweckbestim- mung    10 Jahre  ab Zweckerfül- lung   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig      6. Soziales     6.1 Sozialhilfe: allgemeines  (nicht personenbezogene  Unterlagen zu Grund- satzentscheiden, Präze- denzfällen, Leitlinien der  Gemeinde usw.)   dauernd    archivwürdig   6.2 Sozialhilfe: Falldossiers 10 Jahre   (Art. 45 Abs. 1 des  Sozialhilfegesetzes,  SHG)  2    ab Einstellung  der Sozialhilfe- leistungen oder  ab Wegzug des  Sozialhilfeemp- fangenden   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig                                                          1   Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210.   2   Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1.     6  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   6.3 Kontenblätter zu den  Unterstützungsfällen   10 Jahre ab Abschluss  der Jahresrech- nung des betref- fenden Rech- nungsjahrs   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   6.4 Unterlagen zur Alimen- tenbevorschussung   10 Jahre ab Fallabschluss Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig   6.5 Unterlagen aus dem  Asylwesen (nicht perso- nenbezogene Unterlagen  zu Grundsatzentschei- den, Präzedenzfällen,  Leitlinien, Konzepte,  Vermietungen Räumlich- keiten an Kanton, Verfah- rensunterlagen, usw.)   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig    6.6 Unterlagen zur Integrati- on der ausländischen  Bevölkerung (z. B. Unter- lagen aus dem obligatori- schen Erstinformation  gemäss Art. 5 des Integ- rationsgesetzes [IntG]  1 ,   Dokumentation betr.  Weiterleitung an die  Ansprechstellen für  Integration)     Bei den Ansprechstellen  für Integration: Unterla- gen aus Integrationsbe- gleitungen gemäss Art. 7  ff. IntG)   10 Jahre  (Art. 34 Abs. 2 Bst. a  des Ausländergeset- zes [AuG]  2 )   ab Erstinforma- tion resp. Ende  der Integrations- begleitung   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 – 5   nicht archivwürdig                                                          1  Gesetz vom 25. März 2013 über die Integration der ausländischen Bevölkerung (Integrationsge-  setz, IntG); BSG 124.1.   2  Bundesgesetz vom 16. Dezember 2005 über die Ausländerinnen und Ausländer (Ausländerge-  setz, AuG); SR 142.20.     7  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   6.7 Unterlagen und Doku- mente aus der offenen  Kinder- und Jugendarbeit  mit kantonaler Mitfinan- zierung (dokumentierte  Vorfälle, Handlungen  usw., soweit diese keiner  andern Stelle weitergelei- tet wurden, wie an z. B.  Kindes- und Erwachse- nenschutzbehörde,  Disziplinarbehörden der  Schule, Erziehungsbera- tung, Jugendgericht,  kantonale Sozialamt  Abteilung Familie)   5 Jahre   (Art. 32 Abs. 2 und 3  des Gesetzes über  den Finanz- und  Lastenausgleich,  FILAG)  1    ab Ende eines  Vorfalls resp.  einer Beratung   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   6.8 Unterlagen und Doku- mente aus Frühförder- programmen mit kantona- ler Mitfinanzierung (z. B.  Programmunterlagen von  schritt:weise)   5 Jahre  (Art. 32 Abs. 2 und 3  FILAG)   ab Programm- abschluss   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 – 5       nicht archivwürdig   6.9 Unterlagen aus den  Kindertagesstätten   (Unterlagen für Tarifbe- rechnungen für die  subventionierten Plätze,  Anmeldedossiers usw.)   5 Jahre  (Art. 32 Abs. 2 und 3  FILAG)   ab Austritt Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   6.10 Unterlagen von Tagesel- tern (Unterlagen für  Tarifberechnungen für  subventionierte Plätze,  Anmeldedossiers usw.)   5 Jahre  (Art. 32 Abs. 2 und 3  FILAG)   ab Ende Zu- sammenarbeit   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig      7. Hoch- und Tiefbau/Vermessungswesen     7.1 Pläne von gemeindeei- genen Tiefbauten, na- mentlich von Gemein- destrassen, Gewässer- verbauungen, gemeinde- eigenen Werkleitungen  usw.   dauernd   je 1 Exemplar     archivwürdig                                                          1  Gesetz vom 27. November 2000 über den Finanz- und Lastenausgleich (FILAG); BSG 631.1.      8  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   7.2 Andere Akten betreffend  gemeindeeigene Hoch-  und Tiefbauten:     a) Akten von besonders  wichtigen Bauten (Ge- meindehäuser, Schul- häuser, Strassen, Brü- cken, Wasserversorgun- gen, Kanalisation usw.)    b) Wasserbaupolizeiliche  Bewilligungen, Unterla- gen von Prozess- und  Beschwerdeverfahren bei  Hoch- und Tiefbauten  und im Vermessungswe- sen, Wasserbaupläne,  Reglemente und derglei- chen    c) Übrige Akten           dauernd              dauernd                    10 bis 30 Jahre     archivwürdig   7.3 Behördenverbindliche  und grundeigentümerver- bindliche Richtpläne,  Zonenpläne, Überbau- ungspläne, Gestaltungs- pläne, Sonderbauvor- schriften, technischer  Bericht zu den Ortspla- nungen   dauernd   je 1 Exemplar     archivwürdig   7.4 Grundeigentümerbei- tragskontrollen und - pläne   dauernd   archivwürdig   7.5 Vermessungswerke dauernd   archivwürdig    7.6 Kanalisationspläne und – kataster, Wasserversor- gungskataster    dauernd   archivwürdig   7.7 Kontrolle über einmalige  Kanalisationsanschluss- gebühren und Wasser- versorgungsanschluss- gebühren    dauernd   archivwürdig   7.8 Genereller Entwässe- rungsplan sowie generel- le Wasserversorgungs- planung    dauernd   (Art. 9 des kantonalen  Gewässerschutzge- setzes, KGSchG)  1      archivwürdig                                                          1  Kantonales Gewässerschutzgesetz vom 11. November 1996 (KGSchG); BSG 821.0.     9  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   7.9 Baubewilligungsakten  inklusive Plangenehmi- gungsverfahren (Einspra- chen) und weitere Ver- waltungsverfahren     Baubewilligungskontrol- len und zugehörige Akten   dauernd       archivwürdig   7.10 Submissionsunterlagen  3 Jahre nach Ab- schluss des Verfah- rens   (Art. 38 der Verord- nung über das öffent- liche Beschaffungs- wesen, ÖBV)  1     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5  (Unterlagen der  Anbieter)   archivwürdig   7.11 Geobasisdaten in der  Zuständigkeit der Ge- meinden   gemäss Anhang 1  und 2 der kantonalen  Geoinformationsver- ordnung (KGeolV)  2    gemäss Anhang  1 und 2 KGeolV   gemäss Anhang  1 und 2 KGeolV   gemäss Anhang 1  und 2 KGeolV      8. Bildungswesen      8.1 Schülerdaten 15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   8.2 Auf jeder Stufe der  Volksschule:   Dokumentenmappe:  Beurteilungsberichte,  Schulein- und -austritte   15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   8.3 Unterlagen des Übertritts  in die Sekundarstufe I   bis zum Schulaustritt  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   8.4 Schulzahnpflegekarten  und ärztliche Schülerkar- ten (Gesundheitskarte)   15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   8.5 Unterlagen der Schulso- zialarbeit (dokumentierte  Vorfälle, Handlungen  usw., soweit diese keiner  andern Stelle weitergelei- tet wurden, wie an z. B.  Kindes- und Erwachse- nenschutzbehörde,  Disziplinarbehörden der  Schule, Erziehungsbera- tung, Jugendgericht)   bis zum Schulaustritt  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5    nicht archivwürdig                                                             1  Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.   2  Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2.     10  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   8.6 Unterlagen aus den  Tagesschulen (Unterla- gen für Gesuche, Eltern- belege, Anmeldedossiers  usw.)   5 Jahre  (Art. 32 Abs. 2 und 3  FILAG)   ab Austritt Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig      9. Polizeiwesen     9.1 Berichte und Personen- daten, soweit nicht  nachfolgend separat  geregelt   5 Jahre ab Eintrag Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   9.2 Aufträge polizeiliche  Vorführung   5 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   9.3 Bussenverfügungen  5 Jahre ab Erlass Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   9.4 Gewerbekontrollen,  Geschäfts-, und Markt- kontrollen:     a) sofern Ergebnis ohne  Mängel     b) sofern verwaltungs- rechtliche oder strafrecht- liche Massnahme aus  Ergebnis folgend           5 Jahre       Aufbewahrung im  Rahmen des Verwal- tungs- oder Strafver- fahrens    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   9.5 Kontrollen über Gastge- werbe und Handel mit  alkoholischen Getränken:    a) Unterlagen über die  verantwortliche Person        b) Unterlagen über den  Betrieb   5 Jahre                 ab Ausscheiden  der verantwortli- chen Person       ab Schliessung  des Betriebs   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   9.6 Trinkwasserkontrolle    a) Ergebnis der Kontroll- untersuchungen    b) Verzeichnisse und  andere Akten   10 Jahre     ab Gültigkeits- ende    ab letztem  Eintrag   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   9.7 Bestattungskontrollen 50 Jahre ab letztem  Eintrag   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   9.8 Feuerschaukontrollen dauernd   archivwürdig      10. Militär/Zivilschutz/Katastrophenhilfe/wirtschaftliche Landesversorgung       11  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   10.1 Unterlagen betreffend  Schiess- und Übungs- plätze   dauernd   archivwürdig   10.2 Schutzraumakten und - pläne (Zivilschutz)   dauernd   archivwürdig   10.3 Vorsorgliche Massnah- men auf dem Gebiet des  Arbeitseinsatzes in der  Landwirtschaft   dauernd   archivwürdig      11. Steuerwesen     11.1 Protokoll der amtlichen  Bewertung der Grundstü- cke und Wasserkräfte   dauernd   archivwürdig   11.2 Bezugskontrollen für die  Liegenschaftssteuer    10 Jahre   (sofern die a.o.  Gemeindesteuern  über ein gemeindeei- genes Fakturierungs- system erhoben  werden)    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   11.3 Bezugskontrollen für  ausserordentliche Ge- meindesteuern    10 Jahre   (sofern die a.o.  Gemeindesteuern  über ein gemeindeei- genes Fakturierungs- system erhoben  werden)    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   11.4 Persönliche Meldungen  und andere Mitteilungen  der Steuerverwaltung an  die Gemeinde, die nicht  Dauerweisungen darstel- len   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   11.5 Siegelungskontrolle     (Siegelungsprotokoll wird  dem Regierungsstatthal- teramt übergeben und  dort aufbewahrt)   10 Jahre ab letztem  Eintrag   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig      12. Finanzverwaltung       12  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   12.1 Originale von eingebun- denen Jahresrechnungen  mit allen Bestandteilen  gemäss Art. 30 der  Direktionsverordnung  über den Finanzhaushalt  der Gemeinden, FHDV  1    dauernd   archivwürdig   12.2 Buchhaltungsunterlagen  Rechnungsbelege  Kontenblätter  Journal  Inventarverzeichnisse  Kassen-, Postcheck- und  Bankbücher sowie ande- re Hilfsbücher   Zahlungsanweisungen  Einnahmekontrollen  Bezugslisten   10 Jahre ab Abschluss  der Jahresrech- nung des betref- fenden Rech- nungsjahrs   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   12.3 Rechnungsbelege von  mehrwertsteuerpflichtigen  Geschäften, die im  Zusammenhang mit der  Berechnung der Einlage- entsteuerung und des  Eigenverbrauchs von  unbeweglichen Gegen- ständigen benötigt wer- den (z. B. von unbewegli- chen Sachen [Immobi- lien], subventionierten  Geschäften oder der  Parkplatzbewirtschaf- tung)   20 Jahre   (Art. 70 Abs. 3 des  Mehrwertsteuerge- setzes, MWSTG)  2     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   12.4 Allgemeine Rechnungs- prüfungsunterlagen  (Bestätigungsbericht des  Rechnungsprüfungsor- gans)   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig                                                           1  Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV);   BSG 170.511.   2   Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG);   SR 641.20.     13  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   12.5 Korrespondenzen betr.  das Finanz- und Rech- nungswesen (z. B.  Korrespondenz mit dem  AGR bei fehlendem  Budget, Mitberichte,  Mahnwesen, Briefver- kehrs betr. Gebühren,  Vernehmlassungen)   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    12.6 Budget mit Vorbericht  und Unterlagen   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    12.7 Finanzplanung mit Vorbe- richt und Unterlagen   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    12.8 Versicherungspolicen  bis Untergang der  verbrieften Rechte  (bis 10 Jahre nach  Vertragsende)    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    12.9 Forderungs- und Schuld- titel   bis Untergang der  verbrieften Rechte     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    12.10 Schriftstücke im Zusam- menhang mit Grund- pfandverschreibungen  und Schuldbriefen   dauernd   archivwürdig      13. Personalakten     13.1 Personalunterlagen,  Personaldossiers usw.   5 Jahre  (Ausnahme: Ziffer  13.2)     ab Ende des  Dienstverhält- nisses    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 – 5   nicht archivwürdig    13.2 Dossiers von herausra- genden Persönlichkeiten    10 Jahre ab Ende des  Dienstverhält- nisses   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 – 5   archivwürdig      14. AHV-Zweigstelle      AHV/IV/EO/EL/FL-Akten nach Weisungen der  Ausgleichskasse des  Kantons Bern, Kreis- schreiben Nr. 74/14  vom 30.9.2014 mit  Anhang    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5         15. Gemeindebetriebe (selbständige Gemeindeunternehmen/Anstalten)       14  170.711-A1        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung    Rechtlich verselbständig- te und mit eigener  Rechtspersönlichkeit  ausgestattete Gemeinde- unternehmen nach Art.  65 GG sind selber ar- chivpflichtig. Sie haben  ein zentrales Archiv zu  führen. Sie wenden  Anhang 1 an.     Mögliche Aufgabenberei- che in solcher Organisa- tionsform sind z. B.:  Forstwesen  Wasserversorgung  Energieversorgung  Abwasseranlagen  Kehrichtverwertung  Schlachthäuser  Schwimmbäder  Kabelfernsehen   Kulturinstitutionen  Bibliotheken    Vgl. die übrigen  Ziffern dieses Anhan- ges   Vgl. die übrigen  Ziffern dieses  Anhanges   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5     WICHTIG:   Bei Aufhebung  des Gemeindebe- triebs oder bei  Abgabe der  übertragenen  Aufgabe muss  das Archiv der  Gemeinde zur  Übernahme  angeboten  werden.    archivwürdig oder  teilweise archiv- würdig      16. Gemeindeverbandsakten      Für die Archivierung ist  einzig der Gemeindever- band verpflichtet. Er hat  ein zentrales Archiv zu  führen.            17. Amtliche Anzeigerakten      Die Einwohnergemeinden  und gemischten Gemein- den bezeichnen die  Stellen, welche die  amtlichen Teile der von  ihnen bezeichneten  amtlichen Anzeiger  aufzubewahren haben.   dauernd   (Art. 49g Abs. 3 GG)             1  170.711-A2       Anhang 2 zu Artikel 6 Absatz 1   (Stand 01.08.2018)   Mindestaufbewahrungsfristen für die Burgergemeinden und  burgerlichen Korporationen        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   1. Allgemeines      1.1 Ablagesystematik, Ar- chivpläne und Vernich- tungsprotokolle gemäss  Art. 21 Abs. 3   dauernd    archivwürdig   1.2 Aufgehobene Reglemen- te   dauernd   archivwürdig   1.3 Ausscheidungsverträge  und zugehörige Akten   dauernd   archivwürdig   1.4 Kauf- und Dienstbarkeits- verträge, andere wichtige  Verträge   dauernd   archivwürdig   1.5 Amtsübergaben (Proto- kolle)   10 Jahre ab Ausscheiden  des Übergebers   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   1.6 Prozess- und Beschwer- deakten   solange Rechtswir- kung belegbar sein  muss und Verjäh- rungsfrist läuft   ab Rechtskraft  des Entscheids   teilweise Vernich- tung nach Art. 21  Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig   1.7 Protokolle der Burgerver- sammlung, des Burger- parlaments resp. der  Legislativen der burgerli- chen Korporationen, des  Burgerrats sowie der  Kommissionen    Protokolle der Organe  sämtlicher öffentlich- rechtlicher Körperschaf- ten nach Art. 2 GG und  der Anstalten nach Art.  65 GG    dauernd   (Art. 2 und 65 des  Gemeindegesetzes,  GG)  1     Berichtigung auf  Gesuch hin nach  Art. 14 Abs. 4     (zulässig ist auch  eine Ergänzung  mit Zusatz oder  Anonymisierung  auf Gesuch hin)   archivwürdig   1.8 Organverzeichnis  dauernd   (Art. 7 der Gemein- deverordnung, GV)  2    laufendes  Register     archivwürdig                                                             1   Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.   2   Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111.     2  170.711-A2        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   2. Abstimmungen und Wahlen     2.1 Abstimmungs- und  Wahlprotokolle von  Abstimmungen und  Wahlen der Burgerge- meinde resp. burgerli- chen Korporation   dauernd   archivwürdig   2.2 Übriges Stimmmaterial  von Abstimmungen und  Wahlen    bis zur amtlichen  Feststellung des  Ergebnisses  (Art. 18 der Verord- nung über die politi- schen Rechte, PRV)  1     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   2.3 Unterschriftenbogen von  Initiativen und Referen- den der Burgergemeinde  resp. burgerlichen Korpo- ration   bis zur Rechtskraft  des Entscheids über  das Zustandekom- men    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig      3. Burgerkontrolle/Burgerrodel     3.1 Burgerrodel, die Daten ab  31. Dezember 1928  enthalten    (Ablieferung an das  Zivilstandsamt ist mög- lich; für diesen Fall:  Aufbewahrung des  Übergabeprotokolls)       dauernd        dauernd    WICHTIG:  Bürgerregister,  die Daten vor  dem 1. Januar  1929 enthalten  und von der  Gemeinde nicht  mehr nachgeführt  werden, sind dem  Zivilstandsamt  abzuliefern.    archivwürdig   3.2 Einburgerungsakten von  Gesuchen, die vor dem  1. Januar 2018 einge- reicht wurden   50 Jahre  (Art. 19 Abs. 2 der  Verordnung über das  Einbürgerungsverfah- ren, EbüV)  2     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig      4. Vormundschafts-, Kindes- und Erwachsenenschutz- sowie Erbschaftssachen                                                            1   Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112.   2   Verordnung vom 1. März 2006 über das Einbürgerungsverfahren (Einbürgerungsverordnung,   EbüV); BSG 121.111.     3  170.711-A2        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   4.1 Unterlagen aus bis am  31. Dezember 2012  abgeschlossenen vor- mundschaftlichen Mass- nahmen wie Vormund- schafts-, Beistand- schafts-, Beiratschafts- rechnungen, Berichte,  Korrespondenzen, Pro- zess- und andere Akten  betr. Vormund-, Beistand-  und Beiratschaften    (Vorbehalten bleiben  Rechnungsbelege;  Aufbewahrung nach Ziffer  8.2)   Vormundschaftsun- terlagen: dauernd         Beistandschafts- und  Beiratschaftsunterla- gen:30 Jahre            ab Abschluss der  Jahresrechnung des  betreffenden Rech- nungsjahrs             ab Erlöschen  der Massnahme             Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   Vormundschaft  nach altem Recht:  archivwürdig       Beistandschaft und  Beiratschaft nach  altem Recht:  teilweise archiv- würdig   4.2 Unterlagen aus bis am  31. Dezember 2012  abgeschlossenen Vor- mundschaftskontrollen     Vogtsrodel, Pflegekinder- kontrollen, vormund- schaftliche Wertschriften- kontrollen    30 Jahre ab Erlöschen  des Verhältnis- ses   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5    Ausnahme: in  noch aktuellen  Rodeln: Vernich- tung nur auf  Gesuch hin   archivwürdig   4.3 Unterlagen aus bis am  31. Dezember 2012  abgeschlossenen Kin- desschutzmassnahmen   dauernd   archivwürdig   4.4 Mandatsakten professio- nelle Mandatsträgerinnen  und Mandatsträger (ohne  Rechnungsbelege)   10 Jahre ab Erlöschen  der Massnahme   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.5 Rechnungsbelege pro- fessionelle Mandatsträge- rinnen und Mandatsträger   10 Jahre ab Genehmi- gung KESB   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.6 Unterhaltsverträge,  Unterlagen betr. elterliche  Sorge   30 Jahre ab Abschluss  Vertrag resp.  Unterhaltsrege- lung   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig   4.7 Adoptionsakten dauernd   archivwürdig    4.8 Vaterschaftsakten, soweit  diese zum Beweis der  Rechtsstellung zwingend  sind   dauernd     Vorbehalt: nicht mehr  benötigte Personen- daten von Dritten        nicht mehr  benötigte Perso- nendaten von  Dritten: vernich- ten nach Art. 21  Abs. 2 - 5   archivwürdig     4  170.711-A2        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   4.9 Erbschaftsinventare  (wenn Testamente  vorliegen, dann auch die  Inventare)   30 Jahre ab Abschluss  des betreffenden  Akts   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.10 Testamente und Erbver- träge   30 Jahre mit Tod des  Erblassers   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   4.11 Verschollenerklärung 30 Jahre mit Datum der  Erklärung   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig      5. Stiftungen/verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate)      5.1 Stiftungsurkunden und  Reglemente mit allfälligen  späteren Änderungen   10 Jahre ab Aufhebung  der Stiftung  gemäss Art. 88  f. des schweiz.  Zivilgesetzbu- ches, ZGB  1    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   5.3 Unterlagen/Auflagen zu  verwalteten unselbstän- digen Stiftungen (Lega- ten) mit Zweckbestim- mung    10 Jahre  ab Zweckerfül- lung   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig      6. Soziales     6.1 Sozialhilfe, allgemeines  (nicht personenbezogene  Unterlagen zu Grund- satzentscheiden, Präze- denzfällen, Leitlinien  usw.)   dauernd    archivwürdig   6.2 Sozialhilfe: Falldossiers 10 Jahre   (Art. 45 Abs. 1 des  Sozialhilfegesetzes,  SHG)  2    ab Einstellung  der Sozialhilfe- leistungen oder  ab Wegzug des  Sozialhilfeemp- fangenden   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig   6.3 Kontenblätter zu den  Unterstützungsfällen   10 Jahre ab Abschluss  der Jahresrech- nung des betref- fenden Rech- nungsjahrs   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   6.4 Unterlagen zur Alimen- tenbevorschussung   10 Jahre ab Fallabschluss Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig      7. Hoch- und Tiefbau/Vermessungswesen                                                            1   Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210.   2   Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1.     5  170.711-A2        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   7.1 Pläne von eigenen  Tiefbauten, z. B. von  Burgergemeinde- resp.  Korporationsstrassen,  Gewässerverbauungen,  eigenen Werkleitungen  usw.    dauernd   je 1 Exemplar     archivwürdig   7.2 andere Akten betreffend  eigene Hoch- und Tief- bauten:     a) Akten von besonders  wichtigen Bauten (Bur- gergemeinde- resp.  Korporationshäuser,   Schulhäuser, Strassen,  Brücken, Wasserversor- gungen, Kanalisation  usw.)    b) Wasserbaupolizeiliche  Bewilligungen, Unterla- gen von Prozess- und  Beschwerdeverfahren bei  Hoch- und Tiefbauten  und im Vermessungswe- sen, Wasserbaupläne,  Reglemente und derglei- chen    c) Übrige Akten           dauernd                   dauernd                    10 bis 30 Jahre     archivwürdig   7.3 Submissionsunterlagen  3 Jahre nach Ab- schluss des Verfah- rens   (Art. 38 der Verord- nung über das öffent- liche Beschaffungs- wesen, ÖBV)  1     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5  (Unterlagen der  Anbieter)   archivwürdig   7.4 Geobasisdaten in der  Zuständigkeit der Ge- meinden   gemäss Anhang 1  und 2 der kantonalen  Geoinformationsver- ordnung (KGeolV)  2    gemäss Anhang  1 und 2 KGeolV   gemäss Anhang  1 und 2 KGeolV   gemäss Anhang 1  und 2 KGeolV      8. Finanzverwaltung                                                            1  Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.   2  Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2.     6  170.711-A2        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   8.1 Originale von eingebun- denen Jahresrechnungen  mit allen Bestandteilen  gemäss Art. 30 der  Direktionsverordnung  über den Finanzhaushalt  der Gemeinden, FHDV  1    dauernd   archivwürdig   8.2 Buchhaltungsunterlagen  Rechnungsbelege  Kontenblätter  Journal  Inventarverzeichnisse  Kassen-, Postcheck- und  Bankbücher sowie ande- re Hilfsbücher   Zahlungsanweisungen  Einnahmekontrollen  Bezugslisten   10 Jahre ab Abschluss  der Jahresrech- nung des betref- fenden Rech- nungsjahrs   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   8.3 Zinsrödel dauernd   archivwürdig   8.4 Rechnungsbelege von  mehrwertsteuerpflichtigen  Geschäften, die im  Zusammenhang mit der  Berechnung der Einlage- entsteuerung und des  Eigenverbrauchs von  unbeweglichen Gegen- ständigen benötigt wer- den (z. B. von unbewegli- chen Sachen [Immobi- lien], subventionierten  Geschäften oder der  Parkplatzbewirtschaf- tung)   20 Jahre   (Art. 70 Abs. 3 des  Mehrwertsteuerge- setzes, MWSTG)  2     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   8.5 allgemeine Rechnungs- prüfungsunterlagen  (Bestätigungsbericht des  Rechnungsprüfungsor- gans)   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig                                                           1  Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV);   BSG 170.511.   2   Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG);   SR 641.20.     7  170.711-A2        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung   8.6 Korrespondenzen betr.  das Finanz- und Rech- nungswesen (z. B.  Korrespondenz mit dem  AGR bei fehlendem  Budget, Mitberichte,  Mahnwesen, Briefver- kehrs betr. Gebühren,  Vernehmlassungen)   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    8.7 Budget mit Vorbericht  und Unterlagen   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    8.8 Finanzplanung mit Vorbe- richt und Unterlagen   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    8.9 Versicherungspolicen  bis Untergang der  verbrieften Rechte  (bis 10 Jahre nach  Vertragsende)    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    8.10 Forderungs- und Schuld- titel   bis Untergang der  verbrieften Rechte     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    8.11 Schriftstücke im Zusam- menhang mit Grund- pfandverschreibungen  und Schuldbriefen   dauernd   archivwürdig      9. Personalakten     9.1 Personalunterlagen,  Personaldossiers usw.   5 Jahre  (Ausnahme: Ziffer  9.2)     ab Ende des  Dienstverhält- nisses    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 – 5   nicht archivwürdig    9.2 Dossiers von herausra- genden Persönlichkeiten    10 Jahre ab Ende des  Dienstverhält- nisses   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 – 5   archivwürdig      10. Gemeindebetriebe (selbständige Gemeindeunternehmen/Anstalten)       8  170.711-A2        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist     Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung    Rechtlich verselbständig- te und mit eigener  Rechtspersönlichkeit  ausgestattete Burgerge- meindeunternehmen  nach Art. 65 GG sind  selber archivpflichtig. Sie  haben ein zentrales  Archiv zu führen. Sie  wenden Anhang 1 an.     Mögliche Aufgabenberei- che in solcher Organisa- tionsform sind z. B.:  Forstwesen  Wasserversorgung  Energieversorgung  Abwasseranlagen  Kehrichtverwertung  Schwimmbäder  Kulturinstitutionen  Bibliotheken    Vgl. Anhang 1 Vgl. Anhang 1 Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5     WICHTIG:   Bei Aufhebung  des Burgerge- meindebetriebs  oder bei Abgabe  der übertragenen  Aufgabe muss  das Archiv der  Burgergemeinde  zur Übernahme  angeboten  werden.    archivwürdig oder  teilweise archiv- würdig      11. Gemeindeverbandsakten      Für die Archivierung ist  einzig der Gemeindever- band verpflichtet. Er hat  ein zentrales Archiv zu  führen.              1  170.711-A3       Anhang 3 zu Artikel 6 Absatz 1   (Stand 01.07.2016)   Mindestaufbewahrungsfristen für die Kirchgemeinden und  Gesamtkirchgemeinden der Landeskirchen    Grundsätzliches:    - Die Archivierung von pfarreilichen Dokumenten der römisch- katholischen Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden richtet sich  nach den Vorgaben des Bistums Basel, resp. nach den Vorgaben des  Bischöflichen Ordinariats.   - Die Archivierung von innerkirchlichen Dokumenten der evangelisch- reformierten Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden richtet sich  nach den Vorgaben der Reformierten Kirchen Bern-Jura-Solothurn,  resp. nach den Weisungen des Synodalrates.       Gegenstand Mindestaufbewah-  rungsfrist  Beginn Vorgaben betr.   Vernichtung  Bewertungsemp- fehlung     1. Dokumente vor 1900 und Unterlagen zur Geschichte der Kirchgemeinde/Gesamtkirchgemeinde     1.1 Handschriftliche Unterla- gen und Dokumente,  entstanden vor 1900   (z. B. Chorgerichtsmanu- ale, Urkunden und Ver- träge, Urbare, Liturgien,  Messbücher) sowie  Unterlagen über Her- kunft, Untersuchung,  Restauration der Hand- schriften und Faksimiles   dauernd   archivwürdig    Vgl. ergänzend  Weisungen der  Landeskirche    1.2 Gedruckte Dokumente  vor 1850 (z. B. Bibeln,  Liturgien, Gesangbücher)  sowie Unterlagen über  Herkunft, Untersuchung,  Restauration der Drucke  und Faksimiles   dauernd   archivwürdig     Vgl. ergänzend  Weisungen der  Landeskirche    1.3 Archäologische Unterla- gen   dauernd   archivwürdig     2  170.711-A3        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     1.4 Andere historische  Unterlagen, Pläne zu  Anlagen wie Kirche,  Kapelle, Kirchgemeinde- haus, Pfarrhaus, Gedenk-  und Kultstätten   dauernd   archivwürdig   1.5 Unterlagen zur Entste- hung oder Veränderun- gen der Kirchgemeinde,  Gesamtkirchgemeinde  oder Pfarrei   dauernd   archivwürdig   1.6 Unterlagen zu und über  kirchliche Kulturgüter,  Kostbarkeiten und Kunst- gegenstände   dauernd   archivwürdig   1.7 Unterlagen zum Patrozi- nium, zu Persönlichkeiten  überregionaler Bedeu- tung aus Geistlichkeit und  Gemeindeleitung der  Kirchgemein- de/Gesamtkirchgemeinde   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   1.8 Unterlagen zu wichtigen  Ereignissen, Jubiläen,  Stiftungen mit Anteil der  Kirchgemeide/Gesamt- kirchgemeinde, Pressee- chos usw. Publikationen  über die Kirchgemein- de/Gesamtkirchgemeinde   dauernd   archivwürdig     2. Allgemeines     2.1 Ablagesystematik, Ar-  chivpläne aktuell und  Vernichtungsprotokolle  gemäss Art. 21 Abs. 3   dauernd    archivwürdig   2.2 Inventar über Kunstge- genstände (Fenster,  Wandbemalungen,  Glocken, Kirchturmuhr,  Orgel, Chorgestühl,  Reliquien, Kostbarkeiten  usw.) und andere Ge- genstände    dauernd   archivwürdig    Vgl. ergänzend  Weisungen der  Landeskirche    2.3 Aufgehobene Reglemen- te   dauernd   archivwürdig   2.4 Ausscheidungsverträge  und zugehörige Akten   dauernd   archivwürdig     3  170.711-A3        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     2.5 Kauf- und Dienstbarkeits- verträge, andere wichtige  Verträge (z. B. über  technische, administrati- ve Dienstleistungen über  Zusammenarbeit oder  Auslagerung, Leistungs- vereinbarungen, soweit  sie nicht in ein Objekt- dossier gehören)   dauernd   archivwürdig   2.6 Amtsübergaben (Proto- kolle)   10 Jahre ab Ausscheiden  des Übergebers   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   2.7 Prozess- und Beschwer- deakten   solange Rechtswir- kung belegbar sein  muss und Verjäh- rungsfrist läuft   ab Rechtskraft  des Entscheids   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig   2.8 Verwaltungsberichte  (soweit vorhanden)   dauernd   archivwürdig    2.9 Protokolle der Kirchge- meindeversammlung, der  Parlamente der Kirchge- meinden und Gesamt- kirchgemeinden, der  Exekutiven der Kirchge- meinden und Gesamt- kirchgemeinden sowie  der Kommissionen    Protokolle der Organe  sämtlicher öffentlich- rechtlicher Körperschaf- ten nach Art. 2 GG und  der Anstalten nach Art.  65 GG    dauernd     (nur Protokolle von  „Organen“  Art. 2 und 65 des  Gemeindegesetzes,  GG )1    Berichtigung auf  Gesuch hin nach  Art. 14 Abs. 4     (zulässig ist auch  eine Ergänzung  mit Zusatz oder  Anonymisierung  auf Gesuch hin)   archivwürdig   2.10 Organverzeichnis (Na- mensliste und Amtszeit)   dauernd   (Art. 7 der Gemein- deverordnung, GV)2   laufendes  Register     archivwürdig   2.11 Verzeichnis der leitenden  Funktionen und Kirchen- ämter (Namensliste und  Amtszeit)   dauernd   archivwürdig                                                          1  Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.  2  Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111.     4  170.711-A3        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     2.12 Verzeichnis der Abge- ordneten und Vertretun- gen in übergeordneten  oder assoziierten oder  unterstützten Gremien,  Stiftungen, Vereinigun- gen, Organisationen (z.  B. Synode, Kommission,  Bezirk)   10 Jahre Mit Beendigung  der Mandate   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   2.13 Unterlagen übergeordne- ter kirchlicher Instanzen  (z. B. auch regionale  Einheiten wie Bezirke):  Jahrzehntbericht, Tätig- keitsberichte, Protokolle,  Empfehlungen, Weisun- gen, Hirtenbriefe usw.    gemäss Weisungen  der Landeskirche     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   Vgl. ergänzend  Weisungen der  Landeskirche      2.14 Offizielle kirchliche  Publikationsorgane (z. B.  Kreisschreiben der  Reformierten Kirchen  Bern-Jura-Solothurn,  Pfarrblatt)   dauernd    gemäss Weisungen  der Landeskirche      archivwürdig     3. Abstimmungen und Wahlen     3.1 Abstimmungs- und   Wahlprotokolle in Ange- legenheiten der Kirchge- mein- de/Gesamtkirchgemeinde    dauernd   archivwürdig   3.2 Abstimmungs- und  Wahlprotokolle in Ange- legenheiten der Landes- kirche    bis zur amtlichen  Feststellung der  Ergebnisse     gemäss Art. 18 Abs.  3 der Verordnung  über die politischen  Rechte, PRV1     ergänzend gemäss  Weisungen der  Landeskirche    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   3.3 Unterschriftenbogen von  Initiativen und Referen- den in den Kirchgemein- den/Gesamtkirchgemeind en   bis zur Rechtskraft  des Entscheids über  das Zustandekom- men    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig                                                             1  Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112.     5  170.711-A3        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     4. Mitgliederkontrolle/Stimmregister/Kirchenrodel     4.1 Mitgliedschaftsverzeich- nis (soweit dieses nicht  von der politischen  Gemeinde geführt wird,  vgl. Art. 4 der Verordnung  über die Entschädigung  der Gemeinen für die  Registerführung im  Kirchenwesen1), mit  Kriterien zur Ermittlung  der Stimm- und Wahlbe- rechtigung und/oder  separates Stimmrechts- register    dauernd   archivwürdig   4.2 Unterlagen zum Eintritt  und Austritt   dauernd   archivwürdig   4.3 Kirchenbücher ab 1.  Januar 1876, Rodel,  Register über Taufen,  Firmung, Konfirmation,  Trauungen, Bestattungen  usw.    dauernd    Vgl. ergänzend  Weisungen der  Landeskirche     Kirchenbücher  bis 31. Dezember  1875 sind dem  Staatsarchiv zu  übergeben  (Motion Meinen  1979)   archivwürdig     5. Stiftungen/verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate)      5.1 Stiftungsurkunden und   Reglemente mit allfälligen  späteren Änderungen zu  eigenen Stiftungen und  Stiftungen mit Beteiligung  der Kirchgemeinde,  Jahresberichte   10 Jahre ab Aufhebung  der Stiftung  gemäss Art. 88  f. des schweiz.  Zivilgesetzbu- ches, ZGB2   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   5.3 Unterlagen/Auflagen zu  verwalteten unselbstän- digen Stiftungen (Lega- ten) mit Zweckbestim- mung    10 Jahre  ab Zweckerfül- lung   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig     6. Soziales/Diakonie                                                              1 Verordnung vom 19. Oktober 1994 über die Entschädigung der Gemeinden für die Registerfüh-  rung im Kirchenwesen; BSG 415.11.  2  Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210.     6  170.711-A3        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     6.1 Sozialhilfe: Falldossiers    (Unterlagen zu Sozialbe- ratungen und finanziellen  Unterstützungen, auch  wenn diese durch einen  Fonds oder ein gemein- deeigenes Hilfswerk  finanziert werden, sowie  Unterlagen über geleiste- te Sicherheiten für Rück- zahlungen)   10 Jahre   (Art. 45 Abs. 1 des  Sozialhilfegesetzes,  SHG)1   ab Einstellung  der Sozialhilfe- leistungen oder  ab Wegzug des  Sozialhilfeemp- fangenden   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   6.2 Kontenblätter zu den  Unterstützungsfällen   10 Jahre ab Abschluss  der Jahresrech- nung des betref- fenden Rech- nungsjahrs   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   6.3 Diakonie  Betreuung, Begleitung,  Altersarbeit, gesellschaft- liche Integration, Hilfs- werke   gemäss Weisungen  der Landeskirche    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig     Vorbehalten blei- ben anderslauten- de Weisungen der  Landeskirche     7. Hoch- und Tiefbau/Vermessungswesen     7.1 Objektdossier der Immo-  bilien: grundlegende  Unterlagen und Pläne  sowie Nachführungs- /Revisionspläne nach  Umbauten und Sanierun- gen   dauernd        archivwürdig   7.2 Pläne und Unterlagen (z.  B. Werkverträge) zu  eigenen Hoch- und  Tiefbauten, Nachfüh- rungspläne, Unterlagen  über Sanierungen und  Investitionen in Bauten    Baubewilligungsakten zu  eigenen Anlagen inkl.  Verfahrenskosten und  Entscheide sind im  Baudossier abzulegen   dauernd    Verträge: 25 Jahre            dauernd     ab Bauende  archivwürdig                                                          1  Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1.     7  170.711-A3        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     7.3 Bedeutende Bauabrech- nungen, Sanierungsab- rechnungen, Abrechnun- gen über nachträgliche  Investitionen (dem Bau- dossier anfügen)   dauernd     (Vorbehalt: Belege:  10 Jahre, vgl. Ziffer  10.2)   ab Rechnungs- genehmigung     archivwürdig   7.4 Submissionsunterlagen  zu eigenen Anlagen und  Beschaffungen    (Ablage erfolgt im Dossi- er des betroffenen Ob- jekts)   3 Jahre nach Ab- schluss des Verfah- rens (Art. 38 der  Verordnung über das  öffentliche Beschaf- fungswesen, ÖBV)1    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5  (Unterlagen der  Anbieter)   archivwürdig   7.5 Geobasisdaten in der  Zuständigkeit der Ge- meinden   gemäss Anhang 1  und 2 der kantonalen  Geoinformationsver- ordnung (KGeolV)2   gemäss Anhang  1 und 2 KGeolV   gemäss Anhang  1 und 2 KGeolV   gemäss Anhang 1  und 2 KGeolV     8. Bildungswesen     8.1 Schülerdaten zum Be-  such des kirchlichen  Unterrichts    15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   8.2 Unterlagen und Doku- mente aus der offenen  Kinder- und Jugendarbeit  (Kinder- und Elterndaten  usw.)    5 Jahre ab Ende der  Zusammenarbeit    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig   8.3 Unterlagen zum Gemein- deleben, zu kulturellen  Veranstaltungen, Er- wachsenenbildung   Zum aktuellen Ge- brauch    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig     9. Militär/Zivilschutz/Katastrophenhilfe/wirtschaftliche Landesversorgung      Vereinbarungen mit   Dritten und Unterlagen  über die Verwendung der  kirchlichen Infrastruktur  bei Katastrophen    Vereinbarung über die  Aufgabe der Kirchge- meinde bei Katastrophen   10 Jahre Ablauf der  Vereinbarung   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   Archivwürdig,  sofern besondere  Risikolage      10. Finanzverwaltung                                                             1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.  2 Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2.     8  170.711-A3        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     10.1 Originale von eingebun- denen Jahresrechnungen  mit allen Bestandteilen  gemäss Art. 30 der  Direktionsverordnung  über den Finanzhaushalt  der Gemeinden, FHDV1   dauernd   archivwürdig   10.2 Buchhaltungsunterlagen  Rechnungsbelege  Kontenblätter  Journal  Inventarverzeichnisse  Kassen-, Postcheck- und  Bankbücher sowie ande- re Hilfsbücher  Zahlungsanweisungen  Einnahmekontrollen  Bezugslisten   10 Jahre ab Abschluss  der Jahresrech- nung des betref- fenden Rech- nungsjahrs   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   10.3 Rechnungsbelege von  mehrwertsteuerpflichtigen  Geschäften, die im  Zusammenhang mit der  Berechnung der Einlage- entsteuerung und des  Eigenverbrauchs von  unbeweglichen Gegen- ständigen benötigt wer- den (z. B. von unbewegli- chen Sachen [Immobi- lien], subventionierten  Geschäften oder der  Parkplatzbewirtschaf- tung)   20 Jahre   (Art. 70 Abs. 3 des  Mehrwertsteuerge- setzes, MWSTG)2    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   10.4 allgemeine Rechnungs- prüfungsunterlagen  (Bestätigungsbericht des  Rechnungsprüfungsor- gans)   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    10.5 Korrespondenzen betr.  das Finanz- und Rech- nungswesen (z. B.  Korrespondenz mit dem  AGR bei fehlendem  Budget, Mitberichte,  Mahnwesen, Briefver- kehrs betr. Gebühren,  Vernehmlassungen)   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig                                                           1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV);   BSG 170.511.   2  Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG);   SR 641.20.     9  170.711-A3        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     10.6 Budget mit Vorbericht  und Unterlagen   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    10.7 Finanzplanung mit Vorbe- richt und Unterlagen   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    10.8 Versicherungspolicen  bis Untergang der  verbrieften Rechte  (bis 10 Jahre nach  Vertragsende)    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    10.9 Forderungs- und Schuld- titel   bis Untergang der  verbrieften Rechte     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    10.10 Schriftstücke im Zusam- menhang mit Grund- pfandverschreibungen  und Schuldbriefen   dauernd   archivwürdig     11. Personalakten     11.1 Personalunterlagen,   Personaldossiers usw.  5 Jahre  (Ausnahme: Ziffer  11.2)     ab Ende des  Dienstverhält- nisses    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 – 5   nicht archivwürdig    11.2 Dossiers von herausra- genden Persönlichkeiten    10 Jahre ab Ende des  Dienstverhält- nisses   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 – 5   archivwürdig     12. Gemeindebetriebe (selbständige Gemeindeunternehmen / Anstalten)      Rechtlich verselbständig-  te und mit eigener  Rechtspersönlichkeit  ausgestattete Kirchge- meindeunternehmen  nach Art. 65 GG sind  selber archivpflichtig. Sie  haben ein zentrales  Archiv zu führen. Sie  wenden Anhang 1 an.     Mögliche Aufgabenberei- che in solcher Organisa- tionsform sind z. B.:  Kulturinstitutionen  Bibliotheken    Vgl. Anhang 1 Vgl. Anhang 1 Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5     WICHTIG:   Bei Aufhebung  des Kirchge- meindebetriebs  oder bei Abgabe  der übertragenen  Aufgabe muss  das Archiv der  Kirchgemeinde  zur Übernahme  angeboten  werden.    archivwürdig oder  teilweise archiv- würdig     13. Gemeindeverbandsakten       Für die Archivierung ist   einzig der Gemeindever- band verpflichtet. Er hat  ein zentrales Archiv zu  führen.               1  170.711-A4       Anhang 4 zu Artikel 6 Absatz 1   (Stand 01.07.2016)   Mindestaufbewahrungsfristen für die Regionalkonferenzen     Gegenstand Mindestaufbewah-  rungsfrist  Beginn Vorgaben betr.   Vernichtung  Bewertungsemp- fehlung     1. Allgemeines     1.1 Ablagesystematik, Ar- chivpläne und Vernich- tungsprotokolle gemäss  Art. 21 Abs. 3   dauernd    archivwürdig   1.2 Aufgehobene Reglemen- te   dauernd   archivwürdig   1.3 Kauf- und Dienstbarkeits- verträge, andere wichtige  Verträge   dauernd   archivwürdig   1.4 Amtsübergaben (Proto- kolle)   10 Jahre ab Ausscheiden  des Übergebers   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig   1.5 Prozess- und Beschwer- deakten   solange Rechtswir- kung belegbar sein  muss und Verjäh- rungsfrist läuft   ab Rechtskraft  des Entscheids   teilweise Vernich- tung nach Art. 21  Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig   1.6 Protokolle der Regional- versammlung, der Ge- schäftsleitung sowie der  Kommissionen   dauernd   (Art. 2 und 65 des  Gemeindegesetzes,  GG )1    Berichtigung auf  Gesuch hin nach  Art. 14 Abs. 4     (zulässig ist auch  eine Ergänzung  mit Zusatz oder  Anonymisierung  auf Gesuch hin)   archivwürdig   1.7 Organverzeichnis  dauernd   (Art. 7 der Gemein- deverordnung, GV)2   laufendes  Register     archivwürdig     2. Abstimmungen und Wahlen     2.1 Abstimmungs- und   Wahlprotokolle von  Abstimmungen und  Wahlen der Regionalkon- ferenz und von regiona- len Volksabstimmungen   dauernd   archivwürdig                                                          1  Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.  2  Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111.     2  170.711-A4        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     2.2 Übriges Stimmmaterial  von regionalen Volksab- stimmungen und Wahlen  und von Abstimmungen  und Wahlen der Organe  der Regionalkonferenz    bis zur amtlichen  Feststellung des  Ergebnisses   (Art. 139 Abs. 5 GG  i.V.m. Art. 18 der  Verordnung über die  politischen Rechte,  PRV)1    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   2.3 Unterschriftenbogen von  regionalen Volksinitiati- ven und Behördeninitiati- ven sowie Volksreferen- den und Behördenrefe- renden   bis zur Rechtskraft  des Entscheids über  das Zustandekom- men    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig     3. Verkehr und Raumordnung     3.1 Regionale Richtpläne und   Sachpläne sowie Teil- richtpläne inkl. Plange- nehmigungsverfahren,  Mitwirkungsverfahren und  weitere Verwaltungsver- fahren    dauernd   je 1 Exemplar     archivwürdig   3.2 Regionales Gesamtver- kehrs- und Siedlungs- konzept    dauernd   je 1 Exemplar     archivwürdig   3.3 Agglomerationspro- gramme Siedlung und  Verkehr    dauernd   je 1 Exemplar     archivwürdig   3.4 Regionale Richtplanung  Abbau, Deponie und  Transporte    dauernd  je 1 Exemplar     archivwürdig   3.5 Grundeigentümerverbind- liche regionale Überbau- ungsordnung sowie  Unterlagen zu weiteren  regionalen Planungen  (Arbeitsschwerpunkte,  innere Verdichtung,  Wanderwegnetze usw.)   dauernd  je 1 Exemplar     archivwürdig    3.6 Konzepte für regionale  öV-Angebote, für die  regionale Langsamver- kehrsplanung, für Umfah- rungen usw.    10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   archivwürdig                                                          1  Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112.     3  170.711-A4        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     3.7 Weitere Unterlagen aus  Verkehrsprojekten inkl.  öffentlicher Verkehr,  Motorisierter Individual- verkehr, Langsamver- kehr, wie z. B. Netzpläne  Velorouten, Parkplatzbe- wirtschaftung, Tempo-30- Zonen, Schülertranspor- te, Korridorstudien    10 Jahre ab Ende eines  Projekts resp. ab  Ende der Pro- jektarbeiten der  Regionalkonfe- renz (bei Vorpro- jekten ohne  Umsetzung  durch Regional- konferenz)   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig  (z. B. grössere  Projekte, Projekte  mit hohen Kosten  oder von grosser  Tragweiter oder  langer Dauer)    3.8 Submissionsunterlagen  zur Vergabe von Drittauf- trägen   3 Jahre nach Ab- schluss des Verfah- rens   (Art. 38 der Verord- nung über das öffent- liche Beschaffungs- wesen, ÖBV)1    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5  (Unterlagen der  Anbieter)   archivwürdig     4. Energie und Umwelt      4.1 Regionale Energiericht-  planung und Energiekon- zepte (Windenergie,  erneuerbare Energie,  Wärmeverbunde usw.)    dauernd  Je 1 Exemplar     archivwürdig   4.2 Unterlagen zu Projekten  aus dem Bereich Energie  unter der Trägerschaft  der Regionalkonferenz (z.  B. regionale Energiebera- tung und erneuerbare  Energien)   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig  (soweit regional,  politisch oder  historisch bedeu- tende Projekte  betroffen sind)      5. Neue Regionalpolitik      5.1 Tourismusförderungspro-  jekte, Destinationsmarke- tingprojekte usw. unter  der Trägerschaft der  Regionalkonferenz   10 Jahre ab Ende eines  Projekts   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig  (z. B. grössere  Projekte, Projekte  mit hohen Kosten  oder von grosser  Tragweiter oder  langer Dauer)                                                          1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.     4  170.711-A4        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     5.2 Unterlagen zu weiteren  Projekten für die Wirt- schaftsförderung in der  Region unter der Träger- schaft der Regionalkonfe- renz (z. B. Organisation  von bedeutenden Wirt- schaftsanlässen)   10 Jahre ab Ende eines  Projekts   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig  (z. B. grössere  Projekte, Projekte  mit hohen Kosten  oder von grosser  Tragweiter oder  langer Dauer)     6. Regionale Kulturförderung      6.1 Leistungsverträge mit   Kulturinstitutionen von  regionaler Bedeutung    5 Jahre ab Vertragsende Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig  (wenn Institution  von historischer  Bedeutung für die  Region)    6.2 Projekte im Bereich  regionale Kulturförderung  unter der Trägerschaft  der Regionalkonferenz (z.  B. Sanierungsprojekte  von regional bedeutsa- men Kulturinstitutionen)   10 Jahre nach Abschluss  Sanierungspro- jekt    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   teilweise archiv- würdig  (wenn Institution  von historischer  Bedeutung für die  Region)     7. Finanzverwaltung     7.1 Originale von eingebun-  denen Jahresrechnungen  mit allen Bestandteilen  gemäss Art. 30 der  Direktionsverordnung  über den Finanzhaushalt  der Gemeinden, FHDV1   dauernd   archivwürdig   7.2 Buchhaltungsunterlagen  Rechnungsbelege  Kontenblätter  Journal  Inventarverzeichnisse  Kassen-, Postcheck- und  Bankbücher sowie ande- re Hilfsbücher  Zahlungsanweisungen  Einnahmekontrollen  Bezugslisten   10 Jahre ab Abschluss  der Jahresrech- nung des betref- fenden Rech- nungsjahrs   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig                                                          1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV);   BSG 170.511.      5  170.711-A4        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung     7.3 Rechnungsbelege von  mehrwertsteuerpflichtigen  Geschäften, die im  Zusammenhang mit der  Berechnung der Einlage- entsteuerung und des  Eigenverbrauchs von  unbeweglichen Gegen- ständigen benötigt wer- den (z. B. von unbewegli- chen Sachen [Immobi- lien]oder der Parkplatz- bewirtschaftung)   20 Jahre   (Art. 70 Abs. 3 des  Mehrwertsteuerge- setzes, MWSTG)1    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig   7.4 allgemeine Rechnungs- prüfungsunterlagen  (Bestätigungsbericht des  Rechnungsprüfungsor- gans)   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    7.5 Korrespondenzen betr.  das Finanz- und Rech- nungswesen (z. B.  Korrespondenz mit dem  AGR bei fehlendem  Budget, Mitberichte,  Mahnwesen, Briefver- kehrs betr. Gebühren,  Vernehmlassungen)   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    7.6 Budget mit Vorbericht  und Unterlagen   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    7.7 Finanzplanung mit Vorbe- richt und Unterlagen   10 Jahre  Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    7.8 Versicherungspolicen  bis Untergang der  verbrieften Rechte  (bis 10 Jahre nach  Vertragsende)    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig    7.9 Forderungs- und Schuld- titel   bis Untergang der  verbrieften Rechte     Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 - 5   nicht archivwürdig      8. Personalakten     8.1 Personalunterlagen,   Personaldossiers usw.  5 Jahre  (Ausnahme: Ziffer  8.2)   ab Ende des  Dienstverhält- nisses    Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 – 5   nicht archivwürdig    8.2 Dossiers von herausra- genden Persönlichkeiten    10 Jahre ab Ende des  Dienstverhält- nisses   Vernichtung nach  Art. 21 Abs. 2 – 5   archivwürdig     9. Geschäftsberichte                                                              1  Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG);   SR 641.20.     6  170.711-A4        Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist   Beginn Vorgaben betr.  Vernichtung   Bewertungsemp- fehlung      Geschäftsberichte ge- mäss Art. 153 GG   dauernd   archivwürdig     10.  Unterlagen aus freiwilliger Aufgabenerfüllung       Übertragen die Gemein-  den der Regionalkonfe- renz weitere Aufgaben  gemäss Art. 142 GG, so  richtet sich die Aufbewah- rung der Unterlagen aus  dieser Aufgabenerfüllung  sinngemäss nach An- hang 1.