Tại cuộc họp với các sở - ngành mới đây, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) Thành phố Hồ Chí Minh (HCM) Trần Vĩnh Tuyến nhấn mạnh trong năm 2017, Thành phố sẽ đẩy mạnh mô hình một cửa liên thông. Trong khi đó, ông Trương Văn Lắm, Giám đốc Sở Nội vụ TP HCM cho rằng, để thực hiện hiệu quả cải cách hành chính theo chỉ đạo của UBND TP, nhiệm vụ trọng tâm đầu tiên phải thực hiện là tiếp tục thực hiện xây dựng chính quyền điện tử các cấp tại TP HCM. Trên cơ sở đó đẩy mạnh thực hiện triển khai ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản, điều hành và tác nghiệp; tăng cường sử dụng các văn bản điện tử tại chính quyền các cấp để hoàn thiện hệ thống ứng dụng văn phòng điện tử.
Bà Võ Thị Trung Trinh, Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông TP HCM cũng nhấn mạnh: Để phát huy hiệu quả của CQĐT, TP HCM đang đẩy mạnh việc liên thông điện tử nhằm tiến tới hình thành trung tâm dữ liệu dùng chung để phục vụ cho các cơ quan quản lý nhà nước cũng như cung cấp thông tin cho người dân. Các chuyên gia trong lĩnh vực CNTT cũng đánh giá để xây dựng CQĐT thành công thì một trong những yếu tố quan trọng phải thực hiện được, đó là xây dựng cơ sở dữ liệu thông qua giải pháp số hóa tài liệu.
Ông Nguyễn Hùng Sơn, Tổng Giám đốc Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI cho hay: Hiện nay, một thực trạng cần phải thay đổi và làm ngay, đó là phần lớn tại các cơ quan nhà nước, các tài liệu, hồ sơ đang được lưu trữ thủ công, có thể bị hư hỏng do các yếu tố khách quan như nhiệt độ và độ ẩm, côn trùng, nấm mốc.. Việc lưu trữ tài liệu dạng bản cứng sẽ gặp phải một số những rủi ro như bị thất lạc tài liệu, tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm, tốn chi phí quản lý và giảm hiệu quả công việc. Ông Sơn khẳng định: Giải pháp số hóa tài liệu đã thực sự trở thành vấn đề cấp bách hàng đầu đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức doanh nghiệp (DN) vì nó tạo ra sự khác biệt về tốc độ và tư duy vượt trội. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và sổ sách (số hóa tài liệu) là một trong những giải pháp giúp tăng hiệu suất và tiết kiệm chi phí.
Theo các chuyên gia CNTT, để thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số, mỗi tổ chức, DN cần phải chọn một hệ thống riêng, tùy theo nhu cầu khác nhau của mình để có thể đạt được hiệu quả cao nhất, song quan trọng nhất là phải tìm các giải pháp vừa hiệu quả, dễ sử dụng, vừa phải đảm bảo sự đồng bộ của hệ thống. Thông thường, quy trình quản lý tài liệu số sẽ bắt đầu bằng việc chuyển đổi các tài liệu giấy bản cứng thành tài liệu file mềm (ảnh, pdf, word,...) tùy theo nhu cầu thông qua máy quét chuyên dụng. Sau đó, hệ thống quản lý tài liệu sẽ bóc tách các trường dữ liệu khách hàng cần và lưu trữ theo mục đích sử dụng.
Phần mềm quản lý tài liệu Docpro do công ty FSI nghiên cứu và phát triển được khách hàng đánh giá cao. Phần mềm có khả năng nhận dạng ký tự quang học (OCR), tính năng nhận dạng ký tự viết tay (ICR), tính năng nhận dạng dấu tích (OMR) và bóc tách thông tin tự động hoặc bóc tách tùy chỉnh theo nhu cầu. Bên cạnh đó, hỗ trợ tra cứu, chia sẻ thuận tiện cùng cơ chế bảo mật dữ liệu cao giúp các DN, bộ ban ngành quản lý và khai thác thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả, giúp tăng mức độ hài lòng của khách hàng, cũng như người dân và các cán bộ sử dụng.
P.V.
