Oslo kommune betalte flere titalls millioner for fiaskoprosjekt
Forestill deg at du kan styre temperaturen i alle klasserom i Oslo fra én sentral. Dette var en del av ambisjonen til Undervisningsbygg (UBF) i Oslo. Det kommunale foretaket har fra 2008 jobbet med å få på plass et driftssystem for alle Oslos 180 skoler, kalt toppsystemet . Systemet skulle blant annet sikre lavere drifts- og energikostnader, ved at skolenes tekniske anlegg skulle overvåkes og styres sentralt fra lokalene til Undervisningsbygg på Helsfyr i Oslo. Det kunne bli slutten for den tradisjonelle vaktmesterrollen.Prislappen for systemet skulle være 12 millioner kroner, ifølge Undervisningsbygg. Men VG har dokumentasjon som viser at prosjektet endte med å koste minst 60 millioner fra 2012 til 2015. I en intern presentasjon fra januar 2016 er prisen på toppsystemet i denne perioden 25 millioner kroner. I tillegg kommer 35 millioner til «sanering, utbedring og oppgradering» av lokale anlegg på skolene, slik at disse skulle kunne styres, og for å tilfredsstille «standarden som kreves for å kunne fungere mot toppsystemet». Flere kilder VG har snakket med mener disse kostnadene inngikk direkte i å etablere toppsystemet. Implementeringen skulle sluttføres i løpet av 2019. VG kan nå avsløre at systemet aldri virket slik det skulle. Prosjektet ble formelt avsluttet i 2017. – Det var massiv sløsing, både økonomisk og miljømessig. Vi fikk et jævlig dårlig anlegg istedenfor det vi hadde fra før, som var velfungerende og bedre, sier tidligere vaktmester på Tonsenhagen skole, Steinar Juterud (68).Ledelsen i Undervisningsbygg hevder at «tillegget på 35 millioner kroner» ville kommet uavhengig av toppsystemet. – At det er brukt 35 millioner på oppgradering av SD-anlegg som skyldtes toppsystemet, mener vi ikke stemmer. Oppgradering av lokale SD-anlegg hadde uansett måttet skje, sier administrerende direktør Rigmor Helene Hansen til VG. SD står for sentralt driftssystem, som de fleste Oslo-skolene har i dag. Forskjellen på disse og det planlagte toppsystemet er at SD-anleggene skulle styres fra én kommunal sentral – uavhengig av leverandør. VG har bedt ledelsen om å legge frem et detaljert regnskap som viser hva de 25 millionene har gått til, men det har de ikke villet legge frem. Send VG tips kryptert og sikkert via SecureDrop, eller via e-post.I 2008 og 2009 ble innføring av toppsystemet utredet og målene for prosjektet var klare før jul i 2009. Bakgrunnen for dette var at Undervisningsbygg, som er Oslos største eiendomsforvalter med ansvar for 1,5 millioner kvadratmeter og 800 bygninger, ønsket et toppsystem hvor man selv hadde eierskap til verktøy og programmer. Og et system med effektivisering og kostnadsbesparelser som formål. Slik valgte Undervisningsbygg å illustrere hvor mye enklere overvåkningen av driften skulle bli: Det var det bergensbaserte selskapet EM Systemer, på den tiden eid av svenske Hoist Group, som i 2012 vant oppdraget med å revolusjonere Osloskolens driftssystem. Men fem år etter kontraktsignering fungerte fremdeles ikke toppsystemet, som på det tidspunktet var blitt implementert på 30 av 180 skoler. Sommeren 2016 erkjente både leverandør og Undervisningsbygg at prosjektet var en fiasko, og toppsystemet ble koblet fra. I stedet ble det kjøpt inn lokale driftsanlegg fra ulike leverandører for den enkelte skole. Men ved flere av skolene fungerte heller ikke det lokale systemet slik det skulle, forteller VGs kilder. – Med 180 skoler med 800 bygninger som utgjør 1,5 millioner kvadratmeter, vil det alltid være driftsutfordringer ved noen av skolene. Det finnes skoler med gamle eller svært enkle systemer, og vi oppgraderer og fornyer fortløpende. Men ingen skoler har noe redusert nivå på inneklima som kan tilskrives toppsystemet, sier direktøren til VG.– Allerede i forprosjektet så sa jeg at det måtte jo være tåpelig å bygge om og kaste bort det eksisterende SD-anlegget vårt når dette fungerte så godt. Det skulle vise seg å slå til, innleder Steinar Juterud (68). Han sitter bredbeint i kontorstolen på vaktmesterkontoret på Tonsenhagen skole i Oslo. Ytterjakken har han beholdt på. Mangeårig vaktmester Juterud husker at han stusset veldig da Undervisningsbygg ville skifte ut et velfungerende driftssystem med et nytt, uprøvd system som skulle kobles til et toppstyringssystem. Han pensjonerte seg sommeren 2018 etter 13 år som vaktmester på Tonsenhagen skole. – Det gamle anlegget fungerte mye bedre. Det var bygget opp på en mye mer logisk måte. Det var også mer energibesparende fordi du kunne drive lettere med tidsstyring av ventilasjon og varme. Det fungerte knirkefritt, sier Juterud til VG. Han kaller det nye anlegget for «jævlig dårlig» og viser blant annet til at systemet viser feil temperaturer. Det gamle anlegget styrte fem ventilasjonsanlegg, varmeanlegg, innbruddsalarmer, utelys og adgangskontroll. – Helt «smud», sier Juterud og smiler.Daglig leder Øyvin Wold i EM Systemer, leverandøren av både det gamle og det nye systemet på skolen, forstår frustrasjonen til Juterud. – Jeg tror at det er mer komplisert. Hele intensjonen til UBF var vel å lage et spesialistvelde, slik at de ville være mindre avhengig av vaktmesterne. De skulle spare penger på driften og den tekniske biten skulle sentralen være stjernen på himmelen, sier han. Hansen i Undervisningsbygg er ikke enig i Wolds beskrivelse. – Det har aldri vært Undervisningsbyggs intensjon å lage et spesialistvelde for å bli mindre avhengig av vaktmesterne. Snarere tvert imot: Vi ville ha på plass et system med et enkelt brukergrensesnitt som vaktmesterne skulle betjene. Anskaffelse av toppsystemet var ikke for å spare penger, men for å få en bedre styring av ventilasjon og varme på skolene og dermed sikre et godt inneklima og en mest mulig energieffektiv drift. Lavere energibruk gir selvsagt også lavere kostnader, svarer Hansen. I juni 2016, skriver Undervisningsbygg i en e-post til leverandøren, at de ikke ønsker å «brenne mer krutt» på implementering av toppsystemet og at prosessen skal stanses. I mars 2017 ble toppsystem-avtalen formelt avsluttet.Systemet EM Systemer lovet å levere er tilsvarende det som brukes for eksempel i Pentagon, hovedkvarteret til det amerikanske forsvarsdepartementet. – Jeg ville aldri signert den kontrakten, eller anbefalt dette til noen, sier daglig leder i og grunnlegger av EM Systemer Øyvin Wold til VG. Selv jobbet han som konsulent da kontrakten ble inngått, men han har vært tett på deler av prosessen. – Det var nok en slags eksplosjon i vilje til å gjennomføre noe de kanskje ikke hadde tenkt godt nok gjennom, sier han om Undervisningsbygg. – Hvis dette var noe du ikke ville anbefalt noen, hvorfor valgte likevel EM Systemer å tilby denne løsningen? – Grunnen til at vi valgte å gi tilbud på den løsningen som vi gjorde, var at det på det tidspunktet var en trend blant kommuner å skaffe seg et toppsystem. Vi hadde da cirka 55 skoler med lokalt driftsanlegg og automatikk. UBF var en stor kunde for oss. At vi ga et tilbud basert på dette, er ok, men kontrakten mener jeg ikke forteller godt nok hva og hvordan dette skal gjennomføres. Oppgaven ble dessuten vesentlig utvidet underveis i prosessen uten at det ble utarbeidet endringer hverken i organiseringen eller det datatekniske, sier han. – Vil dere i EM Systemer ta selvkritikk på noe? – Vi burde vært noe mer firkantet og satt ned foten. Og vi burde hatt noen flere kontrollspørsmål før vi gjorde jobben. Vi hadde dessuten to jobber. Én gikk på anleggene ute på skolene, og den andre gikk på toppsystemet. Å fjernstyre det fra Bergen, var ikke bare lett.Selskapet han startet i 1992 er nå solgt ut av Hoist, og det var han som fikk oppgaven med å avslutte kontrakten i begynnelsen av 2017. – Det var en veldig vanskelig periode, og jeg fikk det ærefulle oppdraget å rydde opp i det andre hadde rotet seg inn i. – Hvorfor tok det så lang tid å finne ut av at det ikke fungerte? – Det kan du jaggu meg si. Det går på det at hvis du skal fra Bergen til Voss, begynner du ikke å løpe i retning Ålesund. Det er en stor omvei. Og jeg følte at det var det de drev med. Vi løp etter oss selv fordi de (Undervisningsbygg journ.anm.) hadde lært seg mer underveis, eller fått innspill fra konsulenter. Dessverre mistet vi også fokus. – Hvor gikk det galt? – Det er veldig mange detaljer i dette, som gjorde at det gikk galt. Vi mener at UBF hadde en dårlig prosjektledelse og prosjektorganisasjon, samtidig som de leverte et for dårlig teknisk nett, noe som var deres del i kontrakten. I 2014 endret de også datamengden dramatisk, sier Wold. VG har vært i kontakt med Jan-Erik Nikolaisen, tidligere administrerende direktør i Hoist Energy EM Systemer og den som signerte kontrakten i 2012. Han ønsker ikke å kommentere saken ettersom han ikke jobber i noen av selskapene lenger, og henviser til Undervisningsbygg.– Vi kan i dag erkjenne at vi ikke satt på tilstrekkelig kompetanse eller ressurser internt for å følge opp prosjektet på en god nok måte fra start, sier Rigmor Helene Hansen, administrerende direktør i Undervisningsbygg. Hun erkjenner at prosjektet ikke gikk som planlagt. – I starten fungerte dette her helt fint, når man hadde få skoler, men etter hvert som vi fikk mange skoler inn, så vi jo at dette systemet ikke håndterte akkurat den funksjonen som var etterspurt. – Når oppdaget dere det? – I 2013-14, kanskje, så begynte man å se at dette ikke fungerte så godt som vi hadde forutsatt. Så ble det selvfølgelig en prosess med leverandøren, og noe ble jo gjort bedre. Og så tok vi en grundig gjennomgang i 2015, for å se på hva som ligger der i dag og hva vi egentlig kan få ut av dette her, og da bestemte vi oss for å terminere den kontrakten. – Hvorfor fungerte ikke systemet? – Vi fant egentlig ut at leverandøren ikke hadde den kompetanse og de ressursene som skulle til for å greie å få suksess med det. – Burde dere også ha sett det før, at dette ikke funket? – Når man ser det i ettertid, er det klart at vi kunne fulgt denne leverandøren enda tettere i forbindelse med implementeringen. Og det er jo en læring vi har gjort, at man må faktisk sitte med enda mer kompetanse på tekniske forhold selv, for å få gode innkjøp. Og det har vi styrket oss på. – Var kravspesifikasjonen god nok i utgangspunktet? – Det var faktisk en veldig god kravspesifikasjon, og vi hadde inne de beste spesialistene på området. Det var sånn sett ingen umulighet. Hun argumenterer også med at Undervisningsbygg har et ansvar for å drive innovasjon på skolefeltet. VG kjenner til at toppsystemet har skapt stor frustrasjon internt i Undervisningsbygg, noe direktøren bekrefter. Nå er ambisjonen om ett felles styringssystem lagt på is. – Det er ingen plan om å nå etablere et nytt toppsystem. Vi har bestemt oss for å bruke disse fem forskjellige systemene, også vil vi se dette an i to år, sier Hansen. Hun vil likevel ikke si at millioninvesteringen var bortkastet. – Vi sitter tross alt igjen med SD-anlegg på et tredvetalls skoler. Vanligvis betaler vi mellom en halv og en million for å få etablert et slikt system på en skole, så det er ikke bortkastede penger, sier hun. I etterpåklokskapens lys mener direktøren at man kunne ha kjørt et pilotprosjekt for toppsystemet, på et mindre antall skoler.– Det er enklere å skyte på pianisten, selv om notene er skrevet av noen andre, sier Wold i EM Systemer om kritikken fra Undervisningsbygg. Han er ikke enig i at leverandøren ikke hadde riktig kompetanse og ressurser. – Vi har skrevet mange anvisninger, men på et eller annet tidspunkt, begynte de å bli steile. De ville liksom ikke høre mer. De neglisjerte det, fordi de skulle spare penger. Hoist Group, som eide EM Systemer under toppsystem-feiden, ønsker ikke å kommentere saken. Norgessjef Christin Grevstad Thielemann henviser til EM Systemer i Bergen.
Et omfattende driftssystem som skulle styre Oslo-skolenes inneklima og gjøre strømregningene billigere, kostet kommunen flere titalls millioner. Men systemet virket aldri, og ble vraket.