অনেক আগে থেকেই তাদের চিঠিটি পেশ করা এবং যেতারিখ ও সময়ে তারা হলটি ব্যবহার করতে চায় তা উল্লেখ করা উচিত ###>Their letter should be submitted well in advance and should indicate the date and time they wish to use the hall