Ảnh minh họa. Nguồn: internet.
Thực tiễn cho thấy, các ứng dụng kế toán chạy trên Hệ thống ERP là sự kết hợp hoàn hảo góp phần thúc đẩy quá trình quản lý kinh doanh, sử dụng hiệu quả nguồn lực và đáp ứng nhu cầu phát triển toàn diện của doanh nghiệp (DN).
Từ năm 2000 đến nay, hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trên nền Hệ thống ERP được xem như một môn học chính thức và được giảng dạy cho hệ đại học chính quy tại nhiều trường đại học ở Việt Nam (Vũ Ngọc Tiến, 2004; Nguyễn Thanh Tuấn, 2014).
Theo xu hướng phát triển chung của nền kinh tế nước ta và mức độ hội nhập ngày càng sâu với nền kinh tế các nước trên thế giới, mối liên hệ giữa thực tiễn ứng dụng hệ thống tại các DN trong nước và phương pháp giảng dạy về HTTTKT tại các trường cần phải được xem xét và đánh giá chi tiết.
Qua đó, đề xuất các nội dung giảng dạy cũng như phương pháp giảng dạy và thực hành phù hợp nhằm nâng cao khả năng thích ứng và vận hành hiệu quả hệ thống của cử nhân sau khi ra trường làm việc tại các DN.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu.
Cơ sở lý thuyết.
HTTTKT là một hệ thống tích hợp từ các yếu tố liên quan, phù hợp để tạo ra TTKT chất lượng, đó là những thành phần về phần mềm, phần cứng, con người, thủ tục, dữ liệu và mạng lưới truyền thông (Azhar Susanto, 2013). Công nghệ thông tin CNTT ảnh hưởng đến cách thức hoạt động của HTTTKT, góp phần vào sự thu thập, xử lý, trình bày và cung cấp thông tin kế toán.
Hệ thống CNTT hoạch định nguồn lực ERP là thuật ngữ được Gartner Group of Stanford, CT, USA sử dụng từ những năm đầu của thập niên 1970, nhằm mô tả hệ thống phần mềm DN được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh giúp DN hoạch định và quản lý các nguồn lực bên trong và bên ngoài DN.
Do lợi ích mang lại từ việc phối hợp HTTTKT chạy trên Hệ thống ERP đã có nhiều nghiên cứu và ứng dụng thành công trên thế giới và ở Việt Nam, nhiều DN lớn trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh đã sử dụng trong điều hành DN như Vinamilk, Trung Nguyên, Chin Su, Vietnam Airlines.
Từ trải nghiệm thực tế, DN đã nhận ra những yếu tố không thể thiếu để vận hành sự phối hợp này là sự tham gia của nhân viên và kiến thức sử dụng CNTT của họ. Họ đã đào tạo được nguồn lực đầy đủ kiến thức về HTTT chạy trên Hệ thống ERP, là nguồn nhân lực không những am hiểu về HTTTKT mà còn có thể vận dụng hệ thống này vào phần mềm quản trị ERP.
HTTTKT đã được giảng dạy tại nhiều trường đại học ở Việt Nam, tuy nhiên HTTTKT chạy trên nền ERP dường như còn mới và chỉ mới được áp dụng tại một số trường đại học lớn tại Việt Nam như: Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, Đại học Kinh tế Đà Nẵng, Đại học Hoa sen, HTTTKT Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh...
Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu.
Để đạt được mục tiêu đặt ra, nghiên cứu sử dụng nhóm các phương pháp nghiên cứu định tính như khảo sát, thu thập dữ liệu sơ cấp, thống kê mô tả về việc giảng dạy và vận hành nội dung HTTTKT trên nền ERP tại các trường đại học và tại các DN trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.
Đối tượng khảo sát là 100 giảng viên tham gia giảng dạy các học phần HTTTKT tại 10 trường đại học ở Việt Nam; đồng thời tiến hành khảo sát để tìm hiểu, đánh giá tình hình ứng dụng HTTTKT trong môi trường ERP tại 66 DN trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh với 132 cá nhân là giám đốc, kế toán trưởng và kế toán viên am hiểu về việc vận hành hệ thống thông tin quản lý trong DN nói chung và HTTTKT nói riêng.
Để thu thập dữ liệu thứ cấp, thông qua bảng câu hỏi, tác giả tiến hành khảo sát từ tháng 12/2016 đến tháng 4/2017 bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp và sử dụng phần mềm Google Documents. Số phiếu phát ra là 232 phiếu, số phiếu thu về hợp lệ là 218 phiếu, trong đó có 92 phiếu thu được từ khảo sát giảng viên các trường đại học và 126 phiếu thu từ các DN. Tác giả sử dụng phần mềm Excel để xử lý dữ liệu.
Thực trạng công tác giảng dạy về HTTTKT trên nền ERP tại các trường đại học.
Ứng dụng CNTT trong lĩnh vực giáo dục nói chung và giáo dục đại học nói riêng được Nhà nước khuyến khích và tạo nhiều cơ hội cho các trường đại học nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và đào tạo của nhà trường; môn học HTTTKT đã được đưa vào môn học chính quy từ lâu nên sinh viên hoàn toàn có kiến thức nền tảng cơ bản; Các trường đại học đang đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác đào tạo như giáo trình điện tử, thư viện điện tử, tài nguyên điện tử là cơ hội để triển khai ERP cho giáo dục.
Bên cạnh những thuận lợi trên, trong công tác giảng dạy về HTTTKT gặp phải những khó khăn sau:
Một là, giáo trình giảng dạy và đội ngũ giáo viên am hiểu cả về cơ sở lý thuyết và kinh nghiệm tích hợp HTTTKT chạy trên nền ERP còn ít, chưa đáp ứng được đòi hỏi thực tế.
Theo số liệu khảo sát, chương trình đào tạo ngành Kế toán bậc đại học tại hầu hết các trường đại học đều có học phần HTTTKT, tuy nhiên nội dung chủ yếu được thiết kế đưa vào giảng dạy thường đề cập là hướng dẫn phần mềm kế toán excel (92/92 ý kiến đồng ý; chiếm tỷ lệ 100%); hệ thống cơ sở dữ liệu trong kế toán (92/92 ý kiến đồng ý, chiếm tỷ lệ 100%); hệ thống kiểm soát nội bộ và quy trình kiểm toát các chu trình kế toán căn bản thông qua sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ chứng từ (92/92 ý kiến đồng ý, chiếm tỷ lệ 100%).
Riêng nội dung hệ thống thông tin trong môi trường ERP thì chỉ được giới thiệu tổng quan, không đi vào nội dung, quy trình vận hành cụ thể ở hầu hết các trường (37/92 ý kiến đồng ý, chiếm tỷ lệ 40,2%).
Hai là, theo kết quả khảo sát, đối với các trường có triển khai giảng dạy nội dung HTTTKT trong môi trường ERP thì hầu hết gặp khó khăn về phần mềm mô phỏng để phục vụ giảng dạy. Theo đó, giảng viên hầu hết chỉ trình bày quy trình thực hiện mang tính lý thuyết mà không có sự hỗ trợ thực hành trên phần mềm (chỉ có 3/10 trường có hỗ trợ phần mềm, chiếm 30% nhưng chỉ được thực hành với những chu trình kế toán cơ bản).
Nguyên nhân chủ yếu là do nhà trường không thể đầu tư một phần mềm dựa trên ERP, vì hạn chế về mặt kinh phí cũng như nhân sự vận hành; mặt khác nhà trường cũng khó kết nối với DN có sử dụng ERP để hỗ trợ trong thực hành do tính bảo mật thông tin cũng như chi phí đầu tư cho hệ thống tương đối lớn mà DN không thể chia sẻ với nhà trường.
Ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp.
Đối với các DN, theo số liệu khảo sát, chỉ có một số DN có quy mô lớn và tiềm lực kinh tế dồi dào mới triển khai áp dụng HTTTKT trong môi trường ERP.
Kết quả khảo sát tại một số DN lớn trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh cho thấy, đại đa số đều là các công ty đa quốc gia hoặc những tập đoàn lớn (60/96 chiếm 71,4%) đang triển khai Hệ thống ERP hoặc có nhu cầu tổ chức công tác kế toán trên môi trường ERP. Do các công ty này có nhu cầu cũng như khả năng vận hành HTTTKT phục vụ cho việc ra quyết định quản trị nên việc họ đầu tư không ít kinh phí và sức lực nhằm đạt được hiệu quả tối ưu.
Khảo sát thực tế cũng cho thấy, HTTTKT chạy trên nền ERP có những thay đổi về tên gọi, hình thức, nội dung để phù hợp với mỗi một loại hình DN. Mặt khác cho thấy đa phần các sinh viên được đào tạo chính quy tại các trường đại học không thể nắm bắt và áp dụng HTTTKT trên nền ERP vào thực tế tại các DN.
Từ thực tế một số DN trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh đang vận hành HTTTKT chạy trên nền ERP, cho thấy đó là một quy trình lưu trữ và xử lý số liệu khép kín, vô cùng chặt chẽ. Ở đó, các phòng, ban không còn là một bộ phận rời rạc mà là một phần tử trong tổng thể. Hình 1 thể hiện chu trình vận hành ERP được phát triển bởi Hãng phần mềm Oracle (Mỹ) minh họa rõ cho điều này.
Theo Hình 1, HTTTKT trên nền tảng ERP thường phân thành những phân hệ tương ứng với những module như: Kế toán kho, kế toán sản xuất; Kế toán bán hàng và công nợ; Kế toán mua hàng và công nợ phải trả; Kế toán tiền lương và kế toán tổng hợp.
Tóm lại, kết quả khảo sát cho thấy, hầu hết các trường đại học chưa triển khai nội dung giảng dạy HTTTKT trong môi trường ERP; trong khi đó nhu cầu tổ chức kế toán trong môi trường ERP rất cao. Điều này cho thấy, các trường đại học cần triển khai nội dung giảng dạy HTTTKT trong môi trường ERP nhằm đáp ứng nhu cầu lao động cho các DN hiện nay.
Tuy nhiên, để triển khai được HTTTKT trong giảng dạy tại các trường cũng như triển khai trong thực tiễn DN còn gặp nhiều khó khăn như cơ sở vật chất; trình độ quản lý và trình độ nhân viên cũng như khả năng vận hành quy trình của những người trong hệ thống.
Kết luận và hàm ý chính sách.
Trên cơ sở phân tích nội dung giảng dạy về HTTTKT trên nền ERP mà một số trường đại học đã triển khai và thực tiễn ứng dụng tại các DN, tác giả đề xuất một số kiến nghị nhằm đưa nội dung HTTTKT trong môi trường ERP cho sinh viên chuyên ngành kế toán tại các trường đại học như:
Thứ nhất, xây dựng chương trình đào tạo có học phần về ERP. Các trường có thể thiết kế nội dung ERP thành một học phần riêng biệt hoặc có thể tích hợp vào học phần HTTTKT hiện hữu với những nội dung cụ thể nhằm giúp giảng viên và sinh viên có đủ tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu. Thiết kế những nội dung cơ bản nhất và đi sâu vào các nội dung chuyên ngành tài chính, kế toán hơn.
Thứ hai, chuẩn bị nguồn lực giảng viên tham gia giảng dạy. Đây là nhân tố mang tính chất quyết định đến việc triển khai giảng dạy nội dung ERP trong nhà trường, do vậy các trường cần tiến hành tuyển dụng đội ngũ giảng viên cơ hữu chuyên ngành hệ thống thông tin trong môi trường ERP hoặc mời những nhà quản trị ERP thực tế ở các DN đã triển khai thành công mô hình ERP tham gia giảng dạy.
Thứ ba, đầu tư cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy ERP. Trước mắt, trên cơ sở các phòng máy tính thực hành sẵn có, nhà trường cần đầu tư thêm một số thiết bị phần cứng cần thiết phục vụ cho công tác giảng dạy; riêng phần mềm ERP nhà trường nên kết nối, hợp tác với các DN phần mềm hoặc các công ty đang vận hành mô hình ERP để họ có thể hỗ trợ phần mềm phục vụ giảng dạy.
Tài liệu tham khảo:
Nguyễn Bích Liên (2012), Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng Hệ thống hoạch định nguồn lực DN (ERP) tại các DN Việt Nam, Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh;
Nguyễn Thanh Tuấn (2014), Nghiên cứu xây dựng mô hình quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm tại Đại học Kinh tế, Đại học Huế,Đại học Kinh tế Quốc dân;
Vũ Ngọc Tiến (2004), ERP trong môi trường đại học;
Azhar Susanto (2013), Accounting Information Systems: Structure, Control, Risk, Development, Bandung, Lingga Jaya.
