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"Dieser Walk Through Guide unterstützt Sie von A-Z beim Erstellen einer Complete-Veranstaltung. 1. Start mit MATE. MATE ist in der Übersicht immer folgendermaßen aufgebaut: Suche - durchsucht den gesamten Datensatz. Grüne Schaltfläche - Konfiguration (etwas anlegen). Aktion auswählen - Auswahlmöglichkeiten (Aktiv erst nach Selektion von min. einem Datensatz). Einstellungen - Benutzereinstellung (nur Admin). Spaltenauswahl - Auswahl aller verfügbaren Attribute zum ein- und ausblenden. Refresh-Button - Einträge aktualisieren. Tabelle mit den Einträgen (Kachelansichtoption bei Veranstaltungen)- Alle Einträge mit Ihren Informationen werden hier aufgelistet. MATE CMS Veranstaltungsübersicht Die Tabelle in der Übersicht: Spalten - Informationen oder Attribute. Aktionen - Veranstaltung duplizieren, bearbeiten, oder löschen. TIPP : Sie können jede Spalte an eine beliebige Stelle per Drag & Drop ziehen und sich somit Ihre CMS-Übersicht persönlich gestalten.. 2. Veranstaltung anlegen. Sie finden diese Option unter: CMS-Übersicht > \"+ Veranstaltung anlegen\" Um eine neue Veranstaltung anzulegen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche \"+ Veranstaltung anlegen\". Anschließend haben Sie die Möglichkeit grundlegende Informationen zu Ihrer Veranstaltung auszuwählen bzw. einzugeben. Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel: >>> Veranstaltung anlegen 3. Kommunikation/E-Mail. Sie finden diese Option unter: Veranstaltung auswählen > Kommunikation > E-Mails > \"+ E-Mail anlegen\" Überlegen Sie sich, welche E-Mails Sie wann und an wen im Verlauf Ihres Einladungs- und Rückmeldeprozesses versenden möchten. Mit MATE können Sie beliebig viele E-Mails für eine Veranstaltung anlegen. Es ist notwendig für Ihre E-Mails immer den richtigen E-Mail-Typ auszuwählen. Folgende E-Mail-Typen stehen Ihnen zur Auswahl: Save the Date. Einladung. Einladungserinnerung. Bestätigung. Erinnerung für Zusagen. Freie E-Mail (Bspw. für Danksagung). Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel: >>> Die E-Mail-Typen Für das E-Mail Design bietet Ihnen MATE standardmäßig drei verschiedene Vorlagen zur Auswahl an. Folgende Informationen werden abgefragt. Bitte beachten Sie, dass Inhalte meist optional und teils abhängig von der gewählten E-Mail-Vorlage sind. Absender Informationen. Logos, Texte & Bilder. Farben & Stylings. Buttons & weitere Elemente. Footer. Einladungseinstellungen. Zusatzoptionen. E-Mail testen und anlegen. Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel: >>> E-Mail Vorlagen Hinweis : Denken Sie beim Hochladen der Bilder und Logos an die empfohlenen Pixelgrößen, damit eine optimale Darstellung gewährleistet werden kann. Warnung : Verwenden Sie nur Bilder, deren Rechte Sie haben. MATE übernimmt dafür keine Haftung. Tipp: Die Vorschau-Funktion zeigt eine Preview mit den vorgenommenen Änderungen ohne diese zuvor speichern zu müssen.. 4. Registrierung/Webseite. Sie finden diese Option unter: Veranstaltung auswählen > Webseiten > \"+ Webseite anlegen\" Vorlagen bestimmen. MATE bietet Ihnen standardmäßig die Auswahl von drei verschiedenen Vorlagen (Basic, Advanced und Complete). Diese unterscheiden sich von der verfügbaren Modulanzahl. Legen Sie fest, welche Modulbausteine Sie neben dem Formular auf Ihrer Registrierungsseite haben möchten. Abhängig von der Vorlage stehen Ihnen folgende Bearbeitungsschritte zur Auswahl: Registrierungseinstellungen (ab Basic). Registrierungsformular (ab Basic). Eigenständiges Registrierungsformular (wenn Formular nicht auf dem Headerbild sein soll), (ab Basic). Texte & Buttons für Registrierung (ab Basic). Titel & Corporate Design (ab Basic). Social Media Verlinkungen (ab Basic). Header (ab Basic). Countdown (ab Basic). Textbox (ab Advanced). Programm/Agenda o. ä. (bis zu fünf Tabs), (ab Advanced, mehrere Tabs nur in Complete). Sprecher/Ehrengäste o. ä. (ab Advanced). Bild & Text (bis zu zwei) (ab Complete). Bilder Slideshow (ab Complete). Video (ab Complete). Partner-/Sponsoren o. ä. (ab Complete). Ort/Location (Google Maps Einbindung), (ab Basic). Footer (ab Basic). Custom CSS & JavaScript (ab Basic). Webseite benennen und anlegen (ab Basic). Registrierungseinstellungen. Hier legen Sie grundlegende Einstellungen für Ihre Registrierung fest. Anmeldung schließen - Legen Sie ein Datum fest, wann Ihre Registrierung geschlossen werden soll. Maximale Anmeldungen - Legen Sie fest, ob Sie eine Maximalanzahl von Teilnehmern haben möchten. Weitere Einstellungen* - Legen Sie einen Link-Suffix bei Bedarf fest (ermöglicht einen Link zu einem leeren Formular).. Standardseite - Bei mehreren Webseiten muss eine Standardseite für personalisierte Einladungen festgelegt werden. Hinweis : F ür Anmeldeseiten wird von MATE eine spezifische Domain vergeben. Dabei ist der erste Teil der Domain festgelegt und lautet: https://app.mateforevents.com/r/. Der darauf folgende Teil (Link-Suffix) kann von Ihnen frei bestimmt werden und dient zur Spezifizierung der Veranstaltung. Als Beispiel kann hier der Veranstaltungsname genutzt werden: https://app.mateforevents.com/r/veranstaltungstitel.**. MATE bietet neben der personalisierten Anmeldung über einen direkten Link aus einer E-Mail (Direkte Zusage) auch die Möglichkeit, die Anmeldeseite mit einem Code zu versehen. Dafür gibt es zwei Varianten, die auch parallel genutzt werden können: Personalisierter Einladungscode - Bei dieser Variante wird für jeden Gast ein personalisierter Einladungscode erzeugt, über dessen Eingabe der Gast auf seine personalisierte Anmeldung gelangt.. Allgemeiner Code - Bei dieser Variante wird ein allgemeiner Code vergeben, der für alle Gäste gültig ist. In diesem Fall ist eine Kombination aus personalisierter und offener Anmeldung möglich.. Tipp : Wenn Sie eine Domain, wie in Punkt 1 beschrieben, spezifizieren und KEINE Codeangabe festlegen, ist jedem die Anmeldung möglich, dem die vergebene Domain bekannt ist. Wir raten daher stets dazu, einen Code zu vergeben und diesen nur wegzulassen, wenn dies explizit gewünscht ist.. *Bei ausschließlicher Einladung via E-Mail nicht notwendig. ** Die Standard Domain ändert sich entsprechend, wenn Sie eine eigene Domain inkludiert haben. Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel: >>> Die Registrierungseinstellungen Registrierungsformular. MATE gibt Ihnen ein Standardformular vor, welches Sie nach Belieben anpassen können. Feldinformationen sind mit Attributen verknüpft. Attribute sind alle Informationen, die zu einem Gast gehören. Sie können diese frei bestimmen und benennen. Formularfelder (Zeilen) können Sie per Drag & Drop an die gewünschte Position verschieben. Folgende Schaltflächen stehen Ihnen zur Verfügung: Einstellung Begleitung - Machen Sie Angaben zu Begleitpersonen für alle Gäste* Wählen Sie die Anzahl der erlaubten Begleitungen (max. 20).. Wählen Sie die Attribute, die von einer Begleitung abgefragt werden sollen (bei Bedarf)... Formularfeld hinzufügen - Hinzufügen von weiteren Formularfeldern Wählen Sie Ihr gewünschtes Formularfeld. Verknüpfen Sie das Feld mit einem Attribut oder legen Sie einfach ein neues Attribut an (Siehe auch Attribute unter Weitere Konfiguration). Legen Sie die weiteren Informationen des Formularfeldes, beispielsweise die Überschrift oder auch die Breite, fest.. *Kann für einzelne Gäste variabel angepasst, bspw. erhöht werden. Inhalte festlegen. Alle Module sind, mit wenigen Ausnahmen, gleich aufgebaut und folgen demselben Schema von abgefragten Informationen. Aktivierung des Moduls - Aktivieren Sie das Modul mithilfe der Checkbox. Menübezeichnung - Schaltfläche in der Navigationsbar (per Klick wird dorthin navigiert). Überschrift - Fett gedruckte Überschrift im Modul. Farbeinstellungen - Legen Sie Farbeinstellungen bspw. für die Überschrift und die Hintergrundfarbe fest. Textfeld - Freier Text für Beschreibung etc.. Modulspezifische Einstellungen - dies sind Einstellungen, die von Modul zu Modul abweichen. Denken Sie wie bei der Konfiguration von E-Mails auch bei der Webseiten-Erstellung beim Hochladen der Bilder und Logos immer an die empfohlenen Pixelgrößen, damit eine optimale Darstellung gewährleistet werden kann. Für weitere Informationen zur Erstellung einer Webseite besuchen Sie unsere Support Artikel: >>> Webseiten Vorlagen >>> Tutorialbereich Webseite 5. Gästeverteiler erstellen. Sie finden diese Option unter: Veranstaltung auswählen > Gäste > Gästeliste Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten Gäste zu Ihrer Gästeliste hinzuzufügen: Gästeliste aus Excel importieren. Gast manuell anlegen. Gästeliste aus Excel importieren. Für die Verwendung Ihres Verteilers ist es wichtig zu bestimmen, welche Informationen für jeden Gast hinterlegt sein sollen. Für die Kommunikation mit Ihren Gästen benötigen Sie mindestens den Vor- und Nachnamen, die Anrede sowie die E-Mailadresse des Gastes. Es besteht die Möglichkeit, beliebig viele weitere Informationen (Attribute) zu hinterlegen. Attribute sind alle Informationen, die zu einem Gast gehören. Sie können diese frei bestimmen und benennen. Jede Spalte in Ihrer Excel-Liste wird vom MATE-System als ein einzelnes Attribut zugeordnet und auf Wunsch übernommen. Möchten Sie Ihren Gästen z. B. einen Sitzplatz zuordnen, könnte das passende Attribut dazu “Sitzplatz” heißen. Tipp : Mit unserem Attribut \"Kategorien\" können Sie ganz einfach Ihren Verteiler segmentieren (auch farblich). Zu diesem Attribut haben Sie in der App außerdem eine Menübezeichnung, die Ihnen verrät, wie viele Gäste einzelner Kategorien sich schon auf der Veranstaltung befinden.. Einen einzelnen Gast hinzufügen. Tipp : Innerhalb jeder Gastübersicht können Sie außerdem Begleitpersonen anlegen/einsehen, das E-Mail Log, um zu überprüfen, ob Ihre E-Mails ankommen sowie die Check-Ins des Gastes.. 6. Weitere Konfiguration. Neben den E-Mails und den Webseiten haben Sie die Möglichkeit weitere Einstellungen zu Ihrer Veranstaltung vorzunehmen. Bitte besuchen Sie für detaillierte Informationen zu Attributen, Segmentierung mithilfe von Kategorien, zur automatisch generierten Anrede sowie die Drucker-, App- und Wallet/Passbook-Einstellungen die entsprechenden Support Webseiten. Sie finden diese Option unter: Veranstaltung auswählen > Gäste >>> Das Erzeugen von Attributen >>> Die Kategorien Ihrer Gäste Veranstaltung auswählen > Kommunikation >>> Die Konfiguration der Gastanrede >>> Wallet/Passbook Veranstaltung auswählen > Vor Ort >>> Die Druckfunktion >>> App Branding im CMS (Corporate Design Einstellungen) 7. Einladungs- und Rückmeldeprozess. Einladungsprozess. Gäste via E-Mail einladen kann man in folgendem Support Artikel nachlesen: >>> E-Mails versenden Gäste postalisch e inladen kann man in folgendem Support Artikel nachlesen: >>> Einladungs- und Ticketcodes generieren Tipp : Durch gedrückt halten von der Shift-Taste können Sie mithilfe der Maus schnell viele Gäste selektieren.. Rückmeldeprozess. Mit dem Versand einer Einladung via E-Mail wird automatisch der Status der eingeladenen Gäste verändert. Ohne Einladung >>> Ohne Rückmeldung. Sobald ein Gast nun zu- oder absagt, ändert sich erneut automatisch der Status Ihres Gastes im CMS. Ohne Rückmeldung >>> Zusage oder Absage. Somit haben Sie jederzeit die Möglichkeit die Rückmeldungen Ihrer Veranstaltung nachzuverfolgen. Eine Gesamtübersicht Ihrer Gäste und damit aller Kennzahlen finden Sie im unteren Bereich der CMS Übersicht. Diese Kennzahlenübersicht zeigt Ihnen auf einen Blick alle wichtigen Zahlen Ihrer Veranstaltung. Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel: >>> Status Ihrer Gäste Tipp : Versenden Sie bei einer geringen Rückmeldequote eine Einladungserinnerung (Reminder).. 8. Akkreditierung. Sie finden die MATE Gästeliste App im Apple App Store unter: MATE Gästeliste Mithilfe der MATE App ist eine schnelle und effiziente Akkreditierung Ihrer Gäste am Veranstaltungsort gewährleistet. Vorbereitung. Anzahl der Geräte für den Check-In. MATE empfiehlt pro 100-150 Gäste 1 Gerät einzusetzen. Allerdings ist dies nur ein Richtwert. Grundsätzlich hängt die Anzahl der benötigten Geräte von der Einlasssituation und der Frequenz der eintreffenden Gäste ab. Kommen Ihre Gäste gebündelt in einem sehr kurzen Zeitfenster oder erstreckt sich die Akkreditierung über einen längeren Zeitraum? Vor Start der Veranstaltung. Achten Sie vor Veranstaltungsbeginn darauf, dass die Batterie aller Geräte ausreichend aufgeladen ist sowie dass alle Geräte mit der aktuellsten Version der MATE Gästeliste App ausgestattet sind. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie das Entsperren Ihrer Geräte durch eine Codeeingabe sichern. Achten Sie darauf, dass mindestens einer Person vor Ort der Code zum Entsperren bekannt ist. Nutzen Sie eines unserer Leihgeräte, übernehmen wir die Konfiguration für Sie! Netzwerkverbindung. D ie Akkreditierung der Gäste funktioniert auch offline einwandfrei. Lediglich für die Synchronisation und das Log-In ist eine Internetverbindung zwingend erforderlich. Damit Sie stets die aktuellsten Zahlen Ihrer Akkreditierung abrufen können, verbinden Sie bitte alle Geräte mit dem Internet. Tipp : Die Geräte synchronisieren sich eigenständig alle 1-2 Minuten. Zwischen den Synchronisationsintervallen können die einzelnen Geräte unterschiedliche Check-in Zahlen aufweisen. Um sich die aktuellste Zahl anzeigen zu lassen, drücken Sie einmal den “Refresh” Button (kreisrunder Pfeil) in der App.. Der Check-In. Mithilfe der MATE App ist eine stressfreie und schnelle Akkreditierung Ihrer Gäste direkt vor Ort am Veranstaltungsdatum gewährleistet. Die Akkreditierung kann grundsätzlich online und offline erfolgen. Sie benötigen jedoch mindestens beim Login und Download Ihrer Veranstaltung einmalig eine Internetverbindung. Es gibt die Möglichkeit in den Benutzereinstellungen (nur Admins) einen Benutzer für Ihren Check-In zu hinterlegen, welcher lediglich App-Nutzungsrechte hat. Zur Verwendung der App b esuchen Sie unseren Support Artikel: >>> Die MATE Gästeliste App Tipp : Es ist möglich, dass mit dem Check-In ein Namensschild gedruckt wird. Dazu benötigen Sie einen Drucker. Siehe dazu Weitere Konfiguration > Druckfunktion. Hinweis : Wenn Sie Ihren Check-In offline durchgeführt haben, sollten Sie mit der MATE App nach Veranstaltungsende online gehen und mit dem Refresh-Button Ihre Daten mit dem MATE System synchronisieren. Loggen Sie sich dabei mit demselben Benutzer ein, welcher auch den Check-In durchgeführt hat.. 9. Auswertung. Sie finden diese Option unter: Veranstaltung auswählen > Gäste > Gästeliste Gesamtübersicht (Kennzahlenübersicht). Mit der Kennzahlenübersicht haben Sie einen schnellen Überblick über Ihre Gästeanzahl mit Begleitpersonen sowie deren Rückmeldesituationen und Check-Ins. Sollten Sie die Anmeldungen/ Zusagen Ihrer Veranstaltung begrenzt haben, so wird bei Erreichen der maximalen Anzahl das entsprechende Feld rot markiert. Zudem können Sie auf einen Blick Ihre Rückmelde-Quote und No-Show Quote nachverfolgen. Die No-Show Quote gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viele Gäste schließlich auf Ihrer Veranstaltung anwesend waren bezogen auf Ihre Zusagen. Diese Auswertung bezieht sich immer auf die von Ihnen gewählten Gäste oder Selektion. Selektieren Sie Ihre Gäste oder das Gästesegment. Die Auswertung passt sich automatisch an. Tipp : Beobachten Sie Ihre Veranstaltung und reagieren Sie entsprechend auf Rückmelde-Quote und Co. mit Erinnerungen oder Feedback E-Mails.. Auswertung der Gastdaten in Excel. Veranstaltung auswählen > Gäste > Gästeliste > \"Auswertung\" Sie haben die Möglichkeit sich jederzeit eine Auswertung Ihrer Daten in MATE in Excel herunterzuladen. Dazu können Sie alle Attribute beliebig auswählen. Für weitere Informationen besuchen Sie unseren Support Artikel: >>> Der Export aus MATE sowie die Auswertung Ihrer Veranstaltung Tipp : Das Attribut \"Externe ID\" kann verwendet werden, wenn Sie zum Beispiel Gastdaten aus einem eigenen CRM-System exportieren und nach der Veranstaltung wieder importieren wollen.. Für alle weiteren Informationen zur Anwendung unserer Software sowie Antworten auf häufige Fragen konsultieren Sie bitte unsere Support Webseite unter https://support.mateforevents.com."
<https://support.mateforevents.com/l/de/article/siexwdtggi-quickstart-erstellen-sie-schnell-ihre-mate-complete-veranstaltung>