bagaimana software manajemen dokumen bekerja?
sistem manajemen dokumen menangkap dokumen tersebut, yang dilakukan dengan memindai dokumen fisik atau mengunduh versi digital melalui email atau menggunakan aplikasi lain. selanjutnya dokumen diindex, artinya diklasifikasikan dengan tag, kata kunci dan metadata yang membuatnya bisa dicari. akhirnya, dokumen tersebut diatur dan ditempatkan dalam sebuah folder, yang dapat diakses oleh karyawan yang sesuai.  
sebagian besar sistem manajemen dokumen berbasis cloud, jadi setelah file diamankan dengan benar ke dalam sistem, file tersebut dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet. beberapa penyedia perangkat lunak manajemen dokumen menawarkan aplikasi seluler, yang memberi pengguna lebih banyak fleksibilitas dan kenyamanan dalam mengakses dokumen.
software manajemen dokumen terbaik harus mudah digunakan; itu harus memungkinkan untuk berbagi dokumen; dan harus memiliki alat kolaborasi, fungsionalitas seluler, dan kontrol versi. dua fitur pertama memungkinkan tim anda untuk bekerja bersama pada dokumen penting tanpa perlu berada di kantor yang sama. kontrol versi menyimpan catatan setiap perubahan (dan siapa yang membuatnya) pada dokumen perusahaan anda.  
fitur penting lainnya yang perlu diingat bahwa anda ingin memastikan software yang anda pilih menawarkan protokol keamanan yang ketat untuk memastikan bahwa hanya mereka yang memiliki izin yang tepat yang dapat mengakses file.