Per una gestione ottimale, DM7 introduce una separazione logica e fisica tra utenti e dati, stabilendo ambienti distinti per documenti e processi. Questo permette una digitalizzazione precisa di qualsiasi processo aziendale, abilitando la gestione sia dei Tipi di Processo che dei Tipi di Documento, oltre alla gestione di transizioni e flussi di lavoro digitali con regole, permessi e ruoli specifici.
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# Digitalizzazione aziendale: La guida completa alla Digitalizzazione delle imprese

digitalizzazione aziendale

Quando si parla di digitalizzazione di un’impresa, ci si ritrova davanti un mondo vastissimo fatto di processi e norme da seguire.

Se si potesse rispondere, in modo breve e chiaro, alla domanda cos’è la digitalizzazione, si potrebbe dire che essa consiste nell’impostazione e nella dematerializzazione dell’azienda.

Ovviamente, però, per capire come funzionano i processi di digitalizzazione, si deve scendere in profondità e studiare gli step di azione.

Qui di seguito, approfondiremo il concetto di digitalizzazione dei processi aziendali e scopriremo le regole da seguire per digitalizzare un’azienda.

## Duemila11, l’anno di svolta per la tecnologia digitale “tascabile”

Nel 2011 i gestori telefonici hanno inventato le formule per mettere in mano a CHIUNQUE un Iphone o un Samsung Galaxy, pagando rate bassissime e regalando (di fatto) un oggetto che all’epoca era più che altro di moda.

Le tecnologie digitali sono, di fatto, entrate prepotentemente nelle tasche di utenti che fino a quel momento non avevano nemmeno pensato all’utilizzo di device del genere.

Ma possono davvero aiutarti a digitalizzare la tua impresa?

Le porte del web e del mondo connesso si sono immediatamente aperte per MILIONI di persone, appartenenti a qualunque classe sociale e fascia d’età. Giovani, giovanissimi, adulti e persino anziani.

Il luogo comune del “ma in Italia gli anziani non sono tecnologici” si è dissolto nel giro di un paio d’anni.

E questa non è un’opinione.

Voglio dire; basta mettere insieme una piccola rassegna stampa per comprenderlo.

Inoltre se diamo insieme un’occhiata a tutte le ricerche mondiali, da Gartner fino ad arrivare agli studi di mercato condotti dalle Università mondiali di tutto il mondo, vediamo che la verità rimane comunque una sola.

Siamo al cospetto di una verità conclamata, espressione di statistiche provenienti da tutto il mondo che non puoi ignorare.

Digitalizzazione delle imprese

## Cos’è la digitalizzazione aziendale?

Quando si cerca di definire la digitalizzazione, viene in mente un elenco di attività che aiutano a comprenderne il significato.

La digitalizzazione aziendale, infatti, può essere :

- Creare un Ecommerce per i servizi della propria impresa (solo il 10% delle piccole e medie imprese lo usa);
- Creare un App per i propri clienti o per far conoscere la propria impresa;
- Creare un nuovo modello di business;
- Creare una piattaforma digitale;
- Comprare software e usare una nuova tecnologia.

Il problema è che ognuno di questi punti indica un processo che ha le sue regole e le sue direttive, distinte per ognuno.

Il nostro obiettivo è quello di capire cosa si intende e che cosa comporta la digitalizzazione dei processi aziendali.

## Cosa si intende per digitalizzazione dei processi aziendali?

La digitalizzazione aziendale, innanzitutto, comporta:

- reingegnerizzare i processi aziendali interni in chiave digitale;
- gestire i processi aziendali senza l’utilizzo della carta;
- gestire i processi aziendali solo con documenti digitali;
- eseguire le normative italiane ed europee sui documenti digitali.

Pertanto, per parlare di azienda digitalizzata, bisognerà attuare un processo di digitalizzazione interna.

La digitalizzazione delle imprese, oggi più che mai, impone una gestione adeguata dei dati digitali dei processi aziendali. Una buona gestione dei dati digitali significa, prima di tutto, rendere i processi più veloci, efficaci, efficienti e sicuri.

La digitalizzazione delle aziende, proprio a causa di questi fattori, comporterà l’abbandono dell’analogico, per semplificare e snellire i flussi di lavoro, automatizzando procedure ed attività aziendali, sia che si tratti di produzione e distribuzione, sia di contabilità aziendale, customer care e marketing.

Le aziende che decidono di intraprendere questa strada dovranno capire la tecnologia da impiegare, le competenze che hanno internamente e quali siano gli investimenti che possano o meno sostenere per raggiungere gli obiettivi prefissati.

È dunque questa la risposta alla domanda: “ digitalizzazione cos’è?”

## 6 Attività necessarie per la digitalizzazione dell’impresa

Come qualsiasi tipo di attività, anche la digitalizzazione dei processi ha degli asset e delle norme da seguire.

Dal primo all’ultimo, scopriamo quali sono i punti fondamentali e come gestire la digitalizzazione dei processi aziendali.

### 1. Disegnare i processi di digitalizzazione

Il primo punto fondamentale che coinvolge le digitalizzazioni è quello di disegnare i processi, una pratica che, sfortunatamente, molto spesso non si attua, tranne se costretti da procedure specifiche e certificazioni richieste.

Il disegno dei processi aziendali è una procedura che può  tranquillamente essere attuata con il flow chart. Lo scopo fondamentale del disegno sarà quello di mappare il metodo di lavoro aziendale, in ogni specifica attività, per sapere chi svolge i diversi ruoli e le diverse mansioni.

Ci sarà, dunque, la necessità di suddividere l’azienda (partendo dall’organigramma aziendale che, molto spesso, non viene fatto) e poi mappare, sempre tramite flow chart, il processo aziendale, ovvero chi fa cosa, come la fa e come raggiungere l’obiettivo.

### 2. As is (processo analogico)

Dopo aver disegnato il processo aziendale, si avrà quello che viene definito as is, “così com’è”.

Con questa terminologia si vuole indicare com’è l’attuale processo aziendale mappato, ovvero nel momento in cui si procede.

Si suppone (visto che si sta procedendo alla digitalizzazione dei processi) che il processo aziendale sia analogico. Tale processo, in quanto analogico, risulterà poco efficiente, poco efficace, poco produttivo e poco sicuro, in quanto sfrutta come materiale primario la carta.

### 3. To be (rendere il processo più efficiente)

Si procederà poi con la creazione di quello che viene definito il to be.

Con la terminologia “to be” si intende, per essere chiari,  quello che dovrà essere il risultato finale: l’ azienda digitalizzata.

Come già accennato, le caratteristiche fondamentali di un azienda digitalizzata sono: efficienza, efficacia, velocità e sicurezza. L’obiettivo del to be sarà, quindi, quello di tendere a questi ideali.

### 4. Studiare le norme

Punto cruciale del processo di digitalizzazione è lo studio delle norme sul digitale.

Esistono delle norme, europee e italiane, che è bene seguire per effettuare le digitalizzazioni, che sono:

- Il regolamento eiDAS, atto a fornire la base normativa per interazioni elettroniche sicure tra i membri, quali che siano cittadini, pubbliche amministrazioni e imprese, dell’Unione Europea.
- Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), un testo unico che organizza le norme che riguardano l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese.

Lo scopo principale dello studio delle norme sul digitale è quello di garantire che tutti i documenti digitalizzati abbiano valenza legale.

Per fare un esempio pratico: dovendo apporre la firma digitale su un contratto, e avendo studiato le norme del caso, si avrà la sicurezza che, sia la firma digitale che il contratto, abbiano valenza legale.

### 5. Feedback

Una volta reingegnerizzato il processo si dovrà constatare se l’approccio adottato sia stato o meno funzionale.

Bisognerà, quindi, avere dei feedback da parte delle risorse che fanno parte del processo di digitalizzazione e chiedere loro se questa reingegnerizzazione in chiave digitale risponda effettivamente ai canoni di efficienza, produttività, velocità e sicurezza auspicati.

### 6. Individuare tecnologie e software

Per garantire che gli strumenti tecnologici e i software utilizzati raggiungano l’efficienza sperata, bisognerà individuare, per l’appunto, tecnologie e software specifici per attuare la miglior digitalizzazione dei processi aziendali possibile.

Tutti questi step assicureranno, in primis, la dematerializzazione dell’azienda (ovvero libera dalla carta) e la nascita di un’azienda digitalizzata sicura e funzionale.

## Come avviene la digitalizzazione

L’idea alla base del processo di digitalizzazione delle imprese, è di gestire informazioni e processi in maniera integrata sfruttando la convenienza data dalle tecnologie digitali.

Senza un’adeguata digitalizzazione d’impresa, gli scambi di migliaia di e-mail contenenti documenti aziendali, privi di una gestione del workflow digitale documentale, purtroppo, non terranno traccia di tutti gli step dell’attività svolta.

Tutte quelle procedure aziendali (anche quelle delle ISO) che rimangono su carta e  che non vengono digitalizzate, risulteranno prive di efficienza, efficacia e sicurezza.

Una volta digitalizzati i processi aziendali, sarà fondamentale la conservazione di tutti i dati digitali. Specificando che “conservare” non è sinonimo di “archiviare”, la conservazione dei dati digitali ha, come sempre, norme specifiche da seguire.

L’ archiviazione è, infatti, la pratica che consiste nel prendere un documento e “caricarlo” su un qualsiasi archivio digitale (Dropbox, Google Drive, iCloud).

La conservazione di un dato digitale, invece, è obbligatoria per legge, ed è quel processo tecnico-giuridico ed informatico, che garantisce valenza legale nel tempo ai documenti nativi digitali.

La conservazione dei dati digitali è regolamentata dal DPCM del 3 Dicembre 2013, dal DPCM del 7 Giugno 2021 e dalle linee guida di Agid (Agenzia per l’Italia Digitale).

## Qual è il vantaggio dei dati digitali?

Applicando le norme e gli asset esposti del processo di digitalizzazione, i vantaggi di cui si godrebbe non sarebbero di certo pochi.

Il processo di digitalizzazione aziendale, infatti, in tutti i suoi punti, porterà all’azienda grandi vantaggi. Si potrebbe riassumere dicendo che:

- La digitalizzazione delle procedure e dei processi interni, renderà l’azienda pronta alla crescita secondo i canoni di efficienza, efficacia, produttività e sicurezza;
- Digitalizzare rispettando le norme, salverà l’azienda dai contenziosi, dai problemi legali o con gli enti e gli organi di controllo;
- Gestire i processi e i flussi documentali, tramite workflow digitali, assicurerà il tracciamento di tutti i flussi e attività svolte dai componenti dell’azienda;
- La gestione in modo efficace dei dati digitali è considerata il petrolio del nuovo millennio, quindi, qualcosa di duraturo su cui investire;
- La gestione a norma di legge dei documenti approvativi e digitali assicurerà efficienza, efficacia, velocità, produttività e un maggior livello di sicurezza.

Gli asset essenziali della digitalizzazione aziendale sono essi stessi dei vantaggi per qualsiasi impresa che voglia dematerializzarsi ed entrare a far parte del mondo digitale, l’unico ormai possibile.

## Asset a confronto: la differenza tra un comune CSP e un CSP evoluto ad alte prestazioni.

Nella maggior parte dei casi si fa riferimento a un CSP (acronimo di Content Services Platform) per descrivere piattaforme tecnologiche che consentono la gestione, il controllo e la distribuzione dei contenuti all’interno di un’organizzazione.

Questi sistemi offrono funzionalità essenziali per la gestione documentale, come la conservazione, l’archiviazione e il recupero dei documenti, ma possono includere anche strumenti per la collaborazione e la condivisione di informazioni tra i dipendenti.

Un CSP comune fornisce le basi per gestire documenti in modo digitale, supportando le aziende nella transizione dal cartaceo al digitale.

Tuttavia, un CSP evoluto ad alte prestazioni si distingue per una serie di caratteristiche avanzate che vanno oltre la semplice gestione documentale.

## DM7® – L’unico Content Service Platform che può aiutarti a “Dematerializzare processi prima che documenti”!

DM7® di Savino Solution è una CSP di alta gamma sviluppata in Italia, concepita specificamente per separare fisicamente i flussi documentali dalla gestione degli utenti e dei loro permessi.

Questo sistema non è un semplice archivio documentale; è piuttosto un potente generatore di processi, progettato per trasformare radicalmente l’approccio alla digitalizzazione nelle aziende.

### La filosofia di DM7

Mentre molti IT Manager tendono a scegliere sistemi documentali basandosi su prestigio o costo, DM7 rompe questo schema convenzionale dimostrando come la digitalizzazione dei processi sia più cruciale della semplice gestione documentale.

Non a caso il mantra di Savino Solution riflette in pieno questa filosofia:

“È più importante digitalizzare i processi, che i documenti”

Questo approccio non solo semplifica i processi, ma ottimizza anche la compliance digitale attraverso l’automazione.

## Caratteristiche Tecniche e Funzionalità di DM7

DM7 si distingue per essere nativamente progettata come una piattaforma di digitalizzazione dei processi, non semplicemente come un sistema documentale ordinario.

Questo approccio garantisce anche un controllo completo sulla regolamentazione dei documenti, elementi legati alla conformità digitale sono trattati come processi, che possono essere quindi automatizzati per migliorare l’efficienza.

DM7 è programmabile per implementare operazioni e procedure che minimizzano l’intervento manuale e le ripetizioni, eliminando la necessità di frequenti modifiche ai codici sorgente.

La piattaforma include connettori per facilitare l’integrazione con altri software di reparto, ed è strutturata su un set di servizi REST, ovvero un modo di costruire servizi web che utilizzano metodi standard HTTP (come GET e POST) per accedere e manipolare le risorse rappresentate tramite URL. Questi servizi sono progettati per essere leggeri, facili da comprendere e utilizzare, rendendo la piattaforma completamente aperta all’interoperabilità con sistemi esterni.

Per una gestione ottimale, DM7 introduce una separazione logica e fisica tra utenti e dati, stabilendo ambienti distinti per documenti e processi. Questo permette una digitalizzazione precisa di qualsiasi processo aziendale, abilitando la gestione sia dei Tipi di Processo che dei Tipi di Documento, oltre alla gestione di transizioni e flussi di lavoro digitali con regole, permessi e ruoli specifici.

Questo contribuisce a massimizzare i ritorni sugli investimenti del Sistema Informativo e a realizzare la promessa della digitalizzazione: liberare le risorse umane da attività che possono essere delegate alla tecnologia, sostenendo così la sostenibilità dell’impresa.

### Vantaggi Strategici di DM7

Adottando DM7, le aziende possono aspettarsi miglioramenti significativi in termini di:

- ROI grazie all’eliminazione di operazioni manuali e ripetitive.
- La piattaforma libera risorse umane da compiti onerosi, permettendo loro di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto.
- In questo modo, DM7 non solo rispetta le promesse della digitalizzazione, ma sostiene anche la sostenibilità e l’evoluzione strategica dell’impresa.

In definitiva, DM7 non è un comune sistema documentale, ma un vero e proprio asset strategico che reinventa il modo in cui le aziende gestiscono i documenti e i processi.

## Richiedi una consulenza gratuita

Attraverso la sua innovativa architettura e funzionalità superiori, DM7 si propone come la soluzione ideale per aziende che aspirano a raggiungere nuovi livelli di efficienza e competitività nel panorama digitale moderno.

Compila il form per ricevere una chiamata da parte di un nostro consulente che ti contatterà senza impegno. In questo modo avrai la possibilità gratuita di capire se DM7 può essere utile per la tua azienda.















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