IT-prosjekt ble millionsluk for NIF
ARTIKKELEN ER OVER TO ÅR GAMMEL Systemet skulle gjøre IT-hverdagen enklere for norsk idrett og koste 14 millioner kroner. I stedet endte det, ifølge NIFs siste tall, med å koste nærmere det dobbelte – og bli så lite brukervennlig at flere store særforbund valgte å droppe det. VG har gransket både interne og eksterne rapporter som har evaluert prosjektet. De inneholder en rekke forskjellige tall, meninger og innhold. Men det er én ting alle er enige om: Kostnadene for prosjektet «Idrettskontor» ble langt høyere enn forventet, og de kunne vært lavere. Resultatene av prosjektet burde vært bedre – og mye av det som ble gjort, burde vært gjort annerledes. Vi skrur tiden tilbake: Prosjektet «Idrettskontor» så dagens lys i 2014. Og målet var klart: Nå skulle NIF lage en kostnadseffektiv og moderne kontorløsning til egne ansatte på Ullevaal stadion, til idrettskretser og særforbundene. Bakgrunn: Slår full alarm om IT-arbeidet i NIF Men underveis gikk ikke alt etter planen. NIF måtte leie inn ekstern hjelp og prosjektet ble først avsluttet i fjor – to år etter oppstarten, kraftig forsinket. Da kunne ansatte i norsk idrett benytte seg av hele den nye elektroniske plattformen med blant annet Microsoft Office-programmer (Word, Excel med flere), en egen e-post-løsning og lønn- og regnskapsprogrammer. Så hvor mye kostet det og hva var budsjettet?• Først ble det laget en rapport fra ekstern prosjektleder, som var innleid av NIF til å lose prosjektet i land. I den rapporten stoppet kostnadene på drøyt 30 millioner kroner. Det ga en budsjettsprekk på 115 prosent. Norges idrettsforbund justerte dette fordi de mener regnskapet inneholdt feil, og konkluderte med at prislappen landet på 25,6 millioner kroner. • NIF bekrefter overfor VG at budsjettet var 14,2 millioner kroner. Legger vi NIFs justerte regnskap til grunn, gir det en budsjettsmell på over 80 prosent. • Men i det endelige regnskapet har Norges idrettsforbund imidlertid flyttet fire av millionene ut av prosjektet, og dermed blir budsjettsmellen på «bare» 51 prosent, mener de. Men mer om det senere – og hvorfor. Så du? Masteroppgave avslører intern misnøye med NIF-ledere Aller først: Hva er hovedårsakene til at det ble så mye dyrere enn antatt? Sluttrapportene konkluderer slik: • «Uklart eierskap og styring». • «Prosjektet har i perioder lidd av manglende tilgang på ressurser innad i IT». • Dette skapte «forsinkelser og fordyring ved innleie av eksterne». Generalsekretær Inge Andersen måtte gå av tidligere i uken. Her svarer idrettspresidenten på hvordan de forholder seg til Sotsji-regningene nå:Mannen som er leder i IT-avdelingen i Norges idrettsforbund, er Kjetil Bakke. – Det var forsinkelser på dette prosjektet, men også på andre prosjekter (samtidig). Det er en grense for hvor mye du kan gape over med egne ressurser, sier Bakke på spørsmål om hvorfor det ble en stor overskridelse. Han møter VG sammen med kommunikasjonssjef Niels Røine. Bakke svarer for prosjektet. – Dette ble det ikke tatt høyde for før prosjektet? – Du kan si at det var underestimert da vi satte i gang prosjektet. VG-spesial: Se tallene NIF ikke vil vise deg Bakke tillegger også: – Det er kostnadsoverskridelse på flere av våre prosjekter. NIFs IT-avdeling har nemlig gått med et underskudd på 20 millioner de tre siste årene. Før den tid var det flere år med overskudd, men underskuddene gjør at Norges idrettsforbund ikke lenger har en økonomisk buffer til årene som kommer. En rekke aktører i norsk idrett har uttrykt bekymring for utviklingen. Norges idrettsforbund sier til VG at situasjonen ikke er uforutsett, men planlagt – og at de har planen klar for å få skuta på rett kjøl. – Har du noe ansvar for budsjettsprekken? – Du kan si at det ansvaret jeg måtte ta, var å sørge for at prosjektet ble levert. Hadde vi satt det på hold, hadde det kostet oss mer. Det hadde blitt et dyrere prosjekt hvis vi ikke hadde gjennomført det på den måten, sier Kjetil Bakke. – Burde ikke budsjettet vært høyere? – Ja, det burde vært høyere. Men du må også huske på at prosjektet ble budsjettert to år før det ble det gjennomført, og i løpet av to år, så skjer det mye. Mener det var på tid at Inge Andersen ble byttet ut:Idrettskontor hadde, som tidligere nevnt, et underskudd på 11 millioner. Norges idrettsforbund mener den reelle prosjektoverskridelsen er på 7 millioner. Så hvorfor ble disse fire millionene av? Det dreier seg om en såkalt print-tjeneste. Den var tatt med i budsjettet og opprinnelig budsjettert til 500.000. Men kostnadene endte med det åttedobbelte: 4,2 millioner kroner. I det avsluttende prosjektregnskapet er denne kostnaden flyttet ut – til øvrig drift i NIFs sentraladministrasjon. Mer stoff? Sykkelklubber til IT-kamp mot NIF IT-sjef Kjetil Bakke mener den nye print-tjenesten falt utenfor prosjektets mandat og at den derfor måtte flyttes ut av Idrettskontor-regnskapet. – Den risikoen satt NIF med, så det var administrativt nivå som tok kostnadene, sier Bakke. Han rettferdiggjør kostnadsoverskridelsen med at print-tjenesten blir billigere for brukerne. Idrettspresidenten måtte svare for VGs saker om IT-avdelingen i NIF:Det eksisterer flere sluttrapporter for prosjektet; den ene er skrevet av en innleid prosjektleder, den andre har signaturen til IT-sjefen i Norges idrettsforbund. I den første rapporten opereres det med høyere kostnadsoverskridelser enn de Bakke har ført i pennen. IT-sjefen forklarer det med at tallene i den første rapporten inneholdt feil som måtte ryddes opp av NIFs økonomisjef. – Er det vanlig at lederen av en avdeling leverer sluttrapporten? Står ikke du fritt til selv å velge hvilke opplysninger som er interessante? Feil i NIF-tjeneste: – Kunne i verste fall stått om liv og død – Hvis du sammenligner rapporten jeg har gitt med observasjonene til ekstern prosjektleder, så har jeg kanskje nyansert det noe. Og utdypet veldig, når det gjelder min egen opplevelse av prosjektet. – Har ikke du en egeninteresse i at det skal se så bra ut som mulig? – Hvis du leser rapporten, tror jeg ikke du sitter med et inntrykk av at jeg har pyntet på det. Jeg er ganske brutalt ærlig på hva jeg mener. (Se faktaboks for Bakkes konklusjoner.)I sluttrapportene for «Idrettskontor» får prosjektet i sin helhet en toppscore, på en rangering fra 1 til 3, på måloppnåelse innenfor mandatet. Det påpekes at løsningen er effektiv for dem som velger å sette seg inn i den. Det er en fleksibel, tilgjengelig og sikker.. Men det de scorer lavest på, altså 1, er det som handler brukerne: de ansatte på ulike nivåer i norsk idrett. Ekstern prosjektleder skriver: • «Altfor lite brukermedvirkning i prosjektet. Kunne vært mye bedre». • «Løsningen oppfattes ikke som bedre (med unntak av prosjekt- og styreportal). Den har neppe større aksept.» (Hos brukerne, journ.anm.). I rapporten til utvalget som i fjor evaluerte IT-arbeidet i Norges idrettsforbund, er det med brukerundersøkelser på NIFs IT-løsninger. «Idrettskontor» scorer dårligst av samtlige med en score på 3,25 av 5. Lest? Dette mener idrettspresidenten om IT-bråket «For en såpass ny løsning er ikke dette et godt resultat, og det bør vurderes tiltak for å bedre brukertilfredsheten, for eksempel, gjennom opplæring eller endringer i løsningene.» På spørsmål om brukerne har vært godt nok involvert i prosjektet, svarer Bakke: – Ja. Vi har hatt en referansegruppe bestående av brukere i en del av forbundene, som har vært med å fastsette funksjonaliteten. Så det har egentlig vært fullstendig brukerstyrt; hvordan det skulle se ut. I hans egen sluttrapport er tonen en annen. Der står det: «I praksis var det et fåtall av referansepersonene som var «interesserte» i prosjektet og bidro til prosjektets sluttresultat. Denne formuleringen har han hentet fra den første rapporten til ekstern prosjektleder. Bakke har også valgt å fjerne følgende opplysning i sin rapport: Prosjektet var i gang et halvår før en såkalt referansegruppe i det hele tatt ble etablert. Kjenner seg ikke igjen i stikkene fra Linda Hofstad Helleland (H):Særforbundene kunne selv velge om de ønsket å benytte seg av hele eller deler av NIFs «Idrettskontor». En av dem som sa nei, var Norges Cykleforbund. Årsak? Det ble for dyrt. – Vi synes ikke kontorløsningene til NIF IT egnet seg for oss. Derfor gikk vi ut av løsningen, og valgte Office 365 i stedet. Det ble gjort i samarbeid med Atea (IT-selskap), og sparte oss for store summer. Løsningen var langt mer komfortabel og hensiktsmessig, sier sykkelpresident Harald Tiedemann-Hansen til VG. Idrettens egen dom: Bred misnøye med NIF IT Etter det VG forstår måtte sykkelforbundet ut med over 20.000 kroner i lisens per bruker per år før de valgte å ta grep for noen år siden. Over natten ble det spart store pengebeløp. Kjetil Bakke tillegger overfor VG at det er mye mer funksjonalitet i Idrettskontor enn det man får ved kun å gå på butikken og kjøpe Office-pakken. – Vi opplevde at NIF IT alltid måtte ta hensyn til de dårligste brukerne. Det kunne ikke vi sitte stille og vente på. I så fall hadde vi blitt akterutseilt. Utviklingen innen IT skjer uhyre raskt, og da må NIF IT være på høyden. Vi hadde ikke tid til å vente flere år. Også Norges Skiforbund har gått sin egen vei. Kommunikasjonssjef Espen Graff opplyser som Tiedemann Hansen at det dreide seg om behov og kostnader. PS: Kjetil Bakke opplyser at det koster i overkant av 30 millioner kroner hvert år å drifte «Idrettskontor». Særforbundene betaler cirka to tredeler, mens Norges idrettsforbund tar den resterende delen.
«Idrettskontor» er historien om IT-prosjektet som skulle samle idretten. Men for Norges idrettsforbund ble det også historien om forsinkelser, blodrøde tall og dårlig score hos brukerne.