What is the proper way to write a professional email to a business?


I'm not sure how I would write a professional email to a business in Japanese.
For example, if I wanted to start out with "Hello," I wouldn't say こんにちは,
would I? I know there are polite ways of saying things in Japanese, including
special conjugations for verbs.

Basically I would like to know how to start out an email, ways to write the
body professionally, and end politely.




Let's say you're writing to a certain Mr. Tanaka Tarou, who's the
representative director of the XYZ corporation. I would write the email on the
following lines, where I put more than one example just to give you some
ideas.

**件名 - object:**

  * 【△△社】○○参考資料{さんこうしりょう}のご送付{そうふ}
  * ○月○日のお打ち合わせのお礼

**宛名 - Addressee:**

株式会社{かぶしきがいしゃ}XYZ

代表取締役{だいひょうとりしまりやく} 田中太郎様

**あいさつ文 - greetings:**

  * お世話になっております。株式会社YOUR_COMPANYのGabby Quattroneでございます。
  * お世話になっております。株式会社YOUR_COMPANYのGabby Quattroneと申します。
  * ご無沙汰{ぶさた}しております (if you haven't written for some time)

**内容 - contents:**

This pretty much depends on what you want to say so I will skip it. The
important thing is to maintain throughout this part a formal and polite
linguistic register.

**結びの文 - Conclusions:**

  * 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
  * 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
  * お手数おかけしますが、何卒{なにとぞ}よろしくお願いいたします。

Below is a full mock email:

[code]

    ○○会社営業部 部長 
    ××様 
    いつも大変お世話になっております。 
    株式会社△△の田中です。 
    
    このたびは、お忙しいなか、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。 
    貴社とのお取引開始を、大変喜ばしく思っております。 
    今後、改めて御社のご要望に十分添った形で、 
    製品精度を高めていく所存です。 
    
    また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。 
    今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
    
[/code]

I put a bit of my own here and there and took some examples and the last email
from [here](https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/40095).




Let's say you're writing to a certain Mr. Tanaka Tarou, who's the
representative director of the XYZ corporation. I would write the email on the
following lines, where I put more than one example just to give you some
ideas.

**件名 - object:**

  * 【△△社】○○参考資料{さんこうしりょう}のご送付{そうふ}
  * ○月○日のお打ち合わせのお礼

**宛名 - Addressee:**

株式会社{かぶしきがいしゃ}XYZ

代表取締役{だいひょうとりしまりやく} 田中太郎様

**あいさつ文 - greetings:**

  * お世話になっております。株式会社YOUR_COMPANYのGabby Quattroneでございます。
  * お世話になっております。株式会社YOUR_COMPANYのGabby Quattroneと申します。
  * ご無沙汰{ぶさた}しております (if you haven't written for some time)

**内容 - contents:**

This pretty much depends on what you want to say so I will skip it. The
important thing is to maintain throughout this part a formal and polite
linguistic register.

**結びの文 - Conclusions:**

  * 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
  * 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
  * お手数おかけしますが、何卒{なにとぞ}よろしくお願いいたします。

Below is a full mock email:

[code]

    ○○会社営業部 部長 
    ××様 
    いつも大変お世話になっております。 
    株式会社△△の田中です。 
    
    このたびは、お忙しいなか、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。 
    貴社とのお取引開始を、大変喜ばしく思っております。 
    今後、改めて御社のご要望に十分添った形で、 
    製品精度を高めていく所存です。 
    
    また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。 
    今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
    
[/code]

I put a bit of my own here and there and took some examples and the last email
from [here](https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/40095).

