Văn phòng thông minh và văn phòng ảo.
Rất nhiều người nhầm lẫn hoặc đánh đồng giữa Văn phòng thông minh và Văn phòng ảo (Virtual office) hay Không gian làm việc chung (Co-working splace). Thực tế, đây là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau.
Văn phòng ảo là hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế. Các doanh nghiệp, tổ chức có thể cùng chia sẻ không gian văn phòng nhưng vẫn làm việc độc lập.Thông thường, các dịch vụ mà coworking space cung cấp là chỗ ngồi cố định, chỗ ngồi tự do cho thành viên hoặc khách "tạt qua"; đi kèm với các tiện ích như bếp ăn, máy in, dịch vụ lễ tân văn phòng, phòng họp. Các dịch vụ đi kèm có thể đa dạng hơn do tùy thuộc vào mặt bằng và chi phí đầu tư.
Tuy nhiên, nếu chỉ dừng ở việc cung cấp những dịch nêu trên, dù có cao cấp đến mấy thì đó vẫn chưa được gọi là một Không gian làm việc chung. Cộng đồng chính là phần sống còn của một coworking space. Nhiều người nghe mô tả về dịch vụ của coworking space vẫn hình dung nó như một mô hình kinh doanh bất động sản: chia nhỏ diện tích bất động sản mà mình có để cho thuê lại (thực ra cũng không sai). Nhưng tại một không gian làm việc chung chuyên nghiệp, bộ máy vận hành phải có khả năng chọn lọc những thành viên tham gia, thúc đẩy sự tương tác và từ đó khuyến khích nảy sinh những cơ hội hợp tác.
Văn phòng thông minh (Smart Office)  còn được gọi là nơi làm việc kỹ thuật số  trong đó công nghệ được sử dụng để làm cho môi trường làm việc vật lý trở nên thông minh hơn và thích nghi với quy trình làm việc của công ty.
Smart Office sẽ là một văn phòng công nghệ cao tận dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình và công việc hàng ngày để thực sự tối ưu hóa cách chúng ta làm việc. Các văn phòng thông minh sẽ tăng năng suất và hiệu quả công việc bằng cách giải phóng thời gian của nhân viên để giải quyết các công việc thực sự  những việc mà công nghệ không thể làm được.
Bản thân khái niệm Văn phòng thông minh đã tồn tại từ rất lâu nhưng chỉ đến khi các công nghệ mới bùng nổ như Điện toán đám mây, Big Data, Internet of Things (IoT), Trí tuệ nhân tạo (AI) thì các Văn phòng thông minh, Tòa nhà thông minh mới trở nên hiện thực hóa và phát triển nhanh chóng.
Xu hướng văn phòng thông minh (Smart Office).
Điều gì hấp dẫn và thúc đẩy nhân viên làm việc quên mình hàng ngày, họ cần những gì để có thể hoàn thành tốt nhất công việc của mình? Làm thế nào để doanh nghiệp có được hạ tầng cơ sở thông minh, tạo ra văn phòng thông minh, giúp nhân viên nâng cao năng suất làm việc mà không hề vướng bận với ý nghĩ những thiết bị, dịch vụ nào đang vây quanh họ? Văn phòng thông minh có thể là giải pháp cho toàn bộ các vấn đề trên.
Trong bài viết này, chúng tôi đề cập tới giải pháp công nghệ thông minh Smart Monitoring and Controlling System (SMCS) do Pente Technologies nghiên cứu và phát triển. Đây được coi là giải pháp công nghệ thông minh trên nền tảng IoT hoàn thiện nhất và có phạm vi ứng dụng rộng nhất trên thị trường hiện nay. Hệ thống SMCS có thể tự động hỗ trợ quản trị và vận hành từ môi trường nhỏ như trung tâm dữ liệu, văn phòng, nhà ở đến môi trường lớn và phức tạp như các tòa nhà cao tầng, khu phức hợp, nhà máy, khu công nghiệp...
Khác với những xu thế trước đây của Industry 3.0, các hệ thống đơn thuần dừng ở mức quản trị tập trung thông qua SCADA. Hiện nay, giải pháp SMCSSmart Office hướng tới việc khai thác và sử dụng hệ thống hiệu quả hơn qua việc nghiên cứu các trải nghiệm của của người dùng UI/UX, quản trị thông qua Cloud Computing và Mobile App (Nền tảng iOS và Android). Bên cạnh đó, việc sử dụng các giao thức truyền thông như Modbus, BACNet, RS-232, RS-485 của các hệ thống trước đây đã được phát triển thành các giao thức mới dựa trên nền IP nhằm giúp tăng tốc độ và dung lượng truyền dữ liệu, đồng thời khai thác được các hệ thống Wifi có sẵn nhằm giảm thiểu việc phải đi dây rất mất thẩm mỹ và tốn kém.
Giao diện mobile app của hệ thống SMCS Smart Office.
Đặc thù của việc vận hành một văn phòng thông minh chính là làm sao để kiểm soát được các thiết bị vô tri vô giác, tích hợp được nhiều giải pháp sản phẩm khác nhau trên một nền tảng duy nhất và khai thác các dữ liệu để giúp việc vận hành trở nên hiệu quả hơn.
SMCSSmart Officecó thể được quản trị và theo dõi liên tục qua phần mềm và ứng dụng di động. SMCSsẽ tự động quản lý điều hành và tối ưu hóa hệ thống thiết bị để giảm thiểu tiêu hao năng lượng và tăng tuổi thọ thiết bị bằng cách thay đổi hợp lý phụ tải, thời gian, thời điểm, tần xuất hoạt động của các thiết bị như (máy bơm, hệ thống điều hòa không khí, hệ thống thang máy). Điều này hỗ trợtiết kiệm năng lượng, giảm chi phí sửa chữa và khắc phục sự cố kịp thời.
Bằng việc tập trung thông tin các thiết bị về đơn vị xử lý trung tâm, ta có thể dễ dàng xác định trạng thái của thiết bị, vận hành và khắc phục các sự cố như mất điện, hỏng, cháy. Với hệ thống an ninh tích hợp, ta có thể yên tâm về sự an toàn và bảo mật thông tin của người sử dụng.
Hệ thống SMCS Smart Office có thời gian triển khai nhanh, dễ sử dụng, tối ưu về chi phí đầu tư, vận hành và có tính linh hoạt cao, đáp ứng được các yêu cầu mở rộng trong tương lai.
Những yếu tố công nghệ mới không những tạo ra các phương thức kinh doanh mới mẻ trong kỷ nguyên số mà còn thay đổi thói quen làm việc của người lao động. Cách thức tổ chức thực hiện công việc thay đổi với sự trợ lực tích cực của một loạt thiết bị và hệ thống vận hành thông minh thế hệ mới có mặt trong văn phòng. Nền kinh tế thế giới thời @ không những phẳng mà còn nhanh, đang tạo sức ép lớn đòi hỏi mọi doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh toàn cầu. Văn phòng thông minh sẽ sớm trở thành tiêu chuẩn cần thiết của mọi doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ mới đã trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Vấn đề cho mọi tổ chức cũng như doanh nghiệp là phải xem xét ứng dụng các công nghệ, dịch vụ, thiết lập những tiêu chuẩn mới tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và thuận tiện cho tất cả mọi nhân viên của mình.
Phương Dung.
