KPI - CO TO JE? PŘÍKLADY KLÍČOVÝCH UKAZATELŮ VÝKONNOSTI A JEJICH VYHODNOCOVÁNÍ
!!KPI? Co to je nastiňuje již samotný překlad této zkratky. Anglický výraz „key performance indicators“ bývá česky uváděn jako „klíčové ukazatele výkonu“. Jedná se o parametry, kterými je možné kvantifikovat plnění podnikové vize. Jejich výběr a následné zpracovávání ale provází řada otázek, a jelikož s nimi může růst i padat celý projekt, je potřeba vyvarovat se některých běžných chyb spojených s jejich managementem.
Obsah
KPI je klíčový nástroj pro posouzení úspěchu
Proč se i vám vyplatí vědět, co je to KPI zkratka – Key Performance Indicators vám pomohou v celé řadě odvětví
Zkratka KPI – co to je právě pro váš projekt
+ 1. Co je cílem?
+ 2. Komu bude ukazatel sloužit?
Proč by KPI ukazatele měly být SMART
Klíčové ukazatele výkonnosti – KPI v příkladech praktického použití
Frekventovaně využívané KPI v marketingu
KPI v online marketingu: které hodnoty sledovat navíc?
Nezastupitelnou roli má KPI i v obchodě a souvisejících oblastech
Mějte ve svých datech pořádek, aneb kdy a proč je dobré provést KPI audit
+ Pokud chcete svůj seznam KPI upravit, zamyslete se nad 5 následujícími body týkajícími se daných ukazatelů:
Hodnoty KPI jako výpočet budoucnosti
+ A. Leading KPI aneb prediktivní ukazatele
+ B. Lagging KPI, sekundární či reflexivní ukazatele
Jak naměřená data zpracovat a hodnotit? Proces jménem KPI reporting
Jak se vyhnout častým chybám v KPI managementu
KPI je klíčový nástroj pro posouzení úspěchu
Výkonnostní ukazatele začínají tam, kde začíná fungování celého podniku – tedy u jeho vize a strategie. Na základě podnikové strategie jsou definovány nejprve strategické, a poté dílčí cíle.
A právě KPI představují měřitelnou hodnotu, která bude demonstrovat úspěšnost plnění vytyčených cílů v průběhu času.
Každý cíl má svoje KPI. Většinou nebývá vybrán jen jeden ukazatel, ale na druhou stranu jich nesmí být ani příliš mnoho. Pokud počet hodnocených veličin překračuje desítku, může celý systém ztrácet na přehlednosti. Zároveň s tím se jednotlivým ukazatelům nedostane dostatečné pozornosti. Proto je zásadní vybrat ty nejdůležitější, alias klíčové ukazatele.
Proč se i vám vyplatí vědět, co je to KPI zkratka – Key Performance Indicators vám pomohou v celé řadě odvětví
Klíčové ukazatele výkonnosti jsou využívány v plejádě oborů a činností. Těchto 7 oblastí s nimi ale bývá neodmyslitelně spjato:
Marketing
Management zejména větších společností
Finančnictví
IT služby, správa webů, optimalizace pro vyhledávače
Online marketing a média
Skladování a správa zásob, zásobovací řetězce
Hodnocení kvality
Zkratka KPI – co to je právě pro váš projekt
Klíčový ukazatel vhodný pro konkrétní situaci se hned v prvotním stádiu výběru odvíjí od dvou hledisek, na základě kterých jej můžete i stanovit.
1. Co je cílem?
KPI jsou prostředkem k objektivnímu měření toho, jak se s postupem času blížíte ke svému zamýšlenému záměru. Prakticky tedy můžeme říci, že převádějí cílovou vizi na metriky měřitelné v čase.
Aby to ale dělaly správně, je potřeba vybrat indikátory co nejpřesněji reflektující daný cíl.
2. Komu bude ukazatel sloužit?
Zejména ve větších firmách je potřebná kooperace mnoha oddělení. Jiná KPI budou zajímat správce webu a jiná vedoucího marketingového oddělení. Rozdíly jsou dány i hierarchicky – ředitel celé firmy přirozeně nemůže sledovat stejné ukazatele jako marketingový specialista.
Výběr sledované veličiny tedy musí být přizpůsoben i tomu, kdo s ní bude pracovat.
Proč by KPI ukazatele měly být SMART
V tabulce najdete 5 základních pravidel, kterých by se měly držet všechny klíčové ukazatele. A nejen ty. Bývají podle nich vybírány i podnikové cíle.
| Část zkratky | Význam |
| Specific(Specifické) | Veličiny by měly být specifické – specificky odrážet daný cíl a umožnit sledování jeho dosažení. Stejně tak by měly být i dostatečně přesně definované, například časovým vymezením. Pro orientaci všech zúčastněných je lepší pracovat s parametrem „návštěvnost stránky za minulý měsíc“, než jen s hodnotou „návštěvnost stránky“. |
| Measureable(Měřitelné) | Jelikož KPI zajišťují měřitelnost cílů, samy musejí být zvoleny tak, aby měřit šly - tedy aby se v určitém časovém rámci dala sledovat jejich hodnota. |
| Acceptable/Agreed(Přijatelné/dohodnuté) | Všechny cíle i jejich ukazatele by měly být přijaty všemi podjednotkami společnosti. Tím jsou myšlena nejen jednotlivá oddělení, ale i jednotliví pracovníci. |
| Realistic(Realistické) | Vize by měla být zvolena tak, aby byla zároveň dosažitelná, ale aby k jejímu naplnění bylo zároveň potřeba vyvinout úsilí. V opačném případě totiž nebude motivací. KPI by ji poté měly realisticky odrážet. |
| Time Specific/Trackable(Časově specifické/Sledovatelné) | Zasazení do časového rámce je samo o sobě stěžejní. Samotný parametr musí být měřitelný v čase. Zároveň by mělo být i naplánováno, jak často bude probíhat měření KPI a reporting těchto hodnot. |
Popřemýšlením nad touto pěticí zajistíte, aby zvolené veličiny vytvářely přesný obraz o plnění cíle, a aby sám cíl přirozeně zapadal do strategie podniku.
Klíčové ukazatele výkonnosti – KPI v příkladech praktického použití
Jelikož jsou KPI úzce provázány s konkrétním záměrem, jehož plnění sledují, nelze obecně říci, které parametry je dobré sledovat. Objevují se nicméně ukazatele, které v dané oblasti hodnotí většina podnikatelů. Takové parametry označujeme jako typické pro daný sektor.
Důležité je ale nezapomenout, že KPI nemají pouze odpovídat oblasti, ve které firma podniká, ale především konkrétní firemní strategii.
Frekventovaně využívané KPI v marketingu
Indikátorů měřitelných v oblasti marketingu je nepřeberné množství, a proto při výběru záleží na konkrétním cíli a situaci. Mezi veličiny často sledované marketingovými týmy patří tyto:
Tržby v různé formě – např. průměrná tržba na zákazníka nebo celkové tržby za minulý měsíc
Míry konverze
Návratnost investic
SQL a MQL
Náklady na získání zákazníka
Hodnota zákazníka
Procentuální podíl zákazníků nakupujících opakovaně
KPI v online marketingu: které hodnoty sledovat navíc?
Parametry používané v tomto oboru se často prolínají, nebo dokonce splývají s marketingovými ukazateli. Internetový marketing má ale svá specifika, a s nimi i typické KPI, například:
Návštěvnost webu
Počet zobrazení stránky
Procentuální podíl návštěv, které dokončily čtení stránky
Průměrná doba strávená na stránce
Procentuální podíl jedno nebo vícestránkových návštěv
Počty zobrazení profilů a početnost komunity na sociálních sítích
Nezastupitelnou roli má KPI i v obchodě a souvisejících oblastech
Hodnocení úspěšnosti obchodování prostřednictvím KPI se opět bude lišit v závislosti na rozsahu obchodu, obchodních plánech a dalších faktorech. Je ale dobré zaznamenávat například:
Počet objednávek
Průměrnou tržbu na jednu objednávku
Průměrnou dobu zpracování objednávky
Procentuální podíl vráceného zboží
Hodnocení ukazatelů je možné využít nejen v rámci obchodu jako takového. Může se hodit i při správě skladu či k hodnocení logistiky. To platí zejména pro obchodníky s vlastním skladem a logistikou.
Mějte ve svých datech pořádek, aneb kdy a proč je dobré provést KPI audit
Nad auditem výkonnostních ukazatelů je dobré zauvažovat především v situacích, kdy jednoduše nemáte pocit, že by vybrané KPI přinášely potřebné informace v požadovaném objemu, čase, formě, a za únosnou sumu.
Pokud chcete svůj seznam KPI upravit, zamyslete se nad 5 následujícími body týkajícími se daných ukazatelů:
Účelnost a informační přínos zvolených parametrů
Spolehlivost
Zda a jak často jsou hodnoty někým využívány
Potřeba přidání nového ukazatele do seznamu
Cena provedených analýz a výpočtů, a její porovnání s informačním přínosem
Na základě těchto pěti bodů poté můžete jednoduše vyřadit málo používané nebo nespolehlivé parametry, a v případě potřeby zavést hodnocení nových veličin.
Hodnoty KPI jako výpočet budoucnosti
Jak už je vysvětleno výše, správně zvolené veličiny dostatečně přesně odrážející cíle slouží jako indikátory úspěšnosti v jimi sledované oblasti. Myšlenkově je tento proces hodnocení většinou spojován s akcemi již uplynulými. Existuje ale i jiný náhled na KPI, a od něj se odvíjí i další možnost rozdělení na parametry prediktivní a reflexivní:
A. Leading KPI aneb prediktivní ukazatele
Mohou být použity k předpovědím nebo odhadům budoucího stavu společnosti. Často jimi bývají relativní hodnoty uváděné v procentech. Nevýhodou je, že nemusejí být přesné - jejich přesnost totiž může záviset na mnoha dalších vykonaných krocích a neznámých faktorech. Příkladem takových indikátorů mohou být:
růst procentuálního podílu na trhu pro marketingový tým
počet návštěvníků, kteří stránky navštívili poprvé, pro oddělení spravující web
B. Lagging KPI, sekundární či reflexivní ukazatele
Fungují jako zpětné zrcátko. Jsou to měřitelná fakta a statistiky, zabývající se minulým výkonem. Udávají, jak dobře byl hodnocený aspekt zvládnutý. Oproti předchozí kategorii jsou přesnější. Patří sem třeba:
celková tržba za minulý měsíc v marketingové sféře
návštěvnost nebo čas průměrně strávený na stránce v oblasti webu
Optimální volbou z hlediska přesnosti i informačního přínosu je kombinovat oba typy ukazatelů.
Jak naměřená data zpracovat a hodnotit? Proces jménem KPI reporting
Pokud už máte vybrané konkrétní ukazatele a naměřená data, stále zbývá otázka, jak je vyhodnotit.
Při hledání odpovědi na tuto otázku můžete vybírat mezi starým dobrým Excelem a modernějšími specializovanými softwary.
Excel může být správnou volbou pro menší organizace – práce s ním je všeobecně známá a nevyžaduje zaškoleného pracovníka. Jeho plusem je i fakt, že je využíván zdarma. Nevýhodou je množství manuální práce se zpracováním dat, a s tím i vzrůstající riziko chyb.
Specializovaný software na druhou stranu sice bývá placený, ale odvede i více práce. Je tedy na pováženou, zda v konečném důsledku nevyjde levněji. Data z něj můžete odečítat ve formě přehledných tabulek a panelů s grafy.
Jak se vyhnout častým chybám v KPI managementu
Prostřednictvím analýzy a sledování dat můžete kontrolovat plnění jednotlivých cílů společnosti. Z toho ale také vyplývá, že pro plnění podnikové strategie představuje správný management KPI úplný základ. Proto je důležité se vyvarovat několika běžných chyb, které by mohly zapříčinit, že se podnik nebude ubírat vámi vytyčenou cestou.
Příliš mnoho sledovaných veličin způsobí pouze zahlcení daty. Tyto informace potom nebude nikdo schopen ani komplexně hodnotit, ani na ně reagovat.
Nezapomeňte mezi vybrané parametry v dostatečné míře zahrnout leading KPI, které pomůžou objasnit situaci podniku v blízké budoucnosti. Reflexivní ukazatele vám sice umožní ohlédnout se a říct, co bylo zvládnuto dobře, a co ne. Nepomohou vám ale předvídat, co společnost čeká.
Neomezujte svou pozornost na výhradně finanční cíle a ukazatele. Pokud je tržba na jednoho zákazníka sice vysoká, ale zákazníků je málo, bude na tom přeci lépe firma, kde zákazníci sice zaplatí méně, ale bude jich mnohonásobně více.
Využití KPI ve Vaší firmě či projektu může pomoci v naplňování cílů měsíc po měsíci, a tím v přiblížení se ke koncové vizi společnosti. Vytvořit a sledovat systém výkonnostních ukazatelů přitom není nic složitého, a nezabere to ani příliš času. Pokud tedy nechcete řídit podnik čistě na základě intuice a pocitů, výběr indikátorů vhodných právě pro vás je dobrým prvním krokem.
Pracujete s KPI při řízení svých projektů? A jakým způsobem zpracováváte naměřená data? Podělte se s námi v komentářích o svoje postřehy a zkušenosti!
Maksym Kovryhin
!!
Zkratka FTP v sobě skrývá tři slova – File Transfer Protol. Je to jeden z prvních programů svého druhu, které byly určeny pro přenos dat či souborů mezi počítači.  
Jeho výhoda spočívá v tom, že nerozlišuje platformy, mezi kterými komunikace probíhá. Není tedy problém skrze tento protokol sdílet soubory např. z Windows do MacOs apod. Je využíván prostřednictvím aplikace prohlížeče či pomocí programů k tomu určených.  
Abychom mohli využívat FTP v praxi, musíme znát tři základní náležitosti:
jméno serveru, přes komunikujeme (užitý ve formě ftp.prislusna-domena.com)
uživatelské jméno spolu s heslem