untuk apa sistem manajemen dokumen digunakan?
software manajemen dokumen digunakan untuk beberapa hal, termasuk menyimpan dokumen penting dengan aman, melacak perubahan yang dilakukan pada dokumen, dan berbagi dokumen dengan mudah di antara anggota organisasi.  
sistem manajemen dokumen juga memudahkan untuk menemukan file tertentu dengan menetapkan kata kunci dan tag ke setiap dokumen. sistem ini juga dapat membantu perusahaan memastikan kepatuhan untuk dokumen sensitif (misalnya, hipaa) dengan memberikan keamanan yang diperlukan dan pembatasan izin pada dokumen kunci tertentu.
sistem manajemen dokumen menangkap dokumen tersebut, yang dilakukan dengan memindai dokumen fisik atau mengunduh versi digital melalui email atau menggunakan aplikasi lain. selanjutnya dokumen diindex, artinya diklasifikasikan dengan tag, kata kunci dan metadata yang membuatnya bisa dicari. akhirnya, dokumen tersebut diatur dan ditempatkan dalam sebuah folder, yang dapat diakses oleh karyawan yang sesuai.  
sebagian besar sistem manajemen dokumen berbasis cloud, jadi setelah file diamankan dengan benar ke dalam sistem, file tersebut dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet. beberapa penyedia perangkat lunak manajemen dokumen menawarkan aplikasi seluler, yang memberi pengguna lebih banyak fleksibilitas dan kenyamanan dalam mengakses dokumen.