Krijo një shembull të një email që do të ishte i përshtatshëm për situatën e mëposhtme.
Ju jeni Menaxher i Burimeve Njerëzore dhe duhet t'u dërgoni një email punonjësve në departamentin tuaj për t'i informuar ata për një ndryshim në politikë.
Të gjithë të dashur, Ne jemi të kënaqur të njoftojmë se, me efekt të menjëhershëm, të gjithë punonjësit në departamentin e Burimeve Njerëzore tani do të kenë qasje në një telefon dhe shërbime email të ofruara nga kompania. Ky ndryshim i politikës synon të përmirësojë komunikimin dhe të sigurojë që të gjithë të jenë në gjendje të qëndrojnë të lidhur dhe të përditësuar në informacionin më të fundit të Burimeve Njerëzore. Të gjitha telefonat dhe emailet do të monitorohen, kështu që ju lutemi sigurohuni që të gjitha komunikimet të jenë profesionale dhe të përshtatshme. Nëse keni ndonjë pyetje ose keni nevojë për informacion shtesë, ju lutemi mos hezitoni të Kontaktoni departamentin e Burimeve Njerëzore. Faleminderit, Departamenti i Burimeve Njerëzore.