Un sistema di approvvigionamento e di distribuzione evoluto può definirsi tale solo se riesce ad abbattere le barriere logiche e fisiche tra tutti i partecipanti alla catena del valore: fatture, bolle e documenti di trasporto devono quindi confluire nella dimensione digitale per essere inviati, approvati, condivisi ed eventualmente modificati con la tempestività che richiede oggi il mercato.
Il tema della digitalizzazione dei documenti aziendali è strettamente correlato a quello dell’ottimizzazione dei processi. È infatti impossibile dare vita a un’esperienza seamless, senza frizioni, se prima non si è provveduto a reingegnerizzare la struttura dei flussi informativi aziendali e di conseguenza dematerializzare i flussi documentali, eliminando quindi la carta, con l’accortezza di progettare sistemi di accesso ai file e meccanismi di autenticazione degli utenti che preservino le informazioni sensibili. I documenti prodotti in azienda sono parte fondamentale dei processi che alimentano il business, e non soltanto chi appartiene all’organizzazione, ma anche chi gravita nell’ecosistema in cui opera l’impresa deve poterne disporre in qualsiasi momento. Si tratta di una condicio sine qua non, se l’obiettivo è quello di fluidificare i percorsi decisionali e gli iter approvativi, o anche solo di abilitare sessioni di collaborazione remota con partner e clienti tanto appaganti sul fronte dell’esperienza d’uso quanto sicure sul piano della data protection. La digitalizzazione dei workflow è poi imprescindibile se si parla di Supply Chain Management. Un sistema di approvvigionamento e di distribuzione evoluto può definirsi tale solo se riesce ad abbattere le barriere logiche e fisiche tra tutti i partecipanti alla catena del valore: fatture, bolle e documenti di trasporto devono quindi confluire nella dimensione digitale per essere inviati, approvati, condivisi ed eventualmente modificati con la tempestività che richiede oggi il mercato.