Il tema della digitalizzazione dei documenti aziendali è strettamente correlato a quello dell’ottimizzazione dei processi.
Il tema della digitalizzazione dei documenti aziendali è strettamente correlato a quello dell’ottimizzazione dei processi. È infatti impossibile dare vita a un’esperienza seamless, senza frizioni, se prima non si è provveduto a reingegnerizzare la struttura dei flussi informativi aziendali e di conseguenza dematerializzare i flussi documentali, eliminando quindi la carta, con l’accortezza di progettare sistemi di accesso ai file e meccanismi di autenticazione degli utenti che preservino le informazioni sensibili. I documenti prodotti in azienda sono parte fondamentale dei processi che alimentano il business, e non soltanto chi appartiene all’organizzazione, ma anche chi gravita nell’ecosistema in cui opera l’impresa deve poterne disporre in qualsiasi momento. Si tratta di una condicio sine qua non, se l’obiettivo è quello di fluidificare i percorsi decisionali e gli iter approvativi, o anche solo di abilitare sessioni di collaborazione remota con partner e clienti tanto appaganti sul fronte dell’esperienza d’uso quanto sicure sul piano della data protection. La digitalizzazione dei workflow è poi imprescindibile se si parla di Supply Chain Management. Un sistema di approvvigionamento e di distribuzione evoluto può definirsi tale solo se riesce ad abbattere le barriere logiche e fisiche tra tutti i partecipanti alla catena del valore: fatture, bolle e documenti di trasporto devono quindi confluire nella dimensione digitale per essere inviati, approvati, condivisi ed eventualmente modificati con la tempestività che richiede oggi il mercato.