비즈니스온 마케팅본부 오주영이사님의 시간관리 강의 자료
at Chunma Corporation
시간 관리 Aug 2009 JooYoung Oh 2.
목차 <ul><li>머리말 </li></ul><ul><li>Chapter1 시간 선택을 잘하는 방법 </li></ul><ul><li>Chapter2 시간의 흐름을 파악하라 </li></ul><ul><li>Chapter3 항상 목표를 마음에 새겨라 </li></ul><ul><li>Chapter4 우선 순위의 일에 초점을 맞춰라 </li></ul><ul><li>Chapter5 중요한 일을 위한 시간 계획 </li></ul><ul><li>Chapter6 일상적인 일과 급한 일을 다른 사람에게 맡겨라 </li></ul><ul><li>Chapter7 상사에게서 최선의 것을 이끌어 내라 </li></ul><ul><li>Chapter8 자신의 우유부단함에 맞서라 </li></ul><ul><li>Chapter9 방해를 최소화하라 </li></ul><ul><li>Chapter10 중압감을 벗어버려라 </li></ul><ul><li>Chapter11 실천하라 </li></ul><ul><li>맺음말 </li></ul>
머리말 <ul><li>지금 관리자들이 마주하고 있는 가장 큰 어려움은 주의를 기울일 사소한 일들이 너무 많은 상황에서 더 크고 중요한 일에 어떻게 시간을 낼 것인가이다 . </li></ul><ul><li>능률적으로 일하는 것은 일을 제대로 처리하는 것이다 . </li></ul><ul><li>효과적으로 일하는 것은 필요한 일을 처리하는 것이다 . </li></ul><ul><li>우수하게 일하는 것은 필요한 일을 제대로 처리하는 것이다 . </li></ul><ul><li>시간 관리란 집중해야 할 일을 정확히 바라보고 그곳에 시간과 에너지를 투자하는 과정이다 . 그리고 모든 여행이 그렇듯이 여기에도 방향과 에너지와 인내심이 필요하다 </li></ul>
다음의 중상이나 습관에 점수를 매겨보자 ( 문제가 심각하다 -2, 문제가 있다 -1, 문제가 없다 -0) <ul><li>Chapter1 시간 선택을 잘하는 방법 </li></ul>Test1 증상과 나쁜 습관 항목 점수 1. 오랜 시간 일하거나 집으로 일거리를 가져간다 2. 과로하거나 일에서 스트레스를 받는다 3. 일을 할 때 항상 응급 상황과 위기를 만난다 4. 가장 중요한 일에 충분한 시간을 할애하지 못한다 5. 서류 작업과 일상의 행정 업무에 너무 많은 시간을 소비한다 . 6. 다른 사람이 해도 되는 일상적인 일을 하고 있다 . 7. ‘ 아니오 ’ 라는 말을 자주 하지 않는다 . 8. 고객 , 동료 , 직원들의 수많은 요구에 일일이 대응한다 . 5.
점수를 더한다 <ul><li>Chapter1 시간 선택을 잘하는 방법 </li></ul>결과 1 증상과 나쁜 습관 점수 내용 1~2 일을 너무 많이 한다 . 3~4 급한 일만 처리하고 있다 5~6 일상적인 일에 집착한다 7~8 “ 예 ” 라는 말을 너무 자주한다 . 6.
<ul><li>나쁜 습관과 스트레스 </li></ul><ul><ul><li>모든 일을 다 하려고 한다 </li></ul></ul><ul><ul><li>급한 일을 먼저 한다 </li></ul></ul><ul><ul><li>일상에 파묻힌다 </li></ul></ul><ul><ul><li>거절하지 못한다 </li></ul></ul>Chapter1 시간 선택을 잘하는 방법 시간관리란 점점 통제하기 어려워지는 일들을 통제하는 것이다 . 시간관리를 잘하는 방법 바쁘지 않은 사람은 없다 . 문제는 ‘ 무엇을 하느라 바쁜가 ? ’ 이다 급한 일이나 사소한 일들을 과감히 줄이고 진정한 도전을 감행함으로써 현명하게 시간을 사용하자 . <ul><li>더 나은 선택 </li></ul><ul><ul><li>습관 1 : 시간의 용도를 파악하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>습관 2 : 목표를 잊지 말라 </li></ul></ul><ul><ul><li>습관 3 : 우선순위에 따라 일하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>습관 4 : 중요한 일을 위해 시간을 계획하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>습관 5 : 일상의 일들은 다른 사람에게 맡기라 </li></ul></ul><ul><ul><li>습관 6 : 자신의 우유부단함을 직시하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>습관 7 : 상사로부터 최선의 것을 얻어내라 </li></ul></ul><ul><ul><li>습관 8 : 주의를 산만하게 하는 일을 최소화하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>습관 9 : 일의 압박감에서 벗어나라 </li></ul></ul>
<ul><li>바쁨의 함정 </li></ul><ul><ul><li>시간일지 쓰기 </li></ul></ul><ul><ul><li>일지 평가 </li></ul></ul><ul><ul><li>자신의 감정에 충실하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>“ 아름다운 여성과 보내는 일분과 뜨거운 불위의 일분은 완전히 다른 시간이다 ” 즉 , 시간은 일정한 것처럼 보이지만 빨리 가기도 하고 느리게 가기도 한다 . </li></ul></ul>Chapter2 시간의 흐름을 파악하라 모든 일을 다 할 시간은 없지만 필요한 일을 할 시간은 충분하다 . 시간관리를 잘하는 방법 시간 일지를 써서 현재 자신의 시간이 어떻게 쓰이는지 평가하자 . 또 6 개월마다 수첩을 점검하고 다른 사람을 어떻게 도왔는지 반성하며 미래를 계획하는 시간을 더 많이 만들자 . <ul><li>관리자들의 시간 사용 </li></ul><ul><ul><li>관리자들은 우선순위 일에 아주 적은 시간을 할애한다 </li></ul></ul><ul><ul><li>하루 , 일주일 혹은 장기 계획을 세우는 관리자들은 별로 없다 </li></ul></ul><ul><ul><li>관리자들은 계속해서 방해를 받는다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>관리자들이 직원들과 보내는 가치 있는 시간은 아주 적다 </li></ul></ul>
P. 우선순위 : 그날 꼭 해야 하거나 시간이 많이 필요한 일이 아니라 자신이 성취하려는 일에 중요한 영향을 미치는 과제 D. 위임 : 다른 사람에게 시킬 수 있거나 맡겨야 할 과제 W. 시간을 낭비하게 만드는 것들 : 방해를 받아 낭비된 시간 O/M. 운영과 관리 : < 관리 > 다른 사람을 통해 결과를 성취하는 일 ( 계획 , 위임 , 결과 평가 ) < 운영 > 다른 사람에게 위임할 수 있는 기술적이며 전문성이 필요한 부분 <ul><li>Chapter2 시간의 흐름을 파악하라 </li></ul>예제 ) 시간일지 예제 ) 시간일지 예제 ) 시간일지 - 간단 작성 시간 일과 P. D. W. O/M 09:00~09:30 Tea Time V M 09:30~10:00 메일 확인 V M 10:00~12:00 회의 V M 12:00~13:00 점심 시간 13:00~13:30 메일 확인 V V O 14:00~16:00 회의 V O 16:00~18:00 회의 V O 과제 M T W T F 합계 9.
TIP <ul><ul><li>회의에 참석하기 전에 “ 꼭 가야 하나 ? ” 라고 자문해 보라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>회의를 공지할 때 안건을 함께 보내라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>회의를 시작할 때 안건과 끝나는 시간을 다시 확인하라 . 그러면 사람들이 집중하게 된다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>회의장에 정시에 도착하려면 이동 시간과 그 전후 15 분은 없는 것으로 생각하라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>늦게 오는 사람을 기다리지 말라 . 늦는 사람이 사장일지라도 . </li></ul></ul><ul><ul><li>회의 전에 관련 인쇄물을 보내라 . 안건을 동봉하면 더 좋다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>회의실에서는 전화를 못하게 하라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>쉬지 않고 한 시간 이상 회의하지 말라 . 집중력 지속 시간은 하체에 무슨 일이 일어나느냐에 달려 있다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>의사록을 활용하라 . 행동계획안을 활용하고 회의가 끝나는 대로 그것을 배포하라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>의장의 역할은 주로 통제하는 것이다 . 의장 자리는 특권을 누리는 자리가 아니다 . </li></ul></ul> 회의 관리 TIP 10.
<ul><li>도전의 창조 </li></ul><ul><ul><li>관리자들이 목표를 설정하고 달성하는 범위는 그들 자신을 관리자로서 어떻게 생각하는지를 정의한다 . 피로에 절어 통제력을 상실한 사람이 있는가 하면 추구하는 목표를 확신하며 똑같이 힘든 상황도 기회로 보는 사람도 있다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>즉 행동방식은 자신을 보는 시각을 규정하고 그 시각은 행동을 지배한다 . </li></ul></ul>Chapter3 항상 목표를 마음에 새겨라 시간관리를 잘하는 방법 관리자는 오늘의 일만 하는 것이 아니라 미래를 위해 오늘의 일을 개선하고 개발한다 . 자신의 염원과 야망을 분명한 도전과제로 바꿔 올바른 방향을 설정하고 그로부터 활력을 얻자 . 그리고 그것을 다른 사람과 공유하고 자주 되새겨서 스스로 주의를 환기시키자 . <ul><li>비전을 가지고 삶을 즐겨라 </li></ul><ul><ul><li>밖을 내다보라 ( 신기술 , 인구통계학적변화 , 고객의 교육 수준 향상 , 강화된 법률 , 새로운 경쟁자 , 값싼 수입품 ) </li></ul></ul><ul><ul><li>안을 들여다보라 ( 숙련된 노동력 부족 , 부적절한 체계 , 취약한 관리 감독 , 고품질의 제품 , 좋은 서비스 , 고객 기초 ) </li></ul></ul><ul><ul><li>염원을 목표로 바꿔라 </li></ul></ul><ul><ul><li>여러개의 모닥불을 지펴라 </li></ul></ul>목적지를 모르면 엉뚱한 곳에 도착한다 . 11.
<ul><li>미래의 일과 일상의 일 </li></ul><ul><ul><li>방향을 정하고 집중하기 </li></ul></ul><ul><ul><li>우선순위의 일에 필요한 에너지 만들기 </li></ul></ul><ul><ul><li>쉬운 일부터 시작하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>주위 사람들에게 알려라 </li></ul></ul><ul><ul><li>기록하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>진행과정을 자주 평가하라 </li></ul></ul>Chapter4 우선 순위의 일에 초점을 맞춰라 시간관리를 잘하는 방법 우선순위를 정해서 일하기 위해서 시간이 많이 소요되는 추상적인 도전과제를 단기간에 달성할 행동계획들로 나무며 , 우선순위의 일에 에너지를 집중하기위해서는 그 일을 항상 염두에 두고 자주 평가하고 달마다 계획을 수정하여야 한다 . 올바른 일이 아니라면 아무리 능률적으로 일해도 소용없다 . 우선순위의 일 실질적인 과제 방향 에너지 새로운 일의 시작 일상의 일 미래의 일 일상적인 업무 처리 영역 개발 응급상황 처리 핵심과제에 집중 위기 해결 마감 시간 엄수와 목표 달성 방해상황 처리 프로젝트 관리 단순한 일들의 처리 12.
중요한 일을 할 시간 Chapter5 중요한 일을 위한 시간 계획 일에 시간을 맞추지 말고 시간에 일을 맞춰라 급한일 중요한 일 급한일 중요한 일 시간관리를 잘하는 방법 시간관리는 결국 선택의 문제다 . 없는 시간을 쪼개 쓸 수 있는 방법만 연구하지 말고 “ 할 일 목록 ” 이나 주간 계획 , 수첩 등을 이용해서 중요한 일을 할 수 있는 시간을 계획하자 . 하루 중 가장 집중이 잘 되는 시간에 일상적인 일들을 처리하고 가장 피곤한 시간에 중요한 일을 하던 습관을 확 바꾸어야 한다 . <ul><li>작은 위기 </li></ul><ul><li>일상적인 문제 </li></ul><ul><li>방해 </li></ul><ul><li>임시회의 </li></ul><ul><li>마감 시간 </li></ul><ul><li>그날의 우선 순위 </li></ul><ul><li>큰 문제 </li></ul><ul><li>위기나 큰 방해 </li></ul><ul><li>전화 </li></ul><ul><li>사소한 일 </li></ul><ul><li>일상적인 요구에 대한 반응 </li></ul><ul><li>시간을 낭비하게 만드는 일 </li></ul><ul><li>프로젝트 </li></ul><ul><li>장기 목표 </li></ul><ul><li>직원 훈련 </li></ul><ul><li>미래 계획 </li></ul>2 3 1 4 <ul><li>나중에 하라 </li></ul><ul><li>다른 사람에게 맡겨라 </li></ul><ul><li>직원을 교육 하라 </li></ul><ul><li>지금하라 </li></ul><ul><li>한 부분만 하라 </li></ul><ul><li>한 부분만 다른 </li></ul><ul><li>사람에게 맡겨라 </li></ul><ul><li>중단하라 </li></ul><ul><li>미뤄라 </li></ul><ul><li>맡겨라 </li></ul><ul><li>수첩에 기록하라 </li></ul><ul><li>하나씩 처리하라 </li></ul><ul><li>마감 시간을 지켜라 </li></ul>2 3 1 4 13.
Chapter5 중요한 일을 위한 시간계획 ( 계속 ) 월요일이 있음을 감사 자신과 약속하라 시간계획 주간계획표 관리 비결 중요한 일이란 ? 수첩 사용 비결 할 일 목록 만드는 비결 <ul><li>관리자들은 조직화된 활동이나 매력적인 해외출장과는 달리 팀워크 개발 , 커뮤니케이션 향상 또는 프로젝트 완성 등의 장기적인 도전과제에 시간을 내는 것은 아주 어려워한다 . 이런 일들은 관리자의 일정 속에 들어 있지 않으면 절대로 달성 될 수 없다 . </li></ul><ul><li>중요한 일은 항상 중요하게 여겨라 </li></ul><ul><li>코끼리를 나눠서 먹어라 </li></ul><ul><li>세 가지 황금법칙을 사용하라 </li></ul><ul><li>일을 계획하고 계획에 따라 일하라 </li></ul><ul><li>생각할 시간을 만들라 </li></ul><ul><li>수첩에 기록된 과제들을 나눠라 </li></ul><ul><li>중요한 과제들은 아침에 배치하라 </li></ul><ul><li>자신을 위한 시간을 내라 </li></ul><ul><li>휴식을 계획하라 </li></ul><ul><li>주간 계획과 일일 계획을 연결하라 </li></ul><ul><li>주간 도전과제들을 다른 사람에게 알려라 </li></ul><ul><li>월요일 아침시간 5 분을 투자해서 한 주를 계획하라 </li></ul><ul><li>수첩을 사용하라 </li></ul>
<ul><li>책임감 위임하기 </li></ul><ul><ul><li>1. 원하는 것을 직원들에게 말하라 – 자신의 목표에 직원들이 동의하게 만들어라 </li></ul></ul><ul><ul><li>2. 주인의식과 헌신 </li></ul></ul><ul><ul><li>3. 맡긴 일을 모니터하라 </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>순시 / 듣기 / 집단평가 / 정기적인 일대일대화 / 위임체크리스트 </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>4. 진행과정 점검과 보상 </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>달마다 일대일 대화하기 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>아이디어나 제안 일람표 만들기 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>훈련 계획 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>생일이나 기념일 축하하기 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>순시 자주 하기 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>일을 잘 못하는 부하들과 더 많은 시간 갖기 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>비공식회의를 자주 열어 시간 공유하기 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>프로젝트 완성이나 목표달성을 축하하는 회식 갖기 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>정기적으로 팀 브리핑하기 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>목표에 관한 진행상황을 보고할 수 있는 팀 회의 열기 </li></ul></ul></ul>Chapter6 일상적인 일과 급한 일을 다른 사람에게 맡겨라 시간관리를 잘하는 방법 관리라는 말은 다른 사람을 통해 결과를 얻는 것을 의미한다 . 부하들이 보다 높은 수준의 책임감을 갖게 하려면 기회를 제공하고 , 위험을 감수하도록 격려하며 , 그들을 지도하고 , 그들의 능력을 확신하고 있음을 보여주어야 한다 . 직원들을 믿지 못하면 그들에게 일을 맡길 수 없고 , 그들에게 일을 맡겨보지 않고는 그들을 믿을 수 없다는 것을 명심하자 . <ul><li>부하들의 권한을 강화하라 </li></ul><ul><ul><li>사소한 문제는 스스로 처리하게 하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>사소한 문제를 스스로 처리하게 하는 법 </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>직원들이 문제보다는 해결책을 갖고 찾아올 수 있도록 격려한다 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>조언이 아니라 질문을 한다 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>문제를 제기하고 그것을 집단에서 해결할 수 있도록 직원회의를 날마다 또는 주마다 연다 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>직원들의 방해를 받지 않는 시간을 계획한다 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>반복해서 생기는 문제들은 처리 절차를 정한다 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>직원을 교육할 시간을 만든다 </li></ul></ul></ul>위임이란 하고 싶은 일을 포기하고 포기하고 싶은 일에 매달리는 것이다 . 15.
<ul><li>동맹 혹은 적대 </li></ul><ul><ul><li>관리자들에게 자신에게 가장 많은 영향을 준 인물을 꼽으라고하면 , 확신을 심어주고 모범이 된 과거 또는 현재의 상사를 말할 것이다 . 즉 좋은 상사는 동역자로 , 든든한 후원자나 지도자로 우리의 발전에 필요한 여러가지 요구를 충족시켜줄 수 있다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>“ 부하들은 자격이 없는 사장을 밟고 높은 지위로 올라 갈 수 없다 ” </li></ul></ul><ul><ul><li>즉 상사가 실패하면 당신 역시 그의 무능함에 휩쓸려 자신의 성공을 드러낼 수 없다 . </li></ul></ul><ul><li>상사의 상황 판단을 도우라 </li></ul><ul><li>상사를 고객처럼 생각하라 </li></ul>Chapter7 상사에게서 최선의 것을 이끌어 내라 시간관리를 잘하는 방법 다른 사람들을 통해 어떤일의 결과를 만드는 것은 , 조직의 핵심이 되는 사람들과 효과적인 관계를 발전시키고 그 관계의 부산물을 잘 관리하는 것을 의미한다 . <ul><li>시간을 낭비하게 만드는 상사들 </li></ul><ul><ul><li>사소한 일로 사무실에 들러서 중요한 일을 방해한다 </li></ul></ul><ul><ul><li>모든 일을 ‘ 당장 ’ 하라고 한다 </li></ul></ul><ul><ul><li>회의를 지나치게 오래한다 </li></ul></ul><ul><ul><li>중간에 우선 순위를 바꾼다 </li></ul></ul><ul><ul><li>이미 다른 사람에게 할당된 일을 맡긴다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>과제를 분명히 제시하지 않는다 – 지침이나 정보가 완전치 않다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>프로젝트 시간 계획이 비현실적이다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>권한이 분명치 않다 . – 상사가 모든 일의 결정권을 쥐고 있다 . </li></ul></ul>다른 사람들에게서 최선을 이끌어내지 못하면 그들이 당신에게서 최악을 이끌어낸다 . 16.
자신에게 몇가지 기본적인 질문을 해서 관리자와 어떤 관계를 맺고 있는지 알아보자 <ul><li>Chapter7 상사에게서 최선의 것을 이끌어 내라 </li></ul>Test2 관리자와의 관계 기본적인 질문 예 아니오 그들이 당신에게서 원하는 것이 무엇이지 아는가 ? 그들은 주기적으로 당신의 일에 피드백을 하고 있는가 ? 어려운 문제나 사건이 있을때 상사에게 쉽게 다가갈 수 있는가 ? 상사와 반드시 상의해야 하지만 미루고 있는 일이 있는가 ? 상사는 당신의 의견을 잘 들어주는 편인가 ? 자신이 하고 있는 일을 상사가 충분히 알고 있다고 느끼는가 ? 상사와 긍정적인 상호 작용을 더 많이 하는가 ? 17.
대답이 대부분 ‘ 아니오 ’ 라면 상사와 자주 만나서 이야기할 수 있는 시간을 많이 만들어야 한다 . 왜 가만히 앉아 있는 채로 남들이 칭찬해주고 지도해주며 알아주기를 바라는가 ? 그들에게 요구하라 . 당신이 효율적으로 일하려면 그런 자세가 필요하다 . 게다가 상사들은 절대 먼저 나서지 않는다 . 그들은 의사 소통의 시간을 중요하게 여길 줄 모르며 당신이 그들을 생각하는 만큼 당신을 많이 생각해주지 않는다 . <ul><li>Chapter7 상사에게서 최선의 것을 이끌어 내라 </li></ul>결과 2 관리자와의 관계 <ul><li>좋은 부하가 되는 기술 </li></ul><ul><ul><li>관리자들의 일은 대부분 자신을 보좌하고 위험을 감수하도록 격려하는 믿을 수 있는 부하들에 따라 성과가 크게 달라진다 . 최근에 관리자 520 명을 대상으로 연구한 결과 90% 의 관리자들리 자신에게 가장 큰 역항력을 미치는 사람이 누구인지 알고 있었고 , 그 가운데 과반수가 자신의 직속상관이라고 대답했다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>윗사람을 잘 관리하는 일은 자기 관리의 핵심이다 . 상사의 성격을 바꿀 수는 없지만 그들의 태도를 더 잘 이해하고 다룰 방법은 있다 . 상사들은 태어날 때부터 대표나 정신적인 지주들이 아니다 . 그들은 듣고 말하고 일을 맡기는 것을 잘하지 못하면서도 자신이 못한다는 것을 느끼지 못할 수 있다 . 그렇다면 그들이 자신의 관리능력에 만족하고 부하가 원하는 것을 줄 수 있도록 할 방법을 찾아야 한다 . 윗사람과의 관계는 상사를 관리 하든지 자신이 관리의 대상이 되든지 두 가지 길밖에 없다 . </li></ul></ul>
<ul><li>자신의 우유부단함에 맞서라 </li></ul><ul><ul><li>지금 하라 (Do it) </li></ul></ul><ul><ul><li>다른 사람에게 맡겨라 (Delegation it) </li></ul></ul><ul><ul><li>무시하라 (Drop it) </li></ul></ul><ul><ul><li>제거하라 (Decimate it) </li></ul></ul><ul><ul><li>마감을 정하라 (Deadline it) </li></ul></ul><ul><ul><li>각색하라 (Dramatise it) </li></ul></ul>Chapter8 자신의 우유부단함에 맞서라 시간관리를 잘하는 방법 하고 싶은 일이 있는데 한동안 미뤄왔다면 작은 일부터 시작해서 나태함의 사슬을 끊어버리자 . 일을 미루지 말고 , 일부분이라도 지금 시작하라 . <ul><li>비전형적인 관리자의 모습을 지닌 마틴 </li></ul><ul><ul><li>마틴은 관리자의 전형적인 모습을 지녔다 . 그는 오전 8 시 30 분에 출근해서 30 분 동안 컴퓨터와 음성메일 , 이메일을 확인하고 답장을 한다 . 그리고 다음 30 분 동안 직원들이 남긴 메세지와 질문에 응답한 뒤 커피를 마시고 점심시간 전까지 회의를 한다 . 오후에는 항상 비슷한 문제들을 가지고 바쁘게 일하고 오후 6 시 30 분에 내년 예산안을 가방에 넣고 집으로 향한다 . 그러나 예산안을 검토하는 대신 저녁을 배불리 먹은 후에 텔레비젼 앞에 놓인 안락의자에 앉는다 . 지난 2 주 동안 계속 미뤄온 과제를 끝내고 싶은 마음은 간절하지만 여력이 없다 . 작년처럼 마지막 순간에 가서야 끝낼 것인가 ? </li></ul></ul>오늘 할 일을 미루는 것은 내일의 문제를 쌓는 것과 같다 . 19.
Chapter8 자신의 우유부단함에 맞서라 ( 계속 ) <ul><li>지루한 일은 나눠서 하라 </li></ul><ul><li>지루한 과제를 게임으로 만들라 </li></ul><ul><li>미루고 싶은 일을 재미있게 만들어라 </li></ul><ul><li>다른 사람과 어려움을 나누라 </li></ul><ul><li>다른 사람을 신뢰하라 </li></ul><ul><li>다른 사람의 잔소리를 들어라 </li></ul><ul><li>코끼리를 잘게 나눠라 </li></ul><ul><li>시간을 재라 </li></ul><ul><li>계속 미뤄진 일은 가장 활력있는 시간에 하도록 계획하라 </li></ul><ul><li>오늘의 우선순위로 삼아라 . </li></ul><ul><li>10 분을 잘 활용하라 </li></ul><ul><li>자료를 구하라 </li></ul><ul><li>목록에서 빼버려라 </li></ul><ul><li>나중에 할 수 있도록 계획하라 </li></ul><ul><li>걱정거리 목록을 만들라 </li></ul><ul><li>중간 마감을 이용하라 </li></ul><ul><li>작은 이벤트를 통해 과제를 모니터하라 </li></ul>무시하라 마감을 정하라 자신의 우유부단함에 맞서라 지금 하라 각색하라 제거하라 다른 사람에게 맡겨라 20.
<ul><li>시간을 낭비하게 만드는 열 가지 (1 위부터 ) </li></ul><ul><ul><li>전화 </li></ul></ul><ul><ul><li>‘ 아니오 ’ 라고 말하기 </li></ul></ul><ul><ul><li>날마다 생기는 위기 상황 </li></ul></ul><ul><ul><li>다른 사람들 찾아다니기 </li></ul></ul><ul><ul><li>약속 없이 찾아오는 방문객 </li></ul></ul><ul><ul><li>개인적인 정리정돈의 실패 </li></ul></ul><ul><ul><li>사람들이 너무 쉽게 다가오는 점 </li></ul></ul><ul><ul><li>서류 작업과 통신 </li></ul></ul><ul><ul><li>임시 혹은 정규 회의 </li></ul></ul>Chapter9 방해를 최소화하라 시간관리를 잘하는 방법 오늘 자신의 시간을 가장 많이 앗아가는 일을 놓고 브레인스토밍을 해보자 . 그리고 실행할 아이디어를 한두 가지 선택하자 . 지금 시도하는 방법에 효과가 없다면 반드시 다른 것을 시도하자 . <ul><li>창조적인 해결책 </li></ul><ul><ul><li>전화기에서 멀어져라 </li></ul></ul><ul><ul><li>진심으로 ‘ 아니오 ’ 라고 말하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>날마다 일어나는 위기상황을 줄여라 </li></ul></ul><ul><ul><li>재촉하는 방법을 연구하라 </li></ul></ul><ul><li>사소한 일을 파악하는 능력을 길러라 </li></ul><ul><ul><li>중요한 일에 계속 집중하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>시간을 낭비하게 하는 최대의 원인을 파악하자 . </li></ul></ul><ul><ul><li>나쁜 습관을 좋은 습관으러 바꾸자 </li></ul></ul><ul><ul><li>시간 낭비를 줄이는 창조적인 방법을 찾자 </li></ul></ul>시간 낭비의 원인을 방치하면 목표를 놓친다 . 21.
TIP <ul><ul><li>얼굴을 맞대고 대화하는 것이 더 삐를 때가 있다는 사실을 명심하라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>현재 업무와 관련된 것을 제외하고 ‘ 편지함 ’ 을 모두 비워라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>매일 알림 버튼은 꺼라 . 메일은 하루에 읽는 시간을 정해두자 . </li></ul></ul><ul><ul><li>중요한 일을 할 때는 이메일을 잊어라 . 이메일을 열어보면 집중이 안 된다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>전자서명을 이용하라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>최신 이메일 프로그램을 사용하면 잠금장치를 이용하여 원치 않는 메일을 차단할 수 있다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>기본적인 메일 관리 항목을 지켜라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>비서가 있다면 비서에게 메일을 거르게 하라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>여러 컴퓨터에서 이메일을 접근할 수 있는 방법이 많이 있다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>이메일 폴더를 비우는 것은 다른 파일을 청소하는 것만큼이나 중요하다 . </li></ul></ul> 이메일 관리 TIP 22.
<ul><li>유스트레스와 디스트레스 </li></ul><ul><ul><li>유스트레스 ( 유토피아와 스트레스 합성어 ) : 위기에 대응하고 변화를 수용하게 하면서 최고의 능력을 이끌어내는 , 건강에 좋은 스트레스 </li></ul></ul><ul><ul><li>디스트레스 : 수용 능력 이상으로 우리를 몰아대는 끊임없는 중압감에서 기인하며 화나게하고 지치게하며 때로는 소진하게 만드는 스트레스의 부정적인 면 </li></ul></ul>Chapter10 중압감을 벗어버려라 시간관리를 잘하는 방법 열심히 일하는 것은 힘들지만 성취감은 힘을 샘솟게 한다 . 스트레스의 부정적인 증상을 느낀다면 절대 무시하지 말고 변화를 시도하라 . 스트레스를 줄이는 장기적인 방법에는 규칙적인 운동과 균형 있는 식사 , 근무시간 조절 , 자신의 일하는 방식 점검 , 휴가 계획 등이 있다 . 중압감의 피해자가 되지 말고 그것을 관리하는 사람이 되자 . <ul><li>증상과 원인 </li></ul><ul><ul><li>증상을 인식하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>스트레스의 원인을 줄여라 </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>호흡 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>자주 휴식하며 근육을 늘려준다 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>낮잠을 잔다 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>파워워킹을 하라 </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>근본이 되는 원인을 제거하라 </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>유산소 운동 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>정신건강을 유지하라 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>일찍 먹고 간식을 자주 먹자 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>완벽주의를 버려라 </li></ul></ul></ul>중압감에서 벗어나려 하면 할수록 피하려 했던 스트레스만 가중된다 . 23.
Chapter10 중압감을 벗어버려라 ( 계속 ) 스트레스 원인 경쟁은 심해지고 자원은 제한된 가운데 더 나은 결과를 만들어내야 한다는 계속되는 중압감 속에서 오늘을 사는 사람들의 절반은 두 배의 임금을 받기위해 세베나 일을 더하고 있다 . A 타입의 사람들이 적극적으로 부딪치며 일이 늦어지는 것을 못참고 항상 책임을 맡을 준비가 되어 있으며 마감이 촉박한 일을 잘하는 반면 , B 타입의 사람들은 침착하고 질서 정연하며 화를 잘 내지 않는다 . 이 두 형식을 모두 갖춘 사람이 대부분이지만 성공한 관리자들 가운데 A 타입의 성격에 가까운 사람아 많다 . 직업상 계속되는 촉박한 마감시간 과로 긴 근무시간 계획성 없이 급한 불만 끄는 습성 역할의 모호함과 불일치 직원들의 훈련 부족 계속되는 부정적 평가 성격상 A 타입 B 타입 매우 경쟁심이 강하다 경쟁심이 없다 강하고 저돌적이다 쉽게 생각한다 모든 일을 빨리 처리한다 조직적이다 야심만만하다 적당한 야심이 있다 인내심이 없다 일이 늦어져도 화내지 않는다 . 시간에 매우 민감하다 시간에 민감하지 않다 가만히 있지 못한다 활동하지 않는 시간을 즐긴다 . 24.
Chapter10 중압감을 벗어버려라 ( 계속 ) 스트레스 신호 <ul><li>스트레스 요인 </li></ul><ul><ul><li>CBI( 영국산업연맹 , Confederation of British Industries, 25 만 명의 직 · 간접 회원사의 이익을 대변하는 , 비영리 , 탈정당적 정치 단체 ) 설문 결과 결근 이유의 30~40% 는 스트레스가 주된 원인이었다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>영국에서는 한 해에 조사대상자의 9 천만 일이 스트레스로 허비된다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>한 해에 스트레스로 발생하는 비용은 200 억 유로이다 . 최근의 보고에서는 , 일에 대한 통제력이 부족해서 스트레스를 받는 근로자는 세 명 가운데 한 명으로 나타났다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>스웨덴에서 스트레스가 원인인 심장질환을 치료하는 데 드는 비용은 31 억 9 천만 유로이다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>아일랜드에서는 20 명 가운데 한 명이 우울증을 앓고 있다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>미국에서는 해마다 진정제와 수면제에 각각 2 억 9 천 5 백만 달러가 소비된다 . </li></ul></ul>신체적 정신적 피로 분노 수면장애 제어할 수 없는 기분 근육통 다른 사람을 대할 때 움츠러드는 기분 소화불량 집중력 저하 두통 긴장을 풀지 못함 가슴 두근거림 자긍심 상실 피부 질환 건강에 대한 염려 25.
아래의 증상들이 얼마나 자주 나타나는가 ? ( 거의 없다 -1, 가끔 -2, 자주 -3, 매우 자주 -4) <ul><li>Chapter10 중압감을 벗어버려라 </li></ul>Test3 당신의 신경쇠약 정도는 얼마인가 ? 항목 점수 휴식을 해도 쉰 것 같지 않다 성취감이 없다 미래가 불안하다 함정에 빠진 느낌이다 일에 흥미를 느끼지 못한다 다른 사람과 의사소통을 잘 못한다 일을 제대로 할 시간이 없다 일이 너무 힘들다 다른 사람에게서 전혀 도움을 받지 못한다 동료들은 항상 불평만 한다 아프다고 느낄때가 많다 기회를 놓친 일을 후회한다 방향감각이 전혀 없다 자긍심이 낮다 동료들이 잘 협력해 주지 않는다 합계 26.
점수 해석 결과 3 당신의 신경쇠약 정도는 얼마인가 ? <ul><li>Chapter10 중압감을 벗어버려라 </li></ul>점수 내용 54~60 신경쇠약 44~53 신경쇠약에 가깝다 34~43 신경쇠약의 초기 증상 24~33 나쁘지 않다 15~23 건강한 상태다 27.
Chapter10 중압감을 벗어버려라 ( 계속 ) <ul><li>정신건강 유지를 위한 긴장완화반응 </li></ul><ul><ul><li>1. 편안한 자세로 앉는다 </li></ul></ul><ul><ul><li>2. 눈을 감는다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>3. 발부터 시작해 얼굴을 향해 근육을 하나씩 이완시킨다 . 그 상태를 유지한다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>4. 코로 숨을 쉬면서 자신의 호흡을 느낀다 . 숨을 내쉴 때마다 ‘ 하나 ’ 하고 조용히 말한다 </li></ul></ul><ul><ul><li>5. 20 분 동안 계속 몸을 이완하고 시간이 지난 후에도 몇 분 동안 조용히 앉아 있는다 . </li></ul></ul><ul><li>피로감과 싸우기 위한 행동 계획 </li></ul><ul><ul><li>1. 점심을 먹고 난 후에는 15~20 분 동안 빨리 걷는다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>2. 단백질과 녹말 식품은 잘 맞지 않으므로 함께 먹지 않는다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>3. 점심시간에는 술을 삼간다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>4. 혈당이 내려가지 않도록 조심하기 위해 , 식사시간 사이에 견과류나 치즈 , 과일 등의 간식을 먹는다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>5. 커피를 제한한다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>6. 식사시간 사이에 물을 하루 2~3 리터씩 마신다 . </li></ul></ul><ul><li>완벽주의를 버리기 위한 좋은 습관 </li></ul><ul><ul><li>1. 직장까지의 거리의 전체 또는 일부분을 걸어 다니거나 점심시간에 밖으로 나가서 걷는다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>2. 한 달에 두 번 가족과 함께 주말을 보낸다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>3. 일이나 가족에 대한 책임 중 한 가지를 다른 사람에게 맡긴다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>4. 일에 쏟아 붓는 시간을 계산해서 줄일 수 있도록 계획한다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>5. 중요한 위치에 있는 직원들과 시간을 많이 보내면서 다른 사람을 신뢰하는 법을 배운다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>6. 회의를 시작하고 끝내는 시간을 정한다 – 과제마다 제한시간을 정한다 . ( 모든 일을 잘할 필요는 없다 .) </li></ul></ul><ul><ul><li>7. 조용한 시간이나 20 분의 낮잠시간을 계획한다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>8. 일주일에 한 두번 30 분 정도의 독서시간을 계획한다 .- 커피솝이나 공원처럼 편안한 곳에서 읽는다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>9. 일주일에 한 번 이상 동료나 친구와 점심을 먹는다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>10. 반성과 계획을 할 수 있도록 일기를 쓴다 . </li></ul></ul>
<ul><li>성공을 계획하라 </li></ul><ul><ul><li>관리자들에게 부족한 것은 시간이 아니라 방향감각과 에너지다 . 관리자는 미래를 계획하고 변화를 만들며 발전시키고 새로운 아이디어를 도입할 책임 있다 . </li></ul></ul><ul><li>삶의 균형을 되찾자 </li></ul><ul><ul><li>유능한 관리자로 남으려면 개인적인 삶과 일의 균형을 잘 유지해야 한다 . 삶의 균형을 되찾기 위해 앞으로 6 개월 동안 실천할 수 있는 모든 것을 생각나는 대로 적어보자 . 그리고 다음달에 집중해서 실천할 두 가지를 선택한다 . 그것을 분명한 목표로 만든다 . 이를테면 ‘ 다음달 말까지 3Kg 을 감량한다 ’ 등이 있다 . </li></ul></ul>Chapter11 실천하라 시간관리를 잘하는 방법 인생은 목적지가 아니다 . 목적을 향해 가는 여정일 뿐이다 . 시간을 잘 관리하는 일은 일과 개인 생활의 균형감각을 갖는다는 뜻이다 . 목표에 집중함으로써 당신과 당신의 시간을 잘 관리하라 . 그리고 일과 삶 속에서 성취하려는 것을 막는 방해물에 잘 대처하라 . <ul><li>계획은 미리하고 실천은 지금 하라 </li></ul><ul><ul><li>계획과 실천 사이에는 커다란 차이가 있다 . 실천계획을 세웠다고 실천이 보장되는 것은 아니다 . 성공이 에너지를 낳고 에너지가 성공을 낳는다는 사실을 명심하자 . </li></ul></ul><ul><li>시간을 죽이는 습관을 방치할 때 </li></ul><ul><ul><li>작은 과제로 나누라 </li></ul></ul><ul><ul><li>나쁜 습관을 좋은 습관으로 바꿔라 </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>이 세상에서 불행한 일이 있다면 그것은 바로 좋은 습관이 나쁜 습관보다 훨씬 버리기가 쉽다는 사실이다 .- 서머셋 모건 </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>좋은 습관을 권장하라 </li></ul></ul><ul><ul><li>꾸준히 노력하라 </li></ul></ul>성공을 분석하면 성공이 당신을 분석하고 , 실패를 분석하면 성공이 찾아올 것이다 . 29.
TIP <ul><ul><li>아무리 의도가 좋더라도 적절한 장비나 보관장치가 없으면 문서를 제대로 관리 할 수 없다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>자신에게 가장 가까운 공간이 가장 소중하다 . 그 공간을 활용하라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>자료는 세워서 보관하라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>책상을 지배하라 . 그렇지 않으면 책상에 지배당한다 . 서랍을 적절히 활용하라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>질질 끄는 사람이 아니라 의사결정자가 되어라 . 지금 할 수 있는 일을 나중으로 미루지 말라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>서류를 쌓아 놓지 말고 철하여 정리하라 . 책상에서 일어날 때마다 마지막으로 손보던 서류와 물품을 치워라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>엄마 말이 맞다 . 방을 깨끗이 치워라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>읽고 싶은 책을 다 읽을 수 있을 만큼 시간이 충분한가 ? 그렇지 않으면 선택을 달리하거나 속독을 배워야 한다 . </li></ul></ul><ul><ul><li>단순화하여 시간을 절약하라 . </li></ul></ul><ul><ul><li>모든 것에는 제자리가 있다 . </li></ul></ul> 서류 관리 TIP 30.
맺음말 <ul><li>시간을 관리하는 일은 조직적으로 일하거나 일의 흐름을 빠르게 하는 비결이 아니다 . 시간관리는 집중해야 할 일을 정확히 바라보고 그곳에 시간과 에너지를 투자하는 과정이다 . 그리고 모든 여행이 그렇듯이 여기에도 방향과 에너지와 인내심이 필요하다 . </li></ul><ul><li>이 책이 관리자로서 당신이 성취하려는 것을 방해하는 습관의 문제점을 인식시키고 나아갈 방향을 알리는 지침이 되기를 바란다 . 그리고 열심히 노력하는 사람에게 주어지는 기쁨은 자신을 잘 관리한 사람에게 돌아가는 보상이란 사실을 명심하자 . 그 여정을 즐겁게 걸어가기 바란다 . </li></ul>